一、高校档案数字化管理的重要性
（一）有利于提升高校档案管理效率
新世纪，随着教育改革进程的加快，我国各大高校的扩招，学生人数剧增，学生学籍等高校档案的数量逐年增长，应对数量多且年限长的高校档案管理工作，是一个必须充分重视的问题。而传统的纸质化档案管理，无论是在档案储存和档案检索等方面都对高校档案服务工作造成滞后。因此，加强高校档案管理的数字化发展，积极建立现代化的数字档案信息系统，对于提升高校档案管理的效率、促进高校档案管理事业的发展等都具有十分重要的现实意义。
（二）有利于高校档案服务质量的提升
传统的纸质化档案管理的流程主要是档案接收-档案存储-档案查询-档案回收等这样一个简单的机械化管理过程。这种档案管理模式偏重档案的储存，而忽视了档案的使用，查询者往往要花非常多的时间在档案的查询、归还等程序上，极大限制了高校档案的使用效率，也不利于高校档案管理的整体建设。而高校档案管理的数字化发展，利用现代化的电子信息技术和专业的档案管理软件，能够极大缩短档案的存储、查询等程序所用时间，同时，通过计算机操作能够节省人力、物力，提升高校档案管理的效率。发展高校档案管理的数字化，从传统的纸质化操作方式转变为自动化的操作方式，加快了高校档案管理的现代化发展，提升了档案服务工作的质量和水平。
二、我国高校档案数字化管理的创新与发展
（一）高校档案数字化、信息化基础建设的发展
加强高校档案的信息化基础建设是高校档案数字化的重要环节，基础设施建设在一定程度上决定了整个档案管理数字化建设的质量和水平。信息化基础建设主要包括计算机设备、路由器、交换机、存储器、数据库管理系统、数据操作系统等。这些计算机网络设备是保证信息化基础建设的必要硬件条件。而硬件条件和网络平台的建设是整个档案管理数字化建设的基础规划。档案管理软件是网络平台构建的基础条件。其专业的系统软件利用计算机的物理特性，对计算机系统的各种信息资源进行逻辑管理，并服务于用户的特定需求和使用要求。目前，我国在相关软件的研发上已取得了一定的发展成效，系统软件的功能有了很大程度的提升和拓展，主要表现在这几个方面：计算机的安全服务程序、语言翻译程序、系统调试程序、计算机监控程序、数据存储与管理程序以及操作系统等。
（二）高校档案管理信息化的实现
就我国高校的发展而言，现代高校档案数字化管理的内容主要包括以下几个方面：纸质档案的数字化发展，图片、照片、图表等形式档案的数字化发展，录音、录像档案的数字化、信息化转变等。这些档案形式的数字化、信息化发展是利用了现代电子信息技术、多媒体网络技术、互联网络技术以及数据存储技术等先进的高科技手段来对档案内容进行数字化处理，并通过云计算系统的数据存贮、计算以及互联网的无限性传播等强大的数据处理技术来保证档案管理数字化得以快速实现。而档案内容的数字化转变只是现代档案信息化转变的一个重要组成部分，要真正实现高校档案管理的数字化发展，更重要的是将档案管理的各个程序通过信息技术和数据处理技术等有效地串联起来，即将档案的录入、检索、统计、存储、保管等程序通过计算机信息管理系统进行统一的管理。检验一个档案信息管理系统是否成熟的关键在于能否实现档案信息在录入、存储、检索、管理等程序的使用上的一体化。
现代高校的档案管理的数字化建设在档案信息管理系统的功能上已经有一定的拓展，它在目录信息管理、文字、图像、音频、影像视频等方面的信息管理都实现了比较完整的串联。现代高校档案管理的一体化进程取得比较明显的发展。目前，我国在相关的档案管理软件的建设方面也取得了比较大的发展，大多数档案管理软件都建立起了统一的电子档案模板，通过电子档案模板来进行统一的电子档案管理。目前，我国在电子档案管理模式的研究上也有了较大的发展，电子档案的收集、存储、管理模式的编制已经比较完善。而在电子档案的备份存储上也有了一定的发展。对电子档案进行备份，一式三份，一套提供给日常的档案服务工作，一套存储起来作为后备档案资料，最后一套电子档案实行异地保存，以防突发事件对系统里电子档案的损毁和破坏。
（三）建立现代化的高校档案信息管理服务中心
国内高校为了实现学校档案资源的大范围共享，主要利用互联网和局域网等网络信息技术建立了比较完善的高校档案信息管理服务中心，通过信息化的档案服务中心搭起了高校与社会沟通、交流的桥梁，并通过档案信息服务中心与社会各部门建立起一种档案资源合理共享的互动交流模式。无疑为高校的档案管理服务的发展提供了新的生机和活力，使得高校档案管理建设与社会档案管理服务系统实现了对接，有利于高校档案管理事业实现更好的发展。现代高校档案信息管理服务中心的服务种类和服务功能也比传统的档案信息管理服务系统有所发展。它所提供的档案信息服务除了兼具档案录入、档案保管、档案查询、档案使用等基本功能外，同时还能通过互联网来实现异地档案查询以及相关的档案管理工作。这种只需要一台电脑就能进行的档案管理工作模式极大地适应了信息时代的发展需求，同时也提高了高校档案管理的效率，能够简化学生学籍档案信息变动等，且能够通过联网实现异地档案信息的变动。
（四）建立完善的高校档案信息系统的安全体系
信息安全是高校档案管理的数字化发展的一个重要内容，要提高信息安全意识，防止失密、泄密的发生，只有建立比较完善的信息安全控制体系，保证高校档案信息数字化发展的安全性和完整性，才能使高校档案管理的数字化发展真正消除后顾之忧，获得更好的发展。随着计算机信息安全技术的飞速发展，高校的电子档案信息系统的安全认证技术日渐成熟，大多建立了比较完善的电子档案系统访问安全体系，即采用数据加密、身份认证访问、控制访问条件以及安全认定通信等方式来保证高校档案管理数字化建设足够安全、可靠。
作者：张艳 单位：广西大学档案馆
