项目档案管理论文范文1
档案规范执行问题较多
重点工程项目档案资料的整理不够规范，施工控制过程记录(如测量文件、原始记录)不齐全，原材料合格证、复合报告、材料(构件、配件）质量保证书资料不齐全。
监理单位对重点工程项目档案的过程监理与工程报检职责不明
各种随工检查记录中缺少签字，签章手续不全，在工程报验时，工程的相关资料不够齐全、完整、准确。
总包单位责任落实不到位
总包单位管理措施不具体，责任不明晰，没有认真履行对分包单位档案的汇总、组织交付验收等合同规定；没有及时组织有资质的单位进行工程总平面图、工程管线竣工图的编制、归档。工程项目档案存在的问题如得不到有效解决与整治，重点工程项目档案记录的内容就难以反映工程的真实情况，势必会影响到工程的建设，乃至今后的投入使用、维护管理和改扩建。因此必须加强工程项目档案的管理与规范操作，重点做好工程项目档案归档工作，保证工程项目档案的质量。
加强工程项目监控，保证工程项目档案质量
(一)健全规范标准来监控
近年来，国家档案与建设行政管理部门相继制定了《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《重点建设项目档案验收办法》、《电子文件归档与管理规范》等有关工程项目档案管理的规范性文件和一般性质量标准，使工程项目档案工作有章可循。具体到每个工程项目，应当结合实际，根据工程项目文件形成、积累与归档各个环节的具体情况，针对不同部门分别提出具体标准与要求。不仅要明确归档范围和要求，还要规范工程项目档案材料形成的种类和质量。如果仅仅满足于归档范围，而未对形成过程作出约束，归档就会成为无源之水，无本之木，工程项目档案的齐全完整就成为一句空话。
由于时间紧急或场景特殊，工程建设者往往会忽略以下材料的收集和归档：
1.地基开挖后的情况记录。验基要对该工程地质情况作出简要描述，按规定该签章的个人和单位要完善手续。
2.工程隐蔽记录。凡是在工程施工中上道工序被下道工序所掩盖的重要部位应做好隐蔽记录。
3.质量问题处理记录。工程监理单位对工程活动中发生的质量问题及其处理措施、实施过程、处理后的检测结果和鉴证情况要做好详细记录。
4.主要建材、构配件试验报告。主要建筑材料与构件、配件，必须经过质量检验及技术参数测定，有的是供应厂商提供的试验报告，有的是承建单位委托科研机构进行检测。送检的建材、构配件一定要形成书面检测报告，供应厂商的试验报告也要收集齐全。
5.工程建设情况报告。单项工程和整个工程竣工后，应当撰写一个专题总结或情况报告，将该项工程建设情况及其基本情况，尤其是一些档案材料中没有记载而十分重要的材料，在总结中应加以说明，以备查考。
为确保这些重要档案材料的形成，必须通过工作标准、操作规程等做出强制性规定，并且在收集、整理档案材料的过程中认真加以甄别，鉴定文件材料的真伪，使所有档案材料能够真实准确地反映建设活动。
(二)运用管理制度来监控
严密、科学的管理制度，是确保工程项目档案质量的保证。建设单位在招标、投标以及与勘察、设计、施工、监理等单位签订合同时，要特别明确工程项目档案管理的责任与义务。勘察、设计、施工、监理等单位要认真收集和整理本单位所形成的工程档案，及时向建设单位移交。工程监理单位在对工程质量监理的同时，还应将工程档案质量纳入监理的范围，要完成一项审理一项，使工程项目档案质量得到全程控制。
(三)采取跟踪管理来监控
跟踪管理是国家对工程项目档案管理的基本要求，其主要内涵是档案工作要与工程建设开始同步，与工程建设同步，与工程竣工验收同步。实行同步跟踪管理，便于将工程项目档案质量监控机制贯穿于工程建设的全过程。
工程档案的同步跟踪管理要抓住以下关键环节，并明确相应的质量要求：
1.文字材料登记。对进入现场指挥部的所有文字材料，要有专人登记管理，注明文字材料的名称、编制单位、时间、来文单位、签收人签名等，发现来文不符合质量要求的要及时处置。
2.蓝图清点鉴定。蓝图需要逐套清点、鉴定，发现问题，如有缺图、漏项或不清晰、份数不够的，及时向设计部门索取，确保每套图纸的完整、准确。
3.变更设计归类。对设计修改、补充的变更通知单一定要按不同的专业逐份进行分类登记。可将设计变更依据性文件按其产生的来源分为三大类，即设计方编制的设计变更通知单，施工方申报经设计部门确认生效的业务联系单、技术核定单以及建设方产生经各方确认的有效图纸的会审、工程会议纪要等。这三大类文件一般经过设计方签章后即视为生效文件，一定要保证手续完备有效。
4.设备开箱技术文件收集。档案人员必须参加重要设备的开箱，详细填写好“设备开箱资料验收记录表”，作为竣工交付验收档案的凭证。若发现开箱资料不齐全、不配套，要及时反映，向厂家、商家索取，索赔技术文件。
5.声像、光(磁)盘归档。由于形成这些载体的渠道较多，经手人员复杂，稍微疏忽就容易造成档案散失。因此，档案一经形成就要立即收集、鉴定，妥善保管。
