摘要：随着经济的高速发展、科技水平的不断提高，数据资源的存储、检索、利用以及传播的方式也在不断革新。在这样的大背景下，高校想要实现可持续发展，对档案管理工作优化创新成为必然。做好数字化档案馆的建设、管理和应用成为高校档案管理工作的新要求。本文分析了当前高校数字化档案馆建设的现状，并提出相应的策略。
关键词：高校；数字化档案馆；管理与应用
在信息时代背景下，高校的档案资源管理工作日益受到关注，各高校对档案管理工作的重视程度大大提升，纷纷投入数字化档案馆建设，探索利用信息化手段创新档案管理工作。但由于数字化档案馆在我国的应用时间较短，数字化档案馆建设尚存在较多的问题。
一、高校数字化档案馆概述
（一）高校数字化档案馆的含义。数字化档案馆就是利用信息化技术手段，将以传统介质存储的档案，如纸质档案、相片档案、图片档案等转化为用计算机能够识别、处理与存储的数字化档案，依托网络环境将丰富多样的档案资源、用户群体及处理中心有机联合起来，是高校档案馆的核心组成部分之一。借助数字化档案馆能够将涉及面广、数据量庞大的信息资源形成有机统一在一起，同时贯穿于整个数据信息资源收集、建档、转换、归档、存储、全流程，具有数据资料数字化、资源输送网络化、检索服务便捷化、信息资源共享化等特征，能够更大限度地保障档案馆资源的全面性、完整性与准确性，满足用户的多样化需求。高校数字化档案馆的管理与应用必须以计算机科技手段的应用为基础。
（二）高校数字化档案馆建设的意义。高校档案馆数据资源的特点是种类繁多、来源广泛、珍贵且价值密度低。通过建立数字化档案馆，更有利于档案信息资源的开发与利用。因为档案资源是反映历史面貌的最原始信息，见证并推动社会发展、科技进步，只要能充分利用档案，做好调查编研分析，就能提高档案资料的利用价值，服务社会。随着档案资源数量的不断增加，高校往往出现档案管理人员人手及存储空间不足的问题，如果通过增加人员数量、扩容存储空间来解决，势必加大经费投入。建设数字化档案馆能够让高校有价值的文本、图片、表格、影像、公文、通讯、信件等资料完整保存下来，方便利用者借助网络查询所需资料，避免发生资料短缺或不断复印、借阅导致原材料受损甚至被篡改等问题。此外，建设应用数字化档案馆能提高档案管理效率。尽可能地确保档案资料归档、实现资料共享，就能够实现档案的便捷利用，包括教师、学生、校友和其他档案利用者等只需通过网络输入关键字就能实现远程检索，调取所需资源，既节约时间又突破了空间的局限。尤其在疫情下的特殊时期，更体现出档案数字馆远程服务安全、便捷的优势。
二、当前高校数字化档案馆管理与应用现状
（一）数字化档案馆存储对象不明确。由于数字化档案馆在许多高校仍处于探索阶段，档案馆对要存储的对象未能明确，对工作职责和内容不够清晰，分工也不够科学合理。学生档案、教师档案、财务档案等资料分别管理，有的学生档案放在院系或学工部保管，教师档案放在学校人事管理部门保管，财务档案放在财务部门保管，继续教育学生档案放在继续教育处保管，而没有统一由学校档案馆保存管理，导致学校档案馆的存储内容不完整、定位不清晰，不能及时掌握全校档案的整体情况。当档案查询者（尤其是校外档案查询者）前来查询时，不能及时通过学校档案馆实现一站式业务办理服务。
（二）数字化档案馆的服务对象范围较窄。当前许多高校数字化档案馆的服务对象仅局限于学校内部各部门（单位）、老师和学生（包括毕业校友），仍是采用较保守、封闭的服务理念。随着社会化进程不断深化，高校数字化档案馆的管理应用实现资源面向全社会共享，对外开放必将是大势所趋，这也是高校作为社会公共资源的社会职责。
（三）数字化档案馆管理服务品质有待提升。首先，在检索功能设置上应当逐步提升管理服务，按照档案的种类、年限、来源等不同字段分别设置，实现用户的模糊，帮助用户快速检索到所需资料。其次，建立数字化档案馆藏资源的更新机制，保证用户能获取到最新的档案信息。再次，部分存放在数字化档案馆的资料查阅的权限还未能实现全面开放，需要用户现场登记查阅，这也是高校档案馆数字化管理中需要解决的问题。
三、完善高校数字化档案馆管理与应用的策略
（一）明确高校数字化档案馆的定位，加大投入。新修订的《中华人民共和国档案法》已经出台。此次修订的内容，主要体现在档案数字化、信息化方面。高校档案馆的数字化也应当以此为据，逐步推进。首先，高校应将对数字化档案馆的建设纳入学校发展的规划和考核项目当中，提高建设数字档案馆的意识，深化档案馆的管理工作。在数字化档案馆的硬件设施方面加大资金投入。其次，扩展数字化档案馆资源收集的范围，不再局限于管理内部师生档案，而是收集更多有价值的资源并进行科学有效地分类、整理和存储。最后，高校数字化档案馆要明确定位，根据服务对象找准存储对象，对高校各部门合理分工，最大限度地更新扩容档案资源，优化服务效能，增强用户体验感。
（二）完善数字化档案馆管理机制，强化资源数字化。规范化、标准化的管理机制是数字化档案馆管理与应用的基础，高校应结合发展实际设计完善数字化档案馆管理机制，包括档案的收集制度、档案数字化归档制度、网络安全管理制度等，在此基础上还应建立数字化档案管理奖惩机制，规范档案管理人员的工作，调动其工作的积极性与创新性。此外，构建数字化档案馆资源共享管理机制。数字化档案馆的管理应用要打破信息壁垒，主动联动各高校搭建网络交流平台，强化沟通交流，实现信息资源共享，互惠互利，共建共赢。
（三）引进先进技术，优化管理手段。利用高科技的技术进行数字化档案馆的管理，能够提供更高效便捷的服务，展现数字化档案的魅力与价值。首先，在档案目录创建、信息采集、动态管理等环节中应用先进技术，做到纸质档案与电子档案同步记录，使用户能快速准确地获取资源。此外，完善检索管理体系，建立科学合理的标准，提升用户的体验感与获得感。还可以借助多媒体工具和途径，如微信公众号、档案服务网站等平台，将数字化档案资源实现广泛共享，扩大宣传，提升影响力。
（四）落实安全管理责任制，提高数字化档案管理人员综合素质。高校数字化档案馆的管理与应用的重中之重是安全管理，高校需要强化硬件与软件设备的投入，包括硬件上的防盗、防火、防水空间，软件上的杀毒软件、防火墙、防盗密码等，定期培训档案管理人员，做好数据备份，规范档案资料的管理，严防资源损毁和丢失，造成难以挽回的损失。综上所述，高校数字化档案馆的管理与应用是一项长期且艰巨的系统工程，不可一蹴而就。高校应结合本校发展规划和工作实际，以抓档案管理促业务规范，以建设数字化馆提升学校信息化水平，提高服务效能，发挥档案的价值，提升高校管理水平和影响力。
作者:童俊 单位:成都农业科技职业学院
