中小企业财务会计管理框架和运用

2022-09-21 16:43:29 来源:写作指导

中小企业财务会计管理框架是专门针对中小企业会计核算、财务管理、流程控制管理体系的一个理论框架(以下简称“管理框架”),采用会计核算、财务管理、流程控制“三位一体”的结构,以信息传递为驱动力,以功能模块为规则载体,保障企业财务会计管理工作的有序运行。结构形象化、职能规范化、规则模块化是其鲜明特征,具有广泛的包容性和良好的适应性,便于学习和推广,在中小企业中必将具有广阔的应用前景。

一、管理框架的结构

管理框架的总体目标是资金财产安全,股权债权清晰,数据真实完整,运行合规有序。管理框架采用“三位一体”结构,以信息传递为驱动力,以功能模块为规则载体,保障企业财务会计管理工作的有序运行。同时,可以设置内部专门机构或聘请第三方专业机构提供咨询指导和监督评价服务。企业财务会计管理工作千头万绪、错综复杂,本管理框架采用“三位一体”的组织结构,将企业的财务会计管理工作化繁为简进行重新构建。如图1所示,管理框架以核心职能为依据,将企业的财务会计管理工作分解成会计核算、财务管理、流程控制三个职能单元,即“三位”;在此基础上梳理、构建新的管理体系,并通过信息传递将各职能单元相关联,形成一个有机整体,即“一体”。框架结构形象直观,易于理解和接受。各单元的基本职能分述如下:(1)会计核算单元的职能可概括为:记录经济活动过程,报告财务状况和经营成果。负责管理框架的基础保障,向治理层(股东、老板)报告财务状况和经营成果。(记录报告)(2)财务管理单元的职能可概括为:规范职责权限,设定管理标准。负责管理框架的规划部署,贯彻治理层(股东、老板)的治理意图。(规范标准)(3)流程控制单元的职能可概括为:事项的适时触发,信息的有效传递,职责的正确履行,考核的合理设定。负责管理框架的决策执行,将财务会计管理的最终结果呈现给治理层(股东、老板),发挥着反馈职责履行和管理绩效的作用。(传递履职)以上三者的具体职能应根据企业的发展状况进行动态调整,三者关系是相辅相成、缺一不可的,任何一项的缺失或错误都会导致管理框架运行的无效或失败。实务中,上述三个职能单元并非一定对应企业中三个机构,特别是流程控制根本无法对应到一个部门,而在中小企业中,会计核算和财务管理又很可能是同一个部门,所以,关键是履行好各自职责,不必拘泥于外在形式。

二、管理框架的运行

(一)管理框架运行的驱动力

管理框架运行的驱动力是信息传递。三个职能单元之间及其与治理层之间通过报告、反馈、交换、调整、修订等管理信息的传递履行着各自的职能,维持整个管理框架的有效运行。如图1所示,会计核算单元向治理层报告会计核算信息;流程控制单元向治理层反馈决策执行情况。治理层通过对收到的报告和反馈进行分析、判断、评估,如果达不到管理目的或有新的管理需求,则将调整信息传递给财务管理单元,由财务管理单元在规划部署层作出调整,同时向会计核算和流程控制单元发出指令,对其核算办法和流程制度进行修订和完善。需要说明的是,流程控制涵盖了管理框架和职能单元两个层面的内容,即:管理框架中各职能单元之间的信息传递和各职能单元中功能模块(具体含义见本文第四部分)之间的信息传递。站在管理框架层面来说,流程控制是贯彻落实会计核算办法和财务管理制度、保障管理框架有效运转的主要手段,它的执行成果是呈现给治理层(股东、老板)和管理层的,是检验和评价管理框架合理性、有效性的动态反馈机制;站在职能单元层面来说,流程控制是通过职能单元中各功能模块之间的信息传递,驱图1管理框架示意图动职能单元中各项工作自主有序运行(见图4所示),以此保证职能单元整体职责的履行。

(二)管理框架运行的保障和监督

为了保证管理框架的构建合理、运转正常和执行有效,一般需要设置咨询指导机构和运行监督机构,但中小企业不可能像大型企业一样在内部设置这样的机构,治理层(股东、老板)通常会聘请外部专业机构对管理框架进行构建设计、咨询指导和和监督评价。最便捷有效的选择就是聘请具备专业能力的会计师事务所等机构,其一是担任财务顾问,负责框架的构建设计和日常运行的咨询指导;其二是执行外部审计,从外部视角对管理框架进行测试和评估,提出相关建议,不断完善运行机制,以期更好地履行管理职责。同时,治理层聘请第三方机构的做法,本身就是一个信号,对内部人员起到一定的督促作用,有利于保障框架的有效运行。