6.竣工图编制质量。目前，竣工图的编制主要是以施工图为基础，通过将施工过程中的有效变更依据性文件在施工图上予以充分、准确地反映和标记后形成的，保证了设计变更依据性文件在数量上的全面性与内容上的准确性，同时保证了竣工图的编制质量。这些设计变更依据性文件既是施工变更的依据，也是编制竣工图的依据。
实施工程项目档案管理“三同步”，保证工程项目档案质量
在工程项目档案管理工作中，必须做到“三同步”，即制定工程项目档案收集计划与工程立项同步，工程档案收集与工程设计、施工同步，工程档案验收与工程竣工验收同步。
(一)制定工程项目档案收集计划与工程立项同步这是做好档案收集工作，保证工程项目档案完整、齐全的重要环节。工程档案包括从工程立项到竣工验收期间产生的档案材料，贯穿于工程建设的始终，从另一个角度来看，它又分别产生于建设单位、设计单位和施工单位，而对大的项目来说，设计单位和施工单位往往还不止一个。因此，工程项目产生的档案情况相当复杂，如果没有一个详细的计划，要想最终保证档案的完整齐全是不可能的。因此，作为一个工程项目的所有者，同时也是工程项目档案收集工作的总责任人——建设单位，必须在工程立项时就制定一个详细的收集计划，包括该项工程可能产生哪些档案，分别产生于哪些部门，如何收集，以及质量要求等；同时还应明确专职或兼职档案人员的职责。
(二)工程项目档案收集与工程设计、施工同步这一阶段是工程建设的主要阶段，工程项目档案也主要产生于这一阶段。档案管理人员对于设计、施工过程中产生的工程项目档案，应做到随时收集，对较大的工程，还要对分阶段收集来的档案及时进行整理以防止散失遗漏；同时还要对有关部门进行监督，防止弄虚作假，从而保证档案的完整准确，确保其质量。
(三)工程项目档案验收与工程竣工验收同步以往，有关部门对这一环节最为重视，认为这是一个关键环节，把好这个关口，就能保证档案的完整、齐全并确保其质量。但事实上这样做其实是本末倒置，因为正如同工程质量在工程设计、施工阶段就已经确定了，竣工验收只是“验收”而已一样，工程项目档案的质量，也是在产生的时候就已确定了，这时再抓，显然是马后炮。
当然，也不能否认对工程项目档案进行验收的重要性。对工程项目档案进行验收是将各阶段、各部门产生的工程项目档案进行汇总，并按照有关规定，尽快归档或报送有关部门，以防止散失在无关单位和个人手中，造成“人去档空，不知所终”的结局。总之，工程项目档案管理实行“三同步”有利于杜绝虚假档案，有利于档案行政管理部门职能的发挥，有利于工程项目档案质量的提高，是确保工程项目档案质量行之有效的方法。
加强固定资产投资项目档案管理的措施
(一)强化责任意识，加强对工程项目档案管理工作的组织领导建设单位要根据档案法律、法规的要求，进一步强化责任意识，加强对档案工作的领导，建立健全项目档案工作领导责任制，将项目档案管理纳入部门职责和岗位责任制，与考核挂钩。建立以档案部门为核心，项目各参建部门共同配合的工程项目档案工作管理体系，对工程项目档案管理工作齐抓共管，确保工程项目档案管理的质量。
(二)强化全程受控，加强对工程项目档案工作的计划管理将工程项目档案管理列入工程项目实施网络计划中，实现立项阶段就制定归档计划，确定工程项目档案直接负责人，实行节点和全程控制，保证工程项目档案管理工作与各项工作紧密结合，从而促使工程项目档案的收集、积累与工程项目实施进度同步进行，使工程项目档案文件材料全程受控。
(三)强化合同管理，提高工程项目档案管理的法律约束力将工程项目档案管理的相关要求纳入合同管理，在工程项目委托招标与设计、施工、监理等参建各方签订合同、协议时，设立专门条款，明确对工程项目文件的编制责任、份(套)数、质量、交付时间、违约罚则等内容的规定；也可将有关标准与规范的内容作为合同附件，实行档案交付情况与结算挂钩。
(四)完善工程项目档案管理制度与业务操作规范完善工程项目文件管理程序和工程项目档案管理制度，做到程序化、成体系、覆盖全，职责要明确，要求要具体，控制和考核测试要有力度。根据工程项目具体特点，制定针对性、操作性强的归档范围、归档要求和整理编目规范。在工程项目实施的全过程中，加强电子、声像档案管理，并按有关标准及时整理归档。
项目档案管理论文范文2
数字化档案的凭证价值，取决于元数据的整体性，如果对于某份数字化档案的元数据整体中某一项元数据缺失，那么该份数字化档案的凭证价值也就丧失。因此元数据的实施一定要标准化，要想保证元数据在实施中的整体性，只能依靠标准化。
1数字化档案管理元数据需求分析的内涵
在现有的国际、国内、行业等标准的基础之上，才能实现数字化档案管理元数据的需求分析，这些是针对具体的数字化档案类型、用户、业务管理流程等采用科学的方法所进行的元数据模型中元数据功能项的设置分析及对其描述的过程。这个功能的意思是要基于元数据元素、元数据模型。根据这一定义，应该明确的是，数字化档案管理元数据的需求首先是一种功能需求，需要确定需求分析的信息源并施以科学的方法。
