智慧城市下城建档案数字化建设浅析

2022-09-21 16:46:32 来源:写作指导

摘要:本文论述了以“智慧城市”为应用场景,探索城建档案的数字化转型之路具有现实急迫性。提出智慧城市背景下,城建档案的数字化建设可以尝试建设智慧城建档案馆、引入政务云服务、构筑档案需求算力资源池、开发基于互联网的终端查询利用平台等途径。

关键词:智慧城市;城建档案;数字化建设;智慧档案

改革开放以来,我国城市化的发展进程先后经过了一个从规模型向内涵型转型、从传统要素驱动型向创新型要素驱动型的转型发展过程。“智慧城市”作为一种以数字技术、智慧技术创新为驱动力的新型城市化路径,是一种对传统的工业化、信息化进行超越的技术形态,将极大地对城市的经济生活、社会生活、文化生活乃至政治生活等产生深远的影响。以“智慧城市”为应用场景,探索城建档案的数字化转型之路,将为城建档案的管理体系重塑提供基本的技术解决方案。

一、全面准确把握“智慧城市”的科学内涵

作为一种前瞻性的技术概念,“智慧城市”最早由美国的IBM公司于2008年提出,它指的是在城市化过程中人们基于海量信息数据及其配套的云计算、物联网、互联网、移动互联网、大数据处理技术等对城市建设、运行过程中各类主体的需求进行全面、精准计算,从而为其提供最优供给路径的一种城市建设思路。具体来看,它包括这样几个核心内涵:

(一)核心价值面向:以更好满足人民需求为中心。在后工业化社会,一流的城市需要一流的治理,一流的城市治理则意味着城市可以更高效地为人民提供优质的公共服务和公共产品。“智慧城市”作为一种新型的城市治理模式,近些年来经过概念发展的迭代更新,逐步从“概念导入期”“试点探索期”进入到了一个更为注重内涵品质提升的“统筹推进期”“集成融合期”的全新发展阶段。在部分地区开展“智慧城市”的实践案例中,一度走入或者不同程度存在着诸如“城市数字治理平台重复建设”“各版块数据无法互联互通”等突出问题,是典型的“为了数字化而数字化”,缺乏从人民群众的“数字化需求”入手重塑相关业务流程和数字供给。对此,我们必须回到“智慧城市”建设的内核上来,即坚持技术服务于人民、工具理性服务于价值理性,始终坚持“以人民为中心”的发展理念,使“智慧城市”建设牢牢坚守住人民满意的核心价值。

(二)技术属性面向:集成融合各项智慧化技术。“智慧城市”的概念从一开始产生到今天的发展创新,本质上就是一个融合不同的智慧技术进行数字孪生、信息协同、跨边界共享进而实现城市中不同主体之间实现“共有、共享、共治”目的的实践形态。2020年以来,智慧城市所具有的这种“集成融合”特点进一步被放大,虚拟现实交互技术、仿真模拟技术、智能决策技术等的参与也使得“智慧城市”的应用场景被进一步放大,人们从中可以享受到更为及时、便利、快捷的城市公共服务。

二、智慧城市发展对城建档案数字化建设提出的要求

“城建档案”指的是一个城市在发展过程中所形成的城市规划、城市建设、城市运营、城市管理、城市服务等所有历史档案资料的总和,对城市未来发展的科学决策具有极其重要的基础性价值。“智慧城市”的发展一方面既带来了城市发展方式和发展内涵的转变,另一方面也为城建档案的数字化发展提出了新的更高要求。

(一)城建档案收集必须高度信息集成化。在现代城市化进程中,城建工作是一个复杂的运行系统,涉及到多元的参与主体、多元的构成环节、多元的权责体系、多元的信息承载形式等,因此城建档案资源的生成本身就是一个非线性的过程。对此,智慧城市的最新发展理念主张通过建设“城市智慧大脑”、构建“感知一张网”,全面整合城市分散的、单独的信息系统,实现对城市数据跨领域打通、跨主体协同。因此,在智慧城市的视域下,未来城建档案必须也建立起类似的“智慧大脑”及其信息整合网络,用一种集成的、数字化的融合路径实现高质量的城建档案归集。

(二)城建档案的管理模式必须走向数字化。由于现代城市的建设周期较长,例如一条城市快速路的建设周期可能长达2-3年,一座超高层建筑的周期可能为3-5年,这种特性决定了城建档案的管理必然是一个动态调整、多主体合作、多环节先后无缝对接的过程。同时,我们所处的城市化进程、档案管理模式已经进入到了一个崭新的数字化发展阶段,城建档案资源无论是表现为规划类档案、立项类档案、决策类档案、招投标类档案、技术设计类档案、监理类档案、建设施工类档案还是表现为项目建设周期中的图片类档案、视频类档案、专利类档案、实用新型发明类档案等,在面对外部大量的档案复印、档案借阅、档案研究等需求时,只有走向数字化才能彻底满足外界大量的城建档案查询利用服务需求。

