医院合同管理范例

医院合同管理

医院合同管理范文1

医院财务需要深入参与到合同管理工作中,必须重视财务部门项目前期的计划管理、合同起草、合同执行中的动态管理、合同外设计变更计价与支付、工程索赔、项目结算等管理关键点,提高医院基建项目投资效益。

关键词:

医院财务;基建项目;合同管理

医疗体制不断进行深化改革,医院固定资产的投资方式也跟随市场经济发生了相应变化,由单一投资转变为多元化投资,且由国家投资转变为自筹。同时加强基建项目合同管理,为获得可靠、完整、准确的分析数据及最大投资效益,医院财务部门纷纷介入项目合同管理。

一、加强前期计划管理

为全面掌握基建项目建设与工程进度、专项资金与自筹资金运用等情况,应加强前期的计划管理,关键点在于:一是了解与掌握建设项目的概算投资额或合同投资额;二是预计年度投资完成额;三是工程进度是否与资金支出进度相一致;四是结余资金的数量构成;五是是否具备工程建设所需的其他条件;六是自筹资金项目是否具有妥当的资金来源;七是是否采取专户专存的方式对国家所下达的专项资金进行管存;八是自筹资金涉及的项目是否具有合理性与可行性。财务部门既要参与制定部门年度基建资金计划并提出合理化建议,同时于基建资金计划下达后,依据随时所掌握的变化情况,需及时提出调整意见。

二、把好合同起草关

(一)编制好招标文件0

一般情况下,在进行项目招标前,需要先确定下来招标的监理单位,之后由监理方、业主方及设计方三方共同探讨招标文件细节,对图纸进行全面会审,并对关键材料与设备进行市场调研。逐条研究合同附加条款,在招标文件直接体现出来,包括现场用电位置与用水点现状、参与投标单位资质等。财务部门必须认真对待对价格扯皮造成影响的因素。

(二)合同附加条款中载明付款程序

在建设项目中,先由承包方对每一笔支付款提出申请,并附上工程量相关报表,通过监理审核、业主代表把关后,由业主方的项目负责人对其进行审批,最后上报财务完成审核与付款。每一道付款程序都需要严格按照合同约定的执行,避免工程款支付与工程进度不一致问题。

(三)提高工程量清单编写质量

设计文件中所产生的错误会直接影响到工程造价,所以在填写工程量清单时,需认真复核设计文件的图纸,并计算出准确工程量,否则很容易因为设计错误造成工程变更量过大情况。之后依据清单细目将图纸工程量进行细化,与清单对应细目相匹配。这项工作的工作量很大,其直接关系到完整工程造价,必须认真计算,且反复核查,保证工程量清单高准确性,才能提升合同的管理效率。

三、加强合同动态管理

医院的财务人员必须主动进入现场了解情况,随时掌握投资变化情况。建设工程的动态投资控制需要注意以下几个关键点:承包方进场开始施工的第一个月月底前,需对进场材料进行检查,核对其是否与所支付的预付款相一致。施工开始,对施工组织能力的考察也随之开始,核查其是否与施工组织的设计相一致;监理单位工种是否齐全,执法是否与合同一致,并秉持公正原则。主体工程完成后,对工程进行盘点,找出各方面不足之处,包括投资控制、进度、质量等,制定出修正计划,确定下一步工作的重点。设备在进场安装前,需再次会审图纸,确定安装控制点。竣工验收阶段,做好工程盘点与系统调试。

四、合同外工程变更造价计量与支付控制

影响工程造价变更的方面很多,包括设计与施工条件的变更、技术标准的变更、计划调整变更等。变更工程的审批程序与项目管理的模式、监理工程师权限有着直接的关系,因此会有一定差异,但必须保障其具有健全的变更审批程序。变更工程费用计算应遵循:一是项目必须是工程量清单内所具有的,且细目单价要一致;二是采用合同中既定费用计算方法;三是采用部级或省(市)级相关机构颁布的概预算定额及价格文件;四是采用承包商投标时提交的单价分析表、实际支出证明;五是采用计日工单价。变更工程造价计量与支付要在变更工程单价核定基础上进行,将支付证书中显示的数量与变更后单价作乘积,汇总后确定该项目变更的总造价。这一阶段费用控制的重点在于是否严格按照既定审批程序进行。

五、处理好国家拨款和自筹资金关系

国家基建相关管理部门将基本建设所涉及的各种筹集资金均纳入到基建管理中,基建管理与国家相关拨款管理机制效益必须相同,从财务管理方面进行分析,发现二者往来关系有所不同,进行会计记账、核算及资金调配时,需严格依照基建管理相关程序开展。自筹资金也需纳入到医院的财务计划中,将其编入到预算与组织决算中。

六、加强工程索赔方面合同管理

工程索赔也是合同管理中重难点。索赔其实就是履行合同时,合同一方遭受损失,而原因是对方不履行合同义务造成的,而向对方提出赔偿或补偿要求。工程索赔是一种承包工程相关单位追加造价常用的手段。索赔费用时,需坚持以赔偿的实际损失为依托。方法包括总费用法、分项法两种。一般使用分项法:一是对索赔事件所造成的费用项目进行分析;二是对各类项目的损失值进行计算;三是将涉及到的各类费用相关项目计算值进行列表汇总,最终得到总索赔费用数值。

七、竣工决算阶段合同管理

所建设项目竣工之后,由建设单位组织相关部门,在竣工决算相关资料帮助下,对竣工决算进行编制。主要涉及两部分,一部分为工程决算,另一部分为财务决算。竣工决算能够较为全面地反映出竣工工程建设成果、财务支出具体情况,将整个工程建设项目费用全部汇总,以核定新固定资产价值为目的,办理好交付使用相关手续,并对建设成本进行考核,对投资效果进行分析,总结经验、积累资料,有效提高建设单位整体管理水平,从而提升经济效益。

八、结束语

合同管理是一项重要管理工作,其涉及到项目投资控制、项目实施质量保障等,财务部门需要进行较深入的工作。对工程造价的有效控制,并提高投资的效益非常重要。所以财务部门必须重视合同前期起草工作,加强合同具体执行中的动态管理,关注设计变更、工程索赔、项目结算,进而完成投资目标,达到预期效益。

作者:季青 单位:山西省中医院

参考文献:

