第一篇：高校基建档案管理规范化初探
【摘要】
本文分析了高校基建档案管理现状，提出了高校基建档案管理规范化的途径：提高重视程度，增强全院师生的基建档案意识；做好基建档案制度建设，强化执行力度，提高基建档案服务水平；完善基建档案监督管理机制；对基建档案管理人员要不断进行再教育，提高其创新服务能力；拓展基建档案的信息来源，提高基建档案收集的完整性；充分利用信息化的管理手段。
【关键词】
高校；基建档案管理；规范化；途径
近年来，在《国务院关于加快发展现代职业教育的决定》号召下，各地市的高校如雨后春笋般快速建立起来。高校基建档案是在基建管理和基建工程项目活动中直接形成的对学院未来的发展有价值的文字、图表及声像载体等材料。基建档案的价值是“对历史负责，为现实服务，替未来着想”。高校基建档案不仅是记录基建历史的真实写照也是涉及各方面权益的凭证和依据，在维护学院权益和学院未来建设、发展方面的作用无可替代。它是高校基本建设发展和科学规划工作的真实记录，同时也为学院的后勤服务工作提供了有力的信息保障，是整个学院档案的重要组成部分。因此，加强高校基建档案的管理势在必行。本文简要分析了高校基建档案在整个学院档案中的重要性及目前管理的现状，提出了提高高校基建档案管理规范化的途径。
一、高校基建档案管理现状
1、领导重视程度不够
合并中的高校领导大多都把学校工作的重心放在教学管理和招生就业上，认为基建方面只要把工程的质量关把好就行了，对于基建档案的重要性认识不足，重视程度不够。
2、管理人员素质不高，责任心不强
大数多的基建档案管理人员都是临时指派的，不但没有专业工作能力而且没有责任心，更谈不上和学院档案馆档案管理工作的统一。
3、管理制度不规范，管理手段落后
目前基建档案管理大多没有明确的管理制度，多是进行最基本的材料收集、整理与保管，没有按制度对基建档案资料进行分类、编研，至于基建档案的利用更是得到不保障。在高校合并初期，工程量大，基建档案多，加上领导的重视程度不高，现代化的管理工具也不能及时配备，手工管理模式仍是目前管理的常态。手工管理效率低，不能完全体现基建档案的参考价值和使用价值。
二、高校基建档案管理规范化的途径
1、提高重视程度，增强全院师生的基建档案意识
首先要积极主动的通过学院网络、广播、报纸等媒体大力宣传基建档案在学院建设发展中的重要作用，引起全院师生对基建档案的重视；其次，要求各部门要积极参与配合，把日常工作中接触到的基建档案要及时交给基建档案管理人员让及时归档；再次，要在各部门明确1名基建档案管理工作的对接人，对这些对接人要定期实行培训，让其全面了解基建档案的归档案范围和近期的收集动向，以方便大家更好的为基建档案管理工作服务。
2、做好基建档案制度建设，强化执行力度，提高基建档案服务水平
要根据本院的实际情况和档案管理需求，建立起适合合并时期高校的基建档案管理机制，来保障基建档案管理工作的常态化开展。一是要做好保密制度，确保基建档案不失密、不泄密；二是要制订好《基建档案工作制度》、《基建档案借阅制度》、《基建档案保密制度》、《基建档案库房管理制度》、《基建档案利用制度》，使基建档案归档有明确的范围，立卷有严格的标准，借阅有特定的制度，保密有条例，库房管理有合理的措施，开发利用有明确的方向和目标。三是各项制度要上墙，基建档案管理工作者要严格按照制度办事。只有这样基建档案管理人员才能做到一丝不苟，在工作中做到有的放矢。
3、完善基建档案监督管理机制
基建档案是学院建设过程中形成的第一手资料，在学院以后的建设发展中起着至关重要的作用，所以基建档案的监督管理机制一定要完善。完善的监督管理机制能有效地发现、制止、纠正基建档案使用过程中不利于档案保密的各种不良行为，以保证基建档案的完整与安全。
4、对基建档案管理人员要不断进行再教育，提高其创新服务能力
学院的基建档案管理人员基本上都是兼职的，各方面的素质都有待提高。要不断对基建档案管理人员进行继续教育，提高基建管理人员的业务水平和思想境界。在新形势下，传统的档案管理模式和服务方式已经不能满足时代的需要。通过继续教育学习使得基建档案管理人员掌握现代化管理手段，把基建档案管理由原来的手工管理变成现在的数字化管理。通过学习，让基建档案管理人员从思想深层认识到基建档案在高校档案管理中的重要性，以促使其发挥更大的潜能做好基建档案管理工作。
5、拓展基建档案的信息来源，提高基建档案收集的完整性
高校的基建档案管理工作由于各方的重视程度不高，这就要求我们基建档案管理人员首先要明确出基建档案的收集范围，其次要依据基建档案形成的规律和特点，有效的指导和组织各相关部门做好基建档案的立档工作，确保基建档案立档工作的顺利进行。
6、充分利用信息化管理手段
通过计算机技术对文件、图表、档案的全部信息进行统一管理，对基建文件信息的生成、基建档案信息的转化、基建档案信息的全文提供及利用实行一体化管理，来提高基建档案管理的效益，实现基建档案管理信息化。计算机辅助管理已成为新时期档案管理的发展趋势。把竣工图等材料可以通过EXCEL电子表格建立档案数据库，使基建档案管理全面进入信息化时代。学院基建档案管理工作是一项既重要又专业性很强的工作，所以在今后的工作中基建档案管理者要提高认识，采用电子化和信息化的管理方法，高效管理，使高校基建档案的管理与时俱进。
作者：豆亚玲 单位：宝鸡职业技术学院
【参考文献】
[1]王辉，葛成全.如何加强高校基建档案管理[J].兰台世界，2014.S3.52-52.
