一、高校现有财务管理模式问题分析
1.多头管理,业务不联动高等学校每个经济事项,基本会涉及到多个管理部门,各管理部门按照自己的职责实施管理,管理脱节现象普遍存在。以科研项目为例,前期的科研项目立项、合同签订、合同管理由科技部门负责,科研活动开展期间科研经费的管理由财务部门负责,最后项目验收又由科技部门负责。财务部门与科研部门在科研项目管理过程中没有产生联动,在实际工作中出现科研经费使用不规范,广受诟病,部门科研项目不能按时结题,造成学校声誉受损。
2.财务人员结构不合理,难以适应新需要高等学校的办学方针以教学和科研为主,在编制紧的大前提下,学校紧缺的编制基本用于教学和科研人才引进。财务管理部门作为学校的行政机构,由于高校合并等原因造成财务队伍人员多,整体学历偏低,年龄偏大。相对而言,这种人员构成一般接受新事物能力较弱,在新知识学习过程中,呈现出进度慢,不深入的局面。多年不进人导致队伍中新生力量缺乏,整体队伍知识更新更加缓慢。部分同志认为传统模式还基本可以满足日常管理的需要,自己再过几年就可以退休了,不愿意接受新事物,更谈不上创新精神。近年财务制度不断变革对新时期财务人员的要求越来越高,现有的人员状况不能适应新需求。
二、高校财务集约化改革的必要性
集约化的“集”就是指集中,集合人力、物力、财力、管理等生产要素,进行统一配置;集约化的“约”是指在集中、统一配置生产要素的过程中,以节俭、约束、高效达到降低成本、高效管理,使企业集中核心力量,获得可持续的竞争优势。现代意义上的集约化经营,最早是从前苏联引进的,1958年前苏联经济学家第一次引用“集约”一词,将其解释为:在经济活动中,在同一经济范围内,通过增加要素含量、使要素投入更加集中或者采用要素组合的方式以及提高管理要素质量的方式来增进经济效益的经营方式。财务集约化是指以增强财务管控能力、提升运营效率和效益为目的,以“强管理,创效益”为核心理念,以现代信息技术为手段,以信息网络化、业务流程化、预算模型化、核算标准化、财权集中化、监控实时化、机构扁平化为特征的集中、精细、高效的财务管理方法。集约化财务控制不同于全面的集权控制,集权管理是指企业集团母公司对子公司的财务管理决策权的集中,集约化财务控制以统一的信息系统为平台,对事关企业发展战略的财务信息、资金管理、预算调控和风险监控等重点环节集权控制,通过重点环节的控制使财务管理渗透到企业所有经济活动中,与其他管理部门协作,实现企业运行的精益和高效。
高校实施财务集约化改革可以充分发挥高校的规模效益,最大限度地提高资金使用效率、降低资金成本,提高预算的准确性和科学性,提升会计信息的标准化水平,提高风险防控能力,使财务管理的核算、管理、控制和决策功能得到更加充分的发挥。财务集约化改革使高校的机构设置与组织方式精干而规范。财务集约化具有机构扁平化特点,组织扁平化摒弃了传统金字塔状管理模式,管理层次简化,减少中间层次,按照业务类型设立管理机构,业务执行高效、快捷。财务集约化改革促进业务流程标准化。业务流程标准化主要表现在预算模型化、核算标准化两个方面。要实现科学的集约化,必须改变原有单个的业务流程模式,实现业务流程的纵向与横向融合,密切衔接各个业务流程,以创新的方式改变传统的管理模式,优化各种核算标准、预算模型,形成标准快捷的高效率工作模式,实现高校整体工作效率的大幅提升。财务集约化改革使资源配置更加合理。资源配置体现在人、财、物三个方面。推行财务集约化管理有利于人力资源管理,统一调配,根据岗位要求,配备适合的人员,最大限度的发挥个人潜能,适时投入到财务管理活动中去;推行财务集约化有利于提升高校资金的使用效率,将原来的资金分散审核转变成为集中审核,资金就可以进行统一分配,在高校负债的背景下,有利于优化贷款结构,提高资金使用效率,减少资金的存量以及降低资金风险;有利于提升高校对财务风险的控制力,对预算与核算等都可以实现集中管理,从而使得高校的财务资源配置更加合理,降低了财务风险;财务集约化管理中科学的预算管理、严格的内控制度对高校的资产管理也有推进作用。
三、高校财务集约化改革具体步骤
