高校智慧档案馆建设篇1
高校智慧档案馆建设是以提升高校档案管理和服务效益为导向，充分依托智慧校园平台，在高校数字档案馆建设基础上结合高校档案馆自身馆藏的特点，整合档案数据资源，改善信息服务模式，实现业务应用智慧整合、档案资源充分共享、档案管理高效便捷、智能终端广泛应用，构建长效性高校智慧档案馆建设机制，提供在校师生、社会用户基于局域网、校园网、互联网的全媒体档案信息知识传输的新型高校档案馆。智慧档案馆理念的提出源于2013年中国互联网大会上中国工程院院士、互联网专家邬贺铨提出的“大智移云”，即大数据、智能化、移动互联网和云计算[1]。
高校智慧档案馆建设必须以档案信息化建设为前提，档案资料信息化后才能通过互联网展现在用户面前。高校人事档案是教职员工身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载高校教职员工人生轨迹的重要依据[2]，起着重要的凭证、依据和参考的作用。中组部在2010年率先实现中管干部人事档案信息化管理，目前20多个省区市和部分中央单位已完成在职干部人事档案信息化。例如，浙江省档案服务率先实现了网上查档服务，实现省内“异地查档、跨馆服务”，可以直接从网上发出查档申请，档案馆支持自取、电子邮件、挂号信、EMS四种收取档案的方式[3]。国家档案局制定的《干部人事档案信息化技术规范》作为国家标准于2017年7月正式颁布实施，是全国干部人事档案信息化工作国家层面的指导，有利于高校人事档案信息化全国标准的一致。
一、人事档案信息化的重要意义
高校人事档案是高校人事管理系统的重要资源，是高校干部成长发展的记录，是高校管理信息化建设与管理效能提升的重要支撑[4]。人事档案信息化是高校档案馆提供高标准服务的前提。与人事档案信息化相比，文书类档案信息化在很多高校档案馆已经取得了阶段性成果，因此人事档案管理信息化是大势所趋。随着高校人事档案材料的不断增多、需要保存时间的延长及所占用物理空间的不断增大，都需要通过人事档↑兰台世界LANTAIWORLD案信息化来解决。
1.人事档案信息化实现了档案的永久保存。人事档案信息化能有效地保护人事档案原件，因为信息化后的人事档案信息可以代替原件使用，有利于保护档案原件，即使出现天灾人祸，信息化副本的不同介质保存、异地保存也使人事档案免遭毁灭性的破坏。人事档案信息化后在数字版本的人事档案上可以使用技术手段对档案材料模糊褪变的字迹进行恢复，这些保存措施、技术恢复手段都有利于人事档案的永久保存。信息化之后的高校人事档案在物理存储环境上具有更优越的适应性。时至今日，信息存储技术已高度发达，存储载体与平台丰富多样，尤其是固态盘阵列系统的成功和虚拟存储技术的发展不仅极大扩展了信息存储容量，提升了数据存储的安全性，在数据访问性能、数据传输性能、数据管理能力等方面也实现了卓越的进步，大大提高了信息的使用效率。
2.人事档案信息化充实高校智慧档案馆资源建设。高校人事档案信息化建设包括两个方面的任务：一是人事档案目录数据库建设和纸质人事档案的信息化；二是现行电子文件归档与电子档案管理。人事档案目录数据库、信息化的人事档案、新产生的电子文档都是高校智慧档案馆资源的重要核心组成部分，有了这些充实的档案资源才能保障高校档案馆向用户提供智能服务。
二、高校人事档案信息化的难点
1.加工扫描方式的选择。选择适合本校档案馆人事档案信息化的扫描方式是高校人事档案信息化的难点之一。人事档案信息化可以通过三种扫描模式来实现：本馆加工模式。这种方式耗时长，人员需要培训，没有硬件基础；服务外包的模式。高校文书档案信息化工作已经取得了阶段性的成果，据调查高校档案馆在文书档案信息化过程中均采用业务外包的模式，档案信息化服务外包已经发展成为比较成熟的档案信息化加工方案；本馆加工与服务外包相结合。此种方式适合档案馆把档案主体部分交给外包公司进行扫描，当信息化结束时对日后产生的归档纸本档案采用本馆扫描的方式持续进行。
