档案合同管理范例

档案合同管理

档案合同管理范文1

一、本企业合同档案主要内容

(一)法律部门归档合同

法律部门归档合同简单的理解为经法律部门审核风险后移交的合同,主要按年度-部门分类,涉及各个部门业务活动所产生的合同,主要包括企业质量、安全、环境证件、换证流程评审合同、审计业务约定合同、产品运输合同、图书出版合同、废物处置合同、房屋租赁合同、企业绿化合同等。

(二)销售合同

销售合同是企业销售部门在合同履约完成后移交的合同资料,是在企业产品销售活动中产生的,主要包括产品销售合同、备件销售、维修及服务类合同等。

(三)技术、科研合同

技术、科研合同是在产品、科研项目的研究、设计、试验、推广应用等阶段产生的合同。这部分合同因其移交顺序不同分为两种:一部分归于法律合同中已进行组卷,另一部分则归于科研项目档案内,但内容大致相同,主要包括产业技术、工艺、零部件、材料等方面,有试制合同,主要零部件加工工艺、测量、控制技术研究合同,产品振动噪声试验、系统改造等合同。(四)设备、基建类合同设备合同是企业在设备购买、清洗、维修过程中产生的,包括办公设备,机床、计量、清洗、管理系统等设备。基建类合同是企业在基本建设、技改技措、办公用房的修建、工程安装等活动中产生的,[1]主要包括公司消防改造合同、物流、围墙修建、试验台位改造、机床安装合同等。

(五)采购合同

采购合同即在采购活动中公司办公、经营业务、产品生产服务所形成的合同,包括办公用品、生产备件买卖合同等。

(六)其他类合同

主要包括战略协议、技术研究合作协议、外协合同及涉及公司权益的其它合同。

二、本企业合同档案管理模式

根据公司经营业务的实际情况,库藏合同档案未设置单独档案门类进行管理。其中,因部门内部利用方便,采购合同归于采购部门进行管理;劳务合同归人力部门保管利用;法律、销售部门移交的合同则按年度-机构分类进行保管。此外,技术、科研合同大多归集在科研档案内;设备、基建技改类合同分别在设备档案、基建档案中组卷保存;战略合作、协议类合同则因其特殊性,由文书档案管理人员单独进行保管和提供利用,故当前笔者所在公司的企业合同档案未形成系统、规范的管理模式。

三、本企业合同档案管理中存在的问题

(一)档案分类模糊、重复件多

根据上述本企业合同管理内容及现状,现存合同档案的管理模式并非企业合同管理中的分类管理模式。由于合同材料的来源广泛,材料多份重复的问题时有发生。合同签订时最少形成三份文件,除为合作方提供一份外,其余法律审查留一份、合同管理员留一份。有时合同承办人为使用方便也会多增加一份,由此造成法律合同包含所有其他类合同,而其他类合同则因业务需求、项目验收归档要求等,又留存一份合同甚至是两份合同并且分散保存在不同类型的档案中,造成合同档案分类模糊、重复归档等问题,影响合同档案的质量,对档案库房的承载力造成压力。[2]

(二)归档合同档案质量不高

在企业合同档案管理过程中,我们发现归档的合同文件材料主要存在三个方面的问题:一是存在无法律效力的合同,如无盖章、无签字、无签署日期等信息,合同的法律约束力缺失;二是合同内容不全,如缺少合同技术协议、补充协议等;三是缺少合同过程资料,如合同盖章审签单、合同评审过程资料、合同执行过程资料、合同完成情况及合同的补充说明等资料。因此,归档的合同文件材料不能准确地反映合同业务的整个过程及内容,严重影响了合同档案的齐全性、完整性、准确性,阻碍了合同档案的科学化、规范化管理。

(三)限制利用效果

档案利用是企业合同档案归档的最终目的,体现了档案工作的服务能力和档案管理工作的水平。合同档案作为企业经营管理活动的原始记录,为企业维护合法权益提供保障,协助降低企业的法律风险,档案分类结构模糊、归档不完整、管理不规范等问题都直接影响企业合同档案资源的开发利用,同时严重降低了档案查询利用结果的准确性,从而限制了合同档案的利用效率,影响合同档案利用效果。

四、改进本企业合同档案管理方式的措施

企业合同档案管理贯彻“事前防范、事中控制、事后补救”的原则,实行统一管理、业务归口、多部门参与、分级负责的管理体制。合同按类别分为销售类合同,购买类合同,技术、科研类合同,基建、技改类合同,对外合作类合同,涉及公司权益的其它合同六大类。按金额大小分为小额合同、大额合同、重大合同、特别重大合同四类。其中,金额大小按照具体合同类别限定额度阶段,以公司大额合同为例,其销售合同金额限定范围为人民币500万元以下;备件销售、产品服务、维修合同金额限定范围为100万元以上200万元以下,其他合同则是10万元以上200万元以下。按照国家档案局颁布的《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》(10号令)及船舶档案分类表的要求,合同材料作为企业所有经营管理活动的反映,可以按企业文件材料中一级类目“经营管理类(C)”、二级目录“其他类(9)”进行归集管理,并参照企业合同管理编码规则,增加单位编码。设备、基建、科研项目等档案中所涉及的合同文件材料则按设备单台套、基建单项工程、科研项目等要求进行“虚拟”组卷,并在卷内目录中添加备注信息。

五、本企业合同档案管理的具体内容

(一)规范管理体系

合同档案管理人员应了解合同管理业务流程,建立健全合同档案管理相关制度体系,包括保密要求、人员职责、[3]移交流程、归档范围、归档质量要求、整理方法、组卷原则、保管期限、查询利用等内容,要充分发挥制度的指导性和约束性作用,规范合同档案管理程序,并不断完善合同档案管理机制。

(二)规范移交手续

合同履约完成一年后需进行文件材料归档工作。要做好合同文件材料的归档移交工作,规范档案移交手续,填写移交清单,合同管理人员应按照规定将合同文件材料整理后移交归档,注明合同编号并保证合同和配套资料(合同章审批单、主件和附件等)的齐全完整、符合形成规律,同时确保移交清单上的签字齐全完整、内容准确。合同文件材料移交清单如表1所示。

