前言：中文期刊网精心挑选了高校档案管理论文范文供你参考和学习，希望我们的参考范文能激发你的文章创作灵感，欢迎阅读。
高校档案管理论文范文1
1.1管理意识薄弱，对其认识不够
教书育人一直是民办高等院校教学的中心任务，以培养技能型的人才为主要目的，对档案管理工作重要性认识不够，尤其是领导意识淡薄，使得档案管理人员职责不清，影响民办高校档案管理工作的发展。
1.2制度不够完善，职责不清
制度是工作的基础，但从当前我国民办高校的档案管理情况来看却缺乏切实可行的制度，影响档案管理工作的完整性，无法实现规范化与科学化的管理，导致工作人员的职责不清，影响整体效率。
1.3管理人员的素质亟待提高
当前我国民办高校的档案管理人员多数为兼职，这必然会影响其工作的效率，无法进行专业训练，因此，必须在未来的工作中不断提升管理人员的综合素质。
1.4基础设施相对较为落后
随着人们对档案工作的重视不断提升，对其基础设施也提出了更高要求，但实际情况却不尽如人意，缺乏保存意识，导致档案丢失情况颇为严重，同时现代化设备不到位，影响档案保存的效率。
1.5管理方式落后，信息化管理手段缺乏
当前，传统的管理方式仍然是民办高校选择的首要方式，与时展脱离，无法满足时展对档案管理的需求，更无法为学校的发展提供高质量的服务。
二改进民办高校档案管理工作水平的有效措施
1增强管理意识，提高对档案工作重要性的认识
第一，领导要转变观念，加强对档案工作的重视。作为民办高校的领导，必须要将档案工作放在教育的首位，将其作为教学管理的重要组成部分，做到分工明确。第二，强化高校教师的认知，使其更加重视档案工作。教师是高校教育的主体，其对档案工作的重视直接影响到学校的整体教育工作，因此，在工作中要加大宣传力度，提升档案工作的效率。
2建立并完善档案管理制度，职责明确
在上级档案部门的领导下，根据《普通高等学校档案管理办法》，民办高等院校要立足实际，制定与实际相符的目标责任制，明确职责，调动员工的积极性，使其可以全身心的投入到档案管理工作中，推动学校档案管理工作水平的提高。
3增强档案管理人员队伍建设，提高其专业素养
做好一项工作必须要有一支专业素养过硬的队伍，因此，民办高校必须要采取有效措施强化其队伍建设，培养素质过硬的专业队伍，提高其工作水平，改善其责任意识。同时，新时期的档案工作人员也要定期参加培训，学习专业知识，善于运用现代化的知识武装自己，提高其管理水平，建立服务理念，更好的为高校档案事业的发展服务。
4改善档案建设设施条件，提升信息化的管理水平
首先要将档案工作纳入到整体规划中，从意识上强化对其重视，关注起经费、人员、设备等问题，改善现有的工作条件，保证其工作的顺利开展。在完善硬件环境的基础上，提升软件实力，建立档案管理的信息网络，实现现代化的管理目标。新时期的档案人员更要善于运用现代化信息技术，利用文档一体化把上级来文和学院形成的文件直接进入档案馆数据库，减少档案信息的重复录入工作；其次，对档案馆收集到的各种档案如文书、声像和图片等进行数字化处理，一并存入数据库，并对库存的各种信息进行分级、分类管理，积极公布一些共享信息，为不同用户提供所需信息。另外，档案人员要能够积极利用现代化管理条件和方法，有效开发学校档案信息资源，充分挖掘和利用本校档案的价值。
三结束语
高校档案管理论文范文2
近年来，我国高等教育迅猛发展，高校数量与学生规模均大幅上升，教职员工的人数也随之呈现出稳定持续增长态势。高校每年都要对档案进行变动、更新与维护，高校档案管理工作挑战很大。高校档案不仅记录了学校的教育历史，还是对全校师生员工德、能、勤、绩及学校教育教学活动进行了真实记录，具有重要价值。
1.1电子档案在使用过程中的缺点分析。虽然电子档案的出现为高校档案工作带来很大便利，但任何事物都具有两面性，承载电子档案所使用的磁盘、光盘等均是高科技产品，对保管环境要求很高，温度、湿度及强磁场等都会不同程度的影响到这些载体，电子档案是否能够可靠保存是一个重要问题。就目前使用情况来看，电子档案的缺点如下：第一，初期投资费用增加。由于传统纸质档案管理通常由人工即可完成，而电子档案则必须依靠计算机技术来完成，因此前期必须配备计算机及输入输出设备、计算机网络等，并且需要对档案管理者进行计算机培训，这就使得费用大大高于传统档案管理工作。此外，光盘、硬盘等电子文件载体的物理寿命相对较短，所以要在技术上及时对载体进行保护以免电子档案文件无法访问，这又需要投入一部分人力与财力。第二，对电子档案草稿与定稿无法进行分类。