摘要：高校人事档案管理工作是高校管理的重点工作之一，是高校人才选拔、人员调配的重要依据，但是我国高校人事档案管理工作现状并不乐观，存在人事档案管理制度滞后、人事档案管理方式方法较为单一、手法较为落后、管理人员的责任心不够等问题。针对目前高校人事管理存在的问题，高校要加大人事档案管理力度，加速人事档案管理信息化进程，提高管理人员的整体素质，使人事管理工作更加完整、真实、实用。
关键词：高校；人事档案管理；学校管理
近年来，我国教育部门对高校支持力度不断加大，各高校办学条件、教学质量、教育规模都得到了提升。在硬件设施得到完善之后，各高校加大了对人才的引进力度，这无疑为高校人事管理工作带来了新挑战，也提高了人事档案管理工作人员的工作量和工作难度。目前，我国多数高校的档案管理工作依然采取传统的纸质模式，先进的电子信息技术和现代化的设备普遍短缺，致使高校人事档案管理的整体管理水平和工作效率不高，严重阻碍高校人事档案管理工作的发展［1］。本文力求探索高校人事档案管理的新路径，提高工作人员的工作效率，进而实现高校人才资源的有序管理。
一、高校人事档案管理的意义
高校人事档案管理工作主要包含建立花名册、录入人员信息、对档案目录进行录入、修改、删除等工作，同时对高校教职工的各项变动进行记录等。高校人事档案是对高校教职工的履历、自传、鉴定考核、学历学位、职称、学术、培训、政治考核、党团材料、奖励处分、工资、任免、出国、会议等材料进行记录的载体［2］。通过人事档案，高校领导可以全方位了解校内教职人员。此外，人事档案也是高校选拔、任用人才的重要依据之一，人事档案管理的质量直接关乎高校人才的质量、关乎高校的发展。通过人事档案，高校管理者可以较为全面地了解教职工，结合岗位需求选择适合的岗位人才，实现人尽其才。同时，高校人事档案管理工作对高校的人才引进，培育机制等方面都有着重要的作用，对高校可持续发展具有重要意义。高校人事档案管理工作水平也直接体现了高校内部管理者的管理能力和业务能力。
二、高校人事档案管理现状
（一）工作人员综合素质有待提高
高校人事档案管理在高校管理工作中占有重要地位，是实现高校人力资源合理分配的重要依据，高校应重视人事档案管理工作。就目前我国高校人事管理工作来看，档案管理工作并没有受到应有的重视［3］。一方面，档案管理人员个人档案保密意识不够强。人事档案的相关法律法规规定，从事档案管理工作的人员不得以任何非法形式利用人事档案信息，不得利用职权泄露个人隐私信息，这也是档案管理人员最基本的素质。实际工作中，主要表现在没有严格落实不能查本人档案、双党员查档等制度，导致信息泄露。另一方面，高校档案管理人员流动性较差、年龄结构偏大、责任心不够，这些人员缺乏专业的档案管理知识，专业素养能力不高，不能满足现代化的管理水平，严重阻碍了高校人事档案管理工作的发展。
（二）缺乏规范化的管理
首先，我国高校人事档案管理工作存在档案收集、管理不规范的问题，如档案收集信息不全。在对人员进行登记管理时，为了方便管理，档案管理人员往往采取统一格式，偶尔会出现个人资料和档案记载不一致的问题，为档案查询工作带来了一定困难。其次，没有及时处理“弃档”和“死档”。对于一些高水平专业人才的引进，在原单位不愿存放档案的情况下，为了引进人才，档案管理人员会采取“免要人事档案”的做法，致使人事档案管理混乱。再次，高校各部门之间的人事档案管理存在分工不明确的问题，档案出现问题时很难确定责任。高校人事档案不能进行统一的规划管理，为高校人事档案管理工作增加了难度。
（三）人事档案管理手段落后
部分高校的人事档案管理中纸质管理的方式处于主导地位，缺乏现代化人事档案管理设备设施。主要表现有：一是档案室的构成简易，往往只有一台打印机、几个档案柜；二是缺乏基础硬件设备，如网络、服务器、存储、安全、档案数字化加工以及其他支撑设备。档案的存档、整理、查询、归档等都要靠工作人员在纸质的管理本上查找，严重影响了档案管理工作的效率。当出现大型人事、学历、业务变动时，查询十分缓慢。落后的手段加大了管理人员的工作量，工作效率得不到提升，致使高校人事档案管理的效率不能够满足当前学校的发展需求［4］。
三、高校人事档案管理工作创新路径探索
（一）建立管理人才培养机制