(三)城建档案开发利用必须高度智能化。城建档案的本质是城市建设过程中产生的各种知识资源的集合。如果不能将这些沉睡的知识资源转化为实实在在的价值和财富,如果不能借助于智慧化技术将城建档案的开发利用与整个城市的深度测绘、万物互联、智能学习等结合起来,那么这些以“纸质形态”存在的城建档案不仅仅是一个占地多、消耗成本多、占用人力资源多的“成本中心”,还将丧失或者说不能实现其知识价值最大化的目标。2020年初新冠病毒肺炎疫情爆发之初,武汉火神山、雷神山传染病医院之所以能够在极短的时间内建成投入使用,一个重要的技术原因是因为人们依托智慧城市相关的技术及时地将2003年“非典”时期北京小汤山医院的图纸进行了共享和优化设计。从中不难发现,城建档案与智慧城市是一个高度契合、必然融合的存在。

三、智慧城市背景下城建档案的数字化建设路径建议

在智慧城市的发展视角下,学术界近年来从“智慧型档案管理人才培养”“智慧型档案管理硬件设备投入”“档案数字化立法”“档案管理组织形态的整合”“数字化档案管理的战略规划”等不同角度提出了一些对应的建议。基于现实迫切需求,笔者认为以下几个方面的内容值得引起重视。

(一)建设智慧化城建档案馆。智慧化城建档案馆指的是依托数字化、信息化技术将传统纸质档案按照一定的技术标准和分类标准进行电子化、数字化、共享化的过程。基于智慧城市未来的演进趋势,有条件的地区和部门可以在顶层设计层面统筹建立一个总的“城建档案智慧大脑”(即数字化管理中心),然后根据城建档案所涉及的不同行业、不同主管部门、不同参与主体等,建立分支性的“数字化档案分支网络”及其对应的地下管线系统、审批管理系统、图文声像系统、门户网站管理系统、客户端管理系统等,形成“一个中心+多个网络”的集成化数字档案馆,确保云上数字化档案归集与线下纸质档案归集的同步化。

(二)引入政务云服务,构筑档案需求算力资源池。在当前发展阶段,“智慧城市”之所以能够从“认知智慧”到“决策智慧”“行动智慧”进行转变,一个重要的原因是形成了比较成熟的政务云服务。政务云依托海量的历史数据资源、实时动态传输资源等,对特定的政务需求等作出精准的预测。例如,以城建档案的共享、开发为例,当智慧化城建档案馆建设起来之后,如何根据档案需求者的需求匹配、调度档案资源就成为一个现实的问题。对此,可以引入政务云服务,通过异构算力资源,借助于类似于算力共享、算力虚拟等技术手段,精准计算出城建档案资源的需求,从而可以帮助城建档案管理者针对这些热点需求、重点需求开展全价值链的档案资源管理,确保在有限的人力、物力等资源条件下使城建档案资源的价值最大化。

(三)开发基于互联网的终端查询利用平台。城建档案智慧化发展的重点是“需求侧”,即根据档案需求者的需求进行及时、快速、全面、准确的档案知识资源服务供给。例如,围绕特定的城建项目召开调度会、协调会或者向上级领导、主管部门等汇报工作时,可以根据工作需要随时调取出特定的档案资源。传统的管理模式下只能依靠“人工记忆判断”或者一定的“电子目录搜索”等锁定档案,然后再去进行调取、审批等。这样的工作模式和工作效率比较低,已经与“智慧城市”时代下城建工作、城建档案管理工作不相适应。对此,可以开发出基于“数字化城建档案馆”的互联网终端查询利用平台,档案需求者可以“让数据多跑路,群众少跑腿”,只需要一个终端APP入口即可完成调取(借阅)档案资源的所有手续,并能在终端上获取到该份档案资源的内容。

(四)促进公共体系与城建档案系统高效对接。在智慧城市的发展趋势下,要想实现城建档案服务的数字化,相关部门必须促进城市公共体系与城建档案系统的无缝对接。纵观目前城建档案系统与城市公共体系关联度,两者之间没有形成有效的对接,或者说没有全面的对接,只是在某些基础性领域的信息资源输送方面有一定的合作,但深度和广度都不够,更不具备应有的效率。这就要求相关部门围绕智慧城市建设的总体目标,根据城市公共体系信息数据以及城建档案信息资源实施有效梳理,在确保相关规范和标准基本一致的情况下,进行城建档案系统和城市公共系统在硬件和软件方面的结合,探索出两个系统间更广泛的关联点,促进彼此关联点模块可以有效对接,形成关联模块共享共建的态势,最终提升两个系统间信息资源传输和共享的效率,加快城建档案数字化的进程。

