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高校资产管理风险及对策

2020-10-28 10:07 来源:经济管理论文 人参与在线咨询

摘要:财政部《行政事业单位内部控制规范(试行)》涉及资产管理业务,但基本上都是原则性规定。本文参考《企业内部控制指引》第6号“资金活动”和第8号“资产管理”,结合实务工作经验,对高校资产管理的典型风险进行分类分析并提出对策。

关键词:资产管理;风险分析;风险应对

资产是高校开展经济活动的物质基础。资产管理是高校内部控制活动的重要组成部分。财政部《行政事业单位内部控制规范(试行)》(财会﹝2012﹞21号)对资产管理业务的内部控制做出了规定,如内部控制的目标中提到“资产安全和使用有效”,在经济活动业务层面的风险评估时应当重点关注“资产管理情况”,业务层面内部控制提到“资产控制”等。但这些规定基本上都是原则性的,因此,有必要参考《企业内部控制指引》第6号“资金活动”和第8号“资产管理”,结合实务工作经验,对高校资产管理的风险进行分类分析并提出对策。以下对资产管理的一些典型风险进行分析研究,其他风险可参照处理。

一、货币资金管理风险及其应对

货币资金主要由财务部门出纳人员负责管理,但根据收费的性质和实际情况,部分收费业务可能委托其他相关业务部门代为收取,再集中上缴学校财务,因此也存在非财务部门暂时保管货币资金的情况。由于货币资金的流动性非常强,其被挪用或侵占的风险也很高。按照“舞弊三角”理论,货币资金管理的风险成因包括“借口”“压力”和“机会”三个要素。“借口”要素强调的是道德问题,单位职工的职业道德水平越低,则舞弊的风险越高。“压力”要素强调的是利益问题,舞弊能带来的利益越大,则舞弊的风险越高;在薪酬待遇较差的单位,职工对自己的工作可能更不珍惜,则货币资金被挪用或侵占的风险也更高。“机会”要素强调的是制度问题,内部控制制度设计越不合理,执行越不到位,舞弊的风险就越高。应对货币资金管理风险可采取如下对策。一是在员工招聘环节注重职业道德方面的考核,特别是要提高财务人员和相关职工的职业道德水平。二是适当提高教职工的薪酬水平,给予合理的薪酬待遇,并通过单位群团组织加大对教职工的关心、关爱,提高职工的满意度。三是加强制度建设和有效执行,落实不相容岗位相分离。目前,网上企业银行(网银)越来越普及,网银涉及的两个数字证书也应当像印章一样实行分岗保管。四是尽可能减少现金交易和库存现金,随着银行支付方式的多样化,银行结算越来越便捷,为减少现金结算带来了可能。在办理结算业务时,尽可能要求采用银行转账结算,避免现金结算中可能存在的舞弊行为。同时,设定合理的备用金额度,超出的库存现金及时送存银行。五是定期和不定期开展货币资金核查,由出纳岗以外的财务人员盘点库存现金,核对银行存款余额调节表,及时处理发现的问题。六是定期和不定期开展收费情况检查,根据需要,财务部门可会同审计、纪检监察等部门共同开展收费大检查活动。

二、应收款项管理风险及其应对

高校应收款项主要包括应收账款、预付账款和有关部门暂借备用金等。应收款项是高校的债权,可能在一定期限内转为其他资产或者费用。应收款项正常核销的情况包括:经济合同收入资金到账,业务因故取消而返还预借款,归还备用金,此时应收款项转为货币资金;预付资金购买的存货、固定资产等资产完成报销手续时,应收款项转为存货、固定资产等;报销经济业务冲销应收款项,此时应收款项转为相关费用。应收款项无法正常核销包括两个阶段:第一阶段是合理期限届满后长期挂账,账龄越拖越长;第二阶段是账龄超过规定年限、确认无法收回,通过“坏账准备”转到“其他费用”。应收款项无法正常核销会使高校的会计报表无法真实反映其财务状况、事业成果,最后导致高校盈余损失。应对应收款项管理风险可采取如下对策。一是在订立经济合同前先对合约方进行适当的信用调查,根据信用政策拒绝与不符合条件的单位签订合同。学校履行合同义务后,应当由对口部门及时催收资金。制定收入分成制度,增强对口业务部门的催收动力。对无故拖延付款的合同方,采取暂停合作、留置资产等保全措施。二是对业务预借款,首先应当通过制度明确可预支的范围和相关审批程序。预支时要求预支人员注明业务期限,提醒其在业务完成后及时办理报销或还款手续。定期集中清理已经到期的业务预借款。对业务完成后无故拖延,不及时办理核销手续的教职工,采取不予办理新的预支业务和其他业务报销款,或者扣除部分工资冲抵其预支款等措施。此外,公办高校可积极推行公务卡结算方式,减少预借项。三是对有关部门暂借的备用金,于每年底归还核销一次,第二年年初再根据情况重新办理借款。四是建立应收款项责任追究制度,对应收款项无法正常核销的责任人进行追责,将各部门有无相关应收款项纳入年度考核指标等。

