档案管理系统建设方案范文1
一、调查现状分析
本文通过网站调查、邮箱、电话等调研方式，调查分析了广东省62所本科院校的高校档案机构、人事档案归属、档案管理系统建设、档案网站建设四个方面的内容。62所本科院校包括37所公立本科院校，占59.7%；25所民办本科院校，占40.3%，其中16所独立学院，2所中外合作办学的高校。
1.高校档案机构
高校档案机构包括档案馆和综合档案室。本次调查的62所本科院校中，如表1所示，20所（32.3%）高校设立了独立的档案机构，其中2所是民办高校，分别是是广东理工学院和中山大学南方学院；2所高校的档案机构挂靠其他部门，广东海洋大学档案馆挂靠校长办公室，韩山师范学院综合档案室挂靠图书馆。这些独立的档案机构命名各有不同：广东理工学院、中山大学南方学院是档案室，韩山师范学院、广州体育学院是综合档案室，佛山科学技术学院是档案管理中心，其他高校独立的档案机构都是档案馆。
另外，42所（67.7%）高校未设立独立的档案机构，其中公办高校19所、民办高校23所。这些非独立的档案机构设在高校的学校/院办公室或党委办公室。中外合作办学的民办高校又有不同，北京师范大学-香港浸会大联合国际学院由秘书处负责公文审批的信息化管理和立卷归档工作，香港中文大学各个机构形成的档案一般都保存在各个学校机构手里，无专门的学校档案保管机构。
2.干部人事档案归属
从以上调查结果可知，除了中外合作办学的民办高校，广东省的本科院校都已设立高校档案机构，接近1/3的本科院校设立了独立的档案机构。高校人事档案有两种管理模式：一是归入独立的档案机构统一管理，一是归入人事部门管理。
此次调查的62所本科院校中，仅有6所（9.7%）高校的人事档案归入独立的档案机构管理。41所（66.1%）高校的人事档案归入人事部门管理，其中公办高校31所，民办高校10所，如表2所示。另外，有13所民办高校的人事档案挂靠在人才市场。北京师范大学-香港浸会大学联合国际学院、香港中文大学（深圳）的员工并无人事档案，但对于受聘的员工，人力资源部门在聘期收集其相关的个人信息资料并建立仅供内部使用的个人档案。
人事档案归入独立的档案机构管理的六所高校，分别是中山大学、广东工业大学、华南农业大学、广东外语外贸大学、广东技术师范学院、佛山科学技术学院。这六所高校的教工人事档案并入独立的档案机构之前也都是由人事组织部门管理，中山大学档案馆是最早并入人事档案的，其次是华南农业大学，其他四所学校都是最近几年才将人事档案移交档案馆。
3.档案管理系统建设
档案管理系统是档案馆数字化、自动化管理的主要应用软件。人事档案管理系统是专门针对干部人事档案的现代化档案管理系统，能够提高人事档案管理的效率与准确性，有利于实现人事档案管理的现代化。国内许多高校采用南大之星档案管理系统，广东省采用该系统的高校有华南师范大学、华南农业大学、广东技术师范学院、韶关学院等，部分高校的档案管理系统是自主研发，如暨南大学（独立开发），还有一些高校的系统开发外包，如广东工业大学、中山大学。
本次调查的62所高校中，24所高校建有档案管理系统，其中公办高校22所，民办高校2所是中山大学南方学院、广东技术师范学院天河学院；有独立的档案机构的高校中仅15所有档案管理系统。人事档案归属档案馆的6所高校中，中山大学、广东工业大学、华南农业大学、广东技术师范学院5所高校建有档案管理系统，其中中山大学、广东工业大学建有教工人事档案系统，广东技术师范学院正在建设人事档案管理系统。
4.档案网站建设
档案网站是档案信息资源共享的网络平台，能把数字化加工整合之后的档案资源，通过档案网站以各种形式和展示出来。62所高校中，24所高校通过档案网站提供了网络平台，既有独立档案机构的高校，又有非独立档案机构的高校。20所有独立档案机构的高校中，18所高校建有档案网站，其中2所民办高校是广东理工学院、中山大W南方学院。非独立的档案机构的5所高校，五邑大学、仲恺农业工程学院、广州医科大学、广州工商学院、东莞理工学院城市学院在所属的院办、档案网站上设置了独立的档案管理、档案工作或档案业务栏目，广东财经大学综合档案室隶属学院办公室，建有独立的档案网站；其他非独立的档案机构在所属部门的档案网站上则只有零星的简介。
24所高校建有档案管理系统，24所高校建有档案网站，19所高校既建有档案网站又建有档案系统，5所高校建有档案系统但无档案网站，5所高校建有档案网站但无档案系统。20所高校的档案管理系统在档案网站上提供登录链接或登录平台，其中包括广州中医药大学、广东技术师范学院天河学院的档案系统挂在学校网站主页。建有人事档案管理系统的3所高校中，中山大学、广东技术师范学院提供人事档案管理系统登录链接，广东工业大学档案网站未提供人事档案管理系统入口。
二、人事档案信息化建设中存在的问题
从调查分析可以看到，广东省高校人事档案信息化建设刚刚起步，独立的高校档案机构建设、人事档案归属、人事档案系统建设、档案网站建设都存在诸多问题。
1.人事档案分散管理问题严重
人事档案是专门档案的一种，专门档案的管理仍然按照全宗原则实行集中统一管理。许多省份的高校的人事档案纳入到了独立的档案机构，如四川、湖北、重庆、江苏、上海、陕西、山西、浙江的高校。从广东省高校档案机构调查情况可知，广东省独立的高校档案机构的建设比例（32.3%）低，而且大都是公办高校，只有两所是民办高校。其中，54.1%的公办本科高校有独立的档案机构，6%的民办高校有独立的档案机构。从人事档案归属的调查情况可知，6所公办高校人事档案归属独立的档案机构，占广东省本科院校总数的9.7%、占广东省公办本科院校总数的16.2%；而52%民办高校的人事档案挂靠在人才市场，超过半数的民办高校的人事档案挂靠在校外。从整体情况来看，广东省独立的高校档案机构偏少，而且只有少数几所本科高校人事档案归属档案机构，民办本科高校的独立的高校档案机构极少，人事档案管理更加分散。
