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高校人事管理信息系统设计反思

2020-06-22 11:57 来源:人事管理论文 人参与在线咨询

摘要:随着信息科技的发展,高校的人事管理模式也需要与时俱进,采用信息化的人事管理系统是提高人事管理效率的有效途径。文章根据高校人事管理的需求进行方案设计,采用SQLServer数据库技术和应用程序开发软件Delphi完成信息系统的开发,并将其应用到山东建筑大学人事部门。系统通过测试和试用表明,系统符合人事部门的个性化需求,其具有交互界面操作清晰、历史数据可追溯及通用查询统计功能等优势,可有效地改善人事管理的传统模式,提高工作效率并可为人事政策等的制定给予指导。

关键词:人事管理;信息系统;数据库;Delphi

0引言

近年来,各大高校迎来了发展的新机遇,争相引进优秀人才,使教师队伍不断发展壮大。因此,高校人事管理部门的工作变得日益复杂,并要求更加细致。目前,一部分人事管理部门主要采取Excel模式结合纸质档案进行存档、管理,这种传统的工作模式已不能满足学校多元化的需求[1],存在着诸多弊端,如人事信息资源散乱、易丢失、无规律、无系统,人事信息经常得不到及时更新,其数据的准确性不高,对数据的维护困难、安全无法保障、查询与统计无法有效实施等问题[2-5]。随着信息科技的发展,高校的人事管理模式也需要与时俱进,高校建设和发展对人事管理提出了更高的服务要求[4],采用信息化的人事管理系统是提高人事管理效率的有效途径。通过信息化管理平台的使用,可以减少工作人员反复录入员工各种信息的重复工作量,规范院校职工的信息管理工作,提高工作效率,同时使用计算机服务器的存储方式能够提高人事信息管理的安全性和可靠性[6]。目前,在人事管理方面已有多种技术开发的信息系统。聂松等[7]基于C#实现了企业人事管理系统的设计,其系统方便了企业的人事管理与运作;熊丽婷等[8]采用数据库SQL2005和ASP.net技术设计开发了网页版人事管理系统,提升了人事管理的效率和水平;王君[9]依托Android平台研发了移动人事管理系统,满足了单位在人事管理方面的功能需求。以上系统大多是根据企业或高校实际的需求进行设计的,并不适合每个单位,而且系统中大多仅保留了更新后的数据,未对修改、删除的数据进行保存,虽然这个操作会节省存储空间,但是会造成无法追溯历史数据等问题。文章主要根据山东建筑大学人事部门的人事管理需求进行个性化流程设计,应用SQLServer2014数据库管理存储人事信息的数据,Delphi10.2设计前端人机交互界面,最终设计并实现具有良好操作性、交互友好的人事管理信息系统,能够实现对数据变更的存储与追溯,保证教职工数据的准确性与及时更新,推进高校人事管理的信息化工作。

1人事管理信息系统方案设计

1.1系统架构分析

根据对本校人事管理流程的梳理,总结人事管理的主要工作有:(1)针对大量新引进人才进行快速信息采集;(2)对教职工新完成的学历学位信息进行更新;(3)根据聘任情况,对教职工的技术职称与行政职称等信息更新;(4)及时更新教职工调动、退休、去世等信息;(5)工资信息。从系统应用功能来说,主要完成人事信息数据的新增、删除、修改、查询统计以及备份操作[10]。因此,文章根据功能设计人事管理信息系统基本架构。(1)数据维护数据维护是人事管理信息系统的核心。在基本信息模块中应记录个人的各种信息,包括姓名、性别、出生年月、籍贯、工作部门、政治面貌、来校原因、入校时间、离校时间等。在学历学位模块中,包含了员工各阶段学位学历的授予情况,如学历、学位、入校时间、毕业时间、毕业院校、专业等。在技术职务模块中,要按时间记录员工职称、任职资格、任职时间、聘任时间、聘任期限等信息。在行政职务模块中,更新行政人员的职务、职称、任职时间等信息[10]。入职新增模块能够实现一次性批量数据的增加。针对各个模块中的信息,系统必须能够完成对信息的及时处理,实现对管理数据的单个或批量地插入、更新、删除以及信息的查询统计。对于删除的数据要全部保留到数据库中,以备追溯历史数据。(2)数据查询统计高校的教职工多,在人事管理中经常需要根据某些信息进行查询,主要包括教职工基本信息情况、聘任情况、人员流动、编制等信息的统计分析。在此模块中,用户能够根据需要灵活设置组合不同的查询和统计条件,有效地实现信息的通用查询统计并生成汇总表。对数据信息进行科学的分析,可为后续工作提供必要的数据参考,为人事政策的制定等工作做出指导意见。(3)数据备份人事管理信息系统要充分考虑系统的稳定性与可靠性,增强系统的灾难恢复能力,在应用过程中,根据个性化需求还需要保存每一次的数据变更信息。因此,数据库要定期进行备份或根据需要人工备份,以免在数据库服务器发生意外时,导致数据丢失造成不可挽回的损失。

1.2系统设计原则

(1)数据安全性

本系统主要在本校局域网内使用,具有使用权限的用户仅限人事部门的相关人员,用户有权进行数据的新增、修改或删除等操作,对于数据信息的保密性要求较高[11]。

(2)数据的准确性

系统在设计时要求信息录入准确;为了方便用户的操作,要做好数据的约束条件,数据输入不符合规范时应及时给出提示。同时,应保证数据库中数据存储的适度冗余度,能够更好地维护数据的一致性。

