[摘要]在信息技术迅猛发展的今天，电子文档更快捷、更便于储存。通过网络信息共享，使科研工作者能够及时、高效地收集、整理科研项目资料，通过对科学文献进行系统的管理、分析，追踪、引导国际高新技术发展，发掘出更大的价值。为此，各级科研管理部门要不断完善科学档案管理，不断提升科研工作的效能，为科学研究工作提供更好的服务。
[关键词]研究所；科研档案管理；信息化
近年来,现代信息技术已广泛地运用于档案管理,使档案管理工作简单化。这是现代科技发展的必然趋势。因此,加强档案工作的信息化工作非常重要,也十分必要。
一、实现科研档案信息化建设的客观要求
科学研究数据通常是以文件的方式进行。利用信息技术进行档案管理,能有效地解决传统的纸质档案的存储与利用,并能减少档案管理的费用。在传统的纸质科学档案管理中,档案的收集、归档、保存主要靠人工完成。在信息化时代,人们的工作效率无法适应社会发展的需要。而科学文献的信息化将极大地提高科研文献的采集和整理工作的效率,减少科研文献的人工差错；在科学文献的复印、传输过程中,电子文档的数字化,使得使用者在得到授权后可以很容易地获得所需,为科学文献的传输提供了便利。通过建立信息化、网络化的公共服务平台,实现了科学文献的交流与共享。因此,要提高管理效率,必须采用信息化手段。科研档案信息化是以计算机技术为基础,构建点对点的档案资源,并在信息的快速分析上表现出了卓越的优势。与此同时,借助多种现代媒介,基于信息的科学文献将从“收藏”走向社会、从研究单位走向大众、由封闭性转向开放性。让民众了解科技发展的现状,并提供科学参考。所以,科研档案的信息化依然是发掘科研档案潜力,深化科研档案服务社会的重要手段。
二、科研档案管理信息化建设所面临的挑战
（一）科研档案信息化管理的意识薄弱
科研档案管理工作的信息化建设是一种自上而下的普遍现象。我国科技文献的编制、监管等方面,均未能与信息技术的飞速发展相适应,科学文献的管理呈现出一种落后、粗放的状态。大部分的管理人员还停留在传统的思维方式上,无法适应新的管理模式。因此,无法实现全系统的信息化。意识淡薄、观念滞后,使科研档案工作日益成为发展档案管理的症结,并逐步滞后于其他档案工作,亟待改革。
（二）管理手段落后，无法快速应对变化
传统的档案管理,科研工作以文字表格、照片、录像等方式进行,信息化使纸质文件的存储场所向“云”转变。电子数字文件是当前各类信息资源中的重要组成部分。建立一个成熟稳定的数字平台,以确保新文档的及时上传与存储。同时,平台还需专门人员进行维护,并随时进行科学文献的维护,这恰恰是传统的科学文献管理所缺少的。传统的研究机构大都缺少搭建平台的能力,缺少一个稳定的支撑平台的专业人员。因而,在科学研究中,许多突发事件都无法及时处理,科学研究中的一些数据也会因为人为的原因而受损、遗失。
（三）缺乏专业性较强的优秀档案管理人员
与其他类型的工作相比,科学研究的档案管理有些乏味,所以在招聘人才时,管理层往往会选择比较稳定的人才,这样就会产生一定的空缺。在目前的社会条件下,我国企业的竞争仍然激烈,而且就业情况也很严峻,因此,校招工作日益受到重视。好的档案管理员已经进入了市场,技术的核心是人才。优秀的档案管理人才,具备良好的档案管理知识,能从容应对各类突发情况,对档案工作的快速响应,极大地提升了档案管理工作的效能。由于档案管理人员的短缺,使得档案管理已不能满足信息化的需求。
（四）档案信息管理条例不明确，缺乏规范
