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智慧档案管理范文1
关键词：管理体系；城建档案；优化措施；智慧城市
随着科技的发展，智慧型城建档案管理成为重要的研究课题，受到广泛关注。当前，不同城市间智慧型城建档案管理表现出显著的差异，不能采取“一刀切”的管理模式，而是应该以城市发展现状为基础，制定针对性的档案管理方案。另外，智慧型城建档案管理实施过程并非是任意的，必须充分考虑动态影响因素，及时收集重要的管理资料，为城市的建设发展提供理论依据。
一、智慧城市背景下城建档案管理工作的重要性
随着城镇化建设布局的不断推进，传统的城建档案管理工作，老旧思路和方法已跟不上时代的发展和城镇化建设的步伐，在不断创新的基础上，特别是智慧城市口号的提出，都要求城建档案管理工作要发展新思路、新方向，不仅是适应国家、城市发展的各项进步，最重要的是，要完善和改革智慧城市背景下城建档案管理工作的意义及价值。分析智慧城市对于城建档案管理工作的要求，主要有以下几项内容：第一，倡导智慧城市理念的发展和落实，将科技力量融入城建档案管理工作中，通过科技进步和发展解决更多的综合问题，促进城建档案管理工作达到更高的效率。例如，智慧城市中对于各项档案的存贮问题，对于当前信息的保存和对于后期数据的提取，都要有更高的要求，信息化和电子存储成为最基础的要求。第二，城建档案管理工作的发展，都需要极为细致的配套、整合和改革。自动化、信息化科技的不断更新和应用，将城建档案管理工作提炼出更高标准，在大数据的分析和影响下，通过对原有城建档案信息和数据的提取、分析、利用，更能提出对城市建设、改造等方面更为积极、实用的思路和方法，同时将城市发展的历史记录在案，对城市的后续进步及国家政策的推动给与铭记。因此，智慧城市理念促进了城建档案管理工作职能的开发，更体现了档案管理宏观意义和重要价值。近年来，我国重视城市化建设工作的开展，并取得了一定的成果。城建档案管理工作被视为城市建设的基础，需要得到高度重视。智慧化城市建设是当前研究的重要课题，其要求必须具备完善的城建管理体系，提高城市建设的速度和质量。对于智慧化城市建设来说，其融入了无尽的科技元素，从本质角度改善了档案管理效率，尤其是解决了传统档案资源丢失的问题。智慧化城市建设十分重视档案管理工作，并在网络技术和数字化技术的帮助下实现了档案资源的转换，即将传统的纸张档案转换为电子档案，如此一来，城建档案信息的储存更加便捷。目前来说，城建档案管理工作逐渐趋于完善，向着智能化和高效化的方向发展，有利于城市建设规划和施工的顺利实施。
二、当前城建档案管理工作面临的困境
（一）城建档案管理与时代发展脱节
科学化的城建档案管理工作为城市的发展打下基础，但是，当前却存在着显著的管理模式落后问题，制约着城市经济的提升。从本质角度来看，技术手段落后是导致城建档案管理与时代发展脱节的主要原因，尤其是传统档案管理手段的延续，使得管理效率不断下降，无法满足城市建设的需求。另外，部分地区不重视档案资源共享系统的建设，导致城建档案数据无法做到及时的交流，降低档案资源的实用价值。除此之外，传统的纸质城建档案管理未能进行全方位的改革，原始的文本数据经常因管理人员的失误而受损，造成珍贵的城建档案资源逐渐流失。时代的发展改变了人们的生活方式，对应的城建档案管理工作也在随着变化，但部分地区并不在意档案管理体系的建设，无法挖掘档案资源中潜在的信息，使得城建档案资源的价值无法体现、逐渐流失。
（二）城建档案信息收集工作难以开展
随着时代的发展，城建档案管理工作也在实施变革，力求实现由量到质的转变，这也是城市规划建设的重要工作。但是，城建档案管理工作的变革是一项庞大的任务，需要信息技术的支持，而海量档案信息的采集工作难以开展，这就制约了城市建设工作的进展速度。由于部分地区采取的是传统的管理方式，档案资源的载体以纸质为主，无法在短时间内完成档案信息收集工作，即使所收集的档案资源，因往往存在着数据不精确、不清楚等问题，进而无法使用。可见，导致档案资源收集工作难以开展的原因是管理模式的落后，传统的纸质载体模式弊端重重，使得城建档案管理工作的革新带来了麻烦，还需要继续完善。
（三）城建档案管理制度不完善
通过对现行城建档案管理工作的实际情况来看，档案管理人员从工作重视度及具体工作职责要求都存在一定的不足。这些不足体现在复杂的档案资料的收集和登记中，当工作人员管理意识陈旧，缺乏重视时，轻则导致档案资料的不完整、不规范，保存缺乏正规流程等；重则导致档案资料的缺失，无论对于城市发展历史的记录还是实际建设中档案的调取使用，都是无法估量的损失。智慧城市背景下的城建档案管理工作，从基础的资料整理归档，到各类档案资料的保存、维护都有相当严格的要求，对于管理工作的人才配备、技术投入、资金投入等，都有具体的流程，保证了管理工作的有序、高效开展。而对于管理人员自身，缺乏专业性及综合能力素养，更没有专业的管理团队和完善的管理制度，对档案搜集、归档、保存、使用都缺乏详细的流程和制度，也就导致管理成效低下，无法保证工作中突发问题的解决和处理。
三、智慧城市背景下城建档案管理的原则
首先，针对现行实际操作中的问题，我们要从最基础的工作中进行补充和完善，特别是从人员岗位职责和工作重视度中进行教育和学习，规范城建档案管理工作的具体步骤和内容，学习和引用新的思路、方法，体现城建档案管理工作的意义与价值。其次，在具体的档案管理工作中，要提高管理制度和工作制度的有效性，在通过详尽健全的制度的管理下，快速学习和掌握城建档案管理工作的基础及要点，积极开展调整和再教育，不断更新管理思路和方式的情况下，保障档案管理工作的准确性、真实性和使用性，提高城建档案的利用率，为城市建设提供更多的科学参考，保证关联单位和对口用户的需求。
四、智慧城市背景下城建档案管理工作改革方案
（一）重视档案管理系统的建设
智慧城市建设的灵魂是信息技术，而城建档案管理工作的革新也需要信息技术的支持，为此，相关的档案管理部门需要做的是完善管理体系，从档案管理的基础工作入手，制定合理的档案管理任务，强化档案管理的有效性和专业性。为了确保档案管理体系的正常运行，管理部门还需要对管理人员实施责任分工，尽可能细化每位管理人员的工作内容，实现管理体系的上行下效。另外，城建档案管理工作的监督不可忽视，这也是档案管理系统的重点，所以，管理部门定期对管理人员的管理工作进行检查，对不符合要求的管理人员实施处罚，对工作认真、有突出贡献的管理人员实施奖励，激发其工作热情，降低城建档案管理工作存在的风险。
（二）实现档案管理设施的优化
软硬件设备是城市建设的前提，城建档案管理工作的实施也以软硬件设备为基础。首先，促进城建档案管理工作的革新，即我们所谓的纸质管理模式向数字化管理模式的变革，这个过程需要引入专业的软硬件设备，借助信息化技术促进档案管理模式的完善。其次，实现城建档案管理与网络技术的结合，创建科学化的网络共享平台，将海量的档案资源存储于云端，这个过程则需要实施网络技术和计算机的更新换代。正是由于网络技术的引入，城建档案管理工作更加便捷，打破了地域间的档案信息传输约束，实现了档案资源的共享。最后，根据需求采购软硬件设备，管理部门要深入基层，对软硬件设备需求开展全方位的调研，掌握最基本的需求状况，从而制定采购名单，从整体角度改善管理部门的软硬件设备水平，达到设备的更新目的。
（三）全面推进城建档案工作数字化进程
1.构建城建档案的数据库。智能化档案管理数据库为云端档案资源处理带来了可能，极大程度上缓解了传统纸质档案管理带来的压力，使得城建档案管理过程极具科技特色。由于城建档案数据库存在于云端，需要信息技术和网络技术的融合，其中必不可少的会造成数据的泄漏，所以，安全问题不可忽视。城建档案数据库的建设并非是任意的，必须靠实际状况，尤其是根据发展水平控制管理规模。无论哪种形式的档案数据库，其必须在保证安全的前提下实施。数据共享是档案数据库的基本功能，其在一定程度上成为了城市建设的数据依据。2.加强城建档案网站建设。城建档案网站是一个工作平台，它不仅是对城建信息保存管理的内部平台，也是对于信息再利用的综合平台，这其中，最重要的就是部门间的相互调取和查阅。在城建档案网站的建立过程中，要纳入科学性，加入智慧城市的特色背景，通过电子档案的管理等技术，完善网站的主体及辅助功能。同时，网站的建立，还应配备反馈机制，加强用户间的联系，确保用户的使用体验得到反馈，及时调整或更改网站的管理办法或使用方法，便于档案的调取和参考，更对档案信息进行更新和维护，保证其准确性和真实性。最后，网站的建立，更多的是在于信息的传递和查阅，因此，对于信息的保护和威胁的入侵一定要做好规划和防范。通过提高一定的准入门槛，加上线上的咨询服务，确保信息的安全传递，提高网站的交互性能，保证信息的完整和安全，防范各类黑客等威胁的入侵。3.提高城建档案的利用率，满足更多城市建设和其他需要。城建档案信息服务渠道非常简单且独立，对于档案的调取和使用，在智慧城市背景下应该进行一定的科学拓宽。信息技术发展的当下，各种APP等平台的参与，可以加快对城建档案的调取和查阅，也就提高了其利用效率。其次，专业网站的建立和维护，也保证了各项城建档案数据的查询和调取，更能通过详细的搜索得到相应的大数据分析，使用者可以更为精准地得到所需信息、数据、内容及各项政策法规等。再次，对于使用频次较高的合作单位或者用户，可以设立社交软件或公众号、小程序等简易平台进行沟通和联系，方便专业数据的及时推送，更方便对于信息的查阅和具体信息的了解，提高用户的使用体验，从而提高城建档案信息的利用率，提高城建档案管理工作的效率。4.开发城建档案管理平台。一般来说，城建档案管理的重点是档案数据的处理，只有掌握了海量数据中潜在的信息，才能准确把握智慧城建的发展方向，进而制定准确的发展规划。所以，城建档案管理需要大力研发数据平台，开发高效的数据处理软件，收集各个地区的档案资源信息，形成庞大的数据库，为后续智慧城建项目的发展规划提供依据。值得注意的是，城建档案管理平台包含着复杂的信息，既有档案资源信息，又有用户使用信息，所以，用户可根据需要从数据平台中寻找所需的资源，非常便捷。城建档案管理平台还具备一定的数据推送功能，可对用户的基本需求作出判断，将相关的档案信息进行推送，此时，智慧城市建设工作将会更加高效。
（四）强化城建档案人才培养
优秀人才的培养为智慧城市建设创造了条件，合理的档案资源管理使得数据的检索和分析能力显著改善，再加上网络技术的融合，档案资源逐渐实现了共享。当前来说，城建档案管理工作的重点不再是简单的档案资源收集和整理，而是偏向于服务能力，而服务能力的提升必须以优秀人才为基础。在新时代背景下，管理部门的首要任务是培养管理人才，组织多样化的管理人员培训计划，为管理人员提供充足的实践机会，强化其档案管理能力。另外，管理部门还需要根据需求提升管理人员的入岗门槛，除了具备相关的职业证书外，还需要懂得一定的专业知识。面对时代的发展，档案管理部门还实施了针对性的岗位奖励制度，对于特殊的管理岗位增设津贴，例如管理技术研发岗位等，其目的是激发科研人员的研发热情，最大程度上完善管理系统，引导更多的管理工作者努力工作。
（五）完善管理团队
优秀的人才是智慧型城建档案管理实施的基础，所以，当前的首要任务是创建高水平的管理团队。首先，组织有效的优秀人才招聘计划，筛选符合城市建设所需求的人才，并对其实施科学化的岗位培训，最大化提高档案管理质量。人才的筛选不仅要考虑其是否具备相关的资格证书，还需要考虑其是否能处理实际问题，即筛选高质量的实践型人才。其次，实施科学化的人才培训制度。人才培训制度的开展是提高其专业水平的重要途径，也是目前不可缺少的步骤。对城建档案管理人才培训来说，其需要懂得基本的档案管理知识，并熟悉多样化的档案管理技术，尤其是学会如何独立解决档案管理过程出现的问题。最后，创建合理的城建档案管理制度。以城市发展现状为基础，向档案管理制度中引入信息化技术，并在大数据的帮助下挖掘深层次的档案管理信息，为后续档案管理制度的完善打下基础。综上所述，智慧城市建设是未来发展的主要趋势，信息技术的融入使得档案资源管理过程更加高效。为了确保智慧城市建设工作的有效推进，必须实施科学化的档案资源管理，创建合理的档案管理系统，培养和引进专业的人才，将档案资源的价值充分发挥出来。可见，智慧城市建设是一项庞大的工程，并向着智能化和信息化趋势发展，需要科研人员和技术人员的不断努力。
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智慧档案管理范文2
【关键词】智慧城市；城建档案；智慧管理
