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高校档案管理工作的创新和应用

2022-06-17 09:25 来源:档案管理论文 人参与在线咨询

摘要:高校档案管理工作的历史十分悠久,但在相当长的一段历史期间内,高校档案管理工作尚未形成独立的管理系统,其内容十分简单,档案数量较少,利用范围狭窄。现代以后,随着高校档案大幅度的增长,社会对档案管理的要求日益提高,高校档案管理工作才得到了较大的发展,但在面对复杂、多变的档案门类与载体,高校档案管理工作还存在一定的局限性。本论文运用文献分析法,扎根于高校档案管理工作的新挑战,探讨高校档案管理工作的创新模式与运用机制,以便完善档案管理工作的准确性、利民性、标准化。

关键词:高校学生;档案管理;信息化管理;治理体系

高校档案管理工作是高校各项实践活动的真实历史记录,也是广大教职员工在科研、教学、管理、生产中的宝贵财富,更是学生成长、成人、成才的原始文件,真实反映了高校工作的面貌与特色,也反映了我国教育事业的发展轨迹。正因如此,高校档案管理工作蕴藏的价值性也凸显于此。一是有利于高校领导的决策能力,档案中记录了学生、教职员工、行政人员等前人的认识,包括了教学、党政、个人信息等信息,高校领导可根据真实的数据,对各项事宜作出科学、合理的判断;二是作为处理各项问题的凭证,档案是记录过去工作的原始记录,在面对伪造学历证明等问题,可通过查阅学籍档案、毕业生、校友等相关信息,获得真实可靠的资料;三是可作为宣传教育的素材,档案详细并真实地记录了教育事业以及教育工作者的发展历程,对广大师生、校外人员具有强力的说服力和感染力。因此,加强高校档案管理工作任务,完善高校档案管理工作创新与运营体系是当前社会发展面临的重大课题。

一、高校档案管理工作的新挑战

高校档案管理是二级分院真实记录各项工作的重要文件。目前,随着教育发展及档案管理在社会上的极大重视,各高校档案管理工作的改革正有序进行着,但在面对传统档案管理的问题上,它在革新中也暴露出许多弊端。为此,笔者从以下几个方面进行阐述。高校档案管理手段落后,管理意识薄弱现象。目前,高等院校对档案管理工作还不够重视,将高校的教学任务、科研任务放在首位,忽视了档案管理的重要性,也尚未厘清档案管理工作的价值所在,这就造成了对高校档案管理工作者人力、物力、财力投入较少,在面对紧急寻找资料、简单的文档装订、整理、档案设备问题上,高校档案管理者手足无措的现象成为了工作常态,最终导致管理工作效率低下、工作不规范、资料不完善等问题。高校档案整理不规范,资料收集不健全现象。档案管理的过程在于收集资料,没有收集就谈不上利用、保存。因此,高校档案管理的主要工作就是对档案进行收集、整理、统计、归纳、鉴定、利用的过程。当前,普通高等院校的档案管理工作者的管理能力、专业水平还属于较为低下的标准,对于档案管理各个环节的工作无法胜任,有时因为自身的懒惰还将管理任务一拖再拖,最终导致档案管理不够全面以及规范。同时,尽管当前各大高校均有档案管理工作室,保存着庞大的档案资料,但由于管理的不规范,出现了对高校师生的档案资料利用效率不高的现象。由此可见,加强档案管理工作的规范性、提高档案管理的利用率、完善档案管理的服务意识,对档案管理工作的发展具有现实意义。高校管理工作者综合素质低下、人员结构不合理现象。高等院校对档案管理的标准性、规范化、系统性的欠缺。因此,高校对档案管理工作人才的吸纳度不够,从而导致档案管理者的素质得不到应有的保证。高校档案管理者时常面对的对象是教职工或者学生,由于就职于高校档案管理工作者的学历普遍偏低,在面对不同咨询人群的态度也跟着变化,在面对教职工时,档案管理者常常因为同事、熟人的心理状态对咨询对象谦谦有礼、耐心解答,但在面对学生时,总是摆出一副经验老手、高高在上的心理,让学生与管理者之间的鸿沟越发明显,最终导致高校档案管理的服务水平难以提高。同时,就目前高校档案管理工作人员的年纪上看,大部分管理者年龄偏大,对互联网技术、Word、Excel等现代化办公软件不能熟练运用,人员知识水平以及业务能力较差,阻碍了高校档案管理的质量基础。高校档案管理工作作为高校管理的重要组成部分,反映了高校的教学水平、管理能力、学校特色。就当前高校档案管理工作来看,相比之前确实取得了一定的成绩,但确实还存在许多问题。随着现代科学技术的不断发展、互联网技术的普及,高校档案管理工作的革新任务不仅仅是停留在表面功夫上,还要扎根于问题源头,正视档案管理工作的处境,以便于高校档案管理工作信息化的建设,进而更好地服务于教学工作。

