档案系统管理范例

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档案系统管理

档案系统管理范文1

1利用档案管理系统建立人事档案数据库

建立人事档案数据库,就是利用档案管理系统将每个人的纸质、照片、声像资料的档案信息转换为数字化信息,建立人事档案数据库。主要做法:一是纸质档案扫描。使用扫描仪进行扫描输入,将以纸张作为载体的档案材料,转换成档案管理系统内的数据档案。二是图像压缩。节省图像文件的存储空间,压缩后的图像数据,在浏览时,可以实行比例放大或缩小还原,输出满意的比例图像,增加图文信息提供利用的灵活性。三是档案的数据库管理。数字化后的档案,需要使用数据库来管理。需要阅览时能很快查找出来,需要统计就能很快统计出来,需要打印就能打印出来。四是光盘刻录。若干年后,计算机系统损坏或淘汰了,那么这些档案数据就变成“死”的了。妥善解决这个问题,非常重要。系统将完整的检索程序、数据库文件、图像文件、辅助文件集成在一张光盘上。即使计算机系统有什么意外,单凭这张光盘,也能进行检索工作。

2目录检索系统提供了强大的系统编目功能

建立人事档案数据库,主要就是对人事档案实现全文存储,在档案信息管理系统中采用目录进行管理,把全文信息、图像信息及其浏览功能集成于目录数据中进行管理,以目录数据为检索入口,从而实现档案图文信息的全文检索。利用计算机档案管理系统对存储在数据库中的所有档案目录进行整理,建立健全档案目录检索系统,可以实现档案的快速查询和利用。一是档案目录检索系统能够提供强大的系统编目功能。系统可以自动生成或手工自由设计报表,满足不同类型的报表需求。档案人员可以根据需要生成档案目录表,档案目录表的结构可以自行设计和修改,加强档案中对该系统的把握,提高使用的灵活性和工作效率。二是方便档案的利用登记、利用统计和数量统计。使用计算机进行利用登记非常方便,也可以对档案利用情况做出详尽快捷的统计。档案统计是对所有档案的不同类别的详细情况做出报表,有利于档案管理人员做出及时有效的决策。三是利用管理严谨有效。计算机可自动把每次的借阅档案内容登记下来,对于借阅原件的,还具有记录利用效果信息。到总结时,自动打印出利用统计表,提供档案的移交管理功能,档案人员自然一身轻松。

3数据库的应用提高了档案的查全率和查准率

档案数据库的应用提高了档案的检索质量,提高了档案的查全率和查准率。查全指的是,所有应该命中的记录都被查出待选;查准指的是,所有命中的记录都是查询者所需要的。使用档案信息管理系统,工作人员只要输入几个汉字,就会立即得出查询结果,系统应具有拼音首字的查询功能,不懂汉字输入就可以查询,对于重音字也可以得到很好的解决;具备树型查询功能,从上往下的查询,层次分明,易于识别是否是所需档案,符合档案人员的检索习惯;提供自动漫游检索,系统可以自动在所有库中查找,找到后显示出来供查看,这样,大大减少了利用人员的等候时间,以前几个小时查不到的档案,现在片刻就能拿到。

4档案管理网络化实现了档案信息资源的共享

档案系统管理范文2

在档案信息自动化系统运行的过程中,没有一个统一的操作标准,同时在管理软件的应用上也存在着很大的差异,管理的结果也产生了一些误差,在这样的情况下,就会影响到整个系统的管理质量,在系统使用的过程中,硬件本身的质量是没有问题的,但是由于操作员的个人技能不能达到相应的要求,使得硬件中很多实用的功能都没有得到充分的发挥,所以在进行档案管理的过程中,要不断加大自动化技术的推广,有效的对管理工作进行规范,这要求管理人员要提高自身的业务水平,尤其是计算机应用技术,同时也要建立健全管理的机制。

2自动化建设要着眼于提高系统的整体水平

在自动化建设的过程中,系统的整体性高低对功能的发挥有着十分关键的影响,提高系统的整体性也就是提高计算机网络系统的管理质量,从而使系统的优势能够得以充分的发挥,从而也提高了系统自身的软硬件性能。但是在系统运行的过程中,一部分节点非常容易出现故障,这些故障的产生也严重影响到了系统的正常运行,所以在使用该系统的过程中一定要采取相应的措施,不断加强对故障的处理,使其发挥的负面作用能够缩减到最小,这样才能更好的提升系统的综合运行质量。

3有重点的抓好数据库的建设

在近几年的档案信息自动化系统发展中,对文件处理技术的开发和系统应用技术的创新还处在一个适应和过渡的阶段,因此在档案信息数据库的建设过程中还存在着很大的不足,这些问题的产生也会使得数据库在使用时无法发挥其正常的功能,所以在使用档案信息自动化系统的过程中,要根据每个档案管理部门自身的具体情况进行数据库的创建和完善。从另一个角度来看,数据库的建设和完善需要很长的时间,同时其相应的工作也是有一定的发展规律的,所以在数据库建设的过程中还要注重每个部门人员之间的配合。在进行档案信息运用的过程中,还要加强对信息内容的有效管理,只有这样才能更好的提升系统运行的可靠性和灵活性。同时我国的科学技术还在不断的发展,新的思想和理念还会不断的应用到档案信息自动化系统的运行中,所以档案信息自动化系统还会不断的发展和完善。

4慎重选定技术路线

信息技术的飞速发展成为当代技术革命的主要特征。对我国档案信息自动化影响最大的技术是微机工作站、服务器性能的提高,网络技术的成熟及数据库技术和应用软件开发工具的发展。网络技术的发展促使局域网、广域网以及信息高速公路的建设和开通。在信息技术发展日新月异的条件下,选择档案信息自动化系统的技术路线是十分重要的,应当推行适应的先进技术,使经济效益的合理性和技术的先进性相统一,技术路线的选择要符合我们的实际。

