第一篇：高校档案管理信息化建设研究
1.高校档案信息化管理的必要性
如今我们已经迎来了计算机网络时代，而大数据概念不断被引入到各个行业中去，信息化也成为了当今社会的一个大的发展趋势。而档案工作时高校日常管理工作中非常重要的一部分，所以信息化建设也成为其发展的一大趋势，高校要想顺应时代的发展，就应该加快其档案信息化管理的步伐。高校又作为一个传播文化和传承文明的一个文化性的事业单位，一般都有其自身特定的文化理念以及文化积淀，这些对于学校的发挥也是非常重要的。而高校的档案部门作为手机、保管还有研究校园历史的部门，在对于学校的文化积累上都有着很重要的作用。近些年来，高校的体制不断发生改革，对外的社交活动也不断增加，档案的门类也越来越多，比如在每个新学期的开始都会有大量的新生档案，还有教师的职称档案以及职员的信用档案等，档案的内容和数量都不断增加。而另一方面，办公手段也随着时代的进步不断进步，自动化的程度得到了很大的提高。过去档案的载体类型一般都是单一的纸质档案，但是随着档案的种类不断增加以及门类不断的丰富，档案的类型也逐渐发展成图片、磁盘、音像、移动硬盘等多种载体，载体的容量也不断增加，所以高校的档案信息化管理对于高校的管理工作有序进行是十分有必要的。
2.推进高校档案信息化建设中遇到的困难
2.1传统的服务方式很难转变
对于档案的管理工作来说，其工作环境一般都是比较封闭的，所以受传统观念的影响至今其工作的思想观念还是比较陈旧，工作人员的工作方式也都比较呆板，应变能力普遍不强，行业内的竞争力也不高。另外档案的信息化管理工作的对象是看不见的顾客，并且主要是靠背靠背的服务模式，在服务方式上又被要求公开、透明且要全方位的，以上这些都需要相关的工作人员更新其服务理念，在工作中不断拓展其服务领域并提升其服务质量。而档案信息化对于档案人员的思想观念和专业的工作技能都有比较高的要求，对于一些较为特殊的档案资料管理工作还对其工作人员的写作水平和综合素质提出了很高的要求，所以这就要求相关的工作人员具备熟练的计算机技能和一定的获取判断运用信息的能力，在档案业务知识方面也要有所了解，向即会管理档案又会对计算机进行操作管理的方向去努力。
2.2工作任务繁重，工作难以展开
在档案的信息化管理的建设过程中，首先是要对现存的资料来进行一定的数据化处理工作，这就需要通过一定的技术手段来进行扫描，然后将照片、音像、文书还有书籍等转换成电子的文件。另外还可以通过对文档进行处理的软件来对数据库进行规范整理，以便于之后的管理工作中来对档案资料进行检索利用。另外需要给客户提供一定的上网平台来进行远程的服务工作，还需要采取数据备份以及数据加密或是设置防火墙等工作来防止网络黑客的攻击或是由于工作人员的操作失误对一些数据进行的误删或是事修改，来防止档案信息的丢失和泄漏，确保高效的档案信息的安全。另外随着电子信息技术的不断完善，电子系统也不断地升级和转型，来保证其信息系统的可用状态。在档案信息化的系统建设完成之前，还应该实行纸质档案和电子档案一起储存起来，如果按照传统的老式管理保存方法，对于档案的管理工作就既要对纸质的档案进行管理又要对电子版的档案进行管理，这样就大大增加了工作人员的工作量。所以，要实现档案的信息化管理就需要建成数字档案的工作运行体制，然而在高校单位的财政收入没有一个大的突破的情况下，复制技术也没有很大幅度的提高的情况下，档案的信息化建设还是需要一定的时间的。
3.当前高校档案信息化建设的应对策略
3.1加强档案信息化基础设施的建设
要想将档案信息化建设纳入到高校的总体规划中去，就应该加强档案信息化建设的基础设施建设，然而在推动整个的管理工作进程中，应该提高高校单位档案室里的计算机网络技术水平，让每个档案室都充分发挥其储存信息的功能，然后加强校园内部局域网的建设，从而方便高校内部的学生以及教师查阅档案等信息资源。另外还应该将档案的网络进而办公的网络连接起来，并且在校园的内部网络上来安置档案的网络管理系统，来实现各个单位通过校园的局部网络就能对校园的档案进行远程的管理，实现档案管理工作的数字化。
3.2加强档案信息管理工作中的组织领导
在目前的许多高校中，其信息的管理工作大多都呈现出一个分离的状态，不仅仅是对于传统道德档案管理部门来说，对于新的信息化管理部门来说也是一样，档案和信息部门产生了分离，公关和外联部门也产生了分离，而种种的分离状态也自然就造成了管理过程中的障碍。所以，这就需要高效的相关部门建立统一的信息化管理体制，来整合各个部门之间的信息管理工作，按照信息化建设的整体要求来做好其传播和管理的工作。
4.结语
档案信息化建设是一项投入大、积累长、见效晚的工作，所以需要校方不断加大信息化建设人力、物力的投入，充分发挥其主观能动性，引起领导重视和支持。
作者：张明英 单位：百色学院艺术系
第二篇：高校学生档案管理具体对策探究
一、加强学生档案管理的意义
高校学生档案是大学生在校期间学习、生活等方面的综合表现和取得成绩的整体体现，它记录着学生的学习、生活、政治、思想道德、综合素质、专长、社会实践等各个层面,这既真实地反应了学生的实际情况，也给社会各界录用理想中的人才提供了重要的参考依据。因此，搞好规范的、科学的、合理的学生档案工作，无疑具有重大的现实意义和指导作用。第一，加强高校学生档案工作在一定程度上反映了学校的管理水平。学生档案是学生工作的存在形式和主要内容之一,是考核学生管理水平的重要指标。学生档案管理是一个长期的、系统的工作，连接着新生入学之前、入学以后以及毕业之后的整个过程,学校学生工作可以紧紧围绕这个过程对充分了解学生，制定出具有针对性的培养计划和工作计划。从这个层面来看，学生档案及档案管理既能指导学校的管理工作和教学工作，也能在一定程度上反映学校学生工作的管理水平。第二，加强高校学生档案管理工作能够服务学生发展的需要。学生档案主要由学籍表、新生登记表和学生成绩册等组成,主要包括学生的学习成绩、班主任评语、奖惩记录、德育发展状况等内容，充分反映着学生的思想素质、能力、性格和学习情况,这既可以为用人单位选拔人才、了解学生的基本素质状况以及学生的能力和特征提供一定的依据，也为人事部门能够通过档案了解其在学校期间的情况,提供了原始的信息。与此同时，学生档案从诸多方面客观地反映出一个学校培养学生的能力和水平。学生可以通过档案记录来调动自身的积极性,了解自己的各方面表现，扬长避短。第三，加强高校学生档案管理工作有利于高校发展的需要。学生档案工作是高校档案工作中的核心内容,对学校发展有一定的指导意义。高校能够根据学生档案发现学校管理和教学中存在的部分问题,从而推动学校管理质量和教育教学改革。因此,规范和建设高校学生档案管理能提高学校培养水平和人才质量服务水平。
二、高校学生档案管理的具体内容
高校学生档案主要有终身档案和临时档案两种形式，二者是两个不同阶段的档案，但二者共同构成了学生在校的档案内容。其中，前者是指由学生原先学校及招办所提供的学生在入学前的各项基本信息。而后者则是是指由学生进入高校以后所在学校期间的各项情况的资料。就档案的具体内容而言，主要包括了学生的政治思想（政治表现、入党材料等）、学习成绩（专业课、基础课、公共课、实验报告和社会实践等）、身体状况（健康状况、个性特征等）、心理素质（个性倾向、心理健康、职业取向、个人和社会价值观等）、技能水平等。与此同时，随着社会的发展和需要，大学生的个人信用情况也应该在档案中有所反映，从而真正发挥档案的凭证功能。除此之外，随着社会对人才的要求日益提高，这使得高校学生管理的内容还将不断的增加。
三、目前高校学生档案管理中存在的主要问题
近年来，高校学生档案工作取得了许多成就，在很大程度上推动了高校教育教学改革，提高了学校档案管理的水平，为今后该领域的发展积累了大量的经验和成果。然而，随着学校人数增加、管理形势和复杂变化，使得高校学生档案管理工作存在着一些不容忽视的问题，这些问题或多或少地影响着高校改革和发展。
1.学生档案管理的意识呈淡薄的趋势发展。
