智慧档案管理范例

智慧档案管理

智慧档案管理范文1

关键词:管理体系;城建档案;优化措施;智慧城市

随着科技的发展,智慧型城建档案管理成为重要的研究课题,受到广泛关注。当前,不同城市间智慧型城建档案管理表现出显著的差异,不能采取“一刀切”的管理模式,而是应该以城市发展现状为基础,制定针对性的档案管理方案。另外,智慧型城建档案管理实施过程并非是任意的,必须充分考虑动态影响因素,及时收集重要的管理资料,为城市的建设发展提供理论依据。

一、智慧城市背景下城建档案管理工作的重要性

随着城镇化建设布局的不断推进,传统的城建档案管理工作,老旧思路和方法已跟不上时代的发展和城镇化建设的步伐,在不断创新的基础上,特别是智慧城市口号的提出,都要求城建档案管理工作要发展新思路、新方向,不仅是适应国家、城市发展的各项进步,最重要的是,要完善和改革智慧城市背景下城建档案管理工作的意义及价值。分析智慧城市对于城建档案管理工作的要求,主要有以下几项内容:第一,倡导智慧城市理念的发展和落实,将科技力量融入城建档案管理工作中,通过科技进步和发展解决更多的综合问题,促进城建档案管理工作达到更高的效率。例如,智慧城市中对于各项档案的存贮问题,对于当前信息的保存和对于后期数据的提取,都要有更高的要求,信息化和电子存储成为最基础的要求。第二,城建档案管理工作的发展,都需要极为细致的配套、整合和改革。自动化、信息化科技的不断更新和应用,将城建档案管理工作提炼出更高标准,在大数据的分析和影响下,通过对原有城建档案信息和数据的提取、分析、利用,更能提出对城市建设、改造等方面更为积极、实用的思路和方法,同时将城市发展的历史记录在案,对城市的后续进步及国家政策的推动给与铭记。因此,智慧城市理念促进了城建档案管理工作职能的开发,更体现了档案管理宏观意义和重要价值。近年来,我国重视城市化建设工作的开展,并取得了一定的成果。城建档案管理工作被视为城市建设的基础,需要得到高度重视。智慧化城市建设是当前研究的重要课题,其要求必须具备完善的城建管理体系,提高城市建设的速度和质量。对于智慧化城市建设来说,其融入了无尽的科技元素,从本质角度改善了档案管理效率,尤其是解决了传统档案资源丢失的问题。智慧化城市建设十分重视档案管理工作,并在网络技术和数字化技术的帮助下实现了档案资源的转换,即将传统的纸张档案转换为电子档案,如此一来,城建档案信息的储存更加便捷。目前来说,城建档案管理工作逐渐趋于完善,向着智能化和高效化的方向发展,有利于城市建设规划和施工的顺利实施。

二、当前城建档案管理工作面临的困境

(一)城建档案管理与时展脱节

科学化的城建档案管理工作为城市的发展打下基础,但是,当前却存在着显著的管理模式落后问题,制约着城市经济的提升。从本质角度来看,技术手段落后是导致城建档案管理与时展脱节的主要原因,尤其是传统档案管理手段的延续,使得管理效率不断下降,无法满足城市建设的需求。另外,部分地区不重视档案资源共享系统的建设,导致城建档案数据无法做到及时的交流,降低档案资源的实用价值。除此之外,传统的纸质城建档案管理未能进行全方位的改革,原始的文本数据经常因管理人员的失误而受损,造成珍贵的城建档案资源逐渐流失。时代的发展改变了人们的生活方式,对应的城建档案管理工作也在随着变化,但部分地区并不在意档案管理体系的建设,无法挖掘档案资源中潜在的信息,使得城建档案资源的价值无法体现、逐渐流失。

(二)城建档案信息收集工作难以开展

随着时代的发展,城建档案管理工作也在实施变革,力求实现由量到质的转变,这也是城市规划建设的重要工作。但是,城建档案管理工作的变革是一项庞大的任务,需要信息技术的支持,而海量档案信息的采集工作难以开展,这就制约了城市建设工作的进展速度。由于部分地区采取的是传统的管理方式,档案资源的载体以纸质为主,无法在短时间内完成档案信息收集工作,即使所收集的档案资源,因往往存在着数据不精确、不清楚等问题,进而无法使用。可见,导致档案资源收集工作难以开展的原因是管理模式的落后,传统的纸质载体模式弊端重重,使得城建档案管理工作的革新带来了麻烦,还需要继续完善。

(三)城建档案管理制度不完善

通过对现行城建档案管理工作的实际情况来看,档案管理人员从工作重视度及具体工作职责要求都存在一定的不足。这些不足体现在复杂的档案资料的收集和登记中,当工作人员管理意识陈旧,缺乏重视时,轻则导致档案资料的不完整、不规范,保存缺乏正规流程等;重则导致档案资料的缺失,无论对于城市发展历史的记录还是实际建设中档案的调取使用,都是无法估量的损失。智慧城市背景下的城建档案管理工作,从基础的资料整理归档,到各类档案资料的保存、维护都有相当严格的要求,对于管理工作的人才配备、技术投入、资金投入等,都有具体的流程,保证了管理工作的有序、高效开展。而对于管理人员自身,缺乏专业性及综合能力素养,更没有专业的管理团队和完善的管理制度,对档案搜集、归档、保存、使用都缺乏详细的流程和制度,也就导致管理成效低下,无法保证工作中突发问题的解决和处理。

三、智慧城市背景下城建档案管理的原则

首先,针对现行实际操作中的问题,我们要从最基础的工作中进行补充和完善,特别是从人员岗位职责和工作重视度中进行教育和学习,规范城建档案管理工作的具体步骤和内容,学习和引用新的思路、方法,体现城建档案管理工作的意义与价值。其次,在具体的档案管理工作中,要提高管理制度和工作制度的有效性,在通过详尽健全的制度的管理下,快速学习和掌握城建档案管理工作的基础及要点,积极开展调整和再教育,不断更新管理思路和方式的情况下,保障档案管理工作的准确性、真实性和使用性,提高城建档案的利用率,为城市建设提供更多的科学参考,保证关联单位和对口用户的需求。

四、智慧城市背景下城建档案管理工作改革方案

(一)重视档案管理系统的建设

智慧城市建设的灵魂是信息技术,而城建档案管理工作的革新也需要信息技术的支持,为此,相关的档案管理部门需要做的是完善管理体系,从档案管理的基础工作入手,制定合理的档案管理任务,强化档案管理的有效性和专业性。为了确保档案管理体系的正常运行,管理部门还需要对管理人员实施责任分工,尽可能细化每位管理人员的工作内容,实现管理体系的上行下效。另外,城建档案管理工作的监督不可忽视,这也是档案管理系统的重点,所以,管理部门定期对管理人员的管理工作进行检查,对不符合要求的管理人员实施处罚,对工作认真、有突出贡献的管理人员实施奖励,激发其工作热情,降低城建档案管理工作存在的风险。

(二)实现档案管理设施的优化

软硬件设备是城市建设的前提,城建档案管理工作的实施也以软硬件设备为基础。首先,促进城建档案管理工作的革新,即我们所谓的纸质管理模式向数字化管理模式的变革,这个过程需要引入专业的软硬件设备,借助信息化技术促进档案管理模式的完善。其次,实现城建档案管理与网络技术的结合,创建科学化的网络共享平台,将海量的档案资源存储于云端,这个过程则需要实施网络技术和计算机的更新换代。正是由于网络技术的引入,城建档案管理工作更加便捷,打破了地域间的档案信息传输约束,实现了档案资源的共享。最后,根据需求采购软硬件设备,管理部门要深入基层,对软硬件设备需求开展全方位的调研,掌握最基本的需求状况,从而制定采购名单,从整体角度改善管理部门的软硬件设备水平,达到设备的更新目的。

