高校档案管理范例

高校档案管理范文1

1建立“互联网＋”的高校档案管理的必要性

“互联网＋”技术在我国已经得到了十分广泛的关注，如总理曾经在2015年的全国人民代表大会上郑重的提出了我国各行业需要施行“互联网＋”计划。因为“互联网＋”可以使各行业的信息通用化。“互联网＋”计划给高校的档案管理提供了相应的技术支持，运用互联网技术，可以提高高校档案管理效率。鉴于此，在“互联网＋”时代下，施行高校档案的信息化管理的研究便十分必要［1］。在全球信息技术的迅速发展，档案管理也逐渐向信息化改革。关于档案管理的各种软件也逐渐被开发创新出来，同时软件也在不断升级。各行业的档案网络化管理已经成为当下信息化时展的必然趋势。因为各高校的发展进度不一样，所以档案管理实现网络化的进度也不相同，部分高校的档案管理部门并没有合理利用信息化的网络环境，所以这些高校档案管理的信息不具有通用性，还没有实现传统的文本档案信息数字化。随着信息技术的迅速发展，各行业办公通过互联网传递信息，纸张的利用已经大大减少。在信息化的大背景下，信息资料已经从传统的书面信息像数字化信息转换，各单位之间的资料转换也是通过网络进行，逐渐形成了信息管理一体化，提高资料信息的存入和调出效率，为人们使用提供便利。高校档案管理网络化必须尽快发展，建立信息系统一体化，提高高校档案的管理效率，实现网络信息利用最大化，方便各部门之间的信息交流。鉴于此，“互联网＋”的高校档案管理应该尽快建立。

2“互联网＋”在档案管理工作中起到的作用

高校的学生流动量大，档案信息十分繁杂，而高校档案管理工作对于高校的发展有着非常关键的作用。在互联网飞速发展的时代背景下，导入数字化的“互联网＋”形式的档案管理模式，对于高校档案管理便十分重要。为了熟练应用互联网来建设网络化档案管理，就需要了解“互联网＋”在高校档案管理工作中所能发挥的作用。

2．1提升高校档案管理工作效率

融入“互联网＋”技术的档案管理会将传统的文本信息数字化，可以最大限度的提升高校档案管理工作的效率。档案管理工作本身需要管理大量的资料。所以在传统的档案管理模式中，管理人员需要熟悉档案的分类整理，还需要有极高的业务能力可以给需要资料的人员提供便利。人的精力总是有限的，面对繁杂的档案资料，管理人员需要耗费大量的精力，有限的人力管理，使档案的输入、调出工作的出错率也大大提高。“互联网＋”技术通过互联网将传统的文本档案资料数字化，将档案资料输入在电脑里，档案管理人员可以进行档案资料的网络化管理，节省了大量的工作时间，提升了档案管理工作的工作效率。

2．2“互联网＋”使档案管理工作更规范

融入“互联网＋”的档案管理使档案管理工作更加协调有序，使庞大繁杂的档案资料的分类井然有序。在高校档案管理工作中，高校的学生流动量大，信息繁杂，档案输入和调出借阅的人员也多，网络化的管理形式，方便进行人员借阅登记，同时也降低了档案资料丢失的可能性，使高校档案工作的进行更加顺利［2］。

3高校档案管理工作中存在的不足

高校的学生信息繁多，所以高校的档案管理工作对于高校的发展有着至关重要的作用。但是我国高校的档案管理工作却存在许多不足之处，这些问题使得高校档案管理工作开展的并不顺利。

3．1档案管理意识薄弱

受到传统档案管理意识以及档案信息利用较为滞后等情况的影响，高校管理层、教师、学生对档案管理工作缺乏正确认识，档案管理意识较为薄弱。部分高校管理层片面的认为高校的主要工作的开展教育与科研，忽视了高校档案管理工作的开展。对高校档案管理投入的人力、物力较少，使得部分档案资料无法第一时间归档处理，形成了档案数据积压或丢失，严重影响了高校档案的安全性。

3．2缺少管理工作人员

我国的高校管的行政部门的人员组成是有相应数量要求的，传统的高校档案管理中需要许多人力，然而高校的行政人员数量有限，所以高校档案管理工作的人员时常不足，档案管理工作进行的并不顺利。为了解决高校档案管理人员不足的问题，高校的工作人员会聘用学生，让学生通过勤工俭学的模式来管理学校的档案资料。这样既可以帮助高校解决档案管理人手不足的问题，又可以为家境困难的学生提供一部分经济收入。但是这种解决方法并没有取得成效，学生利用自身的课余时间来进行档案的管理，而学校的档案资料却十分繁多，学生们在时间上并不充裕，所以档案管理的工作还是需要相关的管理人员进行处理。且学生们不熟悉档案管理的工作，所以处理档案的效率并不高。

4“互联网＋”下的高校档案管理对策

4．1建立“互联网＋”下高校档案管理的方案

①各高校应该建立出网络化的档案资料库。高校中的学生数量多，流动大，所以档案资料十分繁多，既有新生的资料输入又有往年学生的资料梳理。所以，仅仅利用人力来管理高校档案管理是不够的，通过互联网信息技术，将这些资料输入进档案资料库里，再利用编程技术做相应的分类管理。还可以将一些资料共享，方便相关部门进行调阅研究，使档案资料具有通用性。还可以将纸质版资料电子化，方便人员调阅研究，还避免了资料丢失的情况，且提高档案资料管理效率［3］。②建立“互联网＋”高校档案管理规则制度。“互联网＋”技术的高校档案管理要建立健全的规章制度，明确高校关于档案管理的相应要求，分类管理资料，严格控制档案资料的分类与应用，建立档案管理工作质量标准，从而使“互联网＋”档案管理更加规范。

4．2建设“互联网＋”的高校档案管理标准化体系

在信息全球化发展的大背景下，我国高校的档案管理建设并不完善，为了使高校档案管理更加规范，高校档案管理人员可以结合国家相关部门制定的一些规章制度，如《电子文件归档与管理规范》、《电子文件存储管理要求》等，根据高校档案管理部门的实际情况制定标准化档案管理的工作流程。对从档案资料的输入，档案资料的分类管理以及借阅调出的手续操作等进行严格管理。规范、标准的操作流程可以使融入互联网的档案管理工作更加顺利。

4．3提升高校档案管理人员的互联网档案管理能力

融入互联网的高校档案管理并不是完全自动化，还需要档案管理人员去进行相应的操作，所以高校档案管理工作人员的业务水平对于高校档案管理也是至关重要的。随着互联网的不断发展，相关的档案管理软件也在不断升级、更新。为了适应相应的信息化档案管理技术，档案管理的工作人员也需要进行档案管理软件使用的训练和强化，提高档案管理人员的业务能力，促使高校档案管理可以顺利进行。如可以通过组织专题培训等方式，针对档案管理软件的使用、资料数据库维护、档案管理技能等进行培训，提升档案管理人员的工作能力［4］。

5结束语

网络信息化的高校档案管理是时展的必然趋势。高校的档案资料数量规模相对较大，传统的档案管理方式已经无法使高校档案的管理工作有效的开展，所以需要融入“互联网＋”技术提高档案管理质量与效率。高校可以从建立“互联网＋”下的高校档案管理方案、建设“互联网＋”的高校档案管理体系以及提升高校档案管理人员的互联网档案管理能力等方面入手，进一步利用“互联网＋”优化高校档案管理工作。

［参考文献］

［1］邹凡．“互联网＋”背景下高校档案网络化管理的建设研究［J］．兰台世界，2016，（13）：44～46．

［2］李琼严．“互联网＋”时代的高校基建档案管理模式研究［J］．山西档案，2015，（6）：100～102．

［3］王爱侠．“互联网＋”时代大学生档案管理工作改革创新研究［J］．山西档案，2016，（6）：147～149．

高校档案管理范文2

［摘要］我国高校档案管理现代化建设进程中遇到各种各样的问题，如高素质的档案管理人员缺失、高校档案管理资金投入不足、档案管理标准缺失等。这些问题的出现，导致高校档案管理现代化进程受阻，必须有针对性地对高校档案管理工作进行改进，加快高校档案管理现代化建设。

［关键词］高校;档案;管理;现代化

高校在日常的管理、科研及教学过程中会产生各种各样的档案，这些档案将对高校的发展发挥巨大的作用，例如高校档案能够给高校建设及管理工作提供参考依据，也能提供一些数据供教学工作评估使用。当今社会是法治社会，高校也必须坚持依法办校，而高校的档案就成为依法治校的依据和参考，高校档案的作用是其他事物无法比拟的。高校在日常的管理过程中所产生的档案是否规范、科学及质量的高低，决定了高校档案管理现代化的进程，如果高校档案的建立不合理、不科学，就无法实现档案管理的重要作用。高质量的高校管理工作能够形成高质量的高校档案管理，而高质量的高校档案管理工作能够促进高校日常的管理工作。

一、高校档案管理工作现状

(一)未充分意识到高校档案管理的重要性

当前高校一些管理者认为档案的管理没太大的作用，未能充分意识到高校档案管理工作的重要性，简单的认为高校档案管理的好坏不能直接影响到学校的日常工作，无法量化。长此以往，就导致了档案管理工作松懈，许多档案材料遗失，很多数据流失。高校档案管理人员认为管理档案是额外的负担，一些档案卷宗长期积压而未能及时整理。还有一些高校连续多年未整理档案，更有甚者将档案室改为杂物间。

(二)档案管理工作效率低

当前计算机技术已在高校中普及，很多高校的档案室已经实现了计算机技术的应用，然而，档案室的计算机技术相对于现代化的技术还是存在很大的滞后性，很多学校是把计算机管理系统运行机制和功能目标确立在对本档案馆内部案卷级和文件级的目录编制上。一些基础性的档案管理如检索和统计，缺乏多媒体数据库与全文数据库。总之，当前的档案管理工作效率低下，无法满足各种用户的实际需求，也无法满足高等教育的发展要求。

(三)高校档案管理人员水平参差不齐

众所周知，高校档案管理工作是一种技术性及专业性很强的工作，不仅仅是一项政策性的工作，这就对高校档案管理工作人员提出了很高的要求，然而当前高校档案管理人员的素质参差不齐，无法满足新时期的高校档案管理要求，很多管理人员之前未受过专业的档案管理培训及学习，同时高校在人员配置上较为随意。很多高校档案管理队伍的年龄结构、职称结构及知识结构不合理，这些情况导致当前高校档案管理现代化进程缓慢，档案管理工作人员工作积极性不高，服务质量低及工作效率下降，未能充分发挥档案管理的作用，造成资源的极大浪费。

二、高校档案管理现代化建设的对策

(一)创新管理模式及制度

首先，各高校要结合自身实际，参照《中华人民共和国档案法实施办法》和《中华人民共和国档案法》，建立健全各种管理制度，同时高校要上下一致重视档案管理工作，这是做好档案管理的保证及基础。同时，要将责任落实到人，配合对应的考核制度及规章制度。其次，必须加强高校档案管理的不断创新。由于高校及社会的不断进步，过去的档案管理方式已经不能适应现代的发展需求，必须采用新的管理模式来替代传统的管理模式，例如针对一些实际的操作手段和档案管理环节的创新，具体有推行部门立卷、缩短立卷归档周期、工作方式改善及立卷创新等。如一些高校采用条形码或二维码替换传统的档案号码，提高了档案使用频率及效率。第三，高校档案管理工作要加强对原始素材的整理收集。要保证收集到的档案的全面性及完整性，只有保证了档案的完整性，才能够保留档案的基本特征，才能给广大利用者提供珍贵的档案材料，所以档案馆与立卷相关负责人要实现责任到人，务必由专人负责专门的档案收集整理，确保档案资料的完整性，同时高校还应当对一些文档进行分类，这样有利于文档的查漏补缺。第四，要进行档案信息资源开发。档案是人类社会精神财富积累的直接体现，也是最能生动形象地描述人类社会史实的信息载体，因此档案具有一定的法律效力及凭证性。这就要求高校档案管理人员对档案信息及意义有充分的理解和认识，同时还要求管理者对档案的信息做到心中有数，档案管理工作必须包括采集、归纳整理及应用三个步骤。采集档案信息是前提，归纳整理是方式，最后才是档案的利用及应用。高校档案管理工作人员要充分开发及利用档案资源，发挥档案最大的功效，例如把档案信息及时传递给教学科研人员，帮助其提高科研水平及教学质量，把经过开发加工的档案信息及时传递给学校领导及有关职能部门，给高校领导者科学决策提供依据。

(二)努力提高档案管理工作人员的专业水平

管理人员的专业水平是高校档案管理绩效的关键影响因素。优秀的高校档案管理专业人员应具备较高的政治素养和觉悟，深知档案管理的重要性，清楚档案管理对于高校文化建设的作用，高校档案管理工作人员需具备社会管理、经济管理、档案管理等专业知识，而且管理人员的素养也直接决定了档案管理工作能否有序进行。懂得现代化管理理论和技术的管理人员，熟悉信息化技术并能熟练应用的工作人员，熟练运用网络档案管理平台并能维护好信息系统的专业人才等复合型人才，都是现代高效档案管理急需的人才。努力提高档案管理工作人员的专业水平，一方面需要在选拔人才的过程中把好关，甄选出具有档案管理文化专业知识、专业技术、专业技能的综合性人才。另一方面，需要对在职的档案管理人员进行继续教育和培训，对管理过程中需要运用到的新的理念、技术和技能进行培训和考核，确保档案管理人才能适应高校档案管理的新要求，了解档案管理的重要性，熟悉档案管理过程中需要使用到的各类技术和技能。当前社会和经济生活都在随着信息化技术的发展而发生巨大的变化，新的行业和领域不断形成，新的机遇和挑战不断出现，档案管理业务也处于快速发展时期，在管理服务规模、形式上都出现了新的要求和挑战，档案管理人员专业技能的好坏直接决定了档案管理工作的质量。档案管理人员应努力学习新的理念和技能，努力拓宽视野，直面档案管理工作中可能出现的新的状况和挑战，运用档案管理的新理论、新技术、新技能来解决问题，利用专业的管理学知识来指导和改进工作，实现档案管理单一型管理模式向复合型管理模式转变，扎实有效地推进档案管理工作。

(三)将现代信息技术融入到高校档案管理工作中

随着现代社会日益迈向信息化、数字化、智能化发展时期，计算机技术和网络信息技术已经遍及社会各领域的日常管理工作中，档案管理工作也不例外。快速、高效的管理要求已迫使高校档案管理工作向现代化、信息化、智能化发展。信息技术可以为档案管理工作的进行和改进提供全方位的技术支持。芯片技术、光纤和数字化技术、网络和数字监控技术等都可以应用于档案管理工作的各个环节，为档案信息的储存、保管、维护、调取等提供最优化管理方案，提高高校档案信息的存储、传输和调取速度和效率。现代化信息技术可以实现档案管理从单一型向一体化转变，从案卷、文件目录等多方面的管理发展到全面的信息化管理，全面提高档案管理工作的经济和社会效益。高校档案管理工作是保存高校精神财富的关键，是维护高校精神文明的重要一环。当今高校档案管理工作中仍然存在管理资金不足、管理人员缺乏、管理制度落后等诸多问题，可通过创新管理模式及制度、努力提高档案管理工作人员的专业水平、将现代信息技术融入到高校档案管理工作中等多项举措，提高高校档案管理水平，促进高校档案管理工作的高效有序进行。

参考文献:

［1］王莉．谈高校档案管理现代化建设［J］．镇江高专学报，2003，16(4):112-113．

［2］谭春霞．浅析高校综合档案管理的现代化建设［J］．教育界(高等教育研究)，2014(10):13．

［3］郑瑾．浅议全面提升高校学生档案管理现代化水平［J］．常州信息职业技术学院学报，2014，13(6):94－96．

［4］付长缨．高等学校档案管理现代化建设的措施探讨［C］．决策论坛———基于公共管理学视角的决策研讨会．2015．

［5］边江，葛晓野．关于高校综合档案管理现代化建设的探析［J］．科技经济导刊，2016(17):145．

［6］朱金花．推进高校档案管理现代化建设的优化措施［J］．现代经济信息，2015(22)．

作者:高伟娜 单位:吉林建筑大学

第二篇:高校毕业生人事档案管理问题及对策

摘要：高校毕业生人事档案是人才基本信息重要的载体。本文在充分分析新形势下毕业大学生的人事档案工作的意义和作用，分析指出管理上存在的几个突出问题，并着重分析了如何才能更好的提升和完善大学生人事档案管理工作，并针对出现的问题提出了相应的管理策略。

关键词：毕业生；存在问题；对策

一、高校毕业生人事档案管理工作的意义和价值

高校毕业生的人事档案就如同每个人的身份证，客观记录了大学毕业生在大学学习期间包括生活在内的真实情况，是考量大学生全面素质发展，与大学生的生活、学习和工作密切相关。从某种意义上讲，毕业大学生的人事档案管理工作是否到位直接关系到毕业生能否更好的就业。

二、高校毕业生人事档案管理工作上存在的突出问题

（一）制度不完善，管理匮乏

通过近几年来对高校毕业生人事档案管理工作的分析和总结来看，管理不到位、制度不完善是普遍存在的两大问题。主要从以下几方面来讲：

1.管理制度缺失

很多高校毕业生档案管理部门长期处于散漫管理状态。管理规定和制度没有明文规定只有模棱两可，人事档案管路工作只是一个形式，没有给予足够的重视。

2.管理混乱

管理程序混乱，管理工作无专人负责，档案混为一谈，无归类，无登记，无案宗。

（二）管理手段落后，效率低下

目前信息化管理模式也被大多高校的毕业生管理工作所采用，但只是单一的通过使用计算机来获取纸质档案的查找工作，离真正实现信息化管理还有一段距离，信息化管理工作无法在毕业生人事档案管理方面发挥其应有的效应。

（三）毕业生人事档案与所有者分离

一般来说，我国人事档案要求与持有者同步转移。但我国目前对公务员以及事业单位等相关人员的录用都是实行考试制度，由于目前我国对人事档案管理较为严格，参加这些工作的毕业生档案需要随迁。与此相较而言，企业在人才录用方面就自由的多，毕业生的学历及社会经历是企业选取毕业生更为注重的方面，而对人事档案并非做出硬性的规定。因此，这一部分毕业生的人事档案大多由人才所在地的人才服务机构实行托管。这就产生了毕业生档案和本人分离的现状，将对在企业工作的毕业生日后工作产生影响。

（四）毕业生本身对人事档案的认知问题误区

改革开放以来，社会不断发展，人事管理制度也逐渐完善起来，人事分配制度的改变是人事管理制度的重大转变，以往的毕业生毕业后国家统一分配工作的人事制度一去不复返，取而代之的是企业和大学生之间双向选择，如此一来，以往用人单位也从被动的接受毕业生变成了自主选择、择优录取，毕业生把精力大多投入到如何找到对口的企业上面，自己的人事档案情况也随之抛之脑后。调查表明，绝大多数毕业生对人事档案的认知聊聊无几。他们都以为毕业证书拿到手就万事大吉了，对于那些有组织关系的毕业生也只是关注自己的组织档案，对人事档案也大多是漠然的态度。对人事档案的重要性认知匮乏，导致人事档案在人力资源发展中无法发挥其应有作用。

三、新形势下改进毕业生人事档案管理工作的对策与措施

（一）加强毕业生提高对人事档案重要性的了解认识教育

加大对毕业生人事档案管理的重要性的宣传力度，结合一些现实案例来讲解人事档案给毕业生未来的发展路程带来的影响，从而达到提高毕业生对人事档案管理重要性的认知程度。更为重要的是，人事档案将直接关联到日后的转正晋升、保险福利等各个方面。以此来提高大学生对高校档案管理工作督促和监督的积极性，更好的推动高校档案管理工作更快的完善。

（二）加强对人事档案管理人员的任职教育和技能培训

加强对从事档案管理的工作人员的相关技能和专业知识的培训力度，并且让他们意识到档案管理工作是一项非常重要的工作，成立一支具备专业技能的档案管理团队更好的服务高校毕业生。

（三）加强毕业生人事档案科学化规范化的管理

首先，制定一项完善的规章制度，实行规范管理。其次，档案分类归档，做到目录清晰。再次，加大对档案信息化使用的力度。

（四）对档案管理的模式进行创新，使档案管理实现现代化

随着社会的发展经济的进步，互联网也如雨后春笋班的发展起来，各行各业随处可见互联网的影子，这一先进的管理模式在高校档案管理工作中也的得到了广泛的应用。我们要充分利用信息技术这一先进手段来更好的对人事档案进行管理，提高优质的管理水平，真正实现高校毕业生人事档案的信息化。如：扫描技术可以对照片进行扫描，完善个人信息；条形码技术、数码技术等都可以应用到人事档案管理工作中。因此，高校毕业生档案管理工作中加大对信息化技术的的使用力度推动了人事档案管理工作进入的信息化时代，实现了网络共享，这将大幅提高档案管理效率及水准。总体来说，档案管理工作实现真正意义上的规范化、科学化不是一朝一夕的事情，需要长期坚持不断的做大量而细致的工作。更需具备百厌不烦，坚持不断的毅力。

四、结语

综上所述，在社会主义这一新形式下，社会对人力资源的重视程度也步入了一个新的发展平台。如何提高高校毕业生档案管理水平是诸多高校面临的问题之一。因此，只有实事求是，自我检查、不断学习，追求创新，科学认知，运用先进科学的管理技术，才能更好的做好高校毕业生档案管理工作，给毕业生提供更优质、更高校的服务。

参考文献

[1]杨公之主编,档案信息化建设实务[M].中国档案出版社,2016

[2]刘家真编著,电子文件管理导论[M].武汉大学出版社,2015

[3]李莹.基于就业探析高校毕业生人事档案管理问题与对策[J].兰台世界.2016(26)

[4]张培玲.大学生人事档案管理存在问题与探讨[J].河南医学高等专科学校学报.2015(05)

作者:唐丽 单位:广西科技师范学院

第三篇:高校人事档案管理机制研究

摘要：高校人事档案管理是一项管理任务，它对高校转型发展具有积极的促进作用。针对高校人事档案管理的现状和存在的主要问题，提出从更新管理理念，优化管理模式，提高管理者业务能力，规范管理标准，以及构建开放式管理平台5个方面进行改革，从而提高高校人事档案信息资源的效能。

关键词：人事档案管理；信息化；信息服务

2006年5月8日中共中央办公厅、国务院印发了《2006～2020年国家信息化发展战略》，对各项工作的信息化管理工作提出了明确要求。信息化管理给传统的高校人事档案管理工作也带来了挑战，高校人事档案管理理念、管理制度、管理技术平台、管理人员都存在这样那样的问题和不足，如何实现高校人事档案管理高效、精准的信息服务是高校人事档案管理工作的重要课题，为此，笔者针对进一步优化高校人事档案管理机制进行探讨，以求解决实际问题之良策。

1高校人事档案管理现状概述

1．1基础设施简陋，软硬件条件不足

如今，人事档案有传统的纸质材料和电子档案两种载体，通常高校人事档案中干部职工的档案材料由档案部门保存，而学生档案则由学工处负责保管，两个部门之间相对独立，各自为政。各个部门使用的档案信息管理软件有一定差别，不能相互联网，从而建档的规模化、通用化的管理软件起不到应有的功效，也很难发挥良好的作用。由于缺乏对高校人事档案信息化建设的重视，档案部门的基础设施都普遍不够完善，电子录用档案的基本设备也不够齐全，如计算机、扫描仪、缩微设备都无法及时更新换代，基础设施陈旧，许多档案材料归档整理仍然停留在手工操作基础之上，管理人员缺乏档案管理专业背景，出现专业素质偏低，专业技能低下的现象，导致人事档案信息化滞后，制约了高校人事档案管理工作现代化建设的发展。

1．2管理标准不一，难以实现档案数据共享

人事档案管理信息化建设的重要内容是有一套规范化、统一化的管理标准。高校人事档案管理由于档案材料归档保存的单位不统一，对干部职工的档案和学生的档案由不同部门保管，各自为政拥有相应的管理制度，并根据部门的工作对象和特点制定档案收集、整理、加工的标准，结果无法达到统一规范的管理目标，也很难实现档案数据的共建共享。

1．3人事档案利用水平不高，管理人员服务意识薄弱

高校人事档案的管理的根本目的就是为人事部门制定相关的人才引进政策，提高高校师资管理水平。由于高校档案管理人员存在着服务理念落后、服务意识淡薄，人事档案管理的工作人员对于人事档案就不太重视，忽视其根本的重要性。人事档案利用率低下，使人事档案成为一个摆设。“用户第一，服务至上”的宗旨徒有虚名，但没有真正付诸实践，成了形式化；服务方式单一、封闭和被动；没有很好的开发和利用档案文献资源。伴随着高校的转型发展，高校档案文献资源也面临着新的挑战，档案资源的整合与利用也需要不断的改进方式方法，高校档案管理人员对档案资源的开发和利用价值认识不足，甚至于错误地理解，势必会影响高校档案管理人员对高校档案管理事业的价值认识，管理人员的心理就容易气馁，甚至对档案管理职业萌发厌烦，档案管理事业的使命感就无法认同。

1．4管理模式落后，管理方法墨守陈规

伴随着信息化时代的到来，档案管理模式也打破了传统的、封闭的方式。高校人事档案管理录入普遍处于手工、半手工操作，尽管实施了计算机管理，将纸质档案变成了电子档案，但还有一部分人事档案的根本信息缺乏系统管理，因此，人事档案管理的整体工作效能还未真正的提高，停留在传统管理模式的档案归类分类方法、整理规则、著录标准等跟不上人事档案数字化建设的要求。

2阻碍高校人事档案信息化管理的主要问题梳理

高校人事档案信息化建设滞后，档案社会利用率偏低，根本原因有以下几个方面。

2．1管理理念墨守陈规，不利于高校教育体制改革发展的需要

受传统观念的影响，高校人事档案管理者停留在过去的管理思想基础上，认为只要恪守保密原则，对档案管理仍坚持重藏轻用，认为只要按时接收，妥善保管，确保档案收藏，需要时能提供凭据就万事大吉了，很少去思考如何进一步挖掘档案信息资源，优化档案管理模式和管理办法，提高档案的利用价值的问题。随着高校教育改革不断深化，办学规模也逐步扩大，以及高校陆续进行的一系列人事制度改革，高校人事档案材料的来源更广、知识含量更高，加上信息公开制度的实施，档案社会利用率也随之呈现。档案信息化建设的优劣也是衡量高校现代化水平的重要标尺［1］。因此，高校人事档案管理工作首先必须转变思想观念，强化管理意识，尤其是消除安于现状，不思进取的保守观念，树立信息档案、服务育人的管理理念。

2．2封闭式的管理模式，不利于信息公开制度下的高校人事档案管理制度的发展

迄今，不少高校人事档案还停留在内部自行管理当中，处于一种锁在深宫无人知的状态。高校人事档案仍处于单位内部的组织、人事档案机关收藏，仅仅是为了应对上级领导或组织的查阅，提供旁证之用。管理制度不够完善，管理机制不够健全，档案管理处于被动接收材料，很少考虑主动开发档案信息资源，变被动为主动服务于高校教育机构的改革当中，与市场经济开放格局当中，开发高校人事档案信息创造更多的社会效益和经济效益不相符，在信息化建设飞速发展的今天，这种管理模式非常不利于高校人事档案信息资源的建设。

2．3档案管理人员专业素质不足，专业技能影响了服务水平

高校人事档案管理的信息化建设关键因素之一在于档案管理人员的队伍建设，档案管理人员有相当部分是兼职，对档案管理工作认识不足，责任意识和专业素质欠缺，收集不及时，整理不到位，保管不严格等原因，导致相当一部分档案材料的散失、破损，甚至因受潮霉变，或被虫噬损坏，忽略防潮、防虫等处理，该修复的不及时修复，该去霉、托裱、补缺的工作也没有做好，以至于破损的档案材料积压越来越大，最终造成信息化资源建设成本加大。另外，用户对高校档案管理利用提出了高标准严要求，如果档案管理人员满足于传统服务方式，很难解决用户的实际需要。因为档案管理人员既是档案信息的管理者，又是档案信息利用的咨询师。因此，高校要注重对档案管理人员的业务培训和进修学习，培养和造就一批具有综合素质好，业务精通的人事档案管理工作者。

2．4技术软硬件设施落后，制约了高校人事档案管理服务

在普遍实行计算机管理的社会，高校人事档案部门也大多采用计算机管理，但是所配备的仪器仍然比较落后，大多仅用于打印办公文字处理，档案管理系统也很少能与时俱进的换代更新，导致档案信息的录入、存储和利用大多处于低水平状态。伴随信息公开制度的实施，社会信息化，技术网络化的发展，用户对档案信息资源的利用需求特点和利用方式都发生了深刻的变化，一方面，如果不加强对人事档案管理的基础建设投入，另一方面，如果不切实有效地改进档案管理数据库系统，高校人事档案信息化建设将处于低层次服务中徘徊。

2．5档案管理不够规范，档案材料整理不够标准，影响了档案信息化建设的进程

档案材料的收集、整理、修复等工作都有科学的标准和工作规范要求。但是，在高校中，由于各种历史原因和环境因素，高校人事档案管理存在着管理不够规范，材料整理不够科学，导致档案材料收集、归纳、整理质量不高。在档案信息化建设的过程中，越来越多的档案宗卷急待进行数字化处理，形成以磁盘、光盘等音频、视频等多媒体的载体，为此，需要一套科学的、标准的业务章程，作为规范传统的档案信息资料的加工和处理依据。

3加快高校人事档案信息化建设的措施

信息时代，高校人事档案的信息化建设是高校科学管理的趋势，高校教育体制的深化改革给高校人事档案管理带来了契机和挑战，信息公开制度下，高校人事档案信息资源的利用价值得以显现。近年为我国高校不断地深化改革，高校人事档案管理工作也在不断的发展，但与档案信息化管理还存在一定的差距，为进一步推进高校人事档案信息化建设，应深入思考管理工作中的一系列实际问题。

3．1更新管理观念，强化信息化建设意识

一直以来，人事档案工作处于封闭保守，坐等用户上门，被动服务的方式束缚了人事档案作用的发挥，由于保密性原则，使人事档案管理人员忽视对动态信息的记录和归档，造成重复归档现象屡见不鲜，归档不齐全、检索效率低等问题时有发生。尽管人事档案的保密性比其他档案更强，但这并不意味着人事档案任何时候都不能公开的。随着信息公开制度的颁布和实施，高校人事档案作为重要的人才信息资源也应视具体情况来定，该保密的不能公开，可以利用的要积极地充分发挥其利用价值。档案管理部门应转变传统观念，变被动服务为主动服务，为人事决策提供参考；为社会人才市场的建立和完善提供指南。例如，社会人才市场出现的下岗、转岗、分流等新兴人事制度，人事制的推行，使不少“单位人”变成“社会人”，人事档案管理也随之朝自由度方向发展。传统的人事档案管理理念已不能适应新时期社会发展的需要，因此，档案管理机构就必须与时俱进转变观念，扩大归档范围，相应建立“人事卡片”、“人才信息库”等目录索引，将各类人才的基本信息、业务考核、业绩成果等材料以数据库的方式，为有关部门提供信息服务。

