摘要：近年来，我国事业单位建设趋于完善，因此，在人事档案管理工作中逐渐加强对计算机技术的使用，以求提高事业单位人事档案管理工作的质量，确保人事档案管理工作可以为事业单位制定发展战略及进行人力资源管理提供一定的数据支撑，促进事业单位的进一步发展。但是由于使用计算机开展人事档案管理工作的经验较少，相关人员有必要对其进行深入分析，进而提高人事档案中计算机使用的安全性。
关键词：计算机技术；人事档案管理；事业单位
0引言
随着我国经济的发展及科学技术的进步，各个行业在发展中对计算机技术的依赖逐渐加强，以求在工作中提高工作人员的工作效率及工作质量，实现自身的进一步发展。相关管理人员应根据事业单位的管理特征提高人事档案数据库建立及软件管理设计工作的质量，明确计算机技术在人事档案管理工作中的特点，并对其作用进行全面分析，及时发现工作中存在的问题，针对人事档案管理工作中出现的问题采取一定的解决措施，进而提高计算机在人事档案管理工作中的应用水平，促进事业单位人事管理工作的建设，实现事业单位的进一步发展。
1人事档案的数据库建立和管理软件的设计工作
1.1人事档案数据库的建立
在人事档案管理工作中，相关人员要建立一定的人事档案数据库作为相关工作的基础，进而提高人事档案管理工作的质量。管理人员将汇总的人员信息输入计算机数据库内，在这个过程中，相关人员要对数据的数量及内容进行归纳，以保证数据的统计质量，并根据相关数据进行系统编排，保证相关数据的层次性。在数据录入的过程中，应对各种信息进行合理分层，便于管理人员在使用过程中可以通过关键词进行查找，进而提高档案管理工作的便捷性。
1.2管理软件的设计工作
管理软件设计是档案管理工作的基础，只有提高管理软件设计的合理性，才可以有效提高人事档案管理工作的效率。相关人员应根据库名输入相关信息，确保信息使用人员可以快速调取相关信息。在基础数据设计中，相关人员应提高数据收集工作的质量，根据职工的个人信息完善相关的条目，保证相关信息在人事档案信息管理中发挥积极的作用。软件中要包含两个程序，将数据录入程序与检索分析程序相区别，保证档案管理工作能够有序开展。
2利用计算机技术开展人事档案管理的特点
2.1计算机技术具备更好的保密性
传统档案管理工作中多使用纸质记录数据，这种情况下，由于工作人员的疏忽会造成相关文件的丢失及泄露，这种现象对人事档案管理具有负面的影响。在人事档案中存在着单位变迁、员工的业绩及职工的个人信息，当出现泄露情况时，会影响单位决策的合理性。而相关人员通过使用计算机技术可以将相关数据信息化，并通过设置账户及密码的方式降低信息泄露的概率，进而提高人事档案的保密性，保证认识档案数据在工作中产生积极的作用。
2.2计算机的数据记录可以保证人事档案记录数据的真实性和全面性
在传统档案管理工作中，其他人员可以对档案信息进行修改，导致数据失去其真实性，而使用计算技术进行人事档案管理可以在一定程度上保证数据的真实性与全面性。计算机技术可以长时间保存数据，保证了数据的全面性，使得管理人员在数据调取时可以全面了解相关信息，并且可以对计算机进行加密，避免外来人员篡改相关信息，保证信息的安全性。此外，当外来人员对计算机相关信息进行修改时应注意保留浏览记录，并针对性地进行处理，以提高工作开展的水平。
3计算机技术在档案管理中的作用
3.1能够提升人事档案管理的效率
事业单位在人事档案管理中应用计算机技术能够在一定程度上提高工作开展的效率及质量，促进事业单位管理工作水平的提升，进而实现事业单位的进一步发展。人员在实际工作中利用计算机技术进行信息的收集、传递及分析，能够快速高效地完成数据处理工作，避免人为因素对人事档案管理工作的影响，确保各项工作能够有序开展。相比纸质版档案，电子影像档案更加丰富，其能够通过照片、音频及视频的方式对信息进行保存，进而避免纸质版档案形式单一的缺点，以此提高人事档案管理工作的水平。此外，利用计算机技术开展人事档案管理工作能够提高信息交流水平，促进各个部门之间的信息共享，提高信息资源的利用效率，进而达到提高人事档案管理水平的目的[1]。
3.2能够节省一定的时间和人工成本
随着科学技术的进步及民众思想观念的转变，计算机技术在民众生活及工作中得到了较为广泛的应用，并取得了一些成绩。新形势下，事业单位紧跟时展趋势，在人事档案管理工作中尝试应用计算机技术，在一定程度上减少了人员的工作量，缓解了人员的工作量。在人事档案管理中应用计算机技术能够有效克服纸质版档案的不足，人事档案管理人员利用电子音像档案开展工作能够在一定程度上提高档案管理工作的质量，为单位内部人员开展其他各项工作提供便利。另外，事业单位通过应用计算机技术能够降低单位人力成本，在保证人事档案管理工作质量的前提下实现了单位经济利益的最大化，能够促进事业单位的长久稳定发展。
4计算机在档案管理中存在的问题