档案的本质属性即为原始记录性，而在办公自动化系统中，对电子文件的起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改与覆盖的特性使最能体现档案原始记录性的内容与形式特征难以保存，因此电子档案管理中没有正本与副本之分。第三，安全性较差。计算机与网络技术的开放性使一些病毒或“黑客”有机会对电子文件的真实性与完整性造成威胁；由于电子档案具有小体积、大容量的特点，一旦失窃，后果不堪设想；电子档案没有字迹特征，若被恶意修改也很难查出。第四，长久保存难度较大。电子档案载体的特殊性使其对环境有着较高的要求，其保存环境必须严格控制湿度、温度、洁净度及磁场等影响因素。因此，高校档案部门若采用电子档案管理时，就必须考虑到这些因素，以防出现电子档案损坏、丢失等无法挽回的情况发生。
1.2电子档案在使用过程中的优势分析。由于高校的档案管理涉及到人事管理、学生注册、教学、科研和财务结算等多方面档案材料，通过传统方法来建立与管理档案的工作强度较大且操作过程十分复杂繁琐，电子档案则克服了这些不便，在工作中呈现出优势。首先，一定程度上减轻了档案工作人员的劳动强度，尤其是在进行档案查找环节中，通过搜索文件分类号就可以找出所需文件及附件，不仅节约了时间，也极大的降低了档案管理人员的劳动强度。其次，具有高效快捷的归档速度。通过网络传输技术能够实时进行电子档案资源共享，且正确度较高；电子文件是由各种媒体信息集成的，具有图文声像等直观效果。再次，促使档案管理人员的综合素质得到了提升。电子档案在推行过程中不仅提升了档案管理工作人员的计算机水平，还要求这些人员必须拥有较广博的知识，并通过不断的知识更新才能适应整个专业要求。高校的档案管理人员要谨记档案工作对高校的服务性与辅，通过不断提升自我专业能力以达到提升高校档案工作整体水平的最终目的。
2加强电子档案管理的意义
加强电子档案管理不仅促使高校管理者与档案管理者从传统管理理念转向现代化管理理念，还从真正意义上加速了档案管理工作的发展。
2.1能够满足使用者多样化的需求。越来越多的使用者随着社会进步而对档案提出更多的使用要求，原始的纸质文字资料已无法满足其快节奏生活，并且对原始视频图像等影音资料需求是传统档案模式所无法满足的。而电子档案则能够通过视频、图片来进行再现，这种多样性的信息保存方式逐渐发展为解决使用者多样化需求的主要解决方案。档案工作的服务对象需求会随着社会发展与科学进步而发生变化，只有加强电子档案管理，才能随着动态需求及时更新并有效提出解决方案。
2.2加强电子档案管理能够节约人力与物力。由于档案工作具有一定的特殊性，采用传统的档案管理方式不仅需要耗费大量的人财物力，还可能存在损坏风险。然而，计算机及其网络不仅为归档提供了快捷的管理手段，还提供了信息利用的快速途径，减轻管理者劳动强度的同时还将归档质量和检索速度大幅度提高了。电子档案管理工作中将按“卷”立卷归档优化为按“件”进行整理归档，使档案管理工作效率得到了飞跃提高。
3加强电子档案管理与应用的对策
加强电子档案利用管理与应用具有重要意义，因此，需要从多角度开展、多方面配合电子档案管理工作。
3.1通过建立档案利用制度来整合各类档案资源。建立档案利用审批制度，通过对使用者调用档案进行约束来保证其安全性，档案管理部门可利用网络技术对档案进行及时的收集管理，以保证电子档案能够及时更新。在进行电子档案应用的同时也可以兼用传统纸质档案来进行互补，即“双套制”，通过档案资源整合来创新档案管理模式，推动实现电子档案管理工作的发展。
3.2规范档案储存与利用的方式，以避免无法恢复性损失。通过加强电子档案的存储设备和网络安全性来保障档案文件的安全。电子档案硬件设施要做到专机专用并定时进行管理与维护，对软硬件要及时进行更新升级，以保证存储设备的状态良好。同时还要定期更新备份所存档的电子文件，以防意外丢失情况发生。定期对电子档案文件的使用密码进行更改，防止被非法访问与随意删改等情况的发生。总之要不断改进现代化管理手段，以提升电子档案的安全。
高校档案管理论文范文3
1、人事档案管理硬件设施配套不足，管理手段落后。当前，很多院校由于资金欠缺，没有建立起单独的档案资料管理室，硬件设施配套不足，防火、防潮性能较差，管理手段也比较陈旧。加之信息化时代的来临，管理工作很难做到和信息时代接轨，管理工作的重心仍停留在实体管理方面，大部分统计工作仍靠手工完成，这种情况严重降低了档案管理的质量和效率。另外，即便部分院校建立起了初步的档案管理电子数据库，但仍有软件不兼容问题，工作时不能对档案信息进行有效的筛选和分类。