5实事求是地改进管理体制

集中统一是管理任何社会化大生产所必需的方式,信息自动化这一高新技术系统也不例外。人机结合是自动化系统的建设方针,其含义为档案业务人员直接使用微机开展工作,这是研究自动化系统管理时必须考虑的原则之一。档案信息自动化系统的管理体制,要能使高度集中管理和方便使用相结合。档案信息自动化系统实行集中统一管理,不能各行其是自建系统,造成信息分割和资源浪费。

6充分发挥系统建设资金的使用效益

档案自动化系统建设是档案部门投资最大的项目,在资金筹集和管理使用方面,较好的做法是多渠道筹措资金,实行中央拨款、地方拨款、单位自筹和争取外援相结合,资金使用上做到按项目管理,进行项目论证并跟踪考核。

7重视人才管理

档案信息自动化系统的骨干力量是计算机技术队伍,其素质水平直接影响自动化水平的提高。当前有些单位的队伍不稳,有人才流失现象。计算机技术人员的培养教育和管理是一个重要课题,要有针对性地对他们进行政治思想教育,培育其事业心和奉献精神;有计划组织进修,掌握信息技术的新知识;在工作条件和生活待遇上给予关心和照顾,解除其后顾之忧。

8结语

档案系统管理范文3

高校房地产档案资料的精准性,对高校各项指标是否达标意义重大,房地产档案内容是否全面完善,关乎到教职工自身最真实的利益。在住房货币化的今天,对教职工住房面积是否达标,需通过对房地产档案的检索来实现,因教职工在申请住房之时,住房信息中会对教职工的自然信息进行整理与记录,与此同时教职工若申请房屋补贴,则在申请材料中会对教师校外房屋信息进行全面的记录,因此如何快速的检索这些信息,为提高房屋管理工作的质量与效果,笔者认为专业化的房地产档案资料的建设尤为必要。

二、高校房地产文件烦人系统分类

高校房屋可以分为教学、科研、商业、住宅、后勤、商业等类型,其中住宅又可以进一步细分为已售和未售住宅、周转房、单身宿舍等,而高校现有对房地产资料的记录文件又可以分为电子文件、纸质文件两种类型,其中电子文件是伴随计算机的应用而逐渐形成的一种文件存储类型,在电子文件中对学校的房屋信息、教职工的家庭及住房状况、高校拟建房屋资料,甚至包括建筑工程图都有记录,这些数据虽然小,但是涉及到高校房屋信息的方方面面,这为高校历史遗留问题的处理以及房屋货币化发展提供了重要的依据,为高校进行学区规划、用房调整、教职工再购房提供了重要的基础数据,因此需对这些宝贵的资料做好保存,必须建立一套系统性的房产档案管理系统。

三、存在的主要问题

总体而言高校后勤房屋管理依然存在一些问题,包括:首先,档案管理不够规范,尤其是在资料移交、转移过程中,资料丢失严重,对档案的完整性造成严重的破坏,并且不可复制;其次,档案管理人员综合素养不足,尤其是缺乏系统性的档案管理技能学习与培训,导致档案资料整理意识的缺失;第三,房屋档案资料缺乏有效的保护,目前我国高校中有很大比例的高校没有建立专门的房屋档案管理室,文件堆砌严重,久而久之会使得文件出现破损甚至霉变,造成的损失难以估量;第四,住房档案信息缺乏流动。若高校教职工因工作等原因导致人事变动,一旦到了新单位,其住房档案信息依然留存在旧单位,可能会导致一些不符合享受房屋住房补贴标准的人员获得补贴,对高校也是一种损失;第五,因文件的鉴别缺失,导致统计数据出现矛盾。如对同一事件的资料,因记载人或时间间隔较长,导致资料被重复记载的概率大幅上升,这对高校学区规划建设存在隐性的影响。再如因高校住房信息没有实现共享,且工作人员仅仅对与自身业务相关的数据进行整理、统计,直接导致了高校住房面积统计数据结果不一,有些部门按照房屋的净面积进行统计,而有的部门则按照房屋可居住面积进行计算,这也会导致统计数据的矛盾。以上主要的几点原因会导致高校房屋管理出现混乱,也极易导致高校房屋电子文件与纸质文件记录结果有很大的差异性,因此对教职工住房面积是否达标的评判结果也值得怀疑,为确认教职工住房面积是否达标,不得不对纸质文件进行整理,不仅浪费了大量的人力、物力、财力,也使得教职工的利益受到不同程度的损害,因此改进高校房屋管理工作迫在眉睫。