3．2优化管理模式，提高管理效率

纵观整个信息服务业，无论是人力资源的结构，技术设施和技术力量的资源配置，还是获取信息资源的能力，档案机构都明显处于弱势，在当今信息化的社会中，市场竞争日益激烈，如果档案机构墨守陈规，不改变传统的管理模式，势必会继续在信息服务业的底层徘徊。档案机构拥有与其他信息服务机构不同的资源优势，就在于档案文献信息资源的原始性、真实性和有效性，如果充分挖掘和利用好档案文献信息资源，将会使档案机构在竞争市场处于不可替代的位置，前提就是对档案管理模式进行有效改革。目前，高校人事档案管理有两种模式，即集中管理模式和分散管理模式。集中管理模式就是将全校的档案全部由本校档案馆统一管理；分散管理模式则是将不同的人事档案管理不同职责部门管理，例如干部、职工的档案集中由人事部门管理，学生档案则归学工处或教务处管理。集中管理模式优势在于精简机构和人员，能充分利用档案部门的基础设施和场地，较容易实现人事档案信息和其他档案信息资源共享［2］。收集档案材料中遇到的难题，可从党群、科研等档案中查寻补充，与此同时，也有助于档案管理人员在编研的成果上从横向和纵向两个维度得到强化。在严格遵循人事档案保密准则，完善人事档案的登记审批手续，实现档案资源利用的真正增值。分散管理模式的依据是中共中央组织部、国家档案局联合颁布的《干部档案工作条例》（1991年4月），干部档案要接受行政主管部门的监督和指导，保证党绝对管干部的所有目的，才能纳入分散管理职能部门。这两种管理模式各有利弊，高校应从自身实际情况出发，对人事档案进行科学化、资源化管理。①构建人事管理工作网络，例如成立校一级的档案工作委员会，赋予该委员会相应的职能和职责，对档案管理工作中出现的矛盾和问题进行协调管理；②可公开的档案资料和需要保密的档案资料区别对待，前者可纳入集中管理，后者则由专门的行政部门来管理；③制定相关的制度确保优化高校人事档案的管理，例如，人事档案中的查阅借用制度、转递制度、保管保密制度等，有这些制度的建立和执行，才是促进高校人事档案管理模式优化的重要保障。

3．3提高管理者专业素质，注重管理人员队伍建设

众所周知。人才是推动社会进步的关键因素之一。档案管理事业中人才队伍的建设也是影响档案管理效率和效果的重要基础，高校人事档案资源能否充分、有效地被开发和利用，也依赖于良好的档案管理人才机制的实施。据调查，情绪衰歇也是高校档案管理人员工作倦怠的主要表现之一［3］，可见，有效的情绪管理对缓解管理人员的工作压力，释放或解除不良消极情绪，正确认识档案管理事业的归宿感和成就感，形成良好的人格是至关重要的。档案管理职业道德是从事档案工作的人们在工作中的行为规范的总和。它既为了很好地履行本行业的社会职责而对档案管理从业人员提出的特殊道德要求，也是社会道德通过档案管理工作在个人身上的具体化，突出的是档案管理人员个人的道德义务与责任。高校管理者应充分认识到人事档案管理工作的重要性，加强对档案管理人员队伍建设。①高校档案管理人员来源于不同的文化背景，专业水平参差不齐，人格各异的群体，为了与高校教育管理协同发展，加强高校人事档案管理人员的职业道德修养。通过各种形式的培训和学习，让档案管理人员了解和掌握人事档案工作的特点、业务技能；②建立健全人事档案管理的规章制度，严格按照人事档案管理工作规范要求进行归档、建档；③针对档案管理人员队伍流动性、不稳定性，新人多、兼职多的现状，办求从稳定队伍出发分配专业的档案管理人才进行专业工作，以便更好地找准开展工作的切入点，从而提高人事档案管理工作效率，完善管理机制。

3．4规范管理标准，实现档案数据的共建共享

规范化、统一化的管理标准是目前事业单位人事档案管理信息化建设的关键所在［4］。诚然，人事档案管理工作也是要遵循一定的业务规则的，这样档案管理的质量才有保证。找出档案管理中存在的实际问题，从而有目的、有计划地针对问题进行管理，同时，要注意动态性的人事档案管理过程中随时都有各种各样的问题出现，因此，建立健全人事档案管理制度就十分必要。不同部门之间应相互沟通和交流，达成基本共识，以此避免各自根据自身问题和特点自行管理，缺乏必要的、统一的业务规范和管理标准，既不利于档案信息化建设中档案数据的共建共享，也增加了档案管理成本。

3．5构建开放式的管理平台，加强安全性管理

人事档案信息网络服务平台是基于互联网的信息提供和查询网站［5］。互联网技术的飞速发展，为人事档案信息管理系统网络服务提供了更多的便利，也使远程获取所需信息成为可能。随着高校办学规模的扩大，学科建设急需人才，人事档案信息网络服务平台在人才招聘管理中发挥了积极的作用。人才市场的活跃和各领域对高层次人才的迫切需求，为人事档案信息服务平台的构建和发展提供了广阔的天地。高校人事档案管理和服务平台也显得尤为重要。保密性和安全性是档案管理两个重要问题。高校人事档案管理是人才管理的重要内容，因此，确保人事档案的安全性是很有必要的。①建立人事档案信息化管理的规章制度，以及人事档案信息化的安全管理准则，同时，不断完善相应的信息安全保障体系，规避人事档案信息泄密现象的出现；②建立人事档案数据备份和恢复机制，规范档案借阅管理相关手续，确保档案信息的存储与利用的安全；③加强对人事档案管理人员的安全性、保密性教育，培养他们的安全意识，使他们掌握一定的安全技术和技能；④在信息公开制度下，不违背档案保密条例的原则上，存储、开发和利用档案资源，数字档案和纸质档案分开保存，以防万一丢失或泄密，还有源可寻。总之，现代高校在不断地发展，高校教育体制改革也在不断地深化，为高校人事档案管理带来了挑战，也带来了机遇。信息公开制度下的高校人事档案管理工作出现的许多问题，归根到底在于机制不够完善，因此，健全和完善人事档案管理制度是十分必要的，人事档案管理人员既是档案信息资源的管理者，也是档案信息资源的开发和利用的导航者。高校人事档案管理工作应秉乘国家有关信息化发展战略的指导，加强对人事档案管理的理论和技术学习，不断提高人事档案管理水平，从而将人事档案信息化管理工作推向新境界。

［参考文献］

［1］朱玉媛．现代人事档案管理［M］．北京：中国档案出版社，2002．

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［3］刘方方．图书馆员的人格及应对方式对其工作倦怠影响的调查与分析［J］．图书情报工作，2010，（5）：60～63．

［4］郭婷婷．提升事业单位人事档案管理水平的建议［J］．科技与企业，2016，（1）：37～39．

高校档案管理范文3

【摘要】

本文分析了高校基建档案管理现状，提出了高校基建档案管理规范化的途径：提高重视程度，增强全院师生的基建档案意识；做好基建档案制度建设，强化执行力度，提高基建档案服务水平；完善基建档案监督管理机制；对基建档案管理人员要不断进行再教育，提高其创新服务能力；拓展基建档案的信息来源，提高基建档案收集的完整性；充分利用信息化的管理手段。

【关键词】

高校；基建档案管理；规范化；途径

近年来，在《国务院关于加快发展现代职业教育的决定》号召下，各地市的高校如雨后春笋般快速建立起来。高校基建档案是在基建管理和基建工程项目活动中直接形成的对学院未来的发展有价值的文字、图表及声像载体等材料。基建档案的价值是“对历史负责，为现实服务，替未来着想”。高校基建档案不仅是记录基建历史的真实写照也是涉及各方面权益的凭证和依据，在维护学院权益和学院未来建设、发展方面的作用无可替代。它是高校基本建设发展和科学规划工作的真实记录，同时也为学院的后勤服务工作提供了有力的信息保障，是整个学院档案的重要组成部分。因此，加强高校基建档案的管理势在必行。本文简要分析了高校基建档案在整个学院档案中的重要性及目前管理的现状，提出了提高高校基建档案管理规范化的途径。

一、高校基建档案管理现状

1、领导重视程度不够

合并中的高校领导大多都把学校工作的重心放在教学管理和招生就业上，认为基建方面只要把工程的质量关把好就行了，对于基建档案的重要性认识不足，重视程度不够。

2、管理人员素质不高，责任心不强

大数多的基建档案管理人员都是临时指派的，不但没有专业工作能力而且没有责任心，更谈不上和学院档案馆档案管理工作的统一。

3、管理制度不规范，管理手段落后

目前基建档案管理大多没有明确的管理制度，多是进行最基本的材料收集、整理与保管，没有按制度对基建档案资料进行分类、编研，至于基建档案的利用更是得到不保障。在高校合并初期，工程量大，基建档案多，加上领导的重视程度不高，现代化的管理工具也不能及时配备，手工管理模式仍是目前管理的常态。手工管理效率低，不能完全体现基建档案的参考价值和使用价值。

二、高校基建档案管理规范化的途径

1、提高重视程度，增强全院师生的基建档案意识

首先要积极主动的通过学院网络、广播、报纸等媒体大力宣传基建档案在学院建设发展中的重要作用，引起全院师生对基建档案的重视；其次，要求各部门要积极参与配合，把日常工作中接触到的基建档案要及时交给基建档案管理人员让及时归档；再次，要在各部门明确1名基建档案管理工作的对接人，对这些对接人要定期实行培训，让其全面了解基建档案的归档案范围和近期的收集动向，以方便大家更好的为基建档案管理工作服务。

2、做好基建档案制度建设，强化执行力度，提高基建档案服务水平

要根据本院的实际情况和档案管理需求，建立起适合合并时期高校的基建档案管理机制，来保障基建档案管理工作的常态化开展。一是要做好保密制度，确保基建档案不失密、不泄密；二是要制订好《基建档案工作制度》、《基建档案借阅制度》、《基建档案保密制度》、《基建档案库房管理制度》、《基建档案利用制度》，使基建档案归档有明确的范围，立卷有严格的标准，借阅有特定的制度，保密有条例，库房管理有合理的措施，开发利用有明确的方向和目标。三是各项制度要上墙，基建档案管理工作者要严格按照制度办事。只有这样基建档案管理人员才能做到一丝不苟，在工作中做到有的放矢。

3、完善基建档案监督管理机制

基建档案是学院建设过程中形成的第一手资料，在学院以后的建设发展中起着至关重要的作用，所以基建档案的监督管理机制一定要完善。完善的监督管理机制能有效地发现、制止、纠正基建档案使用过程中不利于档案保密的各种不良行为，以保证基建档案的完整与安全。

4、对基建档案管理人员要不断进行再教育，提高其创新服务能力

学院的基建档案管理人员基本上都是兼职的，各方面的素质都有待提高。要不断对基建档案管理人员进行继续教育，提高基建管理人员的业务水平和思想境界。在新形势下，传统的档案管理模式和服务方式已经不能满足时代的需要。通过继续教育学习使得基建档案管理人员掌握现代化管理手段，把基建档案管理由原来的手工管理变成现在的数字化管理。通过学习，让基建档案管理人员从思想深层认识到基建档案在高校档案管理中的重要性，以促使其发挥更大的潜能做好基建档案管理工作。

5、拓展基建档案的信息来源，提高基建档案收集的完整性

高校的基建档案管理工作由于各方的重视程度不高，这就要求我们基建档案管理人员首先要明确出基建档案的收集范围，其次要依据基建档案形成的规律和特点，有效的指导和组织各相关部门做好基建档案的立档工作，确保基建档案立档工作的顺利进行。

6、充分利用信息化管理手段

通过计算机技术对文件、图表、档案的全部信息进行统一管理，对基建文件信息的生成、基建档案信息的转化、基建档案信息的全文提供及利用实行一体化管理，来提高基建档案管理的效益，实现基建档案管理信息化。计算机辅助管理已成为新时期档案管理的发展趋势。把竣工图等材料可以通过EXCEL电子表格建立档案数据库，使基建档案管理全面进入信息化时代。学院基建档案管理工作是一项既重要又专业性很强的工作，所以在今后的工作中基建档案管理者要提高认识，采用电子化和信息化的管理方法，高效管理，使高校基建档案的管理与时俱进。

作者：豆亚玲 单位：宝鸡职业技术学院

【参考文献】

[1]王辉，葛成全.如何加强高校基建档案管理[J].兰台世界，2014.S3.52-52.

[2]张梅.如何做好基建档案管理工作[J].咸宁学院学报，2009.29.

[3]黄姝.对优化企业基建档案管理工作的几点认识.黑龙江档案，2014.08.15.

[4]苏立明.谈中小学校档案工作.兰台内外，2013.02.28.

[5]宋小杰.强化档案意识完善档案管理.档案天地，2015.09.20

第二篇：大数据时代高校档案管理优化

摘要：

大数据时代，高校档案数据具备规模巨大、多源异构、价值密度低及处理迅速等基本特征。档案大数据对传统档案管理观念、管理技术、数据安全和人才需求提出了新的挑战。

关键词：

大数据；高校；档案管理；路径优化

随着云计算、物联网技术的发展，人类社会不可逆转地迈入大数据时代。在大数据背景下，“一切归档”的档案理念正在进入人们的视野。档案大数据给高校档案管理带来了前所未有的挑战，如何优化高校档案管理已成为一个迫切的话题。

一、高校档案大数据的基本特征

档案大数据，是指涉及档案的规模巨大到无法在一定时间内用传统的常有软件对其内容进行抓取、管理和处理的数据集合。大数据时代，高校档案数据具备大数据的基本特征。

1.档案数据规模巨大

大数据时代，高校管理各业务系统产生的一切具有保存价值的文件、数据、视频、实物等都能构成档案信息。在传统档案收集范围之外，新的基于信息系统形成的电子数据成爆炸性增长。另外，随着档案信息化进程的推进，大量的馆藏实体档案被加工转化为数字档案。档案“存量”与“增量”的聚集，使高校档案规模呈现海量增长。

2.档案数据结构多源异构

高校档案涉及党群、行政、科研、基建、出版、财会、声像等十多个门类，基于不同业务系统产生的数据资源有结构化数据、半结构化数据和非结构化数据。这些多源异构数据相互关联，共同构成了高校档案数据整体。

3.档案数据价值密度低

档案数据总量的扩大，最大可能地保障了档案收集的全面性，海量数据的存储能较好地保障数据的历史价值。但从利用的角度来看，与传统档案相比，更多的档案数据可能发挥不了使用价值。以视频为例，连续不间断监控过程中，可能有用的数据仅有一两秒。可见，档案数据价值密度高低与档案数据的总量成反比。

4.档案数据分析处理迅速

大数据核心的价值，就在于对于海量数据进行分析，为用户提供更多快速、准确的个性化服务。在大数据背景下，用户对档案利用有更高的要求，档案数据的处理速度是关键的一步。大数据技术能充分保障数据的快速处理，为用户挖掘更多真实可靠的需求信息。

二、高校档案大数据管理面临的挑战

1.对档案管理观念的挑战

传统档案管理中，档案的收集、整理、保存、利用均遵循一定的价值主线展开。在资料来源上尊重全宗原则，关注档案形成的方式；档案鉴定上注重对单个文件的价值判断；保管对象上侧重对档案实体的关注；档案服务上侧重于用户对档案的查询与利用。大数据时代，档案管理观念、理论、方法、途径均发生了很大的变化。“以用户需求为中心”的档案理念将取代传统的“重保管轻利用”管理观念，人们可以不再关注档案的“为什么”，只需知道“是什么”；不必注重档案数据如何形成，只要重视档案数据怎样利用，从海量数据中挖掘出有价值的信息，进行科学预测或充分满足用户的需求。

2.对档案管理技术的挑战

大数据时代，档案来源的单一途径已彻底改变，几乎所有的组织、个人均能产生类型不同、结构各异的档案数据。档案管理需要借助现代管理技术有效实现对档案大数据的收集、存储、分析、利用，进而推动档案管理信息化水平的不断提升。在档案收集上，要采取更多的数据处理技术，实现档案系统管理的前端控制；在档案存储管理上，要应用更多的存储处理技术，保障数据安全；在档案利用中，要提升档案智能化服务技术，以更高效地服务用户。

3.对档案数据安全的挑战

传统档案安全管理，从“人防、物防、技防”三个方面注重对档案实体的绝对保护。大数据时代，档案安保“三防”原则仍未改变。与传统档案的安全保护相比，现代档案数据的安全将面临更大的挑战。这些档案数据的存储设备更易受到损坏，数据保管及读取技术更易遭到淘汰，档案数字化转换可能导致档案的原始凭证性改变，档案数据的网络安全更易遭到黑客攻击，档案电子数据面临丢失、篡改、损毁、泄密的风险日益加大。

4.对档案人才的挑战

大数据时代，对档案人才有了更高更新的要求。档案工作者除了要掌握档案专业知识与技能外，还要熟悉大数据知识与技术，能较好进行数据库管理、大数据分析处理等。档案管理部门要更多地培养和引进数据工程师、数据分析师、高级管理师等专门技术人才。

三、优化高校档案管理的路径选择

1.树立现代档案管理理念

只有首先实现思想观念的现代化，才有档案工作的现代化。大数据时代，档案管理工作者要解放思想，更新观念，遵循人本原则，加强现代管理意识，树立大档案、大数据、大平台、大服务理念。档案工作者应积极适应档案工作知识化、社会化、网络化、人性化的需要，克服传统档案管理的惰性，实现档案工作由“重保管轻利用”到“以用户需求为中心”的管理观念转变，改变传统的“出现问题—逻辑分析—因果关系—解决方案”逆向思维模式，运用“收集数据—量化分析—相互关系—优化方案”正向思维模式，从大量的档案数据中挖掘出数据背后的隐性信息与知识，实现用户更多的个性化需求。

2.推进档案信息化建设

高校档案信息化建设，是指通过运用现代信息技术，不断开拓包括电子档案在内的档案资源，并不断创造新的档案信息资源利用。档案信息化建设顺应了社会发展的需要，能有效实现档案资源的数字化、信息服务的网络化、档案管理的规范化和档案资源共享的最大化。（1）搞好档案信息化基础设施建设。装备先进的档案信息网络系统和档案信息化设备，有效实现档案信息传输、交换、检索、利用。（2）搞好档案信息化资源建设。坚持大档案原则，努力实现馆藏档案的数字化和新增电子文件的收集，全力建设馆藏档案目录中心数据库、数字档案全文及专门数据库。（3）搞好档案信息化标准规范建设。在电子文件的形成、接收、归档和电子档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、传输、利用和管理等方面构建标准化或制度化要求，为档案信息化建设发展提供技术标准和制度保障，确保档案信息和网络运行安全。（4）搞好档案信息化利用服务建设。用户已不满足于档案数据与文件的利用，更希望能获取数据背后隐藏的信息与知识。档案利用服务产品也由传统的提供数据、文件转变为提供知识。要改进档案知识服务技术引擎，努力建设资源与学术搜索引擎、资源服务推荐引擎、知识服务社区实体行为智能分析引擎、用户知识需求预测引擎及多维度信息获取、组织、分析、决策引擎等。

3.促进档案管理法治化

（1）坚持档案管理的合法性原则，做到有法可依。建立健全档案管理的法律法规和技术规范，是高校档案工作的根本保障。大数据背景下，更要加大数字档案技术标准与管理制度的创建工作。在宏观政策层面，坚持国家顶层设计，构建起适应国家信息化战略的电子档案管理目标、原则、规划和法律框架；在制度和资源管理层面，有关部门应建立起科学合理、操作可行的管理制度和行动措施，对管理制度、技术标准、操作规则、数据系统等进行精细化规定。微观层面，高校要制定有关档案管理规章制度，全面规定学校档案工作管理体制、档案机构基本任务与职责、专（兼）职档案队伍建设、档案发展经费、档案设施配备、文件材料归档、电子档案接收、档案管理、档案利用与开放、档案工作考核与奖罚、档案信息化建设等。（2）坚持档案管理的合理性原则，做到因地制宜。随着社会的发展，可能出现法制滞后、法律真空的情况。在无法可依的情况下，高校应紧密结合校情，在自己的权限范围内制定具体的档案管理规则。高校因地制宜先行探索档案立法，既合理合情，又发挥了“试验田”作用，一些成功经验，甚至可能科学上升为国家立法依据。（3）坚持档案管理的发展性原则，做到与时俱进。档案管理法制化更要关注法制的公平、正义和合理性，贯彻立法的民主化原则，真正遵循档案工作内在规律，减少部门利益立法。针对档案管理中出现的各种新问题，及时推动档案法规的立、改、废，与时俱进，实现动态立法。在档案管理法制化进程中，既要坚持按法制办事，保障法制的权威执行，也要坚持法制的正确实施，加大执法监督。

4.构建现代档案安全保障体系

（1）健全档案安保制度。高校应在档案，尤其是数据档案的收集、整理、保存和利用上制订一整套严格的档案安保制度。定期或不定期举行档案安全教育和培训，提升职工安全意识和安全技能。层层强化安全责任，确保档案安保制度的精准实施，确保档案安全的万无一失。（2）完善档案安保设施。按“防火、防盗、防潮、防尘、防鼠、防虫、防霉、防高温、防强光”等安全标准，全力建成现代化档案库房。除了配备灭火器、驱虫药、温湿度计、空调机、除湿机等传统安保设备外，还应配备库房密集架、数字高清视频监控系统、红外防盗系统、自动灭火系统、温湿度监控系统和电子门禁系统等现代安保设施设备。建成独立可控的局域网及信息机房，配置网络安全设备、存储备份设备及高校档案管理平台。（3）强化网络信息安全。鉴于档案数据的电子化特征，网络信息安全建设应得到特别重视。高校档案馆的信息网络要设置独立的服务器，加装单独的防火墙，对网络信息进行物理过滤。档案信息化建设时，采用绝对安全的档案管理信息系统。档案数字化工作尽量由高校档案馆自己完成。条件不具备的，一定要选择经政府部门认可的档案中介服务机构作为合作对象进行数字化加工。对档案数字化内容要谨慎选择，对涉密程度很强的档案可以扫描，但不能上传到档案利用服务网络，以便从源头保证档案内容信息的安全。另外，对已形成的数字档案应进行及时实现远距离异地备份，进一步增加安全保险系数。

5.加强档案人才队伍建设

档案人才队伍建设是开拓档案事业的关键。大数据带来的巨大变化，在思想意识、专业知识与技术水平方面给档案工作者提出了全新的要求。档案工作者应实现从档案专门人才到复合型人才的转变，除了要精通档案专业知识外，还要熟练掌握现代信息知识和技术。档案管理人员更要具备现化档案管理知识、大数据意识与专业技能。加强高校档案人才队伍建设，主要通过两种途径：一是加大拥有现代档案知识、技术人才的引进。二是着眼于在职档案人员队伍整体素质的提升。鉴于档案工作在高校工作中的地位和影响，第二种途径是主要的方式。高校可采用继续教育、专题培训、专题讲座、学术交流、科学研究等多种多样的教育培训。通过培训，加强职业道德教育，培育爱岗敬业精神；加强档案专业知识教育，夯实档案工作基础；加强市场经济意识教育，提升服务社会意识；加强现代技术技能培训，适应大数据时代要求。

总之，大数据时代，档案管理面临新的机遇与挑战。唯有进一步解放思想，加大人、财、物的投入，采用新的档案数字与管理技术，推动档案信息化和法制化进程，才能进一步持续、规范、创新、优化档案管理。

作者：李彦 单位：湖南师范大学档案馆

参考文献：

［1］王伟.大数据时代高校档案工作管理研究[J].档案时空,2015(12)

［2］李小晨.大数据时代背景下的档案管理探讨[J].云南档案,2013(6)

［3］王晴.大数据时代给高校档案管理工作带来的挑战及对策[J].图书馆与档案工作管理,2016(1)

［4］穆新参.新时期高校档案管理优化的路径探析[J].中国管理信息化,2014(21)

［5］谢怡.基于大数据的高校档案管理模式变革[J].山东理工大学学报（社会科学版）,2015(6)

第三篇：高校档案管理创新

【摘要】

档案管理工作对于搞笑的管理来说是非常重要的，高校的不断发展，也要求档案管理工作进行创新。创新是民族进步的不竭动力，运用现代的手段对于高校的档案管理工作进行创新，使档案管理工作充满升级与活力，从而得以不断的发展。本文主要概述了在新形势下高校档案管理创新的重要意义及必然性，也提出了能够对于高校档案管理工作进行创新的几点措施。

【关键词】

新形势；高校；档案管理；创新

创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家能够得以兴旺发达的不竭动力，想要有发展就要有创新，高校的档案管理工作也是如此，只有高校的档案管理工作不断地进行创新，才能够使得档案管理造福于社会大众，紧跟当今社会发展的步伐，适应社会对于档案管理的新的要求。

一、高校档案管理工作的重要意义

1、高校档案管理有利于学生的信息管理。在高校的档案管理中也包括教学档案，教学档案是高等院校学生学籍管理一种形式，由于这些档案都是需要长期保存的，学生在毕业可能多年之后学籍信息可能会散失，而在教学档案之中就保存在高等院校学生的学籍信息，以便能够为毕业生的用人单位提供毕业生在校就读的学籍证明。学生档案是用人单位了解学生的第一途径，在教学资料中有着学生的一些基本信息以及学生所受到的奖惩情况、奖学金情况等等，这些都能够直接的表达出学生在学校期间的表现情况，对于学生的就业起了直接的影响。

2、高校的档案管理能在一定程度上促进教育教学管理。在教学档案之中存在着大量的教学材料，教师可以通过这些教学材料总结出新的经验以及新的教学方式，发现自己在教学之中存在的一些问题，并且主要针对于这些问题对于教学方式方法以及教学的过程进行改进，同时在教学档案之中还记录着一些比较重大的管理过失，高等院校通过对于这些失败的案例进行整合分析，可以避免在今后的管理工作中发生类似的现象，纠正在教育管理环节中的错误，并且加以弥补，从而来形成更加正确、更加科学合理的教学管理，提高教学管理的效率，促进教学目标的实现。另外教学档案还能够进行信息反馈，教师通过这些反馈信息进行比较，可以发现哪些学生在那些方面存在问题，进而针对问题进行重点的培训，以提高教学效率。

3、高校档案管理是教学管理的重要依据。首先，教学档案之中保存教师教学的记录以及学生的考试成绩以及平时表现情况，对于这些基本情况进行分析可以发现教师在教学过程中存在的问题审核教师教学水平和学生状况提供了有力的依据，对于教师来说根据发现的问题并加以改正能够有效地提高教学效率，改进教学方法。其次，因为教学档案能够反映出整个院系或者整个学校的教学情况，通过对于教学档案的分析能够帮助管理者和教学者更好的优化教学结构、教学过程，并且根据教学档案中显示的信息对于教学活动进行更加科学合理的规划。

二、高校档案管理工作进行创新的几点措施

创新是时展的动力，只有坚持不懈的进行创新才能推动高校档案管理的不断发展，笔者认为对于高校档案管理工作的创新应该从四方面入手，即管理思路、管理模式、管理手段以及管理工作人员方面。建立科学的管理体系，按照《高校档案管理办法》并且结合自身高等院校的实际情况，制定档案管理的实施细则，努力的将档案工作落实到实处，认真贯彻《高校档案管理办法》，最终实现高校档案管理的更好更快的发展。

1、高校档案管理思路的创新。对于管理思路进行创新首先要求我们要树立新的观念，建立以人为本为中心思想的高校档案管理工作，并且将观念创新作为管理思路创新的前提。其次就是要对管理内容上进行创新，虽然在高校档案馆中有大量的档案资料，但是这些珍藏的档案文献资料还是不能最大限度的满足客户的需求，那这就要求我们要对档案馆中的档案文献资料进行事实详细的划分和整理，不断地充实档案馆中的文献资料，进行计划性、目的性的整理和划分，并且对现有的一些文献资料进行优化整合。

2、档案管理模式的创新。现如今高校之中的档案管理部门是归入校办科室，是为学校所服务的，但是随着高等院校管理体制的改革，档案管理工作的重要性不断地显现出来，这也使得高等院校的领导人员逐渐的意识到了档案管理工作的重要性，所以在档案管理模式方面的创新就要将档案管理部门作为一个独立的职能部门，从被动的执行配合发展到能够主动的决策，这样的高校档案管理模式的创新给高校档案管理工作的发展有着非常重大的意义。

3、档案管理手段的创新。在很多高校中的档案管理手段还使用传统的手段，进行手工的整理、归档等，这与现代信息化的时代已经格格不入，手工低下的工作效率已经没有办法满足档案管理行业的需求，所以要对档案管理的手段进行创新，运用现代的管理手段来代替传统的手工的管理手动的势在必行的，将库藏的档案信息录入并且实现自动检索，能够很大程度上提高档案管理的工作质量以及服务质量，并且将保密与开放、社会与部门之间的关系相互协调好爱促进高校档案管理工作的创新。

4、在档案管理工作人员方面的创新。高校档案管理工作进行创新是需要专业性强的档案管理人才的，在创新的过程中我们要结合档案管理的工作特点进行创新，并根据工作特点进行专业人才的招收，营造一个良好的档案管理工作氛围，重视技能型的人才，引导和鼓励工作人员对于档案管理工作的创新，积极的培养工作人员的创新意识，真正的选拔能够为档案管理工作增砖添瓦的人才，培养档案管理工作中的复合型人才，注重理论与实践培养出能够解决实际问题的专业人员，同时加大人才培养力度，争取培养一支高素质高能力的工作认真踏实的专业队伍，从而为高校档案管理工作注入新鲜有活力的血液，能够为高校档案管理工作的创新做出强大的贡献。

三、结束语

高校档案管理工作是高等院校管理工作中比较基本也是比较重要的一项管理工作，我们在工作既应该进行工作也应该为用户进行良好的服务。但是目前在高校档案管理中存在的一些问题影响了档案管理工作的发展，我们应该针对于这些问题进行创新，使高校的档案管理工作能够得以持续快速的发展。

作者：李媛媛 单位：辽宁省交通高等专科学校

【参考文献】

[1]富红.论新形势下高校档案管理创新[J].储运与养护,2008-06-15.