无论人事档案归入人事部门还是人才市场管理，档案都得不到统一保管，档案工作投入偏少，整理不规范，专业化建设滞后。这种低水平重复的分散管理，不利于人事档案规范化、信息化的管理。独立的高校档案机构才能承担起归属人事档案的能力，独立的高校档案机构建设比例低，是干部人事档案分散管理严重的原因之一。
2.人事档案管理系统建设滞后
目前广东省大部分高校仍没有启用档案管理系统，62所高校中只有24所高校有档案管理系统，保管的档案主体仍然是纸质档案。大部分（75%）有独立的档案机构的高校已建有档案管理系统，档案管理系统主要实现目录的数字化，有些高校已扫描部分综合档案，能进行全文检索，如华南理工大学、中山大学，广东技术师范学院、广东工业大学等。中山大学已完成全部馆藏党政类档案的数字化扫描和挂接。广东技术师范学院完成了部分教学类档案原件的数字化扫描、著录、校验和挂接等工作，基本实现了部分行政、党群档案与学生学籍档案的全文检索。
广东省高校的人事档案的数字化工作还限于人事档案的检索和档案目录的数字化，绝大多数高校档案馆至今还没有人事档案管理系统，只凭借 Excel或 Word等常用办公软件进行人事档案目录管理。人事档案已归属独立的档案机构的高校，83.3%的高校建有档案管理系统。建有教工人事档案系统的3所高校中，中山大学的人事档案管理系统已投入使用，但只是目录的数字化，广东工业大学的人事档案系统正在完善，并且正在进行人事档案内容的数字化扫描工作。总的来说广东省的本科高校还没有针对档案目录和内容数字化的成熟的人事档案管理系统，而综合档案则已部分实现全文检索，人事档案管理系统的建设远远滞后于其他综合档案。
3.人事档案信息化建设与档案网站建设脱节
人事档案信息化，是利用档案管理系统将纸质型档案转换成电子型档案，并通过一定的网络平台提供利用。人事档案信息化不仅要建设档案管理系统，而且要通过档案网站这个网络平台提供利用。
调查发现，62所高校中，38.7%的高校建有档案网站，这些高校中83.3%的高校档案网站提供档案管理系统入口；建有独立档案网站的有19所高校（30.6%），既建有档案网站又建有档案系统的比例30.6%，有独立的档案机构的高校档案网站建设的比例90%；民办高校档案网站建设比例（16%）低。从调查可知，广东省本科高校档案馆 （室 ）独立的档案网站建设比例还不足1/3，而独立的档案机构已普遍建立了专门的网站，且大都已启用档案管理系统。
仅3.2%的高校人事档案管理系统挂接到档案网站，人事档案信息化的数据不能通过档案网站对外提供利用，也不能提供全文检索。即使已开展人事数字扫描工作的高校也未能及时将人事档案管理系统挂接到档案网站。
三、推进人事档案信息化建设的建议
人事档案信息化的进程刻不容缓，推进人事档案信息化建设，应从加快制度建设以及软件硬件建设等方面着手。
1.加快制度建设，推进规范化管理
高校人事档案信息化滞后，是由于硬件条件差，档案人员业务不精、档案不受重视等各种原因引起的，关键是制度的缺失。因此，必须自上而下建立人事档案规范化管理制度，包括人事档案信息化建设制度、材料收集归档制度、人事档案审核制度、人事档案归属制度、档案管理人员进修培训制度等。
首先，人事档案要实现信息化管理，需建立人事档案管理系统，把所完整的档案信息录入系统，必须建立严密的材料收集归档制度，审核收集的散件，查看是否缺少签名、公章、时间，复印件未盖与原件相符的章等，增加电子归档，收集电子目录、建立规范化的电子档案、纸质档案收集渠道。定期审核档案，查漏补缺，防止档案造假。
其次，人事档案归属高校档案机构是人事档案信息化的基础，有条件的高校应加快推进独立档案机构的建设，高校干部人事档案归入独立的档案机构有利于提高人事档案的利用率，提高人事档案工作者的业务能力，能有效利用人员和设备，节约经费，并且有利于干部人事档案管理的专业化、规范化、数字化建设，更快实现人事档案的信息化管理、档案工作的整体协调发展。从近几年高校独立档案机构成立的时间、人事档案并入独立的档案机构的时间来看，独立的档案机构统一管理的模式是高校人事档案管理的发展方向。由独立的档案机构管理人事档案更加科学合理，也是大势所趋。
再次，人事档案管理人员的业务水平不高，信息化人才短缺，制约着人事档案信息化建设的发展。规范化的管理离不开专业化的人才，应配备具备档案和计算机相关知识的人事档案管理人员，定期培训，加强交流学习，学习先进的档案管理理念。
只有建立完善的制度，人事档案信息化建设才有保障，推进人事档案归属合并的进程，加快启动人事档案信息化建设。
2.加快人事档案内容的数字化建设
人事档案的信息化建设包括人事档案目录和内容的数字化，数字化的档案目录和内容还能通过网络平台提供利用。广东省干部档案目录管理系统2005年就已投入使用，人事档案目录的数字化工作有了一定的基础，而内容的数字化建设还处于零基础的起步阶段。人事档案内容的数字化是将档案材料逐一扫描后，挂接到人事档案管理系统，扫描进入系统的档案才能进行全文检索，全文检索实现了利用者对档案信息快速检索和方便利用，有利于档案的永久保存。
人事档案内容数字化建设的缺失是人事档案信息化建设的主要问题，也是制约人事档案全文检索的重要因素，应加快人事档案内容的数字化建设，确保人事档案整体信息化建设工作的顺利进行。
3.加大经费投入，灵活运用外包方式
档案管理系统建设方案范文2
【关键词】现代医院；档案工作；信息技术
前言：从目前来看，很多医院在档案信息化建设过程中面临着信息收集困难、信息化档案管理意识薄弱、尚未完善信息化制度等问题，影响到了医院档案管理信息化建设效果。针对这一种情况，应寻求一些可行性的医院档案管理信息化建设途径，让医院各部门之间信息传递变得更为流畅，并将原有纸质档案顺利转成数字化档案，为医院领导或相关人员提供有价值的档案信息，便于他们随时随地查询信息，有较高的档案信息应用意识。