意识是行动的前提，也是做好各项工作的前提和基础。目前,一些高校学生档案工作者对学生的档案管理意识不够重视，对学生档案在学校发展中所起的作用和指导性的意义认识不够深入，致使学生档案资料不全、不齐、不真和不实等情况发生。尤其是对毕业生档案的管理意识更加薄弱,这主要是由于社会的就业观念和就业方式发生了巨大变化所造成的。例如，企业和公司不具有档案人事权,于是出现了许多学生毕业后不要档案的现象。这不仅给给学校带来了人力和物力负担,但同时也无形地削弱了档案管理工作者档案管理的意识。
2.学生档案管理机制不够健全，相关档案管理的律法规缺乏。
高校学生档案管理具有材料量大、存放时间短、流动快、投寄单位多等许多特点，这就要求高校在这方面有一个完整的管理机制作为保障。然而,多年来高校在这方面还没有形成一整套合乎档案管理工作的有效运行机制和管理机制。其后果出现了许多问题，如归档材料缺乏统一协调、档案填写不够规范、档案移交手续不规范、档案材料不全面和不完整、学生对个人材料的取向不够明确、档案利用率低和档案转寄不规范等。这些问题严重影响了学生档案工作作用的发挥。同时，学生档案具有连续性和周期性,要保证学生档案的完整性,必须做好相关的法规建设。然而长期以来，尽管国家对高校的学生管理作了许多明确的规定,但却缺少学生档案管理的法律保障体系，这就导致学生档案管理中出现的问题，没有具体的发展作为依据。因此，国家应尽快出台一些相关的学生档案管理条例，只有建章建制、依法治档,才能使学生档案管理工作更加规范和合理。
3.学生档案管理队伍相对薄弱。
档案管理需要一支专业的人才队伍作为前提和人力保障，这是高校搞好学生档案管理的重要条件。然而，近几年的学生档案管理的师资队伍中缺乏专业性的人员，在从事学生档案管理的现有人员中，更多的是兼职老师。而且这些兼职教师在管理过程中缺少外出学习、培训和交流的机会，就造成对档案管理知识比较匮乏。这样薄弱的师资队伍和专业知识的匮乏，无疑不利于高校学生档案管理的需要和发展。
4.网络招生对高校学生档案管理所带来的利弊。
随着科技时代的带来，高校招生实现了网络投档和招生模式，这大大提高了高校招生工作效率，但同时也给高校学生档案管理带来了新的问题和挑战。首先，招生人员只需在网上阅档录取,往往会忽视学生纸质档案如何调入的问题。其次，实行网络招生之后,新生自带档案的现象日益普遍,容易引发档案被拆封、甚至撰改等现象的发生，这就使得学生档案内容真实性大大降低。再次，有的省市高校逐渐用一张光盘记录该省市所有新生的档案,学校的档案管理人员要将光盘中每一个学生的材料打印成纸质档案,再逐个装入学生的个人档案袋,这无疑增加了管理人员的工作量和工作难度。
四、加强高校学生档案管理的具体对策
1.增强学生档案管理的意识，树立科学的档案管理理念。
首先，高校领导要起到带头作用，要重视学生档案管理工作，制定学校学生档案管理的相关规章制度和责任制度，并长期给予足够的重视和关注。同时，学校分管领导要定期检查学生档案管理工作，配备具有一定水平的管理人员进行有关的工作，认真落实档案管理所需的人员、经费等问题。其次，学校档案管理者要树立正确的管理理念,增强广大师生的立档意识。在实践过程中，既要树立以人为本的管理理念，也要具备科学的和先进的管理思想和理念，只有这样才能使高校学生档案管理工作保持健康稳定的发展。
2.建立和完善学生档案管理的相关规章制度。
严格的完善的规章制度是规范高校学生档案管理的前提和保障。如果没有必要的规章制度，甚至是法律制度作为保障措施，那么学生的档案从新生建档、归档到转递过程中必然造成工作的出错和混乱现象。只有有章可循的制度,才能使学生档案管理逐步走向制度化的轨道。因此，作为高校首先要建立健全档案接收、管理、收集、归档等系统制度,建立一套完善的档案管理制度。在规章制度中要明确档案主管部门、工作人员的职责范围,做到分工明确,各尽其责,确保档案材料的齐全和完整、真实和安全等。
3.加强高校学生档案管理师资队伍建设。
师资队伍是档案管理的人力资源保障，高效的、专业化的档案管理队伍是学生档案管理高质量的重要前提和有力保障。针对近几年，高校在这方面的薄弱情况，高校必须建立一支高素质的管理队伍，才能适应现代化高校学生档案管理的需要。对此，学校要通过多种渠道和多种方式，采用培训、外出学习和进修学习等手段，努力提高现有档案管理人员的管理水平和业务能力。同时，在现有人才队伍基础上，引进管理专业毕业的新教师和专业人士，既要做到管理的专业化，也要使学生档案管理有专人负责，逐渐改变以往靠兼职的教师来管理学生档案的旧方法和旧模式。
4.加强学生档案整理力度和工作手段。
首先，学生档案材料的收集、整理务必要统一标准，书写要规范、详实，不得使用圆珠笔、铅笔、甚至红色的笔进行材料的书写，字迹要清楚、不得出现错别字。其次，更新档案管理工作手段。新时代背景下，技术更新、观念更新势必会要求档案管理的手段也应该及时得到更新和多样。这为电子档案的形成和推广奠定了基础。因此,高校档案管理应该加快推进以网络技术为核心的现代化工程的建设，加快研发适合高校学生档案数据录用、查询、修改的管理软件,使学校和用人单位能够简捷和方便地查询毕业生的相关信息。
五、总结
除此之外，加强高校学生档案管理工作，还应该完善高考网络招生机制，规范高考考生电子档案的信息和内容，规范新生档案交接,防止学生自带档案引发的系列问题。同时，选择适当的档案保管方式，保证学生档案的稳定性和安全性。
作者：邓秀琼 邵红梅 张寒露 单位：成都航空职业技术学院
第三篇：高校人事档案管理探讨
一、数字化背景下加强高校人事档案管理工作的重要性
近年来，高校人事档案管理工作对高校各部门的影响越来越大。人事档案是高校管理工作的重要部分，是人才选拔的重要途径之一。随着我国高校人事档案管理数字化趋势的发展，加强人事档案管理工作变得愈发重要，其重要性主要体现在以下三个方面：
（一）是社会主义市场经济建设的客观需要。
高校人事档案作为人才资源的重要来源，是高层管理进行决策的重要依据，也是体现该校人才储备的直接表现。为了顺应时展，提高管理效率，对高校人事档案进行数字化管理，通过科学合理的方法整理信息，实现人事档案管理对高校管理的最大作用，促进我国社会主义市场经济建设的发展。
（二）是人事档案工作的发展规律。
要做好人事档案工作，必要达到两个基本要求，既要快速准确的提供资料，又要保证存放的安全和长久。从根本目的上讲，人事档案管理就是为了日后方便使用，促进整个高校管理工作的顺利进行。要提高人事档案管理工作的效率，就必须跟随科学技术发展的脚步，实现高校人事档案数字化管理，推动人事档案管理工作的发展。
（三）是我国社会主义现代化建设事业的重要组成部分。
从内容上看，高校人事档案的管理是我国社会主义现代化建设事业的重要组成部分。高校的发展与社会发展息息相关，提高高校的人事档案管理可以为社会发展提供良好的信息资源，实现人事档案真正的社会价值。
二、高校人事档案管理的不足之处
（一）对人事档案的重视程度不够。
受到传统人事档案管理的影响，高校人事档案主要包括的是政治背景和家庭状况以及社会经历等方面的内容。然而随着当今社会的发展，人们普遍对人事档案的作用没有引起重视，甚至出现为了更好的工作放弃档案的现象。
（二）人档不统一。
人档合一的历史状态已经被改变，现在各高校都出现大量人档分离与一人多档的现象。其中，人档分离包括三种不同的情况，多重身份的人员、被扣档的或主动弃档的跳槽人和档案遗留在原单位而跳槽的人员。而一人多档的情况原因颇多，就不一一列举。总之，人档分离和一人多档的现象都是人事档案管理不足的体现。
（三）材料收集不全。
相关部门在进行人事档案管理时，经常出现材料收集不全，数据不够准确，或者整理不够规范的情况，其中，包括将不完善的手续的材料存档，对档案里的资料不经过核实和鉴定，导致档案的真实性受到影响。
（四）存在管理盲区。
高校的人事档案管理也存在盲区，例如有些单位对招聘人员的档案进行私自存档，严重违反了法律规定，对档案管理带来了很多困扰和麻烦。除此之外，也有单位对档案资料进行擅自修改，或伪造档案，这些行为都违反了相关法律的规定，属于目前人事档案管理的盲区。
三、加强高校人事档案管理的措施