三、资产采购风险及其应对

根据资金性质、金额大小等情况,不同高校在资产采购时采取的方式不尽相同。一般来说,对于金额较小的资产采购,由各部门在预算范围内自行采购;对于金额较大的资产采购,则由需求部门申请、相关部门审核审批、资产管理部门组织采购、资产管理部门组织验收等一系列环节。资产采购风险具体表现为:①采购发起不当。资产采购应当根据学校财力、实际工作需要和配备标准等进行,不能盲目采购。②采购方法不当。采购根据资金性质分为政府采购和单位采购,政府采购分又为集中采购和分散采购两种模式。而采购方式分为公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源、询价和直接购买等。不按条件选择适当的采购方法,就是采购方法不当。③采购过程不当。如投标人相互串通投标报价、评标委员会成员应回避而未回避等,可能会导致采购的资产价高质次。④资产验收不当。不按程序验收付款,就可能接收质量有问题甚至无法使用的资产,导致损失。应对资产采购风险可财务如下对策:一是大额资产采购应当进行可行性研究,按权限审批后方可执行。二是资产管理人员应熟练掌握政策和采购方法。三是加强对评标委员会成员和验收人员的思想道德考察,落实回避制度。四是对大额采购结果进行合理性评估,对存在的疑点的进行核实。五是资产的采购经手人和验收人应当分离,大额资产的验收应当由多个相关部门一起进行。六是基建类项目,必须经审计后根据审计结果付款。七是通过合同协议约定支付方式,预留质保金,待保证期满后再行支付。

四、资产出租出借或处置风险及其应对

高校的资产主要服务于自身的教育教学、科学研究等活动,但在短期闲置(尤其是寒暑假)时也可能用于出租出借以提高资产使用效益。资产处置也可能产生残值收入。这些资产出租出借或处置活动存在的风险包括:未经审批,违规出租出借或处置;相关收入被个人、部门挪用或侵占;未按正常价格出租出借或处置。应对资产出租出借或处置风险可采取如下对策:一是建立健全资产出租出借、处置相关制度,使得这些经济行为有法可依;二是资产出租出借、处置应当按权限审批,不得自行出租出借、处置;三是资产出租出借收入可对相关教职工、部门进行分成,提高他们的积极性;四是每年至少一次进行资产清查;五是坚持“收支两条线”原则,收入及时足额上缴,纳入学校预算。

五、固定资产管理风险及其应对

高校的资产的管理、核算和使用保管分属于不同的单位或部门,可能存在账账、账实不符的风险。账实不符的具体情况及其原因包括:①时间差异。业务经办人在资产管理部门完成固定资产登记后,可能还要花一些时间完成其他手续才会到财务部门入账。②接受捐赠的固定资产,资产管理部门和财务部门没有同时办理手续。③因为业务经办人或资产管理部门工作人员疏忽,重复入账或重复办理固定资产登记。④已经丢失或者报废的固定资产,资产管理部门和财务部门没有办理核销手续,或者只有资产管理部门办理核销手续。此外,由于教育部《普通高等学校基本办学条件指标(试行)》对生均教学行政用房、生均教学科研仪器设备值和生均图书等做了具体要求,对基本办学条件指标低于标准的高校限制或暂停招生,可能存在高校不愿意核销已经报废的固定资产的情形。应对固定资产管理风险可采取如下对策:一是加强固定资产管理制度的宣传,使得每一位教职工都有固定资产管理意识,为固定资产管理奠定良好的工作环境。二是财务人员应加强学习,准确掌握固定资产范围,同时财务部门应当设置审核和复核两个不相容岗位进行会计核算。三是资产管理部门在办理固定资产登记时应当通过录入发票代码、发票号码等方法,让固定资产信息管理系统拒绝重复登记。四是每年至少一次在全校进行固定资产盘点,及时处理发现的问题,根据实际固定资产调整资产管理部门的台账和财务部门的价值账。五是加强社会审计和上级检查,破解高校内部因利益牵连而存在的问题。总而言之,高校资产管理和内部控制要坚持“全面性”原则,贯穿于全员、全业务和全过程。认为内部控制只是财务部门业务的观点,不仅是错误的,还是有害的。只有科学运用内部控制的方法,对资产管理进行全方位而有重点的风险评估和风险应对,才能不断提高资产管理水平,促进高校健康快速发展。

参考文献

1.财政部.行政事业单位内部控制规范(试行).财会﹝2012﹞21号.

2.张庆龙.高校内部控制建设实施操作指南.经济科学出版社,2018.

作者:马涛 单位:湖北工业大学

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