1信息化建设必然性
夯实档案管理信息建设工作是必然的，其主要体现于几个方面。首先，在信息技术和互联网技术快速发展背景下，医院开始借助网络传递与功能共享快速存储化验、缴费、挂号、处方等信息，在这一背景下，巧用信息技术优化医院档案管理工作，更符合社会发展特点，满足社会进步发展中的客观要求。其次，这一项工作也是提高医院整体管理水平的内在要求。即档案信息化管理模式与传统医疗管理模式相比，其日渐成熟的管理技术能够使护理流程、临床管理、经济分析等管理内容管理成本变得更为合理。同时，提高工作效率。
2巧用现代化信息技术，夯实医院档案管理优化建设
2.1树立新型理念
为促进医院发展，在现代化信息技术不断更新发展背景下，应逐渐转变传统医院档案管理理念，树立新的档案管理思路——信息化设计理念。首先，医院在档案管理工作具体实施过程中应明确档案信息化建设目的一，明确档案管理信息化建设要坚持为公众服务，坚持统筹规划、资源共享、公开透明、及时准确，并以现实档案馆为后盾，完善档案管理工作网络，落实信息化建设工作。其次，为了能够充分发挥现代信息技术在医院档案管理工作中的价值与作用，应在设计中突出形式与内容上的特色。比如，在档案信息网首页设计上，注意遵从庄重典雅、大方美观设计原则，并强调档案架构合理、功能齐全。同时，增设一个电子邮箱，主要用于与用户之间的交流。再次，在内容设计上，要确保档案信息丰富，既包括局馆概况、馆藏介绍内容，又包括业务指导、学会工作、调查评议、档案利用等方面内容，并增设投诉信箱、领导信箱等等，以便于提高管理水平。
2.2引进先进设备
现代医院在实际发展期间，为保证档案管理工作良性进行，应投入大量资金用于硬件、软件先进设备购置上，进而给用户提供更为便捷且高效的档案信息使用平台，查找、翻阅自己所需档案资料，提高档案资料整体利用率。首先，由于纸质档案保管条件差且容易遗失，因而，在医院档案管理信息化建设工作中，应注意优化软、硬件设施，依靠先进的计算机设备完成具体的档案管理工作。但是，在先进计算机设备引进过程中，还要借助各种图形、表格等技术对计算机存储空间中档案进行分门别类，便于人们快速查阅到自己所需的档案信息。其次，除了引进先进计算机设备以外，医院还要购买档案袋、档案夹、档案标签等工具，通过优化这些设备顺利完成医院档案管理工作，强化档案管理质量[1]。除此之外，在医院信息化档案管理工作实施过程中，应尝试引入一些新的设备。比如，RFID系统等等，RFID系统具有射频电子标签、读写器、天线几个组成部分，有编码、识别、通讯等多种功能，与传统档案信息读取方式相比，其读取速度要快100倍，更符合档案管理信息化建设需求。
2.3完善相关机制
为了确保现代信息技术在医院档案管理工作中的作用发挥到最大化，建立一个相对完善的档案管理工作网络，应注意推进相关信息化机制。首先，在医院发展中，为了指导医院档案管理信息化建设工作的有序进行，应完善档案信息收集机制，在档案信息收集机制中明确规定医院要建立一个相对标准的档案信息数据库，把档案资源以数字化形式存储起来，并规定好档案信息资源标准化分类提取模式，鼓励各个部门按照规定格式提供相关档案材料[2]。然后，录入文字资源和图像资源，编写索引、目录，供所有人使用档案信息。其次，在医院发展中，应建立起相对完善的医院档案信息服务机制，明确档案管理和查询网站建设要求，规定档案信息资料管理中心建设要点，要求各个部门自动上传和存储档案资料，进行归档。在医院档案信息服务机制具体建设过程中，还应规定信息资源的在线查询服务功能，允许用户在操作平台上进行查询、搜索、复印、借阅档案资料，并向用户提供电子信箱、汇编相应专题等服务，便于用户能够快捷的获取相关信息[3]。医院档案管理信息化机制是促进档案信息资源良性循环的关键，应落实好档案管理信息化机制建设工作。
2.4建立信息化档案管理系统
信息档案管理信息系统建设是促进档案管理工作网络完善的重要基础。首先，在系统建设过程中，应完善系统各个组成部分，不管是医疗档案，亦或是个人档案等等，确保系统中各个功能模块完善性，以期满足档案管理工作要求。同时，在系统中增设系统账号申请、系统升级、档案审核、档案添加、档案数据统计等功能[4]。其次，在信息化档案管理系统设计中，应设计基于B/S技术结构的档案管理信息系统，便于用户在信息化档案管理系统上进行档案查询、档案打印、档案题录等操作[5]。同时，B/S结构设计模式允许用户在任何地方进行服务操作，可在一定程度上提高医院档案信息利用率。再次，在信息化档案管理系统具体建设过程中，需针对查询功能、档案管理功能、个人中心、权限审核、系统管理员等系统功能进行测试，继而确保工作效果[6]。
结论：综上可知，医院档案管理信息化建设影响着医院整体卫生医疗水平的提升。针对这一种情况，医院应树立起良好的档案管理信息化建设理念，并注意引进先进的设备。同时，根据医院档案信息化建设中的具体要求，完善相关的机制，在机制牵引下不断夯实信息化建设工作。此外，由于信息化档案管理系统是支撑信息化建设工作的关键，所以，应投入一定精力在系统设计上，并注意从安全管理角度出发做好系统维护工作，强化工作效果[7-8]。
参考文献
[1]许丽.医院人事档案管理信息化建设探究[J].办公室业务,2018,20(12):177-178.
[2]张园.信息化在医院档案管理中的应用发展探究[J].办公室业务,2017,20(12):94-95.
[3]张喜英.信息化背景下医院档案管理的现状与对策探究[J].办公室业务,2017,21(11):64.
[4]翟晶,王忠.新形势下医院人事档案管理信息化建设探究[J].医学教育管理,2016,2(05):710-714.
