第一篇：高校档案管理信息网络化建设
一、推进我国高校档案网络化建设的意义
随着世界经济的高速发展，科学技术也得到了长足发展，随着计算机的普及以及互联网络的广泛应用，高校校园网的广泛建立，推进了高等教育的信息基础设施建设，加强了高校教学和科研水平。以高校的校园网为基础，建立网络化档案管理系统，可以提高档案工作的基本质量与效率；充分开发和利用档案资源，能够促进高校档案的现代化建设。首先，全面推进我国高校档案信息网络化建设，可以大幅度提高学校各项工作的效率，利用校园网，学校、各个学院、各专业办公室可以增加高校学生相关档案的更新与建立。在建立相关数据库的基础上，档案部门可以通过校园的网络建设全面分析各个专业、各个学院、各个部门相关信息的收集。只有这样才能够从根本上解决高校档案管理繁多、工作量大的现实问题。其次，全面推进我国高校档案信息网络化建设，有利于全校师生查询各类档案资料。档案部门可以在校园网络中通知，提供可以开放的档案目录、条目数据库或者全文数据库等。同时在校园网网站上建立专门的链接以及搜索框，学校师生与教职员工可以根据自身的身份账号以及密码等进行相关查询。这样可以减少时间与空间距离所造成的时间浪费，提高办事效率。再次，全面推进我国高校档案信息网络化建设，实现档案信息服务的社会化进程。我国高等院校档案部门可以通过档案的网站化管理，进一步拓展档案可以利用以及服务的范围，全面实施学校档案信息资源服务社会化。
二、高校档案信息网络化建设中存在的问题
首先，我国高校档案信息网络化建设资金投入量不足，不利于档案信息网络化的全面建设。学校资金大多投入再学校基础设施建设或相关专业的学科建设上，档案管理方面的资金投入尚少。档案信息网络化建设不能在一时一地取得成绩，需要学生进行长期投入，但是很多学校往往不能进行长久的投入。其次，我国高校在档案信息网络化建设中缺乏统一的领导机构。受高校管理体制与运作机制的影响，不同高校隶属于不同的管辖部门，既有国家直属的高校，又有省属高校，同时也有民办普通高校，其高校的管理部门不相同也就导致在管理之中各个高校自谋其政，采用封闭式的自行管理，很难真正做到在网络建设过程中实现资源共享，这种发展方向阻碍了各高校的全面发展。再次，我国高校在档案信息网络化建设过程之中缺乏统一的技术标准，在高校档案管理过程之中研制的了很多管理软件，但是这些软件都相对来说比较简单，同时缺乏统一的标准化进程，例如广西的GD2000，数据信息不完整，也缺乏共享性。最后，我国高校在档案信息化网络建设过程中缺乏现代化专业管理人才。由于我国各高校缺乏统一的专业化人才培养计划，导致在发展中专业管理人才相对比较匮乏。
三、全面改进我国高校档案信息化网络建设的相关策略
首先，各主管领导应高度重视，提高高校档案网络信息的资金投入，同时无论是国家、政府还是学校自身都应该加大对档案信息化网络建设的资金投入，全面加强高校信息化网络建设的力度，以资金为保障全面落实建设的各个步骤。其次，我国应该全面建设高校档案管理的主管机构以及信息网络服务中心，以国家为单位进行全面建设，全面建设各高校的数据信息，以及相关档案资料，进行集中管理，实现资源全面共享。再次，加强高校档案管理的标准化建设，实现办公的全面自动化建设，利用现行的办公软件系统全面地建设档案的局域网，组织该专业的资深专家，制定落实提升信息化网络建设的各个步骤以及相关步伐。最后，提高相关专业人才的素质，加大档案信息网络化建设的团队力量。将档案管理学与计算机专业相结合，建立相关交叉学科，同时建设学科带头人制度，提供专门人员定期进行培训。
四、结论
2005年我国国家档案局颁布《全国档案信息化建设实施纲要》以后，各个高校档案信息化建设全面展开。在近几年推进的高校档案现代化与信息化全面集中建设中，高校档案的信息网络化建设已经逐渐引起了学界的广泛关注。以上是以我国高校档案的信息网络化建设为研究主题，全面分析了高校档案管理信息网络化建设的相关策略。
作者：席杰 单位：河南大学
第二篇：高校教学档案管理服务人才培养研究
一、高校教学档案管理中存在的主要问题
基于当前高校人才培养工作水平评估的现实需要，有些高校的教学档案管理还存在一定的缺陷，这些问题如果不能进行及时的调整和解决，对人才培养工作水平评估是相对不利的。
（1）高校对教学档案管理工作的忽视。
有些学校以及院系的领导由于对档案管理工作不够重视，没有充分认识到教学档案管理在服务人才培养工作水平评估中的价值和意义，没有制定健全完善的档案管理制度，缺乏长远规划，导致教学档案管理过于随意和孤立，其综合价值没有得到最大化的发挥。同时，高校对档案管理工作人员的重视程度不够，培训工作相对滞后，且有很多兼职人员，导致档案管理的专业素质偏低。
