第一篇：高校教学档案管理工作问题思考
1当前高校教学档案管理工作存在的问题
教学档案作为教学活动的真实记录和主要反映，是高校各项事业发展的基础，它的重要性和必要性是可想而知的。但在实际工作中高校的教学档案管理多多少少还是存在着一些问题，进而影响教学管理工作的有效开展。主要表现在：
1．1重视程度不够，档案意识浅薄
由于大多数人对档案管理工作存在一定的偏差，认为档案管理工作不过是对资料的收集、整理以及保管而已，没有太大的技术含量在里面。近年来随着高等教育的不断发展，部分高校领导对档案工作的重视程度不够，档案意识浅薄，不想像对待教学工作那样下大力气去抓，而且也没有在政策上、经费上给予支持保障，再加上档案管理制度的不健全，致使档案管理人员对工作缺乏正确的认识，从而导致他们对工作缺少积极性、主动性，工作也很难见到成效。
1．2人员不稳定，综合能力有待提高
高校档案管理人员在政治素养、文化程度、理论水平、专业素养等方面表现参差不齐，部分人员专业知识不够强硬，知识面较窄，没有受过正规专业的档案管理教育，缺乏相关的档案管理理论和实际操作技能，有的甚至不会使用现代高新技术工具。而部分高校的二级学院更是没有配备专职的教学档案人员，多是由各部门的教务教学管理人员兼任，这也就导致了档案工作人员水平低，综合能力不高；而且，由于部分人员身兼数职，在档案管理方面的投入不足，这也对档案工作的质量带来了一定的影响。所以，教学档案管理工作人员在综合能力以及政治思想素养等方面都有待提高。
1．3管理制度不健全，管理手段、设施落后
一方面，有的高校制定的规章制度和工作职责条条框框很多，看着好像是很周详，但其实是不够务实的，往往在实际的操作过程中，会有职责不清、分工不明的现象出现，从而导致了很多工作在真正执行起来的时候是很困难的，不能落到实处。高校应不定时地聘请一些专业人员给予经常性、专业性的指导或是培训，从而有效提高档案管理工作的水平。另一方面，有的高校教学档案管理工作的配套设施落后，比如没有专门独立管理的资料室等。还有就是在管理手段上缺乏科学性，像是在编目索引上，就没有更好地使用现代化手段进行编制，这些都给以后的档案保管、查阅带来了一定的麻烦。
1．4档案收集不规范，存档不及时
由于在收集整理教学档案的过程中缺乏指导，缺少规范性，有些档案管理部门在收集资料的时候，往往只是偏重于纸质文件的收集整理，反而忽略了非文字材料的归档，又或者是重视收集各类批文、报告等制度性的文件，而忽视了在教学活动中产生的非文件性材料，比如像是专题会议的纪要等等，这样就造成了收集材料的不全面。教学活动作为是一个以学生学历教育为目的的周期性活动，像学籍卡、学生成绩表等教学档案要连续记载，这是从学生入学一直到他们毕业才最终形成的材料，没有办法按照学期或学年分开，这也会导致材料收集的不及时，造成档案材料的缺损、不完整。
1．5信息化建设水平低
伴随着时代的发展和进步，电子文件的大量出现，传统的档案管理方法显然已经不能适应新的形势发展的需要，而办公自动化程度的提高，需要档案管理人员熟练掌握计算机、复印机、刻录机等一系列现代化的办公技术，但目前不少高校对这一方面还没有达到相对的重视，教学档案的管理还是处在人工管理和纸质文档的基础上。档案管理的信息化建设主要是两个问题：一，把纸质文档处理转化为电子文档；二，利用计算机，实现对档案的组卷、查阅等功能。纸质文档和电子文档在很长一段时期内将是互动共存的，但不能不承认的是，教学档案的信息化建设会大大提高其管理和利用的效率，为学校发展和教学质量的提升提供便捷的服务。
2教学档案管理工作存在问题的解决对策
2．1增强领导对教学档案管理工作的重视程度，强化档案意识
教学档案的重要，是因为其与学校内部的多个部门都有联系，涉及面较广，所以需要广大教职工提高对教学档案重视以及档案意识才能更好地做好这项工作。首先，学校要站在人才培养的高度以及长远发展的角度综合考虑这个问题，不断增强领导对档案工作的了解与认识，进而也就增强了领导对教学档案工作的重视，无论是在人力、物力还是财力等方面都予以大力支持，将教学档案工作列入学校重要工作议事日程。其次，宣传引导教师和相关教学档案工作管理人员重视教学档案在学校各项工作中所体现出的重要作用，把档案的保管和收藏转变成为档案的开发和利用。最后，加强档案信息的双向沟通和交流，不定期的与相关部门联系，加强经验交流，然后发现自身不足，并不断进行完善，让教学档案完全发挥它应有的作用。
2．2提高教学档案管理工作人员综合素质，提升档案管理水平
提高教学档案管理工作人员综合素质，提升管理与服务水平是档案管理的重中之重。首先，要安排专业知识过硬的管理人员负责教学档案管理工作，要提高他们的政治素质，加强其职业道德的修养，使他们树立教学档案为教学工作服务的思想。其次，学校档案管理工作的领导小组应该有计划、有针对性地对档案管理人员进行岗位培训和继续教育，采取多形式，多渠道的教育培训方式，使档案工作人员系统学习档案管理方面的知识，掌握计算机操作、数据录入、网络管理以及运用计算机对声音、图像、影像等多媒体资料进行处理的能力，从而提高他们的档案管理工作水平。最后，相关部门要关心档案工作人员切身利益，不断改善其办公条件和环境，提高他们的职称和待遇，人只有心安了，才能好好干工作，教学档案的管理工作也能得到健康持续的发展。
2．3不断健全教学档案的管理制度，落实配套设施