所谓智能城市，也就是城市建设的智能化发展，即运用现代通信、移动网络、物联网、虚拟现实、大数据分析等各种新型技术，全方位了解、分析、融合、集成城市运行中的各种重要信息，对民生服务、公共安全、城市建设等城市运行管理活动及时作出智慧化响应，进而形成智慧化的城市管理模式。时至今日，智能城市已然成为适应城市化快速发展的最主要城市系统。因此，构建智能城市，既是现代信息技术快速发展的必需条件，又是促进城市化可继续快速发展的重要 途径。近年来，随着《“十三五”国家信息化规划》《国家新型城镇化规划（2014—2020年）》以及一批有关智慧城市的地方政府计划的实施，中国发展智能城市的目标与任务更加得到了明晰，积极有效地促进基于现代数字化、互联网、智能科技的新建智能城市，推进城市的智慧化管理和运行成为新的战略发展方向。在全面推动智慧城市建设的大背景、大趋势下，城市建设档案管理工作也应顺应信息化、数字化、网络化、智能化发展趋势，抓住机遇，应对挑战。
一、智慧城市背景下城建档案管理面临的机遇
城建档案是在城市建设活动过程中产生的，具备特定历史保存意义和价值的文本、图形及其他不同形态和载体的记录，城建档案不但真实记载着城市经济、建设、文化情况，更主要的是对于今后的城市规划和市政建设等各方面都具有一定的借鉴意义和应用价值，是一个城市规划、管理水平的重要体现。作为一个城市发展、改革、变迁的记录者、见证者，城建档案与城市的建设和发展密不可分、休戚相关。在全面推动智慧城市建设的今天，城建档案管理工作迎来前所未有之大 机遇。
（一）政策倾向，顺势而为。智慧城市建设离不开城建档案工作的支持。近年来，国家除了陆续出台智慧城市发展建设相关政策、开展试点推广工作外，为了适应新形势、新发展，国家档案主管部门在不断推动管理理念和管理模式的转变，并陆续出台相关档案管理政策，为信息化发展和智慧城市建设提供支持。2016年4月，国家档案局发布的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中，明确要求“积极应对新技术、新业态、新模式发展对档案工作的要求和影响，创新档案管理理念和管理模式”“档案利用服务模式创新和档案信息开放取得实质性进展”。2020年，新修订的《档案法》中明确规定“各级人民政府应当将档案信息化纳入信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用”“建立数字档案馆”“推动档案数字资源跨区域、跨部门共享利用”等。这一系列政策措施，既指明了档案事业的发展方向、发展目标，也为档案工作主动适应智慧城市建设发展趋势提供了方向。
（二）技术支持，坚实后盾。随着计算机与网络技术、移动通信技术、云计算技术、大数据分析等各项信息技术的蓬勃发展与日益完善，国民经济和社会发展的信息化程度都在逐步加深，数字信息化的时代已经全面到来。数字科技正以新理念、新业态、新模式全面渗透到政治经济、社会文明、产业发展和生态环境发展等全范畴与整个过程，给人类生产生活带来广泛而深刻的影响。在这样的大背景、大环境、大态势下，城市建筑档案馆应紧紧抓住重大发展机遇，借科技发展之东风，全面推动城市城建档案数字化进程，进一步加速数字化城市城建档案馆建设，逐步实现城建档案信息的交互与共享，为用户提供更好的城建档案服务，为城市建设和发展提供依据，为智慧城市建设提供数据支持和服务 平台。
（三）海量数据，提供动力。城市规划建设过程和城建档案有着不可分割的关联，而城建档案就是在城市规划建设过程中产生的，记载了城市规划建设的进展与变化，是城市建设记忆的主要保存者。智慧城市的建设，需要以海量的数据作为基础，再通过移动互联网、物联网、大数据、云计算等多种技术进行分析、整合，进而对城市的建设、生产、生活等各方面产生智慧化响应。城建档案基本包括了城市建设中所有的基础建设档案，如此范围广泛、内容众多的城建档案信息恰恰形成了智慧城市建设的数据基础，构建了智慧城市建设的重要数据来源。为此，城建档案管理工作部门要推进我国城市档案信息数字化建设工程，通过深度挖掘我国城市档案信息数据，实现数据信息共享，形成系统科学、合理有效的城市建设档案信息系统数据库，为智慧化城建发展提供原动力。
二、智慧城市背景下城建档案管理工作策略
智慧城市的发展与建设，为城建档案管理工作提供机遇的同时，也对城建档案工作提出了更高的管理要求。就目前看，城建档案管理存在着诸多问题，如城建档案管理模式落后、缺乏完善信息化管理体系、档案数字化程度低等问题。在全面推动智慧城市建设的今天，城建档案管理工作应主动出击、积极应对，贯彻创新发展理念，以保证城市建设档案管理工作适应当前时代潮流，并紧跟发展形势。
（一）完善城建档案管理体系。在智慧城市建设背景下，在城市建设档案管理工作实施过程中，要全面融合智慧城市的发展特征，进一步明确新形势下城市建设档案的功能定位与发展方向，以不同的视角对工作内容加以调整完善，重视基础工作的实施，强化对各环节工作的质量控制，逐步抛弃传统落后的管理思路，逐步形成合理、科学、完备的城建档案管理体系。首先，在城建档案管理体系构建过程中，要重视顶层设计工作，以实现该体系与智慧城市的发展目标始终保持一致、相得益彰，从而为数据共享、信息互联夯实基石；其次，要按照智慧城市发展要求不断加强和完善城建档案系统建设，健全管理结构，捋顺管理流程，为档案利用、流通夯实基础；最后，要重视城建档案协调联动机制建设，确保档案体系能够为资源整合机制、资源共享机制提供有力保障，从而优化信息资源 管理。
（二）加强城建档案数字化建设。在城市建设逐步向智慧化发展的趋势下，城市建设档案管理数字化建设势在必行。近年来，各地城建档案的数字化工作已在全国范围内相继进行，但受社会发展水平、政府重视程度、建设资金等多种因素影响，各地城建档案信息化建设质量良莠不齐，所以城建档案信息化基础工作须更加深入搞好、夯实，推动档案信息化固本强基迈上新台阶。在将基础数据全部数字化的前提下，通过建立专门的城建档案信息数据库系统，针对不同的档案类别进行的优化集成，以提高城建档案信息数字化管理的准确性和高效性，进而实现城建档案信息的深度挖掘、深度加工和分析利用。在此过程中，城建档案管理系统可以更好地发挥数字化管理模式的优越性，从而最大限度地实现城建档案高效管理和使用，构建服务于智慧城市建设的协同共享信息管理体系，促进智慧城市进一步发展。
（三）构建智慧化数字城建档案馆。数字城建档案馆的概念由来已久，在智慧城市背景下，数字城建档案馆再次焕发出新的活力。城建档案数字化管理的最终目的是为了更好地服务于用户，服务于城市发展建设，随着社会经济、信息技术的不断发展，城市形态逐步进入智慧城市发展阶段，数字城建档案馆必然是更好地服务于智慧城市建设、推动城市可持续发展的重要服务平台。首先，通过构建智慧化数字城建档案馆，推出数字城建档案馆门户网站、数字城建档案馆APP、数字城建档案馆公众号等服务方式，积极开展智能浏览、智慧展示、智能交流等便民服务形式，以创造更多样化的城建档案服务，并满足人性化、定制化的业务要求；其次，城建档案馆可以对独有的城建档案信息资源进行深度挖掘、智慧融合、智慧管理，并将与城市建设、发展、变迁相关的各类整合成果通过数字城建档案馆向公众开放展示，使市民更多了解城市的发展规划，融入城市的建设，从而打造城市形象宣传的重要公共服务平台。另外，智慧城市的建设和运行不仅需要政府的大力支持和投入建设，更需要公民的积极参与。把智慧化数字城建档案馆打造成智慧城市的生活体验平台，利用智慧化数字城建档案馆，公众能够体验线上与线下、集中与分散、虚拟与现实等各式各样的互动式业务，采用信息化、智能化、个性化、人文化的方式认识城市的发展过程，参与城市的未来规划，融入城市的各项建设，从而真正成为智慧城市的“智慧公民”。智慧城市建设是一项漫长而艰难的任务，其长远目标是实现城市的可持续化发展。城建档案管理必须从现在起紧跟智慧城市的步伐，围绕智慧城市发展方向，逐步发现问题、解决问题，从而更好地发挥自身的功能和价值。
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智慧档案管理范文3
关键词：智慧城市；城建档案；数字化建设；智慧档案
改革开放以来，我国城市化的发展进程先后经过了一个从规模型向内涵型转型、从传统要素驱动型向创新型要素驱动型的转型发展过程。“智慧城市”作为一种以数字技术、智慧技术创新为驱动力的新型城市化路径，是一种对传统的工业化、信息化进行超越的技术形态，将极大地对城市的经济生活、社会生活、文化生活乃至政治生活等产生深远的影响。以“智慧城市”为应用场景，探索城建档案的数字化转型之路，将为城建档案的管理体系重塑提供基本的技术解决方案。
一、全面准确把握“智慧城市”的科学内涵
作为一种前瞻性的技术概念，“智慧城市”最早由美国的IBM公司于2008年提出，它指的是在城市化过程中人们基于海量信息数据及其配套的云计算、物联网、互联网、移动互联网、大数据处理技术等对城市建设、运行过程中各类主体的需求进行全面、精准计算，从而为其提供最优供给路径的一种城市建设思路。具体来看，它包括这样几个核心内涵：
（一）核心价值面向：以更好满足人民需求为中心。在后工业化社会，一流的城市需要一流的治理，一流的城市治理则意味着城市可以更高效地为人民提供优质的公共服务和公共产品。“智慧城市”作为一种新型的城市治理模式，近些年来经过概念发展的迭代更新，逐步从“概念导入期”“试点探索期”进入到了一个更为注重内涵品质提升的“统筹推进期”“集成融合期”的全新发展阶段。在部分地区开展“智慧城市”的实践案例中，一度走入或者不同程度存在着诸如“城市数字治理平台重复建设”“各版块数据无法互联互通”等突出问题，是典型的“为了数字化而数字化”，缺乏从人民群众的“数字化需求”入手重塑相关业务流程和数字供给。对此，我们必须回到“智慧城市”建设的内核上来，即坚持技术服务于人民、工具理性服务于价值理性，始终坚持“以人民为中心”的发展理念，使“智慧城市”建设牢牢坚守住人民满意的核心价值。
（二）技术属性面向：集成融合各项智慧化技术。“智慧城市”的概念从一开始产生到今天的发展创新，本质上就是一个融合不同的智慧技术进行数字孪生、信息协同、跨边界共享进而实现城市中不同主体之间实现“共有、共享、共治”目的的实践形态。2020年以来，智慧城市所具有的这种“集成融合”特点进一步被放大，虚拟现实交互技术、仿真模拟技术、智能决策技术等的参与也使得“智慧城市”的应用场景被进一步放大，人们从中可以享受到更为及时、便利、快捷的城市公共服务。
二、智慧城市发展对城建档案数字化建设提出的要求
“城建档案”指的是一个城市在发展过程中所形成的城市规划、城市建设、城市运营、城市管理、城市服务等所有历史档案资料的总和，对城市未来发展的科学决策具有极其重要的基础性价值。“智慧城市”的发展一方面既带来了城市发展方式和发展内涵的转变，另一方面也为城建档案的数字化发展提出了新的更高要求。
（一）城建档案收集必须高度信息集成化。在现代城市化进程中，城建工作是一个复杂的运行系统，涉及到多元的参与主体、多元的构成环节、多元的权责体系、多元的信息承载形式等，因此城建档案资源的生成本身就是一个非线性的过程。对此，智慧城市的最新发展理念主张通过建设“城市智慧大脑”、构建“感知一张网”，全面整合城市分散的、单独的信息系统，实现对城市数据跨领域打通、跨主体协同。因此，在智慧城市的视域下，未来城建档案必须也建立起类似的“智慧大脑”及其信息整合网络，用一种集成的、数字化的融合路径实现高质量的城建档案归集。
（二）城建档案的管理模式必须走向数字化。由于现代城市的建设周期较长，例如一条城市快速路的建设周期可能长达2-3年，一座超高层建筑的周期可能为3-5年，这种特性决定了城建档案的管理必然是一个动态调整、多主体合作、多环节先后无缝对接的过程。同时，我们所处的城市化进程、档案管理模式已经进入到了一个崭新的数字化发展阶段，城建档案资源无论是表现为规划类档案、立项类档案、决策类档案、招投标类档案、技术设计类档案、监理类档案、建设施工类档案还是表现为项目建设周期中的图片类档案、视频类档案、专利类档案、实用新型发明类档案等，在面对外部大量的档案复印、档案借阅、档案研究等需求时，只有走向数字化才能彻底满足外界大量的城建档案查询利用服务需求。
（三）城建档案开发利用必须高度智能化。城建档案的本质是城市建设过程中产生的各种知识资源的集合。如果不能将这些沉睡的知识资源转化为实实在在的价值和财富，如果不能借助于智慧化技术将城建档案的开发利用与整个城市的深度测绘、万物互联、智能学习等结合起来，那么这些以“纸质形态”存在的城建档案不仅仅是一个占地多、消耗成本多、占用人力资源多的“成本中心”，还将丧失或者说不能实现其知识价值最大化的目标。2020年初新冠病毒肺炎疫情爆发之初，武汉火神山、雷神山传染病医院之所以能够在极短的时间内建成投入使用，一个重要的技术原因是因为人们依托智慧城市相关的技术及时地将2003年“非典”时期北京小汤山医院的图纸进行了共享和优化设计。从中不难发现，城建档案与智慧城市是一个高度契合、必然融合的存在。
三、智慧城市背景下城建档案的数字化建设路径建议
在智慧城市的发展视角下，学术界近年来从“智慧型档案管理人才培养”“智慧型档案管理硬件设备投入”“档案数字化立法”“档案管理组织形态的整合”“数字化档案管理的战略规划”等不同角度提出了一些对应的建议。基于现实迫切需求，笔者认为以下几个方面的内容值得引起重视。
