项目档案管理范例

项目档案管理

项目档案管理范文1

【关键词】建设项目;档案管理;项目管理;同步实施

一、同步管理的重要性

近年来,我国对建设项目档案的重视度逐渐提高,《重大建设项目档案验收办法》明确要求各企业必须重视并落实建设项目的档案管理,并规定档案管理与项目的检查和验收投入的人力和物力须是相同的,任何建设项目的档案验收工作没有通过的,采取一律否决制,该规定充分表明项目档案在建设项目中不可替代的重要地位。另一方面,建设项目档案可以为企业提供利用服务,尤其是在建设项目后期,建设项目档案对项目维护、改造、扩建等后续工作具有非凡的意义,是有效、可靠的信息源,在一定程度上影响着企业的投资决策和规划调整。项目工程建设的显著特征之一即时间跨度大,少则几年,多则几十年甚至上百年,可想而知,在这漫长的时间段内,如果工程项目在后期的使用中出现问题或者需要维护、改造等,没有原始的档案信息作为参考依据,必然会影响到后续工作的顺利开展。任何一个建设项目,从项目立项、现场施工、验收竣工、建成投产,是一个漫长的动态过程,期间必然会产生大量的文件和材料,这些原始信息完整记录了建设项目实施的全过程,与项目管理形成一体,当建设项目在未来的使用过程中出现问题时,都可以依据原始档案进行快速和有效的解决。

二、同步实施的具体措施

(一)健全管理制度。以档案网络为基础健全管理制度,是实现建设项目档案管理与项目管理同步实施的首要措施。具体来说,相关管理部门应明确档案管理工作的岗位配置和职责划分,建立起档案管理工作人员的网络体系,充分发挥管理制度的约束和规范作用,使得档案管理有章可循、有法可依。同时,各部门之间应加强有效的沟通和辅助,通过共同协作的方式推进建设项目档案管理与项目管理的同步实施。

(二)加大管理渗透力度。加大项目档案管理的渗透力度,要求档案管理及相关部门务必抓紧落实建设项目每一个环节中的档案整理、归类和存储,避免项目竣工后才发现档案遗漏的问题,造成原始数据的丢失。管理部门可以从以下几个方面加大渗透力度,一是加强对管理人员的思想教育和工作宣导,加强对各参建单位和部门的业务培训和指导,力争做到“事前关注、事中介入、事后跟踪、全程参与、全面渗透”,通过定期培训锻炼或实践活动来提高相关人员对项目档案管理的重视度。二是落实项目档案工作的“三纳入”和“四同步”措施,在项目申请立项时,即开始开展资料收集、整理、审查等一系列的档案管理工作,在项目竣工验收时,务必监督完成项目档案的归档及其它验收工作,保证档案管理工作贯穿项目始终。

(三)推进网络化管理。项目与项目档案网络化管理,即通过计算机网络进行项目和项目档案信息的收集、组织、传递、、检索和提供利用服务。首先,企业应加大对互联网技术人才的培养和投入,配置先进的硬件设备,加强技术人员、项目档案人员与业务部门的沟通和交流,通过定期考核组织培训等方式,来提高档案管理人员的水平。其次,是要学习提升,要逐渐摒弃传统的档案管理方式,积极参加或组织档案管理工作的总结会议或研讨会议,通过专家授课或行业交流会等形式,提高档案管理的网络化和信息化水平。

(四)强化同步监督。有效的监督是促进建设项目档案管理与项目管理同步实施的重要保障,尤其是在项目的施工阶段,大量的文件和资料产生和出现。相关部门在签订项目施工、采购、监理等合同或协议时,就应明确指出建设项目需移交的档案的数量、质量、以及归档时间等各项要求,并在不同的项目阶段对档案管理工作进行随机性的抽查和审查,确保完整归档、保管到位。

三、同步推进服务社会

项目档案与地方发展有着极大的关联性,也是为项目提供支撑,为地方发展服务,可以说是最特殊的档案之一,另一方面来说,近年地方发展中,涉及交通、能源、市政、教育、文化等工程领域建设的项目更是全面开花,在这些项目建设中,业主单位若能一手抓项目档案,一手抓项目管理,做到“两手抓”“两不误”,这更有利于经济社会事业的发展。故此,相关管理部门应加强业务培训和能力培养,建立健全管理规章和制度,在档案管理网络化的基础上,强化管理工作的渗透和监督,实现项目档案管理与项目管理的同步实施,发挥档案信息不可估量的价值和效用,服务经济社会发展。

【参考文献】

[1]葛洪梅.建设项目档案管理与项目管理的同步实施[J].办公室业务,2014(4):121.

[2]李苗.论建设项目档案管理与项目管理的同步实施[J].中国经贸,2017(15).

项目档案管理范文2

关键词:工程项目档案管理;长江航道局;档案管理系统一体化

长江航道局坐落于我国的百湖之省湖北省武汉市,隶属于中华人民共和国交通运输部,按照交通运输部要求对长江干线航道进行系统规划,实施航道治理和建设;按照标准实行航道养护,并提供长江干线航道测绘和科研等服务。在长江沿线七省二市设有宜宾、泸州、重庆、宜昌、武汉、南京六个区域航道局和81个基层航道处,负责长江干线2843公里航道建设、维护、治理及技术研究和对外交流。特别是改革开放后,随着我国经济的快速发展,沿江省、市对长江干线航道维护尺度要求越来越高,这就促使长江航道人对长江干线航道疏浚、养护工程项目工作越做越精细,对工程项目档案管理标准越来越具体。基于此,本文拟对工程项目档案管理提出相应的思考及建议。工程项目文件是指整个工程从项目立项、决策、可行性研究、设计、施工、质检、监理到竣工验收、试运行(使用)等全过程所形成的具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的历史记录。包括从规划、前期准备到竣工验收全过程中的文字材料、图形(图纸)、图表、照片、电子文件、实物等,其中电子文件包括但不限于视频文件、音频文件、数码照片、文字型电子文件、扫描型电子文件、图纸型电子文件。项目档案是指自项目立项审批至竣工验收过程中直接产生的,对建成后的工程管理、维护及改建和扩建具有保存、查考利用价值,经过鉴定、系统整理且归档的项目文件。工程建设项目特点是投资大、工期长,且涉及到勘察、设计、科研、施工、监理及原材料、外购定制件供应等多单位,这就决定了项目档案具有鲜明的广泛性、复杂性、阶段性和多样性。建设项目的一次性特征,也决定了项目档案工作的不可回复性。因此,在工程建设过程中,保证项目档案的完整率、准确率、归档率和案卷的质量有着十分重要的意义。围绕项目档案的“收集、管理、存贮、利用”四大功能建设,打破传统项目档案固化的管理模式,通过工程项目第一次工地例会提前介入,把档案工作规范化要求延伸到档案形成各阶段,从源头保证立卷质量高标准。

1传统项目档案管理存在的问题及解决思路

工程项目自身具有周期长、复杂性高等特点,其中复杂性除了体现在建设任务繁多且技术要求较高等方面外,还表现在项目参与方(建设单位、施工单位、监理单位)之间的沟通、交互、协同、合作。有资料显示,在工程项目的整个周期内,有相当多的数据、信息是以文档的形式进行传递,这些文档包括多种形式,如表格、图形、纯文本文件以及它们相结合的形式等。传统的项目档案管理是根据项目各参与方各自的内部需求建立的,使收集到的信息不对称,它不利于建设项目各参与方之间的协同工作。并且即使是在某个项目参与方内部,项目档案的管理也是依据设计、成本、进度、质量、施工、运营等不同职能部门的划分进行管理。各职能部门自行进行档案管理,并只对上级决策层汇总报告。其主要存在五类问题:①原始资料收集不齐全,资料有效性值得怀疑。②施工资料填写不规范,内容不完整,未能真实反映工程实际情况。③施工资料记录手续不全。④施工资料与工程建设不同步,竣工项目资料归档不及时。⑤分类组卷不合理,不便于查阅。通过对问题的分析,其产生的主要原因包括:①档案人员职责不清,档案资料流向网络不健全;②文件资料未形成有效的档案管理和监督机制;③档案管理信息化程度不高,在一段时间内“双轨制”仍将持续并行。随着工程项目愈来愈趋向于复杂和大型化,工程项目数据、信息从数量和复杂性上都发生了巨大的变化,并且随着工程项目参与各方之间交互、协同工作等需求的进一步提高,传统项目档案管理已经远远不能满足由数据储存到知识管理转变的需求。而基于工程项目全过程同步收集档案资料,将大大提高项目档案管理的效率。针对上述问题和原因,建议以下解决思路和办法:(1)建立健全项目档案管理工作机构及网络,统一领导、分级负责。(2)将档案管理纳入项目管理各阶段,对每一阶段各节点资料做到应收尽收;明确责任人和岗位职责;纳入工程项目管理的各节点,实行文件登记,对文件形成流程进行全掌控。(3)做到三同步,即:下达工程计划任务与提出文件材料归档要求同步;检查工程进度与检查文件材料形成情况同步;工程项目档案审查与交竣工验收标准同步。

2工程项目档案一体化管理系统研究

基于工程项目档案管理一体化,是通过统一数据标准,集档案收集,管理等功能于一体,建立真实、完整、准确的工程项目档案数据库,实现档案数据的全面整合,为工程项目档案提供丰富的数据采集、审核归档、数据查询、数据报表和数据分析,从而满足工程项目档案信息资源分层应用、分级管理,由“数据分散,形式多样”到“数据集成,统一标准,目标数据共享”。

2.1基于大数据理念的档案数据采集管理

档案数据采集是利用各种工具实现各业务的异构数据库系统和文本、电子表格等文件系统格式的数据整合和集成,针对具体的每个采集源编写具体的数据转换代码,来完成从原始数据采集、错误数据清理、异构数据整合、数据结构转换、数据转储和数据定期刷新的全过程。大数据的数据操作、存储、访问、分析是以元数据管理为依托。档案大数据采集,首要是从数据分析的角度,先对档案业务主题进行准确定义与描述,建立档案信息模型,由此反推数据采集的范围、元数据、频率、编码和数据格式、文件格式。再以大数据存储理念对结构化数据、非结构化数据、半结构化数据进行抽取、排序、过滤、转换等处理,实现数据的重新整合、存储。

2.2基于大数据理念的档案数据保存管理

数字档案馆档案数据保存根据大数据理念,分为缓冲库、基础库、主题库、元数据库四类。缓冲库是数据处理的重要组成部分,是对来自各单位、各业务系统采集交换来的数据正式进入基础库之前的集中预处置的环节。缓冲库将按照数据标准规范的要求,对来自多源头的数据进行清洗、比对、合并、汇聚,并找出问题数据,控制数据质量。基础库是数字档案馆提供数据服务的核心组成部分,该库存储用户最为关心和访问最频繁的基础数据,这些数据是经过前期的资源梳理、数据采集、清洗、转换等整合处理后的标准化数据,可以根据权限对外提供共享服务。同时,基础库会根据用户的访问频率或应用需要而不断调整,确保基础库中的数据是最鲜活、最常用的数据。针对特定主题分析的业务需求,可按照业务模型需要,通过系统动态配置数据抽取规则,在一定周期内从基础库中抽取数据完成重组工作,并存储到主题库,为具体的业务应用提供数据支撑。主题库中的数据随着应用主题的创建而产生,当主题被删除或暂停时,主题库中的数据也会相应删除或停止更新。元数据库,即依据国家、行业相关标准规范制订的各类标准规范,各种数据元定义、数据代码、数据字典等信息。这些公共元数据用于限定和约束数据的存储、处理过程,为基础库、主题库等数据建设提供标准化支撑服务。

2.3基于大数据理念的档案数据利用管理

大数据理念下的档案数据利用,重点在用户操作轨迹的记录、分析、统计,包括以下三个方面:(1)档案利用人群统计和分析。主要是对用户基本情况进行统计和分析,包括用户职业、单位、年龄、性别、关注点等,从共性和个性等方面进行分析和研究。(2)档案利用目的统计和分析。主要是对档案利用目的和用户反馈进行分析,弄清用户重点关注或利用的档案资源。(3)档案检索工具的统计和分析。主要是对页面响应速度、同一事件检索次数、查询条件,考虑系统检索工具操作便捷性、速度性、准确性等是否满足用户需要,优化系统操作。通过科学地统计和分析用户的潜在需求,准确地预测出档案利用的重点方向,从而有针对性地做好档案利用准备工作,引导档案信息资源的开发和挖掘,高效地构建主题数据库,向用户推送档案信息资源。

