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高校科研档案规范思考

2012-05-29 09:08 来源:图书档案 人参与在线咨询

 

科研档案是科研人员在进行科研过程中逐渐形成的并具有一定保存价值的数据、文字、图表或声像等各种形式的文件材料。高校的科研档案是高校档案中的重要组成部分,是高校进行教学科研活动的有力依据。

 

随着高等教育事业发展规模的不断壮大,高校逐渐成为了科学研究的主场地。高校作为科研成果产生的密集区,对于科研档案管理工作已得到高等院校高度的重视。

 

然而,在高校科研档案管理的实际工作中,还存在着不能忽视的问题,高校档案管理工作还需要不断完善。为此,研究新形势下如何加强高校科研档案管理工作具有非常重要的意义。

 

1.加强高校科研档案管理的重要性

 

1.1高校科研档案直接反映了教学科研发展的历程

 

科研档案是高校科研活动的真实记录,从另一种角度而言,其还是整所学校水平的一种反映。全球多数的名校都是通过本校的重大科研发现、发明而使其知名度更高,且在科研活动的过程中同时还培养出了相应的科技精英,这些精英就会反哺学校、社会,进而推动科技的进步。

 

1.2高校科研档案是进一步从事科研工作的基础

 

科技档案的案卷组成是一组有机联系的科技文件集合体,其并非是随意的文件集合。在科研项目的产业化过程中,这样的组卷方式起着非常重要的作用,可避免走弯路,可促使科研成果向生产力的转化,从而实现经济效益和社会效益的双赢。

 

2.科研档案管理存在的问题

 

2.1规范科技档案管理的制度不健全

 

对于较为完善的科技档案管理制度,对于许多的高校而言是较为匮乏的,加上缺乏行之有效的制约手段,在这样的一种管理情况下,从而就不能有效控制好高校科技档案归档管理工作,造成科研业务主管部门、档案部门、科技档案形成单位之间的管理权限缺乏明确性,有的高校科技档案不能进行完整系统的归档,使其档案处于混乱的保管状态。

 

2.2高校科研人员缺乏建立科研档案意识科研档案的形成主体是科研人员,而科研档案的形成是科研人员科研过程及成果的真实记录。然而,由于部分科研人员档案意识的缺乏,没有将科研档案材料提交到档案管理部门,由其进行归档;有的为了归档任务的完成,用复印件来代替原件;有的档案只有科研项目立项批文,缺乏立项合同、项目研发过程中所产生的技术材料、验收或鉴定材料;而有的只有技术材料或验收、鉴定材料,而缺乏立项批文和合同等。这就致使科研档案材料质量不高,不够完整。

 

2.3科研档案不完整、不系统,材料残缺不全

 

首先,由于科研档案是多渠道所形成的,且形成周期长,加上从事科研活动的科研人员肩负繁重的教学、科研任务,这就使得在对应归档的材料中通常会出现遗漏和丢失现象。其次,对于课题,组科研管理部门不能加以严格监督,立项、成果阶段的材料只是被动地向档案部门移交,对于研制阶段的材料以及核心技术内容还较为匮乏。最后,由于档案员不是科研活动的参与者,对于科技业务他们不了解,为此就无法鉴别出该归档的是否已全部归档,档案的归档完全依靠科技工作者主动归档来实现。在这样的情况下,高校科研档案归档就出现了“四多四少”现象,即一般性技术材料多,鉴定、审批性材料多,复印件多,文字材料多;重要性技术资料少、原始材料少、原件少、光盘与录像带等少。

 

3.高校科研档案管理的对策

 

3.1制定完善的科研档案管理制度

 

档案管理工作只有实现制度化和规范化,高校科研档案管理工作才能步入规范的轨道,档案管理水平才能得提高,从而才能对科研档案进行有效的保护和利用。这就需要制定完善的科研档案管理制度。首先,要明确规定科研人员和科研档案管理人员归档的移交与接收、管理和利用等内容,要确保归档和立卷有标准、借阅有规定、管理有制度。其次,要实现科研档案管理工作的“四同步”:一是科研文件材料的提出与科研任务的下达要同步;二是科研文件材料的检查与计划进度的检查要同步;三是科研档案的验收、鉴定与科研成果的验收、鉴定要同步;四是科研档案归档的检查与科研成果的登记和评审奖励要同步。最后,要制定完善的科研奖励机制,以鼓励科研人员积极将其科研成果报到科研管理部门。总之,通过完善的科研档案管理制度的建立,就能促进科技档案管理工作逐渐实现制度化和规范化。

 

3.2增强高校工作人员的科研档案意识,加强档案业务知识的培训

 

要改变高校科研档案管理现状,提高科研档案管理水平,首先就要从高校工作人员着手,即提高其对科研档案的认识以及管理档案的业务水平。要强化科研档案的宣传力度,增强高校工作人员,尤其是科研人员和科研管理人员对科研档案的认识,要让其充分认识到科研档案的重要性以及认识到科研档案是学校资源而并非个人的私有财产,要提高工作人员对科研档案的责任意识,主动搜集和移交科研档案。此外,要加强档案业务知识的培训,使科研管理人员掌握科研档案的基本知识以及科研档案保存、收集、归档和移交的基本方法与技能。

 

3.3提高科研档案的管理水平,实现科研档案管理的信息化网络化

 

在当前网络环境下,我国高校基本实现了实现了办公自动化。为此,对于高校的科研档案管理工作,也要尽快将科研档案信息检索系统建立起来,这样一来,在便于工作人员管理科研档案的同时,既可以让更多的人对该校的科研水平和科研成果都有所了解,同时还能吸引更多的科研人员关注和使用科研档案,充分激发其科研热情,使科研档案的作用得以充分发挥。

 

总之,高校要重视科研管理工作的重要性,加强对其认识,制定完善的科研档案管理制度,增强高校工作人员的科研档案意识,加强档案业务知识的培训,尤其是科研部门要做好科研档案保存、收集、归档和移交的管理工作,科研人员要做好移交工作,实现科研档案管理的信息化网络化,以维护科研课题档案的准确和完整。

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