（一）建设智慧化城建档案馆。智慧化城建档案馆指的是依托数字化、信息化技术将传统纸质档案按照一定的技术标准和分类标准进行电子化、数字化、共享化的过程。基于智慧城市未来的演进趋势，有条件的地区和部门可以在顶层设计层面统筹建立一个总的“城建档案智慧大脑”（即数字化管理中心），然后根据城建档案所涉及的不同行业、不同主管部门、不同参与主体等，建立分支性的“数字化档案分支网络”及其对应的地下管线系统、审批管理系统、图文声像系统、门户网站管理系统、客户端管理系统等，形成“一个中心+多个网络”的集成化数字档案馆，确保云上数字化档案归集与线下纸质档案归集的同步化。
（二）引入政务云服务，构筑档案需求算力资源池。在当前发展阶段，“智慧城市”之所以能够从“认知智慧”到“决策智慧”“行动智慧”进行转变，一个重要的原因是形成了比较成熟的政务云服务。政务云依托海量的历史数据资源、实时动态传输资源等，对特定的政务需求等作出精准的预测。例如，以城建档案的共享、开发为例，当智慧化城建档案馆建设起来之后，如何根据档案需求者的需求匹配、调度档案资源就成为一个现实的问题。对此，可以引入政务云服务，通过异构算力资源，借助于类似于算力共享、算力虚拟等技术手段，精准计算出城建档案资源的需求，从而可以帮助城建档案管理者针对这些热点需求、重点需求开展全价值链的档案资源管理，确保在有限的人力、物力等资源条件下使城建档案资源的价值最大化。
（三）开发基于互联网的终端查询利用平台。城建档案智慧化发展的重点是“需求侧”，即根据档案需求者的需求进行及时、快速、全面、准确的档案知识资源服务供给。例如，围绕特定的城建项目召开调度会、协调会或者向上级领导、主管部门等汇报工作时，可以根据工作需要随时调取出特定的档案资源。传统的管理模式下只能依靠“人工记忆判断”或者一定的“电子目录搜索”等锁定档案，然后再去进行调取、审批等。这样的工作模式和工作效率比较低，已经与“智慧城市”时代下城建工作、城建档案管理工作不相适应。对此，可以开发出基于“数字化城建档案馆”的互联网终端查询利用平台，档案需求者可以“让数据多跑路，群众少跑腿”，只需要一个终端APP入口即可完成调取（借阅）档案资源的所有手续，并能在终端上获取到该份档案资源的内容。
（四）促进公共体系与城建档案系统高效对接。在智慧城市的发展趋势下，要想实现城建档案服务的数字化，相关部门必须促进城市公共体系与城建档案系统的无缝对接。纵观目前城建档案系统与城市公共体系关联度，两者之间没有形成有效的对接，或者说没有全面的对接，只是在某些基础性领域的信息资源输送方面有一定的合作，但深度和广度都不够，更不具备应有的效率。这就要求相关部门围绕智慧城市建设的总体目标，根据城市公共体系信息数据以及城建档案信息资源实施有效梳理，在确保相关规范和标准基本一致的情况下，进行城建档案系统和城市公共系统在硬件和软件方面的结合，探索出两个系统间更广泛的关联点，促进彼此关联点模块可以有效对接，形成关联模块共享共建的态势，最终提升两个系统间信息资源传输和共享的效率，加快城建档案数字化的进程。
（五）档案服务体系建立力求与智慧城市建设相匹配。在智慧城市建设全面推进的大环境下，城建档案数字化建设必须建设相对应的服务体系。基于此，城建档案数字化的服务体系必须与智慧城市建设的大目标和整体计划相匹配。以此为前提制定针对性的建设措施，力求吸引各种意向性强的社会力量和资源，构架兼容、开放的大平台，采纳诸多有价值的社会建议和意见，全面而深度地了解各个领域对城建档案服务职能的要求。以此为依据构建能够满足不同社会需求的城建档案服务体系，并通过对数字化的深度应用为用户提供更优质的服务。与此同时，随着5G技术的成熟和应用，对信息处理的方式和提供服务的方式都在发生变化，因此城建档案针对社会民众的服务，有必要向开放型和智慧型信息服务的方向发展，这也是城建档案数字化建设的重要举措。所以，构建与智慧城市体系相匹配的城建档案服务体系，还需要从以下两个方面提升服务质量：第一，通过对智慧城市建设趋势进行深入研究，全面了解各个领域对城建档案服务的不同需求，利用对社会需求的总结，促进城建档案信息资源的有效整合，最大限度拓展城建档案服务的领域；第二，要想提升城建档案管理的服务质量，就要不断地对自身服务理念进行更新，通过数字化的优势提供更精细的档案服务内容，架构其大数据平台依托下的线上线下融合的服务模式，整体提升服务水平。
（六）结合数字化建设加强信息资源收集。智慧城市建设当然需要各类信息资源的支撑，特别是对城建档案信息的需求特别突出。因此，相关部门必须利用数字化建设的契机加强信息资源收集工作，为城市发展提供更多、更有价值的城建档案资料。在具体实施上，城建档案信息资源的收集首先要建设基础的数据库，特别是要加快电子文件平台的建设步伐，具备完善的交互功能，同时通过大数据技术提升信息资源收集的效率，借助不同的储存技术实现数据库的构建，具体内容包括CAD文件数据库、声像档案数据库以及市政地下管线数据库等，同时根据智慧城市建设的要求不断更新动态，逐步完善档案数据库的服务职能。另外，完成前期的不同类型的基础数据库构建后，还要考虑城建档案信息的实际状况，对城市建设进行有机协调，建立以数字化为依托的规范、一致的档案目录检索标准，为后续的档案信息资源广泛应用创造条件。
（七）以智慧城市建设为核心确立档案数字化标准。随着5G技术的应用，各个领域的数字化建设必将呈现便捷化、规范化、标准化的趋势。在智慧城市建设的大背景下，城建档案数字化建设必须以智慧城市建设的整体要求为核心，确立相适应的档案数字化建设的新标准，以此促进城建档案数字化建设标准性和规范化，有效杜绝因为标准不统一而削弱城建档案的服务职能现象的发生。纵观未来的发展趋势，服务智慧城市建设是城建档案数字化建设的主要方向，在此前提下完善和确立城建档案数字化的标准和规范，并能够确保按照确定的规范和标准开展工作，真正形成完全统一的与城建档案相匹配的工作模式和处理规范，让城建档案管理工作在高度协调的标准下进行，实现档案管理工作的规范化。
（八）以档案意识培训档案管理队伍。在城建档案数字化建设中，档案管理人员是直接的参与者和执行者，因此，档案管理团队的综合素质的高低是数字化建设成果大小的关键因素。所以，城建档案的管理层必须注重现有档案管理人员的培训和教育，全面分析本单位的档案管理团队的实际状况，真正掌握管理人才的业务能力、知识结构、信息素养，利用多种多样的培训方式提升管理人员的综合素质。例如，线上培训、专家讲座、高校委培等。另外，培训的内容不仅局限在城建档案数字化管理知识上，还要对智慧城市建设方面的动态进行有针对性地培训，切实提升管理团队的综合素质。与此同时，为了有效发挥管理团队的工作积极性，必须建立城建档案管理人员的选拔制度，结合本部门的具体情况、岗位特点建立系统、完善的考评机制和晋升机制，营造公平合理的工作环境，激发管理人员的主观能动性。
[参考文献]
[1]王清华.打通信息壁垒，推动城建档案信息数据融合[J].城建档案,2021(08).
智慧档案管理范文4
关键词：大数据；档案管理；信息数据；档案信息
档案在社会经济发展过程中发挥着重要的参考作用。随着大数据时代的到来，大数据技术在社会各个方面得到广泛应用，不仅提高了档案管理工作效率，也创新了档案管理工作模式，提高了档案存储质量和档案利用效率。
一、大数据背景下的档案管理新特点
大数据技术在社会各个方面广泛应用，对人们的生活、学习、生产都产生了很大影响，特别是大数据可以存储的容量庞大，可以自动获取信息数据，对数据进行深度挖掘，使其发挥出更大的参考价值和作用[1]。大数据技术在档案管理中的应用，加快了档案信息数据处理速度，提高了档案信息数据的质量，使档案管理出现了以下几个方面的新特征。
1.显著提高了档案信息数据的可用性。大数据时代，信息数据以指数级速度增长，从而使档案信息的数量快速增加，原有的档案管理模式无法对海量信息数据进行深度加工、整理和存储。大数据技术在档案管理中的应用，可以对海量数据进行广泛搜集和深度加工，从而筛选和形成更具参考价值的档案信息数据，大大提高了档案信息的参考价值。
2.大大增加了档案信息数据的动态性。大数据时代，数据存储取代传统纸质档案管理模式，一定程度上拓展了原有档案管理的内容和空间。特别是档案信息数据存储并不占据实质性存储空间，从而使档案信息数据的搜集和整理不再受时空限制，理论上使档案信息数据存储达到无限大，也使档案信息的动态搜集、整理、存储得以实现。例如，对于人事档案管理来说，在人员招聘、面试、入职、离职等过程中，都有大量动态档案信息数据需要搜集、整理和存储，在原有档案管理模式下，由于空间限制，只能对有限的几个关键档案信息进行记录。但在大数据背景下，这些档案管理数据则可以做到应收尽收、应录尽录，提高了档案信息数据的动态性，从而使档案管理更加全面和真实。
3.明显增加了档案管理的复杂性。大数据时代，由于档案信息数据总量快速增加，档案信息数据的类型也更加多样化，虽然能更好地满足不同行业人群的不同需求，但在一定程度上也增加了档案管理的复杂性，特别是在对档案信息数据进行分类的时候，如果无法确保档案信息种类的准确性，可能引发档案信息数据的混乱，增加档案数据的复杂性。如果缺乏有效的档案信息分析工具，则面对着庞杂的档案信息数据，可能导致有的数据有价值，有的数据没有价值，在档案信息数据输出的时候会产生大量无用信息数据，无疑增加了档案管理的难度。
4.极大提高了档案管理的便捷性。大数据技术在档案管理中的应用，对传统档案资料的搜集整理方式产生很大冲击，档案信息数据的来源渠道更加多元化，丰富了档案信息数据类型，有的是结构化数据，有的是非结构化数据[2]。与传统纸质档案之间存在的最大区别是，大数据技术不仅可以对原来的纸质档案进行保管，还可以对音频、视频等档案信息数据进行存储，从而突破传统纸质档案管理模式。同时，在对这些不同类型的档案信息数据进行存储以后，还可以根据档案管理需要，对不同类型的档案信息数据进行类型转化，对已经分类的档案信息进行深度挖掘，寻找更有利于自身需求的信息，提高了档案管理的便捷性。
二、当前档案管理工作中存在的问题
从当前档案管理工作状态来看，虽然大数据技术已经在档案管理中得到了初步应用，但在实践中仍然存在推广应用不到位的问题，还存在沿用传统档案管理工作模式的现象，导致档案管理工作效率低下，很难适应大数据时代的档案管理工作要求。
1.档案管理理念落后。在当前大数据技术的广泛应用推动下，档案信息资源数据结构发生了根本性的变化，档案信息数据数量和种类增加，形成了庞大的档案信息数据库，对这些档案信息资源进行深度价值挖掘，要有先进的档案管理理念，这也是当前档案管理工作的重要课题。在档案管理实践中，档案管理人员在云平台上进行档案云存储系统的开发与维护，开发有利用价值的档案信息数据，可以为用户提供远程档案信息服务，有效提升档案工作水平。但是，由于当前档案管理实践中，一些档案管理部门和档案管理人员仍然在沿用传统档案管理模式，档案管理理念比较落后，特别是大数据技术应用技能落后，从而导致档案管理工作难以有效满足档案用户的现实需求，不利于档案管理工作现代化目标的实现。
2.档案管理设施不足。档案用户要想得到高水平的档案服务，必须要有完善的档案基础设施。大数据背景下，档案管理人员在开展档案信息服务过程中，必须要借助于云平台等基础服务平台，才能更好地完成档案信息数据的存储和利用。但是，一些档案管理部门未能配备相应的档案管理基础设施，导致档案管理缺乏基础设施支撑，不仅无法完成档案信息数据的收集和整理，也无法及时进行归类和存储，更无法为用户提供远程档案信息服务。总之，由于缺乏完善的基础服务设施，影响了档案管理部门档案信息数据与大数据的全面融合，阻挡了档案管理部门档案管理工作水平的提升。
3.管理工作中安全意识较差。档案信息资源安全，是档案管理系统的首要目标。大数据背景下，开展档案管理工作，需要应用各类先进的大数据技术。在此过程中，必须把档案信息数据安全作为首要考虑因素，提高数据安全管理意识，确保档案信息数据库的安全，防止档案信息数据被泄露或篡改。但是一些档案管理部门由于缺乏相应的数据安全防控技术，档案信息数据安全管理技术落后，有的档案管理人员缺乏相应的档案信息数据安全管理意识，很难为档案用户提供安全的档案信息服务。
三、大数据背景下的档案管理工作水平提升路径
针对大数据背景下的档案管理工作中存在的三个问题，可以从以下几个方面加以提升和完善。
