项目档案范例

项目档案范文1

【关键词】建设项目；档案管理；项目管理；同步实施

一、同步管理的重要性

近年来，我国对建设项目档案的重视度逐渐提高，《重大建设项目档案验收办法》明确要求各企业必须重视并落实建设项目的档案管理，并规定档案管理与项目的检查和验收投入的人力和物力须是相同的，任何建设项目的档案验收工作没有通过的，采取一律否决制，该规定充分表明项目档案在建设项目中不可替代的重要地位。另一方面，建设项目档案可以为企业提供利用服务，尤其是在建设项目后期，建设项目档案对项目维护、改造、扩建等后续工作具有非凡的意义，是有效、可靠的信息源，在一定程度上影响着企业的投资决策和规划调整。项目工程建设的显著特征之一即时间跨度大，少则几年，多则几十年甚至上百年，可想而知，在这漫长的时间段内，如果工程项目在后期的使用中出现问题或者需要维护、改造等，没有原始的档案信息作为参考依据，必然会影响到后续工作的顺利开展。任何一个建设项目，从项目立项、现场施工、验收竣工、建成投产，是一个漫长的动态过程，期间必然会产生大量的文件和材料，这些原始信息完整记录了建设项目实施的全过程，与项目管理形成一体，当建设项目在未来的使用过程中出现问题时，都可以依据原始档案进行快速和有效的解决。

二、同步实施的具体措施

（一）健全管理制度。以档案网络为基础健全管理制度，是实现建设项目档案管理与项目管理同步实施的首要措施。具体来说，相关管理部门应明确档案管理工作的岗位配置和职责划分，建立起档案管理工作人员的网络体系，充分发挥管理制度的约束和规范作用，使得档案管理有章可循、有法可依。同时，各部门之间应加强有效的沟通和辅助，通过共同协作的方式推进建设项目档案管理与项目管理的同步实施。

（二）加大管理渗透力度。加大项目档案管理的渗透力度，要求档案管理及相关部门务必抓紧落实建设项目每一个环节中的档案整理、归类和存储，避免项目竣工后才发现档案遗漏的问题，造成原始数据的丢失。管理部门可以从以下几个方面加大渗透力度，一是加强对管理人员的思想教育和工作宣导，加强对各参建单位和部门的业务培训和指导，力争做到“事前关注、事中介入、事后跟踪、全程参与、全面渗透”，通过定期培训锻炼或实践活动来提高相关人员对项目档案管理的重视度。二是落实项目档案工作的“三纳入”和“四同步”措施，在项目申请立项时，即开始开展资料收集、整理、审查等一系列的档案管理工作，在项目竣工验收时，务必监督完成项目档案的归档及其它验收工作，保证档案管理工作贯穿项目始终。

（三）推进网络化管理。项目与项目档案网络化管理，即通过计算机网络进行项目和项目档案信息的收集、组织、传递、、检索和提供利用服务。首先，企业应加大对互联网技术人才的培养和投入，配置先进的硬件设备，加强技术人员、项目档案人员与业务部门的沟通和交流，通过定期考核组织培训等方式，来提高档案管理人员的水平。其次，是要学习提升，要逐渐摒弃传统的档案管理方式，积极参加或组织档案管理工作的总结会议或研讨会议，通过专家授课或行业交流会等形式，提高档案管理的网络化和信息化水平。

（四）强化同步监督。有效的监督是促进建设项目档案管理与项目管理同步实施的重要保障，尤其是在项目的施工阶段，大量的文件和资料产生和出现。相关部门在签订项目施工、采购、监理等合同或协议时，就应明确指出建设项目需移交的档案的数量、质量、以及归档时间等各项要求，并在不同的项目阶段对档案管理工作进行随机性的抽查和审查，确保完整归档、保管到位。

三、同步推进服务社会

项目档案与地方发展有着极大的关联性，也是为项目提供支撑，为地方发展服务，可以说是最特殊的档案之一，另一方面来说，近年地方发展中，涉及交通、能源、市政、教育、文化等工程领域建设的项目更是全面开花，在这些项目建设中，业主单位若能一手抓项目档案，一手抓项目管理，做到“两手抓”“两不误”，这更有利于经济社会事业的发展。故此，相关管理部门应加强业务培训和能力培养，建立健全管理规章和制度，在档案管理网络化的基础上，强化管理工作的渗透和监督，实现项目档案管理与项目管理的同步实施，发挥档案信息不可估量的价值和效用，服务经济社会发展。

【参考文献】

[1]葛洪梅.建设项目档案管理与项目管理的同步实施[J].办公室业务,2014(4):121.

[2]李苗.论建设项目档案管理与项目管理的同步实施[J].中国经贸,2017(15).

项目档案范文2

关键词：工程项目档案管理；长江航道局；档案管理系统一体化

长江航道局坐落于我国的百湖之省湖北省武汉市，隶属于中华人民共和国交通运输部，按照交通运输部要求对长江干线航道进行系统规划，实施航道治理和建设；按照标准实行航道养护，并提供长江干线航道测绘和科研等服务。在长江沿线七省二市设有宜宾、泸州、重庆、宜昌、武汉、南京六个区域航道局和81个基层航道处，负责长江干线2843公里航道建设、维护、治理及技术研究和对外交流。特别是改革开放后，随着我国经济的快速发展，沿江省、市对长江干线航道维护尺度要求越来越高，这就促使长江航道人对长江干线航道疏浚、养护工程项目工作越做越精细，对工程项目档案管理标准越来越具体。基于此，本文拟对工程项目档案管理提出相应的思考及建议。工程项目文件是指整个工程从项目立项、决策、可行性研究、设计、施工、质检、监理到竣工验收、试运行（使用）等全过程所形成的具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的历史记录。包括从规划、前期准备到竣工验收全过程中的文字材料、图形（图纸）、图表、照片、电子文件、实物等，其中电子文件包括但不限于视频文件、音频文件、数码照片、文字型电子文件、扫描型电子文件、图纸型电子文件。项目档案是指自项目立项审批至竣工验收过程中直接产生的，对建成后的工程管理、维护及改建和扩建具有保存、查考利用价值，经过鉴定、系统整理且归档的项目文件。工程建设项目特点是投资大、工期长，且涉及到勘察、设计、科研、施工、监理及原材料、外购定制件供应等多单位,这就决定了项目档案具有鲜明的广泛性、复杂性、阶段性和多样性。建设项目的一次性特征,也决定了项目档案工作的不可回复性。因此,在工程建设过程中,保证项目档案的完整率、准确率、归档率和案卷的质量有着十分重要的意义。围绕项目档案的“收集、管理、存贮、利用”四大功能建设，打破传统项目档案固化的管理模式，通过工程项目第一次工地例会提前介入，把档案工作规范化要求延伸到档案形成各阶段，从源头保证立卷质量高标准。

1传统项目档案管理存在的问题及解决思路

工程项目自身具有周期长、复杂性高等特点，其中复杂性除了体现在建设任务繁多且技术要求较高等方面外，还表现在项目参与方（建设单位、施工单位、监理单位）之间的沟通、交互、协同、合作。有资料显示，在工程项目的整个周期内，有相当多的数据、信息是以文档的形式进行传递，这些文档包括多种形式，如表格、图形、纯文本文件以及它们相结合的形式等。传统的项目档案管理是根据项目各参与方各自的内部需求建立的，使收集到的信息不对称，它不利于建设项目各参与方之间的协同工作。并且即使是在某个项目参与方内部，项目档案的管理也是依据设计、成本、进度、质量、施工、运营等不同职能部门的划分进行管理。各职能部门自行进行档案管理，并只对上级决策层汇总报告。其主要存在五类问题：①原始资料收集不齐全,资料有效性值得怀疑。②施工资料填写不规范,内容不完整,未能真实反映工程实际情况。③施工资料记录手续不全。④施工资料与工程建设不同步,竣工项目资料归档不及时。⑤分类组卷不合理,不便于查阅。通过对问题的分析，其产生的主要原因包括：①档案人员职责不清，档案资料流向网络不健全；②文件资料未形成有效的档案管理和监督机制；③档案管理信息化程度不高，在一段时间内“双轨制”仍将持续并行。随着工程项目愈来愈趋向于复杂和大型化，工程项目数据、信息从数量和复杂性上都发生了巨大的变化，并且随着工程项目参与各方之间交互、协同工作等需求的进一步提高，传统项目档案管理已经远远不能满足由数据储存到知识管理转变的需求。而基于工程项目全过程同步收集档案资料，将大大提高项目档案管理的效率。针对上述问题和原因，建议以下解决思路和办法：（1）建立健全项目档案管理工作机构及网络，统一领导、分级负责。（2）将档案管理纳入项目管理各阶段，对每一阶段各节点资料做到应收尽收；明确责任人和岗位职责；纳入工程项目管理的各节点，实行文件登记，对文件形成流程进行全掌控。（3）做到三同步，即：下达工程计划任务与提出文件材料归档要求同步；检查工程进度与检查文件材料形成情况同步；工程项目档案审查与交竣工验收标准同步。

2工程项目档案一体化管理系统研究

基于工程项目档案管理一体化，是通过统一数据标准，集档案收集，管理等功能于一体，建立真实、完整、准确的工程项目档案数据库，实现档案数据的全面整合，为工程项目档案提供丰富的数据采集、审核归档、数据查询、数据报表和数据分析，从而满足工程项目档案信息资源分层应用、分级管理，由“数据分散，形式多样”到“数据集成，统一标准，目标数据共享”。

2.1基于大数据理念的档案数据采集管理

档案数据采集是利用各种工具实现各业务的异构数据库系统和文本、电子表格等文件系统格式的数据整合和集成，针对具体的每个采集源编写具体的数据转换代码，来完成从原始数据采集、错误数据清理、异构数据整合、数据结构转换、数据转储和数据定期刷新的全过程。大数据的数据操作、存储、访问、分析是以元数据管理为依托。档案大数据采集，首要是从数据分析的角度，先对档案业务主题进行准确定义与描述，建立档案信息模型，由此反推数据采集的范围、元数据、频率、编码和数据格式、文件格式。再以大数据存储理念对结构化数据、非结构化数据、半结构化数据进行抽取、排序、过滤、转换等处理，实现数据的重新整合、存储。

2.2基于大数据理念的档案数据保存管理

数字档案馆档案数据保存根据大数据理念，分为缓冲库、基础库、主题库、元数据库四类。缓冲库是数据处理的重要组成部分，是对来自各单位、各业务系统采集交换来的数据正式进入基础库之前的集中预处置的环节。缓冲库将按照数据标准规范的要求，对来自多源头的数据进行清洗、比对、合并、汇聚，并找出问题数据，控制数据质量。基础库是数字档案馆提供数据服务的核心组成部分，该库存储用户最为关心和访问最频繁的基础数据，这些数据是经过前期的资源梳理、数据采集、清洗、转换等整合处理后的标准化数据，可以根据权限对外提供共享服务。同时，基础库会根据用户的访问频率或应用需要而不断调整，确保基础库中的数据是最鲜活、最常用的数据。针对特定主题分析的业务需求，可按照业务模型需要，通过系统动态配置数据抽取规则，在一定周期内从基础库中抽取数据完成重组工作，并存储到主题库，为具体的业务应用提供数据支撑。主题库中的数据随着应用主题的创建而产生，当主题被删除或暂停时，主题库中的数据也会相应删除或停止更新。元数据库，即依据国家、行业相关标准规范制订的各类标准规范，各种数据元定义、数据代码、数据字典等信息。这些公共元数据用于限定和约束数据的存储、处理过程，为基础库、主题库等数据建设提供标准化支撑服务。

2.3基于大数据理念的档案数据利用管理

大数据理念下的档案数据利用，重点在用户操作轨迹的记录、分析、统计，包括以下三个方面：（1）档案利用人群统计和分析。主要是对用户基本情况进行统计和分析，包括用户职业、单位、年龄、性别、关注点等，从共性和个性等方面进行分析和研究。（2）档案利用目的统计和分析。主要是对档案利用目的和用户反馈进行分析，弄清用户重点关注或利用的档案资源。（3）档案检索工具的统计和分析。主要是对页面响应速度、同一事件检索次数、查询条件，考虑系统检索工具操作便捷性、速度性、准确性等是否满足用户需要，优化系统操作。通过科学地统计和分析用户的潜在需求，准确地预测出档案利用的重点方向，从而有针对性地做好档案利用准备工作，引导档案信息资源的开发和挖掘，高效地构建主题数据库，向用户推送档案信息资源。

