智慧城市城建档案利用优化浅析

2022-09-21 16:46:31 来源:写作指导

摘要:本文从城市化进程中城建档案利用存在的问题分析入手,探讨基于智慧城市的发展视角下,城建档案如何优化利用的改进计划,旨在提升城建档案的服务利用能力,为城建档案的利用发展提供参考性建议。

关键词:智慧城市;城建档案;档案利用;优化研究

作为城市建设、发展过程中的原始记录,城建档案不仅为城市发展规划保管和提供了历史实践经验,更在土地产权划分、建筑评定、建筑事故定责等方面发挥着原始凭证的重要作用。城建档案也是城市记忆、城市历史与文化的聚合体,在科学教育领域、青少年和公众的爱国教育方面发挥着独特的文化阵地的作用,更是一座城市塑造城市名片与形象的重要突破口。过去二十年是我国城镇化高速发展的黄金期,不断更新的城市基础设施使城市建设工程相关的资料呈爆发式增长,大型工程、超级工程综合体越来越多,城建档案所涉及的行业门类也日益复杂;而城市管理者在面对经济产业发展、城市人口增长、公共服务需求倍增的情况下,也迫切需要从城建档案的历史资料中吸取经验与教训,少走弯路。城建档案管理的目的是将城市建设过程中形成的资料进行科学有效归集与保管,并借助信息技术工具、档案工作人员的智力对城建档案进行编研与提供利用服务,并转化成有价值的信息资源,以史料、年鉴、地方志、汇编等多样化的形式为城市建设、经济发展提供知识价值与决策建议参考。数据时代是知识为王,网络时代是共享至上的时代,在两股时代洪流的共同交织下,一种基于数字城市、智能城市概念之上的新理念智慧城市应运而生。目前,档案学界对智慧城市还没有达成理论上的共识结论,但从其他行业的认识与实践来看,智慧城市是利用现代信息技术对档案数据进行的加工、共享,并使其具备主动感知城市的运行状态的能力,对城市管理中的风险能够做出提前预判,最终实现城市运行与管理的智能化,提高城市居民生活的幸福感与满足感,从而实现社会全面可持续发展的目标。智慧城市理念所带来的时代诉求让城建档案机构在履行档案资料收集、存储、保管的基本功能与行政职能外,更要跟随服务性政府的步伐,接纳新的先进理念和技术工具,来拓展和优化其社会公共服务功能。

一、城建档案管理利用的现状

城市化进程带来的深刻变化为城建档案工作带来新的巨大负荷与挑战,无论是城建档案日常管理工作量还是服务效率与服务满意度上,都很难跟上城市化快速发展期的政府机构、社会组织、普通群众诉求的更新与变化,这种发展节奏的不对等矛盾为城建档案的管理与利用带来了诸多新的问题。第一,城建档案利用率不足。除特大城市外,大多数的地方城市没有足够的财力、人力去支持城建档案资料的价值开发,日常的城建档案管理工作仅停留在收集、归档、保管上,而对城建档案的利用主要停留在查阅和展览层面上,很少有深度加工与编研的投入,城建档案“只编不研、只存不用”的问题普遍存在。此外,由于部分城建档案涉密的要求规范以及激励考核制度的缺乏,相关工作人员对档案信息进行数据开发与共享存在比较隐蔽的抵触状态,由于缺乏系统化的工作流程,导致档案收集不完整、档案损坏、档案资料更新缓慢等问题,令城建档案的利用服务效果大打折扣。第二,城建档案成果价值较低。从档案利用的深度来看,城建档案的编研仅限于档案的分类、聚合还有展览等功能上,至于档案电子化进程后,并没有借助大数据、云计算等先进的信息技术工具进行档案信息的挖掘工作,档案本身的数据价值与知识价值仍是尚待开发的沃土,而这些城建档案在服务城市建设与发展上虽具有一定的贡献,但与其内涵的价值相比,创造的价值量仍比较小,因此得不到各部门的重视与开发。第三,跨部门融合度不高。城市建设作为庞大的工程,涉及到的政府职能部门较多,对城市规划建设进行决策也会涉及到跨部门的讨论。然而,真实的情况是城建档案在档案信息化中犹如信息孤岛,信息在城建部门内部单向流动且相对封闭,与图书、医疗等领域档案信息以及政府方面的档案信息化进程和成果显得差距甚大,这些部门都是现代城市治理过程中的重要一环,应加强沟通与开放共享,共同服务于城市建设。在电子政务推动下,公共服务部门信息资源共享与业务协同有了统一的运行平台、目录规则与协作机制,但城建档案在核心的编目规则、著录要求、分类条件上是独立自主的档案体系规则,与电子政务的相关机制规则是两套完全独立的体系,在电子政务共享平台上的信息资源融合率并不好。因此,有必要对城建档案进行二次开发和转码工作,这样才能融入电子政务的共享平台。第四,软硬件技术支撑不够。过去十年,纸质档案向电子档案的升级是城建管理档案的一次质变,计算机、网络技术也极大改善了服务质量、提升了工作效率,但采购的软硬件系统缺乏良好的运行与管理机制,存在闲置和重复建设等问题。而对大数据、云计算、物联网、人工智能等新技术的采购,也常常滞后于市场化需求,采购的软硬件刚上线没多久就面临技术升级或淘汰的风险,或者采购回来后发现与实际业务流程不太相符,功能用不上。在软硬件技术上,无论是自建还是外购都存在缺乏顶层设计、技术设备盲目上马、缺乏专业运维与管理的支持等多方面的问题。第五,人员队伍严重不足。专业的城建档案管理人员和团队是城建档案价值发现的前提和基础,而各地城建管理部门中,相关人员的年龄、知识结构与技能水平明显不足,专业技能落后亟待更新和提高。在思想意识上,对待新的技术工具,不愿意或不想接受思想普遍。此外,身兼多职或者一人多岗的情况也制约了档案管理与利用效果,城建档案管理队伍的专业化水平与时展、用户诉求之间存在巨大的鸿沟。第六,制度建设不足。城建档案信息中涉及到大量的产权、商业、审批等政府关键信息,出于对信息安全的考虑,城建档案有一定的涉密保护制度,因此相对封闭。而对于共享政策法规上,由于隶属不同的管理部门,传统的档案机构很难进行档案业务指导,导致在城建档案管理的法律法规上,缺乏统筹性的法律法规来指导地方部门规章制度,这也给城建档案的发展带来了困扰。此外,从传统模式来讲,城建档案是一项被动的服务职能,在外部需求或者任务指派的情况下,才会形成提供利用的服务,这种模式下,城建档案工作人员缺乏有效的激励制度和奖惩制度,导致工作的积极性和主动性不足。

