高校档案论文范文1
高校数字化的档案信息从传输、存储到显示利用都要通过计算机来实现，计算机和网络是生成和利用数字档案信息的基础和前提，离开计算机软硬件和网络的传输，数字化的档案信息就不可能读取和显示，因此，数字化档案信息对计算机及网络有很强的依赖性。然而众所周知，计算机及网络具有一定的不安全性，因为计算机网络的某些隐患，有时会使档案信息遭到毁灭性的破坏，这就产生了档案信息的安全问题。如何确保数字化档案信息的保密性、完整性、真实性和可利用性，给高校档案数字化工作带来了极大的挑战，对高校在档案数字化进程中采取先进技术和有效措施，保障高校档案信息安全提出了较高的要求。
二、数字化进程中高校档案信息安全现状
档案数字化给高校档案工作带来了新的生机，数字化档案信息的网络传输和查询在为社会提供广泛信息服务的同时，也给高校档案的信息安全带来了严峻挑战。例如：在数字化加工过程中，有的高校利用勤工助学学生或通过外包实现档案全文数字化，存在对学生培训不够和对数字化加工服务机构、加工场地、加工人员和加工成果等方面监管不到位，管理不规范的问题；有的高校档案管理人员没有经过正规的机要保密培训，在工作实践中，对已触“红线”的档案信息资料继续以常规方法挂网；有的政府信息安全部门对进行档案数字化工作的单位指导不到位等等。
1.高校档案数字化进程中没有完整的法律法规制度保护信息安全。
目前，各高校全文数字化工作主要依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《电子公文归档管理暂行办法》等法规。法规制度分散零乱，缺乏系统的规划和设计，对于高校档案信息安全保障法规不成体系，缺少专门的法规。
2.高校档案数字化没有统一技术规范标准。
目前，没有一套具体全面、系统规范、科学合理、可操作性强的档案数字化技术规范，来保证高校档案数字化工作能够安全、科学、规范、有序地进行。
3.高校档案数字化评估、防范少，档案信息安全缺乏预警能力。
高校档案信息安全保障体系的各部分建设仍处于相对独立的状态，常将档案信息安全保障与档案信息安全保护混为一谈。人员岗位职责不明确，业务操作不规范，有越岗代岗现象，有的操作人员在相关计算机上使用与档案数字化无关的软件，难免带来病毒侵袭等隐患，造成数字化系统瘫痪，使得安全保障阶段的能力仅仅停留在保护的水平上，不能主动防御和动态保护档案信息安全。
4.高校档案专业人才短缺，档案信息安全保障缺乏发展能力。
在档案信息开发和利用过程中，人始终参与其中，是档案信息安全的制造者，也是档案信息安全的护卫者。随着档案信息化的推进和档案事业的发展，对档案工作者的要求也越来越高。在档案信息安全保障体系建设中，专业的信息安全人才是不可或缺的部分。
三、数字化进程中高校档案信息安全策略
1.遵循法律制度是高校档案信息安全的基础。
法律制度是高校档案数字化工作生成、管理、存储、利用各环节的参与人员共同遵守的规章或准则的统称，包括政策、法律、法规、标准、内部规定等多种形式。连续、有效、健全的制度是科学应对档案数字化进程安全风险的保障。通过科学的制度建设，约束威胁数字档案安全的人为因素，调动各方面人员应对安全风险的积极性才是根本。在数字化进程中，要保证高校档案信息安全，必须加强法制管理，充分运用法律手段，规范档案管理人员对数字化档案信息的安全保障。把保障档案信息安全的各项工作纳入法制化、规范化的轨道，进而提高档案管理部门对档案信息安全工作的管理水平。目前，高校档案数字化进程中应遵循的相关法律法规包括：《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《高等学校档案管理办法》、《电子公文归档管理办法》等等。这就要求高校有关部门一方面要依据现有法律法规，加大执法力度，严格执法，切实起到保障高校数字化档案信息安全的作用，另一方面针对高校档案信息安全面临的复杂问题，上级有关部门要进一步完善高校档案信息安全的法律法规，尽早出台有效的专门的法律依据。同时，高校也要根据自身的实际情况，修订数字化档案信息安全管理办法。
2.制定档案信息安全标准是高校档案信息安全的前提。
档案信息安全标准是一种多学科、综合性、规范性的标准，其目的在于保证档案信息系统的安全运行，保证利用者和设备操作者的人身安全。面对数字化档案事业的不断发展，制定数字化档案信息安全标准对保证高校数字化档案信息安全与保密起着重要的作用。高校要根据国家相关标准与规范，结合学校实际情况，在充分调查研究的基础上，制定一套具体全面、系统规范、科学合理、可操作性强的档案信息安全标准，保证高校档案数字化工作科学、规范、有序地进行。档案信息安全标准包括以下几个方面的内容：一是网络基础标准，主要涉及基础通信工程建设、网络平台建设、网络互联互通技术等方面；二是应用标准，基于部分高校档案数字化信息也会面向公众，为社会提供必要的服务，所以要制定字符内部编码标准、数据处理格式标准、信息输出标准等；三是应用支撑标准，主要涉及信息交换平台、电子记录管理和数据库方面的标准，能给高校档案数字化提供各种支撑和服务；四是信息安全标准，主要涉及安全级别管理、身份认证、访问控制、加密算法和数字签名方面的标准；五是管理标准，主要涉及人员管理、制度管理和档案信息管理等方面的内容。
3.安全技术保障是高校数字化档案信息安全的核心。
数字化档案信息是高科技产物，因此也需要高科技技术来保障档案数字化信息服务、编研工作和档案信息安全工作。高校档案数字化进程中面临的技术风险多种多样，归纳起来主要有：软硬件配置不当、数字化技术不成熟等等，这些都会对信息安全构成隐患，但只要有防范意识，绝大部分风险都可以规避。目前，高校档案数字化进程中涉及到的信息安全技术主要有以下几种：一是防火墙技术。它是设置在被保护网络和外部网络之间的一道屏障，在外部网与内部网之间建立起一个安全网关，从而防止发生不可预测的、潜在破坏性的侵入。它可以通过监测、限制、更改跨越防火墙的数据流，尽可能地对外部屏敝网络内部的信息、结构和运行状况，以此来实现网络的安全保护。二是数据加密技术。数据加密技术一般与防火墙技术配合使用，它是为提高信息系统及数字档案信息的安全性和保密性，防止机密信息被外部破析所采用的主要技术手段之一。三是反病毒技术。反病毒技术包括预防病毒、检测病毒和消除病毒三种技术。四是访问控制技术。在操作系统和数据库系统中规定了访问控制的权限，如规定文件建立者具有可读、写、修改或执行的权限。强制性访问控制引入了安全管理员的机制，增加了安全保护，可防止用户无意或有意地使用自主访问的权利。五是安全审计技术。通过对网络内发生的各种访问情况记录日志，并对日志进行统计分析，进而对资源使用情况进行事后分析，它也是发现和追踪事件的常用措施。
4.有效的安全管理是高校数字化档案信息安全的关键。
数字档案信息安全管理是以数字档案信息及其载体为对象的安全管理，它的任务是保证高校数字档案信息的使用安全和信息载体的运行安全。数字档案信息安全保障的管理体系是指以系统全面科学的安全风险评估为基础的、体现“防患于未然”为核心的、动态的数字档案信息安全管理。数字档案信息安全管理活动包括建立机构、制定计划、开展培训、落实措施、检查效果和实施改进等过程。学校档案部门必须成立一个安全管理工作组，负责实施和监控整个档案数字化信息安全管理活动，对档案数字化信息及信息处理设施的威胁、影响、脆弱性及三者发生的可能性进行评估；不定期对人员进行安全策略及安全技术的培训，有效地遏制来自外部和内部的攻击，增强安全防护能力和隐患发现能力，确保高校数字档案信息资源内容和信息载体的安全。
5.高素质的人才是高校数字化档案信息安全的保证。
人员管理是高校数字化档案信息安全工作中最关键的部分，也是最难的部分。应对各个时期的安全风险，有效管理参与人员应建立在以下两个假设之上：一是人人都可能带来不确定的安全风险因素，人人都肩负着保证信息安全的职责。在对外部非授权用户制定防护措施时，也要加强对内部人员的管理、培训、监督和审计工作。二是参与人员分工不同，每类人员参与档案信息安全的工作分工也不同。在保证档案信息安全工作计划中，应明确主管领导、技术人员、管理人员、数字档案形成者和利用者的权利、责任和义务。
四、结语
高校档案论文范文2
高校在管理档案方面主要是根据《高校档案管理办法》，同时还要结合自身学校的实际情况等，为本校的档案管理制定合理的、科学的、适宜的管理制度和方法，在制定的同时，尽可能的要做到从宏观上把握其主线，在微观中把握好细节，努力将档案管理的工作落到实处，并且还要认真的贯彻和执行。那么，要实现高校档案工作有序的、高效的贯彻、开展和落实，必须要做到以下两点。
首先，要提高对档案管理工作的正确认识。高校为了要保证档案工作的顺利进行，做好宣传工作是非常重要的。第一，高校的领导要引起足够的重视。加强高校领导对档案工作的注重，且学校内的各项工作尽可能的使用档案资料进行统筹管理，这是保证高校档案管理工作的基石。第二，高校内的档案管理部门应该加强与其他部门之间的联系、沟通与交流，通过各部门之间在工作上的有效合作，促使在校内开展各种宣传活动，主要是宣传高校进行档案管理的重要性的必要性，使校内各部门理解档案管理工作在该部门内所起的重要作用，有助于各部门在日常工作中增强对有关的档案信息进行收集、整理，这样对高校档案管理工作的顺利发展起一定的推动作用。其次，高校在宣传教育的过程中，要构建合理的、科学的奖惩措施。以往传统的档案管理工作中，主要是以经验管理为主，这种管理模式有一定的局限性，它在某种程度上影响并制约了人才的流动，同时还很容易造成档案管理人员思想上的懒惰、陈旧，那么创新就无从谈及。因此，高校在档案管理工作中将竞争机制引入其中，从根本上解决创新的问题；除此之外，还要明确的分工责任，促使每位教职工都产生危机感，从而最大限度的挖掘工作人员的潜力，并且还要激发他们的工作活力，要尽可能的为工作人员创造一种和谐的、具有创新意识的工作氛围和环境，有助于高校档案管理工作的优良发展。
二、做好创新人力资源工作