2.4基于大数据理念的档案数据编研管理

项目档案管理范文3

关键词:工程项目;声像档案;电子档案

声像资料的形成与管理应与工程建设进度同步进行,应反映工程建设的全过程。施工单位应将声像资料的形成和积累应贯穿到工程建设管理的各个环节,应加入到领导议事日程、工程建设计划和年终考核、本单位有关责任部门和有关责任人的职责范围。

1建设工程档案管理工作职责

总承包单位是建设项目档案管理工作的核心,是对整个项目档案管理负有组织责任、协调责任、指导责任、监督责任,只有总承包单位做好各参建单位的组织工作、协调工作,让各参建单位均明确在建设项目档案管理中各自的职责与责任,并履行自己的职责,才能确保项目建设全过程中档案工作的顺利开展。

2建设工程声像档案管理现存的问题

2.1声像档案采集设备存在“一高一低”的现象

“一高”是指声像设备数量多、品质高。随着社会的发展及原始记录累积工作的需要,机关、企事业单位的声像设备有了很大改善。“一低”是指声像设备管理水平低。“一高一低”的现象造成一些重要的活动、重大的事件、重点的时刻没能及时记录下来。

2.2声相档案摄录人员中存在“一优一劣”的现象

专职的摄录人员在各自的单位中直接从事着声像档案的采集和积累工作,他们素质的高低直接决定了声像档案的数量和质量。调查反映出在摄录人员中存在着“一优一劣”的现状。“优”表现在摄录人员队伍强大、年龄适中、文化程度较高这是“优”的一面;“劣”表现在摄录人员专业工龄短、专业知识及技能普遍较低这是“劣”的一面。

2.3归档意识不强,声像档案难以及时记录并完整归档

声像档案有很强的时效性,归档要求也很特殊。日常积累下来的照片档案没归档,且大量的照片与底片早已分家或已无底片,文字说明更难说清;许多珍贵的照片,却因为没有及时归档而失去了其应有的保存价值、利用价值,录音和录像的原始记录积累和归档情况更令人担忧。

2.4建设工程声像档案管理状况发展不平衡,差距悬殊

经调查,本单位所属项目中设备管理、人员管理、声像档案管理都较为规范的有45个,占总数的6.8%;然而无设备无声像档案、有设备无声像档案、有声像档案没集中统一管理的单位就有28个,就占了总数的62%,占比两极分化、差距悬殊。

3声像档案管理做法———地铁8号线项目

3.1制定声像档案管理原则与职责

项目声像档案管理实行“统一领导、统一标准、分工负责、监督指导、归口实施、分级管理”原则,并按照“简化整理、便于利用”的工作方法,保障声像档案完整、准确、系统与安全,为企业经营管理及发展服务。项目资料室声像档案管理具体业务,履行下列职责:(1)根据企业档案管理办法对每一位相关管理人员进行培训、交底;(2)按照国家和行业要求,制订声像档案管理实施细则及技术要求;(3)监督指导各部门开展声像档案收集工作;(4)负责声像档案数据库运维管理及技术支持;(5)负责职责范围内声像档案的集中保管和声像档案资源开发利用工作;(6)信息管理部负责项目声像数字档案库的硬件配置、运维管理及技术支持;(7)监督、指导声像档案的具体形成部门负责声像材料的整理、分类、编号、归档工作。

3.2声像档案收集与整理

3.2.1照片档案收集、整理的基本程序和要求

照片拍摄,一般使用不低于800万像素的单反相机(卡片机不低于1000万像素)从全貌、局部、特写三个方面进行拍摄。照片筛选,应当选择展现同一事件活动全貌和过程的主要照片归档,要求主题鲜明、影像清晰、色彩还原真实且未加修饰和裁剪。照片著录,以每张照片为单位著录“题名”、“档号”、“数码底片号”、“参见号”、“拍摄者”、“拍摄时间”、“说明”等项目。

3.2.2视频档案收集、整理的基本程序和要求

视频拍摄,应当采用高清摄录设备以不低于720×576像素记录,并通过非线编辑设备统一转换为“RMVB”格式高清视频文件。技术要求包括:制式选择HD-I100:PAL制式;视频码率:不低于lOOMb/s;输出像素:分辨率不低于为720×576;音频采样率:双声道48kHz;采样精度:不低于16bit。但反映工程项目开工、施工过程中重、难点、竣工验收等重要事项,应当采用高清摄录设备以不低于1920×1080/50I像素记录。视频剪辑,以事件为单位剪辑形成视频文件,其中大全景或展现事件核心内容的画面应当剪辑在视频第一个画面,且视频末尾须加1~2秒彩条。视频归档,须保证视频文件的完整、准确、系统;视频材料归档时要求刻录成只读光盘,且不同项目应分别刻录;同时视频档案应录入公司档案管理系统。视频文件归档光盘一式两份。

3.2.3音频档案收集、整理的基本程序和要求

音频录制,音频应采用MP3格式录制,音频采样率:双声道48kHz;采样精度:不低于16bit。音频剪辑,以事件为单位剪辑形成音频文件。音频归档,须保证音频文件的完整、准确、系统;音频材料归档时要求刻录成只读光盘,且不同项目应分别刻录;同时音频档案应录入公司档案管理系统。音频文件归档光盘一式两份。

4结语

档案管理工作不断的发现与进步,进而出现了以电子设备为媒介的声像档案、电子档案管理工作。它们的出现对企业的发展起到了积极的推动作用,尤其是对关键工序、施工重难点等内容为主声像档案、电子档案,更是级高的提高了工作效率。声像档案、电子档案不仅能够指导生产、提高共工作效率、记录生产过程中的某一个具体事件,还能为企业发展计划的制订提供一定的指导作用。

参考文献:

[1]GB/T50328建设工程文件归档整理规范.

项目档案管理范文4

【关键词】电力工程;总承包项目;档案管理

在近几年的发展过程中,我国部分设计企业正在逐渐向工程公司转型,在电力工程建设过程中,设计企业能够充分发挥工程设计的主导作用,同时能够对建设工期进行有效的控制,有利于保证工程质量,从而受到到很多工程团队的关注。同时,也正是由于设计企业的工程建设工期短、投入成本低、工程质量高,使得许多建设单位在选择总承包方时,会优先选择设计企业。在电力工程建设过程中,应根据我国相关法律法规的具体要求,结合具体的电力工程实际情况,开展工程总承包项目的档案管理工作。

一、工程总承包档案管理的特点

(一)档案管理内容复杂且范围广。由于工程总承包方将电力工程项目的建设全过程进行了囊括,同时总承包方承担了较多的责任和义务,在电力工程项目建设过程中会产生很多的总承包方案,并且来源十分广泛,因此在电力工程项目施工过程中会产生大量的文件材料,例如工程招投标、项目立项、竣工验收等资料。

(二)档案管理参与单位较多。在工程总承包档案管理工作中,管理工作不能仅仅依靠某一个部门完成,需要各个相关部门共同合作,从而确保档案管理工作顺利完成。由于工程总承包项目中存在着较多的参建单位,而各参建单位之间存在着行业以及性质上的差异,如果想要促进档案管理工作顺利完成,就需要相关部门积极参与,有总承包方对各个分承包的档案管理工作进行指导,从而有效完成整个项目的档案管理工作。

二、档案管理工作开展中应当注意的问题

(一)提高对档案管理工作的重视度。在电力工程建设过程中,由于部分参建单位的相关人员对档案管理工作的重视度不足,在相关的工程合同中,有关档案管理的条例较少,部分工程合同中甚至没有提及档案管理,参建单位通常只注重电力工程施工质量和施工进度,对档案管理工作没有足够的重视,通常都是在工程竣工期间才想起对工程档案进行验收,从而导致后期资料移交工作出现问题,导致参建单位与建设单位之间出现了很多问题,影响了后期总承包项目的工程收款工作进度。

(二)工程总承包项目档案管理意识薄弱。部分工程总承包项目档案管理工作中相关人员通常认为档案工作人员只是简单的收发文工作,项目部通常会临时聘用一些对档案专业知识没有深入了解,并且对档案管理工作没有基础的资料员,进行档案管理工作,然而实际上,工程总承包项目工期较长并且要求专业性较高。监理人员往往在工程建设过程中将大部分精力都放在了质量、进度以及目标上,忽视了档案管理工作。由于文件资料的种类繁多,内容复杂,如果监理人员缺乏专业的档案管理技能,很难做好档案管理工作。部分总承包项目单位中没有设置专门的监理档案人员,而是采取一人身兼多职的方式,这种工作模式下监理档案人员通常需要应付更多的日常事务,在监理档案方面没有过多的精力与时间投入,往往会忽略项目工程前期的资料收集,从而导致相关文件资料的缺失,最终使得移交档案的质量差,并且档案文件的真实性和准确性也达不到相关规范要求。

(三)确保档案工作与工程建设同步进行。要求档案工作与工程建设同步进行,简单来说,就是要求项目文件的收集整理以及归档和验收工作,要与项目工程的勘测设计建设施工以及竣工验收工作同步完成。为了在电力工程建设过程中实现工程总承包项目中的档案管理工作与工程建设同步进行,相关部门可以适当采取将工程分步移交的方式,尽可能避免由于移交档案的时间紧迫且档案数量大,从而导致工程档案准确率、完整率下降等问题出现。

(四)要建立起档案信息化管理平台。现如今,信息技术高速发展,在电力工程建设过程中总承包单位也应当积极建立工程项目档案管理系统,将档案信息录入计算机数据库并对档案系统进行网络化的监控,同时对各个分承包单位的档案资料进行整理和分类,实现档案资料的信息化管理,建立起档案信息化管理平台,提高档案管理工作的管理水平。

三、电力工程总承包项目档案管理工作的要点分析

(一)明确各个参与方的职责。在电力工程建设施工过程中,相关人员要结合工程总承包的特点,对总承包方和分承包方进行职责明确。一般来说,总承包方的责任主要分为两个方面:一方面,要采用合理的措施对分承包方的档案业务进行监督指导;另一方面,要对自身的档案材料进行收集整理,同时要接收分承包方的档案资料,并将档案资料移交给业主。分承包方应当将管理工作的内容加入到工作责任制度中,同时要将文件材料的收集管理工作纳入工程建设计划中,确保档案工作和工程建设工作同步进行。

(二)完善相关规章制度。在工程总承包项目中存在着很多的参建单位,并且参建单位具有较大的流动性,并且企业之间存在着性质以及行业之间的差异,因此企业之间的管理规范也存在着一定的差异,这就需要总承包方根据国家相关法律法规对工程总承包项目中的相关规章制度进行完善,同时规范档案管理工作。同时在工程项目中,要明确档案管理职责,设立专门的档案监理人员,对监理档案的收集范围以及档案的分类和保管期限进行明确,从而确保档案管理工作高效完成。

(三)建立全过程管理体系。通过总承包单位以及项目建设施工监理等单位的全方位参与,对工程建设实施事前介入、事中控制以及事后验收的全过程控制管理模式,这一管理模式能够很好地将档案管理工作贯穿于工程项目建设的全过程。首先,项目在前期准备阶段应当预先谋划。从项目工程立项开始,总承包单位就应当将档案管理工作规划在工程建设过程中的重要组成部分中,尽早开展档案文件材料的收集整理工作。项目总承包单位应当根据工程建设的实际情况,结合建设单位的工程施工进度,制定初步的工程档案管理工作计划,建立起完善的档案管理工作制度,确保各个分包单位以及总承包单位的各部门在文件材料的积累和整理、归档工作过程中有据可依,同时也要将档案管理工作纳入合同中,要在合同中对档案管理工作的细节进行明确。其次,在项目施工阶段进行实时监控。在电力工程项目建设过程中,相关人员要将档案管理工作融入工程建设工作的全过程中,提高对档案管理工作的重视度,总承包单位在对工程质量进行检查的同时,也要对档案资料进行检查,在对工程进行验收时应当对归档文件材料的完整度以及整理质量进行验收。总承包单位应当将档案资料的形成、整理和归档工作纳入工程建设的计划管理工作中,同时也应当将档案资料管理工作纳入施工管理考核范围中。电力工程的各个施工阶段完成后,各个分承包单位应当根据相关的规定,将整理好的档案资料及时移交给总承包单位,并有总承包单位的档案室管理工作人员认真检查确认合格后进行验收,如果分承包单位的档案资料不完整、不准确或者不符合规范,必须进行相应的调整之后再重新归档。这一举措能够充分保证档案资料的完整性以及准确性。最后在项目竣工阶段要对档案管理工作进行总结反馈并移交。总承包单位在供电工程项目竣工之后要对工程档案资料进行专项研究,及时解决在验收过程中发现的问题,及时完善档案资料,提高档案资料的质量。在工程结束之后,总承包单位应当根据相关规定,将电力工程建设过程中产生的所有档案资料向业主以及生产运行单位移交并办理相应的手续。

四、结语

近几年来,总承包单位不断拓展工程总承包市场,在工程总承包项目管理工作方面积累了丰富的经验,然而工程总承包项目中的档案管理工作却存在着一定的问题,对总承包项目后续的收款工作有一定的消极影响。工程档案管理工作是总承包项目管理工作中的重要工作内容,因此相关人员必须要重视工程档案管理工作,提高档案管理水平,从而促进电力企业的发展。

【参考文献】

[1]江舟.总承包单位电力工程档案管理的过程控制分析[J].办公室业务,2016(16):131-132.