2.4基于大数据理念的档案数据编研管理

项目档案范文3

一、固定资产投资项目档案常见归档方式

固定资产投资项目档案归档方式一般包括：1.在任务或项目完成后归档：主要适用于建设周期不是很长的项目；2.按阶段归档：主要适用于将形成于不同阶段或程序的文件材料进行分期归档，比较适合于建设周期较长的项目；3.随时归档：适合于设计变更、维修等活动所产生的文件材料的归档。对于1和3两种情况，由于文件材料相对较少，归档也相对简单，但对于第2种情况，建设周期长的项目，其文件材料的归档就比较繁琐，有的项目建设周期长达十几年，项目参与人员不断变化，想要控制好项目文件材料的完整并及时归档，是一个非常棘手的问题。

二、固定资产投资项目档案归档前的工作

为了保证项目实施部门归档文件材料规范、完整，归档及时，固定资产投资项目在开始前，要严格按照档案“三纳入”“四同步”“四参加”要求，档案人员在了解项目概况的同时，要组织项目涉及人员进行档案基础知识的培训，比如：图纸签字完整、准确、清晰、规范、更改到位；书写使用碳黑墨水；不使用易褪色材料(复写纸、热敏纸等)；采用“手风琴式折图法”折叠图纸；没有达到A4尺寸的图纸文件要装裱成A4尺寸；对复印件的处理，尽可能收集原件等等。同时从项目档案归档范围，项目档案收集的齐全性、准确性、有效性等各方面进行培训，尤其是要强调档案的准确性，要求项目涉及人员所收集的文件材料一定要满足档案的准确性。通过项目档案基础知识的宣贯，让项目涉及人员掌握档案专业知识，这对项目档案归档尤为重要。

三、固定资产投资项目档案归档过程

1.归档过程出现的困难

一般情况下，档案工作处于项目尾端，各单位档案工作人员相对较少，专职项目档案工作人员更是缺少。如果让档案人员亲自收集全部项目档案文件材料，实施起来难度比较大，也不符合项目档案管理中“谁做谁负责编制”的原则。所以项目档案文件材料的收集还是要依靠项目实施人员，由具体实施人员收集、预立卷后进行移交归档。但是项目施工人员工作忙，对项目文件材料的收集常常不能按期完成，项目各个阶段收集的文件材料的齐全性也不能保证。久而久之，在向档案部门移交文件材料时，往往是缺东少西，造成项目档案文件材料的完整性降低。档案部门因为归档文件材料不完整，无法进行系统的组卷，如此形成恶性循环，直接影响项目档案工作的进程。

2.解决途径及优势

针对以上问题，建议选择按阶段归档的方式。由于目前项目档案验收已经有了一套完整的制度和详细的归档范围，为了更好地促进项目建设部门和档案部门做好项目档案文件材料的移交工作，在进行文件材料归档时，可以采用把大项目划分成多个小项目的形式进行文件材料的收集和归档，比如：可以将设备项目中的每一台设备划分成一个个小项目，并对每一台设备预制定归档文件材料清单，相当于先有卷内目录，再进行卷内文件材料的收集，从而完成组卷，这样就可以保证项目档案文件材料的完整性和系统性，也遵循了设备仪器档案按“单台套”组卷的原则。由于设备仪器分为自制、外购、计算机、特种四种形式，在制作设备资料清单时要按照不同设备采用不同清单的方式。而且制定清单时要严格按照项目批复内容对每一台设备单独建立清单。下表是自制设备归档文件材料部分清单。 清单除了可以帮助收集文件材料外，还可以协助管控项目，通过清单可以很清楚地了解项目的施工进程。当项目完成一个阶段后，就应该组织文件材料的移交，档案人员可以根据移交的文件材料进行归档整理，而项目实施人员经常使用的合同、协议等文件材料可以在组卷完成后，由项目实施人员按借阅制度借出，但不建议复制，因为项目中合同太多，每份都复制将不利于合同管理。这样既保证了文件材料的完整，也保证项目实施人员在施工中能够方便地利用。档案人员和项目人员进行文件材料移交时，一定要按照项目批复文件的内容，对移交文件材料进行详细的一一核对和交接，对清单中已经归档的文件材料及时进行备注，对于缺少的文件材料应尽快通知项目实施人员进行补充，不能拖延到下一个阶段，以免影响项目档案工作。至于其他文件材料，比如：前期文件、施工技术文件等也要按阶段及时归档，将固定资产投资项目划分成一个个小项目，并分阶段归档，以方便项目管理和档案整理。档案整理中最为突出的问题是项目所涉及的人员对项目文件材料是否全部归档，没有一个准确的反馈，文件材料往往要等到项目快结束时才整体移交到档案部门，让档案人员无从着手整理各阶段。如果有了每一个小项目的清单或者每一台设备的总清单，进行清点和核对将事半功倍，也会使项目各阶段中形成的文件材料情况清晰，并且很容易发现哪个阶段形成的文件材料没有归档，目前形成的文件材料能不能在保证档案系统性、完整性的情况下进行组卷，以及归档的文件材料属于哪个项目或设备，应该编什么档号，是重新添加档号还是接着以前的档号进行组卷，并且移交文件材料时可以据此进行有序的核对。档案人员不是全才，不可能对基建项目和设备做到了如指掌，因此就必须提前建立小项目清单，按清单进行文件材料的清点，确保项目文件材料的完整并及时归档，归档后的文件材料还可以录入档案管理平台进行资源共享，方便各部门使用，从而更好地发挥档案的利用价值，而不应该将文件材料留存于某个员工手中，造成项目文件材料无法共享甚至遗失。

四、固定资产投资项目档案文件材料归档存在的问题

1.准确性差

竣工图修改无标记、不规范，竣工图签字不完整，比如：项目验收中发现竣工图修改后没有相关支撑文件，修改原因、修改人、修改日期等都无法找到，这样就无法保证档案的准确性，不利于档案的利用，也失去了档案的价值作用。另外，档案案卷中常有重复件发生，而原则上档案部门立卷一份文件只存一份，换句话说“档案是唯一的”。

2.完整性差

在项目验收后，经常出现该归档的文件材料没有归档的情况，这就是档案收集过程中采用整体归档或者阶段归档时出现的问题。这是因为没有严格按照归档清单进行及时归档，或者没有采用大项目划归小项目的方式方法进行归档，造成档案文件材料的缺失，影响了项目档案的整理工作，降低了项目档案的完整性，从而影响项目档案的验收。

3.系统性差

项目文件材料如果按照小项目分阶段依据清单全部移交，档案人员则会按照文件材料形成的顺序进行归档处理，从而确保档案的系统性。但实际操作过程中经常出现的是项目实施人员分阶段移交时出现缺项情况，没有及时进行补充，甚至下一个阶段的文件材料移交完毕，上一个阶段的文件材料还没有补充上来。到项目结束后，需要进行档案验收时，才突击补充，这就造成项目档案卷内顺序的混乱。如：“设备开箱验收单”排列在“终验收”文件之后，这些看似文件排列顺序的错误，其实反映的是项目管理上的问题，这些项目文件材料很有可能是后期人为补充归档的。对于后续补充归档的项目文件材料，档案人员理应在文件材料甄别过程中进行清除(因为不能确认文件材料的原始性)，但为了满足项目档案的完整性，迫不得已违规接收。档案作为项目建设过程的历史见证记录，必须真实完整，而不应该等到项目完成后再进行文件材料的补充归档，这会破坏项目档案的系统性，不利于后期档案的利用，也使得档案的利用价值丧失；并且很有可能对利用者产生误导，甚至铸成大错。另外，档案人员在接收专业性较强的项目归档文件材料时，归档文件材料清单就显得尤为重要，不可或缺。

参考文献：

项目档案范文4

关键词:工程项目;声像档案;电子档案

声像资料的形成与管理应与工程建设进度同步进行，应反映工程建设的全过程。施工单位应将声像资料的形成和积累应贯穿到工程建设管理的各个环节，应加入到领导议事日程、工程建设计划和年终考核、本单位有关责任部门和有关责任人的职责范围。

1建设工程档案管理工作职责

总承包单位是建设项目档案管理工作的核心，是对整个项目档案管理负有组织责任、协调责任、指导责任、监督责任，只有总承包单位做好各参建单位的组织工作、协调工作，让各参建单位均明确在建设项目档案管理中各自的职责与责任，并履行自己的职责，才能确保项目建设全过程中档案工作的顺利开展。

2建设工程声像档案管理现存的问题

2．1声像档案采集设备存在“一高一低”的现象

“一高”是指声像设备数量多、品质高。随着社会的发展及原始记录累积工作的需要，机关、企事业单位的声像设备有了很大改善。“一低”是指声像设备管理水平低。“一高一低”的现象造成一些重要的活动、重大的事件、重点的时刻没能及时记录下来。

2．2声相档案摄录人员中存在“一优一劣”的现象

专职的摄录人员在各自的单位中直接从事着声像档案的采集和积累工作，他们素质的高低直接决定了声像档案的数量和质量。调查反映出在摄录人员中存在着“一优一劣”的现状。“优”表现在摄录人员队伍强大、年龄适中、文化程度较高这是“优”的一面;“劣”表现在摄录人员专业工龄短、专业知识及技能普遍较低这是“劣”的一面。

2．3归档意识不强，声像档案难以及时记录并完整归档

声像档案有很强的时效性，归档要求也很特殊。日常积累下来的照片档案没归档，且大量的照片与底片早已分家或已无底片，文字说明更难说清;许多珍贵的照片，却因为没有及时归档而失去了其应有的保存价值、利用价值，录音和录像的原始记录积累和归档情况更令人担忧。

2．4建设工程声像档案管理状况发展不平衡，差距悬殊

经调查，本单位所属项目中设备管理、人员管理、声像档案管理都较为规范的有45个，占总数的6．8%;然而无设备无声像档案、有设备无声像档案、有声像档案没集中统一管理的单位就有28个，就占了总数的62%，占比两极分化、差距悬殊。

3声像档案管理做法———地铁8号线项目

3．1制定声像档案管理原则与职责

项目声像档案管理实行“统一领导、统一标准、分工负责、监督指导、归口实施、分级管理”原则，并按照“简化整理、便于利用”的工作方法，保障声像档案完整、准确、系统与安全，为企业经营管理及发展服务。项目资料室声像档案管理具体业务，履行下列职责:(1)根据企业档案管理办法对每一位相关管理人员进行培训、交底;(2)按照国家和行业要求，制订声像档案管理实施细则及技术要求;(3)监督指导各部门开展声像档案收集工作;(4)负责声像档案数据库运维管理及技术支持;(5)负责职责范围内声像档案的集中保管和声像档案资源开发利用工作;(6)信息管理部负责项目声像数字档案库的硬件配置、运维管理及技术支持;(7)监督、指导声像档案的具体形成部门负责声像材料的整理、分类、编号、归档工作。

3．2声像档案收集与整理

3．2．1照片档案收集、整理的基本程序和要求

照片拍摄，一般使用不低于800万像素的单反相机(卡片机不低于1000万像素)从全貌、局部、特写三个方面进行拍摄。照片筛选，应当选择展现同一事件活动全貌和过程的主要照片归档，要求主题鲜明、影像清晰、色彩还原真实且未加修饰和裁剪。照片著录，以每张照片为单位著录“题名”、“档号”、“数码底片号”、“参见号”、“拍摄者”、“拍摄时间”、“说明”等项目。

3．2．2视频档案收集、整理的基本程序和要求

视频拍摄，应当采用高清摄录设备以不低于720×576像素记录，并通过非线编辑设备统一转换为“RMVB”格式高清视频文件。技术要求包括:制式选择HD-I100:PAL制式;视频码率:不低于lOOMb/s;输出像素:分辨率不低于为720×576;音频采样率:双声道48kHz;采样精度:不低于16bit。但反映工程项目开工、施工过程中重、难点、竣工验收等重要事项，应当采用高清摄录设备以不低于1920×1080/50I像素记录。视频剪辑，以事件为单位剪辑形成视频文件，其中大全景或展现事件核心内容的画面应当剪辑在视频第一个画面，且视频末尾须加1～2秒彩条。视频归档，须保证视频文件的完整、准确、系统;视频材料归档时要求刻录成只读光盘，且不同项目应分别刻录;同时视频档案应录入公司档案管理系统。视频文件归档光盘一式两份。