2、档案管理制度不规范。高校合并逐渐成为高校建设发展的趋势，由于不同的高校办学规模、管理方式以及学校历史背景不同，导致人事档案管理制度参差不齐、管理落后等，其中比较常见的问题如:档案资料规格模式、纸张大小不统一、档案材料整理时间滞后等。
二、针对高校人事档案管理工作存在的问题提出的解决策略
(一)增强档案材料收集的真实性，以及工作的严谨性高校人事管理人员在进行档案管理工作时，要将收集内容深入实际教学中，不能简单的停留在职称评选、干部任免以及学历收集等方面，同时还要定期向材料收集部门反映最新的教研成果。另外，工作人员在进行材料收集工作时，要以科学严谨的态度，确保材料的系统性以及真实性。严格杜绝接受非法渠道递送的申报材料。
(二)建立健全人事档案管理机制，提高高校档案管理的规范化水平建立健全人事档案管理机制，提高档案管理的规范化水平要做到下面几点:第一，健全档案管理制度，做到有章可循。通常情况下，档案管理工作是一项十分复杂而又繁琐的工作，如果没有一定的章法可循，很容易增加管理工作的难度。因此，工作人员要严格遵循《档案法》的相关法规规定，逐步完善档案管理工作的相关细则，采用计算机辅助技术，及时有效的做好档案的收集、整理以及归档，严格避免虚假材料进入档案。第二，加强档案管理工作的领导班子建设。高校领导班子要不断提高自己对档案管理的思想认识，充分意识到档案管理工作的重要性，定期对档案管理工作进行审核、监督，成立有效的档案管理小组，及时发现档案管理工作中存在的问题，并解决问题。
高校档案管理论文范文4
1.1完整性要求维护医院档案的完整，可以说是档案管理的基本原则。要达到完整性要求，一方面要保证医院档案数量齐全，成分多样，使应该集中保存的档案不致分散和遗漏，维护全宗和全宗群的完整;另一方面要尽量保持医院档案间的历史联系，不能人为地割裂、分散。
1.2安全性要求医院档案是珍贵的历史记录，往往只有一份孤本，而且年代越久远的档案，其价值往往越大。但由于社会的和自然的原因，档案材料不免遭到损毁。因此，尽可能地延长档案的寿命，保护其安全，避免医院档案中的机密泄露，就成为档案管的基本任务之一。
1.3科学性要求现代的医院档案管理工作，不再是对医院档案的简单出纳和保管，而要采用科学的理论和方法，遵循档案工作的发展规律，把档案管理活动作为一个复杂的系统来进行科学管理使医院档案管理工作向更高水平迈进。
1.4规范性要求规范性要求，也就是医院档案管理的标准化要求。档案管理系统不是孤立的系统，各个档案管理系统之间，档案管理系统和其它文献管理系统之间有着千丝万缕的联系，并正在向网络化方向发展。这就要求统一规划、统一协调，实行档案管理工作的标准化、规范化，使得档案信息资源得以共享。要达到规范性要求，除了要制订各项医院档案管理业务标准和技术标准并贯彻实施外，还可通过法规手段来实现。
1.5经济性要求在医院档案管理过程中应尽可能用最少的投资达到最大的效益，无论采用哪种管理手段，都要考虑它是否经济实用，能否用较少的成本获得较大的经济效益。由于我国大多数档案机构经济条件有限，经济因素往往在档案管理系统运行中起决定作用。
1.6现代化要求医院档案管理现代化已成为一种发展趋势，将各种现代化技术如计算机技术、缩微技术、复制技术、视听技术等应用于档案管理中，可大大提高档案管理工作的效率，提高医院档案现代化管理水平。
2医院档案管理工作的特点
医院档案管理活动与其它文献管理活动一样，包含了信息的输入、存贮、加工、输出这样一个信息传输过程，是一种信息控制系统，主要表现在以下四个方面:
2.1医院档案管理工作对社会的相对封闭性医院档案直接关系到其形成者的切身利益，所以，档案一般自形成之日起，对外有相当一段时间的封闭期，然而医院档案管理的封闭性造成了档案保管和利用的矛盾，这种矛盾贯穿于档案管理的整个过程，并由此推动档案管理工作不断向前发展。
2.2医院档案管理过程的阶段性就医院档案的流转程序而言医院，档案管理过程可分为档案室管理和档案馆管理两个阶段。处于不同阶段的档案所起作用不同，具有不同的价值，服务对象不同，医院档案管理方式也有不少差异。在档案室阶段，档案具有凭证价值，主要为其形成单位控制和使用，为本单位日常工作经常查考，具有过渡性;在档案馆阶段，档案对其形成单位的作用降低，具有历史价值和科学文化价值，进入永久保存时期。这个阶段的档案管理工作不仅仅是为某个单位服务，而是要有意识地开发档案信息资源，主动地提供档案为整个医院的各项工作服务。
