摘要：水电项目档案数量大、周期长、类型多，应坚持“三纳入”“四参加”“四同步”原则，以“全过程”管理理念，切实抓好水电项目档案管理中的“建设、监督、设计、实施”等每一阶段、程序和环节，注重早期项目介入、选择合适档案管理方法、健全档案管理制度及档案管理体系等，确保水电项目档案始终处于受控状态，实现水电项目档案完整、准确和系统，提升水电项目档案管理质量和水平。
关键词：水电项目；项目档案；全过程管理
水电项目档案作为水电工程项目建设的全过程记录，是水电项目管理的重要依据和基础，也关系到水电项目进度、质量、投资、运营和安全等。应坚持“三纳入”“四参加”“四同步”原则，以“全过程”管理理念，切实抓好水电项目档案管理中的“建设、监督、设计、实施”等每一阶段、程序和环节日的工作，注重早期介入、选择适当档案管理方法、健全档案管理制度及体系，确保水电项目档案始终处于受控状态，实现水电项目档案完整、准确和系统，不断提升水电项目档案管理质量和水平。
1建立档案工作体系，完善档案管理网络
1.1加强组织领导。各参建单位应在建设单位统一领导下，成立水电项目档案领导小组，构建覆盖水电项目全过程档案管理的组织网络，加强对水电项目档案管理的组织领导。
1.2落实管理责任。明确业主、设计、监理、施工等单位档案管理职责，以及专（兼）职人员岗位职责。构建由项目分管领导、职能或承办单位（部门）负责人、档案部门负责人三级水电项目档案管理责任落实体系，实现领导、管理、制度和标准“四统一”。
1.3加强业务培训。组织档案专题培训会、培训班，提高各参建单位及档案专（兼）职人员业务能力和水平，提高有关人员对水电项目档案重要性的认识，提高档案管理能力，为项目档案管理打下扎实基础。
2纳入项目合同管理，确保归档进度要求
2.1纳入招标文件。编制水电项目招标文件时，应将编制竣工文件作为设计单位、施工单位和监理单位评价的重要依据之一，明确在水电项目招标文件中列明参与单位档案管理资质条件，将其作为水电项目评标的重要方面。
2.2纳入项目管理。在水电项目中标之后，将档案管理作为与中标单位进行合同谈判时的重要内容，也作为施工中合同管理的现实依据，从源头抓牢抓实水电项目竣工档案编制质量。
2.3纳入其他合同管理。在签订其他合同时，也要就档案管理提出明确具体要求。如在勘测、设计、施工、监理、采购等合同签订时，对水电项目档案的数量、质量和移交提出明确要求，将合同价格的一定比例作为水电项目竣工档案保证金，确保水电项目档案全过程管理有标准、有要求、有保障。
3建立管理制度规范，竣工档案及时归档
3.1制定总纲，明确基本规范。应参照《建设项目档案管理规范》等国家重大建设项目档案管理规定，以及档案管理规范和标准，出台《×××水电项目档案管理实施办法》，确保水电项目各参与方按照标准及流程做好档案管理工作。
3.2制定分目，明确具体方法。从协调职、权、责、利四个方面，制定《×××水电项目文件编制及档案管理实施细则》，涵盖水电项目勘测、设计、施工、监理等全过程，划分水电项目阶段性档案收集范围、管理标准和质量要求，如《×××水电项目设备文件材料管理实施办法》，分项目分工程单元做好项目档案排列、整理。
3.3同步推进，确保竣工档案及时归档。根据上述规范，将竣工档案与水电项目档案同步推进，并要求各参与单位在水电项目完成的规定时间内做好档案移交，同等重视、推进、落实水电项目建设进度和档案管理工作。
4实施“预归档”制度，规范归档行为
水电项目耗时长、任务重，产生的档案数量大。在档案资料整理归档时，应大力推行预归档制度，进一步明晰水电项目监理单位的监督职责，确保水电项目档案形成、整理、归档等全过程、全流程达标。