2.解决数据外泄的风险。人事档案因其特殊属性，其安全性比其他类型的档案要求更高。人事档案数字化需要更高的标准保证档案原件及信息化后电子文件的安全。各高校档案馆人事档案的装订按照中组部十大类的要求进行管理，在信息化过程中绝大部分都不需要进行拆卷扫描，但是需要扫描后按照原来的顺序进行回位，避免扫描造成原顺序的混乱。信息化之后要保证人事档案信息内容的一致性。由于档案信息的开放程度受密级的限制，人事档案信息化之后的数据存储要求配备专门的存储服务器，服务器只能以局域网进行连接以防止人事档案数据外泄。
三、高校人事档案信息化管理策略
1.制定严格的管理制度。管理制度的制定可以使管理过程简化，提高管理效率。在人事档案进行信息化之前需要提前制定相应的管理制度，如《人事档案信息化指南》《人事档案信息化场地管理办法》《人事档案信息化管理人员岗位职责》《人事档案信息化审核办法》《人事档案出入库交接表》《档案整理及信息化质量检查登记表》《人事档案信息化保密协议》《外包工作人员保密承诺书》《人事档案信息化应急预案》等。各项制度制定后，信息化的各项工作都要严格遵照制度的要求来执行。
2.人事档案信息化外包。据调查，档案管理系统的供应商一般也朝着专业的档案信息化机构发展，作为档案管理系统的设计者，他们熟悉干部人事档案管理要求，熟知干部人事档案信息化技术规范，一些企业拥有涉密资质，拥有核心专利技术，具有较丰富的人事档案信息化经验，因此具备人事档案信息化的实力。人事档案信息化外包存在人事档案原件丢失、损毁及人事档案信息外泄等风险，但服务外包拥有的人力资源优势、效率优势、专业优势[5]，是非外包模式所不能替代的，因此人事档案信息化必须走服务外包之路。
3.扎实推进硬件设施建设。人事档案信息化需要占用巨大的存储空间，对档案管理系统的运行环境、对服务器的存储空间、运行速度都提出了更高的要求。人事档案信息化需要高校加强硬件设施建设，把人事档案信息化和数字校园建设结合起来，借数字校园建设对高校硬件建设的巨大改善的机会积极推进人事档案信息化。
4.依靠先进的档案管理系统。档案管理系统是档案信息化的重要工具，先进的档案管理系统在档案信息化过程中起着巨大的促进作用，先进的档案管理系统是进行人事档案信息化、建立智慧档案馆的必要条件。我校的轩恩档案管理系统采用了集中式管理，分级收集、利用的模式，可满足高校档案工作的各种要求。系统具备完善的档案综合管理功能，以挖掘和整合高校各类信息资源为设计思路，以“大集中管理”“分布式利用”作为档案管理的新模式，以实现档案信息的规模化、集成化、网络化管理为目标，通过与学校教务管理系统、人事管理系统、OA系统、数字化校园进行无缝连接，实现档案信息的在线归档。系统能够建设以数字化档案馆为核心的档案智能管理系统，实现档案资源的校内共享。系统具有电子全文扫描挂接功能，能够调用扫描文件后上传到服务器，并建立起条目信息和电子全文之间的关联。
5.以国家层面的人事档案信息化标准为指导。为顺应干部人事档案信息化的大趋势，2017年国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会批准了《干部人事档案信息化技术规范》，干部人事档案在技术方面有了国家层面的指导，国家层面的标准有利于不同单位之间实现信息共享。随着高校智慧校园、数字校园如火如荼的建设，以实现业务应用智慧整合、档案资源充分共享、档案管理高效便捷、智能终端广泛应用为目标，以整合档案数据资源、改善信息服务模式为手段，以构建长效性高校智慧档案馆建设机制为原则，以提供在校师生、社会用户基于局域网、校园网、互联网的全媒体档案信息知识传输，以满足高校档案信息化与智慧信息服务的双重需求的新型高校档案馆为建设内容的高校智慧档案馆建设，也在高校档案事业中逐渐引起重视。