基于数字化背景下的高校人事档案管理，必须做到以下四个方面的加强措施，才能真正实现人事档案管理数字化。
（一）营造管理信息化氛围。
要加强高校人事档案管理，首先就要营造管理信息化氛围，重视高校人事档案信息化建设，通过部门领导和管理者制定合理的信息化管理方案，为人事档案管理数字化提供良好的基础。
（二）提高人事档案服务效率。
为了适应新形势的发展，关于人事档案管理的制度也在不断改善，这就需要管理人员制定适合当前形势的人事档案管理制度，从而规范人事档案管理。针对管理者，必须不断改善整体的管理方法，要求每一个管理者都具有熟练的档案材料的收集、研究、鉴别、分类、编排、归档、保护等环节的技术，并且还要掌握自动化、信息化、网络化的知识和技能。
（三）做好档案管理前端控制。
为了处理好人生档案管理过程中出现的问题，管理人员需要做好档案管理前端控制。所谓档案管理前端控制，就是为了保证档案内所有材料的真实性、权威性、完整性、长期可读性的有效举措，也是提高管理效能的重要手段之一。具体做法包括：①转变传统管理的观念，根据材料形成的客观规律，对材料出现的问题进行核实，并采取有效措施解决；②整理好关于晋升、考核、出国进修和访问、离任审计等相关资料的更新和变动，增强管理人员的前端控制意识，保证人事档案的材料质量。
（四）人事档案的数字化。
数字化背景下的高校人事档案管理，要求管理人员将人事档案中的材料信息从传统的文字记录转换为通过计算机存储，并形成存档人员个人信息数据库。在进行人事档案的数字化过程中，需要同时考虑档案的安全和保密两个方面。如今经济发展正在向数字化时代趋势转变，充分运用计算机，可以有效促进高校人事档案管理的效率。
四、结束语
综上所述，高校人事档案数字化是为了减少管理的人力资源成本，提高管理效率，促进人事档案管理的现代化发展。文章通过阐述高校人事档案管理出现的问题，针对数字化背景为其总结出了新的管理方式和改进措施，对我国的高校人事档案管理具有促进意义。
作者：王?单 位：周口师范学院
第四篇：信息时代高校人事档案管理研究
一、研究信息时代高校人事档案管理的意义
档案是社会发展到一定程度而产生的，是对某项内容的特定记录。随着社会的不断发展，档案的重要性越发体现出来。对每个人来说，档案记录了整个人成长阶段的鉴定与评定，是对每个人公正客观的记录。因此，对高校档案的管理是非常严格的，而且具有一定的管理原则。在档案管理中要实现规范化、标准化以及流程化。这些不但可以提高档案管理的质量，也可以提高对社会服务的水平。对高校的档案管理来说，必须要根据时展的要求，与时俱进，遵循档案管理的原则，不断更新高校人事档案管理的方法。
二、档案管理分类的原则
（一）科学性
对高校档案的管理分类，首先一定要遵循科学性的原则，必须按照一定的类别进行分类。例如一些人员工作经历要按照时间的顺序，每类都要做仔细的分类；而一些政治类的就需要采取其他的分类方式。也就是说，每种分类都必须要有一定的标准，只有这样，在查阅的时候才会更加的有效率，而且也便于保存。
（二）整体性
对档案的管理分类还要遵循整体性原则，也就是要从整体上对资料进行分门别类。例如，在研究个人的资料时，就需要把有关个人的一切资料进行整理和查阅。这个时候就需要所保存的资料是按照整体性原则进行分类的。因为在查阅个人档案时，需要对个人的所有资料进行全方位地研究，所以必须要按照整体性原则进行分门别类，提高管理的整体性和使用的高效性。
（三）便利性
对档案的管理分类还要遵循便利性原则，其实这个原则是把分类的科学性原则和整体性原则包含在一起的。因为对于便利性原则，它包括管理的便利性，同时也包括查阅的便利性。所以便利性原则是文书与档案管理的一个基本性原则。所以在今天的档案资料管理过程中，也同样要遵循便利性的原则，来进一步促进档案的管理和运用。
（四）必须遵循分类的逻辑规则在档案进行分类的时候,必须按照一个严格统一
的标准进行分类，不能存在按多种标准分类的情况。分类的几个子项目之间不能相互排斥。也就是说主目录和子目录之间必须要统一。而对一些本身就存在不确定性的文件来说，必须要经过讨论和标注之后才能进行分门别类。除此之外，对一些没有详细条目的文件，必须要进行一定的分析确认，才能够进一步进行分类。所以在进行文书和档案的管理时，必须要注意分类方法问题，保证管理工作的高效率进行。
三、信息时代高校人事档案管理的问题
（一）资料保护意识差
对多数有管理档案权利的学校部门，通过研究可以发现其管理方法存在着一些问题。比如，一些管理人员缺乏对档案管理的保存意识，而且缺乏一定的专业知识，这对档案保护来说是非常不利的。因为档案管理是绝密的，而且只有掌握了一定的基础知识，才能对文书与档案的内容进行理解，这样就可以更好地提高档案服务质量，促进档案管理的规范化、标准化。所以必须要引进先进的管理人才，促进档案的良好管理。
（二）档案管理过程中信息技术应用欠缺
在文书档案的管理过程中，除了缺乏相应的专业人员，还缺乏对信息技术相关的应用。如今互联网极具便利，几乎各行各业都离不开互联网的使用。但是如果在文书与档案的管理过程中仅仅依靠人力劳动是远远不够的。因为，如果还是通过传统的纸质人事资料的方式，就会大大降低查阅的速度和效率，而且这也非常不利于对个人档案的保护。所以在档案管理过程中加大信息技术的应用是非常有必要的，这样才会更好地促进高校个人档案的管理工作。
（三）档案管理的保密措施不严密
对一些档案资料来说，最大的问题就是保密技术。如果没有高超的保密技术，档案的管理就会出现很大的问题，比如丢失或是泄露。而且这也是档案管理过程中一个重大的问题。管理者所要做的就是要采用一些保密措施进一步保护这些档案免受损坏或丢失。
四、提高信息时代高校人事档案管理水平的建议
（一）高校人事档案信息管理系统的性能要求
对高校人事档案信息管理来说，必须要提高信息管理系统的性能。简单来说，就是要对档案管理系统进行定期的维护，并且不断地更新，这样才可以保证管理系统的准确性。在信息时代，信息管理技术在目前高校档案管理中起着非常重要的作用，所以要想进一步提高高校人事档案信息管理系统的性能，才能更好地提升高校人事档案的管理效率。
（二）提升高校人事档案信息化管理队伍的素质
在高校人事档案信息管理过程中，必须要引进专业的管理队伍来提高档案管理的效率。随着信息时代的到来，高校人事档案管理必须要引进一些熟悉电子档案管理设备的专业人才，进一步提高高校人事档案的管理水平。除此之外，还要对高校内相关的档案管理人员进行定期培训，提升其档案管理水平，为高校的管理队伍注入新的活力。
五、总结
通过对本文的研究可以很清楚的看出，档案管理是非常严格的，而且具有一定的管理原则。在档案管理中要实现规范化、标准化和流程化，不断提高档案管理质量，促进高校档案管理工作的发展与提高。
作者：刘海燕 单位：张家口学院
第五篇：高校实验室档案管理问题分析与研究
一、引言
实验室档案是在实验室进行仪器采购、设备论证和实验教学等活动中直接形成的、具有保存价值的各种文字、图表、声像等形式的历史记录，可以真实地、客观地总结和反映实验室各项工作的执行状况和完成情况。实验室档案，记录着大量仪器信息、设备详单、使用状态和实验教学情况等，是评价实验室运行状态的重要依据，是衡量实验室管理优劣的重要标准，是完善实验教学师资队伍的重要支撑，是实验室建设的重要保障，是学科建设的重要支柱。做好实验室档案管理工作，可以推动实验教学和科研工作的顺利进行，有助于提高实验室仪器设备的利用率，有利于实验室仪器设备优化配置，有益于为学生实践创新能力的培养提供优质服务，为实验室持续发展提供经验借鉴和历史依据。无论采用何种方法、何种途径来提高高校实验室档案的管理水平，其中，不可回避的是对存在的问题进行充分的认识和必要的分析，进而提出解决问题的措施和方法。发现问题并解决问题是高校实验室档案建设的驱动力和健康运转的增强剂。
二、存在的问题
1.档案意识比较薄弱