医院合同管理范文2

一、医院合同档案的特点

1.凭证性。由于合同的强制性和保护性以及具有的制裁功能,使其成为维护医院合法权益的重要武器。医院与另一方按照法律建立的合同,可对双方当事人产生法律约束力。合同在订立之后,双方当事人对合同的履行、合同的变更和对合同中相关权利义务的转让、终止合同或者违约等,都必须以建立的合同档案作为唯一的和完全的依据。如违反合同档案中的相关规则,双方当事人都必须承担相应的法律后果。2.权威性。医院合同的权威性主要体现在,必须遵守国家的法律规定,按照相应的章程和实施条例进行拟写、签订、变更和终止。比如,医院与外界签订合同,必须医院的负责人委托,以法人单位的名义。3.广泛性。医院合同种类繁多,涉及部门广泛,按照业分工部门的不同包括药物、试剂、医疗器械、耗材等采购类合同,基建工程、物业管理、水暖电气供应等后勤管理类合同,还包括财政类合同、科研类合同、人事类合同及医疗协作、医疗纠纷处理等合同。不同类别的合同有不同的管理方法,但是都要以院办为综合管理部门,财政管理为职能管理部门,监督审查和采购为具体执行部门,各个部门之间相互帮助相互配合,建立起一个完善的医院合同管理体系。4.时效性。时效是一个特定的术语,主要用于法律,是指时间在法律上所产生的效力。从时间的性质上说,其本身就是一种法律事实,在法律中具有一定的法律后果。我国的《合同法》及其它相关法律规定,合同建立后不同阶段产生的时效力,都具有一定的法律后果。例如,我国《合同法》第二十条规定,在合同的要约阶段,“承诺期限届满,受要约人未做出承诺”,则要约失效。

二、目前医院合同管理中存在的问题

1.合同管理制度不完善。合同的管理设计到方方面面,十分复杂,包括资格信用调查、拟写、审查、记录等,同时还要注意双方是否按照合同内容履行各自的义务,定期的对合同进行核实统计。迄今为止,仍有很多医院并没有建立起完善的合同管理体系,因此在管理的方式方法方面非常欠缺,并没有一个明确的责任部门和合理的办事流程,导致部门之间分工不明,不能有效配合工作,影响管理的效率和效果。另有部分医院未设立专门负责合同管理工作的部门,而是由业务职能部门一并包办,致使各类合同得不到规范统一的管理,缺乏系统性。且许多合同文本是由业务部门安排施工方或供货方拟定,合同条款往往对对方有利。2.合同审核流程不规范。合同管理最关键的一步就是审核流程,当合同拟写完成后,就会进入审核阶段,合同的审核会涉及多个相关部门,各部门按照流程分别进行会签审核,最后由直接责任人审签。目前许多医院仍缺乏规范的合同审核会签制度,导致部分会签部门拖延时间、合同流转速度慢、合同审核质量低而无人监管,且部分合同的签订忽略了法律顾问重点把关的环节,导致未能识别合同中的潜在风险,使医院的合法权益得不到有效的保障。3.合同归档难度大。由于每一份合同都有相当的复杂性,各流程环节要衔接紧密流畅,但由于涉及的部门过多,导致合同从拟定到完成的过程中,被拆分在不同的部门中,以至于给最后的合同归档造成了极大的麻烦。一些医院未设立专门的合同归口管理部门,合同最终分散到各个承办科室或个人手上,增大了合同查询的难度,且极易造成丢失,若发生合同纠纷医院需要维权诉讼时,往往会因为证据不足而败诉。4.合同管理信息化程度不高。现阶段大部分医院依旧以书面合同为主,继而将合同内容存档,在这个信息化的时代,这样做使医院的工作效率受到极大的影响,合同中的信息,无法共享,难以做到快速查询和统计,且录入的信息往往只关注合同签订时约定的内容,对于之后合同的具体履行情况并无全程的记录,难以做到合同的追踪管理。此外,一份合同的信息在不同科室被重复录入,也在一定程度上影响了合同管理的效率。

三、关于医院合同规范化管理的建议

医院合同管理范文3

关键词:风险管控;合同管理;全生命周期

合同的定义,就是指当事人或者当事人双方之间设立、变更、终止关系的协议。医院所从事的各种经济活动类别较多,形式较为广泛,比如有服务类、医疗设备的采购、机械的维护和保养等等,而合同作为医院参与经济活动中的一个基点,用来实现双方履行责任和权力的一种方式。随着新医疗改革的广泛普及,医院也加强了对各种经营模式的探索发展,在这个过程中,一份合理有效的合同,是保证医院双方责任划分的重要保障,它在医院进行经济活动中起到了重要的作用,是把握避免医院管理风险的第一道关口。

1医院合同管理现状分析

1.1预算管理作用没有落实

预算是医院在整体发展战略上进行预测和决策的依靠,并以金额的形式反映出具体操作的计划。它能直接反映出医院在一定的时间段能进行的经营活动和资源使用情况。很多医院在进行较大的经营活动时,都会出现没有预算或者超出预算的问题,究其根本原因就是医院在进行项目活动实施时,医院内部财务部门没有参与其中,无法根据实际情况作出预算,导致医院在进行项目活动时出现财务风险和各种问题。

1.2医院内部没有制定有效的资金使用计划

合同管理部规范,医院财务也没有对医院的经济活动进行参与管理,导致财务在合同付款环节中才知道资金的需要,只能根据业务部门给的相关凭证进行财务处理。这种情况让财务部门陷入的被动状态,打乱了资金的使用计划,导致医院因流动资金不足陷入的困境。

2医院合同常见风险探析

2.1合同准备阶段

首先,医院采购需求、采购物品价格以及商务谈判是医院合同的主要风险环节。在采购时往往尚未能完全清晰厘定项目需求,很容易造成后续合同履行环节双方产生分歧、导致合同难以按约定时间完成。医院可以根据《医院采购管理办法》对采购前的方式、程序、监督和异议进行有效规范,通过这方面的依据,能大大降低医院的财务风险,减少不必要的损失。

2.2合同订立阶段

这个阶段存在的风险主要是在条款方面,医院可以用以往条款为基础,通过部门意见和律师建议的添加,制作不同类型的合同模板,以便保护医院自身利益。也避免了医院在进行同类型合同签订时,因有模糊的条款导致不必要的支出。

2.3合同履行阶段

合同管理中最关键的环境就是合同履行,合同签的再完美,人工不履行,其目的也无法实现。加大对合同法履行阶段的监控,是财务部门的主要任务,一旦发现对方为履行义务要及时采取措施,追究责任。

2.4合同终结阶段

这个阶段的主要目的就是妥善保管相关合同资料。它的风险一般都出现在相关资料的缺失上,导致合同出现问题是或者续合同时找不到参照依据。

3医院合同管理风险管控措施

3.1组织结构方面

(1)要实现医院管理的内外有效结合,就需要制定相关制度,明确各个管理部门的职能所在,对合同进行妥善保管。另外,还需要以法律为依据,聘请相关律法人员参与意愿内部项目活动。(2)确保部门的分工明确。院务部负责医院合同的全面管理,财务监督方面由审计和财务部门负责,明确各个部门的权力和责任。同时设备科有专门的负责人进行合同管理,实行责任到人制,以此去促进各个部门之间的有效联系。

3.2制度建设环节

(1)建立完善的规章制度,让工作人员有法可依。有章可循。对于医院购置物品时,要有相关的流程和预算,对物品购置环节中加强监督检查。另外,医院还应把合同的执行、变更以及解除等事项依据法律责任明确到合同管理中去。(2)健全内控制度。在业务方面,医院要对业务流程的全过程实现监督管理,扩大监管范围。很多医院内部部门的内控制度都存在一定的限制,导致每个部门之间不能很好的联系,实现有效融合,因此在内控制度的建设中,医院要打破这种限制,对相关的流程完善其制度;通过与法务部门的联系,做好签订工作;对付款环节的监督中,更应持以严谨严格的态度,使内控制度不断的完善。