(三)明确归档范围

按照合同文件材料产生的阶段过程进行收集。主要包括以下内容:1.合同前期:调研报告、合作方资质及“天眼”调查信息文件、技术规格书、投标申请、报价单、比价单、投标评审、结果审批、中标通知书等。2.合同签订:合同章审批单,合同正副本,有关合同签订、履行过程中的补充协议,质保期满前的相关合同等。3.合同履约验收:设备开箱、中期、终期、调试等合同执行过程标的的验收资料,价格凭证、性能、精度、合格单证,保修服务记录,用户说明书,使用、维修说明书等随机资料。4.其他:合同备忘录及合同承办部门认为具有保存价值的其他资料或凭证。

(四)组卷原则

1.组卷遵循合同文件材料形成规律,合同与其附件合订为一件,即一份合同一件,案卷由年度内多份合同组成。2.合同正本在前,附件在后,在有书写内容的页面编写页号,页号用阿拉伯数字从“1”开始依次标注,附件上有页码的需重新标注。3.归档整理完成后,在首页合同的右上角盖“档号章”,档号由分类号-机构代码-年度-案卷号-件号组成。4.合同案卷内的文件排列顺序依次为合同卷内目录、合同及附件、备考表,案卷内总页数计算时卷内目录及备考表不计算在内。5.卷内目录应与合同文件材料内容相符,能够简明完整准确地反映合同的内容,包括档号、合同编号、合同名称(包含简要的合同内容)、责任者等信息,需特别注意,责任者至少为合同双方。合同档案卷内目录参考格式如表2所示。

(五)质量要求

1.企业应落实合同文件材料收集、整理、归档责任制。设置合同文件材料形成归口部门,设置专(兼)职合同管理员,接受归口部门的业务指导,合同管理员负责收集、保管、整理各个阶段形成的合同文件材料,做好台账记录,并负责合同文件材料的归档移交工作。2.按照档案管理工作的要求,归档合同文件材料不能是复印件,若合同文件材料由于特殊原因无原件时,则需要合同管理员在复印件上签字、说明原因,并标明原件所在位置。3.合同必须有签字、手签日期、盖章等具有法律约束效力的款项,附件完整、图文清晰。合同文件材料不能有圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等字迹,载体及字迹都应符合档案保管的要求。4.已破损的合同文件材料应予以修整,字迹模糊或已褪变的文件材料应予以复制,热敏传真件必须进行复制,复制件与原件作为一件保管。合同文件材料小于A4的纸张必须托裱成A4规格,托裱文件的右边和底边必须与托裱的右边和底边贴齐,大于A4纸张的文件材料要求折叠到A4规格。5.外文合同文件材料若有译文的,应一并归档,外文材料在前、译文材料在后,作为一件保存,无译文的材料要译出标题后进行归档。

(六)合同档案编号规则

按照此管理方式,确定合同档案文件材料合同档案编号规则。具体编号规则如图1所示。

(七)合理划分保管期限

合同文件材料保管期限的划分,应参考企业合同文件材料分类、金额大小或重要程度,自合同履行完毕后一般保管期限不得少于五年。合同档案文件材料保管期限表如表3所示。

六、管理优势

(一)制度规范,收集齐全

通过对合同档案制度的不断完善,进一步梳理、明确合同文件材料的流程,确定合同文件材料归档范围,加强合同档案管理在业务工作流程中的参与度,做好合同档案的预归档工作,确保合同文件材料收集齐全完整。

(二)有效审核,避免重复

基于这种管理方式,无需对合同档案文件材料进行重新的划分,而是在现有的基础上提升归档合同文件材料的质量要求,切实解决合同文件材料重复归档的问题,有效缓解档案库房的压力,力争档案库房容量能够满足档案工作未来10到20年长效发展的需求。

(三)利用准确,提升效率

档案合同管理范文2

关键词:医院后勤;合同档案管理;后勤管理

一、医院后勤合同档案管理现状

2019年,北京大学第一医院(以下简称“我院”)总务处下设办公室、供应科、物业管理科、修建科、动力科、餐饮管理中心、汽车队,共计7个科室,涉及货物采购、服务采购、工程施工、设备维保4个类别的合同签订,共计归档合同219份。我院后勤合同档案实行双线管理,即合同转签涉及的过程文件及合同文本除在相应监管科室留存外,所有合同还须在总务处办公室归档留存。监管科室在日常工作中,须参照合同约定对对方提供的货物或服务等进行监管检查、付款验收。在一个服务期将要结束时,监管科室须参照现有合同对下一服务期的金额等各方面进行测算,起草新合同,而总务处办公室留存的合同文本及过程文件除了可以作为各科合同档案的备份外,还有一个重要作用⸺备查。我院每年都要接受来自上级单位及各个政府部门的检查及抽查,须要及时向检查人员出具相关合同文本及过程文件。而我院后勤科室众多且院区分散,出具合同等材料时,须协调多个科室从多个院区将合同档案送至总务处办公室,实效性较差。当合同档案在办公室归档时,在接受检查时便可及时提供所需材料。监管科室作为合同的的起草及执行部门,在合同归档时留存合同过程文件、合同文本原件及投标文件正本,总务处办公室作为辅助归档的部门,仅留存过程文件的复印件、合同文本原件及投标文件副本。

二、医院后勤合同档案管理存在的问题

(一)合同档案储存空间不足。每年总务后勤须要归档的合同近200余份,且近几年后勤合同归档数量逐年上升,每一份合同须归档的纸质材料较多且占用大量的储存空间。我院地理位置特殊,处在北京老城区,生产生活用房资源十分紧张,且医院在考虑用房安排时,会优先考虑各临床医技科室医疗业务用房需求,故后勤合同档案储存空间不足的问题日益突显。

(二)合同档案查阅不便。因我院办公用房资源紧张,往年的合同档案只能存放在离日常办公地点较远的地下库房中。这些合同虽已过合同履行期限,但若以后因检查或其他原因须要临时查看时,拿取十分不便,会因为没有统一的合同档案搜索系统而浪费大量时间。

三、解决方案

随着医院信息化系统功能逐渐完善,后勤合同档案管理也将进入线上信息化系统管理阶段。我院今年在原财务系统中拓展了合同管理模块,开始启用合同线上转签,但由于处于过渡期,目前采取的是线上线下双转签模式。所有后勤合同在开始转签时就须要将电子版转签过程文件及合同文本上传至信息化系统中,在合同转签过程中,审批人即可在线上查阅、审批合同资料,合同在线上转签完毕后会自动在系统中归档,再次查询时只需输入关键字即可,如需要纸质版文档,可随时进行下载打印,也可多人随时在信息化系统上查询。线下转签的合同也仅保留过程中较为重要的阅办单和一份纸质版合同,其他过程性资料均可在线上进行查阅。当前,各公司的投标文件占据空间最大,但是目前我院后勤除了中央政府采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务项目是由中央政采网进行电子招投标,可留存电子版带有电子认证证书公章的开标一览表、资格审查材料、投标文件及网站上的相应采购公告、采购结果公示外,其他项目还须留存相应的纸质材料。为解决空间占用的问题,我院的院内论证项目也将采用电子招投标方式。以往的合同组卷中主要包括阅办单、采购论证流程性资料和合同。根据医院实际情况和《电子招标投标办法》《中华人民共和国电子签名法》,在档案管理过程中将对以往的合同进行扫描,形成电子版文件,这样既解决了空间占用问题,又解决了查阅不便的问题。同时对以往合同进行分类、按部门进行编号,并形成合同清单,须要查找时在目录下进行搜索,随后根据编号进行查阅即可。