1.要树立大数据管理意识。要想把大数据技术与档案管理紧密结合起来，首先要树立大数据管理意识[3]。第一，要从思想上转变档案管理思想。服务意识对档案管理服务产生直接影响。将大数据技术应用在档案管理工作中，结合档案用户实际需求，强化档案管理人员的大数据思维和档案服务意识，建设和建立现代化档案管理模式，特别是要自觉转变自身的档案服务意识，从传统的档案管理意识向大数据档案管理意识转变，在日常工作中强化大数据技术应用，自觉提升档案服务能力。第二，要对传统的档案管理体制进行创新完善。在大数据背景下，档案管理部门要遵循开放原则和要求，自觉强化大数据技术在日常档案管理中的应用，对传统档案管理模式进行创新完善，充分发挥大数据优势，确保档案管理工作在大数据背景下的与时俱进和长远发展。第三，要加强对档案信息数据的远程服务能力建设。档案管理部门要通过现代信息技术在档案管理系统中的应用，如网络技术、信息检索智能化技术、GIS技术等先进技术等，加强档案信息数据管理，提高档案信息检索准确性，并通过档案网络远程服务平台的建设，提升档案管理部门的信息管理效率和服务质量。
2.要创新和完善新型档案管理体制。档案管理部门在档案管理体制创新中，要加强大数据技术的多方应用和全面融合，系统性地开展新型档案管理体制设计和实施工作，确保档案管理服务系统在良好环境中不断完善，并不断提高档案管理运行效率。在大数据背景下，档案信息数据共享理念已经基本形成。因此，档案管理部门要提升自身的档案管理水平，必须根据用户实际需求，基于档案信息共享理念，建立档案信息数据共享服务平台，在确保档案信息数据安全的前提下，与不同行业和不同地区的档案管理部门共同合作，共同开发档案管理系统，更好地满足不同用户的档案信息需求。用户在登录档案信息系统和查询利用档案信息的时候，需要通过大数据安全技术平台的身份验证，并对用户采取分级授权、分级利用，确保档案信息数据共享过程中的数据安全，最终建立一个互联共享的新型档案信息服务体系。
3.建立智慧档案管理平台。大数据背景下的档案管理工作，并不是对档案信息数据的简单罗列，而是要通过大数据技术的广泛应用，对档案信息数据进行广泛收集、深度加工、全面应用，其档案管理的要点较多，从而实现了档案信息数据的智慧管理和智慧应用。要着力提高档案管理技术，建立档案管理智慧平台，通过平台辅助作用，更好地进行高效管理。要根据用户需求特点搭建档案管理智慧平台，进行智能化管理。智慧档案管理平台在管理体系上可以分为四个不同层次：第一层是管理系统顶层设计，顶层设计最为关键，做好顶层功能设计，才能充分发挥智慧档案管理服务平台的优势和作用；第二层是管理系统底层设计，需要把档案信息数据的存储、传递等功能作集成设计，为智慧档案管理平台提供档案智慧存储和传递功能；第三层是管理平台的功能层设计，主要是对平台的功能进行设计，并进行信息数据安全监控；第四层是管理平台的应用层设计，主要基于用户需求设计功能，并进行信息数据的安全监控。在构建智慧档案管理平台设计的时候，只有做到四层结构关联与契合，确保平台功能的系统与完整，才能让大数据背景下的档案管理功能更加明确。
4.开展档案信息双向数据化管理。在大数据背景下提升档案管理工作质量，实际上就是要对具体的数据管理方式进行创新，把档案信息数据录入平台，利用先进的大数据技术对其进行结构化分析，确保把所有数据都转化为结构化数据，更好地满足档案数字化管理要求。在对档案信息数据进行统计和分析的时候，通过大数据技术，提升档案信息服务的层次性。在满足用户档案信息需求的前提下，进一步考虑用户在此过程中对周边档案信息的检索应用，充分发挥档案智慧管理服务平台作用。结合相关档案信息建立起综合性的档案管理体系，推动档案管理向持续性和综合性方向发展。通过双向数据化管理，可以有效满足用户对档案信息的应用需求，也可以延长档案信息的存储周期，缩短档案信息的检索时间。
四、总结
智慧档案管理范文5
高校智慧档案馆建设是以提升高校档案管理和服务效益为导向，充分依托智慧校园平台，在高校数字档案馆建设基础上结合高校档案馆自身馆藏的特点，整合档案数据资源，改善信息服务模式，实现业务应用智慧整合、档案资源充分共享、档案管理高效便捷、智能终端广泛应用，构建长效性高校智慧档案馆建设机制，提供在校师生、社会用户基于局域网、校园网、互联网的全媒体档案信息知识传输的新型高校档案馆。智慧档案馆理念的提出源于2013年中国互联网大会上中国工程院院士、互联网专家邬贺铨提出的“大智移云”，即大数据、智能化、移动互联网和云计算[1]。
高校智慧档案馆建设必须以档案信息化建设为前提，档案资料信息化后才能通过互联网展现在用户面前。高校人事档案是教职员工身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载高校教职员工人生轨迹的重要依据[2]，起着重要的凭证、依据和参考的作用。中组部在2010年率先实现中管干部人事档案信息化管理，目前20多个省区市和部分中央单位已完成在职干部人事档案信息化。例如，浙江省档案服务率先实现了网上查档服务，实现省内“异地查档、跨馆服务”，可以直接从网上发出查档申请，档案馆支持自取、电子邮件、挂号信、EMS四种收取档案的方式[3]。国家档案局制定的《干部人事档案信息化技术规范》作为国家标准于2017年7月正式颁布实施，是全国干部人事档案信息化工作国家层面的指导，有利于高校人事档案信息化全国标准的一致。
一、人事档案信息化的重要意义
高校人事档案是高校人事管理系统的重要资源，是高校干部成长发展的记录，是高校管理信息化建设与管理效能提升的重要支撑[4]。人事档案信息化是高校档案馆提供高标准服务的前提。与人事档案信息化相比，文书类档案信息化在很多高校档案馆已经取得了阶段性成果，因此人事档案管理信息化是大势所趋。随着高校人事档案材料的不断增多、需要保存时间的延长及所占用物理空间的不断增大，都需要通过人事档↑兰台世界LANTAIWORLD案信息化来解决。
1.人事档案信息化实现了档案的永久保存。人事档案信息化能有效地保护人事档案原件，因为信息化后的人事档案信息可以代替原件使用，有利于保护档案原件，即使出现天灾人祸，信息化副本的不同介质保存、异地保存也使人事档案免遭毁灭性的破坏。人事档案信息化后在数字版本的人事档案上可以使用技术手段对档案材料模糊褪变的字迹进行恢复，这些保存措施、技术恢复手段都有利于人事档案的永久保存。信息化之后的高校人事档案在物理存储环境上具有更优越的适应性。时至今日，信息存储技术已高度发达，存储载体与平台丰富多样，尤其是固态盘阵列系统的成功和虚拟存储技术的发展不仅极大扩展了信息存储容量，提升了数据存储的安全性，在数据访问性能、数据传输性能、数据管理能力等方面也实现了卓越的进步，大大提高了信息的使用效率。
2.人事档案信息化充实高校智慧档案馆资源建设。高校人事档案信息化建设包括两个方面的任务：一是人事档案目录数据库建设和纸质人事档案的信息化；二是现行电子文件归档与电子档案管理。人事档案目录数据库、信息化的人事档案、新产生的电子文档都是高校智慧档案馆资源的重要核心组成部分，有了这些充实的档案资源才能保障高校档案馆向用户提供智能服务。
二、高校人事档案信息化的难点
1.加工扫描方式的选择。选择适合本校档案馆人事档案信息化的扫描方式是高校人事档案信息化的难点之一。人事档案信息化可以通过三种扫描模式来实现：本馆加工模式。这种方式耗时长，人员需要培训，没有硬件基础；服务外包的模式。高校文书档案信息化工作已经取得了阶段性的成果，据调查高校档案馆在文书档案信息化过程中均采用业务外包的模式，档案信息化服务外包已经发展成为比较成熟的档案信息化加工方案；本馆加工与服务外包相结合。此种方式适合档案馆把档案主体部分交给外包公司进行扫描，当信息化结束时对日后产生的归档纸本档案采用本馆扫描的方式持续进行。
2.解决数据外泄的风险。人事档案因其特殊属性，其安全性比其他类型的档案要求更高。人事档案数字化需要更高的标准保证档案原件及信息化后电子文件的安全。各高校档案馆人事档案的装订按照中组部十大类的要求进行管理，在信息化过程中绝大部分都不需要进行拆卷扫描，但是需要扫描后按照原来的顺序进行回位，避免扫描造成原顺序的混乱。信息化之后要保证人事档案信息内容的一致性。由于档案信息的开放程度受密级的限制，人事档案信息化之后的数据存储要求配备专门的存储服务器，服务器只能以局域网进行连接以防止人事档案数据外泄。
三、高校人事档案信息化管理策略
1.制定严格的管理制度。管理制度的制定可以使管理过程简化，提高管理效率。在人事档案进行信息化之前需要提前制定相应的管理制度，如《人事档案信息化指南》《人事档案信息化场地管理办法》《人事档案信息化管理人员岗位职责》《人事档案信息化审核办法》《人事档案出入库交接表》《档案整理及信息化质量检查登记表》《人事档案信息化保密协议》《外包工作人员保密承诺书》《人事档案信息化应急预案》等。各项制度制定后，信息化的各项工作都要严格遵照制度的要求来执行。
2.人事档案信息化外包。据调查，档案管理系统的供应商一般也朝着专业的档案信息化机构发展，作为档案管理系统的设计者，他们熟悉干部人事档案管理要求，熟知干部人事档案信息化技术规范，一些企业拥有涉密资质，拥有核心专利技术，具有较丰富的人事档案信息化经验，因此具备人事档案信息化的实力。人事档案信息化外包存在人事档案原件丢失、损毁及人事档案信息外泄等风险，但服务外包拥有的人力资源优势、效率优势、专业优势[5]，是非外包模式所不能替代的，因此人事档案信息化必须走服务外包之路。
3.扎实推进硬件设施建设。人事档案信息化需要占用巨大的存储空间，对档案管理系统的运行环境、对服务器的存储空间、运行速度都提出了更高的要求。人事档案信息化需要高校加强硬件设施建设，把人事档案信息化和数字校园建设结合起来，借数字校园建设对高校硬件建设的巨大改善的机会积极推进人事档案信息化。
4.依靠先进的档案管理系统。档案管理系统是档案信息化的重要工具，先进的档案管理系统在档案信息化过程中起着巨大的促进作用，先进的档案管理系统是进行人事档案信息化、建立智慧档案馆的必要条件。我校的轩恩档案管理系统采用了集中式管理，分级收集、利用的模式，可满足高校档案工作的各种要求。系统具备完善的档案综合管理功能，以挖掘和整合高校各类信息资源为设计思路，以“大集中管理”“分布式利用”作为档案管理的新模式，以实现档案信息的规模化、集成化、网络化管理为目标，通过与学校教务管理系统、人事管理系统、OA系统、数字化校园进行无缝连接，实现档案信息的在线归档。系统能够建设以数字化档案馆为核心的档案智能管理系统，实现档案资源的校内共享。系统具有电子全文扫描挂接功能，能够调用扫描文件后上传到服务器，并建立起条目信息和电子全文之间的关联。
5.以国家层面的人事档案信息化标准为指导。为顺应干部人事档案信息化的大趋势，2017年国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会批准了《干部人事档案信息化技术规范》，干部人事档案在技术方面有了国家层面的指导，国家层面的标准有利于不同单位之间实现信息共享。随着高校智慧校园、数字校园如火如荼的建设，以实现业务应用智慧整合、档案资源充分共享、档案管理高效便捷、智能终端广泛应用为目标，以整合档案数据资源、改善信息服务模式为手段，以构建长效性高校智慧档案馆建设机制为原则，以提供在校师生、社会用户基于局域网、校园网、互联网的全媒体档案信息知识传输，以满足高校档案信息化与智慧信息服务的双重需求的新型高校档案馆为建设内容的高校智慧档案馆建设，也在高校档案事业中逐渐引起重视。
作者:杨振力 王丽 张雨
高校智慧档案馆建设篇2
2008年，IBM公司提出了“智慧地球”的概念，2010年“智慧城市”的理念应运而生，在我国各行各业掀起了一阵新风潮。互联网、大数据、云计算等新兴技术为档案事业的发展带来了机遇和挑战，人们对智慧化、便捷化的档案信息资源服务的需求更加迫切。高校档案是一个学校教学、科研、管理全过程的原始记录,建设智慧档案馆也是高校适应信息化、数据化时代发展的必然要求。2020年6月20日最新修订通过了《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》），其中关于档案信息化、档案安全管理、“单套制”等规定对高校智慧档案馆建设有着重要的指导意义。《档案法》的修订适应了时代的发展，也为智慧档案馆的建设提出了法律规范和建设目标，不仅明确了这项工作的紧迫性和重要性，更有助于进一步发挥智慧档案馆在建设智慧校园、服务高校教学科研工作中的支撑作用。
一、高校智慧档案馆的概念与特征
1.智慧档案馆的概念。目前，智慧档案馆这个概念在档案界并未形成统一认识，从技术、信息链、信息化等不同角度都有对此概念的解读。笔者认为，智慧档案馆是综合档案数据、信息、情报、知识来解决档案收集、管理、保存、利用等问题的智慧化系统和平台[1]。依托互联网、大数据、云计算等新兴技术，深入挖掘馆藏档案资源，向用户提供更智慧化、便捷化的服务，是智慧档案馆建设的重要目标。
2.高校智慧档案馆的特点。高校智慧档案馆是智慧校园建设的重要组成部分，以档案馆的资源优势为基础，依托现代信息技术的优势，对档案馆进行智慧化的建设，以期更好地服务高校教学、科研和管理工作。高校智慧档案馆有下几个显著特点。