2 数字化档案管理元数据需求分析的信息源
数字化档案管理需求分析的信息源，是以数字化档案管理元数据需求分析的信息来源范围为主要的另外包含权威性文献、数字化档案本身、用户等。
就其本身而言的话，数字化档案的分类丰富，有多媒体数字化档案、视频档案、音频档案、图像、图形档案盒数字处理档案，因此，其信息源范围可以是关于字处理档案、图像档案、图形档案、音频档案、视频档案以及多媒体数字化档案的管理元数据范围的需求分析。
针对权威性文献而言，权威性文献可以分为法规、标准、政策、规范、最佳实现及理论等，因此，其信息源的分析范围可以是国内外的有关文件管理、档案管理和数字化档案管理的法规、标准、规范、最佳实践及理论中存在着的有关对数字化档案管理元数据需求的分析。
针对用户而言，信息源的分析范围可以是对文件管理者、档案管理者、数字化档案管理者、计算机系统管理员以及数字化档案利用者所提出的分析方法。
3 数字化档案管理元数据需求的分析方法
在数字化档案管理元数据领域中，对数字化档案管理元数据进行需求分析，要采用科学的方法才能保证其分析的科学性和准确性。笔者认为，有两类方法：一类是自上而下演绎分析法；另一类是自下而上归纳分析法。
3.1自上而下演绎分析法
3.1.1文献参考法
文献参考法，以“文献”形式表述有关法规、标准、政策、规范等，以保证符合现行法律的规定，是从“文献”的抽象到具体数据元的确定的方法。主要是从所涉及文件管理的文献中概括出数字化档案元数据的需求。美国匹兹堡大学的元数据项目是运用此法的主要代表项目，该项目主要研究文件管理的中凭证要求（简称《baC项目》）。
3.1.2理论推导法
从文件管理理论出发进行归纳演绎，以层层递进的逻辑来验证数字化档案管理元数据的合理性，即是理论推导法。
目前流行的文件管理理论主要有：文件连续体理论、文件生命周期理论和文件运动理论。不论采取哪种理论作为我们的研究依据，都对数字化档案管理元数据的需求均具有一定的指导意义。
以澳大利亚元数据研究项目《教育、研究与产业合作项目》（SPIRT project）为例，他们所制定的元数据主要依据澳大利亚所独创的“文件连续体理论（records continuum thinking）”；而加拿大不列颠哥伦比亚大学研究项目《数字化档案完整性保存项目（UBC）》则依据的是文件运动理论理论。按照我国目前的档案管理相关理论，我们要采取在我国比较流行的文件生命周期理论。
3.2自下而上归纳分析法
3.2.1调查访问法
通过对文件创建人员、文件管理人员等相关的专业人员等进行跟踪访谈和数据分析，按照用户的实际需要，在大数据的基础上得出数字化档案管理元数据需求。另外用到此方法的是在跨国联合项目――文件永久性凭证性问题在电子系统里的应用（简称INTERPARPES）。
3.2.2流程实际法
按照档案实际管理的业务流程为基础，通过数字化档案在管理过程中的运动为分析的切入点进行需求分析。研究者持有这类分析方法会认为文件管理流程和元数据是分不开的，所以，要理解元数据，就要紧紧联系数字化档案管理流程实际，值得注意的是，不是传统的手工管理业务流程。
以上方法各有优劣，如文献参考法，可以从宏观上保证建立的数字化档案管理元数据具有合法性和凭证性，但建立的标准过于宽泛；理论推导法，可以保证其合理性和系统性，但建立的标准偏向理论性，实用性不强；基于用户访问法建立的标准，其实用性和操作性较好，但缺乏完整性与系统性；流程实际法，即使具有可行和运用性范围依旧被局限。所以说，数字化档案管理元数据的需求分析时，需要综合作用各类所学多种方法分析需求，而不是孤立、单一的只作用一种方法，这样做才可能满足数字化档案元数据更全面和客观的需求。
4关于数字化档案管理元数据需求分析体系模拟建构
在以上探讨数字化档案管理元数据需求分析的内涵、信息源及方法的基础上，笔者尝试模拟建构需求分析体系。
首先，根据具体行业、应用领域的目标与特点，确定数字化档案管理元数据需求分析的信息源；需求分析的信息源主要包括，文献（规范、标准）、数字化档案本身、用户、数字化档案管理业务流程等方面。其次，对需求分析信息源进行分类整理、审读，综合采用科学的方法对信息源进行分析，简练出数字化档案管理数据的需要并形成需求陈述。再次，针对各需求陈述进行元数据的提炼，将提炼到的元数据进行分类，再将具体的元数据纳入到分析框架。最后，判断元数据元素项的设置，形成数字化档案管理元数据体系模型。
参考文献：
[1]阴庞龙，何景武. 大型客机构型管理研究[J]. 民用飞机设计与研究，2009（S1）
项目档案管理论文范文3
关键词：《档案管理》；2012年；文献计量；统计分析
1 引言