目前很多高校的档案管理队伍存在着一定的问题，这些问题对档案事业的发展产生了严重的阻碍作用。那么，针对管理队伍出现的问题，其首要任务是要树立人才资源作为第一资源的重要思想，并根据他们的工作特点积极的为他们营造一种尊重个性的文化氛围，从而建设一支作风正、工作实、业务精的专业管理人才的队伍[2]。面对新形势下的档案管理工作，高校内工作人员在管理档案时，首先要提升自己在计算机网络上的能力，通过对计算机的了解、使用，逐渐学会并掌握采用计算机对相关档案信息的处理和分析，并且还能从相关的数据库中检索、著录相关的档案信息。除此之外，还要加强对在职管理人员的继续培训、教育，促使他们跟上网络的步伐，及时的扩充最新相关的专业知识，避免出现知识老化或者是停滞不前的不良现象。
三、全面加强档案信息资源的有效整合
面对当今社会的发展和趋势，信息资源已经成为了比较重要的战略资源之一，因而要全面加强对信息资源的整合、管理[3]。通常情况下，高校对档案的管理工作中必须要坚持以下三个因素：业务领导的统一化、管理制度需要统一化、分类的办法也要实现统一化。针对区域内不同领域的档案资源必须要采取科学的整合办法。高校档案管理工作要统一其业务指导，且采取多种合理、科学的措施对档案信息资源的归属、流向、机构进行调整、管理和归并，进一步的理顺并强化档案管理部门与其主管部门之间的工作关系，明确的分工，有效的监督、管理和统一，从而对档案信息资源进行最大限度的优化配置。创建合理的管理规章制度，促使其管理的规范化。加强档案管理部门制度的创建并，同时还要明确该部门与各个主管部门之间在专业档案形成、流转以及管理工作中的关系和职责，从而建立新的流转机制，主要是确保各个专业档案信息的规范化和完整化。因此，在管理模式构建的同时，必须要坚持以人为本的核心思想，最大限度的满足学校的需要，真正的发挥其档案本身的使用价值。分类办法的统一化，主要是体现在档案信息的“一条龙”服务体系，通过创建科学、合理的服务体系，最大限度的满足、方便教职员工的对档案的使用原则，最终要实现档案服务的快捷化、透明化、方便化以及高效化。
四、加强对信息资源的共享
档案管理工作必须要主动的与高校的档案信息网络化建设接轨[4]。现如今，很多高校已经将计算机网络化等设备引进高校内部，高校内的档案管理也是采用的计算机等设备，这样不仅加速了对档案信息的收集、归类、加工、传输、处理、整理以及保存和管理等全过程，并且还实现了自动化、现代化的档案管理。通过这一改变在实际的工作过程中同样的体现出了人才资源创新的重要性和必要性。因为，这一创新的行为不仅将档案管理工作人员的工作从繁琐、枯燥逐渐转变为轻松、方便、快捷，同时还大大的提升了人力资源的有效利用率，除此之外，还实现了高校档案信息资源的共享，最大化的实现了高校档案信息的利用。科技兴档，强化服务[5]。在高校内我们要采用现代化的科学技术手段，逐步的建立适宜的档案目录、全文、多媒体等数据库，逐渐的改进档案的服务方式，最终实现高校档案信息资源的共享。
高校档案论文范文3
1.1高校档案管理理念比较落后，档案呈现方式和管理方式相对单一
目前高校档案管理依然保持着传统的“以藏为主，重藏轻用”理念，并且高校对档案管理的重视度依然不够，使得专业管理人才相对缺乏，并且由于现代化的硬件管理设备投资较少，使高校档案管理工作拥有较大的提升空间。高校档案管理部门主要是针对纸质档案、声像档案和电子档案这三类来进行整理，电子档案虽然是发展趋势，但由于受到前期较大投资的影响而基本还停留在口号阶段，并未进行实际操作运行。高校在档案管理工作中依然多通过手工来进行操作管理，对档案的查找、检索以及借阅等也依靠人工操作，使得整个管理工作效率较低，无法满足越来越大批量的文件查阅和异地查询等需求。
1.2档案管理专业人才相对缺乏
由于档案管理工作具有较强的综合性，处于高度信息化的今天，则要求档案管理人员更要具备多方面的知识与技能，不仅要熟悉档案管理相关的法律法规以及工作流程，还要对计算机、软件运用、网络和多媒体等信息技术有足够的了解，加之一直以来档案管理不受重视，使得原本就较少的专业人员又被过滤掉一批，从而导致目前专业人才缺乏局面。
1.3高校之间缺乏档案资料共享机制
我国各高校所设立的同类型专业较多，高校各自都会有很多科研项目与课题研究，但由于高校间的相对独立并封闭，导致这些科研项目和课题研究得不到共享，出现重复投资局面，造成人力、物力、财力的资源浪费。
2加强高校档案管理创新体系建设
创新是时代进步的动力，只有坚持不断的创新才能满足并推进社会发展，高校档案管理工作亦是如此，加强高校档案管理创新可以从管理思路、管理模式和管理手段三方面着手。
2.1档案管理思路的创新
首先要树立新观念，建立以人为本思想为指导的档案管理工作中心作为出发点，以观念创新作为管理创新的前提，进而加强并开辟高校档案管理发展的新途径。其次，在管理内容上，尽管目前高校有大量的文献资源，但仅依靠档案馆馆藏资源依然无法满足用户需求，这就要求必须实时调整并充实馆藏内容，进行有目的、有计划的收集和整理工作，并对现有资源进行优化，使之能够系统化和规范化。再次，要重视专业人才的引进与培养。结合档案管理专业工作特点来有目的引进专业人才，并且要营造良好环境，技能重用人才，又能培养人才，使之身处个性能够得到尊重、理解并鼓励创新的积极工作环境，并且具有通畅的职业升职保障，真正选拔能够解决实际问题的专业人才为档案干部，培养优秀的复合型人才为档案管理建设做出贡献。
2.2档案管理模式的创新
当今多数高校档案管理部门多归属于校办科室，其职责是服务于学校管理工作，而没有决策权利。随着高校管理体制的改革，档案管理工作的重要作用逐渐被发掘并被利用，这使得高校管理者逐渐意识到档案管理的重要性，并先后将其冲校办部门分离为独立职能部门，从被动的执行配合发展为能够主动决策，此管理模式的创新对促进高校档案管理变革具有重要意义。
2.3档案管理手段的创新
传统档案管理手段多为手工执行，与信息技术广泛普及的现代化管理手段相比，其较低的工作效率已无法满足行业需求。运用现代化管理手段来替代传统手工管理是高校档案管理改革创新的重点之一，尽快做好库藏资料的录入工作以实现档案检索自动化，能够提高档案管理工作效率和服务质量。并科学合理协调高校档案管理的服务与被服务关系、保密与开放关系、社会与部门利益关系来提高其创新发展程度。
3高校档案管理创新的实践情况分析
3.1人本管理理念已逐渐被多数高校运用到档案管理工作中
人本管理理念是加强知识管理的核心所在，通过最大程度促使档案管理人员发挥其主管能动性与积极性来进行改革创新，才能整体推进档案管理工作水平。校方通过积极配合并支持，真正重视档案管理工作并通过资金投入来加强硬件设备的现代化程度，才能将高校档案管理工作推向新高度。
3.2各高校的档案管理工作中对人才资源管理方面有所变革
多数高校在档案管理工作中开始实施全员聘任竞争上岗制度，并按岗位制定薪资待遇水平，这一变革极大地调动了档案管理人员的工作热情与主动性。并通过建立科学的激励机制来鼓励工作人员接收专业深入学习与成长，在职培训和继续教育等形式均能及时更新并扩充档案管理人员的专业知识和技能，这对调高整个档案管理队伍专业水平有着重要作用。
4总结
高校档案论文范文4
目前，成人高校档案管理现状总体来说发展不平衡，优劣并存，还不适应形势发展的要求，法律意识不强，资料不全，利用率低，信息化程度不高等。制约了学校发展，影响了管理水平的提升。教学质量的提高，主要表现在：
1.依法治档意识不强，组织落实不力，规范化不够。档案是重要的历史资源，亦是具有重要利用价值的资源。为此，国家专门颁布发《中华人民共和国档案法》，各有关部门也相继了《实施意见》和《贯彻办法》。但总体上说，教职工档案意识仍较弱，在成人高校中，有的学校无专职档案工作者，有的没有经过专门培训，不能做到持证上岗。有的学校档案管理制度不健全，执行不严格，借阅、查档制度停留在文字上，不时发生档案带出档案室及档案不知去向的事故。
2.档案员队伍不稳定，专业化水平亟待提升。稳定的档案员队伍，是搞好档案管理工作的前提。在不少成人高校中，尤其是在规模较小的成人高校中，职工兼职情况司空见惯，由办公室人员、人事工作者兼档案员最为常见，且有时这种兼职人员也不够稳定，不参加岗位知识培训，无法进行分类整理。
3.档案现代化管理滞后，开发利用程度低。档案管理中基本还停留在起步阶段，不少学校只是利用计算机打印《卷内目录》《全引目录》等，而作为检索档案材料的运用很少，更谈不上系统内联网共享有关档案材料。
二、加强成人高校档案管理工作的对策
目前，成人高校发展处于既有机遇，也面临严重的挑战。只有找准学校定位，提高教学质量，全方位、多层次、有特色地为经济建设和社会发展服务，才能在社会上立足生存。为此，提出以下几方面的思考，使成人高校的档案管理水平得到有效提高，为提高学校教育教学水平、管理水平、服务水平。
1.稳定档案工作人员队伍，提升档案专业化水平。成人高校档案工作相对薄弱，与其工作人员队伍不稳定、不齐全，专业化水平较低有着重要的关系。档案建设在组织建设和人员配备上没有得到重视和保证是重要因素。要加强对档案工作的领导，首先要健全学校档案管理机构，要建立档案管理网络系统，各部门要指派热爱档案事业、工作敬业、认真细致的同志担任部门兼职档案员，在专职档案机构的指导下，负责收集本部门有价值资料及时送交档案部门。要强化专职人员业务培训，提升专业化水平。
2.强化责任，保证材料收集率。学校领导在实施管理中，必须重视各级领导及岗位人员在档案材料收集上交过程中的职责。尤其是办公室、教学教务、学生学籍管理等部门领导应自觉增强档案意识，将本部门在工作中形成的有价值的资料注意收集齐全。如“大事记”、“会议记录”、“学生名册”“合同契约”“产权证书”等必须及时上交档案部门，上级颁发的文件，各级领导和相关人员不能当成私有财产，应以纪律形成作出规定。档案专职人员更要及时了解学校发生的重大事件中，应知晓该事件应留下哪些材料，督促有关部门注意收集。更应深入到有关部门直接收集。并要定期与不定期地与档案网络人员联系。催交相关资料，分解责任，责任到人。
3.重视开发利用，提高办学质量，提升办学水平。学校档案信息资源的开发与利用，是学校档案管理工作的最终目的，也是其价值的体现。它可以为学校领导决策提供历史的依据，保证教学质量，提高管理水平，形成办学特色，提供参考和借鉴。提高档案管理水平是为了在学校建设中发挥作用，档案资源的有效积累又促使学校更好发展，两者互为促进，辩证统一。
三、总结