[2]张梅.如何做好基建档案管理工作[J].咸宁学院学报，2009.29.
[3]黄姝.对优化企业基建档案管理工作的几点认识.黑龙江档案，2014.08.15.
[4]苏立明.谈中小学校档案工作.兰台内外，2013.02.28.
[5]宋小杰.强化档案意识完善档案管理.档案天地，2015.09.20
第二篇：大数据时代高校档案管理优化
摘要：
大数据时代，高校档案数据具备规模巨大、多源异构、价值密度低及处理迅速等基本特征。档案大数据对传统档案管理观念、管理技术、数据安全和人才需求提出了新的挑战。
关键词：
大数据；高校；档案管理；路径优化
随着云计算、物联网技术的发展，人类社会不可逆转地迈入大数据时代。在大数据背景下，“一切归档”的档案理念正在进入人们的视野。档案大数据给高校档案管理带来了前所未有的挑战，如何优化高校档案管理已成为一个迫切的话题。
一、高校档案大数据的基本特征
档案大数据，是指涉及档案的规模巨大到无法在一定时间内用传统的常有软件对其内容进行抓取、管理和处理的数据集合。大数据时代，高校档案数据具备大数据的基本特征。
1.档案数据规模巨大
大数据时代，高校管理各业务系统产生的一切具有保存价值的文件、数据、视频、实物等都能构成档案信息。在传统档案收集范围之外，新的基于信息系统形成的电子数据成爆炸性增长。另外，随着档案信息化进程的推进，大量的馆藏实体档案被加工转化为数字档案。档案“存量”与“增量”的聚集，使高校档案规模呈现海量增长。
2.档案数据结构多源异构
高校档案涉及党群、行政、科研、基建、出版、财会、声像等十多个门类，基于不同业务系统产生的数据资源有结构化数据、半结构化数据和非结构化数据。这些多源异构数据相互关联，共同构成了高校档案数据整体。
3.档案数据价值密度低
档案数据总量的扩大，最大可能地保障了档案收集的全面性，海量数据的存储能较好地保障数据的历史价值。但从利用的角度来看，与传统档案相比，更多的档案数据可能发挥不了使用价值。以视频为例，连续不间断监控过程中，可能有用的数据仅有一两秒。可见，档案数据价值密度高低与档案数据的总量成反比。
4.档案数据分析处理迅速
大数据核心的价值，就在于对于海量数据进行分析，为用户提供更多快速、准确的个性化服务。在大数据背景下，用户对档案利用有更高的要求，档案数据的处理速度是关键的一步。大数据技术能充分保障数据的快速处理，为用户挖掘更多真实可靠的需求信息。
二、高校档案大数据管理面临的挑战
1.对档案管理观念的挑战
传统档案管理中，档案的收集、整理、保存、利用均遵循一定的价值主线展开。在资料来源上尊重全宗原则，关注档案形成的方式；档案鉴定上注重对单个文件的价值判断；保管对象上侧重对档案实体的关注；档案服务上侧重于用户对档案的查询与利用。大数据时代，档案管理观念、理论、方法、途径均发生了很大的变化。“以用户需求为中心”的档案理念将取代传统的“重保管轻利用”管理观念，人们可以不再关注档案的“为什么”，只需知道“是什么”；不必注重档案数据如何形成，只要重视档案数据怎样利用，从海量数据中挖掘出有价值的信息，进行科学预测或充分满足用户的需求。
2.对档案管理技术的挑战
大数据时代，档案来源的单一途径已彻底改变，几乎所有的组织、个人均能产生类型不同、结构各异的档案数据。档案管理需要借助现代管理技术有效实现对档案大数据的收集、存储、分析、利用，进而推动档案管理信息化水平的不断提升。在档案收集上，要采取更多的数据处理技术，实现档案系统管理的前端控制；在档案存储管理上，要应用更多的存储处理技术，保障数据安全；在档案利用中，要提升档案智能化服务技术，以更高效地服务用户。
3.对档案数据安全的挑战
传统档案安全管理，从“人防、物防、技防”三个方面注重对档案实体的绝对保护。大数据时代，档案安保“三防”原则仍未改变。与传统档案的安全保护相比，现代档案数据的安全将面临更大的挑战。这些档案数据的存储设备更易受到损坏，数据保管及读取技术更易遭到淘汰，档案数字化转换可能导致档案的原始凭证性改变，档案数据的网络安全更易遭到黑客攻击，档案电子数据面临丢失、篡改、损毁、泄密的风险日益加大。
4.对档案人才的挑战
大数据时代，对档案人才有了更高更新的要求。档案工作者除了要掌握档案专业知识与技能外，还要熟悉大数据知识与技术，能较好进行数据库管理、大数据分析处理等。档案管理部门要更多地培养和引进数据工程师、数据分析师、高级管理师等专门技术人才。
三、优化高校档案管理的路径选择
1.树立现代档案管理理念
只有首先实现思想观念的现代化，才有档案工作的现代化。大数据时代，档案管理工作者要解放思想，更新观念，遵循人本原则，加强现代管理意识，树立大档案、大数据、大平台、大服务理念。档案工作者应积极适应档案工作知识化、社会化、网络化、人性化的需要，克服传统档案管理的惰性，实现档案工作由“重保管轻利用”到“以用户需求为中心”的管理观念转变，改变传统的“出现问题—逻辑分析—因果关系—解决方案”逆向思维模式，运用“收集数据—量化分析—相互关系—优化方案”正向思维模式，从大量的档案数据中挖掘出数据背后的隐性信息与知识，实现用户更多的个性化需求。
2.推进档案信息化建设