实验室建设过程中，领导的工作重点主要放在仪器采购、实验室规划、实验教学等方面，档案管理工作很难摆上议事日程。领导对档案管理意识的淡薄，导致了实验室档案管理人员配置得不到重视，基础设施得不到建设，档案收集困难，归档不够及时，分类不够科学，档案利用率低下，档案工作的开展受到严重的阻碍。实验室的档案管理员一般为兼职工作，学校对兼职档案管理员的档案宣传和培训工作力度不足，导致了档案意识普遍比较薄弱。而且，兼职档案管理员同时肩负着实验设备的采购、实验室规划和实验教学等工作，对档案管理工作重视不够。
2.档案管理员的业务素质有待提高
胜任高校实验室档案管理工作，除了需要从业人员具有良好的职业道德、合理的知识结构和基本的档案知识等业务素质之外，还要求其具有一定的英语水平，掌握一定的计算机技能。一些进口的仪器设备，操作说明书为英文，为了能够妥善处理这些外文资料，就要求档案管理员掌握一定的外语知识，至少能够读懂说明书或者认证文件。与高校信息化建设相对应，实验室档案资料除了纸质版外，大多为电子文档，这就要求档案管理员具有较强的办公软件应用能力和扎实的网络应用知识，能够熟练地处理多媒体资料，掌握信息管理技术，提高信息服务能力。
3.档案保存分散
一般的实验室都是由多个实验室分室组成，每个实验室分室都会形成各自的档案，这些原始资料由实验室分室的专职负责人管理，仅仅有较少部分资料会提交给档案室。从仪器设备的论证、立项、标书制作、合同签署到最终的验收工作，各个阶段负责人可能存在变动，导致了工作的协调性不到位，资料收集困难，从实验教学大纲的制定、实验指导书的修订到实验教学指导等过程，可能存在较长的过程，导致了资料比较零散，资料收集的完整性欠缺。
4.档案信息服务方式单一
目前实验室档案的服务类型，一般为查询、复印和借阅等，基本没有档案编研这一项，缺乏对后续档案交接的意识。实验室虽然保存有大量的电子版信息资源，但是没有进一步地开发利用，没有纳入网络版的数据库。档案信息资源没有形成一个科学、完整和系统的体系，与较为成熟的图书馆档案信息资源相比，差距较大。
5.缺乏良好的档案管理制度
实验室档案涉及的资料多，数量大，例如，仪器使用操作说明、材料采购清单、固定资产明细等。这些种类繁多的资料迫切要求实验室建立适应的档案管理制度，来保证实验室资料的完整性。由于档案管理制度的缺失，导致了档案资料缺乏真实性、原始性和完整性，档案的分类、编目、内容和格式缺乏统一性和规范性，使得档案信息的通用性和共享性达不到一般档案管理的要求，数据的规范性、一致性和准确性难以得到保证。
6.专项资金投入不足
实现实验室档案信息化管理，需要的硬件主要有WEB服务器、数据库服务器、备份管理文件服务器、高速扫描仪、缩微胶片扫描仪等，需要的软件有音频、视频等处理系统。对档案进行的开发利用、科学的归档和数据集成等工作，均需要一定的资金支持。
三、解决问题的措施
1.增强岗位责任感
实验室档案是实验室建设、管理和运行过程中直接产生的文件，是确凿的原始材料和历史记录，客观地记录了实验室发展的过程，具有无可置辩的证据作用；以信息原载体的形式，凝聚了实验室建设过程中的经验教训、劳动成果，可以为今后处理类似事情和解决类似问题提供借鉴，为实验室总体规划和发展方向做出科学的预测。实验室档案的凭证价值和参考价值对推动教学改革具有重要的辅助作用，对提高教学质量具有重要的影响，对学科建设具有不可或缺的地位，是衡量实验教学业绩和管理水平的重要指标。明确了档案的重大作用和重要价值，档案管理员应该认识到岗位的神圣职守和光荣职责，从而促进自身职业道德的培养，以为实验室发展建设服务为核心，恪尽职守，坚定信念，爱岗敬业，遵守规章制度，严守机密，开拓创新，博学弘德。
2.提高职业素养
档案管理员的职业素质和工作能力对档案管理工作具有直接的影响，因此，档案管理员应该提高对档案工作的认识水平和职业技能。实验室档案涉及实验室发展规划、学科建设、仪器采购、实验教学等各个环节，对档案工作人员的知识结构和基本能力有较高的要求。档案管理员应该具备的知识结构有，专业的档案理论知识、相关学科理论知识、文史知识、法律知识和现代科技知识；应该具备的基本能力有，文字表达能力、信息开发能力、沟通协调能力、驾驭现代科技设备能力、开拓创新能力和综合分析能力等。提高档案管理员的职业素质是顺应实验室发展规划的客观要求，也是档案学发展的内在要求。健全知识结构、提高职业技能，是一个长期过程。为了能够建立扎实的档案知识结构，提高基本的档案管理能力，档案管理员应该坚持“以学促用，以学立行、以学固本、以学凝神”的精神，切实遵守学以致用的原则，加强业务学习，练就运用自如之功。
3.做好收集工作
实验室档案的收集范围是由其性质和任务决定的，既要着眼原始资料的保存，又要为实验室长期的发展服务，因此档案资料的收集原则应以价值原则、专业原则、分级管理原则和综合性原则为指导，实行档案资料无偿建档制、相关业务主体的主送制和档案室的补送制等接受制度，严把档案收集的质量关，制定切实有效的收集方案，做好档案的验收工作，办理档案交接手续。实验室档案应以排他性、同一性为原则，做好档案分类方案，创建类目体系。
4.健全管理制度
制度建设是基础性工作，是长期性的过程，需要相互借鉴，与实验室实际情况相适应，建立实验室档案管理制度，需要对已有的制度根据形势的发展来修订，根据实验室发展而新增或健全。档案管理制度需要涵盖归档制度、借阅制度、保密制度、统计制度、分类编号制度等。做好档案管理制度，使档案管理员在工作中有章可循，有据可依，也使档案使用者遵照程序，有效率地解决与档案相关的问题，从而促进档案工作走向规范化、有序化、优质化、科学化和系统化。在良好的规章制度的指导下，实验室档案的收集与整理等工作，列入档案管理员的工作职责范围内，责任明确，权限清晰，从而保障实验室档案运转机制的完善。
5.加强现代化建设
利用计算机技术管理档案，实现档案管理规范化，是提高工作效率的重要手段，可以高效、准确和方便地满足档案管理的需求。随着电子文件的增多，档案管理工作走向科学管理化、智能化，已成必然趋势。因此，除了保存原有的纸质版文件外，还应将纸质版文件转化为电子版，创造和改善档案的保护条件，提高信息采集、传输和服务效率，扩大信息量、扩展服务范围。
6.进行开发利用
实验室档案的开发利用，既体现了档案的使用价值，又反过来推动档案工作的完善化。通过实验室档案使用对象的反馈意见，结合档案管理员在工作中的工作经验，做好实验室档案的查阅服务、借出服务、复印供应、咨询服务、信息交流和数字化网络服务。建立科学适用的文件归档、保存和应用的管理系统，提升档案管理水平。
7.改善基础设施
实验室应该设置专门的档案管理室，划拨专项的资金用于档案室硬件的配置和软件的购置与开发，为档案管理员提供必要培训、学习的资金支持，为实验室档案工作提供可靠的物质保障。
四、结束语
高校实验室档案是开展人才培养和科学研究的重要记录，又是实验室工作人员劳动的纪实和智慧的结晶，具有一定的经济意义、凭证作用和参考价值。针对高校实验室存在的问题进行了较为全面的总结和分析，就存在的问题给出了相应的处理方法和对策。实验室档案工作的完善需要提高管理意识、做好收集工作、健全规章制度、加强现代化建设和改善基础设施。这是一个长期的过程，需要不断地总结，日积月累地探索，从而发挥实验室档案在高校实验室建设、学科发展中的重要作用，为教学改革、科研工作做出积极的贡献。
作者：米瑞利 殷晓三 单位：中原工学院经济管理学院
第六篇：高校教学档案管理体系相关思考
1高校教学档案管理体系的现状
（1）尚未完善的教学档案管理制度。
随着社会的不断发展，对各大高校教学档案提出了更多的要求。建设信息化教学档案管理体系，对档案管理人员的知识结构和专业素质提出了更高的要求。未实现信息化教学档案管理体系制约着档案管理工作的发展，促使教学档案管理工作的问题进一步加深。
（2）教学档案的利用效率低。
教学档案能够提供学校所需要的信息，所以创新和转变教学档案管理方法能够保证充分发挥出教学档案管理工作的作用。许多高校仍旧延续着传统的查阅教学档案的方式，原始的查阅方式不仅导致档案管理人员的工作效率下降，而且增加了档案管理人员的工作量[1]。由于学校仍未使用教学档案管理系统软件，因此教学档案管理无法利用信息化的便利实现档案资源共享。