[2]夏文.论高校档案管理工作的创新方略[J].北京档案,2011-02-20.

[3]雷天琴.高校档案管理创新思维探析[J].价值工程,2015-02-28.

[4]田玉.高校档案管理的创新思维[J].赤子:上中旬,2015-01-05.

第四篇：高校档案管理创新及数字化问题

一、概述

随着科技的进步和信息数字化技术的发展，高校档案管理也有了很大的创新和变化，信息化技术的融入，使高校档案信息化管理日常化，有效地提高了档案管理工作效率，服务于广大师生。但是由于目前我国关于高校档案信息数字化管理还不够完善，当前也是在不断的摸索过程中。本文就当前我国高校档案管理数字化问题展开分析研究。

二、高校档案管理的创新发展

传统档案管理方式是基于人工纸质记录，并进行归档保存的过程，有很大的局限性，工作效率低下，搜索档案不够准确，时间浪费明显，在当前时代背景下以及信息数字化迅猛发展的影响下，传统档案管理模式已经难以满足高效发展的需要。档案管理工作的重要性不言而喻，得到了国家和领导部门很大程度的重视，在资金投入和科研力度上都在不断加大。信息化时代的来临，促使高校进行不断的创新改革，高校档案数字化管理开始逐步普及。高校档案数字化管理的应用，使高校档案管理效率得到了有效提升，与此同时高校档案管理也遇到了一定的难题，这也是一个极大的挑战，需要不断克服困难不断创新完善，才能取得长足发展。同时对于档案管理工作人员也提出了更高的要求，除却以往专业的档案管理知识、保密意识、责任心外，还需要对信息化技术有一定的了解，以达到信息数字化档案管理的要求。信息数字化档案管理已经成为当今高校发展的趋势，只有不断完善，不断创新，才能跟上时代的步伐，更好的服务广大师生。

三、高校档案管理数字化发展顺应时代需求

档案管理数字化的优势在于它不被时间和空间所限制，只要用户需要，在任何地点、任何时间，都可以通过电脑联网，进行档案信息的获取使用，这与传统的档案管理有着很大的区别。互联网在不断的普及，人们的生活方式在发生着巨大的变化，高校档案管理数字化的应用，减少了档案人员编研工作难度，只要花费一些时间进行档案数据整理即可。此外，档案业务经过数字化处理后能够更加方便、快捷、高校的进行归档、利用、传输、储存。通过档案管理系统平台，各个部门可以根据自身权限范围进行文件的上传与传阅，并直接在网络平台中进行意见的表达以及处理上级部门的批复。这些工作最后，只需要按照要求将数据以要求的格式进行上传，就可以达到应有的效果，档案数据的录入工作得到了很大程度的减少。人们处在网络信息时代，档案管理数字化是时代趋势的发展，人们的工作以及生活都在的更加便利，所以高校档案数字化的创新与管理应用将切实的提高工作效率，并形成一个更加崭新、高效的工作环境，并不断的提高。

四、高校档案管理数字化的重要性

《高等学校档案管理办法》（中华人民共和国教育部、国家档案局第27号令）于2008年8月20日颁布，该办法自2008年9月1日起施行，原《普通高等学校档案管理办法》同时废止。《新管理办法》明确提出了高等学校档案包括“有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”，突破了高校档案原来所涵盖的以纸质、录音带、录像带、实物等传统档案载体的藩篱，突出了电子或数字载体在新时代档案物理载体中的重要地位。高校档案管理部门在长期的档案管理工作中，大量的数字化档案信息形成并以网络数据数字格式的形式得以储存。大部分高校有自己的校园网，并与数据库对接，同时与互联网连接，这让学校师生可以通过校园网进行科研项目合作、资料查询、会议筹备、学术交流等。高校档案管理数字化的创新应用为师生营造了一种拥有先进技术并可通过更多渠道方式进行工作交流的新的网络环境，其发展意义重大。

五、我国的高校档案管理数字化存在的问题

1.档案数字信息化辅助管理问题

虽然信息数字化管理已经逐步普及，但是对于档案进行管理，信息数字化管理仍是以辅助功能的情况服务于档案实体的编目和检索方面。高校档案管理模式中一般是针对于信息载体进行管理并不是针对于信息本身。计算机只是辅助人工管理档案实体，但是需要手工进行目录的编写再录入计算机系统，这无疑加重了管理人员的工作量。编目是为了能够使档案数据在系统平台中进行排版打印后能够形成更加完善让人一目了然的案卷目录，并方便进行展示以及查阅。这使得当前档案管理工作中计算机辅助管理难以达到实际的效果。

2.高校档案管理人员素质参差不齐

高校档案管理人员的素质水平情况直接影响着档案管理工作的开展，我国档案管理人员普遍存在素质较低的情况，这对于档案管理数字化发展有着严重的影响，信息时代的洗礼使高校档案管理更上一个台阶，管理人员的各方面水平也要随之提高，才能更好地胜任档案管理的工作任务，更好的推进档案管理工作向标准化发展。档案管理并不仅仅是对于档案的收集、整理、参考、使用，档案管理是一项精密而复杂的工作，要求档案管理工作人员足够细心，有足够的耐心，并且有较强的学习能力，工作中能不断总结提高。另外从事档案管理工作的人员需要保持高度的保密意识，档案并不是可以供大部分人随意观看、查阅和使用的，很多档案信息都含有一定的隐私信息，需要自觉的保护、保密。在当前档案管理数字化发展迅速的情况下，档案管理人员还需要熟识一些基本的办公软件以及档案管理系统的操作，并且要有一定的计算机技术能力。如今档案管理已经与计算机、网络等连接紧密，档案管理人员各方面素质水平还有待提高，建议进行定期的技术培训，总结经验，不断完善自我，提高综合素质能力水平，以避免时代的洪流所淘汰。

3.高校档案馆网络化建设缺乏统一的网络化协调机构

不同高校隶属于不同的行政主管部门，这就造成了各个高校档案馆，档案数据库各自为阵，形成独立的系统和数据库资源，此外数据库的建立标准化程度偏低，类型较为单一，而且规模小，存在数据不规范，商业服务水平差的问题，数据库仅仅供本单位使用，利用率很低，并且高效数据库以条目数据库为主，缺少全文和多媒体数据库，难以全方位的满足用户的多方面需求。这虽然更方便校方管理，但是资源难以形成共享。高校之间的互相联系以及交流难以在高速发达的网络环境中得以开展，这对高校的发展是不利的，馆际之间开展合作行动有助于高校互相取长补短，不断促进发展。目前，高校档案馆网络化建设中缺乏统一的网络化协调机构，这是需要迫切解决的问题之一。

4.经费保障不足

高效档案管理数字化仍然处在发展阶段，还需要不断的完善和进步，目前在硬件设施上也存在一定不足，硬件设施质量也在不断提高，档案馆网络化建设也需要不断的投入资金，但由于多方面原因，对于档案馆建设的经费比较有限，难以配置较为高端的硬件和软件设施。现今网络信息时代更新换代速度加快，软件系统的更新更是日新月异，经费保障不足使得高校网络档案数字化建设很难跟上时代的步伐，只能是沿用旧版的系统和硬件设施。这一定程度上影响了高校档案管理创新及发展。

5.网络安全问题

由于高校档案管理数字化建设是基于计算机技术和网络技术的应用，随之而来的是网络安全问题。高校档案数据库的建立以及与校园网的对接以及和其他单位企业机构共享资源的同时，也要积极的防范网络安全问题。首先要对服务器和其他硬件设备进行有效的防护，定期的进行病毒的查杀和木马的清理，升级病毒库。此外需要对档案管理权限进行细致的设定，避免人为的因素泄露档案信息，造成不必要的后果。要积极的进行安全培训，培养工作人员网络安全意识。保护好档案数据，使之完整、安全。

六、结束语

高校档案管理数字化模式是时代的产物，帮助我们快速、准确的找到所需档案信息，同时也降低了高校档案管理工作的成本投入，提高了工作效率。高校档案管理创新需要不断的在实践过程中摸索，总结经验教训，不断完善进步。才能使高校档案管理数字化发展不断的推进高校的发展和进步。

作者：商桂君 单位：赤峰学院教务处

第五篇：高校人事档案管理创新意识

摘要：

随着我国市场经济的飞速发展，在无形中加快了人才流动的速度，传统的人事档案管理制度已经不符合实际的发展情况。高校发展的保障和技术要以人事管理的先进性为基础，只有搞好人事档案管理工作才能够为学校培养人才。本文主要分析现阶段高校人事档案管理存在的问题，并提出创新策略，充分发挥人事档案管理的重要性。

关键词：

重要性；创新；高校；人事档案管理

人事档案记录具有一定的特点，即机密性、动态性和真实性，这也是学校对学生进行考察和了解的重要依据。在当前背景下，传统人事管理制度暴露了诸多的问题，引起了人们的广泛关注。随着高校大幅度增加骨干人才引进的比重，只有打破传统人事档案管理的束缚，建立健全人事档案信息库，才能够对这些人才的素质情况、诚信、技术进行了解，为高校人才开发奠定良好基础。

一、高校人事管理档案存在的问题

失真、乏味、空洞、陈旧的人事档案内容已经无法发挥档案的真实作用。有的人事档案里只有学习成绩、个人履历、单位鉴定、奖惩材料、自我评语或鉴定、入团或入党材料、职务任务等等；有的人事档案增加了教职工政治面貌、社会经历、思想表现等方面的内容比重；有的人事档案没有真正的反映出教职工的工作业绩、个人能力、知识结构等内容，尤其是教职工的综合素质没有真实、全面的体现出来；有的人事档案里学历、年龄与工作时间有较大的出入，越来越小的年龄对应越来越高的学历，真实性严重缺失。

二、高校人事档案管理创新意识的培养

实际上加强高校人事档案管理的创新意识，实际上就是要求档案工作管理人员以及高校各级领导充分认识到人事档案的重要性，现代社会在发展，因此也要根据实际情况来转变原有的历史问题定终身的观点，人事档案应该侧重记录教职工的科研能力，当然人事档案除了可以为人事部门提供参考价值之外，还有多种功用。1、高校各级组织部门在干部选拔的过程中，可以充分利用高校人事档案，这是其选拔的可靠依据；2、教职工的人生资料将直接在高校人事档案中体现出来；3、高校改革发展所需要的信息资源主要由高校人事档案来提供；4、人才创新的依据来自于高校人事档案。只有改变对人事档案管理的“老看法”，才能够真正的培养创新意识，充分发挥人事档案管理的重要作用，使贯彻落实“唯才是举”成为可能，为促进高校健康发展奠定良好基础。

三、高校人事档案管理的策略

1、培养档案意识，创造收集、利用、管理档案的良好环境

高校在深入和发展人事制度改革时，已经逐渐认识到人才竞争才是高校竞争的实质，如果一所高校连自身人才状况都无法了解，那么何谈人尽其才呢？这会直接造成人才流失。而高校领导基本上是从人事档案中了解教职工的情况，这就更加凸显了档案在记录人才情况方面的珍贵性。

2、杜绝“假、大、空”，确保人事档案的可靠性和完整性

根据相关法律法规中的规定，人事档案管理部门要建立健全档案管理工作制度，即经常整理为主，经常性整理与定期集中整理相结合的工作制度。如果人事档案材料不合格，就应该立刻重新填写，多一些自身的反省和业务方面的内容，多一些科研工作材料，少一些希望如何如何的空话内容，少一些政治套话。在人事档案管理中要尽可能的剔除假文凭、假学历。此外，人事档案应该具有一定的逻辑性、严谨性和连续性，部分档案记载中会出现诸如小年龄对应高学历的这种严重违背客观真实的现象，这就要求档案工作人员务必要保持坚定地立场。

3、人事档案管理要以促进高校发展为目标

在开展人事档案管理相关工作时，要紧紧围绕社会对人才的需求，对教职工的档案内容收集起来，为培养高质量的师资队伍提供参考支持。除了要对人事档案管理要求的内容进行收集之外，还要对个人内容进行收集，例如教职工的科研水平、科研能力、课题库、论文库等等，这些内容可以在一定程度上反映出教职工的真实教学科研水平。

4、传统手工操作模式继续改变，档案管理信息化势在必行

近些年来，随着我国科技和经济的飞速发展，高校自动化办公建设已经取得了一定的成绩，基本上配备了现代化办公设备，如计算机，但是在处理资料上却没有真正发挥自动化设备的作用，浪费情况严重。现阶段，在处理方式上，电子方式应用比较少，大多数依然采用手工处理，因此人事档案电子系统的建立健全至关重要，这不仅能够充分利用自动化设备，而且也能够解放人力，提高办事效率。人事档案电子系统可以随时储备、接受每个在岗期间的人才所产生的信息，系统的建立健全需要建立在需求分析的基础之上，计算机开发人员和档案管理人员在进行系统需求分析的过程中，应该注意以下两点问题：第一，对电子化校园大背景进行充分的考虑；第二，培养超前意识，具备一定前瞻性。这样才能够保证人事档案管理电子系统可以匹配高校的自动化办公，电子资源共享虽然可以为用户在查询和使用档案提供了便利，但是如果没有对其进行科学有效的管理，势必会出现个人隐私泄露等情况，因此，为了对不同权限的用户进行约束，非常有必要制定相关的章程。由此我们不难看出，人事档案电子系统具有一定的可行性、必然性，为了满足社会发展的需求，档案管理人员应不断地加强自身学习，转变传统观念。

四、结语

现代高校办学理念是改革创新、以人为本、服务社会、注重学术，在知识改变命运的今天，对人事档案深入挖掘，有效的管理其潜在的知识，信息化的管理高校人事档案，为学生和教师提供便利的知识服务，这将是高校人事档案管理的目标。

作者：张端 单位：南阳医学高等专科学校

参考文献：

[1]陈媛华.高校人事档案管理信息化建设的价值、困境及其对策[J].人力资源管理,2015,(5):269-270.

[2]王馨苑.浅谈高校人事档案管理员工队伍水平的提升[J].才智,2015,(24):224.

[3]李长茂.基于新媒介视角的高校人事档案管理新思考[J].经济研究导刊,2011,(22):184-185.

[4]王文瑜.浅析高校人事档案管理的创新路径[J].农村经济与科技,2016,27(8):253-253.

[5]罗剑丽.人事制度改革下的高校人事档案管理与高校人力资源管理的思考[J].科技情报开发与经济,2009,19(35):143-146,148.

第六篇：高校电子校务档案管理探析

摘要：

电子校务随着信息化的发展已成为了高校管理现代化发展中的战略重点。现今高校的档案管理因为电子校务的介入存在着一些弊端，本文就此提出了一些相应的实现途径与解决办法。

关键词：

高校；电子校务；档案管理；实现途径

现今，信息化技术的飞速发展对高校传统校务持续不断地进行着革新和改善，电子校务已经成为了高校信息化时代下的必然产物，也成为了高校管理现代化发展中的重中之重。但高校的电子校务建设与发展是一项繁杂的系统工程，这其中也包括了如何建设与发展高校档案管理的信息化、数字化。

一、高校档案管理中存在的弊端

高校档案管理在电子校务的介入下取得了一些成就，但相应也存在着很多的弊端。

1、档案信息化的处理能力滞后

随着高校对于信息化、数字化技术的追求，各部门也根据自身需求逐步发展着电子校务，实现着校务公开，但要想能快速地达到预期目标，高校就要实现档案的信息化，建立起更高水平的档案管理。我们深知，档案信息化主要包含两方面：目录信息化与全文信息化。现今高校对于档案信息化的使用主要集中在使用者只能进行简单的目录检索，而对于全文信息化的处理还稍显滞后。这样的档案信息化发展不仅制约了高校的信息化进程，也阻挠了高校电子校务发展的步伐。

2、档案信息资源无法共享

高校根据实际情况和发展需要建立起来的繁杂的信息系统，却因为各部门的业务职能与工作重点之间的差异，相应地产生了一些功能重叠的信息数据库。再加上管理体制的不健全，使得高校的文件形成部门和档案部门各自为政，各个部门变成了单独存在的个体，信息资源得不到共享。档案部门因无法参与到其他职能部门信息系统的设计与管理中去，无法指导其工作，而职能部门在对文件进行保存时，往往只重视内容的保存和利用，忽视了元数据在档案保存中的重要性，这些为档案工作带来了极大的麻烦。

3、档案安全值得关注

电子校务下的档案信息管理，为档案部门带来了便捷的工作条件，提高了工作效率，加强了与外界的联系，但这同时也为档案信息带来了安全问题。电子档案信息相对于信息元数据的保存具有易操作性、可变性和易丢失性。在网络环境下，电子档案信息的这些属性为电脑病毒、黑客等提供了可乘之机，再加上操作系统、硬件设备因素等安全问题的存在，如果档案部门在应用时不注重这些安全隐患难免给档案工作带来不可挽回的损失。

4、档案部门管理规章制度缺失

目前，在电子校务下很多高校还存在着对产生的电子文件管理无序，这包括对有些电子文件的归档不明确，存贮电子文件的载体不安全，档案信息不完全等问题。我们深知，高校保存下来的档案信息反映的是高校各项工作的历史面貌，是学校职工劳动与智慧的结晶。对电子档案的归档程序没有规范化的标准要求，缺乏对其行之有效的制约管理制度。这不利于高校对于电子信息资源的整合，同时也阻碍着高校电子校务的发展步伐。

5、档案管理人员缺乏专业技能

在电子科技日新月异的今天，现代的信息技术在档案工作中已得到了广泛应用，而高校中现有的档案文件管理人员中，大多都长期从事过传统的档案管理工作，他们对现代化信息技术的操作与运用并不熟悉。现今的档案管理工作不再是忙于收集、整理、进库取卷等一些繁琐的低效工作，而是要能将各部门丰富的档案信息进行数字化、电子化，建立完善的数据库，并且能使使用者准确地在短时间内找到所需的信息。这些工作要求使得档案管理人员要有与之相适应的专业技能，而我们现今高校的档案管理人员往往缺乏这些专业技能。

二、高校档案管理高效工作的实现途径

高校的档案管理在信息化发展的今天虽然存在着问题，但也不是无法解决。

1、加强档案信息化的建设

现今，高校的档案中还存在着很多的纸质档案，对于这种档案的管理手段与方法已不能适应现今高速发展的信息化步伐。高校开展档案信息化，是将档案信息和实体脱离，并将档案管理向着数字化、信息化发展，这已成为了高校档案管理的发展趋势。这样的发展趋势在丰富高校档案信息资源的同时也提升了档案信息服务的深度和广度。但因高校的档案信息数量、种类繁多，且具备不同的利用价值，对于使用者的开放利用时限与保密程度也不尽相同，再加上高校要开展档案信息的数字化需要较多成本，所以在对档案信息进行数字化时，要做好筛选工作，把价值高、社会需求大的档案优先数字化，再逐步建立起高质量的档案信息数据库。

2、实现档案信息资源共享

高校的档案信息来自各个分别管理的职能部门，档案部门与各职能部门关于档案信息资源无法得到沟通，造成了很多工作的不便。高校应该实现各职能部门的资源共享，要不断推出能够适应电子校务发展的信息资源共享方案，促使高校的各类档案信息均可以转化为语音、图像、视频等形式，还可提供网络检索，为需要这类信息的人提供便捷获取信息的手段，逐步实现各职能部门和更大范围需要人群的信息资源的共享。

3、增强档案安全防御措施

信息化、数字化在高校的不断推进使得档案信息的安全保护问题也越来越得到重视。要想增强高校档案的安全，首先要选取质量好、性能佳的信息载体贮存档案信息，同时还要防止诸如光线和有害物体等因素的危害。其次应加强对于档案管理的技术保障，可以通过权限设置、数据库备份、设置防火墙、个人身份鉴别等措施来建立安全防范系统。再次，制定严格的档案管理制度和信息安全责任制度。针对不同的人设置不同的工作权限和查询权限，确保不同权限的人查看的档案内容不同。

4、完善档案管理规章制度

在电子校务的环境下，高校档案部门要根据本校档案事业的实际情况，结合各职能部门的实际工作情况制定切实可行的规范、规章制度，要做到在电子档案管理出现问题时，有法可依、有规可循。比如档案部门可以制定电子公文处理规范、电子文件归档制度、电子信息填报规范等，这些规章制度有利于业务人员和档案工作人员处理电子文件。针对高校档案管理中的安全问题可以制定严格的档案信息化安全保密制度、严密的流程化处理机制，要保证制度到位，责任到人。

5、提高档案管理人才专业素质

伴随着电子校务介入到高校档案管理，相应地对档案管理人员也提出了新的工作要求。要求档案管理人员不但要具备扎实的业务知识，还要具备基本的计算机软硬件知识。这就使得档案管理人员原有的知识结构和能力素质已不适应现有的信息化、自动化技术，档案管理人员只有不断更新、提高自身的知识才能适应信息技术的变革。高校可以通过对广大档案管理人员进行经常化、制度化的科研与技术培训，在职学习等办法提高档案管理人员的专业素质，优化队伍的专业知识结构，推动高校电子校务的建设发展。

综上所述，在信息化高速发展的今天，高校的档案管理在电子校务的介入下已成为一项繁杂的系统工程，它既需要各职能部门的紧密合作又需要其“各司其责”；它既需要管理人员具备专业的业务知识，又需要其掌握计算机硬件技术。因此，要想把信息化时代的高校档案工作做好，档案工作者就必须在思想、技术和知识上做足充分的准备，以便迎接档案管理现代化时代的到来。

作者：周小云 单位：吉林艺术学院

参考文献：

[1]谢怡.数字化校园中电子文件的管理[J].档案学研究,2009,(3).

[2]方雯，沈芳.高校电子校务环境下的电子文件归档与管理研究[J].兰台世界，2012，（20）：37-38.

[3]丁海滨.电子文件管理基础[M].北京:中国档案出版社,2002.

高校档案管理范文4

【摘要】“互联网+”不仅给高校档案管理工作提供了便利，同时带来了挑战。为适应新的形势要求，高校档案工作者不仅要有基本的档案管理专业知识、政治和责任意识，而且还要掌握现代化管理和网络技术，具备互联网思维，增强互联网安全意识。

【关键词】互联网+；高校；档案管理工作者；素质

总理在2015年的政府工作报告中提出“互联网+”行动计划，以推动移动互联网、云计算、大数据、物联网等与现代化制造业结合，促进电子商务、工业互联网和互联网金融健康发展。这一战略计划的提出，标志着我国迈入“互联网+”时代。这一时代的到来，促使了诸多行业升级转型，同时给高校档案工作带来了机遇与挑战。如何抓住这一契机和应对这一挑战，关键在于高校档案工作者能否适应“互联网+”时代新的工作要求。为有效适应“互联网+”时代，需要高校档案工作者素质的跟进，以把握“互联网+档案”的主动权。

一、何为“互联网+”

“互联网+”最早是于扬在2012年易观第五届移动互联网博联会上提出的，其意在指各行各业目前的产品和服务，未来与多屏全网跨平台用户场景结合之后产生的这样一种化学公式。随后，国家高层和互联网大亨都对“互联网+”进行了解读。在出席2014年出席首届世界互联网大会时指出，互联网是大众创业、万众创新的新工具，这一提法将“互联网+”的参与主体延伸到普通大众，其目的是为创新创业服务。马化腾认为，互联网不是万能的，但互联网将“连接一切”；不必神化“互联网+”，但“互联网+”会成长为未来的新生态。阿里研究院《互联网+研究报告》认为，“互联网+”就是指以互联网为主的一整套信息技术（包括移动互联网、云计算、大数据技术等）在经济、社会生活各部门的扩散和应用过程。上述观点，从不同层面道出了“互联网+”的内核。“互联网+”实质就是以互联网为主的信息技术在社会经济各个方面伸展和应用的过程，代表着全新的生产、经营和管理方式。因此“互联网+”渗入到高校档案管理中也是一种势不可挡的趋势。

二、“互联网+档案”的特点

“互联网+档案”并不是简单地把纸质档案信息资源进行数字化后“搬”到网上，而是以互联网为手段，激活档案信息资源、推动档案数据开放、融入公共信息服务生态圈，实现档案部门与政府、企业和公众之间的信息融合与联合创新。其一，“互联网+”为档案工作提供了数据管理的技术支持，利用互联网智能平台将档案单位、档案、数据及用户统一在网络中，对互动产生的海量化非结构化和结构化数据达到有效整合、挖掘和利用。其二，“互联网+”带来档案记录的多样化。互联网作为信息大平台，它与传统行业的结合，产生了许多新的行业，如电子商务、数字出版、互联网金融等，它们在作出决策的基础上，生成了大量数据和信息。其三，“互联网+”有助实现档案信息共享化。“互联网+”一个重要特征就是跨界融合，使档案资料的查询变得十分便捷，只需通过计算机查询，许多档案信息就可能随时随地迅速地查询到。当然，以上“互联网+档案”的特点，也适宜于高校档案管理中。

三、“互联网+”时代高校档案工作者的素质

“互联网+”时代是一个机遇与挑战并存的时代，面对新的形势，高校档案工作者也应适应形势，与时俱进，加强自身素质。（一）掌握现代化管理技术。“互联网+”突出的一点是互联网对传统行业的改造，助力其带来创新和升级，它依赖的基础设施为云计算、物联网和智能终端。这就要求高校档案管理除具备必需的现代化办公设备之外，还需要工作人员具备现代化的管理技术，不仅要专业知识，责任意识，还要掌握计算机和网络技术。当前，随着教育改革的深入，对高校教师的政治和业务素质提出了更高的要求，对教师的考评方式呈现出多样化，考绩材料也随之增多，档案管理人员的工作量随之增大，要有效收集、整理这些档案材料。就需要精通计算机和互联网技术的复合型人才从事档案工作，以高效化地对档案材料进行数字化的收集、处理和加工，并做好信息化服务。（二）要有互联网思维。互联网思维众说纷纭，莫衷一是。马云认为互联网思维就是跨界、大数据、简捷和整合。周鸿?表示互联网思维应该是用户至上、体验为王、免费模式和颠覆性创新。对于档案工作者而言，互联网思维就是要将档案工作积极融入到互联网中的意识，既要对档案资料进行数字化转化，又要注重电子文件的积累，建立起资源丰富的互联网档案数据库，做好对外开放，加强横向和纵向档案资源的交流和分享，形成全方位、覆盖广的互联网高校档案工作格局，增强通过新媒介进行服务的意识。（三）增强互联网安全意识。“互联网+”为高校档案管理提供便利的同时，也为档案记录保管加大了安全风险。这就需要高校档案工作者增强互联网安全意识。要求档案工作者要严格执行数字档案操作规则，遵守数字档案使用的规章制度，强化各个环节的监管责任。严禁非法进入和使用，学会利用识别防火墙的工作原理，预防病毒的侵入，及时发现黑客攻击的迹象，防止信息的泄密。同时，要定期进行数字档案的安全检查，对数字档案进行密码保护，防范非法分子利用互网络技术盗取档案信息。

【参考文献】

[1]于扬.所有传统和服务应该被互联网改[EB/OL].

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[3]中国青年网.马化腾两会提案大谈“互联网＋”[EB/OL].

[4]王协舟,王露露.”互联网+”时代档案工作改革的几点思考[J].档案学通讯,2016(5).

[5]黄升民,刘珊.”互联网思维”之思维[J].现代传播,2015(2).