3.3预算与收支管理方面

在合同的签订与采购环节中,要根据医院中全面预算管理方式,对编制。审核等一些列的流程加以完善,实现对经济活动的有效控制。并且在进行采购时,需要依据相关的预算,结合合同管理方式去进行。如果采购的项目超出预算范围,医院应长传到相关部分,经其审核通过后在进行采购。资金的收入和支出管理方面,首先要合适监督项目进度情况,依照合同签订的要求,进行合理的审核。并依据相关条款,按照医院的审批流程开展工,党审批通过之后,把合同与审批通过的报告交于财务部门,该部门了解并通过够在实行收支工作。

3.4存档管理方面

合同归档是医院管理中较为重要的,也是医院维护自身的合法权益采取的必要手段。合同应有医院档案管理部门做好归档,并对合同做好编号,方便后期查找时的快捷。相关工作人员都要担负各自的责任,从采购到合同的执行,所有的资料都应该进行合理保存,经过电子扫描后永久保存。

4结语

总之,医院合同管理是现代化医院风险管控的重要体现,医院在合同管理时需以全生命周期的理念看待,促进医院提高财务风险的防控工作,医院合同管理涉及的资金金额加大,会对医院的运营发展起到重要的影响,隐私加强对合同管理风险控制的重视,是提升医院内部控制水平,并实现医院长期且稳定发展的基础。

参考文献

[1]王丽娟.浅谈医院合同管理的现状和对策[J].医院信息,2010,1(3):33-70.

[2]陈凌.探析医院经济合同管理[J].江苏卫生事业管理,2010,1(21):62-63.

医院合同管理范文4

[关键词]公立医院;经济合同管理;内部控制

经济合同管理是对合同从商谈开始直至签订、执行以及终止全过程进行的管控工作,主要负责对外签订的数量、类别增加、采购物资以及宣传、服务等多个领域,是单位内控体系中非常关键的内容,需加以重视。内部审计监督是经济合同管理内部控制得以有效落实的根本保障。本文以上海地区医院为背景,分析公立医院经济合同管理存在的风险、问题,为公立医院内部控制建设提供借鉴。

1公立医院经济合同管理存在的风险

公立医院内部经济行为包括相关设备、物资以及物业管理等方面,存在以下风险。

1.1价格风险

公立医院在发生经济行为的过程中,价格差异明显,若经济合同内没有设置约定价格,或明确价格的方式以及依据等,便会出现问题,导致购买价格与实际价格之间出现差距,造成医院资金浪费以及投入增加等一系列风险。

1.2质量风险

公立医院如果发生经济行为,其质量具有不确定性[1]。若经济合同内没有明确表明对提供服务或产品质量的控制和约束,会导致物资、设备以及物业管理等存在质量问题,为医院带来不必要的经济损失。

1.3法律风险

医院发生经济活动期间,会面临经营单位在经营行为、安装、运输、施工过程中的风险,如安全事故或医疗纠纷等,面临法律风险。

1.4其余风险

公立医院经营期间发生的经济行为面临合同标的疏漏、没有按照规定签订合同、合同对方与主体资格不符等问题,都会影响医院合法权益,使其面临风险。出于对上述风险的考虑,公立医院内部经济部门务必重视经济合同管理工作,对容易出现的风险严加控制,保障医院正常运营。

2公立医院经济合同管理要点

2.1合同主体信息

公立医院签订经济合同之前,需了解对方信息,主要包括企业营业执照、工商登记情况、注册资金、法人代表等,以保证自身权益[2]。没有被授权的部门或未取得营业执照的企业,都不具备签订合同的资格。这是目前公立医院经济合同管理过程中需要注意的重要问题之一。

2.2经济合同条款

经济合同明确了签订双方的权利、义务,双方在签订经济合同时,务必详细阅读每项条款,保证内容清晰缜密,不存在任何纰漏,以免导致后期纠纷[3]。

2.3经济合同监管

为了保证经济合同的有效性(签订流程见图1),公立医院需设置专门的监管部门,对经济合同进行监督与管理,重点监督合同落实情况,以免经济合同印章与授权被滥用,导致一些不必要的纠纷。若出现经济合同纠纷,需在合同有效期内积极行使权利,全面维护公立医院权益。

3公立医院经济合同管理存在的问题

3.1管理人员缺乏重视

当前,有些公立医院管理者认为医院属于事业单位,主要目的不是营利,突出强调公益性,对经济合同管理的重视不足,未能充分认识到经济合同管理是医院管理的基础性工作,出现“重服务、轻管理”问题,尤其在医疗工作较为繁重时,经济合同管理为医疗服务让步的现象时常出现。

3.2管理制度不够完善

公立医院经济合同管理一方面关系到社会、市场,另一方面也关系到不同科室,必须要有完善的管理制度进行约束[4]。当前,一些医院经济合同管理制度依然不够完善,无法满足医院经济管理方面的需求。

3.3医院内部组织结构有待完善

组织结构与人才是做好医院管理工作的基础,尤其是经济合同管理工作,必须要有完善的机构以及高素质人才作为保障[4]。结合当前形势,一些医院在内部机构设置以及人员配置方面与经济合同管理的实际需求不符,影响了医院运营。

3.4投入少、效率低

随着信息技术的发展,使用先进的信息技术进行经济合同管理,已成为当前社会的共同认知。这就需要公立医院增加资金投入,采购相应的设备。然而个别医院认为不如将资金投入到医疗设备中,所以对经济合同管理设备采购的资金投入一省再省,导致经济合同管理操作方式效率低,效果不明显。

4公立医院经济合同管理策略

4.1健全经济合同管理内控机制

4.1.1完善合同管理机制

按照我国《合同法》,结合公立医院当前运营实际,完善经济合同管理机制。对合同从签订到最终的存档环节均要做出相应规定,并明确各部门承担的职责,使经济合同管理工作有据可依。

4.1.2建立经济合同联审会签机制

有关人员需要对经济合同联审会签程序、具体审核内容、使用方法等进行明确,签订经济合同之前,审计、财务、监察等部门须进行必要审查,并在合同审批表中表明审核建议[5]。同时,为有效规避经济合同隐藏的政策与经济风险,针对重要的经济合同,医院需聘请专门的法律顾问,对合同内容逐条审核,并附上签署建议。

4.1.3健全经济合同履行机制

签订经济合同后,公立医院需确定合同实施的具体流程以及相关人员承担的管理职责,定期考核合同执行情况,将考核结果作为管理人员绩效奖励的重要依据,以提高各部门对经济合同管理的重视程度。