[2]陈.电力工程档案管理现状及完善对策[J].城建档案,2016(10):59-60.

[3]江舟.新时期电力建设工程档案[J].中国管理信息化,2016,19(14):184.

项目档案管理范文5

(一)收集归档职责未明确

未明确电力建设项目照片档案的收集、归档职责,未将责任制度落实到有关部门和人员,以致出现“人人都可以归档、人人都可以不归档”的现象。由于参与电力建设项目的建设单位、参建单位、监理单位的职能分工不同,再加上照片拍摄者和管理者没有明确各自的归档职责,所以大部分拍摄人员和管理者都没有归档意识,造成了各参建单位都保存着很多数码照片文件,如果建设单位档案管理人员不及时与之沟通协调,组织收集这些照片文件,就很可能造成重要照片档案的遗失。

(二)收集照片的质量不高

照片档案质量的衡量标准是图像的清晰度、饱和度和文字说明的质量,文字总说明和分说明要详细阐述照片所反映的情况,其质量直接决定了今后的利用成效。电力建设项目照片档案收集质量不高主要表现在:重大事件和重要节点的照片未归档,照片取景角度不好,照片清晰度不够,单位工程照片归档数量不够等。

(三)系统整理不规范、整理方法不统一

照片档案在归档前必须对照片文件进行系统整理,首先进行分类,然后著录六要素,最后编制卷内目录和移交目录。有的单位在移交照片档案时没有进行系统整理,只是简单地把照片复制给建设单位档案人员,照片内容重复,质量也参差不齐,致使档案管理人员不得不把这些资料再重新进行筛选编排,刻录光盘再归档。不少建设单位在编制电力建设项目照片档案档号时,在认识上存在一些误区,未从企业照片档案管理的整体层面上考虑,将项目建设形成的照片档案按项目档案档号编制方法编制档号。这种情况造成的问题有:1.照片档案档号编制原则不统一,档号的类目号,有的以年度标识,有的以项目代号标识;2.照片档案管理缺乏连续性,不利于档案管理系统数据库的建立。一般档案管理系统是按档案种类建立数据库的,如果档号编制原则不统一,将会出现同一种类档案要建立两个数据库,即一个为企业照片档案数据库,另一个为项目照片档案数据库,这样就将企业照片档案割裂成两个部分。

二、做好照片档案管理工作应采取的对策

针对照片档案管理工作存在的问题,必须采取相应的对策,来规范电力建设项目照片档案管理工作。归纳起来,主要有以下几点:

(一)领导重视、全员参与,加大宣传力度,提高对

照片档案管理重要性的认识针对目前所出现的建设项目领导和员工不重视照片档案管理的情况,必须加强宣传,提高建设单位和参建单位有关领导和人员对于照片档案管理重要性的认识。照片档案的形成和发展贯穿于电力建设项目的全过程,见证了电力企业的发展历程,对于企业文化的形成起到了不可替代的作用。应大力宣传《中华人民共和国档案法》、《照片档案管理规范》等法律法规,使更多领导、照片拍摄者和档案人员抛弃陈旧的思想观念,不能只重视纸质档案而忽视照片档案,要从思想上切实把照片档案管理作为一项重要的工作内容来抓。

(二)建立健全照片档案归档制度是做好照片档

案管理工作的前提和保证建设单位档案室应按照《照片档案管理规范》等有关规定,结合电力建设项目的实际情况,制订全面、合理的电力建设项目照片档案归档制度,对项目照片档案的归档职责、归档范围、归档时间、归档质量等提出切实可行、便于操作的具体要求,对照片档案收集的程序和途径作出明确而具体的规定,并制定相应的奖惩办法,这是做好照片档案管理工作的前提和保证。通过归档制度把照片档案收集的权威性树立起来,从而建立起畅通的收集渠道,使照片档案管理工作有章可循,步入制度化、规范化管理的轨道。

1.归档职责明确电力建设项目各参建单位的归档职责:建设单位工程部(或行政部)负责电力建设中重大事件和重要节点照片的拍摄和归档;施工单位工程部(或安质部)负责施工过程中重要节点和重要工序照片的拍摄和归档;监理单位负责质量监督和检查验收等照片的拍摄和归档。

2.归档范围明确各参建单位的归档范围。建设单位的归档范围:上级领导及省市级领导视察照片,建设项目基地原貌及奠基仪式照片,各类大型重要会议(如可研审查、初设审查、项目协调、重大招投标、重大合同签订、重要节点质量监督检查、机组启动验收、各种专项验收、竣工验收等)照片,重大设备到货开箱验收照片,重大事故处理照片,工程进度目标照片,建成后的内外全貌、其他重要活动照片;施工单位归档范围:本项目或标段的重大节点照片,如开工典礼、竣工验收等,单位工程重大节点照片10~15张,隐蔽工序照片,大型机械设备的组装与拆除照片,重要工作会议照片,重大事故处理照片等;监理单位归档范围:重大质量过程检查与验收照片,重要工作会议照片,重大质量及安全事故照片等。

3.归档时间建设单位职能部门在每年3月底应完成上一年度照片档案的归档整理工作,重大活动或重大事件形成的照片档案,在工作结束后一个月内移交归档;施工单位和监理单位形成的照片档案应在机组投产三个月内归档完毕。

4.归档质量要求对于反映同一内容的若干照片,应选择其主要照片归档。主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点;采用数码相机拍摄的照片,除每组照片选取有代表性的若干照片冲印后归档外,全部数码照片以刻录光盘及其他形式归档存放。对归档的照片应进行系统整理,照片说明内容应符合六要素的要求,包括:事由(含题名、内容)、时间、地点、人物或设备、背景、摄影者。

(三)统一电力建设项

目照片档案整理标准,纳入企业照片档案管理体系电力建设项目照片档案的整理,应从企业照片档案的整体要求加以考虑,与企业照片档案的整理方法保持一致,并纳入企业照片档案管理体系。照片档案作为企业档案的一部分,是按年度形成归档的,档号反映了照片档案管理的连续性。从照片档案管理的角度上看,如将项目照片档案单独整理编制档号,会破坏以企业为全宗对照片档案进行的连续管理;从照片档案的利用角度上看,将项目照片档案单独整理编制档号,也不方便档案查询利用。因此,对于照片档案档号的编制,一要以企业为整体考虑,保证照片档案的连续性;二要从档案信息化建设要求考虑,便于档案的利用。

电力企业照片档案档号的编制方案一般为:年度—照片代字—案卷号或年度—照片代字—属类—案卷号,电力建设项目照片档案的档号也应采取此方案。如果电力企业年度形成的照片比较多,可在照片类下再分属类,如领导视察类、工作会议类、项目建设类等。如果企业年度形成的照片比较少,可不用再分属类。年度表示照片形成的年度,施工单位工程时间跨度比较长的可以把结束年度作为年度标识。如××电厂从2009年开始扩建三期工程两台100万千瓦燃煤机组,2011年底两台机组投产发电,2012年归档施工照片。如果按项目编号整理照片档案,如档号为0305-8ZP-001(或其它项目编号方法)的照片档案就不能归入以年度编号的企业照片档案数据库,如此就不能保证照片的连续性,不符合照片档案信息化管理的要求。因此,电力建设项目照片档案也应采取以年度为单位的立卷模式,如档号为:2012-ZP-009,表示“××电厂三期工程5号机组安装锅炉专业施工照片”。

三、总结

项目档案管理范文6

1.项目档案管理专业性强,档案文件材料整理要求高

固定资产投资项目的主要内容是基本建设工程,包括仪器设备的采购、引进,非标设备仪器的研制。建设项目是一项复杂的系统工程,项目档案是在建设项目立项、设计、施工、设备采购、安装、竣工验收等一系列专业活动过程中形成的,内容涉及专业较多,形成的载体也呈多样化,有纸质、声像、电子文件等,这就要求档案管理人员要熟悉项目的运行过程,了解项目建设的内容,根据不同阶段不同内容、按其不同的专业,采用不同的方法进行文件材料的归类、整理和组卷。

2.项目档案价值高,保存利用意义大

项目档案是建设过程中形成的真实的历史记录,是一种不可再生的宝贵资源,也是企业发展的重要物质基础。项目档案不仅在资政维权过程中能够发挥锁定证据、验证效果的作用,更是企业保障研制、投产运行、使用维修、管理、评估等工作的重要依据,做好项目档案管理,确保档案的完整意义重大。

二、对建设项目实施全过程管理的措施

1.建章立制,规范管理

及时做好项目档案文件材料的收集工作,需要依靠所有参建单位、相关部门及人员的协调合作,同时还需要通过完善各项规章制度规范各项工作的运行和操作。一是建立合同管理制度。在签订勘察设计委托、工程施工招标、设备制造采购等合同时,在合同条款中应将当事双方就文件形成、收集与管理的职责及要求加以描述,明确各自的责任,便于监督和管理。二是建立项目档案管理制度。依据上级部门颁发的关于固定资产投资项目档案管理规范和有关档案管理的法律法规,结合本单位项目管理实际情况,制定本单位项目档案管理制度,将项目档案管理工作纳入项目建设管理程序中,与项目建设同步,建立切合实际的项目档案管理体制和工作程序,加强对项目档案管理工作的领导,保证项目档案管理工作的顺利开展。

2.紧抓源头,控制过程

固定资产投资项目从立项、设计、施工直到竣工,建设周期较长,企业从项目立项审批、开工后就应组建项目管理领导小组,由企业主管项目建设工作的厂(院、所)领导担任组长,档案部门和项目管理部门的领导担任副组长,该小组主要职能是负责项目建设和项目档案工作的管理、组织及协调,从源头抓起,着重做好项目档案的全过程管理。

(1)项目前期策划阶段。在项目前期立项时,应把项目档案归档工作列入企业年度工作计划一同下达,并实施考核。档案管理人员应从项目立项起就开始介入,并全过程参与。要针对项目建设周期、节点等情况制定档案工作计划,同时建立项目档案管理人员网络,对项目档案的归档范围及工作要求进行事先交底,同时开展档案业务指导和培训,提高他们的档案意识和业务水平,从源头抓起,避免项目档案管理工作脱节和滞后。

(2)项目过程控制阶段。项目档案工作与建设进度同步,应掌握项目建设进度情况,档案部门要参加项目建设工作协调会,参加设备开箱、项目验收等工作。在检查落实建设项目实施的过程中,检查落实档案管理工作的情况。在过程检查时,发现问题应及时予以纠正和整改,避免项目档案在竣工验收时“突击”收集、整理“补课”的弊端。

(3)项目竣工检查阶段。着重对竣工档案进行严格检查,第一,按归档范围检查各阶段各专业档案内容是否齐全;第二,检查项目档案与项目建设内容是否一致,归档文件材料中有关责任人的签章手续是否有遗漏、是否匹配;第三,检查归档文件材料是否为原件,归档文件材料质量是否符合档案管理要求;第四,整理、分类和目录编制是否规范。从项目档案完整性、准确性、系统性三方面进行系统检查,发现问题及时整改,以保证项目档案的质量,做好项目档案的末端控制。