作者:姬艳丽 单位:西华师范大学人事处

第二篇:高校后勤档案管理重要性与问题及策略

关键词:高校后勤档案;存在问题;策略

1高校后勤档案管理的重要性

1．1是高校后勤事业发展的重要基础

高校后勤档案具有其历史价值，同时也见证了高校后勤事业不断发展与壮大。它客观、真实、有效地记录着高校后勤相关工作的过程，为管理者提供正确决策的依据，为学校各项工作正常运转提供重要基础保障。一方面有利于指导各项工作的顺利开展，提高工作质量，增强工作效率;另一方面有利于加强后勤工作的针对性、时效性和连续性，不断提高后勤管理的质量和水平，使高校后勤事业不断发展壮大，逐步向科学化管理迈进。

1．2为制订后勤工作计划和决策提供重要参考

高校后勤工作具有鲜明的客观性和连续性，有些工作零乱无序，有些工作周期长，一环扣一环，这就需要档案资料提供参考，指导相关工作有序开展。但由于高校内部机构设置的不断调整，因工作需要，后勤部门的领导干部和普通职工变动频率不断加大。如果不借助后勤档案，就很难保证后勤工作的连续性和完整性，也就无法制订出有效的工作计划和作出符合客观实际的正确决策。

1．3是高校后勤管理和维修保障的重要依据

随着高校事业的不断发展，学校一些基础设施、房屋建筑、地下管线、供水、供电、供暖、污排、水排系统等陈旧损坏，分门别类较多，有些已不适应学校发展的需要，有些需要扩建、改建、维修保护才能完善其使用功能。比如基建、改建、扩建和维修项目档案记载了相关项目的全部技术材料，包含工程项目立项、设计规划、招标、合同、施工、验收报告、结审资料，相关技术资料清楚的标注了地下管网的走向，管径的大小，负载能力或流量标准等方方面面。有了这些最原始的完整后勤档案可以为全校基础设施综合管理和维修保障提供重要依据。如果这些后勤档案不健全或缺失，后勤管理与维修保障就很难有续进行。因此，高校后勤档案是高校后勤管理和维修保障的重要依据，它能在日常工作中扬长避短，提高工作效率。

1．4是高校评估工作的重要构件

高校评估是高校所有工作的重中之重。评估结果直接影响着高校的社会声誉，影响着招生生源，关系到高校的生存与发展，关系到每一位教职员工的前途和命运。比如房屋产权的登记情况，新建楼宇相关报件资料，教学面积、实验面积、办公面积使用比例，生均体育活动面积等，都是重要的评估指标。因此，后勤档案作为高校档案建设不可或缺的组成部分，其重要性不言而喻。

1．5是高校节能工作的一项重要内容

节能工作是全社会共同倡导的主题，高校节能是全社会节能的重要场所之一。建立健全高校用水、用电、用煤、用气、用油档案，有利于学校进一步制订节能指标，积极推进各项节能指标的落实，降低办学成本，减少资源浪费。有利于上级部门检查节能工作，统计数据，进行对比分析。因此，加强后勤档案建设，认真细致做好相关数据统计和管理，也是高校节能工作中不容忽视的重要内容。

1．6是廉政后勤和审计检查的重要佐证

高校后勤为高校发展提供了有力的保障，设想如果没有后勤有力的保障，一所高校日常的教学、科研和生活工作将难以正常运转，要维持这一正常的工作运转，需要大量的资金。高校后勤管钱管物，责任重大，日开销可观。因此，廉政后勤是高校廉政建设的重要部门之一，建立完善的后勤档案，并加强档案管理尤为重要。做到每一项支出有凭有据，大额支出有审计。特别是一些专项资金的使用和维修项目的支出，必须完整归档，建立建全系统的档案资料。例如:专项申报立项、获批手续、招标文档、合同、组织施工、竣工验收、审计、结算支付等资料。为审计检查和廉政后勤提供重要佐证。

1．7是对高校师生进行校史教育的重要载体

后勤档案不仅记载着后勤部门辛勤工作、勤俭建校的业绩，同时也是一所高校自身发展的缩影。尤其是对于我校这种历经坎坷与曲折的高校而言，后勤档案便是活教材。吉林医药学院在过去短短几十年间先后历经4次更名。每一次更名都是“一石激起千层浪”，每一次更名后都是“白手起家再创业”，特别是在2004年由部队院校转隶地方独立办学后，学校发生了翻天覆地的变化，这些在后勤档案中都有着非常鲜明而集中的体现。因此，利用后勤档案对师生员工进行校史教育和革命传统教育，从而提高师生员工的感性认识，激励大家继续保持艰苦奋斗、勤俭办学的优良传统。增强大家爱校兴校的思想情感。

2高校后勤档案管理的问题

2．1档案管理意识薄弱

有的学校领导对其重要性认识不够，未安排专人负责档案的收集、整理、归档。部分工作人员档案意识薄弱，各职能部门出于工作方便考虑，长期存在各自为政的现象，将各门类档案分散保管在各自部门。比如，专项资金项目相关资料，不及时归档，便于上级审计部门检查，负责人自行保管，不及时归档。随意将资料存放在档案盒中，这种状况不仅违反了档案工作的原则，也不利于档案的收集和归档要求。

2．2档案管理制度不健全

许多高校后勤档案管理没有相关的制度及归档程序。制度不健全，导致归档工作无章可循，处于一种随意状态。有的虽有制度，但在执行中不按要求落实，该向学校档案馆移交的档案未移交、过时滞后的档案未及时清理，从而出现了档案存放无序、档案资料不完整、档案资料之间存在相互混杂等现象，资料丢失现象时有发生，致使档案管理达不到规范化、科学化的水平。

2．3档案管理业务不精

档案管理是一项专业性较强的服务性工作，从后勤档案管理队伍的整体来看，档案管理人员大都是兼职人员，没有接受过专业的培训和教育，大多只是从事简单的档案收集、分类、整理和归纳工作，不利于高校后勤档案健康发展。

3加强高校后勤档案管理的对策及建议

3．1营造氛围，提高档案工作意识

领导对档案管理工作的重视是做好档案工作的根本保证。因此，加强高校后勤档案管理，必须提高领导者的档案管理意识，提高后勤管理人员的档案管理意识，使其认识到档案的潜在价值和长远作用。做到“三纳入”，即将档案工作纳入到单位工作计划，纳入到领导工作议事日程，纳入到有关岗位的职责范围。在实际工作中确保档案形成的质量，及时、齐全、完整归档。

3．2建章立制，明确档案工作内容

加强档案管理制度建设，规范归档程序，明确档案工作内容。根据后勤工作的特点及各类档案形成规律制定出一套系统科学的管理制度。明确档案管理职责，完善归档程序，确定归档范围、时间和保存期限。努力做到档案门类齐全，分类清楚，案卷摆放有序，归档率、准确率符合标准。

3．3加强培训，提高归档业务素质

档案工作是一门管理科学，档案人员除了具备良好的政治素养外还应有很强的业务能力素质。首先，要培养他们无私奉献的工作精神和认真、严谨的工作态度，使他们树立起高度的事业心与责任感。其次，定期对后勤档案管理人员开展专业培训，加强他们对档案管理专业知识的学习，使他们具备扎实的业务基础和过硬的业务能力，并且能够熟练运用档案管理的新技术和新管理方法，不断提高业务水平、协调能力和办公自动化水平，确保后勤档案管理的有序性和完整性，以便更好地为后勤工作服务，为教学、科研服务。

作者:唐泽波 于蕾 温娜 单位:吉林医药学院

第三篇:高校档案管理信息化建设

【摘要】现如今是全信息化发展的时代，为了学校高校档案管理业务的发展，在高校档案管理中建设信息化管理也是很有必要的。要加强信息化档案管理队伍建设，建立与信息化相适应的档案管理体制，逐步建立起适合高职教育特点的档案管理信息化模式。

【关键词】高校档案管理；必要性；信息化建设；具体措施

高校中的档案信息是尤为重要的信息资料,管理好高校的信息档案也是为我国的社会发展做服务。由于社会的进步，信息化管理的到来，各大高校也应该淘汰过去的人工管理档案的管理形式，采用信息化管理。用信息化管理使高校档案管理更高效，更准确、更科学。所以，我们应该了解建设信息化管理对各大高校的重要性，通过提高信息化管理水平，提高工作效率、加大学校发展，实现高校档案管理信息化建设[1]。

一、高校建设信息化档案管理的必要

（一）高校发展需要

社会经济的发展，生活水平的提高，人们对知识的学习看重，推动各大高校的发展。为适应时展的需要，高校的档案管理工作也应由传统的档案管理模式转变为信息化管理模式。目前，也引起高校改革的热潮，但是改革中遇到很多的新问题、新事物、新思维、新走向等。其中避免不了需要将内容管理得当。随着学校的大力发展，高校的档案量也越来越大，当中有包括校领导、各院系、各部门还包括校债权人、投资者等。由于这些档案的增加和改进。以前高校中的人工管理方式显得太繁琐、速度太慢、准确率也不高等一系列的不足。为了能使高校管理的效率更高，档案管理能在高校得到一定的发展，因此引进科学的信息化管理对高校来说十分有必要的。

（二）高校档案服务水平需要

高校老套档案管理模式是人工管理模式，主要是手工操作。这样的管理模式十分麻烦又容易出现“干不动”的情况，而且人为操作容易出现错误。比方说倘若出现检索档案的情况，以人工到处寻找这个方式显得太慢，工作效率太低。如此，在社会高速发展的情况下，这种老套的档案管理方式明显拖了后腿。因此，要对高校档案管理改革与创新，让其发展起来更好的为高校服务。如今信息技术的快速前进可以为高校档案管理提供一个合适的管理方式，信息化管理。其技术可以使档案室查找资料更加方便快捷，减少了老套档案管理所需要的人力物力。且使用信息化技术可以将不同的类型、年份等分类，建立一个完整的查找目录。真正实现高校档案管理信息化建设。档案室的工作效率提高，高校也能够更好的发展。

二、高校档案信息化建设遇到的难题

（一）资金投入规模大,筹集资金难

在实现高校管理信息化建设时，首先第一个面临的问题就是资金。要使学校档案室信息化，就需要计算机、路由器、扫描仪、缩微设备等设备的购买，开通内部局限网，连接外部因特网,进行信息安全防护等。对于这些资金的筹集是我们高校要解决的问题，而且电子产品的更新快，使用周期短，一次性不可能办置好，后期还需要维修、更换等不定性问题。也是一笔要考虑的资金问题。

（二）建设任务繁重

在建设信息化管理过程中，第一要将其档案资料进行数据化处理，将资料中的文字、音像、书籍、图片等转化为电子文件。第二要将文档上的资料信息按照其不同的特征进行分类，使资料能更好的搜索。第三要对需要的远程服务完善与合作方在网上能直接处理问题。第四要将其里外的资料备份、加密等一系列的保护措施。第五在电子产品不断升级的情况下也要将其软件更新、升级，使资料保持在可以查询状态，避免因为升级导致的系统瘫痪，资料无效的情况。第六是保证万无一失，在档案还没有完全完成信息化管理，在此之前所出现的新的资料要在纸质档案与电子文档中都需要管理。在既用之前的方法管理又用现在的电子文档管理的情况下，需要更多的工作量，也是很麻烦的。因此，我们想在高校完成信息化管理时其过程也是十分繁琐的，而且需要很长的时间，这些是我们无法保证和预料的。

（三）队伍建设要求高,人才难得

在建设档案信息化时，对其建设人员的要求都很高[2]。比如说在新设备的操作上、在档案的管理能力上等都有很高的要求。教学管理人员信息化管理能力参差不齐。因教学管理信息化系统是一个庞大的数字化校园，各部门都需要派专门的管理人员进行管理。在新设备的使用中要会使用计算机操作，无误的管理后期档案的整理；在不使用设备的情况下，要会对其人工管理的专业能力。像这种两者兼得的人才是少之又少。加上管理档案的薪酬不高，很难吸引住这些人才。倘若用之前的老员工又不太会操作新设备，工作效率就不高。

（四）应对环境变化,服务方式不足

在学校的档案管理中的管理人员一直处在独立与封闭的工作环境中，有种“与世隔绝”的感觉。导致在社会发展的状态下，档案室的管理人员思想陈旧、应变能力不强等一些不足之处。在建设信息化管理时，我们的工作环境就与时代接轨，有很多新观念、新模式、新服务方式。因此，我们在建设信息化管理时，要加强管理人员的服务意识、服务质量的提高。

三、高校档案管理信息化建设的具体措施

（一）档案管理标准化建设

在建设档案管理时要求标准化，就是指在建设过程中的各方面标准与规范，在工作时操作和管理方式是有序、无误、科学的。在有效的工作状态下，要提升高校档案管理的质量。在这种标准化的建设信息化管理时，尽量不要出现管理时杂乱无章的情况，尽量在工作状态上保持高度集中，认真负责的将信息化建设、软件开发等方面处理好。可以让专业的工作人士研究出一个合理的在高校建设信息化管理的模式，制定出在各大高校都实行的标准方案。可以从档案人员的技术、设备的使用，以合理的管理模式作为标准、以各大高校都能实行做为前提，制定出高校的档案管理标准化建设。其管理化标准方案制定好之后，各部门人员、工作人员应共同遵守制度，听从指挥。在操作中注意规范，通过科学的协调组织，共同将管理中所要用到的资料、软件等实现标准化数据库查询，让各个学校、合作方之间可以通过信息化的方式互相分享有用的资料。

（二）档案信息数字化建设

往常的档案管理中多是使用纸质的材料。但是，在我们工作当中每天都有大量的资料要准备，查询起来不仅麻烦而且纸质的资料比较占地方，购买纸质也需要不少的资金，最关键的是使用纸质储存是很容易发生泛黄、发黑、缺失等情况，使其工作出现问题。然而，建设信息数字化就不会出现这个问题。既不需要花大量的资金购买这些纸质，也不需要担心占用空间和资料保存不完整。什么叫做数字化呢？就是在计算机中建立数据库，以数据库建立存放档案项、查找档案项等一些对资料进行分类的形式。数据库拥有强大的搜索功能，能让数据文件更快的查询，更好的分类。资料需要用的时候可以复制，比较方便快捷。储存的安全性较高，不存在破损的情况，还可以备份。相比而言，档案信息数学化能更加有效地管理。

（三）全面化培养档案管理人员

不论是传统的管理模式还是信息化管理模式要需要人为主体在工作。工作人员的专业水平、职业素质的高低直接影响着工作的质量[3]。为了使信息化管理建设更好地完成，应该全面化的培养档案管理工作人员，对其的操作能力、整体素质、职业道德等方面进行培训。根据管理人员的不足之处，制定不同的培训方案，有针对性的培养。除了管理方面的问题还应该加强管理服务方面的问题。使工作人员全方面的提升自己的工作能力。其中主要的培养方向有：计算机网络安全知识、档案法、档案管理等。最为关键的就是对计算机操作方面的陪样，学校应该引进一些计算机方面的人才，对管理人员进行专业的指导，让管理人员以更快地效率建设信息化管理。全面培养档案管理人员，为学校的档案管理做好服务，实现档案信息化建设。高校的档案资料是我国重要的资源组成部分，对于高职院校的教学管理信息化建设的现状及存在的问题，近年来，大多数高校已初步进行了档案管理信息化建设的解决方案。本文通过分析高校档案管理信息化的现状及存在的问题，指出高校档案管理信息化必须建立适合高职教育特点的档案管理软件系统，必须加强信息化档案管理队伍建设，必须建立与信息化相适应的档案管理体制，逐步建立起适合高职教育特点的档案管理信息化模式。同时，还要采取积极的措施去解决这些问题，建立完善的信息管理系统，提高相关工作人员的素养，建立档案信息网站，以此来实现资源信息共享。葺

[参考文献]

[1]肖蓉.浅谈高校档案管理信息化建设[J].中国管理信息化，2017，（03）：167-168.

[2]杨博文.浅谈高校档案管理信息化建设[J].人力资源管理，2015，（04）：164-165.

[3]张学.浅谈高校档案管理信息化建设[J].办公室业务，2013，（21）：145-146.

作者:陈竹 单位:牡丹江师范学院

第四篇:高校干部档案管理研究

【摘要】干部档案是如实记录干部的成长履职经历和德能勤绩廉等方面内容的资料，是历史全面考察了解干部的重要依据。本文分析了高校干部档案管理工作中存在的问题，并对新形势下如何做好干部档案管理工作进行了研究。

【关键词】干部档案；管理

干部档案工作是干部工作的一个重要组成部分，加强干部档案规范化管理，充分发挥干部档案在实际工作中的作用，是干部管理的一项重要任务。近年来，随着《党政领导干部选拔任用工作条例》的不断修订，对拟提拔人选考察对象“三龄两历一身份”审核越来越严格，对干部档案管理工作的研究也应该取得新的发展。

一、高校干部档案管理的现状

第一，档案管理专业人员匮乏。对于干部档案的整理工作而言，其需要管理人员拥有较高的政治素养，才能更好地开展管理工作。在某些高校中，由于管理人员不够充足，未能形成有效的管理队伍，加之大部分管理人员没有经过专业的培训，没有了解到档案的重要性，进而造成档案管理工作有所缺失。第二，高校领导的重视度不足。无论是什么工作，领导的重视程度往往能够起到决定的作用，因此高校领导对档案工作的重视程度是前提。目前高校的决策层对档案管理存在认识不足、不够重视的现象，而且也没有关注档案工作的统筹工作，没有把档案工作摆在应有的位置。其中最显著的表现为，在高校不断深化教育改革的背景下，高校的各部门开展了定编、定岗以及紧缩办公人员的工作，从而导致档案人员的地位不高，而且责任、难度过大等问题严重影响了档案工作的开展。第三，档案管理过程中的隶属关系不明。在当前的高校档案管理工作中，其管理人员并未明确档案管理实质上是属于人事部门的，而其中有的归为组织部门，另外一部分归为办公室。然而大多数高校中没有理顺其关系，管理不够集中，造成干部档案不能真实反映干部的真实工作状况。除此之外，对于考核以及鉴定工作而言，其千篇一律的档案内容使得人才的选拔受到了极大的影响。第四，在高校中存在人质档案和弃档现象发生。对于毕业生而言，其会因为二次分配以及学费未缴等原因被扣留档案，影响了学生的就业，使得学生的工作与档案分离，给档案管理工作也带来了一定的难度。第五，档案的经费投入较少。在高校中，档案经费投入较少造成档案现代化、档案保护设施配备存在缺陷。基于此，学校领导应对从事人事档案工作的人员进行管理，同时参加学校的档案工作会议，对学校的人事档案工作进行分析和研讨。另外应该深入基层，对人事档案工作人员提出的问题进行记录并想办法解决。除此之外，从事人事档案工作的人员的稳定性需要提高，以此保障人事档案的保密性、连续性。

二、高校干部档案管理工作中存在的问题

（一）档案意识薄弱，重视程度不够。所谓档案意识，就是人们对档案及档案工作这一客观事物的主观反映，是对档案和档案工作的态度和认知的总和。简言之，就是对档案和档案工作的了解程度和认识水平。很多高校对档案管理的认识停留在“保管”层面，有保存而无管理，缺少精耕细作，更少谈及深度开发和创新利用。高校以教学、科研为主，档案工作容易被摆在次要的位置。档案工作所发挥的作用，不像企业生产某种产品直接产生经济效益，所以在单位里往往被忽视。在选拔干部时，若不调阅档案，就很难对干部德、能、勤、绩、廉的情况做到客观全面的分析,也就不能发挥好干部档案在识人用人上的作用。（二）档案材料不完整，更新补充不及时。干部档案中政治性、历史性材料居多，反映工作能力和实际成绩的资料较少，表现为档案中政审材料、履历表、职务任免审批表等资料较为丰富，而在高校中尤为重要的诸如教科研成果、高质量著作、专利发明等具有个人特色的材料被忽视。已经归档的资料，往往束之高阁，导致有些干部虽然在职务、职称、奖惩等方面有所变动，但在档案中却查无所证，造成了干部档案内容的纰漏与不可靠。这些情况使干部档案价值弱化，在很大程度上降低了档案的公信度和利用率。（三）管理方式落后，管理水平不高。目前高校从事档案管理工作的人员大部分没经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、归档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放入档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。

三、在新形势下做好干部档案管理工作的途径

（一）增强档案意识，加强组织领导。档案管理工作是一项默默无闻的工作，提高各级领导对档案工作的重视程度，是做好干部人事档案工作的关键。要做好档案管理工作，就要坚决克服各级领导对档案工作的“说起来重要、抓起来次要、用起来需要、忙起来忘掉”的现象。高校要提高全体教职工尤其是管理者对干部档案管理工作的认识，加强领导，引导全体教职工深刻认识干部档案管理工作的重要性，增强档案意识，配合档案管理工作。（二）建立管理体系，健全管理制度。建立统一集中管理和专项分散管理相结合的档案管理体系。组织部门统一管理全校的干部档案资料，人事、教务和各院系建立专项档案库，化整为零，有整有零，方便查找与管理。推进干部档案管理工作的制度化建设，规范干部档案管理。归档有规范，更新有规定，立卷有标准，销毁有依据，开发利用有明确的目标，库房管理有良好的措施，真正落实《干部档案工作条例》等制度的要求，积极推进档案管理的制度化、规范化建设，做到干部档案管理工作有章可循，有规可依。（三）拓宽材料的收集渠道，完善档案内容。全面完整地收集材料是做好干部人事档案管理工作的前提。一是做好鉴定类、考核类、任免类等普遍材料的收集，采取经常收集与定期收集相结合，重点收集与普遍收集相结合的方法，通过各种形式催要档案材料，防止缺漏。二是做好职称评定、年终表彰及干部审查、违纪处分等阶段性材料收集，保证全面性、完整性。同时还要重点收集反映干部德、能、勤、绩、廉等方面的材料，使干部档案的使用价值和利用率得到明显的提高。三是收集能够反映个人政治素质、思想情操、工作作风等方面的材料，特别是能够体现人才智力、能力、水平、专长、业绩的材料。使档案内容更加全面完整，提高档案的价值和利用率。（四）加强专业培训，提升综合素质。做好干部档案管理工作，应具备几个方面的素质：一是丰富的档案管理专业知识，掌握电子档案管理系统。二是熟悉干部工作的政策法规，了解干部档案评判标准。三是过硬的政治素质，严守工作纪律。因此，高校应采取有效措施，加大培训力度，使档案工作人员了解《档案法》《保密法》《干部档案工作条例》等法律、法规及档案专业的基本理论知识，熟练地掌握和应用管理档案的基本技能。除加强专业理论知识学习外，还应加大计算机知识的学习，重视网络知识教育，以适应新时期档案工作的需要，注重加强档案工作者之间、相关专业工作者之间及档案管理单位之间的业务交流。

四、结语

档案事业是一项崇高的事业，借助档案，能更好地了解过去、把握现在、预见未来。高校在做好档案的收集、整理、归档工作的同时也应解放思想、大胆创新以适应时展的步伐，更好地为干部人事工作服务，促进学校更好地发展。

【参考文献】

[1]安莹莹.新形势下地方高校人事档案改革浅析[J].档案管理,2016(4):56-57.

[2]姚红,陈岚.对高校干部人事档案工作的几点思考[J].山西档案,2015(6):91-93.

[3]高爱芹.关于做好新形势下干部人事档案工作的思考[J].档案管理,2016(4):96-96.

[4]武志芳.论高校人事档案管理面临的新问题与改革路径[J].中国行政管理,2013(6):101-104.

高校档案管理范文5

一、推进我国高校档案网络化建设的意义

随着世界经济的高速发展，科学技术也得到了长足发展，随着计算机的普及以及互联网络的广泛应用，高校校园网的广泛建立，推进了高等教育的信息基础设施建设，加强了高校教学和科研水平。以高校的校园网为基础，建立网络化档案管理系统，可以提高档案工作的基本质量与效率；充分开发和利用档案资源，能够促进高校档案的现代化建设。首先，全面推进我国高校档案信息网络化建设，可以大幅度提高学校各项工作的效率，利用校园网，学校、各个学院、各专业办公室可以增加高校学生相关档案的更新与建立。在建立相关数据库的基础上，档案部门可以通过校园的网络建设全面分析各个专业、各个学院、各个部门相关信息的收集。只有这样才能够从根本上解决高校档案管理繁多、工作量大的现实问题。其次，全面推进我国高校档案信息网络化建设，有利于全校师生查询各类档案资料。档案部门可以在校园网络中通知，提供可以开放的档案目录、条目数据库或者全文数据库等。同时在校园网网站上建立专门的链接以及搜索框，学校师生与教职员工可以根据自身的身份账号以及密码等进行相关查询。这样可以减少时间与空间距离所造成的时间浪费，提高办事效率。再次，全面推进我国高校档案信息网络化建设，实现档案信息服务的社会化进程。我国高等院校档案部门可以通过档案的网站化管理，进一步拓展档案可以利用以及服务的范围，全面实施学校档案信息资源服务社会化。

二、高校档案信息网络化建设中存在的问题

首先，我国高校档案信息网络化建设资金投入量不足，不利于档案信息网络化的全面建设。学校资金大多投入再学校基础设施建设或相关专业的学科建设上，档案管理方面的资金投入尚少。档案信息网络化建设不能在一时一地取得成绩，需要学生进行长期投入，但是很多学校往往不能进行长久的投入。其次，我国高校在档案信息网络化建设中缺乏统一的领导机构。受高校管理体制与运作机制的影响，不同高校隶属于不同的管辖部门，既有国家直属的高校，又有省属高校，同时也有民办普通高校，其高校的管理部门不相同也就导致在管理之中各个高校自谋其政，采用封闭式的自行管理，很难真正做到在网络建设过程中实现资源共享，这种发展方向阻碍了各高校的全面发展。再次，我国高校在档案信息网络化建设过程之中缺乏统一的技术标准，在高校档案管理过程之中研制的了很多管理软件，但是这些软件都相对来说比较简单，同时缺乏统一的标准化进程，例如广西的GD2000，数据信息不完整，也缺乏共享性。最后，我国高校在档案信息化网络建设过程中缺乏现代化专业管理人才。由于我国各高校缺乏统一的专业化人才培养计划，导致在发展中专业管理人才相对比较匮乏。

三、全面改进我国高校档案信息化网络建设的相关策略

首先，各主管领导应高度重视，提高高校档案网络信息的资金投入，同时无论是国家、政府还是学校自身都应该加大对档案信息化网络建设的资金投入，全面加强高校信息化网络建设的力度，以资金为保障全面落实建设的各个步骤。其次，我国应该全面建设高校档案管理的主管机构以及信息网络服务中心，以国家为单位进行全面建设，全面建设各高校的数据信息，以及相关档案资料，进行集中管理，实现资源全面共享。再次，加强高校档案管理的标准化建设，实现办公的全面自动化建设，利用现行的办公软件系统全面地建设档案的局域网，组织该专业的资深专家，制定落实提升信息化网络建设的各个步骤以及相关步伐。最后，提高相关专业人才的素质，加大档案信息网络化建设的团队力量。将档案管理学与计算机专业相结合，建立相关交叉学科，同时建设学科带头人制度，提供专门人员定期进行培训。

四、结论

2005年我国国家档案局颁布《全国档案信息化建设实施纲要》以后，各个高校档案信息化建设全面展开。在近几年推进的高校档案现代化与信息化全面集中建设中，高校档案的信息网络化建设已经逐渐引起了学界的广泛关注。以上是以我国高校档案的信息网络化建设为研究主题，全面分析了高校档案管理信息网络化建设的相关策略。

作者：席杰 单位：河南大学

第二篇：高校教学档案管理服务人才培养研究

一、高校教学档案管理中存在的主要问题

基于当前高校人才培养工作水平评估的现实需要，有些高校的教学档案管理还存在一定的缺陷，这些问题如果不能进行及时的调整和解决，对人才培养工作水平评估是相对不利的。

（1）高校对教学档案管理工作的忽视。

有些学校以及院系的领导由于对档案管理工作不够重视，没有充分认识到教学档案管理在服务人才培养工作水平评估中的价值和意义，没有制定健全完善的档案管理制度，缺乏长远规划，导致教学档案管理过于随意和孤立，其综合价值没有得到最大化的发挥。同时，高校对档案管理工作人员的重视程度不够，培训工作相对滞后，且有很多兼职人员，导致档案管理的专业素质偏低。

（2）教职工的档案意识薄弱。

很多高校教职工的档案法制意识薄弱，很少会将自己的教学工作同教学档案的科学管理进行有效结合，教职工多是收集和整理与自己教学工作联系紧密的档案，而且在向档案室递交教学档案时缺乏主动性和自觉性，容易造成教学档案收集不及时、不完整、不规范等方面的问题，无法为人才培养工作水平评估提供更多的帮助。

（3）教学档案管理人员的专业知识水平相对较低。

高校教学档案的管理工作是一个系统工作，需要多方人员的积极参与，也需要执行严格、规范、科学的管理流程和管理方法。尤其是在高校开展人才培养工作水平评估的大背景下，高校教学档案的产生、收集、整理、归档以及利用都需要更加严格，实施标准化、科学化的管理。但是由于有些学校的档案从业人员专业知识相对缺乏，学校的专业培训工作不到位，甚至有些兼职档案管理人员没有经过系统培训就仓促上岗，对教学档案管理的基本原则、基本方法等都不是很熟悉，档案管理工作中难免会出现错误或疏漏，影响到人才培养工作水平评估的有效性。

（4）教学档案管理不够规范。

在评估工作中发现，很多高校的教学档案管理不够规范，在归档范围上不够明确，归档方法不够科学，存在很多档案管理不规范的现象，如学生的实习报告、毕业论文等教学资料，在归档时都没有任课教师的批改痕迹。同时，很多高校在平时不重视教学档案资源的开发再利用，多是将教学档案“束之高阁”，导致其教育功能无法得到有效的发挥，其在人才培养上的服务功能没有充分体现出来。

二、优化教学档案管理，服务人才培养工作水平评估的有效措施

（1）提高对教学档案管理的重视程度。

为了进一步优化高校的教学档案管理工作，使其更好地服务于人才培养工作水平评估工作，就必须对教学档案管理给予更高的重视。一方面，高校领导要在明确教学档案管理重要意义的基础上，统一全校相关人员的档案管理思想，加快档案管理制度的建设，落实岗位责任制，在实际工作中做到有法可依、有章可循。同时，在高校领导的统筹协调下，针对教学档案管理工作的实际需要建立长期的自评自建机制，做到及时发现问题、解决问题。

（2）提高教职工的教学档案管理意识。

高校教学档案管理水平的提升，需要全体教职工进一步提高教学档案管理意识，明确教学档案管理的内容、分类、方法等，让教职工充分认识到教学档案管理的重要性，自觉、主动地进行教学档案的整理和归档，做到教学档案管理的及时、准确、全面和规范。

（3）加强专业培训，提高教学档案管理的专业水准。

教学档案人员应当具有优良的道德品质，广博的知识，扎实的档案专业基础知识，较强的现代管理能力和计算机运用能力。为了更好地服务于人才培养工作水平评估，高校要针对档案管理人员的素质现状，制订科学、合理的培训计划，并且要对档案管理人员有步骤、有计划、有针对性地开展培训，丰富专业培训的内容与形式。

（4）加强教学档案管理的规范化、信息化。

高校教学档案管理工作的不断优化，需要走上规范化、信息化的现代化之路。一方面，档案管理人员要重视对教学档案的归类、整理、鉴定等工作，避免档案管理杂乱无章、查询不便，为日后教学档案的开发利用工作奠定一个良好的基础。另一方面，要进一步提高教学档案馆的信息化水平，便于及时、快捷、方便调取相关档案信息，提高教学档案资源的检索与利用效率，特别是在服务人才培养工作水平评估上，高校教学档案管理的信息化更是大势所趋。

三、结束语

教学档案是学校档案的重要组成部分，是档案管理的核心内容，高校教学档案管理水平的提升，可以促进高校人才培养工作再上一个新台阶，也能够为高校人才培养工作水平评估提供有力的支持。所以，高校领导要对教学档案管理工作给予高度重视，加强高校教学档案建设，进一步提高教学档案管理的规范化、科学化，更好地为教学工作服务。

作者：尹黎莉 单位：湖南食品药品职业学院

第三篇：高校档案管理工作思考

一、现状及问题

根据2008年9月1日起施行的《普通高等学校档案管理办法》（中华人民共和国教育部第27号令）的要求,高校普遍开始重视档案管理工作，档案工作在此之后出现了很大的发展。但从整体上看,仍然存在着大量与事业发展不适应之处,其主要表现形式为:

1.管理意识薄弱

人事档案是我国人事管理系统的重要组成部分，它是记录个人学历、身份、资历等方面的直接证据和记载个人轨迹的重要依据。当前，有部分从业人员对人事档案管理工作重要性认识存在严重不足，认为人事档案工作十分简单枯燥，把裁剪、装订、保管等事务工作认做档案工作的核心，认为与学校教科活动无直接联系，无法为高校创造直接经济效益，认为只要做到不丢失、不泄密，能应付查档就行。因此，其管理工作长期处于应付和被动的初级阶段。

2.管理工作不够规范

由于各种原因,部分高校档案管理工作没有纳入法制管理和科学管理的轨道，工作上没有完全纳入规范。部分院系档案归档缺乏及时意识，长期不整理、不装订,管理水平低,收集渠道不畅；部分院系档案管理制度不健全、责任落实不够到位；没有明确人员的岗位职责，仅有查（借）阅制度，缺乏完备、系统的规章；有的虽然有，但疏于管理，执行普遍不到位。

3.人员配备不足及人员素质有待提高

足额的人员配备及优质的人员素质是档案管理工作的组织保障，随着学校师资数量的不断壮大，档案数量不断增多，档案材料进出频繁，管理工作日益繁重。部分单位的档案管理人员补充不够及时，配备不到位，表现在配备人员的理论水平和业务素质亟待提高。大量高校人事档案室无专职的档案管理人员，部分设置专职人事档案管理人员的，也往往缺乏档案管理的专业知识和系统技术；基层管理人员大多为兼职且频频更换,往往无法保证时间、精力来加强理论学习和提升档案管理工作水平，特别是能从事档案信息深层研究和开发的复合型人才十分匮乏。

