人事档案当中存储的是一个人的学历、工作经历、奖惩情况等基础内容，通常直接决定人才的工资待遇。因此，各行各业都需要意识到对内部人事档案进行管理的重要性。本文主要以高校的人事档案管理工作现状为例展开分析，明确影响档案管理工作效果的关键因素，研究合理创新工作内容和形式的可行措施。
一、新时期高校人事档案管理工作的难点问题
从实际工作情况来看，目前，有许多高校人事档案的管理工作存在一定的不足之处，直接影响着管理工作的质量和效率。主要问题可以从以下两个角度来展开分析：
（一）工作态度及能力问题
与其他企业的人事档案管理工作内容不同，高校的档案管理工作需要分别管理教职人员以及学生的档案。这就在一定程度上增加了人事档案管理人员的工作压力。同时，现阶段许多人事档案管理人员都没有意识到自身工作的重要性，存在有工作马虎的情况。由于新形势下高校在不断的扩招扩建，需要管理的学生档案及教师档案资料不断增多。而目前仍然有许多档案管理人员不具备操作先进的信息技术完成电子档案管理工作的能力，还在使用传统的纸质档案管理模式。另外，档案管理人员只注重管理，没有对档案资料进行有效的开发和利用，也影响了档案价值的充分发挥。
（二）材料真实性的问题
材料真实是人事档案的生命，是体现人事档案有效作用的前提。档案内容失真将会给人事档案管理和使用造成严重后果，可能会为人事部门计算工龄、核准退休时间、晋升工资及组织部门选拔干部带来很多问题，也使人事档案管理失去了意义。其次，人事档案管理的时效性功能较弱。人事档案的形成涉及面宽、来源广泛、历史漫长。因此，经常会由于人为因素造成档案记录不完全的情况，这些都是新时期高校在开展人事档案管理工作时需要解决的基本问题，需要高校从人才管理的角度进行科学的管理。
二、新形势下高校人事档案管理工作的创新方案
高校在新时期开展人事档案管理工作时，必须要充分意识到信息技术的应用优势，并将档案管理工作与内部监管机制有机融合起来，健全管理结构体系，开展人才教育培训工作，从而为档案管理工作的有序运行提供支持与保障。
（一）信息技术的合理应用
网络信息技术的优势就在于可以便捷的整理档案数据资料，降低员工的工作压力，提高工作效率。在智能化、自动化的工作模式下，人事档案资料的真实性和完整性受到人为因素的影响比较小，可以确保新时期档案管理工作的稳步运行。基于此，各个高校都应当具备创新档案管理工作内容及形式的意识，加大资金技术投入，引进计算机工作设备。积极地将人事档案的纸质资料转换成电子版资料，并构建网络工作平台，对不同专业的教师及学生的档案进行合理的分类，为后续查找档案资料提供便利。
（二）健全档案管理工作机制
目前，在国家相关政策的支持下，人才在高校间的流动成为了促进高校发展的主要因素，“人与档案流动相一致”的原则能在很大程度上保证档案的完整性与安全性。高校对人事档案管理的根本目的是为人才的聘用、调动、培养提供依据，人事档案作为反映人才工作经历的主要形式，对高校管理人才有着非常重要的作用。基于此，高校必须要建立健全的档案管理工作机制，并结合人才管理制度的内容对工作人员的行为进行有效的约束，避免由于档案管理人员自身工作马虎或者工作态度不积极，而导致教职人员在人事调动时档案没有及时调入或调出，这将会影响教职人员参与高校的评优评奖活动，影响教职人员对高校人事管理工作的满意度。目前，在高校内部管理工作中，比较常见的管理工作形式就是设置责任监督机制，根据员工的工作岗位职能要求分配工作任务，并定期结合员工的工作完成情况，给予奖励和惩罚。在这个环节中，对于不符合高校在新时期对人事档案管理工作要求的员工必须要及时予以淘汰。
（三）人才的教育培训环节
人才是新形势下高校人事档案管理工作有序运行的基础前提，基于此，高校必须要意识到开展人才教育培训工作的重要性。定期对员工的工作能力及工作素质进行考核，以思想教育为主，安排领导人员与档案管理人才进行面对面的沟通交流，从中了解员工的工作优势及不足，了解员工在工作中遇到的难题，及时帮助员工解决问题。提高员工对高校的归属感和认同感，引导员工自觉规范自身的工作行为，减轻管理部门的工作压力。同时，高校应当根据先进的人事档案管理技术的发展情况，安排专家为档案管理人才传授工作经验，并面向社会招聘高技术、高素质的人才，从而组建一支专业的人事档案管理工作团队，提高整体团队的工作质量和效率，有效解决目前高校档案管理工作存在的难题。
三、高校创新人事档案管理工作时的注意事项
高校在实际对人事档案管理工作的内容及形式展开创新研究工作时，还有一些注意事项需要遵守，具体包括以下几个方面。
（一）以人为本原则
高校在新时期的发展过程中，必须要以科学的发展观作为创新高校人事档案管理制度和模式的指导原则。在这个环节的核心要求就是要以档案管理工作人员为基础，从政工教育的角度出发，结合党和国家的思想政治方针，对员工进行教育。引导档案管理人员不断总结工作经验，对目前的管理工作内容及形式提出修改意见，结合高校发展的实际情况进行有针对性的调整，为提高员工的工作积极性奠定基础。同时，管理工作应当与文化建设结合起来，利用校园文化定期组织员工开展文化交流活动，将活动的主题与思想教育工作的基本内容融合在一起。在活动当中潜移默化地影响档案管理人员的思维意识，从而达到创新发展的基本要求，促进员工个人和院校的共同发展进步。
（二）公平性的原则
在进行人事档案管理工作时，必须要遵循公平性和规范性的原则。比如，在涉及到对教职人员或者对学生进行评优评奖工作时，高校应当将评选标准公示出来，并应当将参与评选的人员名单也公示出来，让全体师生都参与到评选环节当中，从评选人员的日常表现以及档案资料两个方面进行综合分析，发挥出人事档案的应用价值，确保高校评优评奖工作的客观公正。这些都是新形势下高校在进行人事档案管理工作时应当遵循的基本原则。
（三）安全管理工作
档案资料的安全性问题是高校在进行人事档案管理工作时需要关注的重点问题，基于目前档案管理工作形式主要以电子档案为主，与传统纸质档案的存放管理不同，网络环境具有复杂多变的特点，这就给安全管理工作带来了一定的挑战。针对这个问题，档案管理人员必须要做好信息安全防护工作。首先，应当从人事档案管理平台的安全设置角度出发，设置每位员工登录平台的权限，一般来说，教职人员及学生只能查看个人资料，而且不具备修改的权利，只有档案管理人员才能在后台对资料内容进行修改；其次，高校要为系统安装相应的安全防御软件，避免系统平台受到网络病毒的攻击而陷入瘫痪。同时，还要避免不法分子入侵系统盗取人事档案资料。
四、结论
在新形势下开展高校人事档案管理工作，必须要从加大资金技术投入，建设网络管理平台的角度入手，充分发挥出信息技术的应用优势，降低管理人员的工作压力。同时，应当结合高校内部的人才管理制度完善人事档案管理机制，规范档案管理人员的工作行为，避免由于人为因素影响档案的应用价值。另外，高校应当积极开展人才教育培训工作，从思想教育和工作能力两个方面培养专业的档案管理人才。人事档案创新改革环节中，遵循以人为本的工作原则，做好档案安全管理工作，为高校各项工作的稳步发展奠定基础。
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作者:尚红玉 单位:黑龙江科技大学