（1）信息资源共享程度加深。高校档案馆主要服务于师生校友和学校各项事业发展，同时也承担着一定的服务社会功能。智慧档案馆中的档案资源有广泛的覆盖面、更优化的结构、丰富的内容和多样的形式。其中的智能控制、组织和管理模块是各个系统应用的综合集成，可以实现有效的档案信息资源发布、跨数据库网络通信、跨部门信息共享、跨馆服务与管理。档案馆成为高校的一个重要文化教育基地，也是宣传学校校史校情、师生风貌的重要窗口，承担着服务师生校友、服务学校各项工作、服务社会的重要职能，扩展了档案馆服务对象的范围。
（2）现代信息技术的高效应用。依托当下先进的物联网、大数据、云计算等技术，智慧档案馆将建立起集档案的收集、鉴定、整理、保管、利用、销毁、统计、编研于一体的智慧化、一体化、综合化档案管理体系，集成RFID（无线射程识别）设备、智能库房设备、硬件存储设备、智慧引导设备、自主服务设备等，软件硬件一体化配套，建设一个网络化、物联化、智能化的智慧档案馆。但是仅在技术层面的革新对于智慧档案馆的建设来说是远远不够的，真正的智慧档案馆应该是充分运用各类技术手段，对档案资源管理与开发、档案馆运行等各类信息进行感知、挖掘，经综合分析和提炼萃取形成智慧信息，并将其应用于决策、管理和服务[2]。
（3）提供更加智慧化的服务。档案馆想要为用户提供更及时、准确、高效的服务，就必须针对不同用户的信息需求制定不同的服务方案。智慧档案馆对传统档案服务进行了颠覆和创新，把师生校友等服务对象看作网络虚拟人，根据不同虚拟人的需求，挖掘档案信息资源，为师生提供及时、准确、全面的个性化服务。
二、当前高校智慧档案馆建设现状
高校智慧档案馆服务于高校教学、科研、管理等各项工作，可以大大提升档案资源在高校建设中发挥的支撑保障作用，也可以提高档案馆自身在学校各部门中的存在感。但是，目前大多高校对于智慧档案馆建设还在进行阶段性探索，需要大量的理论基础和深入实践，高校智慧档案馆建设仍有一段很长的路要走。现阶段主要有以下四个方面的表现。
1.学校对智慧档案馆建设投入资金不足，无法满足基础设施建设和硬件购置要求。大多高校对档案馆的定位仅仅停留在为学校提供支撑保障作用，对档案工作重视不够，从而不愿意给予智慧档案馆建设足够的资金支持。而智慧档案馆需要大量的基础设施和硬件设备，如建设现代物联网档案库房就是一笔巨大的资金投入。智慧档案库房建设包括RFID标签、智能密集架、智能门禁、智能温湿度控制器等设施建设。其中不仅智能密集架、库房门禁等这些一次性投入价格不菲，大量的RFID标签在投入使用后还需不断追加，大约10年就必须更新一次，大多学校面对这些资金投入都会望而却步。
2.档案工作人员专业性不够，复合型档案人才队伍建设滞后。2020年修订的《档案法》指出：“国家加强档案工作人才培养和队伍建设，提高档案工作人员业务素质。档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具备相应的专业知识与技能。”目前，我国高校档案馆员工学历层次较低，专业性不强，计算机技术及应用和档案学专业的复合型档案管理人才缺乏。由于智慧档案馆建设需要用到一些新技术、新方法，当前创新管理工作需要专门的技术人员负责。高校档案馆档案人才队伍既要掌握各项计算机技术，又要对档案学有深刻的理解，既能对档案馆智慧化建设做规划促落实，又能提出需求，这才是新时代能够适应智慧档案馆建设的高校档案工作者。
3.未能彻底突破传统工作模式的桎梏，“智慧”概念尚未为人全盘接受。在信息化浪潮席卷全球的今天，大多高校档案馆依然保留着以手工为主的传统档案工作模式，“重藏轻用”现象普遍存在，很多高校档案馆仍未意识到数字化浪潮的到来和数字化环境对档案工作的影响。高校中各个处室的管理系统都不同，且没有进行接口连接，各个数据库并未进行资源整合，只是“各自为政”，“信息孤岛”现象在高校中普遍存在，档案馆也是其中之一。这不仅影响着智慧档案馆的建设，而且对深度挖掘档案信息资源、“单套制”的推行、档案信息的进一步开发和利用都造成了不利的影响。
4.高校档案信息资源挖掘利用程度不够，无法充分发挥其作用。由于大多高校档案工作者本身知识水平和专业程度有限，无法充分掌握智慧档案馆建设中需要用到的大量的技术语言和检索语言，导致了信息资源挖掘不深入，档案的价值难以充分体现。加强技术力量的投入，对半结构化和非结构化数据进行挖掘分析，发现繁杂数据背后蕴藏的信息资源，有助于充分了解馆藏档案资源，实现档案信息服务的个性化、主动化、精准化。
三、新《档案法》对高校智慧档案馆建设的指导意义
2020年新修订的《档案法》，对档案保护、档案安全管理、档案信息化建设等提出了具体的要求和任务，这为高校智慧档案馆的建设提供了有力的法律保障和制度支撑。
1.加大对智慧档案馆建设的投入，保障足够的资金支持。新修订的《档案法》中第三条明确指出：“各级人民政府应当加强档案工作，把档案事业纳入国民经济和社会发展规划，将档案事业发展经费列入政府预算，确保档案事业发展与国民经济和社会发展水平相适应。”此条规定肯定了档案工作在整个国民经济和社会发展中的重要性，也保障了档案部门的经费支持。在高校建设智慧档案馆需要充足资金的投入和一段时间内的持续补充，《档案法》的修订为经费投入提供了法律依据，学校应贯彻落实法律的这项规定，给予智慧档案馆建设充足的支持和保障。
2.加大对安全管理的重视力度，确保电子档案的“四性”。在传统高校档案工作中，“重收集、轻管理”这一陈旧观念导致了高校档案馆的保密意识较弱，对信息安全不够重视，档案信息损坏、丢失或造成机密信息泄露是档案馆重要风险点之一。新《档案法》中明确指出：“电子档案应当通过符合安全管理要求的网络或者存储介质向档案馆移交。档案馆应当对接收的电子档案进行检测，确保电子档案的真实性、完整性、可用性、安全性。”虽然电子档案与纸质档案都具有原始记录性，但电子档案依赖计算机系统，在信息流转过程中是可以被复制、被篡改且不留痕迹的，这种可复制性、易删改性使得电子档案的完整性和真实性难以得到保障。保障电子文件凭证性及凭证价值的关键就在于，确保电子文件信息内容的完整性、电子文件形成过程的可靠性和电子文件信息内容及载体的安全可靠性[3]。
3.全面推进高校档案信息化工作，实现“存量数字化、增量电子化”。智慧档案馆建设的基础是档案数字化。新《档案法》第三十八条明确提出：“国家鼓励和支持档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织推进传统载体档案数字化。”档案的数字化扫描是把各种载体的档案转化为数字化档案信息资源的过程，并完成电子目录索引，不仅可以丰富高校档案数据库，也可以快速高效地为师生提供档案服务，提高档案利用率，实现资源共享，这是智慧档案馆建设的基础。以数据为中心的管理模式为档案领域的可持续发展提供关键支撑，通过数据共享服务模式向其他档案机构和公众提供档案数据，拓宽管理对象，提升档案治理能力，完善档案治理体系[4]。同时，智慧档案馆也是档案信息化建设的必由之路，新修订的《档案法》关于档案安全的论述、第四章“档案的利用与公布”和第五章“档案信息化建设”都向我们指明了信息化的建设目标，也从不同方面提出了具体要求，为智慧档案馆建设指明了方向。
4.加大高校档案资源开发力度，弘扬社会主义核心价值观。新修订的《档案法》规定：“加强对档案的研究整理，有计划地组织编辑出版档案材料，在不同范围内发行……国家鼓励档案馆开发利用馆藏档案，通过开展专题展览、公益讲座、媒体宣传等活动，进行爱国主义、集体主义、中国特色社会主义教育，传承发展中华优秀传统文化，继承革命文化，发展社会主义先进文化，增强文化自信，弘扬社会主义核心价值观。”以此为契机，高校档案馆应统筹馆藏资源，积极鼓励社会各方参与，围绕今年国家关注的大事要事，如迎接中国共产党第二十次全国代表大会召开等重要活动、重要时间节点，以智慧化的方式宣传档案成果。
例如，通过打造实物档案3D电子化陈列展览、新媒体传播、电子化编研出版、线上讲座等方式，开发高校档案信息资源，挖掘红色档案资源，传承红色基因，充分发挥档案在师生理想信念和文化教育中的重要作用。新修订《档案法》的发布实施为高校智慧档案馆建设提供了有力的法律支持和行动指南，同时也对高校档案馆基础设施建设、智能化服务体系、信息化发展起了重要推动作用。各高校应贯彻落实新修订的《档案法》，加大智慧档案馆建设投入，使智慧档案馆成为高校智慧校园建设的重要组成部分，确保新修订《档案法》的各项要求得以充分贯彻落实。希望在法律保障和实践探索都继续发展的将来，高校智慧档案馆的建设可以稳步向前推进，为师生校友提供更便捷智能的服务，充分发挥出档案的价值。
作者:陈晓媛 吴卫丰
高校智慧档案馆建设篇3
数字档案馆作为档案信息化发展的一个重要阶段，具有特殊的里程碑意义。当传统的档案管理方法已经不能满足信息大爆炸时代的需求时，数字档案馆便应运而生，其通过建设各类数字化信息系统，简化档案管理流程，并使档案利用者能够快捷、简便地找到所需资料。随着新一代信息技术的不断发展，档案利用者的需求成为档案信息化建设的重要价值导向。高校档案信息来源于学校各职能部门，随着职能部门信息服务资源日趋多元化，服务模式的多样化，开发平台、操作系统乃至应用数据库都各不一样，职能部门间数据壁垒日渐增多，亟须一项新技术将分散的应用系统高效地统一起来，避免造成档案资源的浪费。在此背景基础之上，智慧档案馆的设想由此产生。
一、智慧档案馆的助力和形势
1.社会层面
随着云计算、大数据和物联网概念广泛应用，这些新一代信息技术以超高速的运算能力和低廉的运营成本，深受网络信息界好评，被视为科学技术领域继计算机和互联网之后的二次革命。随着众多跨国信息技术行业公司例如IBM、Amazon、Google等将这些新兴技术用于自身产品，并着力于向政府部门、事业单位甚至企业推广，各大高校也开始推崇智慧化的多样应用，通过对海量数据存储、分享、挖掘、搜索、分析，利用、集成和融合技术，实现高校内各部门间信息的共享和业务协作，将档案数据作为学校无形财产进行统一有效管理，给师生乃至社会提供更多更人性化的公共服务。
2.高校层面
高校信息化始于20世纪80年代，经过多年的数字校园建设，高校信息化水平已大大提升，教学、科研、财务、资产、档案等高校主要业务领域都完成了一系列信息化建设。近年来，随着云计算、大数据、物联网、移动互联、社交网络等新型信息技术快速提升和广泛应用，高校信息化已经进入了新阶段———智慧校园时代。当前业界普遍接受的智慧校园定义来自清华大学蒋东兴教授，即“智慧校园是高校信息化的高级形态，是对数字校园的进一步扩展与提升，它综合运用云计算、物联网、移动互联、大数据、智能感知、商业智能、知识管理、社交网络等新兴信息技术，全面感知校园物理环境，智能识别师生群体的学习、工作情景和个体的特征，将学校物理空间和数字空间有机衔接起来，为师生建立智能开放的教育教学环境和便利舒适的生活环境，改变师生与学校资源、环境的交互方式，实现以人为本的个性化创新服务”。相比于传统的数字校园，智慧校园有以下主要特征：互联网络高速泛在；智能终端广泛应用；团队协作便利充分；集体知识共生共荣；业务应用智能整合；外部智慧融会贯通。
3.档案业界层面
作为档案信息化建设的核心内容，在智慧城市、智慧校园等智慧生态快速发展环境下，档案馆正在从当前重视馆藏档案资源数字化管理的思维，向档案馆全面信息化管理的智慧模式转变，智慧档案馆已逐渐代替传统的数字档案馆成为档案界最前端的理念。数字档案馆是将传统纸质档案数字化处理并保存，通过电脑、网络提供查询和利用，是一次档案信息脱离载体的解放；智慧档案馆作为档案馆发展的新形态，通过云计算、大数据、物联网等新技术实现对档案信息及其载体的智慧管理，对档案利用者的智慧服务，从而构建档案馆管理与运行的新形态、新模式。这种转变不仅出自档案管理理论和实践本身的发展需求，更有来自社会变革、服务演进的深层次需求。
二、智慧档案馆建设的三大配置
1.硬件配置
传统高校档案馆馆舍和库房的建造一般采用安防、门禁等监控系统进行环境安全控制，出现事故后由人工进行事后检查和分析。在档案库房中，一般沿用传统加湿器、空调等温湿度控制手段，对库房进行环境控制。智慧档案馆可以采用物联网感知技术对档案馆馆舍内外环境进行全面改造，收集并整理各种实时信息，依托校园管理网络，将馆舍外的行人交通流量以及库房内的温湿度变化以数据的形式汇总并分析，以数据为依据建造最节能、环保和智能的智慧档案馆。
2.软件配置
（1）云计算。数字档案馆时期，高校档案馆致力于馆藏资源数字化以及新增归档文件的电子化，通过开发各种档案信息管理系统对档案资源进行安全管理和信息检索，并将这些电子化的档案信息提供给利用者。智慧档案馆在管理这些电子化档案信息的基础上，以智慧校园的云服务中心为主，档案馆的计算机网络设施为辅，将档案信息保存在云端，一则确保信息的安全备份，二则也能提供异地档案查阅服务。
