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高职院校人事档案管理研究

2020-08-01 10:35 来源:人事管理论文 人参与在线咨询

摘要:高职院校人事档案经过多年的发展和实践,人事档案安全风险管理逐渐受到重视。本文以高职院校人事档案风险为研究对象,运用全面风险管理理论,从目标维度、组织层级和风险管理要素维度等三个维度分析、研究高职院校人事档案安全风险管理,提出人事档案风险管控措施,发挥人事档案在教学中的地位与作用。

关键词:人事档案风险;高职院校;全面风险管理

在校企合作、产教融合和“互联网+”档案背景下,高职院校人事档案经过多年的发展和实践,逐渐意识到人事档案安全管理不能仅仅从人事档案管理部门的角度进行考虑,而应该从全校、从部门与部门之间的联系进行全面、全方位的把控。并且,不同的风险组合在一起会有不一样的结果。因此,对高职院校人事档案进行全面风险管理,将有助于分析、建立人事档案安全管理体系,提出风险管控措施,发挥人事档案在组织、人事及教学等工作中的作用与地位。

一、高职院校人事档案安全管理存在的主要风险

近年来,国家对人事档案安全管理问题给予了高度重视,并强化了对人事档案管理机构的档案安全管理要求。高职院校人事档案蕴藏着丰富的信息资源,要使人事档案信息得以充分发挥,就必须保障人事档案及人事档案信息的安全。目前,高职院校人事档案安全管理主要存在以下三个方面的风险:

1.人事档案风险管理体系不够完善

2018年底,《档案馆安全风险评估指标体系》的出台,为我国档案事业的安全风险管理指明了方向,并进一步促进了人事档案安全管理工作的开展。但是由于档案概念的范围较广,而人事档案属于涉密性质,因此在涉密信息管理方面的内容,如人事档案信息的共享、远程阅档、异地出具档案证明等方面还需进一步深入研究、探讨和细化。此外,国家关于档案风险管理方面的法律法规还不够全面,仍需进一步地优化,使高职院校人事档案风险管理有法可依、有路径可查,使人事档案安全管理更科学化、更深入人心。

2.人事档案安全风险管理意识较为薄弱

人事档案管理人员的安全风险管理意识,对人事档案的安全管理工作的开展起着关键性的作用。人事档案数字化作为一个新兴事物,其建设到完成需要一个过程。因此,高职院校在开展人事档案整理及人事数字档案建设的过程中,部分人事档案安全风险点可能是人事档案管理人员没有遇见过或没有意识到的,这无形中就给人事档案带来风险隐患。特别是如果这个风险属于重大风险源,便会给高职院校的人事档案安全造成极大的威胁,甚至会导致不可挽回的人事档案损失,并会在社会上造成不良的影响。因此,在信息化时代对人事档案管理人员提出了更高的人事档案安全风险要求,既要做好人事档案日常管理工作,同时也需要具备丰富的人事档案安全风险管理知识,并能为高职院校人事档案安全风险控制的决策提供必要的方案建议。

3.人事档案风险管理工作的科学性有待加强

高职院校人事档案安全风险管理工作,涉及风险管理制度建设、技术支持、系统管理、纸质档案管理等方方面面。由于国家尚未出台统一的人事档案风险评价标准,因此各地、各单位在开展人事档案安全风险管理过程中,制定的制度、风险控制的策略都会带有一定的地方色彩,评估的标准无法统一,对同一风险源的判断也各有不同。因此,各人事档案风险管理单位在开展档案风险评估工作时就容易出现意见不统一的情况,实施的科学性有待进一步研究和加强。

二、高职院校人事档案全面风险管理策略

全面风险管理理论为我们打开了全方位、立体评估人事档案安全风险的窗口。要提高高职院校人事档案安全管理水平,需从目标维度、组织层级和风险管理要素维度三个方面提升和改进高职院校的人事档案风险管理,从而更好地为人事档案的开发和利用保驾护航。

1.目标维度

(1)提高站位,统筹全局

高职院校人事档案,为学校发展建设、组织人事及教职工职称评定等工作发挥了重要的基础信息作用。而人事档案安全问题,是人事档案工作的底线。它不仅包含纸质人事档案安全、人事档案信息安全,还包括设备安全和库房安全等方面。而高职院校人事档案风险管理水平,很大程度上取决于管理层的风险偏好和风险处理的态度和方法。因此,管理层要提高站位,高度重视人事档案安全管理工作,并具备系统的风险管理知识,统筹全局,构建高职院校人事档案风险管理体系。同时,对人事档案管理人员要提出风险管理要求,加强人事档案安全风险管理,推动风险管理工作的有序开展。