四、结束语

档案合同管理范文3

一、人事档案管理现状及改善措施

卫生人才中心拥有一级标准档案库房,存放了卫生系统8000余份人事档案。为达到防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等要求,库房内配置了钢质的档案密集架、红外防盗系统、闭路电视监视系统、JTY-LZ-1412离子感烟探测器、4100DL报警控制器、空气消毒机、THC-Ⅱ型温湿度控制器等档案库房管理设备。在信息社会和网络环境下,无纸化办公、网络文件传输、网络信息的大量出现,对档案信息的采集、加工、传递、管理与传统档案时代有着迥然不同的方式方法。而相对于传统档案库,数字档案库只是管理对象的存在与表现形式有所改变,管理范围并未扩大,因而职能也未发生变化。鉴于这种情况,我们可以运用先进的信息网络技术改革现有的人事档案管理方式,即以人事档案信息资源为基础,构建人事档案网络查询和利用平台。注重对信息数据的挖掘和利用,加大对人才资源科学分析的能力,提供区域性、行业性的人力资源分析及测评,并对单位提供档案信息远程服务。人事档案网络化管理系统是基于先进的软件和高速、大容量的硬件基础上的新的人力资源管理模式,它充分考虑了未来业务的增长和变化,能通过集中式的信息库、自动处理系统、自助服务、外协以及服务共享平台,构建一个完整的、安全的人事档案信息智能采集、分析、处理体系,并能采用安全的镜像方式实现档案信息的远程查阅,达到降低成本、提高效率、改进服务模式的目的。人事档案的安全系统是通过制定相应安全策略来确保共享数据资源的安全,共享数据资源包括程序、数据文件、数据库等。首先是身份认证和授权。访问系统数据资源针对不同用户规定不同的访问权限,用户访问数据时,需要得到系统的身份认证和权限,当用户输入的证书、用户名、密码当信息与系统留存信息一致式,可获准访问相应权限的资源。系统支持PKI技术的CA安全认证及基于LDAP的目录服务等,支持HTTPS安全链路加密访问,支持SSL证书安全认证,设有XSS过滤器,支持SQL过滤器等。其次是日志。用户在权限范围内访问数据的所有操作,如读取、删除、修改等,系统均会做详细的记录,记录用户的姓名、用户IP、登陆时间、记录数据和操作内容,形成日志存档,便于管理人员对日志记录进行查询管理,有利于后期的审计工作。再次是对重要的文件,在网络传输过程中,进行加密后传输,防止文件泄露,确保文件在传输过程中不被篡改和盗窃。最后是加强物理设备的安全措施,加强操作系统和数据库的安全管理,做好数据的备份。

二、社会效益、经济效益及可行性预测

作为人事档案的管理部门,人才中心对卫生专业人才享有比较详细、准确的信息资源。人事档案网络化管理与安全系统采用比较先进的技术,严密的安全保障措施,便捷的操作方式,能够给档案管理机构带来明显的经济和社会效益。

(一)整合的、集中的信息源

针对“系统孤岛”,通过技术手段把不同数据格式的信息体系有机的融合在一起,通过集成的服务平台,有效的提供数据共享服务,实现跨平台、跨系统、跨数据库、跨内容的服务体系。用户通过服务平台系统将日常管理相关的各类信息不同类型、不同格式的信息化系统全面有机地联系起来,有效减少信息更新和查找中的重复劳动,保证了信息的相容性,从而大大提高工作效率。

(二)易访问、易查询的信息库

集成的服务平台系统结合管理员的实际需求提供个性化的定制服务,将传统的依赖于人的过程改为依赖于计算机系统的过程,档案管理人员只要获取相应的权限,就可以随时进入管理系统,直接查阅管理权限相应的信息。

三、系统设计方案

档案合同管理范文4

1.实现信息共享。随着全球环境的不断恶化,人类疾病也开始增加,越来越多的疾病变得更急,更难以诊断。一旦针对某一种疾病的治疗在临床应用中取得了非常良好的效果,那么其他的医疗人员都可以运用相同的方式对这类疾病进行治疗。通过建立疾病资料档案,就可以将其治疗方法、药物使用情况记录下来,运用信息化的手段来管理档案,能够保证管理的标准化与程序化,确保医院医疗资料信息的有效传递,医务人员可以按照自己的需求精确地查询所需要的医疗档案。但是,在信息化构建的过程中,需要医院的全面配合,这样才能够保证档案信息在各个部门之间的有效利用。

2.提高管理质量。运用信息化手段建立档案管理制度的目的在于对医院医疗水平、效果以及管理水平地不断提高,所以档案信息的功能要不断丰富,这样就可以在提高档案使用效率等方面使更多的医务人员快速查询所需要的档案内容,并且,医疗档案信息管理系统能够在医院的日常诊断、科研等服务中发挥重要作用,确保更加科学地管理档案,这就要求必须提高管理部门的档案管理质量与服务水平。

3.提供决策依据。医院档案信息管理系统不但能够起到最基本的储存效果,同时还能够快速归档各类资料,合理保存档案,并提供快速的检索方式,确保档案可以通过大数据技术进行有效的分析与统计。真实有效的档案信息能够帮助医院管理层作出正确的决策,为医院科研项目提供重要的参考。

二、医院档案信息管理系统的建立

1.明确系统标准。在医院档案管理工作中一定要严格按照规范化和标准化的制度来执行,这是信息化时代实现数据有效传递的基础所在。因为医院档案的内容非常复杂,所以一定要全面合理地设定不同的档案信息字段,只有这样才能够更好地运用医院档案信息管理系统,针对各种档案资料进行合理的保存,方便日后的检索与使用。