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1.新生档案内容要求不统一，新生档案材料出现不齐全现象。新生档案的主要来源为中学提供的档案资料，主要反映学生在中学的基本情况和高考信息。随着高校招生生源的不断扩大，各种层次和方式的招录手段增加，学生逐步实行网上招生录取，使高校直接获得原始、基本的纸质档案材料较为困难。如新生在高中的毕业生登记表、成绩表、入党团志愿书、中学期间奖惩记录；在高考期间的高考志愿表、高考成绩、政审表、高校招生体检表等一系列档案资料不全，有的甚至连原始档案都没有，使高校无法建立起真正有效完善的新生档案。
2.新生档案转递方式不统一，新生档案材料出现遗失现象。目前转递档案主要存在有当地招办直接转递学生档案、中学直接转递学生档案，有的甚至违反相关的档案管理规定，由学生自行带档案入学的方式。档案转递方式的多样性和随意性，造成了档案保密性、完整性和真实性难以得到保证，严重的还造成档案的丢失，使高校无法掌握新生的真实资料，使高校学生档案的连续性严重脱节，使用人单位只能看到学生在大学期间的档案，而不能了解到学生在高中时候的情况，造成由零开始重新建立个人档案，无法保障高校学生档案的严肃性和真实性，严重影响学生档案管理工作的正常开展。
3.新生档案管理部门交叉重叠，新生档案管理不够规范。高校学生档案管理由于长期无明文规定，归档材料缺乏统一管理，归档部门未明确固定，造成各高校对学生档案管理工作的模式较多，重视程度也不一样。有些高校学生处、招生处、档案室、二级学院等在新生入学时都在接收档案，新生档案资料的收集和建立没有得到统一，使档案的内容参差不齐，无法真正反映学生的全面情况，造成学生档案在起步阶段就造成缺失。加之各部门之间对学生档案的频繁变更、交接，造成了高校学生档案无法正常进行管理，档案质量难以得到保障。
二、规范建立新生档案的措施
1.规范和完善学生档案管理制度。建立起规范、完整的学生档案，就必须依靠健全的规章制度。高校必须建立起一套包括由原始收集、整理、归档、充实、登记、移交等一系列环节组成的高校学生档案管理制度，保证学生档案材料产生过程的连续性，从学生档案的建立开始就按制度规范运作，一开始就建立起新生的完整档案，使学生档案立刻进入正常流程，使工作事半功倍。如长江师范学院就专门制定了学生档案管理办法，明确了学生档案工作岗位责任制，制定了学生档案的收集、整理、转递、查询等一系列的规范标准，使学生档案管理工作逐步实现制度化和规范化。
2.统一指定档案归口部门。由于过去档案传递方式的多样性和接收部门的不统一，使高校无法建立完善的新生入学档案。为规范档案传递的归口，应该指定一个部门来接收学生入学后转递的档案。如长江师范学院做出规定，将各省市招办或者中学邮寄的档案全部归口在招生处，由招生就业处统一接收各地转来的档案，改变以前多个部门同时接收的现状。招生就业处在发放入学通知书同时向新生提醒不准个人私自携带档案入学，如有新生自带档案入学的一律交予辅导员后统一再交到招生就业处整理归档。
3.明确新生档案收集内容。为使高校学生档案形成连贯性，使高校全面了解新生的个性品质、兴趣爱好、个人特长等，有的放矢地组织因材施教，就必须在档案建立之初就形成较为完善的内容。除要求有高考填报志愿表、体检表、高中学籍登记表、高中毕业生登记表、入党团材料等基本纸质资料外，还应把学生在中学时代体现出的综合素质，如专业特长的奖励、中学对学生的个人评价等纳入学生档案里作为高校学生档案建立的重要基础和依据。档案管理人员在收到转递的学生档案后，应认真核实档案袋的资料内容，按照标准化、规范化的方式对纸质内容进行逐一清理，规范建立起新生档案，并以此为基础，逐步收集和完善大学时期的各种材料，充实在基础档案中，形成完善的高校学生档案。
4.加强档案意识培训。有些高校档案管理员和学生没有意识到档案的重要性，造成新生从入学起，就忽视了自身档案的建立和完善，学生往往是在毕业之后，找到工作需要用档案时，才会关注自身档案，因而使大量有利于自身就业和发展的档案资料或中学档案因为没有及时收集归档而白白丧失了大量的就业机会。因此要加大教育和宣传力度，全面提高档案意识，加强对学生档案管理人员的培训，逐步提高全体师生对档案形成的正确认识，消除思想上的模糊性。还要通过与学生交流，让学生清楚新生入学档案的重要性，让学生积极配合学校做好自身档案的完善，形成学生与校方良性互动的档案完善机制。
三、总结
高校档案论文范文6
1现代高校档案管理价值体系的意义
档案管理看似简单的工作，却承担着重要的发展任务，现代高校档案管理的价值体系，在高校长远发展的过程中有着重要的意义，本文就以下几点进行阐述，希望可以引起高校对档案管理的价值体系有着进一步的重视。
（1）顺应高校教育的发展趋势。
随着高校逐年学生的扩招以及学校规模、院系的扩大，高校档案管理已经逐步转向计算机信息管理体系。传统的纸质档案不仅浪费人力，同时存在档案体积大、易丢失、查找困难等缺点，随着高校规模的扩大以及计算机技术的普及，档案管理也逐步转为无纸化办公模式，借助计算机的档案管理系统，不仅使得档案管理变得更加高效，也为高校的教育发展提供了必备条件。
（2）价值体系构建提升了档案管理工作的效率及水平。
现代高校的档案管理体系，通常是将科学与现代信息技术相结合的方法，摒弃了传统档案管理效率低、查找困难、易丢失的缺点，通过计算机管理系统提高了档案管理的效率，存档便捷、查找方便、易保存等特点，都加强了档案管理的工作效率及整体工作水平。
（3）促进高校档案管理工作价值体系及跟踪体系的发展。
高校档案管理价值体系的构建，不仅促进了档案管理的信息化发展，更为档案的跟踪体系提供了充足的保障条件，只有对档案的价值予以充分的肯定和认可，才能落实档案的存档工作有序进行。
2现代高校档案管理价值体系存在的问题
随着高校档案管理系统的逐渐完善以价值体系工作的慢慢形成，高校档案管理已经被越来越多的人予以关注和重视。但是在信息技术日新月异的今天，大数据时代的到来，高校档案管理工作和价值体系也需要不断地进步和提升。目前，高校管理价值体系中存在一些问题，我们应当找出问题来进行进一步解决。
（1）档案管理工作重视度过低。
目前，高校以及从业者对档案管理工作的重视度普遍偏低，对档案管理工作的概念不清晰，这些问题的存在不仅导致了档案工作者情绪的怠慢，而且不能很好为高校的发展做出贡献。
（2）档案管理工作者缺乏专业性。
目前，高校档案管理工作者多为寻找安逸的教职人员，普遍缺少专业性，也极少有相关的工作培训及交流，这些都将限制档案管理工作的进一步发展。
（3）档案管理设施落后。
目前，高校对档案管理价值体系认识偏低，导致对档案管理工作相关的设备采购费用也少之又少，能省就省的现象频现。所谓“工欲善其事，必先利其器”，先进的设备与先进的理念一样，都是提升档案管理工作的必要条件。
（4）档案管理工作者的积极性较低。
由于档案管理工作的形式较为单一和枯燥，会让很多档案工作者产生懈怠心理，安于现状而没有危机意识。这些因素都会影响高校档案管理工作价值体系的进一步发展。
3现代高校档案管理的发展趋势及措施
面对以上我们提出的高校档案管理价值体系存在的问题及不足，我们在档案管理中应该不断寻求方法去解决问题、克服问题。
3.1以人为本，注重价值体系的构建
高校档案管理价值体系的构建离不开以人为本的服务理念，只有在档案管理工作中做到彼此尊重、相互协作，才可以促进档案管理价值体系的构建。同时，高校也应该在根本上加强人文建设，予以档案管理足够的资金及设备的倾斜，才能保证档案管理工作有效地进行下去。
3.2以高效管理、有效性管理为原则
现代档案管理已经不再是以数量为衡量标准的年代，更多的是需要档案部门进行调查和业务的熟识，在了解主体需要的基础上，收录有价值的档案，剔除没有价值的资料，充分利用档案的存储空间。同时建立数字档案馆，以信息技术作为推动高校档案管理发展的有效手段，摒弃传统繁重的档案工作。以现代化信息技术建立档案管理登陆系统，通过权限进行录入及查询，不仅克服了时间、空间的限制，还提升了档案管理的效率，使得档案管理工作变得更为精准有效。
3.3提升档案管理者的业务水平，让工作形式多样化
工作成果的大小与工作者自身的工作热情有着重要的联系，面对高校档案管理工作者的诸多问题，我们可以通过3个方面进行提升：①提升工作人员的业务水平，组织其定期参加培训或者业务交流，让其开阔眼界，提升工作素养；②增加员工的紧迫感，通过考试、知识竞赛等方法设立考核奖励机制，鼓励工作人员主动学习更多的专业知识；③设立适当的轮岗制度，给员工更多的新鲜感，提升员工的工作积极性，开拓思路的同时时刻做到与时俱进。
4结语
事物的形成和发展都需要随着时间的推移而进行不断地提升和进步，一成不变的技术或者规则已经不再适应这个社会的飞速发展，这对于高校档案管理的价值体系同样适用。目前，高校档案管理体系虽然已经形成，但是随着技术的发展以及大数据时代的到来，高校档案管理的价值体系也需要进一步的发展和完善，改善缺点、发扬优点，在不断进取中保持与时俱进的发展，将高校档案管理价值体系进一步完善，从而更好地为高校的发展、教育的进步做出应有的贡献。
作者：席杰 单位：河南大学
第二篇：高校档案管理现代化建设
1高校档案管理存在问题
档案管理制度，档案管理人员素质等问题都是直接影响高校管理效率的重要因素。近些年来我国各高校逐渐加快了对高校档案管理的改革，使高校的档案管理工作逐步迈向简单化、快捷化的方向。但是受制于资金、制度、人员素质等问题，我国高校档案管理的现代化建设还难以完善，并反映出一些实际性的问题。
1.1资金短缺是高校档案管理现代化的首要问题
目前各高校的资金主要用于高校的科研建设和基础建设两方面，对于档案馆的投资比例非常有限。资金的短缺制约了档案馆软硬件的更新速度。没有了软硬件支持，档案管理的现代化建设就无从谈起。
1.2管理观念与管理模式的落后严重影响了高校档案管理发展的速度
对于多数高校来说，纸质档案依然是档案存在的主要形式，对计算机网络等现代化手段的运用还较少。这种存档模式不仅仅造成了浪费等现象，同时由于纸质产品保存难度较大，从而增加了保存成本，也制约了高校档案管理的发展。在管理模式上，高校之间依然没有形成一个完整系统，他们各自处于一个封闭的环境当中，各行其是，资源自我封闭，不与其他高校之间形成共享。这些管理观念与模式严重阻碍了高校档案管理制度现代化建设的脚步。
1.3管理人员素质的亟待提高也是高校档案管理中存在的问题
目前各高校档案管理人员多缺乏计算机网络技术的专业知识。加强这些人源对计算机网络技术的学习，建设一支具有现代化技术的专业队伍是推进高校档案管理现代化建设的必经之路。避免管理人员停留在简单的纸质档案管理上。