2完善高校教学档案管理体系的策略
2.1完善教学档案管理体系的规章制度
高校的教学档案管理方式在社会发展的影响下不断的转变和完善，促使教学档案管理方法更加具有科学性。随着高校的不断扩招，越来越多的学校为了提高教学档案管理效率，纷纷建立起二级教学档案管理。建立二级教学档案管理不仅明确了教学档案管理人员的职责，而且有利于完善教学档案管理体系，优化利用教学档案资源。建立数字化教学档案对教学档案管理制度和规范提出了更高的要求，需要教学档案管理工作在进行的过程中有据可依，完善教学档案管理工作的各个环节。在建设数字化教学档案的过程中要保证教学档案信息的真实性和安全性，保证教学档案中的信息不会泄露出去。
2.2明确教学档案的归档范围
教学档案管理工作较为复杂，其复杂性与教学工作的特点有着密切的联系，与其他类型的档案相比，教学档案更加专业、多样和系统。教学管理和教学活动是一个相互影响、相互作用的过程，影响着学校未来的发展方向。教学档案记录的内容较为广泛和琐碎，如上级下发的相关文件、教学基本以及学校年度总结等；教学档案还记录了学院的专业建设情况、各科的考试情况、教学评估结果等，这些都体现了教学档案管理的复杂性。
2.3增强教学档案的管理意识
人们是否意识到教学档案管理的价值和性质、是否意识到教学档案管理工作的必要性，这些都属于档案意识。教学档案管理工作与教学运行中的管理工作相比存在着差异，在一定程度上，教学档案管理工作比教学运行中的管理工作更为重要，但是现在许多高校的领导认为教学档案管理较为简单，导致教学档案管理工作始终得不到重视。所以要增强学校领导甚至学校工作人员对教学档案管理的认识，充分的了解教学档案管理工作对学校未来发展的必要性才能保证教学档案的价值充分的发挥出来。教学档案管理工作与教学工作有着密不可分的联系，在重视教学档案管理工作也可以说是对教学工作的重视。
2.4推进教学档案数字化进程
随着我国科学技术水平的不断提高，将教学档案中的信息进行数字化存储，不仅实现了档案信息的共享，而且提高了档案信息的利用效率。建立数字化的教学档案，丰富了档案信息的承载方式，增加了信息的储藏空间，方便了用户对教学档案信息的查阅。教学档案数字化实现了资源共享，摒弃了传统的查阅方式，方便了教学档案的存储，提高了教学档案管理工作人员的工作效率，降低了教学档案管理人员的工作量，真正的实现了教学档案的价值。
2.5提高教学档案管理人员的素质
在社会发展、科技进步这个大背景下，除了要求教学档案管理人员增强档案管理意识，还要要求教学档案管理人员不断完善自身的知识结构，提高自身的工作能力。教学档案管理人员需要将最具有价值的信息存放到教学档案中，不仅需要教学档案管理人员日常工作中积累的工作经验，还需要教学档案管理人员的档案知识水平和判断能力。学校要增强对教学档案管理人员专业素质的培养，激发教学档案管理人员的工作热情，提高教学档案管理人员的创造性。教学档案管理人员要将全部的精力投入到工作中，将学到的理论知识转化为实践能力，提高教学档案的使用价值。
3结束语
教学档案管理是学校工作中不可忽略的任务之一，教学档案的管理关系着学校工作能否顺利开展。随着时代的不断发展，高校更加重视教学档案管理体系的建设，对教学档案管理信息化水平提出了更高的要求。高校要不断完善有关教学档案管理的规章制度，保证教学档案管理工作有章可循。推进教学档案数字化进程，提高教学档案的使用效率，充分发挥出教学档案的作用。教学档案管理人员要不断的提高自身的工作能力，更新知识结构，为教学档案管理数字化的实现提供保障。
作者：李军 单位：吉林省经济管理干部学院
第七篇：信息时代高校档案管理研究
一、我国高校档案管理目前的现状
（一）高校不重视高校档案管理
虽然高校档案有着重要的意义和作用，但是相较于科研成果的立项，教学计划的安排等重大项目，高校的领导往往表现出不重视高校档案的建设。这就致使高校的各种档案在工作完成以后，被束之高阁。同时随着我国自出创业政策推动、就业方式的多元化致使学生和老师往往意识不到学籍档案的重要性。学生对学籍档案的重要意义得不到全面了解，不知道在我国特殊国情体制的大环境下，学籍档案转化为个人档案过程。给将来的工作和生活造成了巨大的麻烦，致使自己合法权益得不到法律的保护和维护。究其原因往往是高校不重视档案教育所造成的。
（二）高校档案的管理方式落后，仍然是传统的管理方式
高校档案目前多是一种传统方式的存储管理，并没有发挥档案的信息提取，信息共享，数据挖掘的作用。这种严重滞后的档案管理方式，严重制约着高校教学科研进度的发展和档案价值的利用程度。同时也使得高校的档案管理人员容易产生消极代工的心理，失去对工作的积极性，而这又进一步的加剧档案管理工作的发展，造成了一种恶性循环。再次传统档案的保存方式不利于档案有效的面对自然社会灾害，在火灾地震等自然灾害面前，档案的安全性显得无比脆弱。这一切都与我国当前的经济社会提出的可持续协调发展是不适应的。
（三）高校档案管理信息化建设是系统性工程，需要投入大量的人力物力
高校档案的信息化是一个系统性复杂工程，需要前期的大量详细的规划，巨大的人员和资金投入。这就导致了一些本来教学和科研经费紧张的高校望而却步。当然也存在一些学校投入了巨资进行档案管理系统的建设，但是由于人员素质的不高，管理系统得不到妥善的管理和持续性利用。都是目前高校档案管理的问题。
二、改进高校档案管理的建议
（一）将高校的档案管理水平作为高校事业水平的重要评价内容
做任何事情，只有在思想上重视才能将事情做好。这个道理同样适合高校的档案管理工作，只要我国高校都能都重视起档案工作，愿意花费一定的精力和努力在档案工作中，那么高校的档案工作一定会有长足的进步。鉴于这样的情况，如果将高校的档案管理水平纳入高校事业水平的考核、评价体系，在制度上给予充分的保障，同时加强与国家档案部门合作与交流，通过专业的手段来指导档案管理的水平的提高，那么高校的档案管理水平散发出新的活力。
（二）加强信息化建设，促进档案的电子化、数字化进程
纸质的档案是由于历史原因造成，纸质材料由于其自身的特点在其保存，管理，磨损，修复方面都有着先天性的不足。档案的信息化，对于档案的保存，修复，容错，以及档案信息提取都是及其方便的。加强高校档案信息化建设，应该首先制定相应的管理体制，制定档案信息化的工作流程，软硬件的运行平台管理制度，档案安全保密制度，真正做到有章可循，有章必依；其次加强软硬件建设，电子化、数字化，就是借用光电信号对档案进行保存，管理，加强对档案管理系统的硬件运行平台和软件系统环境的可靠性、安全性、可用性的评估；再次加强在档案管理方面的资金投入，依托高校强劲的学科能力，保证档案管理工作的持续性，依托现在非常流行的云计算技术对数据进行备份保存于私有云端，避免了自然灾害对数据的损害。
（三）加强人员素质配置，提高高校档案的信息化进程
档案的信息化进程处于一个非常重要的转型时期，很大程度上造成了新老档案人员的专业素质不同，新人往往对信息技术掌握比较熟练，而对档案管理本身的知识了解不如老同志，所以必须对所有的档案人员加强培训，使得专业知识和信息管理方面的知识都能得到较大程度的完善。培养和吸收一批既能熟练运用信息技术，同时又热爱档案事业的专门人才加入到高校的档案管理信息化进程。
三、小结
高校档案信息化有着重要的意义，根据目前存在得问题，加大对档案管理的资金、人员、制度上的投入，保障高校档案的数字化信息化进程，让其在信息时代散发出新的活力，为我国高校事业做出更大得贡献。
作者：高楠 单位：赤峰学院院办
第八篇：高校教学档案管理探析
一、大数据的概念及特点
（一）大数据的概念
大数据是指在可承受的时间内，难以利用常规软件工具进行采集、捕捉以及管理和处理与利用的各类数据的集合。从技术层面来看，大数据同云计算技术具有较为紧密的联系，对于大数据而言，其必然难以利用单台计算机进行数据处理，故需要采用以云计算为依托的分布式架构进行分布式处理，进而从海量的数据中获得有效的数据信息，并对其加以利用。
（二）大数据的特点