(五)档案服务体系建立力求与智慧城市建设相匹配。在智慧城市建设全面推进的大环境下,城建档案数字化建设必须建设相对应的服务体系。基于此,城建档案数字化的服务体系必须与智慧城市建设的大目标和整体计划相匹配。以此为前提制定针对性的建设措施,力求吸引各种意向性强的社会力量和资源,构架兼容、开放的大平台,采纳诸多有价值的社会建议和意见,全面而深度地了解各个领域对城建档案服务职能的要求。以此为依据构建能够满足不同社会需求的城建档案服务体系,并通过对数字化的深度应用为用户提供更优质的服务。与此同时,随着5G技术的成熟和应用,对信息处理的方式和提供服务的方式都在发生变化,因此城建档案针对社会民众的服务,有必要向开放型和智慧型信息服务的方向发展,这也是城建档案数字化建设的重要举措。所以,构建与智慧城市体系相匹配的城建档案服务体系,还需要从以下两个方面提升服务质量:第一,通过对智慧城市建设趋势进行深入研究,全面了解各个领域对城建档案服务的不同需求,利用对社会需求的总结,促进城建档案信息资源的有效整合,最大限度拓展城建档案服务的领域;第二,要想提升城建档案管理的服务质量,就要不断地对自身服务理念进行更新,通过数字化的优势提供更精细的档案服务内容,架构其大数据平台依托下的线上线下融合的服务模式,整体提升服务水平。

(六)结合数字化建设加强信息资源收集。智慧城市建设当然需要各类信息资源的支撑,特别是对城建档案信息的需求特别突出。因此,相关部门必须利用数字化建设的契机加强信息资源收集工作,为城市发展提供更多、更有价值的城建档案资料。在具体实施上,城建档案信息资源的收集首先要建设基础的数据库,特别是要加快电子文件平台的建设步伐,具备完善的交互功能,同时通过大数据技术提升信息资源收集的效率,借助不同的储存技术实现数据库的构建,具体内容包括CAD文件数据库、声像档案数据库以及市政地下管线数据库等,同时根据智慧城市建设的要求不断更新动态,逐步完善档案数据库的服务职能。另外,完成前期的不同类型的基础数据库构建后,还要考虑城建档案信息的实际状况,对城市建设进行有机协调,建立以数字化为依托的规范、一致的档案目录检索标准,为后续的档案信息资源广泛应用创造条件。 

(七)以智慧城市建设为核心确立档案数字化标准。随着5G技术的应用,各个领域的数字化建设必将呈现便捷化、规范化、标准化的趋势。在智慧城市建设的大背景下,城建档案数字化建设必须以智慧城市建设的整体要求为核心,确立相适应的档案数字化建设的新标准,以此促进城建档案数字化建设标准性和规范化,有效杜绝因为标准不统一而削弱城建档案的服务职能现象的发生。纵观未来的发展趋势,服务智慧城市建设是城建档案数字化建设的主要方向,在此前提下完善和确立城建档案数字化的标准和规范,并能够确保按照确定的规范和标准开展工作,真正形成完全统一的与城建档案相匹配的工作模式和处理规范,让城建档案管理工作在高度协调的标准下进行,实现档案管理工作的规范化。

(八)以档案意识培训档案管理队伍。在城建档案数字化建设中,档案管理人员是直接的参与者和执行者,因此,档案管理团队的综合素质的高低是数字化建设成果大小的关键因素。所以,城建档案的管理层必须注重现有档案管理人员的培训和教育,全面分析本单位的档案管理团队的实际状况,真正掌握管理人才的业务能力、知识结构、信息素养,利用多种多样的培训方式提升管理人员的综合素质。例如,线上培训、专家讲座、高校委培等。另外,培训的内容不仅局限在城建档案数字化管理知识上,还要对智慧城市建设方面的动态进行有针对性地培训,切实提升管理团队的综合素质。与此同时,为了有效发挥管理团队的工作积极性,必须建立城建档案管理人员的选拔制度,结合本部门的具体情况、岗位特点建立系统、完善的考评机制和晋升机制,营造公平合理的工作环境,激发管理人员的主观能动性。

[参考文献]

[1]王清华.打通信息壁垒,推动城建档案信息数据融合[J].城建档案,2021(08).

[2]车婷婷.“数字中国数字中国”布局下我国城建档案馆数字化转型之思考[J].档案建设,2020(02).

作者:王凯 单位:珠海市城市建设档案馆