4.1同步检查。按照事先制定的水电项目档案管理规定，要求各参与方、参与单位和人员按照档案管理标准和要求，同步检查水电项目档案的形成、整理和归档是否满足要求。
4.2全过程做到“三纳入”。即水电项目档案纳入水电项目勘测、设计、施工、监理工作计划，纳入水电项目全过程考核管理，纳入人员岗位职责。大力推行水电项目档案预归档制度，即，水电项目施工、监理资料经相关人员签字，及时安排人员按照档案移交标准和要求做好预归档。
4.3发挥监理单位职责。监理单位是水电项目全过程参与主体之一，要从水电项目的每一环节、工序、流程，对档案资料进行质量监控。
5主动派员介入项目，提升档案管理效率
与火电、风电项目相比，水电项目有其行业特殊性，在水电项目核准前，进场公路、供水供电系统等准备工程已全面铺开。为此，建设单位档案管理人员应主动介入项目，加强交底。既要对水电项目的监理单位、施工单位、竣工验收单位做好档案资料业务培训、指导，也要重视与建设单位内部各部门、重点人员进行技术交底，按照水电项目档案管理制度、标准和规范，对其进行针对性培训，尤其要深入施工、监理、竣工验收一线，加强接触和交流，强调水电项目档案管理规范、标准和要求，根据实时进度，做好档案治理管控。
6建立档案检查制度，保障档案编制质量
根据《×××水电项目档案管理实施办法》中关于水电项目档案整编责任及时间完成节点、要求，组建由水电项目监理员、技术员和档案员共同组成的水电项目档案检查小组，进一步细化水电项目档案整编计划，涵盖水电项目全过程、各参建单位，并采取相应的档案检查机制，做好水电项目档案移交、分类、组卷、编目、装订、验收等工作，确保按期高质量完成。
6.1实行“周例会”制。在水电项目档案移交的关键节点，水电项目档案工作领导小组应落实周例会制，每周召开例会，各参与部门派员参加，对上一周水电项目档案整编检查情况进行通报，并拟定下一周水电项目档案工作重点和需要完成的任务。
6.2实行“月检查”制度。水电项目监理单位主动配合建设单位，明确水电项目档案月检查内容，重点围绕水电项目档案的系统性、完整性和真实性进行全面检查，形成档案检查会议纪要，通报检查结果，对在检查过程中发现的问题及时向有关参建单位和个人进行反馈，限期整改。
6.3突出检点围绕。《水利水电工程施工质量评定表填表说明及示例规范》《国家重点建设项目档案管理登记办法》《建设项目档案监督督导工作指南》《水利水电工程移民档案管理办法》等相关规定，重点检查施工原始记录、试验材料、原材料出厂证明、产品及设备合格证等相关资料是否收集完整、齐全。7运用档案管理系统，保障档案案卷质量做好水电项目档案信息化、网络化和数字化技术应用，充分发挥现代信息网络技术、档案管理软件作用，保证水电项目档案案卷质量。按照《电子文件归档与电子档案管理规范》等相关规定和要求，统一水电项目档案管理标准和模式，将传统水电项目纸质、照片等档案格式，转化成电子格式，提高档案管理质量和效率。还要规范水电项目档案卷内目录、卷内备考表、移交清单、移交目录以及相关电子表格等。积极使用水电项目档案管理系统，搭建水电项目档案信息化管理平台，统一标准和规范。各参建单位应安装档案管理系统软件，采取“边施工、边收集、边整理、边立卷”办法，做好预归档工作和相关水电项目数据录入工作，确保做到水电项目开工到哪里，项目档案管理就开展到哪里，为水电项目竣工档案验收和移交奠定扎实基础。作为水电工程建设项目全过程记录的水电项目档案，是水电项目管理的重要依据，事关水电项目进度、质量、投资、运营和安全。需要早介入，完善档案管理制度及体系，严把档案源头质量，将档案管理渗透至建设项目每一阶段、程序和环节，确保水电项目档案始终处于受控状态，实现水电项目档案完整、准确、系统管理和有效利用。
作者:晏彩霞 单位:国家能源集团陕西电力有限公司