4.2完善经济合同管理实施制度

4.2.1审批管理

经济合同涉及的种类以及部门较多,加上对技术的要求也存在较大差异,公立医院职能部门必须各司其职,严格掌握合同条款的制定与落实情况。优化审批流程,加强审批监管力度,使经济合同更具时效性。签订经济合同前,医院有关部门需积极论证经济事项,合同主管部门做好合同内容的拟定工作,财务、审计以及监察等部门积极参与到经济合同审核中,经分管领导确认,最后由管理人员审批签章[6]。当合同进入到非正式签订程序后,合同经办部门需要将涉及的全部资料送至办公室,并安排专人对其进行登记、编号、归档。经济合同的草拟稿以及成文稿等,要送至财务科、审计科备查,合同原件则留在经办部门。

4.2.2付款管理

付款管理是经济合同实施最为关键的一个环节,同时也是内控的重点。相应的职能部门需按照合同规定,办理好合同款项的所有支付手续。

4.3加大经济合同跟踪监管力度

4.3.1合同签订环节

(1)正式签订经济合同前,医院内部审计需要对物资与劳务采购、工程项目投资等相关经济事项决策进行审查,掌握经济事项相关内容,做好经济合同审计的准备工作。对科室申请的采购方案、管理人员的批复文件等进行严格审查,确保其与物资采购流程规定相符,尤其是大型设备采购以及基建工程等,都要严格执行“三重一大”规定。(2)对医院各经济事项,内部审计要审查其是否需要通过政府集中采购、单位内招标议价等方式进行;对符合招标采购规定的经济项目,确定其是否按照政府集中招标管理要求组织招标采购工作;对超出限额的经济项目,确定其是否按照要求通过竞争性谈判、单位内部招标议价等方式明确合同价格[7]。内部审计需积极参与到经济事项招标工作中,掌握书面记录,以及合同签订的服务承诺和设备配置等,保证合同价格的合理性。(3)合同文本签订后,医院内部审计需重视对合同文本的审核,做好管控工作。第一,审核签约对方的资信与履约能力,重点包括合同事项符合法律规定、合同主体资格合法,并具备履约能力,合同内容和招标内容相同。第二,审核合同条款是否严谨,重点围绕商务条款内有关合同价款、支付条件等诸多内容和招标、议标结果的一致性进行审核,以及关注预留质保金的合理性、违约责任与解决手段的有效性等。第三,审核经济合同送审资料,包括招投标文件以及中标通知书等,必须保证合同文本的规范性、内容的真实性、表述的严谨性,以免出现风险。

4.3.2合同实施环节

项目施工、设备采购、履行服务三种合同在经济合同中约占90%,内部审计人员需以此为抓手,严格履行合同规定,做好管控工作。项目施工期间,内部审计应关注如下几方面。第一,详细检查工程量,确认流程是否存在与内控规定不符之处;验收隐蔽工程,为工程造价结算审计提供参考,规避价格风险。第二,合同实施期间,对由于设计变更等诸多因素形成的签证工程量组织审查。第三,工程项目竣工后,应严格审查工程结算,如果项目结算涉及的造价金额较大,需由外部造价咨询公司负责审计。第四,通过建立台账的方式,做好项目预付款、进度款、预留质保金等管控工作,合同执行部门必须严格按照合同规定的支付形式、比例支付进度款,以免出现工程款超进度以及超比例支付等问题[8]。同时,设置工程进度款支付预警体系,如果累计支付金额超出设置限额,会及时发出预警,最大限度的规避合同支付风险。采购设备、履行合同期间,内部审计部门需着重检查合同签订对方提供的设备产地以及生产厂商等是否符合规定,相关设备开箱验收以及入库手续是否完善,是否以合同约定的付款期数与比例支付货款;另外,需支付质保金,要认真检查培训记录,并且对设备售后维护记录进行审查,确保合同双方按规定履约。履行服务合同期间,医院内部审计部门需要对签订方的考勤情况进行检查,要求根据考勤制度记录每日出勤情况,确保每月考勤登记中到岗人数和合同核定人数一致,并按照合同条款规定的服务内容及提出的质量要求做好服务工作。医院内部各科室需要对合同签约方提供的服务质量及态度进行审查,最终结果作为支付合同款的主要凭证,若与合同要求不符,则在合同价款中扣除。

4.4提高内部审计监督水平

医院要重视经济合同管理,完善内部审计制度。提升内部审计组织水平,使内部审计工作更具权威,确保经济合同管理的相关意见能够落实。经济合同审计工作具有专业性、综合性,审计工作人员不仅要熟知经济合同规定,还要了解工程以及经济管理的相关知识,因此要完善内部审计人员结构,引进一些专业能力强、素质高的审计人才,使医院审计人员更加多元化,确保经济合同管理的有效性。同时,开展不同渠道以及模式的培训,组织审计人员参加,提升其审计专业水平,保证经济合同审计的效率与质量,最大程度规避审计风险。

参考文献

[1]刘畅,王起忠,崔世军,等.基于COSO(2013)医院经济合同管理初探[J].中国医药导报,2016(27):175-178,183.

[2]王莉.医院合同管理存在的问题与管控[J].饮食保健,2017(24):362-363.

[3]张淑琴,梁金凤,于丽平,等.建立精细化合同管理模式推动公立医院内控建设[J].卫生经济研究,2017(8):65-68.

[4]沈婕.浅析县级公立医院经济合同审计管理方式的探索[J].中国经贸,2014(8):278-279.

[5]刘永文.论加强公立医院经济管理的方法措施[J].中国管理信息化,2016(13):164-166.

[6]李玉丹,王峥,倪震勇.公立专科医院经济合同采购的廉政风险及防范[J].现代医院,2017(10):1436-1439.

[7]张璟,卢宁,孙丹平,等.探讨大型公立医院经济合同审计的风险识别与控制措施[J].中国卫生经济,2016(12):114-115.

医院合同管理范文5

[关键词]医院;合同审计;内部控制;风险管理

随着国家医疗卫生体制改革的深入开展,医院对外经济活动日趋繁杂,所面临的风险也越来越大。合同作为经营管理活动中的重要一环,直接关系到医院的经济利益。有效开展合同审计工作,对医院规范对外经济行为,提高经济效益,防止不必要的经济损失至关重要,同时也是内部审计发挥预防保护作用、实现服务促进管理,体现其内向性服务特征的一项非常重要的工作。

1合同审计的概念及内容

合同作为医院与外单位发生经济往来的重要依据,是医院经济活动的一项重要事项。由于合同具有价值高、风险大、易纠纷等特点,成为医院内部控制的重点之一。合同审计是内部审计机构和人员,对合同的签订、履行、变更、终止等过程及合同管理进行的独立客观的监督和评价,合同审计是医院合同管理内部控制制度中的重要一环,也是对合同管理内控制度的再控制。

2部分医院在合同管理中存在的问题

目前很多医院已意识到合同的重要性,制定相关管理制度,加强管理,内审部门也将合同审计作为日常审计项目,提升了医院合同管理内部控制的效果。但是,仍有部分医院存在着一些问题。