2.完善系统功能。在医院档案信息管理系统构建的过程中,针对不同的档案要进行合理的分区设定,对整体功能进行统一化管理。针对文件管理的子系统而言,要按照类别登记、修改、查询、注销、借还完成的文件。对文件列表与卡片进行打印,对借阅以及收发文的情况进行统计,这样就能够实现有效的数据交换。对于档案管理的子系统而言,确保档案能够根据不同的内容实现有效的建档、修改,以及查询功能,根据条件对档案进行检索,代码库资源要丰富,文字内容通过代码实现转换。对于数据维护子系统而言,要能够对数据进行及时的备份与恢复,对用户的权限进行合理管理,设定不同权限的查询、修改以及下载等功能,对系统参数进行维护,合理管理代码程序等。

3.展现系统特点。在医院档案信息管理系统中,数据应该采用分布存放,设计的程序要简单便捷,对结构进行合理优化,数据处理速度要更加快速,并且能够缩短系统反应时间。系统要具有很强的适应性。在初始化系统的过程中,要对各个部门的情况加以考虑,设计的数据结构要具有极强的兼容性与通用性,系统的适应性要强化。很多程序都需要方便移植与使用,保证录入数据的准确性与快速。系统的关键在于数据安全性问题,所设计的系统要能够实现自动备份的功能,没有权限级别的人不能够对数据进行查询、修改和删除。在构建模块化程序的过程中,一定要方便扩展与维护。

三、医院档案信息管理系统的利用

1.保证数据真实。确保信息系统具有极强的准确性、真实性与完整性。医院档案是对医院各方面的运营情况进行准确反映的载体,是档案发挥自我价值与功能的重要保障。医院档案信息管理系统是以医学档案为基础建立起来的信息化管理平台,所以要确保信息档案与原始档案一致。这就要求在原始数据的录入过程中,按照原始资料准确录入数据,同时在系统内部各种字段实现完整性保存,这样才能够在信息系统中存储真正有用的信息,确保档案管理的真实有效,促进我国医疗卫生事业改革的不断进行。

2.维护系统安全。在构建医院档案信息管理系统的过程中,一定要建立完善而又严格的管理制度,对该系统平台进行合理管理和深入使用,并确保信息系统的绝对安全。一方面是保存的所有数据必须要安全,不能够出现数据丢失的情况。另外一方面,是对外部入侵的安全,要保证不会被外部人员通过非法渠道的访问对数据造成影响。要建立权限控制机制,实现系统的分级操作和安全管理。

3.培养优质人才。建立信息系统不仅要有足够的现代化设备,同时还需要专业性人才加以保障。只有拥有一大批不仅专业素质强、同时还能够拥有极高的计算机软件使用水平和办公软件运用能力的人才,才能够保证数据库的有效运作。首先,工作人员必须要对医院档案管理工作的各种规章制度比较熟悉,同时要能够合理掌握计算机知识以及软件的操作方法。其次,工作人员要保证足够的责任心与工作热情,同时要重视自身的能力提升,拥有良好的职业道德操守,通过在工作中不断学习与进步,提升自己能力的同时提高档案管理水平与服务质量。随着计算机技术的发展,计算机智能分析正发挥着越来越重要的作用,发展档案信息的智能分析系统和数据挖掘功能,将会极大地节省人力物力,而且能够为决策层提供及时有效的分析结果。医院档案管理工作需要跟随技术发展趋势,加快建立档案管理信息系统,实现医院档案管理系统智能化、规范化。

参考文献

[1]姜美晶.医院档案管理信息系统集成研究[J].办公室业务,2018(16):71.

[2]邝鹏.医院档案管理信息化的问题与对策[J].中国管理信息化,2015,18(16):202.

档案合同管理范文5

本文结合发改委工作实际,论述了发改委综合档案信息系统的设计与实现问题。

【关键词】

发改委;档案信息;设计;实现

随着网络和信息等现代化科学技术的发展与成熟,当今社会已经逐渐迈进信息化时代,人们日常的工作、生活和学习都在互联网和计算机技术的影响下变得更加方便、快捷。同时,信息技术也越来越多地被应用到各个行业领域当中,在各企业、机关单位、医院、学校的信息管理工作中都以计算机网络技术为依托设计或引入了专门的信息管理系统来提升信息管理水平。本文针对发改委综合档案信息系统的设计与实现问题进行了探讨。

一、发改委综合档案信息的管理需求分析

作为一个肩负宏观调控职能的重要部门,发改委积累了大量珍贵的档案资料,并逐年递增,传统的管理方式十分不便于档案信息的管理、存储和查询、调用,大大降低了档案信息的利用率,没有发挥出综合档案信息对发改委及我国社会经济稳定、健康发展的实际效用。因此,实现和推动发改委综合档案信息管理的现代化、数字化和信息化已然成为必然趋势。发改委综合档案信息的管理主要会涉及到收发文、信息录入、查询、统计和归档整理、借阅等环节,设计信息管理系统的目的是要节省档案信息的存储空间、延长档案信息保存的时间、方便信息查询和调用等。设计的信息管理系统要能够实现数据存储、获取和展示、转存储、备份等功能,同时还要保证档案信息能够在此信息管理系统和诸如OA一类的信息系统之间进行双向的信息传递。此外,鉴于计算机技术的更新速度较快,设计的信息管理系统需要在保证系统本身先进性的同时具备一定的开放性与扩充性,以便随着技术的发展和使用需求不断更新和完善其功能。

二、综合档案信息管理系统设计思路

首先,在办公内网的基础上利用计算机技术设计符合发改委实际状况和需求的信息管理系统,把安全、高效和服务、共享作为综合档案信息管理系统的设计原则,在此基础上创建一个系统的档案信息服务体系。其次,加快发改委纸质档案信息资料的数字化脚步,为档案信息管理系统提供原始的电子信息数据和元数据,对于部分重要档案要尽量实现全文的检索和利用,进而建立起基础的电子档案信息资源数据库,全面实现发改委综合档案信息的无纸化利用和信息网络化的管理模式,让日后档案信息的管理、调用、查询、传递工作变得更加快捷、高效。再次,保证档案信息管理系统完整性、科学合理性的前提下,既要保证其能够与其他信息系统进行相互间的信息发送与信息接收。同时鉴于发改委的特殊性质,系统要具备对需要保密的档案数据信息做压缩加密处理和异地备份的功能。此外,为保证系统中档案信息数据的完整性和延续性,要迁移历史数据条目。最后,创建一个可以实现文字、音频、影像等多种类型档案信息数据查询、利用的综合性档案信息管理平台,兼具专业性、完整性的同时要允许并容易对其进行功能上的扩展、改进和完善。