《档案管理》创刊于1986年[1]，连续入选中文核心期刊，刊发了大量高被引的论文，备受业界关注。为客观准确地反映《档案管理》2012年的载文情况，作者对当年刊发的全部文章进行了各项统计。为确保统计数据的准确，对关键词作了必要的规范，归并了重复引文，剔除了无文献来源的注释性引文，并对全部引文逐一进行了核对，修正了引文中的差错。
2 统计分析方法
利用文献计量学的方法，对该刊2012年刊发的文章从栏目发文量、作者及地域和机构、主题、基金论文、引文类型及年代分布等方面进行统计分析，运用CNKI检索了被引情况。根据载文实际和统计分析的需要，作者统计分析不含“通讯”、“卷首语”、“文摘”等栏目的文章，主题统计分析不含无关键词的文章，引文统计分析不含无参考文献或参考文献类注释的文章。
3 载文统计分析
3.1 载文栏目发文量。2012年《档案管理》设置有“卷首语”、“理论探讨”、“争鸣”、“业务研究”、“局馆长访谈”、“专题沙龙”、“调查报告”、“海外采风”、“工作园地”、“史料钩沉”等18个栏目，共刊发文章277篇，表1是主要栏目的发文数量。发文量集中于“工作园地”、“业务研究”、“调查报告”和“理论探讨”四个栏目（表中单列了占比）。
3.2 作者分布。作者统计针对“工作园地”、 “业务研究”、“调查报告”、“理论探讨”、“海外采风”等9个栏目的242篇文章，其中独著210篇，两人合著28篇，三人合著4篇，分别占统计文章的86.78%、11.57%和1.65%。
3.2.1 作者发文数量。最多的发文6篇，共两人，发文3篇以上的作者共12人（“+”后为第二作者发文数），另有马帅章等28人发文2篇（含非第一作者）。
3.2.2 第一作者地域分布。以第一作者发文最多的为河南作者（168篇），其次是北京（9篇）、山东和上海（各8篇），发文作者涵盖了19个省市。河南省又以郑州、开封、濮阳作者发文数量居多（105篇）。
3.2.3 第一作者机构分布。由于有些文章作者单位不够具体，对统计数据的准确性有一定影响。242篇文章中，各类院校和各级各类档案馆（局）的作者占比较高，分别发文102篇和82篇。
3.3 主题分布。关键词是从文献的标题、摘要和正文中选取的，能够反映文献的主题[2]，因而选用关键词进行主题分析。2012年《档案管理》中有关键词的107篇论文共有关键词401个，篇均3.75个。涉及关键词305个，最多的仅出现8次，可见分散度较大。为较好地反映文献主题，可将表达相同或相关概念的关键词进行必要的统一，如将“档案馆”、“档案局”、“档案部门”等统一为“档案馆”。规范统一后，利用自编的软件处理得到以下统计结果。
3.4 基金论文。2012年基金项目论文共25篇，基金论文占比超过10%。其中，河南省档案局科技项目《转变档案行政管理职能研究》、《档案执法理论与实践研究》各发文3篇，河南省档案局科技项目《档案立法技术研究》发文2篇，基金发文量如表4所示。
3.5 引文统计。2012年《档案管理》文章中，列有参考文献、参考文献类注释的论文96篇，共有引文725条（其中外文13条），篇均引文7.55条。从年代分布看，2005年后的引文数量占66.62%。引用文献类型中，期刊论文最多，占比达70.62%，其次是电子文献、图书和学位论文。表5列示了引文的年代分布（“其他”为1980年前或无法确认年代的）。
引用文献中的期刊论文共涉及期刊139种，其中以档案类期刊为主，排在前9位的都是档案核心期刊，其次是非核心档案类期刊和图书情报类核心期刊。
3.6 被引统计。通过中国知网检索，截至2013年4月23日，2012年《档案管理》刊发的被引论文达25篇，其中《中部六省市级档案网站评估指标体系的构建及评估结果分析》被引3次，《浅谈事业单位档案的信息化建设》等两篇各被引2次。表6列示了十种档案学期刊2012年发文及被引情况。
4 结论
通过以上统计和分析，可以得出以下基本结论。
4.1 从栏目发文分布看，“工作园地”、“业务研究”、“调查报告”和“理论探讨”四个栏目是发文主体，“工作园地”和“业务研究”两栏目的发文量超过发文总数的一半，表明《档案管理》特别注重结合工作实际，与其“以业务指导为主，兼顾学术性和可读性”[1]的定位是一致的。
“卷首语”是许多档案刊物共有的栏目，但《档案管理》六篇卷首语的内容均为“档案依法行政管理”，对做好档案工作有很强的针对性和指导性。
4.2 载文中独著文章居多，发文2篇以上的作者超过40人，他们独立或合作发文的数量超过100篇，表明《档案管理》已形成较为稳定的作者队伍。但作者以个人自由研究为主，论文合作程度偏低[3]。
发文作者的地域和机构数据表明，《档案管理》立足河南，面向全国。注重反映本省的研究成果，注重各级各类档案馆（局）的业务交流，不断传播和促进学术研究。发文作者集中在各级各类档案馆（局）和各类高校，反映了这两个系统科研能力较强[3]。