2.1合同管理制度不健全

制度不健全是医院合同管理内部控制失效的主要原因之一。合同管理制度应涵盖合同管理的全方面、全过程,应对部门设置、人员配备、运作流程、监督检查、绩效考核等方面都做出具体的规定。而有的医院在这方面还有待完善,由于未制订统一的合同管理制度,各相关部门按照自己的理解去进行,甚至会存在部门间冲突的情况;有的医院合同管理制度不全面,只关注了合同签订流程的规范,对合同订立及合同审核做出详细的规定,但忽视了对合同履行流程及合同后续管理的规定,如对合同履行及考核制度、合同档案的管理制度等未做出明确规定。

2.2合同内控制度未得到有效执行,缺乏监控力度

任何一项制度只有得到有效的执行,才能发挥其作用。部分医院虽然建立了合同管理制度,但在执行过程中,由于缺乏监管力度,制度并未真正得到有效执行。医院往往只重视签订流程而忽视后期合同履行的监管。监控不足或根本没有有效的监控机制,导致不能及时发现合同履行过程中的违约行为。

2.3合同风险管理意识薄弱

有些医院对合同管理的认识不足,没有真正认识到经济合同在医院发展中的重要意义,医院管理层也没有树立起防范和规避合同风险的意识,故而没有把合同管理作为医院经济管理的一项重要内容来抓。

3我院开展合同审计的管理实践

近年来,我院每年签署的合同总量逾千份。医院内审部门在多年的审计实践中,逐渐完善审计方法,切实开展合同审计,发挥内部审计作用,提高医院管理水平。

3.1从健全制度入手,完善合同管理制度

合同管理制度是医院合同内控管理的“顶层设计”。医院审计部门对现有的医院合同管理办法进行完善,提出修订意见,在已有的合同签订、合同审核程序及内容、合同授权管理、合同履行管理等规定的基础上,又对各相关职能部门的职责、运作流程、合同档案管理以及合同动态分析制度、绩效考核等方面做出了明确规定。通过完善合同管理制度,规范合同管理行为,使合同管理工作更加科学、合理,为合同管理提供了制度依据。在进行具体合同事项审计时,应用“起点介入、过程监督、突出重点”的控制原则,抓住合同管理的关键环节、关键控制点,做到事前有防范、事中有控制、事后有评价。3.1.1合同订立的审计。合同订立前的审计是合同审计的重点和关键,在这个阶段出现的任何疏漏和过失,都有可能会给医院带来损失和风险[1]。审计的主要内容包括审核合同签订的必要性,即是否符合审批程序,是否已经安排了相应的财务预算;审核经济事项的合法性、合规性以及合理性;审核合同当事人的主体资格、资质及提供相关资料是否齐全;审核合同内容和条款的完整性和真实性,以及审核合同条款是否规范,用词是否准确,能否执行,是否维护了双方合法权益。对招标采购事项的合同还需审核是否符合招投标文件的相关规定[2]。我院审计部门十分重视该阶段的审计工作,对医院所签订的每份合同均进行审核。在审核中,又根据不同经济事项的特点,抓住各类合同关键控制点。例如,我院招投标采购制度执行较好,所有的物资采购、工程建设项目、服务类项目均通过招标采购流程,且审计部门全程参与。对这类经过公开招标采购流程的经济事项,重点关注合同签订是否符合审批程序以及合同内容、条款是否与招标时对方承诺一致。随着医院科技工作的发展,医院开展的科研合作项目及临床验证项目也日益增多。对这类合同审计,要重点审核临床试验项目是否已通过伦理委员会的论证、是否明确了申办方、研究机构双方各自承担的责任与义务条款、以及知识产权归属条款,在对临床验证合同审核中,还须重点审核受试者保护条款。3.1.2合同履行的审计。每年医院处于履行阶段的合同数量众多,其中建设工程施工合同、物资采购合同及服务合同占比超过90%,且金额巨大。内部审计部门重点关注这些合同的履行情况。对建设工程施工合同履行的审计。内部审计对每份建设施工合同履行都进行全程管理和控制。首先是对工程量进行确认,检查确认程序是否符合要求。审计人员会参与隐蔽工程的验收工作,以此作为工程造价结算审计的依据,防范价格风险;二是对签证工程量进行严格审查;三是竣工后对工程结算进行审核,对金额较大超过内审权限的工程项目结算,审计部门委托外部造价咨询公司进行审计;四是对工程预付款、工程进度款及预留质保金进行审计。检查合同执行部门是否按合同约定进行支付,避免工程款超进度、超比例支付[3]。对物资采购合同履行的审计。医院审计部门经常对物资采购合同的履行情况进行抽审。重点关注:一是验收情况,其中包括供应商提供的物资是否与合同约定相符、验收入库手续是否完备、合同款项支付金额与支付进度是否与合同约定一致;二是合同中约定的服务事项是否履行,优惠承诺是否实现。通过查看培训记录、售后的定期维护记录、保养记录等资料,审核供应商是否全部履约。对各类服务合同履行的审计。这类合同包括维保类服务合同、物业服务合同及其他服务类合同。审计部门重点关注维保服务及物业服务两类合同的履行情况。维保类服务合同的审计,审计部门通过了解维保单位实际工作流程、检查巡检或维护记录,审核其是否严格按照合同中要求的维修及维保义务履行。物业服务合同的审计,重点审查:一是检查在岗人员的人事档案、考勤记录,审核对方人员编制和在岗情况是否与合同相符;二是通过对服务现场的检查,审核合同对方是否按约定的服务内容,包括质量要求去提供服务;三是检查合同对方的培训记录、服务项目在用设备清单等,审核合同对方是否按合同约定进行了人员培训、投入相应的设备等等。

3.2合同变更的审计和评价

合同变更是指合同当事人对合同内容进行修改或补充。对合同变更的审计,主要审计:合同变更的理由是否充分,是否可能存在欺诈、重大误解、有失公平的情况;是否履行了医院规定程序;变更条款是否真实、完整。医院为加强对供应商的管理,依靠多个部门联动建立起合同评价体系,对供应商的履约情况进行考核、监督。临床科室等物资实际使用部门、物流中心及临床医学工程处等物资管理部门、财务部门以及纪委、行风办、审计处等相关职能部门,甚至是医院职工、患者等受众群体的满意度评价也作为考核依据。各部门从各自管理的角度对供应商履约程度进行评价,包括物资的供应情况、使用情况、后期服务情况等。评价结果各部门相互沟通,汇总至采购部门,将那些违约的或有失诚信的供应商列入“黑名单”,不再允许其参加医院以后的招标采购项目。评价体系的建立,有助于对现有供应商的履约情况有较全面的认识,也有助于验证合同管理是否达到预期的效果,并为医院在选择目标合作方时提供决策依据。

4结论

通过切实开展合同审计,确保合同合法合规,能够帮助医院规避经济活动风险,减少资金浪费,维护医院合法权益。利用合同审计这个平台,还可以将审计工作延伸到医院经济管理的各个重要环节,例如财务管理、各类物资采购、库房管理、基建工程、后勤管理等重要环节,加强相关业务部门责任,及时发现管理中的不足,堵塞管理中的漏洞,提升医院管理水平,防范舞弊行为的发生。

[参考文献]

[1]丁先哲.浅谈经济合同事前审计——以复旦大学附属儿科医院为例[J].财会学习,2017,12(2):220-221.

