高校校友档案工作是高校档案工作的重要组成部分。特别是改革开放深入开展的新时期，随着高校的快速建设与发展，在此以长安大学为例探索校友档案数字化集成策略，更深层次地促进校友档案的开发和利用，构建服务管理平台，架起校友与母校间的感情桥梁，对于高校的自身发展与深化社会服务，无不具有重要意义。
一、高校校友数字化档案集成管理工作显见不足
毋容置疑，高校校友数字化档案集成管理建设工作是一项重要的工作。然而，这些年来，由于种种原因，致使这项工作显见不足。主要表现在：一是定义不明，制度建设缺位。高校档案机构每年都要收集涵盖高校一切活动的十一大类档案，包括党群、行政、教学、科研、产品、基建、设备、出版、外事、财会、人物等[1]，可是其中并未有校友档案的类别。这里所称的高校校友，系指曾经在同一个大学进行学习、工作和进修的人，同时也包括曾在本校任教或研究的人员。高校校友档案的征集对象较为复杂，收集范围广，牵涉部门多，与教学类中的学籍档案、人物档案都有部分重叠。因此，本文明确高校校友数字档案的征集对象不仅是曾在高校就读的学生，也包括本校任教及退休人员，收集范围除高考录检表、学生成绩单、毕业登记表、党团组织材料等“老四样”档案外，还包括在校期间的重大活动材料、科研成果、表彰奖励等，以及校友毕业后的工作单位、联系方式、成果成就等一系列档案。可是在以往工作中，由于定义不明，制度建设缺位，致使一些校友的档案收集与利用，受到了很大的影响。二是结构分散，材料参差不全。目前高校校友档案的建构模式多以机构来源为主，教务处负责学生的高考录检表、学生成绩单、学生登记表、毕业登记表等基础学籍的归档；学工部负责学生奖惩评定、先进集体、先进个人等德育考评的归档；组织部、校团委负责校友的党团组织关系的归档；科技处负责任教老师的科研成果归档；人事部门负责教职工的奖励、处分、任免等个人成长材料的归档。由此可以看出，校友档案结构分散，是由档案管理部门统一指导，对各自部门在其工作中形成的档案按来源进行收集和整理，且校友资料大多是教学、党群类的纸质档案。当校友个人档案丢失需要补档时，档案结构分散造成查找繁琐、效率低下的现象：如查找高考录检表时需根据其高考时间、生源地、专业等信息精确查找；而学生成绩单、学生登记表、毕业登记表又是以班级为单位进行归档的，党团组织信息又是以学院党支部为单位进行归档的，其个人档案所需的信息只是其中的某一页或某一行信息，这样的结构管理给查找、更新和维护带来了很大困难与不便，远远不能满足学校和学生的需求。此外，由于某些历史原因，存在学籍档案归档不全的现象，如长安大学在2003年以前没有针对个人的《学士学位申请表》（相当于学士学位授予决定），2009年以前没有《学生入学登记表》《学生登记表》。校友档案的缺失，由此可见一斑。
二、构建校友档案数字化集成管理模式
为了弥补校友档案管理工作的缺失，构建校友档案数字化集成管理模式实为一种行之有效的方法。其具体做法如下：一是以毕业生档案为数据来源，构建校友档案基础数据库。实现校友档案数字化集中管理的核心是建立校友档案基础数据库。前期，我们对长安大学自1951年以来的毕业生的原始档案进行数字化加工处理，以历年新增的毕业生信息为基础数据，将高考录检表、入学登记表、成绩单、毕业登记表等学籍信息以学号或身份证号作为主关键词实现批量导入及资料匹配，构建长安大学海量校友档案基础数据库。校友档案基础数据库的构建过程是将原始档案的数字化信息进行整理、比对、分类、著录、挂接、鉴定、检索、统计等，使无序的信息有序化，这是对校友档案有效管理和控制的基础。二是以知名教师资源库为补充，丰富校友档案。具体做法是以人事系统教师个人信息为基础数据，以国家“”哲学社会科学领军人才、“新世纪百千万人才工程”部级人选、国家“”入选者、教育部“新世纪优秀人才支持计划”入选者等为条件筛选本校知名教师信息，实现批量录入，建立知名教师资源库。三是以校友合作交流为途径，完善校友档案。在校友毕业后就业中心提供的档案数据的基础上，对集成平台进行多元化扩展，增加系统模块，如注册登录、班级管理、老乡社团、校友论坛、招聘信息、校友捐赠等，加强学校与校友的跟踪、合作与交流。校友在该平台不仅可以持续完善个人的动态信息，还可以上传、浏览班级动态、发表留言、查找同学、回馈母校，所在单位的人才需求，协助解决毕业生的就业问题等[2]。
三、实现校友档案数字化集成管理的途径