作者:杨振力 王丽 张雨
高校智慧档案馆建设篇2
2008年，IBM公司提出了“智慧地球”的概念，2010年“智慧城市”的理念应运而生，在我国各行各业掀起了一阵新风潮。互联网、大数据、云计算等新兴技术为档案事业的发展带来了机遇和挑战，人们对智慧化、便捷化的档案信息资源服务的需求更加迫切。高校档案是一个学校教学、科研、管理全过程的原始记录,建设智慧档案馆也是高校适应信息化、数据化时展的必然要求。2020年6月20日最新修订通过了《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》），其中关于档案信息化、档案安全管理、“单套制”等规定对高校智慧档案馆建设有着重要的指导意义。《档案法》的修订适应了时代的发展，也为智慧档案馆的建设提出了法律规范和建设目标，不仅明确了这项工作的紧迫性和重要性，更有助于进一步发挥智慧档案馆在建设智慧校园、服务高校教学科研工作中的支撑作用。
一、高校智慧档案馆的概念与特征
1.智慧档案馆的概念。目前，智慧档案馆这个概念在档案界并未形成统一认识，从技术、信息链、信息化等不同角度都有对此概念的解读。笔者认为，智慧档案馆是综合档案数据、信息、情报、知识来解决档案收集、管理、保存、利用等问题的智慧化系统和平台[1]。依托互联网、大数据、云计算等新兴技术，深入挖掘馆藏档案资源，向用户提供更智慧化、便捷化的服务，是智慧档案馆建设的重要目标。
2.高校智慧档案馆的特点。高校智慧档案馆是智慧校园建设的重要组成部分，以档案馆的资源优势为基础，依托现代信息技术的优势，对档案馆进行智慧化的建设，以期更好地服务高校教学、科研和管理工作。高校智慧档案馆有下几个显著特点。
（1）信息资源共享程度加深。高校档案馆主要服务于师生校友和学校各项事业发展，同时也承担着一定的服务社会功能。智慧档案馆中的档案资源有广泛的覆盖面、更优化的结构、丰富的内容和多样的形式。其中的智能控制、组织和管理模块是各个系统应用的综合集成，可以实现有效的档案信息资源、跨数据库网络通信、跨部门信息共享、跨馆服务与管理。档案馆成为高校的一个重要文化教育基地，也是宣传学校校史校情、师生风貌的重要窗口，承担着服务师生校友、服务学校各项工作、服务社会的重要职能，扩展了档案馆服务对象的范围。
（2）现代信息技术的高效应用。依托当下先进的物联网、大数据、云计算等技术，智慧档案馆将建立起集档案的收集、鉴定、整理、保管、利用、销毁、统计、编研于一体的智慧化、一体化、综合化档案管理体系，集成RFID（无线射程识别）设备、智能库房设备、硬件存储设备、智慧引导设备、自主服务设备等，软件硬件一体化配套，建设一个网络化、物联化、智能化的智慧档案馆。但是仅在技术层面的革新对于智慧档案馆的建设来说是远远不够的，真正的智慧档案馆应该是充分运用各类技术手段，对档案资源管理与开发、档案馆运行等各类信息进行感知、挖掘，经综合分析和提炼萃取形成智慧信息，并将其应用于决策、管理和服务[2]。
（3）提供更加智慧化的服务。档案馆想要为用户提供更及时、准确、高效的服务，就必须针对不同用户的信息需求制定不同的服务方案。智慧档案馆对传统档案服务进行了颠覆和创新，把师生校友等服务对象看作网络虚拟人，根据不同虚拟人的需求，挖掘档案信息资源，为师生提供及时、准确、全面的个性化服务。
二、当前高校智慧档案馆建设现状
高校智慧档案馆服务于高校教学、科研、管理等各项工作，可以大大提升档案资源在高校建设中发挥的支撑保障作用，也可以提高档案馆自身在学校各部门中的存在感。但是，目前大多高校对于智慧档案馆建设还在进行阶段性探索，需要大量的理论基础和深入实践，高校智慧档案馆建设仍有一段很长的路要走。现阶段主要有以下四个方面的表现。
