企业建设项目档案管理问题探究

企业建设项目档案管理问题探究

[摘要]本文以中国第一汽车集团有限公司为例,结合笔者参加项目档案验收工作的实践经验,提出项目档案专项验收工作中存在的问题。针对这些问题进行分析,提出整改措施,并就如何做好项目档案管理工作提出一些策略和方案。为规范企业建设项目(以下简称项目)档案管理,做好项目档案验收工作,确保项目档案的齐全、完整、准确、系统和安全,中国第一汽车集团有限公司(以下简称一汽集团)档案馆颁布了《基本建设项目竣工验收管理规定》,明确规定了项目档案验收是项目竣工的必备条件之一,未经项目档案验收或者项目档案验收不合格的,不能进行项目竣工验收。从2012年9月到2017年9月,笔者参加了一汽集团所属几个单位的项目档案验收工作,共参与了三十余个项目的验收。通过验收和交流,发现了一些问题。本文就项目档案验收和管理工作中存在的问题、问题产生的原因以及如何解决问题和改进项目档案管理工作,与档案同仁进行探讨和交流。

一、企业建设项目档案管理工作的现状及存在的问题

(一)项目文件材料严重缺失

档案管理是工程建设项目的必备条件,档案齐全完整是项目档案验收的关键因素。然而在实际工作中,存在因单位变动或机构撤销导致部分重要项目文件材料损坏或流失的问题,甚至某些项目整体文件材料丢失。主要包括:1.项目前期资料:项目启动初期的有关文件材料、重大决议的会议纪要、项目建议书、可行性研究报告的评审意见、项目领导小组的组成文件、签订的责任书、建设工程施工许可证和开工许可证、有关备案文件等。2.监理资料:监理工作总结、旁站记录、工程决算审核意见书。3.施工资料:图纸会审纪录、项目建设中重要决议会议纪要、变更记录等。4.项目竣工验收文件:预验收报告、记录表及会议纪要等。5.设备资料:设备购置过程中会议纪要、谈判文件、设备开箱验收记录、商检记录或商检报告、设备装箱单、工具单等。

(二)档案设施不齐全,档案管理职责缺失

由于企业实施改革,集团本部甚至一些二三级单位的档案机构和编制撤销,致使多数建设单位没有专门的档案库房,不能按照相关规定配备档案管理必备的设施;同时没有设置专兼职档案人员,归档文件材料的收集、整理和保管混乱,甚至造成档案文件材料的遗失,不能按照档案归档要求完整、准确归档,给企业造成重大损失。

(三)档案管理人员的业务水平及综合素养不高

项目档案文件材料的收集、整理和归档工作多数是由建设单位、施工单位和监理单位的非档案专业的工作人员承担的,多数人员档案业务知识和管理技能缺乏,档案文件材料的收集、整理和归档工作不规范,虽然部分建设单位配备了专兼职档案人员管理项目档案,但是档案管理员流动性比较大,且档案业务水平相对欠缺,根本达不到项目档案管理的要求。

(四)档案管理人员与各部门缺乏沟通与配合

档案管理人员与项目管理人员缺乏沟通和配合,致使项目档案文件材料归档不及时,项目文件材料前期留存在项目管理人员手中,如果不及时归档极易造成丢失或损坏,使项目档案文件材料的归档不齐全、不完整。另外,由于建设项目前期审批手续的办理往往滞后(安全、环境、消防等),审批手续材料不能及时移交归档并进行整理,造成项目档案文件材料归档不齐全、不完整,最终影响建设项目的竣工验收。

二、存在问题的原因分析

(一)建设单位对建设项目档案管理重视不够,档案管理意识不强

建设单位对项目档案管理工作缺乏足够的认识,对项目档案文件材料的收集、整理和归档工作不够重视。随着企业的不断发展壮大,建设项目日益增多,而项目建设单位往往只关注工程建设的进度和质量,却忽视档案对项目建设的重要性。很多建设单位都将大部分精力放在项目实体工程的进度和质量上,往往在建设项目工程即将竣工结束时,才匆忙进行项目档案文件材料的编制、整理,移交和归档工作,由此造成项目归档文件材料收集不齐全或者部分重要的文件材料丢失和损坏,给档案归档和项目竣工验收带来严重影响。

(二)建设单位的档案管理制度不健全

项目建设单位和施工单位由于对项目档案管理工作缺乏足够的重视,虽然建立了一些档案管理规章制度,但不够健全和完善,无法保障档案管理工作的正常开展。项目工程建设周期长;档案收集、整理工作量大;项目管理人员流动性比较大,工作交接不规范,这些都影响了档案文件材料移交归档的质量,给建设单位造成很大的损失。