三、职能单元的运行规则

各单元的基本职能不同,在各自体系内都有各自的运行规则,以保证单元职责的履行。

1.会计核算,从国家层面来说,依据主要有《企业会计准则》《小企业会计准则》及相关会计处理规定等。具体到所属行业及企业,需要在遵循准则和规定的前提下,制定适合所属行业及企业的具体会计核算办法。

2.财务管理,对国有企业来说,有诸多来自政府层面的制度规定;对民营企业来说,主要是由治理层(股东、老板)制定的财务政策,受外部约束较少。但在制定具体规范时,应坚持基本的管理和控制原则,可以参考《小企业内部控制规范(试行)》(财政部,财会〔2017〕21号)中提出的基本原则、总体要求、重点关注、更新优化等相关内容。财务管理是财务政策制定、贯彻的中枢,财务政策的执行有赖于会计核算、流程控制及非财务会计部门,与会计核算相比,牵涉面更广泛,需要统筹考虑。

3.流程控制。流程控制实质上是贯彻落实会计核算、财务政策,实现管理框架有效运转的具体操作规程。通常没有来自政府层面制度规范,没有现成的模板可参考,一般应根据企业的行业特点、经营模式、管理现状、员工素质等具体情况,遵循一般逻辑规则,坚持宁简勿繁、尊重实践、实用有效的基本原则,制定适合本企业实际的操作规范。上述可见,会计核算、财务管理的相关依据和参考较多,相关制度可以很规范地制定;流程控制相对于两者来说更强调“一企一策”,可以参考的信息有限。限于治理层(股东、老板)的管理水平和专业能力等原因,一些中小企业甚至没有成型的流程控制规则,即使有也往往流于形式,而财务会计工作的混乱多来源于此。

四、职能单元的功能模块

如图2所示,单元职能的实现依赖于各自内部的办法、规定、制度、职责、流程等具体规则,功能模块就是这些具体规则的载体,职能单元则是这些功能模块的集合。功能模块之间各自独立又相互协作,共同完成职能单元承担的工作。

(一)会计核算中的功能模块

一般包括:会计科目使用规则、收入确认、成本核算、费用类别设置等。会计核算除遵循企业会计准则、小企业会计准则及相关规定等通用规则外,对特殊的账务处理、特定科目的核算,可以通过制定会计核算办法、会计分录编制方法、费用明细分类等手段来规范。下面以会计核算职能单元为例,对其中功能模块的构建进行说明。图3中的“处理器”是会计核算职能的核心,是按照会计处理的通用规则和特殊账务处理程序设定的功能模块的集合,其运算实质是通过编制会计分录进行核算,输出结果是记录账簿,生成财务报表。实务中为了规范账务处理,除遵照通用规则外,针对特殊的会计处理(包括同一会计事项,不同的会计人员可能使用不同处理方法的情况),可以将其处理方法编制成固定模式的会计分录,形成功能模块,用于规范会计核算。这个单元最重要的工作就是设置好“处理器”,也就是账务处理的各种功能模块,最大程度地限制会计人员的随意发挥,保证会计核算的稳定性和一致性。

(二)财务管理中的功能模块

一般包括:审批权限的设定、固定资产购置审批、折旧政策的制定、存货采购与领用、股息分配、奖金分配、投资安排等功能模块。这类功能模块在实务中较为常见,也易于理解,本文不再赘述。

(三)流程控制中的功能模块

至少包括:流程控制图、传递单据、岗位职责等功能模块。下面以某企业货物采购流程控制图为例,对流程控制的各功能模块做简要说明,其中包括岗位职责、单据编制、信息传递等内容。如图4所示,整个流程包括:与会计核算部门交换信息,进行会计处理;将信息传递到财务管理部门、业务领导进行审批;业务部门执行付款、收货等操作。从图中可以看到,流程控制通过信息的传递、职责的履行,将会计核算、财务管理和业务部门的工作串联起来,保证了货物采购工作的有序进行。

五、管理框架在实务中的应用

“铁打的营盘流水的兵”,这句话可以很好地解释这个管理框架。“营盘”是什么?是一块场地吗?显然是不全面的,它同时也是一个由条令、制度、纪律构建起来的管理体系,不仅仅是地理概念。“兵”是什么?是一个个的人吗?是,也不是。他们是这个营盘(体系)中条令、制度、纪律的履职者,是贯彻管理层意志的执行者,而不是按照自己意志随意发挥的“自由人”。如果将“三位一体”的管理框架视为一个“大营盘”,那么,其中的各个职能单元则是一个个小营盘,各个小营盘根据职责不同都有各自独立的运行规则,而各自的运行规则又是服务于大营盘的。小营盘中的兵,各自遵守小营盘的运行规则,履行好自己的职责,才能完成大营盘的使命。比较理想的状态是,将“三位一体”的管理框架构建成一个“铁打的营盘”,使之成为脱离于具体管理者而独立生存的一个运行机制,企业的财务会计管理工作仅靠这个机制即可规范有序运行。可大幅度减少人为干预,有利于提高工作效率,节约管理成本。

