摘要：为加强国有矿业企业在“走出去”过程中境外矿产资源项目管理，基于前端控制、全程管理和知识管理原则，建立和完善集成高效的境外矿产资源项目档案信息管理平台，可实现境外矿产资源项目档案的信息化和管理。
关键词：境外矿产资源项目；企业档案；管理平台
矿产资源是国民经济和社会发展的重要物质基础，但它的不可再生性及分布的不均衡性，决定了任何国家都不可能做到矿产品的完全自给。因此，“走出去”寻求境外矿产资源就成为我国矿业企业发展的必然选择。境外矿产资源项目一般投资数额巨大、投资周期长、权利义务关系复杂、风险因素多，需要分析研究大量信息资料，以选择最佳的投资项目和投资方式。因此，企业为了适应市场化、集团化、国际化、现代化，急需建立并逐步完善境外矿产资源项目档案信息管理平台，为企业决策提供信息支撑。
一、构建境外矿产资源项目档案信息管理平台的目的
利用企业的局域网络环境，建立基于Web的境外矿产资源项目档案信息管理平台，可实现从资源项目信息获取、评价、尽职调查、协议谈判到完成交易整个过程的信息化管理和数据、信息的实时动态更新，并通过实施前端和全程控制，实现境外矿产资源项目档案的规范管理和信息共享。
1.消除“信息孤岛”，实现档案“管理复制”
构建一个跨部门、跨区域分布的多项目综合管理平台，实现企业或项目业务串联，能够消除由于沟通不畅带来的信息孤岛。同时，通过改善工作流程，固化优秀的管理模式，建立规范的业务处理流程，可实现具体业务及档案的“管理复制”。
2.实现具体业务和档案的统一管理
境外矿产资源项目档案信息管理平台是矿产资源项目投资管理过程与资料归档、档案管理过程的有机统一，既实现了具体业务的有序管理和有效控制，又体现了档案管理的前端控制和全程管理原则。
3.完善知识管理与优化应用
通过应用信息管理平台，强化企业档案信息的科学管理，建立完善的企业知识积累程序，对企业本部和各项目、管理模块相关的文档、数据即时进行归档整理，逐渐形成和丰富企业知识库[1]，提高企业境外矿产资源项目对比分析研究的效率、质量及企业“成功复制项目”的能力。
二、档案信息管理平台的建设思路
1.体现的管理原则
境外矿产资源项目档案管理平台的建设着重体现了档案管理的前端控制、全程管理和知识管理原则，使得档案管理工作始终贯穿于企业境外矿产资源项目投资管理的全过程。
2.实现的目标
境外矿产资源项目档案管理平台应以项目管理为主线，整合企业现有的文档管理、协同办公等系统，做到以计划为龙头运筹协同、以范围管理为导向的集成管理。建成后的管理平台，将实现如下目标：所有项目相关人员在一个系统上协同工作，业务和管理系统充分体现业务流程和管理模式；智能系统能够快速实现项目初始化与复制，支持全球实时异地工作模式；系统管理的资源极为丰富，所有资源得到有效的管理和充分的共享；项目基本信息随着项目的推进不断更新，最终实现文件资料的自动、实时归档汇总。
3.系统架构设计
在企业集中构建数据库，将所有项目数据统一存放在数据库中，要求各区域分公司和项目组实时将经营管理和项目管理数据反馈到企业，并实时更新项目数据。就网络带宽而言，企业需要较高的硬件和网络带宽支撑大量数据的传输和处理。各分公司和项目组可通过ADSL接入Internet，并且通过VPN连接到企业，见“图1”。企业网络环境成熟，具有权限的人员对各项目的数据能够及时有效地查看，并对项目推进的各阶段进行管理和监督。考虑到企业的规模及对相应的矿产资源项目管理平台需求的复杂度，将基于IBMLotusDomino/Notes这一目前主流的办公自动化系统支撑平台来进行系统的设计开发，涉及的主要硬件为数据库服务器和应用服务器。数据库是最为广泛的一种应用，它的构建可以将企业内部数据合理进行存储和组织，使企业信息的检索和查询执行更为高效；应用服务器构建于数据库服务器和终端用户之间，把数据库信息与终端用户或者客户端程序连接在一起，为数据传递和用户通信提供安全保障。
4.信息安全
境外矿产资源项目投资属于企业的重大战略决策，交易资金也很巨大。在投资交易正式达成之前，境外矿产资源项目资料和决策信息属于企业的重要商业机密，一旦泄漏将给企业造成无法挽回的损失。为了最大限度确保矿产资源项目档案信息的安全性，企业要从技术和制度两个层面入手加强管理：（1）技术层面。信息部门要从技术层面确保矿产资源项目档案信息管理平台的安全性。一是确保所在的局域网不被商业黑客刺探、攻破，杜绝信息泄漏；二是明确平台登录权限并采用授权的用户名和密码登录；三是根据项目管理需要，对项目信息的浏览设置不同的权限；四是有登录权限的相关人员对项目信息的操作要在信息库留有备查记录。（2）制度层面。企业要有一系列涉及信息安全的管理制度确保信息安全。在此基础上，信息部门要设置一个保密协议签署页面。保密协议具体由法律事务管理部门拟订，其内容包括：一是登录人员有保管登录账号和密码的义务，确保账号和密码不泄漏；二是登录人员对矿产资源项目档案信息管理平台信息的保密义务。
三、档案信息管理平台建设的基本内容
1.功能模块设计
境外矿产资源项目档案信息管理平台的功能模块主要包括项目基本信息，以及项目评价、尽职调查、协议签署、政府审批、项目交接、项目生产建设情况等。项目信息在推进过程中应具有更新功能，相应模块内容均包括了涉及的项目评价报告、尽职调查报告、资源评估报告等技术资料文件，还包括投资协议文本、请示报告、领导批示、会议纪要等文书材料的归档管理。
2.系统界面设计
按项目推进的主要环节直观展现给用户各个阶段的评价结果，每个评价结果又关联了各阶段活动的详细信息。用户进入矿产资源项目档案信息查询界面，其信息查询设置了按项目名称、矿种、位置区域、项目类别、项目进展状况查询五种模式。用户可选择具体项目，点击进入基本信息界面，查询项目推进状态及详细信息，项目相关的各类归档资料文件作为附件挂载在项目基本资料栏中，用户可根据权限下载，也可直接打开查看。
3.网页的设计要求
用户进入具体矿产资源项目网页的目的是浏览、修改、更新该项目的信息或上传、下载相关资料。因此，项目信息网页的设计是整个矿产资源项目档案信息管理平台建设的核心。项目信息网页设计的技术要求有：界面简单、查询方便、模块化设计、易于修改、更新和后台维护。可将录入的档案信息按照文件归类整理好后，以附件的形式挂在相应模块备案归档。
参考文献：
[1]范韶敏。将知识管理引入企业档案管理模式的研究———以潞安矿业集团为例[J].中国档案，2010(12)：54-55.
作者:赵娟 单位:金川集团股份有限公司档案馆