(三)全面推进城建档案工作数字化进程

1.构建城建档案的数据库。智能化档案管理数据库为云端档案资源处理带来了可能,极大程度上缓解了传统纸质档案管理带来的压力,使得城建档案管理过程极具科技特色。由于城建档案数据库存在于云端,需要信息技术和网络技术的融合,其中必不可少的会造成数据的泄漏,所以,安全问题不可忽视。城建档案数据库的建设并非是任意的,必须靠实际状况,尤其是根据发展水平控制管理规模。无论哪种形式的档案数据库,其必须在保证安全的前提下实施。数据共享是档案数据库的基本功能,其在一定程度上成为了城市建设的数据依据。2.加强城建档案网站建设。城建档案网站是一个工作平台,它不仅是对城建信息保存管理的内部平台,也是对于信息再利用的综合平台,这其中,最重要的就是部门间的相互调取和查阅。在城建档案网站的建立过程中,要纳入科学性,加入智慧城市的特色背景,通过电子档案的管理等技术,完善网站的主体及辅助功能。同时,网站的建立,还应配备反馈机制,加强用户间的联系,确保用户的使用体验得到反馈,及时调整或更改网站的管理办法或使用方法,便于档案的调取和参考,更对档案信息进行更新和维护,保证其准确性和真实性。最后,网站的建立,更多的是在于信息的传递和查阅,因此,对于信息的保护和威胁的入侵一定要做好规划和防范。通过提高一定的准入门槛,加上线上的咨询服务,确保信息的安全传递,提高网站的交互性能,保证信息的完整和安全,防范各类黑客等威胁的入侵。3.提高城建档案的利用率,满足更多城市建设和其他需要。城建档案信息服务渠道非常简单且独立,对于档案的调取和使用,在智慧城市背景下应该进行一定的科学拓宽。信息技术发展的当下,各种APP等平台的参与,可以加快对城建档案的调取和查阅,也就提高了其利用效率。其次,专业网站的建立和维护,也保证了各项城建档案数据的查询和调取,更能通过详细的搜索得到相应的大数据分析,使用者可以更为精准地得到所需信息、数据、内容及各项政策法规等。再次,对于使用频次较高的合作单位或者用户,可以设立社交软件或公众号、小程序等简易平台进行沟通和联系,方便专业数据的及时推送,更方便对于信息的查阅和具体信息的了解,提高用户的使用体验,从而提高城建档案信息的利用率,提高城建档案管理工作的效率。4.开发城建档案管理平台。一般来说,城建档案管理的重点是档案数据的处理,只有掌握了海量数据中潜在的信息,才能准确把握智慧城建的发展方向,进而制定准确的发展规划。所以,城建档案管理需要大力研发数据平台,开发高效的数据处理软件,收集各个地区的档案资源信息,形成庞大的数据库,为后续智慧城建项目的发展规划提供依据。值得注意的是,城建档案管理平台包含着复杂的信息,既有档案资源信息,又有用户使用信息,所以,用户可根据需要从数据平台中寻找所需的资源,非常便捷。城建档案管理平台还具备一定的数据推送功能,可对用户的基本需求作出判断,将相关的档案信息进行推送,此时,智慧城市建设工作将会更加高效。

(四)强化城建档案人才培养

优秀人才的培养为智慧城市建设创造了条件,合理的档案资源管理使得数据的检索和分析能力显著改善,再加上网络技术的融合,档案资源逐渐实现了共享。当前来说,城建档案管理工作的重点不再是简单的档案资源收集和整理,而是偏向于服务能力,而服务能力的提升必须以优秀人才为基础。在新时代背景下,管理部门的首要任务是培养管理人才,组织多样化的管理人员培训计划,为管理人员提供充足的实践机会,强化其档案管理能力。另外,管理部门还需要根据需求提升管理人员的入岗门槛,除了具备相关的职业证书外,还需要懂得一定的专业知识。面对时代的发展,档案管理部门还实施了针对性的岗位奖励制度,对于特殊的管理岗位增设津贴,例如管理技术研发岗位等,其目的是激发科研人员的研发热情,最大程度上完善管理系统,引导更多的管理工作者努力工作。

(五)完善管理团队

优秀的人才是智慧型城建档案管理实施的基础,所以,当前的首要任务是创建高水平的管理团队。首先,组织有效的优秀人才招聘计划,筛选符合城市建设所需求的人才,并对其实施科学化的岗位培训,最大化提高档案管理质量。人才的筛选不仅要考虑其是否具备相关的资格证书,还需要考虑其是否能处理实际问题,即筛选高质量的实践型人才。其次,实施科学化的人才培训制度。人才培训制度的开展是提高其专业水平的重要途径,也是目前不可缺少的步骤。对城建档案管理人才培训来说,其需要懂得基本的档案管理知识,并熟悉多样化的档案管理技术,尤其是学会如何独立解决档案管理过程出现的问题。最后,创建合理的城建档案管理制度。以城市发展现状为基础,向档案管理制度中引入信息化技术,并在大数据的帮助下挖掘深层次的档案管理信息,为后续档案管理制度的完善打下基础。综上所述,智慧城市建设是未来发展的主要趋势,信息技术的融入使得档案资源管理过程更加高效。为了确保智慧城市建设工作的有效推进,必须实施科学化的档案资源管理,创建合理的档案管理系统,培养和引进专业的人才,将档案资源的价值充分发挥出来。可见,智慧城市建设是一项庞大的工程,并向着智能化和信息化趋势发展,需要科研人员和技术人员的不断努力。

[参考文献]

[1]田丽晶.基于城建档案纸质档案与电子档案并行管理分析[J].居舍,2019(28).

[2]胡克红.新时期科学开展城建档案业务管理工作的几点思考[J].城建档案,2019(09).

[3]蒋美太.智慧城市背景下城建档案管理研究综述[J].兰台世界,2019(08).

[4]王凯.建立新型智慧城市背景下的城建档案管理工作[J].办公室业务,2019(08).

智慧档案管理范文2

【关键词】智慧城市;城建档案;智慧管理

所谓智能城市,也就是城市建设的智能化发展,即运用现代通信、移动网络、物联网、虚拟现实、大数据分析等各种新型技术,全方位了解、分析、融合、集成城市运行中的各种重要信息,对民生服务、公共安全、城市建设等城市运行管理活动及时作出智慧化响应,进而形成智慧化的城市管理模式。时至今日,智能城市已然成为适应城市化快速发展的最主要城市系统。因此,构建智能城市,既是现代信息技术快速发展的必需条件,又是促进城市化可继续快速发展的重要 途径。近年来,随着《“十三五”国家信息化规划》《国家新型城镇化规划(2014—2020年)》以及一批有关智慧城市的地方政府计划的实施,中国发展智能城市的目标与任务更加得到了明晰,积极有效地促进基于现代数字化、互联网、智能科技的新建智能城市,推进城市的智慧化管理和运行成为新的战略发展方向。在全面推动智慧城市建设的大背景、大趋势下,城市建设档案管理工作也应顺应信息化、数字化、网络化、智能化发展趋势,抓住机遇,应对挑战。

一、智慧城市背景下城建档案管理面临的机遇

城建档案是在城市建设活动过程中产生的,具备特定历史保存意义和价值的文本、图形及其他不同形态和载体的记录,城建档案不但真实记载着城市经济、建设、文化情况,更主要的是对于今后的城市规划和市政建设等各方面都具有一定的借鉴意义和应用价值,是一个城市规划、管理水平的重要体现。作为一个城市发展、改革、变迁的记录者、见证者,城建档案与城市的建设和发展密不可分、休戚相关。在全面推动智慧城市建设的今天,城建档案管理工作迎来前所未有之大 机遇。