3．2．3音频档案收集、整理的基本程序和要求

音频录制，音频应采用MP3格式录制，音频采样率:双声道48kHz;采样精度:不低于16bit。音频剪辑，以事件为单位剪辑形成音频文件。音频归档，须保证音频文件的完整、准确、系统;音频材料归档时要求刻录成只读光盘，且不同项目应分别刻录;同时音频档案应录入公司档案管理系统。音频文件归档光盘一式两份。

4结语

档案管理工作不断的发现与进步，进而出现了以电子设备为媒介的声像档案、电子档案管理工作。它们的出现对企业的发展起到了积极的推动作用，尤其是对关键工序、施工重难点等内容为主声像档案、电子档案，更是级高的提高了工作效率。声像档案、电子档案不仅能够指导生产、提高共工作效率、记录生产过程中的某一个具体事件，还能为企业发展计划的制订提供一定的指导作用。

参考文献:

［1］GB/T50328建设工程文件归档整理规范．

项目档案范文5

关键词：高校基建项目；档案信息安全管理；研究

进入21世纪，我国高校的招收规模不断扩大，高校基础设施也在不断增加，同时高校基建部门的工作由原来的现场管理转为以结算、审计和合同管理工作为主。因此，在高校基建工程中，加强对基建项目的档案信息管理成为高校基建工作的重点。但是在高校基建档案工作中，由于制度不完善、信息化程度低，加之档案部门间缺乏交流，进而影响了高校基建档案信息安全管理。故此，应重视高校基建档案管理工作，提高基建档案管理水平，不断改建高校基建档案管理工作。

一、高校基建项目档案信息管理

高校基建项目档案主要是指在高等院校基建工程项目建设和管理过程中形成的文字、图片以及图表等相关的资料。因此，高校基建过程中形成的基建施工资料，使得高校的基建验收具有依据。在高校的基建档案信息管理中，基建档案信息可以反复多次地使用，从而节省消耗，提高经济效益。同时，基建档案材料种类繁多，结构复杂，加之基建档案形成时间长，很难收集齐全，使得高校基建档案的管理难度很大。因此，高校基建项目的档案可以见证高校建设和成长的历程，同时作为高校建设项目以后备查和参考的依据和资料，也能避免高校建筑设计中的不科学、不规范的问题，从而促进高校的发展。

二、高校基建项目档案信息安全管理存在的问题

（一）制度缺乏

在高校基建项目档案信息安全管理中，制度缺乏是其中存在的重要问题。在高校的基建档案信息管理中，基础的档案信息管理的制度框架存在，但是对于制度中的具体要求和内容却少之又少，同时又缺少符合高校的实施细则，缺乏对高校基建项目档案信息安全管理的监督，岗位不明确，档案管理人员缺乏基本的责任感，既不利于明确管理工作的职责，也使得高校基建项目档案管理中出现的问题无法及时解决。

（二）信息化程度低

在高校基建项目档案信息安全管理中，档案管理的信息化程度低，无法快速精准地对基建信息进行分析和处理，也是影响高校基建项目档案信息安全管理的重要因素。在高校基建项目的档案信息安全管理中，一些高校的档案管理人员还使用落后的人工管理方式，这种管理方式浪费人力资源，也降低了基建项目档案信息安全管理的质量和效率。

（三）缺乏交流

在高校基建项目的档案信息管理中，档案管理机构之间缺乏交流也是其中的问题之一。在高校基建项目档案信息管理中，档案管理机构之间缺乏交流，使得档案信息管理无法完善，进而影响高校基建项目档案信息安全管理工作的有效开展。

三、创新和优化高校基建项目档案信息安全管理的策略

（一）完善高校基建项目档案信息安全管理制度

完善高校基建项目档案信息安全管理制度是创新和优化高校基建项目档案信息安全管理的重要途径。在高校的基建项目档案信息安全管理中，一些高校的档案信息管理制度只是一个框架，没有具体的实施细则。因此，要完善其档案信息安全管理制度，首先要建立相关的规章制度，将档案信息安全管理的细则落实到位，提高管理水平和质量。此外，在档案信息安全管理中，要加强内部控制，加强对档案信息安全管理的监督，建立责任追究制度，如果档案信息安全管理出现问题，及时找到相关负责人进行责任追究，进而提高档案信息管理水平和质量。对管理水平出色的档案管理人员进行物质奖励和精神奖励，以提升其工作积极性，进而提高高校基建项目档案信息安全管理的水平和质量。

（二）提高档案管理的信息化水平

借助信息化技术提高档案信息安全管理的水平是保障高校基建项目档案信息安全管理的重要手段。现今，随着互联网和信息技术的发展，在高校的基建项目档案信息安全管理中，可以借助信息化手段和大数据分析将高校基建项目档案中的数据和信息收入到一个数据库中，由计算机系统统一对高校基建项目的档案信息和资料进行管理，进而为以后高校基建项目的开展和高校的发展提供保障。因此，在高校的基建项目档案信息安全管理中，应借助信息化手段和大数据方式对高校基建项目的资料进行分门别类和有效处理，从而提高高校基建项目档案信息安全管理的质量和水平。

（三）加强对业务人员的培训

加强对业务人员的培训，提高档案管理人员的专业化水平是提高高校基建项目档案信息安全管理水平的重要策略。在高校基建项目档案信息安全管理中，档案管理人员的专业化水平直接影响其质量和效率。因此，在档案信息安全管理中，要加强对档案管理人员的专业化培训，提高其专业素质。同时，高校基建项目档案信息安全管理部门要积极引进优秀的人才，建立起一支高素质的档案管理队伍，以提升档案信息安全管理效率和水平。例如，在高校基建项目档案信息安全管理中，管理部门可以举行管理技能交流大会，让档案管理人员之间进行技术交流，进而提高专业化水平。也可以通过加强对档案管理人员的专业培训，提高其专业化水平。

（四）促进档案机构之间的互相交流

促进档案机构之间的相互交流是保障高校基建项目档案信息安全管理的重要策略。在高校基建项目档案信息安全管理中，档案管理机构之间缺乏交流，进而使得档案管理问题百出。因此，档案管理机构与高校各部门以及基建部门之间应该加强交流，以提高高校基建项目档案安全管理的专业化水平。例如，在高校基建项目的档案信息安全管理中，管理部门可以定期举行新知识、新技术交流大会，让不同部门的工作人员进行交流，从而帮助档案管理人员开阔视野、活跃思维进而增强档案管理人员的创新能力。因此，在高校基建项目档案信息安全管理中，促进档案机构之间的相互交流能进一步提高基建项目档案信息安全管理的水平和效率。随着我国高校人数的不断增多，高校规模也随之扩大，而高校基建档案信息管理就成为高校档案管理的重中之重。故此，在高校基建项目档案信息安全管理中，要完善高校基建项目档案信息安全管理制度，借助计算机手段和大数据处理信息的方式，提高档案管理的信息化水平，同时加强对业务人员的培训，促进档案管理机构之间的交流，进而保障高校基建档案信息管理的质量和效率，维护高校的权益并促进其长远发展。

参考文献：

[1]王翀.我国高校基建档案管理存在的问题及改进措施研究[J].科教导刊,2015(10z):23-25.

[2]樊振东.高校基建电子档案信息安全管理研究[J].中国管理信息化,2014(13):106.

项目档案范文6

一、企业建设项目档案管理工作的现状及存在的问题

(一)项目文件材料严重缺失

档案管理是工程建设项目的必备条件，档案齐全完整是项目档案验收的关键因素。然而在实际工作中，存在因单位变动或机构撤销导致部分重要项目文件材料损坏或流失的问题，甚至某些项目整体文件材料丢失。主要包括：1.项目前期资料：项目启动初期的有关文件材料、重大决议的会议纪要、项目建议书、可行性研究报告的评审意见、项目领导小组的组成文件、签订的责任书、建设工程施工许可证和开工许可证、有关备案文件等。2.监理资料：监理工作总结、旁站记录、工程决算审核意见书。3.施工资料：图纸会审纪录、项目建设中重要决议会议纪要、变更记录等。4.项目竣工验收文件：预验收报告、记录表及会议纪要等。5.设备资料：设备购置过程中会议纪要、谈判文件、设备开箱验收记录、商检记录或商检报告、设备装箱单、工具单等。

(二)档案设施不齐全，档案管理职责缺失

由于企业实施改革，集团本部甚至一些二三级单位的档案机构和编制撤销，致使多数建设单位没有专门的档案库房，不能按照相关规定配备档案管理必备的设施；同时没有设置专兼职档案人员，归档文件材料的收集、整理和保管混乱，甚至造成档案文件材料的遗失，不能按照档案归档要求完整、准确归档，给企业造成重大损失。

(三)档案管理人员的业务水平及综合素养不高

项目档案文件材料的收集、整理和归档工作多数是由建设单位、施工单位和监理单位的非档案专业的工作人员承担的，多数人员档案业务知识和管理技能缺乏，档案文件材料的收集、整理和归档工作不规范，虽然部分建设单位配备了专兼职档案人员管理项目档案，但是档案管理员流动性比较大，且档案业务水平相对欠缺，根本达不到项目档案管理的要求。

(四)档案管理人员与各部门缺乏沟通与配合

档案管理人员与项目管理人员缺乏沟通和配合，致使项目档案文件材料归档不及时，项目文件材料前期留存在项目管理人员手中，如果不及时归档极易造成丢失或损坏，使项目档案文件材料的归档不齐全、不完整。另外，由于建设项目前期审批手续的办理往往滞后(安全、环境、消防等)，审批手续材料不能及时移交归档并进行整理，造成项目档案文件材料归档不齐全、不完整，最终影响建设项目的竣工验收。

二、存在问题的原因分析

(一)建设单位对建设项目档案管理重视不够，档案管理意识不强

建设单位对项目档案管理工作缺乏足够的认识，对项目档案文件材料的收集、整理和归档工作不够重视。随着企业的不断发展壮大，建设项目日益增多，而项目建设单位往往只关注工程建设的进度和质量，却忽视档案对项目建设的重要性。很多建设单位都将大部分精力放在项目实体工程的进度和质量上，往往在建设项目工程即将竣工结束时，才匆忙进行项目档案文件材料的编制、整理，移交和归档工作，由此造成项目归档文件材料收集不齐全或者部分重要的文件材料丢失和损坏，给档案归档和项目竣工验收带来严重影响。

(二)建设单位的档案管理制度不健全

项目建设单位和施工单位由于对项目档案管理工作缺乏足够的重视，虽然建立了一些档案管理规章制度，但不够健全和完善，无法保障档案管理工作的正常开展。项目工程建设周期长；档案收集、整理工作量大；项目管理人员流动性比较大，工作交接不规范，这些都影响了档案文件材料移交归档的质量，给建设单位造成很大的损失。

(三)建设项目报备制度不健全

集团建设项目立项以后因为不能及时到城建部门备案登记，以至于建设单位前期文件办理滞后或根本办理不了；同时将归档文件材料的收集、整理、归档和移交工作交给监理单位办理，而监理单位起不到监管的职能。

三、解决问题的方法

(一)统一领导、分级管理，依法健全档案管理制度

由于参建单位多，项目管理面广量大，应将项目档案管理工作纳入集中统一管理的轨道，实现项目档案的规范化管理。一是由项目建设单位分管领导负总责，实行统一管理、统一制度、统一标准，业务上接受档案管理部门和上级主管部门的监督和指导，配备项目档案管理人员，建立一套完整的档案管理制度。二是项目建设与项目档案管理同步实施，将项目档案管理工作纳入建设计划、质量保证体系、项目管理程序、合同管理和岗位责任制，对项目归档提出具体要求，制定严格的奖惩制度，保证项目档案的完整、准确、系统、规范和安全，使项目档案管理工作实现系统化、标准化、规范化。建议工程建设开始，集团档案馆向各参建单位下发行业标准《建设项目档案管理规范》(DA/T28-2018)、《归档文件整理规则》(DA/T22-2015)，《基本建设项目竣工验收管理规定》以及一汽集团《项目文件材料归档范围及档案保管期限表》等，实施档案管理规范推动各参建单位的项目档案管理实现标准化、规范化、精细化管理，从而有效地控制项目档案的归档质量。三是为进一步加强对项目档案管理工作的监督管理，建设单位应明确各参建单位的归档职责，把档案的收集、整理、归档和移交工作纳入参建单位绩效考核范围，实行项目建设跟踪考核、事后跟踪检查。项目建设在接近收尾阶段时，应对各参建单位竣工文件材料的收集、整理、归档情况进行跟踪指导，发现问题及时整改、查漏补缺，达到档案验收的规定要求。