在档案工作中,要有针对性地进行档案管理。但是,在实际工作中,却常常会有一种情况,档案管理是一种最“容易”的工作,等于是一种空闲的工作。人们往往对该作品有一种片面的认识。有的公司对档案的管理还没有一个清晰的规范,这就导致档案管理员在工作中无能为力。没有正确的方向,再快的速度也会偏离原来的目标。在对多个单位进行档案管理的情况下,往往会出现档案管理员思维不清、仅凭文字资料进行统计、归纳、遗失、混乱等问题。但是,有些公司制定了清晰有效的自上而下的管理体系,却没有得到很好的贯彻。在档案工作中,工作人员对档案管理的标准理解不清楚,内容模糊不清,缺乏相关的规章制度。科研档案管理是一项亟待完善的工作,没有制度和周期约束。科学研究档案管理在科研工作中的作用不可小觑,如果发生了差错,造成了科学研究的巨大损失。
（五）网络安全问题频发令人担忧
大部分研究资料都是国家秘密,一般人根本不可能知道。所以,在选择文件的时候要慎重。将宝贵的档案保存在“眼睛看不到”的虚拟空间里,是一种新型的信息建筑管理方式。近几年,网络黑客横行,就连国际著名的网络公司也时常遭遇各类安全事故,让人忧心。比如,现在的电子文件传递方式,大多是通过社会网络和信箱进行。一旦账号泄漏,就有可能盗用以前的秘密档案。由于网络的不安全,使得科研档案管理的信息化工作变得更加复杂,对档案管理的要求也越来越高。科研单位要做好准备,以应对这个充满风险的网络环境。
三、推动科研档案管理信息化建设的策略
（一）增强档案管理意识，提升档案管理人员的综合能力
科学研究档案的管理是科学研究的重要组成部分。这只能由档案室来完成。积极组织科研工作者进行有关档案管理的知识培训,提高档案意识。可以不定期举办档案信息管理专题讲座或定期聘请有关人员进行专业培训。为进一步提高档案工作人员的综合业务能力,降低工作错误率。可以在工作中挑选工作突出的档案工作人员,进行交流,为研究院的档案管理培养专业技术人才。优秀的档案工作人员必须充分认识到信息系统的重要性,并通过积极探索和实践,不断提升自身的管理水平。要重视在实际工作中实施信息化管理,来提升科研档案管理的质量。
（二）加大科研档案信息化建设的软硬件设备投入
在科研档案的信息化建设中,科研机构要按国家或相关产业的严格要求,采购符合要求的电脑仪器。同时,要合理配置科研档案管理软件,规范数据库,规范信息交流。当前,我国各研究院的科研档案管理工作还存在着很大的差距。总之,科研档案的信息化水平不高。所以,研究院之间应该建立起沟通。加快建立科学档案的信息化工作,力争在短期内增加科研档案的基础设施投入,形成全面合作、协调发展的格局,实现科研档案的信息化程度。这将为未来的科研院所提供更好地沟通与交流。而科学文献的信息化,则是为了减少文献资料的使用,从而达到档案管理信息化。但是,从传统的档案管理模式到信息化的转型,目前的工作非常艰巨,迫切需要更先进的技术手段,才能在最短的时间内实现这一转变。计算机为科研档案的发展提供了快速、准确、完整的档案资料。利用计算机文件管理系统,可以实现文件的自动分类和检索,文档的存储与检索,文档的业务管理,计算机辅助文件的归档和文件管理等。文档自动索引,文档集成管理等。所以,必须实现统一型号、规格计算机的全面覆盖,为科学研究档案的信息化管理工作提供物质保证。随着科学文献的不断增多,档案馆在承受着庞大的库存压力的同时,也面临着档案的自然老化、人工退化等问题。采用磁盘、光盘、光盘等设备,尤其是光盘存储器,可以很好地解决文件资料的存储问题。采用海量的数据媒体,既能降低管理人员的工作量,又能有效地提高文档的工作效率。比如,文本、图像、音频、视频等,都是由多功能扫描器、ORC智能识别技术等设备完成的。利用云计算技术,可以有效地减少科学文献的存贮、管理费用,确保科学文献资料的完整性与安全。为此,要加强对科技档案的投资,以满足科技文献的信息化需求。
（三）制定规范的科研档案信息化总体规划和规章制度