（2）大数据。高校档案馆是高校教学、科研、管理信息的信息仓库，有着不可预估的潜藏价值。现如今，深度挖掘这些浩如烟海的档案信息价值，在大数据时代成为可能。譬如，可以通过对年度科研档案数据进行分析，作为高校各领域科研发展趋势的参考；可以通过对学生出国成绩办理数据进行分析，判断学校各专业出国率及发展态势；甚至可以通过对利用者的查档记录数据进行分析，定位馆藏中利用率较高的档案并深度挖掘，给予利用者更加人性化的信息推送服务。
（3）物联网。物联网就是物物相连的互联网，早期较多应用于物流网络，之后被拓展延伸至各行业。RFID（射频识别）技术作为物联网的重要组成部分，已经逐渐被图书情报行业所认可，为其在档案信息服务领域的发展奠定了良好的基础。将RFID技术用于纸质档案的库房管理，并建立RFID应用系统，物联网通过互联网将众多RFID应用系统连接起来，在广域网范围内对库藏档案进行智能化管理。RFID技术通过射频信号自动识别目标对象并获取相关数据，识别工作无须人工干预，可工作于各种环境之下，既减少了对纸质档案的调阅率，同时也提高了档案管理的效率。
（4）互联网+。“互联网+”就是“互联网+各个传统行业”，但这并不是简单的两者相加，而是利用信息通信技术以及互联网平台，让互联网与传统行业进行深度融合，创造新的发展生态。高校档案馆通过使用网络信息技术手段，运用互联网技术实现档案数据的传输，将纸质档案等形式转换为电子档案的形式，实现档案信息资源的互联网上传与下载，让人人都能便利及时地享受到档案资源，促进档案管理信息化的实践创新与发展，进而推进档案资源的充分开发、有效配置及合理利用。
3.人员配置
数字档案馆依托各档案管理系统，要求档案管理业务人员熟练掌握使用计算机和档案管理系统，具备较高业务素质。智慧档案馆对领导、行政管理人员、档案管理人员和IT服务人员提出全面的要求，重点加强IT服务部门人员的档案专业服务技能和档案管理人员的IT技术技能的培育和提升，以这支技术队伍来保障智慧档案馆优质、高效、便捷地运转。
三、智慧档案馆时代的变革
1.对于档案管理者而言。
（1）弹性服务。利用者对档案信息的需求种类千差万别，数量也时多时少，单一的档案信息服务模式显然无法满足，所以高校档案馆必须树立“弹性服务”的理念，在用户需求量大的时候提供更多的技术保障。智慧档案馆可以通过引入云理念，实现在不调整软件和硬件配置的情况下，迅速抓取或释放相关资源，提高服务系统处理能力，解决临时激增的服务需求。
（2）推送服务。智慧档案馆改变了以往被动服务的传统局面，使得“档案推送服务”变为可能。档案管理者将利用者查档的数据进行统计分析，获知利用者的信息需求和兴趣点，整理相关档案信息主动推送给利用者。这种以用户需求为导向的档案信息服务，有效整合了档案信息资源，使有限的档案馆藏发挥最大利用价值，能够全面提升高校档案部门的服务能力与服务水平。（3）馆际资源共享。智慧档案馆借助云计算和大数据技术，彻底改变了以往各高校档案信息孤岛状态，将原本分散在全国各高校档案部门的信息汇集成庞大的资源池，共同为档案利用者提供信息服务。
2.对于档案利用者而言
（1）异地查询。智慧档案馆将构建一个集合档案馆的各项功能、职能于一体的超级计算机群，使档案信息利用的所有问题都可以在“云”上解决，提供所有快速便捷的服务，从而避免利用者疲于奔波，在任何地理位置都能轻松查询到所需信息，大大提高档案信息服务效率。
（2）导航查询。基于大数据技术的智慧档案馆查询系统，将通过细化档案查询路径，明确查询终端导向，使利用者能够简单快捷地获取信息，或引导他们前往其他信息储存点，节约利用者的时间。
四、智慧档案馆建设存在的问题及对策建议
1.相关法律制度需完善
与其他发达国家相比，我国有关云计算、大数据等新兴科技的法律制度建设较为薄弱。无论是政府部门、企业用户还是社会公众，对新兴科技安全问题的质疑和担忧一直未断，对于数据主权归属、云计算可靠性保障、争议的裁决等问题尚缺乏一套完整的规范和法律的保障，这些不确定因素会大大阻碍智慧档案馆建设发展的步伐，使这种创新服务模式的发展处于长期停滞。首先，必须在国家和学校两个层面落实智慧档案馆建设中信息安全的法律法规。与企业不同，高校档案馆在提供信息服务的同时，存在着更多个人信息安全、知识产权保护甚至涉及国家安全的信息保护法律问题，所以，尽快出台提供信息服务的相关法律法规，是相关立法部门必须考虑的首要问题。其次，智慧档案馆建设的前提之一就是高校档案馆能够采购安全高效的信息服务。在采购信息服务的过程中，如何准备采购和执行采购，包括采购的标准、订立合同、招标竞标等涉及政府资金分配的重要问题，都亟须得到有关法律的支持，应及时推动相关部委出台政府采购信息服务的法律依据和保障。再次，档案信息知识版权是智慧档案馆建设中不可忽视的问题。随着高校档案信息面向全校乃至全社会的开放利用，档案信息的知识版权也应该受到相应的重视，有关立法部门可以参考《中华人民共和国知识产权法》来制定保护档案信息的相关法律，以避免档案信息被无权滥用和非法获利的行为。
2.使用者的普识度需提高
根据赛迪公司发布的《中国云计算产业发展白皮书》显示，我国云计算发展可以分为市场准备期、起飞期和成熟期三个阶段。根据《中国云计算产业发展阶段分析图》的预测，我国现阶段的云计算水平应该是处于起飞和成熟的中间阶段。面对发展势头如火如荼的新兴技术，在缺乏长期稳定经验的基础之上，我们需要妥善处理好机遇与风险的关系，才能构建基于云计算、大数据、物联网等技术的智慧档案馆，丰富顶层设计，扎实配套建设，完善服务利用。高校档案信息服务的使用者包括在校师生、社会大众的个体和团队等，他们不仅构成了档案信息服务的关系链，而且也直接影响着档案信息服务的质量和效率。智慧档案馆建设的前提，在于得到使用者的正确认识和完全认可，唯有这样才能发挥它的最大作用。
3.信息安全保障需加强
将云计算、大数据、物联网等技术用于高校智慧档案馆建设的首要前提是保证档案信息的安全，无论是否涉密，这些数据的保管需确保不被非法利用。在网络这个虚拟的世界中，每一个用户都有可能利用技术的漏洞成为窃密者，虽然智慧档案馆建设可以采用多种数据加密技术保证数据安全性，但由于档案本身的严肃性，导致对数据的安全性要求更高，因此，安全工作尤为重要。第一，要建立科学完善的保护体系。智慧档案馆建设的环境基础是互联网，众所周知，互联网的安全性至今仍被很多人诟病，互联网实施的安全标准也不尽如人意。为了保障高校信息的安全性，智慧档案馆建设需要建立完善的保护体制：第一，要尽快制定相关IT技术的行业指导规范，落实法律法规的拟定；第二，要为高校档案馆“云端”海量信息的存储提供优质的硬件设施，从物理源头上保障政府信息的安全可用；第三，加强对信息技术提供商的监管和审查力度，确保档案信息服务所使用的信息技术供给具有较高可靠性。唯有建立了一套科学完善的保护体系，才能保障智慧档案馆的正常运作，才能为高校师生提供便捷有效的信息服务。第二，及时预防和处理网络攻击案件。即使在建立科学完善的保护体系的情况之下，针对档案信息的网络犯罪行为依然会存在，需要对这类案件作出提前预防和及时处理。由于网络犯罪的主体没有地域性限制，甚至有可能涉及外籍人士，因此，预防和处理会存在很多实际困难。所以，应该将技术措施和法律手段结合起来，通过技术措施防止信息被不法人员窃取，实施法律手段加以警示和惩戒，以保障智慧档案馆提供安全有效的信息服务。第三，实现多地多点信息备份。任何防范措施都有失败的风险。一旦档案信息数据遭到破坏，那么数据被侵染、窃取和流失后的迅速恢复就显得尤为重要。智慧档案馆一改传统的分散式数据存储,很好地保证云端数据资源的安全，所以应该有效地利用这一优点，将档案信息数据保存在不同的服务器中，当一台存储设备的数据服务意外中断或者停止运行时,能够自动开启备份在另一台存储设备上的数据文件,从而保障服务正常运行并实现后期的数据恢复。
参考文献
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智慧档案管理范文6
关键词：智慧城市；城建档案；档案利用；优化研究
作为城市建设、发展过程中的原始记录，城建档案不仅为城市发展规划保管和提供了历史实践经验，更在土地产权划分、建筑评定、建筑事故定责等方面发挥着原始凭证的重要作用。城建档案也是城市记忆、城市历史与文化的聚合体，在科学教育领域、青少年和公众的爱国教育方面发挥着独特的文化阵地的作用，更是一座城市塑造城市名片与形象的重要突破口。过去二十年是我国城镇化高速发展的黄金期，不断更新的城市基础设施使城市建设工程相关的资料呈爆发式增长，大型工程、超级工程综合体越来越多，城建档案所涉及的行业门类也日益复杂；而城市管理者在面对经济产业发展、城市人口增长、公共服务需求倍增的情况下，也迫切需要从城建档案的历史资料中吸取经验与教训，少走弯路。城建档案管理的目的是将城市建设过程中形成的资料进行科学有效归集与保管，并借助信息技术工具、档案工作人员的智力对城建档案进行编研与提供利用服务，并转化成有价值的信息资源，以史料、年鉴、地方志、汇编等多样化的形式为城市建设、经济发展提供知识价值与决策建议参考。数据时代是知识为王，网络时代是共享至上的时代，在两股时代洪流的共同交织下，一种基于数字城市、智能城市概念之上的新理念智慧城市应运而生。目前，档案学界对智慧城市还没有达成理论上的共识结论，但从其他行业的认识与实践来看，智慧城市是利用现代信息技术对档案数据进行的加工、共享，并使其具备主动感知城市的运行状态的能力，对城市管理中的风险能够做出提前预判，最终实现城市运行与管理的智能化，提高城市居民生活的幸福感与满足感，从而实现社会全面可持续发展的目标。智慧城市理念所带来的时代诉求让城建档案机构在履行档案资料收集、存储、保管的基本功能与行政职能外，更要跟随服务性政府的步伐，接纳新的先进理念和技术工具，来拓展和优化其社会公共服务功能。
一、城建档案管理利用的现状
城市化进程带来的深刻变化为城建档案工作带来新的巨大负荷与挑战，无论是城建档案日常管理工作量还是服务效率与服务满意度上，都很难跟上城市化快速发展期的政府机构、社会组织、普通群众诉求的更新与变化，这种发展节奏的不对等矛盾为城建档案的管理与利用带来了诸多新的问题。第一，城建档案利用率不足。除特大城市外，大多数的地方城市没有足够的财力、人力去支持城建档案资料的价值开发，日常的城建档案管理工作仅停留在收集、归档、保管上，而对城建档案的利用主要停留在查阅和展览层面上，很少有深度加工与编研的投入，城建档案“只编不研、只存不用”的问题普遍存在。此外，由于部分城建档案涉密的要求规范以及激励考核制度的缺乏，相关工作人员对档案信息进行数据开发与共享存在比较隐蔽的抵触状态，由于缺乏系统化的工作流程，导致档案收集不完整、档案损坏、档案资料更新缓慢等问题，令城建档案的利用服务效果大打折扣。第二，城建档案成果价值较低。从档案利用的深度来看，城建档案的编研仅限于档案的分类、聚合还有展览等功能上，至于档案电子化进程后，并没有借助大数据、云计算等先进的信息技术工具进行档案信息的挖掘工作，档案本身的数据价值与知识价值仍是尚待开发的沃土，而这些城建档案在服务城市建设与发展上虽具有一定的贡献，但与其内涵的价值相比，创造的价值量仍比较小，因此得不到各部门的重视与开发。第三，跨部门融合度不高。城市建设作为庞大的工程，涉及到的政府职能部门较多，对城市规划建设进行决策也会涉及到跨部门的讨论。然而，真实的情况是城建档案在档案信息化中犹如信息孤岛，信息在城建部门内部单向流动且相对封闭，与图书、医疗等领域档案信息以及政府方面的档案信息化进程和成果显得差距甚大，这些部门都是现代城市治理过程中的重要一环，应加强沟通与开放共享，共同服务于城市建设。在电子政务推动下，公共服务部门信息资源共享与业务协同有了统一的运行平台、目录规则与协作机制，但城建档案在核心的编目规则、著录要求、分类条件上是独立自主的档案体系规则，与电子政务的相关机制规则是两套完全独立的体系，在电子政务共享平台上的信息资源融合率并不好。因此，有必要对城建档案进行二次开发和转码工作，这样才能融入电子政务的共享平台。第四，软硬件技术支撑不够。过去十年，纸质档案向电子档案的升级是城建管理档案的一次质变，计算机、网络技术也极大改善了服务质量、提升了工作效率，但采购的软硬件系统缺乏良好的运行与管理机制，存在闲置和重复建设等问题。而对大数据、云计算、物联网、人工智能等新技术的采购，也常常滞后于市场化需求，采购的软硬件刚上线没多久就面临技术升级或淘汰的风险，或者采购回来后发现与实际业务流程不太相符，功能用不上。在软硬件技术上，无论是自建还是外购都存在缺乏顶层设计、技术设备盲目上马、缺乏专业运维与管理的支持等多方面的问题。第五，人员队伍严重不足。专业的城建档案管理人员和团队是城建档案价值发现的前提和基础，而各地城建管理部门中，相关人员的年龄、知识结构与技能水平明显不足，专业技能落后亟待更新和提高。在思想意识上，对待新的技术工具，不愿意或不想接受思想普遍。此外，身兼多职或者一人多岗的情况也制约了档案管理与利用效果，城建档案管理队伍的专业化水平与时代发展、用户诉求之间存在巨大的鸿沟。第六，制度建设不足。城建档案信息中涉及到大量的产权、商业、审批等政府关键信息，出于对信息安全的考虑，城建档案有一定的涉密保护制度，因此相对封闭。而对于共享政策法规上，由于隶属不同的管理部门，传统的档案机构很难进行档案业务指导，导致在城建档案管理的法律法规上，缺乏统筹性的法律法规来指导地方部门规章制度，这也给城建档案的发展带来了困扰。此外，从传统模式来讲，城建档案是一项被动的服务职能，在外部需求或者任务指派的情况下，才会形成提供利用的服务，这种模式下，城建档案工作人员缺乏有效的激励制度和奖惩制度，导致工作的积极性和主动性不足。