大数据具有以下几方面的特点：（1）Volume，即数据体量大，数据体量从TB级一直分布到PB级；（2）Variety，即数据种类多，无论是网络日志，或是网络视频、图片与地理位置等均包含在大数据内；（3）Valocity，即高速，大数据技术对数据的处理速度极快，能够从各类数据中快速获得具有价值或满足需求的相关数据；（4）Value，即高价值，通过对挖掘的数据进行合理分析和利用，能够帮助使用者获得较高的价值回报。在了解大数据“4V”特点的基础上，下面则主要对大数据背景下，高校教学档案管理模式的变化做出了系统分析。
二、大数据背景下高校教学档案管理模式的变化
（一）教学档案管理的量变到质变
高校教学档案拥有档案的一般属性，即原始记录，由于原始记录具有全面性以及真实性等特点，故又使其具有其他任何文字材料难以取代的凭证及参考作用。一方面，通过对大量的教学档案进行整理和分析，能够从中发现符合学生发展的真实需求；另一方面，通过进一步挖掘档案中的潜在信息，又可以从中判断出符合国家政策的高校未来的发展方向。因此，在大数据时代，对于高校档案管理工作者而言，其无需像传统档案管理工作一样热衷于寻找档案数据的相关关系，而应将注意力更多的集中在各个档案数据的相关关系方面，便导致了教学档案管理的量变到质变[3]。此外，作为档案数据的存储部门，高校档案室的职能也必将发生质的变化，其不单单是用作存储数据，更多的是需要对数据进行分析，进而将数据结果进行汇编，为高校关于教学计划和方针的制定提供依据。
（二）教学档案管理技术层面的更新
大数据背景下，电子载体与数字传播方式的兴起使得数据的承载和处理方式也不断向着信息化的方向发展。同时，电子文件的极速增长也使得高校教学档案的传统载体形态不断向数字形态过渡，即从纸质档案不断向电子档案过渡。因此，加强对数字档案室的构建已成为高校在大数据背景下档案管理的主要工作。高校档案管理室一方面需要按照数字化的需求对馆藏的传统档案载体进行数字化变革，另一方面，还需根据档案电子化的相关要求，将生成的电子文件导入计算机的数据库当中，从而为计算机更好地存储教学档案的各类信息提供便利。此外，对于高校而言，在数字档案室的建设过程中还应意识到档案数字资源在未来将会以爆炸式的方式增长。因此，现阶段基于磁性与光学介质的档案备份将会产生较大的局限性，故其还应同当地的高新技术企业进行有效沟通和结合，进而引进档案云备份技术，通过将异质备份过渡到云备份，进而有效节省高校档案管理的资金和人力资源，提高教学档案的管理效率。
（三）教学档案管理模式的变革
大数据时代的来临无疑对高校教学档案管理的范围与管理的期限提出了更为严峻的挑战。在大数据背景下，数据的价值要远高出存储数据所用介质的价值，在此形势下，高校传统的归档范围难以继续满足档案管理全面性的要求，但大数据却能够为高校提供极为庞大的档案存储空间，而档案数据也不会受到归档范围和期限的限制。在学生档案管理方面，高校档案室可利用大数据的Valume（数据量大）的特点，将学生在校期间的学习与生活情况并入到归档范围当中，从而为学校了解学生的身心发展提供依据。此外，为了进一步满足高校，乃至社会对学生、教师和学校本身档案信息的相关需求，大数据背景下，高校档案保管的期限也必将变得更为模糊，档案管理人员也无需花费大量的时间和精力研究某分材料的价值和其短期、长期与永久存储的必要性，而只需将相关档案存储到档案管理的云备份中即可。在对大数据背景下高校教学档案管理的发展方向和相关要求进行阐述和分析的基础上，下面则主要对大数据背景下高校加强教学档案管理的相关措施展开剖析。
三、大数据背景下加强高校教学档案管理的措施
（一）加强高校教学档案管理的规范化与标准化
推进高校教学档案管理的规范化，一方面能够为开展数字化的教学档案信息的管理提供良好保障，另一方面，也能够为高校教学档案的网络化管理提供较大的便利。对我国高校院系的档案管理工作进行分析可知，该项工作的起步较晚，且尚不具备较为系统的管理制度与工作准则，加之大部分高校并未配备专门的档案管理设备，使得其自身的档案管理工作难以取得突破性的进展，同时，也难以满足对学生信息化管理的要求。因此，未来，高校需要在全面了解和认识大数据技术和时代背景的基础上，制定出切实可行的校园档案管理的工作准则，并加强与档案信息化管理相关设备的引进力度，为提高教学档案的效率奠定良好的基础。此外，在文档信息的载体方面，在高校教学科研和服务管理工作中将会产生大量的以纸质为主要载体的传统档案，档案管理工作人员需要在确保此类原始记录真实性的前提下，通过将元数据等相关标准及要求与之结合，从而促进档案著录标引工作的数字化和标准化。还需说明的是，在相关电子文件形成之前，还需其进行前端控制，并在电子文档的整个生命周期中对其进行前程管理，通过制定统一的标准，使得高校教学电子文件能够全部进入电子文件管理系统，为高校管理者提供相关决策支持，促进高校的全面发展。
（二）树立“人才兴档”的思想
高校教学档案工作能否顺利有效的开展，在很大程度上取决于高校教学档案的工作者和管理人员，因此，对于高校而言，有必要也必须加强对教学档案管理队伍的建设，通过引进和培养具有丰富档案专业知识和现代管理技术的档案管理人才，使其为提高教学档案管理水平做出贡献。档案人才的培养和建设应从以下几方面着手：首先，高校领导者和档案管理者应树立良好的管理意识和先进的服务理念，通过不断提高自身的思想政治素质和档案管理的专业化水平，使档案管理工作得到进一步发展和完善。其次，加强对教学档案人才的专业知识的培养，包括网络信息管理技术和数据挖掘技术，并辅之以先进的服务理论和时间，全面推进数字档案的网络化管理与服务，从整体上提高教学档案的管理效率。最后，对于档案管理人才而言，其还需知晓所在高校行政管理部门和院系教学档案的构成情况以及档案的存储和流转情况，进而借助校内网络将相关教学档案信息资源传递给各院系教育工作者和高效的领导层，以更加全面的档案信息为其提供决策支持，促进高校的自身发展和教学水平的提高。
（三）全面提高高校教学档案信息资源的建设
数字教学档案是高校档案信息资源得以开发和利用的前提。对高校日常教学管理工作中所形成的教学档案进行分析可知，其是以纸质为主要载体的，而要将其进行数字化处理，需要借助图像文字扫描、数字识别和处理等多项技术。因此，未来高校需要加强相关技术的引进和应用，通过建立试卷库、学生档案库、本科文库、硕博文库等高质量且富有特色的档案数据库，不断强化教学档案服务，为进一步提高高校教学档案管理水平提供技术方面的支持。此外，学校还可与部分高新技术企业进行合作，通过向企业输送人才，再利用经企业培养后的档案管理人才建设数字化的高校教学档案信息资源，进而全面提高高校教学档案资源的利用效率。
四、结束语
本文以大数据时代为背景，通过对大数据的概念和相关特点进行分析，在结合大数据时代对高校教学档案提出的相关要求的基础上，分别从加强高校教学档案管理的规范化与标准化、树立“人才兴档”的思想和全面提高高校教学档案信资源的建设等方面出发，为大数据背景下加强高校教学档案管理的方法提出了合理的意见和建议。可见，未来加强大数据背景下高校教学档案管理方法的研究和应用力度，对于提高高校档案管理水平和促进其健康、全面发展具有重要的现实意义。
作者：傅笑然 单位：山东财经大学
第九篇：人才培养视角下的高校学生档案管理
一、高校学生档案管理在人才培养中的重要作用
在我国，人事档案向来是组织人事部门用来考察、了解及使用干部的关键性材料。在应聘过程中，用人单位在对毕业生进行考试和面试之前，多通过毕业生的档案了解相关内容。因此，高校学生档案管理在人才培养中有非常重要的作用。
(一)学前档案是高校人才培养的坚实基础
高校大学生的学前档案反映了他们入学前接受教育的情况以及社会经历的详细材料，大致包括学生的个性、心理品质、精神状态、个人特长和社会表现等基本内容。这些材料经过高等教育招生考试审查认定后，被高校作为学生的初始档案材料，是确定高校人才培养起点和基点的重要依据。
(二)在校档案是高校人才培养的生动写照