四、建立房地产档案措施

用计算机进行存储,因存储磁盘空间大、存储文件,不仅为我们节省了大量的人力,也节省了大量的物力及财力,使得其经济效益得到充分的发挥,因此笔者认为可以充分利用计算机技术发展的成果,建立一套基于计算机的高校房屋管理信息系统,将笔者以上提及的信息及时的录入到计算机之中,并根据搭建的信息系统管理模块,实现信息的快速检索。如何搭建此系统,笔者认为应紧急结合档案管理工作的具体内容而展开。档案资料管理的规范化的管理信息系统建立前提及要求,档案资料必须准确、完整、客观,因此管理信息系统的建立,首要是做好档案文件的检查职能,对于纸质文件可以通过对文件的公章、签名、文件签订时间、时间反生时间等进行检查,对于电子文件则可以对其发生时间与文件起草时间的关联性进行判别;其次,做好档案的归类工作,如以件问单位进行档案的分类,可以分为工程图、公用房文件、未售住宅承租文件、规划许可验证证明、租赁合同、相关部门的未售住宅文件皮肤、买卖契约、房地产证、产权证明、购房申请表、个人证书复印件、夫妻双方证件、商品房产件等。若按照事件发生的年度进度资料分类,则可以分为会议既要、一般文件、来往通知。若按照事件发生的顺序,如房屋产权归属的变化等。其次,房屋信息的录入必须做到准确、完整。如在进行资料立卷之时,对于已经出现泛黄、破损的资料要进行及时的修补与维护,对于容易褪色的资料应做好复印件的存档,并在立卷卷宗中做好备注说明,并将卷宗的目录、标题、档案号、文件数量及内容等信息输入计算机之中,确保录入管理信息系统的资料准确完整;第三,管理系统建立,信息的检索功能不可或缺,这样当相关人员有房屋信息检索需求之时,可以充分发挥计算机的强大运算能力,实现快速、便捷的检索,也可以利用计算机的存储空间,对相关的信息资料进行收集、整理及归档,之后根据计算机具备的模糊检索功能,及时检索相关的档案信息,以满足不同人员对资料的差异化需求;第四,管理信息系统的建设模块也应包括后台管理职能,对于具体负责房屋信息管理的人员,在管理信息系统中,要甚至权限,权限的设置可以通过身份验证(如姓名、身份证信息亦或是指纹指别等),这样管理人员就可以实现房屋信息的更新,对于非管理人员而言,由于不具备权限,对于房屋信息只具备只读功能,而不具备改写功能,确保房屋资料信息管理的规范性。

五、结语

档案系统管理范文4

【关键词】卫生系统;档案管理;创新

1引言

档案管理过程实际上是集中调度各种资源的过程,而运行状况系统的关键资产反映在文件资源中。档案管理的水平不仅影响医疗系统的未来发展,而且影响医疗系统的科学决策。因此,有必要应用新技术和新思想,以不断将医疗保健系统管理提高到一个新水平。现阶段的卫生系统需要改革和转型,以便更好地为人们提供服务。档案管理则是卫生系统里面的重要内容,也是促进卫生系统发展的重要元素,需要加以重视。

2档案管理在创新医疗系统中的重要性

随着时代的不断发展,医疗体制的改革日益深入,这对医疗系统的档案管理提出了巨大的挑战,传统的档案管理方法已经无法满足现代社会的发展需求。当前是信息和数字化时代。网络信息技术的进步为医疗系统中的档案管理创造了新的机会。档案管理者需要跟上时代的改革,并不断创新如何管理文件。只有创新档案管理方式并提高档案管理水平,才能使档案管理更具可持续性。应用信息技术支持来转变管理实践可以解决工作量大和短缺的现有问题。它使用数据驱动的模型,而不是使用文档的传统方法来更有效地输入和存档档案信息。档案管理是否有效以及文件资源是否得到充分利用将直接决定医疗系统是否稳定并能够长期发展。

3档案管理问题

3.1管理不善。党和国家一向高度重视档案管理,特别是改革开放后,加强档案管理到规定的高度,医疗档案和健康档案也不例外。对于以医疗保健为中心的单一医院管理人员,领导层通常倾向于强调效益并忽略档案。当面临生存与发展之间的冲突时,优先事项往往追求经济利益,而归档的重要性还不够。他们往往忽略医疗卫生档案在疾病诊断和治疗、传染病的预防和控制、科学研究、医疗纠纷处理乃至医院管理中的重要作用。与医疗工作相比,相关人员认为,医疗卫生档案的管理只能作为辅助任务。

3.2管理方法缺乏创新。由于各种原因和存档材料的特殊性,存档操作一直是一种机密管理模式。近年来,随着我国医疗卫生业务的发展,医疗系统的档案管理方法不断完善,但整个技术却退缩了,方法缺乏创新。档案和财务管理越来越网络化,但是档案管理本质上仍然是体验管理,整个网络没有信息化,档案的利用率低。同时,文件在卫生系统中的存储条件普遍较差,自然通风、光照强度、温度和湿度难以达到标准,缺乏必要的安全保护措施。

3.3缺乏管理人员,无法满足创新和发展的需求。医疗系统中的档案管理缺乏专业技术人员。除档案管理专业技术人员外,从事医疗档案管理的大多数人员都是从其他职业调任的。他们中的一些人已经从事过医师和护理专业实践或具有相关的理论知识,但是在医疗和健康档案管理方面缺乏全面和标准化的专业知识和技能。大多数非专业人员在工作实践中学习和探索,更不用说研究和创新管理,并逐渐积累经验以满足他们的工作需求。在需要创新和进步病历管理和改善信息管理的情况下,管理人员不仅不足,而且缺乏能力,影响了病历管理的质量。

3.4管理体系不完善。随着大数据、云计算和信息技术时代的到来,法律体系变得越来越完善,人们的自我保护意识和知情权也在不断提高。目前,卫生系统登记册和有关部门的规章制度不健全,不能适应创新发展时代的要求,归档提交率比较低。一些医疗记录没有保存或不完整,并且存档有时会丢失。

4加强卫生系统管理的措施和建议

4.1深化对档案管理重要性的理解。基于卫生系统持续改革的大背景,医疗卫生系统要求档案管理工作也必须做出一些改变,使其可以更好地满足医院发展需求。鉴于此,重视卫生系统与医院档案创新显得越来越重要。管理层需要认识到,档案创新属于医院管理创新工作的一个重要构成。一些高质量发展医院的实践表明,医院管理对医疗档案的创新管理的重要性是提高医疗水平和提高记录质量的重要保证。医院领导班子以及护理室等,共同组建档案管委会,对档案创建实施有效的监管。