2高校档案管理现代化建设的意义及问题
应用现有信息科学技术原理，合理地计划、组织、指挥协调管理工作中的人力、物力、财力是档案管理现代化建设的基本要求内容。高校档案管理的现代化建设是符合我国“十五”规划的重要内容。高校档案管理的现代化建设对高校的发展具有指导性的意义，主要体现在以下方面。
（1）高校档案管理现代化建设可以提高档案管理工作效率，使服务的水平更上一个台阶，是符合时展规律的体现；
（2）高校档案管理现代化建设可以最大化实现档案信息资源的共享。使档案信息的利用率得到提高，避免重复多余劳动出现；
（3）高校当档案管理现代化建设有利于推进档案管理逐步走向标准化、统一化。使档案的管理工作一致统一，管理工作的操作步骤更加有据可查；
（4）高校档案管理现代化建设，将倒逼工作人员不断提高自身工作能力、知识水平，以适应更加现代化的工作方法。
3高校档案管理的现代化建设优化措施
3.1更新档案管理的观念
档案管理的观念是知道档案管理进行的中心思想。只有保证管理观念的与时俱进，符合时展的要求才能更好的提高业务水平。管理人员摆脱传动观念的束缚，不单单将档案管理当做档案的收集、整理、保管。应将档案的管理工作融入到学校正常的教学建设当中，加强档案管理的知识法规宣传讲座，使人们更加明自己的权利与义务。
3.2加快档案管理的设备更新速度
软硬件事档案管理的现代化建设的基础，只有软硬件系统得完善才能促进现代管理制度信息数字化、网络化、自动化。我们同过采用光盘、云存储等手段可以实现纸质品的替代，数字化的档案能更好的进行保存备份。通过开发先进可靠的软件可以实现档案的网络化，加大资源的共享范围。在资源实现数字化与网络化后，将更好的实现自动化管理。
3.3提高工作人员的工作素质
作为管理工作中的主体，我们仍不断的加强操作人员的知识培训与能力培养。高素质的工作团队可以有效保障档案管理现代化建设实施。工作人员不断提高自身信息技术的学习能力是档案现代化建设的必然要求。同时不断增强工作人员道德素质、政治素养、法律观念确保工作人员合法合理操作的要求。
3.4不断完善管理制度的标准化
管理制度的标准化是规范管理工作操作流程的重要途径。标准化、规范化的要求将使管理工作的每一操作步骤斗有据可查，有理可以，避免操作中不规范存在。
4总结
高校档案管理的现代化建设将成为未来高校档案管理发展的主要方向。它符合科学发展观的基本要求，是提高校档案管理水平的有效途径。只有跳出传统管理的观念，不断突破束缚，才能更好得实现档案管理的现代化建设。也只有不断的推进档案管理现代化建设，才能培养出更加高水准的工作管理人员。
作者：韩洁 单位：枣庄科技职业学院
第三篇：民办高校档案管理导向问题
一、民办高校档案管理的导向问题
当前，民办高校的档案管理的成效不显著，主要是因其指向不明，根本上说是其导向问题决定的。根据档案管理的原则可以分为服务导向和发展导向。
(一)服务导向的档案管理
服务导向的档案管理认为民办高校档案仅仅是对民办高校的招生、教学、科研、管理等活动过程的原始记录，是学校历史发展的积累和沉淀，凝结了大量前辈的经验和认识，作为一种学校各项实践活动的原始资料，这些档案资源也只是高层领导作决策的信息参考和依据，及根据历史经验教训处理各种问题的凭证。
(二)发展导向的档案管理
以发展性为导向的档案管理，档案除了进行信息记录，作为历史的凭证之外，预示着档案管理还应将促进学生、教师和学校发展及社会服务作为民办高校档案管理工作的内在价值追求，就是要求民办高校档案管理应着眼于对学生、教师和学校的信息资源有效地开发和利用。从目前民办高校档案管理的成效来看，民办高校档案管理工作仅提供查考凭证，为领导决策和广大师生开展教学、科研和管理工作提供信息参考和依据，为教学评估提供统计数据，为宣传教育活动提供素材，为文摘汇编提供材料。实施的仍然是单一的服务导向的档案管理，而不是发展导向的档案管理。
二、民办高校档案管理服务导向导致的困境
学校档案作为一种重要的教育资源，其质量的高低和完整程度将影响到民办高校教育事业的发展，且由于建校最初的定位和发展过程中形成的历史现状，档案基础建设一般都较为薄弱，严重制约了档案管理工作的实际成效，其档案管理工作与公办高校相比，仍然存在着较大的差距。究其原因，主要因仅仅实行服务导向的档案管理，没有实行发展导向的档案管理。这就导致了当前民办高校档案管理陷入困境，主要体现在以下三个方面:
(一)档案管理的目的是材料记录而不是资源开发
现有民办高校的档案管理工作也只是在对档案的收集、整理、装订、保管与借阅等程序方面，根本谈不上对档案信息资源的开发和整合。这种服务导向的档案管理往往比较被动，容易造成档案信息内容不健全。档案管理过程中的资源开发，指的是档案资料不能仅仅是对过去历史的记载，而且同时也是可以利用来促进发展的资源。信息资源的有效的利用和传播，能够带来巨大的效益。
(二)档案管理的方法是注重形式而不是重视实质
从形式上来看，民办高校都有建立的档案馆或档案室，也将档案管理工作纳入学校发展规划和计划，但并未明确管理体制和落实相关的工作职责，未定期开展档案业务工作的专项指导检查，未为档案工作发展提供良好的条件保障，从目前的实际情况看，民办高校档案的利用基本出于一时一事等特殊情况的需要。仅仅有档案馆还不能说是有效发挥了档案管理的作用。档案管理停留在资料收集上，不能按照为发展提供支撑的作用，就不能说是存在实质性的档案管理。
(三)档案管理的作用是提供证明而不是促成发展
只注重收集后的整理，缺乏档案管理过程的监督和指导，没有在工作人员办理业务和文件材料时提前介入，不注意保证文件材料的完整性，未积极主动地科学整合档案信息资源，这样就不能为搞好民办高校的档案管理工作提供良好的基础。促成发展的档案管理涉及到档案资源的收集，更涉及到档案资源的开发，使其能为学生的发展、教师的发展和学校的发展提供支持。
三、实施以发展为导向的民办高校档案管理
(一)档案管理以学生的发展为导向
对学生发展过程的记录是学校档案管理的重要内容。服务学生的发展是学校建设和管理的根本目标，培养适应社会发展需要的合格人才的质量，是衡量办学成效的标准。学生的发展是一个动态的过程，更是在原有的基础上的进步，其成长轨迹能反映出发展的方向以及存在的问题。充分发挥民办高校档案管理对学生发展的作用，就要求民办高校改变现有的被动服务模式的档案管理的导向，增强服务的主动性和预见性，拓展服务内容，丰富服务品种，建设全过程的、动态的、科学的档案管理。民办高校学生档案工作要记录学生的成长过程，服务于学生的学习、服务于学生的就业、服务于学生的职业生涯规划等等，为人才流动提供信息支持，实施以学生的发展为导向的档案管理。以学生的发展为导向的档案管理主要体现在以下几个方面:首先，关注学生的学习过程，体现学业发展的要求。学习是学生在校期间的主要任务，利用学籍档案数据可以对学生学习成绩和学习兴趣进行分析，作为相关人员指导学生学习的参考，发挥促进学生学习的作用。其次，关注学生的社会实践，体现综合发展的要求。档案管理中可以收集学生参与社会实践的相关资料，通过分析了解学生参与社会实践的程度，及其与专业学习的关系，帮助学生通过有效实践，锻炼个人能力。再次，关注学生的生涯规划，体现终生发展的要求。学生在校学习期间，如果能进行有效的生涯设计，将来的发展就会相对比较顺利，档案管理的内容可以包含学生生涯规划的内容，为其终身发展奠定基础。最后，关注学生的就业过程，体现职业发展的要求。档案管理为用人单位提供有效的信息，并把这种信息运用到档案的分类和管理过程中，必将也能促进档案管理自身的有效发展。
(二)档案管理以教师的发展为导向
民办高校教师普遍比较年轻，且与公办高校相比较，民办高校教师具有更大的流动性。造成教师高流动性的直接原因，就是教师在民办高校很难获得一个长期发展的机会，而这又主要与民办高校没有长期培养一名优秀教师的意识和条件相关。在学校，教师是教学过程中的主导，教师队伍的水平直接影响教学质量，更关乎学校的发展前景。目前，民办高校档案仅仅是作为记录每位教师的业务能力、学术水平、工作业绩等，作为对教师考核的重要依据。要做好教师管理工作，激励教师的工作热情，就必须科学规范的建立教师业务档案，并加以科学的编研管理，充分的利用，只有积极为教师提供职称及业务提升的服务，才能有效发挥教师档案的作用。因此必须转变思路，不能仅仅将教师档案管理看作是对教师考核的依据，而是要服务教师的发展，实施以发展为导向的档案管理。在民办高校实施以教师的发展为导向的档案管理，尤其要发挥档案对教师的职业生涯规划作用。民办高校规范整理教师业务档案，可以全面地记载教师的职业生涯、工作历程和发展规划，对教师的工作前景有一个全新的认识和展望。高校的发展的根本在于教学资源的开发，教学资源开发的根本在于教师资源的开发。民办高校教师年轻化的发展特点决定了，青年教师的成长是民办高校发展的关键，重视教师的业务能力的培养和重视教师职业生涯的发展具有极大的相关性。民办高校的档案管理可以从教师的职业生涯规划的角度出发，为教师建立全面的发展型的档案资源，通过跟踪教师的个人发展，并提供有效的信息，必将为学校的发展带来益处。
(三)档案管理以学校的发展为导向
档案管理效果最终体现在对档案信息的有效利用，而档案信息资源的科学合理有效利用往往能给学校带来巨大的综合效益。在我国，民办高校建校时间通常都比较短，档案管理的信息资源本来就不足，民办高校档案管理要着眼学校发展和社会需求，科学整合档案信息资源，适时的开展档案信息化建设。随着民办高校办学条件的改善，档案管理工作有了一定的物质条件，可以说学校的发展为档案管理提供了便利。但是，如何有效的开展档案管理，反过来为民办高校的发展提供支撑，也是档案管理工作的重要任务。建校历史短且受到各种制约，是民办高校发展的普遍特点。不能因为校史短而不重视，学校发展过程对学校人才培养所起到的作用，而是要尽可能的收集学校发展过程中的各种信息资源，为校园环境建设和激励学生成长，发挥其不可估量的作用。因为，很多民办学校的发展的历史，是与国家发展转型、经济结构调整、区域发展等紧密联系在一起的，往往这些学校发展的历史过程本身就是一部活生生的奋斗史。通过档案管理工作，有效整理学校发展的历史档案，并应用到学校的教育教学过程中去，必将是一部很好的教材，能产生切实的有效影响。以发展为导向的档案管理，就是始终把学校的发展作为其工作的指导原则，一切为了发展、服务发展。