高校档案信息化建设，是指通过运用现代信息技术，不断开拓包括电子档案在内的档案资源，并不断创造新的档案信息资源利用。档案信息化建设顺应了社会发展的需要，能有效实现档案资源的数字化、信息服务的网络化、档案管理的规范化和档案资源共享的最大化。（1）搞好档案信息化基础设施建设。装备先进的档案信息网络系统和档案信息化设备，有效实现档案信息传输、交换、检索、利用。（2）搞好档案信息化资源建设。坚持大档案原则，努力实现馆藏档案的数字化和新增电子文件的收集，全力建设馆藏档案目录中心数据库、数字档案全文及专门数据库。（3）搞好档案信息化标准规范建设。在电子文件的形成、接收、归档和电子档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、传输、利用和管理等方面构建标准化或制度化要求，为档案信息化建设发展提供技术标准和制度保障，确保档案信息和网络运行安全。（4）搞好档案信息化利用服务建设。用户已不满足于档案数据与文件的利用，更希望能获取数据背后隐藏的信息与知识。档案利用服务产品也由传统的提供数据、文件转变为提供知识。要改进档案知识服务技术引擎，努力建设资源与学术搜索引擎、资源服务推荐引擎、知识服务社区实体行为智能分析引擎、用户知识需求预测引擎及多维度信息获取、组织、分析、决策引擎等。
3.促进档案管理法治化
（1）坚持档案管理的合法性原则，做到有法可依。建立健全档案管理的法律法规和技术规范，是高校档案工作的根本保障。大数据背景下，更要加大数字档案技术标准与管理制度的创建工作。在宏观政策层面，坚持国家顶层设计，构建起适应国家信息化战略的电子档案管理目标、原则、规划和法律框架；在制度和资源管理层面，有关部门应建立起科学合理、操作可行的管理制度和行动措施，对管理制度、技术标准、操作规则、数据系统等进行精细化规定。微观层面，高校要制定有关档案管理规章制度，全面规定学校档案工作管理体制、档案机构基本任务与职责、专（兼）职档案队伍建设、档案发展经费、档案设施配备、文件材料归档、电子档案接收、档案管理、档案利用与开放、档案工作考核与奖罚、档案信息化建设等。（2）坚持档案管理的合理性原则，做到因地制宜。随着社会的发展，可能出现法制滞后、法律真空的情况。在无法可依的情况下，高校应紧密结合校情，在自己的权限范围内制定具体的档案管理规则。高校因地制宜先行探索档案立法，既合理合情，又发挥了“试验田”作用，一些成功经验，甚至可能科学上升为国家立法依据。（3）坚持档案管理的发展性原则，做到与时俱进。档案管理法制化更要关注法制的公平、正义和合理性，贯彻立法的民主化原则，真正遵循档案工作内在规律，减少部门利益立法。针对档案管理中出现的各种新问题，及时推动档案法规的立、改、废，与时俱进，实现动态立法。在档案管理法制化进程中，既要坚持按法制办事，保障法制的权威执行，也要坚持法制的正确实施，加大执法监督。
4.构建现代档案安全保障体系
（1）健全档案安保制度。高校应在档案，尤其是数据档案的收集、整理、保存和利用上制订一整套严格的档案安保制度。定期或不定期举行档案安全教育和培训，提升职工安全意识和安全技能。层层强化安全责任，确保档案安保制度的精准实施，确保档案安全的万无一失。（2）完善档案安保设施。按“防火、防盗、防潮、防尘、防鼠、防虫、防霉、防高温、防强光”等安全标准，全力建成现代化档案库房。除了配备灭火器、驱虫药、温湿度计、空调机、除湿机等传统安保设备外，还应配备库房密集架、数字高清视频监控系统、红外防盗系统、自动灭火系统、温湿度监控系统和电子门禁系统等现代安保设施设备。建成独立可控的局域网及信息机房，配置网络安全设备、存储备份设备及高校档案管理平台。（3）强化网络信息安全。鉴于档案数据的电子化特征，网络信息安全建设应得到特别重视。高校档案馆的信息网络要设置独立的服务器，加装单独的防火墙，对网络信息进行物理过滤。档案信息化建设时，采用绝对安全的档案管理信息系统。档案数字化工作尽量由高校档案馆自己完成。条件不具备的，一定要选择经政府部门认可的档案中介服务机构作为合作对象进行数字化加工。对档案数字化内容要谨慎选择，对涉密程度很强的档案可以扫描，但不能上传到档案利用服务网络，以便从源头保证档案内容信息的安全。另外，对已形成的数字档案应进行及时实现远距离异地备份，进一步增加安全保险系数。
5.加强档案人才队伍建设
档案人才队伍建设是开拓档案事业的关键。大数据带来的巨大变化，在思想意识、专业知识与技术水平方面给档案工作者提出了全新的要求。档案工作者应实现从档案专门人才到复合型人才的转变，除了要精通档案专业知识外，还要熟练掌握现代信息知识和技术。档案管理人员更要具备现化档案管理知识、大数据意识与专业技能。加强高校档案人才队伍建设，主要通过两种途径：一是加大拥有现代档案知识、技术人才的引进。二是着眼于在职档案人员队伍整体素质的提升。鉴于档案工作在高校工作中的地位和影响，第二种途径是主要的方式。高校可采用继续教育、专题培训、专题讲座、学术交流、科学研究等多种多样的教育培训。通过培训，加强职业道德教育，培育爱岗敬业精神；加强档案专业知识教育，夯实档案工作基础；加强市场经济意识教育，提升服务社会意识；加强现代技术技能培训，适应大数据时代要求。
总之，大数据时代，档案管理面临新的机遇与挑战。唯有进一步解放思想，加大人、财、物的投入，采用新的档案数字与管理技术，推动档案信息化和法制化进程，才能进一步持续、规范、创新、优化档案管理。
作者：李彦 单位：湖南师范大学档案馆
参考文献：
［1］王伟.大数据时代高校档案工作管理研究[J].档案时空,2015(12)
［2］李小晨.大数据时代背景下的档案管理探讨[J].云南档案,2013(6)
［3］王晴.大数据时代给高校档案管理工作带来的挑战及对策[J].图书馆与档案工作管理,2016(1)
［4］穆新参.新时期高校档案管理优化的路径探析[J].中国管理信息化,2014(21)
［5］谢怡.基于大数据的高校档案管理模式变革[J].山东理工大学学报（社会科学版）,2015(6)
第三篇：高校档案管理创新
【摘要】
档案管理工作对于搞笑的管理来说是非常重要的，高校的不断发展，也要求档案管理工作进行创新。创新是民族进步的不竭动力，运用现代的手段对于高校的档案管理工作进行创新，使档案管理工作充满升级与活力，从而得以不断的发展。本文主要概述了在新形势下高校档案管理创新的重要意义及必然性，也提出了能够对于高校档案管理工作进行创新的几点措施。