4.3 从关键词的词频可以看出，《档案管理》2012年特别注重刊载“档案执法”、“档案法规”和“立法”方面的文献，同卷首语的内容相呼应。此外，“档案馆”、“档案”、“档案管理”、“档案鉴定”、“档案服务”等也是刊载的重点，有很强的实际工作指导价值。但列有关键词的论文偏少，在一定程度上影响了主题统计结论的准确性。
4.4 基金项目多为与档案工作相关的省部级以上项目，基金项目级别较高。基金论文占比虽不算高，但针对性很强，较充分地反映了档案科研特别是档案执法和立法研究方面的最新成果。
4.5 引用文献表现出期刊论文多、核心期刊论文比重大、引用年代新的特点，表明刊载的论文注重高水平档案学研究成果的吸收，注重图书情报领域研究成果的借鉴，同时广泛吸纳其他学科的成果。但列有引文的论文偏少，有些著录不准确，外文引文较少。
4.6 尽管统计的时间段较短，而论文的被引和被引率均有较大的滞后性[4]，但截至2013年4月23日的2012年载文被引同其他档案类期刊2012年载文被引的对比表明，《档案管理》有较高的被引量，一定程度上反映了该刊在档案类核心期刊中有较高影响力。
参考文献：
[1]《档案管理》杂志社.《档案管理》简介[EB/OL].（2011-04-25）[2013-04-01].http：///w_NewsShow.asp？ID=0：2628.
[2] 倪丽娟，于淑丽.档案学研究热点分析——基于2004～2008年《档案学研究》、《档案学通讯》论文关键词的词频分析[J].档案学通讯，2010（1）：19～22.
[3]袁小翠.2005年～2011年我国档案信息化研究文献计量分析[J]. 档案管理，2011（6）：60～62.
项目档案管理论文范文4
关键词：工程项目，档案验收，归档
工程项目档案是指工程建设过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。主要包括工程项目的项目建议书、可行性研究、立项批文、项目建设许可、征地资料、招标资料、工程合同、勘察设计资料、施工图预算、设计变更、设备材料采购资料、现场签证、工程监理资料、项目试车资料、竣工验收资料等文件资料。做好工程项目档案的收集、编撰、管理和使用，使档案资料全面、完整、规范、通用，对于工程建设的顺利进行和工程建设后顺利交付生产、使用以及为工程项目将来的维修、扩建、改造等都有着十分重要的作用。
1、工程项目档案管理特点：
工程项目档案反映工程建设活动的全过程，是其专业技术活动的真实记录，从项目的提出、论证到开工、建设、试运行、验收，一直处于动态，具有动态性。工程项目档案包含的内容多、范围广、数量庞大。因此工程项目档案的形成渠道多，来源广泛，它包括了从项目立项、工程招投标、勘察设计、设备材料采购、施工安装、试运行、竣工验收等项目实施过程中形成的全部文件材料。一个工程项目往往有多个参建单位，工程项目档案的管理不仅仅是建设单位单方面的工作，它从形成、整理、审核到移交，需要建设、设计、施工、监理、设备供应及安装等参建单位共同来完成，是一项需要密切配合的工作。建设单位和各参建单位需要分工协作，共同完成，以保证整个工程的档案管理工作科学、有序的进行。
2、工程项目档案工作的组织管理
建设单位为项目工程的法人主体，是项目建设包括档案管理工作在内的各项组织工作的核心，对整个项目档案工作负有组织、协调和监督指导的总体责任。项目档案管理的质量，关键取决于建设单位的组织管理。只有建设单位做好参建单位的组织、协调和管理，使他们明确各自在工程项目档案工作中应该承担的责任，并给予积极配合，才能保证整个项目档案工作顺利进行。对各参建单位档案工作的组织管理工作应该从以下几个方面入手：
一是将项目档案管理工作纳入工程质量行政领导责任制，明确分管档案工作的相关领导；将项目档案的收集、管理纳入工程建设计划；纳入各承办机构和有关部门的职责范围和岗位责任制，并制定相应的检查、考核措施，不让项目档案的管理只停留在形式上和文件上。
二是建立档案管理网络，配备专、兼职档案工作人员，落实项目档案工作的组织管理体系；建立健全项目档案的各项管理制度、标准和规范，使项目档案工作有章可循；配备保证项目档案工作正常开展的设备、设施，以及实行现代化管理的必要条件。
三是将项目档案管理纳入合同管理。项目建设单位在项目的招投标和签订合同时，要建立专门条款，明确规定各参建单位对项目文件材料责任及完成目标，将各自形成的文件材料及时归档，不得分散管理，不得由业务部门和个人私自保存应归档的文件材料，明确监理单位对项目文件材料的监督和审查工作。
四是监督和指导各参建单位将项目档案工作与工程建设同步进行；制定档案分类方案，对项目档案整编标准提出要求并进行质量审核。
3工程项目档案管理工作与工程建设同步进行