四、总结
总而言之，档案工作作为学校的基础性工作，其中蕴含着丰富的信息资源，具有广泛的社会作用。以发展为导向的档案管理势必使得民办高校走出当前档案管理的困境，充分发挥档案管理的作用，为学生的学习和就业，为教师的稳定和发展，以及学校的全面发展提供有力的支撑。
作者：田喜 单位：广州工商学院
第四篇：高校档案管理信息化建设思考
一、当前高校档案管理信息化建设中存在的问题
（一）管理思想陈旧，改革意识欠缺
虽然，当前档案信息化管理在高校档案管理工作中得到应用，但受传统档案管理模式的影响，仍然无法利用信息化技术实现信息的全面整合及快捷分配。在高校档案管理工作的实际开展中，较多领到没有意识到信息化管理的重要性，档案管理思想依然陈旧，依然被过去传统工作模式所限制和影响。很多档案管理工作者无法看清档案管理的实际需求，更缺乏高度的创新改革意识。
（二）管理手段落后，工作有待完善
当前，高校对档案信息化管理工作投入的资金较少，导致档案管理信息化工作中计算机、网络、缩微、档案保护等技术缺乏足够的资金保障，档案管理信息化建设处于纸上谈兵的局面。较多高校的档案信息化管理仍然停留在日常的简单管理和较多人为操作的层面。有些高校即使通过现代科技建立的档案管理数据库，但仍没有尽其所用。另外，有的高校与软件公司合作研发的档案管理软件系统，也因缺少科学的操作程序和技能而使得软件实用性缺失，这都成为档案管理信息化建设的瓶颈。
（三）电子文件归档难，管理效率不高
我国高校档案管理信息化还处于相对初级的阶段，电子文件及档案管理电子化还是一个新的课题。较多高校并未对档案进行系统化的处理，较为严重的电子档案的管理问题，电子档案与纸质档案有着质的不同，对其收集及归档是一项复杂的工作。当前高校档案管理部门却对包含文字材料、数据、表格、图像及声音的不同电子档案的归档管理工作难以落实到位，在其归档过程中，操作的随意性较大，存在的问题较多，导致管理效率不高。
（四）队伍素质不高，制约档案管理信息化建设
目前，已有一部分高校符合档案管理信息化建设的开展标准，但却因为缺乏专业的方案管理人员限制了档案管理信息化工作实施。就现状来看，较多高校档案管理部门通常都成为了安置富余人员的机构，档案管理人员专业结构极不合理，缺乏掌握现代信息化设备操作技能、精通档案管理业务的专业管理人才，整个档案管理队伍素质较低，不能适应档案管理信息化建设的需求。
二、强化高校档案管理系信息化建设的应对措施
（一）重视档案管理信息化建设，加大建设投入
要提高高校档案管理信息化建设质量，首先需要高校领导对档案管理信息化建设引起重视，根据学校实际发展情况制定切实的档案管理规划，协调好学校各部门工作，强化信息共享。同时高校要从政策和资金上加大档案管理信息化建设的投入，加强档案管理基础设施建设，保证档案信息化所需的硬件及软件设施的有效配置，将档案信息化建设付诸于实践。
（二）档案管理规范化，工作流程标准化
高校开展档案管理信息化建设需要在规范的管理工作标准与工作流程下开展，这是最为关键的环节。首先，高校应该制定相应的标准，根据《电子文件归档与管理规范》等规范性文件，结合高校管理部门的实际情况制定相关标准，如：档案目录标准。其次，高校要建立标准的工作流程与规章制度，即涵盖无纸化档案使用制度、重要档案查询、档案资料收集整理及归档保存等，通过管理的标准化与规范化使高校在统一规范的管理软件与管理标准中进行档案信息化管理。
（三）加强档案数据信息库建设，强化网络安全管理
在高校档案管理工作中，实施信息数字化管理能有效防止出现纸质档案受损坏的问题。为了提升数字化档案管理水平，高校应该结合其实际情况建立档案数据信息库，根据教学科研档案、党政管理档案、教学设备档案、人力资源档案及基建档案等主要类型，进行分门别类的建立数据库，方便不同种类档案的整理与保管，方便快速的检索查找与信息资源的共享。当然，档案管理的信息化建设也容易造成网络安全问题的产生，需要高校做好网络安全管理工作。高校应该在档案管理信息系统中加强防御软件的使用，并结合物理、逻辑等安全隔离防范措施对网络“黑客”、“病毒”等危险因素进行及时防范；同时，要规范档案管理人员工作，避免因工作失误而致使网络病毒攻击、设备出现故障引发的档案信息遗失和损毁。
（四）加强档案队伍素质建设，提高信息化管理水平
高校档案管理人员的业务素质能力直接影响着高校档案管理工作的水平。档案信息化管理建设过程中，需要从业务素质、职业技能、道德素质等方面加强对档案队伍的素质建设。首先，高校应不断引进拥有较高职业道德、且熟练掌握计算机操作技能的复合型人才，强化档案管理队伍的的素质力量。其次，高校要建立完善的档案管理员工培训机制，从现代档案管理的数据录入、数据库管理、计算机网络操作技术及档案法等方面加强培训，不断提升档案管理人员的信息化水平。
三、结语
总之，新时期，高校应该重视档案管理信息化，加大投入力度，积极地完善信息化档案管理规范化、标准化建设。并在实际档案管理信息化建设的过程中，科学认识其出现的问题，寻求有效措施确保档案管理信息化建设的顺利开展。
作者：夏刚 单位：宁夏大学
第五篇：高校档案管理质量保障体系
一、高校档案管理的现状问题分析
现在，相对于我国高等教育事业的发展速度和水平来说，各高校的档案管理工作却缺乏先进性。在档案管理的工作中，存在着很多的问题和漏洞，由此也大大地减缓了高校管理工作的进行步伐。主要有以下几方面的问题。
（一）高校管理人员对档案管理工作认识不足，重视不够。
在高校档案管理中，各高校普遍存在着相关管理人员的档案管理工作认识不正确，管理不到位，甚至疏忽大意，导致丢失档案的现象时常发生，严重影响了档案管理工作的正确开展。
（二）高校没有建立长期的档案管理目标与规划
现今好多高校在档案管理方面并未制定科学、高效、可持续的工作计划。部分管理人员认为，各大高校在安排档案管理的工作时，只需进行短期的目标制定即可，无需进行长远的目标计划，而且档案的实用性不强，翻阅的几率较低，因此，封存即可，无需进行归档。上述观点都是因为缺乏档案管理的高度意识而导致，最终影响了档案管理工作的正常开展。
二、提高高校档案管理质量水平
在我国高校档案管理过程中，统一存在一个问题，就是仅有一些专门的档案管理人员和管理层才能接触到，没有做到档案开放。所以，档案管理工作闭塞，需要我们进行以下调整：
（一）实施档案管理开放，提高管理质量
首先，提高对本学校师生的开放程度。一个学校中，教师和学生作为主体人群，档案管理质量水平工作应该受师生的监督。通过让师生了解到档案管理的相关服务项目、工作程序以及档案管理的重要性，可以提高其对档案管理工作的重视，并可以做到对高校档案管理的保密性意识，推动高校档案工作的发展。
（二）提高高校档案管理人员的素养，提升综合素质
档案管理工作对于档案管理人员的能力素养也是有要求的。档案管理工作是一项业务性较强的工作，尤其随着现代科技的不断提高，未来的档案管理工作必会实现更高层次的现代化水平，这就要求档案管理人员不仅要有对档案管理工作的重视，工作规范，服务意识充足，有认真的工作态度，还要加强培训，使档案管理人员能够在工作中利用普及的软件设备.
三、建设完善的高校档案管理质量保障体系
现在，我国高校档案管理工作中尚未有一套完善的档案管理制度。要想提高档案管理工作的质量水平，促进我国高校档案管理的发展进程，就必须建立起一套完善的高校档案管理工作体系来规范管理工作的行为。
（一）提高档案管理意识，提升档案管理质量氛围
首先，高校档案管理体系要求学校师生在内的所有人员的共同参与。要形成一种系统的管理，实现各院系领导、管理部门人员以及高校各院系档案信息管理人员之间的密切配合和相互沟通协作，共同完成一系列档案管理工作。只有把高校档案管理工作发展成一项全民工作，才能保证档案工作的统一性及完整性，提高档案管理意识，从而保证档案的高质量。
（二）建立健全的档案管理制度
在档案管理工作中，要形成有章可循的高校档案管理制度：
1、要做好安保工作
这就要做到对校内档案的高度安全保密，切勿泄露给外来的无关人员。合理地利用资源，规范地进行整理工作，各高校也需要建立档案收集、归档、鉴别，整理、检查信息资源以及核对等各项制度。为了使这些制度能够有条不紊地进行，以及尽快有效率地解决工作中出现的问题，可以成立高校档案管理领导小组，实现“及时发现问题，及时解决问题”的目标。
2、对档案管理工作人员提出绩效机制
完善高校档案管理部门内部工作人员的职责，使管理人员对其工作有“归属感”，始终让此项工作处在一个重要的地位上。绩效评价是对档案管理人员的工作业绩、专业技术、管理能力之间进行评价和考核的机制。实施手段可以是成立评价小组，组员之间对相关方面进行公平公正的评价，并把最终结果进行公示。
3、提倡师生对学校档案管理工作提出的问题
如上面所提到的，教师和学生作为学校主体对象，他们对于高校档案管理工作起着重要的推动的作用，能够促进档案管理工作的正常运营。因此，可以设立一个意见采纳箱，或者建立一个网络讨论群组，可以随时随地提出宝贵的意见，并考虑意见或建议的可行性并予以接纳采用。
（三）坚持档案管理体系的长期可行性
档案是一个人活动的真实记录者。高校档案管理要加强自身部门建设，不断地丰富和优化管理结构，体现主流社会文化，完善规章制度，加大宣传力度，在社会中提高自己各项管理制度的知名度和认可度，并经常反思和改进，才能做到可持续的发展。
四、结语
总之，对于高校而言，高校档案管理工作已逐渐成为衡量一所高校教育事业发展和管理水平的重要标志之一。随着科学技术的进步和高等教育的不断发展，高校档案对学校的发展起着至关重要的作用，而且必将越来越受到重视。构建一个健康良好的高校档案管理体系已成为高校的重要保障和需求。因此，应依照当前的现实发展需要，根据各高校的实际情况出发制定相关的管理保障体系，丰富内涵，不断完善，做到宏观管理与微观建设相结合，使档案管理健康、稳定、有序、可持续地发展，为推动我国高校档案管理质量体系建设的发展做出突出的贡献。
作者：周建琼 单位：怀化学院
第六篇：高校档案管理信息化问题
一、高校档案管理信息化存在的问题
(一)基础设施配备不够完善。
良好的硬件设施与配套的专业性软件是现代信息化建设的前提条件。如果高校档案管理不具备基本的设施设备，建设信息化管理只是纸上谈兵。实现档案管理的信息化的前提是高校的档案机关具备接收和生产电子文件的网络设备。硬件设施包括计算机、交换机、扫描仪和网络设备等；专业软件包括档案信息的处理系统、信息数据库和相联系的软件及程序。调查显示，我国高校档案馆缺少这一系列的基础硬件设施和必要的配套软件，进而制约我国高校档案管理信息化发展。