(一)政策倾向,顺势而为。智慧城市建设离不开城建档案工作的支持。近年来,国家除了陆续出台智慧城市发展建设相关政策、开展试点推广工作外,为了适应新形势、新发展,国家档案主管部门在不断推动管理理念和管理模式的转变,并陆续出台相关档案管理政策,为信息化发展和智慧城市建设提供支持。2016年4月,国家档案局的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中,明确要求“积极应对新技术、新业态、新模式发展对档案工作的要求和影响,创新档案管理理念和管理模式”“档案利用服务模式创新和档案信息开放取得实质性进展”。2020年,新修订的《档案法》中明确规定“各级人民政府应当将档案信息化纳入信息化发展规划,保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用”“建立数字档案馆”“推动档案数字资源跨区域、跨部门共享利用”等。这一系列政策措施,既指明了档案事业的发展方向、发展目标,也为档案工作主动适应智慧城市建设发展趋势提供了方向。

(二)技术支持,坚实后盾。随着计算机与网络技术、移动通信技术、云计算技术、大数据分析等各项信息技术的蓬勃发展与日益完善,国民经济和社会发展的信息化程度都在逐步加深,数字信息化的时代已经全面到来。数字科技正以新理念、新业态、新模式全面渗透到政治经济、社会文明、产业发展和生态环境发展等全范畴与整个过程,给人类生产生活带来广泛而深刻的影响。在这样的大背景、大环境、大态势下,城市建筑档案馆应紧紧抓住重大发展机遇,借科技发展之东风,全面推动城市城建档案数字化进程,进一步加速数字化城市城建档案馆建设,逐步实现城建档案信息的交互与共享,为用户提供更好的城建档案服务,为城市建设和发展提供依据,为智慧城市建设提供数据支持和服务 平台。

(三)海量数据,提供动力。城市规划建设过程和城建档案有着不可分割的关联,而城建档案就是在城市规划建设过程中产生的,记载了城市规划建设的进展与变化,是城市建设记忆的主要保存者。智慧城市的建设,需要以海量的数据作为基础,再通过移动互联网、物联网、大数据、云计算等多种技术进行分析、整合,进而对城市的建设、生产、生活等各方面产生智慧化响应。城建档案基本包括了城市建设中所有的基础建设档案,如此范围广泛、内容众多的城建档案信息恰恰形成了智慧城市建设的数据基础,构建了智慧城市建设的重要数据来源。为此,城建档案管理工作部门要推进我国城市档案信息数字化建设工程,通过深度挖掘我国城市档案信息数据,实现数据信息共享,形成系统科学、合理有效的城市建设档案信息系统数据库,为智慧化城建发展提供原动力。

二、智慧城市背景下城建档案管理工作策略

智慧城市的发展与建设,为城建档案管理工作提供机遇的同时,也对城建档案工作提出了更高的管理要求。就目前看,城建档案管理存在着诸多问题,如城建档案管理模式落后、缺乏完善信息化管理体系、档案数字化程度低等问题。在全面推动智慧城市建设的今天,城建档案管理工作应主动出击、积极应对,贯彻创新发展理念,以保证城市建设档案管理工作适应当前时代潮流,并紧跟发展形势。

(一)完善城建档案管理体系。在智慧城市建设背景下,在城市建设档案管理工作实施过程中,要全面融合智慧城市的发展特征,进一步明确新形势下城市建设档案的功能定位与发展方向,以不同的视角对工作内容加以调整完善,重视基础工作的实施,强化对各环节工作的质量控制,逐步抛弃传统落后的管理思路,逐步形成合理、科学、完备的城建档案管理体系。首先,在城建档案管理体系构建过程中,要重视顶层设计工作,以实现该体系与智慧城市的发展目标始终保持一致、相得益彰,从而为数据共享、信息互联夯实基石;其次,要按照智慧城市发展要求不断加强和完善城建档案系统建设,健全管理结构,捋顺管理流程,为档案利用、流通夯实基础;最后,要重视城建档案协调联动机制建设,确保档案体系能够为资源整合机制、资源共享机制提供有力保障,从而优化信息资源 管理。

(二)加强城建档案数字化建设。在城市建设逐步向智慧化发展的趋势下,城市建设档案管理数字化建设势在必行。近年来,各地城建档案的数字化工作已在全国范围内相继进行,但受社会发展水平、政府重视程度、建设资金等多种因素影响,各地城建档案信息化建设质量良莠不齐,所以城建档案信息化基础工作须更加深入搞好、夯实,推动档案信息化固本强基迈上新台阶。在将基础数据全部数字化的前提下,通过建立专门的城建档案信息数据库系统,针对不同的档案类别进行的优化集成,以提高城建档案信息数字化管理的准确性和高效性,进而实现城建档案信息的深度挖掘、深度加工和分析利用。在此过程中,城建档案管理系统可以更好地发挥数字化管理模式的优越性,从而最大限度地实现城建档案高效管理和使用,构建服务于智慧城市建设的协同共享信息管理体系,促进智慧城市进一步发展。

(三)构建智慧化数字城建档案馆。数字城建档案馆的概念由来已久,在智慧城市背景下,数字城建档案馆再次焕发出新的活力。城建档案数字化管理的最终目的是为了更好地服务于用户,服务于城市发展建设,随着社会经济、信息技术的不断发展,城市形态逐步进入智慧城市发展阶段,数字城建档案馆必然是更好地服务于智慧城市建设、推动城市可持续发展的重要服务平台。首先,通过构建智慧化数字城建档案馆,推出数字城建档案馆门户网站、数字城建档案馆APP、数字城建档案馆公众号等服务方式,积极开展智能浏览、智慧展示、智能交流等便民服务形式,以创造更多样化的城建档案服务,并满足人性化、定制化的业务要求;其次,城建档案馆可以对独有的城建档案信息资源进行深度挖掘、智慧融合、智慧管理,并将与城市建设、发展、变迁相关的各类整合成果通过数字城建档案馆向公众开放展示,使市民更多了解城市的发展规划,融入城市的建设,从而打造城市形象宣传的重要公共服务平台。另外,智慧城市的建设和运行不仅需要政府的大力支持和投入建设,更需要公民的积极参与。把智慧化数字城建档案馆打造成智慧城市的生活体验平台,利用智慧化数字城建档案馆,公众能够体验线上与线下、集中与分散、虚拟与现实等各式各样的互动式业务,采用信息化、智能化、个性化、人文化的方式认识城市的发展过程,参与城市的未来规划,融入城市的各项建设,从而真正成为智慧城市的“智慧公民”。智慧城市建设是一项漫长而艰难的任务,其长远目标是实现城市的可持续化发展。城建档案管理必须从现在起紧跟智慧城市的步伐,围绕智慧城市发展方向,逐步发现问题、解决问题,从而更好地发挥自身的功能和价值。

【参考文献】

[1]肖芳.智慧城市下城建档案管理构建研究[J].城建档案,2019(4):54-55.

[2]孙万彤.以智慧城市为背景分析城建档案管理工作[J].黑龙江档案,2020(3):45-46.

[3]郭平.智慧城市背景下城建档案管理创新[J].山西档案,2019(6):132-136.