项目文件管理及档案验收、移交归档是工程建设与管理工作的重要组成部分，应贯穿于工程项目建设过程的各个阶段，实施工程项目文件、档案管理与工程建设同步管理。工程项目文件的收集、整理，档案的移交归档与工程的立项准备、工程竣工验收同步进行，使对档案业务的监督指导贯穿与项目建设的各个阶段，其工作情况纳入经济责任制考核。才能保证项目管理档案的完整与系统。档案管理工作与工程建设同步进行主要做好以下几个方面：
一是在项目的准备阶段，从工程项目的提出开始，档案人员就及时介入，建档工作即应开始。前期文件应该包括四类：围绕立项形成的文件材料。包括立项申请、可行性研究报告、项目评估、环境预测、项目概算、项目批复、设计任务书等；设计基础材料。包括地质水纹勘察报告等；设计文件。包括初步设计、技术设计、施工图设计、总体规划设计、设计计算等；工程项目管理文件。包括征用土地批准文件、红线图、拆迁协议和环保、消防、水、电、暖等供应协议等。
二是在项目建设的施工阶段，档案人员应该与工程技术人员密切配合，帮助工程技术人员按照归档规则规范整理档案资料，做好档案资料的甄别、收集归档工作。这个工作包含三类文件：施工准备与施工文件。主要有承包发包合同、开工报告、施工执照、图纸会审纪要、施工方案、规划、施工预算、原材料及构件出场证明、质量鉴定及材料试验报告、技术会议纪要、设计变更洽商单、施工日记、施工大事记、事故处理报告、施工总结、隐蔽工程验收记录、工程分项质量检查等；设备及管线、电气仪表安装施工文件。包括施工方案、焊接试验报告、安装调试记录
三是竣工验收阶段，档案人员应与工程监理人员、技术管理人员密切配合，以确保竣工阶段档案的质量。这个阶段产生的文件材料有竣工验收申请、竣工报告、竣工会议文件，竣工图、项目质量评审材料、验收鉴定书、工程决算书、审计报告等。
4、工程项目档案验收管理工作
工程项目档案验收是工程项目竣工验收的重要内容，应提前或与项目竣工验收同步进行。档案内容与质量达不到要求的工程，不得通过档案验收；未通过档案验收或档案验收不合格的，不得进行或通过项目的竣工验收。工程质量检验资料已通过工程质量检测部门审核，竣工图已通过监理单位、工程项目管理机构和工程所属单位相关技术人员会审。在进行档案专项验收前，档案人员务必监督指导工程单位技术人员进行自查，同时组织参建单位、各职能部门的有关负责人员和技术人员、档案工作人员预验收。首先检查各专业、各阶段档案内容是否齐全、整编是否规范、是否为原件。论文格式。其次要检查签字盖章手续是否完备。第三要检查文字、图表、声像及电子文件等材料质量是否符合归档要求。论文格式。
5、工程项目档案管理质量管理的要求
归档的项目材料一般为原件，他的内容极具深度必须符合国家有关项目勘察、设计、施工、监理等方面技术规范、标准和规程，并且内容必须真、准确，与项目实际相吻合。要采用耐久性强的书写材料，材料中的文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面。图纸宜采用国家标准图幅，图纸一般采用蓝图，计算机出图必须清晰。竣工图应该是新蓝图，所有竣工图均应加盖竣工章，利用施工图改绘竣工图的，必须标明变更修改依据，变更部分超过1/3的，应该重新绘制竣工图。组卷应该遵循自然形成规律，保持卷内文件的有机联系。当一个工程项目由多个单位工程组成时，工程材料应该按照单位工程组卷。最终要求工程项目档案质量完整、准确和系统。档案的完整是指按照《国家重大工程项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）所确定的内容，将工程项目建设过程中应该归档的文件、资料归档，确保各种文件原件齐全。档案的准确是指档案的内容真实反映工程项目竣工时的实际情况和建设过程，做到图物相符，技术数据准确可靠，签字手续完备。档案的系统是指按其形成规律，保持各部分之间的有机联系，分类科学，组卷合理。
结束语
工程项目档案是工程项目的宝贵财产，是工程建设者的智慧的结晶，是历史的真实见证。论文格式。工程项目文件的形成和积累纳入工程建设的各个环节，并落实到各参建单位和各级技术人员、档案人的职责范围内，控制好建设工程全过程文件材料的形成和积累，才能保证工程项目档案的完整、准确和系统。
参考文献：
[1]DA/T28-2002，档案的完整是指按照《国家重大工程项目文件归档要求与档案整理规范》.
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[3]王传宇，科技档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社，1998.
[4]邓少新，档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社，1999.