1.学校对智慧档案馆建设投入资金不足，无法满足基础设施建设和硬件购置要求。大多高校对档案馆的定位仅仅停留在为学校提供支撑保障作用，对档案工作重视不够，从而不愿意给予智慧档案馆建设足够的资金支持。而智慧档案馆需要大量的基础设施和硬件设备，如建设现代物联网档案库房就是一笔巨大的资金投入。智慧档案库房建设包括RFID标签、智能密集架、智能门禁、智能温湿度控制器等设施建设。其中不仅智能密集架、库房门禁等这些一次性投入价格不菲，大量的RFID标签在投入使用后还需不断追加，大约10年就必须更新一次，大多学校面对这些资金投入都会望而却步。
2.档案工作人员专业性不够，复合型档案人才队伍建设滞后。2020年修订的《档案法》指出：“国家加强档案工作人才培养和队伍建设，提高档案工作人员业务素质。档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具备相应的专业知识与技能。”目前，我国高校档案馆员工学历层次较低，专业性不强，计算机技术及应用和档案学专业的复合型档案管理人才缺乏。由于智慧档案馆建设需要用到一些新技术、新方法，当前创新管理工作需要专门的技术人员负责。高校档案馆档案人才队伍既要掌握各项计算机技术，又要对档案学有深刻的理解，既能对档案馆智慧化建设做规划促落实，又能提出需求，这才是新时代能够适应智慧档案馆建设的高校档案工作者。
3.未能彻底突破传统工作模式的桎梏，“智慧”概念尚未为人全盘接受。在信息化浪潮席卷全球的今天，大多高校档案馆依然保留着以手工为主的传统档案工作模式，“重藏轻用”现象普遍存在，很多高校档案馆仍未意识到数字化浪潮的到来和数字化环境对档案工作的影响。高校中各个处室的管理系统都不同，且没有进行接口连接，各个数据库并未进行资源整合，只是“各自为政”，“信息孤岛”现象在高校中普遍存在，档案馆也是其中之一。这不仅影响着智慧档案馆的建设，而且对深度挖掘档案信息资源、“单套制”的推行、档案信息的进一步开发和利用都造成了不利的影响。
4.高校档案信息资源挖掘利用程度不够，无法充分发挥其作用。由于大多高校档案工作者本身知识水平和专业程度有限，无法充分掌握智慧档案馆建设中需要用到的大量的技术语言和检索语言，导致了信息资源挖掘不深入，档案的价值难以充分体现。加强技术力量的投入，对半结构化和非结构化数据进行挖掘分析，发现繁杂数据背后蕴藏的信息资源，有助于充分了解馆藏档案资源，实现档案信息服务的个性化、主动化、精准化。
三、新《档案法》对高校智慧档案馆建设的指导意义
2020年新修订的《档案法》，对档案保护、档案安全管理、档案信息化建设等提出了具体的要求和任务，这为高校智慧档案馆的建设提供了有力的法律保障和制度支撑。
1.加大对智慧档案馆建设的投入，保障足够的资金支持。新修订的《档案法》中第三条明确指出：“各级人民政府应当加强档案工作，把档案事业纳入国民经济和社会发展规划，将档案事业发展经费列入政府预算，确保档案事业发展与国民经济和社会发展水平相适应。”此条规定肯定了档案工作在整个国民经济和社会发展中的重要性，也保障了档案部门的经费支持。在高校建设智慧档案馆需要充足资金的投入和一段时间内的持续补充，《档案法》的修订为经费投入提供了法律依据，学校应贯彻落实法律的这项规定，给予智慧档案馆建设充足的支持和保障。