（2）教职工的档案意识薄弱。
很多高校教职工的档案法制意识薄弱，很少会将自己的教学工作同教学档案的科学管理进行有效结合，教职工多是收集和整理与自己教学工作联系紧密的档案，而且在向档案室递交教学档案时缺乏主动性和自觉性，容易造成教学档案收集不及时、不完整、不规范等方面的问题，无法为人才培养工作水平评估提供更多的帮助。
（3）教学档案管理人员的专业知识水平相对较低。
高校教学档案的管理工作是一个系统工作，需要多方人员的积极参与，也需要执行严格、规范、科学的管理流程和管理方法。尤其是在高校开展人才培养工作水平评估的大背景下，高校教学档案的产生、收集、整理、归档以及利用都需要更加严格，实施标准化、科学化的管理。但是由于有些学校的档案从业人员专业知识相对缺乏，学校的专业培训工作不到位，甚至有些兼职档案管理人员没有经过系统培训就仓促上岗，对教学档案管理的基本原则、基本方法等都不是很熟悉，档案管理工作中难免会出现错误或疏漏，影响到人才培养工作水平评估的有效性。
（4）教学档案管理不够规范。
在评估工作中发现，很多高校的教学档案管理不够规范，在归档范围上不够明确，归档方法不够科学，存在很多档案管理不规范的现象，如学生的实习报告、毕业论文等教学资料，在归档时都没有任课教师的批改痕迹。同时，很多高校在平时不重视教学档案资源的开发再利用，多是将教学档案“束之高阁”，导致其教育功能无法得到有效的发挥，其在人才培养上的服务功能没有充分体现出来。
二、优化教学档案管理，服务人才培养工作水平评估的有效措施
（1）提高对教学档案管理的重视程度。
为了进一步优化高校的教学档案管理工作，使其更好地服务于人才培养工作水平评估工作，就必须对教学档案管理给予更高的重视。一方面，高校领导要在明确教学档案管理重要意义的基础上，统一全校相关人员的档案管理思想，加快档案管理制度的建设，落实岗位责任制，在实际工作中做到有法可依、有章可循。同时，在高校领导的统筹协调下，针对教学档案管理工作的实际需要建立长期的自评自建机制，做到及时发现问题、解决问题。
（2）提高教职工的教学档案管理意识。
高校教学档案管理水平的提升，需要全体教职工进一步提高教学档案管理意识，明确教学档案管理的内容、分类、方法等，让教职工充分认识到教学档案管理的重要性，自觉、主动地进行教学档案的整理和归档，做到教学档案管理的及时、准确、全面和规范。
（3）加强专业培训，提高教学档案管理的专业水准。
教学档案人员应当具有优良的道德品质，广博的知识，扎实的档案专业基础知识，较强的现代管理能力和计算机运用能力。为了更好地服务于人才培养工作水平评估，高校要针对档案管理人员的素质现状，制订科学、合理的培训计划，并且要对档案管理人员有步骤、有计划、有针对性地开展培训，丰富专业培训的内容与形式。
（4）加强教学档案管理的规范化、信息化。
高校教学档案管理工作的不断优化，需要走上规范化、信息化的现代化之路。一方面，档案管理人员要重视对教学档案的归类、整理、鉴定等工作，避免档案管理杂乱无章、查询不便，为日后教学档案的开发利用工作奠定一个良好的基础。另一方面，要进一步提高教学档案馆的信息化水平，便于及时、快捷、方便调取相关档案信息，提高教学档案资源的检索与利用效率，特别是在服务人才培养工作水平评估上，高校教学档案管理的信息化更是大势所趋。
三、结束语
教学档案是学校档案的重要组成部分，是档案管理的核心内容，高校教学档案管理水平的提升，可以促进高校人才培养工作再上一个新台阶，也能够为高校人才培养工作水平评估提供有力的支持。所以，高校领导要对教学档案管理工作给予高度重视，加强高校教学档案建设，进一步提高教学档案管理的规范化、科学化，更好地为教学工作服务。
作者：尹黎莉 单位：湖南食品药品职业学院
第三篇：高校档案管理工作思考
一、现状及问题
根据2008年9月1日起施行的《普通高等学校档案管理办法》（中华人民共和国教育部第27号令）的要求,高校普遍开始重视档案管理工作，档案工作在此之后出现了很大的发展。但从整体上看,仍然存在着大量与事业发展不适应之处,其主要表现形式为:
1.管理意识薄弱