2.3医院档案管理活动对档案形成者的依附性医院档案是在其形成者活动过程中产生的，反映了形成者的全部历史及其观点、经验和成果，包含了与其形成者利益密切相关的事实和数据。因此，档案历来为形成者所有与控制，其价值与它的形成者有密切关系。目前普遍采用的在档案整理中保持档案的来源联系的作法就充分说明了这一点。
3医院档案管理工作的新思路
3.1提高档案管理人员的素质,增强人们对档案管理的意识，档案资源是一种潜在的生产力医院的档案管理与医院的医疗、教学、科研是紧密相连的。随着医院管理向科学化、现代化和标准化发展,档案工作已成为医院管理的重要组成部分,医院档案工作人员是医院档案工作的管理者,对医院的档案工作实施全面的管理,在档案管理中起着领导、决策、指导、监督作用。因此,建立一支具有坚定理想信念、掌握现代科技知识和专业技能、胜任本职工作、富有创新能力的档案管理队伍,并使他们充分意识到档案的价值及档案带来的社会效益和经济利益,自觉参与档案管理工作,已经成为我们工作的当务之急。
3.2完善医院档案管理的体制建设和制度建设多数医院原来的档案管理没有独立的机构,造成档案管理没有自,工作处于被动状态。医院应通过认真地调查研究,制定相应的改革措施,逐步建立医院档案管理的职能机构,确立档案室在医院中的地位,实现档案管理从分散模式向集中模式的转变,从而有利于档案的保管和档案信息的综合开发。档案管理是一项长期工作,医院各级部门要严格把关,责任到人,建立相应的考核制度。医院应将档案管理工作纳入科室管理责任书之中,与科室主任工作实绩考核奖惩挂钩,明确科室主任对科室档案工作的管理责任,抓好归档材料的收集、整理,促进档案管理的规范化。
3.3实行档案标准化管理是档案管理信息化的根本档案管理现代化不仅是先进设备的配置，还包括管理方式的标准化。医院档案的标准化是指现代化档案管理要符合档案的各项标准化内容、分类、编号及案卷目录，各个项目都要求标准化，符合各标准的规定。档案要做到标准化是指现代化医院档案管理必须有章可循、有法可依，在档案管理的各个环节、各个步骤，从初步收集、整理到最后归档、存入微机，都要做到条理清晰、目的明确，保证档案完整，避免漏失档案的内容。
4结论
档案从几千年来的纸质载体到21世纪的电子载体，从理论到实践，从思想意识到管理模式，从工作手段到工作方法，从工作规范到质量标准等都面临着机遇和挑战。研究知识经济给档案管理带来的机遇和挑战，针对医院档案管理的特点和要求，探索知识经济时代新形势下的医院档案管理对策，提出具体的、针对性的措施，对于提高医院档案管理水平，强化医院的档案管理，丰富医院档案管理的理论内容，促进医院档案管理现代化建设，具有重要的理论意义和应用价值。
参考文献
[1]宋东亮，顾宏革.知识经济时代档案馆的发展策略[J].档案学通讯，2001.3
[2]潘习龙,徐莉,赵茜倩等.医院改革——医改的关键环节[J].国医院管理,2008,28(5)
[3]张新芳.医院档案管理工作现状及对策[J].中国科技信息,2005,(21)
[4]郭祥丽,严晓春.加强医院档案管理工作的对策[J].中国医院管理,2006,26(7)三、建设大档案管理体制在实践中亟待解决的问题及对策
海南大学实行大档案管理后，全校的档案资源得到有效整合，档案工作为学校改革与发展和社会建设提供服务的功能得到充分保证，同时也为今后学校档案的现代化建设提供了广阔的发展空间。但是大档案管理模式在现行高校管理体制下也遇到亟待解决的新问题。
1.机构设置不科学，弱化了档案部门依法管理行为。《档案法》第七条规定，机关、团体、企事业单位和其他组织的档案机构职责是：“监督、指导所属机构的档案工作。”第八条第一款规定：高校档案机构的管理职责是“贯彻执行国家有关档案工作的法律和方针政策，综合规划学校档案工作。”目前，全国各高校档案管理机构在设置上，一是设立独立档案馆，一般列为学校直属业务单位或与图书馆、学报等单位一并定为教辅单位；二是设立非独立档案馆(室)，挂靠校办或其他相关部门。两种设置的档案机构，都被排除在行政管理系列之外。建立了大档案的高校档案管理机构，也没有改变这种现状。准确地讲，档案馆没有行政管理权。有关档案工作文件要通过校办转发，档案工作会议也需要学校出面组织。由此可见，在现行高校档案管理体制下，档案馆本应依法承担的行政管理职能，被不科学的“定位”完全弱化了。
2.职责与权力相分离所带来的困惑。实行大档案管理后，档案馆的业务职责与任务加大数倍，但相应的管理职权却没有发生根本性变化，管理权限仍仅限于对本单位的内部管理。只有职责，没有职权的档案馆，在对学校各立卷部门归档管理及其他文献档案收缴工作中处于一种尴尬境遇。
