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数字化信息在医院人事档案管理中应用

2021-01-29 11:01 来源:人事管理论文 人参与在线咨询

摘要:人事档案管理是医院管理工作的重点内容,是对过往人事变动情况的有效记录,同时为当前和未来工作提供可靠依据,促进医院发展水平的提升。传统工作方式已经难以适应当前工作要求,必须对加强数字化信息管理力度,真正体现人事档案的价值。除了要明确数字化信息之于人事档案管理的意义外,还要对其中存在的问题进行分析,以便制定有效的人事档案管理策略,满足实践工作要求。

关键词:数字化信息;医院;人事档案管理;应用

在我国医疗体制改革进程当中,医院建设规模和数量不断扩增,为人们提供了良好的看病就医环境,有利于促进我国医疗事业的繁荣发展。做好医院的人事档案管理工作,能够对当前人力资源进行优化配置与高效利用,促进医院整体管理水平的提升。尤其是医院发展必然以人才作为基本保障,应该加强对人事档案管理的重视,促进工作效率与质量的提升。数字化信息在人事档案管理中的有效应用,可以构建管理工作新模式,增强管理手段的科学性与先进化,为资源共享与利用提供了可靠保障。在市场竞争不断加剧的趋势下,医院只有做好数字信息化建设,才能增强自身的核心竞争力,为医院的长远发展打下基础。因此,应该从医院发展现状出发,根据数字化信息的基本特点制定针对性管理工作方案,实现对实践工作的有效指导。

一、数字化信息在医院人事档案管理中的应用重要性

在人事档案管理中应用数字化信息,为电子化档案的创建奠定了基础,相较于传统的纸质档案,在空间占用上较小,能够节省空间。通过网络空间可以实现对电子档案的有效存储,大大提升了档案管理的工作效率,减轻工作人员的压力和负担。随着计算机存储量的上升和数据交换速度的提升,可以满足档案的使用需求。借助于网络还可以加快人事档案资源的共享,满足各个部门与科室的工作需求。电子档案在归档、存储和整理、调用中都具有明显的优势,通过计算机就可以接收所需信息,大大增进了不同部门的交流沟通,体现人事档案在医院管理工作中的价值。通过采取有效的保密技术和安全防护措施,也能够使人事档案的保密性得到增强,避免人为操作失误引起的信息泄露和丢失等问题。在医院的考核工作当中,可以通过快速调阅人事档案对不同人员进行评估,保障流程的公开性和公平性,防止暗箱操作等问题,为考核者提供极大的便利。

二、医院人事档案管理中存在的问题

1.管理方式单一。管理方式单一化是传统管理手段的主要弊端,导致在档案资源收集、整理、分析和调用中存在较大的局限性,无法为医院人事管理提供可靠的保障。在医院改革进程当中,未能对当前制度体系进行优化和完善,传统制度与规范难以符合当前信息化建设需求,其执行效果不佳。未能对人事档案进行分类分级处理,导致在查询和使用中十分不便,档案错拿和缺失等问题逐渐增多。对于数字化信息的重视程度较低,未能意识到在实践工作中的重要性,资源配置存在诸多不合理之处,导致医院的经营成本上升。因此,应该以数字化建设为契机,提升人事档案管理手段的多元性与丰富性。

2.信息更新缓慢。人工管理的方式在传统工作中较为常用,这就会对工作效率产生严重影响,档案资源信息的价值未能得到有效体现。尤其是随着人事部门工作业务和内容的增多,在档案管理中涉及的信息量也呈现出海量化的特征。进入到大数据时代以来,给档案管理工作带来了较大的挑战,传统管理方式在信息收集、整理和保存等方面都存在滞后性弊端,导致信息更新缓慢。决策工作需要以最新的人事档案信息为依据,因此会导致决策科学性和可行性受到影响。

3.人员素养不高。医院人事档案管理工作人员的专业能力较低,是限制数字化信息有效应用的主要因素。在部分工作岗位中存在一人多职的现象,认识档案管理的专业性不足,无法认识到当前信息化建设的必要性,导致管理工作实效性不足。未能根据当前工作需求进行专业培训,其专业知识与技能较为落后,在工作中固守传统工作理念和方法。对于档案安全性的重视程度较低,未能采用先进技术做好系统安全防护工作,网络病毒和黑客等对档案安全性和保密性造成威胁。人事档案管理工作队伍的活力不足,缺乏高素质人才。