[2]刘畅,马江雪,孟亚丰.构建公立医院经济合同内部控制体系初探[J].医院管理论坛,2015,32(5):6-10.

医院合同管理范文6

关键词:合同管理;内部控制

合同管理是医院经济活动的重要组成部分,根据《行政事业单位内部控制规范》(试行)规定,医院应从合同订立、履行、登记及纠纷管理等方面,建立相应的风险控制机制。通过执行合同管理内部控制,使单位在经济活动中降低交易成本,加速资金周转,提高医院资金使用效率。同时,医院可以有效协调医院内部各部门关系,有利于提升医院公共服务的效率和效果。

一、医院合同管理的定义

医院合同管理是指医院对以自身为当事人的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止及审查、监督、控制等一系列行为的总称。其中,订立、履行、变更、解除、转让、终止是合同管理的内容,审查、监督、控制是合同管理的手段。医院合同管理必须是全过程的,系统性的,动态性的。

二、医院合同管理的主要风险

1.医院合同管理制度和流程不健全,合同管理工作职责分工不明确,合同管理组织领导与协调机制不完善,造成多部门共同管理的边际盲区,影响合同管理的效率和效果。2.违规签订担保、借贷和投资合同;合同调查中忽视被调查对象的主体资格审查;与不具备权或超越的主体签订合同;合同谈判中忽略合同重大问题或在重大问题上做出不当让步;合同内容和条款不完整、表述不严谨或存在重大疏漏和欺诈等导致医院合法利益受损。3.未按照合同条款规定履行合同;未明确事项未及时签订补充协议;合同纠纷处理不当;未按合同规定期限、金额或方式付款,或者在未签订合同的情况下盲目付款,导致医院资金损失。

三、医院合同管理内部控制目标

根据《行政事业单位内部控制规范》(试行)和《行政事业单位内部控制基础性评价指标》要求,医院合同管理内部控制目标主要分为四个部分:1.建立完善的合同管理组织及运行机制;2.在合同订立过程中,确保合同对方主体具有履约资格和能力,减少违约风险。规范合同内容、签订程序,合同相关法定要素齐全,合同登记备案手续完善;3.对合同履行情况进行监控,确保合同变更程序和款项支付合法合规,有效保证业务的开展;4.按照类别开展合同的登记、统计和分析工作,确保合同保管安全可靠,合同信息不被披露。具体见图1。

四、合同管理关键控制措施

(一)合同管理组织及运行机制关键控制措施

1.建立合同管理制度和业务流程控制。针对合同管理各个环节的业务流程、各风险领域查找关键控制点,对合同的起草、谈判、审批、生效、订立、履行、纠纷处理等工作流程进行严格控制。明确业务部门、财务部门、审计部门、合同归口部门的管理权限,确保医院各部门在权限范围内审批合同。规范经济行为,强化风险管理,保证合同管理业务全过程得到有效的控制。2.健全合同管理沟通协调机制。以某三甲医院为例,采购办、项目办、后勤科等作为业务部门,具体负责合同的拟定、执行环节;财务部门履行对合同的财务监督职责,按照合同规定及时结算,监控资金的收入或支出;审计部门作为审核部门,审查合同价格条款、结算期限和方式的合理性,定期检查和评价合同管理中的薄弱环节;办公室作为合同的归口管理部门,对合同实施统一归口管理,参与合同管理过程,管理合同印章,管理与合同有关的法人授权委托书。各部门之间进行有效的沟通,采取相应的控制措施,促进合同有效地履行。

(二)合同订立关键控制措施

1.严格审查合同签约对方的主体资格、履约能力和资信情况。包括对方资质证明、法人代表或委托人的身份证件、授权委托书等证明原件。了解清楚对方市场准入情况、资格、信用等级、履约能力,是否有不良记录等,切实从源头上防范合同管理风险。2.建立合同谈判控制机制。可以由医院业务部门、财务部门、审计部门、合同归口管理部门共同组成合同谈判小组,代表医院对合同内容和条款与对方进行磋商。谈判小组应熟悉国家相关法律法规、产业政策、行业监管、同类产品或服务价格等与谈判内容相关的信息,合理制定本单位谈判策略。重点关注合同核心内容、条款和关键细节,避免合同约定不明确,产生歧义。例如合同只约定“货到付款”,支付方式是现金、支票还是银行转账?货到后是部分支付还是全额支付?合同条款不明确,就会造成双方不必要的纠纷。对于影响重大的经济合同,如大额基建项目合同等,则需要请专业律师参与合同谈判过程,包括合同支付方式、合同标的质量技术标准、履约起止时间、违约责任和争议的解决方式、合同变更或解除条件等,并记录好谈判内容,作为避免合同舞弊的重要手段和责任追究依据。3.建立合同拟定控制机制。医院要明确合同签订的业务范围,各部门要严格审核合同拟定目标是否与医院职责和战略目标一致。加强计划管理,防止因签订合同导致超计划投资、超成本支出的情况出现。医院可以根据日常业务情况,对于药品采购、内部设备管理、后勤管理等签订合同较多的职能管理部门,可以制定一些合同模板,这样可以提高合同拟定效率,防范部分合同管理风险,提高医院合同管理水平。常用的合同模板有医院药品购销合同、医疗设备购销合同、电梯日常维护保养合同、医院维修工程合同、医疗废物处置合同等。4.对合同文本进行严格审核。重点审核合同文本的合法性、经济性、可行性和严密性。对合同的主体、内容和形式是否合规,是否符合单位的经济利益进行审核。合同签署需填写合同审批表,经财务部门、审计部门、业务主管部门审核,院领导审批,手续办理完毕方可加盖医院印章或合同专用印章。严禁超越权限签署合同,授权签署合同的,要签署授权委托书。合同订立过程关键控制措施,详见图2。

(三)合同履行控制措施

1.建立合同履行监督和变更控制机制。医院业务部门对合同履行过程实施有效的跟踪监控,审计部门会同业务部门共同参与合同的验收,确保按合同规定履行双方义务,积极执行合同条款,保证合同有效履行。一旦发现合同约定不明确或没有约定、显示公平、条款有误或存在欺诈行为,则需要及时补充、转让,甚至解除合同。2.建立合同纠纷控制机制。合同履行过程中发生纠纷,医院业务部门应及时向单位有关负责任人报告,并与对方协商,协商一致的签订书面协议;无法解决的,业务部门向院分管领导和院长报告,咨询医院外聘的律师意见,根据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。3.建立合同结算控制机制。财务部门接到业务部门付款申请,审核合同条款、发票等原始凭证交院领导审批后办理结算和账务处理业务。严格按照合同约定付款,及时催收到期应收款。对于未按合同条款约定的付款申请,财务部门有权拒绝付款,并及时反馈业务部门同时向院分管领导汇报。