人事档案是我国人事管理系统的重要组成部分，它是记录个人学历、身份、资历等方面的直接证据和记载个人轨迹的重要依据。当前，有部分从业人员对人事档案管理工作重要性认识存在严重不足，认为人事档案工作十分简单枯燥，把裁剪、装订、保管等事务工作认做档案工作的核心，认为与学校教科活动无直接联系，无法为高校创造直接经济效益，认为只要做到不丢失、不泄密，能应付查档就行。因此，其管理工作长期处于应付和被动的初级阶段。
2.管理工作不够规范
由于各种原因,部分高校档案管理工作没有纳入法制管理和科学管理的轨道，工作上没有完全纳入规范。部分院系档案归档缺乏及时意识，长期不整理、不装订,管理水平低,收集渠道不畅；部分院系档案管理制度不健全、责任落实不够到位；没有明确人员的岗位职责，仅有查（借）阅制度，缺乏完备、系统的规章；有的虽然有，但疏于管理，执行普遍不到位。
3.人员配备不足及人员素质有待提高
足额的人员配备及优质的人员素质是档案管理工作的组织保障，随着学校师资数量的不断壮大，档案数量不断增多，档案材料进出频繁，管理工作日益繁重。部分单位的档案管理人员补充不够及时，配备不到位，表现在配备人员的理论水平和业务素质亟待提高。大量高校人事档案室无专职的档案管理人员，部分设置专职人事档案管理人员的，也往往缺乏档案管理的专业知识和系统技术；基层管理人员大多为兼职且频频更换,往往无法保证时间、精力来加强理论学习和提升档案管理工作水平，特别是能从事档案信息深层研究和开发的复合型人才十分匮乏。
4.基础设施建设滞后
基础设施建设是档案管理工作的前提和保障，由于经费和认识不足等原因，部分高校档案基础设施建设投入不足,满足保存档案要求的专门库房和满足“防盗、防火、防渍、防有害生物”的必要设施严重缺乏，现代档案技术设备和工具配置不齐，档案保管的硬件设施不合档案安全保管的要求。更有甚者将档案库房设在顶楼、底层和地下室，温度和湿度无法满足档案保管要求；部分高校档案库房门窗为普通门窗，封闭不严，无法满足档案库房的“防盗、防光及控温控湿”要求。
5.档案管理信息化水平有待提高
档案资源是一种信息资源，是信息和载体的统一体。然而，存在着档案存放数量冗多、保管条件差、查找利用率低、管理人员知识单一的问题，要解决这些问题最好的办法就是实现档案管理信息化。目前很多高校人事档案管理工作还停留在纸质档案的建立和保管上，工作的重心还是实体管理，现代信息技术手段如高校数据库、校园网络等还应用不够充分，无法开展人事信息的远程查询和检索，更无法实现对人事信息的及时筛选、排序、分类和汇总，大量的人事统计工作靠手工完成，造成人力浪费和工作效率低下，没有实现较高水平的数字化管理,难以开展整体信息资料的开发与利用。综上所述,高校档案管理工作的不足之处，笔者认为其产生的主要原因有以下两点：一是档案管理意识不强,学校领导重视不够。对档案管理在学校日常工作中的功能和作用认识不足,没有充分认识到档案资源是具有特殊价值的信息资源。二是档案基础设施建设投入不足。在高校规模快速发展的过程中,各学校在各方面需要投入的地方很多,导致对档案基础设施建设投入相对较少,以致档案建设长期跟不上学校快速发展的步伐。
二、建议及对策
1.加强组织领导,为档案管理工作提供组织保障
《普通高等学校档案管理办法》要求：“高校档案工作由高等学校校长领导。”其主要职责涉及贯彻政策、制定规划、促进信息化、健全人员、落实经费等，同时要求分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。高校档案资料真实而客观地记载着学校教学及管理过程中的每一个环节,是认识和把握高校发展客观规律的重要依据。高校各级领导特别是一把手应当充分认识到档案管理工作是学校事业发展的重要部分，宜统筹全校档案工作，在组织上、制度上给予充分保证，并在“人、财、物”上给予大力支持，为档案工作提供良好的条件。
2.加强管理规范,完善体制和工作机制
高校档案工作,在工作方式上应当遵循科学规范的原则,不断理顺各种关系，健全各项制度,充分完善机制,实现规范管理。为顺利开展档案工作，要做到以制度管人，凭规矩办事。要在贯彻有关档案工作规章的基础上，建立健全学校各级档案管理制度,从档案的整理、征集、分类、装订、定级到查阅直至责任追究都要有完善的制度,不断推进管理工作的制度化和规范化;健全学校档案工作的检查、考核与评估制度，定期检查、验收档案工作，保障档案管理正常有序开展。档案管理要创新工作机制，克服重管轻用的思想,适应信息化管理的需要,建设档案信息控制管理中心,实现档案信息内容管理，充分发挥档案资源在学校日常管理和教学实践活动中的重要作用。
3.加强信息化建设
