智慧城市下城建档案管理工作优化

2022-09-21 16:46:32 来源:写作指导

摘要:本文从城建档案管理工作重要性角度出发,总结城建档案管理面临的困境,提出对应优化方案,希望借助有效手段促进智慧城市的稳定进行。

关键词:管理体系;城建档案;优化措施;智慧城市

随着科技的发展,智慧型城建档案管理成为重要的研究课题,受到广泛关注。当前,不同城市间智慧型城建档案管理表现出显著的差异,不能采取“一刀切”的管理模式,而是应该以城市发展现状为基础,制定针对性的档案管理方案。另外,智慧型城建档案管理实施过程并非是任意的,必须充分考虑动态影响因素,及时收集重要的管理资料,为城市的建设发展提供理论依据。

一、智慧城市背景下城建档案管理工作的重要性

随着城镇化建设布局的不断推进,传统的城建档案管理工作,老旧思路和方法已跟不上时代的发展和城镇化建设的步伐,在不断创新的基础上,特别是智慧城市口号的提出,都要求城建档案管理工作要发展新思路、新方向,不仅是适应国家、城市发展的各项进步,最重要的是,要完善和改革智慧城市背景下城建档案管理工作的意义及价值。分析智慧城市对于城建档案管理工作的要求,主要有以下几项内容:第一,倡导智慧城市理念的发展和落实,将科技力量融入城建档案管理工作中,通过科技进步和发展解决更多的综合问题,促进城建档案管理工作达到更高的效率。例如,智慧城市中对于各项档案的存贮问题,对于当前信息的保存和对于后期数据的提取,都要有更高的要求,信息化和电子存储成为最基础的要求。第二,城建档案管理工作的发展,都需要极为细致的配套、整合和改革。自动化、信息化科技的不断更新和应用,将城建档案管理工作提炼出更高标准,在大数据的分析和影响下,通过对原有城建档案信息和数据的提取、分析、利用,更能提出对城市建设、改造等方面更为积极、实用的思路和方法,同时将城市发展的历史记录在案,对城市的后续进步及国家政策的推动给与铭记。因此,智慧城市理念促进了城建档案管理工作职能的开发,更体现了档案管理宏观意义和重要价值。近年来,我国重视城市化建设工作的开展,并取得了一定的成果。城建档案管理工作被视为城市建设的基础,需要得到高度重视。智慧化城市建设是当前研究的重要课题,其要求必须具备完善的城建管理体系,提高城市建设的速度和质量。对于智慧化城市建设来说,其融入了无尽的科技元素,从本质角度改善了档案管理效率,尤其是解决了传统档案资源丢失的问题。智慧化城市建设十分重视档案管理工作,并在网络技术和数字化技术的帮助下实现了档案资源的转换,即将传统的纸张档案转换为电子档案,如此一来,城建档案信息的储存更加便捷。目前来说,城建档案管理工作逐渐趋于完善,向着智能化和高效化的方向发展,有利于城市建设规划和施工的顺利实施。

二、当前城建档案管理工作面临的困境

(一)城建档案管理与时展脱节

科学化的城建档案管理工作为城市的发展打下基础,但是,当前却存在着显著的管理模式落后问题,制约着城市经济的提升。从本质角度来看,技术手段落后是导致城建档案管理与时展脱节的主要原因,尤其是传统档案管理手段的延续,使得管理效率不断下降,无法满足城市建设的需求。另外,部分地区不重视档案资源共享系统的建设,导致城建档案数据无法做到及时的交流,降低档案资源的实用价值。除此之外,传统的纸质城建档案管理未能进行全方位的改革,原始的文本数据经常因管理人员的失误而受损,造成珍贵的城建档案资源逐渐流失。时代的发展改变了人们的生活方式,对应的城建档案管理工作也在随着变化,但部分地区并不在意档案管理体系的建设,无法挖掘档案资源中潜在的信息,使得城建档案资源的价值无法体现、逐渐流失。

(二)城建档案信息收集工作难以开展

随着时代的发展,城建档案管理工作也在实施变革,力求实现由量到质的转变,这也是城市规划建设的重要工作。但是,城建档案管理工作的变革是一项庞大的任务,需要信息技术的支持,而海量档案信息的采集工作难以开展,这就制约了城市建设工作的进展速度。由于部分地区采取的是传统的管理方式,档案资源的载体以纸质为主,无法在短时间内完成档案信息收集工作,即使所收集的档案资源,因往往存在着数据不精确、不清楚等问题,进而无法使用。可见,导致档案资源收集工作难以开展的原因是管理模式的落后,传统的纸质载体模式弊端重重,使得城建档案管理工作的革新带来了麻烦,还需要继续完善。