【关键词】
新形势；高校；档案管理；创新
创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家能够得以兴旺发达的不竭动力，想要有发展就要有创新，高校的档案管理工作也是如此，只有高校的档案管理工作不断地进行创新，才能够使得档案管理造福于社会大众，紧跟当今社会发展的步伐，适应社会对于档案管理的新的要求。
一、高校档案管理工作的重要意义
1、高校档案管理有利于学生的信息管理。在高校的档案管理中也包括教学档案，教学档案是高等院校学生学籍管理一种形式，由于这些档案都是需要长期保存的，学生在毕业可能多年之后学籍信息可能会散失，而在教学档案之中就保存在高等院校学生的学籍信息，以便能够为毕业生的用人单位提供毕业生在校就读的学籍证明。学生档案是用人单位了解学生的第一途径，在教学资料中有着学生的一些基本信息以及学生所受到的奖惩情况、奖学金情况等等，这些都能够直接的表达出学生在学校期间的表现情况，对于学生的就业起了直接的影响。
2、高校的档案管理能在一定程度上促进教育教学管理。在教学档案之中存在着大量的教学材料，教师可以通过这些教学材料总结出新的经验以及新的教学方式，发现自己在教学之中存在的一些问题，并且主要针对于这些问题对于教学方式方法以及教学的过程进行改进，同时在教学档案之中还记录着一些比较重大的管理过失，高等院校通过对于这些失败的案例进行整合分析，可以避免在今后的管理工作中发生类似的现象，纠正在教育管理环节中的错误，并且加以弥补，从而来形成更加正确、更加科学合理的教学管理，提高教学管理的效率，促进教学目标的实现。另外教学档案还能够进行信息反馈，教师通过这些反馈信息进行比较，可以发现哪些学生在那些方面存在问题，进而针对问题进行重点的培训，以提高教学效率。
3、高校档案管理是教学管理的重要依据。首先，教学档案之中保存教师教学的记录以及学生的考试成绩以及平时表现情况，对于这些基本情况进行分析可以发现教师在教学过程中存在的问题审核教师教学水平和学生状况提供了有力的依据，对于教师来说根据发现的问题并加以改正能够有效地提高教学效率，改进教学方法。其次，因为教学档案能够反映出整个院系或者整个学校的教学情况，通过对于教学档案的分析能够帮助管理者和教学者更好的优化教学结构、教学过程，并且根据教学档案中显示的信息对于教学活动进行更加科学合理的规划。
二、高校档案管理工作进行创新的几点措施
创新是时展的动力，只有坚持不懈的进行创新才能推动高校档案管理的不断发展，笔者认为对于高校档案管理工作的创新应该从四方面入手，即管理思路、管理模式、管理手段以及管理工作人员方面。建立科学的管理体系，按照《高校档案管理办法》并且结合自身高等院校的实际情况，制定档案管理的实施细则，努力的将档案工作落实到实处，认真贯彻《高校档案管理办法》，最终实现高校档案管理的更好更快的发展。
1、高校档案管理思路的创新。对于管理思路进行创新首先要求我们要树立新的观念，建立以人为本为中心思想的高校档案管理工作，并且将观念创新作为管理思路创新的前提。其次就是要对管理内容上进行创新，虽然在高校档案馆中有大量的档案资料，但是这些珍藏的档案文献资料还是不能最大限度的满足客户的需求，那这就要求我们要对档案馆中的档案文献资料进行事实详细的划分和整理，不断地充实档案馆中的文献资料，进行计划性、目的性的整理和划分，并且对现有的一些文献资料进行优化整合。
2、档案管理模式的创新。现如今高校之中的档案管理部门是归入校办科室，是为学校所服务的，但是随着高等院校管理体制的改革，档案管理工作的重要性不断地显现出来，这也使得高等院校的领导人员逐渐的意识到了档案管理工作的重要性，所以在档案管理模式方面的创新就要将档案管理部门作为一个独立的职能部门，从被动的执行配合发展到能够主动的决策，这样的高校档案管理模式的创新给高校档案管理工作的发展有着非常重大的意义。
3、档案管理手段的创新。在很多高校中的档案管理手段还使用传统的手段，进行手工的整理、归档等，这与现代信息化的时代已经格格不入，手工低下的工作效率已经没有办法满足档案管理行业的需求，所以要对档案管理的手段进行创新，运用现代的管理手段来代替传统的手工的管理手动的势在必行的，将库藏的档案信息录入并且实现自动检索，能够很大程度上提高档案管理的工作质量以及服务质量，并且将保密与开放、社会与部门之间的关系相互协调好爱促进高校档案管理工作的创新。
4、在档案管理工作人员方面的创新。高校档案管理工作进行创新是需要专业性强的档案管理人才的，在创新的过程中我们要结合档案管理的工作特点进行创新，并根据工作特点进行专业人才的招收，营造一个良好的档案管理工作氛围，重视技能型的人才，引导和鼓励工作人员对于档案管理工作的创新，积极的培养工作人员的创新意识，真正的选拔能够为档案管理工作增砖添瓦的人才，培养档案管理工作中的复合型人才，注重理论与实践培养出能够解决实际问题的专业人员，同时加大人才培养力度，争取培养一支高素质高能力的工作认真踏实的专业队伍，从而为高校档案管理工作注入新鲜有活力的血液，能够为高校档案管理工作的创新做出强大的贡献。
三、结束语
高校档案管理工作是高等院校管理工作中比较基本也是比较重要的一项管理工作，我们在工作既应该进行工作也应该为用户进行良好的服务。但是目前在高校档案管理中存在的一些问题影响了档案管理工作的发展，我们应该针对于这些问题进行创新，使高校的档案管理工作能够得以持续快速的发展。
作者：李媛媛 单位：辽宁省交通高等专科学校
【参考文献】
[1]富红.论新形势下高校档案管理创新[J].储运与养护,2008-06-15.