(一)管理框架在中小企业中推广的优势

1.结构职能标准化与功能模块差异化相统一的特征,有利于管理框架的推广和应用。管理框架中,组织结构形象直观,三个职能单元分工明确,信息传递路径清晰,具有典型的标准化特征,使企业治理层(股东、老板)更容易理解和接受,有利于在中小企业中推广。实际应用中,由于企业情况各不相同,不存在一套适用于所有企业的万能制度和通用规则,管理框架各职能单元中的功能模块又呈现出典型的差异化特征。而功能模块的差异化恰恰是这一框架开放性的体现,可使企业在保持管理框架结构稳定的基础上,充分发挥自己的能动性和创造性,因企制宜,探索新的管理方式、方法,配置新的功能模块,持续为管理框架补充新鲜血液,避免管理框架的模板化、形式化。

2.管理框架具有广泛的包容性和良好的适应性,而非封闭系统。从最原始的管理方式到现代化管理手段,既不排斥“人治”的方式,更不限制企业管理软件(比如:钉钉、企业微信等)的使用,都可以与本框架很好地融合,共同完成管理工作。

3.管理框架以信息传递为驱动力,通过各职能单元中的功能模块发挥作用,减少了人为因素的干扰,降低了因关键岗位(比如:主管会计、财务总监)人员变动对企业的影响,可以保障企业财务会计工作的稳定有序。

4.管理框架符合成本效益原则。最显著的一个效用就是弱化了企业对高端人才的需求,当前高端人才稀缺且成本很高,而管理框架标准化、模块化的运行机制,可以部分替代对高端人才的依赖,降低人力资源成本,同时并不会降低管理水平,可以普通专业人员的成本完成高端人才的工作。

5.管理框架可以提高工作效率,改善人际关系。根据心理学研究成果,人们普遍厌恶被人指使,特别是新一代年轻人,他们虽然遵守规则的意识普遍较强,但也更反感被人指使。如果不改变管理方式,这种心理因素会对工作造成不良影响。这一框架恰恰可以解决这个问题,用规则约束,以信息驱动,减少“人治”色彩,可使企业的工作效率和人际关系得到有效改善。

6.管理框架的动态反馈机制,可以满足治理层(股东、老板)的管理需求,及时发现问题,适时对相关功能模块进行调整、修订和完善,保证管理制度与管理目标相适应。比如:根据治理层(股东、老板)管理需求,需要将某项费用单独核算,就可以对费用分类功能模块进行适时修订。

7.具体规则的模块化设置,使管理工作变得灵活便捷。根据工作需要可以配置新的功能模块,也可以对原功能模块进行修订和完善,既保障了各个职能单元正确、合规履职,又保证了整个管理框架结构的稳定运行。比如:出现了一种新的业务形态,收入、成本、费用的确认与之前业务完全不同,可以通过设置新的账务处理功能模块,来保证会计核算的正确、合规。

8.具体规则的模块化设置,降低了管理工作门槛,即使是普通岗位上的员工也可以对功能模块进行构建和完善,把自己的设想和建议变为企业的一项规则,使员工能够在工作中获得成就感,既利于激发员工的工作热情,又能使管理工作不断完善。

(二)管理框架应用中应注意的问题

1.管理框架的推广和应用,绝不只是财务会计部门的工作,它是一项管理机制的建立或完善,需要得到企业治理层的认可和授权。对中小企业来说,如果有具备专业能力的人员,可以组建一个临时机构来完成这项工作;如果不具备,可以聘请第三方专业机构(比如:会计师事务所、管理咨询机构等)来执行这项工作。

2.利润是企业生存、发展的基础,而利润是业务部门创造出来的,不是财务会计部门算出来的。这一框架解决的是财务会计管理问题,财务会计工作是为企业的运营提供基础服务的,是企业发展中的一个配角,切不可将财务会计工作凌驾于其他业务之上。

3.完善的财务会计管理可以有效地减少企业财务风险、提高运营效率,但并不能保证企业基业长青,做好核心业务才是企业的生存发展之道。

4.虽然这一管理框架力求以形象化、规范化、模块化等简单易行的特点介绍给中小企业使用,但作为企业的治理层(股东、老板)始终要明白,管理没有标准的模式,适合自己就是最好的,切不可走向为管理而管理的极端。

作者:李海涛 单位:邯郸易达会计师事务所