（二）纸质档案信息数字化发展迟缓。
纸质的藏书档案转换为现代电子文档的模式是历史发展的必然。数据库和电子文档用于文件的保管和储藏为档案信息管理提供便捷，但是高校几十年甚至上百年的纸质档案进行数字化、刻成光盘、进行磁盘存储并建立完整的全文数据库是一项艰巨的任务。该过程需要大量的劳动力和物资，目前来看，各大高校在这个方面的投入有限，进展明显迟缓。
（三）档案管理信息化缺乏统一系统。
高校的信息档案实现资源共享，需要制定统一的标准。标准通过完整的体系和机制来体现，包含管理中系统软件和网络技术的应用，同时也包括纸类档案的标准化和电子文档的要求。同时，各个地方区域的档案管理标准也需要达到一致的标准。就目前而言，我国档案管理未形成统一的发展规划和统一的标准。对于高校而言，档案管理的标准是不够完善，从而阻碍信息现代化的建设，也会给资源共享带来不便。
（四）档案信息化的管理缺少专业人士。
据调查，各个高校目前的信息管理人员缺少专业人士，就目前情况而言，高校档案管理人员几乎没有专科或本科档案管理专业或信息技术专业毕业的学生，熟悉档案管理和现代网络技术的人士更加匮乏。大多数的档案管理人员都是跨行业或兼职从事档案管理工作的，所以系统的档案管理工作对于他们来说具有一定难度。档案管理人员中专业人才的缺少约束了档案管理信息化的持久发展。
二、针对高校档案管理信息化问题的解决办法
（一）加强档案信息化的硬件和数据库建设。
档案信息化的建设需要通过诸多硬件和数据库来建立，档案信息化的发展离不开物质条件，加强相关的硬件设施势在必行。现有的设备需要继续利用，同时，需要引进大批量的先进设备，从实际角度出发，引进设备时需协同专业人士，购置先进设备时，要听取专家的意见和建议，保证设备的先进性并杜绝不必要的浪费现象。
（二）强化高校对档案管理信息化的重视。
领导要起到一定的带头作用，深刻了解档案管理的法律法规并熟悉上级行政管理部门对于档案管理信息化的要求。领导要定期集合全体的档案管理人员讨论档案管理过程中遇到的的各种问题，根据工作中遇到的问题进行系统性的研究讨论。时刻牢记档案管理信息化的发展的必要性，要理解档案信息化的发展道路，循序渐进的提高档案人员对于档案管理信息化重要性的意识。
（三）通过网络来提高档案管理信息化的运行机制。
档案的实际价值在于其再利用价值，而档案信息化的管理会为档案的充分利用提供有利的条件。实现档案资料及档案信息整理、检索的自动化是高校共同努力的目标。现代先进的网络技术应该广泛的应用于档案管理中，使档案管理的信息化水平得到较大提升，高校的档案就能更好地为教学、科研等领域服务。高校的档案馆无法独立工作，档案信息化的进程需要诸多因素支撑。教学、科研、行政、宣传等工作的顺利开展需要一个有效完善的档案管理信息化运行机制，这就需要领导的带头和相关部门的紧密配合来完成。
（四）充分招募档案管理的专业人士。
管理人员是档案管理中不可或缺的一环，档案管理信息化的水平取决于档案管理人员整体的知识水准以及他们的整体素质。档案管理信息化的建设对综合型人才的需求较为强烈，档案管理人员在熟悉相关知识的同时还要对业务熟练。专业人才可以通过以下两个渠道招募：一是通过人事部门的招聘；二是高校自己培养专业的人才通过培训和进修。各大高校都应该采取有效措施和策略，提高信息管理人员的工作积极性。
三、结语
当今社会，是信息化的时代，各行各业都离不开信息和网络。高校档案管理信息化是社会发展的必经之路，同时也促进着社会经济的长久高效发展，而且还大幅度提高了馆藏资源的完整性和永久性。所以提高档案管理的进步是历史发展的重要任务，也是每个档案管理人员应尽的义务和责任。完善的档案管理要紧跟时代的脚步，只有适应不断发展的社会趋势，才能呈现档案管理工作的新面貌。
作者：张红 单位：甘肃省庆阳职业技术学院
第七篇：高校档案管理信息化工作分析
一、高校档案管理信息化存在的问题
1.对档案管理工作的重视不够，档案意识薄弱，管理理念落后。
随着高校的发展，档案管理在高校教学和科学研究中的作用逐步显现。但在现实工作中，人们对于高校档案管理信息化建设还缺乏系统的认识和理性的思考，对档案管理工作依然停留在传统工作理念上，缺乏创新实践，忽视档案信息资源的开发和利用。
2.资金和设备投入不足，信息化基础设施建设管理技术、手段落后。
大多数学校由于投入资金和设备严重不足,制约了高校档案管理的信息化进程。档案管理普遍存在着效率低、准确性不高、资源共享较为困难等诸多问题。
3.信息化网络安全保障体系建设不完善。
信息技术的高速发展为文档电子载体和信息化管理提供了方便，同时也带来窃密技术提升、失密渠道多变、保密手段困难和失泄密危害程度加大等问题,急需加强信息化网络安全保障体系建设。
二、高校档案管理信息化的方法、措施
1.推进高校档案管理信息化的制度建设。
高校档案管理工作牵涉部门广泛，内容繁多，必须坚持科学规范的原则，建立完善的档案管理工作机制，进行规范管理、集中管理。要对档案的收集、整理、装订、归档与借阅等程序进行严格的制度管理，以制度建设促进档案管理工作水平的提升。特别是要在档案管理的信息化建设上建立健全相关的制度，为高校档案工作的数字化、信息化和网络化奠定良好的基础。
2.增加资金投入，加快高校档案管理信息化建设。
各学校要从实际出发，注重加强硬件建设投入，购置适当的技术设备以满足档案管理信息建设的需要。加强档案信息化标准、规范化体系建设，建立一个实用性强、大多数软件兼容的文件信息存储、交换格式标准，保证校园网、校际网、档案系统管理网之间档案信息存储、交换的顺利进行。
3.运用有效的信息技术，保证网络档案信息安全。
随着信息化的发展,网络档案信息安全问题日益突出。《中华人民共和国档案法》规定：集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，档案所有者应当妥善保管。档案管理的安全性是关系到国计民生的大事，某些高校档案馆珍藏了非常重要的科技、军事、人事等档案，对于档案的安全性要求程度也就更高了。因此，要充分运用现代的信息手段，加强档案的安全管理，做到信息的完整与更加长久的保存。
4.科学制定、贯彻和修订各项标准，使档案工作逐步实现标准化。
高校档案工作要进一步加强标准化建设，充分利用档案信息资源为经济建设服务。计算机技术的应用是档案工作技术现代化的中心，要适应经济发展要求，加快档案现代化管理就必须实现档案工作标准化。
5.加强档案的信息收集和动态管理。
高校档案管理要注意加强档案主体意识和获取意识教育，加强档案工作者的档案信息保密意识、传播意识和更新转换意识，提高运用现代化技术和设备，不断完善档案信息网络，提高档案信息的效益功能。为此，高校档案实行动态化管理，既能扩大档案信息的数量，又能提高档案信息的质量，使档案来自社会和学校各部门及有关个人，又反过来为其服务。
6.强化服务意识，拓宽服务领域。
高校档案管理要从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来，把档案工作的重心转到为知识经济和各项事业发展提供优质服务的轨道上来，做到档案管理信息化建设变被动服务为主动服务。
7.转变高校档案管理模式，更新管理理念。
信息时代给档案管理工作带来许多新的管理理念，促进档案管理的转变，主要包括由以实体管理为主向以人力资本管理为主转变；由区域性管理向全方位、网络化管理转变。实现从信息管理向知识管理的转变。档案管理人员应该树立大档案、大市场、大服务的观念，将档案管理工作融入学校的发展计划之中，明确自己的法定权利与义务，加深对档案知识、档案信息的理解，转变档案管理的被动式服务为主动式服务，建立现代档案管理意识。
三、总结
高校档案论文范文7
（一）高校民生档案数字化管理彰显了服务师生、以人为本的管理理念。民生档案是“关注人的生活品质的档案，在档案资源的建设、管理和服务的过程中，要以提升学校师生员工的生活品质作为民生档案工作的价值导向。”由于以往的档案管理工作桎梏，档案管理人员工作态度不佳，经常会出现重物轻人、重领导轻员工、重机构轻个人的现象，致使师生员工对档案馆及档案管理工作人员意见很大。而民生档案管理工作要坚持以师生为本，切实把师生员工根本利益需求作为档案工作的初始点。进一步实施民生档案数字化管理，可以改善档案管理人员的工作环境，减轻档案管理人员的工作强度，使之能够更好地关注师生员工的切实需要，解决师生员工的各种民生档案问题。
（二）高校民生档案数字化管理解决了分散和集中、定式和灵活之间的矛盾。一是高校民生档案数字化管理需要档案馆要和其他部门进行系统对接，实现档案信息的有效沟通和传递，只要和其中一个部门进行联系，就可以查询到与之相关的民生档案信息。这就解决了当前民生档案分散管理和师生员工集中查询和使用之间的现实矛盾。二是实施高校民生档案数字化管理，不仅仅是简单地将各种民生档案目录实现电子信息化管理，或是简单地讲纸质文档转化成电子文档或图片，而是要充分利用信息网络媒介，搭建民生档案管理、查询、共享平台，供师生员工不受时间、地点限制进行自动化信息查询，实现权限申请、全文查询下载功能，从而解决档案定式管理和师生员工便捷利用之间的矛盾，最大限度的满足师生员工的切实需要。
二、高校民生档案数字化管理的原则
（一）循序渐进原则。高校档案馆库藏量大，各类民生档案纷繁复杂，在进行数字化转化时，不能一蹴而就，而需要对馆藏档案进行全面分析，明确档案资源信息的范围，以方便服务广大师生员工所需为目的，逐步地将保存价值较高、利用频率高的档案进行数字化。以教师的教学档案为例，教师的教学档案信息由所授课程名目数量、教学学期和年工作量、教学评价、发表的研究论文数量和级别、承担的科研项目等等，这些信息是教师职称评定、评奖评优、目标考核时，评定机构需要的重要信息来源。高校民生档案数字化管理具有一定的阶段性和持续性，因此档案管理者循序渐进，分清轻重缓急，逐步实现数字化管理。