4.1网络安全问题
事业单位在人事档案管理工作中应用计算机技术能够在一定程度上降低人事档案管理的成本，提高工作开展的质量，具有较强的现实意义。但是值得注意的是，计算机技术在人事档案管理中的应用在一定程度上增加了人事档案管理工作的风险，人事档案管理人员在实际工作中应注意网络安全问题，以避免出现信息泄漏和丢失，保证人事档案档案管理工作的水平。不法分子为获取相关信息会对事业单位人事档案管理系统进行攻击，这种情况要求人事档案管理人员在利用计算机技术时充分考虑可能出现的网络安全问题，并提前制订解决方案，以此保证计算机技术能够发挥出自身应有的作用。
4.2电子文件的原始性和易被破坏问题
计算机技术在事业单位人事档案管理中有着较高的应用价值，人事档案管理人员在实际工作中应给予足够的关注。但是值得注意的是，相比纸质版档案，电子文件存在原始性和易被破坏的问题，这在一定程度上加大了档案传递和保存的难度，对人事档案管理人员提出了新的要求。有关人员在实际工作中应充分认识到电子文件的优势与劣势，并采取针对性手段进行应对，以此提高人事档案管理水平[2]。
4.3档案工作人员知识水平较低
档案管理工作人员在人事档案管理中发挥出不可替代的作用，人员的综合素质对人事档案管理工作的质量有着直接的影响。目前，我国部分事业单位人事档案管理人员的思想观念较为陈旧，对计算机技术的了解较少，并没有充分认识到计算机技术在人事档案管理中发挥的作用，在实际工作中多是沿用以往的工作模式，对计算机技术的应用较少，计算机技术难以在实际工作中发挥出自身应有的作用，工作开展情况并不理想。此外，部分人员的责任意识不强，人员在人事档案管理中存在敷衍了事的心理，不能充分发挥计算机技术应有的作用，也在一定程度影响计算机在人事档案管理中的应用。
5计算机技术在管理人事档案工作中应该注意的事项
5.1不断优化计算机的数据处理程序，建设更加高效的数据处理系统
事业单位要想提高计算机技术在人事档案管理工作中的应用水平，就必须注意对数据处理系统进行优化，确保数据处理系统能够满足实际工作的需求，以此保证人事档案管理工作的高效有序开展。事业单位应加大对计算机技术研发工作的投入，为计算机技术的革新提供稳定可靠的物质保障，以此为计算机技术在人事档案管理中的应用奠定良好的基础。另外，事业单位应积极打造计算机档案管理平台，并鼓励人员利用计算机档案管理平台开展工作，提高信息收集、传递的效率，进而实现人事档案管理工作效率及质量的大幅提升。
5.2录用一批熟悉档案管理和计算机技术的人才进行人事档案管理工作
事业单位应明确时展的趋势，在人事档案管理工作中加大对计算机技术的应用，以此为基础提高工作开展的水平。新形势下，事业单位应打造高水平的人事档案管理队伍，为计算机技术在人事档案管理中的应用奠定良好的基础[3]。事业单位应加强对现有档案管理人员的培养，鼓励人员学习和应用计算机技术，以此提高人员的工作能力，确保计算机技术能够在人事档案管理中发挥出自身应有的作用。此外，事业单位应注意聘用专业人才，重点考察应聘人员应用计算机技术的能力，以此实现对人事档案管理队伍结构的优化，提高计算机技术在人事档案管理中的应用水平。
5.3加强对人事信息档案的保密工作
计算机技术在人事档案管理中的应用虽然能够在一定程度上提高人事档案管理水平，但是其也增加了信息丢失及泄漏的风险，因此，事业单位在实际工作中应对加强保密工作。档案管理人员在工作中应做好备份工作，对重要信息进行备份并分开保存，而且人员应注意应用安全防护软件，规范计算机技术的应用，提高人事档案管理工作的安全性，以保证档案信息的安全和完整。
6结语
事业单位在人事档案管理工作中应提高人事档案数据建立及管理软件设计工作的质量，保证档案管理工作能够在单位发展中做出一定的贡献。相关管理人员应明确计算机技术在人事档案管理中具有保密性好、保证数据具有真实性及全面性、可以根据数学建立电子音像档案等特点，并充分认识到计算机技术在提高人事档案管理效率、节约一定的时间及人工成本支出方面的作用，并加以应用，进而提高人事档案管理水平。但是由于计算机技术的特性，其使用中仍旧存在网络安全、电子元件容易被破坏、管理人员知识水平较低等问题，针对这些问题，管理人员可以采用不断优化数据处理程序、加强人员建设、加强认识信息档案保密工作等措施有效提高相关工作的质量，以此促进事业单位的进一步发展。
参考文献
[1]王贺名.浅析医院人事档案管理中存在的问题及对策[J].黑龙江史志,2014(5):89-90.
[2]徐彩云.计算机信息处理技术在人事档案信息化进程中的应用浅析[J].数字通信世界,2018(9):209-210.
[3]何宗哲.新公共服务视角下高校干部人事档案服务水平的提升路径研究[D].南宁:广西大学,2016.
作者:骆国益 单位:甘肃省民勤县人力资源和社会保障局