档案信息化是新时期高校档案工作的基本要求，是高校服务创新和管理创新的重要标志。建设数字化档案馆，实现档案信息网络化和检索自动化,已成高校档案管理工作的大势,也是高校数字化工作取得重要进展的突破口。要以档案的数字化为基础,以电子文档的归集和利用为重点,全面推进档案向数字化管理方式的转变，使数字化档案更好地服务于学校教学、科研和各项管理工作。
4.加强队伍建设,提高人员素质
面对档案管理工作的新任务新要求，高校更需要加强档案管理队伍建设,提高人员素质。也只有不断地提高素质，才能跟上档案管理工作的改革发展步伐，做好档案管理事业。怎样加强队伍建设、提高人员素质，是高校档案管理急需解决的当务之急。笔者认为，要提高高校档案管理水平，关键是要通过各种培训，逐步提高档案管理人员的理论水平和综合业务素质，打造出一支适应新时期要求的高素质档案管理队伍。其主要措施有：一是健全管理人员队伍。选择素质高、有档案工作经验的人员充实档案管理人员队伍，同时配备稳定的专业管理人员，保证档案工作延续性。并根据业务发展需要,及时补充调整管理人员,严格移交手续,确保档案工作的连续性和稳定性。二是不断提高政治业务素质。鉴于档案资料的保密性和重要性，要求从业人员要具备过硬的政治素质和职业道德水准。管理人员既要具高度责任感，又要有良好的敬业精神，既具热情的服务态度，又要具备严谨的工作作风。通过加大培训力度，不断提高人员素质，着重提高人员的管理能力、创新能力。宜分阶段、有计划地对档案管理人员进行各项业务培训,不断提高档案管理人员的整体业务素质。三是建立竞争激励机制。建议对档案工作落实责任到人,实施量化考核,充分调动工作人员的积极性、创造性和主观能动性。
作者：孙亚萍 单位：江苏省淮安技师学院组织人事处
第四篇：高校毕业生档案管理问题探究
一、高校毕业生档案管理、转送工作的意义
高校毕业生档案属于既要文件，记录了学生主要经历、政治面貌、社会关系、学历职称、个人信息、工作履历表等信息，具有法律效益，是毕业生社会活动的重要依据。毕业生档案由学籍档案转换而来，由学校交转递毕业生就业单位或人才交流机构管理，若无就业单位则由学校免费保存两年。毕业生档案转递需要按照《就业协议书》签发《报到证》，完成转递档案。若就业单位是国有企业或企业事业单位那么档案转递到工作单位。如果是非公有企业，那么档案转递到人才交流机构。若离校未就业，则转递到户籍所在地。对于高校毕业生来说不论考研、出国、就业都需要用到档案，如档案丢失便无法办理相关证明。对于企业来说，通过毕业生档案，用人单位可以对学生基本情况有一个初步了解，是用人的重要依据。可见做好高校毕业生档案管理、转递工作的重要性和必要性。
二、当前高校毕业生档案管理、转递工作存在的问题
(一)缺乏对高校毕业档案特殊性的重视
高校毕业生档案与其他档案不同具有一定特殊性，有着流转速度快、流动性强等特点，管理复杂性要远远大于传统档案。通常情况下毕业生档案多保存在生源地、用人单位或人才交流中心。但近些年，我国毕业生跳槽率明显增大，档案管理、转递工作面临着新问题、新情况[2]。但当前我国在高校毕业生档案管理方面并没有正确认识到毕业生档案的特殊性，工作开中存在着不重视、敷衍应付等现象，管理方式粗放，一些时候甚至不能保障毕业生档案完整性。
(二)不规范
虽然我国已了《高等学校档案管理办法》，但仍没有具体且具有可操作性的高校毕业生档案管理规定，当前我国在高校毕业生档案管理、转递工作方面，管理体制十分混乱，并且缺少专职档案管理人员，管理人员多没有接受过专业档案管理的系统培训，并不具备专业档案管理技能和知识，这严重影响了档案管理、转递工作效率和质量，在档案收集、整理、归档等工作中时常造成学生档案的遗失、损坏。
(三)管理方式落后
随着我国高等教育招生范围的不断扩大，高校毕业生数量大幅度增加，档案信息量越来越大，档案管理、转递工作复杂性也随之提高。但当前大多机构在高校毕业生管理中仍停留在老模式、老思路当中。当前不仅学生档案信息化程度不高，且管理中也缺乏对信息技术的运用。传统人工管理模式已无法适应新形势下日益复杂的档案管理工作需求，传统人工管理方式不仅效率低下，也较容易出现纰漏。
三、高校毕业生档案管理、转递工作改进思路
(一)正确认识高校毕业生档案管理、转递工作
想要提高我国高校毕业生档案管理、转递工作质量，就必须正确认识高校毕业生档案管理、转递工作的特殊性，提高对毕业生档案管理、转递工作的重视，积极改革毕业生档案管理、转递工作，为其开展创造有利条件，加大投资力度强化对信息技术的应用，构建现代化管理工作模式，从而实现高校毕业生档案信息化。信息化管理不仅管理效率更高、速度更快，且更加方便、可备份，不易丢失。
