项目档案管理范文1
为保证工程项目档案工作的有序管理，档案管理从签订招投标合同就同步启动。以合同约定为抓手，严格执行合同考核条款，严抓过程质量验收关，强化管理执行力。在项目合同中列入档案管理条款，主要包括档案工作管理职责，归档的标准，移交时间及进度，工程档案的质量，数字化信息源数据、视频材料及竣工图纸规范等。合同执行过程中，采取档案资料移交保证金及档案室验收签名的双重管控措施，共同约束各参建方档案资料管理程序。以合同考核条款，控制档案质量，确保文件内容的真实、准确。接收阶段性档案移交时应注意层层把关，尤其是隐蔽工程材料检测及验收记录等，核查档案材料以专项验收标准为准绳，验收成绩为指标，达到相应的考核成绩，各参建单位方可获取合同条款中约定的相应的档案质量保证金。以合同条款为依据，规范项目档案工作，是建设项目档案完整性、准确性、系统性的有利保障。全过程管理的思路、完善的管理制度标准、健全的监督机制、成为电力工程项目档案管理控制的规范化、标准化的超强引擎和重要举措。
二、应用信息化手段，数字化管理提供利用服务
1.工程档案管理的高度数字化做好档案资料的收集、归档管理工作，其目的就是为了更好开发利用档案信息。工程建设档案的形成，是档案工作者劳动智慧的结晶，通过文件材料收集归档将其转化为档案信息资源，而这些资源只有提供利用，才能产生价值和效益。提供档案信息资源利用服务，是检验档案工作有效性的关键指标。近年，档案信息化建设探索工作在不断的推进，工程项目信息化管理也列入了工作日程。目前国家重大项目档案专项验收标准虽然没有明确数字化的具体要求，但是广东省档案局对建设项目档案验收数字化要求已经更趋于严格，而电力工程项目信息化建设在不断的发展中已经更上了新台阶，基本已经实现90%以上的全过程数字化，这也给档案人员增加了很大的工作难度和强度。工程建设项目档案全程电子化管理的创新理念，虽然受到多方的阻力，但是项目档案全程数字化管理还是逐步实现了较高的程度。项目档案信息化管理对电子文件实行全程控制，利用计算机系统对电子文件的全生命周期进行全过程管理，记录电子文件从“出生”到归档，到成为电子档案的一切活动过程和处理情况。项目建设过程档案人员对电子文件的生成、运转、保管和处理情况适时监控，以便及时发现和纠正失误。在过程管理中，所有有助于电子文件重要属性和有效管理过程的信息都记录在案，以证实电子文件的运转状况，确保电子文件的管理质量，保证电子文件的产生、处理过程符合规范，充分利用管理系统的各种资源，实现系统工程软硬件资源和信息资源的最大共享。项目建设前期，重要立项文件及前期文件的管理，档案信息主要来源于办公室自动化应用系统（OA）、工程建设项目管理系统（MIS系统）。通过统一的管理流程，规范电子文件过程管理，包括电子源数据的管理，工程资料在信息系统中完成全部审核及发放流程，以便捷的自动归集方式实现电子文件信息资源共享及归档管理。竣工图纸审核阶段，可以同时发放至不同专业专工及参建单位审核签批，既节约了审核流程的繁琐环节和等待时间，更重要是解决了修改图纸版本可能出现的差异性问题、来源的可靠性等问题，大大提高了工程资料的管理效率。工程项目的电子文件应用档案信息系统，完成各业务系统电子文件的归集整理，并生成有效的电子档案。档案信息管理平台依据《电子文件归档元数据规范》，从各业务系统收集相关的电子文件数据资料，档案人员经过鉴定整理开发，档案信息系统数据资源可再次通过OA系统推向各用户的信息平台，便捷有效的提供电子档案阅览，实现全过程电子档案的有效归集和利用。档案信息系统通过收录规范的元数据，确保电子文件的真实、完整、安全、有效和可持续性。