(2)保障人事档案风险管理科学化、合理化

从目标的角度出发,就要确保高职院校整个风险管理的科学化、规范化和合理化。因此,高职院校人事档案管理部门要从风险组合、风险容忍度、风险偏好等方面进行综合的研究和分析,广泛征集人事档案管理相关部门、教职工的意见和建议,并提出合理性解决方案;由高职院校人事档案管理部门从总体上把握和提出风险评估的要求和方法,并建立风险评估指标体系,严格按照章程评估风险并寻求解决策略,更好地规避风险或化解风险。此外,根据人事档案风险管理的特点,对人事档案风险实行监控,及时辨识重大风险源和一般风险源,并呈报领导小组研究风险控制策略,确保人事档案安全工作有效、有序、科学和合理开展。

(3)定期报告人事档案风险管理情况

高职院校人事档案风险管理涉及方方面面,参与部门涵盖组织部、校办公室、财务、后勤、纪检等多个部门。因此,人事档案管理部门在开展年度风险管理时,要定期向相关部门发布人事档案风险排查要求,同时定期向分管领导报告风险管理情况,及时发现问题并做好应对的准备。对于重大风险源,要做好动态管理和监控工作;对于突发风险情况,要根据风险应对步骤及时做出应对策略,及时、有效地控制好人事档案风险,并做好风险应对记录和报告工作。必要时,及时向教职工公布人事档案风险应对情况,增强教职工人事档案安全意识,营造全员护档的工作环境和工作氛围。

2.组织层级

从学校的层面,构建高职院校人事档案风险管理组织机构,这是各项风险管理政策得以有效施行、风险问题得以高效解决的重要保障。人事档案风险管理领导小组作为风险管理的最高决策者,负责统筹人事档案风险管理工作,指导和监督相关职能部门开展人事档案风险管理工作。领导小组下设人事档案风险管理工作组,组员为相关职能部门,负责研究和制定学校人事档案管理的相关政策,对风险点提出解决策略,并及时向领导小组汇报风险管理工作进展情况。相关职能部门管理层负责执行人事档案风险管理工作,并督促工作人员做好日常人事档案材料移交工作,有效规避人事档案风险点并做好应对工作。

3.风险管理要素维度

(1)及时掌握高职院校内部风险管理环境

高职院校人事档案风险,不仅源于纸质人事档案、库房建筑及设备、档案信息、人事数字档案的存储、查借阅档案等人事档案管理部门内部,还与人事档案材料形成部门、财务处、基建处、后勤处等部门息息相关,与信息时代的发展、风险管理相关法律等联系密切。因此,要及时地掌握内部风险管理环境,就必须经常性地、广泛性地收集与人事档案相关的风险信息,加强风险预见性,为后期的人事档案风险评估工作做好准备工作。通过制定人事档案风险管理制度,从制度层面加强风险管理要求,督促有关部门对所负责的人事档案风险管理区域进行排查和监控;每月填好人事档案风险排查记录表,每半年开展一次人事档案总体风险评估工作;细化监控工作要求等。通过制度制约和工作监管,及时掌握高职院校内部的风险管理环境,为风险辨识和应对奠定良好的基础。

(2)制定人事档案风险管理工作目标

对人事档案进行全面风险管理,核心目标就是要确保纸质人事档案及人事档案信息的安全。人事档案全面风险管理是一个动态的过程,从领导层的决策到人事档案材料的收集、整理、入库、扫描等,每一项工作都有可能存在风险,并且不断地发生变化。因此,高职院校风险管理领导小组在制定人事档案风险管理工作目标时,要充分权衡高职院校的风险偏好及人事档案管理目标导向,将人事档案安全风险控制在确保人事档案及档案信息安全的范围之内。此外,人事档案风险管理工作目标的制定,要将不可控风险纳入其中,因为有些风险是不可抗的,并且造成的危害是极大的,如地震的发生所造成的恶劣影响。涉及这类风险源,在制定风险目标时,需综合考虑风险应急预案,及人事档案信息的异质异地备份等工作,最大限度地保障人事档案及信息安全。