三、模块划分

根据上文对发改委综合档案信息管理系统的需求分析,可将此系统程序按功能划分成连接数据库服务器和基本数据管理、档案整理、档案数据管理及系统维护5个模块。连接数据库服务器这部分模块的主要功能是确定用户选择的数据库服务器,出于安全方面考虑,可设置第一次使用时用户要提供服务器名、用户名、密码等正确信息后方可成功登录系统,之后此次填写的信息将会被记录到注册表当中,以省却日后登录的麻烦。基本数据库管理模块主要的功能有保密级别、归档类别、部门和保管期限、数据修改、删除操作等。档案数据管理模块的功能是档案信息的录入、查询和统计及销毁等。档案整理模块则专为档案鉴定与组卷而设计的。系统维护这一模块的功能是数据的导入、导出、打印,以及数据库的恢复和备份。

四、体系结构

将整个档案信息管理系统分成应用服务器、用户、数据3层。其中应用服务器这层本文选取了MVC结构,利用MVC结构将交互管理系统分解成模型、控制和视图3个构成组件,装有问题核心数据与逻辑计算关系和功能计算关系的模型组件需要利用JAVA类与EJB技术来实现;用于保证用户和系统能够进行互动操作的控制组件功能需要通过使用JAVA语言编写的服务器端程序来实现,控制组件的主要目的是协调模型同视图之间的工作;对于从模型处获取显示信息的视图组件来说,同样的信息可以通过不同的显示形式和视图展现出来,视图组件功能的实现需要依靠JavaScript和JSP技术、HTML技术。需要说明的是,对于属于用户层的工作人员来说,不管是在单位还是其他地方,仅通过网络就能得到此信息管理系统提供的业务逻辑层服务,虽然不需要再安装客户端软件,但仍需要通过RMI通信协议。

五、结束语

鉴于以信息网络技术为依托可建立信息管理系统来实现档案信息管理的信息化和现代化,所以,在发改委综合档案信息管理工作中也应主动探索,结合发改委档案信息管理工作的实际需求进行信息管理系统的设计,包括功能模块的划分、体系结构构建等。

作者:罗瓦则 单位:四川省喜德县发展改革和经济信息化局

【参考文献】

[1]周丹,骆亮,李承林等.广西发改委综合档案信息管理系统设计与实现[J].大众科技,2015(3):225-227.

档案合同管理范文6

新时期新环境下,我国经济高速发展,信息产业紧跟时代步伐高速持续发展,这就对通信建设工程档案管理与使用有了更高、更全面的要求和标准,通信建设工程的市场使用价值也大大提高。通信工程档案的规范化高效管理使用是确保通讯建设工程顺畅施行的强力保障。只有通信建设工程的通畅施行才能适应繁荣发展的社会主义市场经济,通信建设工程档案管理与实际施行不但是企业高管层要重点关注的问题,还是我们基层部门不可避免要认真参与对待并切实落实执行的重点工作之一。通信工程档案简单解释就是对通信工程建造施工中,所产生保留存放价值较高的相关文字图片、影像资料等原始资料文档载体,能够真实全面保存与记录通信建设工程从立项到工程完工的整个过程的综合文件。落实并使用好通信建设工程档案的管理、收集整理及运用,并使其系统化、规范制度与通用化相,对于通信工程顺利建设有极大助力,也极大方便通信工程建成后的日常维修检测、扩建及升级工作。作为科技档案的核心组成部分,通信建设工程档案它客观真实的反应了通信建设工程施工的全部过程。

关键词:

浅谈;做好;通信建设工程;档案管理

一、新时期通信建设工程档案探讨

新时期新环境下,社会经济持续高速发展与进步,创新科学化管理的思维意识也在与时俱进的不断发展,通信建设工程的运行各行各业中牵涉越来越广泛与深入,这就要求通信建设工程的质量必须高标准严要求化。特别是在新时期新环境下推崇精准管理与质量精细化阶段,这就让通信建设工程必有一套完善系统科学化精准的评估体系。在实施建设通信工程严要求高标准建造前提下,加重对通信数据文件资料的精确分析研究,通信工程建设时就会避免盲目依靠感觉与经验来施工建设,贯彻落实严要求与高标准的施工要求,将通信建设工程档案作为工程核心基础,我们除了要注重建设施工方法,还要将质量细化分析运用到通信建设工程档案中去,使用相关的验证标准来检测通信建设工程档案质量并进行综合的评估。简单来说,通信建设工程质量的好与坏是通过通信建设工程档案来直接体现的,以此只有进行综合质量评估才能判断工程如何。一般情况下,通信建设工程质量可以通过通信建设工程档案的制定直观明了的体现出来,解读了解字面意思后,还必须从通信建设工程全面及背后进行研究了解。通信建设工程中很多数据资料,如文字、图片等等数字化资料属于隐蔽工程,只有通信建设工程竣工以后这种数字文件资料我们只有通过相关方法才能查阅,这就要求通信建设工程建设中要做到严格要求每一步相关工艺切实精准,只有这样,才能确保通信建设工程档案完工后正常便捷的使用。通信建设工程档案质量的好坏,从侧面反映了通信建设工程建造时是否按照相关管理规定来建造及相关建造人员素质及技术水平,通信建设工程档案质量的好坏问题与其他行业也有着紧密的关系。