(二)健全管理制度
高校毕业生档案管理体制混乱，档案管理、转递工作有效性差和缺乏必要的管理制度有着直接关系。想要提高高校毕业生档案管理、转递工作水平，就是建立起科学、合理、规范，符合毕业生档案管理特征的管理制度，通过制度保障毕业生档案管理、转递工作的顺利展开，利用制度增强工作人员责任心，提高工作有效性。制度不仅能够为毕业生档案管理、转递工作开展提供依据，更能够有效协调各相关部门工作，使毕业生档案管理、转递工作有条不紊的开展。
(三)提高管理工作人员综合素质
档案管理人员是毕业生档案管理、转递工作开展的核心力量和前提基础。如果管理人员自身不具备过硬的专业知识，便很难保证工作的顺利开展。提高高校毕业生档案管理、转递工作质量，必须要从工作人员抓起，工作人员素质直接决定管理效果和管理有效性。所以必须要先提高工作人员自身素质，通过多种学习方式，使其熟练掌握毕业生档案管理技能和知识，保障毕业生档案管理、转递工作的有效落实。
四、结束语
高校毕业生档案关系着毕业生日后发展、就业、工作以及其他社会活动，做好毕业生档案管理、转递工作至关重要。但当前我国高校毕业生档案管理、转递工作现状并不理想，存在着许多问题。想要提高毕业生档案管理、转递工作水平和质量，必须健全相关规章制度，提高工作人员综合素质，把工作落到实处。
作者：王国宗 单位：山西省河津市人社局
第五篇：高校档案管理信息化研究
一、高校档案管理发展现状
（一）信息化的发展对高校档案管理的要求
档案信息化是一场已经敲响雷鼓的革命，是一项刻不容缓又复杂而浩大的系统工程，档案信息技术在档案管理活动的应用给高校档案管理带来方便快捷体验的同时，也给传统的档案管理活动带来严重的冲击。高校档案管理要适应档案信息化的发展要求，必须做到以下几点：
1、档案信息资源的数字化
高校档案馆保存着大量的教学、科研、党政工作等活动产生的档案信息，这些档案有很强的知识性和教育、管理参考的功能，要想让这些具有知识性的档案信息转化成更强的生产力，使它们发挥最大的作用，就必须将档案进行信息化，促进档案信息作用更好地发挥，使档案信息更有效地为高校教学工作、科研工作、党政等中心工作服务，为高校档案信息的用户服务。
2、变革高校档案的管理模式
信息化背景下，档案管理的对象从单纯的纸质文档逐渐发展到纸质文档与数字化文档混合，并不断向全数字化文档转变，而随着信息技术的渗入，档案管理技术也在不断更新，高效便捷的档案管理越来越成为高校档案管理的需求。知识更替加快，用户的需求也日益不同等，这些随着信息化浪潮扑面而来的改变，不断推着高校档案管理向前，这就要求档案管理模式、管理流程等都应当做出相应的变革。
3、实现高校档案的深度开发和最大化利用
保存档案的目的就是要实现档案信息开发、编研和利用，并服务于高校的各项工作中。高校档案包含校史档案、学生档案、科研档案等，馆藏信息庞大而丰富，仅靠人工难以对这庞大的数据进行组织和开发，而利用计算机技术可实现对档案信息的组织整理和深度开发。在当前信息时代，档案的价值不能停留在传统的凭证和参考作用，高校档案馆应摈弃“重藏轻用”的传统观念，鼓励档案工作人员对档案信息进行大力开发，充分发挥高校档案在信息时代的“参考作用”和利用价值。
二、高校档案管理发展的困境
档案信息化的呼声在学术界持续了很多年，为了适应档案信息化的发展，部分高校积极做出相应的发展规划和实践，取得不菲的成果，但多数高校仍然处于被动的发展过程中，对比国内高校发展不平衡的现状，归纳高校档案管理发展的困境如下：
（一）高校档案信息数据库建设效率低下
高校档案信息数据库的建设除了要将大量的馆藏档案进行数字化转变外，还需要进行数字化文件的收集。传统落后的管理理念、与日俱增的现行文档以及庞大的馆藏信息基量，给档案信息数字化的过程带来困难，阻滞了档案信息化的进程。相当一部分高校进行的档案信息化只是对当前产生的文档进行信息化，认为档案信息化只是文档产生和传输方式的电子化，对馆藏档案的信息化消极怠惰，影响档案信息收集全面性和数据库建设的效率。总之，在全国范围讲，高校档案的数据库建设还处于发展阶段，任重而道远。
（二）高校间缺乏统一的档案管理细则