(二)各负其责、密切配合、注重实效，健全档案管理体系

建设单位领导要定期召开建设项目专题工作例会，监督协调项目管理工作，确保项目建设与档案工作同步，明确各部门的职责分工，相互沟通、相互配合，定期向档案部门移交项目文件材料，保证项目文件材料的齐全、完整、准确和安全。要从监、管两方面入手，用规章制度对各部门进行约束，确保项目档案管理工作有序进行。如果某个环节出现问题将直接影响项目建设工程的竣工投产以及企业为了建设、发展等需要进行的改、扩建工作，因此项目档案管理工作对企业的发展起着举足轻重的作用。

(三)加大责任制考核力度，规范项目文件材料的归档标准

为了提高项目档案管理工作的效率，应将项目文件材料归档工作情况作为对参建单位的考核指标，并制定经济考核制度。如不达标，应加大处罚力度，在办理工程决算、支付工程款、支付工程质量保证金等方面不予支持。各工程项目组、档案管理人员负责对参建单位的工程竣工资料归档情况进行审核、验收，达到档案归档要求的予以签字确认，准予工程决算、付款；未达标的，则不予签字确认，同时不予办理工程决算、付款。

(四)定员、定岗、定编，提高档案人员待遇

定员是指各单位必须设立固定的档案人员，不能用其他管理人员代替，最好配备档案专业科班人员，这样有利于保障档案人员队伍的整体专业水平。定岗是指确定岗位、岗级，多数单位没有档案员岗，多为资料员岗，档案管理应为技术岗位，所以岗级应设为专业技术岗级。定编是指确定档案人员的编制，针对档案岗位建议设立干部岗，并且应为中共党员。并且从档案人员整体利益考虑，应提高档案人员的待遇，从而调动档案人员工作积极性。

(五)定期开展档案专业知识培训，全面提高档案人员综合素质

每年应定期开展档案业务培训，全面提升档案人员的业务水平。可以外聘档案专家或教师到单位进行专题讲座，同时档案人员也可以走出去，参加档案专业相关培训学习，这样既可以提高档案人员的业务水平，也可以开拓视野，对全面提升档案人员的综合素质具有重要的作用。总之，要做好企业项目档案管理工作，仅靠档案部门是不够的，需要企业各级领导、员工，以及参建单位等齐心协力、积极配合，调动一切积极因素，共同做好建设项目档案的收集整理归档工作，确保建设项目档案的齐全完整和专项验收合格，促进企业建设项目档案管理工作的持续健康发展。

参考文献：

[1]国家档案局.中华人民共和国档案法[R].北京：2020.6.20

项目档案范文7

关键词：水电项目；项目档案；全过程管理

水电项目档案作为水电工程项目建设的全过程记录，是水电项目管理的重要依据和基础，也关系到水电项目进度、质量、投资、运营和安全等。应坚持“三纳入”“四参加”“四同步”原则，以“全过程”管理理念，切实抓好水电项目档案管理中的“建设、监督、设计、实施”等每一阶段、程序和环节日的工作，注重早期介入、选择适当档案管理方法、健全档案管理制度及体系，确保水电项目档案始终处于受控状态，实现水电项目档案完整、准确和系统，不断提升水电项目档案管理质量和水平。

1建立档案工作体系，完善档案管理网络

1.1加强组织领导。各参建单位应在建设单位统一领导下，成立水电项目档案领导小组，构建覆盖水电项目全过程档案管理的组织网络，加强对水电项目档案管理的组织领导。

1.2落实管理责任。明确业主、设计、监理、施工等单位档案管理职责，以及专（兼）职人员岗位职责。构建由项目分管领导、职能或承办单位（部门）负责人、档案部门负责人三级水电项目档案管理责任落实体系，实现领导、管理、制度和标准“四统一”。

1.3加强业务培训。组织档案专题培训会、培训班，提高各参建单位及档案专（兼）职人员业务能力和水平，提高有关人员对水电项目档案重要性的认识，提高档案管理能力，为项目档案管理打下扎实基础。

2纳入项目合同管理，确保归档进度要求

2.1纳入招标文件。编制水电项目招标文件时，应将编制竣工文件作为设计单位、施工单位和监理单位评价的重要依据之一，明确在水电项目招标文件中列明参与单位档案管理资质条件，将其作为水电项目评标的重要方面。

2.2纳入项目管理。在水电项目中标之后，将档案管理作为与中标单位进行合同谈判时的重要内容，也作为施工中合同管理的现实依据，从源头抓牢抓实水电项目竣工档案编制质量。

2.3纳入其他合同管理。在签订其他合同时，也要就档案管理提出明确具体要求。如在勘测、设计、施工、监理、采购等合同签订时，对水电项目档案的数量、质量和移交提出明确要求，将合同价格的一定比例作为水电项目竣工档案保证金，确保水电项目档案全过程管理有标准、有要求、有保障。

3建立管理制度规范，竣工档案及时归档

3.1制定总纲，明确基本规范。应参照《建设项目档案管理规范》等国家重大建设项目档案管理规定，以及档案管理规范和标准，出台《×××水电项目档案管理实施办法》，确保水电项目各参与方按照标准及流程做好档案管理工作。

3.2制定分目，明确具体方法。从协调职、权、责、利四个方面，制定《×××水电项目文件编制及档案管理实施细则》，涵盖水电项目勘测、设计、施工、监理等全过程，划分水电项目阶段性档案收集范围、管理标准和质量要求，如《×××水电项目设备文件材料管理实施办法》，分项目分工程单元做好项目档案排列、整理。

3.3同步推进，确保竣工档案及时归档。根据上述规范，将竣工档案与水电项目档案同步推进，并要求各参与单位在水电项目完成的规定时间内做好档案移交，同等重视、推进、落实水电项目建设进度和档案管理工作。

4实施“预归档”制度，规范归档行为

水电项目耗时长、任务重，产生的档案数量大。在档案资料整理归档时，应大力推行预归档制度，进一步明晰水电项目监理单位的监督职责，确保水电项目档案形成、整理、归档等全过程、全流程达标。

4.1同步检查。按照事先制定的水电项目档案管理规定，要求各参与方、参与单位和人员按照档案管理标准和要求，同步检查水电项目档案的形成、整理和归档是否满足要求。

4.2全过程做到“三纳入”。即水电项目档案纳入水电项目勘测、设计、施工、监理工作计划，纳入水电项目全过程考核管理，纳入人员岗位职责。大力推行水电项目档案预归档制度，即，水电项目施工、监理资料经相关人员签字，及时安排人员按照档案移交标准和要求做好预归档。

4.3发挥监理单位职责。监理单位是水电项目全过程参与主体之一，要从水电项目的每一环节、工序、流程，对档案资料进行质量监控。

5主动派员介入项目，提升档案管理效率

与火电、风电项目相比，水电项目有其行业特殊性，在水电项目核准前，进场公路、供水供电系统等准备工程已全面铺开。为此，建设单位档案管理人员应主动介入项目，加强交底。既要对水电项目的监理单位、施工单位、竣工验收单位做好档案资料业务培训、指导，也要重视与建设单位内部各部门、重点人员进行技术交底，按照水电项目档案管理制度、标准和规范，对其进行针对性培训，尤其要深入施工、监理、竣工验收一线，加强接触和交流，强调水电项目档案管理规范、标准和要求，根据实时进度，做好档案治理管控。

6建立档案检查制度，保障档案编制质量

根据《×××水电项目档案管理实施办法》中关于水电项目档案整编责任及时间完成节点、要求，组建由水电项目监理员、技术员和档案员共同组成的水电项目档案检查小组，进一步细化水电项目档案整编计划，涵盖水电项目全过程、各参建单位，并采取相应的档案检查机制，做好水电项目档案移交、分类、组卷、编目、装订、验收等工作，确保按期高质量完成。

6.1实行“周例会”制。在水电项目档案移交的关键节点，水电项目档案工作领导小组应落实周例会制，每周召开例会，各参与部门派员参加，对上一周水电项目档案整编检查情况进行通报，并拟定下一周水电项目档案工作重点和需要完成的任务。

6.2实行“月检查”制度。水电项目监理单位主动配合建设单位，明确水电项目档案月检查内容，重点围绕水电项目档案的系统性、完整性和真实性进行全面检查，形成档案检查会议纪要，通报检查结果，对在检查过程中发现的问题及时向有关参建单位和个人进行反馈，限期整改。

项目档案范文8

摘要：

重大建设项目档案，是项目建设形成的真实记录，见证了项目建设的全过程，是项目稽查、审计、监督、管理、验收以及今后使用、维护、改造的重要依据，对企业运营管理发挥着重要作用。本文就检查验收中发现的问题，就如何做好重大建设项目档案管理工作进行分析和探讨。

关键词：

项目档案；问题分析；方法措施

重大建设项目档案，是企业重大固定资产投资项目建设形成的真实记录，涵盖了项目建设立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理、竣工验收等全过程中形成的各类文字、图表、声像等文件。近年来，随着企业的快速发展，随着市场需求的不断变化，企业为提升竞争力，积极创新驱动，拓展产品结构，开展生产扩能等活动。为满足发展需要，不断加大固定资产投资，兴建新厂房，购置新设备，建设项目数量大大增加，随之产生的项目档案数量和内容亦愈来愈多。由于重大建设项目投资数额大，周期长，涉及面广，给项目档案管理工作带来了很大难度。笔者作为验收成员，多次参加了本系统重大项目档案的验收工作，通过对项目档案的基础管理情况,项目档案的完整、准确、系统情况，项目档案的安全状况等进行检查，本文就项目档案验收中发现的问题，针对解决方法和措施进行分析探讨。

一、项目档案工作现状

在检查验收中发现，大多数单位对项目档案工作给予高度重视，设置了专门机构、配备了专门档案人员对项目档案进行管理，建立了项目档案管理制度，建立了项目档案工作业务流程。完成了项目文件收集、整理、归档，完成了项目档案的分类、立卷、编目等工作。采取了有效安全措施，对项目档案进行妥善保管。但由于各单位对项目档案认识的程度以及对标准的理解把握等不同，导致项目档案管理上存在差异和不足，对项目档案的完整、系统和质量带来一定影响。

二、项目档案管理过程中存在的问题

（一）档案意识淡薄，对项目档案管理工作重视不够

项目档案真实地记录了项目立项筹建、招标、设计、施工、竣工验收以及项目试运行、项目评估等全过程活动，它既为在建项目提供重要依据，又为项目投产后的使用、维修、管理、改扩建提供依据，为企业的管理运营发挥着重要的依据和凭证作用。有的单位对项目档案重要作用和重要意义认识不深，只重视项目建设的质量，而忽视项目档案工作，表现在：1.业务部门未指定专人，只是临时指派人员管理项目文件，对形成的项目文件未能及时收集、登记，造成项目文件收集不完整；2.将项目文件积压存放，未能及时整理，造成项目文件无法借阅，影响使用；3.项目文件借阅制度不健全，文件借阅后未能做好登记，导致项目文件借出后催还难。

（二）管理缺乏制度化，导致了项目档案归档难

有的未将项目档案收集、整理、归档等纳入项目档案的管理制度，造成项目档案管理工作职责不清，导致了项目文件归档难。比如项目建设施工、监理单位，不及时对形成的项目文件进行收集整理，待项目完工后突击进行，造成项目文件不齐全及整理质量不符要求，无法移交归档。未能及时参加设备开箱、竣工验收等活动，未能准确把控应归档文件内容，影响项目文件归档质量，给归档工作带来一定影响。