二、通信建设工程档案中存在的问题

第一,通信建设工程档案管理存放不重视。相关建设单位相关负责人员对通信建设工程档案重视度不够,多数情况下会将档案工作直接转交给建设施工单位,监督性弱甚至直接使监督工作有名无实。个别建设施工单位没将档案文件分类归档,工程完工以后,致使档案遗失,无法交还回建设单位,这就会使通信建设工程档案中前期的文献数字文件散失,直到通信建设工程完工检查验收前期,建设单位要求施工移交工程前期建设相关资料时,施工单位才会将现存的零散文件交还,这就使通信建设工程档案前期资料不完整。第二,通信建设工程档案资料不完整。信息产业中通信建设工程档案关键问题是档案的完整系统化。资料事无巨细的与通信建设工程档案有关的内容都要及时入档。但是实际情况与工作中,可以发现通信建设工程档案中很多资料不齐全,丢失现象严重。比如通信建设工程档案签订的相关合同协议及政府相关单位批复的文件回复等等文件都有漏存与遗失情况发生。通信建设工程档案资料的流失势必会给工程完工以后带来各种各样的麻烦,严重时甚至会引发经济纠纷。第三,通信建设工程档案管理内容质量空洞。首先,是档案文件原件归档不及时,复印的文件多,求其原因是相关资料文件的监管部门或个人疏忽大意,未能及时追回资料文件原价,对通信建设工程档案相关设计施工单位合作中马虎大意,其次,法律文件文书手续准备不充分。很多没有建设施工,设计及监理等相关部门或负责人签字和盖章。最后,双方签订的合同和协议有无签字及加盖公章的情况发生,致使通信建设工程档案完工后,达不到相关要求。第四,通信建设工程档案管理人员专业技术差。负责整合通信建设工程档案文件资料的相关人员自身文件资料处理技术一般,为经过专业培训,导致业务能力不强,收集整合的资料往往缺乏重点内容,仅是单纯的流水账。第五,通信建设工程档案领导决策层重视度低。个别通信建设工程档案单位领导决策层重发展,轻视档案管理建设的老思想根深蒂固,在通信建设工程档案方面没有配足足够的专业技术人员。第六,通信建设工程档案施工操作单位没有落实专人负责制度。相关施工人员因为要要忙于施工建设,对档案资料收集、整合、分类归档可能会习惯性忽视,很多时候,施工建设单位领导决策层都会推脱不承担通信建设工程档案的担当。第七,部分通信建设工程档案相关设计人员是档案资料的编辑整合者,害怕档案资料分类归档后查找调阅麻烦,就讲档案资料自己存放,没有分类归档,很多时候导致通信建设工程完工后,档案资料遗失。

三、加强完善通信建设工程档案资料管理系统化

第一,通信建设工程档案档案资料源头分类归档工作。编辑监察通信建设工程档案资料文件的相关负责人员,应当严格按照档案工作相关管理规定,积极主动的与工程建设施工监管部门或负责人沟通交流,强调并督促建设施工单位工程建设中监察部门对通信建设工程档案的,说明各相关部门监管责任与职责。建设监管部门和施工单位、编制设计单位,监察单位都要单独签订合作协议及正规合同,并将这些内容整理分类后都收入档案中,这样就可以使各方合作单位能够切实认真的落实执行制定的相关合同与协议,将责任明晰化,各单位承当相关责任的档案资料,从通信建设工程档案资料文件源头抓起。第二,通信建设工程档案监管人员严把文件资料治疗关。通信建设工程档案资料文件都有一定的连续性和相关性,基于此点通信建设工程档案监管人员要结合自身实际工作经验,分析整合通信建设工程产生的各种类型资料文件,并对其严格认真的进行分类归档,解决存在的问题,通信建设工程档案资料的质量。在通信建设工程施工建设早期,对文件资料检查要查看是否完整,精确,体系化,重点注意通信建设工程施工建设中产生的重点文件资料是否已分类归档及是否完整。对通信建设工程档案资料文件的严格仔细检查,可以有效提高案文件的质量,养成档案工作的规范化,使通信建设工程档案监管人员强化档案监管意识并熟悉了解档案监管工作的流程。第三,完善健全通信建设工程档案工作制度。档案监管相关部门应当完善健全制定通信建设工程档案的相关工作规定,使通信建设工程档案的分类归档领域、通信建设工程档案工作的步骤、通信建设工程档案资料文件的整合与分类归档、通信建设工程档案的交接等问题都加以解释明确,方便对通信建设工程档案的监管各方进行高效管理,确保档案资料文件,完整、精确与体系化。第四,切实做好通信建设工程档案的保存和运用工作。当通信建设工程完工以后,相关的监管人员应当按时定期的对上级监管部门或负责人进行档案文件的档案交接工作,档案资料文件监管人员也要切实做好所交接答案文件的整合与保存工作,编制正规的目录索引,确保档案文件资料查找准确性及查全性,是通信建设工程档案作用发挥到最大,为相关的产业企业提供关辅助。第五,监察通信建设工程档案,严格审查,保证通信建设工程档案资料准确性与系统化。在通信建设工程施工建设过程中,要责任划分到个人,切实做到专人专项。档案专业技术人员收集整合档案资料,项目主管人员负责核查审计及签名认证,通过管理部门检查后有工程部门分类归纳。同时严格控制好施工建设单位及相关人员使用档案资料应当及时登记时间及使用者身份或部门。第六,专业技术过硬的通信建设工程档案监管人员是通信建设工程日常应用及维护的核心力量。通信建设工程档案监管工作是第一线的后期辅助工作,是通信建设工程正常运行的关键。通信建设工程监管人员的人用,要严把所用人的专业技术能力及职业素养,日常工作中要按时定期的开展专业技术人员的专业学习与职业素养培训,从思想上高度重视通信建设工程监管人员的政治觉悟。

四、未来通信建设工程档案在各行各业中的发展

政府、企业未来办公自动化已经是不可避免的趋势,通信建设工程档案在未来办公自动化的发展潮流中是最大的辅助力量。通信建设工程档案也注定会取代现有政府及企业现有的办公通信模式。结合本文以上所列通信建设工程档案中问题进行分析后,可以大体上整理出未来政府及企业等单位办公通信模式的发展潮流,可以概括为二大方面:第一,通信建设工程档案标准制度化。政府及企业等单位在现有的通信建设工程档案基础之上,会出现一个涵盖全国区域、可以多方同时横向与纵向交换信息的通信建设工程档案总档案库,并构建次一级的完整规定一致的子档案库借以整合全部的档案文件资料。以此为基础的,赋予地方政府及企业单位充足的自由运作权力,根绝实际情况及行业特点,加设个性化功能,保证全国通信建设工程档案库能够全部链接,而各地彼此影响通信建设工程档案的正常使用。第二,通信建设工程档案移动化。现阶段科学技术的飞速迅猛发展,通信保密安全与互联网之间的摩擦必将得到彻底合理解决,通过相关技术手段保证通信建设工程档案在接入互联网络以后,其通信建设工程档案的保密性不会受到较大影响,还可单独与互联网络外状态下隔离单独使用,通过多种类型的移动存储设备进行扶着,这样对防止档案文件的遗失与非法操作及侵入都起到较好的保护措施。我国通信建设工程档案与服务企业合作中出现的问题,只有针对性的整合出一些列通信工程档案与服务企业合作中出现问题的解决方法。综上所述,在通信建设工程档案建设过程中,通信建设工程档案监管属于一个核心组成部分,通信建设工程档案监管与通信建设工程质量有着密不可分的管理性。如果想要保证通信建设工程的质量就要严格落实通信建设工程档案监管相关规章制度。因此,工程建设施工过程当中,负责通信建设工程档案监管技术人员要加强自身专业技术学习,提升职业素养的同时还要强化岗位意识,对通信建设工程档案存在的问题,进行问题分析整合,要及时处理这些问题,确保所监管的通信建设工程档案无任何质量问题。

参考文献:

[1]蔡龙辉,章纯.浅谈通信建设工程监理档案的管理[J].数字通信世界,2016(2).