项目档案管理论文范文5
关键词：水利工程，验收
1、档案工作保障体系
项目法人认真履行对水利工程档案负责的职责，在管理机构、人员配备、制度建设、明确职责、经费保障和设备设施配备等方面，为项目档案工作的开展创造了较好的条件，保障了项目档案工作的顺利进行。
1.1组织保障
明确档案工作的分管领导、机构或部门，并配有一定数量的专职档案管理人员。建立了由项目法人负责，各参建单位组成的档案管理网络，并明确相关责任人。
1.2制度保障
按“集中统一管理”的原则，建立完善的水利工程档案管理制度或办法,明确规定各责任单位的职责与义务，并有相应的控制措施。分别制定项目文件材料的归档范围和保管期限表、实用的档案分类方案和整编细则等用于档案整编的相关制度或工作规范和档案接收、保管、利用、安全及统计等内部工作制度。
1.3经费保障
项目法人将档案工作所需的各项业务经费，列入工程总概算或年度经费预算，并能满足档案工作的需要。
1.4设备设施保障
有符合安全保管条件的专用档案库房，办公与库房的设备设施及档案装具均能够满足工作需要。
1.5各项管理制度或措施的贯彻落实与实施情况
签订有关合同协议时，同时提出归档要求；检查水利工程进度、质量时，同时检查工程档案资料的收集、整理情况；项目成果评审、鉴定或项目阶段与完工验收时，同时检查或验收相关档案。法人对设计、施工、监理等参建单位的档案收集、整理工作进行监督指导。论文参考网。档案部门或档案人员对本单位各业务部门或所属分支机构的档案收集、整理、归档工作进行监督指导，纳入水利工程质量管理程序，按期上报建设项目档案管理登记表。
2、应归档文件材料质量与移交归档
应归档文件材料的内容应达到完整、准确、系统；形式应满足字迹清楚、图样清晰、图表整洁、标注清楚、图纸折叠规范、签字手续完备；归档手续、时间与档案移交符合要求。
2.1文件材料完整性
文件材料应包括：建设前期工作文件材料（含设计及招、投标等文件材料）、建设管理文件材料（含移民管理工作相关材料）、施工文件材料、监理文件材料、工艺设备文件材料、科研项目文件材料、生产技术准备及试生产文件材料、财务、器材管理文件材料、验收文件材料（含阶段、专项、竣工）、项目法人按规定完成项目总平面图与综合管线竣工图的编制工作材料、声像材料和监理单位对施工单位提交的工程档案内容与质量提交专题审核报告等。
2.2文件材料的准确性
文件材料反映同一问题的不同文件材料内容应一致。竣工图编制规范，能清晰、准确地反映工程建设的实际，竣工图图章签字手续完备；监理单位按规定履行了审核手续。归档材料应字迹清晰，图表整洁，审核签字手续完备，书写材料符合规范要求。声像与电子等非纸质文件材料应逐张、逐盒（盘）标注事由、时间、地点、人物、作者等内容。案卷题名简明、准确，案卷目录编制规范，著录内容详实。卷内目录著录清楚、准确，页码编写准确、规范。备考表填写规范，案卷中需说明的内容均在案卷备考表中清楚注释，并履行了签字手续。图纸折叠符合要求，对不符合要求的归档材料应采取必要的修复、复制等补救措施。案卷装订牢固、整齐、美观，装订线不压内容。论文参考网。单份文件归档时，应在每份文件首页右上方加盖、填写档号章。案卷中均是图纸的可不装订，但应逐张填写档号章。
2.3文件材料的系统性
分类科学。依据项目档案分类方案，归类准确，每类文件材料的脉络清晰，各类文件材料之间的关系明确。组卷合理。遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，组成的案卷能反映相应的主题，且薄厚适中、便于保管和利用。设计变更文件材料，应按单位工程或分部工程或专业单独组成一卷或数卷。
排列有序。相同内容或关系密切的文件按重要程度或时间循序排列在相关案卷中，反映同一主题或专题的案卷相对集中排列。
2.4归档与移交
归档。论文参考网。项目法人各职能部门和相关工程技术人员按要求将其经办的应归档文件材料进行整理、归档。
移交。各参建单位按单位工程或单项工程向项目法人移交了相关工程档案，并认真履行了交接手续。
3档案接收后的管理
档案管理工作有序，并开展档案数字化工作，为水利工程建设与管理工作提供了较好的服务。
3.1档案保管、统计
档案柜架标识清楚、排列整齐、间距合理，馆（室）藏档案种类、数量清楚，并按期报送有关档案年报。定期对档案保管状况进行检查，落实库房防火、防盗、防光、防水、防潮、防虫、防尘、防高温等措施，确保档案安全。
3.2档案利用
开展多种形式的档案利用工作。积极进行档案编研工作，包括有水利工程项目简介、工程建设大事记、科研成果简介或汇编、有关专题介绍和主要基础资料汇编等档案编研成果。
3.3档案信息化
积极开展档案信息化工作。配有档案管理软件，建有档案案卷级目录、文件级目录的数据库。开展档案全文数字化工作，在档案统计、提供利用等工作中发挥重要作用。对归档的电子文件材料，进行有效的管理。与单位局域网联通,能提供网络服务,并具有网络数据库的安全防范措施。
项目档案管理论文范文6