2.加大对安全管理的重视力度，确保电子档案的“四性”。在传统高校档案工作中，“重收集、轻管理”这一陈旧观念导致了高校档案馆的保密意识较弱，对信息安全不够重视，档案信息损坏、丢失或造成机密信息泄露是档案馆重要风险点之一。新《档案法》中明确指出：“电子档案应当通过符合安全管理要求的网络或者存储介质向档案馆移交。档案馆应当对接收的电子档案进行检测，确保电子档案的真实性、完整性、可用性、安全性。”虽然电子档案与纸质档案都具有原始记录性，但电子档案依赖计算机系统，在信息流转过程中是可以被复制、被篡改且不留痕迹的，这种可复制性、易删改性使得电子档案的完整性和真实性难以得到保障。保障电子文件凭证性及凭证价值的关键就在于，确保电子文件信息内容的完整性、电子文件形成过程的可靠性和电子文件信息内容及载体的安全可靠性[3]。
3.全面推进高校档案信息化工作，实现“存量数字化、增量电子化”。智慧档案馆建设的基础是档案数字化。新《档案法》第三十八条明确提出：“国家鼓励和支持档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织推进传统载体档案数字化。”档案的数字化扫描是把各种载体的档案转化为数字化档案信息资源的过程，并完成电子目录索引，不仅可以丰富高校档案数据库，也可以快速高效地为师生提供档案服务，提高档案利用率，实现资源共享，这是智慧档案馆建设的基础。以数据为中心的管理模式为档案领域的可持续发展提供关键支撑，通过数据共享服务模式向其他档案机构和公众提供档案数据，拓宽管理对象，提升档案治理能力，完善档案治理体系[4]。同时，智慧档案馆也是档案信息化建设的必由之路，新修订的《档案法》关于档案安全的论述、第四章“档案的利用与公布”和第五章“档案信息化建设”都向我们指明了信息化的建设目标，也从不同方面提出了具体要求，为智慧档案馆建设指明了方向。
4.加大高校档案资源开发力度，弘扬社会主义核心价值观。新修订的《档案法》规定：“加强对档案的研究整理，有计划地组织编辑出版档案材料，在不同范围内发行……国家鼓励档案馆开发利用馆藏档案，通过开展专题展览、公益讲座、媒体宣传等活动，进行爱国主义、集体主义、中国特色社会主义教育，传承发展中华优秀传统文化，继承革命文化，发展社会主义先进文化，增强文化自信，弘扬社会主义核心价值观。”以此为契机，高校档案馆应统筹馆藏资源，积极鼓励社会各方参与，围绕今年国家关注的大事要事，如迎接中国共产党第二十次全国代表大会召开等重要活动、重要时间节点，以智慧化的方式宣传档案成果。
例如，通过打造实物档案3D电子化陈列展览、新媒体传播、电子化编研出版、线上讲座等方式，开发高校档案信息资源，挖掘红色档案资源，传承红色基因，充分发挥档案在师生理想信念和文化教育中的重要作用。新修订《档案法》的实施为高校智慧档案馆建设提供了有力的法律支持和行动指南，同时也对高校档案馆基础设施建设、智能化服务体系、信息化发展起了重要推动作用。各高校应贯彻落实新修订的《档案法》，加大智慧档案馆建设投入，使智慧档案馆成为高校智慧校园建设的重要组成部分，确保新修订《档案法》的各项要求得以充分贯彻落实。希望在法律保障和实践探索都继续发展的将来，高校智慧档案馆的建设可以稳步向前推进，为师生校友提供更便捷智能的服务，充分发挥出档案的价值。
作者:陈晓媛 吴卫丰
高校智慧档案馆建设篇3
数字档案馆作为档案信息化发展的一个重要阶段，具有特殊的里程碑意义。当传统的档案管理方法已经不能满足信息大爆炸时代的需求时，数字档案馆便应运而生，其通过建设各类数字化信息系统，简化档案管理流程，并使档案利用者能够快捷、简便地找到所需资料。随着新一代信息技术的不断发展，档案利用者的需求成为档案信息化建设的重要价值导向。高校档案信息来源于学校各职能部门，随着职能部门信息服务资源日趋多元化，服务模式的多样化，开发平台、操作系统乃至应用数据库都各不一样，职能部门间数据壁垒日渐增多，亟须一项新技术将分散的应用系统高效地统一起来，避免造成档案资源的浪费。在此背景基础之上，智慧档案馆的设想由此产生。
一、智慧档案馆的助力和形势
1.社会层面