（三）对归档要求不了解，导致项目文件归档不完整和质量问题

有的业务单位、项目施工单位、监理单位，对项目文件归档内容及质量要求不清楚，导致了项目文件归档不完整及质量不符合要求，存在着项目报批文件附件未归档，项目文件的复印件归档，档案内容上有铅笔书写字迹，竣工图章上主要信息填写不完整，档案内容上签字不齐全等现象。

（四）对管理标准理解不透，导致了项目档案整理存在不规范现象

由于对项目档案整理规范掌握不准确，影响了档案案卷质量，存在着卷内文件编页方法不统一、编写位置不确定，将部分文件单纯罗列、直接装订，卷内目录、备考表填写不准确，卷盒、表格规格式样及制成材料使用不规范等现象。

三、解决方法与措施

项目档案是项目工程质量的内在表现和项目建设的法律依据，在今后企业发展中，发挥着不可替代的作用。企业应使每一位项目档案工作参与人员牢固树立责任意识，以高度的责任感做好项目档案工作。

（一）提高认识，强化参与人员责任意识

企业应组织项目参与人员认真学习做好项目档案的重要意义，项目设计、勘察、施工、监理等单位应各尽其职，做好职责内合同规定的项目文件的编制和移交。组织、协调和指导项目参与单位做好项目文件收集、整理和归档等工作，划定分工，明确责任，确保项目档案的完整和质量。

（二）健全项目档案管理机制，为做好项目档案

工作提供保障1.建立完善的项目档案组织体系。明确项目档案工作主管领导，设置项目档案管理部门并配备专门档案管理人员，负责做好项目档案管理工作。建立由项目档案主管领导负责，以档案部门为核心，以各职能或项目责任单位为基础的项目档案管理体系。2.制定完善的项目档案管理制度。按照国家、行业相关要求，对项目文件的形成、收集、积累、整理、归档，以及项目档案收集、整理、保管、利用等各项工作进行规范，构建适应本单位以及项目自身特点的项目档案标准化管理体系，实现项目档案的制度化和规范化管理，确保项目档案工作有章可循。3.建立优化项目档案工作业务流程。建立项目文件和项目档案形成、收集，整理、归档、保管、利用等各业务工作流程，并不断优化，保证项目档案各环节的通畅，保证项目档案管理工作的有序开展。

（三）提前介入，做好项目档案工作前端管控

1.加强管理标准学习，了解掌握项目档案管理各项要求。档案部门要首先组织档案人员，学习国家、上级以及本单位档案管理相关制度和管理标准，对做好项目档案工作要求、业务规范进行深刻领会和掌握，为开展项目档案监督、检查及业务指导工作打好基础。2.制定《项目档案工作实施方案》，并组织落实。档案部门应积极参与项目建设，全面了解掌握项目建设内容和进程，超前谋划，会同相关部门制定《项目档案工作方案》，列明详细计划，制定配套措施，按照各节点逐项推进，保证项目档案工作良好开端。3.提前介入，做好项目文件收集管控。项目文件的收集，是项目档案工作的开始，把握这一关键环节尤其重要。在项目一立项，档案部门即应组织开展项目职能人员业务培训，详细讲解项目前期文件归档范围，提出归档要求，使职能人员在收集项目文件时，知道“要什么，怎么管”，保证前期项目立项、审批、招投标、相关协议、来往函件等文件的完整和质量；在项目开工前，即应组织施工单位、监理单位，系统学习国家、上级及本单位档案管理标准，使这些参建单位能够了解相关项目档案工作要求，在施工、监理过程中，能够按照企业提出的要求，开展项目文件收集整理工作，保证施工、监理文件收集完整和归档质量。

（四）全程跟踪，做好项目档案工作的过程管控

1.企业要将项目档案工作纳入项目管理工作，同步管控。项目文件的形成、积累和归档应纳入领导议事日程，纳入相关部门和有关人员的经济责任制及岗位职责，并建立考核机制；档案人员应按时参加基建项目验收、设备开箱等活动，认真检查应归档科技文件的完整、系统和质量。2.档案部门应深入职能单位、施工单位、监理等项目建设相关部门，主动了解掌握项目档案工作需求，对项目文件管理工作进行督导和检查，检查项目文件形成、管理等各环节工作，指导项目文件分类、整理，建立健全项目文件借阅台账等，发现问题，就地整改，确保项目文件完整、规范和安全。

（五）认真查验，把好项目档案质量关

建立项目文件归档会审制度，组织本单位项目相关职能人员、项目监理单位、施工单位、参建单位共同对项目文件进行会审、验收。严格按照项目档案管理标准要求，对项目文件质量、项目文件整理规范性等检查验收，由会审单位共同签字，并形成审查记录，一并归档，确保项目档案的完整和质量。在项目文件验收时，要特别注意以下几点：1．在签订项目设计、勘察、施工及监理合同、协议时，是否应设立专门条款，明确有关方面应提交项目文件，以及整理和归档要求。2.保证档案的原始凭证作用，关键的重要文件是否原件归档。3.项目档案内容应完整，签字应齐全。4.档案字迹应具有耐久性；录音、录像文件应保持载体的耐久性和文件的有效性；永久、长期储存的电子文件，应使用一次写、只读等光盘刻录。5.竣工图应加盖竣工图章，内容填写要规范，主要项不能漏项。6.图样不能任意改动，应按相关规定进行杠改或划改，并做好相应标记。7.项目文件应按照文件形成规律，保持文件间的有机联系，进行整理立卷。8.卷内每份项目文件均应加盖归档章，归档章上内容要规范填写。企业重大建设项目档案，真实地记录了企业重大投资项目建设的全过程，是企业信息资源的重要组成部分，是企业宝贵的财富，为企业运营和发展发挥着不可替代的作用，做好重大建设项目档案工作，具有重要的现实和长远意义。

作者：王瑞芳 单位：中车石家庄车辆有限公司

参考文献：

[1]DA/T28-2002.国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范[S]．

第二篇：村镇建设档案管理问题与对策

村镇建设档案是村镇建设与发展的真实记录，是日后村镇建设工作不可缺少的依据性材料。国家、省、市城建档案管理部门在重抓县城城建档案工作的同时，近几年来逐步开始加强村镇建设档案工作,我省也开始了“村镇档案室”创建工作。在村镇档案室的建设过程中，村镇建设档案管理中存在的问题逐步暴露出来，对此我们予以高度重视。

一、村镇建设档案管理中存在的问题

笔者根据这几年来对村镇档案室的走访、指导与检查，发现村镇档案室的建设与管理中存在以下方面的问题：

1.档案收集面窄，内容单一。

村镇建设档案收集主要集中在乡镇居民的房屋建设执照、村镇房产档案、村镇历史、拆迁档案，档案收集不全，范围不广，内容比较单一。

2.档案人员配备不全。

村镇档案室的档案人员多由办公室或者其他部门人员兼职，他们都有其他工作分工，而且通常是以其他工作为主，甚至有些单位由临工负责，因人员流动性大，档案工作也有无人过问的情况出现。

3.档案管理混乱。

档案资料收集归档后，因档案人员配备的原因，多数档案材料被捆扎或散乱堆放，用起来十分不便。甚至有些由于保管不当或借用不还，产生丢失的现象，档案管理的现代化更是无从谈起。

4.档案保管条件落后。

当前很多村镇，档案都被存放在办公室或者仓库，没有专门用于档案保存的档案库房，更无便于档案永久保存的相关设备与设施；有些条件较好的村镇，虽说建立了档案室，但是由于缺乏专业人员的管理，档案室也仅是个有档案柜或文件柜的专门存放档案的房子，没有档案保存所需要的专门设备、设施，如除湿设备、消防设备、防尘设备等。

二、村镇建设档案管理不受重视的原因

笔者根据这几年村镇档案室的创建过程中，到各乡镇走访、指导时所了解的情况，认为造成上述问题的主要原因有以下几个方面：

1.对村镇建设档案的价值、重要性认识不足。

档案工作对社会上很多人而言，是个陌生的行业，即使分管村镇建设档案工作的领导，甚至分工的档案管理人员自己，都不能认识到村镇建设档案存在的意义与作用，都认为村镇建设档案仅是在村镇建设规划、建设、管理过程中的衍生物，房子已经建好了、路已经造好了，需要这些图纸、技术资料没有多大用，更何况还需要花费大量的人力、物力、财力来保管。他们不能明白村镇建设档案所隐含的价值，这些价值只有在老百姓的矛盾纠纷化解、房屋的改造、装修过程中才会体现出来，只有在领导对村镇的再规划、改造与建设过程中才会体现出来，只有在村镇遇到自然或其他灾难过程中才会体现出来。对村镇建设档案所隐含的价值认识不到位，导致在现实的工作中很多从事村镇建设档案管理的工作人员是兼职，而且他们的工作重心都以其他工作分工为主，对档案工作仅作简单应付，甚至置之不理。

2.领导不重视。档案事业的发展离不开领导的重视与支持。

很多领导存在着“重硬件建设，轻档案管理”“重现场勘查，轻查证档案”等问题，导致人员配备不到位、工作所需资金不足、档案保管所需的库房、设备不到位等等。而档案工作人员本身因领导的不重视，也容易产生看轻自己工作的现象。

3.村镇建设档案从业人员的事业心和责任感不强。

村镇建设档案工作是枯燥、单调而又寂寞的工作，无权无名，也就是人们常说的“清水衙门”。村镇建设档案的管理人员每天的工作就是跟各个相关的建设职能部门及施工、建设、监理企业，为了一份资料可能要说干嘴地解释、跑断腿地催要，甚至可能还要受别人的冷落与白眼，而档案接收后，为了方便日后的保管与利用，就是每天枯燥地将每张纸挨个地按照规范与标准的要求整理。低廉的工资、福利与从事的繁琐而又没有多少地位的工作形成很大反差，致使那些事业心和责任感不强的村镇建设档案管理员工作热情不高、懈怠，而兼职档案管理员的工作就向其他更轻松、更受人尊重、更有升迁可能的职能分工倾斜。

三、加强村镇建设档案的对策

如何将村镇建设档案工作真正开展起来，真正地发挥出村镇档案室的作用，笔者认为应该从以下几个方面入手：

1.加强宣传，提高人们村镇建设档案的意识。

一是通过电台、报纸、微信等现代媒体手段宣传村镇建设档案方面的法律、法规等知识，做好普法教育。二是村镇建设档案工作人员要重视档案利用案例宣传，让老百姓了解村镇建设档案的价值所在，让人们知道遇到问题时村镇建设档案也可以帮助解决，从而增强利用意识。三是加强村镇建设档案的编研工作。做好村镇建设档案的编研，也就是做好村镇建设档案的二次开发，根据馆藏档案，结合社会需求，在研究档案内容的基础上，编写参考资料、文件汇编等，将利用率更高、需求更广、价值更大的信息从庞大的馆藏信息中提取出来，更好、更快地为领导决策、学术研究以及老百姓的需要服务，让广大利用者更直接地看到村镇建设档案的价值，加深对村镇建设档案和档案工作的了解。

2.加大资金投入。

村镇建设档案来源于政府的各个相关职能部门，形成于建设、施工、监理等各个环节，来源广、形成乱，需要专业档案管理人员按照国家统一的规范、标准进行整理、装订、录入、扫描，系统整理后入库房进行保管，而这些整理、保管都需要一定的资金投入。例如，整理过程需要电脑、扫描仪、复印机、服务器、存储等设备，保管需要专业的档案库房、密集架等，库房还需要达到“八防”要求，要安装温湿度、消防、监控等控制系统，因此必须有稳定、充足的资金投入才能保证该项工作正常运行。

3.增强村镇建设档案工作人员的事业心和责任感。

作为一名村镇建设档案工作人员，首先自己要深刻了解村镇建设档案的价值，认识到村镇建设档案对老百姓维护权益、对领导在城市规划决策时的重要作用，只有意识到肩负的责任与担子，才能真正用心将工作做好，才能引起领导的重视，有为才有位。有了强烈的事业心和责任感后，才能够不断地追求进步，学习新的业务知识和提高业务技能，从而更好地促进档案资源作用的发挥。