（二）科学整合原则。民生档案都是与师生员工的生活工作利益紧密相关，如果民生档案丢失或者损坏，将给师生员工带来巨大的损失，也会给档案管理工作造成不必要的麻烦。因此在高校民生档案数字化管理过程中，要根据不同主体的各类档案信息的重要程度和使用频率，进行科学的整合，并结合档案载体的实际状况，选择适合的管理方式和保存形式。通过对教师民生档案进行集中整合，可以分为教师的个人人事信息档案、教学档案。就教师个人人事信息档案来讲，就可以用纸质文档形式进行保存，而对于教师的教学档案档案信息就可以采用纸质和电子相结合的方式进行管理。
（三）保密监控原则。在高校民生档案数字化管理过程中，虽然系统灵活的管理方式给广大师生员工查询和使用带来了很大的便捷，但是同样也带了很大的安全隐患问题。因此，在数字化管理进程的始终都应该做好保密监控工作。在高校民生档案数字化转换的初始阶段，一般会采用委托外包加工，对大量的档案库存进行集中处理，这时就需要档案管理人员参与其中，进行全程监控，尽力保证档案材料的完整性、安全性和保密性。在使用网络平台进行档案数据库建构、整理归档过程中，要做好网站的安全保护措施。通过杀毒软件、防火墙技术、网络安全检测、信息加密技术、用户身份权限认证等，保障数字化档案的安全管理和使用。
三、高校民生档案数字化管理的实现途径
（一）做好高校民生档案数字化管理的整体规划。实现高校民生档案数字化管理仅仅凭借几台现代化的办公设备和简单的登记扫描，很难达到数字化档案管理和使用的双重需求。“档案数字化是一个体制化、系统化的过程，需要建立基本的规划，有明确的阶段性目标和切实可行的方案。”首先，从学校层面来讲，要高度重视民生档案数字化管理的重要性，做好总体规划和布局，保障民生档案数字化管理的有效实施。学校领导要将民生档案数字化管理纳入到数字化校园建设的整体布局之中，要充分发挥民生档案数字化管理对学校发展和服务师生员工的重要作用，在宏观布局、管理规划、各部门之间的协调予以统筹与指导，在资源分配、资金支持、政策倾斜等方面予以保障。其次，提高档案馆领导和员工对民生档案数字化的认识，做好相关工作的布局与安排。高校民生档案数字化管理不是一朝一夕的事情，因此，档案馆领导要做好实施规划和工作计划，不仅要保证技术、资金和设备的支持，还要根据档案管理人员的专业背景、工作经验等合理安排各项工作。
（二）加强建设高校民生档案特色资源管理库。高校民生档案数字化管理的目标就是要提高档案管理的效率和水平。因此，在进行数字化管理过程中要根据高校民生档案的特性，建立专门针对高校师生员工工作性质和特需要求的民生档案数据库、全文数据库和多媒体数据库等。比如对教师教学科研基本信息数据库的建设，就可以满足人事部门在教师职称评定时，通过查询教师教学科研档案库，就可以知晓申请教师的基本条件，是否达到晋升的要求，避免了教师奔跑于各个进行登记、证明等繁琐的程序。对于高校民生档案数据库的建设，应该从两个方面着手：一是要深入调研，切实了解校内师生员工的切实需求，以满足师生员工档案使用需求，提高师生员工生活工作便利性为基础，建设行之有效的各类数据库；二是要根据实际，结合学校发展规划，有计划有步骤地建立为各个部门工作所需的特色资源库，如教学名师档案库，可将教学名师的教学录像、教学图片、教学大纲、教案等等信息纳入到资源库内，为学校对外宣传，申报更高一级的项目提供全面的档案信息资源，从而为学校节省了人力和物力资源。
（三）提升高校民生档案管理队伍工作水平。高校民生档案数字化管理需要不同载体的数字化转换，各类数据库的筹建、档案管理软件的开发与应用、多媒体系统的存储与利用、档案信息系统的综合管理等，在这一系列的过程中，对档案管理人员的综合素质要求很高，不仅要具备专业的档案学专业理论知识，还要熟悉和精通网络系统、应用软件的使用与开发。首先，要组织档案管理人员熟悉和明确各自负责领域的工作环节、工作要求以及工作所需的各种素质和能力，通过比照发现自身的缺点和不足。其次，档案馆领导要组织员工去民生档案数字化管理的先进单位进行观摩学习，了解先进的管理理念和科学有效地管理模式。在借鉴外在的成功经验的基础上，探索适合本单位的民生档案数字化管理机制，提升档案管理水平。最后，要通过多种渠道提升民生档案管理人员的综合素质和能力，优化档案管理队伍。档案馆领导要结合本单位员工的实际情况，按时按需选派员工外出学习和培训，提升档案管理队伍的综合素质，同时也要结合实际工作需要，引进高素质的工作人员，深入优化民生档案管理队伍。
高校档案论文范文8
一、高职院校档案管理数字化建设存在的问题
（一）前瞻不远，定位不清
当今社会是数字化社会，而数字化的基石是大量有效的信息。数字时代的先锋——互联网企业都纷纷开始从“做门户”、“做渠道”为主向“做内容”的方面转变。作为高职院校，在互联网时代必须看到这个趋势，就是能提供原创信息和一手材料必将在数字时代处于更加有利的位置。档案管理的数字化建设应该提到战略的角度来看待。而对高校来说，档案信息是基石中的基石，这是最原始也是最有效的信息。在不久的将来，这些信息将能够带来令人无法估量的巨大能量。但是由于高职院校大多数的前身都是中专或者职校，由于历史原因，高职类院校的档案工作长期属于上级档案工作的附属，工作人员对档案的管理基本就是建档、归档、你查我找，有效信息偏少。改制以后，社会发展对档案管理有了新的需求，但高职院校的管理方式和管理人员还是继承了老一套，在信息收集，信息整理归纳和查询，尤其是信息数字化方面存在巨大缺陷。各级领导对档案工作的定位不清晰，仍旧将档案工作作为行政工作的一个小的组成部分，投入偏少。
（二）体制不顺，职责不明
高职院校档案的科研档案、财会档案、人事档案、设备档案一般来说是分属各个业务部门、系(部)管理的。很多学校只是设置综合档案室来负责交流沟通和上传下达，且学校层次的综合档案室只管理文书档案、音像档案和部分实物档案等。这导致档案工作的条块化非常严重，尤其是在纸质档案的时代，严重影响了信息收集和利用的效率。在档案管理数字化的过程中，这种职责不明，多头管理的体制也给纸质档案往数字化档案的转变带来了额外的麻烦。
（三）人员不专，素质不高
目前，高职院校的档案管理人员需要在技术和认识两方面都得到提高。原来的高职院校对档案工作认识不够，档案工作的岗位被作为清闲岗、养老岗。对档案管理进行数字化，依靠现有的工作人员明显力不从心。很多学校搞数字化建设时，往往是成立一到两个攻关队伍，花上几个月时间突击把框架搭出来然后就解散，档案工作依然是少人做或者无人做。这样的做法缺乏延续性，效果依然很差。
（四）硬件不足，设施落后
当前，高职院校重教学、轻档案的现象严重存在。由于它们的重点在建设与教学、科研紧密相关的项目，无资金投入到档案管理的基础设施建设，因此很多学校的档案设施设备相当落后和简陋。许多高校档案数字化管理是一片空白，档案室甚至连一台计算机都没有，有计算机的档案室，其档案数字化管理水平也较低。随着科技的发展，计算机及网络技术在高校管理中被广泛运用,高校管理手段也在不断创新。但是，运用计算机及网络技术管理档案的仍然较少，基本还停留在手工收集、检索和纸质载体、实物存储阶段，信息量小，不利于档案的收集、利用和开发。同时，防火、防虫、防潮等“八防”必要设施不全，档案管理资料的完整与安全得不到保障，这也制约了档案管理工作向标准化、信息化发展。
（五）管理落后，利用率低
高职院校开展档案管理工作的“重藏轻用”现象较为突出，档案工作变成了收藏工作，很多信息收集了之后没有经过必要整理就束之高阁，变成了废纸一张。学校的档案信息是一个海量的宝库，很多人现在意识到这个宝库是有价值的，但是怎么有效的利用仍在探索中。在利用档案信息的方面，互联网企业甚至是保险企业、房地产企业这些对客户信息极度渴求的行业都走到了学校的前面。在别人挖空心思来获取信息的时代，高校作为掌控一手信息的大户理应主动出击，在符合法律法规的基础上走出一条新路来。
二、加强高职院校档案数字化管理的措施
（一）更新观念，提高认识
一方面，高职院校领导要把学校校档案数字化建设看成学校改革和发展的重要部分。充分认识高校档案数字化的重要性，明确高校的信息化、高校档案工作的数字化是高校在互联网时代建设新概念学校、高智能学校的基石。对档案信息化工作要提高到战略角度，不搞小打小闹，要加大投入，打大战役。另一方面，档案工作者要提高自身修养，与时俱进的提高自己的业务能力和技术水平，不仅仅只是收档归档之类，还应具备基础的计算机知识和熟练使用现代化设备的能力。
（二）强化管理，完善制度
高职院校应按照《普通高等学校档案管理办法》有关要求，要把档案管理工作纳入学校领导及主要负责人的议事日程，对档案工作要多看多管。要理清机制，清除档案管理的条块化，建立与学校办学规模相对应的、专门的档案管理部门统一管理学校各类档案。建立部门立卷制度，建立基层兼职档案管理员制度并完善培训机制。在档案业务建设上，应把档案制度建设放在重要位置，以促使档案管理标准化、规范化。如健全《档案的保密制度》、《档案利用制度》、《档案查、借、阅、鉴定和销毁制度》等。其次，建立独立的档案管理机构，真正建立起“统一领导，分级管理”的档案管理体制。高校各类人员要注意平时收集，做到事事有记录，项项有依据，使档案真正发挥服务教学、科研等的功能。
（三）加强培训，提高素质
档案工作即使数字化了还是要靠人做，其一必须建立一支专业的、高知的工作队伍，加强信息的归纳和分析能力，其二要提高各级教、工人员的信息收集意识，把信息收集作为日常工作的一部分。高职院校要制订人才培养、培训计划，增加教育投资。首先，要把人员送出去，送到数字化管理先进的行业，开阔眼界，取长补短。尤其是高职类院校，应充分发挥自己的优势与对口企业形成合力，利用校企合作来培训工作人员；其次引进和培养一批专业技术人才，以“传、帮、带”的形式，尽快提高档案管理人员的专业知识和档案管理业务水平，掌握计算机技能，熟练使用现代化管理设备等，成为一专多能的“复合型”人才。同时还要注意稳定档案人员队伍，档案管理人员不宜频繁调动。总之，要通过不懈努力，建设成一支政治强、作风硬、业务精、会管理、能攻坚、一专多能的、精明强干的、具有现代化水平的、稳定的档案工作队伍。
（四）加大投入，完善设施
要加快档案数字化的建设，就应当加大投入，逐步建立起多功能的、综合性强、覆盖面广的档案。各高职院校要根据实际情况，配置足够的档案库房，并逐步改善库房条件，添置足够数量的档案柜，有计划添置计算机、复印机、扫描仪等现代化设备，确保档案室作为永久保存、提供利用档案的重要基地。学校档案室要符合防火、防盗、防潮等“八防”要求，朝着档案、资料和学校校史展览馆三位一体的模式发展。总之，高职院校应从实际情况出发，创造条件实现档案管理的数字化、网络化、现代化。