三、加强学习,提高技能

项目档案管理范文7

关键词:档案管理;军贸;问题;对策

船舶领域军品贸易涉及国家关系、地区局势、国际规则等多方面,在调整国际战略关系、改善全球军事战略格局等方面发挥重要作用,极具政治、经济、军事作用[1]。随着军贸科研项目的发展,产生大量军贸科研项目档案(简称军贸档案)。军贸档案是军贸科研项目设计、生产、交付使用的必备条件,也是军贸科研项目后期生产、推介、交付、售后等工作的重要依据和凭证。目前,国家对军工单位的军贸项目档案管理越来越严格,将军贸档案列入科研项目验收条件,给军贸档案管理工作带来了严峻考验。本文分析军贸档案管理的重要性及存在的问题,提出加强管理的几点对策,以便更好地推进这项工作。

1军贸档案管理工作的重要性

军贸档案是指军贸项目从立项、设计、验证、鉴定、推介、洽谈、批产、交付及售后等全过程形成的有保存价值的各种文件、图样、声像以及电子文件等不同形式、不同载体的文件材料,军贸档案无论作为一种资产形式,还是一种知识信息资源[2],都是军贸项目管理不可或缺的一部分,收集、管理并利用好军贸档案,对推进军贸科研项目都具有十分重要的意义。

1.1有助于提高军贸项目管理效率。军贸项目从立项、设计、鉴定到出口的全生命周期内会产生大量的具有保存价值的文件资料,这些文件资料真实地记录了军贸产品的研制和出口过程的贸易活动,是验证科研成果、追溯责任、解决经济纠纷的有效凭证,是宝贵的档案资源。档案部门做好军贸档案管理,不仅是对军贸项目全过程资料的收集、整理与利用,更是通过对军贸项目过程文件的规范化与系统化,从文件的角度对军贸项目的推进实施有效的监管和控制,从而实现对军贸项目更有效的管理。

1.2军贸项目科研阶段鉴定验收的有力保障。国家对军贸科研项目管理越来越严格,将档案归档情况纳入军贸科研项目验收条件中,在验收结论中占比一定的权重。同时军贸项目档案验收工作纳入档案部门年度工作计划中,作为档案工作重要考核内容,做好军贸档案管理工作非常重要。

1.3军贸产品出口的前提条件。对军贸产品的推介、洽谈、批产及售后过程的文件资料跟踪,虽然是军贸档案管理工作面临的新挑战,却是加强军贸产品出口管理的有力保证。军贸档案是真实、全面反映军贸项目生命轨迹的完整记录,军贸产品的出口受经济、政治、军事等多方面影响,为确保军贸产品出口顺利完成,必须做好军贸档案管理工作。

2军贸科研项目档案管理存在的主要问题

军贸科研项目档案管理尚无可执行的制度标准,科研阶段大都依照军工产品档案管理办法执行,对军贸档案管理的指导性不强。军贸项目档案管理无章可循,存在一些问题。

2.1缺乏全寿命周期的管理,管理形式过于单一。军贸科研项目依照军品型号档案管理制度执行,着重于科研阶段文件的管理,按立项、设计、试制、试验及鉴定整个科研过程规范档案管理,保证军贸项目科研阶段档案管理的完整性和准确性。但军贸科研项目不同于军品型号,有其自身特点。2.1.1军贸项目的周期流程与军品型号有所不同。军贸项目主要面对国外市场,立足于项目出口,除了立项论证、科研生产、鉴定验收外,还包括市场推介、合同谈判及签约、培训、交付验收及售后等其它几个阶段。军贸项目包括科研和市场两部分,军工产品定型后面对的是部队,军贸项目鉴定后面向的是国外市场,客户不同、周期不同、产生的档案也大有不同。2.1.2军贸科研项目全寿命周期的流程形式多样,流程内立项论证、科研生产、合同签订、交付验收及售后等各阶段内不同项目间也会有区别,跟军工产品由国家层面统一管理形式不同,军贸项目由军工集团公司负责,其受政治、经济、市场、技术等因素影响较大,灵活性较强。当前,军贸项目普遍存在一种现象,面向市场部分产生的大量文件没有要求且没有方法集中归档,有的保存在项目主管部门,有的留存在技术人员手中,有的甚至被销毁,例如军贸项目的推介资料、合同文件,成套维修规程、使用说明书的原稿及译文等,没有归档集中保管,严重破坏了军贸项目档案的完整性,造成军贸项目档案的大量流失。从军贸科研项目全寿命周期的多样性来看,军工产品档案管理方法就显得不够灵活,容易造成军贸项目档案的混乱,如同一军贸产品出口多国时,针对客户不同要求,科研、合同、售后等过程产生不同的文件资料,如果仍按同一军贸项目管理,就会导致同名文件的混乱、阶段标记的杂乱无章。另外,有的军贸科研项目结合多个军工产品或已有的军贸产品技术,由多个项目技术共研完成,这种情况的项目档案如何实现既完整又独立的管理,需要探索。

2.2项目实施周期较长,缺少对关键节点的把控。对周期较长的项目,需按性质划分节点,并严格按节点完成任务。目前,军贸档案管理缺少对项目节点的把控,对节点档案的收集任务完成度不高。产品档案管理制度突出对档案的整理和保管,对归档提醒、归档约束等档案收集方面的要求不足。被动接收造成大量文件未能及时归档或未能归档,如某系统或组件的设计工作完成后其相应的设计任务书、方案和工作总结应归档齐全;软件设计完成后其相应的需求规格说明、设计说明、测试计划及报告等文档也应一并归档,但可能因归档人的归档意识不强,档案收集责任不明确,项目鉴定验收时常出现项目档案不完整现象。对军贸项目市场阶段产生的未纳入归档范围的文件,若是没有对节点的控制及归档要求,则很难收集。

2.3没有统一的归档整理规则。我国在军贸领域的业务标准较少,在出口立项、军贸产品研制、市场拓展、谈判、交付及售后服务的整个流程中有较大空白[3],不能全面规范军贸项目各阶段文件资料的形成及归档要求。如在军贸项目谈判阶段形成的往来文件;在合同履约过程中产生的使用说明书、校准规程及其译文等文件,没有统一的归档整理标准,很难做好归档整理工作。

2.4归档责任划分不清、责任落实不到位针对市场营销阶段产生的文件,对于需统一整理归档的文件,谁来整理、谁来归档成为军贸档案整理归档过程中面临的问题。例如设备的使用说明书,由多部门多人员编制,固化后的成套原文及译文由于归档责任不明确,没有负责人组织整理并归档,致使档案应归未归。

3解决军贸科研项目档案管理问题的几点对策

结合军贸科研项目档案特点,分析军贸档案管理存在的问题,以多年军贸档案管理经验为基础,可采取一些有效对策。

3.1建立全寿命周期的归档范围。军贸项目的持续发展,生成文件资料范围的不断扩大,军贸项目档案势必要剥离军工产品档案归档范围,建立一套完整的切合军贸项目全寿命周期的文件材料归档范围和档案保管期限表。考虑军贸项目周期长和市场灵活性强的特点,可采取以下措施。3.1.1军贸项目市场推介、合同签谈及履约过程,适时安排档案专人进行现场跟踪,了解现场资料的源头及流转过程,联合有关人员判断文件的归档价值,为归档范围的确立奠定实践基础。3.1.2与有关人员多沟通,提取有效的归档信息,搭建军贸项目归档范围框架,再逐步完善。3.1.3多访问、多思考、多总结,有针对性地开展行业内外的调研,保证所编制文件材料归档范围及档案管理期限表的准确、有效。

3.2明确归档责任,提升档案管理水平。3.2.1根据军贸科研项目验收要求,确保科研阶段归档资料的准确性与完整性,设置三线一体管理模式,行政、技术、档案既分工明确,又协同管理,行政线设专人负责节点归档情况监督,技术线设专人负责鉴定验收档案的梳理,档案人员依据档案管理制度全方位管理军贸科研项目档案。3.2.2针对军贸项目出口的特殊性,明确归档责任部门,遵循“谁形成,谁归档”的原则,将归档责任划分清楚。鉴于军贸项目的灵活性,需明确文件资料的收集和整理部门,并将责任落实到位。档案人员按照军贸项目节点任务,检查归档完成情况,进行归档提醒。档案人员不仅负有保证归档完整的责任,更要拥有要求及时归档的权利,督促做到应归尽归。

3.3推行军贸项目档案归档标准化,合理设计军贸项目档案库结构。形成独立的军贸项目档案归档标准,使文件整理标准化、归档文件题名标准化、著录标准化,使军贸项目档案的整理归档有章可循。搭建军贸档案数据库,推进军贸数字档案管理。

参考文献:

[1]刘永明.浅析军品贸易[J],中国科技信息,2019(12):55—58.

[2]姚文.固定资产投资项目档案管理问题解析与对策[J],科技展望,2016(16).

项目档案管理范文8

摘要:

重大建设项目档案,是项目建设形成的真实记录,见证了项目建设的全过程,是项目稽查、审计、监督、管理、验收以及今后使用、维护、改造的重要依据,对企业运营管理发挥着重要作用。本文就检查验收中发现的问题,就如何做好重大建设项目档案管理工作进行分析和探讨。

关键词:

项目档案;问题分析;方法措施

重大建设项目档案,是企业重大固定资产投资项目建设形成的真实记录,涵盖了项目建设立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理、竣工验收等全过程中形成的各类文字、图表、声像等文件。近年来,随着企业的快速发展,随着市场需求的不断变化,企业为提升竞争力,积极创新驱动,拓展产品结构,开展生产扩能等活动。为满足发展需要,不断加大固定资产投资,兴建新厂房,购置新设备,建设项目数量大大增加,随之产生的项目档案数量和内容亦愈来愈多。由于重大建设项目投资数额大,周期长,涉及面广,给项目档案管理工作带来了很大难度。笔者作为验收成员,多次参加了本系统重大项目档案的验收工作,通过对项目档案的基础管理情况,项目档案的完整、准确、系统情况,项目档案的安全状况等进行检查,本文就项目档案验收中发现的问题,针对解决方法和措施进行分析探讨。

一、项目档案工作现状

在检查验收中发现,大多数单位对项目档案工作给予高度重视,设置了专门机构、配备了专门档案人员对项目档案进行管理,建立了项目档案管理制度,建立了项目档案工作业务流程。完成了项目文件收集、整理、归档,完成了项目档案的分类、立卷、编目等工作。采取了有效安全措施,对项目档案进行妥善保管。但由于各单位对项目档案认识的程度以及对标准的理解把握等不同,导致项目档案管理上存在差异和不足,对项目档案的完整、系统和质量带来一定影响。

二、项目档案管理过程中存在的问题

(一)档案意识淡薄,对项目档案管理工作重视不够

项目档案真实地记录了项目立项筹建、招标、设计、施工、竣工验收以及项目试运行、项目评估等全过程活动,它既为在建项目提供重要依据,又为项目投产后的使用、维修、管理、改扩建提供依据,为企业的管理运营发挥着重要的依据和凭证作用。有的单位对项目档案重要作用和重要意义认识不深,只重视项目建设的质量,而忽视项目档案工作,表现在:1.业务部门未指定专人,只是临时指派人员管理项目文件,对形成的项目文件未能及时收集、登记,造成项目文件收集不完整;2.将项目文件积压存放,未能及时整理,造成项目文件无法借阅,影响使用;3.项目文件借阅制度不健全,文件借阅后未能做好登记,导致项目文件借出后催还难。

(二)管理缺乏制度化,导致了项目档案归档难

有的未将项目档案收集、整理、归档等纳入项目档案的管理制度,造成项目档案管理工作职责不清,导致了项目文件归档难。比如项目建设施工、监理单位,不及时对形成的项目文件进行收集整理,待项目完工后突击进行,造成项目文件不齐全及整理质量不符要求,无法移交归档。未能及时参加设备开箱、竣工验收等活动,未能准确把控应归档文件内容,影响项目文件归档质量,给归档工作带来一定影响。