2.档案信息化的高效服务档案管理工作在项目建设前期提前介入，让参建各方有明确的目标，建设单位建立统一规范的管理制度，包括档案收集范围及整理规范，验收标准以及电子文件规范，使国家标准、行业规范较好的运用到项目档案管理中，各参建单位在整个项目的档案信息网络中，可直接实现项目信息的资源共享，也可在线查阅和跟进项目的进度和更改，应用效果尤其明显，得到各方的一致好评。有一个深刻的案例，一台新建机组项目开展安全性验收评价工作，验收专家组到档案室收资，专家组原定为此项工作预留了7个工作日，结果仅仅用了一天半，已经完成了全部的收资工作。这节省下来的五天时间让专家们大大惊诧之余，对该电厂项目工程档案的信息化程度、档案管理的规范程度、档案的齐全、完整和有效性给予了高度评价。电力建设工程档案信息化，不仅实现了工作效率的提升，更为实现电子文件网络与工程建设同步，推动档案数字化迈进了一大步。
三、结束语
项目档案管理范文2
关键词：企业大项目工程 档案管理 企业建设
企业大项目工程的档案管理是企业建设的历史记录，也是企业大项目投产后运行、维修、管理、改扩建和技改等工作的重要依据，近几年邯钢以“国际领先、国内一流”为宗旨、“绿色邯钢、精锐邯钢”为目标，努力打造邯钢国际品牌，不断的发展技改，增加产品品种和提高产品质量。
制定大项目档案的归档制度。大项目档案归档不及时不仅影响了重点项目工程的形象，而且对大工程项目投产运行后，维修、管理、技改扩建等工作，根据以前大工程档案的工作实践得出的经验，造成重点工程档案归档不及时的原因是大多数参建单位的领导、工程技术人员和管理人员把主要精力放在抓工程进度和工程质量上，对工程档案不重视，档管整理不到位，档案资料整理工作不落实，把档案工作看成是可做可不做的工作，一推再推，直到涉及经济利益时才动手做档案整理工作，所以造成大项目档案归档难。由于大项目工程参建单位多，如果没有强制的手段管理各参建单位的档案归档工作，大项目工程档案的归档工作无疑会出现很多复杂的问题，而且扯皮现象时有发生，最后必将影响大项目档案的归档时间和档案质量。所以河北钢铁邯钢公司为例：以制定大项目〈邯钢公司档案归档移交制度〉、为红头文件告知各个施工单位，如何进行档案归档和移交档案的程序，对参建单位的档案工作要求，归档时间归档质量，违约的处罚等，使施工单位领导真正从思想上重视大项目档案归档工作，实施〈邯钢公司档案归档案移交制度〉后，施工单位对档案归档重视了，移交及时了，完整率、准确率、归档率、合格率达到了国家要求。
大项目工程的设备开箱随机资料也是档案的重点工作，大项目工程设备开箱资料是指设备的出厂证，合格证，质保书，安装图，使用说明书、保修卡等资料。大工程设备开箱随机资料的保管对以后的设备维修、维护、以及质检是重要的参考依据，也是长期以来一直是归档管理工作难题，现在邯钢大项目设备随机资料都是建设单位技术人员或者是档案管理人员保存。较以前规范化，以前施工单位可以接这些资料，新项目筹建组也可以接这些资料，技术人员也可以接设备资料，不规范，无制度、管理混乱是造成设备开箱资料归档不完整，现在明确设备开箱责任人方面，要求供应公司在设备开箱时通知技术人员，由技术人员签字后，两天内交到档案员手里进行归档，并对不将开箱资料及时归档或将开箱资料据为已有者采取了严格的处罚制度，设备动力科每两个月对大项目设备随机资料清单进行核对，对没有移交到档案员手里随机资料，或档案员没有及时归档，都要考核每月奖金的30%，这样保证了随机资料的完整性，施工单位或筹建组使用随机资料时一律使用复印件，这样使大项目设备资料原件安全性提高了，保存了原件的完整性。
提高重点工程档案的监控力度，重点工程档案是整个重点工程建设的原始记录，其重要性是不言而喻的，只有施工单位向建设单位移交了完整、准确、合格的竣工档案，大项目工程建设工作才能算完成，为提高大项目工程档案的质量，我们强化了大项目档案的监控力度，制定《大项目工程档案审验报告制度》规定所有大项目工程档案先送基建技改部审验，重点检查档案的数量是不是有出现漏归档的现象，技术参数是否准确，，所有内容检查合格开具“大项目工程项目审验合格证”，连同工程档案交综合档案室进行预验收，重点检查文字材料的整理质量，竣工图的编制质量是否真实可靠“图物一致”，合格率是否达到国家规定，避免出现发现工程档案不合格时，施工单位早已撤走无人整改的被动局面。综合档案室预验收合格后再开具“大项目工程档案移交清单”交档案馆正式验收，没有档案馆出具“大项目工程档案移清单”，这样环环相扣，层层把关，有效保证了重点工程档案的合格率，准确率，案卷质量有了明显的提高，达到了国家规定的要求。