智慧档案管理范文3

关键词:医院党务档案;智慧型管理

2018年6月,中共中央办公厅印发了《关于加强公立医院党的建设工作的意见》,要求各地区各部门结合实际认真贯彻落实。这是党的以后,党中央、国务院从顶层设计层面加强公立医院党建的纲领性文件,《意见》的重要意义在于高屋建瓴地给予基层公立医院党的建设的指导,明确医院党委在医院日常建设管理中的地位,从制度角度赋予医院党委开展全面从严治党神圣权力,是对医院党务工作的期望和鞭策。医院长期以来受多重因素的影响,党务档案仅作为综合档案的子类别予以存档,并没有充分发挥出党务档案对医院党的建设的有力促进作用。目前,医院档案管理已基本实现纸质化与信息化相结合,党务档案的智慧型建设是新时期实现医院以党的建设高质量促进医院发展高质量的重要命题。

1医院党务档案智慧型管理存在的问题

按照医院的制度管理要求,党务档案已基本实现信息化存档,但是党务档案存档后的梳理、发掘以及智慧化使用依然存在瓶颈,无论是医院基层党支部或医院党委,都难以充分使用党务档案,发挥其应有作用。

1.1医院党务工作者对党务档案的认识存在偏差。目前,大部分医院已独立设置党委办公室,剥离于综合办公室的事务性工作进而作为专门机构在医院党委领导下开展党建工作,存在的问题主要表现在专业性不足和水平参差不齐二个方面。一是办公室工作人员具有党建工作专业背景的人员不多,有从医疗、护理等岗位转岗而来,有的是中文、管理等相近专业而来,在通过培训及工作经验积累后对中医院党务工作已基本掌握,但对党务档案的管理和使用不重视,存在按规定归档即可的心理。二是医院各基层党支部的党建水平参差不齐,医院按照一岗双责的原则设置党支部,党支部书记一般由科室负责人兼任,部分支部书记存在“重业务、轻党建”的思想,日常党的生活基本是按照规定要求开展,缺乏主观能动性,在这种情况下支部书记就很难重视党务档案的整理、归档和有效利用。

1.2医院党务档案难以按照格式化标准存档。有的医院开展“标准化党支部”建设活动,对基层党支部的组织设置、组织建设、组织生活、党员教育管理等方面作出了详细的要求,对党务档案的书写内容进行了规范,对建档格式提出了明确要求。但根据抽检情况来看,各党支部的标准化建设水平不一,部分支部基本达标;部分支部受党建意识薄弱、党务档案管理能力欠缺等成因影响,尚不能达到标准党支部的建设要求。在标准化党支部建设完成之前,医院党务档案真正实现格式化标准存档就很难实现。

1.3医院党务档案的存档与调档缺乏有效路径。医院党务档案作为医院综合档案的一种,一般是纸质版档案按照长期保存的要求交由综合档案室统一存档并进行电子化录入以及日常维护保管。综合档案室在对纸质版档案进行电子化录入后只是作为与纸质版档案相互印证的一种管理方式。当党务工作者需要调取相关档案时,常以复印件的形式调取。局限于设备智能化水平、保密路径要求,中医院党务档案的存与取之间是不畅通的,这就难以实现党务档案的智慧化管理,更难以有效发挥党务档案对医院党建的有效作用。

2实现医院党务档案智慧型管理的路径探析

随着医院党建水平的不断深化和提高,医院党务档案的高增长、大容量、保密性等特点愈加突出,党务档案智慧型管理的实现既需要医院党委的有力支持,更需要党务工作者不断提高党建工作水平和档案管理能力。[1][2]

2.1着力提升党务工作者的党建工作水平和党务档案管理能力。一是加强意识培养,思想的重视是做好一项工作的重要前提,要进一步促使医院党务工作人员站在政治责任感的高度对待党建工作和党务档案的书写、整理和归档工作。二是要做好对党务工作者的培养工作,医院党建发展要发挥党员干部的“一岗双责”作用,不仅要加强对基层党支部书记业务培训,更要加强其党建工作的专业培养,支部书记作为支部的排头兵,要做党的生活的样板,进一步促进标准化党支部的建设。

2.2医院党委要对党务档案的智慧化管理给予支持。医院党委要充分认识到党务档案对医院党建工作的影响和重要意义,对医院党务档案的形成和管理到利用要加大支持力度。一是要加强工作要求,动员、宣传医院党务档案对医院党建、业务发展的双重重要影响,使基层党务工作者在思想上重视党务档案的日常管理。二是要提供资金保障,支持基层党支部对党务档案进行标准化建设,做到存放有地、存放有序,支持党务部门与综合档案室之间建立智慧化使用党务档案的渠道,开发具有严格保密性、高容量的软件,使得党务档案的管理在信息化的基础上向智慧化延伸。三是支持党务部门建章立制,设立相应的奖惩办法,充分发挥基层党支部的积极性和党务部门的监督作用,提升医院党建水平。

2.3开展医院党务档案的标准化建设。实现医院基层党支部的标准化,开展党务档案的标准化建设是充分条件。医院党委应邀请党务工作专家,组织医院党务工作者,根据基层党组织建设的规范要求,结合医院党建工作实际,对党务档案制定出相应标准,规范党务档案的记录、梳理、归档的细节,实现医院党务档案的格式化标准存档。

2.4加强医院党务工作者对党务档案的管理水平。党务工作与档案工作是两个极具专业性的岗位,医院党务档案的早期形成和存档工作均是由基层党支部和相关党务部门的工作人员来实现的,党务档案形成初期的内容质量和管理水平对后期综合档案部门的存档和管理影响深刻,实现医院党务档案的智慧化管理,核心在人、关键在人。一是要加强相互培训,实现党务工作者和档案管理人员的“一岗双责”,两者的必要内容都要求掌握。二是提高两个岗位工作人员对党务档案的梳理和提取能力,党务档案的标准化存档的最终目的是通过对档案的梳理和发掘,反作用于基层党支部和医院党委的党建工作,促进医院党建工作的整体提升,这才是题中之意。

3结语

实现医院党务档案的智慧型管理,将进一步加强医院党的建设工作,提高医院党建工作质量,以党建提升促进中医院业务发展提升,实现公立医院为人民服务的根本宗旨。

参考文献:

[1]邹丽梅.医院党务工作与档案管理工作的一体化研究[J].办公室业务,2017(6):190.

智慧档案管理范文4

1.1档案记录形式呆板,缺少创新性

管理形式雷同性强是社会失范的突出症结之一,也称作“形式主义”。社会管理失范促生了呆板的档案管理形式,严重降低了档案的内在价值。现阶段,信息互动频率逐渐增加,单位之间的信息互补性进一步加强,因此,档案管理方案和管理模式范本就会流行于各个单位之间。会议和文件是管理的主要方式,无论是领导的言论,还是文件的内容都要求具有真实朴质的特点,严禁出现“套话”和“管腔”等形式主义的语言模式,然而受社会中形式主义的影响,领导演讲和文件中大多出现了缺乏实用性、创造性的观点,从而导致档案中出现重复记录的现象。比如在不同级别的文件中屡次出现“科学发展”、“人本主义精神”和“和谐团队”等方面的内容,极大地降低了档案的保存价值。档案管理方式也是提升档案价值的关键因素之一,然而单位档案管理模式多是沿用社会上通用的管理模式进行管理,对增强单位竞争力无益,不利于企业的个性化发展。

1.2档案信息失真,可靠性降低

真实性体现了档案的基本价值,但由于受各种社会失范形式的影响,档案管理中出现明显的信息失真和浮夸现象。比如,在现代社会中,某些单位为了逃避税收,篡改经济数据;有些行政领导为了减少自身责任,少报或者隐报管辖内的安全责任事故或者自然灾害造成的损失,从而致使档案记录缺乏真实性,不利于国家及时做出指导政策。为了局部利益而背离客观事实的做法较为常见,是形成管理失范现象的根源之一,客观的社会实践记录才是确保档案生命力的源泉。档案失真包括两个方面,即记录内容失真和管理过程失真,后者是前者的保障。内容失真主要是指档案记录没有真实反映社会实践过程和实践情况,以造假和虚构出的文字或者数字记录活动情形,无实质性的档案价值。管理过程失真,是为达到某种不正当的目的,而将真实的记录进行销毁或者更改,弱化档案的原有属性,不能真实地反映不规范的实践过程。