(三)对归档要求不了解,导致项目文件归档不完整和质量问题

有的业务单位、项目施工单位、监理单位,对项目文件归档内容及质量要求不清楚,导致了项目文件归档不完整及质量不符合要求,存在着项目报批文件附件未归档,项目文件的复印件归档,档案内容上有铅笔书写字迹,竣工图章上主要信息填写不完整,档案内容上签字不齐全等现象。

(四)对管理标准理解不透,导致了项目档案整理存在不规范现象

由于对项目档案整理规范掌握不准确,影响了档案案卷质量,存在着卷内文件编页方法不统一、编写位置不确定,将部分文件单纯罗列、直接装订,卷内目录、备考表填写不准确,卷盒、表格规格式样及制成材料使用不规范等现象。

三、解决方法与措施

项目档案是项目工程质量的内在表现和项目建设的法律依据,在今后企业发展中,发挥着不可替代的作用。企业应使每一位项目档案工作参与人员牢固树立责任意识,以高度的责任感做好项目档案工作。

(一)提高认识,强化参与人员责任意识

企业应组织项目参与人员认真学习做好项目档案的重要意义,项目设计、勘察、施工、监理等单位应各尽其职,做好职责内合同规定的项目文件的编制和移交。组织、协调和指导项目参与单位做好项目文件收集、整理和归档等工作,划定分工,明确责任,确保项目档案的完整和质量。

(二)健全项目档案管理机制,为做好项目档案

工作提供保障1.建立完善的项目档案组织体系。明确项目档案工作主管领导,设置项目档案管理部门并配备专门档案管理人员,负责做好项目档案管理工作。建立由项目档案主管领导负责,以档案部门为核心,以各职能或项目责任单位为基础的项目档案管理体系。2.制定完善的项目档案管理制度。按照国家、行业相关要求,对项目文件的形成、收集、积累、整理、归档,以及项目档案收集、整理、保管、利用等各项工作进行规范,构建适应本单位以及项目自身特点的项目档案标准化管理体系,实现项目档案的制度化和规范化管理,确保项目档案工作有章可循。3.建立优化项目档案工作业务流程。建立项目文件和项目档案形成、收集,整理、归档、保管、利用等各业务工作流程,并不断优化,保证项目档案各环节的通畅,保证项目档案管理工作的有序开展。

(三)提前介入,做好项目档案工作前端管控

1.加强管理标准学习,了解掌握项目档案管理各项要求。档案部门要首先组织档案人员,学习国家、上级以及本单位档案管理相关制度和管理标准,对做好项目档案工作要求、业务规范进行深刻领会和掌握,为开展项目档案监督、检查及业务指导工作打好基础。2.制定《项目档案工作实施方案》,并组织落实。档案部门应积极参与项目建设,全面了解掌握项目建设内容和进程,超前谋划,会同相关部门制定《项目档案工作方案》,列明详细计划,制定配套措施,按照各节点逐项推进,保证项目档案工作良好开端。3.提前介入,做好项目文件收集管控。项目文件的收集,是项目档案工作的开始,把握这一关键环节尤其重要。在项目一立项,档案部门即应组织开展项目职能人员业务培训,详细讲解项目前期文件归档范围,提出归档要求,使职能人员在收集项目文件时,知道“要什么,怎么管”,保证前期项目立项、审批、招投标、相关协议、来往函件等文件的完整和质量;在项目开工前,即应组织施工单位、监理单位,系统学习国家、上级及本单位档案管理标准,使这些参建单位能够了解相关项目档案工作要求,在施工、监理过程中,能够按照企业提出的要求,开展项目文件收集整理工作,保证施工、监理文件收集完整和归档质量。

(四)全程跟踪,做好项目档案工作的过程管控

1.企业要将项目档案工作纳入项目管理工作,同步管控。项目文件的形成、积累和归档应纳入领导议事日程,纳入相关部门和有关人员的经济责任制及岗位职责,并建立考核机制;档案人员应按时参加基建项目验收、设备开箱等活动,认真检查应归档科技文件的完整、系统和质量。2.档案部门应深入职能单位、施工单位、监理等项目建设相关部门,主动了解掌握项目档案工作需求,对项目文件管理工作进行督导和检查,检查项目文件形成、管理等各环节工作,指导项目文件分类、整理,建立健全项目文件借阅台账等,发现问题,就地整改,确保项目文件完整、规范和安全。

(五)认真查验,把好项目档案质量关

建立项目文件归档会审制度,组织本单位项目相关职能人员、项目监理单位、施工单位、参建单位共同对项目文件进行会审、验收。严格按照项目档案管理标准要求,对项目文件质量、项目文件整理规范性等检查验收,由会审单位共同签字,并形成审查记录,一并归档,确保项目档案的完整和质量。在项目文件验收时,要特别注意以下几点:1.在签订项目设计、勘察、施工及监理合同、协议时,是否应设立专门条款,明确有关方面应提交项目文件,以及整理和归档要求。2.保证档案的原始凭证作用,关键的重要文件是否原件归档。3.项目档案内容应完整,签字应齐全。4.档案字迹应具有耐久性;录音、录像文件应保持载体的耐久性和文件的有效性;永久、长期储存的电子文件,应使用一次写、只读等光盘刻录。5.竣工图应加盖竣工图章,内容填写要规范,主要项不能漏项。6.图样不能任意改动,应按相关规定进行杠改或划改,并做好相应标记。7.项目文件应按照文件形成规律,保持文件间的有机联系,进行整理立卷。8.卷内每份项目文件均应加盖归档章,归档章上内容要规范填写。企业重大建设项目档案,真实地记录了企业重大投资项目建设的全过程,是企业信息资源的重要组成部分,是企业宝贵的财富,为企业运营和发展发挥着不可替代的作用,做好重大建设项目档案工作,具有重要的现实和长远意义。

作者:王瑞芳 单位:中车石家庄车辆有限公司

参考文献:

[1]DA/T28-2002.国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范[S].

第二篇:村镇建设档案管理问题与对策

村镇建设档案是村镇建设与发展的真实记录,是日后村镇建设工作不可缺少的依据性材料。国家、省、市城建档案管理部门在重抓县城城建档案工作的同时,近几年来逐步开始加强村镇建设档案工作,我省也开始了“村镇档案室”创建工作。在村镇档案室的建设过程中,村镇建设档案管理中存在的问题逐步暴露出来,对此我们予以高度重视。

一、村镇建设档案管理中存在的问题

笔者根据这几年来对村镇档案室的走访、指导与检查,发现村镇档案室的建设与管理中存在以下方面的问题:

1.档案收集面窄,内容单一。

村镇建设档案收集主要集中在乡镇居民的房屋建设执照、村镇房产档案、村镇历史、拆迁档案,档案收集不全,范围不广,内容比较单一。

2.档案人员配备不全。

村镇档案室的档案人员多由办公室或者其他部门人员兼职,他们都有其他工作分工,而且通常是以其他工作为主,甚至有些单位由临工负责,因人员流动性大,档案工作也有无人过问的情况出现。

3.档案管理混乱。

档案资料收集归档后,因档案人员配备的原因,多数档案材料被捆扎或散乱堆放,用起来十分不便。甚至有些由于保管不当或借用不还,产生丢失的现象,档案管理的现代化更是无从谈起。

4.档案保管条件落后。

当前很多村镇,档案都被存放在办公室或者仓库,没有专门用于档案保存的档案库房,更无便于档案永久保存的相关设备与设施;有些条件较好的村镇,虽说建立了档案室,但是由于缺乏专业人员的管理,档案室也仅是个有档案柜或文件柜的专门存放档案的房子,没有档案保存所需要的专门设备、设施,如除湿设备、消防设备、防尘设备等。

二、村镇建设档案管理不受重视的原因

笔者根据这几年村镇档案室的创建过程中,到各乡镇走访、指导时所了解的情况,认为造成上述问题的主要原因有以下几个方面:

1.对村镇建设档案的价值、重要性认识不足。

档案工作对社会上很多人而言,是个陌生的行业,即使分管村镇建设档案工作的领导,甚至分工的档案管理人员自己,都不能认识到村镇建设档案存在的意义与作用,都认为村镇建设档案仅是在村镇建设规划、建设、管理过程中的衍生物,房子已经建好了、路已经造好了,需要这些图纸、技术资料没有多大用,更何况还需要花费大量的人力、物力、财力来保管。他们不能明白村镇建设档案所隐含的价值,这些价值只有在老百姓的矛盾纠纷化解、房屋的改造、装修过程中才会体现出来,只有在领导对村镇的再规划、改造与建设过程中才会体现出来,只有在村镇遇到自然或其他灾难过程中才会体现出来。对村镇建设档案所隐含的价值认识不到位,导致在现实的工作中很多从事村镇建设档案管理的工作人员是兼职,而且他们的工作重心都以其他工作分工为主,对档案工作仅作简单应付,甚至置之不理。

2.领导不重视。档案事业的发展离不开领导的重视与支持。

很多领导存在着“重硬件建设,轻档案管理”“重现场勘查,轻查证档案”等问题,导致人员配备不到位、工作所需资金不足、档案保管所需的库房、设备不到位等等。而档案工作人员本身因领导的不重视,也容易产生看轻自己工作的现象。

3.村镇建设档案从业人员的事业心和责任感不强。

村镇建设档案工作是枯燥、单调而又寂寞的工作,无权无名,也就是人们常说的“清水衙门”。村镇建设档案的管理人员每天的工作就是跟各个相关的建设职能部门及施工、建设、监理企业,为了一份资料可能要说干嘴地解释、跑断腿地催要,甚至可能还要受别人的冷落与白眼,而档案接收后,为了方便日后的保管与利用,就是每天枯燥地将每张纸挨个地按照规范与标准的要求整理。低廉的工资、福利与从事的繁琐而又没有多少地位的工作形成很大反差,致使那些事业心和责任感不强的村镇建设档案管理员工作热情不高、懈怠,而兼职档案管理员的工作就向其他更轻松、更受人尊重、更有升迁可能的职能分工倾斜。

三、加强村镇建设档案的对策

如何将村镇建设档案工作真正开展起来,真正地发挥出村镇档案室的作用,笔者认为应该从以下几个方面入手:

1.加强宣传,提高人们村镇建设档案的意识。

一是通过电台、报纸、微信等现代媒体手段宣传村镇建设档案方面的法律、法规等知识,做好普法教育。二是村镇建设档案工作人员要重视档案利用案例宣传,让老百姓了解村镇建设档案的价值所在,让人们知道遇到问题时村镇建设档案也可以帮助解决,从而增强利用意识。三是加强村镇建设档案的编研工作。做好村镇建设档案的编研,也就是做好村镇建设档案的二次开发,根据馆藏档案,结合社会需求,在研究档案内容的基础上,编写参考资料、文件汇编等,将利用率更高、需求更广、价值更大的信息从庞大的馆藏信息中提取出来,更好、更快地为领导决策、学术研究以及老百姓的需要服务,让广大利用者更直接地看到村镇建设档案的价值,加深对村镇建设档案和档案工作的了解。

2.加大资金投入。

村镇建设档案来源于政府的各个相关职能部门,形成于建设、施工、监理等各个环节,来源广、形成乱,需要专业档案管理人员按照国家统一的规范、标准进行整理、装订、录入、扫描,系统整理后入库房进行保管,而这些整理、保管都需要一定的资金投入。例如,整理过程需要电脑、扫描仪、复印机、服务器、存储等设备,保管需要专业的档案库房、密集架等,库房还需要达到“八防”要求,要安装温湿度、消防、监控等控制系统,因此必须有稳定、充足的资金投入才能保证该项工作正常运行。

3.增强村镇建设档案工作人员的事业心和责任感。

作为一名村镇建设档案工作人员,首先自己要深刻了解村镇建设档案的价值,认识到村镇建设档案对老百姓维护权益、对领导在城市规划决策时的重要作用,只有意识到肩负的责任与担子,才能真正用心将工作做好,才能引起领导的重视,有为才有位。有了强烈的事业心和责任感后,才能够不断地追求进步,学习新的业务知识和提高业务技能,从而更好地促进档案资源作用的发挥。