档案合同管理范文7

[ 关键词 ] 人力资源管理;档案管理;信息系统

人力资源管理决定着企业能否实现高效的人力资源配置,也决定了企业能否进一步提高内部管理的效率和质量,因此在信息化时代推动人力资源管理的信息化发展,促进人事档案管理信息系统的建立,不仅能够帮助企业更加高效地实现人力资源数据的有效沟通,还能够为企业未来的人事调配提供更加科学的参考依据,让企业的工作效率和工作质量都获得显著提升,为企业谋求更多的经济效益。

一、人力资源管理与档案管理信息系统构建的重要性

(一)现代人力资源和档案管理与传统人事和档案管理的区别

在人力资源的管理中,人事档案管理是极为重要的组成部分,覆盖职工个人档案收集、处理、存放、分析和评定的每一个环节。在进行人事方案管理的过程中,传统的人力资源管理及档案管理是完全依靠人工实现的,由工作人员将职工的各项数据形成档案文件并存放在档案案中,并通过统一编号将档案袋放在特定存储位置,以便随时调阅和使用[1]。长期以来这种档案管理方式成为人力资源管理的重要手段,但随着企业规模的不断扩大,人力资源管理的范围和内容也越来越广,如果依然采用人工处理档案的方式,会降低企业人力资源管理的效率,容易在档案管理的过程中出现人工难以解决的问题,并且随着大量资源的不断积压,有可能导致档案中的记录内容与实际情况不相符,无法及时对档案进行更新,从而带来许多问题。在这样的背景下,档案管理信息系统构建就显得势在必行,其不仅能够通过高效的计算机处理解决档案管理中存在的问题,还能够实现实时的数据分析和数据更新,能够随时随地快速调阅人力资源和人事档案的相关信息,有利于进一步减轻人事部门工作人员的工作压力,降低人工操作带来的高额成本,还能够提高人事档案管理的精确度,避免企业出现损失。

(二)信息化发展战略的需要

随着经济发展速度的越来越快,企业也需要进一步提高自身的运营效率和运营质量。在信息化日益普及的背景下,企业纷纷建立起了信息化发展战略,推动各项工作的信息化发展,以此来实现更加智能化的办公模式,应对信息量爆炸的工作内容。在信息化发展战略的指导下,企业能够通过智能化的手段进一步提高各项数据的处理效率和处理质量,同时也能够搭建起更加高效的信息传输渠道,实现有效的信息共享[2]。通过人力资源信息化和档案管理信息系统的建立,企业领导可以随时随地地掌握企业中的人力资源配置,考察各个部门中不同工作人员的工作情况和绩效考核;各部门的管理人员也可以更加高效地管理本部门的职工,考察工作人员的出勤、工作质量、绩效评定等;企业的职工也可以通过档案管理信息系统查看自己的档案信息、薪酬福利,还可以根据档案管理信息系统平台了解企业的人事政策、人事调动和晋升渠道等等。由此可见,推动人力资源管理与档案管理信息系统的有效建立,能够满足未来企业信息化发展战略的需要,是企业发展的必然趋势。

二、人力资源管理与档案管理信息系统构建及应用的现状

(一)管理落后、单一,查找方式与服务质量不能满足现代人力资源管理的需求

现阶段,许多企业依然采用传统的人力资源管理方式,依靠人工来进行人事档案的处理、分析和存储,在进行人事档案的查阅时需要通过烦琐的流程才能够顺利完成,并且需要管理人员在档案室中进行档案资料的翻找,这会使企业档案室中好的人事档案资源越积越多,也不利于人事档案管理效率和质量的进一步提升。这种陈旧的管理方式呈现出单一的特点,并不能真正推动人事档案管理和人力资源管理系统的优化升级[3]。当企业领导或管理人员需要调阅职工的人事档案时,往往需要耗费教程的时间等待,进行查找的方式也相对落后,使得人力资源管理的质量无法真正提升。长此以往,人力资源管理的发展必然无法跟上企业的发展速度,不能适应企业未来信息化的发展需求,最终导致企业的人力资源管理与档案管理阻碍企业的长远发展。

(二)数据安全保密性能差、难以实现动态管理和实时数据分析

传统的人力资源管理和档案信息管理过程中,往往是通过纸质档案和人工处理修改的方式来进行档案数据的更新与保存。但是随着档案资源的不断增多,不仅要在企业内部占据较大的档案存放空间,还不利于人力资源管理人员进行有效的档案整理和检查,在进行档案信息的更新时也相对滞后、缓慢,无法做到实时更新和动态管理。并且纸质档案易受潮、发霉、易损坏,并且很容易被人为修改,因此不具备较高的保密性和安全性[4]。因此随着企业发展需求的不断提升,对人力资源管理和档案管理也提出了更高的要求,在这样的背景下,传统的人力资源和档案管理方式已经不能适应更加高效的企业发展模式,需要进一步提高档案信息管理的安全性能,并且实现档案信息的实时分析和动态管理,才能够满足企业不断扩大的发展需求,为企业的长远发展奠定良好的基础。

(三)数据库建设滞后,以实体档案为主,人事档案信息数据库为辅,造成了管理水平无法提高、管理效率低下、无法实现人力资源管理所需要的资源共享

目前,许多企业并没有建立起完善的人力资源和档案数据库,大量的纸质档案存放在档案室中,不仅提高了档案管理的难度,也降低了档案管理的效率。在进行人力资源和档案管理的过程中,许多人事管理人员并没有重视档案信息化的发展趋势,依然将人事档案信息库作为人事档案管理的辅助工具,严重降低了日常人事档案管理的工作质量和工作水平,使得日常档案查询、处理、更新、存储的程序无法得到优化,也不能实现不同部门和不同区域之间的人事档案信息资源共享,导致信息交流的效率被严重降低,这不利于企业根据发展的需求进行更加高效的人事调动和人事管理,对于企业未来的成员发展存在不利影响。因此只有进一步加强对人力资源信息化管理和人事档案管理信息系统建立的重视程度,才能够为企业未来的信息化发展奠定良好的基础。