1.3档案内容缺失,完整性差

在现实的社会活动中,管理理性程度较弱,严重影响了档案管理内容的完整性。社会失范易导致人们做出一系列的不规范行为,比如,在会议上,某些单位领导为了推脱自身责任,而使用模棱两可的语言作为处理意见,或者谈话时避重就轻,甚至要求相关记录人员对自己的发言不予记录。在这种情况下,档案内容缺失较大,一些重大事项的处理决策和方案没有得到及时、完整的记录,或者方式较为含糊,不能为日后提供的参考依据。在社会管理缺失的环境下,各级领导对档案管理工作的重视程度普遍降低,因此,不利于日后成绩的发展。受管理缺失的影响,由于各种背景因素的影响,档案记录长期处于一种片面的记录状态,若不加以制止,不但降低了档案价值,而且容易造成档案管理短板,人们对档案完整性的追求也会逐渐消退,对社会的长远发展及其不利。

2提升档案价值的方法

2.1优化管理内容,改变虚假的记录习惯

在不同的社会中,档案始终发挥着重要作用,传统的档案是密闭的、独有的,档案中的技术和经验可以成为企业对外竞争的优势,也容易导致企业陷入孤独的境况。在现代社会中,随着信息公开程度逐渐加深,档案内容日益透明化,单位之间的信息互动越来越多,并在相互借鉴中取得共同进步。如何使公共的档案管理经验成为单位特有的竞争性力,必须结合单位实际情况,对档案管理办法进行革新。比如,对于单位内外部的技术文件、重大过失的处理方法进行收录,并进行长期保存,然而,档案的保存期限并不是越长越好,对于价值较为一般的档案通过鉴定文献类型,设定保存期限,同时按照国家相关档案保存管理条例,定期评定档案的价值,及时更新和消除“过期”文件。

2.2建立档案管理体制,灵活创建管理机构

开展档案工作,必须要有相应的组织机构保障,专门的档案管理部门也是提高档案价值的重要途径。一般情况下,档案管理组织形式分为以下两种,即集中式和分散式,档案管理形式必须与企业的发展情况相对应。目前,管理体制均有了很大的转变,从单位的发展趋势来看,一方面,单位内部各部门之间的联系日益紧密,朝着团队化组织方向发展,企业档案的管理权逐渐公开化,单位领导需要进行统一设定设置专业的管辖部门,强调档案管理的独立性。另一方面,越来越多的单位采取单位总部档案管理和项目管理档案管理相结合的方式,即单位内部设立自上而下的档案管理机构体系,任命总部的管理人员为档案部门主管,各项目的档案管理员为部门成员,进行综合管理。

2.3创新档案管理方法,吸收时代元素

档案管理方法关系到信息的有效收集量和保存价值的大小,单位应不断更新档案管理观念,及时吸纳优秀的管理方法。传统的档案管理方法已经成形若干个范式,并在相应的时期促进了单位的发展。但是随着社会的不断前进,信息化逐渐成为当今的发展趋势,又创造出更多的档案实体形式,为了更好地开展实体档案和电子档案工作,人们进行了多次尝试,但管理效果仍然没有发生根本性的改变。要向同时做好不同类型的档案管理工作,管理人员应根据不同的档案种类,确定相应的档案管理方法。比如,对于数量较大的、使用频率高的档案,使用胶片或者磁盘的形式进行存储,对于数据原始档案,通过建立数据库进行存储,对于机密性较强的档案则可利用以上两种方法进行储存。

3结束语

智慧档案管理范文5

[关键词]创新社会管理;职业学校;档案管理

党的十八大报告明确提出了要创新社会管理,以推动我国和谐社会的建设。所谓创新社会管理,是以以往的社会管理经验和社会资源作为基础,用全新的社会管理理念和方法,对传统的社会管理方法和模式进行改善,要以实现新的社会管理为目标。高职院校作为技能型人才培育机构,是我国教育机构的中坚力量。职业学校档案管理对教育事业非常重要,同时也是社会管理的重要组成部分。在我国大力提倡培养技能型人才教育理念的推动下,做好高职院校的档案管理,对于提升现代职业教育水平有着重要的意义。

一、职业学校档案的重要作用

职业学校档案是一种历史资料,由各种文字、图像、声音构成,其中包括职业学校从事教学、科研、党政管理等活动中形成的各种资料。它涉及到学校的实验室建设、教学的实践和研究、招生工作、毕业生工作、财务管理、学籍管理、综合管理、人事管理等各个方面。职业学校档案记录了职业学校的发展历程和创业经历,它对学校的地址变迁、学校的设立、学校的重大活动、领导的任免做出了见证,并且记录了学校的精神、办学理念、创业的过程和发展历程。职业学校档案对学校各个阶段的工作成果进行了记录,可以为学校的后续发展提供参考,而且可以培养学校师生对于职业学校的校园文化的认同感,引导他们积极为学校奋斗[1]。

二、职业学校档案管理存在的问题

(一)职业学校档案工作规范化管理水平仍然较低

通过对一些职业学校档案工作的调研,发现高职院校的档案部门立卷工作不容乐观,仅有一部分院校做到了部门立卷工作,一些职业学校的档案立卷工作只交给档案室来完成,普遍存在对档案材料整理不全、归档不及时的问题。虽然一些学校在各个部门中设立了兼职档案管理员,而且开展了一系列档案管理工作的培训,但是部门的立卷效果不好,还存在一些遗留问题,给学校档案部门的工作人员带来了工作负担。档案的完整性不能保障,甚至有一些学校由于档案人员的流动,导致学校的学生学籍信息丢失,造成严重后果。

(二)职业学校档案工作基础条件仍不理想

我国的职业学校的办学经费的主要来源是学费的收入和政府拨款,政府的拨款远低于本科院校。随着档案在学校升级、巡视工作作用的凸显,学校领导加强了档案意识,已经对档案工作投入了一定的财力,但是这些投入和学校的基础建设相比,仍然是九牛一毛。学校档案工作人员表示,学校在档案工作中投入的资金有限,没有足够的资金进行档案相关设备的购买,而且足够的空间用于档案的保管。对档案保管的设备配置不全,例如声像档案,必须配备声像柜,但是由于资金的限制,没有办法配置。对于档案材料,必须配置专门的灭火器材,但是实际上配备的灭火器材并不适用于所有的档案。一些学校购买档案设备纯粹是为了应付上级检查,而没有真正投入使用,档案管理和规范性管理有很大距离[2]。

(三)高职院校馆藏档案结构不合理

据不完全统计,我国的高职院校的档案工作和学校的发展工作严重不匹配,档案保管的载体比较单一,门类不全。大部份学校的人事档案和财务档案交给学校的人事、财务部自行管理,学生的学籍档案存放在教务处。学校对档案管理工作的管理体制没有理顺,没有进行档案的集中统一管理。学校的各个部门为了工作方便,自行管理档案。学校的档案管理工作配备人手少,一些档案管理人员除了要负责档案工作,还要兼职做其他工作,他们的精力容易分散,而且也没有人愿意为档案负责。学校对于档案的管理仍然停留在纸质档案层面,其他存储介质,例如照片、图片、声像档案非常少。大部份的学校档案管理部门只为学校的管理层提供服务,为了应付各种检查而设立,不喜欢耗费精力投入到电子档案的建立中。档案工作人员只选择要紧的档案进行管理,而对一些暂时用不到的档案,却丢到一边或者永久搁置。大部分学校只对实物档案进行了收集和管理,还有一部份学校的实物档案随意丢放,管理混乱。