确保高校人事档案管理有序的前提是保证管理人员具有专业档案管理的综合素质。随着时代的发展与教育改革的不断深入，档案管理工作需要一批专业素养高、管理能力强、理论知识过硬的专业性人才，这就要求高校在选拔人事档案管理人员时综合考量。从业人员除了要具有过硬的专业知识，还要对档案管理的法律法规有一定的认识与理解，能够熟练利用现代化的信息技术［5］。一要加大力度树立人事档案管理者的信息化意识，加大信息技术的宣传。二要加大对档案管理人员的业务培训，主要培养其对信息收集整理的能力，培训的主要内容为最新的档案信息处理技术、整理方法和管理软件的运用等。三要建立完善的奖罚机制与激励机制，以提高人事档案管理工作人员对学校的认同感和忠诚度，调动其工作积极性，提高其服务意识，使其能够高效工作。四要加强对人才的招聘。若要高校人事档案管理工作有序开展，人才的支撑是必不可少的。
（二）强化人事档案管理，实现档案管理的有序化
随着我国教育部门对高校建设扶持力度的加大，高校各部门之间的人员也随着高校的发展增多，致使高校人事档案管理工作越来越复杂。完善人事档案制度可以使档案管理者开展工作时有据可依，在提高工作效率的同时使档案管理工作更加有序。一方面，建立明确的档案管理期保密制度、信息查阅和借阅制度；另一方面，明确分工，确定档案管理工作中各岗位的义务与责任，通过责任的划分提高档案管理工作的规范性，促进高校各部门之间的信息互通互联。高校人事档案管理人员要加大对档案管理模式的创新，在管理水平和管理风格上进行创新管理，创新的过程中要以提高高校人事档案管理的工作效率为核心。与此同时，要加强对国内外优秀人事档案管理模式的研究，但切忌照搬照抄，要结合自身发展优势，发现自身存在的不足，进而建立适合自身的人事档案管理制度。
（三）加大电子信息化的建设
随着时代的发展与计算机的普及，高校传统的纸质人事档案管理方式已经无法满足高校发展的需求，所以人事管理部门应该加大力度，联合信息技术部门建立一套完善的人事档案管理数据库，以保障人事档案管理工作朝信息化的方向发展。建立人事档案管理数据库，需要软硬件支撑。一方面，申请采购档案信息化所需的硬件设备，搭建档案信息化硬件支撑环境；另一方面，建立档案信息化“软环境”。一是依托现有纸质档案扫描、录入形成基础材料，二是通过网络平台申请个人信息变更，所在部门及档案管理者审核形成的阶段更新材料。高校人事档案管理电子信息化的建设是时展的必然趋势，也是提高人事档案管理工作效率的前提。在运用网络多媒体技术对人事档案进行建设的过程中，也要加大与学校各部门之间的沟通协作，以期更好完善高校人员信息，使高校的人事档案信息库建设更加完善。同时，通过搭建开放式的人事档案管理网络平台实现社会化信息共享，以确保人事档案管理工作的可持续发展。
四、结语
作为高校管理中的重要环节，高校人事档案管理对高校的发展具有重要作用。高校人事档案管理是高校人才选拔与任用的重要依据，其质量直接关乎高校人才的质量，关乎高校的可持续发展进程。高校应加以科学化的指导，对人事档案的收集、整理、归档、检索、更新等一系列工作制定规范化的流程和制度，结合时展，更好推动档案工作稳步发展。管理部门要加大信息技术的运用，通过信息技术与档案管理工作的有机结合，促进高校人事管理工作更加有序发展。同时，加大人事档案工作人员的选拔、培训工作，建立一支专业素养高、年轻化、信息化的高校档案管理工作人员队伍，促进高校档案管理的日益成熟，推动高校人事工作和教育教学工作顺利开展，使高校人事管理工作更上一个台阶。
参考文献
［1］张丽娜，夏庆利.高校人力资源管理的现实困境与对策：基于大数据思维下高校人事档案信息化建设的探讨［J］.学术论坛，2016（4）：157-161.
［2］韦玉匀.如何发挥人事档案在人力资源开发中的作用［J］.工会博览•理论研究，2016（3）：217-218．
［3］陈媛华.大数据时代高校人事档案管理面临的挑战与应对策略［J］.人力资源管理，2015（6）：346-347.
［4］明文梅.高校人事档案信息化管理的现状分析及策略［J］.城建档案，2014（10）：49-51.
［5］王丽.高校人事档案管理工作现状及创新探索［J］.管理观察，2017（34）：133-134.
作者:郭而锋 单位:福建广播电视大学