科学研究档案的信息化程度较高,需要逐步转变传统的档案管理理念,积极探索运用现代科技与仪器,以提升科技档案的信息化程度。结合研究院档案管理工作的发展趋势,准确把握科研工作的特征,科学地分析和论证未来的发展方向,制订科学的档案信息化总体计划。要减少科研文件存放、传输过程中存在的各种风险,就需要建立健全的信息管理制度,对其进行规范和制约。比如,从各个层面上对科研档案使用者和使用者的权利与义务进行界定,并建立起责任制,以及对可能出现的资料遗失与泄漏的第三方监控体系。尤其要抓好“双保”。在科研文献电子存档过程中,应增设电子文档的备份,并对重要数据作相应的纸质备份。重点环节甚至要进行录像,对科研文件的扫描、复印等进行严格的管理。在档案信息化建设中,必须从现实出发,建立标准化的档案管理制度,以确保档案资料与资料的安全运作。根据《电子文件归档和电子档案管理办法》的规定,相关的档案管理机构要建立与之相适应的档案管理体系。一是进一步健全和改进档案管理的操作程序、技术规范,细化工作程序；二是制订相关的安全防范措施,尤其是对电子文档的安全防范,保证电子文档的安全、完整、统一。科学文献的规范化是信息化建设的一个关键环节。档案管理规范化主要有：档案整理、统计、服务、技术标准等。没有这些标准,就不可能在档案数据库中建立起信息资源；没有一个统一的标准,不能发展自己的档案信息体系,就不能形成有效的信息资源共享。
（四）构建复合型科研档案管理人才队伍
档案工作要做到信息化,必须培养高素质、高水平的复合型科研档案管理人员。要实现科学档案的收集、归档、检索、统计等工作的自动化,就需要有一支高素质的人才队伍来支撑。一是要培养一支高素质、高技术水平的档案管理人才。二是要加大对现有的档案管理人员的培养,使之从传统的档案管理向现代的管理方式转变。在系统中,对科研档案管理人员进行系统的信息技术培训,包括计算机、网络、信息工程等方面的培训。为档案管理部门及时掌握档案发展的动向和动向提供了有利的条件。利用现代科技手段,不断提升档案从业人员的业务素质；科研档案管理人员要以工作为本,强化自我教育,经过训练,最终达到熟练运用现代信息技术的能力。三是要建立一个复合型的管理系统队伍,增强档案管理人员的资讯意识。信息时代的自动记录,辅助归档,记录,检索,信息网络传输,以及文件的安全利用。因此,档案人员既要了解电子文档的特性,又要了解其标准化管理的整个流程。在保证档案资料完整的基础上,加强对电脑及网络的保护。四是建立人才培养的激励机制,而档案管理人才在很长一段时间内不为人们所熟知和忽略,因此,各级领导既要关注其工作、生活等方面的问题。同时,对职称晋升、职务晋升、发展的展望也进行了初步探讨。有了一个好的激励机制,可以让他们对科学文献的管理充满激情。
（五）增强信息安全系统建设
科学研究档案的各个方面都要严格、细致。这就需要建立标准化的管理标准,并对各个部门的工作人员进行严格的监督。比如,谁应当审查文件的下载,在何种条件下需要进行检查,怎样应对突发事件,必须清楚地说明,这样,档案管理员才能正常工作。这是事实。同时,要强化档案管理人员的保密意识,对档案在传递过程中的各个环节进行严格的监控,以预防其泄漏。在遇到网络安全问题时,科研单位需要专门人员进行网络环境的维护,以确保其保密性和完整性。信息化时代为档案工作提供了新的发展契机,但同时也存在着一些风险与挑战。传统的档案管理工作模式已经不能满足新时期的要求。科研单位必须把握好这次机会,增强信息建设观念,加强信息平台建设,提升日常工作中的数据素质,建立起信息化、数据信息化体系。在招聘工作中,要充分吸纳各类专业技术人员、加强科研机构信息化建设、采取切实措施保障网络安全、严格执行管理规范等,使档案工作得到迅速发展和进步,进入信息化的新时代。
作者：杨鹏冀 单位：核工业西南物理研究院