教学档案具有时间性、多样性、专业性、成套性等特点，教学档案的管理需要一个严格的制度来作为保障，学校应该不断健全教学档案的管理制度，这是做好档案工作的基础与保证。首先，学校主管领导要制定出具有前瞻性的管理制度，并且健全符合学校自身特色的制度作为保障。其次，学校要为教学档案的管理争取相应的资金作为支持和鼓励，这些资金可以用于引进齐全的配套设施，如更换管理设备和改善档案的存放环境以及设置专用库房、借阅室等等。最后，使用现代化的管理手段可以有效提高档案的收集、整理以及利用等工作的质量，依托计算机和网络技术，逐步实现档案的现代化管理，必然将成为档案管理工作的主要发展趋势。
2．4进一步加强教学档案管理的规范化、标准化
根据《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》（教办〔1993〕429号）的要求，对于教学档案的材料归档，应该注意以下几点：一是统一编号、排架、入库。二是及时反馈和收集教学档案信息。教学档案管理工作的规范化和标准化不仅仅是学校保证教学档案完整、真实的内在要求，同时也是学校保障教学档案在教学工作中的地位，提高教学质量的有效措施，更是学校进行教学评估工作的有效支持。所以，档案管理部门要将教学档案管理的规范化和标准化建设作为一个重要的工作来常抓不懈。
2．5推进教学档案信息化建设，实现教学档案信息资源共享
档案信息化是一个庞大的系统工程，档案管理部门要结合学校实际情况，与教务处、二级分院等相关部门建立教学档案管理系统。一是加强档案部门的硬件基础设施建设，为教学档案管理的现代化和档案信息资源的开发利用提供物质保障。二是利用校园网，把档案管理系统同校园OA（办公自动化）系统管理有效融合，从而实现档案信息资源的共享。档案信息化建设是档案事业发展的必然趋势，建立教学档案管理系统可以帮助学校自身以及社会使用者更好地了解各种教学档案信息，更好地服务于学校，服务于社会。
3总结
总之，教学档案伴随着教育事业的发展显现出它强大的生命力，教学档案管理工作要不断地创新、提高层次，有创新才能有发展，只有这样才能将教学档案管理的制度化、规范化以及现代化的实现落到实处，才能为学校各项工作的发展提供更好地服务，从而保证教学档案管理工作的可持续发展。
作者：霍倩倩 单位：杨凌职业技术学院
第二篇：高校档案管理有效对策分析
一、高校档案管理工作的现状
（一）对档案管理持轻视态度
现阶段，许多高校的领导层对档案管理持轻视态度。觉得这项工作是一项次要的工作，即使这项工作做的不好，也不会对学校发展有所影响，而学校应该把主要精力放在教学上面。在这种认识之下，档案管理工作被置于附属地位，得不到足够的重视，没有从利于学校发展的角度对这项工作进行全面的规划，亦没有按照有关要求来规范这项工作，使得这项工作不能顺利的实施，最终直接影响到所取得的效果。
（二）档案管理人员能力较差
目前，在高校档案管理人员之中，有相当一部分业务能力较差。这部分人员大多没有经过专业学习，不懂得相关设备的操作技能，对档案知识了解很少，也不知晓档案管理的标准，对归档文件的判断力明显不够，只能做一些简单的收发、查找工作。在遇到一些稍微复杂的任务时，往往不知道正确的处理方法，或处理的不够到位，这样就严重影响了案卷的整体质量，使档案管理工作存在较大的不确定性，不能实现档案的规范管理。
（三）档案管理的方式比较落后
有不少高校档案管理的方式比较落后，所采用的仍是过去的人工管理方式，没有将信息化的手段应用在档案管理上，档案信息未充分显现出其应有的价值。档案管理大多集中在“资料汇编”、“会议记要”等方面，这样的管理方式已难以为学校的发展给出高效率的档案服务，使得高校档案里面大部分都是纸质文档，而电子文档在其中仅占很少一部分。由于信息化程度比较低，档案的收集与开发工作显得十分滞后，在档案管理工作之中，亦没有建立信息库、数字网络。档案资料在存档后，基本上就处于闲置状态，档案信息的共享利用率不高，不能适应现代化的档案管理要求。
二、高校档案管理的对策
（一）提高对高校档案管理的重视程度
一所高校档案管理的好坏，在很大程度上受领导重视程度的影响，因此，高校领导层一定要认识到档案管理是高校管理工作的关键部分，将这项工作与学校的整体发展规划紧密联系起来，使高校档案资源能对高校发展提供有力的信息支持。在实际工作中，高校领导层要积极从各有关方面着手，为这项工作创造适宜的条件，要在全校范围内宣传它的的重要性，使全校师生都对它的的重要性有深刻的认识，从而形成重视档案工作的良好环境，以提升档案管理在学校各项管理中的地位，开创出一个新的局面。
（二）提升档案管理人员业务能力
高校档案管理效率的好坏，直接受到从事档案管理人员的业务能力影响，因此，高校方面须切实采取措施提升档案管理人员业务能力。具体可由以下几方面着手：一是加强对这部分人员的业务培训，在不影响工作的情况下，每隔一段时间组织他们进行一次培训，培训内容要以实用性的档案知识为主，以使他们能尽快适应岗位；二是组织本校的档案管理人员到一些同类高校学习先进经验，或将别的高校在档案管理方面好的做法引进本校，经由经验交流，以提高本校的档案管理能力；三是设立奖励制度，对在档案管理方面表现优秀的人员，要给予一定的奖励，并提升他们在工作中的地位，这样可调动其他人员的工作积极性，能够在业余时间努力钻研业务知识，以提高自己的业务能力。
（三）改进管理方式