发挥监理单位在大项目程档案审核检查中的作用，国家建设部在2001年5月了《关于加强工程档案管理工作的通知》其中第二条明确规定了监理单位在工程档案管理中的职责，“监理单位要协助建设单位监督检查各施工单位工程文件的形成，积累和立卷归档。”在实际工程档案管理工作中由于档案部门工作人员一是没有亲自参与工程施工建设，二是档案工作人员并非工程技术专业人员，对于施工过程中的一些具体事项和环节不可能做到像监理那样了解，因此对大项目工程档案质量把关有限，而监理人员因为熟悉了解工程的每一个环节，每一道工序，掌握每一处质量隐患和每一起质量事故产生的原因，发现过程和处理结果，因此我们要求监理单位对施工单位提交的工程档案资料进行盖章时要认真、负责地审核、检查，如果发现档案质量有问题要及时退回施工单位整改，直至工程档案质量符合归档要求才给予盖章，这对提高大项目工程档案质量，确保大项目档案在工程竣工后及时移交，有着重要的作用。为使监理能够真正重视对施工单位提交的大项目工程档案进行认真、负责地审核检查、使施工单位移交的大项目工程档案符合国家档案管理规定的要求，我们与参建单位签订《邯钢大项目档案归档责任书》中明确规定，“监理单位应确保施工单位向档案部门移交的竣工档案完整、准确、系统、齐全、合格，若出现移交档案不合格现象，邯钢档案馆有权通知财务部门按照工程款的1%―10%对施工单位进行处罚，由此使施工单位在大项目档案收集、审核检查中真正重视起档案来，确保了大项目工程档案的质量和档案的及时移交。
项目档案管理范文3
关键词：科研项目任务书；项目档案；完整；准确；系统
《科学技术档案案卷构成的一般要求》规定：科技档案是企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动中形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。一般情况下，科研项目档案是在项目结束并完成成果鉴定后归档，也有研究周期长的，可阶段归档或按年度归档。基层档案人员如果在项目进行过程中，没有参与项目工作的开展，在对项目档案整理时，面对成堆的文件，会有无从下手的感觉，且档案材料是否准确、是否完整是心里没底，一片茫然的，怎样准确有序地完成项目档案的整理归档，是档案人员必须要解决的一个问题。
解决这个问题，一个简单有效的方法就是认真解读项目任务书，充分了解项目开展的工作内容，把握任务书为我们提供的档案信息，掌握所要产生的档案材料，从而高质量地完成档案的收集、整理、归档。科研项目任务书一般包含几个方面的内容：项目目标及工作内容、计划进度要求、任务完成形式、主要完成单位及人员、经费概算等，我们档案人员只要对这几个方面的内容进行仔细分析，充分了解本项目要开展的工作，完成的内容，达到的指标，并据此对收集来的档案文件进行整理核对，保证项目档案的完整性、系统性、准确性是没有问题的。
一、目标及内容
1、在此项内容中，对项目开展的目标、工作内容、实施方案进行了详尽的规定：通过开展某某方面的工艺研究，进行某些功能的设备研发或设备改造，解决实际工作中存在的某些问题，满足特定领域的需求。其中要开展的工作可能有研究方面的、工艺实验方面的、试验测试方面的、设备采购方面的，……，那么针对每个方面的工作内容，应该产生的档案材料，我们就有了宏观的概念，能够从管理角度把握项目档案的完整性。
研究方面的工作，应该产生研究方案、开题报告、调研报告、科技报告、年度报告、阶段报告、总结报告等；
工艺实验方面的工作，应该产生工艺方案，工艺设计、工艺规范、工艺报告，以及相应的检验规范、实验记录、检测报告等；
试验测试方面：应该产生试验大纲、试验方案、试验记录，试验报告等；
设备采购方面的工作，应该包括相应的采购文件：计划审批、采购技术条件，调试记录、调试验收报告，设备、配件的材质证明、交货清单等。
