摘要：高校教育规模的迅速扩张，为高校及其二级学院的管理提出了更高的要求。为了提高二级学院教学管理效率，文章在总结以往教学档案管理经验的基础上，发现了之前工作中的不足，提出了相应的解决方案，以期达到预设目标。
关键词：高校二级学院；教学档案；信息化
当前我国高校的招生和毕业规模均已突破八百万，高等教育入学率达到百分之四十以上，正处于高教普及化发展的快车道。随着高校教育规模的迅速扩张，为高校及其二级学院的管理提出了更高的要求。一些高校的二级学院动辄几千人，已与以前普通大学的人数相当了。为了保障二级学院的正常教学运行，完善其教学档案管理建设势在必行。
一、保驾护航的作用
完善之前，首先我们要明晰二级学院教学档案管理的意义在那里。教学档案主要包括学院本科生、硕士生、博士生等各个阶段的培养方案和教学计划；教师教学的教学大纲、教案、讲稿，学生考核的题库、试卷；为服务管理教师和学生而建立的个人信息数据库；为考核教学人员和学习人员而涉及的教师教学实施进度表、教学组织安排材料、考试分析，涉及学生的以学期为单位的学习成绩表和实习鉴定表等。这些材料内容反映了学院在不同发展阶段的教学方法和教学理念，是见证学院成长的重要材料。二级学院作为独立一级的教学管理单位，直接面对教师和学生。新教师引进前的知识能力认定，在职教师的校外培训或出国访学，离退休教师的社会福利认定等各方面工作都有肯能涉及需要学院出具相关证明材料。学生方面，不论是在校生还是毕业生需要的相关档案证明材料，直接接洽单位就是二级学院。因此，二级学院的档案管理对于正常教学人员保障和学生培养以及毕业生的求职就业都具有重要作用。教育部制定的一些针对高校的评估是为了提高学校的教育水平，其中针对各个学科的评估面对的就是二级学院。针对评估内容提供的审核材料，绝大部分都属于教学档案管理范围内的，都以教学档案作为评估依据[1]。由此可见，教学档案管理在体系高校教学质量方面的关键作用。教育教学改革是促进教育进步，提高教师教学能力的有益探索。教改实施除了要有相应的理论依据之外，还要做到有的放矢。如何做到有的放矢，首先需要找到以往教学中的不足之处，教学档案材料为分析以往教学不足提供了第一手的材料，可以说为教改提供了素材，正是由于对这些材料有针对性的分析，才能为教改的具体实施指明道路。
二、居安思危的意识
完善其教学档案管理建设势在必行，这话不是一句口号，而是作为一线工作人员已经明确认识到我们的不足。如果不能及时弥补其中不足，会对教学质量产生消极影响，应该引起足够的重视。首先就是人员严重不足，很多二级学院根本没有配备教学档案管理人员。对于没有配备教学档案管理人员的学院，这类工作都是由教学秘书兼任的，教学秘书平时工作繁忙，没法专心整理并系统地管理学院教学运行、学籍、教学研究、教研活动、教师课程工作量、学生培养方案、学生成绩单、考试试卷、教学检查、毕业设计等一系列教师和学生教学档案。兼职档案管理人员一般都是合同制或短期聘任制员工，流动性大，不能保证教学档案管理的完整性和稳定性。其次是制度不完善，教学档案管理是一项复杂、繁琐的工作。管理人员面对的是时间跨度大、涉及人员数量庞杂、种类繁复的材料，如何没有相应的管理制度实在是不知从何入手。对于档案管理缺乏足够的重视，档案管理存在很大的漏洞，这些都是档案管理中的巨大隐患。[2]针对教学档案的有层次的分类，对各类的具体内容的规定和管理办法，各类档案的保密度、保存期限以及保存方式，以上各方面都需要有明确规定，这样不仅方便于管理人员，也方便于使用人员。当前由于重视程度不够，各方面管理制度不完善，给教学运行和信息保存都带来了一些不必要的麻烦。此外，在高校的发展中一些学院进行合并，导致档案资料的整合，各自为政的管理方式必然导致档案材料无法有效整合。