(3)界面的友好性

系统是由人事管理部门使用,繁杂的界面不利于用户的使用,系统设计要本着清晰明了易于操作的原则,设计具有合理布局的交互友好界面,增强实用性。

(4)系统的开放性

本系统的数据安全级别较高,但存在数据需要对接其他平台的需求,因此,系统要能够与其他产品进行组合,及时为后续新增工作需求提供解决方案[12],同时系统要能够根据设置条件输出不同标准类型的文件,对接其他业务平台。

2人事管理信息系统的数据库设计

在创建表时,要确保数据库中的数据必须是真实可信、准确无误的,需要对记录进行完整性操作,包括主键(primarykey)约束、unique约束、外键(foreignkey)约束等,使各字段数据完整且合理。在表中,身份证号输入尤为重要,为了确保域的完整性,可以添加check约束限定字段值的有效值范围,保证身份证号输入必须为18位。对于常用输入,如性别、民族等,可以设置default定义,以减少录入时间。根据人事信息管理系统的结构设计,5个信息表全部采用“身份证号”为主键,其结构之间的关系如图3所示。身份证号是每个人特有的标志号码,是唯一的标识,并且各表可以通过主键实现表之间的关联。

3基于Delphi的人事管理信息系统

实现Delphi是基于ObjectPascal语言的面向对象应用程序开发工具,具有强大的功能和丰富的组件。使用Delphi可以快速高效地开发各种基于Windows的应用程序,尤其在数据库应用程序开发方面其更是独具优势[15-16]。因此,系统采用Delphi10.2版本进行Windows程序开发。由于人事信息的安全性要求极高,故仅设置为人事部门人员使用。在登录界面中,需要用户每次登录时输入用户名与密码,不具备保存密码的功能。登录界面后,进入数据维护功能模块,其中主要功能的基本信息、学位学历信息、技术职务信息和行政职务信息界面设计如图4所示。由图4可以看出,4个功能模块的界面设置都具有新增、修改、删除、存储、取消操作的基本功能,其界面可以清晰地浏览到各类基本信息,方便用户的操作。数据查询模块的界面如图5所示。这一模块的优势在于实现了用户可以根据需求灵活组合制定查询的方案,尤其是用户在查询时候,有时并不清晰需求,经过通用查询方法可以不受限于固定的查询条件。操作方法是用户在“查询条件生成器”中设置查询字段查询字段和条件表达式可以形成单条查询语句,逻辑连接符可以连接单个查询语句形成多条件查询表达式。查询设置条件会同时在条件栏里显示,系统同时支持手动输入查询命令。要重新查询不同信息,可以点击重置条件,再次进行查询。在“选择显示字段”可以根据设置显示所需要的字段内容,如果没有选择字段,则会将信息全部显示在界面下方。点击“导入Excel”即可将查询的结果导入到Excel文件中,方便进行报表的分析。选中某一条查询信息,还可以详细查看此员工的其他基本信息情况。此模块还具备一键拟退休查询功能,点击按钮即可迅捷地显示拟退休人员基本信息。在数据统计模块,设计的界面如图6所示。此模块具有通用统计的优势,可以实现行与列的交叉信息复合查询统计,其程序开发思路主要是根据统计方案,在后台将数据形成临时表作为数据源,再按照多条件组合进行过滤查询并利用聚合函数进行统计。操作时,用户只需要在行条件选择、一维列选择、二维列选择位置自由组合设置条件,点击开始统计按键就可以统计所需要的信息报表。如用户需要统计不同职称、性别为男、年龄在30~40岁的报表,在“行条件选择”中选择字段职称,在“一维列选择”中选择性别男,在“二维列选择”中设定年龄30~40岁,即可实现统计。对于常使用的一些报表,将程序封装成固定报表模式,用户只需要选择所需的统计方案,即可实现报表的生成。如各部门人员学历职称年龄统计表、退休统计表等。数据恢复模块设计界面简洁,如图7所示。用户可以选择存储路径,点击数据备份即可将数据备份到指定路径下,系统会自动生成一个以当前日期命名的文件夹。系统还可以通过定期进行备份的方式实现数据的存储,由此可以实现历史数据的溯源。如果后期服务器出现意外或者人为操作导致数据修改或删除等错误,可以点击“数据恢复”选择需要恢复的节点文件夹就可以实现数据的修复。

4结语

为了方便人事部门对日益繁杂的信息进行管理,提高信息化水平,文章基于山东建筑大学人事部门的个性化需求设计开发了一种人事管理信息系统,完成了系统的整体架构设计、功能模块的设计、数据库的开发、前端交互界面的开发。系统能够动态地管理各类人事相关信息,实现数据的维护、查询统计与备份等功能,且能够对接其他业务平台,扩展性强。系统通过测试和试用表明,系统符合人事部门的个性化需求,其具有交互界面操作清晰、历史数据可追溯,并能够实现通用查询统计功能等优势,信息化的管理有效地改善了人事管理的传统模式,减少了错误率,提高了工作效率,并且各类报表的分析能够为人事政策等制定提供更高效地指导。

作者:怀保民 李小松 郭延光 单位:山东建筑大学

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