1.完善内控制度,建立财务集约化管理的基础高校在财务管理的过程中不断制定出各种规章制度,这些规章制度随着时间的更替,环境的变化,管理的效能降低,很多制度已经不能适应管理需要。按照集约化管理要求对各项规章制度进行全面评价,对照即将实施的《行政事业单位内部控制规范(试行)》的要求,重建适应目前管理需要的各项规章制度,为高校推行财务集约化管理打好基础。
2.加强预算管理,建立预算管理模型预算管理是财务管理工作中首要集点,是高校财务管理的一个重要组成部分,建立科学的预算管理系统,对全年度高校的收入支出情况全面预算,提高管理的效能,优化资源配置。高校预算编制模型建立以学生人数、教职工人数、课时数量、实验数量为基础,按照收入来源建立收入模型,结合学校目标管理,科学预测收入;分析往年各基层预算单位实际支出数据,剔除非常规性因素,测算出各项支出与基础数据的系数,建立支出模型,形成科学的预算编制体系。制定预算相关管理制度,成立预算管理委员会,充分考虑高校预算编制、执行、监管和考核的全过程,建立科学的预算管理系统。
3.加强资金管理,统一集中调配资金管理是高校财务管理的第二集点。加强监管,严格控制银行开户,使用统一账号,与预算管理建立关联,掌握资金流入情况,集中高校所有资金。分析高校资金运行规律,结合高校教学科研活动开展进度,制定资金使用计划,实现资金统一调配,提高资金使用效率。
4.建立财务管理系统,实现信息共享分析高校各项教学科研活动轨迹,与财务管理工作所包含预算、核算、结算、财务报表、财务分析等相结合,理清各环节的工作流程,形成财务管理的整体思路,把各教学科研单位、管理部门作为系统用户,高校全体教职工为查询用户,以集约高效为目标,满足高校各层次用户的需要,设计覆盖全校的财务管理系统。如科研项目管理要改变传统的多头管理模式,在科研项目立项开始建立统一的经济业务管理模式。由财务管理部门创建管理项目,录入基本信息,发放科研项目IC卡,科技管理部门登入系统,补充合同要求,财务管理部门按照合同要求监控科研款项到账情况,及时反馈科技部门,并按合同要求将科研经费分项,以便规范使用,项目负责人持IC卡报销科研活动的各项费用。在这项经济业务中,财务管理部门、科研管理部门、项目负责人甚至项目单位都可以在共同的信息平台上完成自己的管理职能。
5.优化流程,实现业务联动优化流程最终达到业务流程的一体化,业务流程一体化管理要通过财务预算管理及资金流的控制来实现业务与财务的联动,保证业务活动按照财务的既定方案进行,实现财务的控制力和执行力。高校应成立相关监管部门,对于偏离财务目标的业务活动应及时反映管理层,便于实时调整管理决策。.积极采取措施,提高财务人员素质高素质的财务人员是推行财务集约化管理的基础。首先应从学历、职称等方面入手推出学习奖励机制,创建主动学习的氛围;定期组织业务培训,提高会计人员计算机操作能力,业务处理能力等,提高现有财务人员素质。在现有的人事制度下,采用人事、记账等手段,适当调整人员结构。
6.积极宣传动员,全面组织实施财务集约化不仅仅是财务部门人员的职责,也不单是某个部门的职责,而是整个高校全体员工的共同职责,应该从高校的各个层面去开展。加大宣传力度,使高校各管理部门充分认识财务集约化管理的必要性,充分利用覆盖全校的财务管理平台,全面组织实施高校推行财务集约化管理,能更好地发挥财务管理的效能。就资金管理方面而言,将资金集中管理,进行统一分配,实行财务集约化管理,这种管理方式能够很好地应对高校债务的局面,完成贷款结构的优化、减少资金的存量,提高资金使用效率,为教学科研工作开展提供资金保障;就财务管理服务监督职能而言采用公用信息平台的方式,高校各管理层按照自己的权限获得相关会计信息,财务管理公开透明,提升了服务质量;采用财务集约化管理,高校所有经济活动核算采用统一会计核算系统,规范管理,工作效率大幅提高,还能很好地履行会计的监督职能。新时期高校财务管理目标是社会价值最大化,通过高校财务集约化改革扩大与管理工作的互动与协同,有利于财务管理目标的实现。
作者：胡新婷 单位：长沙理工大学计财处