4.加强业务学习培训与交流。

各级档案行政管理部门和相关业务部门,要经常深入各村镇,对村镇建设档案的工作进行检查与指导,并定期开展村镇建设档案方面的业务培训学习,进行业务交流与讨论,在村镇建设档案工作中营造互相学习、互相帮助、互相鼓励的良好氛围,进而增强村镇建设档案工作人员的归宿感。村镇建设档案工作的开展任重而道远,各级主管部门,以及每一个村镇建设档案工作者,只有真正认识到肩负的责任,加大投入,踏实工作,积极探索,才能科学有效地管理好村镇建设档案,充分发挥其在农村建设与发展中的重要价值。

作者:王红 单位:建湖县城建档案馆建湖县城建档案馆

第三篇:建设项目档案管理创新建设初探

摘要

要想对基本建设项目档案管理体系进行创新,将档案管理作用进一步发挥出来,最首要的任务就是要增加该体系的规范性,在制度、机制等方面下功夫,增加对创新思想的重视,将传统管理工作与现代管理思想相融合,构建出全新的管理模式,以应对基建档案管理工作的发展需要,进而为基本建设项目档案管理创新体系的建设创造良好的条件。

关键词

基本建设项目档案;管理创新;体系建设

档案管理工作内容较为复杂,管理人员在进行工作的过程中应注重档案管理的条理性和规范性,尤其要对基建档案管理给予重视,使得该部分档案资料能够为科学决策的实现给予有力的支持,通过对基建档案信息进行分析来增加基本建设项目决策的可靠性,保证相关基本建设项目能够稳定快速地发展下去。

一、进行基本建设项目档案管理创新体系建设的必要性

1.迎合时展,减少项目阻碍。

随着现代档案管理工作不断完善,纸质档案已经逐渐淡出了人们的视线,电子档案开始受到社会各行各业的青睐,也正因为电子档案的出现使得档案资料的内容以及种类逐渐丰富起来。当前音频、视频、图片等已经成为档案信息的重要组成部分,对这些资料进行有效的管理,可以进一步增加基建档案的利用价值,使得决策者能够根据之前基本建设项目的各项信息对即将要进行的基本建设项目进行准确的判断,这可以在很大程度上避免错误决策的出现,保证国家经济发展的稳定。并且,创新技术、创新手段的不断应用也可以对生产力进行有效的促进,在现代社会中营造出良好的竞争氛围。不仅如此,就现代社会的发展趋势来说,新时期已经对基建档案管理工作提出了新的要求,创新是基建档案管理工作发展的主流,如果相关人员在进行基建档案管理工作时仍一味故步自封,就会导致该项工作与现代社会的脱节,容易造成基建档案管理的阻碍,并且也不利于基建档案资料本身价值的实现。

2.推动管理完善,优化管理质量。

就传统基建档案管理工作而言,其在管理制度、管理模式等方面已经呈现出了较大的不足,这些不足严重影响了该项管理工作的顺利进行,经常会拖慢基建档案整理的时间,降低基建档案应用的效率。从工作实际进行分析,延续旧式管理办法的基建档案管理工作在质量上长期得不到有效的提升,很多单位内部的基建档案管理工作都不能与建设项目工程之间建立高质量的联系和沟通,使得很多基建项目在进行的过程中没有足够的经验和资料可以应用。由此可见,针对基本建设项目档案管理体系进行创新已经到了刻不容缓的地步,必须依靠新观念、新制度的作用,对传统管理体系中的弊端进行修正,进而推动基建档案管理工作不断完善,实现该项工作质量的长效提升。

3.转变管理理念,促进人员提升。

通过调查我们可以发现,当前很多档案管理人员在完成工作过程中都缺乏对现代管理技术和管理方法驾驭的能力,很多现代化的信息管理系统都很难真正得到应用。究其原因主要就是因为档案管理工作人员在思想和能力上都存在缺陷,在实际的工作中不仅不具备现代化的管理理念,同时也没有掌握与现代档案管理息息相关的计算机技术以及网络技术。所以,为了能够让基建档案管理工作人员可以在个人素质和工作能力方面有更大的提升,就必须要加大基建档案管理工作的创新力度,让相关管理人员可以在创新体系下,形成创新思想,对现代的新思想和新技术进行了解和学习,进而实现新旧管理观念的转变,促进基建档案管理工作继续向前迈进[1]44。

二、基本建设项目档案管理创新体系建设的有效途径

虽然基建档案管理工作从属于档案管理工作,但是由于其自身特点较为突出,与普通的档案管理工作区别性较大,因此在进行基本建设项目档案管理创新体系建设的过程中,应对基建档案管理工作的特点以及基建档案管理工作的目的等给予更多的关注,从管理工作实际出发,找到基建档案管理工作不足的地方,将其作为创新工作的切入点,进而找到创新体系构建的有效途径。

1.引入创新思维,重整管理模式。

在对基本建设项目档案管理创新体系进行建设的过程中,最首先要做的工作就是要进行创新思想的宣传,要让相关管理人员在工作的过程中具备创新思维,只有这样,创新体系才能得到有效的构建。首先,要转变基建档案管理人员的工作认知和工作状态。由于过去很长一段时间里,档案资料都处于尘封状态,被用到的几率相对较少,所以绝大多数管理人员都仅关注基本的录入工作,并没有针对基建档案进行整合和分类,缺乏档案信息管理的专业性。所以,在创新体系下,基建档案管理人员要改变之前的工作状态,将基建档案按照内容、类型等方面的不同进行明确的区分,并指派专人对不同类型的基建档案进行管理,只有这样才能让基建档案管理更加的条理化。其次,要对基建档案的管理模式进行重整,增加基建档案管理过程中的透明化,尽量将基建档案信息公开,做好基建档案信息的共享。当然这种共享需要附加身份认证,只有符合身份要求的人员才能通过网络调取基建档案资料[2]85;最后,要关注基建档案管理人员的工作状态。为了避免管理人员失去基建档案管理工作的兴趣,同时也为了防止基建管理人员利用职权对基建档案信息进行改动,应就该项工作推行轮换制度,规定每一个管理人员从事基建档案工作的具体时间,工作期满后则轮换其他管理人员从事该项工作。在对轮换制度进行应用时应注意两个方面的问题:第一,要控制好轮换周期,太短不利于具体工作的展开,太长会削弱轮换机制的作用,通常情况下轮换周期会设为三年;第二,在进行轮换人员选拔时除了注重数量外,也要注重质量,不能为了达到轮换的效果,而降低管理人员选择的标准,要保证每一个从事基建档案管理的工作人员都具有较强的专业水平。

2.强化制度落实,重视信息搜集。

基建档案管理工作与一般的档案管理工作存在较为明显的差异,这主要是因为现代项目工程更加注重个性化的凸显,项目与项目之间会产生很大的区别,因此针对基建档案进行管理时,工作人员也应从个性化的角度出发,推行个性化的管理模式。鉴于此,在进行创新体系建设的过程中,基建档案管理人员需要对以下几个方面给予注意:首先,应围绕管理体系的创新,重新进行管理制度的设定,要保证管理制度具有先进性、时效性、合理性和完整性,能够在基建档案管理工作中起到真正的规范作用。在现代化管理制度确立后,基建档案管理人员应对相关制度进行严格的遵守,在制度规定的范围内进行灵活管理。其次,要强化制度的落实,增强对基建档案管理工作的监督。为了达到这一目的,可以围绕基建档案管理工作建立监督机制,并设立信息搜集平台,鼓励工作人员向监督部门进行相关信息的反馈,以便扩大监督管理的范围,避免出现监督管理的死角。同时,需要强调的是,监督工作不仅仅是为了发现管理人员工作上的问题,同时也是为了加深对基建档案管理人员工作情况的了解,并根据相关人员的回馈信息,评选出优秀管理者,进而给予相应的奖励以带动基建档案管理人员工作的积极性。最后,要重视信息的搜集。这里提到的信息主要是指与工作不足、工作缺失相关的信息,单位内部工作人员都可以成为信息搜集的对象,通过设立意见箱、网络论坛、网络邮箱、调查问卷等方式,对基建档案管理工作中存在的不足进行更全面的了解,进而为基建档案管理工作的完善提供有力的依据。

3.践行人性管理,搞好服务体系。

现阶段基建档案管理人员在服务意识方面有所缺乏,绝大多数管理人员都没有意识到开展档案管理服务的重要性。因此搞好服务体系也应成为基建档案管理体系创新的一部分。首先,基建档案管理人员要把握住基建档案管理工作的特点,就基本建设项目的不同构建灵活的服务体系。换句话说就是,要根据基本建设项目工程的差异、服务对象的不同等对服务方式进行调整。其中最典型的例子就是要根据基建档案信息保密程度的不同,设置差异性的服务范围,如有些基建档案信息可以允许大众随意查阅,有些基建档案则仅能够在单位内部进行共享。除此之外,一些机密度较高的基建档案信息则仅能给少数高层进行查看。因此在进行管理服务的过程中,基建档案管理人员一定要把握住档案信息共享的尺度,并对服务对象的心理进行关注,尤其要注重对普通查阅者的态度,要确保服务态度的亲切[3]71。其次,在进行服务的过程中要引入人性化理念,改变被动管理、被动服务的传统模式,要主动对被服务对象的需求进行分析,找到被服务对象的关注点,增加被服务对象对基建档案管理工作的满意程度。为了能将人性化服务理念在管理工作中进行有效的落实,相关管理人员还应树立动态化的管理思想,随着时间的变化,对服务模式、服务范围等进行及时的调整,这样才可以在最大程度上避免服务工作的停滞,让基建档案管理工作可以形成可持续的发展模式。

4.利用现代科技,保障档案安全。

保障基建档案信息的安全与准确是基建档案管理工作的核心内容。在实际工作中能威胁基建档案信息安全的因素有很多,其中比较具有代表性的包括以下几个方面:第一,网络环境存在风险,严重影响档案安全。现代基建档案多通过信息系统进行管理,并利用互联网络进行共享,这虽然可以为基建档案管理带来诸多好处,但是由于网络黑客、网络病毒等因素的存在,使得网络环境的安全性难以保障,很容易造成基建档案信息的外泄或者基建档案信息的损毁。第二,工作人员的失误或者有意篡改。就当前科技而言,基建档案信息仍需要借助人力进行整合和录入,所以人力仍是影响基建档案信息安全的关键因素之一。其中比较常见的现象包括,工作人员专业素质不足造成基建档案信息录入失真,或者工作人员与人勾结擅自更改基建档案信息等等。鉴于此,在构建基本建设项目档案管理创新体系的过程中,需要从两个方面入手对基建档案信息的安全给予保障。首先,要深化网络安全问题的解决:(1)做好登录管理,严格管理用户名和登录密码,通过设立制度的方式,向工作人员强调基建档案信息的重要性,对于泄露登录密码、私借登录账户的行为进行严肃处理。(2)设置防御系统,弥补防火墙的不足。同时,要对内部网络应用进行控制,防止工作人员利用内部网络登录高危网站,并安装专业的杀毒软件做好病毒防范。其次,要增加对工作人员的管理,并强化对档案室的监督:(1)基建档案管理人员在上岗之前要经过考核,只有工作能力达到考核标准的工作人员才能从事相关工作,而没有达标,不具有工作素养的人员则要酌情进行培训或者进行其他安排;(2)要将基建档案管理工作与其他工作区分开来,在最大限度内避免非工作人员随意进入档案管理室;(3)为了对管理人员进行全面的监督,应在档案管理室内安装摄像设备,利用摄像的方式实现对档案管理室的监督,并对档案管理室进行远程控制,进而降低基建档案篡改的可能。

综上所述,在对基建档案进行管理的过程中,管理人员应把握住基建档案管理工作与实际基本建设项目工程之间的关系,迎合当今社会的发展趋势,将信息化管理、人性化服务等现代管理理念引入到基建档案管理工作中去,并突出管理工作的个性化、动态化以及现代化,使得创新思想能够在基建档案管理工作中得到不断的渗透,进而促进基本建设项目档案管理创新体系建设的顺利进行。

作者:丁林辉 单位:中国石油广东石化公司

参考文献

[1]陆华.浅谈建设项目档案管理创新体系建设[J].中国管理信息化,2014,6(15).

[2]王保香.建设项目档案管理规章制度体系建设与实践[J].办公室业务,2014,5(5).

[3]韩秋莲.石油企业基本建设项目档案管理中存在的问题及对策[J].兰台世界,2015,2(15).