档案管理系统建设方案范文3
【关键词】现代医院；档案工作；信息技术
前言：从目前来看，很多医院在档案信息化建设过程中面临着信息收集困难、信息化档案管理意识薄弱、尚未完善信息化制度等问题，影响到了医院档案管理信息化建设效果。针对这一种情况，应寻求一些可行性的医院档案管理信息化建设途径，让医院各部门之间信息传递变得更为流畅，并将原有纸质档案顺利转成数字化档案，为医院领导或相关人员提供有价值的档案信息，便于他们随时随地查询信息，有较高的档案信息应用意识。
1信息化建设必然性
夯实档案管理信息建设工作是必然的，其主要体现于几个方面。首先，在信息技术和互联网技术快速发展背景下，医院开始借助网络传递与功能共享快速存储化验、缴费、挂号、处方等信息，在这一背景下，巧用信息技术优化医院档案管理工作，更符合社会发展特点，满足社会进步发展中的客观要求。其次，这一项工作也是提高医院整体管理水平的内在要求。即档案信息化管理模式与传统医疗管理模式相比，其日渐成熟的管理技术能够使护理流程、临床管理、经济分析等管理内容管理成本变得更为合理。同时，提高工作效率。
2巧用现代化信息技术，夯实医院档案管理优化建设
2.1树立新型理念
为促进医院发展，在现代化信息技术不断更新发展背景下，应逐渐转变传统医院档案管理理念，树立新的档案管理思路——信息化设计理念。首先，医院在档案管理工作具体实施过程中应明确档案信息化建设目的一，明确档案管理信息化建设要坚持为公众服务，坚持统筹规划、资源共享、公开透明、及时准确，并以现实档案馆为后盾，完善档案管理工作网络，落实信息化建设工作。其次，为了能够充分发挥现代信息技术在医院档案管理工作中的价值与作用，应在设计中突出形式与内容上的特色。比如，在档案信息网首页设计上，注意遵从庄重典雅、大方美观设计原则，并强调档案架构合理、功能齐全。同时，增设一个电子邮箱，主要用于与用户之间的交流。再次，在内容设计上，要确保档案信息丰富，既包括局馆概况、馆藏介绍内容，又包括业务指导、学会工作、调查评议、档案利用等方面内容，并增设投诉信箱、领导信箱等等，以便于提高管理水平。
2.2引进先进设备
现代医院在实际发展期间，为保证档案管理工作良性进行，应投入大量资金用于硬件、软件先进设备购置上，进而给用户提供更为便捷且高效的档案信息使用平台，查找、翻阅自己所需档案资料，提高档案资料整体利用率。首先，由于纸质档案保管条件差且容易遗失，因而，在医院档案管理信息化建设工作中，应注意优化软、硬件设施，依靠先进的计算机设备完成具体的档案管理工作。但是，在先进计算机设备引进过程中，还要借助各种图形、表格等技术对计算机存储空间中档案进行分门别类，便于人们快速查阅到自己所需的档案信息。其次，除了引进先进计算机设备以外，医院还要购买档案袋、档案夹、档案标签等工具，通过优化这些设备顺利完成医院档案管理工作，强化档案管理质量[1]。除此之外，在医院信息化档案管理工作实施过程中，应尝试引入一些新的设备。比如，RFID系统等等，RFID系统具有射频电子标签、读写器、天线几个组成部分，有编码、识别、通讯等多种功能，与传统档案信息读取方式相比，其读取速度要快100倍，更符合档案管理信息化建设需求。
2.3完善相关机制
为了确保现代信息技术在医院档案管理工作中的作用发挥到最大化，建立一个相对完善的档案管理工作网络，应注意推进相关信息化机制。首先，在医院发展中，为了指导医院档案管理信息化建设工作的有序进行，应完善档案信息收集机制，在档案信息收集机制中明确规定医院要建立一个相对标准的档案信息数据库，把档案资源以数字化形式存储起来，并规定好档案信息资源标准化分类提取模式，鼓励各个部门按照规定格式提供相关档案材料[2]。然后，录入文字资源和图像资源，编写索引、目录，供所有人使用档案信息。其次，在医院发展中，应建立起相对完善的医院档案信息服务机制，明确档案管理和查询网站建设要求，规定档案信息资料管理中心建设要点，要求各个部门自动上传和存储档案资料，进行归档。在医院档案信息服务机制具体建设过程中，还应规定信息资源的在线查询服务功能，允许用户在操作平台上进行查询、搜索、复印、借阅档案资料，并向用户提供电子信箱、汇编相应专题等服务，便于用户能够快捷的获取相关信息[3]。医院档案管理信息化机制是促进档案信息资源良性循环的关键，应落实好档案管理信息化机制建设工作。
2.4建立信息化档案管理系统
档案管理系统建设方案范文4
关键词：党校；档案管理；规范化
在全国党校校长会议上，多次强调党校管理工作的整体化优势，提出要注重中央党校与地方党校以及相互之间的合作关系，发挥党校系统在教学、科研、管理服务等方面的深度协作与融合。档案管理工作一直作为党校事业的重要组成部分，是因为档案资料是党校最为珍贵的信息资源。档案不仅仅是收集文件和保存资料，更重要的是它是“了解过去、把握现在、预见未来”的重要载体，理应基于整体意识下对其进行规范管理。本文立足档案工作实际，阐述党校档案管理工作规范化建设的必要性，并对当前党校档案管理规范化建设中存在的突出问题进行了分析，并以标准化建设理念为指导，提出推进党校档案工作规范化建设的有效对策和建议。
1 党校档案管理工作规范化的必要性
《2010-2020年干部教育培训改革纲要》提出，干部教育培训要逐渐形成“以党校、行政学院、干部学院为主渠道，以高等学校和其他培训机构为有效补充，以现代网络培训为技术支撑的开放、互补办学体制”。对于党校来说，应当充分发挥党校系统的整体优势。档案工作是党校工作的重要组成部分，亦应树立标准化意识，加强规范化管理。
1.1 档案管理规范化是完善党校系统整体优势的迫切需要。唯物主义辩证法认为，一切事物都是由各个部分构成的有机联系的整体，部分离不开整体，整体高于部分，两者不可分割又相互影响。党校要提升自身整体实力，协同与各级党校间的横向联系和业务交流，就要从打造党校系统整体优势上来推进干部教育培训改革工作的有序发展。加强党校档案管理工作规范化建设，能够有效整合党校系统各类档案资源，对文书档案、教学档案、科研档案、声像档案等进行科学、全面的分类归档后，对其进行统一管理，可以有效保障其“育人、资政、存史”价值。因此，深化党校档案管理规范化管理工作，对于提升党校档案资源效益、促进党校干部教育培训具有重要的现实意义和作用。