二、智慧城市对城建档案的重要性

智慧城市是人类进入信息时代和信息社会后发展的必然产物,以信息技术为核心的智慧城市建设已经成为城市发展模式的范本目标。在《国家新型城镇化规划(2014-2020)》中已经明确了智慧城市建设的总体目标,而在智慧城市的建设过程中,城建档案是贯穿始终的真实原始记录,是城市建设的见证者、数据集成者,也是构建智慧城市大数据中心的基础数据来源。智慧城市本身也是城市治理的智慧化和信息化,其特征可以总结为主动智能感知、网络互联共享、技术装备智能化、全员参与四个方面,共享与共建是智慧城市的前提与基础,智能化则是智慧城市的呈现形态。在智慧城市形态特征的要求下,城建档案的编研与管理呈现出数据化、知识化、开放共享、用户需求为导向等新特征,档案利用服务的对象也扩大到全社会和全体民众。城建档案不在拘泥于“凭证”这一点上,作为档案信息,其核心价值在于通过档案利用发挥凭证价值、参考价值、知识价值和文化价值。因此,可以将城建档案的公共服务功能集中概括为:城市历史文化记忆、城建信息知识服务、科教宣传、业务与专业技能培训及指导与休闲娱乐五大方面。从以上几个方向入手,城建档案将会成为智慧城市提供公共服务的一个窗口,针对城市建设中某一领域的问题探讨,城建档案数据库能够提供海量、真实的数据资料来促使跨部门间的讨论、协作和融合。因此,智慧城市形态要求城建档案的管理部门必须基于新的环境扩大相关档案信息资源收集、归档的范围,充实并加强相关部门的专业能力与服务意识,优化其城建档案的利用服务能力。

三、基于智慧城市的城建档案利用优化建议

智慧城市是现代城市发展生态的一个具体形态目标,与其说是一套不断更新的城市运营与管理体系,不如将其视为一套全新的认知理念,这种理念是对城市公共服务体系的一次全新升华。城建档案在这个新生态中得到数据价值重估的发展,而要想跟上智慧城市建设发展的步伐,城建档案的服务利用必须从“以藏为主”向“藏用结合、以用为主”的目标转变,更需要从以下几方面进行优化和改变: 

(一)加强基础制度建设

制度建设的目标是引导城建档案从文稿管理向数据管理、知识管理服务转型,而顶层制度建设是保障这个系统和管理机制高效运作的前提条件。对于档案涉密问题,可以制定详细的解密规则或数据分类分层规则,在保密大前提下,尽可能加快城建档案资源的开放与共享。此外,重点要自上而下制定统筹、纲领性的城建档案法律法规,使机构的组织变革、技术与服务进步有法可依,有明确的目标和方向。在具体的工作环节上,要制定详细的细则,确保工作流程的标准化。此外,城建档案利用过程也要有对应的奖励和惩罚机制,适当的激励是推动工作向前的催化器,而严格的惩罚也是保证工作严肃性和合规性的重要条件。

