第一篇
一、高职院校档案管理数字化建设存在的问题
（一）前瞻不远，定位不清
当今社会是数字化社会，而数字化的基石是大量有效的信息。数字时代的先锋——互联网企业都纷纷开始从“做门户”、“做渠道”为主向“做内容”的方面转变。作为高职院校，在互联网时代必须看到这个趋势，就是能提供原创信息和一手材料必将在数字时代处于更加有利的位置。档案管理的数字化建设应该提到战略的角度来看待。而对高校来说，档案信息是基石中的基石，这是最原始也是最有效的信息。在不久的将来，这些信息将能够带来令人无法估量的巨大能量。但是由于高职院校大多数的前身都是中专或者职校，由于历史原因，高职类院校的档案工作长期属于上级档案工作的附属，工作人员对档案的管理基本就是建档、归档、你查我找，有效信息偏少。改制以后，社会发展对档案管理有了新的需求，但高职院校的管理方式和管理人员还是继承了老一套，在信息收集，信息整理归纳和查询，尤其是信息数字化方面存在巨大缺陷。各级领导对档案工作的定位不清晰，仍旧将档案工作作为行政工作的一个小的组成部分，投入偏少。
（二）体制不顺，职责不明
高职院校档案的科研档案、财会档案、人事档案、设备档案一般来说是分属各个业务部门、系(部)管理的。很多学校只是设置综合档案室来负责交流沟通和上传下达，且学校层次的综合档案室只管理文书档案、音像档案和部分实物档案等。这导致档案工作的条块化非常严重，尤其是在纸质档案的时代，严重影响了信息收集和利用的效率。在档案管理数字化的过程中，这种职责不明，多头管理的体制也给纸质档案往数字化档案的转变带来了额外的麻烦。
（三）人员不专，素质不高
目前，高职院校的档案管理人员需要在技术和认识两方面都得到提高。原来的高职院校对档案工作认识不够，档案工作的岗位被作为清闲岗、养老岗。对档案管理进行数字化，依靠现有的工作人员明显力不从心。很多学校搞数字化建设时，往往是成立一到两个攻关队伍，花上几个月时间突击把框架搭出来然后就解散，档案工作依然是少人做或者无人做。这样的做法缺乏延续性，效果依然很差。
（四）硬件不足，设施落后
当前，高职院校重教学、轻档案的现象严重存在。由于它们的重点在建设与教学、科研紧密相关的项目，无资金投入到档案管理的基础设施建设，因此很多学校的档案设施设备相当落后和简陋。许多高校档案数字化管理是一片空白，档案室甚至连一台计算机都没有，有计算机的档案室，其档案数字化管理水平也较低。随着科技的发展，计算机及网络技术在高校管理中被广泛运用,高校管理手段也在不断创新。但是，运用计算机及网络技术管理档案的仍然较少，基本还停留在手工收集、检索和纸质载体、实物存储阶段，信息量小，不利于档案的收集、利用和开发。同时，防火、防虫、防潮等“八防”必要设施不全，档案管理资料的完整与安全得不到保障，这也制约了档案管理工作向标准化、信息化发展。
（五）管理落后，利用率低
高职院校开展档案管理工作的“重藏轻用”现象较为突出，档案工作变成了收藏工作，很多信息收集了之后没有经过必要整理就束之高阁，变成了废纸一张。学校的档案信息是一个海量的宝库，很多人现在意识到这个宝库是有价值的，但是怎么有效的利用仍在探索中。在利用档案信息的方面，互联网企业甚至是保险企业、房地产企业这些对客户信息极度渴求的行业都走到了学校的前面。在别人挖空心思来获取信息的时代，高校作为掌控一手信息的大户理应主动出击，在符合法律法规的基础上走出一条新路来。
二、加强高职院校档案数字化管理的措施
（一）更新观念，提高认识
一方面，高职院校领导要把学校校档案数字化建设看成学校改革和发展的重要部分。充分认识高校档案数字化的重要性，明确高校的信息化、高校档案工作的数字化是高校在互联网时代建设新概念学校、高智能学校的基石。对档案信息化工作要提高到战略角度，不搞小打小闹，要加大投入，打大战役。另一方面，档案工作者要提高自身修养，与时俱进的提高自己的业务能力和技术水平，不仅仅只是收档归档之类，还应具备基础的计算机知识和熟练使用现代化设备的能力。
（二）强化管理，完善制度