再次就是信息化水平不够，当前是信息化时代，很多行业都实现了无纸化办公的形式，教学档案管理也面临同样的问题。如以往毕业生的一些证明材料需要到毕业学校开具，当前一些信息化和共享化水平较高的高校已经可以为毕业生网上提供证明材料，大大节省办事双方时间，同时也提供了工作效率。反观一些信息化水平不足的院校，由于纸质教学档案的保存不当，导致档案材料永久性损失的情况屡见不鲜。还有一些学院尽管对教学档案进行了信息化处理，但是由于配备的信息化设备落后、信息化处理不完备、信息化材料保存不科学等原因，导致信息化材料损失或材料利用率不高，未能发挥信息化应有的作用。最后就是关于教学档案管理经验的交流学习少。有些高校和院系已经建立了非常好的档案管理模式和信息化档案共享机制，针对管理经验的校际间交流，为这些宝贵的经验模式提供一个共同学习的平台，是一项非常必要的工作。
三、计出万全的努力
在明晰教学档案管理意义和当前工作不足的同时，笔者在总结个人工作经验的基础上，针对高校二级学院教学档案管理中存在的问题，提出以下对策。一是加强人员配备。教学档案内容繁杂，种类丰富，对管理人员提出了较高要求，要求管理人员具有吃苦耐劳、细致认真的品质。因此，高校二级学院应该设定档案管理的专业岗位，聘用一些具有档案管理学专业知识的人员。对现已工作人员提供专业培训的机会，使其了解、掌握档案管理的相关知识，更好地为工作服务。二是完善制度建设。针对前文提到的不足制定相应的管理制度，使工作人员和档案使用人员都能做到有据可依。制度建设同时也要做好制度宣传工作，让相关档案管理人员明晰制度内容，明确工作任务。此外，还要形成定期培训和考核的工作方式，建立科学合理的档案管理评价体系。这样就使档案管理工作做到了，制度完善、责任明确、考核合理等一系列的保障措施，达到从组织制度的完善性、档案保存的完整性、档案管理技术的创新性、档案应用的价值性、档案的保管与维护等五个层面进行指标建构的目的[3]。制度运行过程中也要不断总结经验、查缺补漏，对制度中存在的不尽如人意的地方进行必要、及时的修正。三是提高信息化建设。配备专项资金，为档案信息化设备购置和信息化系统开发提供支持。制定有效的管理制度，在与软件开发方充分沟通基础上，开发设计相应的教学档案管理信息化系统。在档案管理信息化系统应用之前，与软件开发人员协商，制定针对档案管理人员的专项培训。对于纸质档案材料过于丰富的情况，要聘用专门人员进行材料信息化和初期数据库的建设工作。最后，充分利用学校网络终端，向师生开放教学档案查询、检索等功能，提高教学档案的利用价值。四是加强经验交流。教学档案管理具有共性，校内二级学院间关于教学档案管理，完全可以进行充分的交流学习。这类学习交流不但要在一线工作人员之间，也有学院领导牵头，形成惯例并将其提升到一定高度，通过交流可以形成贯彻到全校的档案管理制度。校内二级学院有效交流基础上，形成好的机制，对高校教学档案管理起到示范作用的话，可以将其推广到高校之间。
四、结语
总之，教学档案管理是高校二级学院工作中的重中之重，必须引起足够重视。完善档案管理制度基础，加强顶层设计，推进教学档案管理队伍专业化，提升教学档案管理水平是各学院教学档案管理工作当前的主要任务和今后发展的目标。我们应该不断发挥创新精神，进一步钻研更加可行的措施，使教学档案管理能更好地服务师生、服务高校教育事业。
参考文献：
[1]张桦.浅析高校教学档案管理对教学评估的作用[J].科学技术创新,2011(14).
[2]项念.浅议信息化背景下的高校档案管理科学化[J].改革与开放,2017(4).
[3]姚君,陈玥竹.二级学院教学档案管理质量指标的研究[J].科教文汇(18).
作者:银春 单位:天津科技大学机械学院