实现高校校友档案数字化集成管理建设是校友档案信息集成的手段，是智慧校园建设的重要组成部分。就长安大学校友数字化档案集中管理主要有两层含义，首先是档案馆内部分散在不同卷宗中的校友信息的数字化采集、处理、存储、组织、集成；其次是校友档案集中管理平台与如教务系统、就业系统等其他管理信息系统之间的集成，通过面向对象的系统接口实现档案信息的无缝对接[3]。通过多种集成途径，从而实现高校校友档案数字化集成管理。途径一，标准集成。标准集成是实现校友档案数字化集成管理的基础。标准集成就是通过分解校友档案信息以及信息化工作过程中不同标准间的矛盾、缺失、不一致，明确校友档案信息的标准，整理方案和移交时间和过程等，形成一个兼容、连贯、一致、具有动态发展规律的标准体系，确保校友档案收集内容的有效性。途径二，信息集成。信息集成是校友档案数字化集成管理的核心。通过校友档案数字化集成平台的构建形成统一的数据环境，将处于不同卷宗、不同信息系统中的信息汇总至校友档案数据库中，并对各种信息进行重新组织与关联，确保信息的真实性、完整性与准确性，保证不同数据源信息间的有机联系，使数据库中的信息具备不断扩充和及时更新的能力，进而实现信息的系统化、有序化存储和资源共享。途径三，组织集成。组织集成是实现校友档案数字化集成管理的保障。校友档案信息集成涉及教务处、学生处、就业处、校友会等各个部门之间的合作和协调，如果不能统一观念，统一步调，校友档案数字化集成管理平台将成为毫无意义的空壳。组织集成就是要对组织机构、人员、资金进行规划与调整，在不同部分之间寻求符合共同利益并最大限度满足各自利益的平衡点，建立有效的协调和管理机制，实现校友档案信息资源的共建共享。
四、构建校友档案数字化集成管理平台
校友档案数字化集成管理平台的构建非常必要，实践效果显著，这个平台的构建需确保各模块功能的紧密集成。长安大学具体构建方式是：其一，平台的构建方式分为四层。主要包括表示层、业务层、数据层及安全保障层。各层包含的信息内容有所不同。诸如：1.表示层：校友档案数字化集成管理平台主要支持文字、图表、图像、音频、视频等各种信息表现形式，以及档案服务过程中产生的文件类型，如jpg、word、pdf等。2.业务层：校友档案数字化集成管理建设的主要业务是文件数据的生成、流转、归档、保管、存储维护等过程业务。系统建设时要统一部署、明确责任，选择合适的存储载体和设备，完善日常的维护、检查、更新等工作，确保数据的完整性和安全性。3.数据层：数据中心是业务应用、信息服务及决策系统运行的基础，主要包括统一管理的数据库以及支撑这些数据库管理、动态更新和交换的软硬件基础环境。4.安全保障层：底层网络安全及认证基础设施主要由平台服务商来支持，保障数据资源、数据访问、传输、提取的安全性，以及信息传输过程的机密性、完整性，防止信息传输过程中被窃听或泄露，严格做好校友档案信息的加密处理。其二，平台建立应用效果明显，加速了校友档案开发与利用。纵观长安大学建立的校友档案数字化集成平台，展示了强大的功能，包括班级毕业合影、学位合影的查询展示、校友个人入学、毕业照片的查询展示、校友毕业后个人成就展示、知名教师成果展示、学生风采展示，以及校友学籍档案查询、校友就业创业论坛服务等，并充分考虑了信息公开与隐私保密的标准准则，设置了数据校验和分级保密功能，以保证校友档案数据的安全性。平台构建实现了采集录入工作的信息化，包括信息手动单个录入和excel批量添加校友，excel批量更新校友资料、照片等；支持重复信息的筛选、批量删除等。班级及个人信息、相册、附件的上传、下载等。在校史馆中通过触屏查询系统让每个已毕业的校友都能够查询到当年读书时的个人、班级、教师等历史信息，架起校友“未曾远走”的感情纽带。该平台的价值在于完善了校友档案资源库的建设，提升了高校档案馆的新的功能，并开创了个性服务、远程服务的新篇章。在开发的过程中，利用勤工助学的学生采集处理海量校友历史数据，并与信息技术专业的师生与档案馆工作人员共同参与设计方案，不仅立足学校实际、降低成本，而且给信息技术的学生提供了研究和学习的实践机会。基于上述，长安大学采取多种策略建立高校校友档案数字化集成管理平台的实践表明，高校校友档案的开发与利用，架起高校与校友之间的桥梁，不仅拓展了高校档案的社会化服务功能，还为学校的建设与发展注入了新的动力与活力。可谓效果显著，一举多赢。
参考文献
［1］藏萌.高校档案OTO服务发展模式探究［J］.档案管理,2017:54.
［2］吴晓茹,张欢.构建校友档案信息化管理新模式［J］.山西档案(4期):73-74.
［3］逄丽东.东北抗联数字文献档案集中管理模式［J］.边疆经济与文化,2019,000(005):117-118.
作者:贺冰花 单位:长安大学