4.基础设施建设滞后

基础设施建设是档案管理工作的前提和保障，由于经费和认识不足等原因，部分高校档案基础设施建设投入不足,满足保存档案要求的专门库房和满足“防盗、防火、防渍、防有害生物”的必要设施严重缺乏，现代档案技术设备和工具配置不齐，档案保管的硬件设施不合档案安全保管的要求。更有甚者将档案库房设在顶楼、底层和地下室，温度和湿度无法满足档案保管要求；部分高校档案库房门窗为普通门窗，封闭不严，无法满足档案库房的“防盗、防光及控温控湿”要求。

5.档案管理信息化水平有待提高

档案资源是一种信息资源，是信息和载体的统一体。然而，存在着档案存放数量冗多、保管条件差、查找利用率低、管理人员知识单一的问题，要解决这些问题最好的办法就是实现档案管理信息化。目前很多高校人事档案管理工作还停留在纸质档案的建立和保管上，工作的重心还是实体管理，现代信息技术手段如高校数据库、校园网络等还应用不够充分，无法开展人事信息的远程查询和检索，更无法实现对人事信息的及时筛选、排序、分类和汇总，大量的人事统计工作靠手工完成，造成人力浪费和工作效率低下，没有实现较高水平的数字化管理,难以开展整体信息资料的开发与利用。综上所述,高校档案管理工作的不足之处，笔者认为其产生的主要原因有以下两点：一是档案管理意识不强,学校领导重视不够。对档案管理在学校日常工作中的功能和作用认识不足,没有充分认识到档案资源是具有特殊价值的信息资源。二是档案基础设施建设投入不足。在高校规模快速发展的过程中,各学校在各方面需要投入的地方很多,导致对档案基础设施建设投入相对较少,以致档案建设长期跟不上学校快速发展的步伐。

二、建议及对策

1.加强组织领导,为档案管理工作提供组织保障

《普通高等学校档案管理办法》要求：“高校档案工作由高等学校校长领导。”其主要职责涉及贯彻政策、制定规划、促进信息化、健全人员、落实经费等，同时要求分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。高校档案资料真实而客观地记载着学校教学及管理过程中的每一个环节,是认识和把握高校发展客观规律的重要依据。高校各级领导特别是一把手应当充分认识到档案管理工作是学校事业发展的重要部分，宜统筹全校档案工作，在组织上、制度上给予充分保证，并在“人、财、物”上给予大力支持，为档案工作提供良好的条件。

2.加强管理规范,完善体制和工作机制

高校档案工作,在工作方式上应当遵循科学规范的原则,不断理顺各种关系，健全各项制度,充分完善机制,实现规范管理。为顺利开展档案工作，要做到以制度管人，凭规矩办事。要在贯彻有关档案工作规章的基础上，建立健全学校各级档案管理制度,从档案的整理、征集、分类、装订、定级到查阅直至责任追究都要有完善的制度,不断推进管理工作的制度化和规范化;健全学校档案工作的检查、考核与评估制度，定期检查、验收档案工作，保障档案管理正常有序开展。档案管理要创新工作机制，克服重管轻用的思想,适应信息化管理的需要,建设档案信息控制管理中心,实现档案信息内容管理，充分发挥档案资源在学校日常管理和教学实践活动中的重要作用。

3.加强信息化建设

档案信息化是新时期高校档案工作的基本要求，是高校服务创新和管理创新的重要标志。建设数字化档案馆，实现档案信息网络化和检索自动化,已成高校档案管理工作的大势,也是高校数字化工作取得重要进展的突破口。要以档案的数字化为基础,以电子文档的归集和利用为重点,全面推进档案向数字化管理方式的转变，使数字化档案更好地服务于学校教学、科研和各项管理工作。

4.加强队伍建设,提高人员素质

面对档案管理工作的新任务新要求，高校更需要加强档案管理队伍建设,提高人员素质。也只有不断地提高素质，才能跟上档案管理工作的改革发展步伐，做好档案管理事业。怎样加强队伍建设、提高人员素质，是高校档案管理急需解决的当务之急。笔者认为，要提高高校档案管理水平，关键是要通过各种培训，逐步提高档案管理人员的理论水平和综合业务素质，打造出一支适应新时期要求的高素质档案管理队伍。其主要措施有：一是健全管理人员队伍。选择素质高、有档案工作经验的人员充实档案管理人员队伍，同时配备稳定的专业管理人员，保证档案工作延续性。并根据业务发展需要,及时补充调整管理人员,严格移交手续,确保档案工作的连续性和稳定性。二是不断提高政治业务素质。鉴于档案资料的保密性和重要性，要求从业人员要具备过硬的政治素质和职业道德水准。管理人员既要具高度责任感，又要有良好的敬业精神，既具热情的服务态度，又要具备严谨的工作作风。通过加大培训力度，不断提高人员素质，着重提高人员的管理能力、创新能力。宜分阶段、有计划地对档案管理人员进行各项业务培训,不断提高档案管理人员的整体业务素质。三是建立竞争激励机制。建议对档案工作落实责任到人,实施量化考核,充分调动工作人员的积极性、创造性和主观能动性。

作者：孙亚萍 单位：江苏省淮安技师学院组织人事处

第四篇：高校毕业生档案管理问题探究

一、高校毕业生档案管理、转送工作的意义

高校毕业生档案属于既要文件，记录了学生主要经历、政治面貌、社会关系、学历职称、个人信息、工作履历表等信息，具有法律效益，是毕业生社会活动的重要依据。毕业生档案由学籍档案转换而来，由学校交转递毕业生就业单位或人才交流机构管理，若无就业单位则由学校免费保存两年。毕业生档案转递需要按照《就业协议书》签发《报到证》，完成转递档案。若就业单位是国有企业或企业事业单位那么档案转递到工作单位。如果是非公有企业，那么档案转递到人才交流机构。若离校未就业，则转递到户籍所在地。对于高校毕业生来说不论考研、出国、就业都需要用到档案，如档案丢失便无法办理相关证明。对于企业来说，通过毕业生档案，用人单位可以对学生基本情况有一个初步了解，是用人的重要依据。可见做好高校毕业生档案管理、转递工作的重要性和必要性。

二、当前高校毕业生档案管理、转递工作存在的问题

(一)缺乏对高校毕业档案特殊性的重视

高校毕业生档案与其他档案不同具有一定特殊性，有着流转速度快、流动性强等特点，管理复杂性要远远大于传统档案。通常情况下毕业生档案多保存在生源地、用人单位或人才交流中心。但近些年，我国毕业生跳槽率明显增大，档案管理、转递工作面临着新问题、新情况[2]。但当前我国在高校毕业生档案管理方面并没有正确认识到毕业生档案的特殊性，工作开中存在着不重视、敷衍应付等现象，管理方式粗放，一些时候甚至不能保障毕业生档案完整性。

(二)不规范

虽然我国已了《高等学校档案管理办法》，但仍没有具体且具有可操作性的高校毕业生档案管理规定，当前我国在高校毕业生档案管理、转递工作方面，管理体制十分混乱，并且缺少专职档案管理人员，管理人员多没有接受过专业档案管理的系统培训，并不具备专业档案管理技能和知识，这严重影响了档案管理、转递工作效率和质量，在档案收集、整理、归档等工作中时常造成学生档案的遗失、损坏。

(三)管理方式落后

随着我国高等教育招生范围的不断扩大，高校毕业生数量大幅度增加，档案信息量越来越大，档案管理、转递工作复杂性也随之提高。但当前大多机构在高校毕业生管理中仍停留在老模式、老思路当中。当前不仅学生档案信息化程度不高，且管理中也缺乏对信息技术的运用。传统人工管理模式已无法适应新形势下日益复杂的档案管理工作需求，传统人工管理方式不仅效率低下，也较容易出现纰漏。

三、高校毕业生档案管理、转递工作改进思路

(一)正确认识高校毕业生档案管理、转递工作

想要提高我国高校毕业生档案管理、转递工作质量，就必须正确认识高校毕业生档案管理、转递工作的特殊性，提高对毕业生档案管理、转递工作的重视，积极改革毕业生档案管理、转递工作，为其开展创造有利条件，加大投资力度强化对信息技术的应用，构建现代化管理工作模式，从而实现高校毕业生档案信息化。信息化管理不仅管理效率更高、速度更快，且更加方便、可备份，不易丢失。

(二)健全管理制度

高校毕业生档案管理体制混乱，档案管理、转递工作有效性差和缺乏必要的管理制度有着直接关系。想要提高高校毕业生档案管理、转递工作水平，就是建立起科学、合理、规范，符合毕业生档案管理特征的管理制度，通过制度保障毕业生档案管理、转递工作的顺利展开，利用制度增强工作人员责任心，提高工作有效性。制度不仅能够为毕业生档案管理、转递工作开展提供依据，更能够有效协调各相关部门工作，使毕业生档案管理、转递工作有条不紊的开展。

(三)提高管理工作人员综合素质

档案管理人员是毕业生档案管理、转递工作开展的核心力量和前提基础。如果管理人员自身不具备过硬的专业知识，便很难保证工作的顺利开展。提高高校毕业生档案管理、转递工作质量，必须要从工作人员抓起，工作人员素质直接决定管理效果和管理有效性。所以必须要先提高工作人员自身素质，通过多种学习方式，使其熟练掌握毕业生档案管理技能和知识，保障毕业生档案管理、转递工作的有效落实。

四、结束语

高校毕业生档案关系着毕业生日后发展、就业、工作以及其他社会活动，做好毕业生档案管理、转递工作至关重要。但当前我国高校毕业生档案管理、转递工作现状并不理想，存在着许多问题。想要提高毕业生档案管理、转递工作水平和质量，必须健全相关规章制度，提高工作人员综合素质，把工作落到实处。

作者：王国宗 单位：山西省河津市人社局

第五篇：高校档案管理信息化研究

一、高校档案管理发展现状

（一）信息化的发展对高校档案管理的要求

档案信息化是一场已经敲响雷鼓的革命，是一项刻不容缓又复杂而浩大的系统工程，档案信息技术在档案管理活动的应用给高校档案管理带来方便快捷体验的同时，也给传统的档案管理活动带来严重的冲击。高校档案管理要适应档案信息化的发展要求，必须做到以下几点：

1、档案信息资源的数字化

高校档案馆保存着大量的教学、科研、党政工作等活动产生的档案信息，这些档案有很强的知识性和教育、管理参考的功能，要想让这些具有知识性的档案信息转化成更强的生产力，使它们发挥最大的作用，就必须将档案进行信息化，促进档案信息作用更好地发挥，使档案信息更有效地为高校教学工作、科研工作、党政等中心工作服务，为高校档案信息的用户服务。

2、变革高校档案的管理模式

信息化背景下，档案管理的对象从单纯的纸质文档逐渐发展到纸质文档与数字化文档混合，并不断向全数字化文档转变，而随着信息技术的渗入，档案管理技术也在不断更新，高效便捷的档案管理越来越成为高校档案管理的需求。知识更替加快，用户的需求也日益不同等，这些随着信息化浪潮扑面而来的改变，不断推着高校档案管理向前，这就要求档案管理模式、管理流程等都应当做出相应的变革。

3、实现高校档案的深度开发和最大化利用

保存档案的目的就是要实现档案信息开发、编研和利用，并服务于高校的各项工作中。高校档案包含校史档案、学生档案、科研档案等，馆藏信息庞大而丰富，仅靠人工难以对这庞大的数据进行组织和开发，而利用计算机技术可实现对档案信息的组织整理和深度开发。在当前信息时代，档案的价值不能停留在传统的凭证和参考作用，高校档案馆应摈弃“重藏轻用”的传统观念，鼓励档案工作人员对档案信息进行大力开发，充分发挥高校档案在信息时代的“参考作用”和利用价值。

二、高校档案管理发展的困境

档案信息化的呼声在学术界持续了很多年，为了适应档案信息化的发展，部分高校积极做出相应的发展规划和实践，取得不菲的成果，但多数高校仍然处于被动的发展过程中，对比国内高校发展不平衡的现状，归纳高校档案管理发展的困境如下：

（一）高校档案信息数据库建设效率低下

高校档案信息数据库的建设除了要将大量的馆藏档案进行数字化转变外，还需要进行数字化文件的收集。传统落后的管理理念、与日俱增的现行文档以及庞大的馆藏信息基量，给档案信息数字化的过程带来困难，阻滞了档案信息化的进程。相当一部分高校进行的档案信息化只是对当前产生的文档进行信息化，认为档案信息化只是文档产生和传输方式的电子化，对馆藏档案的信息化消极怠惰，影响档案信息收集全面性和数据库建设的效率。总之，在全国范围讲，高校档案的数据库建设还处于发展阶段，任重而道远。

（二）高校间缺乏统一的档案管理细则

由于各高校的档案管理部门设置不同，数字档案资源形式多样，档案管理信息化发展现状参差不齐，统一的管理标准是有效连接各高校信息资源的通道，是保障各高校间信息互通与资源共享的桥梁。虽然国家早在2008年就颁布了相关办法，但其内容只是纲领性的综合条款，缺乏对档案管理工作细节的规定，目前国内多数高校档案管理处在档案信息化的进程中，缺乏统一的引导而自成体系，标准各异，一旦数据库建立完成再统一标准就更加困难，因此，实现高校间档案信息资源网络化共享，首先需要建立适合各高校的统一的档案管理标准规范。

（三）网络环境下档案信息存在安全隐患

档案数字化带来的档案信息安全问题已引起档案界的热烈讨论，但至今没有一套系统的解决方案。在数字化档案信息时代，档案的载体已经不是特别重要，档案的安全常常指的是档案信息安全，因此除了对载体采取基本的保护措施外，更重要的是对档案信息本身的保护。在网络环境中，文件的信息与载体可以分离，这就为数字化档案信息管理带来安全隐患，其中最常见的是系统、软件硬件的威胁和来自恶意侵犯者的威胁，这两种威胁是目前数字化信息主要的两种安全隐患，高校在建立数字化档案管理系统时应采用先进技术来防御各种恶意侵犯。

（四）高校档案信息资源利用率低

档案管理部门是集中管理档案，也是档案信息最为丰富的部门，但是由于种种原因，档案信息开发利用率却并非如预期那样高。首先是由于档案收集的滞后性，造成档案信息开发利用的低时效性，档案部门收集档案缺乏主动性，就导致档案在立档部门的滞留，导致有时效利用价值的档案失去价值，影响档案信息的开发利用。其次是立档单位分散造成档案信息分散性，给档案信息的组织利用带来困难，高校档案包含的各类档案中，教学档案和科研档案具有较高的利用价值，而由于立档部门的分散和各部门立档标准的不统一，随着档案管理部门累积的分散档案日益增多，进行组织利用的困难就会越大。

三、档案信息化背景下高校档案管理的对策

（一）高度重视信息资源的建设，增加投入

1、档案部门领导要重视信息资源的建设

观念是指导行为的主动力，而领导是档案部门前进的主要带头力量，档案部门领导要首先提高对档案信息化的认识，要意识到信息资源建设是档案数据库建设的基础与核心工作，带领档案部门主动适应信息化的要求，在指导上把档案信息资源建设提到重要工作的议程，通过恰当的激励措施提高档案工作人员的工作热情和工作效率。

2、选择适合自身的档案信息化管理系统软件

要开展档案信息化管理的工作，必须要有档案管理信息系统软件的平台支撑，选择适合的档案信息化软件与校园办公自动化管理系统衔接，加快实现文档一体化管理，提高高校档案管理工作效率。选择档案信息化软件可以通过购买市场上成熟的商品化档案管理软件系统、请有实力的专业软件公司根据本校的档案管理需求进行档案管理系统开发或者自主开发软件。

（二）建立统一的档案管理细则

借鉴国内外先进的标准，结合国内行业标准及高校档案管理发展现状及趋势，在全国范围内制定适合高校特点的规范化标准，形成制度化的管理。高校档案管理标准包括以下几方面：（1）学校档案管理规定，依据国家颁布档案的相关法规，结合普通高校的发展现状，制定适用于高校的档案管理实施细则；（2）立卷归档标准，如确定归档范围、确定分类方法、统一归档要求等；（3）保密标准，对保密档案的具体规定及对档案人员的规范；（4）档案保管标准，档案借阅准则、档案移交步骤规定等。

（三）健全档案管理安全制度，提高档案信息安全技术

1、建立健全的档案管理安全制度

健全的档案信息化管理安全制度是网络环境下数字化档案的第一道防护墙，也是最基本的保障，包括对系统的安全监测、定期维护系统功能、保护用户的信息安全、建立安全责任制度等，档案管赵悦佟信息化背景下的高校档案管理研究理安全制度是防患于未然的第一步，也是解决问题的首要准则，更是维护档案管理工作有序运行的重要举措。

2、提高档案信息安全技术

要保护档案信息的安全，就要运用信息技术采取相应的保护措施：一是通过对数字化文件添加数字签名或数字水印等，对信息的识别和鉴别，保证传送的文件内容不被篡改或辨别文件的真伪；二是严把身份识别关，通过设定用户登录口令、生物识别或者信息加密等措施，对用户的身份进行认证，确保用户身份的合法性；三是日志记录和数据备份，对数字化文档的生成时间、生成部门、责任者、访问者等从档案生成到利用的每一部操作信息进行详尽的日志记录。此外，根据数字化文档的生成作用和保密性等特点，对文档进行定期备份或者实时备份；四是利用防火墙技术防止阻挡网络病毒和黑客攻击。

（四）推进文档一体化管理的进度，促进高校档案的开发利用

文档一体化管理是将电子文件的一体化管理的一种智能管理方式，它是以当代高新信息技术带动档案管理理念、机制、方法变革的过程，主要包括馆藏档案数字化、档案管理智能化、档案传输网络化和档案服务社会化等。实现文档一体化管理，即高校档案从生成到收集、整理、保存等工作连续完成，快速完成档案管理流程的同时保证了档案信息时效性，促进档案数据库的建立，使得高校档案管理人员摆脱繁琐机械的手工收集整理档案的工作，有充足的精力和便利的条件对数据库中档案信息开发利用。

四、结语

信息化的快速发展给高校档案事业带来了无限机遇，高校档案管理必须把握信息化时代的发展要素，积极适应信息化的节奏，在信息技术引导下实现传统管理观念到信息化管理理念的转变，传统管理模式到信息化管理模式的改革，全面推进高校档案信息化管理的实现。

作者：赵悦佟 单位：长治学院人事处

第六篇：高校档案管理工作可持续发展分析

1.高校档案管理工作可持续发展前提：提高档案意识

高校在信息时代背景下，开始如火如荼的教育改革，高校管理体制发生极大变化，促进高校跨越式发展。高校档案管理工作作为高校教育管理工作之一，也同样面临新的发展机遇，也需要应对新的挑战。高校档案管理工作的可持续发展需要更新工作人员的档案意识，不断更新档案观念，强化档案全员意识，以全新的工作意识实现高校档案管理工作和信息时代的对接。提高高校档案管理工作人员意识要做到全员意识的提高，即高校各级领导、教职工和学生，共同协调配合档案管理工作，积极解放思想，创新观念，促进高校档案管理工作走向校园，迈入社会。可以说，高校档案管理工作意识的强弱取决于高校档案工作人员对工作认识的重要性，因此在高校档案管理工作中，应加大对档案工作的宣传，提高档案全员意识，做好档案意识宣传工作的重点性和普遍性，即做好档案工作关键人的重点宣传，做好高校师生的普遍宣传。

2.高校档案管理工作可持续发展动力：创新档案工作

在信息时代背景下，高校档案管理工作需要面临新的发展机遇和挑战，高校档案资源不仅仅是高校教育资源，更是社会教育资源，因此高校档案管理工作需要与时俱进，做好高校档案管理工作创新，为更好地服务高校、社会提供工作动力。高校档案管理工作要不断开发利用信息资源，为高校教学科研管理工作提供服务，成为高校管理工作的落脚点，为高校档案管理工作提供归宿。高校档案信息资源不断丰富，迅速扩大的档案信息服务范围，逐渐提高的高校档案信息要求，需要在开发利用高校档案管理工作中不断创新，坚持高校档案优化利用原则，最大限度利用开发高校档案信息资源，满足师生对档案信息资源的利用需求。高校档案管理工作要积极利用现代化的信息技术和先进管理手段，不断创新档案管理工作，增强档案管理工作活力，助推高校档案管理工作可持续发展。

3.高校档案管理工作可持续发展关键：提高人员素质

高校档案管理工作实现可持续发展的关键在于人才，需要不断提高人员素质。在信息时代的今天，高校教育事业发展迅速，高校档案管理工作也发生极大变革。新时期，高校档案管理工作互联网化、信息化赋予档案工作新内容，给高校档案管理工作带来全新要求。现阶段，深入挖掘高校档案管理工作作用，开发利用高校档案信息资源，为高校教学科研管理提供服务，是实现可持续发展的重要任务。挖掘实现高校档案信息资源价值功能，需要高素质的人才作为支撑，就目前的高校档案管理工作人才队伍看，较难满足工作可持续发展要求，需要建设一支复合型、高素质、多层次的档案管理工作队伍。高校档案管理工作可持续发展，提高人员素质可从职业道德素质、专业素质和综合素质三方面入手：第一，提高人员职业道德素质。高校档案管理工作是对高校档案信息资源进行管理的工作部门，需要确保档案信息资源的完整性和真实性，这就需要高校档案管理工作人员具有较高的职业道德素质，实事求是地开展档案管理工作；第二，提高人员专业素质。高校档案管理工作人员不仅要具有专业的档案知识，还要具有计算机等专业知识，便于熟练操作现代化要求的档案管理工作；第三，提高人员综合素质。高校档案管理工作人员要具有团队合作精神，以积极的工作热情投入到高校档案管理工作。

4.总结

高校档案管理工作可持续发展是一项复杂的工作，需要长期坚持不懈努力才能完成，需要高校档案工作部门相互协作配合，共同学习提高才能实现；需要高校档案工作部门所有人员重视、支持和配合。在高校档案管理可持续发展中，要做好高校档案基础工作，紧抓信息时展机遇，以完善的高校档案管理体制，提高档案工作人员素质，采用现代化信息技术手段，创新高校档案管理工作，提高档案信息处理效率，深化高校档案管理工作改革，服务于高校教学科研管理工作，形成高校档案管理良性循环工作机制，充分发挥高校档案功能，实现高校档案管理工作可持续发展。

作者：李先兵 杨伟 单位：潍坊职业学院监察审计处 潍坊市无线电管理办公室

第七篇：高校档案管理问题及对策

1我国高校档案管理的特点

1.1社会性

高校是培养人才、产出科研成果的地方，其与社会发展存在必然的联系，并且高校的学生来源于社会，培养的人才流向于社会，这无形中使得高校的档案管理工作具备了社会性。高校的档案直接反映了学生的学业、学历、学习成果、在校参与的活动以及文化修养和思想政治素质等信息，这实现了人才资源档案信息的储备，为社会发展提供人才支持；另外高校的科学成果、技术产品、理论研究都会服务于社会，如：技术专利、技术转让、新产品招标等。由此可以看出档案管理工作与社会存在广泛的联系，这也是高校档案管理发展的必然结果和趋势。

1.2综合性

这里的综合性主要是指档案的多元化和多方向性。档案管理多元化包括：建校档案、教师档案、行政档案、研博工作站档案、专业课程档案等；档案管理的多方向性则包括：科研档案、活动档案、会计档案、物业档案、研究试验档案、医疗档案、房产信息档案等等；从上述各种档案可以看出高校档案管理具备综合性。

1.3系统性

高校的档案管理较为复杂，管理类别较多并且信息量大，随着近年来各高校的不断扩招，档案管理的工作任务也日益加重，所以需要一个相对独立稳定的档案管理系统来支撑，该系统除了满足纸质档案、实物档案、电子档案、影音档案外，还应包括虚拟网络档案系统，这样可以极大地提高档案的利用率，并且利用网络子系统的上传功能，完善档案信息的归纳与分类。

2我国高校档案管理存在的问题

2.1档案管理观念滞后

我国高校的档案管理观念还较为落后，这与我国经济的飞速发展以及社会模式转变有关，但从根本上来看高校的档案管理认识还存在不足，校领导没有把档案管理工作放到管理的核心位置，没有把档案管理工作与普通管理工作进行区分，这在很大程度上制约了档案管理的发展；而担任档案管理的工作人员又缺乏对档案管理工作性质的了解，没有工作责任心，档案保管失效、档案资料缺失的情况时有发生。

2.2档案管理方式落后

现阶段，我国多数高校的档案管理方式相对落后，管理方法过于简单，并且效率较低。高校由于学生和教师较多，教学任务和科研项目多，管理工作量大复杂程度高，依靠人工进行资料的收集、整理、分类、保存的难度大，并且在档案整理过程中容易出错，引发工作效率缓慢，信息收集不齐全，资料归属混乱等情况，所以各高校应从管理方法和管理工作模式上有所改变。

2.3档案管理工作投入不足

高校的档案管理工作具有复杂性和专业性，如果不依靠信息化和网络化的帮助，档案管理工作将难以开展，然而各高校都忽视了对档案管理设备的投入，造成档案管理信息缺乏完备性和保密性。很多高校的档案管理不符合国家相关标准，存在纸质档案腐烂、照片褪色、影音制品损坏等现象，这与高校投入档案管理经费不足有关，成为限制档案管理发展的主要障碍。

3我国高校档案管理工作的主要对策

3.1转变认识

高校的档案管理工作应转变认识，形成良好的档案管理氛围。高校应把档案管理工作纳入到学校发展的整体规划中，学校领导也要重视和关注档案管理工作，并给予足够的支持和帮助，营造档案管理的良好氛围。同时，高校领导还要积极的参与到档案管理工作中去，指导和促进档案管理工作，使之能够与学校的发展速度保持一致，逐步实现高校档案管理工作的常态化和持续化。

3.2加强制度建设

高校档案管理工作涉及的部门较多，管理内容和管理方法也较为复杂，所以要与一般性档案管理工作有所区别，如：高校人才档案、科技成果档案、学术论文档案等，这类档案材料都要进行严格规范的归档，并以此为基础总结和归纳出适合高校档案管理的规范细则和标准，促进档案管理水平的提升。

3.3改进方式提升管理水平

高校档案管理范文6

摘要：针对高校数字化档案管理项目建设的要求，要从成本管理的角度对项目成本进行控制。通过对成本管理的定义和基本的方法进行阐述，结合某高校数字化档案建设项目，对其成本进行预算；针对成本预算表，就影响成本预算的因素进行分析和阐述；提出数字化档案项目建设成本控制的对策，从而为高校数字化档案管理建设提供参考。

关键词：成本管理；WBS方法；档案管理

当前，我国已进入信息化时代，学籍档案涉及范围也越来越广泛，如出国、就业、教育、评职称等各个方面。因此，加强对学生学籍档案的数字化管理成为目前信息化背景下思考的重点。但是部分高校依旧使用落后的学籍档案管理方式，这种方式已经不能适应现如今学校的工作状态。为此，为改善学籍档案管理方式，结合成本管理理论，提出一种数字化档案管理项目，目的是充分发挥数字化档案管理的优势，以提高学籍管理工作的效率。

一、成本管理理论

1.定义

对成本管理来讲，就是保证项目在计划范围以内完成。其主要包括确定所需资源的种类及其具体的需求量、估计成本并具体分配、制定成本的预算表等。目前，成本管理理论主要包含两个内容，分别是作业成本管理和全面成本管理。

2.方法———WBS成本管理法

目前，针对项目建设的预算有很多种成本预算的方法。本文选择WBS工作分解法进行详细介绍。WBS法的应用有一定的前提要求，包括保证需求完全划分、拟定完整的步骤、绘制WBS表。在满足前提条件后，方可进行成本预算。WBS法要求先将工作结构合理分解到可以操作的程度，比如具体的某一环节需要哪些物料等，然后再进行具体到每个WBS要素的成本预算。

3.数字化档案管理项目成本预算

采用上述的WBS法进行成本预算，绘制成本预算表。其主要内容包括项目阶段、时间、成本构成以及成本预算。而结合数字化档案管理项目的实际，将其成本预算表设计为表1所示。

二、影响学籍档案数字化项目成本控制的因素

1.项目时间因素

学籍档案管理系统项目开展过程中，时间难以控制，时间的延长与过度减少都会增加项目的成本，因此学校为能尽量保证在合理范围内控制时间，这就需要了解项目成本与其开展的时间之间的关系，具体关系如下图所示：由图1可知，T点（合理）所对应的是C点（合理）。通俗来说，当达到合理时间的最低点，此时成本最低。这个点也就是项目成本管理最合理的点。同时，观察可得，项目时间T延长时，项目成本也会因为人工费等各种费用的增加而增加；相反，项目时间压缩，导致工期紧张而不得不抢工，必然会产生更多不必要的抢工费等其他费用，这样当然会导致成本的增加。因此，应合理控制时间，这样才可以保证项目成本最低。

2.项目质量因素

学籍档案管理系统的时间因素会或多或少影响项目成本，但质量因素才是真正直接影响项目成本的因素。如果一味追求过高的质量，成本投入必然会增加；相反，如果质量不合格，无法达到要求，就需重新返工或者其他弥补的措施，这样也会导致成本增加。因此，质量过高或过低都会增加项目成本。具体情况见图2。图2中通过鉴定成本、预防成本以及故障成本来综合反映成本与质量的变化。鉴定成本是指验收项目质量的费用，预防成本是指前期为了预防发生项目不合格或故障的情况产生的费用，而故障成本则是为解决项目不合格的费用，比如因项目质量不合格而导致返工的返工费，维修项目的维护费等等。从图2发现，当项目质量差或不合格时，即项目质量处于改进区时，为使项目质量合格，达到适应区或至善区，往往会选择对项目进行维护甚至是返工，这样故障成本就会大大增加，综合的成本也会增加；然而，如果一味过度追求项目质量，想达到至善区，在项目技术设计上就会投入更多的人力物力，也就是前期的预防成本会大幅度提高，这样也会导致项目综合成本的增加。因此，其实只需将项目质量控制在适应区即可，不必追求过高的质量要求，也不可降低质量，这样就可避免不必要的鉴定成本、预防成本或故障成本增加，从而更好地达到控制成本的效果。

3.项目技术方案因素

除了上述介绍的时间因素和质量因素，技术方案因素在控制成本时也是至关重要的。项目的技术方案不同，会导致项目质量不同，也会影响项目实施时间及进展。确定合适的技术方案，可以控制时间在合理范围内，同时保证项目质量达到适应区，以保证不会增加不必要的成本。若项目技术方案选择不当，则会产生各种问题，如时间增加或质量问题，这样都会导致项目成本的增加。需要注意的是，项目技术方案可以根据实际情况进行改变，以追求最好实施效果。

三、学籍档案数字化管理项目成本控制措施

在学籍档案管理系统中，结合高校实际情况，具体使用以下措施来保证成本的合理控制。

1.从技术方面采取措施

采取技术措施就是通过调动技术人员积极性，选择合理先进的技术方案、技术方式等达到节约成本的目的。首先，在对技术人员的管理上，要使用合适的管理制度及方式，充分发挥技术人员的主观能动性，以求达到更高的工作效率。其次，选择技术方案时，在满足质量要求的前提下，将时间控制在合理范围内，尽可能选择经济合理的技术方案，从而进一步降低成本；与此同时，因为在项目的具体实施中，物料费会占有很大比例，从这个角度来分析，可以广泛使用节能高效减耗的新技术方式，这样不仅可以提高效率，还可以有效控制成本。最后，为了降低故障成本、预防成本等，应在项目质量上严格把关，从而节约成本。

2.从经济措施上控制成本

采用经济措施包括人工费控制和物料成本控制两方面。首先分析人工费。应严格控制人工成本，因为人工费在项目成本中占很大的比重。其次，需要控制项目分包单价，参照地区的市场价格，进行分析来制定单价。再来谈物料成本的控制。对物料的控制主要分为两个方面，一是用量，二是价格。在物料的用量上，使用先进改良技术，杜绝浪费，坚持贯彻节约物料的技术手段；在采集购置、运输等过程中减少物料损耗；在满足项目质量要求的前提下，使用创新型环保材料，从而降低成本。在价格的控制上，在采购过程中充分调查物料市场，在不影响质量的情况下选择合理价格的物料。可以将物料进行分类，在主要物料的采购上可适当性地减少；同时在采购物料时需充分考虑运输费用，综合选择最经济合理的方式购买，从而降低运输成本，有效控制物料成本，对整个项目的成本和经济效益产生直接性的积极的作用。

3.完善项目成本管理体系

要建立完整规范的项目成本管理体系，分级管理，不同级别负责不同职责。具体实施应根据实际情况，划分所有的部门及其成员的工作职责，使其清楚自己的工作任务及权利。这样可以更好地管理部门成员，调动其工作积极性，从而提高工作效率，降低人工成本。同时，也要设立合理的奖惩制度，以促进员工更好完成工作。

四、结语

总之，对于高校数字化档案管理项目的开发中，要充分把握时间、质量等这些对成本管理有直接影响的要素，并从技术方案、经济措施和质量体系等角度，才能更好完善档案管理系统的开发，减少开发的成本。

参考文献：

[1]杨婷.高校档案管理数字化建设研究[J].内蒙古财经大学学报，2016，（2）：148-151.