[2]夏文.论高校档案管理工作的创新方略[J].北京档案,2011-02-20.
[3]雷天琴.高校档案管理创新思维探析[J].价值工程,2015-02-28.
[4]田玉.高校档案管理的创新思维[J].赤子:上中旬,2015-01-05.
第四篇：高校档案管理创新及数字化问题
一、概述
随着科技的进步和信息数字化技术的发展，高校档案管理也有了很大的创新和变化，信息化技术的融入，使高校档案信息化管理日常化，有效地提高了档案管理工作效率，服务于广大师生。但是由于目前我国关于高校档案信息数字化管理还不够完善，当前也是在不断的摸索过程中。本文就当前我国高校档案管理数字化问题展开分析研究。
二、高校档案管理的创新发展
传统档案管理方式是基于人工纸质记录，并进行归档保存的过程，有很大的局限性，工作效率低下，搜索档案不够准确，时间浪费明显，在当前时代背景下以及信息数字化迅猛发展的影响下，传统档案管理模式已经难以满足高效发展的需要。档案管理工作的重要性不言而喻，得到了国家和领导部门很大程度的重视，在资金投入和科研力度上都在不断加大。信息化时代的来临，促使高校进行不断的创新改革，高校档案数字化管理开始逐步普及。高校档案数字化管理的应用，使高校档案管理效率得到了有效提升，与此同时高校档案管理也遇到了一定的难题，这也是一个极大的挑战，需要不断克服困难不断创新完善，才能取得长足发展。同时对于档案管理工作人员也提出了更高的要求，除却以往专业的档案管理知识、保密意识、责任心外，还需要对信息化技术有一定的了解，以达到信息数字化档案管理的要求。信息数字化档案管理已经成为当今高校发展的趋势，只有不断完善，不断创新，才能跟上时代的步伐，更好的服务广大师生。
三、高校档案管理数字化发展顺应时代需求
档案管理数字化的优势在于它不被时间和空间所限制，只要用户需要，在任何地点、任何时间，都可以通过电脑联网，进行档案信息的获取使用，这与传统的档案管理有着很大的区别。互联网在不断的普及，人们的生活方式在发生着巨大的变化，高校档案管理数字化的应用，减少了档案人员编研工作难度，只要花费一些时间进行档案数据整理即可。此外，档案业务经过数字化处理后能够更加方便、快捷、高校的进行归档、利用、传输、储存。通过档案管理系统平台，各个部门可以根据自身权限范围进行文件的上传与传阅，并直接在网络平台中进行意见的表达以及处理上级部门的批复。这些工作最后，只需要按照要求将数据以要求的格式进行上传，就可以达到应有的效果，档案数据的录入工作得到了很大程度的减少。人们处在网络信息时代，档案管理数字化是时代趋势的发展，人们的工作以及生活都在的更加便利，所以高校档案数字化的创新与管理应用将切实的提高工作效率，并形成一个更加崭新、高效的工作环境，并不断的提高。
四、高校档案管理数字化的重要性
《高等学校档案管理办法》（中华人民共和国教育部、国家档案局第27号令）于2008年8月20日颁布，该办法自2008年9月1日起施行，原《普通高等学校档案管理办法》同时废止。《新管理办法》明确提出了高等学校档案包括“有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”，突破了高校档案原来所涵盖的以纸质、录音带、录像带、实物等传统档案载体的藩篱，突出了电子或数字载体在新时代档案物理载体中的重要地位。高校档案管理部门在长期的档案管理工作中，大量的数字化档案信息形成并以网络数据数字格式的形式得以储存。大部分高校有自己的校园网，并与数据库对接，同时与互联网连接，这让学校师生可以通过校园网进行科研项目合作、资料查询、会议筹备、学术交流等。高校档案管理数字化的创新应用为师生营造了一种拥有先进技术并可通过更多渠道方式进行工作交流的新的网络环境，其发展意义重大。
五、我国的高校档案管理数字化存在的问题
1.档案数字信息化辅助管理问题
虽然信息数字化管理已经逐步普及，但是对于档案进行管理，信息数字化管理仍是以辅助功能的情况服务于档案实体的编目和检索方面。高校档案管理模式中一般是针对于信息载体进行管理并不是针对于信息本身。计算机只是辅助人工管理档案实体，但是需要手工进行目录的编写再录入计算机系统，这无疑加重了管理人员的工作量。编目是为了能够使档案数据在系统平台中进行排版打印后能够形成更加完善让人一目了然的案卷目录，并方便进行展示以及查阅。这使得当前档案管理工作中计算机辅助管理难以达到实际的效果。
2.高校档案管理人员素质参差不齐
高校档案管理人员的素质水平情况直接影响着档案管理工作的开展，我国档案管理人员普遍存在素质较低的情况，这对于档案管理数字化发展有着严重的影响，信息时代的洗礼使高校档案管理更上一个台阶，管理人员的各方面水平也要随之提高，才能更好地胜任档案管理的工作任务，更好的推进档案管理工作向标准化发展。档案管理并不仅仅是对于档案的收集、整理、参考、使用，档案管理是一项精密而复杂的工作，要求档案管理工作人员足够细心，有足够的耐心，并且有较强的学习能力，工作中能不断总结提高。另外从事档案管理工作的人员需要保持高度的保密意识，档案并不是可以供大部分人随意观看、查阅和使用的，很多档案信息都含有一定的隐私信息，需要自觉的保护、保密。在当前档案管理数字化发展迅速的情况下，档案管理人员还需要熟识一些基本的办公软件以及档案管理系统的操作，并且要有一定的计算机技术能力。如今档案管理已经与计算机、网络等连接紧密，档案管理人员各方面素质水平还有待提高，建议进行定期的技术培训，总结经验，不断完善自我，提高综合素质能力水平，以避免时代的洪流所淘汰。