(四)高职高专院校档案信息化建设严重滞后

随着我国档案事业的“十三五规划”的推行,我国高职院校都开始在学校进行档案信息化建设,对学校的档案进行数字化管理。但是高职院校档案的信息化水平良莠不齐,仅有一些学校贯彻落实了档案的信息化建设,大部分院校没有采用信息化建设,或者信息化建设严重滞后。一些院校购买了档案信息化管理软件,由于资金和人才方面的限制,对信息化建设的平台搭建进展缓慢,一些学校使用的办公管理软件兼容性不好,档案信息的管理软件的网络版信息安全性不好,容易受到黑客的攻击。一些学校仍然使用单机版档案管理系统,学校的档案管理系统不能实现和外界的对接,对档案的管理仅限于内部检索和查询。

三、创新职业学校档案管理的对策

(一)引导全员用创新的思想观念进行档案管理

要在职业学校内,树立起学校全员的档案管理意识,要将档案管理提升到一定高度上。可以借助媒体的帮助,加强对全校师生员工档案意识的宣讲。学校的校园网、校报、校园广播、板报、飞信、微信、qq群、微信公众号都可以作为档案意识传播的途径。可以将这些档案的法律法规借助这些媒体播放,在全校范围内,加强对员工档案意识的培训,让全院师生都建立起正确的档案意识,让学校的档案管理工作得到全院员工的支持。学校领导要对档案管理投入更多的经费,对学校的档案管理机构进行健全,要切实关心档案管理工作,要主动解决和协调档案工作中存在的实际问题。在全院职能部门中都设置兼职档案员,对本部门的档案管理工作负起责任。教职工要树立起归档的意识,主动对那些有价值的文件资料进行收集和管理。要善于从各个层面挖掘学校的档案资源,为档案管理形成良好的氛围做出努力。

(二)加强学校档案管理体制的建立

只有对学校档案的体制建立和健全,才能从根本上提升学校的档案管理水平。国家教育管理部门和档案管理部门必须制定《职业学校档案管理办法》,使职业学校档案管理有据可查。档案行政管理部门必须加强对高职档案的监督和检查工作。学校必须建立健全《档案保密制度》《档案人员工作职责》《档案利用制度》《档案室管理制度》等有关档案管理的规章制度,要规范档案的管理规则,将学校的档案管理列入绩效考核的目标中,对档案工作做的好的进行奖励,对工作不好的给予处罚,并且给定时间勒令其整改。

(三)加强档案管理的队伍建设

档案管理离不开人才的支持,只有提升档案管理人员的素质,才能提高档案管理水平。学校要建立健全档案管理部门,要从高校引入档案管理人才进入档案管理部门,让这些具备过硬业务功底的业务人员进入学校的档案管理部门。要强化对档案管理人员的继续教育工作,让这些档案管理人员不断在后续的继续教育中提高档案管理水平,要为档案管理人员提供一系列进修学习、专业培训、参观考察等后续教育工作。要开展对档案管理人员思想政治水平和德育教育的培训,增加档案管理人员的主人翁意识,让他们积极的从事档案管理工作,以档案工作作为自己的职责,兢兢业业从事档案管理工作。

(四)创新管理手段,提升档案信息化管理水平

档案的数字化管理,信息化管理是档案管理的趋势,高职院校必须加强学校档案的信息化建设,引入先进的管理手段,对档案进行数字化管理,才能提升档案的信息化建设水平。在思想观念上,要树立学校档案室重要的信息资源这一理念。在技术上,要引进先进技术,充分利用互联网时代带来的计算机、照相机、复印机、扫描仪、档案管理信息化终端,对学校的档案资料进行管理和收集。尽量采用电子档案管理设施,丰富学校的电子档案,要用电子档案逐步替代实物档案,要加强档案的网络建设,要提高对网络建设的安全性,利用先进的杀毒软件,为学校的档案管理网络提供保护,要实现全校档案的检索、上传、查询功能,提高全校档案的信息化建设水平。

参考文献:

[1]寇冰,陈形.山西省高校挡案利用服务评价指标体系研究[J].山西档案,2015(6):103-106.

智慧档案管理范文6

1.档案信息资源共享建设理念较为落后

目前,我国档案馆档案信息资源建设存在思想封闭、理念保守、闭门发展等问题,制约了档案信息资源共享建设的有效发展。各级档案馆的发展建设注重的是档案信息资源的收集存储,而忽略了档案信息资源的共享开发建设。“重藏轻用”的落后思想仍然束缚着档案馆各项工作的开展,抑制了档案信息资源共享与交换建设,使各级档案馆的档案信息资源缺乏交流互动的能动性,对档案信息资源数字化共享建设不够重视,不愿意投入大量的资金成本开展档案信息化建设工作,还有些档案馆只是疲于应付,或者仅仅是搞面子工程。即使有些档案馆确立了档案信息资源共享建设的目标,却由于缺乏动力难以真正推进档案信息化建设,长期存在“信息孤岛”的问题;还有些档案馆对档案信息资源共享建设的论证不足,建成之后也难以真正实现档案信息资源共享,逐渐出现了发展建设滞后的现象。

2.档案信息资源服务面窄,数字化程度低

近几年来,我国各级档案馆的档案信息资源网络建设与之前相比发展速度较快,但其中档案信息资源共享的内容量却仍然较少,很多档案馆建设的网站除了关于档案馆的基本介绍和馆藏目录之外,社会公众几乎查询不到任何信息,或者出现网络链接无法打开的问题。档案馆网站内容也长期得不到更新,很多档案信息资源只能提供标题和摘要浏览服务,用户无法连接到数据库查看全部文献资料,如果想要获得更多的档案信息必须到档案馆申请人工查阅。从社会信息化建设发展来看,数字化档案信息资源是信息传播的主要形式,也是档案馆档案信息资源共享建设的重点内容。目前,我国各级档案馆的档案信息资源共享建设与发达国家相比仍然处于落后阶段,档案信息资源数量也有限,数字化建设程度较低。

3.档案信息资源共享建设手段落后,利用率低

档案信息资源共享建设不仅要注重档案内容的不断丰富,更要方便档案用户的查询利用。但是,我国各级档案馆对于档案信息资源检索重视程度较低,难以提供功能完善的检索条件,档案信息资源的易用性差、检索效率低,大部分档案馆的档案信息资源检索不支持全文检索、二次检索和布尔逻辑检索,档案用户对获得的检索结果并不满意。由于档案信息资源分布广、涉及面多,不同地域之间的档案信息资源收集、处理、存储标准不同,导致档案信息资源过于分散,给档案信息资源检索发展带来了一定影响。而且,很多档案馆没有先进的技术手段实现档案信息资源的高效整合和准确定位,缺乏档案信息资源分类检索平台和共享利用平台建设,采用的信息检索软件也比较落后,更新维护困难,对档案用户的查询效率造成一定影响,不支持多种逻辑组合检索的方式,难以真正实现档案信息资源的共享与交换。