三、数字化信息在医院人事档案管理中的应用策略

1.建立电子信息平台。电子信息平台的建设,是开展人事档案信息化与数字化管理的基础与前提,因此应该加强建设力度,满足医院的未来发展需求。在该平台下,能够实现对多种类型的人事档案资料的统一化管理,对文字信息、图片信息和数字数据等进行整合,通过数字化信息的形式进行分级分类管理。这不仅有利于资源的优化配置,而且满足了信息的共享需求,有助于增进各个部门之间的合作交流,防止出现信息孤岛效应。在电子信息平台的建设当中,应该以技术平台、业务平台、数据交换平台、集成平台和应用平台的构建作为核心内容,增进各个子平台的有效衔接,为人事档案信息数据的收集、整合、存储、分析与调用等提供便捷条件。首先,应该保障电子信息平台的标准化特点,使其能够在统一标准下实现各项功能,增强使用效果。其次,应该保障电子信息平台的复用性和扩展性特点,能够为今后业务扩展等工作提供可靠保障,防止资源浪费的现象发生。加快纸质档案向电子档案的转化,解决传统管理模式下的种种弊端,增强先进技术的应用价值。为了能够增强电子信息平台的功能,还要对不同科室和部门的工作特点进行深入分析,拓展系统功能,满足工作人员的个性化需求。

2.加强档案风险管控。人事档案会关系到医院的整个人力资源管理工作成效,也会对医院的未来发展产生直接影响,因此应该对档案风险实施有效管控,从而增强人事档案的保密性和安全性,防止信息丢失或者破坏等问题的产生。在管理工作中应用数字化信息时,虽然可以给工作人员带来较大的便捷,但是由于网络具有开放性的特征,因此其面临的风险也在不断升高。尤其是黑客攻击和网络病毒等因素的存在,也导致人事档案安全性受到威胁,只有不断提升防护意识与防护力度,才能避免意外问题的产生。应该促进管理人员责任意识的增强,防止对档案进行篡改,通过法制化建设对工作人员行为进行约束与规范。在科学技术水平不断提升的趋势下,网络病毒和黑客攻击等也更具隐蔽性特点,给系统防护工作带来了较大的挑战。应该通过防火墙和杀毒软件的应用,实现对上述问题的有效预防,保障内部网络的安全性。同时,人事档案管理权限的设置,也是增强档案安全性的有效措施,可以通过人脸识别、指纹或者密码等进行加密处理。应用特定格式对数据信息进行处理,促进信息录入便捷性和准确性的提升,防止信息丢失或者破坏等问题的出现,为信息化与数字化建设提供保障。对档案修改程序进行有效规范,尤其是在纸质化档案的录入中,应该保障信息的真实性。

3.规范管理操作流程。应该明确医院资源规划要求,实现对数字化信息技术的有效利用,完善人事档案管理系统的同时,对管理工作操作流程加以规范,防止出现混乱状况。分类管理各类人事档案信息,保障信息的真实性、精确性和全面性。在安排不同管理岗位任务时,应该明确工作人员的基本能力,包括信息化素养、查阅能力和打字速度等等,确保人才价值得到充分发挥。对档案管理查找页面进行针对性设计,使搜索字更加符合医院的实际工作特点,加快人事档案信息的查阅速度。数字化档案相较于纸质档案而言占用空间较小,为档案的存储与管理带来了便捷。随着医院建设规模的扩增和业务的增多,人事变动也会更加频繁,因此应该建立完善的数据库系统,并根据工作要求进行实时更新。对数据库进行定期检查,防止信息遗漏等问题的存在,以便对其进行补录处理,避免档案完整性受到影响。增进与其他部门的信息共享,增强信息整合能力,加快档案信息的更新。对当前操作规范进行细化处理,包括了数字字典、用户管理、数据备份、系统日志等,在档案信息的查阅中应该使用工作账号。在对单位信息栏数据进行修改时,应该经过上级批准,避免出现擅自修改的现象。对数字字典内容进行查核,以满足信息查找的工作要求,加快人事档案的利用效率。在档案的浏览、修改和下载等操作中,也应该设置相应的数据化权限。