(三)建设项目报备制度不健全

集团建设项目立项以后因为不能及时到城建部门备案登记,以至于建设单位前期文件办理滞后或根本办理不了;同时将归档文件材料的收集、整理、归档和移交工作交给监理单位办理,而监理单位起不到监管的职能。

三、解决问题的方法

(一)统一领导、分级管理,依法健全档案管理制度

由于参建单位多,项目管理面广量大,应将项目档案管理工作纳入集中统一管理的轨道,实现项目档案的规范化管理。一是由项目建设单位分管领导负总责,实行统一管理、统一制度、统一标准,业务上接受档案管理部门和上级主管部门的监督和指导,配备项目档案管理人员,建立一套完整的档案管理制度。二是项目建设与项目档案管理同步实施,将项目档案管理工作纳入建设计划、质量保证体系、项目管理程序、合同管理和岗位责任制,对项目归档提出具体要求,制定严格的奖惩制度,保证项目档案的完整、准确、系统、规范和安全,使项目档案管理工作实现系统化、标准化、规范化。建议工程建设开始,集团档案馆向各参建单位下发行业标准《建设项目档案管理规范》(DA/T28-2018)、《归档文件整理规则》(DA/T22-2015),《基本建设项目竣工验收管理规定》以及一汽集团《项目文件材料归档范围及档案保管期限表》等,实施档案管理规范推动各参建单位的项目档案管理实现标准化、规范化、精细化管理,从而有效地控制项目档案的归档质量。三是为进一步加强对项目档案管理工作的监督管理,建设单位应明确各参建单位的归档职责,把档案的收集、整理、归档和移交工作纳入参建单位绩效考核范围,实行项目建设跟踪考核、事后跟踪检查。项目建设在接近收尾阶段时,应对各参建单位竣工文件材料的收集、整理、归档情况进行跟踪指导,发现问题及时整改、查漏补缺,达到档案验收的规定要求。

(二)各负其责、密切配合、注重实效,健全档案管理体系

建设单位领导要定期召开建设项目专题工作例会,监督协调项目管理工作,确保项目建设与档案工作同步,明确各部门的职责分工,相互沟通、相互配合,定期向档案部门移交项目文件材料,保证项目文件材料的齐全、完整、准确和安全。要从监、管两方面入手,用规章制度对各部门进行约束,确保项目档案管理工作有序进行。如果某个环节出现问题将直接影响项目建设工程的竣工投产以及企业为了建设、发展等需要进行的改、扩建工作,因此项目档案管理工作对企业的发展起着举足轻重的作用。

(三)加大责任制考核力度,规范项目文件材料的归档标准

为了提高项目档案管理工作的效率,应将项目文件材料归档工作情况作为对参建单位的考核指标,并制定经济考核制度。如不达标,应加大处罚力度,在办理工程决算、支付工程款、支付工程质量保证金等方面不予支持。各工程项目组、档案管理人员负责对参建单位的工程竣工资料归档情况进行审核、验收,达到档案归档要求的予以签字确认,准予工程决算、付款;未达标的,则不予签字确认,同时不予办理工程决算、付款。

(四)定员、定岗、定编,提高档案人员待遇

定员是指各单位必须设立固定的档案人员,不能用其他管理人员代替,最好配备档案专业科班人员,这样有利于保障档案人员队伍的整体专业水平。定岗是指确定岗位、岗级,多数单位没有档案员岗,多为资料员岗,档案管理应为技术岗位,所以岗级应设为专业技术岗级。定编是指确定档案人员的编制,针对档案岗位建议设立干部岗,并且应为中共党员。并且从档案人员整体利益考虑,应提高档案人员的待遇,从而调动档案人员工作积极性。

(五)定期开展档案专业知识培训,全面提高档案人员综合素质

每年应定期开展档案业务培训,全面提升档案人员的业务水平。可以外聘档案专家或教师到单位进行专题讲座,同时档案人员也可以走出去,参加档案专业相关培训学习,这样既可以提高档案人员的业务水平,也可以开拓视野,对全面提升档案人员的综合素质具有重要的作用。总之,要做好企业项目档案管理工作,仅靠档案部门是不够的,需要企业各级领导、员工,以及参建单位等齐心协力、积极配合,调动一切积极因素,共同做好建设项目档案的收集整理归档工作,确保建设项目档案的齐全完整和专项验收合格,促进企业建设项目档案管理工作的持续健康发展。

参考文献:

[1]国家档案局.中华人民共和国档案法[R].北京:2020.6.20

[2]建设项目档案管理规范.DA/T28-2018[3]归档文件整理规则.DA/T22-2015

作者:王金财 单位:中国第一汽车集团有限公司办公室(党委办公室)档案馆