4.2完善医疗卫生档案管理系统。认真遵守有关政策法规要求,加快完善医疗档案管理规范和体系,逐步进入标准化、合法化的轨道。最重要的是创新档案管理系统。利用现代科学技术管理科学知识,管理体制创新,明确档案管理人员的具体职责,并确保医院档案管理人员根据各种数据的内容进行分类和存储,并按照法律法规进行管理。规范医疗记录的工作,完善相关程序,在相关法律法规允许的范围内提供服务,满足档案工作人员的合法需要。

4.3提升管理人员能力。当前的卫生系统中,档案管理人员的质量和能力直接影响档案管理的水平。如今,医疗和健康档案信息管理的信息化要求和水平不断提高,对档案管理人员的要求也日益严格。不少地区的卫生系统都缺乏数字化管理人才,特别是在档案管理实际过程中,无法应用先进的信息管理设备和信息管理软件来对档案管理数据进行科学分类以及查询。为适应医疗卫生改革与发展的需要,医院认真研究并着力解决医院医疗卫生档案创新管理工作面临的新情况、新问题,使医院能够适应新时代的发展要求。这就必须及时监督档案管理任务,要着重加强对档案管理专家的培训,积极引进病历管理人才,优化医院档案管理专家的结构,培训档案管理人员,提高现有人员的专业知识和能力。同时,根据信息时代的发展需要,医院应提供先进的档案管理设备,以提高医疗档案管理的效率和质量,从而提高医院的医疗水平和竞争力。

4.4有效提高医疗卫生档案管理中的科学和信息水平。基于大数据以及云计算等技术的发展背景,医疗系统发展要求能够符合时代要求,合理运用互联网技术完善档案管理工作,推动医疗档案管理渐渐走向现代化。借助于大数据以及云计算技术的功能,能够高精度、高速度地完成检索,以更少的人力、物力来完成工作。同时,合理运用该类信息技术,属于医院管理的现代化标志之一。从实践来看,档案信息化,这属于卫生系统现代化管理的一大发展方向。如果要让卫生系统档案在管理中去创新,就要依靠现代科技的力量,构建起完善的内部网络,完成档案数据库的合理建设,以此打破传统管理的那些模式,从而把办公、信息以及档案资源进行有效整合。鉴于此,对医院档案系统加以改良完善,可以使其档案管理工作变得更加合理。

4.5使用结构化设计方法进行文件转换管理。现代信息管理技术已在大多数医疗保健系统中流行。传统的纸质文件已成为当前的数字文件,但是某些数字管理部门仍使用传统的手动分类方法或手动搜索。只要在网络上收集资源,管理档案中数据的方法就已经实现了数字配置。这种数字构成是系统的而不是肤浅的。为提高档案的信息化水平,有必要改变观念,认识新的档案管理方法,并采用系统的设计方法来创新档案管理,以防止纸质文件在电子文件中积累。

4.6档案管理者应充分利用电子打印技术当前的电子打印不仅可以支持个人PC终端,还可以支持移动终端,并且这种打印管理方法可以同时存储电子文件和纸质文件。这种打印管理方法允许不同级别的不同部门和管理人员使用该系统共享相同的文件和信息,构建良好的决策系统,更好地利用文件中加载的信息来进行推广,且优化决策。这种同时存储纸质文件和电子文件的方法有助于快速查询文件信息,使档案管理更加方便市民,并可以防止丢失引起的文件不兼容问题。

5结论

综上所述,创新卫生系统的档案管理,提升其管理水平,是把以人民为中心的发展思想落到实处的重要举措。卫生系统档案管理的数字化改革与创新是一项系统的任务,只有从人事管理和设备管理的综合角度出发,才能进行持续的创新。因此,我们需要改善档案管理数字化建设的外部环境和内部系统,加强内部人才培养,提高团队建设的科学性,创造良好的外部内部环境。

【参考文献】

档案系统管理范文5

1.1试卷数量大,重视程度不够

随着我国高等教育的普及,办学规模逐步扩大,试卷档案与日俱增,高校对教学档案管理工作也日益重视。但是部分高校因为人员、资金等问题,并没有对试卷档案进行有效的管理。教育部门要评估时,临时抱佛脚,组织人力进行整理归档。对试卷档案保存不够重视,造成很多教学档案缺失。

1.2管理流程复杂,归档整理不及时

试卷管理包含教务管理部门、任课教师、审题人员等实体,各实体之间关系复杂,试卷管理过程繁琐。目前没有规范的试卷档案管理流程,出现试卷管理过程混乱,试卷出题、批阅不规范,试卷附件资料回收不全,回收的试卷不能及时归档等问题。

1.3档案存放混乱,后期管理困难

试卷档案特点是数量巨大、类别复杂及周期性强。许多高校都有专门的档案室,但没有规范的分类和存放规则,试卷档案存放混乱,查询、复核比较困难。

2试卷档案管理工作分析

试卷管理工作是教学管理中一项重要的常规工作。试卷管理工作中有教务管理人员、任课教师、审题人员、印刷人员、监考人员、回收审核人员、入档人员、日常管理人员参与。其中教务管理人员制定试卷模板,任课教师组织出题,审核人员对试题进行审核,审核完毕交由印刷人员印刷。正式考试时,监考教师填写考场记录并提交试卷,由教务人员负责回收,并组织任课教师批阅试卷,回收批阅后的试卷、成绩单及其考试附件材料。审核人员最终审核无误组织入档。