3.没有相关配套政策而引发出“山寨”收费现象。《办法》首次赋予高校档案服务社会的新功能，同时也明确“用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用”；《办法》还规定“高等学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，可以按照有关规定予以补助。”但是，《办法》已经颁布实施近一年，各地方政府还没有出台针对高校档案管理的相关收费政策和档案人员的补助政策。而建立大档案后，随着高校档案的有效整合，极大扩充和丰富了的信息资源，吸引了众多的利用者。于是，收费问题在没有一个统一规定和标准的情况下，各高校根据各自的政策采取了不同的收费标准。类似现象同样反映在对档案人员的工作补助上。
4.档案重要性被忽视的现象仍较普遍。主要反映在二级学院的一些领导干部身上。由于高校的特殊性，二级学院的主要负责人大多是单位教学、科研骨干，主要精力放在业务上。档案法制观念淡漠，视档案工作可有可无，对本单位的档案工作很少关心过问，档案工作被边缘化。
对策1：机构职能设置不科学和职责与权力相分离的问题，是一个问题的两个方面，只要赋予档案管理机构依法治档的职能，管理权的问题也就落到了实处。建议高校参照地方政府档案局(馆)两块牌子一套A-5的做法，在校机关设置档案处(馆)。这样，档案管理机构就能够承担起对全校档案工作的行政管理职责了。
对策2：行业收费是一个敏感且严肃的问题，必须认真对待。建议由省一级教育行政管理部门牵头，通过调研提出一个收费与补助标准，报送物价部门审批，从根本上解决档案利用收费和档案工作人员补助不统一，不规范问题。
对策3：单位领导的档案意识对档案部门的影响至关重要，要加大档案宣传力度，加强法制教育，提高他们的档案意识。
高校档案管理论文范文5
一、高校档案管理工作存在的问题
(一)手段落后，意识淡薄。当前许多高校中的领导阶层没有对档案管理工作进行足够的重视，而是过于重视教学工作和科研工作的开展，因此在日常中忽视了对于档案工作的管理，而在对于档案进行应用的过程中才发现档案应有的优势没有得到充分的发挥。高校领导大多认为档案管理即简单对档案进行保管，而没有真正意识到管理的内涵，因此缺乏对于技术的使用以及资金的投入，从而使得现代化的档案管理技术难以得到应用，不仅不利于档案的安全，也使得档案的使用十分不方便。很多高校仍采用传统的档案管理方法，通过人工进行整理，效率十分低下，难以对于档案中的内容及时进行找出。(二)管理人员专业素质不高，管理机构设置不合理。许多高校通常在档案管理部门中任职家属，因此这就造成了档案管理工作质量的低下，档案工作人员不仅不能熟练掌握档案管理的技巧，一些年纪较大的人员还不会对计算机进行操作，极度缺乏掌握专业知识并且可以熟练操作计算机的专业性人才。随着当前时代的不断发展，传统的档案管理手段已被淘汰，并且相关人员经过学习和培训后的专业素质也较高，而高校中不仅管理手段落后，人员专业素质也较低，因此高校当前的管理状态难以满足档案管理的发展。(三)档案利用低效化，档案功能单一化。高校中档案机构所保管的档案数量很多，并且种类繁杂，因此若不能及时树立高校档案管理意识，就会使得效率十分低下。当前高校对于档案的管理只停留在整理、分类和保存阶段，远不能满足教师和学生对于档案使用的要求，因此想要真正发挥高校档案资源的作用，就需要结合自身当前的管理方式不断融入新技术，从而建立起适合自身的档案管理方式。
二、高校档案管理的重大作用
随着当前时代的不断发展，信息技术在我国的应用也越来越广泛，因此将信息技术在档案管理工作中进行融合就能够顺利解决许多档案管理中存在的问题，提升档案资源的利用水平，从而进一步为师生的使用提供便利。高校的信息化档案管理是高校实现现代化的重要标志，并且为了使高校的档案管理实现长足的发展，信息技术在其中应用的必要性也进一步得以提升。信息技术融入到了档案管理之中，传统的档案管理观念仍然应用十分广泛，不仅难以使信息满足师生及时使用的要求，也对信息化发展起到束缚作用，因此高校档案信息化建设就变得十分必要。传统的档案管理由工作人员手动进行分类整理以及保管，在这一过程中需要工作人员反复进行查验，过程十分繁琐，并且工作量很大;在查找相应资料的时候也十分麻烦，而进行了信息化建设之后，管理人员只要将内容输入就可以永久进行保存，十分便捷，不仅实现了省时省力，也提升了查找的效率，不仅仅通过管理人员就可以对于内容进行查询，一些有权限的人也可以使用档案。工作人员在这一过程中降低了工作量，提升了工作效率，可以潜心研究一些更加先进的管理技术，从而在今后的档案管理过程中投入应用。并且还可以将档案管理领域进行扩展，可以在其中加入对于教学信息的，从而实现内部检测机制的建立。