1 建设项目档案行政许可的法律规定
按照《行政许可法》的规定，省级地方政府可以设立行政许可，档案行政管理部门对认为应当设立行政许可的应当向同级人民政府申报。有关建设项目的档案行政许可在各地法规、规章中主要体现为重点建设项目档案的专项验收，目前各省、直辖市都在档案管理的条例中对重点建设项目的档案验收进行了规定，例如河南、上海、辽宁等，条例中规定了建设项目档案的验收主体、认可文件等，可见建设项目档案行政许可是档案管理中十分重要的一项内容。
建设项目档案行政许可的管理主要是为了解决实践中一些重点建设项目档案专项验收不规范、档案不齐备、不完整和不准确的问题。我们在实施建设项目档案行政许可的管理工作中，要强化专项验收，确保重点建设项目档案行政管理的质量和水平。
2 重点建设项目的档案行政许可实施过程与要求
（一）强化档案行政许可的程序规范化
无论是在行政许可的法律规定中，还是档案法的规定中，都明确了对档案行政许可的程序性要求，因此作为档案行政管理部门要严格按照程序进行规范化的处理，以下笔者将重点的程序进行简要的分析。以重点建设项目的档案行政许可来说，在程序上主要包括四项，笔者对其规范要求进行简要的分析。
第一，申请与受理，这是重点建设项目档案管理的第一项程序，要求由申请人按照规范要求整理相关档案并进行电子存档备份，然后向审批部门的档案业务部门提交申请，并出示相关公司的证明文件和委托证明。受理部门进行查验核对，并将有关证明文件复印存档，提交系统后形成受理通知书交由申请人和档案部门存档。
第二，审查，在程序上审查需要由受理档案行政许可的部门与建设项目相关主管部门一同对建设项目档案进行审查验收，在这项程序中需要听取工程档案的相关情况，并现场查看项目档案的整理情况以及是否有备份等具体情况，对于存在问题的要提出意见并要求整改，对于审查中的情况还要做好记录并存档。
第三，决定审批，业务受理部门在完成建设项目档案验收后，要将最后的意见结果形成报告交由档案管理部门负责人进行审批，审批同意后发送给申请单位，通过系统形成档案行政许可审批表，填好各项信息后出具行政许可决定。
第四，送达，行政许可决定一般直接送达，但是需要注意的是还有送达回证，需要送达人与申请人共同签字盖章，完成送达后要将回证进行存档。
（二）强化档案行政许可的时效性
无论是在行政许可的法律规定中，还是档案法的规定中，都明确了时效性的要求，因此在档案行政许可中也要确保时效性，提高办事效率。在重点建设项目的档案行政许可管理工作中，要保证时效性，就要从过程进行强化，以下笔者从过程角度对确保时效性进行探讨。
第一，申请与受理的时效性要求与处理，一般存在三种情况，对于符合申请内容与要求的必须要即时的进行受理并填写相关的申请材料，出具受理通知书；对于申请人提出的申请事项不需要取得行政许可或者不属于档案管理部门的受理范围 的，要及时、明确的告知申请人，同时也要出具不受理通知书；申请人提交的材料中存在错误的，如果可以现场改正应当允许其现场改正，对于材料不齐全或者材料形式不符合法定要求必须要进行补正的，应当出具补正通知书，并且将需要补正的材料告知申请人。
第二，审查阶段的时效性要求与处理，对于受理的建设项目档案行政许可，要对接收的各项材料进行及时的审查，由于一些建设项目具有较强的专业性或者涉及其他部门的管理，审查中有必要时要咨询相关部门的意见。
第三，决定阶段的时效性要求与处理，审查完成后要形成决定，按照时效性要求，从手里行政许可申请到决定作出之日，应当不超过一定的期限，现在一些地方规定的有二十日内、三十日内，各不相同，作为档案行政管理部门一定要在规定的时间范围内做出决定，或者准许或者不准许。如果有特别复杂的情况需要延期的，按照规定可以延期的，应当作出延期的通知并送达申请人知晓。
第四，送达阶段的时效性要求与处理，在决定作出准许或者不准许的决定后都要及时的将决定结果送达给申请人，时间应当是在作出决定之日起的十日内。
（三）强化档案行政许可的完整性
对于建设项目的档案行政许可，实施许可的过程中会形成各种的文件资料，因此档案部门一定要在过程中就进行规范化的整理，确保档案行政许可的完整性。结合档案法律法规和管理的要求，笔者认为确保档案行政?S可的完整性应当从以下几个方面进行强化：
首先，要在实施档案行政许可的过程中注意对相关资料文件的收集，这项工作实际上很简单，对于建设项目而言申请档案行政许可一般都明确要求申请材料目录，只要按照材料目录进行收集即可；其次，在材料的收集过程中尤其是要注意对行政审批负责人签字盖章的资料收集，这在档案行政许可中起到着决定性的作用；再次，进行现场审查验收过程中的材料收集，其中一些环节的验收会有相关责任人的签字和验收记录，这部分材料也是建设项目档案必备的，尤其是共同签字的表格单据；最后，行政许可审批部门的内部决议文件以及集体讨论形成的材料也要进行收集。
其次，档案收集全面后要进行整理，材料的整理要按照一定的顺序，或是逻辑顺序、或是时间顺序，整理过程中对于原件和复印件要求也要明确，最后整理成档案案卷进行装订封存。