改进管理方式是高校是提升高校档案管理现代化水平的必由之路。采用先进的管理方式，能够使档案信息资源得到充分的利用，改善档案信息建设的落后局面，增强管理的信息化程度，通过科学管理来达到高校的需要。在改进中一般要做好以下几点；首先，要将现代化的技术应用到档案管理之中，用现代技术来对各类档案进行处理与保存，实现档案管理的数字化，以利于需求者及时、准确的找到所需的档案。其次，要完善相关的信息化设施，包括档案库房设施、检索设施等，以给现代技术在档案管理中的运用创造良好条件，提高档案管理的信息化水平。再次，要加强信息库建设，以使档案信息的价值能充分利用，让更多人能共享此资源。
三、结语
综上，高校档案管理是一项比较繁琐的工作，我国目前在高校档案管理方面虽然取得了很大进步，但还是存在一些不足之处。希望通过采用本文所的关于高校档案管理的有效对策，能够促进我国高校档案管理工作的进一步完善，使其更上一个层次。
作者：谭畅 单位：吉林司法警官职业学院
第三篇：高校档案管理人员素质与能力探析
一、思想品德素质
高等学校的档案管理人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，认真执行《档案法》，培养档案意识，热爱档案事业，忠于职守、遵守纪律，具备档案业务知识和一定的科学文化知识。高校档案管理工作是为教师及学生服务的，从档案的管理和收集、整理、保管和提供利用是高校档案管理人员工作的重要特征。因此，档案管理人员必须具备良好的思想品德修养。
1．敬业奉献精神。
真诚地热爱本职工作，献身于高校档案管理工作是高校档案管理人员应具备的基本职业道德素质。档案管理人员从收集、整理、归档全过程中都是为教师、学生铺路架桥，提供信息、提供服务，在工作上要忠于职守，不为名、不为利，不计较得失，在思想上要以勤奋工作为光荣，以完成任务为幸福。要有无私奉献、甘为人梯的精神境界。只有加强为国尽职、为人尽力的政治思想品质的修养，才能任劳任怨，甚至忍辱负重地为档案管理作奉献。
2．为人民服务的思想。
高校档案管理人员是学校档案工作的管理者，是以为高校档案管理服务为目的的，一定要牢固树立为教师、学生服务的思想。首先要做好政策服务，经常向教师、学生宣传《中华人民共和国档案法》，帮助和指导各学院制定发展档案事业的综合规划和专项计划，并组织实施。其次是要应按规定向全校和社会开放档案，提供业务信息和信息服务，通过各类档案信息服务，为教师开发利用档案信息提供有利的价值和效益。因此，服务是高校档案管理的基本职能之一，且应该是全方位、全心全意的服务，心甘情愿地为他人做嫁衣裳，无论何时都能任劳任怨，经常广泛地关心他人。
3．高度的事业心和责任感。
高校档案管理人员要有高标准、高志向的工作抱负，要有认真负责、精益求精的工作精神，在工作中要忠于职守，不计较得失，不能固步自封，不能有混日子的思想，要对教师和学生负责，对社会负责，严格按照政策，规章办事，严肃、认真、实事求是地对待每位前来办事的教师、学生查询各类信息档案、开具证明等，对职责范围的事要敢于负责，严禁在工作上互相扯皮，互相推诿。
4．办事公正，实事求是。
办事公正、实事求是是档案管理人员的基本职业道德，档案管理人员无论在学历、学位、年龄、职权、性别，专业，学业成绩证明等中都必须坚持实事求是，一心为公，做到人人面前平等，不畏权、不谋私，敢于维护档案管理人员的正当权益。此外，必须在一系列方针政策和规章制度的指导下，做好各项档案管理工作。
二、专业知识素质
随着科学技术的发展，网络化格局、档案管理工作日益复杂，对档案管理工作的要求也越来越高，这就要求档案管理人员必须具备专业的知识同时也必须掌握计算机相关专业知识。
1．档案管理学及专业知识。
档案管理人员首先要掌握现代管理知识和档案管理方面的实践知识。档案管理作为一门学科，要求档案管理人员掌握档案管理知识，熟悉各类档案对档案分类、编号、排列、保管期限、档案的鉴定、档案的收进、移出，全宗和案卷，档案的保护技术，档案的销毁、以及涉及到党和国家秘密的;涉及到专利或技术秘密的;涉及到个人隐私的，哪些可以查询利用属开放范围的档案，哪些可以摘录和复制等的实践知识，要掌握档案文献检索、编制检索工具，积极开发档案信息资源。
2．档案管理工作涉及到人、财、物、信息等方面内容管理。
要求档案管理人员掌握广博的专业知识外，必须掌握一门外语和计算机应用知识，以适应档案管理工作的需要，学会收集、分析、利用、传播信息，及时、准确、全面地掌握信息，为本校档案管理事业发展提供有效的服务。要成为通才和多面手，能站在一定的高度组织协调档案管理工作。
三、人员能力素质
档案工作技能是档案管理人员在档案管理中的知识及广博的知识能力在工作中得以充分发挥表现出来的工作本领，是高校档案管理人员开展各项档案管理工作，开拓进取、解决实际问题的能力。
1．协调组织能力。
随着高校办学规模的不断扩大，各类综合性档案不断增加。作为高校档案管理人员应根据各类不同学科、不同专业档案收集的范围，立卷归档。但是，作为一个有前途的管理人才，往往在一些简单或重复的过程中获得重要的发现。另外，善于接受新生事物，同样是一个优秀档案管理人才必备的素质之一，当今科学技术高速发展，社会发展也日新月异，新技术层出不穷，若固执己见、封闭保守，则必然成为时代的落伍者。档案管理人才更需要相当强的组织能力，善于同有关单位与部门之间的各项工作相互配合、相互支持，正确处理好各方面的关系，调动各方面的积极性。在实际组织协调活动中要把原则性和灵活性统一起来，既坚持原则，又能灵活处理具体问题，使自己在组织协调方面上真正成为一名统筹兼顾、调度有方的指挥手。
2．决策能力。