由于各高校的档案管理部门设置不同，数字档案资源形式多样，档案管理信息化发展现状参差不齐，统一的管理标准是有效连接各高校信息资源的通道，是保障各高校间信息互通与资源共享的桥梁。虽然国家早在2008年就颁布了相关办法，但其内容只是纲领性的综合条款，缺乏对档案管理工作细节的规定，目前国内多数高校档案管理处在档案信息化的进程中，缺乏统一的引导而自成体系，标准各异，一旦数据库建立完成再统一标准就更加困难，因此，实现高校间档案信息资源网络化共享，首先需要建立适合各高校的统一的档案管理标准规范。
（三）网络环境下档案信息存在安全隐患
档案数字化带来的档案信息安全问题已引起档案界的热烈讨论，但至今没有一套系统的解决方案。在数字化档案信息时代，档案的载体已经不是特别重要，档案的安全常常指的是档案信息安全，因此除了对载体采取基本的保护措施外，更重要的是对档案信息本身的保护。在网络环境中，文件的信息与载体可以分离，这就为数字化档案信息管理带来安全隐患，其中最常见的是系统、软件硬件的威胁和来自恶意侵犯者的威胁，这两种威胁是目前数字化信息主要的两种安全隐患，高校在建立数字化档案管理系统时应采用先进技术来防御各种恶意侵犯。
（四）高校档案信息资源利用率低
档案管理部门是集中管理档案，也是档案信息最为丰富的部门，但是由于种种原因，档案信息开发利用率却并非如预期那样高。首先是由于档案收集的滞后性，造成档案信息开发利用的低时效性，档案部门收集档案缺乏主动性，就导致档案在立档部门的滞留，导致有时效利用价值的档案失去价值，影响档案信息的开发利用。其次是立档单位分散造成档案信息分散性，给档案信息的组织利用带来困难，高校档案包含的各类档案中，教学档案和科研档案具有较高的利用价值，而由于立档部门的分散和各部门立档标准的不统一，随着档案管理部门累积的分散档案日益增多，进行组织利用的困难就会越大。
三、档案信息化背景下高校档案管理的对策
（一）高度重视信息资源的建设，增加投入
1、档案部门领导要重视信息资源的建设
观念是指导行为的主动力，而领导是档案部门前进的主要带头力量，档案部门领导要首先提高对档案信息化的认识，要意识到信息资源建设是档案数据库建设的基础与核心工作，带领档案部门主动适应信息化的要求，在指导上把档案信息资源建设提到重要工作的议程，通过恰当的激励措施提高档案工作人员的工作热情和工作效率。
2、选择适合自身的档案信息化管理系统软件
要开展档案信息化管理的工作，必须要有档案管理信息系统软件的平台支撑，选择适合的档案信息化软件与校园办公自动化管理系统衔接，加快实现文档一体化管理，提高高校档案管理工作效率。选择档案信息化软件可以通过购买市场上成熟的商品化档案管理软件系统、请有实力的专业软件公司根据本校的档案管理需求进行档案管理系统开发或者自主开发软件。
（二）建立统一的档案管理细则
借鉴国内外先进的标准，结合国内行业标准及高校档案管理发展现状及趋势，在全国范围内制定适合高校特点的规范化标准，形成制度化的管理。高校档案管理标准包括以下几方面：（1）学校档案管理规定，依据国家颁布档案的相关法规，结合普通高校的发展现状，制定适用于高校的档案管理实施细则；（2）立卷归档标准，如确定归档范围、确定分类方法、统一归档要求等；（3）保密标准，对保密档案的具体规定及对档案人员的规范；（4）档案保管标准，档案借阅准则、档案移交步骤规定等。
（三）健全档案管理安全制度，提高档案信息安全技术
1、建立健全的档案管理安全制度
健全的档案信息化管理安全制度是网络环境下数字化档案的第一道防护墙，也是最基本的保障，包括对系统的安全监测、定期维护系统功能、保护用户的信息安全、建立安全责任制度等，档案管赵悦佟信息化背景下的高校档案管理研究理安全制度是防患于未然的第一步，也是解决问题的首要准则，更是维护档案管理工作有序运行的重要举措。
2、提高档案信息安全技术
要保护档案信息的安全，就要运用信息技术采取相应的保护措施：一是通过对数字化文件添加数字签名或数字水印等，对信息的识别和鉴别，保证传送的文件内容不被篡改或辨别文件的真伪；二是严把身份识别关，通过设定用户登录口令、生物识别或者信息加密等措施，对用户的身份进行认证，确保用户身份的合法性；三是日志记录和数据备份，对数字化文档的生成时间、生成部门、责任者、访问者等从档案生成到利用的每一部操作信息进行详尽的日志记录。此外，根据数字化文档的生成作用和保密性等特点，对文档进行定期备份或者实时备份；四是利用防火墙技术防止阻挡网络病毒和黑客攻击。
（四）推进文档一体化管理的进度，促进高校档案的开发利用