(3)开展人事档案风险评估

全面风险管理的风险评估工作,包括风险识别、风险分析和风险评价三个方面的内容。高职院校由人事档案管理部门负责牵头,联合人事档案管理所涉及的相关部门,结合人事档案风险管理问卷调查、评估小组会议讨论、人事档案风险情景分析等方法,全方位地系统排查,准确识别人事档案风险点,并对风险隐患以及风险源之间的关系进行全面分析,评估其对人事档案安全的影响程度,以及该风险存在的隐患和利用价值,明确各类人事档案风险源的轻重程度,并根据各自的风险特点制定人事档案风险的控制顺序。针对潜伏的重大风险源要认真进行风险辨识,并组织评估小组对其进行深入地风险分析和风险估测,制定一般风险源、重大风险源的区分及判定标准。对总体风险评估达到高度风险以上的人事档案风险点,高职院校应特别关注并适时开展人事档案专项风险评估,同时安排有关部门对重大风险源进行重点监测,随时掌握该风险的动态及变化的趋势。

(4)对人事档案风险进行有效控制

人事档案风险管理工作组根据风险评估的结果,按照人事档案风险源等级,围绕人事档案及信息安全总目标,运用人事档案风险规避、风险转移或转换、风险控制等方法,制定人事档案风险管理应对策略并上报学校人事档案风险管理领导小组。领导小组结合学校人事档案管理的风险偏好、风险承受度等,确定人事档案风险管理应对策略并布置实施。由于风险管理是一个动态的过程,因此,风险管理层要定期召开研讨会,及时收集、讨论新的风险源并制定合理的应对措施,对风险应对效果不好的策略要进行及时的修订,确保人事档案风险得到有效的控制。在风险控制的过程中,通过运用PDCA循环法,及时检验人事档案风险控制方式的正确性及控制的效果,及时总结工作规律,不断提升高职院校人事档案风险应对的能力。

(5)加强与部门、教职工的信息交流与沟通

人事档案管理风险不是静止不变的,它是动态变化的。因此,高职院校人事档案管理部门需加强与其他部门、全体教职工的信息交流与沟通工作,及时、敏锐地感知人事档案风险,最大范围地了解和掌握人事档案风险动态以便及时做好应对策略,促进档案安全风险管理目标的实现。高职院校人事档案管理部门作为牵头部门,要做好人事档案风险管理的统筹和协调工作,定期开展人事档案安全管理工作布置会,明确相关责任部门人事档案风险管理的重点防控点和防控对象,形成相关部门、相关责任人通力配合、各司其职、共促发展的良好氛围。同时,要加大对人事档案安全风险宣传工作,通过微信公众号、QQ群、校园网公告栏、校园外网等及时推送人事档案安全管理知识,增强广大教职工的风险管理意识并内化于教职工的行动和习惯,塑造高职院校校园人事档案风险管理文化,共筑高职院校人事档案安全保管壁垒,将高职院校人事档案风险降至最低。

(6)建立人事档案风险监督和责任追究制

高职院校人事档案全面风险管理的规范、科学运转,离不开相关职能部门的有效监督和管理。高职院校需建立健全人事档案安全监督和责任追究制,强化人事档案安全风险监督和指导工作,压实人事档案安全风险管理责任,将工作细化管理、细化分工,全面、综合考虑存在的人事档案安全风险。特别是要加强对人事档案重大风险源、重大安全隐患、重大决策管理和实施过程的监督;同时,要督促人事档案管理部门运用PDCA循环法制定自查自纠制度、监督反馈制度等,通过不断地在工作中计划、执行、检查和处理,不断总结、改进并提升人事档案风险管理的质量,使每一次的循环都得到新的突破与提高,整个人事档案风险监督与责任追究制得到不断地完善,运作更为成熟、科学,从而保障人事档案安全。

三、结束语

全面风险管理理论,为高职院校人事档案风险管理拓宽了工作思路,构建了人事档案风险管理新格局。目标维度明确了人事档案风险管理工作定位、目标指向;组织层级理顺了分工和职责,层层夯实责任;风险管理要素维度细化了高职院校人事档案风险管理的各项要素,使实施过程全面化并合理、合规。人事档案全面风险管理体系的建立,不仅确保了高职院校人事档案和档案信息的安全,并且为发挥人事档案在教学中的地位与作用提供了保障。

参考文献:

[1]于海燕.预先危险分析在档案安全管理中的应用[J].档案学研究,2018

[2]谢尊贤,李艳艳,文小琼,杨彬,米顺.基于物元多级可拓模型的档案流转安全风险评价研究[J].档案学研究,2018

[3]张美华.人事档案安全风险管理研究[J].科技经济导刊,2017

[4]陈纯艳.数字化干部人事档案管理的安全风险与对策[J].档案天地,2019

作者:何宗哲 黄晓云 赵群 黄春蓓 单位:广西交通职业技术学院

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