高校学生档案管理作为高校常规管理工作的一个组成部分，以原始资料的形式记录了大学生在校期间接受教育的情况及其各种具体表现，最终形成了高校学生档案。同时，学生档案为高校人才培养、教学研究和学生管理工作提供了充分的资料信息。
(三)毕业档案是高校人才走向社会的有力保障
高校大学毕业生档案也是人事档案一个重要的组成部分，承载着重要的信息。当大学毕业生走出校门、走向社会时，档案便是最原始、最真实且最系统的人才“说明书”，对大学生的就职起到了非常重要的作用。即便高校大学毕业生在工作一段时间以后，也许他们的自身条件和人才素养已经发生了巨大变化，但是毕业生档案仍在诸多方面发挥着不可替代的影响，依然是用人单位对人才组织选拔和考核的重要依据。因此，基于高校学生档案对人才培养特别是对促进毕业生就业以及人才合理利用的重要作用，我们应该高度重视高校学生档案的管理工作，把它放在一个非常重要的位置。
二、高校学生档案管理存在的问题
虽然目前高校学生档案管理对人才培养有着诸多的积极作用，但也存在着一些问题和不足。只有认真对待这些问题并加以改进，才能让高校学生档案更好地发挥作用，进而更好地为高校人才培养工作提供优质的服务。
(一)学前档案资料不完善造成高校人才培养基础不牢固
大学生的学前档案是高校进行人才培养的基础。因此，每年在新生入学后，高校学生档案的工作人员都要对学生的学前档案进行整理、建档及归档。在工作过程中就会出现一些妨碍高校人才培养顺利进行的问题。部分学生的材料不完整，甚至缺少中学材料;有的档案材料是用圆珠笔填写的，字迹模糊不清，给高校大学生的学前档案的归档工作带来了极大的困难。另外，由于某种原因，学生平时一些应该归档的材料，有时也不能得到及时归档，如学生登记表、学生鉴定表等。档案材料归档的延误，在一定程度上使学生档案材料既不全面又不规范。因此，一些学生档案不能系统地反映出学生的实际状况，影响了高校人才培养坚实基础的奠定。
(二)学生档案中主客观评价内容的失衡妨碍了学生的全面发展
人才培养是高校的一项根本任务，而人才培养质量在高校发展中的地位也越来越重要。同时，作为大学生必不可少的自我介绍材料，如果档案不能如实、全面地反映他们的在校信息，它将失去原本存在的价值。但是，在现实的高校学生档案中却存在着主观评价内容过多、客观评价内容过少的现象。如老师的评语和学校的学年奖励是大学毕业生档案中最常见的材料，而能够全面深刻反映他们整体素质的客观材料却很少见。因此，客观材料的不足不能全面反映大学毕业生的真实情况，使用人单位很难直观地了解大学毕业生在校期间综合素质的动态发展过程。显然，这种情况不利于高校学生管理工作的顺利展开，也不利于人才的全面发展。
(三)学生档案管理队伍力量薄弱导致利用率不高
高校档案管理的师资队伍力量相对比较薄弱，导致学生档案的利用率不高。从目前情况来看，高校学生档案的管理队伍依然存在一些亟待完善的地方，如工作人员的文化素质和专业水平较低。还有不少档案工作人员是由其他专业改行过来的，专业适应性差，不能满足高校学生档案事业发展的需要。因此，切实提高学生档案工作人员的专业素质显得非常重要。另外，高校学生档案一般都是尘封在档案馆内，大多是在大学生毕业时才由档案工作者加班加点、突击整理完成。为了完成转递任务，往一堆存放几年的档案中添加些材料，随即又被转走，这无疑是对高校学生档案价值的浪费。如能时刻关注学生的日常动态，及时完善其档案内容，不仅能有效提高档案的服务水平，而且能改善学生管理的现状，更有利于新时期的高校人才培养。
(四)毕业档案接收部门的工作疏忽不利于高校人才培养的顺利进行
近年来，在高校学生档案管理的工作实践中存在一个问题:高校大学毕业生的档案在被用人单位接收以后，由于一些部门的工作疏忽，使学生档案的回执不能及时返回学校，在一定程度上增加了高校学生档案管理工作的难度。比如，在查找一些丢失档案的下落时，不但要消耗大量的时间和精力，而且严重影响了高校学生档案管理的规范化和制度化，也对高校人才培养产生了不利影响。学生档案对毕业生就业及后期的职业影响是高校人才培养的重要依据，如能得到用人单位的及时反馈，将能推动高校人才培养的顺利进行。
三、人才培养视角下高校学生档案管理创新的有效途径
针对学生档案管理存在的一些问题，结合新时期高校人才培养提出的新要求，高校应积极探讨解决方式，创新学生档案的管理形式，从而发挥其高效的服务功能，为高校人才培养提供坚实的保障。
(一)完善高校学生档案的建档工作，为人才培养奠定坚实的基础
依据《档案法》制定符合高校实际情况的学生档案管理办法，坚持“三统一”原则，即统一建档内容、统一建档标准、统一规范管理。同时，改进材料积累方法，确保材料齐全，这是高校人才培养的坚实基础。月统计法可用来建立学生档案，每学期都合计学生的综合素质。这项工作可由辅导员老师完成，学生参与活动的情况应定期统计，获奖材料等也应及时记录，逐步建立起完善的电子档案。到每学期末加以小计，并收取所有材料，建立起实物档案。到学生临近毕业时，认真核对电子档案与实物档案，确定无误后将所有材料入档。另外，学生干部也可作为辅导员以外的补充力量，如果他们的力量得以发挥，材料的收集与整理工作将会更加快捷高效。
(二)健全学生档案信息资料，为高校人才培养提供有效的保障
现有高校的学生档案材料一般有中学生毕业登记表、高考资料、奖惩材料、党团组织材料、学生鉴定表等。虽然这些材料能较好地反映每个学生的整体形象，但随着竞争越来越激烈，人们对信息资料的需求和依赖程度越来越大，新形势下人们对档案信息资料开发和利用也有了更高的要求。为了更全面、更具体、更准确地反映每个学生的面貌特征及发展规律，我们应收集一些主要的、典型的信息资料，丰富学生的档案内容。一些反映学生实践能力的材料，如毕业设计实习的鉴定材料、勤工俭学材料;反映学生生活方面的材料，如社会服务、在校生婚育证明等能全面真实反映学生实际情况的材料，都可纳入学生档案，从而丰富学生档案的内容。只有在学生档案中原有的学籍等材料的基础上建立起综合素质档案，学生的个性和实力才能得以充分显现，学生的就业竞争力才能得以提高，高校的人才培养才能得到有效保障。
(三)加快学生档案管理电子信息化进程，是人才培养的迫切要求
高校学生档案的管理工作如果只停留在整理和保存阶段显然是不够的。新时期的高校人才培养迫切要求学生档案能够充分挖掘档案中其他有价值的信息，尽可能地从中找出具有规律性和结论性的材料，以有效提高档案材料的利用率。在遵循客观规律的基础上，档案管理人员还应学会将新技术和新设备等现代技术应用到实际工作中。这有助于学生档案的科学化分类归档，也有利于档案管理现代化的实现。根据每个学生在校期间的不同特点，将其规范化的档案材料分别录入电脑存贮。如此，档案查询工作将变得简单便捷。不论是高校还是用人单位，都可对学生的个人信息进行及时准确的考核。另外，无纸化办公缩减了繁重的工序，也节省了大量的人力和物力，也将使高校学生档案管理工作更加准确高效。快速全面、准确系统的学生档案服务，不仅是档案规范化和科学化管理的体现，更是档案信息深度开发和利用的迫切需要。
(四)改善高校学生档案的传递工作，规范人才培养的程序
在高校学生档案的传递工作中，要把握好进出两大关口。新生档案的接收工作需要学校及其他相关部门的积极配合。如招生就业指导中心在录取新生时，以书面形式告知学生档案传递应该采取何种方式、档案寄送的详细地址和部门等。另外，一定要重点强调档案的传递方式。在毕业生档案的传递中，可以采取多种传递方式。按照国家机要文件的管理要求，机密文件必须用机要文件渠道来传递，可在现实生活中机要传递却无法满足所有学生的派遣需要。因此，针对没有机要接收关系的单位，可以采取专人直接送递和物流派送等多种传输方式。另外，学生改派后的信息，相关部门要及时传递给档案馆，以免档案馆依然按原派遣单位错误寄送学生档案，切实减少给学生造成的不必要损失。这不单是高校学生档案工作的要求，也是新时期人才培养规范化的需要。
四、总结
总之，积极完善高校学生档案管理制度，及时改进工作方式，既是高校人才培养的需要，也是社会经济发展的需要。它不仅有利于高校的自身建设，也有助于毕业生的顺利就业。高校学生档案工作者要不断提高档案管理水平，为培养高素质人才、促进大学生就业、提高高校管理水平做出应有的贡献。