随着云计算、大数据和物联网概念广泛应用，这些新一代信息技术以超高速的运算能力和低廉的运营成本，深受网络信息界好评，被视为科学技术领域继计算机和互联网之后的二次革命。随着众多跨国信息技术行业公司例如IBM、Amazon、Google等将这些新兴技术用于自身产品，并着力于向政府部门、事业单位甚至企业推广，各大高校也开始推崇智慧化的多样应用，通过对海量数据存储、分享、挖掘、搜索、分析，利用、集成和融合技术，实现高校内各部门间信息的共享和业务协作，将档案数据作为学校无形财产进行统一有效管理，给师生乃至社会提供更多更人性化的公共服务。
2.高校层面
高校信息化始于20世纪80年代，经过多年的数字校园建设，高校信息化水平已大大提升，教学、科研、财务、资产、档案等高校主要业务领域都完成了一系列信息化建设。近年来，随着云计算、大数据、物联网、移动互联、社交网络等新型信息技术快速提升和广泛应用，高校信息化已经进入了新阶段———智慧校园时代。当前业界普遍接受的智慧校园定义来自清华大学蒋东兴教授，即“智慧校园是高校信息化的高级形态，是对数字校园的进一步扩展与提升，它综合运用云计算、物联网、移动互联、大数据、智能感知、商业智能、知识管理、社交网络等新兴信息技术，全面感知校园物理环境，智能识别师生群体的学习、工作情景和个体的特征，将学校物理空间和数字空间有机衔接起来，为师生建立智能开放的教育教学环境和便利舒适的生活环境，改变师生与学校资源、环境的交互方式，实现以人为本的个性化创新服务”。相比于传统的数字校园，智慧校园有以下主要特征：互联网络高速泛在；智能终端广泛应用；团队协作便利充分；集体知识共生共荣；业务应用智能整合；外部智慧融会贯通。
3.档案业界层面
作为档案信息化建设的核心内容，在智慧城市、智慧校园等智慧生态快速发展环境下，档案馆正在从当前重视馆藏档案资源数字化管理的思维，向档案馆全面信息化管理的智慧模式转变，智慧档案馆已逐渐代替传统的数字档案馆成为档案界最前端的理念。数字档案馆是将传统纸质档案数字化处理并保存，通过电脑、网络提供查询和利用，是一次档案信息脱离载体的解放；智慧档案馆作为档案馆发展的新形态，通过云计算、大数据、物联网等新技术实现对档案信息及其载体的智慧管理，对档案利用者的智慧服务，从而构建档案馆管理与运行的新形态、新模式。这种转变不仅出自档案管理理论和实践本身的发展需求，更有来自社会变革、服务演进的深层次需求。
二、智慧档案馆建设的三大配置
1.硬件配置
传统高校档案馆馆舍和库房的建造一般采用安防、门禁等监控系统进行环境安全控制，出现事故后由人工进行事后检查和分析。在档案库房中，一般沿用传统加湿器、空调等温湿度控制手段，对库房进行环境控制。智慧档案馆可以采用物联网感知技术对档案馆馆舍内外环境进行全面改造，收集并整理各种实时信息，依托校园管理网络，将馆舍外的行人交通流量以及库房内的温湿度变化以数据的形式汇总并分析，以数据为依据建造最节能、环保和智能的智慧档案馆。
2.软件配置
（1）云计算。数字档案馆时期，高校档案馆致力于馆藏资源数字化以及新增归档文件的电子化，通过开发各种档案信息管理系统对档案资源进行安全管理和信息检索，并将这些电子化的档案信息提供给利用者。智慧档案馆在管理这些电子化档案信息的基础上，以智慧校园的云服务中心为主，档案馆的计算机网络设施为辅，将档案信息保存在云端，一则确保信息的安全备份，二则也能提供异地档案查阅服务。
（2）大数据。高校档案馆是高校教学、科研、管理信息的信息仓库，有着不可预估的潜藏价值。现如今，深度挖掘这些浩如烟海的档案信息价值，在大数据时代成为可能。譬如，可以通过对年度科研档案数据进行分析，作为高校各领域科研发展趋势的参考；可以通过对学生出国成绩办理数据进行分析，判断学校各专业出国率及发展态势；甚至可以通过对利用者的查档记录数据进行分析，定位馆藏中利用率较高的档案并深度挖掘，给予利用者更加人性化的信息推送服务。