二、高校档案管理工作的创新策略

挪威档案学家列维•米克伦在第12届国际档案大会中讲到“没有档案的世界,是一个没有记忆、没有文化、没有法律权利、没有历史的世界”[1]。高校档案管理工作对高校的人才培养、科研活动、教育事业等建设中扮演着重要的角色。因此,高校档案不仅是高校历史和大学文化的重要组成部分,还是高校历史与大学文化的重要载体。当前,社会的发展朝着多元化、个性化、终身化的趋势发展,这就将高校档案管理工作的僵硬化与大数据时代的发展造成了鲜明的对比,在传统档案管理工作上已经无法适应现存档案的匹配工作,这已成为高校档案工作发展的绊脚石。因此,应探索出一条适合新时代高校档案管理工作的道路,必须用创新打破传统管理策略的束缚,采用一种新的态度或者新的眼光去看待档案管理问题,使其能够逐渐地适应新时代发展的需求。为此,笔者从以下几个方面分析档案管理工作的创新策略。培养档案管理工作者的创新意识,更新档案管理手段。档案管理工作的过程实质上就是档案实施创新的路径。首先,要正视档案管理工作由过去向未来的转变。曾经的档案管理工作注重于历史的资料凭证以及查阅、考察等功能,现在的档案管理已经不再运用单一的历史凭证作为主要依据,而是查阅、查看、查找更多有效的信息资料,作为个人未来发展的文件;其次,从保存、收藏的档案管理转变为共享、开放的档案管理。过去由于档案具有原始性、本土性、独有性的特点,让档案一直处于封闭式的馆藏中,造成流通性欠缺的局势。如今,随着人们对档案管理的本质有了新的认识,档案作为个人信息的宝贵凭证,在高校发展的过程中越发重要,同时伴随着互联网技术的普及,档案文件的日益繁杂,数字化档案管理模式手段开始在各高校中运用,它不仅拓宽了档案管理的内容,还开启了档案管理模式的新交流。在数字化档案管理模式下,知识管理共享的理念深入人心,促成了科研与教学档案的发展;最后,对档案资料进行规范的整理、筛选、归纳、汇编,提供微笑服务。档案管理工作者的主要任务是将教学资料、科研成果、学生信息等一系列内容进行整理与归纳。为此,高校档案管理工作应紧紧围绕创新的变革理念,为学校提供有效、有价值的高质量服务。推进档案管理工作标准化、规范化的现代化建设。高校档案是大学文化、教学特色传承的桥梁和纽带,有着“今世赖之以知古,后世赖之以知今”的历史宝贵遗产[2]。通过对档案的详细探索,从中不仅可以得知大学文化的历史与全部内容,还能够将优秀的科研活动、教学成果得以传承与延续。因此,档案管理工作所承担的责任也十分明显。档案的产生、整理、归纳的过程应该根据档案法规、管理标准实施科学化的管理,确保每个档案管理工作的负责范围,让档案管理工作者在每一环节、每一领域中承担起自己相应的责任。同时,为确保档案管理工作每个环节能够相应地连接起来,要有针对性、规范化地对档案进行整理分类,积极完善管理工作体系,从而形成档案信息的实用性与权威性。提高档案管理工作者的创新力、综合素质。创新能力既是高校档案管理者着眼于图书、档案、信息总结、报表、图标等显现能力,又是着眼于个人技巧、知识储备、想象意识等隐性能力,将其能力不断挖掘与发挥,才能保证档案管理工作的可持续发展。要想培养档案管理者的创新能力,必须加强档案管理队伍的建设。一方面要制定严格、规范的业务考核标准,建设奖罚机制,并将其连接年终奖以及职称晋升;另一方面加强管理者的培训工作,从学历教育型逐步转为岗位实践型,有针对性、计划性地对档案管理者进行专业培训,既能使他们系统掌握管理技能,又能提高管理者的服务素质,最终促进高校档案管理工作迈向新的台阶。高校档案管理是关系到全体师生、学校特色的一项重要工作。所以,各高校必须重视档案管理工作。针对传统的管理策略,在新时代发展的进程中必然会暴露出许多问题。因此,要想完善高校档案管理工作,就务必对其进行革新。“创新是发展的第一动力”,只有以创新为依托,运用合理、科学的方式与方法,才能有效推动高校档案管理工作的发展,实现由传统管理向现代化管理的巨大转变,最终形成良好的高校档案管理生态环境。