(三)城建档案管理制度不完善

通过对现行城建档案管理工作的实际情况来看,档案管理人员从工作重视度及具体工作职责要求都存在一定的不足。这些不足体现在复杂的档案资料的收集和登记中,当工作人员管理意识陈旧,缺乏重视时,轻则导致档案资料的不完整、不规范,保存缺乏正规流程等;重则导致档案资料的缺失,无论对于城市发展历史的记录还是实际建设中档案的调取使用,都是无法估量的损失。智慧城市背景下的城建档案管理工作,从基础的资料整理归档,到各类档案资料的保存、维护都有相当严格的要求,对于管理工作的人才配备、技术投入、资金投入等,都有具体的流程,保证了管理工作的有序、高效开展。而对于管理人员自身,缺乏专业性及综合能力素养,更没有专业的管理团队和完善的管理制度,对档案搜集、归档、保存、使用都缺乏详细的流程和制度,也就导致管理成效低下,无法保证工作中突发问题的解决和处理。

三、智慧城市背景下城建档案管理的原则

首先,针对现行实际操作中的问题,我们要从最基础的工作中进行补充和完善,特别是从人员岗位职责和工作重视度中进行教育和学习,规范城建档案管理工作的具体步骤和内容,学习和引用新的思路、方法,体现城建档案管理工作的意义与价值。其次,在具体的档案管理工作中,要提高管理制度和工作制度的有效性,在通过详尽健全的制度的管理下,快速学习和掌握城建档案管理工作的基础及要点,积极开展调整和再教育,不断更新管理思路和方式的情况下,保障档案管理工作的准确性、真实性和使用性,提高城建档案的利用率,为城市建设提供更多的科学参考,保证关联单位和对口用户的需求。

四、智慧城市背景下城建档案管理工作改革方案

(一)重视档案管理系统的建设

智慧城市建设的灵魂是信息技术,而城建档案管理工作的革新也需要信息技术的支持,为此,相关的档案管理部门需要做的是完善管理体系,从档案管理的基础工作入手,制定合理的档案管理任务,强化档案管理的有效性和专业性。为了确保档案管理体系的正常运行,管理部门还需要对管理人员实施责任分工,尽可能细化每位管理人员的工作内容,实现管理体系的上行下效。另外,城建档案管理工作的监督不可忽视,这也是档案管理系统的重点,所以,管理部门定期对管理人员的管理工作进行检查,对不符合要求的管理人员实施处罚,对工作认真、有突出贡献的管理人员实施奖励,激发其工作热情,降低城建档案管理工作存在的风险。

(二)实现档案管理设施的优化

软硬件设备是城市建设的前提,城建档案管理工作的实施也以软硬件设备为基础。首先,促进城建档案管理工作的革新,即我们所谓的纸质管理模式向数字化管理模式的变革,这个过程需要引入专业的软硬件设备,借助信息化技术促进档案管理模式的完善。其次,实现城建档案管理与网络技术的结合,创建科学化的网络共享平台,将海量的档案资源存储于云端,这个过程则需要实施网络技术和计算机的更新换代。正是由于网络技术的引入,城建档案管理工作更加便捷,打破了地域间的档案信息传输约束,实现了档案资源的共享。最后,根据需求采购软硬件设备,管理部门要深入基层,对软硬件设备需求开展全方位的调研,掌握最基本的需求状况,从而制定采购名单,从整体角度改善管理部门的软硬件设备水平,达到设备的更新目的。