（3）物联网。物联网就是物物相连的互联网，早期较多应用于物流网络，之后被拓展延伸至各行业。RFID（射频识别）技术作为物联网的重要组成部分，已经逐渐被图书情报行业所认可，为其在档案信息服务领域的发展奠定了良好的基础。将RFID技术用于纸质档案的库房管理，并建立RFID应用系统，物联网通过互联网将众多RFID应用系统连接起来，在广域网范围内对库藏档案进行智能化管理。RFID技术通过射频信号自动识别目标对象并获取相关数据，识别工作无须人工干预，可工作于各种环境之下，既减少了对纸质档案的调阅率，同时也提高了档案管理的效率。
（4）互联网+。“互联网+”就是“互联网+各个传统行业”，但这并不是简单的两者相加，而是利用信息通信技术以及互联网平台，让互联网与传统行业进行深度融合，创造新的发展生态。高校档案馆通过使用网络信息技术手段，运用互联网技术实现档案数据的传输，将纸质档案等形式转换为电子档案的形式，实现档案信息资源的互联网上传与下载，让人人都能便利及时地享受到档案资源，促进档案管理信息化的实践创新与发展，进而推进档案资源的充分开发、有效配置及合理利用。
3.人员配置
数字档案馆依托各档案管理系统，要求档案管理业务人员熟练掌握使用计算机和档案管理系统，具备较高业务素质。智慧档案馆对领导、行政管理人员、档案管理人员和IT服务人员提出全面的要求，重点加强IT服务部门人员的档案专业服务技能和档案管理人员的IT技术技能的培育和提升，以这支技术队伍来保障智慧档案馆优质、高效、便捷地运转。
三、智慧档案馆时代的变革
1.对于档案管理者而言。
（1）弹性服务。利用者对档案信息的需求种类千差万别，数量也时多时少，单一的档案信息服务模式显然无法满足，所以高校档案馆必须树立“弹性服务”的理念，在用户需求量大的时候提供更多的技术保障。智慧档案馆可以通过引入云理念，实现在不调整软件和硬件配置的情况下，迅速抓取或释放相关资源，提高服务系统处理能力，解决临时激增的服务需求。
（2）推送服务。智慧档案馆改变了以往被动服务的传统局面，使得“档案推送服务”变为可能。档案管理者将利用者查档的数据进行统计分析，获知利用者的信息需求和兴趣点，整理相关档案信息主动推送给利用者。这种以用户需求为导向的档案信息服务，有效整合了档案信息资源，使有限的档案馆藏发挥最大利用价值，能够全面提升高校档案部门的服务能力与服务水平。（3）馆际资源共享。智慧档案馆借助云计算和大数据技术，彻底改变了以往各高校档案信息孤岛状态，将原本分散在全国各高校档案部门的信息汇集成庞大的资源池，共同为档案利用者提供信息服务。
2.对于档案利用者而言
（1）异地查询。智慧档案馆将构建一个集合档案馆的各项功能、职能于一体的超级计算机群，使档案信息利用的所有问题都可以在“云”上解决，提供所有快速便捷的服务，从而避免利用者疲于奔波，在任何地理位置都能轻松查询到所需信息，大大提高档案信息服务效率。
（2）导航查询。基于大数据技术的智慧档案馆查询系统，将通过细化档案查询路径，明确查询终端导向，使利用者能够简单快捷地获取信息，或引导他们前往其他信息储存点，节约利用者的时间。
四、智慧档案馆建设存在的问题及对策建议
1.相关法律制度需完善