任务书中涉及到的工作内容提示了我们应该产生的档案材料，我们在对项目档案的收集过程中就能够做到有的放矢，目标明确，如有欠缺，就能够及时质询相关部门，确认材料的齐全。
2、工作内容及要求中，有些任务书还详细规定了各项工作应达到的技术指标，那么我们在收集到的文件材料中，还应开展对相应工作的核对，是否开展了相关工作，产生了相应的支持文件，完成了任务书的内容。
二、项目进度计划
在本项内容中，规定了项目每项工作开展的节点，那么我们在对项目档案进行收集时，就有了相应的时间节点，哪个时间段该完成哪些工作、提交哪些报告、产生哪些记录，便于我们向相关部门进行索取，这是档案工作的一个重要环节，也是对项目工作开展的督促。同时，在过程中对档案进行控制，还有利于把握档案材料的质量，对于有缺页、错页、签署不全等问题的材料责成相关责任单位及时进行整改，对测试数据与任务书目标值有差异的与责任单位进行确认，从而避免档案材料的质量问题，影响日后的验收，甚至利用。帮助项目管理部门推进项目进度，实现了档案管理部门的主观能动性，保证了档案的准确性。
三、项目达到的技术指标及成果
在本项内容中，确定了项目内容中必须达到的技术的量化指标，对项目应该产生的成果形式也作了具体的规定，比方有些项目就具体到研究报告多少篇，GF报告多少篇，实物样件多少件、样品几批，甚至还有专利申请、成果申报方面的规定，那么我们在整理项目档案时，就能够据此对档案材料的完整性进行核对，在工作总结、技术总结中是否对成果完成有所描述，专利、成果的申报、获批、授权资料是否齐全，样品、样件的照片、图片档案是否丰富完整，多角度收集档案材料，从而有效的控制项目档案的系统性、完整性。
四、主要完成单位及人员
这里的单位和人员，是项目档案的产生主体，他们才是实现整个项目档案的完整、准确的责任者，在我们收集、整理档案过程中，遇到问题、疑问需要求助，在对档案材料的内容、数据需要确认，在根据工作内容，有所欠缺，需要补充时，他们就是档案人员索取的对象。也就是说，与项目完成人员保持紧密的联系，是我们高质量的完成项目档案的归档工作的保证。
五、经费概算
项目档案管理范文4
1.要建立档案管理组织体系。一个稍具规模的工程项目，从项目立项到完工这一过程将形成一定数量的项目档案，对这些档案如何管理是项目各参建单位、档案管理部门不容忽视的问题。笔者认为，要做好这个时期项目档案管理工作，主要有由上至下的组织机构作保证。一是项目业主单位要设立相应的机构。比如，设立项目部，由项目经理总负责，项目部下设施工组、质量组、计划组、设备组、物供组等，配备相关的技术负责人，在负责完成项目任务的同时分别对项目档案的形成、汇集情况进行检查和监管。有条件的应配备项目档案专（兼）职管理员负责集中管理项目档案。二是施工承包单位要有技术负责人分管项目档案工作，也可配备资料员负责项目档案的收集整理。三是档案业务主管部门要协调各部门做好项目档案形成、收集、整理、归档工作，在协调做好这些工作的同时还要履行档案的检查指导监督职能。在实际工作中，凡建立了合理的组织体系的企业或部门，并进行有效地运作，各负其责各把其关，其项目档案管理工作开展就有声有色得心应手。
2.要建立健全项目档案管理的规章制度。项目档案管理既然是一个系统工程，那么就需要有相应的措施来管理，有相应的规范和制度进行约束。日常工作中，项目档案管理需要建立的制度主要有：有关领导分工负责制；项目技术人员负责制；项目档案归档范围与分类标准；档案移交制度；交工文件分类整理编制规范；档案保管利用制度等。建立健全项目档案管理的规章制度，既是项目建设管理工作的要求和重要内容，也是项目档案管理有章可循的有效保证。要让所有参加工程建设项目的工作人员懂得，在工程项目施工建设、安全质量控制的过程中，不可忽视项目档案材料的形成、积累、归档工作；因此，要求各参建单位应针对本单位本部门在工程建设项目中承担的角色认真负责，并制订切实可行的工程项目档案管理规章制度，真正做到把工程建设项目档案管理“纳入到企业管理工作的重要议事日程；纳入有关人员的职责范围；纳入财务预算；纳入合同管理之中”。使工程项目档案管理工作更加规范和科学，达到项目档案管理与项目施工建设同步进行的目标。实际工作中，凡是工程建设项目管理工作计划性强，管理科学，制度落实，程序规范的单位和部门，其项目档案管理工作也相应规范，否则不然。