3试卷档案管理系统需求分析

3.1系统性能分析

(1)实用性。试卷档案管理系统开发以管理流程为依据,利用计算机强大的处理能力和高校优越的校园网环境进行开发。(2)可靠性。系统以php+mysql作为开发环境,运行在Linux服务器环境下,因Linux开源免费及其与Php+Mysql良好兼容性特点,系统开发投入少,安全稳定。(3)准确性和及时性。试卷档案数量巨大,使用计算机进行系统化存储、处理,保证了数据的准确性、及时性。

3.2系统任务分析

试卷档案管理系统需完成以下任务:①试题的在线提交、在线审核;②对教师提交的试卷进行管理;③考试安排;④试卷批阅通知;⑤批阅试卷及其试卷附件材料的提交审核;⑥试卷编号入档;⑦对试卷的统计、查询等操作;⑧数据的导入导出及报表打印;⑨数据库设计。

3.3系统用户分析

系统用户分权限管理,不同的用户分配不同的权限,相同权限的用户定义成同一角色,系统管理员对用户的权限和角色进行定义、修改和删除等操作。分为系统管理员、试卷审核员、任课教师、教务管理人员、档案管理人员、数据库管理员等。不同角色用户登录,具有相应的系统操作权限。

4系统设计

4.1总体设计

系统总体设计包含系统的硬件和软件设计,硬件主要是系统运行的网络和服务器环境。软件主要是操作系统环境和软件运行环境。高校档案管理系统运行在校园网上,使用的服务器是IBM,操作系统使用Linux系统,开发环境使用Php+Mysql环境,系统开发过程中要充分考虑系统和数据的安全性。

4.2系统功能设计

系统功能模块有:任课教师信息管理、试卷回收审核管理、用户信息管理、试卷档案信息管理、试卷档案操作管理、考试安排管理、数据导入导出管理、报表管理、数据库管理、系统管理等。

5系统实现

5.1总体实现思路

系统开发使用php语言与mysql数据库,网页制作过程使用html、css层叠样式、Javascript等技术。实现过程充分考虑到系统的开发成本以及系统的安全性、实用性、先进性、可靠性等目标。开发过程中尽量做到代码优化以提高代码的执行效率。在满足第三范式的基础上,对数据表进行优化,保证数据完整性,操作更加方便,查询的执行效率更高。

5.2实现流程

5.3系统相关模块设计与实现

5.3.1权限管理模块设计

试卷档案管理系统模块采用用户组模式。用户组设置主要是两方面:一方面是用户组成员,同一用户可以分配到不同的用户组;另一方面是功能列表,可以设置用户组的访问权限,不同的用户组,所看到的功能列表也不同,这样可以使用户的权限更加细化,提高系统的安全性。

5.3.2系统功能菜单设计

系统的功能菜单根据当前登录的用户信息(通过SESSION),在数据库中查找对应的权限。

5.3.3试卷档案入库管理

教师批改完试卷,网上填报成绩并递交纸质版成绩单后,由教务管理人员(档案入库员)审核试卷和教学文档是否齐全,在系统中做出标志。确认无误后,点击试卷入库。系统会自动根据事先设置好的专业、年级、考试形式、存放档案室的位置生成试卷档案编号。

6结语

档案系统管理范文6

关键词:档案馆;电子信息档案管理系统;应用研究

1引言

电子信息档案管理系统的建设与应用,能够给档案馆开展各项工作提供良好的保障条件。系统建成之后电子档案信息的搜集、整理、存档、归档等各项工作将更高效,档案资料的分类、查询、调用在信息化的管理模式之下,数据信息资源的共享交流效果将逐渐增强,工作也更便捷。探索档案馆未来工作基本模式,从远程查阅、用户认证、系统管理等几个方面,对档案实现模块化、系统化的管理,为档案部门各项实践工作提供有利支持条件,还需要档案工作者展开进一步的实践分析研究。

2电子信息档案管理系统构建所应遵循的基本原则

(1)规范化。任何工作要想保持一个稳定发展的状态,都需要将其安全性、秩序性保障起来。电子信息档案管理系统的建设与一般的档案管理工作有着较大的差异,互联网信息技术的介入,使得系统很容易遭黑客攻击,一些数据信息被删减或修改。所以基于电子信息档案管理系统应用的安全性、可靠性要求,需要在系统建设期间,分析可能会存在的安全隐患问题,确保每一个工作阶段都能够将规范化标准推广,管理质量提升能够给电子档案应用带来积极的推进作用。(2)一体化。一体化指电子信息档案统一管理阶段,做好集成化的管理模式应用,当各种数据信息资源能够协调性应用,那么电子档案的真实性、可靠性就有了良好保障。电子信息档案管理系统应用期间会生成一个较为完成的生命周期,为了避免在管理阶段遇到一些突发性问题,在电子信息档案管理系统建设阶段,应探索管理周期设置要求,实现对电子档案的有效性管理与应用。(3)自动化。自动化在电子信息档案管理系统建设阶段的要求,就是针对电子档案的自动生成,档案管理员通过系统应用,对相应的电子档案数据信息进行搜集、整理,经过分类、整合之后能够对已有的电子档案信息资源进行深入的分析与研究,探索其本身的价值影响。整合过程中,将文件自动合成处理,为后续的利用提供便捷条件。

3探索档案馆电子信息档案管理系统内部的非功能性设计环节

电子信息档案相对于传统纸质档案具备明显的优势特点,需要从资料内容、实效性两个方面进行分析研究,要求档案管理员在实践工作阶段,做好对自身业务的拓展,需要将系统操作、系统模块设置工作全面开展,具体从以下几个方面展开分析:(1)系统架构层应用。系统各项业务控制管理,比方说在访问数据信息统计方面,对这部分内容进行缓冲,这样在系统应用期间,档案存储与应用期间的其他数据信息内容的更新效果逐步增强。系统架构层的应用,能够将各项工作分层次的开展。(2)系统操作层应用。电子信息档案管理系统应用期间,在设计方面人性化的操作界面设置是十分关键的,能够满足高效的系统应用需求。档案管理者需要做好对系统各个功能模块的分配与完善,面对相应的电子信息档案的处理,能够达到理想化的工作要求。(3)系统业务层应用。档案馆档案管理工作需要将业务流程统一设置,通过电子信息档案管理系统的各项功能分工,将拆分工作依据电子信息档案管理要求进行,这样就能将各项功能的配置效果逐步增强,在实践阶段各个模块相互配合,提升档案管理质量。