高职院校应按照《普通高等学校档案管理办法》有关要求，要把档案管理工作纳入学校领导及主要负责人的议事日程，对档案工作要多看多管。要理清机制，清除档案管理的条块化，建立与学校办学规模相对应的、专门的档案管理部门统一管理学校各类档案。建立部门立卷制度，建立基层兼职档案管理员制度并完善培训机制。在档案业务建设上，应把档案制度建设放在重要位置，以促使档案管理标准化、规范化。如健全《档案的保密制度》、《档案利用制度》、《档案查、借、阅、鉴定和销毁制度》等。其次，建立独立的档案管理机构，真正建立起“统一领导，分级管理”的档案管理体制。高校各类人员要注意平时收集，做到事事有记录，项项有依据，使档案真正发挥服务教学、科研等的功能。
（三）加强培训，提高素质
档案工作即使数字化了还是要靠人做，其一必须建立一支专业的、高知的工作队伍，加强信息的归纳和分析能力，其二要提高各级教、工人员的信息收集意识，把信息收集作为日常工作的一部分。高职院校要制订人才培养、培训计划，增加教育投资。首先，要把人员送出去，送到数字化管理先进的行业，开阔眼界，取长补短。尤其是高职类院校，应充分发挥自己的优势与对口企业形成合力，利用校企合作来培训工作人员；其次引进和培养一批专业技术人才，以“传、帮、带”的形式，尽快提高档案管理人员的专业知识和档案管理业务水平，掌握计算机技能，熟练使用现代化管理设备等，成为一专多能的“复合型”人才。同时还要注意稳定档案人员队伍，档案管理人员不宜频繁调动。总之，要通过不懈努力，建设成一支政治强、作风硬、业务精、会管理、能攻坚、一专多能的、精明强干的、具有现代化水平的、稳定的档案工作队伍。
（四）加大投入，完善设施
要加快档案数字化的建设，就应当加大投入，逐步建立起多功能的、综合性强、覆盖面广的档案。各高职院校要根据实际情况，配置足够的档案库房，并逐步改善库房条件，添置足够数量的档案柜，有计划添置计算机、复印机、扫描仪等现代化设备，确保档案室作为永久保存、提供利用档案的重要基地。学校档案室要符合防火、防盗、防潮等“八防”要求，朝着档案、资料和学校校史展览馆三位一体的模式发展。总之，高职院校应从实际情况出发，创造条件实现档案管理的数字化、网络化、现代化。
（五）改进手段，提高利用
档案利用是高职院校整个档案工作的出发点和最终目的，为提高档案利用率，档案管理部门和档案工作人员应从收集整理、检索编目、安全保管等方面下功夫，使档案管理工作更加规范、标准，以此推进档案管理数字化建设。
1.完善档案收集整理方法。高职院校的档案管理人员可根据资料的不同存在形式采取不同的收集方法。例如文字资料需要借助各种目录索引，有的放矢地收集。建立图书目录、报刊目录、档案目录、传记资料索引等；实物资料要进行实地考察，可采用文字描述、测绘、拓印、摄影、录像等手段；口传资料可采取录音方式；音像资料即可收集原件，也可通过复印获取；而对于图片资料，除了收集原件外，还应广泛收集影印件。
2.利用微机潜能分析、处理和整合档案信息资源。以室藏档案资料，纸质或机读形式的，为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息，供全校师生和有关社会人士利用，实现文档一体化与档案信息资源的快速共享。
3.做好档案的安全保管工作。一是档案库房建设要符合《高等学校档案管理办法》的要求，保持清洁卫生。二是档案人员必须保护、保管好档案，对各类档案进行科学分类，做到排列有序。定期检查档案保管情况，发现破损或字迹变化，及时修补复制，保证档案的安全完整，最大限度地延长档案寿命。
4.建立电子台帐，做好档案统计工作。档案管理人员要熟悉室藏情况，科学编制检索工具，积极主动地提供档案资料，做好咨询服务和档案利用工作，严格执行保密制度，坚持做好查、借阅登记和利用效果登记，注意搜集利用效果和信息反馈，提高档案利用率。
作者：黄丽娟 莫文娟 单位：湖南安全技术职业学院
第二篇
一、高校的档案管理具备的特点
我国历史的特性决定了档案管理的工作具有丰富性、复杂性、多样性等特点，在档案管理工作中应充分利用这些优势，做到扬长避短，以促进管理工作的顺利进行。
1.高校档案内容具有丰富性
高校的档案管理内容包括多方面的内容，一般包括：教学管理、课堂管理、行政管理、党务管理、教务管理、科研管理、后勤管理、实训基地的管理等，在这个过程中，会产生大量的文献。这些档案反映了不同职能部门各不相同的业务范围内形成的档案，如制度、批示、请示、报告、计划以及不同会议和活动中记录的材料和文件。在高校的科研以及相关文化创造活动中，还存在研究手稿、项目成果、研究论文、著论等相关档案，其可以称为高校日常工作的资源库，其涵盖了较为丰富的内容。
