【摘要】现阶段，高职教育的不断发展，推动着高职院校各个方面的进步。档案管理作为一所学校的重要组成部分，在教育发展的大环境中，受到了各个层面的关注。但由于档案管理一直处于被忽略的状态，故而也存在着不少的问题。本文以高职院校档案管理为研究对象，分析了档案规划管理的重要意义和存在的问题，并在此基础上提出了针对性的措施。
【关键词】高职院校，档案规范化；重要意义；现存问题；管理措施
档案管理亦称档案工作。是档案室直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称。高职院校中的档案蕴含着非常大的内容，从教职员工与学生的相关资料到人才培养情况，教学的管理和教研情况等，都是档案室所记录的信息内容。高校为了更高的发展，必须对这一方面进行严格的规整和管理。
一、档案管理的重要性以及现存问题
（一）重要性。在高职院校中，首先，虽然档案管理归根结底是收集各项有效信息，但高职院校的档案内容依旧较为复杂。其大体可以分为教学管理档案、学生学籍档案、教学检查档案和教学管理档案。这些档案从汇集、编写到最后加工的过程，都花费大量的人力物力，只有做好档案管理，才能有效提高这些档案的利用率。其次，高职院校的档案工作具有一定的严密性，做好档案管理有助于保证档案信息的安全性，让档案的价值有着更好的体现。同时，档案管理有着高要求，收集周期长，使用价值高等特点，一定程度上从侧面反映了档案管理的重要性。最后，高职院校档案管理的工作数量多，内容庞大。在学校的教学与管理工作中，规整的档案管理可以为院校的管理工作提高较为准确的依据。而将每一位教师的贡献以及教师教学的相关资料收集汇编起来，一定程度上激发了广大教职工人员的工作热情，可谓一举两得。
（二）现存问题。档案管理对高职院校有着非常重要的意义，但在现行管理中，高职院校的管理工作确实存在着许多大大小小的问题。1.材料收集不全。在收集档案材料的过程中，相关工作人员通常因为自身的疏忽或者某些意外情况而无法将完整材料归档，这就导致一部分材料的缺失。而在教学过程中，很多教师在课堂上的优秀教学过程并未通过文字记录下来，相关教学材料便也就此流失。2.管理手段落后。科技的大幅度发展为社会带了方方面面的改进，但在档案管理方面，学校依旧以传统的纸质档案归档为主，这种管理方式可谓十分落后。同时，档案整理方面，很多院校习惯性地将众多档案混在一起，并没有进行规范和分类，使得档案在搜索以及查缺补漏时候分外艰难。3.管理制度不够完善。纵观当今院校，大多数学校在档案管理方面仅仅派遣一名退休教师或者实习教师进行整理，其专业素质能力不够，在档案整理时通常以自己的主观意识为主，不能很好地进行科学合理的规划。同时，档案的纸张大小以及分类栏目标注的都十分不明确，更是为档案整理增添难度。
二、高职院校档案规范化管理措施
（一）强化师生档案管理意识。档案管理虽然以档案管理员为主，但是其工作的顺利展开也离不开教师和学生的理解与支持。首先，学校应该双管齐下，提高档案管理人员的专业素养，通过管理人员能力的提高来推动管理工作的质量和水平的提高。其次，在学习生活中，学校应当大范围地对档案管理工作进行推广，让全校师生了解到档案管理的重要性，从而推动学校档案管理的发展。当广大师生认识到档案管理重要性的时候，师生将会全面支持院校的档案管理工作，在教学中帮助管理工作人员进行教材的记录，让其丰富的教学经验可以得以通过文字形式保留下来，与管理人员相互配合，丰富院校档案资源，共同促进院校管理工作的顺利展开。