4档案馆电子信息档案管理系统功能性设置

4.1电子信息档案管理系统安全管理工作

电子信息档案管理系统结合网络技术手段,经过对各项工作的统一、规范管理,能够做好与档案馆各个部门的业务对接,实现系统化、一体化的管理。尤其是现阶段的网络技术水平不断发展,电子信息档案的传输与共享速率逐步提升,人们体会工作便捷性、高效性的同时,在安全管理阶段也有着硬性要求。所以考虑电子文件联网之后的应用更容易受到网络病毒的侵害,所以做好对电子信息档案识别,从归档工作开始之初要求部门对这项工作全权负责。同时还需要档案管理部门明确归档的要求,经过转化之后的电子档案,利用前端控制的有效途径,能够确保有价值的电子信息档案建立防伪标识,在防伪技术调控阶段,确保对不良网络病毒有强的抵御效果。

4.2电子信息档案管理系统查询与统计模块

电子信息档案管理系统主要目的是为了方便管理员归档工作,给后续的档案查询、库房管理提供一定的功能性引导。库房管理查询工作,通常需要将架号、库号、格号输入,后续找出相对应的电子信息档案。档案查询应用功能,还需要将查询档案的类型明确,通过对档案归档时间明确,在系统不同的模块应用期间,管理员针对其统计与归档功能,明确档案的位置并调取应用。管理员统计自己的整体工作量时,电子信息档案管理系统获取查询信息之后,就能够实现对相应的统计信息内容的搜集与调用,整体工作的便捷性与高效性都能进一步提升。

4.3电子信息档案管理系统归档功能模块设置

档案馆在电子信息档案归档管理阶段,将电子信息档案入库之后,后续还有库房管理、接收归档、档案转移、档案撤销等具体工作。从库房管理层面上看,该模块主要目的是将现有的电子信息档案进行库房信息的创建、调整、删减,在系统中行使此权利期间,需要将库房编辑、档案转移等具体工作进行划分。也就是在系统应用期间,库房信息包含诸多方面,从库房名称、标号、面积诸多信息入手,将各项参数的独立性保障起来,便于满足后续管理员在信息删减、修改方面的操作需求。从档案信息移交工作上看,电子信息档案管理系统设置该模块就是为了控制在档案移交阶段可能会存在的问题,一般是档案管理员在数据上传、归档阶段的信息遗漏,需要重新将电子档案信息移交处理,在系统界面操作期间,通过对移交、查询点等具体业务的判断,将数据进行转移,后续的查询效果增强。电子信息档案管理系统档案接收与撤销服务工作,该功能性模块的设置,就是针对移交档案阶段的实践操作需求,功能界面上获取移交信息,管理员再将查询信息、移交内容共享上传,明确功能模块中所包含的基本项目,从工作人员、业务属性、订单号查询等几个方面,显然能够给管理员提供较为完成的操作条件。管理系统中的库房管理,给有需求的用户设置专门的点击浏览按钮,管理人员在身份认证之后,有权利将自己的工作内容进行调整,将库房数据信息新增、删减等内容具体调整。旨在档案信息编辑处理期间,经过给档案管理员提供相应的操作提示,进入到编辑页面之后就能按照要求对档案内容进行调整或修改,通常只要对归档文件进行双击,进入到页面之后根据提示进行操作按钮的点击,那么入库之后就能够按要求将已经归档的电子档案信息进行调整。

5结束语

档案馆管理工作人员,为了将电子档案信息管理质量进一步提升,需要将电子档案管理系统建立并完善起来,探索其对实践工作的服务性价值。对于档案馆来讲完善系统工作,能够将档案管理工作的资金投入有效控制,整体的管理水平、服务水平提升,能够将互联网的优势作用展现出来,建立模块并探索全新的管理模式、管理技术,实现对电子信息档案的完善管理,提升档案馆的整体工作效率。

参考文献

[1]张莉.山东电网公司营销档案管理系统建设[J].现代经济信息,2015(14).

[2]宁霜.浅谈新形势下档案信息系统的建设与管理[J].兰台世界,2015(S3):53-54.

档案系统管理范文7

1.1提高数据分析整理的速度

结合贵州省的实际测绘成果资料管理体系的情况,采用地理信息信息系统技术,将测绘资料及产品目录与测绘综合信息采编、网站维护管理、测绘信息管理、资料档案管理、成果分析结合为一体。针对“贵州省测绘档案管理信息系统”,将基础测绘成果及产品的信息在网上,专门建立贵州省测绘网站,尽力自己的信息窗口,结合全省的基础类测绘项目的信息,加强贵州测绘队伍建设,在今后发展过程中逐渐形成专业的信息管理空间,将测绘队伍、政策法规、科技活动等有效的结合起来,同时结合网络的强大功能,宣传测绘工作,宣传相关法律。