4.加强业务学习培训与交流。

各级档案行政管理部门和相关业务部门，要经常深入各村镇，对村镇建设档案的工作进行检查与指导，并定期开展村镇建设档案方面的业务培训学习，进行业务交流与讨论，在村镇建设档案工作中营造互相学习、互相帮助、互相鼓励的良好氛围，进而增强村镇建设档案工作人员的归宿感。村镇建设档案工作的开展任重而道远，各级主管部门，以及每一个村镇建设档案工作者，只有真正认识到肩负的责任，加大投入，踏实工作，积极探索，才能科学有效地管理好村镇建设档案，充分发挥其在农村建设与发展中的重要价值。

作者：王红 单位：建湖县城建档案馆建湖县城建档案馆

第三篇：建设项目档案管理创新建设初探

摘要

要想对基本建设项目档案管理体系进行创新，将档案管理作用进一步发挥出来，最首要的任务就是要增加该体系的规范性，在制度、机制等方面下功夫，增加对创新思想的重视，将传统管理工作与现代管理思想相融合，构建出全新的管理模式，以应对基建档案管理工作的发展需要，进而为基本建设项目档案管理创新体系的建设创造良好的条件。

关键词

基本建设项目档案；管理创新；体系建设

档案管理工作内容较为复杂，管理人员在进行工作的过程中应注重档案管理的条理性和规范性，尤其要对基建档案管理给予重视，使得该部分档案资料能够为科学决策的实现给予有力的支持，通过对基建档案信息进行分析来增加基本建设项目决策的可靠性，保证相关基本建设项目能够稳定快速地发展下去。

一、进行基本建设项目档案管理创新体系建设的必要性

1.迎合时展，减少项目阻碍。

随着现代档案管理工作不断完善，纸质档案已经逐渐淡出了人们的视线，电子档案开始受到社会各行各业的青睐，也正因为电子档案的出现使得档案资料的内容以及种类逐渐丰富起来。当前音频、视频、图片等已经成为档案信息的重要组成部分，对这些资料进行有效的管理，可以进一步增加基建档案的利用价值，使得决策者能够根据之前基本建设项目的各项信息对即将要进行的基本建设项目进行准确的判断，这可以在很大程度上避免错误决策的出现，保证国家经济发展的稳定。并且，创新技术、创新手段的不断应用也可以对生产力进行有效的促进，在现代社会中营造出良好的竞争氛围。不仅如此，就现代社会的发展趋势来说，新时期已经对基建档案管理工作提出了新的要求，创新是基建档案管理工作发展的主流，如果相关人员在进行基建档案管理工作时仍一味故步自封，就会导致该项工作与现代社会的脱节，容易造成基建档案管理的阻碍，并且也不利于基建档案资料本身价值的实现。

2.推动管理完善，优化管理质量。

就传统基建档案管理工作而言，其在管理制度、管理模式等方面已经呈现出了较大的不足，这些不足严重影响了该项管理工作的顺利进行，经常会拖慢基建档案整理的时间，降低基建档案应用的效率。从工作实际进行分析，延续旧式管理办法的基建档案管理工作在质量上长期得不到有效的提升，很多单位内部的基建档案管理工作都不能与建设项目工程之间建立高质量的联系和沟通，使得很多基建项目在进行的过程中没有足够的经验和资料可以应用。由此可见，针对基本建设项目档案管理体系进行创新已经到了刻不容缓的地步，必须依靠新观念、新制度的作用，对传统管理体系中的弊端进行修正，进而推动基建档案管理工作不断完善，实现该项工作质量的长效提升。

3.转变管理理念，促进人员提升。

通过调查我们可以发现，当前很多档案管理人员在完成工作过程中都缺乏对现代管理技术和管理方法驾驭的能力，很多现代化的信息管理系统都很难真正得到应用。究其原因主要就是因为档案管理工作人员在思想和能力上都存在缺陷，在实际的工作中不仅不具备现代化的管理理念，同时也没有掌握与现代档案管理息息相关的计算机技术以及网络技术。所以，为了能够让基建档案管理工作人员可以在个人素质和工作能力方面有更大的提升，就必须要加大基建档案管理工作的创新力度，让相关管理人员可以在创新体系下，形成创新思想，对现代的新思想和新技术进行了解和学习，进而实现新旧管理观念的转变，促进基建档案管理工作继续向前迈进[1]44。

二、基本建设项目档案管理创新体系建设的有效途径

虽然基建档案管理工作从属于档案管理工作，但是由于其自身特点较为突出，与普通的档案管理工作区别性较大，因此在进行基本建设项目档案管理创新体系建设的过程中，应对基建档案管理工作的特点以及基建档案管理工作的目的等给予更多的关注，从管理工作实际出发，找到基建档案管理工作不足的地方，将其作为创新工作的切入点，进而找到创新体系构建的有效途径。

1.引入创新思维，重整管理模式。

在对基本建设项目档案管理创新体系进行建设的过程中，最首先要做的工作就是要进行创新思想的宣传，要让相关管理人员在工作的过程中具备创新思维，只有这样，创新体系才能得到有效的构建。首先，要转变基建档案管理人员的工作认知和工作状态。由于过去很长一段时间里，档案资料都处于尘封状态，被用到的几率相对较少，所以绝大多数管理人员都仅关注基本的录入工作，并没有针对基建档案进行整合和分类，缺乏档案信息管理的专业性。所以，在创新体系下，基建档案管理人员要改变之前的工作状态，将基建档案按照内容、类型等方面的不同进行明确的区分，并指派专人对不同类型的基建档案进行管理，只有这样才能让基建档案管理更加的条理化。其次，要对基建档案的管理模式进行重整，增加基建档案管理过程中的透明化，尽量将基建档案信息公开，做好基建档案信息的共享。当然这种共享需要附加身份认证，只有符合身份要求的人员才能通过网络调取基建档案资料[2]85；最后，要关注基建档案管理人员的工作状态。为了避免管理人员失去基建档案管理工作的兴趣，同时也为了防止基建管理人员利用职权对基建档案信息进行改动，应就该项工作推行轮换制度，规定每一个管理人员从事基建档案工作的具体时间，工作期满后则轮换其他管理人员从事该项工作。在对轮换制度进行应用时应注意两个方面的问题：第一，要控制好轮换周期，太短不利于具体工作的展开，太长会削弱轮换机制的作用，通常情况下轮换周期会设为三年；第二，在进行轮换人员选拔时除了注重数量外，也要注重质量，不能为了达到轮换的效果，而降低管理人员选择的标准，要保证每一个从事基建档案管理的工作人员都具有较强的专业水平。

2.强化制度落实，重视信息搜集。

基建档案管理工作与一般的档案管理工作存在较为明显的差异，这主要是因为现代项目工程更加注重个性化的凸显，项目与项目之间会产生很大的区别，因此针对基建档案进行管理时，工作人员也应从个性化的角度出发，推行个性化的管理模式。鉴于此，在进行创新体系建设的过程中，基建档案管理人员需要对以下几个方面给予注意：首先，应围绕管理体系的创新，重新进行管理制度的设定，要保证管理制度具有先进性、时效性、合理性和完整性，能够在基建档案管理工作中起到真正的规范作用。在现代化管理制度确立后，基建档案管理人员应对相关制度进行严格的遵守，在制度规定的范围内进行灵活管理。其次，要强化制度的落实，增强对基建档案管理工作的监督。为了达到这一目的，可以围绕基建档案管理工作建立监督机制，并设立信息搜集平台，鼓励工作人员向监督部门进行相关信息的反馈，以便扩大监督管理的范围，避免出现监督管理的死角。同时，需要强调的是，监督工作不仅仅是为了发现管理人员工作上的问题，同时也是为了加深对基建档案管理人员工作情况的了解，并根据相关人员的回馈信息，评选出优秀管理者，进而给予相应的奖励以带动基建档案管理人员工作的积极性。最后，要重视信息的搜集。这里提到的信息主要是指与工作不足、工作缺失相关的信息，单位内部工作人员都可以成为信息搜集的对象，通过设立意见箱、网络论坛、网络邮箱、调查问卷等方式，对基建档案管理工作中存在的不足进行更全面的了解，进而为基建档案管理工作的完善提供有力的依据。

3.践行人性管理，搞好服务体系。

现阶段基建档案管理人员在服务意识方面有所缺乏，绝大多数管理人员都没有意识到开展档案管理服务的重要性。因此搞好服务体系也应成为基建档案管理体系创新的一部分。首先，基建档案管理人员要把握住基建档案管理工作的特点，就基本建设项目的不同构建灵活的服务体系。换句话说就是，要根据基本建设项目工程的差异、服务对象的不同等对服务方式进行调整。其中最典型的例子就是要根据基建档案信息保密程度的不同，设置差异性的服务范围，如有些基建档案信息可以允许大众随意查阅，有些基建档案则仅能够在单位内部进行共享。除此之外，一些机密度较高的基建档案信息则仅能给少数高层进行查看。因此在进行管理服务的过程中，基建档案管理人员一定要把握住档案信息共享的尺度，并对服务对象的心理进行关注，尤其要注重对普通查阅者的态度，要确保服务态度的亲切[3]71。其次，在进行服务的过程中要引入人性化理念，改变被动管理、被动服务的传统模式，要主动对被服务对象的需求进行分析，找到被服务对象的关注点，增加被服务对象对基建档案管理工作的满意程度。为了能将人性化服务理念在管理工作中进行有效的落实，相关管理人员还应树立动态化的管理思想，随着时间的变化，对服务模式、服务范围等进行及时的调整，这样才可以在最大程度上避免服务工作的停滞，让基建档案管理工作可以形成可持续的发展模式。

4.利用现代科技，保障档案安全。

保障基建档案信息的安全与准确是基建档案管理工作的核心内容。在实际工作中能威胁基建档案信息安全的因素有很多，其中比较具有代表性的包括以下几个方面：第一，网络环境存在风险，严重影响档案安全。现代基建档案多通过信息系统进行管理，并利用互联网络进行共享，这虽然可以为基建档案管理带来诸多好处，但是由于网络黑客、网络病毒等因素的存在，使得网络环境的安全性难以保障，很容易造成基建档案信息的外泄或者基建档案信息的损毁。第二，工作人员的失误或者有意篡改。就当前科技而言，基建档案信息仍需要借助人力进行整合和录入，所以人力仍是影响基建档案信息安全的关键因素之一。其中比较常见的现象包括，工作人员专业素质不足造成基建档案信息录入失真，或者工作人员与人勾结擅自更改基建档案信息等等。鉴于此，在构建基本建设项目档案管理创新体系的过程中，需要从两个方面入手对基建档案信息的安全给予保障。首先，要深化网络安全问题的解决：（1）做好登录管理，严格管理用户名和登录密码，通过设立制度的方式，向工作人员强调基建档案信息的重要性，对于泄露登录密码、私借登录账户的行为进行严肃处理。（2）设置防御系统，弥补防火墙的不足。同时，要对内部网络应用进行控制，防止工作人员利用内部网络登录高危网站，并安装专业的杀毒软件做好病毒防范。其次，要增加对工作人员的管理，并强化对档案室的监督：（1）基建档案管理人员在上岗之前要经过考核，只有工作能力达到考核标准的工作人员才能从事相关工作，而没有达标，不具有工作素养的人员则要酌情进行培训或者进行其他安排；（2）要将基建档案管理工作与其他工作区分开来，在最大限度内避免非工作人员随意进入档案管理室；（3）为了对管理人员进行全面的监督，应在档案管理室内安装摄像设备，利用摄像的方式实现对档案管理室的监督，并对档案管理室进行远程控制，进而降低基建档案篡改的可能。

综上所述，在对基建档案进行管理的过程中，管理人员应把握住基建档案管理工作与实际基本建设项目工程之间的关系，迎合当今社会的发展趋势，将信息化管理、人性化服务等现代管理理念引入到基建档案管理工作中去，并突出管理工作的个性化、动态化以及现代化，使得创新思想能够在基建档案管理工作中得到不断的渗透，进而促进基本建设项目档案管理创新体系建设的顺利进行。

作者：丁林辉 单位：中国石油广东石化公司

参考文献

[1]陆华.浅谈建设项目档案管理创新体系建设[J].中国管理信息化，2014，6（15）.

[2]王保香.建设项目档案管理规章制度体系建设与实践[J].办公室业务，2014,5（5）.

[3]韩秋莲.石油企业基本建设项目档案管理中存在的问题及对策[J].兰台世界，2015,2（15）.