档案管理活动的全过程实质上是一个决策的全过程。高校档案管理人员需要有较强的洞察力和判断力，要有胆实、善于发现问题，广泛地了解掌握和灵活运用信息，对各种复杂因素进行分析、综评判断，做出最佳决策。高校的档案管理部门是高校领导的参谋部，高校中许多问题需要档案管理人员提供决策意见，这又要求高校档案管理人员要了解和掌握学校发展状况，针对学校各方面的情况，进行系统综合分析，提出决策意见。因此高校档案管理人员，特别是档案管理领导必须具备综观全局、筹划思考的决策能力。
3．业务能力、创新能力及综合素质。
现代化的档案管理人员必须具有较高的科学文化水平和广博的科学技术知识。信息化时代，现代化科学管理面临着前所未有的复杂形势，对于管理者的知识结构也提出了更高的要求。因此，管理者需要具有专业知识、计算机等各种自然科学知识，才能在工作中灵活运用，取得事半功倍的效果。高校档案管理人员要针对档案管理中某些问题、做法、制度、观点，或其过程、环节、措施、权利等方面的实际问题和理论问题进行探索、寻求其规律、方法、措施，提出切实可行的观点和见解，提高管理水平。创新能力是用新的知识、新的思想、新的方法、新的观念措施，开创新的局面、新的环境，给工作带来新的思维，新的成果能力。随着档案体制改革的深入发展，高校的档案工作要主动适应社会市场经济，档案管理人员必须有勇于探索和善于总结的研究创造能力，要破除自我封闭意识，树立开放和服务意识;破除守旧意识，树立新思想、新作风，要有开拓进取的精神，要善于接受新事物，新知识，善于研究总结，提出新措施、新方法。
四、总结
对于不同层次的档案管理人员，需要具备的能力要求也不同。高校档案管理人员必须加强自身思想道德素质、知识素质和能力素质的修养，不断提高档案管理水平，以适应档案工作发展的需要。
作者：史向云 单位：内蒙古师范大学财务处
第四篇：高校档案管理隐私权保护路径探析
一、引语
随着我国教育水平的不断提升，为了使学校可以根据学生情况更好的采用相应的教学方法来达到更好的教学效果，所以，对学生的信息采集程度越发的提高。学生也是我国的公民，所以也同样拥有个人隐私权，所以，学校应该做好对学生的隐私保护工作，合理的对学生信息进行共享，但是同时也应该设立一种标准来保证共享的合理性。所以，高校档案管理是一项较为困难的工作，但是，希望档案管理者可以在有效利用信息的同时，做到全面的对学生的保护，从而为学生提供一个安全舒适的学习环境。
二、高校档案管理的现状
因为我国的教育水平与要求的不断提升，我国高校对于学生档案管理仍然存在着一些问题。我国高校对于学生信息的划分仍存在问题，在学生的日常生活中，一些信息可以公开并供给其他人学习和指正，但是我国在这一方面，能否公开的标准划分的不是很明确，所以，造成了我国高校的学生档案的私人信息部分信息被不合理的公开，而一些应该公开的部分，公开程度往往不足。所以，我国高校应针对这一问题，设立一个明确的标准，从而让信息更加合理的被利用和保护，所以，我国高校档案管理的开放程度往往不足，应该对信息加以审视，从而选择确定哪种信息应该被公布，并规定好开放的程度，以便信息可以更好的被利用。
1.应大力度完善信息的完整性。
在高校的学生的日常信息采集过程中，学校的采集力度往往不够，所以，对于高校学生的信息仍存在着不完整的情况。在这种情况下，高校对于学生的了解程度也是大大不足的，所以，在不完全的信息下，没有办法做到对学生有一个中肯明确的评价，从而无法让学生更好地发挥自我的特长，从而有时会埋没了一些学生。所以，学校应该加大力度完善学生的档案，对学生多方面的能力加以记录，从而为学生建立一个完善的评估资料，从多角度多方面对学生进行记录，以便学生更好的就业。所以，学校应该采用一种更科学更有效的方法来对学生加以记录整理，提高档案整理的效率，完善学生的档案信息。
2.对学生进行实时记录。
在学生的档案上，不应该只是有学生简单地信息或是学习成绩，应该增多教师对于学生学习状况的记录，对学生进行实时记录。这种实时记录不是对学生的监视，在更大程度上是增大了教师对于学生学习过程中作用，从而更加完善的对学生有一个合理的评价，让学生的档案信息更加完备，以便日后对学生的管理与指导。所以，应该丰富学生的信息档案，从而在综合素质上督促学生不断进步。
三、学生隐私的保护现状
在加强完善学生信息的同时，也存在着高校对于学生信息隐私的保护问题。在现如今的很多高校对学生隐私的保护重视不足，以致很多学生的个人信息资料的外泄，使学生的隐私遭到侵犯，所以，学校应该注意学生的档案信息的管理，并加强对学生隐私的保护力度。以下将详细说明在学生档案保护中存在的问题。
1.法律保护不完善。
在当今的信息时代中，信息量在不断加大，并且个人的信息也变得更为珍贵，所以，对信息采取相应的保护刻不容缓。但是在我国的法律中，虽然意识到了对隐私权保护的重要性，但是并没有加大相应的法律力度，相应的法律法规并不完善，所以，对隐私权的保护力度也不足。所以，针对于各高校的学生档案隐私仍存在着泄露的问题，对学生的隐私无法做到完善的保护，保护手段不足。因此，我国政府应该深刻意识到隐私的重要性，从而更好的针对隐私中存在的问题进行有效合理的保护，从而在各个方面，多角度的对学生的信息进行保护。并且在出台相应的法律法规时，也应该加大力度对政策的执行进行监察，从而保证政策的有效执行，完善我国的法律体系。
2.制定档案保护规则。