1.2建立数据采编与管理体系

针对各类数据的特点,建立数据组织存储方案。针对贵州省的测绘资料档案管理部门的具体业务,实现对各种测绘资料的科学性管理,资料数据从查询、登记、到最后的提交。整个过程要求自动化。利用空间可视化的形式信息,要求互联网能够通过空间查询手段实现对资料的查询、统计、整理。在统一的,集成的构架下进行采编管理操作,各类数据的不同特点技术支持下,通过对功能框架的不同具体实现来表现,提供多种来源,多种形式的各类数据的输入功能,同时在管理过程中要变换数据的导入,兼顾其他系统与本系统的交换,提供自主导入功能。在数据录入、图形录入、资料录入过程中完善管理体系,及时更新操作,每个数据并不是在每个环节都直接与目录数据进行交互,而是作为工作数据单独保存在档案管理数据库中。

2如何加强测绘成果档案管理信息系统管理

2.1加强档案管理系统的操作功能

按照管理的档案类型进行纵向划分,对地图档案管理,成果管理,航测档案管理等进行系统化操作管理。其次可以按照档案管理工作流程进行横向划分,包括对档案资料的接受、档案归档管理,对分发、借用、检查、查询的过程要进行系统化分析,有针对性的加强管理力度。

2.2建立测绘成果资料档案数据库

测绘成果资料对你感数据库是一个包括空间数据和属性数据的大型关系型数据库,空间数据库和属性数据库在一定意义上隶属于不同的数据体系,以逻辑思维的角度是统一的,数据库是用来存放各种测绘成果资料的档案信息,是整个系统高效运转的核心,也是各个部门系统的出发点和目标。要积极建成局域网环境信息管理平台,实现测绘安全,进行高效管理和系统化分析,为成果档案的信息化工作打下坚实的基础。

2.3建立编辑系统和浏览系统

编辑系统是整个数据库建立过程中的重要工作,在系统建立完成后,要及时采用自身维护手段和更新方式,建立一套功能灵活,体系完善,方法多样的录入编辑系统,对档案的录入、编辑、删除等功能进行统一化管理。除了编辑系统,同时更重要的是浏览系统,在网络的影响下,C/S结构是当前测绘资料查询和统计的重要工具,包括对图表进行查询,统计,两大方法。编辑系统和浏览系统在整个数据库建立过程中有着至关重要的作用。

2.4建立分发管理子系统

为了满足当前档案有效管理,对档案的外接、阅读体系要有严格的规范,制定一套严格地管理体系,将信息查询、外接情况、统计分析、图单打印等工作有合理的规划,保证每个子系统的协调高效运转。同时建立管理子系统也势在必行。为了保证整个管理系统运行,必须保障对每个管理子系统的正常运行,建立相关安全保护措施,维护系统用户的升级,对角色创建,信息管理等方面进行有效管理。

2.5完善现有馆藏测绘档案管理体系

在进行测绘档案管理进程中要注意对档案进行系统化分类,注意完善编码体系,从技术上和流程上加强对档案管理的力度。同时在管理过程中要注意为管理人员提供管理平台,提高档案管理的安全性的同时提高工作效率。相关技术人员要努力掌握嵌入式微操作系统的能力,针对测绘档案管理的特殊性和复杂性,对光盘库进行深层次的制定和封装,整理形成读取、刻录、归档等一系列操作规范和流程。使用户通过最简便的操作实现对后台大量光盘的精确控制。

3如何维护系统安全

要想对测绘成果档案管理信息进行有效的管理,必须保护系统的安全性,档案信息的完整性是系统保护问题之一,要保证数据信息之间的结构不受破坏,争取保证整个不同副本的同一个数据基本一致。

3.1规范操作程序

信息系统在运行过程中难免会出现各种故障。操作程序存在问题,对信息系统的并发控制不当,系统硬件出错等,信息系统在在工作过程中会约到很多突发性事件,所以在操作过程中要注意维护系统安全,如果不慎出现错误,要及时采取措施尽快恢复原样。登录档案信息系统要对子系统进行规范性操作,首先检查用户收入的用户名及密码是否正确,如果输入过程中出现错误,则不能正常进入系统,页面会显示登陆人员的身份已受到限制。在进入系统之前要检查登陆者的身份是否合理,保证身份合理的情况下,要进行审核,保证资料的保密性,同时要规范操作者的操作能力,不同的人员只有对自己相应的项目进行修改或录入,对其他人的栏目无权修改,在登录过程重要保证职责分明,各司其职。

3.2及时对信息进行备份

数据库备份是日常维护工作的重要组成部分,要求在工作过程中对备份机制进行定期备份,利用数据采编管理系统进行备份,充分利用Or-acle本身完整的机制。由于内网的数据不能直接更新,所以在系统设计中要采用数据过度的方式,将内外数据库架构导出成XML文件,在将XML文件通过数据采编导入外网数据库,该功能设计实际上也是一种备份和恢复功能,可以将XML文件存放于其他机器中,在出现故障时要利用XML文件数据及时恢复。

4结束语

档案系统管理范文8

关键词:档案管理;产品可追溯性;数据库

0引言

在计算机应用领域,管理信息系统已不陌生,并且其优越性愈来愈受到重视。军用电子产品有着它的特殊性,对整个产品生产、售后、交付使用及整个生命周期都备受关注,随着电子技术的发展,军用电子产品越来越复杂,生产数量增多,信息量越来越大,对军用产品技术档案管理提出了更高的要求。本文将从科研生产单位对军用电子产品技术档案管理的实际需求出发,针对产品档案管理工作烦琐、不易查询等问题,提出了“军用电子产品技术档案管理系统”的构想,以实现产品的可追溯性和管理规范性。