第四篇:社会建设民生档案管理反思

【摘要】

本文主要针对新时期社会建设中民生档案管理工作进行分析,旨在解决民生档案管理中的问题,提升民生档案管理工作的效率。

【关键词】

档案管理;新时期;民生档案

随着社会的发展和进步,民生问题已经成为社会关注的重要问题。现阶段在民生档案管理工作当中,依旧存在很多问题,如概念模糊,定位不清晰等等,这些问题长期以来制约着民生档案管理工作,如果不能采取有效的措施加以解决,不仅会影响民生工作的实施,同时也会给我国社会和谐稳定发展留下一定隐患,因此找出有效的措施解决民生档案管理问题已经成为当务之急。

一、新时期社会建设中民生档案概述

对于档案行政管理部门而言,民生档案管理工作是其重要的政治使命,因此,档案行政管理部门必须要高度重视民生档案,加强民生档案管理,将其作为重要的发展战略,作为实现我党为人民服务宗旨的重要抓手。另外,自民生档案提出后,其社会意义便不可忽视。“民生档案”顾名思义,与广大人民群众切身利益之间存在着极大的关联,它涉及面较为广泛,几乎与社会的方方面面都存在着关联。为此,做好民生档案管理工作有助于民生问题的解决,能够有效地维护广大人民群众的合法权益,有助于化解社会矛盾,推动我国社会又好又快发展。

二、新时期民生档案管理工作中存在的问题

在新时期社会建设的实践中,民生档案管理工作存在诸多问题,这些问题或多或少地制约了民生档案管理工作的开展,影响了新时期社会的整体建设。

(一)民生档案概念模糊。

现阶段,民生档案还缺少一个较为统一的概念,其概念界定模糊不清。例如,有人认为民生档案概念的提出缺少科学性,也有人认为民生档案的提出缺少实际的意义。实践中,很多人都对民生档案有一些误解,认为民生档案是一些专门档案,但事实上并非如此,例如在婚姻登记所,婚姻登记档案是专门的档案,但同时也是民生档案。同时,在民政部门所形成的一些婚姻登记档案材料,例如文书档案等,应属于民生档案。民生档案的概念模糊,导致人们对民生档案的看法出现了极大的差异,但无论民生档案定义是哪一种,民生档案的核心思想是一致的,即民生档案与民众的切身利益息息相关,是和民生问题相关的档案。

(二)定位不清、归属凌乱。

到目前为止,关于民生档案归属问题依旧缺少统一的认识。从一些调研的资料中可以看出,民生档案的定位问题并没有权威的界定,也很少有人知道民生档案问题的归属。由于民生档案的定位不清,归属凌乱,制约了民生档案的发展,为此在重视民生档案工作之中,需要对其进行清晰的定位,并且明确其归属。

(三)管理缺失。

目前,我国民生档案管理方面制度不完善,没有出台与民生档案管理相关的统一规范性的文件与法律规章制度,管理随意性较强,松散现象严重,缺少相应的监督机制做支撑。另外,民生档案在内容、建档标准等各个方面都缺少统一的标准,各个政府部门与档案部门之间存在着一定的差异,一些部门存在着分割与各自为政的现象,管理工作实施没能按照已有的规章制度进行,导致规章制度形式化,从而增加了档案检索以及查找工作的难度,大大降低了民生档案的利用效果。

三、解决民生档案管理问题策略分析

在新时期社会建设中,解决民生档案管理问题,必须坚持“民本主义”原则,提升民生档案的地位,重视管理工作的实施。具体而言需要做到以下几点:

(一)明确民生档案概念。

众所周知,民生档案涉及面较为广泛,种类繁多,因此它的概念较为模糊,但是在众多民生档案之中,并不是所有档案都和人民的需要息息相关,只有和民众切身利益相关的档案才能够将其价值与作用发挥出来。民生档案工作当中,一定要对人民的需求进行了解,以人民的需求为主,人民需要什么样的档案就要确保民生档案涉及到什么样的领域,在做到节约资源的基础上,为人民提供更好的服务。在众多工作中,都需要明确民生档案定义,清晰界定民生档案的外延,这不仅能够避免民生档案工作中出现盲目性与随意性的问题,还能够为民生档案工作提供一套与之相匹配的工作制度。

(二)加强民生档案信息化建设。

在加强民生档案信息化建设的过程中,需要充分利用计算机技术以及电子信息技术,将各类民生档案录入计算机当中,达到数字化的目的。另外,在民生档案管理工作中,还需要建立相应的民生档案数据库,这样不仅能够方便民生档案的查阅和利用,同时也能够实现资源共享的目的,有效扩大民生档案服务范围,实现民生档案服务于民的目的。

(三)建立健全民生档案的管理制度。

由于民生档案工作起步晚,因此缺少法律法规相关制度作支撑。目前各个地区在实施相应的民生档案工作中,主要以当地已有的行政规章作为基础,但是在具体实践中还有很多问题存在,例如各地规章制度不够统一,缺少可操作性,这给民生档案管理工作带来了极大的困难。如今,广大人民群众热切关注着民生问题,因此建立完善的民生法律法规制度,能够确保民生档案资源得到很好的管理,这对推动民生档案工作具有重要意义。要以法律为基础,确保各个部门之间的合作。建立健全民生档案管理制度。民生档案涉及的领域比较宽,属于系统性较强的工作,因此仅仅依靠档案部门自身来完成其工作是不够的,要调动各个部门合作积极性,让各个部门之间在通力配合之下,完成民生档案管理工作,不断推动民生档案工作的发展。

作者:王香玲 单位:青海省大通县档案局

【参考文献】

[1]欧阳琳,彭海艳.社会建设中民生档案工作的问题与策略[J].档案学研究,2010(1):22-26.

[2]李青.社会构建中的民生档案工作[J].档案时空,2010(6):12-13.

[3]李福琴.档案管理与"两型社会"建设[J].群文天地,2010(4):33-58.

[4]肖文建,杨倩,钟敏等.社会建设背景下档案信息资源优化整合的思考——以长株潭三市为例[J].档案时空,2013(4):10-12.

第五篇:建设项目档案管理机制实践要务

国家档案局、国家发展和改革委员会印发的《重大建设项目档案验收办法》和浙江省、杭州市江干区出台的《浙江省重点建设项目档案专项验收评分标准》《杭州市江干区政府投资项目档案验收办法》,对项目档案的组织管理,项目档案的完整、准确、系统情况以及项目档案的安全管理等(以下简称“三验”)作了明确规定。笔者所在的杭州江干区城市建设综合开发有限公司作为江干区政府直属的国有建设单位,主要承担区域性的专项综合开发项目。公司自2003年成立以来,已完成22个工程项目、17个拆迁项目的项目档案管理任务,所有项目档案均按国家和省市区建设项目验收标准顺利通过验收。在实践中,公司实施了以“三验”为指引的建设项目档案管理机制,取得了很多有益的工作经验。

1组织强档,健全建设项目档案管理领导机制

领导重视是根本,公司领导强调“项目档案工作要与工程项目建设同步进行”,公司要求各部(室)高度重视建设项目档案工作,明确具体的分管领导,并成立由分管领导任组长,各部(室)负责人为成员的档案管理领导小组,直接负责档案工作的决策、计划、监督和检查考核工作。为确保档案工作顺利开展,公司配足配齐了档案管理所必备的设施设备,建立健全了各项档案管理规章制度。同时把建设工程档案管理纳入工程质量责任终身制,各参建单位在签订“工程质量责任承诺书”时都列有工程档案编制、移交和保管的承诺内容。公司还将档案工作与各部(室)经济责任制考核挂钩,把各参建单位对工程项目档案管理重视程度列为建设市场责任主体信用管理,切实加强对项目档案的管理,形成了行之有效的管理机制。

2合同控档,完善建设项目档案全程管理机制

项目建设涉及发改、建设、设计、施工、监理等单位,项目档案工作更是千头万绪。在各部(室)配合下,公司规定在签订设计、施工、监理等合同、协议时,设立专门条款,明确各有关责任。尤其注重对归档范围、项目档案套数(电子文件载体)、移交时间、质量等提出具体要求,以及按照有关规范完成各自职责范围或合同、协议规定的竣工文件的编制和项目文件的预整理工作。公司强调事中控制,切实抓住工程建设的几个重要环节和阶段,如隐蔽工程验收阶段、中间验收阶段、交工验收阶段等,检查工程原始材料是否真实、齐全、完整、准确、系统,以及质量是否规范。关于事后控制,本公司实行履约保证金制度,为确保竣工档案完整、准确和系统,一般按工程总投资3%—5%的比例从参建单位工程款中扣缴预留,待竣工文件收集齐全、编制完毕并经业主单位档案部门验收合格方予返还。此外,公司将档案移交纳入工程结算中,工程完工后,没有档案部门的档案移交签证手续不予结算、不得评优。通过合同管控,确保档案归档率、完整率和准确率达到验收要求。

3部门重档,建立项目档案管理联动机制

要使项目档案工作顺利推进,需要相关部门形成联动机制,齐抓共管,共同推动项目档案健康发展。一是公司档案部门积极主动加强与各部(室)的联系与沟通,主动作为、形成合力,全面推进工作开展。二是项目参与人员了解档案资料管理要求,公司所有成员关心文件材料形成、积累、归档的全部过程。三是对项目参与单位加强教育,提高相关工作人员的档案意识,保证建设项目前期准备、规划设计、项目实施、竣工验收和工程移交管护等各个环节的档案收集工作按照要求进行,并对所收集的文件材料进行分类、汇总、归档。

4方便用档,形成收管用良性循环机制

公司采取多种方式,方便各部(室)用档,公司上下形成了文档收、管、用的良性循环机制。一是开展阅览服务。公司档案部门设置档案资料阅览室,向公司内部各单位、部门提供档案资料查阅服务。二是开展网络服务。建立文档信息系统,实现网上办文和文档流转、借阅等功能。三是开展编研服务。为更好地为各项管理工作服务,档案部门利用信息资源按专业、时间、专题开发二次文献,形成年鉴、大事记、建设项目介绍等多种参考资料,积极满足多方利用需求。四是开展咨询服务。档案人员根据利用者的要求,以现行文件和项目档案为依据,提供档案咨询服务。便捷高效的档案服务,使公司内外各部门、各单位乐于移交项目档案,自觉支持和关心档案安全,真正形成了收得起来、管得规范、用得方便的良性工作机制。

作者:田黎华 单位:杭州江干区城市建设综合开发有限公司 

第六篇:新时期铁路建设项目档案管理研究

【摘要】

伴随着社会经济的发展与我国基础设施建设的不断完善,铁路成为了我国基础交通设施建设的重要的内容。铁路总公司与各个省市地区合资进行铁路修建是我国铁路建设历史中重要的里程碑,其解决了铁路建设资金有限的问题,并且大大优化了全国铁路交通网络,为推动社会经济发展,缩小区域经济差距起到了十分重要的作用。现文章主要针对新时期铁路建设项目档案管理工作进行研究。

【关键词】

铁路建设;档案管理;监督管理

铁路建设,是保证我国国民经济发展的重要基础设施建设。在铁路建设项目中质量是第一生命线,铁路建设项目档案管理工作与其质量之间有着紧密的联系。铁路建设项目档案是铁路在开展建设过程中全部环节的真实记录与记载,同时也是铁路投入运行、进行管理、后期维护的基本依据,同时也是提高铁路建设项目质量的重要依据。因此,在新时期环境对铁路建设项目档案管理工作进行研究十分有必要。

1铁路建设项目档案管理的特点

铁路建设项目档案管理是一种高价值的信息资源,其不仅仅是铁路建设项目的重要内容,同时也是铁路企业开展管理的必要内容。铁路建设项目档案在铁路建设项目管理与实体建设过程中能够真实、客观、准确反映工程设计、建设、竣工、维修、责任等情况,是铁路建设项目提供真实可靠信息的重要凭据[1]。铁路建设项目建设周期长,档案收集管理难度大,十分容易形成档案遗失、缺漏等情况,无形中增加了档案管理的收集难度。上述特点要求铁路建设企业与各个建设单位需要着重重视铁路建设项目档案管理工作,认真负责的来对项目档案进行收集、整理归纳。

