摘要：境外建设项目档案管理需要面对复杂的国际环境、多样的利益主体和严格的国际规范。本文介绍了中国石油境外合资公司建设项目档案管理模式、制度规范、过程管理、信息系统等方面的实践。通过与国际石油公司对标，提出未来应从5个方面提升境外建设项目档案管理能力，即提升文档价值认识，实现从档案实体管理向档案知识管理转变；重视文件过程控制，实现从档案管理向文档管理转变；充分开展前期策划，实现从后端管理向前端控制转变；建设集成信息平台，实现从行政管理向技术管控转变；提升文档人员素质，实现从事务管理向规则制定转变。
关键词：境外档案；项目档案；合资公司；中石油
建设项目档案是我国境外企业解决法律纠纷、维护合法权益的重要凭证，是项目运行管理的重要信息资源，是总结经验为其他同类项目建设提供参考借鉴的重要知识资产。项目档案管理是规范和提升境外建设项目管理的重要工具和手段。然而，境外建设项目除了面临动荡的政治环境、复杂的政策环境、多元的文化环境、多利益的主体关系等风险与挑战外，还面临更加严格的项目文档管理要求，必须遵守属地法律法规和国际惯例，按照有关规范来进行项目运作。这对国内企业在境外开展项目建设提出了更高要求。借鉴国际公司建设项目档案管理的有益经验，有利于提升我国境外建设项目档案管理水平。
1境外建设项目档案管理实践探索：以中石油为例
中石油自20世纪90年代开始实施“走出去”战略，开展了国际化经营之路。近年来，积极拓展“一带一路”油气合作领域，到2019年底，在34个国家运营管理92个油气合作建设项目。在中石油国际化经营中，诸多境外建设项目是与英国石油、壳牌石油、埃克森美孚石油等老牌国际石油公司合作开展的，使用的是国际石油公司管理体系。本文选取中石油与某老牌国际石油公司的境外合资A项目为例，从治理结构、制度规范、过程管理、信息系统等方面介绍境外建设项目档案管理的主要做法。
1.1档案治理结构
在档案管理模式上，实行文件和档案一体化管理。ICT部是公司文档管理的核心部门，负责制定文档管理制度与程序文件，建设并维护统一的文档管理平台。设有专门的文控中心负责文档管理工作，文控工程师为关键岗位。各专业部门负责本专业技术文档管理工作，文档主管人员为不可替代人员。项目电子文档实行集中统一管理，实体档案委托具备资质的第三方档案机构保管。所在国政府对档案移交没有强制要求，根据合资公司章程和合同协议，合资公司拥有项目档案所有权，不需要向国内或当地政府移交。
1.2档案制度规范
公司制定了详实的文档管理程序文件《文件控制——信息管理》，规定了文档管理体系，明确了工程建设部、生产作业部、销售采办等相关部门的工作职责。文档管理制度涵盖设计、采购、施工、试运、交工、验收的全部过程，对各专业门类文档编码规则、文档分类、版本控制、文件运转过程、文档归档保存和利用都进行了明确规定，对文档的准确性、完整性、系统性、资产性、合法性、保密性进行了详细设计。
1.3档案过程管理
文档管理贯穿项目整个过程。在项目启动前期对文档管理进行精心策划，编制详细的程序文件，并对文档人员进行培训。在项目招投标阶段，将文档管理的具体要求纳入合同条款，并严格按照合同条款的要求进行考核。在项目实施过程中，遵循《文件编码规定》《文件控制制度》《文档信息管理策略》等规范，内部文件自形成或外部文件自收到时，授予唯一的文件编码并贯穿整个文件生命周期，该文件的任何审批、修改、流转、使用、保存都使用唯一的“身份”编码，各个节点均处于受控状态。
1.4文档管理系统
建立高度集成的信息化办公平台，该系统是一个集成各业务系统的共享信息管理平台，各项业务的文档管理必须在该平台开展。按照文档管理程序，各专业部门自行管理和负责本部门产生的文档，ICT部门负责文档进出控制、系统维护与数据备份。系统覆盖项目建设全过程和项目所有参建单位，实现项目文件产生、提交、审批、归档和移交的全生命周期信息化管理。另外还有3个子平台，分别侧重商务沟通、工程技术与竣工档案的控制。这3个平台都与该系统集成，承包商、设计单位和业主都在同一平台上协作，所有文件通过系统报批流转，在文件生成之时根据编码规则配置一个唯一编号，以实现过程与版本控制。
2境外建设项目档案管理的经验启示：对标国际石油公司
本项目在文档管理方面的做法，与其他国际石油公司项目文档管理模式基本一致，在一定程度上体现了国际石油公司文档管理理念与模式，对于我国企业开展境外建设项目和国内建设项目档案管理具有一定借鉴意义。
2.1提升文档价值认识，从实体管理向知识管理转变
