摘要：公立医院合同信息化平台建设，实现了预算、采购审批、资金支付、合同归档全流程闭环管理。数据融合、移动办公不仅提升了工作与管理效率，同时也是廉洁防控的重要抓手。
关键词：清廉医院；经济合同；移动平台；信息化管理
引言
对于公立医院来讲，经济合同的管理不仅关系到医院的发展，同时还关系到医院清廉体系的打造。为了更好地管理经济合同，有必要打造公立医院经济合同管理平台。本文，结合实际情况探讨公立医院经济合同管理平台的建设。
一、项目背景
（一）审计监督与清廉医院建设。“清廉医院”建设是浙江省委提出建设“清廉浙江”的重要内容，也是“八八战略”再深化、改革开放再出发的重要保障。公立医院将继续秉承“医学有局限勇于攀登，服务无止境追求卓越”的卫生服务理念，努力推动医疗体制改革、行业作风、医德医风建设。根据浙江省到2022年完成清廉医院建设目标任务，各级各类公立医院清廉教育体系、防治腐败制度体系、权力运行监督体系、医德医风建设体系进一步完善。其中，运用“一平台两工具”做实“清廉医院”内涵是重要环节。一平台即是采购合同管理平台，对医院采购、合同进行全程、可追溯管理。建设采购和合同管理信息系统，使得公立医院对各类采购从论证、预算、采购、合同签订、验收、支付、履约等实现全过程信息化管理。卫健委在统一布置、统一规范建设标准和使用要求，同时留有数据上传接口，实现全过程、可追溯的数据闭环管理系统。
（二）预算与管控需求。公立医院作为二级预算单位，对行业主管部门及财政部门每年度需上报年度预算，根据人代会审批后执行预算计划。在实际业务操作中，由于公立医院财政差额拨款的属性，除财政资金项目外，自有资金预算外项目的需求，往往在传统业务管理模式下存在程序不到位或者流程烦琐等问题。建立关联机制的意义，就是严格预算外采购的流程，严格“三重一大”管理要求，利用系统管控防止不规范操作、遗漏等问题。
（三）业务管理与数据统计需求。没有线上管控或者说无电子化管理，预算与合同的数据就分散在财务、业务等各部门中。但是各项数据不仅医院内部有需求，还要上报卫健委、财政局待各部门，而依靠人工统计整理数据，这种数据间松散耦合造成效率低下，及时性、准确性难以保证。杭州市卫健委在统一布置、统一规范建设标准和使用要求的同时，留有数据上传接口，可形成大数据的互联互通。
（四）移动端审批模式效率需求。医院通常审批涉及多部门多层级，传统审批签字耗时耗力，然而通过办公信息化处理，提交与审批功能既可以在电脑端又可以在移动端实现，进行信息传递与交互，极大地提高了办公效率。同时，对于超过一定时间尚未处理的事务、即将到期可能续约或招标的合同，系统会根据设置，自动触发提醒，避免人工管理的疏漏。其中，办公系统与钉钉应用打通来实现移动审批模式是关键环节。
二、项目设计逻辑与目标成果
通过采购行为必须关联预算管理，完成采购合同前置性审查、生成、审批、支付、归档等内部闭环，实现自动数据上传（见图1）。
（一）预算管理。本着“无预算不执行”的原则，首先建立预算管理数据库。数据库具备上传、导入、维护、预算调整等功能。在预算数据库中可以查询到申请部门、科室、项目及项目负责人等全面的预算数据。首先，新增合同的条件是有对应预算项目，且不超预算控制价格。通过与钉钉应用的结合，打通移动端可以支持合同信息及审批功能，同时要求可视化审批进程，支持各环节审批意见的交换共享。其次，预算调整流程实现了对于当前预算信息的调整需求，有相应权限的员工，可以通过选择当前预算进行调增、调减的操作，凡财政资金预算调整还必须同时满足平衡公式才能提交成功。流程审批完成之后系统自动更新预算台账中的预算金额。
（二）采购管理。发起采购审批流程，必须关联预算项目，使得整个业务逻辑严密；选择预算项目后，自动带出预算信息，如果没有预算，则控制流程无法提交，需调整完成之后才能提交；采购审批流程还根据医院制度定义，不同类型的采购事务经过对应的采购领导，无须人为判断，全自动流转。采购审批管理。根据医院内部控制制度，通过人事权限设置、预算勾稽、调整控制、招标公告、中标公告、会议纪要、“三重一大”会议依据合同建立、付款审批、平台上传形成完整的合同库数据。
（三）合同管理。1.建立合同卡片。合同台账清晰直观地展示合同信息，管理部门能够根据既定的条件进行快捷搜索，方便定位查找。同时，可实时动态掌握合同进程。其中财务信息如合同总金额、履约保证金、保函、累计支付金额等。2.合同审批流程。合同审批流程根据不同类型的合同，展示并填写不同内容；不同类型的合同审批流程也有所区别，根据预先设置好的流程通过表单内容全自动流转；合同流程审批完成之后，自动写入合同台账当中，生成合同卡片。3.合同履行。根据合同类型不同，系统要求上传不同验收报告、质检报告、中标通知书、履约保证金、合同审价报告。4.合同资金结算流程。关联合同名称自动带出合同基本信息、付款条件及目前合同执行情况信息（累计已支付次数、金额、会议纪要、监理、代建相关批准文件）；员工必须上传符合合同本次付款约定条件的单据（验收报告、质检报告等）规范付款程序的管理；流程审批完成，自动更新合同执行情况信息；自动生成付款记录，并且归集在合同卡片下，便于后续查询。5.移动合同平台。移动合同平台主要分为流程审批中心、合同模块、预算模块三部分。员工可以在移动端发起采购申请、预算调整申请、合同审批、资金结算各流程；领导可以在移动端审批流程，支持全流程的移动端审批，方便快捷，随时随地办公；预算、合同台账信息可以在移动端进行查看，对传统管理模式进行梳理、创新，提升整体办公效率，实现线上管控。6.数据自动上报。合同信息及预算项目信息自动上报至卫健委数据平台，减少人工上报工作量，保证数据的一致性，提高正确率和工作效率。