3.要依据国家项目建设档案管理规范。目前，项目建设档案管理规范主要有：《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《国家重点建设项目档案管理登记办法》，除此之外，还有各行业或地方政府颁布的有关项目建设档案管理等规范性文件也需要了解和熟悉。参建单位只有针对性地去学习和了解，才能较好地管理项目建设档案，保证项目建设档案的收集齐全、完整归档。一谈到档案管理规范，有的人尤其是施工单位片面地认为这只是档案管理部门及档案人员应知晓的事情，于己关系不大。其实，一个工程项目建设从立项到完成中间有许多环节，主要包括：项目立项的可行性研究、立项审批、项目设计、施工、中交验收等等。完成这些过程少不了设计单位、建设单位、施工承包单位、工程质量监理等单位的参与，同时也负责本部门形成的项目技术文件按要求整理移交归档。档案管理部门在项目档案管理方面是以国家或行业的档案管理标准去履行检查指导职能。在实际工作中我们得知，由于有的参建单位先前对国家或行业有关项目档案管理规范不甚了解，因此，在做具体项目档案时临时抱佛脚或我行我素随意乱套标准，结果在档案移交时过不了关，常常使工作处于比较被动的局面。项目档案只有在国家有关规范有效约束之下去操作去管理，才能满足或达到归档要求，因此，对国家项目建设档案管理规范的认识学习、熟悉了解是参建单位不容忽视的问题。
项目档案管理范文5
摘要建设项目档案是一个项目结束后，各方需要对接和交底的档案资料总称。按规定，建设项目档案，多数属于长期存档的档案内容。做好建设项目档案管理工作的价值与意义不言而喻。在建设项目总量持续攀升的环境背景下，落实精细化管理有助于建设项目档案管理工作的持续有序开展。总体来看，展开相关研究具有一定实效性和必要性。
关键词建设项目档案精细化管理创新
城市发展速度日益加快，对城市建设项目档案实现精细化管理符合当前发展现实要求，有利于后续城市档案体系的构建和完善，同时有助于对建设项目进行追溯，进而提升项目管理的规范性和实效性。精细化管理是提升管理效能和质量的关键所在，通过落实精细化管理能够确保各项管理措施和办法取得必要突破，进而提升城市建设水平，确保建设项目整体质量和安全性。
一、建设项目档案精细化管理必要性分析
建设项目档案精细化管理是必然之举和关键措施。通过建设项目档案精细化管理能够使档案管理的专业水平得到持续提升，确保档案的价值与作用得到发挥，同时保证档案应用的专业化水平。
（一）档案精细化管理有助于提升建设项目档案管理效率
落实精细化管理有助于全面提升档案管理的效率，使档案管理能够通过信息和数字技术的导入，不断提升管理水平， 将档案管理功能的标准一致化、措施创新化，确保档案管理保持常态和长效。建设项目档案总量大，管理必然有一定难度，需要管理方通过精细化管理使管理事项更加清晰和简洁，确保档案可利用性和实际价值性得到体现。
（二）档案精细化管理有利于建设项目档案管理价值的挖掘
档案是历史的记忆，同时也是经验的总结。对城市建设项目档案进行必要收集整理，有助于先进经验的传递和传导，使档案管理经验和办法得到更为广泛地应用，深度挖掘现有建设项目档案管理价值。精细化管理在现有档案分类管理的基础上，通过现代化管理措施和方式，使档案管理实现系统管理和长效管理，档案管理工作不断取得突破和创新成果。
（三）档案精细化管理有助于后期建设项目的高效管理
建设项目的各类基础性档案是后期实现项目管理的必要依据和支撑。档案精细化管理有助于后期建设项目的高效管理，能够切实提升项目管理水平，使建设项目保持管理的规范化和常态化。通过档案精细化管理，各类档案信息资料在建设过程中就得到有效收集整理。在项目交底后，承建方和使用方都能拿到准确完整的建设档案，进而确保建设档案发挥应有的作用。总体来看，只有档案保持完整，后续各类管理才能符合实际要求，继而取得预期的管理效果。
