建设项目档案管理与项目管理同步实施

2022-09-21 16:02:57 来源:写作指导

建设项目档案管理与项目管理同步实施

【摘要】档案管理是对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称,为档案利用者服务,是一项管理性、服务性和政治性的工作。企业为了实现长远的发展,多数会选择进行项目投资,而档案管理在项目投资中具有十分重要的作用,在为企业提供各项服务的同时,有利于推进投资项目的建设进度。本文从建设项目档案的重要性出发,分析建设项目档案管理与项目管理同步实施的重要性,并从多个层面探讨建设项目档案管理与项目管理同步实施的具体措施。

【关键词】建设项目;档案管理;项目管理;同步实施

一、同步管理的重要性

近年来,我国对建设项目档案的重视度逐渐提高,《重大建设项目档案验收办法》明确要求各企业必须重视并落实建设项目的档案管理,并规定档案管理与项目的检查和验收投入的人力和物力须是相同的,任何建设项目的档案验收工作没有通过的,采取一律否决制,该规定充分表明项目档案在建设项目中不可替代的重要地位。另一方面,建设项目档案可以为企业提供利用服务,尤其是在建设项目后期,建设项目档案对项目维护、改造、扩建等后续工作具有非凡的意义,是有效、可靠的信息源,在一定程度上影响着企业的投资决策和规划调整。项目工程建设的显著特征之一即时间跨度大,少则几年,多则几十年甚至上百年,可想而知,在这漫长的时间段内,如果工程项目在后期的使用中出现问题或者需要维护、改造等,没有原始的档案信息作为参考依据,必然会影响到后续工作的顺利开展。任何一个建设项目,从项目立项、现场施工、验收竣工、建成投产,是一个漫长的动态过程,期间必然会产生大量的文件和材料,这些原始信息完整记录了建设项目实施的全过程,与项目管理形成一体,当建设项目在未来的使用过程中出现问题时,都可以依据原始档案进行快速和有效的解决。

二、同步实施的具体措施

(一)健全管理制度。以档案网络为基础健全管理制度,是实现建设项目档案管理与项目管理同步实施的首要措施。具体来说,相关管理部门应明确档案管理工作的岗位配置和职责划分,建立起档案管理工作人员的网络体系,充分发挥管理制度的约束和规范作用,使得档案管理有章可循、有法可依。同时,各部门之间应加强有效的沟通和辅助,通过共同协作的方式推进建设项目档案管理与项目管理的同步实施。

(二)加大管理渗透力度。加大项目档案管理的渗透力度,要求档案管理及相关部门务必抓紧落实建设项目每一个环节中的档案整理、归类和存储,避免项目竣工后才发现档案遗漏的问题,造成原始数据的丢失。管理部门可以从以下几个方面加大渗透力度,一是加强对管理人员的思想教育和工作宣导,加强对各参建单位和部门的业务培训和指导,力争做到“事前关注、事中介入、事后跟踪、全程参与、全面渗透”,通过定期培训锻炼或实践活动来提高相关人员对项目档案管理的重视度。二是落实项目档案工作的“三纳入”和“四同步”措施,在项目申请立项时,即开始开展资料收集、整理、审查等一系列的档案管理工作,在项目竣工验收时,务必监督完成项目档案的归档及其它验收工作,保证档案管理工作贯穿项目始终。

(三)推进网络化管理。项目与项目档案网络化管理,即通过计算机网络进行项目和项目档案信息的收集、组织、传递、、检索和提供利用服务。首先,企业应加大对互联网技术人才的培养和投入,配置先进的硬件设备,加强技术人员、项目档案人员与业务部门的沟通和交流,通过定期考核组织培训等方式,来提高档案管理人员的水平。其次,是要学习提升,要逐渐摒弃传统的档案管理方式,积极参加或组织档案管理工作的总结会议或研讨会议,通过专家授课或行业交流会等形式,提高档案管理的网络化和信息化水平。

(四)强化同步监督。有效的监督是促进建设项目档案管理与项目管理同步实施的重要保障,尤其是在项目的施工阶段,大量的文件和资料产生和出现。相关部门在签订项目施工、采购、监理等合同或协议时,就应明确指出建设项目需移交的档案的数量、质量、以及归档时间等各项要求,并在不同的项目阶段对档案管理工作进行随机性的抽查和审查,确保完整归档、保管到位。

三、同步推进服务社会

项目档案与地方发展有着极大的关联性,也是为项目提供支撑,为地方发展服务,可以说是最特殊的档案之一,另一方面来说,近年地方发展中,涉及交通、能源、市政、教育、文化等工程领域建设的项目更是全面开花,在这些项目建设中,业主单位若能一手抓项目档案,一手抓项目管理,做到“两手抓”“两不误”,这更有利于经济社会事业的发展。故此,相关管理部门应加强业务培训和能力培养,建立健全管理规章和制度,在档案管理网络化的基础上,强化管理工作的渗透和监督,实现项目档案管理与项目管理的同步实施,发挥档案信息不可估量的价值和效用,服务经济社会发展。

【参考文献】

[1]葛洪梅.建设项目档案管理与项目管理的同步实施[J].办公室业务,2014(4):121.

[2]李苗.论建设项目档案管理与项目管理的同步实施[J].中国经贸,2017(15).

[3]林龙霞.浅谈建设项目档案管理与项目管理的同步实施[J].经营管理者,2017(26).

作者:何礼红 单位:福建省宁德市周宁县地震工作站