三、建设成果与意义
（一）全流程闭环管理可追溯。与传统的合同管理不同，经济合同管理平台以合同管理为主线，按照医疗设备、总务后勤、基本建设、装修改造、信息服务等不同的采购和使用部门，建立符合采购要求和采购行为的全过程、可追溯的重要经济活动闭环系统。把各个分散的数据进行归总、关联，迅速查询统计，体现了管理、内部控制的全生命周期。合同信息化使得经济业务能够关联到管理的各个层面，对医院的管理起到了数据支持与决策的作用。同时，使得医院建立经济合同管理办法，明确经济合同签订的范围、形成分级授权与集体讨论决策的方式、明确合同管理部门的职责、实行代码的统一管理，从而形成合同的会签审核机制，在时间和空间上节约各种成本、有效提高管理效率。
（二）流程监控实现提醒、预警功能。流程监控效率控制上信息系统可以实现待处理、待审阅、待退回、被督办等各种管理功能。防止了是否是超预算或者预算外签订合同、超期执行合同，合同失效，信息手段提前预警、通知相关部门做好到期前招投标、市场调研，为决策争取了有效时间。
（三）配合资产管理进行采购管控。资产管理方面，通过合同的履行，结合固定资产的卡片、出入库、折旧情况，有效预估资产更新资金需求，可以配合资产管理模块进行各类统计分析等。
（四）关联外部单位数据采集分析。通过合同字典对供应商进行档案维护，并设立各项统计分析图表，可以了解供应商与项目之间、供应商与科室部门之间、科室与项目之间是否存在异常数据。对党风廉政纪检监察工作提供数据支持。
四、存在的问题与不足
（一）管理制度与合同管理平台衔接问题。合同的管理遵循制度，当不同部门的各类合同、涉及变更调整时，负责人能否主动反应，作出平台程序调整，是容易出现差错的节点。合同运维主体或者合同管理部门与制度解读并信息化处理是重要的衔接工作节点。
（二）合同主体资格审查问题。对合同当事人的资质材料进行审查，具体包括以下内容：企业的经营资质、经营范围与合同标的是否相符、法人委托授权书、证件是否齐全有效，如大型医疗设备相关经营许可证、注册资格证、授权书等。特别是专业性审查在合同内部闭环管理中不完全能实现，可能出现资质不具备但合同平台流程全通过的问题。
（三）信息平台孤岛问题。系统与系统之间的紧耦合关系。比人事信息与办公OA系统的对接，合同管理必须与整个办公系统协同。否则存在信息孤岛，数据信息无法贯通取数，造成滞后影响整个审批过程出错，可能对合同签署造成重大损失。
（四）法律风险审查。对重大合同的签订和履行，医院应当由法律专业人员进行合法性、风险程度等进行审核判断。而法律顾问一般不纳入医院人事系统当中，因此，法律方面的审查节点游离于合同闭环管理之外。
（五）内审监督职能的制度配套问题。医院内部控制制度是规范合同管理的重要前提。譬如内部审计如何嵌套在合同管理日常的业务流程当中，而并非仅是一个业务节点，应当贯穿合同业务全生命周期；又如传统文本合同归档与电子化档案技术存储问题、传统纸质合同归档与电子档案管理制度的对照问题等。因此，信息化平台运用必须与医院内控等制度相适应。合同管理信息化的运用与内部控制、审计监督存在不断完善的动态配适要求。
（六）建设项目专项管理的应用。医院基本建设投资项目合同价值高、涉及《合同法》《政府采购法》《招投标法》《建筑施工法》等法律、法规，同时与施工、代建、监理等多方责任主体关联关系。应当独立建设管理、风险控制等制度流程。
（七）电子印章安全及应用问题。目前合同管理公章用章以实体章为准，随着电子签章应用，需要各类移动端口进入契约锁，保证签署完成的电子文件不被篡改，系统应分别从用户身份安全、数据安全、服务器安全、运维安全等多方面保证系统安全性。同时，电子签章系统需要和合同管理平台等业务系统集成，如何高效稳定地完成对接任务，实现业务场景的全程电子化也是后续面临的问题。
五、结语
综上所述，医院合同管理平台改变了传统的纸质合同签审模式，是新时代管理方法的创新，把分散在各科室各部门的合同数据进行融合、关联、统计、查询分析，既实现了内部业务管理，又为廉洁防控提供了有效抓手。虽然还存在一些不足和问题，但随着医疗大数据的发展，合同管理信息化将成为医院管理的重要载体和发展趋势。
参考文献
[1]张健，黄爱萍，白莎琳，等.公立医院对经济合同的规范管理[J].中国卫生经济，2011，30（6）：72–73.
[2]张璟，卢宁，孙丹平，等.探讨大型公立医院经济合同审计的风险识别与控制措施[J].中国卫生经济，2016，35（12）：114–115.
作者:喻弦波 单位:杭州市老年病医院