二、网络背景下档案信息资源共享体系构建策略

1.提高档案信息资源共享的安全性

档案信息资源共享建设要切实提高安全性,随着现代社会信息化发展,档案馆负责收集整理、开发利用的档案信息数量持续增多,在实现最大限度的档案信息资源共享的同时,要不断强化档案服务功能。但是,档案事业的发展有着政治性等不可忽视的本质特征,因此对于档案信息资源的安全管理要更加重视。在档案信息资源共享建设过程中,要对档案信息资源的类型进行仔细鉴定,确定不同档案信息资源的保密级别和开放范围,真正做到严格审查、认真管理、加强保密。而且,档案馆工作人员要有良好的安全意识,积极采用各种现代信息技术防止网络黑客和病毒的非法入侵,利用各种网络安全防御技术,及时消除网络中存在的各种安全隐患,保证档案信息资源共享管理系统的安全稳定运行。在提高档案信息资源安全性时,要更加注重档案信息资源的合理合法利用,使其能够发挥其最大价值。制定完善可靠的电子档案信息资源查询流程、使用规范、安全级别等制度标准,综合利用数字签名、数字水印等技术,确保档案信息资源共享和交换的安全性和保密性。

2.实现档案信息资源协同共享服务

将档案馆档案信息资源共享建设与政府电子政务平台相互结合,深入贯彻政府信息公开条例,使档案馆信息化建设能够将政府颁布的现行文件直接收集到档案馆中,为档案信息资源共享建设奠定良好基础,在实现档案信息资源安全保密的同时,不断拓展档案信息资源服务功能,为社会公众提供多元化、个性化档案服务,真正实现服务型档案信息资源管理模式,体现“以人为本”的档案服务理念。将档案馆传统的“重藏型”管理模式转变为服务型管理模式,实现档案馆不同职能部门之间的协同服务,在发展建设服务型档案信息资源管理模式过程中,虽然不同职能部门之间必然会存在信息壁垒问题,但是在一定时间范围内可以使档案馆不同部门之间实现信息共享,提高档案馆综合服务效率,节约社会公众查询、检索和利用档案信息资源的时间。目前,我国部分档案馆已经采用了协同工作的服务型档案信息资源管理模式,切实体现了“以人为本”的服务理念,将档案用户分为社会公众、企业用户和授权用户等多个类型,使档案馆可以针对特定用户提供多元化功能服务,缩短档案查询时间,提高服务效率。

3.注重档案信息资源的开发、共享和利用

档案馆利用现代信息技术为档案用户提供多元化的数字化服务,是档案信息资源建设的发展方向。档案馆可以从档案信息资源专题开发入手,进行深层次的价值挖掘,建立不同区域的档案信息资源管理中心,以互联网进行支撑,通过网络窗口服务提高档案信息资源共享服务的功能性,建设专门为政府机关、社会公众、企事业单位提供档案信息资源服务的共享平台。档案信息资源共享建设的最终目标就是深入开发档案信息,将分布广泛、相互独立的档案信息资源连接起来,形成统一的档案信息资源共享规模,使档案信息资源可以为社会发展、产业扩大提供功能化服务。档案馆对于分散存储的档案信息资源,要利用现代信息技术进行集中管理和有效整合,在保证档案信息资源安全可控的基础上,对档案信息资源进行分级管理。利用先进的计算机处理技术、网络技术和通信技术,将分散于不同区域的档案信息资源进行整合,实现档案信息资源的优化配置,利用互联网实现档案信息资源的共享互动和高效服务;打破传统区域和部门之间信息壁垒的问题,使不同类型的授权用户可以根据自己的权限级别获得自己需要的档案信息;档案馆将收集到的档案信息资源经过加工处理、整合存储之后向社会提供各种服务,最终实现档案信息资源的安全共享与交换。

三、总结

智慧档案管理范文7

主要针对社会管理失范对管理档案价值的影响及对策实施了简要的分析,仅供同行交流与参考。

关键词:

社会管理失范;管理档案价值;影响;对策

管理档案的质量直接受到社会管理规范活动的影响。如果社会管理出现失范的情况,那么就会使得管理档案的价值受到极大的负面影响,面对这种情况,就需要合理的采取相应的对策来解决,以有效的保障管理档案的应有价值。档案管理在档案工作中占据重要的地位。针对档案实施管理,对于社会以及组织的发展都有着重要的影响意义。而要想使得管理档案的价值能够得到最大限度的凸显,就需要严格的遵守社会管理规范,而社会管理一旦出现失范的情况,就会使得管理档案的价值受到严重的负面影响。而这就需要相关的档案管理部门能够积极的采取有效的防范措施,从而使得社会管理失范的现象可以得到消除,以确保管理档案的价值能够得到保障。下面本文就主要针对社会管理失范对管理当那价值的影响及对策进行深入的探究。

1社会管理失范概述

受传统文化、社会管理体制、管理导向以及管理意识形态的影响,新中国成立以来,我国的管理领域不时出现失范现象。而作为反映社会管理过程及其成果的基本载体,管理档案的价值在很大程度上取决于社会管理的规范程度。因此,社会管理失范必然影响管理档案价值的发挥和档案工作社会功能的实现。对档案价值有直接影响的社会管理失范现象主要包括各种管理造假现象、形式主义管理方式及社会管理实践记录的真空现象。

2社会管理失范对管理档案价值能够产生影响的因素

2.1管理档案价值会受到管理造假的影响。

档案价值主要体现在档案的真实性上。所谓的档案真实性,主要表现在两个方面,其一就是档案生成的过程,其二就是档案中的相关内容。而在档案相关内容中,真实性也可以体现在两个方面,一方面就是在开展社会管理实践活动中所体现出来的真实性,另一方面就是在社会实践活动中展现出来的真实性。而从管理造假的角度来分析,管理造假主要是通过一些虚构的数据以及记录的内容等反映出来的,而管理造假则无法通过真实的社会管理实践来进行反应,这就使得管理档案的价值无法得到最大限度的体现。也就是说,管理档案所具备的实质性的价值在管理档案的基础上会被弱化,其所留下的价值也是一种形式上的价值,只能够针对不规范的社会实践活动进行表现。由此就能够说明,管理造假会使得管理档案的价值受到最为严重的负面影响,这就使得管理造假无法合理的进行评估管理,也不能够为实践活动提供可以参考的资料。

2.2管理档案价值受到形式主义管理模式的影响。

在形式主义管理模式中,管理语应用上的失效会使得管理档案中的内容以及实践活动等出现较大的偏差,就已经保存的管理档案来说,档案的信息也并不真实,无法系统的对管理工作中的指代思想以及原则进行反映,在开展管理实践活动的过程中,由于受到形式主义管理模式的影响,管理要素无法获得有效的体现,这样就使得管理档案的价值无法最大限度的凸显出来。就管理层面进行分析,我国的档案管理在方法的应用上还不够完善,档案管理存在很多的问题,管理工作的开展也较为随意,而这样的状况则使得管理档案流于形式,无法生动的体现出社会管理的实际状况。而就一些管理水平相对较高的区域来进行分析,管理档案在数量上相对较少,组织和社会中存在的个性化发展档案数量也相对较少,就算是为数不多的档案,在价值上也趋于雷同,这就使得档案体系无法确保完整性和多样性。

2.3管理档案价值会受到社会管理实践记录真空问题的影响。

社会管理实践记录真空现象直接破坏了档案体系的完整性,降低了现有管理档案的价值。受管理理性化程度低的影响,我们对管理行为的规范力度比较小,尤其对各级领导的工作行为尚缺乏充分、有效的过程约束,导致一些领导出于各种原因背离相关制度规定,隐瞒管理过程中出现的问题。新中国成立以来,许多敏感的社会问题不同程度地存在档案信息记载不完整或相互矛盾等现象,对许多重大问题的真实反映,只能采取依靠当事人回忆的方式来补救。