3.高校档案馆网络化建设缺乏统一的网络化协调机构
不同高校隶属于不同的行政主管部门，这就造成了各个高校档案馆，档案数据库各自为阵，形成独立的系统和数据库资源，此外数据库的建立标准化程度偏低，类型较为单一，而且规模小，存在数据不规范，商业服务水平差的问题，数据库仅仅供本单位使用，利用率很低，并且高效数据库以条目数据库为主，缺少全文和多媒体数据库，难以全方位的满足用户的多方面需求。这虽然更方便校方管理，但是资源难以形成共享。高校之间的互相联系以及交流难以在高速发达的网络环境中得以开展，这对高校的发展是不利的，馆际之间开展合作行动有助于高校互相取长补短，不断促进发展。目前，高校档案馆网络化建设中缺乏统一的网络化协调机构，这是需要迫切解决的问题之一。
4.经费保障不足
高效档案管理数字化仍然处在发展阶段，还需要不断的完善和进步，目前在硬件设施上也存在一定不足，硬件设施质量也在不断提高，档案馆网络化建设也需要不断的投入资金，但由于多方面原因，对于档案馆建设的经费比较有限，难以配置较为高端的硬件和软件设施。现今网络信息时代更新换代速度加快，软件系统的更新更是日新月异，经费保障不足使得高校网络档案数字化建设很难跟上时代的步伐，只能是沿用旧版的系统和硬件设施。这一定程度上影响了高校档案管理创新及发展。
5.网络安全问题
由于高校档案管理数字化建设是基于计算机技术和网络技术的应用，随之而来的是网络安全问题。高校档案数据库的建立以及与校园网的对接以及和其他单位企业机构共享资源的同时，也要积极的防范网络安全问题。首先要对服务器和其他硬件设备进行有效的防护，定期的进行病毒的查杀和木马的清理，升级病毒库。此外需要对档案管理权限进行细致的设定，避免人为的因素泄露档案信息，造成不必要的后果。要积极的进行安全培训，培养工作人员网络安全意识。保护好档案数据，使之完整、安全。
六、结束语
高校档案管理数字化模式是时代的产物，帮助我们快速、准确的找到所需档案信息，同时也降低了高校档案管理工作的成本投入，提高了工作效率。高校档案管理创新需要不断的在实践过程中摸索，总结经验教训，不断完善进步。才能使高校档案管理数字化发展不断的推进高校的发展和进步。
作者：商桂君 单位：赤峰学院教务处
第五篇：高校人事档案管理创新意识
摘要：
随着我国市场经济的飞速发展，在无形中加快了人才流动的速度，传统的人事档案管理制度已经不符合实际的发展情况。高校发展的保障和技术要以人事管理的先进性为基础，只有搞好人事档案管理工作才能够为学校培养人才。本文主要分析现阶段高校人事档案管理存在的问题，并提出创新策略，充分发挥人事档案管理的重要性。
关键词：
重要性；创新；高校；人事档案管理
人事档案记录具有一定的特点，即机密性、动态性和真实性，这也是学校对学生进行考察和了解的重要依据。在当前背景下，传统人事管理制度暴露了诸多的问题，引起了人们的广泛关注。随着高校大幅度增加骨干人才引进的比重，只有打破传统人事档案管理的束缚，建立健全人事档案信息库，才能够对这些人才的素质情况、诚信、技术进行了解，为高校人才开发奠定良好基础。
一、高校人事管理档案存在的问题
失真、乏味、空洞、陈旧的人事档案内容已经无法发挥档案的真实作用。有的人事档案里只有学习成绩、个人履历、单位鉴定、奖惩材料、自我评语或鉴定、入团或入党材料、职务任务等等；有的人事档案增加了教职工政治面貌、社会经历、思想表现等方面的内容比重；有的人事档案没有真正的反映出教职工的工作业绩、个人能力、知识结构等内容，尤其是教职工的综合素质没有真实、全面的体现出来；有的人事档案里学历、年龄与工作时间有较大的出入，越来越小的年龄对应越来越高的学历，真实性严重缺失。
二、高校人事档案管理创新意识的培养
实际上加强高校人事档案管理的创新意识，实际上就是要求档案工作管理人员以及高校各级领导充分认识到人事档案的重要性，现代社会在发展，因此也要根据实际情况来转变原有的历史问题定终身的观点，人事档案应该侧重记录教职工的科研能力，当然人事档案除了可以为人事部门提供参考价值之外，还有多种功用。1、高校各级组织部门在干部选拔的过程中，可以充分利用高校人事档案，这是其选拔的可靠依据；2、教职工的人生资料将直接在高校人事档案中体现出来；3、高校改革发展所需要的信息资源主要由高校人事档案来提供；4、人才创新的依据来自于高校人事档案。只有改变对人事档案管理的“老看法”，才能够真正的培养创新意识，充分发挥人事档案管理的重要作用，使贯彻落实“唯才是举”成为可能，为促进高校健康发展奠定良好基础。
三、高校人事档案管理的策略
1、培养档案意识，创造收集、利用、管理档案的良好环境
高校在深入和发展人事制度改革时，已经逐渐认识到人才竞争才是高校竞争的实质，如果一所高校连自身人才状况都无法了解，那么何谈人尽其才呢？这会直接造成人才流失。而高校领导基本上是从人事档案中了解教职工的情况，这就更加凸显了档案在记录人才情况方面的珍贵性。
2、杜绝“假、大、空”，确保人事档案的可靠性和完整性