该项目高度重视文档管理工作，将文档管理作为公司重要资产对待，作为公司内控管理的重要组成部分，与其他专业工作放到同等重要位置，甚至高于其他专业，在组织机构、人员配备、制度设计上给予充分保障。通过对标，国际石油公司档案管理已从实体管理、信息管理阶段跃升至知识管理阶段。档案管理是知识管理的一部分，表现在不仅重视档案的凭证性，更重视其知识性和资产性，发挥文档的知识利用和共享价值；不仅重视文档工作自身的管理，更重视文档工作与业务工作深度融合，将文档管理作为规范和提升业务管理的内在需要。如英国石油公司和埃克森美孚石油公司都非常重视文档的资产性、合规性、知识性、保密性和项目移交以后的可追溯性，基于文档知识共享来构筑公司核心竞争力，业务运营体系与档案管理体系紧密结合，在业务流程中明晰档案管理参与、介入的关键节点。
2.2重视文件过程控制，从档案管理向文档管理转变
国际石油公司普遍实行文档一体化管理，按照文件生命周期，设计涵盖文档形成、编码规则、版本控制、文件流转、审批、归档移交和档案管理整个流程的文档制度体系，文件工作和档案工作没有清晰、严格的界限。特别注重文件过程控制，文件运行的各个节点处于受控状态。项目管理人员必须按照事先的文档程序开展业务工作，工作程序、业务流程不因管理层意见或其他人为因素而被逾越或受影响。由于良好的过程控制，文档的真实性、准确性和完整性得到有效保障。相比较而言，国内很多建设项目“重档案、轻文控”，表现为档案管理体系较为健全，但文件控制较弱，往往是从档案角度对前端文件提出相关要求，且档案部门往往侧重档案收集、整理、归档与保存等后端静态管理。因此，在境外建设项目管理中，宜采取国际项目通行的文档一体化管理做法，重视文件全过程动态管理，建立一体化工作机制，从而提高档案质量。
2.3充分开展前期策划，从后端管理向前端介入转变
国际石油公司特别注重项目文档策划，在项目前期策划的同时，就及时将文档管理体系介入项目管理。在与国际石油公司签订合同时，常常见到成百上千页的专门针对文档管理的合同附件。从A项目看，文档管理工作在工程项目启动时就与其他专业一同介入，文档管理具体要求纳入合同条款，详细规定了项目文件的编码规则、版本控制、流转、归档和利用权限。由于前期策划充分，项目实施期间，文档管理人员的管理重点是在对既定文档管理要求的执行与监督上，维护程序文件的正当性与合法性，确保项目每一个环节都必须具备该环节所编制的所有文档时才能继续进行，有效避免项目建设中临时提出文档管理要求，或在没有程序文件的情况下随意改变工程文档交付要求，进而实现文档控制与项目建设同步。境外建设项目往往是多利益主体在设立合资公司时，按照国际规则签订协议或合同形式明确权利与义务，建设期间一切按照合同和国际惯例运作。因此，应充分开展项目文档管理策划，在招投标和合同签订阶段，就将建设项目文档管理要求纳入，以减少后期合同变更与索赔风险。
2.4建设集成信息平台，从行政管理向技术管控转变
国际石油公司信息化程度高，一般都建立集成的信息化平台进行文档管理，其特点是将文档管理制度嵌入系统中，通过技术手段实现文档的统一管控。A项目通过实施项目管理系统，实现了项目文档全生命周期的信息化管理，各项工作均需要在该系统平台上按照程序文件要求开展，没有齐全完整的文档资料不能进入下个环节。如埃克森美孚石油公司将文档管理纳入运营一体化管理系统，通过系统固化文档收集范围与流程。因此，在建设项目管理中，要按照整体规划、高度集成的原则，建设集中统一的文档信息管控平台，充分运用信息化手段实现项目文件与档案的全过程管理，将文档管理流程与业务流程充分融合，逐渐从行政管控向技术管控转变。在此基础上，围绕企业知识管理平台目标，运用新技术，发挥文件档案在项目建设与运营过程中的价值。
2.5提升文档人员素质，从事务工作向规则制定转变
国际石油公司建立较为完善的文档人才管理体系，特别是人才引进、培养和发展机制，并在机构设置和制度设计方面保证文档工作的独立性和专业性。一般都设有明确的文控管理部门和专门的文档人员负责文档策划和管理工作，文控工程师通常被列为关键岗位，文控主管人员被列为项目不可替换人员，且具有较高的任职资格要求。如壳牌石油公司的高级文控师一般需要10年以上的文控管理经验，并具备专业的文档管理和信息技术知识。文控管理部门的主要职责是制定文档管理制度规范、管理指南或指引，并开展培训和监督执行。纸质档案的整理、保管等事务性工作往往依托社会力量。文档管理理念的认同、文档管理规则的制定与实施都依赖于专业的文档队伍。因此在开展建设项目时，要重视文档专业人才的配备和培养，并将工作重心逐步从档案事务工作向档案规则管理转变。
参考文献：
[1]徐拥军,洪泽文,王露露.我国企业境外档案管理面临的挑战与对策[J].浙江档案,2018(03):7-9.
[2]李晶伟，王宁.实践视角下企业境外建设项目档案管理的对策与建议［J］.档案与建设,2019(01):12-16.
作者:杨帆 单位:中油国际管道公司