(三)全面推进城建档案工作数字化进程

1.构建城建档案的数据库。智能化档案管理数据库为云端档案资源处理带来了可能,极大程度上缓解了传统纸质档案管理带来的压力,使得城建档案管理过程极具科技特色。由于城建档案数据库存在于云端,需要信息技术和网络技术的融合,其中必不可少的会造成数据的泄漏,所以,安全问题不可忽视。城建档案数据库的建设并非是任意的,必须靠实际状况,尤其是根据发展水平控制管理规模。无论哪种形式的档案数据库,其必须在保证安全的前提下实施。数据共享是档案数据库的基本功能,其在一定程度上成为了城市建设的数据依据。2.加强城建档案网站建设。城建档案网站是一个工作平台,它不仅是对城建信息保存管理的内部平台,也是对于信息再利用的综合平台,这其中,最重要的就是部门间的相互调取和查阅。在城建档案网站的建立过程中,要纳入科学性,加入智慧城市的特色背景,通过电子档案的管理等技术,完善网站的主体及辅助功能。同时,网站的建立,还应配备反馈机制,加强用户间的联系,确保用户的使用体验得到反馈,及时调整或更改网站的管理办法或使用方法,便于档案的调取和参考,更对档案信息进行更新和维护,保证其准确性和真实性。最后,网站的建立,更多的是在于信息的传递和查阅,因此,对于信息的保护和威胁的入侵一定要做好规划和防范。通过提高一定的准入门槛,加上线上的咨询服务,确保信息的安全传递,提高网站的交互性能,保证信息的完整和安全,防范各类黑客等威胁的入侵。3.提高城建档案的利用率,满足更多城市建设和其他需要。城建档案信息服务渠道非常简单且独立,对于档案的调取和使用,在智慧城市背景下应该进行一定的科学拓宽。信息技术发展的当下,各种APP等平台的参与,可以加快对城建档案的调取和查阅,也就提高了其利用效率。其次,专业网站的建立和维护,也保证了各项城建档案数据的查询和调取,更能通过详细的搜索得到相应的大数据分析,使用者可以更为精准地得到所需信息、数据、内容及各项政策法规等。再次,对于使用频次较高的合作单位或者用户,可以设立社交软件或公众号、小程序等简易平台进行沟通和联系,方便专业数据的及时推送,更方便对于信息的查阅和具体信息的了解,提高用户的使用体验,从而提高城建档案信息的利用率,提高城建档案管理工作的效率。4.开发城建档案管理平台。一般来说,城建档案管理的重点是档案数据的处理,只有掌握了海量数据中潜在的信息,才能准确把握智慧城建的发展方向,进而制定准确的发展规划。所以,城建档案管理需要大力研发数据平台,开发高效的数据处理软件,收集各个地区的档案资源信息,形成庞大的数据库,为后续智慧城建项目的发展规划提供依据。值得注意的是,城建档案管理平台包含着复杂的信息,既有档案资源信息,又有用户使用信息,所以,用户可根据需要从数据平台中寻找所需的资源,非常便捷。城建档案管理平台还具备一定的数据推送功能,可对用户的基本需求作出判断,将相关的档案信息进行推送,此时,智慧城市建设工作将会更加高效。

(四)强化城建档案人才培养

优秀人才的培养为智慧城市建设创造了条件,合理的档案资源管理使得数据的检索和分析能力显著改善,再加上网络技术的融合,档案资源逐渐实现了共享。当前来说,城建档案管理工作的重点不再是简单的档案资源收集和整理,而是偏向于服务能力,而服务能力的提升必须以优秀人才为基础。在新时代背景下,管理部门的首要任务是培养管理人才,组织多样化的管理人员培训计划,为管理人员提供充足的实践机会,强化其档案管理能力。另外,管理部门还需要根据需求提升管理人员的入岗门槛,除了具备相关的职业证书外,还需要懂得一定的专业知识。面对时代的发展,档案管理部门还实施了针对性的岗位奖励制度,对于特殊的管理岗位增设津贴,例如管理技术研发岗位等,其目的是激发科研人员的研发热情,最大程度上完善管理系统,引导更多的管理工作者努力工作。

(五)完善管理团队

优秀的人才是智慧型城建档案管理实施的基础,所以,当前的首要任务是创建高水平的管理团队。首先,组织有效的优秀人才招聘计划,筛选符合城市建设所需求的人才,并对其实施科学化的岗位培训,最大化提高档案管理质量。人才的筛选不仅要考虑其是否具备相关的资格证书,还需要考虑其是否能处理实际问题,即筛选高质量的实践型人才。其次,实施科学化的人才培训制度。人才培训制度的开展是提高其专业水平的重要途径,也是目前不可缺少的步骤。对城建档案管理人才培训来说,其需要懂得基本的档案管理知识,并熟悉多样化的档案管理技术,尤其是学会如何独立解决档案管理过程出现的问题。最后,创建合理的城建档案管理制度。以城市发展现状为基础,向档案管理制度中引入信息化技术,并在大数据的帮助下挖掘深层次的档案管理信息,为后续档案管理制度的完善打下基础。综上所述,智慧城市建设是未来发展的主要趋势,信息技术的融入使得档案资源管理过程更加高效。为了确保智慧城市建设工作的有效推进,必须实施科学化的档案资源管理,创建合理的档案管理系统,培养和引进专业的人才,将档案资源的价值充分发挥出来。可见,智慧城市建设是一项庞大的工程,并向着智能化和信息化趋势发展,需要科研人员和技术人员的不断努力。

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作者:陈芳芳 陈仁昌 单位:潍坊医学院附属医院 潍坊市妇幼保健院