在高校中的一些制度的执行需要一个明确的标准，所以，学校也应该努力制定明确的档案保护规则，以避免一些问题的产生。在学生的日常生活中，学校应该根据可能出现的问题进行责任划分，从而制定应该公开的信息类型和不应该公开的信息类型，从而保障了档案保护制度的有效执行。在学校执行终于到矛盾的时候，学校领导应该多方面对问题进行研究，进而选择对学生成长生活更有效的解决方法，并加强对学生思想层面上的教育，减少学生错误的产生。
3.对信息中存在的隐私问题重视不足。
学生的档案信息中有些信息可以间接的透漏出学生的隐私，在学生的隐私面前，学校应该加以保护，并且维护学生的正常利益。而学校在运行的过程中，将学生的信息进行公布时，一方面虽然可以对学生的权利进行保障，但是另一方面却会对学生的生活造成或大或小的影响，并且在学生的心理层面上会造成伤害。学生的内心是敏感和脆弱的，所以，有时隐私的泄露会危害他们的心理健康，看似不起眼的信息公布，往往会引起一系列的大的变化。
四、高校档案管理中隐私权的保护途径
在高校对档案进行管理的同时可以采用一些恰当合适的方法来避免问题的产生，以下将详细阐述高校档案管理中隐私权的保护方法供以参考。
1.完善隐私的保护体制。
在高校的日常管理中，可以通过一些有效的政策来解决这些问题。学校可以在日常的教学管理中，制定一些保护学生隐私的规定，从而构建一套完整的合理的档案管理体系，从而在各个方面对学生信息进行保护，让学生信息的公布更加合理，从而为学生提供一个安全的舒适的学习生活环境。
2.颁布相应的法律法规。
在高校的不断努力的同时，我国政府也应该对这一问题加以重视。高校的监管固然重要，但是政府更应该颁布相应的法律法规来为学生提供保障，从而保障了学校规定的合理有效运行。在颁布相应法律法规的之后，当学生隐私权受到了侵害时，学生可以利用相应的法律法规来保护自己的权益。
五、结语
学生作为未来的栋梁，需要有一个安全舒心的学习环境。所以，我国政府与各大高校应该对学生档案信息进行保护，并尽早找到可以解决隐私泄露的方法，在保证学生有着正常安全的生活环境的同时，也应该实时注意学生内心的变化，并且及时有效的进行疏导。在高校的运行过程中也应该在档案管理方面制定相应的管理制度，从而保障学生的权益不受侵害。
作者：王雅新 单位：内蒙古财经大学资源与环境经济学院
第五篇：高校档案管理模式信息资源共享分析
一、创建高校档案信息服务中心
档案是对日常工作及教学活动的总结记录，能体现院校的基本教学情况，进行良好的档案管理能够使学校在开展教学活动时做到公平公正，教师的教学活动、工作态度等评价具有科学合理性，可以有效地推动学校的教学工作。档案的信息管理跟传统的档案管理有着很大的区别，在信息技术的基础之上，面向广大用户的需求为目标，基于物理资源与网络资源相结合进行档案资源内容的整合，从而帮助用户找到需要的资源。因此创建高校档案信息服务中心，构成了单循环的档案信息链，并为用户群提供档案信息资源共享平台。通过对档案信息资源的采集、利用、开发以及再生产这一过程，将档案进行增值化加工，筛选出所需的档案，通过上述平台让不同的人可以查找需要的档案资料，不仅可以节约时间，而且能做到信息资源利用最大化。
二、做好反馈工作以及加强工作人员的素质教育
一个系统被研发出来，要想知道是否达到预期值，最有效的步骤就是进行用户的反馈，从一些用户使用的情况中了解产品的性能概括，对于好的评价方面可以保留，而一些有意见的评价收集起来对系统再次重新改进。因此有必要建立高校档案用户反馈系统，来进一步促进高校档案的信息化建设。另一个方面，高校档案管理人员是构建信息资源共享的高校档案管理模式的重要组成部分，对于高校档案管理起着关键的作用，他们的素质直接影响着档案管理的质量和档案资源开发的深度，因此对于档案管理的工作人员素质方面要给予高度重视。高素质人才具有较强的对信息归类检索、加工和分析水平，能够提高信息资源利用率，在信息化时代之下，大批高素质人才从信息的组织、加工到用现念对档案管理进行新的突破，在信息技术发展的基础上使得档案管理工作有效进行。所以高校在加强已有工作人员的能力水平和职业道德教育时，也要加大引进高素质人才，提高档案管理人员的整体业务能力与管理素质。
三、建立各高校构建档案信息集成系统
高校档案的资源信息共享不仅仅是面对本校师生而言，而且还需要面向社会，目前各大高校已经开展信息化建设，而一个人的力量毕竟有限，在建设过程中必然会存在诸多问题。出于自身发展的目的，各个高校都是针对如何更好地满足本校的应用需求方面，采取不同的建设方法。因此各个高校所采用的技术、硬件或者软件平台所用到的系统都是不一样的，在这一基础上，由于系统操作不一样，在资源共享方面也加大了难度，形成了信息资源共享的壁垒，因此高校信息资源共享只能成为自己学校内部的资源共享，使得各个高校之间直接实现信息交互方式不太现实。因此在这一背景之下，联合各高校构建档案信息集成系统成为有效的途径之一，通过建立内容丰富的、系统的档案信息资源库，为信息资源共享提供物质基础，对各个高校不同的档案资源进行信息整合，按照一定的分类标准进行划分工作，通过各种关联和链接的建立，进行各校之间档案信息资源的共享。
四、总结
综上所述，在社会不断发展的今天，高校的信息共享化程度和信息档案管理模式正在不断地发展和改进，在前进道路上必然会碰到困难，必须采取有效的方法去解决存在的问题，才能促进其进一步发展。
作者：王晓燕 王新华 王永瑛 单位：海军航空工程学院青岛校区
第六篇：现代信息管理技术高校档案管理应用研究
1信息技术对于高校档案管理的意义