第四篇：社会建设民生档案管理反思

【摘要】

本文主要针对新时期社会建设中民生档案管理工作进行分析，旨在解决民生档案管理中的问题，提升民生档案管理工作的效率。

【关键词】

档案管理；新时期；民生档案

随着社会的发展和进步，民生问题已经成为社会关注的重要问题。现阶段在民生档案管理工作当中，依旧存在很多问题，如概念模糊，定位不清晰等等，这些问题长期以来制约着民生档案管理工作，如果不能采取有效的措施加以解决，不仅会影响民生工作的实施，同时也会给我国社会和谐稳定发展留下一定隐患，因此找出有效的措施解决民生档案管理问题已经成为当务之急。

一、新时期社会建设中民生档案概述

对于档案行政管理部门而言，民生档案管理工作是其重要的政治使命，因此，档案行政管理部门必须要高度重视民生档案，加强民生档案管理，将其作为重要的发展战略，作为实现我党为人民服务宗旨的重要抓手。另外，自民生档案提出后，其社会意义便不可忽视。“民生档案”顾名思义，与广大人民群众切身利益之间存在着极大的关联，它涉及面较为广泛，几乎与社会的方方面面都存在着关联。为此，做好民生档案管理工作有助于民生问题的解决，能够有效地维护广大人民群众的合法权益，有助于化解社会矛盾，推动我国社会又好又快发展。

二、新时期民生档案管理工作中存在的问题

在新时期社会建设的实践中，民生档案管理工作存在诸多问题，这些问题或多或少地制约了民生档案管理工作的开展，影响了新时期社会的整体建设。

（一）民生档案概念模糊。

现阶段，民生档案还缺少一个较为统一的概念，其概念界定模糊不清。例如，有人认为民生档案概念的提出缺少科学性，也有人认为民生档案的提出缺少实际的意义。实践中，很多人都对民生档案有一些误解，认为民生档案是一些专门档案，但事实上并非如此，例如在婚姻登记所，婚姻登记档案是专门的档案，但同时也是民生档案。同时，在民政部门所形成的一些婚姻登记档案材料，例如文书档案等，应属于民生档案。民生档案的概念模糊，导致人们对民生档案的看法出现了极大的差异，但无论民生档案定义是哪一种，民生档案的核心思想是一致的，即民生档案与民众的切身利益息息相关，是和民生问题相关的档案。

（二）定位不清、归属凌乱。

到目前为止，关于民生档案归属问题依旧缺少统一的认识。从一些调研的资料中可以看出，民生档案的定位问题并没有权威的界定，也很少有人知道民生档案问题的归属。由于民生档案的定位不清，归属凌乱，制约了民生档案的发展，为此在重视民生档案工作之中，需要对其进行清晰的定位，并且明确其归属。

（三）管理缺失。

目前，我国民生档案管理方面制度不完善，没有出台与民生档案管理相关的统一规范性的文件与法律规章制度，管理随意性较强，松散现象严重，缺少相应的监督机制做支撑。另外，民生档案在内容、建档标准等各个方面都缺少统一的标准，各个政府部门与档案部门之间存在着一定的差异，一些部门存在着分割与各自为政的现象，管理工作实施没能按照已有的规章制度进行，导致规章制度形式化，从而增加了档案检索以及查找工作的难度，大大降低了民生档案的利用效果。

三、解决民生档案管理问题策略分析

在新时期社会建设中，解决民生档案管理问题，必须坚持“民本主义”原则，提升民生档案的地位，重视管理工作的实施。具体而言需要做到以下几点：

（一）明确民生档案概念。

众所周知，民生档案涉及面较为广泛，种类繁多，因此它的概念较为模糊，但是在众多民生档案之中，并不是所有档案都和人民的需要息息相关，只有和民众切身利益相关的档案才能够将其价值与作用发挥出来。民生档案工作当中，一定要对人民的需求进行了解，以人民的需求为主，人民需要什么样的档案就要确保民生档案涉及到什么样的领域，在做到节约资源的基础上，为人民提供更好的服务。在众多工作中，都需要明确民生档案定义，清晰界定民生档案的外延，这不仅能够避免民生档案工作中出现盲目性与随意性的问题，还能够为民生档案工作提供一套与之相匹配的工作制度。

（二）加强民生档案信息化建设。

在加强民生档案信息化建设的过程中，需要充分利用计算机技术以及电子信息技术，将各类民生档案录入计算机当中，达到数字化的目的。另外，在民生档案管理工作中，还需要建立相应的民生档案数据库，这样不仅能够方便民生档案的查阅和利用，同时也能够实现资源共享的目的，有效扩大民生档案服务范围，实现民生档案服务于民的目的。

（三）建立健全民生档案的管理制度。

由于民生档案工作起步晚，因此缺少法律法规相关制度作支撑。目前各个地区在实施相应的民生档案工作中，主要以当地已有的行政规章作为基础，但是在具体实践中还有很多问题存在，例如各地规章制度不够统一，缺少可操作性，这给民生档案管理工作带来了极大的困难。如今，广大人民群众热切关注着民生问题，因此建立完善的民生法律法规制度，能够确保民生档案资源得到很好的管理，这对推动民生档案工作具有重要意义。要以法律为基础，确保各个部门之间的合作。建立健全民生档案管理制度。民生档案涉及的领域比较宽，属于系统性较强的工作，因此仅仅依靠档案部门自身来完成其工作是不够的，要调动各个部门合作积极性，让各个部门之间在通力配合之下，完成民生档案管理工作，不断推动民生档案工作的发展。

作者：王香玲 单位：青海省大通县档案局

【参考文献】

[1]欧阳琳,彭海艳.社会建设中民生档案工作的问题与策略[J].档案学研究,2010(1):22-26.

[2]李青.社会构建中的民生档案工作[J].档案时空,2010(6):12-13.

[3]李福琴.档案管理与"两型社会"建设[J].群文天地,2010(4):33-58.

[4]肖文建,杨倩,钟敏等.社会建设背景下档案信息资源优化整合的思考——以长株潭三市为例[J].档案时空,2013(4):10-12.

第五篇：建设项目档案管理机制实践要务

国家档案局、国家发展和改革委员会印发的《重大建设项目档案验收办法》和浙江省、杭州市江干区出台的《浙江省重点建设项目档案专项验收评分标准》《杭州市江干区政府投资项目档案验收办法》，对项目档案的组织管理，项目档案的完整、准确、系统情况以及项目档案的安全管理等（以下简称“三验”）作了明确规定。笔者所在的杭州江干区城市建设综合开发有限公司作为江干区政府直属的国有建设单位，主要承担区域性的专项综合开发项目。公司自2003年成立以来，已完成22个工程项目、17个拆迁项目的项目档案管理任务，所有项目档案均按国家和省市区建设项目验收标准顺利通过验收。在实践中，公司实施了以“三验”为指引的建设项目档案管理机制，取得了很多有益的工作经验。

1组织强档，健全建设项目档案管理领导机制

领导重视是根本，公司领导强调“项目档案工作要与工程项目建设同步进行”，公司要求各部（室）高度重视建设项目档案工作，明确具体的分管领导，并成立由分管领导任组长，各部（室）负责人为成员的档案管理领导小组，直接负责档案工作的决策、计划、监督和检查考核工作。为确保档案工作顺利开展，公司配足配齐了档案管理所必备的设施设备，建立健全了各项档案管理规章制度。同时把建设工程档案管理纳入工程质量责任终身制，各参建单位在签订“工程质量责任承诺书”时都列有工程档案编制、移交和保管的承诺内容。公司还将档案工作与各部（室）经济责任制考核挂钩，把各参建单位对工程项目档案管理重视程度列为建设市场责任主体信用管理，切实加强对项目档案的管理，形成了行之有效的管理机制。

2合同控档，完善建设项目档案全程管理机制

项目建设涉及发改、建设、设计、施工、监理等单位，项目档案工作更是千头万绪。在各部（室）配合下，公司规定在签订设计、施工、监理等合同、协议时，设立专门条款，明确各有关责任。尤其注重对归档范围、项目档案套数（电子文件载体）、移交时间、质量等提出具体要求，以及按照有关规范完成各自职责范围或合同、协议规定的竣工文件的编制和项目文件的预整理工作。公司强调事中控制，切实抓住工程建设的几个重要环节和阶段，如隐蔽工程验收阶段、中间验收阶段、交工验收阶段等，检查工程原始材料是否真实、齐全、完整、准确、系统，以及质量是否规范。关于事后控制，本公司实行履约保证金制度，为确保竣工档案完整、准确和系统，一般按工程总投资3%—5%的比例从参建单位工程款中扣缴预留，待竣工文件收集齐全、编制完毕并经业主单位档案部门验收合格方予返还。此外，公司将档案移交纳入工程结算中，工程完工后，没有档案部门的档案移交签证手续不予结算、不得评优。通过合同管控，确保档案归档率、完整率和准确率达到验收要求。

3部门重档，建立项目档案管理联动机制

要使项目档案工作顺利推进，需要相关部门形成联动机制，齐抓共管，共同推动项目档案健康发展。一是公司档案部门积极主动加强与各部（室）的联系与沟通，主动作为、形成合力，全面推进工作开展。二是项目参与人员了解档案资料管理要求，公司所有成员关心文件材料形成、积累、归档的全部过程。三是对项目参与单位加强教育，提高相关工作人员的档案意识，保证建设项目前期准备、规划设计、项目实施、竣工验收和工程移交管护等各个环节的档案收集工作按照要求进行，并对所收集的文件材料进行分类、汇总、归档。

4方便用档，形成收管用良性循环机制

公司采取多种方式，方便各部（室）用档，公司上下形成了文档收、管、用的良性循环机制。一是开展阅览服务。公司档案部门设置档案资料阅览室，向公司内部各单位、部门提供档案资料查阅服务。二是开展网络服务。建立文档信息系统，实现网上办文和文档流转、借阅等功能。三是开展编研服务。为更好地为各项管理工作服务，档案部门利用信息资源按专业、时间、专题开发二次文献，形成年鉴、大事记、建设项目介绍等多种参考资料，积极满足多方利用需求。四是开展咨询服务。档案人员根据利用者的要求，以现行文件和项目档案为依据，提供档案咨询服务。便捷高效的档案服务，使公司内外各部门、各单位乐于移交项目档案，自觉支持和关心档案安全，真正形成了收得起来、管得规范、用得方便的良性工作机制。

作者：田黎华 单位：杭州江干区城市建设综合开发有限公司 

第六篇：新时期铁路建设项目档案管理研究

【摘要】

伴随着社会经济的发展与我国基础设施建设的不断完善，铁路成为了我国基础交通设施建设的重要的内容。铁路总公司与各个省市地区合资进行铁路修建是我国铁路建设历史中重要的里程碑，其解决了铁路建设资金有限的问题，并且大大优化了全国铁路交通网络，为推动社会经济发展，缩小区域经济差距起到了十分重要的作用。现文章主要针对新时期铁路建设项目档案管理工作进行研究。

【关键词】

铁路建设；档案管理；监督管理

铁路建设，是保证我国国民经济发展的重要基础设施建设。在铁路建设项目中质量是第一生命线，铁路建设项目档案管理工作与其质量之间有着紧密的联系。铁路建设项目档案是铁路在开展建设过程中全部环节的真实记录与记载，同时也是铁路投入运行、进行管理、后期维护的基本依据，同时也是提高铁路建设项目质量的重要依据。因此，在新时期环境对铁路建设项目档案管理工作进行研究十分有必要。

1铁路建设项目档案管理的特点

铁路建设项目档案管理是一种高价值的信息资源，其不仅仅是铁路建设项目的重要内容，同时也是铁路企业开展管理的必要内容。铁路建设项目档案在铁路建设项目管理与实体建设过程中能够真实、客观、准确反映工程设计、建设、竣工、维修、责任等情况，是铁路建设项目提供真实可靠信息的重要凭据［1］。铁路建设项目建设周期长，档案收集管理难度大，十分容易形成档案遗失、缺漏等情况，无形中增加了档案管理的收集难度。上述特点要求铁路建设企业与各个建设单位需要着重重视铁路建设项目档案管理工作，认真负责的来对项目档案进行收集、整理归纳。