(二)创新档案服务模式

城建档案的服务职能应由任务、职能导向转变为用户需求导向,从提供档案信息来供用户查阅使用到主动调研用户需求,并根据用户需求针对性地进行档案编研开发,从而提供优质的档案咨询与利用服务。首先,档案服务机制要主动前置。城建档案部门要通过跨部门的沟通与公众意见征集等形式,主动地向社会了解城建档案的需求倾向与内容偏好,集中人员力量优先开发那些需求迫切的、特定内容需求集中的、与智慧城市建设密切相关的城建主题档案。其次,要建立资政服务的理念与机制。无论是城市更新还是智慧城市模式的建设,全国各个城市的进度都有先有后、有快有慢,而城市建制的不同也使其城建档案的积累量级也会有所不同。但针对不同阶段的城市规划、建设、管理的规律性、经验总结,可以通过参考咨询的形式向其他城市进行分享,这样就可以减少其他城市在建设中的资源浪费,重复建设的问题,也避免走弯路,实现“先建带动后建”的经验复制模式。最后,要千方百计丰富档案利用的形式。现有的城建档案服务方式主要是查阅、借出、复制、展览几种类别,互联网技术使部分服务能以互联网平台为载体进行。因此,城建档案工作也要迎合用户使用习惯的改变,加大重视力度,把微信公众号、小程序、APP等功能集成于地方政务平台内,从而达到方便用户申请预约的目的,千方百计丰富档案利用的形式。

(三)加快推动技术革新

技术革新主要从城建档案数据库建设与利用元数据技术解决档案数据标准两方面入手。基于城市化进程产生的海量城建档案数据,不仅要尽快实现档案数字化的全覆盖,更需要建立垂直一体化的信息管理系统,来实现对档案数据的有效保管与利用。在此基础上,还可以针对不同的需求来分门别类建立主题数据库,对于基建、市政、文化等公共基础设施建设的专项议题提供海量信息数据参考。元数据技术有助于档案数据识别、价值挖掘。通过元数据管理来解决档案数据的标准格式问题和跨部门的数据标准一致性问题,方便编目、检索以及可视化工作,为跨部门数据共享服务和智慧城市建设提供支持。同时元数据技术也使档案数据系统的拓展性和兼容性大大加强,未来能够与电子政府系统或其他系统快速对接端口,从而实现复数效应的开发与利用。

(四)加强档案人才队伍建设

智慧城市和数据城市重新定义了档案机构的服务价值,为城建档案管理机构的变革创造了历史性机遇,相关人员要自上而下必须意识到机会的来临。首当其冲的就是要树立主体责任意识与服务意识,坚决治理“庸政、懒政、散政”的行为,从管理机制、激励机制、问责机制三方面提升城建档案工作人员的工作积极性、责任感和服务意识。要加大专业档案人才的引进力度,专人专岗办专业事,对现有的工作人员要加强技能培训,特别是档案数据处理能力与分析能力。还要积极与专业档案管理机构等社会组织进行沟通、互访,通过“引进来、走出去”的模式来加强跨部门、校企间专家学者的交流与合作,增强产业观念,形成以“容易找、方便用”为城建档案服务目标。

(五)加强跨部门协同作业

智慧城市建设不仅需要公共服务部门信息资源的共享,更需要跨部门间建立协作机制。共享不仅发掘了档案信息资源的价值,更方便了服务与利用,而跨部门协作是确保规划落实和日常事务协调管理的必由之路。智慧城市建设是一项复杂的系统工程,城建档案与其它部门一样是必不可少的环节,要想实现整体的有效运作,就必须保证各个环节之间是通畅无阻,连接有效的。为了达到这一目标,就需要涉及到城建档案工作的各部门加强协同办公与沟通的能力,通过跨部门齐心协力,才能实现这一宏大的发展愿景。总之,智慧城市的理念是根植于大数据时代背景的,不仅是一种技术与管理模式的革新,更是档案服务理念的一次升级,对于提升城市管理效率,城建档案服务水平的提升有极大帮助。在新时代背景下,城建档案部门也面临组织变革、服务变革的重大历史机遇,而要把握住这个机遇,不仅需要科学规划、制度保障、技术升级、专业人员更新,更需要在财力物力上给予充足的保障供应,集合上述努力才能确保城建档案利用优化,从而实现智慧城市的建设目标。

[参考文献]

[1]林周聪.城建档案在城市建设和治理中的作用.[D].南昌大学,2020.

[2]蒋蓉.城建档案在智慧城市建设中的重要作用.[J].中国档案,2018(10).

[3]郭爱艳.大数据背景下城建档案编研与开发探索.[J].档案学研究,2017(02).

[4]谢军.论“智慧城市”下城建档案馆的信息化建设.[J].工程与建设,2013(05).

作者:高海宏 单位:长春市九台区住房和城乡建设局