（二）开创管理模式，实现现代化档案管理。社会技术的不断发展推动着管理模式的不断创新，当前院校可以摒弃旧有的管理模式，以现代科技为辅助，积极探索适合本院校的管理方法和手段，从而使得管理更为轻松便捷和高效。例如，首先，加强档案工作的服务力度。通过完善档案信息化网，档案室可以为使用者提供各种需要的信息，同时也可以通过与其他院校的合作来加强资源的优化配置，使得档案更加完备。其次，创新管理技术。院校在管理方面可以为管理人员提供各项新型的办公软件以及信息化应用系统，管理人员运用最新型技术将档案转化为电子档，便于管理和保存的同时，更是减少了管理人员的不少工作。工作人员在登录的时候，所有操作都会在后台留下痕迹，同时对于自己所整理的档案，也要相对应地留下电子签名，方便日后复查。这种管理方式一定程度上方便了相关人员进行监督，发现档案管理中存在的问题并及时做出应对。
（三）加大档案工作人员的培训力度。对于档案的负责人来讲，高职院校的档案信息十分的重要，档案管理人员在其中扮演着核心角色。但在具体的实践中，高职院校出现了档案管理人员数量有限，管理质量有待提高的问题。针对这些问题，高职院校可以作出如下策略。例如，首先，院校需要对管理人员定期进行专业培训，通过培训使得工作人员对自身工作的重要性有一个较为明确的认知。在日常工作中，尤其是面对档案借阅时，工作人员必须遵守相关的用户借阅程序。首先，进行用户登记，登记结束后查找档案，对于高级档案来讲，工作人员还需要对借阅用户进行权限检查。在确认权限以后，用户提交阅读，随后查看档案内容，结束之后及时归还，从而保证档案的完整性。其次，院校需要制定相关的管理制度，通过管理制度的执行来增强档案工作人员的责任意识，以此保证档案工作的顺利展开。此外，高职院校也要对档案管理室的环境进行提升，在舒适的环境之中，可以有效提高档案工作人员的工作效率。最后，高职院校需要培养管理工作人员的自主学习能力。通过下放给管理人员一定的权限，让其可以充分利用现有资源，学习这种知识充实自我，从而更好地做好档案管理。同时，档案管理工作人员也可以同其他院校的工作人员进行交流和沟通，取其精华去其糟粕，在交流中改进自身的档案管理方法，提升高职院校档案管理的质量。
（四）健全档案管理制度。不规矩，无方圆。从上文中可以得出健全档案管理制度的重要性。统一、规范的档案管理制度，可以为工作人员的管理起着良好的引导作用，同时推动院校档案管理工作的正常有序进行。而如何健全和完善当前的档案管理制度，是高职院校面临的一大难题。一是院校领导阶层要建立起标准化的档案管理制度。制定档案需求的时候有一定的规划，避免想一出是一出事件的发生。在挑选档案管理工作人员时，相关负责人需要遵循一定的标准，确保所挑选出来的工作人员不仅有着较高的专业素养，同时也要有责任心，对待工作仔细认真。二是档案管理工作人员要明确档案管理的一系列流程。无论是资料收集还是档案整理，工作人员都需要遵循院校所指定的流程，在流程之内发挥出自身最大的作用。三是建立完善的监督与审核制度。人非完人，档案工作人员在工作时，极容易发生细微之处的失误。考虑到这种情况，院校需要创设监督和审核制度，将责任落实到个人，让每一位管理人员在工作的时候都能够尽职认真，将管理工作真正的放到心上。四是相关管理部门进行定期培训。院校要对管理人员进行有关职业操守和专业技能的培训。通过科学化和规范化的专业培训，确保工作人员有着一定的优质基础，确保其进行档案管理的可行性。
三、小结
综上所述，档案管理随着教育的不断发展，在院校中有着越来越重要的位置和作用。相关管理人员以及院校领导阶层要不断地自我更新，紧随时展，及时调整和完善管理制度，最大限度地保留学院管理中的蕴藏的资料，发挥出这些资料的最大价值，从而推动学院的进一步发展。
【参考文献】
[1]陶宗辉.高职院校学籍档案管理的现状与发展趋势[J].兰州教育学院学报,2013,29(4):45-46.
[2]刘永贵.高职院校档案管理规范化措施分析[J].低碳世界,2018(4):323-324.
作者:鲁海雁 单位:菏泽职业学院