高校档案管理类目繁多、复杂，档案容量较大，传统的档案管理方式在当前的档案管理工作中显得很混乱，信息技术的引进，使得各项档案管理工作都变得更加轻松，人们只需要借助于档案管理的计算机平台，就可实现的档案的检索和提取，并快速、准确的找到对应的纸质档案。从管理手段上来讲，现在的计算机录入和手工抄录相比，有着绝对优势，且保密度和安全度更高。从人事管理上来讲，信息技术的使用，克服了人工管理的缺陷，革新了档案管理人员的工作方式，极大减轻了大档案馆的工作强度。工作强度的降低和工作方式的革新，提升了人员的工作积极性。
2高校档案管理中存在的问题
2.1档案信息化管理改革不彻底
很多高校在实现信息化档案管理的道路上，始终无法实现全面的信息化管理，由于资金和人事方面的原因，高校信息化档案管理改革始终是进程缓慢。比如，很多高校在进行信息化档案管理改革时，随着信息化管理程度的加深，由于人工依赖程度的降低，必定会涉及人事调动或裁员问题，但很多从事档案管理的人员或高校退休教师，对学校有过贡献，或有过劳动合同的人员，他们既自己不愿意调动离开，学校对此事也难以出面处理，给高校的信息化档案管理改革造成了较大的阻碍。
2.2信息化档案管理改革
还未开始目前，由于资金限制，很多高校还没有进行和信息化管理改革，依旧采用传统人工管理的方式开展档案管理工作。但人工管理效率极低，且高校档案更替速度快、更替容量大，人工进行档案管理势必会有漏洞和力不从心的时候，很多年事久远的档案信息残缺、字迹也不清晰，甚至档案书籍都出现了虫蛀或破损，而人员在进行档案更替时，根本无暇顾及这些档案的管理和修复工作。
2.3人员业务素质低
实现信息化档案管理的一项基本要求是人员必须具备熟练的计算机操作技术，但当前高校用于信息化档案管理的人员都是老一批的工作人员，有些甚至年事已高，计算机操作水平很低，无法迎合信息化档案管理的需求。
2.4缺失完善的档案管理机制
很多高校在进行档案管理信息化建设时，都忽略了新管理机制的订立。由于缺少对应的档案管理机制，部分高校在实现信息化档案管理之后，都出现了管理秩序混乱的问题，尤其是档案的安全管理，面临着严峻挑战，由于没有相应的安全管理机制，导致管理系统软件和程序未定期更新，造成档案的混乱和信息丢失。同类的问题还有很多，如缺少档案维护制度、缺少档案馆计算机管理制度等。
3高校如何实现信息化档案管理
3.1更新管理理念，加强信息化建设
很多高校领导人员并不认为档案管理工作中存在业绩竞争，因此，在制定档案管理工作和薪资发放制度时，未引入竞争理念，导致人员从事档案管理出现懈怠和放任自流的现象。未来加强人员管理意识，高校领导必须更新管理理念，通过开展责任意识教育会议等活动，增强工作人员的责任心，同时，以制度的订立，规制工作人员的工作行为，不断深入到档案管理基层人员当中，了解档案管理存在的问题并有效解决。
3.2加大信息化档案管理建设投资
很多高校忙于教育设施建设，无法抽调资金用于档案的信息化建设，这对信息化档案管理的改革造成了很大影响。因此，高校必须尽快引进先进的计算机设备和信息管理技术，保障院校信息化档案管理的设备条件。同时招聘一部分从事档案管理的专业人才，带动老员工发展，维护信息化建设进程，解决信息化档案管理中的技术问题和安全问题。
3.3强化人员培训工作
高校档案管理要想全面实现信息化建设，就必须实现人才队伍信息技术水平的整体提升，对此，学校必须通过技能培训和技能考核等方式，扎实提升人员素质。学校可将分批将档案馆工作人员，派遣至相关单位学习、进修，或开设培训班，内部组织技术培训。制定人员技能考核机制，同时对人员的业务技能和职业操守、理论知识以及安全意识等进行考核。
3.4标准化建设
所谓标准化建设就是指档案馆信息化管理网络基础的标准化建设。网络是信息化档案管理运作的基础，同时也是保障学校档案管理安全的重要措施，保障网络基础的标准化，学校必须要为档案管理单独开设一个局域网，防止外网的进入，同时，每台计算机设备所使用的管理软件、程序版本等都必须一致。
4结语
高校档案管理的信息化建设是高校发展与改革的信息保障。实现信息化建设，全面推动档案管理工作的发展，必须要从制度上、设备上入手，对其进行改革和优化。
作者：牛函娟 单位：咸阳师范学院网络与继续教育学院
第七篇：高校档案管理系统云计算应用探究
一、引言
根据一些列的研究调查表明，还有一些高校依然在沿用着相当一部分的档案管理模式，而这对高校档案管理工作而言，会在一定程度上降低其工作的效率。就目前的情况来看，很多高校的档案管理工作之所以无法取得重大进展的原因主要在于没有能够及时的跟上时展的步伐，不能够对顺应时展及变化的要求而进行适时的调整。同时，也没有能够对档案管理模式进行科学合理的选择。因此，有关方面需要不断提升云计算在高校档案管理模式中的应用，以期能够使得如今的现状得到有效的改善。
二、云计算与云档案
云计算是以互联网作为载体，利用创新性的方式为用户提供或者储存丰富且多样化的虚拟资源计算模式。数据的运算在“云计算”的环境下不再由传统的一台电脑来完成，而是根据客户的需求情况对计算处理程序进行拆分，通过多部电脑来共同承担运算，从而构成一个功能强大的数据处理系统。对于云计算应用在档案管理上，主要的实现方式是云计算档案存储、建立档案云服务平台以及云计算共享体系。在云计算技术的这一体系之下，高校图书馆可以将档案数字资源交付到云计算服务商的手中，并与服务商签订安全责任合同以便顺利实现档案信息的存储，对于一些需要谨慎公开的档案信息，在云系统中会设置身份验证登录这一系统，在为用户提供智能化以及个性化的服务时，又能够很好地保护档案的安全。档案云服务平台的建立，可以将存储在多台电脑以及设备上的档案信息进行集中处理，从而形成一个虚拟的资源库来通过某种特定的方式传递给网络受众群。云计算共享体系即是要能够保护高校档案信息的共享性，避免“信息沟通障碍”的产生。云计算的高校档案管理系统分析：