2.高校档案管理的复杂性
高校的档案的来源较广，不仅包括高校内部各职能部门日常工作的实际情况所包含的内容，还涵盖了上级主管部门和国内外的同类院校、科研院所相关文件和材料，这些档案来源在一定程度上决定了高校档案管理所具备的复杂性。高校档案类型可以分为以下几种：一级档案：党群管理中党群档案能反应党群工作管理在的现状；行政档案是高校行政管理工作情况的间接反映；此外还包括反映教学活动、设备情况等的教学档案、设备档案等，然后在根据高校档案的管理工作中具体需要划分不同层次的级别，依次往下还可分为二级档案以及三级档案等。
3.高校的教学档案整理具有周期性、专业性
高校以学期作为教学阶段的划分，原始档案是周期性产生的，高校的档案管理很大部分是按照学期来进行归纳和整理，形成的档案具备较强周期性；高校的学生会形成一定的共性，各高校不同系具有较强的专业性，另外，不同教学活动会存在一定的差异，是高校的档案管理具有较强的专业性和科学性。
4.高校的档案载体具有多样性
承载高校档案信息载体具有多样性的特征，传统档案多以纸质材料作为载体，随着信息化时代的到来，网络技术的飞速发展和普及，使纸质载体主导性的地位呈直线下降的趋势。技术及技术普及程度较高的高校，为了提高档案管理的效率，以及考虑在保存时间和环境等因素的影响，采用磁带、光盘、磁盘、胶片等最为档案的载体变得越来越普遍。且档案相关内容记录方式以及传递、表达等方式都和传统方式有较大区别。
二、高校教学档案的管理现状
高校的到档案管理是由各个学院系自主完成的，缺乏系统性的协调管理，处于档案管理的初级阶段，存在如下问题：1）高校大部分存在纸质档案管理的现象，档案信息的收集、整理、利用以及保存等多由手工代替；2）电子档案的保存方式不统一，一般会采用目录整理来保存，查询时会有较大的不便；3）电子档案的保存较为分散，没有统一的规范和标准，会造成重复建档的现象，利用率也较低；4）电子档案查询的过程中，安全保障措施不到位，易受病毒的攻击；5）教学档案的管理是在校园网中独立运行的，无法对各部门的工作进行统一的管理。
三、高校档案的管理中信息技术的应用
高校的档案管理在信息技术大力推动下，得到了较快的发展，实现档案管理和计算机技术最大限度的结合，是高校发展追求的目标，进一步实现信息的检索、传递以及资源的共享。
1.高校档案信息化的管理
高校档案信息化的管理，应建立网络技术的基础平台，其包括档案网络系统的建设、系统的开发和利用、相关网站的开发及应用。对相关软件和硬件进行开发和利用，能构建信息共享的平台，使档案信息管理实现网络化的传输和科学化的管理。
2.高校档案管理应提高档案的案卷质量
提高高校档案案卷本身的质量，应充分利用好信息化网络实现档案案卷规范化、科学化加工处理方式，能确保档案案卷的质量，能更好的保存档案。同时，应确保档案利用的实效性、效果以及效率，让档案管理为高校创造出更多的价值。高校档案的信息资源建设可通过网络化、数字化的技术建立规范、标准且能共享的数据库。目录数据库能储存较多的数据信息，并能对其进行组合以及深层排列，让其成为高层次，专题性较强的档案信息分类组合。高校档案管理能反映其管理水平、展现精神风貌，因此，在档案管理中，应把档案质量放在首位。在进行档案管理时，应利用信息技术将不同版式、风格、纸张的归档资料进行分门别类的整理和分类，档案案件的打印应做到字迹整齐、清晰，字体要能适应期不同情况下的需要，能进行不同文件的处理，且便于阅读和借阅。
3.高校档案管理应构建档案的管理机制
高校档案管理与信息技术结合的同时，应制定相关档案的管理机制来确保档案管理工作的顺利进行。档案的管理者以及档案管理的领导机构在遵循档案现代化的管理机制原则的基础上，应对高校档案管理的实际工作进行预测规划、控制监督、组织领导、教育激励等组织以及调整，以发挥管理者工作的热情与积极性，发挥出团队的力量，以保障档案管理实现科学化的管理机制。高校档案管理所建立的机制应符合我国实施的相关法律法规，并把竞争激励相关的机制引入到档案科学化管理中，同时，还必须建立档案管理工作责任制、聘任制、奖励制和考评制，让档案管理队伍保持较高的素质和良好的活力。从而创建一个科学、合理、规范的高校档案管理机制。