1该“军用电子产品技术档案管理系统”数据库开发的技术特点

数据库系统包括数据库(DatabaseDB)和数据库管理系统(DatabaseManagementSystem,DBMS)两部份。数据库是用来存储电子文档,是结构化的数据集合,一个数据库系统可以包含多个数据库;数据库管理系统则是管理数据库的软件,是用户与数据的接口,负责完成数据处理操作[1]。该数据库系统主要具有以下特点:(1)实现数据共享,减少数据冗余。(2)数据的独立性。统一的数据控制功能。(3)产品数据库可以被多个用户共享,数据的存取往往是并发的,即多个用户同时使用一个数据库。(4)可扩展性。根据实际需求可扩展。

2系统需求分析

“军用电子产品技术档案管理系统”要解决产品的可追溯性。首先进行用户需求分析,以典型产品为例,在生产制造和售后服务过程中的档案信息包含:生产过程中的整机调试数据、返工返修数据、交付检验数据,售后服务技术数据、装备状态、装备交付情况等管理。其主要信息如下:(1)生产过程中的整机调试数据包括:整机组成编号装入关系、整机批次号、整机编号、调测数据等。(2)生产过程中的返工返修数据包括:整机组成编号装入关系、整机批次号、整机编号、返修件名称、编号、故障现象、原因分析等。(3)交付检验数据包括:整机组成编号装入关系、整机批次号、整机编号、名称、军所检的产品性能测试报告、软件状态等。(4)售后技术数据包括:整机组成编号装入关系、整机批次号、整机编号、售后服务单号、名称、售后原因、售后分析、售后人员和完成时间等。(5)装备交付数据包括:整机组成编号装入关系整机批次号、整机编号、名称、数量、交付时间等。以上数据信息中,如产品性能测试报告等可以利用关系数据库中的通用字段保存,以原稿形式直接录入。实现系统化管理,提供用户对产品档案数据进行添加、删除、修改、查询、统计分析、汇总、分类、浏览、打印等操作。

3系统设计分析

现在网络软件的开发主要采用客户/服务器模型简称C/S(Client/Server)和浏览器/服务器模型即Browse/Server模型,简称B/S模型。本系统选择C/S模型,它适用于局域网环境中的数据库用程序,用户通过客户端访问服务器中的数据库。现对用户及系统需求涉及的各种数据和功能进行分析,以典型产品为例,确定系统应具有的功能并划分模块,如图1所示。(1)登录设计:输入用户名和密码,由系统判定,若正确则进入系统并提示登录成功,反之多次不成功,自动退出登录界面。(2)档案管理设计:用户根据需要添加、修改、删除数据记录,操作完成后系统更新数据并返回更新成功的信息;档案管理设计还具有浏览、打印等功能。(3)档案数据查询设计:实现具有模糊查询和高级查询等按条件查询显示信息。(4)档案统计分析设计:根据需求输入统计条件,系统自动判断,若存在则显示其信息并按要求分析数据。(5)输出设计:系统提供将查询,统计等信息输出,可直接打印或保存为文件。(6)系统管理设计:系统管理员有权限选择增加或修改用户及权限。(7)修改口令设计:选择修改口令后,系统提示输入新密码然后再次确认新密码,系统更新数据,并提示修改成功。(8)产品数据库设计:数据库设计是将系统需求分析得出的数据进行具体化的过程。在数据库应用程序中,数据的共享、数据操作的范围和数据结构上都有自己的特点。其数据库设计内容如下:分析数据库结构。将所有的数据按照层次分类,最底层的应该是不能再进一步分割并大致确定其类型(数值、日期、图形、图像或任意字符)的数据。每一个层次则是一组最低层的数据集合,在建立数据库时以最低层的数据作为数据库表的基础。确定数据库的取值条件。用于检验数据的有效性,它包括字段级数据、记录数据和整个库数据合法性(即有效性)的定义;数据库表索引定义等。例如:确定某些数据的取值范围,是否允许为空值。明确数据关系,分析每组数据之间的关系,包括数据库表的连接关系,例如两组之间是否有意义相同的数据,如果修改或删除一组数据,另一组数据是否需要做相应的修改或删除等。“军用电子产品技术档案管理系统”服务器数据库主要包含系统用户、整机调试数据、返工返修数据、交付检验数据、售后情况、装备交付情况等数据库表,以生产过程中的返工返修数据为例,返工返修数据信息表,用于保存模块返工返修的信息。为“分机/模块BM号”字段创建主索引,索引名为“BM”。为“分机/模块名称”字段创建普通索引,索引名为“MK”。数据库表的结构见表1。

4系统实现

根据上述“军用电子产品技术档案管理系统”的需求分析、系统设计分析编写程序模块。该系统以WindowsXP等为系统平台,采用MicrosoftVisualFoxPro为软件开发系统,服务器端的数据库管理系统采用MicrosoftSOLSever,应用数据库位于局域网服务器。可以通过远程视图或SQL技术来访问远程数据库,实现C/S应用程序,实现各用户之间的数据共享和数据传递。服务器主要完成客户端发出的服务响应[2];客户端完成发送请求到服务器的功能;网络主要是连接着客户端和服务器,起到数据通信通道的作用。所有数据信息对管理员是透明的,其他用户根据权限开放,以确保管理通道的畅通和数据的完整性。

5结束语

当今时代是飞速发展的信息时代,产品技术档案管理工作离不开信息处理,随着科学技术的进步,使得许多原本基于人工方式完成的工作逐渐的变为用计算机处理,数据的处理向信息化智能化转变,这一转变极大地解放了人的劳动,不仅提高了工作效率,而且提高了系统安全性[3],而且使技术档案管理工作做规范化,系统化,避免随意性,提高产品技术档案处理的速度和准确性。

参考文献

[1]程玮,陆晶.VisualFoxPro数据库管理系统教程[M].清华大学出版社,2011.

[2]杨晓静,宋秀敏.C/S与B/S模式相结合的标准化管理信息系统结构设计[J].电子工业专用设备,2011.