[2]俞志华，王军宁.数字化时代高校档案管理信息化建设[J].合肥工业大学学报：社会科学版，2007，（2）：78-81.

[3]王孙如.接收数字档案节约社会成本[J].城建档案，2010，（10）：42-44.

作者:王玮 单位:陕西省行政学院

第二篇:高校档案管理工作创新对策

［摘要］高校的档案管理工作是教学教研工作中比较重要的一项工作，档案管理是关系全校师生利益的一项工作，因此必须得到相应的重视。在信息时代，现今的高校档案管理工作已跟不上数字化时展的脚步。而创新作为驱动发展的根本动力，可以使高校档案管理工作重新焕发活力。本文通过分析高校档案管理创新的重要性，说明现今高校档案管理系统的问题，并提出一系列相应的措施，以期能够实现高校档案管理的可持续发展。

［关键词］高校；档案管理；创新驱动

高校档案的管理工作在高校的人才培养、教育教研和教育事业的建设中扮演着非常重要的角色。目前，管理体制的僵化与大数据时代的蓬勃发展形成了鲜明的对比。在档案管理问题上，传统的管理体制已无法适应现代档案冗长、繁琐的信息匹配方式，传统档案管理体制束缚了高校的改革发展。因此，探寻一条适合现代高校的档案管理工作的道路，成为高校目前急需解决的问题。

1高校档案创新管理的重要性

1.1促进档案管理意识的转变

创新即打破传统思维模式的束缚，采用一种新的发展眼光或者新的发展态度，对特定事物进行更新变革，使其能够适应现代化发展的需求。高校档案创新管理最主要的是创新工作的开展，以改革的态度对待高校管理工作，以创新的眼光看待高校档案管理模式，从局部到整体，完成整个高校档案管理的创新。高校档案创新管理，能够促进管理意识的转变，在创新的过程中难免会碰到这样或那样的难题和障碍，在解决这些障碍的过程中，利用创新的特点可逐渐转变工作人员的工作状态，在创新思维的影响下，逐渐改变工作人员对待档案管理的工作态度，使其不知不觉地完成管理意识的转变，达到潜移默化的效果。

1.2促进高校人才资源管理

人才资源是高校工作的重心，拥有人才才能获得创新驱动的动力，想要完成人才资源的合理利用，就必须合理地利用档案资源。然而，传统的档案管理工作方法遇到了越来越严峻的挑战，传统的管理模式已不适合庞大的数据统计，精简瘦身的大数据统计方式，对人才管理具有至关重要的作用。发展中遇到的难题，需要利用创新思维进行解决，档案管理工作改革需要创新激发活力，优化管理办法，提高档案管理工作的效率，通过提高效率解决人才资源的流失问题。高校档案创新管理，能将档案本身的作用最大化，利用档案承载的信息，提升高校对人才资源的管理，完成人才资源的合理利用，最终实现高校本身的创新发展。

1.3有利于学校文化传承

创新不是全盘的否定，而是通过改革办法，去其糟粕、取其精华。档案工作创新管理是对传统管理模式的变革，在最大限度地保留传统管理优势的同时，完成工作方法的转变，使其与高校自身的文化底蕴相结合，完成创新，促进学校文化传承。档案里具有丰富的校史文化，通过对档案管理工作进行创新改革，能继承高校优秀的教学精神，充分发挥档案在高校文化发扬继承中的作用，形成一个高校独特的文化风格。创新管理不仅仅是对档案管理工作的创新，还是对一个学校文化底蕴的继承发扬，利用创新的办法，优化管理模式，使档案中校史校训的真正含义被学生充分理解，在促进校园文化的理解中，可不知不觉地完成学校文化的传承工作。所以说，档案创新管理对学校文化传承具有重要意义。

1.4有利于高校的稳定发展

高校教育事业的发展并不是一帆风顺的，档案记录中既有经验也有教训。无论是经验还是教训，对一个学校来说都具有非常重要的作用，把档案作为重要依据，实事求是地看待学校面临的问题与所处形式，才能做出合理的判断和决策，真正地摸索出一条适合自己学校的特色之路。档案管理工作的创新，可更为直观地将学校发展过程中存在的问题，以及前人的领导决策、经验教训进行展现，根据这些经验和教育，将目前面临的问题或障碍逐步解决，达到促进高校稳定发展的目的。档案创新管理不仅是完成管理工作的优化，还可为学校其他方面工作的开展提供了便利，为建设现代化高校和学校的稳定发展，具有非常重要的促进作用。

1.5顺应时代的发展要求

为贯彻建设社会主义文化强国，建设21世纪100个一流大学的号召，高校必须要提高办事效率，为积极建设社会主义文化强国做出贡献，要想提高办事效率，高校就必须对某些僵化、拖沓的体制进行改革。对传统的档案管理系统进行创新改革，对于今天的高校来说具有非常重要的意义，利用创新作为改革驱动力，可提升高校档案管理工作效率，这也是时代对高校档案管理的具体要求。目前来看，我国高校的传统档案管理体制严重阻碍了档案管理前进的道路，对档案管理工作进行创新改革，不仅仅是完善档案管理体制机制的最佳选择，还是时代对现代高校档案管理工作提出的重大考验。利用现存的档案管理问题，倒逼档案管理工作创新发展，采用更为合理的创新管理办法，改进僵化的档案管理体制，可提升档案管理效率和质量，从而推荐高校教育教研工作的发展，实现向现代化高校的转变。

2现今高校档案管理存在的问题

2.1档案管理意识落后

一般来说，档案管理工作是一项比较繁琐的工作，这项工作一般在幕后进行，没有教学科研的靓丽风采，成绩也不容易显示出来，因此，在高校的日常教学、科研、生活中，难以被人多加重视。随着信息化时代的发展，恰恰证明了这种观念、意识的落后之处，这种观念意识桎梏着高校改革创新的脚步。高校档案管理工作作为幕后工作，很难做出比较有意义的成绩。因此，高校的领导决策者，一般将即将退休的工作人员安排到档案管理的工作岗位，这些老同志的工作热情不高，对于纷繁复杂的档案管理工作更是难以全力以赴。档案管理工作人员长期保持着一种不求有功、但求无过的心态对待档案管理，不能充分发挥档案管理工作对学校体制改革，学校可持续发展的作用，浪费了大好的资源优势。

2.2档案管理体制落后

传统的档案管理体制机制僵化，已成为阻碍高校进步发展的一种落后体制。一个好的管理体制机制，包括人才的引进、薪酬奖励、技术设备更新等机制系统的统一、协调运作，而在高校的档案管理机制中，这些明显有促进作用的机制没有得到较好的落实，人员老化、人才引进缺乏、薪酬奖励与档案管理做出的成绩没有明显关系、制度内工作人员的热情不高，整体呈现一片死气沉沉的气氛。在这种体制下，档案管理工作很难做出对高校改革发展有促进作用的成绩。新一代科技革命正在蓬勃发展，机遇稍纵即逝，管理体制的僵化、落后，对建设现代化学校来说阻碍非常大，这些僵化的体制内包含腐朽的工作办法和工作人员的意识，已不能促进学校的发展，现代高校需要更为妥善的安置方法和改革办法改善这种情况，因此，其要用“刮骨疗伤、壮士断腕”的勇气，优化档案管理体制，完成学校档案管理的优化升级。

2.3档案管理人才匮乏

由于管理体制的僵化，档案管理部门成为大多数工作热情消失的工作人员的“养老办公室”，这对整个档案管理工作具有非常不好的影响。档案管理工作需要具有专业素养的人才进行担当，其对专业技能要求较高，职业素养要求较高，与此同时，档案的管理、整理是一份相对较为枯燥的工作，需要工作人员不断进行档案资料的整理、分类、归纳。时展对档案资源管理的要求更加严格，对专业人员的渴求变得越来越迫切。但僵化的体制缺乏吸引人才进入的有利因素，人才进不来，管理工作的革新缺乏内生动力，对高校的整体教育、教研工作具有非常不利的影响。且档案管理工作的职称、薪酬较低，如果非专业人员进行档案管理工作，很难有较高的思想觉悟与职业素养，更不用提尽职尽善地完成工作，因此，难以形成高效的档案管理体系，对学生和学校来说具有阻碍作用。

3高校档案管理工作的创新对策

3.1促进高校档案管理体制改革

一个良好的档案管理生态环境的形成，必须要有良好的档案管理体制。目前，资源驱动、投资驱动已不适合经济发展的新常态，我国经济增长进入了结构优化、动力转换、创新驱动发展的新阶段，将创新驱动摆到国家发展全局的中心位置成为现实的需要。高校档案管理工作的发展也需要创新驱动，创新就是要对目前僵化的档案管理体制机制进行改革，要针对性地进行体制内的变革、升级，并建立良好的薪酬奖金奖励机制以及完善的人才引进机制，利用问题倒逼管理机制进行改革升级，完成自我价值的实现，促进高校教研教学、培养人才工作顺利进行，促进高校可持续发展。

3.2树立科学化的高校档案管理理念

高校档案管理机制的僵化，关键是相关领导决策者对档案管理思维的僵化，是其对档案管理工作的不重视，最终使档案管理工作脱节于信息时代数字革命的潮流，桎梏了高校教育水平的提高。高校的档案管理关系到我国高校跻身于世界一流大学的荣誉，只有树立科学化的档案管理理念，才能实现高校的自身价值。高校要树立服务型的档案管理理念，向广大师生、领导干部提供服务，服务于学校的发展建设。首先，要服务校园文化建设，档案室最能体现一个学校的独特文化资源，树立服务理念有利于宣扬学校文化理念，利用文化建设，提高文化自信。其次，要有服务学生就业的意识，学生就业问题是每年高校必须面对的难题之一，提升档案管理服务意识，有利于学生顺利完成就业，也有利于学校自身的发展建设。

3.3引进档案管理专业人才

我国是一个社会主义国家，正处在社会主义的初级阶段，改革开放的大业需要大量的人才资源来完成。档案的创新管理工作需要具有专业素养的人才来完成，让真正懂得管理的人进行管理工作，才能使档案管理工作事半功倍。对档案管理体制的变革，也就是对人才引进机制的变革，因此，高校要通过外部吸收人才，同时也要从内部挖掘人才，通过建设一支具有专业知识素养、专业管理技能、高尚道德品质的队伍，完成高校档案管理的升级优化，使档案资源信息能够伴随学校的发展，为高校建设成为一流的世界大学做出贡献。人才是强国的重要因素，也是建设自己特色的重要因素，人才的引进对档案管理、对学校教研教学、对学校的发展建设，都具有非常重要的作用。

3.4促进高校档案管理实现电子化

现在的时代是科技的时代，是数字化的时代，是信息共享的时代。高校传统的档案管理是依赖纸质材料的整理，而随着科技革命的发展，数字化服务与自助化服务已经融入各行各业中，也为各行各业的改革带来了机遇。这种机遇稍纵即逝，因此，档案管理工作应该抓住这次机遇，积极建立电子档案，对原有的纸质档案材料进行整理、分类、归纳，利用大数据的优势，找出适合高校档案管理建设的重要发展方向。电子档案方便保存，且不易丢失、不易损坏，与其投入大量的人力、物力进行纸质材料的整理工作，不如选择一种更为省时、省力的电子档案管理。纸质档案与电子档案相比，具有很多不合实际的地方，从占用空间上说，纸质材料比电子档案要消耗的资源更多，再加上定期维护保存的费用，这是一笔不划算的买卖。而电子档案既节省了空间，又节省了查找的时间，且在这个基础上还起到了一定的环境保护作用。目前，各大高校的电子档案还不完善，有的学校甚至还没有对电子档案形成正确的认识，对其重视程度还很低，这种观念是非常不利于领导做出正确的决策，以及促进学校发展。

4结语

高校的档案管理是关系全体师生、学校建设的一项重要工作，因此，高校必须要给予高度重视。在信息化时代，想要完善档案管理的工作，就必须进行改革创新，且创新是第一驱动力，只有通过创新才能对高校档案管理进行完善，及时采用合理的方式、方法，有效完善档案管理工作运作模式，从而推动高校建设快速发展，实现高校向现代化高校的合理转变，最终做到高校教育体系的可持续发展，形成良好的教育生态环境。

主要参考文献

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［7］李淑华.论网络环境下高校档案工作的创新管理［J］.长春师范大学学报,2005(7).

［8］顾锦芳,陈妹.试析高校档案管理工作的创新［J］.扬州大学学报,2004(1).

作者:高伟娜 单位:吉林建筑大学城建学院

第三篇:高校在线课程教学档案管理对策

［摘要］本文针对近几年在高校发展起来的MOOC等网络在线教育，从教学档案管理视角出发，对国内外网络教学信息资源在保存和利用方面面临的挑战和存在的问题进行了分析，从而对高校在线课程教学档案管理提出对策和建议，为国内教育机构和高校在创建、管理网络在线教育资源方面提供一些参考。

［关键词］在线课程;教学档案;管理对策

网络信息资源与传统文献相比，具有宝贵的利用价值和大数据服务的功能，但是随着网络技术的不断发展和网络信息资源的不断扩大，这些宝贵的资源如何做长期保存、利用，给各个国家及各级教育机构带来了前所未有的挑战。

一、网络在线课程教学档案信息化管理的重要性

(一)网络教学资源的学习利用价值大

从1999年美国麻省理工学院向社会开放网络课程以来，到现在盛行的MOOC，汇集了国内外众多名校名师的优质教育资源，是不可多得的教育资源，而且这些在线教育的应用范围可以扩大到全国乃至全世界的每个角落，尤其是对一些偏远地区教育资源严重缺乏的情况下，在线教育更有利于促进我国实现大众化教育的任务。

(二)网络教学资源占用空间大易消失

网络教学资源来自各个国家众多高校的网站，资源信息量大占用的空间也很大，完成保存并实现有效的实时运转以及反复利用，工作量和软硬件设施的投入受到很大的挑战。另外，由于信息更新速度快，大部分网络教学资源在被广泛利用的同时，也在不断地消失，而且速度非常快，不利于资源的持久保存和利用。

(三)网络教学资源的学习者越来越多

从国外网络教育资源的发展来看，从最初的高校内部师生使用逐步发展到全国范围乃至全球范围共享使用，学习使用者从最初的随意学习发展到可以获取大学学分的教育。随着在线教育的广泛开展，学习使用者逐渐增多，为高校和社会解决了师资不足、课程资源不足等问题。

二、高校网络在线课程教学档案信息化管理存在的问题

(一)理念滞后问题

随着各项工作信息化进程的不断变革和应用速度的加快，档案管理工作也逐步进入信息化管理阶段，数字化档案馆应运而生，使传统的档案管理工作步入一个新的时代。就目前调研情况看，对于这些网络教育资源的管理各级高校及教育机构还没有统一的方案和保存标准，对网络教育资源的重要性认识不足，不利于网络教学资源的广泛利用，也严重影响高校及教育机构对网络课程教育进一步规范开发和管理工作的进行。

(二)管理机制问题

从推进大众化教育角度看，网络教学资源作为档案保存是一种社会公共事业，具有一定的现实意义。但是目前国内还没有一个系统的完整的标准来实现这一功能，标准化和专业化程度低，软硬件设施投入不足，手段与技术落后，同时，也缺乏相关法律条文的保障，导致在线资源的保障不能有效得到应用，受教育范围也受到很大制约，急需建立完善的管理制度保障在线教育资源的广泛、长久利用。

(三)人员技术问题

高校档案信息资源逐步大量数字化，逐步向数字化档案馆迈进，馆藏逐步以数字化资源为主，服务手段逐步向多样化、网络化、全球化发展，服务对象逐步突破了本校本地区的范围。但是从目前情况看多数高校档案人员还处于仓库管理员的层次，很少有档案管理专业的学历，管理手段多数只是收集、借阅，数字化内容的档案较少，信息化手段落后，严重制约网络在线课程资源的有效管理和持续利用。

(四)经费不足问题

档案管理从传统的纸质档案收集管理发展到信息化管理模式，需要一定的软硬件等设施的投入，需要一定的资金做保障，目前，由于经费不足，导致在线教育资源多数靠高校自身解决本校开发的课程资源，只能应用在本校范围，而且开发数量有限，在社会上进行的网络在线教育主要依赖一些公司购进高校部分课程再进行有偿服务，开发范围和应用范围大大缩小，不能很好地发挥网络在线教育的本质功能。(五)知识产权问题网络在线教学资源是各个国家众多大学开发研制，大部分网络课程资源使用权基本在本校范围内，这样，其他学校以及社会学习者无法享受这些优质资源，对教学资源本身是一种浪费，如果解决好著作权、知识产权这样的问题，以网络教学档案的形式的进行规范的呈缴、开放、利用，对社会教育是一件有意义的事情。

三、高校网络在线教育课程教学档案信息化管理的建议与对策

高校在线教育教学档案信息化管理工作是高校档案管理事业发展的重要工作之一，特别是当前网络技术迅速发展的形势下，推动高校教学档案信息化管理，实现高校网络教学档案的信息化服务功能，必须改变管理理念、提高创新意识，抓住契机，积极变革管理手段才能与时俱进。

(一)提高认识建立科学的管理体系

按照最新颁布的《高校档案管理办法》，结合当前网络教学资源建设和保存的实际情况，应积极制定高校网络教学档案保存和管理的实施细则，做到从宏观上把握主线，从微观上把握细节。首先要提高认识，更新理念。高校要实现教学档案信息化管理工作，必须提高全校教师对网络教学资源保存和利用价值的正确认识，尤其是高校领导要有超前的信息化管理意识，与时俱进，积极接受以MOOC为代表的网络教学模式，将网络教学资源早日纳入教学档案的管理内容中，推动高校网络教学档案的信息化管理进程。其次，学校档案部门要做好与各行政部门、教学部门的联系工作，做好宣传，及时收集各部门有关的网络教学资源，防止有价值的数字化文献的流失。再次，高校优质的网络教学资源要实现高校间、高校与社会间的资源共享功能，各级教育机构要建立密切的合作共赢关系，共同讨论建立网络教学资源的共建共享机制，共同推进高校档案网络教学档案的信息化服务进程，提升高校优质资源的服务水平。

(二)提高人员的信息化专业化素养

高校教学档案走向信息化管理阶段，对档案管理人员的素质要求有了根本性的变化。档案管理人员的信息化能力是关键因素，不但需要专业的档案管理知识，还必须具备高水平的信息技术运用能力，熟悉数字化档案馆的工作流程，熟练掌握网络教学档案管理平台和系统功能的应用技术，使档案在信息化管理以及服务上更科学、更实用。首先，要加强专业理论知识的培训，如历史学、文献编纂学、目录学、网络信息鉴定理论、相关的法律、法规等专业知识。其次，加强信息技术的培训和操作能力的训练，如计算机录入技能、检索技能、相关网络技术的学习。再次，积极引进复合型人才，努力营造一支政治强、业务精、作风正、工作实、纪律严的专业人才队伍。

(三)完善组织管理制度和保存制度

目前，大多数高校的档案管理制度和保存制度没有体现出信息化管理模式下在线教育资源的管理要求，缺乏与时俱进，对教育资源纳入教学档案管理缺乏前瞻性。所以，高校档案馆(室)必须面对现实，接受挑战，积极修改、完善相应的组织管理制度，本着一切为教学服务的宗旨，才能更好地促进高校网络教学档案的保存和管理工作。从宏观上看，国家、政府和各级教育机构可以建立图书馆和档案馆为主的网络在线教育资源信息化管理体系，建立地方各级教育管理机构和高校等为辅的分布式分支机构，逐步在国家图书馆和档案馆的引导下，有组织有计划地构建出我国国内的网络在线教育资源管理网络。从微观上看，高校作为一个网络教学资源保存中心，学校各部门、各教学单位作为分布点，形成一个较小的网络教学资源保存体系。区域性的资源保存中心如高校档案馆(室)与国家档案馆建立联动机制，有效实现在线教育资源的管理和利用。

(四)加大资金投入优化资源保存环境

随着国家教育信息化工作的全面开展，网络教学资源的开发和利用已经在全国高校普遍开展起来，尤其是MOOC引进后，全国网络教学资源数量发展很快，在线学习的学生人数越来越多，庞大的网络课程资源、快速的内容更新要求，对硬件、软件的投入和配置要求很高，高校现有的档案馆管理硬件和管理系统已经远远不能适应当前的要求，需要投入很大的经济成本才能实现网络教学档案的保存和利用工作，而且，随着网络教学档案数量的不断增加，这笔投资变得越来越大，高校自身是难以负担的。为了优化网络在线教育资源的管理环境，首先需要非常强大的基础设施建设，如服务器、机房、电子出版物阅读设备、课程平台建设、系统购置、在线信息资源的存储等等，都需要大量的专项资金做保障;其次需要运行保障经费，如软硬件维护、系统升级、档案管理人员业务培训等;再次是在线资源的建设和管理工作方面的经费保障，课程的开发和资源持续再利用是实现在线教育有效开展的最终目的。对于目前出现的经费瓶颈问题，解决途径一是需要国家教育部门牵头制定统一的标准和规范，二是政府率先投入专项资金，协调高校和社会力量共同加入这项利国利民的教育工程建设，与时俱进，营造网络在线教育资源的有效管理和利用环境，推动在线教育的有效开展。

(五)加强教学资源的全面整合和共享

整合优质教学资源，逐步建设多种学科、多种专业课程的网络共享平台，推动高校优质网络在线教育课程资源共享是将后教育领域面临的新的发展趋势。从高校网络教学档案信息化建设角度来说，要实现资源的整合与共享，高校档案馆(室)在网络在线课程资源的建设和管理过程中要求具备开放性和兼容性。在为本校师生提供在线教学档案资源服务的同时，也能更好地为其他学校乃至社会各行各业的学习者提供在线教育服务，在网络在线教育课程资源不断增加和累积的基础上，要更好地注重模块化、多功能和交互性的建设和作用的发挥，逐步发展成为有价值的网络在线教育数字资源库，通过在线教育网络平台，提高在线教育资源的建设质量与利用服务效率，进一步实现院校、学科、专业、课程之间的信息共享。高校教学档案信息化管理是一项复杂的系统工程，涉及的学科、专业、课程较多，为了避免重复建设，高校之间应该建立统一规则、走共建共享之路。总之，教学档案从传统管理模式向信息化管理模式过渡是一项长期性工程，需要国家、社会、地方政府、教育机构等多方面的努力才能更好地实施。随着信息技术的发展，学校教学等各项工作也随之发展变化，高校在教学档案信息化进程中，需要逐步完成过去传统档案的数字化建设工程，同时尽快完成现有电子文件等教学档案的归档工作，对于新型的网络资源管理，各级教育机构和高校必须认真审视这种新生事物，正确认识这种资源的重要性和可持续利用价值，积极提高管理意识，完善现有的管理制度，适应信息技术的要求，构建教学档案信息化管理模式，促进高校教学质量的提高，促进国内外优质教育资源的有效利用，对于提高高校学生教学质量，实现大众化教育具有积极的作用。

［参考文献］

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［4］陈希琳．浅谈高校档案信息化建设［J］．科教文汇(下旬刊)，2009，(7)．

［5］邱艳．高校档案信息化建设的问题及对策探析［J］．宿州学院学报，2009，(6)．

作者:白海珍 单位:内蒙古财经大学

第四篇:民办高校档案管理探索

提要:民办高校因为投资主体为私人或企业，导致其重要的关注点在学校招生的多少和教学质量的高低，忽略了学校和教师的档案管理。公办高校之所以发展迅速，它的文化传承是必不可少的重要一环，而这一传承的载体就是档案。因此，民办高校要步入高速发展的快车道，必须提高档案管理水平，体现民办高校诚信建设的发展过程和教师的成长历程，把民办高校的历史有机地衔接起来。

关键词:民办高校；诚信建设；档案管理

一、引言

随着新修的《民办教育促进法》正式实施，民办高校规范管理提到了议事日程。民办高校在我国已经不算是新鲜事了。但是像20世纪80年代之后蓬勃发展的态势确实是很少见的，也很壮观。民办院校的发展，离不开辛勤耕耘的教师和朝气蓬勃的年轻学生，也不可缺少吃苦耐劳的后勤服务和精打细算的财务人员；无一例外的拥有着教学大楼、图书馆、宿舍和食堂，包括先进的教学设施设备、丰富的馆藏纸本图书和期刊、品类齐全的电子书刊、查准率和查全率较高的信息检索管理平台；与时俱进的校园文化、丰富多彩的校园生活、风格各异的教学活动，给成长中的民办高校描绘了一幅绚丽的图画。档案，事无巨细地记载着民办高校从无到有、从少到多、从小到大及从自然到科学的发展过程，记录着教师从事教育教学活动的一段人生旅途，承载着莘莘学子的追梦故事。这一切，不仅让民办高校自觉地开展诚信自律建设活动，也令民办高校付出洪荒之力营造有利于自身发展的客观环境。最近几年，国家对民办高校的管理越来越关注，为了更好地支持民办高校发展，制定精准扶持民办高校发展的财政支持和宏观调控政策，国家、省及市的教育管理部门经常请民办高校上交诸如财政资金应用绩效评价、内涵建设等项目自评报告。为使民办高校所填写汇报材料的真实性，需要民办高校开展诚信活动，以保证所填写的内容真实性和权威性，助推民办高校档案管理工程提升到一个新的高度。

二、民办高校档案管理现状

事实上，民办高校同国家公立学校一样，同样存在着人事档案、财务档案、教学档案、图书档案、科研档案、内外联档案、收发文档案等等。但是，民办高校的档案管理与民办高校的发展速度并不对称。具体表现有如下几个方面：（一）民办高校举办者不重视档案管理。最先发展起来的民办高校，是摸着石头过河的一群有创新精神和冒险精神的开拓者。他们不知道民办高校的发展会是什么样的，国家的政策会如何变化，只是凭着对教育事业的热爱，或者说被庞大的教育市场利益所吸引，不畏艰难地坚持办学。这一阶段，所有的民办高校创办者，想得最多的事，就是如何把学生招进来，如何招聘到能担任教学工作的老师，如何雇佣到后勤服务和保安人员维持学校的安全。夸张一点说，对于档案管理，这些民办高校的创办者最重视的是学生的档案不要丢了，财务账目尽量清楚。而教师档案、教学档案、科研档案等的管理，还没有引起民办高校举办者的重视。（二）客观原因忽略了档案管理。民办院校的性质，导致民办高校在成立与发展过程中就存在一些先天性缺陷。加之，其人员的流动性非常快。加大了管理人员对民办高校工作的不安全感和无归属感，思想意识里就有一种随时换工作的准备。表现在工作过程中，他们只注重完成接受的每一项任务，不去考虑这些工作任务完成后的存档问题。或者说，即使当时完成某项目工作任务的管理人员离职后把材料留下来了，由于民办高校的离职制度不完善，可能会出现双方没有进行工作交接的情况。于是，后来的人不一定会知道或注意这些原始档案材料，走掉的人也没有机会告诉后来的人这些档案材料在哪里。最终结果，还是导致原始档案资料的遗失。（三）主观原因造成档案材料的丢失。一是民办高校人员来往频繁的特点，造成人事档案材料多而复杂。人事管理部门源于对应聘与入职人员频繁性的厌倦，主观上就产生怕麻烦及没有必要保留离职人员档案的思想，加之民办高校的教师来自全国各地，部分教师的人事档案也未必是真实的，所以行政管理人员就自动放弃了离职人员的档案管理。甚至有些离职人员因新单位工作的需要，回原单位请求出具其工作考核情况，遭遇原单位以“不为离职人员服务”的理由拒绝了；二是民办高校工作人员基于自己利益考虑，而放弃岗位工作档案的保存。民办高校用人机制灵活的特点是一把双刃剑，在提高选人用人效率的同时，也造成人员不稳定的情况多发。不排除部分管理人员想保住当前的工作岗位，主观故意将做过的工作内容不做记录，更谈不上留存。其目的是提高工作内容的神秘性，降低工作的连续性，提高工作岗位进入的难度，让新人无法快速进入工作状态，尽而实现其继续在本岗位工作的愿望；三是校方与被聘用方合作不愉快被逼离职，或者是离职时薪酬问题没有处理好，被聘用方为了报复校方及泄私愤等原因，离职时故意损坏或丢失自己所掌管的档案资料。同时，也不排除被聘用者本身素质低、责任心不强，工作过程中不注意资料的保存和整理，也是档案材料丢失的重要原因之一。