三、推进高校档案管理信息化建设的对策建议
推进档案管理工作的信息化是当前各大高校所面临的主要问题，因此就需要在发展的过程中对于信息化建设的手段进行探讨。(一)档案管理规范化，工作流程标准化。对于档案管理工作进行建设应关注档案管理的方式，只有建立起一套规范性的工作标准，并且严格按照以上内容进行执行，才能够使得档案管理进一步规范化。一是高校应该对于档案目录标准进行制定，由于信息的内容很多，种类涉及的也十分广泛，因此这就要求档案管理按照目录进行规范化的分类，并且保证利用网络进行查找的便捷性。否则，不仅不能够使得档案中信息的内容按类划分，还会使得其中的内容查找起来十分麻烦，效率较低。二是高校应该对于相关的规章进行严格的制定，在制定过程中可以对于其他高校的内容进行参考，也应结合本校档案管理的实际情况进行结合，从而制定出符合本校实际情况的相应规章。例如档案在用无纸化管理后，应对于管理人员的使用权限设置，从而按照统一的标准对于档案管理系统进行规范化使用。(二)数字化档案信息库的建设。随着科学以及信息技术的不断发展以及完善，高校的档案管理信息化内容也不仅仅应该局限于校内，而是应该将各大高校的档案联系到一起，并在其中融合该高校自身的特色，以实现兄弟院校之间资源的共享，从而借鉴其他高校档案建设的优点，不断将自身的档案管理体系进行完善。档案中的部分内容应该可以提供给教师以及学生进行使用，建立起一个可供大家共同使用的数字化平台，加强教师以及学生对于资料进行查找的方便程度，进一步提升档案管理的服务水平。(三)加强队伍建设，提高管理人员信息素质。在对于高校档案进行管理的过程中，管理人员的素质起着十分重要的作用。档案人员的素质直接影响到档案管理的综合效果，因此高校应该对于高素质的人才进行聘请，要求相关人员不仅熟练掌握专业知识，具备创新能力，思想与时俱进，还要求其能够对于信息技术进行熟练的掌握以及使用。在工作过程中可以对于相关的专业性培训进行组织，提升相关人员的专业技能，还可以通过同业人员之间的探讨从而互相吸取经验，提升对于档案的管理效率。在这一过程中高校还应不断对于管理人员的道德规范进行强化，从而使得人才全方位发展。在这一过程中不断将档案管理队伍进行强化，吸引更高素质的人才，从而进一步推进档案管理信息化的进程。
四、结语
高校档案管理对于高校的发展有着十分重要的作用，虽然当前高校档案管理较以前有所改善，但仍存在许多的问题与挑战，因此高校的档案建设仍具有紧迫性，这就要求各大高校在今后的发展过程中，这一问题更加重视，不但从技术的应用以及观念的更新方面进行着手，还要加强相关人员的素质，从而使得高校档案信息化建设进一步得以完善，方便工作人员的操作以及师生的使用，从而促进高校今后的长足发展。
作者:国忠 单位:山东师范大学图书馆
【参考文献】
［1］贾晓宇．高校档案管理信息化建设的思考［J］．赤峰学院学报(自然版)，2015
［2］李涛．高校档案管理信息化工作初探［J］．合肥工业大学学报(社会科学版)，2010
［3］王建宇．高校档案管理信息化存在的问题及对策［J］．重庆电子工程职业学院学报，2013
［4］郑彩云，向少华．基于大数据的高校档案管理信息化建设探讨［J］．开封教育学院学报，2016
高校档案管理论文范文6
关键词高校档案馆专题馆员素质工作职责
班主任对毕业生的评语、学校结论。在作四个结论时，要求求真防假，不溢美，不隐恶，实事求是；要求概括具体，不讲大话，优缺点分明，特长突出，结论明确不含糊，为用人单位提供对毕业生使用、培养发展的可靠依据。笔者曾发现，有的班主任喜欢搞一点论，对喜爱的学生溢美隐恶，对不喜欢的学生在评语中出现这也不好那也不行的语句，甚至无优点可寻论文。有的班主任在评语中喜欢讲大话、空话，什么“高举”、“坚定”、“最最”等词语。对于这样的评价，学校在审核把关时，应推倒重来，对个别评价不妥当的，应由主管学生管理工作的校领导亲自把关修改、签章。对学校结论，要慎之又慎，对于三好学生、学习标兵，个别有专长、技能方面突出的学生，要在一般结论基础上，做出实事求是的评价。对于犯错误和不能毕业的学生，都做出慎重的签署。在作结论时，可遵循下列原则：自己认识了的错误从宽，固执己见、拒绝承认的从严；历史的从宽，现实的从严；结论从宽，批评和自我批评从严；已经改正了的从宽，重犯的从严；坚持不改的必须作结论。.严肃认真地做好毕业生资料的归档工作。毕业生资料归档是建档工作最后一个环节，关系到建档工作成败，也关系到用人单位对资料的使用和掌握。