（五）改进手段，提高利用
档案利用是高职院校整个档案工作的出发点和最终目的，为提高档案利用率，档案管理部门和档案工作人员应从收集整理、检索编目、安全保管等方面下功夫，使档案管理工作更加规范、标准，以此推进档案管理数字化建设。
1.完善档案收集整理方法。高职院校的档案管理人员可根据资料的不同存在形式采取不同的收集方法。例如文字资料需要借助各种目录索引，有的放矢地收集。建立图书目录、报刊目录、档案目录、传记资料索引等；实物资料要进行实地考察，可采用文字描述、测绘、拓印、摄影、录像等手段；口传资料可采取录音方式；音像资料即可收集原件，也可通过复印获取；而对于图片资料，除了收集原件外，还应广泛收集影印件。
2.利用微机潜能分析、处理和整合档案信息资源。以室藏档案资料，纸质或机读形式的，为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息，供全校师生和有关社会人士利用，实现文档一体化与档案信息资源的快速共享。
3.做好档案的安全保管工作。一是档案库房建设要符合《高等学校档案管理办法》的要求，保持清洁卫生。二是档案人员必须保护、保管好档案，对各类档案进行科学分类，做到排列有序。定期检查档案保管情况，发现破损或字迹变化，及时修补复制，保证档案的安全完整，最大限度地延长档案寿命。
4.建立电子台帐，做好档案统计工作。档案管理人员要熟悉室藏情况，科学编制检索工具，积极主动地提供档案资料，做好咨询服务和档案利用工作，严格执行保密制度，坚持做好查、借阅登记和利用效果登记，注意搜集利用效果和信息反馈，提高档案利用率。
作者：黄丽娟 莫文娟 单位：湖南安全技术职业学院
第二篇
一、高校的档案管理具备的特点
我国历史的特性决定了档案管理的工作具有丰富性、复杂性、多样性等特点，在档案管理工作中应充分利用这些优势，做到扬长避短，以促进管理工作的顺利进行。
1.高校档案内容具有丰富性
高校的档案管理内容包括多方面的内容，一般包括：教学管理、课堂管理、行政管理、党务管理、教务管理、科研管理、后勤管理、实训基地的管理等，在这个过程中，会产生大量的文献。这些档案反映了不同职能部门各不相同的业务范围内形成的档案，如制度、批示、请示、报告、计划以及不同会议和活动中记录的材料和文件。在高校的科研以及相关文化创造活动中，还存在研究手稿、项目成果、研究论文、著论等相关档案，其可以称为高校日常工作的资源库，其涵盖了较为丰富的内容。
2.高校档案管理的复杂性
高校的档案的来源较广，不仅包括高校内部各职能部门日常工作的实际情况所包含的内容，还涵盖了上级主管部门和国内外的同类院校、科研院所相关文件和材料，这些档案来源在一定程度上决定了高校档案管理所具备的复杂性。高校档案类型可以分为以下几种：一级档案：党群管理中党群档案能反应党群工作管理在的现状；行政档案是高校行政管理工作情况的间接反映；此外还包括反映教学活动、设备情况等的教学档案、设备档案等，然后在根据高校档案的管理工作中具体需要划分不同层次的级别，依次往下还可分为二级档案以及三级档案等。
3.高校的教学档案整理具有周期性、专业性
高校以学期作为教学阶段的划分，原始档案是周期性产生的，高校的档案管理很大部分是按照学期来进行归纳和整理，形成的档案具备较强周期性；高校的学生会形成一定的共性，各高校不同系具有较强的专业性，另外，不同教学活动会存在一定的差异，是高校的档案管理具有较强的专业性和科学性。
4.高校的档案载体具有多样性
承载高校档案信息载体具有多样性的特征，传统档案多以纸质材料作为载体，随着信息化时代的到来，网络技术的飞速发展和普及，使纸质载体主导性的地位呈直线下降的趋势。技术及技术普及程度较高的高校，为了提高档案管理的效率，以及考虑在保存时间和环境等因素的影响，采用磁带、光盘、磁盘、胶片等最为档案的载体变得越来越普遍。且档案相关内容记录方式以及传递、表达等方式都和传统方式有较大区别。
二、高校教学档案的管理现状
高校的到档案管理是由各个学院系自主完成的，缺乏系统性的协调管理，处于档案管理的初级阶段，存在如下问题：1）高校大部分存在纸质档案管理的现象，档案信息的收集、整理、利用以及保存等多由手工代替；2）电子档案的保存方式不统一，一般会采用目录整理来保存，查询时会有较大的不便；3）电子档案的保存较为分散，没有统一的规范和标准，会造成重复建档的现象，利用率也较低；4）电子档案查询的过程中，安全保障措施不到位，易受病毒的攻击；5）教学档案的管理是在校园网中独立运行的，无法对各部门的工作进行统一的管理。
三、高校档案的管理中信息技术的应用
高校的档案管理在信息技术大力推动下，得到了较快的发展，实现档案管理和计算机技术最大限度的结合，是高校发展追求的目标，进一步实现信息的检索、传递以及资源的共享。
1.高校档案信息化的管理
高校档案信息化的管理，应建立网络技术的基础平台，其包括档案网络系统的建设、系统的开发和利用、相关网站的开发及应用。对相关软件和硬件进行开发和利用，能构建信息共享的平台，使档案信息管理实现网络化的传输和科学化的管理。
2.高校档案管理应提高档案的案卷质量
提高高校档案案卷本身的质量，应充分利用好信息化网络实现档案案卷规范化、科学化加工处理方式，能确保档案案卷的质量，能更好的保存档案。同时，应确保档案利用的实效性、效果以及效率，让档案管理为高校创造出更多的价值。高校档案的信息资源建设可通过网络化、数字化的技术建立规范、标准且能共享的数据库。目录数据库能储存较多的数据信息，并能对其进行组合以及深层排列，让其成为高层次，专题性较强的档案信息分类组合。高校档案管理能反映其管理水平、展现精神风貌，因此，在档案管理中，应把档案质量放在首位。在进行档案管理时，应利用信息技术将不同版式、风格、纸张的归档资料进行分门别类的整理和分类，档案案件的打印应做到字迹整齐、清晰，字体要能适应期不同情况下的需要，能进行不同文件的处理，且便于阅读和借阅。
3.高校档案管理应构建档案的管理机制
高校档案管理与信息技术结合的同时，应制定相关档案的管理机制来确保档案管理工作的顺利进行。档案的管理者以及档案管理的领导机构在遵循档案现代化的管理机制原则的基础上，应对高校档案管理的实际工作进行预测规划、控制监督、组织领导、教育激励等组织以及调整，以发挥管理者工作的热情与积极性，发挥出团队的力量，以保障档案管理实现科学化的管理机制。高校档案管理所建立的机制应符合我国实施的相关法律法规，并把竞争激励相关的机制引入到档案科学化管理中，同时，还必须建立档案管理工作责任制、聘任制、奖励制和考评制，让档案管理队伍保持较高的素质和良好的活力。从而创建一个科学、合理、规范的高校档案管理机制。
4.高校档案管理应提高管理者的素质
在高校的档案信息化的管理者中，档案管理者的素质直接决定的档案管理的水平，应建立一支专业技术过硬、信息化的素质较高的队伍，才能激发档案管理工作人员的潜力。专业的档案管理人才队伍是高校档案管理实现科学化、规范化的有力保证。高校是创造以及传承科学文化主要的机构，培养高素质的专业人才，能适应档案管理现代化发展的需求，推动高校档案管理工作的发展。因此，应对相关档案工作管理人员进行一定的培训，能提升其文化素养，以确保档案信息管理人才队伍的质量。
四、总结
综上所述，高校的档案管理设计、科学化的管理是时展的需要，能有效促进高校档案事业的快速发展。在严峻的挑战面前，高校应迎难而上，解决档案管理工作中存在的难题，并积极的开拓创新，抓住机遇以获得更好的发展。高校在档案管理中，应致力于将信息技术化为不断推动档案管理事业前进的力量，为社会特色社会主义贡献出更多力量。
作者：王凤秀 李勤姣 单位：九江学院学生处九江学院保卫处
第三篇
一、高校档案管理信息化原则
（一）全程管理原则
这个管理原则主要指的是档案生命周期，在教学活动执行中，形成了一切原始记录。这个从最初的简单记录到最后消亡记录过程。有些信息是需要进行完整性的保存。教学档案的管理决定了在档案信息管理中，这个管理需要一个过程。掌握了每个相互环节，从界面接口中进行结合。理当根据当前教学档案客观运行规律，从宏观的角度上进行分析问题，做好档案生成和销毁，更好地保障了档案生命周期和过程。
（二）界面管理原则
界面原则指的是，借助各种机器作为连接口，将其引入到管理层面上，被企业管理使用。随着社会不断发展，界面管理内涵以及外延都得到了拓展，使用的范围逐渐加大。教学档案界面管理，主要是在完成了某项档案管理任务之后，更好地确定出教学单位、单位内部以及组织部门之间的关系。另外，还需要明确三个内涵：第一，计算机的机械界面。第二，文件入库之后的整理工作。第三，文件产生。这是一种互动交流，可以使得人和主体之间有着更多交流，使得管理方式更加独特，最终实现提升教学质量最优化。
二、高校档案管理信息化建设的措施
（一）完善档案信息的安全保障体系
随着学校对档案信息管理水平逐渐提升，信息利用程度得到加强，很多高校开始认识到档案信息管理的重要性。当前学校档案管理虽然设置一些权限限制，但是还是会受到电脑黑客的威胁。程序还存在缺陷、病毒防御水平等问题。高校进行档案信息管理时，应该建立起安全保障体系。第一，需要严格的根据国家信息安全防护标准，开展档案信息管理工作。第二，高校档案管理人员，在开展档案管理工作时，应该逐渐提升管理人员安全意识，在工作中禁止出现信息泄露、失密问题出现。第三，做好档案管理相关防护。可以使用防火墙、使用安全监测技术以及数据加密等等，做好档案安全防护工作。第四，需要不断研究性能强的技术，不断创新档案管理技术，使得系统运行安全可靠。
（二）档案信息资源建设
充分使用信息化档案管理软件，有计划性、有重点、有步骤地对档案进行数字化管理。该项工作得以实现，一般需要通过两个途径，第一，学校每个基层将每年度的归类文件基于目录编排上将其直接录入网络管理系统中，降低档案日常管理工作压力，而且进行信息查询时，效率比较高。档案信息资源共享应该得以同步进行。第二，档案部门开展工作时，应该组织大量的人力进行档案人工输入，将这些纸质类型的档案信息转化成数字信息。基于电子档案接收、保管以及利用技术上，可以更好地使得电子文件得以安全保管。该管理方式优势突出，可以保障电子文档的真实性、完整性以及可识别性等等。电子文件和纸质文件管理中，可以执行双轨制管理模式，这样进行数字信息处理时，可以使得资料管理水平更高。
三、结束语