根据相关法律法规中的规定，人事档案管理部门要建立健全档案管理工作制度，即经常整理为主，经常性整理与定期集中整理相结合的工作制度。如果人事档案材料不合格，就应该立刻重新填写，多一些自身的反省和业务方面的内容，多一些科研工作材料，少一些希望如何如何的空话内容，少一些政治套话。在人事档案管理中要尽可能的剔除假文凭、假学历。此外，人事档案应该具有一定的逻辑性、严谨性和连续性，部分档案记载中会出现诸如小年龄对应高学历的这种严重违背客观真实的现象，这就要求档案工作人员务必要保持坚定地立场。
3、人事档案管理要以促进高校发展为目标
在开展人事档案管理相关工作时，要紧紧围绕社会对人才的需求，对教职工的档案内容收集起来，为培养高质量的师资队伍提供参考支持。除了要对人事档案管理要求的内容进行收集之外，还要对个人内容进行收集，例如教职工的科研水平、科研能力、课题库、论文库等等，这些内容可以在一定程度上反映出教职工的真实教学科研水平。
4、传统手工操作模式继续改变，档案管理信息化势在必行
近些年来，随着我国科技和经济的飞速发展，高校自动化办公建设已经取得了一定的成绩，基本上配备了现代化办公设备，如计算机，但是在处理资料上却没有真正发挥自动化设备的作用，浪费情况严重。现阶段，在处理方式上，电子方式应用比较少，大多数依然采用手工处理，因此人事档案电子系统的建立健全至关重要，这不仅能够充分利用自动化设备，而且也能够解放人力，提高办事效率。人事档案电子系统可以随时储备、接受每个在岗期间的人才所产生的信息，系统的建立健全需要建立在需求分析的基础之上，计算机开发人员和档案管理人员在进行系统需求分析的过程中，应该注意以下两点问题：第一，对电子化校园大背景进行充分的考虑；第二，培养超前意识，具备一定前瞻性。这样才能够保证人事档案管理电子系统可以匹配高校的自动化办公，电子资源共享虽然可以为用户在查询和使用档案提供了便利，但是如果没有对其进行科学有效的管理，势必会出现个人隐私泄露等情况，因此，为了对不同权限的用户进行约束，非常有必要制定相关的章程。由此我们不难看出，人事档案电子系统具有一定的可行性、必然性，为了满足社会发展的需求，档案管理人员应不断地加强自身学习，转变传统观念。
四、结语
现代高校办学理念是改革创新、以人为本、服务社会、注重学术，在知识改变命运的今天，对人事档案深入挖掘，有效的管理其潜在的知识，信息化的管理高校人事档案，为学生和教师提供便利的知识服务，这将是高校人事档案管理的目标。
作者：张端 单位：南阳医学高等专科学校
参考文献：
[1]陈媛华.高校人事档案管理信息化建设的价值、困境及其对策[J].人力资源管理,2015,(5):269-270.
[2]王馨苑.浅谈高校人事档案管理员工队伍水平的提升[J].才智,2015,(24):224.
[3]李长茂.基于新媒介视角的高校人事档案管理新思考[J].经济研究导刊,2011,(22):184-185.
[4]王文瑜.浅析高校人事档案管理的创新路径[J].农村经济与科技,2016,27(8):253-253.
[5]罗剑丽.人事制度改革下的高校人事档案管理与高校人力资源管理的思考[J].科技情报开发与经济,2009,19(35):143-146,148.
第六篇：高校电子校务档案管理探析
摘要：
电子校务随着信息化的发展已成为了高校管理现代化发展中的战略重点。现今高校的档案管理因为电子校务的介入存在着一些弊端，本文就此提出了一些相应的实现途径与解决办法。
关键词：
高校；电子校务；档案管理；实现途径
现今，信息化技术的飞速发展对高校传统校务持续不断地进行着革新和改善，电子校务已经成为了高校信息化时代下的必然产物，也成为了高校管理现代化发展中的重中之重。但高校的电子校务建设与发展是一项繁杂的系统工程，这其中也包括了如何建设与发展高校档案管理的信息化、数字化。
一、高校档案管理中存在的弊端
高校档案管理在电子校务的介入下取得了一些成就，但相应也存在着很多的弊端。
1、档案信息化的处理能力滞后
随着高校对于信息化、数字化技术的追求，各部门也根据自身需求逐步发展着电子校务，实现着校务公开，但要想能快速地达到预期目标，高校就要实现档案的信息化，建立起更高水平的档案管理。我们深知，档案信息化主要包含两方面：目录信息化与全文信息化。现今高校对于档案信息化的使用主要集中在使用者只能进行简单的目录检索，而对于全文信息化的处理还稍显滞后。这样的档案信息化发展不仅制约了高校的信息化进程，也阻挠了高校电子校务发展的步伐。
2、档案信息资源无法共享
高校根据实际情况和发展需要建立起来的繁杂的信息系统，却因为各部门的业务职能与工作重点之间的差异，相应地产生了一些功能重叠的信息数据库。再加上管理体制的不健全，使得高校的文件形成部门和档案部门各自为政，各个部门变成了单独存在的个体，信息资源得不到共享。档案部门因无法参与到其他职能部门信息系统的设计与管理中去，无法指导其工作，而职能部门在对文件进行保存时，往往只重视内容的保存和利用，忽视了元数据在档案保存中的重要性，这些为档案工作带来了极大的麻烦。
3、档案安全值得关注
电子校务下的档案信息管理，为档案部门带来了便捷的工作条件，提高了工作效率，加强了与外界的联系，但这同时也为档案信息带来了安全问题。电子档案信息相对于信息元数据的保存具有易操作性、可变性和易丢失性。在网络环境下，电子档案信息的这些属性为电脑病毒、黑客等提供了可乘之机，再加上操作系统、硬件设备因素等安全问题的存在，如果档案部门在应用时不注重这些安全隐患难免给档案工作带来不可挽回的损失。