二、建设项目档案精细化管理存在问题
目前建设项目档案精细化管理过程中依然存在种种问题，影响着精细化管理工作，且对相关工作的持续、有效开展造成了一定影响。
（一）管理创新性不强
精细化管理要求管理必须具备一定创新性，通过持续有效创新提升管理效能和水平。管理创新性不强是目前建设项目档案精细化管理落实过程中存在的突出问题之一。创新性具体体现在档案管理理念、措施和办法等各方面，如果档案管理中没有创新的体现，那么管理就是无本之源，无法取得长效，进而建设项目档案管理也就只能限于低效管理状态下。
（二）管理实效性不强
在建设项目档案的精细化管理过程中可见信息化技术应用和数字化技术应用上尚存在明显不足之处，进而导致管理实效性不强。档案管理只有确保管理措施和方法有针对性，才能取得预期管理实效，进而使档案管理不断取得突破。在互联网信息化时代，缺乏档案管理的针对性，使得建设项目档案管理失去实效。
（三）管理规范性不强
传统的档案管理方式规范性不强，如部分建设单位和参建单位未能认真履行主管部门制定的《基本建设项目档案资料管理暂行办法》和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》等相关规定，导致建设项目的档案管理粗放式管理态势，在施工各个阶段都存在档案管理不到位，竣工资料存在残缺、破损、杂乱无章等问题；另外还有部分项目资料档案管理人员岗位职责规定不明确，岗位调动随意性较大等问题，严重影响了档案管理质量。
三、建设项目档案精细化管理措施
建设项目档案精细化管理要从落实具体管理措施入手，通过不断优化管理措施的方式，提升项目档案精细化管理水平和质量，确保档案管理取得预期效果。
（一）明确管理责任 确保规章制度有操作性
在现有的规定中明确要求，建设单位、承包单位及设计单位要明确专人负责建设项目档案的管理工作，同时建立相应的档案管理机制，完善管理制度，实现有效、统一的档案管理。这一规定对建设项目的档案管理规范化和操作性提出了具体要求，进而使档案管理事项落实到每一个单位和具体人。为进一步提升建设项目档案管理水平，应当通过精细化管理理念的落实和技术的运用，明确档案管理责任，同制定更为严格和标准化的档案管理制度体系，以实现建设项目档案的分类和分项管理，使档案管理保持常态。
（二）围绕精细化管理推动档案管理工作
建设项目档案管理工作由多个业务环节组成，档案资料的收集和整理汇总是档案管理工作的核心所在。围绕精细化管理推动档案管理工作的开展具有积极的现实意义。精细化管理要体现在管理标准细化上，首先要明确档案文件资料的归档范围、保管期限、案卷组卷和卷内文件排序等相关标准，其次则要重点做好分类、分层管理，确保档案管理层次清晰，归档资料覆盖范围准确，归档文件卷宗编目与装订规范，相应的检索工具齐全。通过精细化管理原则的落实，能够切实提升档案管理的实效性和专业化水平。
（三）积极利用信息化技术 提升建设项目档案管理专业化水平
建设项目档案涉及内容多，利用信息化技术和数字化技术能够有效提升档案水平的效能，同时提升档案管理的精确性和实效性。推广和普及信息化档案管理符合当前互联网技术应用的整体趋势和现实情况，信息平台和软件的运用，能够使建设项目档案精细化管理得到保证，有利于更大范围和幅度的档案信息收集和汇总，突出档案管理工作重点。数字化档案收集汇总和管理也是精细化档案管理的重要任务之一，大量现场的影像资料和图纸资料制作成光盘进行存档，这种存档形式效率更高，能够满足于大容量存档工作的实际需要。总体上通过积极利用信息化技术，能够强化建设项目档案管理专业化水平，使信息化和数字化作用更为突出，进而推动建设项目档案管理取得新突破，实现持续创新。
四、结语
建设项目档案的精细化管理是确保建设项目档案价值最大化、利用效率持续提升的必然之举。建设项目档案涉及存档部门多、档案项目多、档案种类多，精细化管理能够保证档案管理的完整性，避免档案出现遗失、缺损等问题。基于此，建设项目档案精细化管理要从档案管理责任落实、制度体系完善，细化管理程序和标准及信息化数字化技术应用等方面入手，进而全面提升建设项目档案管理水平和质量。