2铁路建设项目档案管理存在的问题

2.1管理观念淡薄

国家颁布的铁路建设项目资料管理规定中,提出铁路建设的资料收集整理工作必须与建设工程同期进行,并且要做到完善、系统、真实,充分保证其拥有应有的利用价值。然而当前铁路建设项目档案管理工作开展中管理观念淡薄,没有强烈的档案管理意识,对于铁路建设项目中档案管理重要性缺乏必要的认识[2]。尤其是在铁路建设项目施工过程中,鉴于往往存在施工工期紧张、施工任务繁重等原因,导致有的建设单位只重视建设项目安全质量、施工工期,认为档案管理工作可有可无。铁路施工单位认为最为重要的工作就是完成铁路建设施工,项目档案管理工作可以在工程结束后酌情整理,从而导致项目档案管理的完整性、真实性无法得到充分的保证。

2.2人员素质不高

铁路建设项目档案管理工作人员素质不高,导致铁路建设项目档案管理质量参差不齐。鉴于铁路建设项目缺乏档案管理意识,导致在很多铁路建设项目中没有聘请专业的档案管理人员,而是选择一些没有经过专业档案管理培训的非专业人员开展档案管理工作。同时,由于铁路建设项目点线长,建设单位的人员流动性较大,因此经常出现管理工作不规范、管理人频繁调动、档案管理工作交接不到位、档案资料流向模糊、无人接收整理保管档案的情况。常常出现当铁路建设项目竣工时才进行资料补充,依靠个别人的回忆来补充编撰,严重影响了档案的真实性与完整性[3]。同时,由于档案管理人员素质不高,经常导致项目资料归档不全,档案缺失。

2.3监督检查欠缺

当前我国铁路建设项目数量多种,投资规模庞大,各个铁路局规模不断扩大与专业档案管理人员数量有限之间的矛盾不断激化。铁路行业与地方档案管理工作之间存在不同,使得铁路建设项目档案验收标准存在差异。各铁路局在没有获得铁路总公司明确授权委托的情况下,无法主动对铁路建设项目档案管理工作进行监督检查,从而使得铁路建设项目档案管理工作长时间处于监督检查欠缺的状态。

3新时期铁路建设项目档案管理策略

3.1增强管理观念

增强铁路建设项目档案管理意识,健全项目档案管理约束规范机制。铁路建设项目要充分意识到档案管理工作的重要性,认识到档案管理工作对于铁路建设项目正常开展的重要性,并且从制度上来保证档案管理工作可以落到实处。铁路建设单位要通过合同规范与制度的方式来约束各个铁路参建单位开展完善的档案管理工作。在勘查设计、委托监理、施工承包合同协议中专门就开展档案工作进行规范,始终秉持着“谁形成文件材料,谁立卷归档”原则,对设计、监理、施工等单位档案管理工作进行规范管理,明确档案整理归档责任。例如,在制定勘查设计合同协议过程中,需要清晰之处单位设计文件中编制内容、深度等必须要满足铁路建设项目相关办法,数量、交付时间等需要满足审核、审批、施工等规定[4]。

3.2提升人员素质

提升档案管理人员素质,全面提升档案管理业务指导工作。针对当前铁路建设项目档案管理工作人员素质不高,档案管理质量水平低下的情况,铁路相关档案管理部门需要在建设项目开始前就针对项目档案工作提出明确要求,组织相关专业系统来编制档案管理规范手册与档案管理模板。铁路建设单位还需要定期不定位地对参建单位开展档案管理人员培训工作,开展业务培训、业务咨询、专业技能训练等工作,组织本建设项目管理人员“走出去”参观学习。

3.3强化监督检查

铁路建设相关档案管理部门要强化档案管理工作的监督检查,加大指导监督力度,发挥监督管理的效用。档案管不了部门要提前介入档案管理工作,一边让铁路建设单位可以在开工前完善项目档案管理工作,建立可以满足铁路建设项目档案管理工作的制度,明确提出建设项目中所有涉及档案的收集、整理、验收等环节的具体要求[5]。强化对当前铁路建设项目各个参与建设单位的档案管理工作监管力度,通过指导、检查等方式来对各个参建单位的问题进行发现与纠正,并且将档案管理工作的水平与质量纳入建设单位考核与施工单位信用等级评价中,加大监督检查力度与效用。

4结语

铁路建设项目档案管理工作是一项十分基础、十分重要的工作内容,其直接关系着铁路建设的正常开展以及建设质量,只有从增强管理观念、提升人员素质以及强化监督检查等方面入手,才能够从源头上增强铁路建设项目档案管理意识,提升铁路建设项目档案管理质量,从而为铁路建设提供更好的服务。

作者:赵新 单位:乌鲁木齐铁路局档案史志室

参考文献:

[1]陈维琪.提高广西合资铁路建设项目档案质量的建议[J].铁道运营技术,2015(04):15~17.

[2]薛化斌,庄燕.加强水利工程建设项目档案管理工作的探索与实践[J].山东水利职业学院院刊,2008,(01):28~29.

[3]薛梅.国家重大建设项目工程档案管理初探———以上海铁路南站为例[J].上海档案,2012,(05):18~19.

[4]韩春荣.档案信息化建设与档案管理的几点思考研究[J].青春岁月,2016,(01):258.

[5]刘志恋.谈水利档案信息化建设存在的问题与对策———以玉环水利档案信息化建设为例[J].档案管理理论与实践-浙江省基层档案工作者论文集,2015,(00):275~279.

第七篇:学校人事档案管理信息化建设研究

【摘要】

本文论述了新时期人事档案管理信息化建设过程中存在的问题,探讨了学校人事档案管理信息化建设的策略。

【关键词】

人事档案管理;信息化建设;研究

随着电子科技的发展,信息技术已经开始运用到各行各业中,尤其是各个机关部门的档案管理工作,更加需要信息科技的帮助。人事档案工作是现代学校管理工作的重要组成部分,档案管理工作规范化、标准化是保证学校各项工作顺利开展的前提。建立健全人事档案管理工作是学校档案管理机构的首要任务。随着信息技术的不断发展,人事档案管理工作也发生了巨大的变化,因此通过对新时期人事档案管理的探讨,有利于造就一支高素质的档案管理团队,有利于进一步促进学校管理工作的发展。

一、新时期加强人事档案管理信息化建设的意义

随着社会改革的推进,人才的就业自由度不断提高,人才流动频率加快,而人事档案不再对人才的流动具有极大的制约作用。但人事档案仍然是衡量一个人社会价值以及经历的一个重要的标志,可以全面地反映一个人的工作和学习状态。对于每个人来说,档案记录了个人成长各个阶段的相关信息,是对每个人公正客观的记录。新时期的人事档案管理手段正在发生着变革,单纯的纸质档案管理模式正在退出历史舞台,取而代之的是纸质档案与电子档案并存的模式,使人事档案所承载的人才信息可以在更广泛的范围内得以利用。随着新时期电子技术的发展,学校档案管理工作也需要随之更新方式和管理制度,提升信息化管理水平,提高人事档案利用效率。

二、新时期人事档案管理信息化建设过程中存在的问题

(一)学校人事档案管理人员缺乏工作的积极性。

学校的主要任务是以培养学生为主要目的,因此大多数的教职工就会认为教师才是学校的主要工作者,其他的工作人员都是辅助者。因此对于学校的人事档案管理者来说,他们中某些人会缺乏一定的工作积极性,会出现一些工作疏漏或者是人事档案管理不科学的问题。这样的发展现状在义务教育阶段中非常普遍,不但对学校的人事档案管理工作造成了严重的影响,而且还对整个教职工体系造成了严重的破坏。因此,对于学校人事档案管理人员缺乏工作的积极性的问题,必须要进行合理的解决。

(二)档案管理过程中信息技术应用匮乏。

随着信息时代的到来,学校人事档案管理人员除了缺乏积极性之外,还缺乏对信息技术的相关应用。例如在当今社会,互联网极具便利,几乎各行各业都离不开互联网的使用,而学校人事管理信息化程度普遍不高,多数利用都停留在提供纸质档案的基础之上,大大降低了查阅的速度和效率,而且这也非常不利于对个人档案的保护。所以在档案管理过程中加大信息技术的应用是非常有必要的,这样才会更好地促进人事档案的管理工作。

(三)人事档案管理信息化建设缺乏有效的监督机制。

人事档案管理工作往往是被人们忽视的学校工作,在一些学校中由于档案管理工作的特殊性,人们并不会经常地对档案管理工作进行检查和管理,这样就造成了一些工作人员的工作懈怠、工作疏忽的问题等,这些都是由于缺乏有效的工作监督造成的。因此,面对学校人事档案管理信息化建设缺乏有效的监督机制的发展现状,必须要从改善监督管理的方向入手进行解决,推进学校档案管理信息化建设的进一步发展。

三、新时期学校人事档案管理信息化建设的策略

(一)开展学校人事档案管理工作的绩效工资制度。

在信息化的时代背景下,学校为了促进内部人事档案工作的信息化建设,就必须提高管理人员的工作积极性,这样才能保证新时期人事档案管理信息化建设的科学发展。因此,学校在进行工作质量评比的时候,要将档案管理人员的工作与绩效工资相结合,以工作质量和效率作为标准来进行工资发放,这样通过将工作与工资绩效结合,就可以带动工作人员的积极性,从而保证学校人事档案管理工作的高效、科学进行,减少疏漏的出现。学校要根据时展的要求,与时俱进,遵循人事档案管理的原则,不断更新学校人事档案管理的方法。

(二)提高学校人事档案信息化管理工作人员的专业素质。

在学校人事档案信息管理过程中,必须要引进专业的信息化管理队伍,来提高学校人事档案管理的效率。随着信息时代的到来,学校人事档案管理必须要引进一些熟悉电子档案管理设备的专业人才,以进一步提高学校人事档案的管理水平。除此之外,还要对学校内相关的档案管理人员进行定期的培训,提高他们的档案管理水平,为学校的管理队伍注入新的活力。在进行培训的过程中,引进一些先进的档案管理技术,让档案管理人员的技术水平和管理理念得到进一步的提高。通过定期的培训和交流,促使学校档案管理人员的水平不断提高,从而促进学校人事档案管理的信息化管理水平的提高。

(三)加强学校人事档案信息化管理的保密性。

加强人事档案信息化管理的保密性工作,就需要从管理人员素质以及管理系统的专业化方面进行改进。首先,对于学校的人事档案管理人员来说,要提高自身的信息化管理技能,通过强化对管理软件的使用和学习,提高自身的操控信息化软件技能,促进学校人事档案管工作质量的提高;除此之外,学校还要对一些档案管理系统定期地进行维护,定期更新软件,保证管理系统的安全性。尤其是在电子科技迅速发展的时代,软件技术更新换代速度非常快,这就需要掌握每一种软件的使用和操作要求,减少软件漏洞的存在,防止学校人事档案的泄露或者丢失,从而进一步保证学校人事档案管理的科学进行。除此之外,对于档案管理人员来说,也需要提高自身的职业道德素质,做好档案管理工作的保密工作,提高保密性。

(四)完善学校人事档案管理信息化建设的监督机制。

保证学校人事档案管理工作的正常发展,同样需要采用一定的监督机制。具体来说,对档案管理人员的工作状态要进行不定期的检查评估,然后根据检查结果对工作人员进行一定的奖惩,这样可以提高档案管理人员的工作积极性,同时也保证了工作的基本质量。建立一支专业化的监督队伍,来进行具体工作的执行,保证学校人事档案管理工作的高质量发展,同时也可以推进学校档案管理工作信息化的建设与发展,使之更好地适应时代的需求。严格地执行监督机制,有利于保证学校人事档案管理工作的科学性和严密性,减少工作疏漏。

四、结语

随着信息化时代的到来,信息化技术开始被应用到学校的人事档案管理中,这些信息化技术的应用对学校人事档案的保存和查阅起到了非常重要的作用,促进了学校人事档案管理的规范化、标准化以及流程化发展。因此,通过信息化技术的使用,可以提高档案管理质量,为档案管理实施规范化、标准化管理打下坚实的基础,促进学校档案管理工作的发展与提高。所以,通过本文的研究和分析,可以对新时期人事档案管理工作过程中存在的一些问题进行分析,找出科学的解决策略,促进新时期人事档案管理工作的信息化建设与发展。

作者:王泽 单位:云南省个旧市和平小学

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