(四)合同归档评估控制措施

1.建立合同保管和归档控制机制。合同归口管理部门对合同应连续编号,专人管理,建立合同台账。合同管理员将合同分类登记,按时间顺序编号装订,妥善保管。各类合同及台账每年年底归档一次,保存期按档案管理的有关规定办理。医院应加强合同信息安全保密工作,合同归口管理部门履行合同保管职责,规范合同查询、流转和借阅程序。2.建立合同管理检查、评估的控制机制。医院纪检部门、审计部门、合同归口部门应组成评估小组,每年年末对重大合同履行的具体情况进行分析评估。包括合同是否全面履行;合同履行中是否存在不足;合同是否存在违法、违规行为;合同管理内部控制的设计和执行是否有效等。发现合同管理中的不足,要及时改进,不断提高合同管理的效率和效果。随着政府对行政事业单位内部控制工作的日益重视,医院合同管理内部控制得到了一定的发展。加强医院合同管理内部控制建设,需要医院内部各相关部门协调配合,一方面建立健全的制度,规范流程管理,另一方面加强监督检查,对合同内部控制执行情况进行检查,切实提升医院合同管理水平,对提高医院的经济效益具有一定的推动作用。

参考文献:

[1]吴龚.医疗卫生机构内部审计精细化管理[M].企业管理出版社,2016.

[2]刘畅,马江雪,孟亚丰.构建公立医院经济合同内部控制体系初探[J].医院管理论坛,2015(05).

医院合同管理范文7

医院财务需要深入参与到合同管理工作中,必须重视财务部门项目前期的计划管理、合同起草、合同执行中的动态管理、合同外设计变更计价与支付、工程索赔、项目结算等管理关键点,提高医院基建项目投资效益。

关键词:

医院财务;基建项目;合同管理

医疗体制不断进行深化改革,医院固定资产的投资方式也跟随市场经济发生了相应变化,由单一投资转变为多元化投资,且由国家投资转变为自筹。同时加强基建项目合同管理,为获得可靠、完整、准确的分析数据及最大投资效益,医院财务部门纷纷介入项目合同管理。

一、加强前期计划管理

为全面掌握基建项目建设与工程进度、专项资金与自筹资金运用等情况,应加强前期的计划管理,关键点在于:一是了解与掌握建设项目的概算投资额或合同投资额;二是预计年度投资完成额;三是工程进度是否与资金支出进度相一致;四是结余资金的数量构成;五是是否具备工程建设所需的其他条件;六是自筹资金项目是否具有妥当的资金来源;七是是否采取专户专存的方式对国家所下达的专项资金进行管存;八是自筹资金涉及的项目是否具有合理性与可行性。财务部门既要参与制定部门年度基建资金计划并提出合理化建议,同时于基建资金计划下达后,依据随时所掌握的变化情况,需及时提出调整意见。

二、把好合同起草关

(一)编制好招标文件

一般情况下,在进行项目招标前,需要先确定下来招标的监理单位,之后由监理方、业主方及设计方三方共同探讨招标文件细节,对图纸进行全面会审,并对关键材料与设备进行市场调研。逐条研究合同附加条款,在招标文件直接体现出来,包括现场用电位置与用水点现状、参与投标单位资质等。财务部门必须认真对待对价格扯皮造成影响的因素。

(二)合同附加条款中载明付款程序

在建设项目中,先由承包方对每一笔支付款提出申请,并附上工程量相关报表,通过监理审核、业主代表把关后,由业主方的项目负责人对其进行审批,最后上报财务完成审核与付款。每一道付款程序都需要严格按照合同约定的执行,避免工程款支付与工程进度不一致问题。

(三)提高工程量清单编写质量

设计文件中所产生的错误会直接影响到工程造价,所以在填写工程量清单时,需认真复核设计文件的图纸,并计算出准确工程量,否则很容易因为设计错误造成工程变更量过大情况。之后依据清单细目将图纸工程量进行细化,与清单对应细目相匹配。这项工作的工作量很大,其直接关系到完整工程造价,必须认真计算,且反复核查,保证工程量清单高准确性,才能提升合同的管理效率。

三、加强合同动态管理

医院的财务人员必须主动进入现场了解情况,随时掌握投资变化情况。建设工程的动态投资控制需要注意以下几个关键点:承包方进场开始施工的第一个月月底前,需对进场材料进行检查,核对其是否与所支付的预付款相一致。施工开始,对施工组织能力的考察也随之开始,核查其是否与施工组织的设计相一致;监理单位工种是否齐全,执法是否与合同一致,并秉持公正原则。主体工程完成后,对工程进行盘点,找出各方面不足之处,包括投资控制、进度、质量等,制定出修正计划,确定下一步工作的重点。设备在进场安装前,需再次会审图纸,确定安装控制点。竣工验收阶段,做好工程盘点与系统调试。

四、合同外工程变更造价计量与支付控制

影响工程造价变更的方面很多,包括设计与施工条件的变更、技术标准的变更、计划调整变更等。变更工程的审批程序与项目管理的模式、监理工程师权限有着直接的关系,因此会有一定差异,但必须保障其具有健全的变更审批程序。变更工程费用计算应遵循:一是项目必须是工程量清单内所具有的,且细目单价要一致;二是采用合同中既定费用计算方法;三是采用部级或省(市)级相关机构颁布的概预算定额及价格文件;四是采用承包商投标时提交的单价分析表、实际支出证明;五是采用计日工单价。变更工程造价计量与支付要在变更工程单价核定基础上进行,将支付证书中显示的数量与变更后单价作乘积,汇总后确定该项目变更的总造价。这一阶段费用控制的重点在于是否严格按照既定审批程序进行。

五、处理好国家拨款和自筹资金关系

国家基建相关管理部门将基本建设所涉及的各种筹集资金均纳入到基建管理中,基建管理与国家相关拨款管理机制效益必须相同,从财务管理方面进行分析,发现二者往来关系有所不同,进行会计记账、核算及资金调配时,需严格依照基建管理相关程序开展。自筹资金也需纳入到医院的财务计划中,将其编入到预算与组织决算中。

六、加强工程索赔方面合同管理

工程索赔也是合同管理中重难点。索赔其实就是履行合同时,合同一方遭受损失,而原因是对方不履行合同义务造成的,而向对方提出赔偿或补偿要求。工程索赔是一种承包工程相关单位追加造价常用的手段。索赔费用时,需坚持以赔偿的实际损失为依托。方法包括总费用法、分项法两种。一般使用分项法:一是对索赔事件所造成的费用项目进行分析;二是对各类项目的损失值进行计算;三是将涉及到的各类费用相关项目计算值进行列表汇总,最终得到总索赔费用数值。

七、竣工决算阶段合同管理

所建设项目竣工之后,由建设单位组织相关部门,在竣工决算相关资料帮助下,对竣工决算进行编制。主要涉及两部分,一部分为工程决算,另一部分为财务决算。竣工决算能够较为全面地反映出竣工工程建设成果、财务支出具体情况,将整个工程建设项目费用全部汇总,以核定新固定资产价值为目的,办理好交付使用相关手续,并对建设成本进行考核,对投资效果进行分析,总结经验、积累资料,有效提高建设单位整体管理水平,从而提升经济效益。