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项目档案管理范文6
关键词：煤矿项目，建设前期，档案管理
中图分类号：X752 文献标识码：A
前言
项目前期档案也叫工程准备阶段文件，是指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件材料。 前期档案是工程项目档案的重要组成部分，是工程建设的凭证性和基础性文件材料，是一个主体单位永久保存的法律原始性凭证。 只有规范项目前期档案管理，明确归档范围，保证前期档案的齐全、完整，才能为主体工程档案管理打下良好的基础，才能保证企业资产的完整。现结合实际，谈谈项目前期档案管理存在的问题以及对策。
1项目前期档案管理存在的问题
1.1 收集滞后
项目前期建设具有周期长、阶段多、涉及部门广等特点，使项目前期档案具有多样性、复杂性、成套性等特点，由于经济利益或赶工期等原因，各部门只重视工程本身，轻视工程档案，项目前期档案的收集、整理与归档工作与项目建设不能协调开展，造成了项目前期档案工作滞后，反而影响了工程各方面对前期项目档案资料的利用工作，工程项目管理和技术文件资料处在分散、损坏、丢失等情况下，严重制约了单位经济和档案管理工作的持续发展。
1.2 档案管理意识不强
对项目前期档案管理重要性的认识，是做好项目前期档案工作的前提和保证。 目前，各项目单位领导和档案人员对项目前期档案重要性的思想认识不够，对项目前期档案工作的学习宣传力度不强，且项目前期建设队伍流动性大，人员不稳定，各部门缺乏相互沟通交流，缺少专职档案人员，档案管理职责没有落实到具体人员， 使档案管理工作严重脱节，档案资料流向不清。
由于项目建设与档案管理工作的专业性都很强，工程人员和档案管理人员互相不了解专业和技术知识、 工作程序，缺乏对档案管理的实践能力， 也是导致项目前期档案收集、整理和归档不及时、规范的主要原因。
1.3 档案管理体制不完善
由于项目建设初期机构和人员配置不健全。 许多单位没有设立档案管理机构及专职档案人员，没有专门的档案工作场所，档案质量、安全得不到保障。 档案管理设施设备不能满足档案管理工作的需要，如没有专门的库房，档案保管达不到“八防”要求，档案管理极不完善，档案管理现代化程度不能适应项目建设和工程建设快速发展的需要，影响了档案管理的工作效率和经济效益。
2正确认识项目前期档案工作的重要性
根据国家档案局、 国家发展和改革委员会联合下发的《关于印发〈重大建设项目档案验收办法〉的通知》（档发[2006]2 号）文件规定，项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经项目档案验收或项目档案验收不合格的项目，不得进行或通过整个项目的竣工验收。 同时还规定，检查项目档案，采用质询、现场查验、抽查案卷的方式。 抽查档案的数量应不少于 100 卷，抽点为项目前期管理性文件、隐蔽工程文件、竣工文件、质检文件、重要合同、协议等。 项目档案验收不合格的项目，由项目档案验收组提出整改意见，要求项目建设单位（法人）于项目竣工验收前对存在的问题限期整改，并进行复查。 复查后仍不合格的，不得进行竣工验收，并由项目档案验收组提请有关部门对项目建设单位 （法人）通报批评。 造成档案损失的，应依法追究有关单位及人员的责任。
由此可以看出，项目档案验收对整个工程项目的竣工验收具有一票否决权，充分体现了项目档案在项目竣工验收中的重要性。 此外，项目档案对项目日后的管理、使用、维护、改建、扩建、技改有着十分重要的作用，项目档案收集不齐全、整理不规范、保管不安全都会直接影响项目发挥最大效益。
3如何做好项目前期档案管理工作
3.1 各级领导要高度重视工程项目前期档案工作工程建设是百年大计， 项目前期档案同样是百年大计，有了工程没有档案将后患无穷。 工程项目从立项开始，主管领导就要指定专人负责文件、图纸、计算数据、声像记录等资料的收集、管理工作，制定明确的岗位责任，进行考核并与奖惩挂钩。