4.高校档案管理应提高管理者的素质
在高校的档案信息化的管理者中，档案管理者的素质直接决定的档案管理的水平，应建立一支专业技术过硬、信息化的素质较高的队伍，才能激发档案管理工作人员的潜力。专业的档案管理人才队伍是高校档案管理实现科学化、规范化的有力保证。高校是创造以及传承科学文化主要的机构，培养高素质的专业人才，能适应档案管理现代化发展的需求，推动高校档案管理工作的发展。因此，应对相关档案工作管理人员进行一定的培训，能提升其文化素养，以确保档案信息管理人才队伍的质量。
四、总结
综上所述，高校的档案管理设计、科学化的管理是时展的需要，能有效促进高校档案事业的快速发展。在严峻的挑战面前，高校应迎难而上，解决档案管理工作中存在的难题，并积极的开拓创新，抓住机遇以获得更好的发展。高校在档案管理中，应致力于将信息技术化为不断推动档案管理事业前进的力量，为社会特色社会主义贡献出更多力量。
作者：王凤秀 李勤姣 单位：九江学院学生处九江学院保卫处
第三篇
一、高校档案管理信息化原则
（一）全程管理原则
这个管理原则主要指的是档案生命周期，在教学活动执行中，形成了一切原始记录。这个从最初的简单记录到最后消亡记录过程。有些信息是需要进行完整性的保存。教学档案的管理决定了在档案信息管理中，这个管理需要一个过程。掌握了每个相互环节，从界面接口中进行结合。理当根据当前教学档案客观运行规律，从宏观的角度上进行分析问题，做好档案生成和销毁，更好地保障了档案生命周期和过程。
（二）界面管理原则
界面原则指的是，借助各种机器作为连接口，将其引入到管理层面上，被企业管理使用。随着社会不断发展，界面管理内涵以及外延都得到了拓展，使用的范围逐渐加大。教学档案界面管理，主要是在完成了某项档案管理任务之后，更好地确定出教学单位、单位内部以及组织部门之间的关系。另外，还需要明确三个内涵：第一，计算机的机械界面。第二，文件入库之后的整理工作。第三，文件产生。这是一种互动交流，可以使得人和主体之间有着更多交流，使得管理方式更加独特，最终实现提升教学质量最优化。
二、高校档案管理信息化建设的措施
（一）完善档案信息的安全保障体系
随着学校对档案信息管理水平逐渐提升，信息利用程度得到加强，很多高校开始认识到档案信息管理的重要性。当前学校档案管理虽然设置一些权限限制，但是还是会受到电脑黑客的威胁。程序还存在缺陷、病毒防御水平等问题。高校进行档案信息管理时，应该建立起安全保障体系。第一，需要严格的根据国家信息安全防护标准，开展档案信息管理工作。第二，高校档案管理人员，在开展档案管理工作时，应该逐渐提升管理人员安全意识，在工作中禁止出现信息泄露、失密问题出现。第三，做好档案管理相关防护。可以使用防火墙、使用安全监测技术以及数据加密等等，做好档案安全防护工作。第四，需要不断研究性能强的技术，不断创新档案管理技术，使得系统运行安全可靠。
（二）档案信息资源建设
充分使用信息化档案管理软件，有计划性、有重点、有步骤地对档案进行数字化管理。该项工作得以实现，一般需要通过两个途径，第一，学校每个基层将每年度的归类文件基于目录编排上将其直接录入网络管理系统中，降低档案日常管理工作压力，而且进行信息查询时，效率比较高。档案信息资源共享应该得以同步进行。第二，档案部门开展工作时，应该组织大量的人力进行档案人工输入，将这些纸质类型的档案信息转化成数字信息。基于电子档案接收、保管以及利用技术上，可以更好地使得电子文件得以安全保管。该管理方式优势突出，可以保障电子文档的真实性、完整性以及可识别性等等。电子文件和纸质文件管理中，可以执行双轨制管理模式，这样进行数字信息处理时，可以使得资料管理水平更高。
三、结束语
根据分析发现，教学档案信息化管理模式，在进行我国教学档案实践运行中，起到明显作用。可以将教师教学质量体现出来，可以更好地调整团队教学水平，将之前没有问津的教学档案，逐渐演化成信息化管理，这已经成为师生共享核心文献之一。随着时间不断推移，已经逐渐实现界面交换，在保持畅通的状态下，可以更好限度地发挥出教学效果。为教师能力培养、教学科研以及领导了解教学效果敞开新路。不断推动师生之间的相互学习，相互合作，不断提升团队工作效率，使得教学质量得到保障。
作者：周建琼 单位：湖南省怀化学院