3应对措施

3.1针对建议案来进行咨询。

在参考建议案的基础上,更好的提升社会管理的规范化水平。档案在形成的过程中,以及在其作用不断发挥的进程中,会使得社会管理具有一定的依赖性,这对于管理人员以及管理部门来说都有着一定的积极性影响。可以使得管理制度得到进一步的完善,特别是针对工作流程来说,其会更加的规范化,这有利于提升社会管理的规范化水平,从而在源头上针对档案的形成以及利用中的问题进行有效的消除。就以行业管理部门这一角度实施分析,每个档案管理部门都可以针对社会管理中存在的相关问题,以专业的角度来进行分析,不断的对工作形式进行完善,并将一些可行性的对策提供给领导人员,使其能够作为决策的重要参考资料来使用。除此之外,需要依据相关人员将工作建议转变为提案,这样可以更有效地推动政府完善管理,为档案工作的开展营造良好的社会生态环境。

3.2在立卷归档环节进行档案质量审查,发现问题及时补救。

通过年度档案立卷归档检查可以及时发现档案形成过程中存在的问题,从源头上控制档案质量。为此,档案立卷归档检查必须做到科学、规范。目前,档案行政管理部门的立卷归档检查工作缺乏科学性,具体表现在对被检单位的工作缺乏全面系统的掌握,对档案完整性、真实性的审查无法做出科学结论。在这种情况下,应要求受检单位提供规范的大事记作为检查的重要依据,对查出的档案缺失、不真实等问题,应要求受检部门的相关工作人员及时纠正。

3.3开展档案完整性与质量评估工作。

档案管理部门有责任对档案的质量做出相应的评估,以方便利用者科学、有效地利用档案。为此,档案管理部门应根据所掌握的信息,对不同立档单位的档案进行完整性、真实性评估。因为,是在面对管理失范对管理档案所带来的负面影响时,如果管理部门不就所发现的档案质量问题作出必要的说明,那么,日后利用者在利用这些档案时可能会面临这样或那样的问题,不利于管理档案的有效利用。因此,档案管理部门应对各种管理失范现象尽可能做到心中有数,并将评估材料作为重要的文献与全宗档案同时保管,为日后利用者利用档案提供参考。通过以上的分析可以充分的了解到,社会管理失范会使得管理档案的价值大大降低,使得管理档案的潜在价值无法被有效的开发出来。针对这一问题,就需要针对建议案来进行咨询,有效的在立卷归档期间合理的展开档案质量监察,同时确保档案具备完整性,能够积极的展开质量评估工作。只有这样才能够使得社会管理失范的负面影响降到最低,也会使得这一现象可以被消除,从而确保了管理档案的价值。

作者:申洪波 单位:绥化市林区四方台镇综合文化站

参考文献

[1]李洁怡.浅析管理档案价值中社会管理失范的影响与对策探讨[J].文史月刊,2012(S3):146.

[2]苏媛.社会管理失范对管理档案价值的影响[J].神州,2014(18):32.

智慧档案管理范文8

【关键词】文书档案;管理制度;模式;有效策略

现阶段的扬州市城市规划编制研究中心的档案管理制度与模式还存在许多不健全的地方,这些档案管理中的问题在一定程度上阻碍了扬州市城市规划编制研究中心管理工作的开展,也不能够将文书档案在单位管理中的作用充分发挥出来,因此,文书档案管理制度与模式的创新工作成为单位的重要工作内容之一,通过对文书档案管理制度与模式的创新促进档案部门工作的顺利开展。

一、树立正确管理思想

在现阶段的我国文书档案管理中,管理人员的管理思想存在一定的片面性,在之前的很长一段时间中,并不是所有的人都能够建立自己的文书档案,档案建立的权利只有一少部分人能够享受到,但是,在事实上人们都是平等的,并不会因为职业的不同或者其他的原因而产生不平等,无论你从事的任何职业或者任何行业,都有享受建立档案的权利,在现阶段中,部分没有建立档案的工作人员与某些建立了档案的工作人员在工作中貌似存在某种差异性,因此,在档案管理工作中,工作人员首先要纠正档案管理思想,无论从事何种工作的人员都将建立自己的文书档案。在扬州市城市规划编制研究中心的档案管理工作人员一定要树立正确的档案管理思想,转变管理理念,让工作人员都能够拥有自己的档案。

二、完善档案管理制度

在现阶段的档案管理制度中,基本是档案跟随工作人员走,这样的工作制度存在很多缺陷,现在的经济发展迅速,行业越来越丰富,就业的流动性加大,如果人员在工作的调动中每一次都要将档案转移,就会给人员造成很大的困扰,人员的档案转移需要经过多个部门的手续办理才能够解决好,在这个过程中需要浪费大量的时间,人事部门和档案部门的工作量也会随之加大。我国的疆域面积广大,城市也相对比较多,如果人事的调动涉及两个城市,那么档案的转移工作就会有更大的难度,对于人力物力来说都是很大的耗费。因此,要完善档案管理制度,在新的档案管理制度中,人员的档案可以存放在某一相关部门,不必要实行档案跟随人员走。扬州市城市规划编制中心的档案不随意变动,在遇到员工必要的档案变动的情况,可以填写档案变动申请,将变动申请移送到档案管理的相关部门,以调动手续代替档案本身的变动,对于需要了解档案详细信息的情况,可以复印档案复印件,这种方式能够有效地减少档案调动情况的出现,减少扬州市城市规划研究中心的档案管理工作。

三、建立员工电子档案

科学技术水平越来越高,人们的生活逐渐发生变化,信息技术在各行各业逐渐被应用。但一些工作部门,还没有将信息技术应用到档案的管理中,仍旧使用纸质档案。纸质档案在填写后无法进行修改,并且纸质档案的保存工作与查找工作也不是很便利。纸质档案的调动工作更是存在着一定的困难。许多工作人员对于自己的档案内容都是不清楚的,其中的信息更是无从得知,在人员寻找工作的时候,经常是填写简短的简历,但是这样的简历并不能将应聘者的信息表达完整,所以,如果能够将纸质档案转化为电子档案,在应聘中共享档案,对于促进我国的就业工作会产生一定的积极影响。所以,扬州市城市规划编制研究中心要逐渐将档案转变为电子档案,这对于档案管理部门的管理工作也存在一定的便利,能够减轻管理部门人员的工作量,利于档案的保存以及查找工作。

四、档案管理社会化

现阶段我国实行的是社会主义市场经济,这样的经济体制对人事的档案管理产生着一定的影响,在现阶段的文书档案只为单位内部服务,要逐渐转变为社会化的档案管理,在此基础上建立新的档案管理模式,让新的档案管理模式以社会化为特征,让人员的档案在不同城市之间的调动更加方便,同时能够利于档案的保存和管理工作。文书档案的管理工作不仅是为企业内部服务的,其服务对象还有国家和社会等,通过采取措施促进档案管理的社会化,有利于提高档案的利用价值,在社会化的基础上采取多种多样的管理模式,促进档案管理工作的有效改革和创新。让人员自身对档案有一定的知情权,提高档案的真实性。在扬州市城市规划编制研究中心的管理工作中,以社会化为目标进行创新工作,借助现代化信息技术手段,让档案能够为整个社会服务,让研究中心的档案管理效率有一定程度的提高。

五、结语

文书档案管理制度与模式的创新工作要以市场经济的转变为基础,结合本单位的发展需求,对原管理制度与模式进行创新,打破原有的管理模式的限制。文书档案是工作人员的个人信息,具有一定的隐私性,在档案管理功能工作创新的过程中必须注重对于文书档案的保密工作,在此基础上建立公开、透明的文书档案管理制度与模式。

【参考文献】

[1]陈伟.关于创新文书档案管理制度与模式的探索[J].人才资源开发,2016(10):180-180.

[2]普兴林.新时代文书档案管理制度与模式的创新研究[J].人力资源管理,2018(3):187-188.