1.2 档案管理规范化是创建党校“一流学府”的内在要求。党的十八大以来，多次从战略和全局高度就教育方面作出重要指示，从借鉴世界先进办学治学经验上，提出“一流学府是中国特色、世界一流的现代教育，是扎根中国、践行中国特色社会主义道路、服务国家社会发展的教育，也是一个完整的科学概念”。党校作为我国干部教育培训的主阵地，在建设“一流学府”实践中，更应该围绕党校事业发展规划，从“建设一流教学与科研”“建设一流人才队伍”“建设一流硬件和基础设施”“建设一流管理和服务体系”“建设一流风气和人文环境”等五个层面，全面贯彻和落实党校教育培训改革方针。将档案管理工作规范化建设纳入到“一流学府”创建体系中，纳入到“一流学府”整体规划中，是实现党校档案管理与整个档案行业发展接轨的必然趋势，也是创建党校“一流学府”的内在要求。
1.3 档案管理规范化是发挥党校档案整体价值的必然选择。党校档案管理工作是一项系统化工程，一个系统的功能能否有效发挥，需要从各个部分之间的结构性、系统化衔接中来满足“整体大于部分之和”的要求。党校档案规范化管理就是要从党校档案系统化建设中，充分发挥其最大效用，从档案工作之间的科学、合理关系对接中，促进档案资源的有效整合，充分发挥党校档案的整体价值。
2 制约党校档案管理规范化发展的主要问题
档案工作规范化发展，必然要求打破传统档案部门间的限制，充分发挥跨系统、跨部门、跨领域的共建共享优势，以此来推进档案工作可持续和健康发展。然而，在党校档案规范化建设进程中，依然面临突出的制约难题，其主要表现在以下几个方面。
2.1 制度建设滞后，档案管理标准不统一。自2008年教育部实施《高等学校档案管理办法》以来，对于高等院校档案管理工作进行了细化和规范。但是，党校系统至今未有全国性的档案工作管理办法。同时，由于党校教育体制的特殊性，各级党校在组织隶属上归当地党委负责。在党校档案工作的管理要求上缺乏统一性，各级党校档案管理实践中做法相异、各自为政的现象较为突出，难以发挥党校系统内各级党校之间档案资源的整体效益。
2.2 信息化建设水平低下，共享壁垒突出。档案管理信息化建设是党校信息化建设的重要内容，也是顺应时展的趋势。目前，各党校在硬件投入上，配置了计算机、扫描仪、打印机等设备；在软件建设上，也逐步形成了以电子档案为主的档案信息归集、存储、开发和利用系统。但是，从规范化建设实践来看，尽管大多数党校都建立了校园宽带网络，但除了中央h校及部分省级党校外，很多党校档案管理信息化水平相对滞后，特别是基层党校，无论是硬件设施还是软件环境，都处于欠开发、欠维护、欠更新状态。究其原因，一方面与地方党委对档案管理信息化建设重视程度不够有关；另一方面，在资金投入、在科学规划上缺乏统一性管理，导致各级党校档案管理信息化建设不协调，难以实现各级党校档案信息资源的共享。
2.3 档案管理人才队伍建设缺乏规范性。从党校档案管理工作实践来看，档案员多为兼职，由于缺乏档案专业知识，也未接受系统化的档案管理岗位培训，对档案管理工作的认知存在片面性，这都不利于提升档案管理业务水平。随着档案信息化管理手段的不断应用，地方各级党校档案管理部门，拥有档案学知识、计算机知识、软件技术等现代复合型档案管理人才十分缺乏，从而制约了档案信息化建设进程。同时，在档案人才使用观念上，多数党校管理层认为档案工作是闲职，不需要专业化人才。另外，由于各级党校档案管理部门缺乏应有的体制建设，在人才岗位、量化考评、激励保障机制上不够完善，档案管理人员评聘职称困难，以档案岗位为跳板来更换工作现象突出，这些都是影响党校档案人才队伍规范化建设的直接因素。
2.4 经费不足制约档案管理规范化建设。从《中国共产党党校工作条例》规定来看，对于党校工作所需经费，应列入各级政府的年度财政预算中。但综观各级政府财政预算实际，由于财政压力大，使得党校经费缺口较大，特别是一些地方县级党校经费划拨不到位。另外，党校函授学历教育的停办，也减少了党校的行政事业性收入，使得党校档案管理规范化建设工作陷入被动。
3 党校系统档案工作规范化建设应采取的策略
党校作为我国教育系统特殊的机构，其档案工作具有自身的特点和要求，推进党校档案工作规范化建设，应基于整体意识下对现有资源进行整合，并从打造整体优势中发挥规范性综合效用。
3.1 建立健全党校系统档案管理制度体系。针对党校档案管理制度缺失问题，应依据《中国共产党党校工作条例》《档案法》等法律法规性文件，立足党校档案管理业务实际，细化和制定相应制度性规范。如制定《党校系统电子档案管理办法》《党校系统档案管理办法》等，从档案管理职责、要求、标准等方面，纳入规范化管理，明确档案管理机构、配置相应岗位，细化档案管理业务流程，制定档案管理培训体系，完善档案管理工作考评、奖惩机制，推进党校档案管理工作统一化管理，消除分散管理的弊端。
3.2 积极构建党校系统档案信息化管理平台。党校档案管理信息化建设要从档案管理信息化科学规划上，围绕党校自身特点，推进党校与党校间的档案信息的共建、共享，实现统一规划和科学布局，如建立党校系统档案管理信息数据库中心等。以便于档案信息的管理和利用，方便有关部门核查干部学历档案和培训情况，借助于云计算技术，积极研发党校系统干部培训与学习网络平台，满足组织、人事部门提供远程教育需要。另外，针对档案信息化建设中档案资源存储保护问题，可以通过构建统一化存储载体信息转换规范，实现档案信息资源的共享，提升整w化效益。
档案管理系统建设方案范文5
在现代的档案管理过程中推进档案信息化管理体系构建就要深入分析档案管理机制，依据档案管理模式来构建信息化档案服务体系。因为信息化档案管理体系的建设，一方面要建立多元化的信息管理机制，另外一方面要开发相应的信息管理系统来提升档案管理效率。所以就要借助信息技术来开发档案信息服务平台，依据档案信息交互的特点建立多元化的档案信息共享机制。既可以依据微信、QQ等社交平台来开发移动档案信息客户端满足社会各领域档案信息的使用要求，也可以借助网络技术来开发符合档案信息管理特点的固定网站，让使用者通过网站来查询自己所需要的档案信息，满足档案信息多元化使用的要求。