三、高校档案管理工作的运用机制

实践证明,任何高校档案管理是否沿着科学化、规范化的方向发展、是否满足高校内各项工作以及社会开发的各项信息资源,对高校档案的运用机制起着关键作用。高校档案的运用机制与国家、单位、企业运用的意义大致一样,如若尚未按照档案法律建立健全档案管理运用机制,配置相应的物质设施,配备相符合的档案管理人员,工作的积极性就会大打折扣,工作任务也就很难得到进展。为此,笔者将从三个方面,即集中运用机制、分散运用机制、集中分散集合式运用机制,以保证高校档案管理工作的顺利进行。

(一)集中运用机制是指在高校档案馆或者综合档案室中对档案采用统一管理的方式。就规章制度而言,高校档案管理应当根据现有的档案管理法为参考依据。譬如《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》,制定高校档案管理的相关准则,突出管理档案的针对性、科学性、有效性,推动高校档案管理的快速运转。就档案管理设置而言,集中运用的机制一般会选择独立的档案管理机构,不依附于其他部门,用高校档案部门进行直接管理。就管理人员而言,集中运用机制需要具备专业的管理团队,负责高校所有档案资源的收集、归纳、管理、利用等各个环节。同时,“高校档案馆的工作属于信息资源的管理和开发工作,并融入了服务领域的理念。”[3]这也就对管理人员的综合素质提出了较高的要求,在对管理人员的选择中,注重选择专业能力较强、综合素养较高的群体。集中运用机制适用于高校历史悠久、办学规模较大的高等院校,主要有以下几个优势,一是减少管理工作的成本,提高管理工作的效率。这正是因为档案管理工作交给了专业的管理团队,且有专职的人员对每个工作环节进行了合理安排,让管理效率得到有效提升,降低成本,进一步促成了高校档案的利用率。二是有利于档案保证的完整性。在集中运用机制下,档案如何保存、收藏有了一定的标准,对档案的安全性保障上有了一定的便利,同时也能保证档案的真实性与完整性。三是为管理人员提供了便利性。这正是因为档案管理工作的分配上做到了一人一领域、一人一模块的管理方式,合理的分配既保证了管理的质量,也保证了管理的便利性。

(二)分散运用机制即采用分散管理的方式。相比较集中运用机制而言,分散运用机制是通过高校按照各个部门或者院系对档案信息分别采取管理与保存的方式。根据档案的类别上交给不同档案部门进行管理。例如学生档案就由学生管理处进行管理,教师科研档案就移交给科研处进行管理。就管理人员而言,分散运用机制的管理人员大部分为兼职人员,他们在其他岗位上还要负责很多工作,大部分人员尚未接受专业的管理技能,业务水平较为低下。就管理制度而言,由于分散的运用机制,这也间接造成各个部门的规章制度很难达成一致,为后期档案的统计、整理、利用上带来诸多不便。这类运用机制并不是没有优点,诸如在部门间的交接、管理、出错率上提供了便利性。

(三)集中、分散机制在运用中各有利弊。集中分散集合式运用机制凸显了两者的特点,规避了两者的弊端。在这种运用机制上,档案管理工作主要由专门部门进行统一管理,但在具体实践中又将档案的类别进行了分类,由日常部门进行管理,例如对于档案形成的统计工作、负责门类交给专业的管理机构进行交接,对于超过一定年限的档案,由人员整理、归纳后交接给档案管理机构,这就提高了档案的利用效率,充分发挥出档案资源的全部价值。综上所述,高校档案管理工作是高校管理工作的基础,也是高校教学特色、管理水平的重要体现。随着信息化时代的涌入,我们已经大踏步迈入到新时代,传统的档案管理工作的观念与方法已经不适应于现在的发展趋势。因此,档案管理必须在创新与运用上进行革新,以确保高校管理工作的顺利进行。

参考文献

[1]郭泉.对档案的哲学思考——兼论建构档案哲学的逻辑起点[J].档案与建设,1998(3):16-18.

[2]李松龄,皇史宬.明清皇家档案库[J].北京档案,2012(4):8-11,52.

[3]宋竹.基于互联网的高校档案馆信息服务策略研究[D].哈尔滨:哈尔滨工业大学,2017.

作者:李阳 单位:南通大学档案馆

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