二、智慧城市对城建档案的重要性
智慧城市是人类进入信息时代和信息社会后发展的必然产物，以信息技术为核心的智慧城市建设已经成为城市发展模式的范本目标。在《国家新型城镇化规划（2014-2020）》中已经明确了智慧城市建设的总体目标，而在智慧城市的建设过程中，城建档案是贯穿始终的真实原始记录，是城市建设的见证者、数据集成者，也是构建智慧城市大数据中心的基础数据来源。智慧城市本身也是城市治理的智慧化和信息化，其特征可以总结为主动智能感知、网络互联共享、技术装备智能化、全员参与四个方面，共享与共建是智慧城市的前提与基础，智能化则是智慧城市的呈现形态。在智慧城市形态特征的要求下，城建档案的编研与管理呈现出数据化、知识化、开放共享、用户需求为导向等新特征，档案利用服务的对象也扩大到全社会和全体民众。城建档案不在拘泥于“凭证”这一点上，作为档案信息，其核心价值在于通过档案利用发挥凭证价值、参考价值、知识价值和文化价值。因此，可以将城建档案的公共服务功能集中概括为：城市历史文化记忆、城建信息知识服务、科教宣传、业务与专业技能培训及指导与休闲娱乐五大方面。从以上几个方向入手，城建档案将会成为智慧城市提供公共服务的一个窗口，针对城市建设中某一领域的问题探讨，城建档案数据库能够提供海量、真实的数据资料来促使跨部门间的讨论、协作和融合。因此，智慧城市形态要求城建档案的管理部门必须基于新的环境扩大相关档案信息资源收集、归档的范围，充实并加强相关部门的专业能力与服务意识，优化其城建档案的利用服务能力。
三、基于智慧城市的城建档案利用优化建议
智慧城市是现代城市发展生态的一个具体形态目标，与其说是一套不断更新的城市运营与管理体系，不如将其视为一套全新的认知理念，这种理念是对城市公共服务体系的一次全新升华。城建档案在这个新生态中得到数据价值重估的发展，而要想跟上智慧城市建设发展的步伐，城建档案的服务利用必须从“以藏为主”向“藏用结合、以用为主”的目标转变，更需要从以下几方面进行优化和改变：
（一）加强基础制度建设
制度建设的目标是引导城建档案从文稿管理向数据管理、知识管理服务转型，而顶层制度建设是保障这个系统和管理机制高效运作的前提条件。对于档案涉密问题，可以制定详细的解密规则或数据分类分层规则，在保密大前提下，尽可能加快城建档案资源的开放与共享。此外，重点要自上而下制定统筹、纲领性的城建档案法律法规，使机构的组织变革、技术与服务进步有法可依，有明确的目标和方向。在具体的工作环节上，要制定详细的细则，确保工作流程的标准化。此外，城建档案利用过程也要有对应的奖励和惩罚机制，适当的激励是推动工作向前的催化器，而严格的惩罚也是保证工作严肃性和合规性的重要条件。
（二）创新档案服务模式
城建档案的服务职能应由任务、职能导向转变为用户需求导向，从提供档案信息来供用户查阅使用到主动调研用户需求，并根据用户需求针对性地进行档案编研开发，从而提供优质的档案咨询与利用服务。首先，档案服务机制要主动前置。城建档案部门要通过跨部门的沟通与公众意见征集等形式，主动地向社会了解城建档案的需求倾向与内容偏好，集中人员力量优先开发那些需求迫切的、特定内容需求集中的、与智慧城市建设密切相关的城建主题档案。其次，要建立资政服务的理念与机制。无论是城市更新还是智慧城市模式的建设，全国各个城市的进度都有先有后、有快有慢，而城市建制的不同也使其城建档案的积累量级也会有所不同。但针对不同阶段的城市规划、建设、管理的规律性、经验总结，可以通过参考咨询的形式向其他城市进行分享，这样就可以减少其他城市在建设中的资源浪费，重复建设的问题，也避免走弯路，实现“先建带动后建”的经验复制模式。最后，要千方百计丰富档案利用的形式。现有的城建档案服务方式主要是查阅、借出、复制、展览几种类别，互联网技术使部分服务能以互联网平台为载体进行。因此，城建档案工作也要迎合用户使用习惯的改变，加大重视力度，把微信公众号、小程序、APP等功能集成于地方政务平台内，从而达到方便用户申请预约的目的，千方百计丰富档案利用的形式。
（三）加快推动技术革新
技术革新主要从城建档案数据库建设与利用元数据技术解决档案数据标准两方面入手。基于城市化进程产生的海量城建档案数据，不仅要尽快实现档案数字化的全覆盖，更需要建立垂直一体化的信息管理系统，来实现对档案数据的有效保管与利用。在此基础上，还可以针对不同的需求来分门别类建立主题数据库，对于基建、市政、文化等公共基础设施建设的专项议题提供海量信息数据参考。元数据技术有助于档案数据识别、价值挖掘。通过元数据管理来解决档案数据的标准格式问题和跨部门的数据标准一致性问题，方便编目、检索以及可视化工作，为跨部门数据共享服务和智慧城市建设提供支持。同时元数据技术也使档案数据系统的拓展性和兼容性大大加强，未来能够与电子政府系统或其他系统快速对接端口，从而实现复数效应的开发与利用。
（四）加强档案人才队伍建设
智慧城市和数据城市重新定义了档案机构的服务价值，为城建档案管理机构的变革创造了历史性机遇，相关人员要自上而下必须意识到机会的来临。首当其冲的就是要树立主体责任意识与服务意识，坚决治理“庸政、懒政、散政”的行为，从管理机制、激励机制、问责机制三方面提升城建档案工作人员的工作积极性、责任感和服务意识。要加大专业档案人才的引进力度，专人专岗办专业事，对现有的工作人员要加强技能培训，特别是档案数据处理能力与分析能力。还要积极与专业档案管理机构等社会组织进行沟通、互访，通过“引进来、走出去”的模式来加强跨部门、校企间专家学者的交流与合作，增强产业观念，形成以“容易找、方便用”为城建档案服务目标。
（五）加强跨部门协同作业
智慧城市建设不仅需要公共服务部门信息资源的共享，更需要跨部门间建立协作机制。共享不仅发掘了档案信息资源的价值，更方便了服务与利用，而跨部门协作是确保规划落实和日常事务协调管理的必由之路。智慧城市建设是一项复杂的系统工程，城建档案与其它部门一样是必不可少的环节，要想实现整体的有效运作，就必须保证各个环节之间是通畅无阻，连接有效的。为了达到这一目标，就需要涉及到城建档案工作的各部门加强协同办公与沟通的能力，通过跨部门齐心协力，才能实现这一宏大的发展愿景。总之，智慧城市的理念是根植于大数据时代背景的，不仅是一种技术与管理模式的革新，更是档案服务理念的一次升级，对于提升城市管理效率，城建档案服务水平的提升有极大帮助。在新时代背景下，城建档案部门也面临组织变革、服务变革的重大历史机遇，而要把握住这个机遇，不仅需要科学规划、制度保障、技术升级、专业人员更新，更需要在财力物力上给予充足的保障供应，集合上述努力才能确保城建档案利用优化，从而实现智慧城市的建设目标。
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智慧档案管理范文7
关键词：智慧校园；档案信息资源；档案资源体系；融合创新；档案人才队伍
教育信息化是推动教育现代化的重要内容。《中国教育现代化2035》指出要大力推进教育信息化，广泛运用信息技术，构建新型教育教学模式、教育服务供给方式，创新信息时代教育治理新模式，推动以互联网等信息化手段服务教育教学全过程［1］。智慧校园是教育信息化发展到一定阶段的必然产物，是高校顺应“互联网+教育”趋势的必然选择。从2010年提出这一概念至今，得到迅速发展和广泛推广。但面对新时代要求，智慧校园建设也面临新挑战。2018年4月，教育部印发《教育信息化2.0行动计划》，指出教育信息化要紧紧围绕立德树人根本任务，运用智能技术积极推进“互联网+教育”，构建网络化、数字化、智能化、个性化、终身化的教育格局，重点强调数字资源的建设及服务行动和开展智慧教育创新发展行动［2］。因此，智慧校园建设必须进一步明确自身价值取向，认真贯彻全国教育大会精神，紧密服务于高等教育立德树人根本任务，精准服务于学校人才培养目标［3］。智慧校园的建设离不开信息资源服务支撑，离不开学校各部门的通力合作。档案部门作为学校档案信息资源集中管理部门，责无旁贷。目前，档案数字化工作取得一定成效，为智慧校园的建设打下了基础，但是更多地停留在档案的直接收集和提供阶段，不能充分发挥档案信息资源价值。本研究试图厘清新时代智慧校园建设对档案信息资源管理的新要求，分析当前高校档案信息资源管理工作现状，探讨档案信息资源管理工作的发展对策。
一、智慧校园建设对档案信息资源管理工作提出新要求
信息资源建设是智慧校园建设的重要内容之一，具体表现为建设优质的教学、科研等数字化资源，通过智慧校园平台实现师生共享。档案部门保管学校所有的档案信息资源，智慧校园的建设离不开档案部门的数据与服务支撑，特别是在育人平台的建设上。从《江苏省高校智慧校园建设指导意见（试行）》文件中可以看出，新时代智慧校园建设要注重学生综合素养的培养，通过平台建设及应用实现文化的传承与创新［4］。这需要借助档案中宝贵的育人资源。同时，档案专业人员还应提供专业的档案知识服务，合理设计内容，让学生乐于接受，从而实现教育教学培养目标。此外，档案部门应跟踪智慧校园建设收集过程档案，并对搜集的过程数据进行分析，从而为智慧校园建设的不断完善和优化提供决策咨询。
二、高校档案信息资源管理工作现状
以江苏高校为例，通过数据调查和相关人员访谈发现，高校档案信息资源管理工作目前总体呈现较低水平。在数据调查上，对江苏109所高校的档案工作现状进行调研发现，截至2018年，在人员配备上，配备5名以上档案专职人员的高校有25所，配备2—4名的有39所，只配备1名档案人员的有45所，人员总体数量配备较少。档案类专业人员紧缺，439名工作人员中档案类专业人员仅85名，其余为非档案类专业。有50所高校档案馆（室）的档案实现部分数字化，数字化总体程度不高，50所高校建立了档案工作网站，2所高校开通档案微信公众号，但建设力度不够大。2017—2018年，这些高校档案馆（室）的各类编研成果数量为176件，公开出版物为36件，内部参考资料224件，举办专题展览27次，其工作人员公开发表专业学术论文457篇，完成科研成果235项。在教师访谈中，大多从事档案工作的教师表示，在实际工作中，受到人员、机制等方面的影响，学校的档案信息资源管理工作只处于收集、存档、查档阶段，很难符合智慧校园建设对高校档案信息资源管理提出的新要求。综合数据调查和访谈结果，认为高校档案信息资源管理工作的现状主要表现为：第一，档案专职人员配备不足，队伍建设有待进一步加强。高校现有档案工作人员中一大部分为非档案专业“出身”，他们大多只能满足基础档案工作的需求，在档案资源价值鉴定、档案资源知识管理等方面缺乏专业知识和业务能力。缺乏充足的档案专职人员，导致很难形成稳定的、专业知识扎实的档案服务人才队伍，档案信息资源管理工作难以得到有效开展。第二，档案部门和工作人员缺乏创新意识，专业能力有待提升。“互联网+”时代下，档案管理工作模式脱节、传播途径传统，使得档案资源档案知识受众面窄。同时档案信息资源管理服务人员缺少扎实的专业知识，档案管理工作思维方式不能及时转变，档案管理工作理念没有创新，直接制约了档案部门积极参与智慧校园建设，难以发挥档案工作在其中的作用。第三，档案资源缺乏开发利用，编研工作有待推进。学校层面缺乏考核机制，档案工作人员只满足于存档查档工作现状，工作思路停滞不前。此外，档案人员编研工作意识淡薄，忽视了编研成果产生的效益，缺乏对自身工作价值的认识。第四，档案部门对档案信息资源管理的推动力度不大，工作人员职责模糊。档案工作服务于全校各项工作，特别是育人、学科建设及校园文化建设方面，而目前学校对档案部门缺乏总体的任务安排，档案部门在这方面的职能比较模糊，工作开展中仅是提供信息，还是融入知识管理更加深入开展、具体负责，都没有界定清晰。同时，从档案部门自身来讲，在档案信息资源的开发利用环节，缺乏积极主动性，未深入挖掘档案价值服务学校中心工作开展。面向智慧校园建设的档案信息资源建设，应积极调研师生需求，针对性收集相关教学科研资源，推送健康向上的校园文化资源，深入思考如何充分发挥档案价值。而当下的高校档案工作人员缺乏以上认知。
三、高校档案信息资源管理工作对策研究
1.重塑档案信息资源管理工作内涵