2 推进信息化档案管理体系建设要突出服务职能
在信息技术的影响下，推进档案管理体系信息化建设，还要注重突出档案管理体系的信息服务职能，档案信息管理体系的信息服务职能是针对档案信息的使用范围和使用幅度而做出的统筹规划，只有合理搭配各种信息资源，将各种信息档案资源运用到档案服务管理当中，建立高效化的服务模式才能促进档案信息化建设，同时建设者要根据信息技术和档案服务要求来建立完整的档案信息数据库，将各种档案信息资源有效地纳入数据库当中方便用户的检索和信息收集。另外，作为档案信息管理人员，不仅要加强自身的服务意识，转变自身的工作思路，还要对各种档案信息详细的分类整理，并建立无纸化档案信息存储机制，对各种纸质档案信息要进行电子化处理，将电子化档案信息存储到档案信息数据库当中，及时地满足使用者对档案信息使用的需求，保证档案信息的及时共享。最后，作为档案管理人员也要掌握一定的网络安全技术，因为伴随着信息技术的快速发展，各种各样的网络威胁出现在人们的视野当中，档案管理人员只有紧随技术的发展，跟随技术的潮流，掌握网络安全技术，才能保障档案信息的安全，对档案信息管理体系进行有效的维护方便社会各个领域档案查询需求。
3 加强档案信息化建设要注重电子文件的运用
在现代的档案管理过程中推进信息化档案管理体系建设，要注重档案信息管理体系的数字化建设以及软件开发。因为信息系统是保障档案高度共享、及时存储的关键所在，而信息管理软件是保证信息系统正常运行的核心。所以在现代档案信息管理体系的建设过程中，建设者要依据档案信息高效管理的需求开发出符合档案综合处理的系统软件，满足信息系统的建设要求。同时，档案信息管理体系建设的重点要放在对电子文件的收集归档与管理上，既要努力地收集各个单位和社会各领域产生的电子文件，也要对以前所收集的电子文件进行科学化的分类和系统存储，与档案信息数据库系进行信息交互，方便档案信息的及时存储。
4 档案管理人员要将创新思维进行档案管理
在档案管理过程中，除了要注重档案管理体系的信息化建设之外，作为档案管理人员还要将创新的思维融入到档案服务的过程中。创新性的档案利用办法，要求档案管理人员要在立足社会档案信息服务的前提下，充分提升档案信息的附加价值，注重档案信息服务系统的软件建设以及基础设施建设，通过对各种档案信息资源进行合理的划分来促进档案信息的合理使用。可以通过建立移动化的档案信息服务平台来促进移动档案信息共享机制的形成，最大程度上突破时间和空间的限制，让广大用户可以随时随地查询和使用档案信息。同时作为档案信息管理人员，还要对各种档案信息，进行有效的分类，加工，整理，不仅要在档案工作过程中对档案信息资源进行综合，推进用计算机管理控制系统来对档案信息进行综合管理，提升档案管理的信息化水平。
5 建立档案信息规范管理机制
在档案信息综合管理体系的建设过程中，档案管理人员还要依据电子档案信息的综合使用需求，建立规范的信息管理机制。因为档案信息化建设需要用现代信息服务理念，新的设备，新的方法来规范对业务流程规范管理，要对原有的档案信息管理模式从根本上进行改变，所以档案管理人员要调整档案管理工作方法，运用创新性信息服务理念来提升档案管理效率，满足档案信息多元使用的需求。同时档案管理部门也应该根据档案信息化建设的需要制定相应的管理制度，标准和规范档案管理流程，制定新的技术标准，新的服务标准来规范档案信息的使用，确保档案信息高效使用。另外，档案信息管理部门还要依据档案信息化服务体系建?O招聘具有档案管理和信息技术专业能力的人才从事档案信息化工作，利用人才的专业技能推进一体化档案信息管理体系的建设，满足档案信息化建设的需要。对于一些已经从事档案工作的人员来说，档案管理部门要注重其专业技能的培养，既要加强人员的培训学习，也要根据档案信息服务规范来提升人员的专业技能，能够让档案管理人员及时了解档案管理的信息化发展趋势以及工作新模式，转变其原有的工作思路，能够以互联网思维来看待档案工作模式产生的变革，学会用信息化档案管理系统来处理各种档案信息，对各种档案信息进行分类和归档，提升档案信息的共享效率。
6 建立档案信息共享机制
在现代档案管理信息化建设的过程中，档案管理也要依据自身的管理模式建立符合档案信息高效使用的信息共享机制。因为档案信息作为集中性的信息使用模式，对各种事件有着高度的记录功能。而档案信息的存储就是在满足社会各单位对以往事件记录查询的需求上衍生出的信息保存机制，所以在档案馆要依据档案服务特点来建立有效的档案数据交互体系，要以集中性的信息共享为基础，通过将各种档案信息资源进行有效的整合来提升信息系统的交互效率，满足档案信息及时传播，快速传递的需要。档案馆要建立行之有效的数据化管理体系实现高效率精准化的数据图书信息输出服务，其数据化管理模式的主要思路是基于基础数据库平台优势与信息使用端口进行数据化对接，在保障数据化信息共享的前提下将档案信息进行数据化模型分析，及时的了解档案信息的使用状态，以此来保障档案信息的高度共享。
档案管理系统建设方案范文6
关键词:数字化;城建档案工作;精细化管理;途径
中图分类号:G275.3
文献标识码:B
文章编号:1008-0422(2009)12-0106-02
1概述
精细化管理理念最早是在企业管理中提出来的,是企业管理从粗放式向集约化、规模化管理发展过程中提出并推广应用的一系列新的管理理念和管理方法。目前,精细化管理已引入企业、事业、社团和政府机构管理等方方面面。精细化管理要求对工作主体、目标对象、操作流程和规范标准等都实行精确和细致的管理。基于精确和细致本身就是相对的概念,“没有最好,只有更好”,因此精细化管理代表的是一种理念、一种追求,一种管理思维,一种持续创新、持续改进、永不止步、永不懈怠的管理实践,其管理成果符合人们需求永恒增长这一客观事实,对企业持续改善产品,事业、社团和政府机构持续改进服务有着非常重要的指导意义。因此,我们研究精细化管理,一个重要的方法就是找到精细化管理的切入点,即精细化管理的实现途径,找到了这一途径,精细化管理的方法和措施也就水到渠成了。根据我们的实践和思考,数字化就是城建档案工作精细化管理的最佳途径。