归档工作的具体程序是：第一，组建好建档工作队伍。成立建档工作机构，选拔办事认真、细心，有统计、书写专长，有教学管理经验的人组成，派专人负责，人数一般三至五人，不宜过多。因为建档是一项细致的工作，来不得半点马虎和疏忽，不能出现错统、错登、错装、漏装现象。第二，做好成绩、奖惩的核实誊写工作。这项工作任务大，因为每个学生每学期的期评成绩要誊写到每个毕业生登记表的成绩栏里，每个学期的奖惩情况要誊写到奖惩栏里，这就要求建档工作人员要对学生负责，对学校负责，作风正派，避免差错和失误。第三，对毕业生登记表里的四个结论逐个检查，检查的内容是：领是否审查，是否签字盖章，年月日是否按规定的要求书写。第四，整理、装订成册，填写卷内目录。把学生每学期的总结鉴定表、实习鉴定表、毕业生登记表、技术等级审批表、入学时的新生登记表、体检表、团员材料以及其他材料等等，按时间顺序一一整理，装订成册，填写卷内目录。第五，装袋，封口。装订成册的毕业生材料，装进每个学生的档案袋里，档案袋的名字一定和毕业生材料的名字相符，然后封口，盖封口章。综上，可见做好技校毕业生的建档工作是极其重要的，步骤也是十分复杂的。作为技校的档案工作者，在技校已经面向市场的情况下，要使劳动力更好地在社会让渡，就要重视技校毕业生的建档工作，不断提高建档工作的要求，要以适应社会主义经济建设的客观需要，为技工人才的培养和输送作出新的贡献。
一、在高校档案馆建立专题馆员制度的必要性1.建立专题馆员制度是高校档案事业发展的需要。随着高等教育大众化的实施，招生规模的不断扩大，很多高校对学科专业作了相应调整，一些专业得到加强，一些新兴学科、边缘学科应运而生，这就对高校档案馆信息服务提出了全新的要求和挑战。建立档案馆专题馆员制度恰好可以满足档案文献信息服务的针对性、科学性要求。档案馆可以遴选具有丰富专业知识、较高信息专业水平，熟悉对口服务单位档案资源建设，能够有效提供信息服务的专题馆员，与用户建立直接联系，深入了解对口服务单位的档案利用需求，有的放矢，提供有针对性的对口服务。为了应对专题馆员制度的建立，档案馆的服务重心也要由一般服务向信息咨询服务转移，同时，专题档案馆员要深入教学科研、管理一线，紧密追踪教学、科研动向，多层次、全方位运用多种手段开发馆藏，在档案馆和各对口服务单位之间建立一个动态的、交互的信息服务模式，真正为教学、科研起到信息导航作用。2.建立专题馆员制度有利于提供个性化的档案利用服务。当今社会是充满了个性化特色的社会，高校档案馆也是一样，要想办出特色，必须想方设法提供个性化的档案信息利用服务，而建立专题馆员制度恰好可以满足这方面的需求。档案馆以“专题馆员”为纽带，在档案馆和各对口服务单位之间架起一座个性化的服务桥梁。专题馆员在掌握对口服务单位的教学、科研、管理工作动态的同时，针对服务单位的工作重点、难点和中心工作提供二次、三次文献编研资料，最大限度地为用户提供深层次的文献信息服务，实现档案信息资源的最大化利用。3.建立专题馆员制度有利于档案馆人才队伍整体素质的提高。高校档案馆的自身发展需要高素质的馆员队伍做支撑，近年来，高校档案馆的人才队伍已逐步出现了一批年轻化、专业化和高学历化的人才。这类人才恰好为专题馆员制度在高校档案馆的实施奠定了扎实的人才储备基础。专题馆员的工作并不是人人都能够胜任的，这种制度对馆员的学历、能力要求较高，要求必须具备扎实的学科知识和相应的信息检索能力、良好的人际沟通能力、善于学习的能力和积极主动服务的能力。这种人才实际上是一种知识型馆员，他们有一种强烈的追求职业发展前景的欲望，注重强调工作的自我引导和自我管理，注重团队协作、信息沟通和知识交换，注重自身价值的体现，喜欢不断学习，喜欢富有挑战性的工作，因此，只有这种知识型人才，才能够适应专题馆员的发展要求。专题馆员在提高自身综合素质，做好对口服务单位档案信息资源服务利用工作的同时，也可以带动馆内其他同事参与到个性化档案信息服务之中，从而有效提升档案馆员工的整体素质。