1.档案管理的系统框架。
关于学生档案管理系统中的云计算服务主要包括三种类型即平台构成服务、基础设施构成服务和软件构成服务。对于不同的云服务提供商，可以对其中的一种或者多种来进行云服务。但是，在这些系统中，不论采用什么样的解决方式，其中都会包含有一些公共的结构：SOA体系结构层、过渡层、管理层、资源库层。系统总站会负责调控与配置云计算资源，其管理功能主要有信息处理、资源管理以及安全控制等。资源库层中的资源结构与计算机资源库、数据资源库进行同构，满足系统信息获取的需求，过渡层会起到维护系统正常运行的一些作用。在物理资源层，计算机、内存、软件等云介质会实现档案信息采集。在云计算的管理平台之中，首先做的是访问接口，其功能是为受众提供应用程序与Web服务连接的访问接口。然后系统管理模块主要负责云资源的分配，其为用户提供服务列表的同时能够均衡系统资源的负载。系统原理是一方用户允许另一方用户进行资源的调用以及界面选择的服务，而后将操作信息传递给系统管理模块，这样可以由系统资源分配模块根据用户的实际需求来进行资源的配置，用户最终可以利用调用配置工具来实现相对应界面的操作。
2.档案管理系统模块的功能。
云计算学生档案的管理系统利用云计算、互联网技术为满足信息虚拟化的存储与处理并实现档案的信息化与交互化管理提供基础软件设施和硬件设施。对于档案管理人员而言，需要负责查看档案管理基础设施的组件、租赁价格、互联网管理构建、基础设施组件等，而杜宇受众而言只需要了解如何获取服务资源即可。基于云计算的学生管理档案其核心的特点就是自动化与虚拟化，这样不但能够实现档案信息资源科学合理的配置，还能够利用平台的应用程序而顺利实现服务的集群与迁移。而这一管理的目的主要是为了实现高校学生学生档案的高效与统一管理。
三、云计算档案管理系统的创新
首先，能够有效的实现资源共享的问题。档案管理者可以通过借助云服务平台虚拟实现这一功能，将档案信息存储在云体系中，这样就能够实现信息数据库的资源共享功能。同时，在资源共享这一服务达成后，系统能够根据受众的需求来实现信息资源的灵活调动，这样就会在很大程度上弥补传统服务模式中由于资源服务器不能承载压力过大的资源而导致资源分布不均的问题。其次，能够保证档案信息的存储安全性。档案管理系统若是基于云计算则会更多的利用IP平台实现信息储存的虚拟化、分散化，进而通过集合调动管理平台来共同发挥存储介质的联动安全作用，这样能够使得用户在接受存储服务之后，系统会将其提供的信息存储在“云框架”之中，即使用户的个人存储信息遭到了破坏也能够通过登录界面来进行备用信息的调取。再者，云计算的档案管理系统能够支持用户的定制服务。在接收到用户指令之后，系统会做出相应地调整服务类型。在这一过程之中，用户可以根据自身的喜好来对服务的当时进行退订、更改以及删除等，以实现个性化定制的需要。同时，在信息技术不断发展的大背景之下，用户群的需求层次以及需求个性化也会凸显出来，云计算的档案管理系统能够凭借其强大的管理与服务功能，满足不同层次用户所需求的信息。这一管理系统同时也可以将一些重要的知识信息共享到互联网中，这样可以为高层次的用户进行一些数据的分析与挖掘。最后，由于云计算档案管理具有非常强大的数据分析及处理的能力，利用这样的优势可以建立起一个智能跟踪的平台，对于用户的浏览记录可以实现自动生成，并UI这些浏览记录进行一定的分类整理。在进行信息汇总整理的基础之上，向用户推送相应的一些服务，从而实现更为人性化的管理。
四、结语
总而言之，云计算在高校档案管理中的应用为档案信息化建设提供了新的思路，实践证明，在高校档案管理中，科学合理的应用云计算能够不断提升高校档案管理的能力，不断对档案管理的方式方法进行创新，这样会更为有利于为用户提供出更为个性化、人性化、便捷化的服务。在高校不断进行深化改革的这一过程之中，云计算的应用对于高校档案工作的顺利开展具有着非常重要的地位，不可否认，我国的高校档案管理工作正在不断地得到改善与提高。高校档案管理人员只有能很好地运用好一些现代化的管理手段，对网络、计算机以及多媒体方面的理论有较为深刻的认识，才能够在日后的档案信息资源管理之中，实现资源利用的最大化。随着云计算技术的不断深入运用，高校档案管理也会面临一些颠覆性的创新与改变。
作者：王雅新 单位：内蒙古财经大学资源与环境经济学院
第八篇：现代高校学生档案管理探析
一、就业服务背景下高校学生档案管理现状
(一)缺乏创新、特色、内容。
高校学生档案组成为:高中、高考、入团材料、大学生入学登记表、入党材料、奖励材料、处分材料、思想品德考核表、体检表、成绩单、论文答辩卡、毕业生登记表及报到证。因各省高校学生档案资料归档不统一，有的高考、高中档案由考生所在地高中部门邮寄给录取考生高校;有的直接由考生自带到录取高校由带班的辅导员收集归档。部分省份的招办只有考生入取电子表格，无考生签字打印高考纸质材料，直接导致高校学生档案资料收集不全。另外，在大学期间，缺少更能突出学生鲜明特色的学生档案资料供用人单位参考。
(二)缺乏管制统一，管理分散。