2城建档案工作的发展现状及特点
我国城建档案工作兴起于上世纪70年代末、80年代初,与改革开放后经济建设全面发展同步;2000年以来,随着我国掀起新一轮城市建设高潮,城建档案工作也进入了一个新的高速发展时期。至今,全国660多个设市城市中,已建立了近500个城建档案馆,区(县)城建档案室达1000多个,馆藏量在4000万卷以上。在具体工作上,各城建档案馆主要是收集城市建设活动中,特别是各项建设工程中形成的具有保存价值的各种技术资料,加以整理、入库、保管,并提供查阅和复制利用。对人的管理、对工作过程的管理和对工作对象(即各种技术文件、图纸、影像资料)的管理,还是以原始手工方式为主。城建档案工作的核心就是城建档案,一切工作和活动都是围绕着城建档案展开的。而城建档案的本质不是其外在的形态,而是内在的技术内容,是信息。如果我们能用现代信息处理技术手段对城建档案进行处理,那么城建工作管理模式就会发生根本的变革。长沙市城建档案馆从2000年以来,不断加大城建档案收集工作力度,进馆档案逐年增长,达到了30000多卷/年,如果按照原来的管理模式,档案整理跟不上,档案查阅利用越来越困难,档案存放也是一个大难题,库房空间严重超负荷,多次倒架腾库,仍是应付不了档案迅猛增长的局面。我们把档案的信息特征从纷繁复杂的档案形态中抽取出来,实行数字化,就能挣脱档案实体的桎梏,使档案的收集、管理、利用都抛离了档案的实体,完全在信息的流转中完成,这就为城建档案工作精细化管理的实践开辟了一个全新的途径。
3数字化在城建档案工作精细化管理应用的几个方面
数字化在城建档案工作中的应用是多方面的。事实上,数字化是一种技术手段和工作机制,它既可以变革原来的城建档案工作内容和模式,还可能创新出城建档案工作一系列新的业态,这就为城建档案工作精细化管理提供了一个技术平台,使城建档案工作对象、工作流程和工作成果控制能在现代信息处理技术帮助下精确计划、精密控制、精心操作、精准落实,从而真正实现最佳效果的精细化管理。具体地讲有以下几个方面:
3.1 档案接收的数字化
传统纸质档案的接收是指工作人员对建设工程过程中形成的文件材料和图纸,按照城建档案管理有关规范要求进行收集、初步整理,在工程竣工后向城建档案馆移交的过程。实现档案接收的数字化,首先是要按照城建档案管理规范要求,建立建设工程电子档案报送系统,然后由工作人员根据建设工程进展,将建设工程信息(文件材料和图纸信息)同步录入该系统,最后以光盘等形式直接报送数字化打包信息。工作人员将按系统程序要求,一步步、一项项、一条条地完成建设工程信息的录入,避免了纸质接收模式的那种随意性导致档案缺项漏项或重复冗余,也杜绝了工作人员集中在事后补制档案导致档案不真实。数字化接收在档案接收质量检验环节也体现了精细化管理的优势,可以用质量检验软件对档案信息包进行检验,避免了人工检验的主观性。数字化接收的最大优势还是工作效率,对很多类似的信息,我们可以用复制的方式,不用再重复打印出文件或图纸,大大提高录入工作效率,降低了工作成本。
3.2 馆藏档案的数字化以及档案保管的数字化
传统的档案保管都是基于档案实体,档案实物的搬运摆放、库房空间的占用调整以及档案的保管防护是主要的日常工作。数字化的模式从两个方面对这一过程进行革新,一是原有馆藏的数字化扫描录入,对已完成扫描的档案实行真空包装后永久封存,非特殊情况不用再开包调用;另一方面是新进档案接收数字化信息,直接并入档案信息数据库;这样日常管理的操作对象就是虚拟的档案信息数据库而不是档案实体。这对档案实体是一种保护,而且,档案信息实行计算机数据库管理的优势是多方面,包括可以方便地制作多个备份,异地存放,防止突发灾害对档案信息的破坏。当然,原来的各种物理活动,如清理、搬运、消毒、温湿度控制等都不存在了,档案日常管理的内容与方式就发生了质的转变,更少的人、更少的空间、更少的投入,可以完成更加高效的工作,这正是精细化管理所追求的核心目标之一。
3.3 档案查阅利用的数字化
档案查阅利用的数字化应该是最能展示精细化管理成果的方面。与传统档案查阅方式相比,数字化查阅可以真正实现查全、查准。多年来,在档案利用中我们有一个难以明说的事实,就是档案查不到并不是因为档案不在库房中,我们往往只好回答说,“这个检索的条件可能不准确,再找找看看。”我们的馆藏量是如此之大,如果单凭人工的手段,或者只是录入了档案的目录信息,要查准、查全的确是勉为其难的事情。如果我们实现了全部档案的数字化,情况就完全不同了,我们可以深入到档案的内部去挖掘档案的每一个信息点,而且这一个过程是由计算机来完成,在这种条件下,即使是“大海捞针”,也只是举手之劳。数字化查阅的另一个优势是,在档案查阅出来后,目标信息的阅读、摘录、下载、拷贝、打印都是十分方便的,因为我们的利用方式完全抛弃了档案实物,是一种完全的数字环境,就好像我们在互联网上用GOOGLE搜索信息后游览与下载一样方便;当然,我们可以肯定的是,目前所有的档案馆数字化信息量与互联网信息量相比只不过是“沧海一粟”,而且我们的档案信息都是集中管理,所以对它的查阅利用肯定比GOOGLE还要来得快,来得方便得多。
3.4 业务工作数字化
主要是开发办公自动化系统,以数字化的办公平台替代过去的人工模式和有纸办公方式。业务工作数字化一是可以提高工作效率,二是可以规范工作流程。这两个方面都是我们实行精细化管理所追求的核心目标。数字化办公将由网络环境的计算机系统对各种工作流程进行界定和标注,既不能越位,对时间上的延误也记录得非常精确、细致,对工作人员本身进行了管理和约束,是一种阳光工作模式。当然,系统设置的各种督促提醒或提示还会起到人工管理根本达不到的效果,在现实管理中,督促提醒或提示一是不能保持经常性和充分性,另一方面也碍于情面,而办公自动化系统,可以由计算机系统预设的机制来完成这一工作,工作中有延误、有松懈、有差错等都可以由计算机系统发出警告,并自动生成工作日志,这使精细化管理中的考核环节变得非常容易。