4.提升管理人员素养。人事档案管理工作人员的专业素养,也会对信息化建设工作产生直接影响,决定着管理工作的效率。部分管理人员的专业性不足,往往是由其他部门人员兼任档案管理工作,导致管理工作质量受到影响。为此,应该针对当前人事档案管理工作的特点与现状,制定针对性专业培训计划,使其专业知识和技能得到更新,了解数字化信息在实践工作中的应用方法,加快数字化建设进程。在业务学习活动当中,应该确立小组组长,增强其技术能力和责任意识,通过相互监督的方式开展工作,防止人为失误导致档案信息安全受到威胁。根据档案分类、录入、补录和校对等工作内容的不同,采取差异化培训方式,以增强实际培训效果。在培训中应该加强对信息化素养培训的重视,系统化学习网络信息技术、大数据技术和计算机技术等等,增强管理工作人员的操作水平,适应新时期档案管理工作特点。接受新的工作理念,增强管理人员的技术应用意识,防止信息化与数字化建设流于形式化。建立完善的招聘机制,引进先进人才,补充档案管理工作队伍,增加队伍工作活力。在招聘中对人才的技术应用能力、业务能力和沟通协调能力等进行考察,保障工作队伍结构的合理性,根据其自身特点为其分派岗位任务,使其在实现个人价值的同时,为医院创造良好的效益。

5.完善管理制度体系。传统管理制度呈现出一定的局限性,难以适应信息化建设的工作要求,难以对日常工作形成有效约束,因此必须加快制度改革步伐,增强各项工作的规范性,确保其有章可循。应该根据当前法律法规和政策要求构建医院档案管理制度框架,同时结合医院的发展现状和未来战略规划,对制度进行细化处理,尤其是精细化管理理念的引入,有利于增强制度的执行效果,加快制度规范的落实。建立完善的责任机制,明确人事档案管理中各个岗位责任,将责任落实到个人,防止责任相互推诿引起的混乱,避免档案信息受到影响。对用户权限管理制度进行优化,防止越权管理等问题的发生。建立完善的奖惩机制,对于工作中表现优异的员工进行物质和精神奖励,为其他工作人员做出良好的榜样,提升其工作积极性和主动性;对于工作态度懈怠导致企业遭受损失的行为进行处罚,增强其责任意识,认识到自身岗位工作的重要意义。对当前薪酬福利制度进行优化,改善管理人员的待遇,使其能够在工作中增强归属感与凝聚力,为人才的吸引与留住提供制度保障。在购置硬件设备时也应该采用制度加以规范,防止资金浪费等问题的产生,尤其是在档案管理软件、程控交换机和长距离数据收发器等设备采购中需要较多的资金。建立设备维护与检修制度,保障其良好的使用功能,为人事档案管理日常工作的实施提供可靠保障,防止对工作进程造成影响。

6.完善指标评价体系。在医院人事档案管理中应用数字化信息,是提升工作效率、体现档案价值的关键途径,为工作人员带来了极大的便捷性。但是,也会由于多种因素的影响,导致档案可靠性和安全性受到威胁。因此,应该指标评价体系的构建作为基础,实现对人事档案管理工作的有效评价,及时发现其中的存在的问题,消除数字化建设和信息化建设中的弊端,提高人事档案管理工作水平。应该促进电子信息档案安全评价指标体系的快速构建,以应对安全管理的动态化特点,实现对安全问题的有效预防与处理。要加强对电子信息系统威胁的快速、有效识别,明确其风险等级和影响程度,由技术人员对其进行识别和评价,促进评价指标体系的构建,实现对安全风险的定性与定量分析。建立风险评估模型,实现对风险参数的输入,准确预测在人事档案管理中可能面临的威胁及系统的安全情况。

四、结语

在医院人事档案管理中应用数字化信息,可以有效节省空间和时间,同时加快档案资源的共享与利用,增强档案的保密性。在传统管理工作当中,由于管理方式的单一化和信息更新存在滞后性等问题,导致人事档案的完整性和可靠性受到影响,不利于医院各项工作的实施。为此,应该通过建立电子信息平台、加强档案风险管控、规范管理操作流程、提升管理人员素养、完善管理制度体系和完善指标评价体系等途径,增强数字化信息的实际应用效果,提升医院人力资源管理水平,为医院的长远发展创造良好的内部环境。

作者:周洁 吕东阳 单位:山东省滕州市中心人民医院

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