文档一体化管理是将电子文件的一体化管理的一种智能管理方式，它是以当代高新信息技术带动档案管理理念、机制、方法变革的过程，主要包括馆藏档案数字化、档案管理智能化、档案传输网络化和档案服务社会化等。实现文档一体化管理，即高校档案从生成到收集、整理、保存等工作连续完成，快速完成档案管理流程的同时保证了档案信息时效性，促进档案数据库的建立，使得高校档案管理人员摆脱繁琐机械的手工收集整理档案的工作，有充足的精力和便利的条件对数据库中档案信息开发利用。
四、结语
信息化的快速发展给高校档案事业带来了无限机遇，高校档案管理必须把握信息化时代的发展要素，积极适应信息化的节奏，在信息技术引导下实现传统管理观念到信息化管理理念的转变，传统管理模式到信息化管理模式的改革，全面推进高校档案信息化管理的实现。
作者：赵悦佟 单位：长治学院人事处
第六篇：高校档案管理工作可持续发展分析
1.高校档案管理工作可持续发展前提：提高档案意识
高校在信息时代背景下，开始如火如荼的教育改革，高校管理体制发生极大变化，促进高校跨越式发展。高校档案管理工作作为高校教育管理工作之一，也同样面临新的发展机遇，也需要应对新的挑战。高校档案管理工作的可持续发展需要更新工作人员的档案意识，不断更新档案观念，强化档案全员意识，以全新的工作意识实现高校档案管理工作和信息时代的对接。提高高校档案管理工作人员意识要做到全员意识的提高，即高校各级领导、教职工和学生，共同协调配合档案管理工作，积极解放思想，创新观念，促进高校档案管理工作走向校园，迈入社会。可以说，高校档案管理工作意识的强弱取决于高校档案工作人员对工作认识的重要性，因此在高校档案管理工作中，应加大对档案工作的宣传，提高档案全员意识，做好档案意识宣传工作的重点性和普遍性，即做好档案工作关键人的重点宣传，做好高校师生的普遍宣传。
2.高校档案管理工作可持续发展动力：创新档案工作
在信息时代背景下，高校档案管理工作需要面临新的发展机遇和挑战，高校档案资源不仅仅是高校教育资源，更是社会教育资源，因此高校档案管理工作需要与时俱进，做好高校档案管理工作创新，为更好地服务高校、社会提供工作动力。高校档案管理工作要不断开发利用信息资源，为高校教学科研管理工作提供服务，成为高校管理工作的落脚点，为高校档案管理工作提供归宿。高校档案信息资源不断丰富，迅速扩大的档案信息服务范围，逐渐提高的高校档案信息要求，需要在开发利用高校档案管理工作中不断创新，坚持高校档案优化利用原则，最大限度利用开发高校档案信息资源，满足师生对档案信息资源的利用需求。高校档案管理工作要积极利用现代化的信息技术和先进管理手段，不断创新档案管理工作，增强档案管理工作活力，助推高校档案管理工作可持续发展。
3.高校档案管理工作可持续发展关键：提高人员素质
高校档案管理工作实现可持续发展的关键在于人才，需要不断提高人员素质。在信息时代的今天，高校教育事业发展迅速，高校档案管理工作也发生极大变革。新时期，高校档案管理工作互联网化、信息化赋予档案工作新内容，给高校档案管理工作带来全新要求。现阶段，深入挖掘高校档案管理工作作用，开发利用高校档案信息资源，为高校教学科研管理提供服务，是实现可持续发展的重要任务。挖掘实现高校档案信息资源价值功能，需要高素质的人才作为支撑，就目前的高校档案管理工作人才队伍看，较难满足工作可持续发展要求，需要建设一支复合型、高素质、多层次的档案管理工作队伍。高校档案管理工作可持续发展，提高人员素质可从职业道德素质、专业素质和综合素质三方面入手：第一，提高人员职业道德素质。高校档案管理工作是对高校档案信息资源进行管理的工作部门，需要确保档案信息资源的完整性和真实性，这就需要高校档案管理工作人员具有较高的职业道德素质，实事求是地开展档案管理工作；第二，提高人员专业素质。高校档案管理工作人员不仅要具有专业的档案知识，还要具有计算机等专业知识，便于熟练操作现代化要求的档案管理工作；第三，提高人员综合素质。高校档案管理工作人员要具有团队合作精神，以积极的工作热情投入到高校档案管理工作。
4.总结
高校档案管理工作可持续发展是一项复杂的工作，需要长期坚持不懈努力才能完成，需要高校档案工作部门相互协作配合，共同学习提高才能实现；需要高校档案工作部门所有人员重视、支持和配合。在高校档案管理可持续发展中，要做好高校档案基础工作，紧抓信息时展机遇，以完善的高校档案管理体制，提高档案工作人员素质，采用现代化信息技术手段，创新高校档案管理工作，提高档案信息处理效率，深化高校档案管理工作改革，服务于高校教学科研管理工作，形成高校档案管理良性循环工作机制，充分发挥高校档案功能，实现高校档案管理工作可持续发展。