八、结束语

合同管理是一项重要管理工作,其涉及到项目投资控制、项目实施质量保障等,财务部门需要进行较深入的工作。对工程造价的有效控制,并提高投资的效益非常重要。所以财务部门必须重视合同前期起草工作,加强合同具体执行中的动态管理,关注设计变更、工程索赔、项目结算,进而完成投资目标,达到预期效益。

作者:季青 单位:山西省中医院

参考文献:

医院合同管理范文8

一、医院合同档案的特点

1.凭证性。由于合同的强制性和保护性以及具有的制裁功能,使其成为维护医院合法权益的重要武器。医院与另一方按照法律建立的合同,可对双方当事人产生法律约束力。合同在订立之后,双方当事人对合同的履行、合同的变更和对合同中相关权利义务的转让、终止合同或者违约等,都必须以建立的合同档案作为唯一的和完全的依据。如违反合同档案中的相关规则,双方当事人都必须承担相应的法律后果。

2.权威性。医院合同的权威性主要体现在,必须遵守国家的法律规定,按照相应的章程和实施条例进行拟写、签订、变更和终止。比如,医院与外界签订合同,必须医院的负责人委托,以法人单位的名义。

3.广泛性。医院合同种类繁多,涉及部门广泛,按照业分工部门的不同包括药物、试剂、医疗器械、耗材等采购类合同,基建工程、物业管理、水暖电气供应等后勤管理类合同,还包括财政类合同、科研类合同、人事类合同及医疗协作、医疗纠纷处理等合同。不同类别的合同有不同的管理方法,但是都要以院办为综合管理部门,财政管理为职能管理部门,监督审查和采购为具体执行部门,各个部门之间相互帮助相互配合,建立起一个完善的医院合同管理体系。

4.时效性。时效是一个特定的术语,主要用于法律,是指时间在法律上所产生的效力。从时间的性质上说,其本身就是一种法律事实,在法律中具有一定的法律后果。我国的《合同法》及其它相关法律规定,合同建立后不同阶段产生的时效力,都具有一定的法律后果。例如,我国《合同法》第二十条规定,在合同的要约阶段,“承诺期限届满,受要约人未做出承诺”,则要约失效。

二、目前医院合同管理中存在的问题

1.合同管理制度不完善。合同的管理设计到方方面面,十分复杂,包括资格信用调查、拟写、审查、记录等,同时还要注意双方是否按照合同内容履行各自的义务,定期的对合同进行核实统计。迄今为止,仍有很多医院并没有建立起完善的合同管理体系,因此在管理的方式方法方面非常欠缺,并没有一个明确的责任部门和合理的办事流程,导致部门之间分工不明,不能有效配合工作,影响管理的效率和效果。另有部分医院未设立专门负责合同管理工作的部门,而是由业务职能部门一并包办,致使各类合同得不到规范统一的管理,缺乏系统性。且许多合同文本是由业务部门安排施工方或供货方拟定,合同条款往往对对方有利。

2.合同审核流程不规范。合同管理最关键的一步就是审核流程,当合同拟写完成后,就会进入审核阶段,合同的审核会涉及多个相关部门,各部门按照流程分别进行会签审核,最后由直接责任人审签。目前许多医院仍缺乏规范的合同审核会签制度,导致部分会签部门拖延时间、合同流转速度慢、合同审核质量低而无人监管,且部分合同的签订忽略了法律顾问重点把关的环节,导致未能识别合同中的潜在风险,使医院的合法权益得不到有效的保障。

3.合同归档难度大。由于每一份合同都有相当的复杂性,各流程环节要衔接紧密流畅,但由于涉及的部门过多,导致合同从拟定到完成的过程中,被拆分在不同的部门中,以至于给最后的合同归档造成了极大的麻烦。一些医院未设立专门的合同归口管理部门,合同最终分散到各个承办科室或个人手上,增大了合同查询的难度,且极易造成丢失,若发生合同纠纷医院需要维权诉讼时,往往会因为证据不足而败诉。

4.合同管理信息化程度不高。现阶段大部分医院依旧以书面合同为主,继而将合同内容存档,在这个信息化的时代,这样做使医院的工作效率受到极大的影响,合同中的信息,无法共享,难以做到快速查询和统计,且录入的信息往往只关注合同签订时约定的内容,对于之后合同的具体履行情况并无全程的记录,难以做到合同的追踪管理。此外,一份合同的信息在不同科室被重复录入,也在一定程度上影响了合同管理的效率。

三、关于医院合同规范化管理的建议

1.建立健全的合同管理制度。为了建立健全的合同管理制度,就必须先完善现有的管理制度,去其糟粕取其精华,在尊重各方面规定的前提下,制定高效可行的合同管理制度。根据相关部门的有关规定,医院应制定适合医院自身的情况的《合同管理办法》。在该办法中应充分考虑合同管理的负责人、权限及部门,运行体制,管理体系等。此外,还应该明确合同管理体系中每个部门的职责,使合同的管理工作有法可依、有章可循。

2.优化合同审核会签流程。由于医院合同种类多,涉及范围广,仅靠某一个部门对合同内容进行全面审核实显力薄。因此建立和完善合同会签制度,加强对合同会签各个环节的管理及监督,是合同管理工作的重中之重。参与会签的负责人应包括:使用部门、项目主管部门、规划财务部门、监察审计部门的负责人以及分管院领导,另也要将医院法制部门及法律顾问纳入会签的固定流程,为保障医院的合法权益把关。参与会签的各负责人各司其职,层层把关,对合同草案的有效性、可行性、严谨性和合法性等提出意见,再汇总到项目主管部门,统一由该部门代表医院与合作方洽商。为保证会签的时效性和质量,应根据医院实际情况明确规定每个业务审核部门完成合同会签的时限为1~3个工作日,按照明确的审批顺序进行会签,并由合同职能管理部门指派专人完成会签相关工作,以避免合同流转脱节而导致合同搁置。并设立监督部门对会签过程进行监督和评价,定期总结,积累经验,发现薄弱环节,根据评价结果制定逐步改进方案和各种奖惩办法,达到有效提高会签质量的目的。此外,根据合同的类别,制定相对应的规范文本合同,将医院既定的条款纳入合同中,是加快合同会签的另一基础。

3.加强合同签订环节管理。合同由医院法定的代表人或其授权委托的人签订。如果没有得到医院的授权,则没有资格代表医院与其他方签订合同,此外,医院签订合同所用的公章都是专用的,不可用其他的替代,而且公章更不能由私人使用,合同归该部门的印章负责人负责保管。

4.实施合同集中归档制度。合同归档管理要求对已订立的合同进行登记、分类、编号和标志.并进行妥善保管,便于查阅和管理。除归口部门保存一份合同原件外,医院规划财务部应保存一份原件用于支出凭证,项目主管部门保存一份合同复印件便于合同履行。合同签订完成之后,要按照一定的规律将这些合同分别存储摆放,避免混淆或丢失而造成更大的问题。在规定合同的管理时间是,要综合的考虑多方面的因素,了解合同反映出的经济以及社会意义。还有一些非常重要的合作协议,可进入永久保存的名单。