与其他发达国家相比，我国有关云计算、大数据等新兴科技的法律制度建设较为薄弱。无论是政府部门、企业用户还是社会公众，对新兴科技安全问题的质疑和担忧一直未断，对于数据主权归属、云计算可靠性保障、争议的裁决等问题尚缺乏一套完整的规范和法律的保障，这些不确定因素会大大阻碍智慧档案馆建设发展的步伐，使这种创新服务模式的发展处于长期停滞。首先，必须在国家和学校两个层面落实智慧档案馆建设中信息安全的法律法规。与企业不同，高校档案馆在提供信息服务的同时，存在着更多个人信息安全、知识产权保护甚至涉及国家安全的信息保护法律问题，所以，尽快出台提供信息服务的相关法律法规，是相关立法部门必须考虑的首要问题。其次，智慧档案馆建设的前提之一就是高校档案馆能够采购安全高效的信息服务。在采购信息服务的过程中，如何准备采购和执行采购，包括采购的标准、订立合同、招标竞标等涉及政府资金分配的重要问题，都亟须得到有关法律的支持，应及时推动相关部委出台政府采购信息服务的法律依据和保障。再次，档案信息知识版权是智慧档案馆建设中不可忽视的问题。随着高校档案信息面向全校乃至全社会的开放利用，档案信息的知识版权也应该受到相应的重视，有关立法部门可以参考《中华人民共和国知识产权法》来制定保护档案信息的相关法律，以避免档案信息被无权滥用和非法获利的行为。
2.使用者的普识度需提高
根据赛迪公司的《中国云计算产业发展白皮书》显示，我国云计算发展可以分为市场准备期、起飞期和成熟期三个阶段。根据《中国云计算产业发展阶段分析图》的预测，我国现阶段的云计算水平应该是处于起飞和成熟的中间阶段。面对发展势头如火如荼的新兴技术，在缺乏长期稳定经验的基础之上，我们需要妥善处理好机遇与风险的关系，才能构建基于云计算、大数据、物联网等技术的智慧档案馆，丰富顶层设计，扎实配套建设，完善服务利用。高校档案信息服务的使用者包括在校师生、社会大众的个体和团队等，他们不仅构成了档案信息服务的关系链，而且也直接影响着档案信息服务的质量和效率。智慧档案馆建设的前提，在于得到使用者的正确认识和完全认可，唯有这样才能发挥它的最大作用。
3.信息安全保障需加强
将云计算、大数据、物联网等技术用于高校智慧档案馆建设的首要前提是保证档案信息的安全，无论是否涉密，这些数据的保管需确保不被非法利用。在网络这个虚拟的世界中，每一个用户都有可能利用技术的漏洞成为窃密者，虽然智慧档案馆建设可以采用多种数据加密技术保证数据安全性，但由于档案本身的严肃性，导致对数据的安全性要求更高，因此，安全工作尤为重要。第一，要建立科学完善的保护体系。智慧档案馆建设的环境基础是互联网，众所周知，互联网的安全性至今仍被很多人诟病，互联网实施的安全标准也不尽如人意。为了保障高校信息的安全性，智慧档案馆建设需要建立完善的保护体制：第一，要尽快制定相关IT技术的行业指导规范，落实法律法规的拟定；第二，要为高校档案馆“云端”海量信息的存储提供优质的硬件设施，从物理源头上保障政府信息的安全可用；第三，加强对信息技术提供商的监管和审查力度，确保档案信息服务所使用的信息技术供给具有较高可靠性。唯有建立了一套科学完善的保护体系，才能保障智慧档案馆的正常运作，才能为高校师生提供便捷有效的信息服务。第二，及时预防和处理网络攻击案件。即使在建立科学完善的保护体系的情况之下，针对档案信息的网络犯罪行为依然会存在，需要对这类案件作出提前预防和及时处理。由于网络犯罪的主体没有地域性限制，甚至有可能涉及外籍人士，因此，预防和处理会存在很多实际困难。所以，应该将技术措施和法律手段结合起来，通过技术措施防止信息被不法人员窃取，实施法律手段加以警示和惩戒，以保障智慧档案馆提供安全有效的信息服务。第三，实现多地多点信息备份。任何防范措施都有失败的风险。一旦档案信息数据遭到破坏，那么数据被侵染、窃取和流失后的迅速恢复就显得尤为重要。智慧档案馆一改传统的分散式数据存储,很好地保证云端数据资源的安全，所以应该有效地利用这一优点，将档案信息数据保存在不同的服务器中，当一台存储设备的数据服务意外中断或者停止运行时,能够自动开启备份在另一台存储设备上的数据文件,从而保障服务正常运行并实现后期的数据恢复。
参考文献
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作者:李娟 杨莉莉 单位:上海交通大学档案馆