3.5永不下班的城建档案馆――互联网上的城建档案馆
数字化可以彻底改变城建档案馆传统的办公模式,使城建档案馆走上互联网,实行全时上班开放,扩大城建档案的社会影响,提升城建档案的利用效果。当然,我们首先要对数字化城建档案信息进行分类,档案信息是有保密规定及密级划分的,能在互联网上的当然是可公开的部分,这是一个精细区分和精细控制的过程,而且需要一定的行政授权。但数字化为我们提供了这么一个技术条件,使城建档案馆在互联网的时代扬帆前行。
3.6 基于城建档案信息的综合平台
城建档案信息的内容是非常广泛的,其利用潜力也是巨大的。通过数字化,城建档案信息就成为了一个基础的信息源和信息库,结合GIS、GPS、RS和MIS等各种技术工具就可以建立各种综合平台,对城市建设变迁、历史文化保护、建筑设计、规划设计以及城市动态管理等等展开应用研究并投入管理实践运用。这是一个发展前景非常广阔的领域,将使城建档案的信息价值发挥到极致。我们在下面将以长沙市城建档案馆数字化实践为基础,列举出多个这方面的应用实例。
4长沙市城建档案馆数字化工作的实践及精细化管理成果
从2000年开始,长沙市城建档案馆就开始探索档案数字化和数字城建档案馆的建设,开发了基于目录的城建档案检索系统,解决了档案数量比较大时,人工检索工作量非常大、效率非常低、经常出现漏查的问题;开发了馆内网站,初步实现了档案远程检索和建设信息;但这些工作数字化水平还比较低,不足以改变城建档案工作管理模式。2005年以来,随着“长沙市地下管线信息化工程”项目被长沙市发改委科技立项和财政的不断投入,长沙市城建档案馆数字化工作得到全面推进,共有五大数字化系统(项目)启动开发、建设和运行,目前总投资已超过2100万元,长沙市城建档案馆正朝着真正意义上的数字城建档案馆目标迈进,取得了丰硕的精细化管理成果。
4.1 长沙市地下管线信息化工程(地下管线GIS)
该工程项目是长沙市城建档案馆数字化的主体工程,也是最早实施的数字化工程。2005年就开始调研,2006年开始实施,2007年通过验收。该工程对城建档案信息中最重要的部分――地下管线工程档案信息――实行全数字化管理。其基本原理是采用GIS技术,对长沙市城市规划区范围内的各种管线的三维矢量信息和各种文本属性信息与三维数字化地图建立对应关系,实现查阅、计算、修改和动态更新等功能。在实施过程中,我们一方面与长沙市勘测设计研究院用光缆专线连接,保证管线及地图信息动态更新;另一方面,我们把建设工程数字化档案与三维数字化地图也建立对应关系,从而在这一个综合平台上也实现了档案查阅利用功能。这两个方面是这一系统最大的技术优势,也使它成为了国内最先进的地下管线GIS系统。目前,该系统成为了长沙数字城市建设的基础平台,为城市规划、建设和管理的精细化提供了极大帮助。
4.2 城建档案数字化扫描管理系统
该系统从2007年着手开发,2008年全面投入运行,主要包括档案扫描数字化录入、质量检验、入库管理和扫描作业控制等功能。目前,共有40多名工作人员正在加班加点地工作,数十台计算机、高速文件扫描仪、工程图纸扫描仪、条码打印及识别仪、激光打印机等设备设施正在高速运转;已完成档案扫描20万余卷,图纸50万余张,档案数字化入库信息量已达到1200G。该系统已经实现了与地下管线GIS的对接,数字化档案信息的查阅利用已经实现。
4.3 长沙市城建档案馆业务办公自动化系统
该系统2008年着手开发并投入试运行,2009年起已经在业务办公中使用,在使用过程中,针对各科室工作需求,又进行了一系列的修改、补充和完善。目前,全馆一室五科(办公室和五个业务科室)的日常业务工作,包括档案的接收、验收、整理、入库、人事、行政等事务处理都在办公自动化系统中得到了实现,长沙市城建档案馆内部管理的技术条件飞跃提升,精细化管理水平大大提高。
4.4 长沙市城建档案声像媒资管理系统
声像档案是城建档案的重要组成部分,对声像档案进行数字化管理其成效是非常显著的。长沙市城建档案馆在雄厚的声像档案工作基础之上,经广泛考察、调研和论证,2008年以来共投入300多万元资金,与在媒资管理领域颇有建树的北京中科大洋科技发展股份有限公司合作,联合开发了“长沙市城建档案馆声像媒资(档案信息)管理系统”,2009年6月已通过验收并投入运行。该系统采用“双码流”技术,不但较好地解决了声像档案海量存储和高速访问的问题,还实现了与现有的地下管线GIS的对接,针对声像档案的多种来源,统一归档渠道,实现了对声像档案的全程管理,总体功能包括:收集整理及审核、关键信息提取分析、格式转换、编目审核、检索浏览、下载输出、编辑利用、数据交换、存储管理、系统管理、业务管理,为全国城建声像档案数字化管理开创了成功的范例。
4.5 长沙市建设信息中心网站
从1996年起,长沙市城市建设档案馆就加挂了“长沙市建设信息中心”的牌子,实行“三块牌子,一套人马”的管理体制(长沙市城市建设档案馆、长沙市城建档案管理处、长沙市建设信息中心),但建设信息中心的职能落实缺乏有效机制。从2005年开始,随着数字化工作全面开展,建设信息中心的职能不断健全,对全市建设系统信息化工作实行精细化管理的条件不断成熟。在数字化城建档案馆基础之上,2007年,我们全面改版了“长沙市建设信息中心网站”,承担了建设信息收集和、建设系统部门联动、行业监督管理和投诉在线办理等职能,发挥了长沙市建委政府门户网站的作用。正是基于长沙市城建档案馆数字化成果日益丰硕、长沙市建设信息中心网站影响日益扩大,在多年的努力下,“长沙市建设信息中心”机构终于2009年11月由市编委下文批准正式成立,全市建设系统信息化工作精细化管理就有了强有力的法定工作机制。