档案信息资源管理是指对档案信息资源的收集、整理、归档、开发利用各个环节进行科学合理的管理。面向智慧校园建设，档案部门应更新服务理念，拓宽服务内容，主动提供以下三大服务。一是提供数据服务。数字化档案资源是智慧校园的基础数据来源，学校档案部门应积极回应智慧校园建设对数字化档案资源的需求，不断加强档案资源数字化建设。具体表现为，在数据资源形式上，应注重在智慧校园建设初期就参与其中，选择相适应的档案管理软件，提供符合智慧校园数据统一标准的档案数据资源。在数据资源内容上，应紧紧围绕智慧校园建设需要，主动提供合适的、丰富的相关资源，例如档案部门掌握着学校办学历史图文、大型活动集锦、教学及科研活动汇编、学校文化建设素材等，这些信息资源若能融入全校师生教育教学的智慧校园建设项目中，如信息化课堂教学、主题教育等，将能够积极发挥其作用。二是提供知识服务。档案知识管理是在档案信息化管理趋于成熟的情况下形成的档案管理模式。随着大众对精神生活产生的更高追求，“历史”的知识、“尘封”的档案成为人们新的兴趣点，目前已有众多学者提出档案部门应该重视档案知识管理的研究与实践，这就要求档案工作者拓展服务方式，除日常查询、存档等服务之外，深入挖掘档案价值，最大化利用编研成果，努力提供知识服务，发挥档案育人功能，服务智慧校园建设和学校立德树人工作。例如，在学生管理平台建设中，档案部门可以向信息中心提供学生学习相关管理规定、比赛活动通知、学校荣誉宣传、校史校友专题宣传、校园文化溯源等文件资料，丰富学生的精神生活。三是提供决策服务。档案部门在智慧校园建设中，除了提出数据服务和知识服务之外，还应做好智慧校园建设过程档案的收集及归档［5］，这有利于智慧校园建设项目参与者总结实践经验和教训，不断优化平台建设。
2.构建档案信息资源体系
教育信息化2.0时代下，智慧校园的建设促使档案部门将档案馆职能从原始的档案保管者、查询者转变为学校管理参与者、学科建设与人才培养支持者、档案资源库构建者和校园文化传承者，这就要求形成更加完备的档案信息资源体系。档案信息资源建设主要包括以下四个方面：第一，规范管理档案信息资源，使得档案资源数据库标准化，也就是对数字档案的格式、链接等统一标准处理，保证与智慧校园系统兼容，这是档案数字化建设的基础。第二，广泛开展档案信息资源收集工作。充分利用“互联网+”大数据环境，借助互联网、微媒体等主动收集有助于学校工作开展的信息资源。此外，本单位的电子档案归档要遵循资料的完整性，目前大多数单位忽视了定稿前反复修改的过程档案的归档，这部分档案恰好是宝贵的经验总结。第三，加强特色档案资源建设。例如学校的建设发展档案、校史、校友档案、大型活动档案等具有学校特色的档案资源，对提升学校文化内涵和社会影响力、推动学科建设能起到积极的作用。再如，在中国特色高水平高职院校建设申报中，特色学科建设情况是申报成功与否的重要指标，在支撑材料准备上，某高职院档案部门通过所建立的特色学科资源库（图1）搜集整合学科相关信息，发挥了重要的作用。第四，探索信息资源共享机制。大数据时代，档案部门不仅要立足本校馆藏优势，更要突破界限，联合构建互联互通、共治共享的高校档案信息资源库。利用大数据技术，为各校师生提供丰富的教育教学、科研文化等资源，实现从“专用资源服务”向“大资源服务”的升华，构建人人皆学、处处能学、时时可学的智能化学习环境。这也是促进教育公平的有效手段［6］。
3.不断推动“互联网+”新思维与档案信息资源管理工作的融合创新
“互联网+档案”工作模式，体现了档案的收集、宣传、利用方式的变革。微信、微博等微媒体技术不仅为智慧校园建设提供支持，同时也拓宽了档案收集面及档案文化传播途径［7］。智慧校园建设的目的是为了师生工作、学习、生活高效便捷，档案部门可以借助智慧校园创建档案查询平台，使档案信息查询、传递、接收等全过程“一站式办理”。此外，在档案信息资源宣传上，创办微信公众号，利用微信传播面广吸收快的特点，将档案信息资源以碎片化、新颖化的形式定期传播给学生。档案部门也可以通过网络举办档案活动，比如，在“6·9”国际档案日或校庆日等特殊节日，联合学生管理部门，通过平台举办档案知识小竞赛、珍贵历史资料展等活动，扩大档案知识宣传。
4.培养高水平档案专业人才队伍
作为提供基础信息资源的档案部门，应该努力打造高素质的人才队伍以适应新时期智慧校园建设的发展需要。高校档案工作者除熟练做好基本的档案归档之外，还应提升以下三方面能力：一是专业能力。档案的深入管理要求档案人员具备专业敏锐力，捕捉档案资源的价值，并能有效地为学校工作开展带来帮助。此外，档案的信息化管理及网络宣传时代下，档案人员还应具有一定的信息技术处理能力。二是研究能力。高校档案承载着学校发展的光辉历程和学校的办学特色，对学校开展各项工作有一定的启示。例如，学校建校史能激励学生艰苦奋斗、杰出校友的榜样力量引导学生积极向上、特色专业档案资源指导教学更加优化。档案人员应该提高研究能力，充分挖掘史料价值，发挥档案育人功能，编研教学、科研等特色资料，为学科等主题建设做支撑。三是服务能力。档案人员要有服务意识，发扬奉献精神，主动围绕学校中心工作，立足岗位服务。特别是在智慧校园建设过程中，档案部门需要配合做好大量基础工作，同时也要做好建设过程的资料收集。此外，还应该主动走进学生管理，真正了解学生需求，制定出个性化的网站设计和档案信息资源推送方式，更好地服务师生。
5.加强制度保障
智慧档案管理范文8
关键词：档案管理；水利；信息化
水利档案管理工作是水利基础工作的重要组成部分，水利档案管理信息化是水利信息化建设的重要环节。随着计算机、互联网、信息技术的发展，城市大脑、智慧水利等水利信息化系统平台逐步建立并日趋成熟，将原有水利档案资料加以整合利用，形成大数据信息，同时建立一个从档案形成到档案管理再到档案利用全流程的档案管理信息系统，持续稳定地为城市大脑、智慧水利平台提供水利信息资源，为领导层面和管理单位决策及运行管理提供参考，为公众提供高效的水利信息服务，这是新时代水利档案管理的使命，也是水利档案信息化的重大意义所在。
1水利档案信息化建设的必要性
1.1水利档案信息化建设是档案管理提档升级的需要
传统的水利档案管理在收集归档、保管利用及数字化方面存在一些弊端。在档案收集归档方面还不够完整规范，因为传统档案大多数是纸质成果，尤其是水利建设工程文件资料，收集归档周期相对较长，有的归档材料形成单位为了方便利用，自行保存，时间一久，忘记归档，导致档案收集归档不齐全。在保管方面，传统档案容易损坏，存储占地面积较大，对防火、防盗、防潮、防虫、防霉等要求较高。在查询检索方面，传统档案查全率和查准率较低，查询速度慢、效率低，数据整合分析则更是难上加难。在借阅使用方面，频繁的借阅导致档案原件损毁，有的单位管理制度不严，档案借出后未及时归还，造成档案资料的遗失。这些问题严重影响了档案管理工作，必须开展档案数字化信息化建设，对档案管理工作进行提档升级［1］。
1.2水利档案信息化建设是新时代水利信息化的需要
新时代水利工作已经发生了很大的变化，已经逐步从工程水利向生态水利转变，从粗放管理向严格管理转变，从局部治理向系统治理转变，新的大的水利工作格局已经形成，系统思维和统筹规划加速了水利信息化进程。以卫星遥感、视频采集、人工智能、物联网、大数据等先进技术手段为依托的水利水务应用系统和管理平台应运而生，如长春市的河长APP已在河湖长制工作中使用，城市大脑、智慧水利平台也提上了日程。这些水利信息化的产物以先进技术为依托，以基础数据库为支撑，信息需求量庞大，而这些基本数据信息多来源于现有的水利档案，水利档案信息化建设及档案资源整合开发迫在眉睫。
1.3档案信息化建设是新时代转换档案管理模式的需要
随着时代的进步和科技的发展，信息化建设进程日益加快，各行各业开始借用互联网时代优势开展大数据分析，传统的人工形式档案管理模式已经不能适应时展的需要。在信息时代，信息是战略资源，无论是在政治、经济还是科技、文化领域，无论是处于工业、农业还是商业等行业，无论是机关、事业单位还是企业，信息化建设都是管理和发展的基础，对基础信息、行业信息以及日常管理信息进行收集处理、整合分析，从而形成本单位的档案信息资源库，是一项十分重要的战略举措，必须实行的新的档案管理模式。
2水利档案信息化建设对策
2.1完善档案信息化基础设施
按照档案信息化要求，完善档案信息基础设施，具备条件或规模较大的单位可新建档案室，购置档案专用设备，对档案库房内所有设备进行一体化智能化管理，对档案库房内所有实体档案进行日常智能化、安全化管理，实现“人防、技防、物防”相结合。水利管理单位多数处于基层，受规模和资金影响较大，可对原有的档案室进行必要改造，按照信息化要求重新调配分区，增加中心机房，扩大管理区域，使档案管理工作适应信息化管理需要。配齐档案信息化所需的专用设备，包括高性能服务器、专用计算机、高速扫描仪、多功能复制机等，架构局域网，安装网络安全、信息安全的软硬件设施。
2.2应用档案信息化管理系统
按照档案信息化的要求使用档案管理系统，具备条件的可根据自身需要定制开发档案管理系统，在档案管理系统之下，集文书档案管理系统、人事档案管理系统、会计档案管理系统、合同档案管理系统、工程项目档案管理系统、智慧档案室、信息资源库于一体，并使之与单位OA办公系统安全连接，使档案收集、整理、检索、利用更加自动化、智能化，在省时省力的同时，形成标准相对统一的电子文档，纸质档案与电子档案同步形成，实现双载体归档，促进档案的标准化和完整性。如果受资金影响，至少应引进简单的档案管理系统，实现档案管理检索利用的自动化，定期对档案进行数字化处理，实行纸质和电子双载体归档。条件具备的，可探索电子档案单套制归档管理。
2.3建立档案信息资源数据库
水利管理单位的档案记载了水利工程建设、水利调度运行、组织机构沿革和日常管理全过程。可以为水利工程后续的调度运行和日常管理提供科学依据，是珍贵的数据资源。以石头口门水库为例，档案资源包括工程技术档案、文书档案、会计档案、人事档案等部分，是庞大的数据资源库。石头口门水库后期的除险加固、兴利增容、水源地治理等都是以建库档案资料为依据进行规划设计的；而每年的防汛工作，则是以水文档案资料和调度资料为基础和依据，科学进行汛情分析、来水预测和库容管理调度的。因此，做好这些档案资源的保护和利用十分重要。对这些资源进行信息化处理，有利于其长久保存和高效利用。水利管理单位可以通过高速扫描仪、多功能复制机等专用设备对档案进行数字化处理，科学进行分类整理，形成有序的水利信息资源数据库，方便管理、查找和分析利用。
2.4完善档案信息化工作体系
应健全完善档案管理组织体系，规模较大的水利管理单位应建立与信息化发展需求相匹配的档案管理组织体系，设立档案管理处（室），配备3名左右的专职档案管理人员，细化分工、落实责任，定期对档案管理人员进行信息化技术培训；有条件和工作需要的，还应配备信息系统专业的技术人员，负责单位信息系统维护和技术设备维修。应健全完善档案信息化管理制度，根据《中华人民共和国档案法》和《电子文件归档及电子档案管理规范》，以及档案管理部门的要求，完善档案管理各环节工作制度，进一步明确档案收集整理的范围时限、立卷归档的标准要求、存储保管的注意事项、借阅审批的程序流程、信息安全管理制度；应建立信息化管理标准，包括数字档案信息的采集与存储标准，档案信息管理软件标准，档案信息安全标准等，这是档案信息化建设的制度规范保障［2］。应进一步规范水利行业档案管理，按照《水利基本建设项目（工程）档案资料管理规定》《吉林省水利水电建设工程档案资料管理规定》等，建立水利工程档案资料收集、整理、归档的标准及流程，全面地对水利工程各个阶段的文件资料进行收集归档，规范整理，形成涵盖水利建设全过程的完整准确的档案资料。
3水利档案信息化应注意的几个问题
3.1水利档案信息化与智慧水利
目前，长春市已经启动智慧水利平台建设，前期数据收集准备正在进行当中，最准确最完整的数据一定是来源于水利档案，馆（室）藏档案的数字化、实时档案的数字化，将是一个重要的课题，需要得到各级水利主管部门和基层水利单位的广泛关注。
3.2水利档案信息化与信息公开
水利档案信息化是水利信息共享和利用的基础。既要实现信息资源的共享，又要保证信息资源的安全。可以使用内网技术、资源权限设定等办法，实现内部信息共享和部门信息分享，以利于更好地协同配合；可通过智慧水利等平台对部分信息资源进行公开，为公众服务。
3.3水利档案信息化与信息安全
综合考虑档案信息的保密性和安全性，需要提高软件的防盗功能，避免系统漏洞，引进先进的数据分析软件和登记软件，提高存储机构的信息保密度［3］。同时，加强档案人员的保密工作培训，制定实施严格的保密制度，增设信息安全设备，确保水利档案信息安全。随着信息技术的发展，传统的档案管理已不能满足水利信息化和时展的需要。水利管理单位应根据自身情况和形势发展需要，进行档案信息化建设，完善档案信息化基础设施，应用档案信息化管理系统，建立档案信息资源数据库，完善档案信息化工作体系，协调好水利档案信息化与智慧水利、信息公开、信息安全的关系，充分发挥水利档案的重要作用，更好地为水利建设管理和经济社会发展服务。
参考文献：
［1］李春竹.浅议企业纸质档案管理存在的问题及对策［J］.兰台世界，2013（S1）.
［2］齐晓磊.论加强水利档案管理信息化建设的措施［J］.卷宗，2016（11）.