作者：席杰 单位：河南大学
第十篇：信息化环境高校档案管理探究
1信息化环境下高校档案管理的作用和意义
高校档案信息化管理具有两方面作用。一个是时展的必然潮流，二是当前互联网信息化发展的要求。同时，随着社会经济的发展，教育方面改革的不断深入，高校档案管理在不断革新的基础上，需要实现信息化管理。
1.1高校档案信息化具有易保管、易开发、易使用的作用
在电子信息化普遍应用之前，高校档案采取传统的管理方式，这种管理方式主要是人工作业，检索局限性高，效率低。特别是在整理、查找、翻阅电子类型的档案时，往往要耗费大量的时间和人力。在翻阅的过程中，甚至会造成数据的流失。因此，实行高校档案信息化管理非常必要。高校档案信息化管理能快速对数据进行储存、传输、检索及共享，相比传统的手工作业更加省时省力，且方便使用、操作。另外，高校档案实现信息化管理之后，可以拥有更加充足的时间进行科研，为学校赢得了更广阔的发展空间。众所周知，档案信息库的作用主要就是给使用者提供服务。信息化档案的建立，给学校的教师和学生提供了更加便利的服务。如果建立高校档案仅仅是完成一项工作，那么档案的建立也就失去了它原本的作用，成了一件摆设。因此，在建设高校档案信息化时，应以给使用者提供价值的大小作为重要参考依据。另外，高校档案信息化应紧跟社会、时展的步伐，只有不断推陈出新、与时俱进，实现规范化管理模式，才能为高校工作者、学生、老师提供最切合实际的服务。
1.2高校档案信息化是高校改革的必由之路
高校档案是将学校中有价值的资源进行储存、保管，方便人们使用。当前，互联网信息已经进驻到各行各业中，因此在高校改革的同时，信息化档案管理也成为了一种必然走向。档案的建立就是要发挥最大的使用价值。高校实现信息化档案管理之后，不仅提高了使用效率，更彰显了它的价值。档案只有在频繁使用的情况下，才会显示出更大的价值。在信息化时代的影响下，高校推出了数字化校园建设的理念，在该理念的指导下，高校档案管理必须要实现信息化管理。高校档案信息化要走向正规发展的道路，首先要建立完善的网络体系，充分利用系统平台的功能对档案进行分类、筛选和处理。其次，除了建立网络化系统外，最重要的工作就是聚集更多的信息资源。网络只是传播的工具，如果没有信息资源，也会成为无源之水，没有办法利用。因此，加快高校档案信息化管理能够借助网络的力量，最大化的实现档案资源的价值。
1.3高校档案信息化加强了与社会信息的交流与融合
科学技术能够推动生产力的迅速发展。当今，在世界经济一体化的影响下，信息时代已经来临。特别是在文化信息与科技信息的推动下，促进了社会的进步和发展。众所周知，高校是科技、文化、人才的盛产地，在高校档案信息化的影响下，也必然会加大各种信息资源的流通、传播以及使用。在该形势下，高校发展将会与社会发展接轨，最终实现双赢。
2高校档案信息化面临的障碍和困难
在高校档案信息化潮流的推动下，各大高校纷纷进行档案信息化改革。一方面，高校档案信息化取得了一定成绩，但由于高校档案信息化发展还不成熟，所以当前高校档案信息化管理仍然面临着一系列的问题。
2.1传统档案管理理念存在滞后性
当前，即便档案信息化已经成为一种新的理念，但是在传统档案管理重收藏，轻使用思想的影响下，阻碍了高校档案信息化管理的进程。社会经济发展的同时促进了信息的发展，同样信息的发展也推动了社会经济的发展。因此，实现信息化管理是推动社会经济发展的必然道路。在当前社会经济高速发展的时代，一定要抛弃将档案束之高阁的传统思想，进一步扩大信息流通的渠道，利用信息技术更好地为人类、为社会服务。
2.2基础设施缺乏，建设费用不足
在高校档案信息化管理推进的过程当中，尽管很多部门、单位领导给予了相当的重视，但是因为项目资金不足，导致档案信息管理设备陈旧、落后，降低了管理效果。因此，当前高校档案信息化管理同样面临着资金不足的问题，要建立健全基础设施，不断提高信息化管理的程度，还必须在资金方面下功夫。
2.3从事档案管理方面的人员素质不高
在高校档案管理中，从业人员普遍素质比较低。主要有这几个方面的原因。第一，档案管理培养机制有待完善，这方面的人才也比较缺乏，精通管理技术方面的人才更是凤毛麟角。第二，高校档案管理人员没有经过正规的档案管理学习，很多高校人事制度不明确，录用亲戚、家属从事相关方面的工作，这些人大部分是手工操作，对现代化信息管理知之甚少。第三，高校领导认为档案信息管理不重要，缺乏思想意识上的重视。因此，根据上述问题，要实现高校档案信息管理正规化，必须对相关人员进行业务培训，提高业务能力和素质。
2.4档案信息管理没有统一的标准
在建设高校档案信息管理的同时，必须将网络系统标准、高校和地方的数据库，以及相关使用方面的标准落实到位。当前，高校档案信息没有统一的标准，导致信息不完整或失真，使信息资源在利用时出现负面影响。因此，建立高校档案信息标准化迫在眉睫。当然，除了建立相关标准之外，也要加强法律、政策、法规方面的保护，最终保障高校档案信息化的真实、完整、有效。
2.5档案信息化资源分散，保障体系不健全
在信息大爆炸的时代，需要将大量，能够发挥价值的电子资源进行收集并且有效保存。但是，高校档案管理与整个高校自动化的分离模式，使得积压的电子资源得不到及时整理，导致电子资源分散，加大了信息化档案工作的任务。另外，数字化档案的实现，为信息的管理、应用提供了更加便捷的服务。最后，档案信息化管理缺乏完善、健全的保障体系，导致一部分信息在使用的过程中，出现泄漏的现象，对高校造成安全风险，严重的还可能导致巨大经济损失。因此，针对这种情况，要不断加强高校档案管理的保护措施，保证高校档案信息化管理的安全运行。
3提高高校档案信息化管理的有效办法和措施
3.1加大资金投入，健全基础设施
高校档案信息化管理要走向正规，必须加强基础设施的建设，这是必不可少的硬件保证。因此，教育部门要不断加大对高校档案数字化管理资金的投入力度，为高校引进更加先进的管理设备，实现高校档案管理基础设施的完善。另外，高校应建立局域网自动管理模式，方便馆中工作人员对档案进行编目、整理。除此之外，到馆内查询资源的人员可以通过局域网自动联机、检索的方式，快捷的使用信息资源。最后，有条件的情况下，可以在馆内实现无线网覆盖，让所有来管内的人员都能得到方便、快捷的服务。
3.2加强档案信息化管理意识，培养档案管理人才
一方面要加强高校领导层面对档案信息化管理的重视程度，只有上级坚定档案管理信息化道路，才能最大化地推动档案信息化管理的运行。根据档案管理方面的知识，认真制定相关制度，并把数字化档案建设纳入学校的日常工作中。要实现这个目标，必须认识到信息化时展的趋势，信息传播的意义，使用的价值，并且抛弃传统档案重视收藏的落后思想。再次，要建立一支业务素质高的档案管理队伍，对馆内现任职的人员实行定期档案管理方面的培训，提高他们的综合能力。另外，外聘专业的档案管理人员，将其吸收到档案管理团队中。提高档案关系信息化建设，要从人才培养上抓起。
3.3实行规范化档案信息标准与制度
规范化标准是高校档案信息化运行的重要保障。如果档案标准不统一，就会导致档案不完整、不准确，给高校档案的管理带来很大的障碍和困难。在推进高校档案管理信息化进程中，国家有关部门出台了相关管理规范和标准，以供高校参考。同时，在执行规范、标准的同时，各高校应立足实际，逐步提高高校档案信息化建设的质量和效果。
3.4采取必要的安全性保障手段
为了防止档案信息泄露造成的损失，高校应该采取必要的网络系统防护措施来保证档案信息的安全性。除此之外，建立正规的访问制度，对非法访问的用户实施屏蔽功能，做好每一个环节的防护工作。
4结语
在信息时代影响下，高校要实现自身发展，必须要走档案信息化道路。档案信息化不仅方便了档案的传播、使用、储存，更为高校争取到了更多时间进行科研活动，从而不断推动高校发展。当前，档案信息化管理虽然取得了一定成绩，但是也面临着各种各样的问题，在此基础上，本文提出了推进高校档案管理信息化的方法和措施，希望为高校图书馆建设提供参考。
作者：陈小梅 单位：岭南师范学院基础教育学