2铁路建设项目档案管理存在的问题

2．1管理观念淡薄

国家颁布的铁路建设项目资料管理规定中，提出铁路建设的资料收集整理工作必须与建设工程同期进行，并且要做到完善、系统、真实，充分保证其拥有应有的利用价值。然而当前铁路建设项目档案管理工作开展中管理观念淡薄，没有强烈的档案管理意识，对于铁路建设项目中档案管理重要性缺乏必要的认识［2］。尤其是在铁路建设项目施工过程中，鉴于往往存在施工工期紧张、施工任务繁重等原因，导致有的建设单位只重视建设项目安全质量、施工工期，认为档案管理工作可有可无。铁路施工单位认为最为重要的工作就是完成铁路建设施工，项目档案管理工作可以在工程结束后酌情整理，从而导致项目档案管理的完整性、真实性无法得到充分的保证。

2．2人员素质不高

铁路建设项目档案管理工作人员素质不高，导致铁路建设项目档案管理质量参差不齐。鉴于铁路建设项目缺乏档案管理意识，导致在很多铁路建设项目中没有聘请专业的档案管理人员，而是选择一些没有经过专业档案管理培训的非专业人员开展档案管理工作。同时，由于铁路建设项目点线长，建设单位的人员流动性较大，因此经常出现管理工作不规范、管理人频繁调动、档案管理工作交接不到位、档案资料流向模糊、无人接收整理保管档案的情况。常常出现当铁路建设项目竣工时才进行资料补充，依靠个别人的回忆来补充编撰，严重影响了档案的真实性与完整性［3］。同时，由于档案管理人员素质不高，经常导致项目资料归档不全，档案缺失。

2．3监督检查欠缺

当前我国铁路建设项目数量多种，投资规模庞大，各个铁路局规模不断扩大与专业档案管理人员数量有限之间的矛盾不断激化。铁路行业与地方档案管理工作之间存在不同，使得铁路建设项目档案验收标准存在差异。各铁路局在没有获得铁路总公司明确授权委托的情况下，无法主动对铁路建设项目档案管理工作进行监督检查，从而使得铁路建设项目档案管理工作长时间处于监督检查欠缺的状态。

3新时期铁路建设项目档案管理策略

3．1增强管理观念

增强铁路建设项目档案管理意识，健全项目档案管理约束规范机制。铁路建设项目要充分意识到档案管理工作的重要性，认识到档案管理工作对于铁路建设项目正常开展的重要性，并且从制度上来保证档案管理工作可以落到实处。铁路建设单位要通过合同规范与制度的方式来约束各个铁路参建单位开展完善的档案管理工作。在勘查设计、委托监理、施工承包合同协议中专门就开展档案工作进行规范，始终秉持着“谁形成文件材料，谁立卷归档”原则，对设计、监理、施工等单位档案管理工作进行规范管理，明确档案整理归档责任。例如，在制定勘查设计合同协议过程中，需要清晰之处单位设计文件中编制内容、深度等必须要满足铁路建设项目相关办法，数量、交付时间等需要满足审核、审批、施工等规定［4］。

3．2提升人员素质

提升档案管理人员素质，全面提升档案管理业务指导工作。针对当前铁路建设项目档案管理工作人员素质不高，档案管理质量水平低下的情况，铁路相关档案管理部门需要在建设项目开始前就针对项目档案工作提出明确要求，组织相关专业系统来编制档案管理规范手册与档案管理模板。铁路建设单位还需要定期不定位地对参建单位开展档案管理人员培训工作，开展业务培训、业务咨询、专业技能训练等工作，组织本建设项目管理人员“走出去”参观学习。

3．3强化监督检查

铁路建设相关档案管理部门要强化档案管理工作的监督检查，加大指导监督力度，发挥监督管理的效用。档案管不了部门要提前介入档案管理工作，一边让铁路建设单位可以在开工前完善项目档案管理工作，建立可以满足铁路建设项目档案管理工作的制度，明确提出建设项目中所有涉及档案的收集、整理、验收等环节的具体要求［5］。强化对当前铁路建设项目各个参与建设单位的档案管理工作监管力度，通过指导、检查等方式来对各个参建单位的问题进行发现与纠正，并且将档案管理工作的水平与质量纳入建设单位考核与施工单位信用等级评价中，加大监督检查力度与效用。

4结语

铁路建设项目档案管理工作是一项十分基础、十分重要的工作内容，其直接关系着铁路建设的正常开展以及建设质量，只有从增强管理观念、提升人员素质以及强化监督检查等方面入手，才能够从源头上增强铁路建设项目档案管理意识，提升铁路建设项目档案管理质量，从而为铁路建设提供更好的服务。

作者：赵新 单位：乌鲁木齐铁路局档案史志室

参考文献:

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［2］薛化斌，庄燕．加强水利工程建设项目档案管理工作的探索与实践［J］．山东水利职业学院院刊，2008，(01):28～29．

［3］薛梅．国家重大建设项目工程档案管理初探———以上海铁路南站为例［J］．上海档案，2012，(05):18～19．

［4］韩春荣．档案信息化建设与档案管理的几点思考研究［J］．青春岁月，2016，(01):258．

［5］刘志恋．谈水利档案信息化建设存在的问题与对策———以玉环水利档案信息化建设为例［J］．档案管理理论与实践－浙江省基层档案工作者论文集，2015，(00):275～279．

第七篇：学校人事档案管理信息化建设研究

【摘要】

本文论述了新时期人事档案管理信息化建设过程中存在的问题，探讨了学校人事档案管理信息化建设的策略。

【关键词】

人事档案管理；信息化建设；研究

随着电子科技的发展，信息技术已经开始运用到各行各业中，尤其是各个机关部门的档案管理工作，更加需要信息科技的帮助。人事档案工作是现代学校管理工作的重要组成部分，档案管理工作规范化、标准化是保证学校各项工作顺利开展的前提。建立健全人事档案管理工作是学校档案管理机构的首要任务。随着信息技术的不断发展，人事档案管理工作也发生了巨大的变化，因此通过对新时期人事档案管理的探讨，有利于造就一支高素质的档案管理团队，有利于进一步促进学校管理工作的发展。

一、新时期加强人事档案管理信息化建设的意义

随着社会改革的推进，人才的就业自由度不断提高，人才流动频率加快，而人事档案不再对人才的流动具有极大的制约作用。但人事档案仍然是衡量一个人社会价值以及经历的一个重要的标志，可以全面地反映一个人的工作和学习状态。对于每个人来说，档案记录了个人成长各个阶段的相关信息，是对每个人公正客观的记录。新时期的人事档案管理手段正在发生着变革，单纯的纸质档案管理模式正在退出历史舞台，取而代之的是纸质档案与电子档案并存的模式，使人事档案所承载的人才信息可以在更广泛的范围内得以利用。随着新时期电子技术的发展，学校档案管理工作也需要随之更新方式和管理制度，提升信息化管理水平，提高人事档案利用效率。

二、新时期人事档案管理信息化建设过程中存在的问题

（一）学校人事档案管理人员缺乏工作的积极性。

学校的主要任务是以培养学生为主要目的，因此大多数的教职工就会认为教师才是学校的主要工作者，其他的工作人员都是辅助者。因此对于学校的人事档案管理者来说，他们中某些人会缺乏一定的工作积极性，会出现一些工作疏漏或者是人事档案管理不科学的问题。这样的发展现状在义务教育阶段中非常普遍，不但对学校的人事档案管理工作造成了严重的影响，而且还对整个教职工体系造成了严重的破坏。因此，对于学校人事档案管理人员缺乏工作的积极性的问题，必须要进行合理的解决。

（二）档案管理过程中信息技术应用匮乏。

随着信息时代的到来，学校人事档案管理人员除了缺乏积极性之外，还缺乏对信息技术的相关应用。例如在当今社会，互联网极具便利，几乎各行各业都离不开互联网的使用，而学校人事管理信息化程度普遍不高，多数利用都停留在提供纸质档案的基础之上，大大降低了查阅的速度和效率，而且这也非常不利于对个人档案的保护。所以在档案管理过程中加大信息技术的应用是非常有必要的，这样才会更好地促进人事档案的管理工作。

（三）人事档案管理信息化建设缺乏有效的监督机制。

人事档案管理工作往往是被人们忽视的学校工作，在一些学校中由于档案管理工作的特殊性，人们并不会经常地对档案管理工作进行检查和管理，这样就造成了一些工作人员的工作懈怠、工作疏忽的问题等，这些都是由于缺乏有效的工作监督造成的。因此，面对学校人事档案管理信息化建设缺乏有效的监督机制的发展现状，必须要从改善监督管理的方向入手进行解决，推进学校档案管理信息化建设的进一步发展。

三、新时期学校人事档案管理信息化建设的策略

（一）开展学校人事档案管理工作的绩效工资制度。

在信息化的时代背景下，学校为了促进内部人事档案工作的信息化建设，就必须提高管理人员的工作积极性，这样才能保证新时期人事档案管理信息化建设的科学发展。因此，学校在进行工作质量评比的时候，要将档案管理人员的工作与绩效工资相结合，以工作质量和效率作为标准来进行工资发放，这样通过将工作与工资绩效结合，就可以带动工作人员的积极性，从而保证学校人事档案管理工作的高效、科学进行，减少疏漏的出现。学校要根据时展的要求，与时俱进，遵循人事档案管理的原则，不断更新学校人事档案管理的方法。

（二）提高学校人事档案信息化管理工作人员的专业素质。

在学校人事档案信息管理过程中，必须要引进专业的信息化管理队伍，来提高学校人事档案管理的效率。随着信息时代的到来，学校人事档案管理必须要引进一些熟悉电子档案管理设备的专业人才，以进一步提高学校人事档案的管理水平。除此之外，还要对学校内相关的档案管理人员进行定期的培训，提高他们的档案管理水平，为学校的管理队伍注入新的活力。在进行培训的过程中，引进一些先进的档案管理技术，让档案管理人员的技术水平和管理理念得到进一步的提高。通过定期的培训和交流，促使学校档案管理人员的水平不断提高，从而促进学校人事档案管理的信息化管理水平的提高。

（三）加强学校人事档案信息化管理的保密性。

加强人事档案信息化管理的保密性工作，就需要从管理人员素质以及管理系统的专业化方面进行改进。首先，对于学校的人事档案管理人员来说，要提高自身的信息化管理技能，通过强化对管理软件的使用和学习，提高自身的操控信息化软件技能，促进学校人事档案管工作质量的提高；除此之外，学校还要对一些档案管理系统定期地进行维护，定期更新软件，保证管理系统的安全性。尤其是在电子科技迅速发展的时代，软件技术更新换代速度非常快，这就需要掌握每一种软件的使用和操作要求，减少软件漏洞的存在，防止学校人事档案的泄露或者丢失，从而进一步保证学校人事档案管理的科学进行。除此之外，对于档案管理人员来说，也需要提高自身的职业道德素质，做好档案管理工作的保密工作，提高保密性。

（四）完善学校人事档案管理信息化建设的监督机制。

保证学校人事档案管理工作的正常发展，同样需要采用一定的监督机制。具体来说，对档案管理人员的工作状态要进行不定期的检查评估，然后根据检查结果对工作人员进行一定的奖惩，这样可以提高档案管理人员的工作积极性，同时也保证了工作的基本质量。建立一支专业化的监督队伍，来进行具体工作的执行，保证学校人事档案管理工作的高质量发展，同时也可以推进学校档案管理工作信息化的建设与发展，使之更好地适应时代的需求。严格地执行监督机制，有利于保证学校人事档案管理工作的科学性和严密性，减少工作疏漏。

四、结语

随着信息化时代的到来，信息化技术开始被应用到学校的人事档案管理中，这些信息化技术的应用对学校人事档案的保存和查阅起到了非常重要的作用，促进了学校人事档案管理的规范化、标准化以及流程化发展。因此，通过信息化技术的使用，可以提高档案管理质量，为档案管理实施规范化、标准化管理打下坚实的基础，促进学校档案管理工作的发展与提高。所以，通过本文的研究和分析，可以对新时期人事档案管理工作过程中存在的一些问题进行分析，找出科学的解决策略，促进新时期人事档案管理工作的信息化建设与发展。

作者：王泽 单位：云南省个旧市和平小学

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