二、高校档案馆专题馆员应具备的素质专题馆员一般都是硕士以上学历、具备档案专业或信息管理专业学科背景，拥有广博的专业知识、驾轻就熟的档案信息资源开发能力和敏锐的分析判断能力，较好的计算机、外语运用能力，能够有针对性地为教学、科研和行政管理提供个性化档案信息服务。高校档案馆专题馆员在具备这些基本素质的基础上,还应具备档案信息导航素质、档案信息挖掘素质和公共关系拓展素质等，只有具备了这些综合素质，才能为档案用户提供个性化的档案信息服务，为学校教学、科研、管理的和谐统一发展奠定坚实、可靠的基础。1.档案信息导航素质。面对庞杂、浩瀚的档案信息资源，高校档案用户总是感觉仅仅凭借自己的经验和素养获取档案信息，一般都难以获得令自己满意的、全面的、有效的档案信息资源。而档案馆专题馆员恰恰具有档案用户所不具备的优势，能够利用自身对档案库藏资源了如指掌的优势，帮助用户有选择地采集、存贮、组织、控制和提供档案信息资源，帮助用户在多样化的档案信息资源中快捷、准确、全面地获取档案信息资源。在网络环境下，信息意识反映了人们对信息工作的性质、作用的认识程度，是关系到能否发挥信息能力的先决条件。随着高校教学、科研的迅猛发展，档案信息资源的日益膨胀，要在各种堆积如山的档案信息资源中有效地获取、评估、开发、筛选出有价值的信息，从有价值的信息中分辨出核心信息，必须具有强烈的信息意识。而档案信息导航素质就是明确要求专题档案馆员要具备强烈的信息意识和敏锐的信息洞察力，要善于捕捉、发现、挖掘和利用档案文献信息。只有具备档案信息导航素质，才能有针对性地做好对口服务单位的档案信息资源建设工作。2.档案信息挖掘素质。随着高校用户需求的日益个性化、多层次化，用户对档案需求在综合性、适用性、有序性方面提出了更高的要求。高校的教师和管理人员已不满足于对档案信息线索和数据的单纯获取，而是要求档案馆提供有深度的，对馆藏档案信息进行分析、筛选、编研之后的利用价值较大的档案信息资源。档案信息资源的开发利用不仅仅只是提供简单的一次文献查询，更重要的是要提供从各种档案信息资源中检索、挖掘出来的专题汇编、调研分析或者预测报告、决策参考等。这就要求档案专题馆员在熟悉对口服务单位档资源建设的基础上，从教学院系、职能管理部门的角度出发，组织、分析、提炼相关的档案信息资源，并将加工编研后的档案信息提供给对口服务单位，有效实现专题馆员的职责。同时，随时掌握对口服务单位的工作进展动态和学术研究动态，组建相关的教学、科研专题数据库，对对口服务单位的主要信息资源进行全面系统的分析、对比、归纳和提炼，形成档案文献综述和文献评介，使庞杂的档案信息资源由分散变为集中，最大限度地方便高校档案用户，满足其不断增长的档案信息需求。3.公共关系拓展素质。随着高等教育教学改革的不断深入，高校档案馆的工作也要紧随形势的发展而不断深入，主动开发、拓展新的信息服务项目为教学、科研、管理服务，拓宽档案工作的影响力，争取学校领导及各院系、职能部门对档案工作的更多支持。要做到这一点，专题馆员就要发挥比较大的作用，因为，他们不同于普通的馆员。专题馆员的身份给予了他们和各院系、职能部门交往的机会。作为档案馆与对口服务单位之间的桥梁，专题馆员必须建立与对口单位的紧密联系，和用户进行经常性的对话、交流，真诚地听取用户的意见和批评，利用各种不同的方法和手段，分析用户的需求，了解用户的心理，及时改进服务工作。
三、高校档案馆专题馆员的工作职责高校档案馆专题馆员的工作职责主要有以下几种:(1)建立档案馆主动了解用户需求的交流机制,专题馆员负责定期与对口服务单位进行固定的工作联系，采取多种方式加强与服务单位的沟通，诸如参加院系的相关会议和学术交流活动、跟踪工作进展等。(2)负责搜集、鉴别和整理对口单位的档案信息资源，并在档案馆网站上建立对口服务单位的档案信息资源专题信息。(3)协助对口服务单位进行教学、科研、行政事务等专题档案文献检索，逐步做到有针对性地为教学、科研、行政单位提供定期服务和决策参考服务。(4)为对口服务单位提供档案信息咨询服务，通过电话、电子邮件、面对面咨询等方式及时满足用户查询档案信息的需求。在档案馆网页上设立“专题馆员咨询园地”，公布专题馆员的个人联系信息，并借助网络技术，提供多种在线咨询服务。(5)提供用户利用档案的指导与培训,定期或不定期地开展各层次用户的培训活动,指导用户充分利用档案信息资源；经常向用户宣传推广档案馆的信息资源。专题馆员制度的建立需要制定明确的工作目标、详尽的岗位职责、科学的考核方法和切实可行的激励机制。高校档案馆可以根据自身的实际情况，确定是否实施该项制度。专题馆员制度的实施不可能一蹴而就，需要不断学习，一步一个脚印地扎实工作和毫不气馁地努力争取。笔者深信，高校档案馆只要以严谨、科学的态度推行该项制度，就一定能够收到较好的效果，促进高校档案服务方式的创新和档案信息资源开发利用水平的提高。
参考文献：
[1]谭浩娟.中外图书馆学科馆员制度的比较[J].科技情报开发与经济,2006（1）.
[2]韩翠峰“.学科馆员”制度的管理模式探析[J].甘肃科技,2005（11）.
[3]祝玲娟.图书馆学科馆员现状及发展方向[J].图书馆管理与实践，2005（4）.