4、档案部门管理规章制度缺失
目前，在电子校务下很多高校还存在着对产生的电子文件管理无序，这包括对有些电子文件的归档不明确，存贮电子文件的载体不安全，档案信息不完全等问题。我们深知，高校保存下来的档案信息反映的是高校各项工作的历史面貌，是学校职工劳动与智慧的结晶。对电子档案的归档程序没有规范化的标准要求，缺乏对其行之有效的制约管理制度。这不利于高校对于电子信息资源的整合，同时也阻碍着高校电子校务的发展步伐。
5、档案管理人员缺乏专业技能
在电子科技日新月异的今天，现代的信息技术在档案工作中已得到了广泛应用，而高校中现有的档案文件管理人员中，大多都长期从事过传统的档案管理工作，他们对现代化信息技术的操作与运用并不熟悉。现今的档案管理工作不再是忙于收集、整理、进库取卷等一些繁琐的低效工作，而是要能将各部门丰富的档案信息进行数字化、电子化，建立完善的数据库，并且能使使用者准确地在短时间内找到所需的信息。这些工作要求使得档案管理人员要有与之相适应的专业技能，而我们现今高校的档案管理人员往往缺乏这些专业技能。
二、高校档案管理高效工作的实现途径
高校的档案管理在信息化发展的今天虽然存在着问题，但也不是无法解决。
1、加强档案信息化的建设
现今，高校的档案中还存在着很多的纸质档案，对于这种档案的管理手段与方法已不能适应现今高速发展的信息化步伐。高校开展档案信息化，是将档案信息和实体脱离，并将档案管理向着数字化、信息化发展，这已成为了高校档案管理的发展趋势。这样的发展趋势在丰富高校档案信息资源的同时也提升了档案信息服务的深度和广度。但因高校的档案信息数量、种类繁多，且具备不同的利用价值，对于使用者的开放利用时限与保密程度也不尽相同，再加上高校要开展档案信息的数字化需要较多成本，所以在对档案信息进行数字化时，要做好筛选工作，把价值高、社会需求大的档案优先数字化，再逐步建立起高质量的档案信息数据库。
2、实现档案信息资源共享
高校的档案信息来自各个分别管理的职能部门，档案部门与各职能部门关于档案信息资源无法得到沟通，造成了很多工作的不便。高校应该实现各职能部门的资源共享，要不断推出能够适应电子校务发展的信息资源共享方案，促使高校的各类档案信息均可以转化为语音、图像、视频等形式，还可提供网络检索，为需要这类信息的人提供便捷获取信息的手段，逐步实现各职能部门和更大范围需要人群的信息资源的共享。
3、增强档案安全防御措施
信息化、数字化在高校的不断推进使得档案信息的安全保护问题也越来越得到重视。要想增强高校档案的安全，首先要选取质量好、性能佳的信息载体贮存档案信息，同时还要防止诸如光线和有害物体等因素的危害。其次应加强对于档案管理的技术保障，可以通过权限设置、数据库备份、设置防火墙、个人身份鉴别等措施来建立安全防范系统。再次，制定严格的档案管理制度和信息安全责任制度。针对不同的人设置不同的工作权限和查询权限，确保不同权限的人查看的档案内容不同。
4、完善档案管理规章制度
在电子校务的环境下，高校档案部门要根据本校档案事业的实际情况，结合各职能部门的实际工作情况制定切实可行的规范、规章制度，要做到在电子档案管理出现问题时，有法可依、有规可循。比如档案部门可以制定电子公文处理规范、电子文件归档制度、电子信息填报规范等，这些规章制度有利于业务人员和档案工作人员处理电子文件。针对高校档案管理中的安全问题可以制定严格的档案信息化安全保密制度、严密的流程化处理机制，要保证制度到位，责任到人。
5、提高档案管理人才专业素质
伴随着电子校务介入到高校档案管理，相应地对档案管理人员也提出了新的工作要求。要求档案管理人员不但要具备扎实的业务知识，还要具备基本的计算机软硬件知识。这就使得档案管理人员原有的知识结构和能力素质已不适应现有的信息化、自动化技术，档案管理人员只有不断更新、提高自身的知识才能适应信息技术的变革。高校可以通过对广大档案管理人员进行经常化、制度化的科研与技术培训，在职学习等办法提高档案管理人员的专业素质，优化队伍的专业知识结构，推动高校电子校务的建设发展。
综上所述，在信息化高速发展的今天，高校的档案管理在电子校务的介入下已成为一项繁杂的系统工程，它既需要各职能部门的紧密合作又需要其“各司其责”；它既需要管理人员具备专业的业务知识，又需要其掌握计算机硬件技术。因此，要想把信息化时代的高校档案工作做好，档案工作者就必须在思想、技术和知识上做足充分的准备，以便迎接档案管理现代化时代的到来。
作者：周小云 单位：吉林艺术学院
参考文献：
[1]谢怡.数字化校园中电子文件的管理[J].档案学研究,2009,(3).
[2]方雯，沈芳.高校电子校务环境下的电子文件归档与管理研究[J].兰台世界，2012，（20）：37-38.
[3]丁海滨.电子文件管理基础[M].北京:中国档案出版社,2002.
[4]杨明萍，冯桂珍.电子校务环境下电子文件档案管理体系建设的对策思考[J].档案与设，2009（1）：42-43.
[5]侯英杰.电子校务背景下高校档案管理的发展思路[J].兰台世界,2010,(02):52-53.