作者：李先兵 杨伟 单位：潍坊职业学院监察审计处 潍坊市无线电管理办公室
第七篇：高校档案管理问题及对策
1我国高校档案管理的特点
1.1社会性
高校是培养人才、产出科研成果的地方，其与社会发展存在必然的联系，并且高校的学生来源于社会，培养的人才流向于社会，这无形中使得高校的档案管理工作具备了社会性。高校的档案直接反映了学生的学业、学历、学习成果、在校参与的活动以及文化修养和思想政治素质等信息，这实现了人才资源档案信息的储备，为社会发展提供人才支持；另外高校的科学成果、技术产品、理论研究都会服务于社会，如：技术专利、技术转让、新产品招标等。由此可以看出档案管理工作与社会存在广泛的联系，这也是高校档案管理发展的必然结果和趋势。
1.2综合性
这里的综合性主要是指档案的多元化和多方向性。档案管理多元化包括：建校档案、教师档案、行政档案、研博工作站档案、专业课程档案等；档案管理的多方向性则包括：科研档案、活动档案、会计档案、物业档案、研究试验档案、医疗档案、房产信息档案等等；从上述各种档案可以看出高校档案管理具备综合性。
1.3系统性
高校的档案管理较为复杂，管理类别较多并且信息量大，随着近年来各高校的不断扩招，档案管理的工作任务也日益加重，所以需要一个相对独立稳定的档案管理系统来支撑，该系统除了满足纸质档案、实物档案、电子档案、影音档案外，还应包括虚拟网络档案系统，这样可以极大地提高档案的利用率，并且利用网络子系统的上传功能，完善档案信息的归纳与分类。
2我国高校档案管理存在的问题
2.1档案管理观念滞后
我国高校的档案管理观念还较为落后，这与我国经济的飞速发展以及社会模式转变有关，但从根本上来看高校的档案管理认识还存在不足，校领导没有把档案管理工作放到管理的核心位置，没有把档案管理工作与普通管理工作进行区分，这在很大程度上制约了档案管理的发展；而担任档案管理的工作人员又缺乏对档案管理工作性质的了解，没有工作责任心，档案保管失效、档案资料缺失的情况时有发生。
2.2档案管理方式落后
现阶段，我国多数高校的档案管理方式相对落后，管理方法过于简单，并且效率较低。高校由于学生和教师较多，教学任务和科研项目多，管理工作量大复杂程度高，依靠人工进行资料的收集、整理、分类、保存的难度大，并且在档案整理过程中容易出错，引发工作效率缓慢，信息收集不齐全，资料归属混乱等情况，所以各高校应从管理方法和管理工作模式上有所改变。
2.3档案管理工作投入不足
高校的档案管理工作具有复杂性和专业性，如果不依靠信息化和网络化的帮助，档案管理工作将难以开展，然而各高校都忽视了对档案管理设备的投入，造成档案管理信息缺乏完备性和保密性。很多高校的档案管理不符合国家相关标准，存在纸质档案腐烂、照片褪色、影音制品损坏等现象，这与高校投入档案管理经费不足有关，成为限制档案管理发展的主要障碍。
3我国高校档案管理工作的主要对策
3.1转变认识
高校的档案管理工作应转变认识，形成良好的档案管理氛围。高校应把档案管理工作纳入到学校发展的整体规划中，学校领导也要重视和关注档案管理工作，并给予足够的支持和帮助，营造档案管理的良好氛围。同时，高校领导还要积极的参与到档案管理工作中去，指导和促进档案管理工作，使之能够与学校的发展速度保持一致，逐步实现高校档案管理工作的常态化和持续化。
3.2加强制度建设
高校档案管理工作涉及的部门较多，管理内容和管理方法也较为复杂，所以要与一般性档案管理工作有所区别，如：高校人才档案、科技成果档案、学术论文档案等，这类档案材料都要进行严格规范的归档，并以此为基础总结和归纳出适合高校档案管理的规范细则和标准，促进档案管理水平的提升。
3.3改进方式提升管理水平
高校档案管理应加快信息化建设，从经验管理模式向科学管理模式转变，以满足高校和社会发展需求为出发点，切实强化高校档案管理工作的开展。笔者认为改进方式和提升管理水平应从以下三个方面入手：首先应以信息化建设为基础，做好档案管理基础设施的组织与建设，如：档案库建设、计算机网络建设、检索系统建设、馆藏建设等，提高档案管理的信息化水平；其次，做好资源建设，档案资源应利用现代化手段进行制作，并逐步的实现档案资源的数字化，方便档案信息的调用和保存；再次，对高校档案管理的内容应进行合理的配置和有序的开发，利用互联网把高校档案融入到社会档案管理中去，实现高校档案资源的共建共享。另外，在高校档案的使用上也要与社会接轨，利用多种平台对高校档案进行查询和检索，方便高校档案信息的流通与使用。
作者：刘艳春 单位：泰州职业技术学院