高校学生档案归属问题一直未能统一。有的是档案馆接管，有的是学生工作处管理，有的学生档案堆放到学院，由毕业班导员代管，各个院系都有可能对学生档案进行调配和管理。这说明我国的高校在管理学生档案方面都没有统一的管理机制，造成了各行其是、互相牵扯、效率低下的状况。这样就容易造成学生档案寄存无规律，管理机制不够顺畅的局面。应该明确一点，除了档案馆管理学生档案外，把学生档案放到哪个部门进行管理，没有专人管理，没有专门库放置，没有储存必要设施，没有严格体制约束等，也导致学生档案失真、失效能、失重视。
(三)缺乏重视，积极性减少易导致职业倦怠。
作为高校不可或缺的一个职业群体，高校学生档案管理人员作为高校教辅人员担负着管理育人、服务育人等重任，而目前我省现有地方性高校中，学生档案管理人员等教辅工作人员的工作效能并没有得到充分发挥，工作压力大，缺乏重视，工作协调、职称评聘受阻，导致部分人员出现职业倦怠现象。
(四)缺乏诚信，干扰就业市场公平竞争。
随着高校扩招，学生档案数量逐步增多，庞大的就业大军造成大学生就业压力加大，致使在高校毕业生就业招聘会时，有部分大学生为了在激烈竞争中获胜而私自改写学历成绩、学分，甚至用假的获奖荣誉证明、假的实践经验等不正当手段欺骗招聘单位，导致用人单位无法辨别真假，难于找到适合本部门岗位的优秀人才。
(五)缺乏信息平台管理。
信息社会要求信息获取的有效性和准确性，特别是在当今高科技发展的高校，完善的信息管理系统是不可缺少的手段。随着高校毕业生逐年增加，需要处理的基础信息量越来越大，却不能随时正确评价、更新入库，缺少电子信息平台管理，更谈不上与就业、省人才、用人单位信息资源共享，无法发挥学生档案效能。
(六)缺乏规范管理，手段落后。
1．档案管理不规范，利用滞后。
高校学生档案数量庞大、流动性强，大部分高校认为只要学生档案保存好，待学生毕业时将大学资料装入学生档案袋中，再邮寄给用人单位和当地人才交流中心，剩下的学生档案由学生本人取走就完成档案管理了。学生移交的档案资料是否收集齐全?信息是否真实?对此缺乏全程管理;就业派遣是否都发送到毕业生档案所单位?对此缺乏信息追踪和反馈。此外，查询不到毕业生档案去向信息，这给毕业生就业带来了不利影响。
2．管理技术手段落后。
我国现高校学生档案以纸质档案为主，电子档案存储、利用率微乎其微，落后的手工管理方式已不适应信息时展要求。学生档案管理人员欠缺，传统管理方式落后，只是增加学生档案管理人员往往是不够的。随着信息时代的发展，要改进反映社会对人才衡量指标和成长轨迹的高校学生档案收集、管理，靠现行的以手工为主的学生档案管理方式是无法承担的。
二、创新以就业为导向的现代高校学生档案管理
(一)注重真实，创新学生档案内容和特色。
学生档案应由各学院带班辅导员及时收集，准时移交档案馆归档。档案馆根据学院提交的学生资料情况，随时更新入库学生电子档案信息，进行存储、利用管理。确立以高校档案馆为主体，各学院(部)、学生处等职能部门配合档案馆的学生档案管理体制，保证学生档案的真实与完整。任何单位和个人不得擅自抽取、销毁、伪造、涂改学生档案信息，层层落实责任制，做到谁主管谁负责，违者要追究其责任。学生档案归档范围不能总局限于原有的归档资料，应把大学生诚信品质资料以及实习见习记录、科技创新、科研能力、职业技能测评等反映学生个人特色的记录资料加进来，让学生档案从静态转动态，“活”起来，融入高校的核心决策活动中，为用人单位提供有利的选人依据，促进其在就业中发挥作用。
(二)统一管理，改革创新，加强重视。
解决学生档案移交档案馆归属问题，建立以就业为主导的电子数据库信息化、全程化动态管理学生档案机制。在安全和不涉及隐私的前提下，与就业中心、省人才交流中心搭建信息资源共享平台，为用人单位选人提供最快捷的途径。首先，高校重视。学生档案管理是服务大学生就业、“以生为本”的服务性工作，不仅是用人单位选拔人才的重要依据，更是宣传高校知名度的敲门砖;领导应重视，把学生档案工作纳入学校规划，解决学生档案人员晋级、岗位问题，提高工作人员工作积极性和热情、效率;其次，学生重视。在新生入学、大学生毕业之际定期开展档案知识讲座和开设公选课，发挥高校毕业生服务功效，增强大学生对学生档案的认识度、关注度，使学生充分意识到学生档案在今后就业中的重要性，为大学生就业奠定良好的基础。
(三)效能创新，建立信息化动态管理体系。
信息技术早已广泛应用于高等教育教学发展中，信息化管理高校学生档案是服务毕业生就业的重要内容之一。用信息化技术整理、更新、录入学生档案资料信息，动态管理高校学生档案，替换传统的、静态的、不规范的学生档案管理方式，不仅能扩充信息量，还充分发挥学生档案服务、利用效能。
(四)创新模式，强化就业服务功能。
高校学生档案的重要职责就是服务毕业生就业发展，对毕业生今后的工作、定职、晋级、晋职等起到了重要的凭证作用。实现学生档案软硬件设施科学化、规范化、标准化、制度化管理，使用人单位在招聘、面试、政审考察时能够更多地了解人才，更好地体现学生档案的作用和价值，是当今的一个重要课题。
(五)加强队伍建设，提升档案管理人员职业素养。
高校档案工作是专业性很强的档案工作，要求高校档案人员必须具备一定的知识结构、法律法规等多方面知识，具有较高的综合素质及一定的文字表达能力、信息意识能力、驾驭现代化科技设备能力、沟通协调能力，还要熟练掌握计算机技术，网络化、信息化、动态管理高校学生档案，让学生档案“活”起来，为毕业生、用人单位提供便捷的就业服务。
作者：尹晶华 孙世一 李雪晴 单位：长春工业大学 中国联通长春分公司