三、民办高校档案管理不完善的后果

（一）影响民办高校的诚信度。档案，是固化组织或个人在以往社会实践活动中所做出的决定、开展的活动及所发生事件的信息，是当时情景的再现。任何一个民办高校档案材料的不全面或者是丢失，无疑对民办高校的发展过程缺乏真实和详细的记录，必然会给这些民办高校在经验总结、科学平台建设、教学规律的掌握等方面造成困惑，给民办高校应付各级领导检查及对外宣传等方面造成极大的不便，虚假陈述的现象就不可避免，进而影响到民办高校的诚信度。（二）影响民办高校的文化沉淀。一所高校，文化的形成需要几十年甚至几百年的不断沉淀、积累和提炼。而对于民办高校，其文化的沉淀更需要一个长期的发展过程。在国外，全世界排在前10名的大学都是民办或者私立高校，中国民办高校因起步较晚在国内都处于劣势，缺乏的就是文化的沉淀。在这样的情况下，如果民办高校发展过程中的档案材料丢失的话，直接影响到民办高校文化建设与传承。（三）影响民办高校的持续提高与发展。民办高校，因其举办者与公立高校不同和起步晚等特点，导致其发展规律和过程有别于公办高校。同时，民办高校师资结构的不均衡性和学生来源的低分数性，造成民办高校教育规律、管理体制也与公办高校不同。因此，民办高校档案的保存和管理意义巨大，作用非同小可，表现出很高的不可替代性。毫不夸张地说，民办高校档案的缺失，直接影响民办教育服务区域经济社会的发展，进而影响民办高校健康发展与提高。

四、提高民办高校档案管理的措施

（一）建设档案管理制度文件。民办高校要提高对档案管理的重视程度，从制度层面上来完善档案的管理工作，制定一系列可行的档案管理制度。包括办公室档案管理制度、科技档案管理制度、人事档案管理制度、图书馆档案管理制度、院校之间交流活动档案管理制度等，并将制度落实到具体的管理部门，确认责任人，并作为部门和个人的业绩考核指标。（二）开展档案管理培训工作。采取走出去请进来的方式，对档案管理人员进行岗位技能和责任的培训工作，从思想上让档案管理人员意识到档案管理工作的重要性和不可或缺性。通过培训，增强档案管理人员的工作水平和能力，明确和认知档案管理岗位的责任和义务，提高档案管理人员在工作过程中遵循档案管理工作规律和制度的自觉性，保证档案管理工作的有序开展和质量保证。（三）利用信息化技术开展档案管理。充分利用电子设备在档案管理工作中的重要作用。将重要的文件和材料扫描为电子文档保存在电脑里，以备纸制档案受损或丢失时可查阅。条件允许的民办高校，可以在OA办公系统中增加档案管理模块，既节省了档案管理信息化的建设经费，也避免了重复建设，更方便了档案的管理与查找。（四）设立专门的档案室。2016年11月7日，第十二届全国人民代表大会常务委员会第二十四次会议通过“全国人民代表大会常务委员会关于修改《中华人民共和国民办教育促进法》的决定”。新的《中华人民共和国民办教育促进法》对民办教育的发展做出了更详细的规定。而民办高校的档案管理工作是民办高校诚信发展的载体。因此，为了更好地保管档案材料，有条件的民办高校最好设立单独的档案室，用来存放档案材料，真实而详细地记载着民办高校的发展历程，以防丢失或损坏。（五）加强档案管理经费投入。民办高校档案管理工作薄弱，与民办高校举办者对档案管理工作的重视程度有着非常重要的关系。客观地说，大部分民办高校的举办者对档案管理工作都是不重视的，或者是认为没有用的。因为民办高校创办初期，生存是民办高校的首要问题。而生存、生源是民办高校的命脉。故民办高校无一例外地都将主要精力放在招生和教学方面。随着国家对民办高校的政策与财政支持，民办高校向规范化和正式化的快车道上行驶，档案管理工作成为民办高校科学化发展的一个重要标志。于是，民办高校档案管理工作摆在了议事日程。鉴于档案管理工作是一项重要的物质实践活动，因此，各民办高校要加大在档案管理工作上的经费投入，以保证档案管理工作的顺利进行。

主要参考文献：

［1］方欢欢.对民办高职院校教师业务档案管理的探析［J］.三门峡职业技术学院学报，2012.3.11.1.

［2］郭洪莉.把握历史感和即时性加强民办院校档案管理［J］.陕西档案，2011.1.

［3］徐祥生，黄小燕.民办高职院校科研档案管理现状与对策［J］.经营管理者，2015.6.

［4］孙克巍，薛东红，张力洲，宋庆宝.民办高等院校固定资产档案管理对策探索［J］.产业与科技论坛，2015.14.9.

高校档案管理范文7

一、目前我国高校档案管理工作出现的主要问题

1.对高校档案管理工作的重视程度不够。

目前还有相当一部分高校档案管理工作人员并没有意识到高校档案管理工作的必要性和重要性，很多学校仍旧认为高效工作的重点是教师的科研成果以及学生的就业和考试成果，对一些基础设施建设不太重视，档案管理工作也属于那些不被重视的部分。在高校的档案管理工作之中，有很多地方投入的人力和物力都不够，档案管理需要的硬件没有及时更新，信息化的进程比较慢，和学校的建设发展开始脱节，一些档案管理人员的意识仍旧停留在纸质时代，认为只要把实体档案管理好保存好就足够的观念上，这对高校档案管理的建设与发展是不利的。

2.高校档案管理工作的设施条件缺乏。

高校的档案管理工作任务较重，需要的劳动力和投入都比较多，但对学校来说这是个基本没有产出的过程，所以学校在这方面一般都没有相应的重视。在人力方面，档案管理工作包括对档案资料的收集整理以及分类保管等，需要大量的劳动力及投入大量的时间来完成这些繁琐的工作，档案信息化的进程缓慢，信息化也只限于信息的存取和查询有了一定的起色，目前收集学生档案的时候没有较为合理的档案管理办法，导致劳动力在很大程度上都处于一种浪费的状态。另外人力的缺乏并不仅限于劳动力，还在于档案管理人才的缺乏。档案管理是一门专业性很强的学科，在实际工作中需要很多的理论知识才能够对档案管理进行驾驭，否则是没办法对档案进行合理的归类和整理的。这就要求档案管理的专业人员拥有良好的专业素质和适合档案管理工作的性格特点，这种人才的需求也没有得到较好的满足。档案管理也需要较好的硬件设备，除了信息化需要的各种信息技术设备以外，还需要一些良好的基础建设，如防火性能良好的档案储存地点等，这些都对档案管理工作的开展起着至关重要的作用。

二、高校档案管理工作创新策略

1.高校档案管理工作的创新方向。

高校档案管理工作的创新是一种全方位的创新，它从管理的形式、理念和内容上入手，着重一些细节上和技术上的优化，从而实现全面的创新，转变档案管理从业人员和学校行政管理层面对于档案管理的刻板印象，将档案管理工作引导向一个新的台阶。同时档案管理的创新工作也要促进档案的保管管理向档案的合理利用与完善方面发展，将档案管理工作和学校的建设以及师生的便利结合起来，促进档案管理工作价值的充分发挥，使得档案管理工作更好地促进高校日常运转中的档案的运行和管理需求得到满足。

2.高校档案管理创新工作需要注意的方面。

2.1高校档案管理创新建设促进可持续发展理念的创新应用。

高校档案管理工作的创新主要推动力在于对高校档案管理工作观念的创新，只有工作人员和管理人员的观念改变了，档案管理工作的实际情况才有可能得到改变。在档案管理工作创新的观念变化中，要树立档案管理以人为本的观念和可持续发展的观念，要树立档案管理工作是为了高校更好发展的观念，档案管理工作应该以提高教师的教学水平以及学生的素质为最终的目标，使学校得到全面的发展。学校在加强学生学风建设以及教师科研能力与成果建设的时候，也应该在档案管理方面有所重视，使档案管理能够协调学校各方面工作，要把可持续发展的观念贯彻到每个档案管理工作人员的心中。

2.2提高高校档案管理的服务水平。

以前档案管理人员对于档案管理工作的大部分认识都是保密优先的，这也导致了档案不能方便地得到利用和完善，学校的档案部门应该提高自身的服务意识，档案管理并不是一个绝对保密的工作，而是应该把合适的信息向合适的地点以及用途进行合理的分配，所以高校档案管理工作的创新应该着重于提高自身的服务意识，积极参与学校的管理活动与建设，为学校的发展提供便利，档案管理部门也是学校管理部门的重要组成部分，需要为学校的建设添砖加瓦。

2.3建立信息化的高校档案管理系统。

目前的高校档案管理系统还没有完全信息化，所以高校档案管理工作创新的一个重要方向就是信息化的发展。信息化的档案管理系统要做到分类的合理化和服务的便捷化，按照一定的标准对电子档案进行合适的分类储存并建立完善的档案处理与查询体系，引入一定的人才和硬件技术对这方面进行优化，提高信息化高校档案管理系统的安全性与保障性，做好档案管理的权限分配与控制，力求使信息化的档案管理系统能够在档案管理工作中起到更多的作用。

三、结语

高校的档案管理工作仍旧存在着一定的问题需要档案管理人员去解决，而解决这些问题的最好办法就是通过一定的创新行为与创新策略对高校的档案管理工作进行优化和改进。在创新工作的过程中要注意和高校的实际档案管理情况相结合，注重档案管理工作观念的创新和工作理念、工作方法、工作技术上的创新，努力实现高校档案管理工作的便捷化与准确化，从而使高校档案管理工作能够更好地为学校发展做出贡献。

作者：李继军 单位：湖北科技学院档案馆

第二篇：高校档案管理应用研究

1高校档案管理的概述

在高校档案中涵括了许多不同方面的信息内容，像人类的进化史、发展史、政治的运动、各地方的文化礼节等。档案管理主要是由图片、声音、文字这三种组合而成的[。高校档案管理工作可以从两个不同角度上进行阐述。

1）哲学角度。

在哲学的角度可以发现高校档案中的所有文件的顺序、内容都不是随意整理和记录的，在档案管理中属于一种时效性的判断。

2）历史保存的角度。

当档案中的文件处于分散的状态下，需要按照逻辑划分的标准集合信息。在整理档案中属于系统性的判断。档案不仅可以进行记录历史信息，还能够让消失的历史信息重现。在保证记录内容的真实性和整理文件的顺序下，避免了历史文献存在不完整、虚假的状况。

2传统高校档案管理的缺点

2.1在容量上的限制

传统的档案都是由纸质资料组成的，这在表达信息和传达信息的能力上都受到束缚，随着全球信息时代的到来，人们对信息的需求越来越多，以往的档案已经不能满足现代人们对信息的需求。

2.2占用的空间大

以传统的纸质档案为例，需要许多单份的纸质档案组合起来才可以形成一篇完整的历史文献。高等院校档案管理中涉及到各方面很多的信息内容，如果没有一个很大的空间进行放置，就会导致信息内容不够完整，不仅增加了档案管理人员的工作量和时间，还给查阅文献的人带来极大的不方便。

2.3保密性差

在大多数的高等院校中档案管理都是采用人为的管理方式。由于纸质档案每天都会被很多人翻阅或借读，由此增加了档案保密工作的难度。

2.4档案检索，维护与更新难

受传统档案管理模式的影响，当档案积累的时间越来越久，就会产生大量的数据和文件，从而导致档案的维护、更新和查找工作不能顺利的进行。

3计算机信息技术与高校档案管理

随着计算机信息技术的发展，对信息的处理和存储都要比以往容易很多。在现代技术的发展下，衍生出了电子档案，电子档案具有占用的空间小、方便人携带、可以储存大量信息的特点，正是由于这些特点，使用电子档案的人越来越多。在现代档案管理工作中，电子档案逐渐代替了以往的载体档案。数据库技术是计算机信息技术中的一种，因其具有对数据管理和文档一体化管理的功能，被许多的高校拿来运用到档案管理工作中。由于数据库引用到档案管理中，让查阅者只需要简单输入关键性的几个字就可以马上找到自己需要的文献信息。并且这种对档案管理的方式可以重复的利用，这样一来提高了档案的质量。

3.1数据库与高校档案管理

电子文档至今发展已有几十年的历史了。在早期文件系统同样具备存储电子文档的功能。但是早期文件的系统没有资源共享和检索的功能，因此在档案管理中很少会用到早期文件系统。随着我国数据库技术的迅速发展，数据在资源共享、检索文献、存储容量上比之前的文件系统有很大的改变。在高校中，建立档案信息数据库，充分的发挥计算机快速检索和密集存储的功能，提高档案信息单位利用效能，是高校档案管理工作发展的一条重要途径。

3.2网络与高校档案管理

将不同国家的政府、军事、科研部门、学校、微波、卫星、高速率专用线路和普通的线路链接起来，就形成了世界范围的巨大计算机网络。在实现档案管理网络化过程中，不管是设备或者技术都必须以保证档案文献的真实性为前提。为了实现档案管理的高效，需要将档案管理中的计算机网络平台连接教育科研网。在计算机技术的不断发展的形势下，人们对于档案信息的需求量已经不是之前档案信息可以满足的。为了满足人们对档案信息的需求，高校的档案管理工作首先需要将其部门中的所有条块进行整理，其次对以往的档案管理模式进行改革。将本是纸质的档案信息编辑到网络平台上，扩大了档案信息资源共享的范围，让更多的人可以查阅到档案信息。最后，对高校档案实施全方位的模式进行管理。

3.3建立标准化的数据库

想要实现档案信息自动化和网络化，标准化的数据库是基础条件。为了实施高效网络化的档案管理，需要分三个步骤来进行。

1）与计算机信息技术探讨出哪种设备可以用于档案管理中。

2）探讨出结果后，与专门的技术人员一起设计实施的方案，共同完成装置的任务。

3）在安装完设备后，高校管理人员需要制定一个能够满足所用设备统一化的制度。除此之外，高校还需要根据国际标准和国内行业的发展趋势来来制定网络化的档案管理方案。在制定方案的过程中，高校需要遵守各项的标准。

4结论

为了跟上知识经济发展的步伐，必须改变传统的档案管理模式，在档案管理中引用计算机信息技术，减轻了档案管理员的工作量。在网络化的档案管理中，人们只需要输入相关的文字，就可以马上检索出自己所需要的信息。计算机技术在档案管理中发挥了资源共享和重复利用的作用，这种技术的应用范围随着经济的发展逐渐扩大。

作者：徐晓华 单位：邢台医学高等专科学校

第三篇：高校档案管理信息化建设浅析

一、当前我国高校档案管理工作存在的问题

1.管理形式落后，管理意识薄弱

如今我国高校的很多高层管理者认为高校当前主要任务在于紧抓教学质量和科研突破，其他的工作得不到应有的重视，这在一定程度上阻碍了学校的建设与发展。还有一些管理者认为档案的管理就是简单地对档案进行记录和保管，没有把握档案管理的内涵，在资金上也没有足够的投入，使得档案管理创新工作无法开展，库房、办公等基础设施落后，严重阻碍了学校对广大师生的服务以及整体规划与建设。在管理形式上，仍旧有很多高校比较落后，无法与当前现代化管理接轨，而长年累月在档案管理工作上的故步自封，又使得这类繁杂的工作得不到优化，恶性循环产生。

2.专业素质较低，机构设置不当

由于多种主客观因素的影响，目前高校存在很多用档案工作解决人才家属就业问题的现象，很多靠关系进入高校档案管理职位的外行人员进行档案管理工作，而且在专职的档案管理队伍中，年龄普遍偏大，有老化的趋势，这一群体中严重缺少牢固掌握计算机基础知识、熟练运用现代网络技术且熟悉档案管理方法和具备档案管理经验的人才。如今时代逐渐进步，科技逐渐发展，高校的档案管理工作却没有得到实质性的进展，也是由于档案管理工作职位进入了很多专业素质较低、学历较浅的工作人员，这些工作人员基本没有受过专业的训练和严格的考核，专业技能、管理能力都比较差，思想老化也使得他们无心学习和运用先进的网络技术，因此在高校档案管理中工作效率较低。

3.利用效率不高，档案功能单一

通常情况下，高校中都保存了大量的档案资料，但是由于工作人员没有意识到档案管理工作的重要性，档案管理价值利用效率也不高。很多人都认为档案管理工作没有实际的意义，只是单纯的保管。因此，高校的管理者必须意识到档案管理工作的重要性，只有逐渐改变管理人员档案管理的思想方式，才能实现学校的建设以及更好地为广大师生服务。

二、高校档案管理信息化的必要性

1.符合信息时代的发展与建设

21世纪是信息化的时代，而高校实现档案管理信息化建设是当展的要求，如今的社会信息化水平已经成为了国家现代化水平的重要标志，高校积极实现信息化建设才能跟上国家信息化建设的步伐，才能不断促进档案事业的发展。传统的档案管理方式主要是由于工作人员被传统陈旧观念束缚，对高校档案管理工作不上心、不重视，缺乏相应的资金投入，因而也就无法满足现代信息资源的需求。档案管理是学校建设的一项重要工作，也是学校信息资源的重要部分，关系着广大师生的利益，因此必须加强高校档案管理信息化建设，不断推动高校档案管理事业的发展。

2.对高校档案管理工作的推动作用

在高校档案管理工作中，实现信息化管理具有非常重要的作用，首先，档案信息化建设有利于档案管理工作人员大幅度提高工作效率，过去陈旧的管理模式大多采用档案的人工收集、整理和保存，需要花费大量的人力和时间进行复杂的翻查，工作效率极低。在高校实现档案管理信息化以后，工作人员可以利用先进的信息网络技术收集整理档案，一次数据的录入可以终生使用，既可靠又安全，查询工作也变得简单而便利，人们可以利用网络搜索轻松快速地获取相关的信息和资料，满足了广大师生的要求，大幅度提高档案管理工作人员的工作效率，推动高校档案管理工作的发展。

三、实现高校档案管理信息化建设的措施

1.推动档案管理规范化、标准化建设

档案管理信息化建设离不开规范化标准化的要求，只有调整规范的管理形式，使用标准的管理程序，才能逐渐向现代化档案管理方向发展。第一，全国应统一科学的档案管理目录标准，确定档案信息属于一种具有丰富内容和复杂形式的源头，除了合理利用网络管理和查询的规范性及便捷性外，还要遵循一定的目录标准，帮助档案查找者快捷准确地查阅档案资料。第二，要建立规范的档案管理规章制度，全国各大高校要根据学校自身的实际情况，建立符合自身特殊情况的信息资源库，统一经由计算机进行全部的管理，制度包括系统安全运行制度、档案使用制度以及相关的权限制度等，管理过程中由高校的最高权限统一对所有资源进行整合，科学规范信息管理，并采用先进的管理软件，逐渐建立包含高校上下所有信息资料的数据库，更好地为广大师生服务。

2.加强高校档案信息库的数字化建设

全球的信息化建设加速使得各大数据库之间的联系也越来越紧密，任何一个高校的资源都不仅仅局限于自身的应用，而是与全国甚至全世界各大高校的数据库联系在一起，所以现代的信息化建设，独立的高校档案管理工作开发只是包含具有本校特色的档案资源，提供给其他高校浏览使用的资源则可以实现资源共享的目的。因此必须建立能够有效协调各大高校数据库进行统一档案信息管理的庞大机构，统筹整理各大高校的档案信息资源，建立一个庞大的档案网络，真正实现档案资料的资源共享。数字化档案的开发、计算机技术的运用能为这一目的提供更大的推动力，将各种档案信息录入网络数据库上，实现数字化信息化的保存，从而为更多的需求者提供更广阔的服务。

3.加强管理人员队伍信息素养培训

高校档案信息化管理建设离不开用户之间的资源共享，因此档案管理工作人员的任务非常重要，随着信息化、现代化的逐步推进，当前档案管理工作更需要一批既拥有专业技能又能熟练运用先进管理方式进行档案管理的优秀人才，高校必须加强档案管理工作人员专业素质和职业道德的培训，逐渐提高档案管理人员的信息意识、专业知识和管理能力，为档案管理人员提供更多培训机会让其掌握信息传播的基础知识和信息技术的运用能力，为高校培养高素质的档案管理人才，同时也要积极引进高素质的档案信息管理人才，加强档案管理专业队伍的建设，推动高校档案管理信息化建设的发展。

四、结束语

当前，我国高校的档案管理信息化建设依旧面临很多困难，高校管理者只有充分全面了解到档案管理工作的重要意义，推动档案管理规范化、标准化建设，加强档案信息库的数字化建设，加强管理人员队伍信息素养培训，才能使得各大高校的档案管理工作获得更大的发展。

作者：葛雅京 单位：河池学院

第四篇：高校档案管理现代化问题分析

一、前言

高校档案是高校活动的历史记录，其中包括科研、管理、教学、招生等等，其中一些档案中包括学术论文、著作、科研成果、专利等等，这具有非常高的研究价值，这不仅对学校的发展有重大价值，对于国家、民族发展也有一定程度的帮助。但是在新时期高校档案管理现代化当中，还是存在着一定的问题。例如，档案管理人员素质不过关、基础设施滞后、评价体系不完整等等，这对高校档案管理现代化发展具有非常大的影响。因此必须提高对新时期高校档案管理现代化问题的重视，并针对问题给予相应的解决措施。二、新时期高校档案管理现代化问题

（一）使用借阅制度不完善，档案管理工作不规范。

当前，高校档案管理不规范的现象非常普遍，其主要原因在于对档案管理的重视程度不够，从而导致在使用方面、借阅方面、存放方面等等，都存在着一定的问题。首先，在装订封皮方面，档案没有使用标准规定的装订封皮，也没有进行规范的装订，封皮表面的相关内容也没有填写齐全，这为文件的篡改以及故意丢失留下了空间。其次，没有按照规定进行文档的整理、收集、利用和管理，这很容易造成档案的丢失或者不完整。最后，在档案的借阅方面，没有严格的借阅制度。借阅过程中没有做详细的检测核对和登记，返还时也没认真地核对。

（二）档案管理人员素质不过关。

档案管理人员素质对于新时期高校档案管理现代化至关重要。因为人员是档案管理的主体，但是当前我国很多高校档案管理人员素质都不是很过关。其主要原因在于，前些年对于档案管理专业的设置相对较少，档案管理的各级人才数量也不是很多，有很多高校档案管理人员都不是专业出身，因此造成有很多档案管理人员专业知识严重缺乏。另外，还有很多人不看好档案管理工作，认为档案管理工作没有前途，从而导致档案管理部门的人才吸纳、招聘非常困难。人才的严重缺乏，再加上学校的不重视，造成档案管理人员接受培训、接受教育的机会非常少。尤其在新时期档案管理现代化中，此项问题就越发突出。

（三）设备滞后，无法适应新时期档案管理的要求。

设备滞后，是当今高校管理当中最主要的问题之一。传统的档案管理，大多数都是以实物为主或者纸质的文件、文献，另外再加上足够的档案柜以及几个房间，这就是传统档案管理所需要的设备。随着互联网时代的到来，新时期高校档案管理现代化要求越来越高，如今档案管理更多的是依赖信息技术、计算机技术，科技含量更高。在基础设施方面，无论硬件、软件都必须有所保证，例如，计算机、存储设备、相关档案软件、温湿度控制设备等等。但是，我国有很多高校对于档案管理严重忽略，只重视科研、教学等等。因此导致高校档案管理设备滞后，无论硬件、软件老化非常严重，没有及时的更新。

（四）工作评价体系不够完善。

工作评价体系是新时期做好高校档案管理工作非常重要的一个环节。但是目前我国很多高校对于档案管理人员工作评价体系是有缺陷的、是不够完善的。所谓的工作评价体系是指高校用来测评教师、职工工作业绩的一种方式。其评价的指标主要是科研成果、教学水平、论文等等项目，然后进行评定打分，给予奖励。对于高校档案管理人员来说，他们所从事的工作更多是服务于人，如果将档案管理人员与教师职工等等人员放在一个平台进行竞争，这有失公平。为此高校应该补充完善档案管理人员工作评价体系，但是目前来讲很多高校都没有给予足够的重视。

三、解决新时期高校档案管理现代化问题的对策

（一）规范档案管理工作程序，强化领导责任。

规范档案管理工作程序，强化领导责任对于提高新时期高校档案管理至关重要。第一，高校领导若想切实地抓好、规范档案管理工作，那么就必须加强与档案管理人员的沟通，只有这样才可以知道当前档案管理的切实问题是什么，然后根据具体的问题，制定相应的工作计划，做相应的管理。第二，要不断多引导、加强档案管理人员的责任心，提高档案管理人员的工作热情，让他们意识到档案管理工作的重要性。第三，高校应该定期的对档案管理人员进行培训，提高其专业素质，培养其基础技能。第四，加强对档案管理的检测、监督力度。

（二）提高档案管理人员素质。

提高档案管理人员素质是解决新时期高校档案管理现代化问题最主要环节，因为人员是档案管理的主体，是高校档案工作开展的最主要条件之一。档案管理专业人员的素质要求主要是有档案工作的内容、目的、任务、性质所决定。提高高校档案管理人员的素质，最主要在两个方面，第一，吸纳招聘人才。一定要招聘引进具有档案管理专业知识的人才，以及拥有丰富经验的人才。在人才的引进方面，若想留得住、干得好。那么在环境、政策以及待遇方面就必须有足够的支持。第二，健全分配体系，加强对人员的培训。在工作当中要实施赏罚分明的工作制度。对于优秀的员工要及时鼓励，树立典型。另外，对管理人员要进行定期培训，例如计算机方面、档案软件知识方面等等。

（三）加大资金投入，更新档案管理设备。

设备是高校档案管理的基础设施。提高高校档案管理，更新设备是前提。当今是互联网时代，传统的档案管理方式已经慢慢退出历史舞台。如今的档案逐渐向着电子、声像等等方面发展，因此这就要求，在档案管理设备方面，无论是硬件还是软件都必须保证先进性。例如，计算机、档案软件、杀毒软件、数据储存设备等等，因此高校必须要投入足够的资金给予支持。另外，对设备进行定期的检测、维修也至关重要，如果设备出现问题没有及时处理，无论硬件还是软件，很可能造成档案信息丢失，或者泄露等等。

（四）完善工作评价体系。

完善工作评价体系，对提高档案管理人员工作积极性，提高档案管理至关重要。对于教师职工来说工作评价体系可以根据科研成果、教学水平来评定。而若想对档案管理人员进行评定，就必须对工作人员进行分类，可以划分为，普通档案管理人员、技术人员等等，对于普通档案管理人员的工作评定可以根据其服务意识、服务态度、网上测评等等方式来进行。对技术人员的工作评定可以以其技术水平考核、工作成果等等方面进行评价，从而完善了档案管理人员的工作评价体系。

四、总结

高校档案是高校当中不可或缺的一部分，它对高校整个发展历程有详细、准确的记录，对于学校的科研、管理、教学、招生等等活动也有非常详细的记录，它是学校各项工作开展的基础，对于加强高校科研教育管理、提高学校教学水平、总结高校建设发展经验起着至关重要的作用。由此可见高校档案的重要性以及参考价值。但是新时期高校档案管理现代化存在着一定问题，必须给予解决。本文从新时期高校档案管理现代化问题出发，再对解决新时期高校档案管理现代化问题的对策进行分析探讨。希望对新时期高校档案管理现代化起到借鉴作用。

作者：刘明岚 单位：伊犁师范学院办公室档案科

第五篇：高校学生档案管理问题及解决方法

一、高校学生档案管理中出现的问题

近几年高等学校扩招，高校在校生人数急剧增加，由此引发的档案问题日益增多，主要分为以下几个方面：

（一）学生对档案的认识欠缺

通过调查，相当一部分学生认为学校对学生档案缺少宣传；即使有了宣传，内容形式也很单一，学生对档案内容了解甚少，对档案的重要性认识不到位，加上现在就业形式多样，有的学生毕业后进入私营、外资、合资企业不需要档案，导致学生认为档案可有可无，档案意识淡薄，致使许多学生档案滞留在校多年。

（二）学生档案信息含量不足

目前学生档案管理主要内容是把学生在校期间形成的、分散在教育和教学等各部门的材料归类保存，主要包括三方面内容：第一，政治表现方面：入团、入党申请书，党、团组织调查审批表及评议鉴定，政审材料，家庭主要成员和社会关系调查书，学生奖惩材料，毕业鉴定等；第二，学籍方面：高考成绩、大学历年学习成绩单、奖学金证明、学位证明等；第三，身体状况方面：入学体检表、毕业体检表等。随着我国教育制度由以往的应试教育向素质教育转变，原有的归档内容表现出明显的弊端：政治色彩浓厚，注重学习成绩，缺乏反映学生特征的个性化内容，很难反映学生的综合素质状况。尤其在学生就业指导时，用人单位急需了解的个人素质、职业能力、信用状况等方面材料比较少，难以为其提供参考。因此，更新观念，扩大归档范围，丰富学生档案内容势在必行。

（三）学生档案管理不透明，利用率低

在传统的档案管理中，过分强调档案的特殊性、保密性，人为地剥夺了学生对自己档案的知情权，严重降低了学生的积极性，加上缺少专业档案管理人才、专门的现代设备和管理软件，导致档案材料从入学时临时收集，堆积放置，到毕业时突击整理，完成传递。丰富的档案资源，几乎没有被开发和利用过。在双向选择的就业过程中，学生档案更是没有发挥毕业生“推荐表”的作用。一方面，档案材料内容缺乏，不能为用人单位提供有效的参考；另一方面，落后的查询方式使用人单位放弃这种需求。总之，学生档案的利用率很低，没有发挥应有作用。通过以上调查分析，目前学生档案管理状况严重落后于高等教育发展和社会用人制度改革的步伐。应结合高校发展和社会需求，推进学生档案管理改革。

二、高校学生档案管理改革的对策

（一）制定规章制度，加强宣传，强化学生档案意识

由于国家缺少学生档案管理制度，而档案材料的形成涉及很多管理部门，这就需要学校制定符合档案管理要求必要的规章制度。强调档案工作的性质、任务、特点，使学生的档案管理工作有章可循、有责必究，走上规范有序的轨道。从新生入校宣传着手，在寄发新生录取通知书的时候，附带档案宣传材料，并利用学校给新生发放的手机号码，通过短信平台，提前宣传；另外，强化校内宣传，利用现代媒体手段如校园网络、校内广播、宣传橱窗等让学生明白档案管理是加强素质教育和向社会输送人才的大事，从而强化档案意识。