3.2 加强对煤矿项目档案资料的收集和整理
收集归档是档案工作的最基础、也是最薄弱环节，必须把工作做实，唯其如此，才能保证后续工作有序跟进。重点工程项目建设具有工程周期长、流程长、阶段多、涉及部门多等特点，基础设施建设档案具有多样性、复杂性、广泛性等特点。由于经济利益或赶工期等原因，人们只重视工程质量，轻视工程档案的管理，基础设施建设档案的收集、整理与归档工作与工程建设不能协调开展，造成了基础设施建设档案工作滞后，反而影响了工程各方面对档案资料的利用工作。因此，应切实加强对重点工程档案、材料的收集，确保档案完整、齐全。项目竣工后，必须全面完成文件材料的清理、归档工作；勘察设计单位、施工单位、监理单位应按照规范进行整理，及时移交档案给建设单位；项目竣工后应及时申请档案部门进行项目档案登记与验收，项目档案竣工验收合格后，方得进行竣工验收。特别建议要对可行性研究报告、项目立项、合同（协议）、立项文件等文件材料加强收集和保存。要结合实际情况，列出工作重点，提出落实意见。拓展档案管理，拓宽档案管理工作思路，不断创新档案资源建设方式方法，用全局的眼光促进档案工作的规范化管理，为档案资源建设创造新的动力、注入新的活力。
3.3 提高档案管理人员的工作意识
工程建设是百年大计，工程项目从立项开始，主管领导就要指定专人负责文件、图纸、计算数据、声像记录等资料的收集、管理工作，各有关部门特别是重点建设项目单位领导在认真抓好工程投资、质量、进度和安全的同时，要增强档案管理意识，把档案工作列入工程建设的议事日程，配备好业务素质较强的专(兼)职档案员，解决必需的库房和设备保证档案工作的顺利开展。同时，要积极组织档案工作人员参加档案管理等方面的培训，充分认识到加强档案管理工作的重要性和紧迫性，增强档案意识，树立“内强素质，外树形象，依法管理，争创一流”的理念。为档案工作的开展创造良好的环境，把档案管理工作提高到一个新水平，为城市发展和建设做出应有贡献。
3.4 加强对项目前期档案工作的组织领导
成立档案工作领导小组， 建立档案工作人员网络体系，明确每人的工作职责，加强考核，建立健全项目档案工作各项规章制度，建立切合实际的项目档案工作管理体制和工作程序。
3.5 定期召开档案工作会议
项目建设单位对档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导，确保项目档案工作与项目建设同步进行。 定期召集有关参建单位及档案管理人员参加项目档案工作会议，汇报项目档案工作进度，安排部署下一步工作。
3.6 加强档案管理制度建设
俗话说“没有规矩，难成方圆”。 工程项目建设由于规模大、工期长、形成材料多，特别是由于其所涉及的单位和环节众多，所以要想在档案管理中做到规范化、标准化，仅靠档案管理部门或少数几个人的力量是根本办不到的。 因此，加强和完善有关的制度建设，就成为做好档案管理工作的根本保障。
3.7 纳入合同管理
坚持将项目档案工作纳入合同管理，严格各单位归档责任，项目建设单位在与各参建单位签订设计、监理、施工等合同或协议中，一律明确档案工作内容，提出项目档案收集、整理、归档的具体要求，理顺归档渠道和管理职责，从源头上保证项目前期档案的完整、准确、系统。
3.8 建立责任处罚制度
实行档案管理风险抵押，把责任分解到监理、建设等各个层面，形成“责任追查处罚链”，推动各项工作的落实。 各参建方在签订合同后即交付给建设方一定数额的档案滞纳金，如各方不按合同及时履行档案移交、归档制度，建设方有权扣除其档案滞纳金，从而保障档案工作规范有序开展。
4结束语
随着我国矿建企业转型跨越发展和建设步伐的不断加快，新的条件下对工程质量提出了更高的要求，申奖报杯是许多单位的努力目标，也充分彰显出项目档案管理的重要性。 档案管理人员应该解放思想，转变观念，在项目建设期间，大力提升自己的业务素质和专业技能，对档案管理工作认真负责，让档案在项目中发挥重要作用，同时适应档案信息化建设和项目建设的需求，推动项目档案管理提高到新的水平。
参考文献