（二）完善学生档案信息的类别

在当今强化素质教育和培养复合型人才的教育背景下，应根据大学生学习生活的特点，扩大归档范围，通过档案材料反映其个性化发展特征，为用人单位提供参考，使学生在激烈的就业竞争中顺利走向工作岗位。建议增加一些内容。诚实守信是个人发展的重要品德之一，也是用人单位的基本要求。学生信用档案是学生个人职业生涯的信用资本，可以通过积累学生在校期间诚实守信方面材料形成，准确反映学生的信用行为和品行，关注学生的能力。档案材料不仅要关注学生的学业成绩，而且要发现学生的多方面潜能，特别是学生的创新能力和实践能力。应注意收集反映学生成长进步的材料，包括学生的个人作品、荣誉证书、资格证书等，建立心理档案反映学生的心理状况。近年来，随着高校学生心理健康教育的开展及学生心理健康状况的跟踪调查，形成了很多关于大学生、心理素质的材料，应对这些材料加以收集和整理，形成学生的心理档案。从学校教育管理看，通过学生心理档案能够准确地分析学生的个性特征，及时采取心理疏导措施促进学生健康成长；从用人单位选拔人才看，可以通过心理档案了解毕业生的心理健康状况，选择最合适的人才。因此，应注意收集和利用心理档案这一重要的信息资源。

（三）改变模式，加强信息时代的学生档案管理

高校档案管理范文8

摘要：

在改革发展的新时期，高校内外部环境发生巨大变化，院校合并、校园规模扩张、设施更新、人数增多，随之而来的经济活动复杂繁多，高校在财务管理方面做了很多工作,而财务档案正是记录和反映这些经济活动、财务工作的重要史料和证据，对高校领导决策起着重要作用。因此，保管好、利用好财务档案，将有效促进高校健康有序发展。

关键词：

高校；财务档案管理；内容；特点；存在问题；建议

一、高校财务档案管理的内容

高校财务档案是高校在从事教学、科研、后勤等财务工作中形成的具有保存价值的文字材料、会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料。根据《会计档案管理办法》，高校财务档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，具体包括：会计凭证、会计账簿、财务报告、银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、电算化会计档案以及其他应当保存的会计核算专业资料。

二、高校财务档案管理的特点

高校财务档案既是高校财务工作的重要史料和证据，也是高校档案的重要组成部分，具体有以下几点特性：

1.关联性。

高校实行的是“统一领导、集中管理”或“统一领导，分级管理”的财务管理体制，根据学校发展的需要统筹安排和使用学校的各项经费和资源，各部门、单位是统一的有机整体，在经济活动中共同厉行节约、增收节支，形成联系性较强的财务档案，不可分割，有效体现了高校整体财务情况。同时，财务档案也可为预算等提供依据，关联性较强。

2.多样性。

随着电算化的普及，财务档案管理模式发展为纸质档案和电子媒介档案共存，既保存了传统的会计凭证、账册、销毁册和报表等纸质会计资料，也保留了存储在电脑硬盘、光盘等存储媒介中的财务资料、软件数据等。存储的方式、类型多样化。

3.规律性。

高校财务工作较为繁琐，工作量大，但是每一会计年度从开始到结束，产生的财务档案类型相对规律，主要包括两大类：一是会计核算的专业材料，例如会计凭证、账簿、财务报告等；二是收入票据类，例如服务业统一收据、行政事业单位的非税统一收入票据、往来款票据、校内业务收据等。这两大类财务档案完整反映了高校日常经济业务的收支情况。

4.易破坏性。

主要体现在两方面，一是人为破坏，例如出于某些原因，如果管理人员素质不高或疏于管理让一些另有所图的查阅人有机可乘，可能会出现财务档案被篡改、丢失、损毁、系统紊乱等情况；二是自然破坏，由于自然灾害等原因导致破坏，例如地震、火灾等，也有可能档案存储本身材质发生老化，使得财务档案受到不同程度的破坏。

三、高校财务档案管理工作中存在的问题

1.财务档案管理模式落后，档案利用率低。

目前高校主要保存的是纸质财务档案，只重数量不重质量，工作量大时，有些管理人员未必能做到严格按照规范认真审核装订凭证及归档，还有可能存在归档不及时的情况。因此，使用最原始的方法对大量财务档案进行归档、检索，直接导致管理效率和使用效率低下。

2.财务档案管理制度不完善，销毁工作滞后。

财政部、国家档案局颁布了《会计档案管理办法》，但是在实际工作中关于财务档案管理的制度并不完善，缺乏统一性和标准性，存在以下问题。一是很多高校不重视财务档案管理工作，没有设置专门的财务档案管理岗位和档案存放空间及设施，让财务部门自己查阅财务档案,保存地点分散，极易出现存放混乱、丢失情况。二是管理工作的相关制度不够完善，没有制定专门的财务档案查阅和使用制度，存在有章不循、有章难循、随意查阅复制的情况。三是大多数高校的财务档案销毁工作普遍滞后，大量超期存放的财务档案占用了档案库房，加大了档案管理部门的工作量，严重影响档案管理和利用效率。随着财务工作量的庞杂，这些问题更加凸显。

3.财务档案管理队伍专业性差，缺乏专门硬件设施。

目前，大多数高校财务档案先由财务部门暂存，达到一定期限后才会移交学校档案管理部门。在财务部门暂存档案期间，没有设置专门的管理人员，多由财务人员兼职，在财务工作量大、繁杂的情况下分工不明确，财务档案的收集、整理工作往往被忽视。学校档案部门工作人员也并未全都受过专业培训，做不到利用先进方法管理档案，与信息时代高科技发展脱节。有的财务部门办公条件有限，没有专门的库房，把档案堆放在办公室，可随意翻阅，达不到档案存放的安全性要求，不能确保档案的真实性和完整性。同时，普通办公室的存储条件在防水、防火、防光、防潮、防蛀等方面难以满足档案资料的保存要求。

4.财务档案电子化管理起步晚，信息化建设水平低。

受经费所限和重视程度影响，目前我国大多数高校未实现财务档案电子化，与银行等部门的财务档案信息化建设水平相距甚远。虽然有些高校已经建立了电子账务系统，但这些信息化工作主要集中在财务软件上，忽略了将纸质档案影像化储存。并且财务软件仅限财务部门使用，学校其他部门人员无法及时查询相关数据，这无疑又加大对纸质财务档案的查阅频率，增加财务档案管理人员的工作量。

四、提高高校财务档案管理工作水平的建议

1.重视财务档案管理工作，改善提升硬件设施。

高校应加强对财务档案管理工作的重视，保证管理工作需要的人力和物力。应设置财务档案管理岗位，培养既有职业道德又有档案管理经验的高素质管理队伍，通过多种方式调动管理人员的积极性，经常开展职业道德、业务素质等方面的交流和培训。为了财务档案保管的安全性、规范性和保密性，高校应提供合适的空间和档案柜架等设施存放档案，配备空调，使库房内温度保持在15～30℃，重视防水、防磁、防蛀、防虫、防潮、防盗、防晒、防火等工作。

2.完善财务档案管理制度，加强制度化建设。

高校财务档案管理工作的有序开展有赖于完善的管理制度。首先应建立财务档案日常管理制度、借阅制度以及档案销毁制度，明确管理人员的工作职责，理清管理工作流程，严禁随意丢放、复制、损毁财务档案，定期监督检查档案存放情况；建立内控制度，杜绝财务档案工作的违规违纪行为；对损毁破坏、复制财务档案、泄露档案信息等行为实行责任追究制，严惩不怠。

3.选用高素质财务管理人员，提高管理规范性。

随着高校财务工作量的日益庞大，财务档案资料日益增多。财务档案的特点要求应由职业道德高、专业素质过硬的工作人员专职管理。在职业道德方面，财务档案管理人员必须严谨、敬业，既要有原则性，也有较好的人际交往能力；在专业素质方面，不仅要了解财务部门的工作情况，及时采用科学方法分类整理档案材料，还应掌握财务软件的相关功能操作，保存、备份好电算化财务档案，保证财务档案的完整性。要采取多种方式、途径提高管理人员的综合素质，例如举办业务培训、校际交流工作经验等。

4.加强财务档案信息化建设，提高档案利用率。

财务工作的信息化为财务档案管理奠定了基础，为了能够提高财务档案的利用率，提供更好的档案服务，高校应重视财务档案管理信息化建设，加强财务档案管理软件的开发，使得档案管理工作整个流程能够通过信息化平台实现。例如开发附有财务档案管理的财务软件，能够使财务人员在做账时对财务资料影像化保存，上传至软件中，自动生成账务附件，档案管理人员可通过搜索凭证编号、项目名称、经手人等信息得到相关财务资料，提供给查询人员，也可根据实际情况授权给部门负责人、经费负责人等，创建财务资源信息平台，实现财务档案数字化共享。

五、结语

总之，高校财务档案反映了高校的经济活动，体现了高校整体发展情况，为领导层做出决策提供了基础信息。应加强财务档案管理工作的制度建设，提高财务档案管理人员的综合素质，改善管理环境和硬件设施，采用现代化技术和科学的管理方法，实现财务档案管理信息化，提高财务档案利用率，更好地服务于高校发展。

作者：原源 邓菀菁 李昕 单位：中国地质大学（北京）财经处

参考文献：

[1]孙敏.浅谈对高校会计档案几点建议［J］.中小企业管理与科技,2014（21）

[2]财政部教科文司、教育部财务司.高等学校财务制度解读［M］.经济科学出版社，2014.9

[3]谭鲜梅.完善高校会计档案管理措施探讨［J］.求知导刊，2015（11）

[4]尹允.如何提高高校会计档案的利用效率［J］.中国管理信息化,2015（5）

[5]王文杰.提高高校财务档案管理人员业务能力的几点思考［J］.潍坊学院学报，2014（5）

[6]李永红.高校会计档案信息化建设探析［J］.技术与市场，2014（8）

第二篇：新时期高校档案管理队伍建设

摘要：

高校档案是高校历史的真实记录，因此占据着举足轻重的地位。而高校兼职档案工作者是高校档案工作中不可或缺的新生力量，其队伍素质的高低将直接影响高校档案事业的发展。本文从兼职队伍工作现状入手，分析管理队伍建设方面目前存在的弊端，并对其优化措施进行了探究，以此提升档案兼职者的工作效率和服务质量，促进高校档案事业的发展更上一个台阶。

关键词：

高校档案;兼职档案员;队伍管理建设

新时期下，随着高校规模的迅速扩大和办学空间的进一步提升，高校的档案归档工作量逐年增多。单一的专职档案管理员队伍显然已经不能满足日益扩增的高校立卷归档工作，因此发展一支高素质的兼职档案管理员队伍刻不容缓，这支队伍应该如何建设与管理，对促进高校的档案管理事业发展不仅具有实践指导意义还有一定的理论价值。

一、现阶段高校兼职档案员工作现状及管理困境

作为一名工作在一线的兼职档案管理员，直接参与系部各类学生文件档案的收集整理，因此对于目前高校兼职队伍的工作状态有着较为直观的认识。

（一）思想意识方面

目前，各高校的兼职档案管理员一般均为各行政部门和教学单位的秘书担任，长期以来该项工作只是他们众多行政兼职事务中的一部分，相对于日常繁忙的本职工作，在思想上很容易轻视兼职这一部分，因此经常是拖到最后才处理，敷衍了事的工作态度屡见不鲜。与此同时，部门领导者对于档案管理也普遍存在责任意识淡薄，片面的认为兼职事务不重要，从而造成档案工作上的被动，兼职人员的工作热情和积极性会受到很大的影响，更谈不上主动的学习和钻研档案业务。

（二）整体队伍管理方面

由于“兼职”这一身份的特殊性，相对于专职档案工作者来说，兼职的人员流动性较大，队伍结构不够稳定，易形成“前人”尚未熟练掌握档案归档的一整套流程，顺利进入到工作状态，“后人”便接替其工作的局面，长此以往容易造成时间、人力、物力等资源浪费，系统管理难度也较大，导致工作效率低下。人员更迭过于频繁，在一定程度上也会严重影响档案工作的系统性和一体化，特别是在文件资料的收集和整理环节往往会造成衔接上的断链，导致重要文档资料的缺失，给学校带来难以弥补的损失。与此同时，高校对于兼职工作缺乏必要的考评奖惩激励措施，兼职人员“混日子”的情况不在少数。

（三）专业素养方面

高校的档案兼职者无论是从年龄、学历，还是专业等方面均参差不齐，几乎不具有科班的档案背景，大部分从未接受过系统专业的上岗资格培训，也基本对档案工作一无所知。由于不具备专业化的档案知识和技能，工作者业务素质普遍不高，因此只能机械性的完成领导布置的工作，缺乏自己的见解，更谈不上提出利于工作的创新理念，钻研业务，从而难以保证归档资料质量的提升。

二、优化高校兼职档案管理队伍建设的有效措施

根据上述现阶段兼职档案工作中暴露的问题，要改进并优化兼职管理队伍建设，就必须从源头抓起，从根本上提升工作者的工作质量和效率。

（一）强化兼职工作者的档案意识，提升敬业服务精神

认真是一种态度，而态度又决定了一切，因此高度的责任感和敬业精神是工作赖以生存和发展的重要前提。首先，档案部门可以通过多种途径开展档案意识的宣传教育，包括专题研讨会、档案政策以及相关法律法规宣讲、档案图片展览等，通过形式多样的宣传教育活动，可以提高兼职者对档案工作重要性的认识，使他们能够更自觉地完成工作，且更加热爱档案工作。其次，加强思想政治教育，提倡爱岗敬业的精神，要让每一位兼职管理员都能清楚的意识到所从事工作岗位的价值，培养事业心以及主人翁意识，这有真正做到对工作的认真，才能在做好本职工作的提前下，积极主动的开展档案工作，做好职责范围内的文件材料的整理与归档，这即是一个由被动变为主动的过程。

（二）从上至下重视档案工作，保持兼职队伍的相对稳定

首先，档案工作不是仅仅局限于每个兼职工作者的工作范畴，应从全校入手重视该项常规性工作，由学校相关职能部门到二级学院，齐抓共管，从制定完善的规章制度，到切实推进部门的“立卷”工作，凡事做到有规划且有章可循，形成人人重视的格局，此外，还要在财政上保证档案工作能够有足够的经费支持，切记避免“有心无力”的情况出现。其次，从根源入手解决兼职队伍的不稳定性，各部门要根据工作者的实际工作量来合理安排兼职人员，确保他们能在日常工作之余有充分的时间处理兼职事务，如遇到兼职人员离职或轮岗，则必须提前做好与预案和工作上的衔接，让有经验的专职人员对新任兼职者做好辅助培训工作，避免工作断档和由于人员变动造成的档案资源的流失。

（三）加强专业的档案知识培训，打造一支高素质的兼职管理队伍

档案工作是一项专业性较强的工作，而作为主力军的兼职工作者们往往这一方面是薄弱环节，因此要针对性的开展一些培训活动，例如举办不定期的专家指导讲座，从思想上重视档案工作；定期开展知识业务培训或竞赛，给兼职工作者提供一个员工之间可以相互沟通、自我提升业务能力的平台；有条件的话，还可组织前往兄弟院校观摩和经验交流等，取长补短，以此来拓展我们的工作思路，提升兼职档案管理队伍的业务素养，才能够更好的为高校的发展建设服务。与此同时，工作中还要引入自动化的办公系统，这也需要对兼职人员进行计算机操作方面的培训，使他们能够熟练地掌握办公自动化系统，便于工作效率事半功倍。

（四）建立相对完善的奖惩考核机制，充分调动兼职者的工作热情

首先，要明确岗位职责，兼职工作者应该把档案工作纳入日常工作的范畴，作为自己岗位职责中必不可少的一部分，确保可以按时保质保量的完成任务。其次，要建立系统的考核制度，档案部门在年终考核时要将兼职者的工作纳入考核的范围，对于兼职工作突出、表现优秀的人员应及时反馈给所在部门，并将考核结果作为相关部门职工评优评奖，甚至晋升的重要依据。最后，要配套合理的奖惩制度，对于工作中有创新性、能力突出、取得不错业绩的人员，要加以物质和精神双重奖励，反之工作中存在懈怠和渎职行为的，则要严惩不贷，只有赏罚分明，才能充分激发兼职者的工作积极性。

三、结语

综上，在新时期下，高校的兼职档案管理队伍建设是一项系统工程，要求各部门自上至下，齐抓共管，做到突破管理中遇到的困境，优化兼职管理队伍，从而推动高校的兼职档案工作迈上新的台阶。

作者：张卉 王冠 单位：南京航空航天大学金城学院

参考文献：

[1]范国琴.谈加强高校兼职档案队伍建设[J].安庆师范学院学报,2009(8).

[2]韩晓颖.浅析兼职档案人员正在高校档案工作中的作用[J].云南档案,2009(1).

[3]黄晓丹.关于高校兼职档案员队伍建设的思考[J].河南工业大学学报(社会科学版),2010(9).

[4]鲁慧菊.浅谈如何做好兼职档案人员[J].新疆社会科学信息,2006(3).

[5]莫燕.兼职档案员队伍建设之我见[J].广东档案,2008(4).

[6]徐溶.兼职档案队伍建设现状及对策研究[J].科技情报开发与经济，2010(3).

第三篇：高校档案管理工作存在的问题及对策探析

[摘要]

现代社会的不断发展，学校的规模也在不断扩大，随着对教育教学质量的高标准的要求，高校的档案管理也要与新形势下的发展相适应。为了较快地适应高等院校的教学，协同科研和政务的管理工作的顺利进行，本文就目前在高校档案管理工作中所出现的问题进行了探索，并且提出了相应的治理对策，得出高校档案管理工作应该朝着充分引起重视、进一步提高认识、优化创新模式和创新机制等方面进行建设，不断实现档案管理工作的现代化和信息化水平。

[关键词]

高等院校；档案管理；探索；创新

高等学校档案是高等院校进行学校管理的一个重要组成部分，它记录了高等院校的成长历程，同时也对于高校在每一年所进行的活动的一个记载，能够全面地反映学校的一个真实的现状。

一、当前高校档案管理工作中存在的问题

（一）思想陈旧，意识薄弱

大多数的院校领导对档案管理方面的工作缺乏足够的重视，院校对于档案管理工作所投入的经费也不是很多，对档案管理工作没有引起足够的重视，而相应地，档案的管理人员也因此对于自己的工作要求也不高，既没热情，也没动力，仅仅是保存好档案就行，却缺少了利用这些档案资源真正去为学校和社会提供更好的服务的意识[1]，从而造成档案一旦被需要查阅的时候，总是感到手足无措的窘境。

（二）在管理上不先进，方法陈旧繁琐

以往对于档案的管理主要包括对资料的搜集和整理，然后进行分类、编好目录、归档，基于档案管理的工作比较繁琐，工作的任务量大且重，工作方式也相对落后，主要是人工进行，是一项相当累人的细活，根本不能在短时间内将档案都整理好。即便电脑中存档的信息也只是单纯地进行一些简单的基本信息的录入，并没有保存较为详细、完整的信息。

（三）在制度上缺失，体制相对落后

现在，很多的高等院校在档案的管理方面没有任何的创新，导致工作氛围不活跃，特别是在某些机构的设置上，还没有相对比较完善的各种制度的规范。同时也不能和工作人员的工资、职称挂钩，根本提升不了档案工作者的积极性，这也是档案管理工作不能很好地发展的一个重要因素。

二、对高校档案管理工作问题的解决与创新

（一）要充分重视档案管理工作，不断加大档案管

理的投入力度，提高自我认识高等院校的档案管理是在学校办学的时候逐步形成的，旨在保存学校的有价值的各种文字档案、实物等能够体现学校发展的东西，它反映出了学校的一个整体发展水平，也展现出了学校辉煌的历史。因此做好档案的管理工作，也为学校的各方面发展提供了一个可靠的理论依据。学校的领导和管理档案的工作人员，都应该从自身提高认识，在观念上重视起来，把未来改革创新的方向定好，采用先进的措施，通过改善学校的硬件设施，引进先进的计算机信息技术，不断促进高校的档案管理工作的高效发展。

（二）不断在模式发展上进行优化

在高校，采用信息技术手段对档案进行有效地管理，比单纯地靠手工方面的管理有着很大的优势，应加快由“纸质档案”向“电子档案”的转化，这可以极大地提高档案管理的有效性、精准性和便利性，是实现高等院校档案的现代化管理的重要手段。实现档案信息化建设的根本，是档案资源的建设，将一些纸质材料的档案进行数字化的转换处理，能够真正实现档案的电子化管理。这需要以计算机网络技术为基础，从而保证学校所收藏的材料、照片等档案资源数字化的顺利转换。这无疑是提升高校档案工作的管理效率的一项重要的措施。但同时，高校的“电子档案”，还要注意安全性，加强保密性，努力做到“四防”，即防“黑客侵入”，防数据被盗，防事故丢失和随便泄露。

(三)不断创新档案管理机制，完善档案管理制度。

在档案管理的机制上，要以岗位责任制对每一位工作人员进行量化，不断完善制度建设，保证内部结构的设置、人员的分配、奖励制度等都能符合档案管理的要求，从而建立一个完善的工作管理体系和制度，使得档案管理工作能够永葆创新的活力。如档案的借阅制度，要运用科学的绩效考核制度对每一位工作人员进行约束，既充分发挥档案的作用,又能确保档案的安全完整。此外，还要对档案内容进行逐步完善，例如，对于学生档案的管理，很多院校只是局限于对学生的政治和学习行为的管理，对于学生参与的社会实践活动的记录则很少，因此，要多加强这些方面的记录归档[1]，等等。

（四）加强档案管理队伍的建设

第一，要不断提升档案管理人员自身的道德修养，使其从心里热爱这项工作，培养其积极的主动性和创造性；还要不断加强档案管理人员的思想政治理论的学习，强化他们对于档案保密意识的观念。第二，作为一名优秀的档案工作者，不仅要在思想上引起重视，还要有专业化的档案管理技能。因此，需要高等院校的档案管理部门制定出相应的人才培养计划，多组织档管人员进行相关技术的培训和交流，使其在业务和技术上能得到很大的提升，同时还可从其他部门选拨出一批在技术和管理方面非常优秀的工作人员，来优化整个档案管理队伍，从而促进档案管理工作更好地发展。人才资源的建设必将为今后高校的档案管理工作进行创新性发展提供了可靠的保障。

（五）促进档案资源的现代化发展

高校档案管理工作要与信息网络技术进行有效的结合，目前，随着网络通信技术不断地发展和建设，电脑技术已经普遍应用于高等院校，高校已经具备了现代化的办公管理水平，能够更加有效地完成对于档案信息方面的加工和整理，从而实现档案管理的现代化的发展程度，实现档案管理的自动化发展。档案管理的现代化，也体现出了对于技术人才的迫切需要，能够将以往的档案工作者从繁琐落后的手工劳动中解放出来，有效地提升了对人才资源的合理使用情况，同时也实现了档案信息的资源共享，使得档案信息的使用功能发挥到最大化。把科学技术应用于档案管理，能够不断强化相关的服务体系，同时运用先进的现代化技术，建立馆藏档案目录，全文数据库等，以实现资源信息的全面共享。

三、结语

综上所述，高等院校的档案管理工作是一项不断发展和进步的工作，做好高等院校的档案管理工作是保证高校各项管理工作顺利进行的一个重要保障，需要高等院校的领导者和管理工作者紧跟时代的步伐，把握高等院校的档案管理工作发展的总体趋势，在管理技术上进行不断改革创新。我们要对档案的搜集整理工作进行不断地创新和完善，同时也要做好档案的归档工作，更好地服务于师生，以提升档案工作的管理和整体的服务水平，努力实现档案管理的可持续发展。

作者：朱进 单位：河北工程大学科信学院

参考文献：

[1]李建斌，李晓晶.刍议高校档案管理与服务创新[J].管理研究，2010(14):81-90.

第四篇：高校图书馆档案管理探究

【摘要】

本文阐述了加强高校图书馆档案管理工作的必要性，分析了存在的问题，提出了加强高校图书馆档案管理工作的有效途径。要提高图书馆档案管理人员的服务理念与水平；努力实现图书馆档案资料的开发与利用；始终坚持以服务教学与科研为目的；完善档案管理模式，提高管理能力。

【关键词】

高校图书馆；档案管理；必要性；问题；途径

一、引言

图书馆档案作为文献资源，在图书馆开展各项业务中形成，是经过归档的文字、数字、图表、照片及声像制品等文件资料，是可反映图书馆的业务情况及历史发展的原始记录，更是作为工作人员从事工作过程中所形成的珍贵资料，它记录并总结了图书馆过去的工作情况，也是总结经验、探索规律、制定计划的重要参考依据，作为图书馆工作的重要信息组成，担负着为学校教学及科研提供智力支持。当前高校图书馆的档案管理工作还存在诸多有待解决的问题，那些陈旧的观念，早已不适合图书馆工作发展需要，甚至阻碍了图书馆档案管理工作，如何切实加强高校图书馆的档案管理工作，从而更好地为高校图书馆的管理工作提供更加优质的服务是亟待解决的重要问题。

二、加强高校图书馆档案管理工作的必要性

1、有利于民族文化的发展

图书馆作为高校文化传播的重要窗口，更是知识与信息的集散地。高校档案是民族文化建设非常重要的组成部分，完善高校档案管理可为民族文化的发展提供巨大支持。

2、有助于领导决策

图书馆领导通过参考图书馆所保存的档案材料，从而可以不断健全各项规章制度，有助于图书馆领导进行决策和制定计划。

3、有益于图书馆深化服务改革

图书馆档案是在为读者服务的过程中所形成的文件资料，这些文件资料能够为图书馆进一步深化服务提供可靠的信息价值。

三、高校图书馆档案管理中存在的问题

1、档案管理意识淡薄

受传统观念影响，许多人并没有充分认识到图书馆档案管理工作的重要性，认为档案工作是各个学院档案室的事情，与自己的工作关系不大，所以，主动搜集档案的积极性不高。

2、管理模式相对落后

很多高校图书馆缺乏统一管理档案的档案室，同时图书馆人力资源配备中缺乏专职的档案干部，某些高校图书馆把文书档案划归至其他各部门，过于分散的管理模式致使图书馆档案管理工作不力，致使众多富有价值的档案丢失，难以得到有效利用。

3、缺乏相对完善的档案结构

档案的收集与整理对于高校图书馆管理工作至关重要，为了实现高校图书馆档案管理工作的高效有序进行，需建立一套相对完善的档案结构，然而，目前大部分档案分散、零碎，收集及整理工作难以控制，音像及电子档案等形式档案的归档更加复杂，直接阻碍优质档案结构的形成。

4、档案管理人员的业务水平普遍不高

各高校图书馆普遍缺乏专人负责档案管理工作，该工作通常由其他人员兼任，也仅仅应付登记、收藏及保管等常规性管理工作，而难以实施网络化管理，越来越不能适应档案现代化管理要求，再加上档案管理人员经常更换，缺乏专门培训，业务素质普遍不高，致使档案管理工作疲于应付。

5、对档案价值缺乏必要的鉴定

图书馆档案管理人员不够重视档案的真伪及价值大小，通常将所有档案文献存放在一起，没有通过价值鉴定来确定现有档案资源的准确性，致使图书馆档案文献日益膨胀，这给管理工作带来极大不便。

6、档案管理工作重藏轻用

各高校图书馆档案的管理工作普遍存在注重管理、轻视利用的现象，这直接影响到档案的有效利用，不利于图书馆服务功能的有效发挥，容易造成图书馆档案的闲置与浪费。此外，档案管理人员对档案资料缺乏深入开发，尚未实现图书资料与档案的一体化管理，不利于图书馆档案资源的有效利用。

四、加强高校图书馆档案管理工作的有效途径

1、提高图书馆档案管理人员的服务理念与水平

随着网络信息时代的冲击，众多新型载体档案及现代化管理手段的出现，给图书馆档案管理人员提出更高的要求，在此情况下，作为图书馆档案管理人员要敢于向传统观念挑战，敢于提出新思路，解决新问题，突破传统管理模式，不仅要熟悉档案管理工作的各个步骤，还应该认真掌握各门类档案的管理方法，努力成为一专多能的档案管理工作人员，切实提升服务质量，从而自如应对高校改革对档案管理工作所提出的新要求。

2、努力实现图书馆档案资料的开发与利用

档案资料的开发利用是档案管理工作的最终目的，只有开发利用各种信息资源，档案才富有生机与活力。首先，切实加快图书馆档案的信息化建设，随着用户对信息需求的更加快捷与准确，档案管理人员需充分利用现代技术对档案资料实施深层次的开发；其次，在图书馆日常管理过程中，档案管理人员需准确地提供档案资料，为图书馆各项工作提供服务；第三，切实做好宣传工作，提高资料利用率，使大学生及教师真正认识图书馆档案资料的价值。

3、图书馆档案管理工作始终要以服务教学与科研为目的

图书馆档案在高校教学与科研工作中具有不可替代的作用，特别是目前以知识经济作为基础的信息时代，档案管理工作更要积极、主动地为教学与科研提供服务，这就需要高校图书馆档案管理人员需经常关注教育教学改革新成就、科研新成果，并根据教学及科研发展实际需求，充分发挥自身优势，进一步创新服务机制，从而为教学及科研工作提供必要的档案资料，充分体现图书馆档案管理工作的价值，促使档案管理工作获得高校各部门的认同与支持。

4、完善高校图书馆档案管理模式，提高管理能力

信息技术的快速发展，对各个高校图书馆档案管理工作来说既是机遇也是挑战。首先，要求档案管理员需顺应信息时代要求，完善管理模式，能够熟练使用现代化办公设备，健全检索工具，提高档案的利用效率；其次，各高校需进一步加大对图书馆档案管理工作的投入力度，配备如扫描仪及档案柜等相关硬件设施，切实做好档案的防火、防潮、防霉和防盗工作，尽可能延长档案使用寿命。

五、结语

伴随着图书馆事业的快速发展，档案管理工作也应该现代化、规范化。各高校需加大经费投入，加强人才队伍建设，努力开发新模式、新技术，积极探索数字档案管理方式，从而实现档案资料的信息化、自动化及网络化管理，最大限度地提升高校图书馆档案服务水平。

作者：梁甜 单位：浙江农林大学图书馆

【参考文献】

[1]杨隽超.谈高校图书馆档案管理建设[J].赤峰学院学报（自然科学版），2015.31(5).