三、人力资源管理与档案管理信息系统构建及应用的优势

(一)实现数据共享

通过人力资源管理与档案管理信息系统的构建,能够进一步将各种管理数据上传到云端网络,通过权限设置来进一步提高数据信息的共享程度,扩大数据信息的共享范围,以便企业的上下级之间能够进行更加高效的人事调配。企业领导可以通过数据共享了解内部员工的具体工作情况、绩效考核和专业技能等内容,以便为员工提供更加科学的岗位分配、薪酬福利、晋升通道,以此来进一步激励员工提高工作的积极性;部门管理人员可以通过数据共享合理分配部门员工的各项工作,以此来提高企业运营的效率和质量;普通员工也可以通过人力资源管理与档案管理信息系统查阅自己的工作绩效、考核情况等各项数据,以便更好地调整自己的工作状态,促进工作效率的提升,同时寻求晋升渠道,真正实现自己的人生价值[5]。由此可见通过人力资源管理与档案管理信息系统,企业内部可以形成上下贯通的人事档案数据共享格局,对于优化企业内部的人力资源配置有积极的意义,促进企业的长远发展。

(二)实现分类、分限高效管理

在人力资源管理与档案管理信息系统的帮助下,企业的人力资源与档案信息能够实现更加高效的分类、分限管理模式。针对不同部门和不同岗位的员工,可以通过统一的信息管理系统实现分类处理,对于员工的人事档案也能够根据不同的类别进行有效的归档和存储,便于在日后的档案调阅和人事调动时直接快速地找到相关信息,极大地节省了档案管理人员的时间,能够将注意力集中在更加重要的工作上[6]。同时信息系统的分类处理模式,不同员工可以有更加明确的工作职责和工作范围,也能够帮助企业更加明确不同部门不同岗位的工作需求,实现更加精细化的企业管理,促进企业发展模式的转型升级,为企业的信息化发展奠定良好的基础。

(三)实现数据联动、动态化管理

通过风险人力资源管理与档案管理信息系统,企业的人力资源管理和人事档案管理能够实现信息化发展,将各类人力资源管理的信息和人事档案数据上传到云端平台,能够让企业总公司与不同区域分公司进行人力资源管理与人事档案信息的数据联动,能够帮助总公司及时了解下辖各个公司的人事安排情况,并根据企业的发展需求进行有效的人事调配,为企业更加高效的人力资源配置奠定良好的基础。除此之外,通过高效的信息系统,企业还能够实现人事档案数据的动态化管理,根据企业内部员工的实际情况及时更新相关数据,为企业的人力资源管理提供更加真实可靠的数据,有利于企业做出更加科学的人事决策,为企业的健康发展奠定良好的基础。

(四)实现智能办公

随着信息化的不断发展,许多企业纷纷建立起了信息化发展战略,并积极推动智能办公的发展。通过人力资源管理与档案管理信息系统构建,企业的各项人事数据和档案数据共同汇聚在信息系统中,人力管理部门的工作人员只需要通过计算机和相关软件的操作,就可以完成数据的采集、分析、处理和储存,能够进一步提高人事档案信息管理的效率,也能够真正推动智能办公在企业中的发展。企业的顾客部门也可以直接通过信息系统实现档案的调阅,进一步提高了企业人力资源管理部门与其他部门之间的沟通效率,能够使人力资源管理部门为企业各个部门提供更加优质的人事服务,为企业的长远发展奠定良好的基础。

四、人力资源管理与档案管理信息系统构建及应用策略

(一)完善信息系统建设,加强基础设施管理

为了建立良好的人力资源管理与档案管理信息系统,企业必须进一步完善信息系统建设,为人力资源管理部门购入信息系统构建所需的各种硬件设备与软件系统,帮助人力资源管理部门建立起一套完善的信息系统管理模式。同时企业还要进一步加强对基础设施的管理质量,定期对硬件设备进行检查和保养,并定期对软件系统进行维护,以此来保证基础设施的运行水平,确保人力资源管理部门在使用人力资源管理与档案管理信息系统时不会出现硬件或软件损坏的情况,避免影响人力资源管理部门的工作效率,也降低各项数据信息丢失或损坏的风险。

(二)统一信息管理标准,优化档案管理质量

在构建人力资源管理与档案管理信息系统过程中,企业需要建立起统一的信息管理标准,为人力资源管理的信息系统使用提供标准化的参考依据。企业需要明确人力资源部门不同员工在信息系统中的权限范围,并针对人力资源管理和档案信息的录入制定统一的格式,规范档案信息管理过程中各项操作流程,明确到文件的生成格式,确定统一的编号对文件和数据信息进行分类管理,以此不断提高档案信息的管理质量和管理效率,确保信息系统中的档案有序、真实、可靠[7]。

(三)提高系统安全管理,保证档案的安全性

企业在构建人力资源管理与档案管理信息系统时,需要为信息系统建立起防火墙,阻隔外界病毒、木马和黑客的入侵,避免企业的档案数据受到损坏或盗用,以此来提高系统的安全性。除此之外,企业还需要定期运行杀毒系统,对信息系统进行病毒查杀,为信息系统的运行创造一个安全良好的环境。同时企业需要对人力资源管理部门的工作人员进行教育,规范工作人员的操作行为,坚决禁止擅自修改档案数据、删除档案数据的违规违纪行为,严格要求工作人员按照相应流程办事,减少在操作中的失误,避免对档案数据造成破坏。

(四)培养信息管理人才,提高专业管理能力

档案合同管理范文8

1.根据公司实际情况,建立合理的组织架构,系统化管理合同。

笔者所在的公司实施总法律顾问制度,由公司一位高管担任总法律顾问,下设法律事务管理部门,配备专业的企业法律顾问。法律事务管理部门在公司逐步实行综合归口与分级、分类相结合的合同管理体制。例如在公司市场营销部、物资采购部、科技部等有合同业务的部门,设立了兼职合同管理人员,分类专项管理其本部门的合同,逐步对公司的合同进行全方位、全过程的系统化网络管理。在管理手段上,公司的合同管理涵盖合同管理制度建设、合同审查、合同文本管理、合同专用章管理、合同档案管理、合同考核、合同兼职管理人员培训等多个方面。

2.深入分析,健全合同管理制度;优化流程,强化合同管理职责分工。

法律顾问首先从合同管理建章立制开始,对原有的合用管理办法在实施中的效果、存在的问题进行了分析和评估。在此基础上,修订公司《合同管理办法》,梳理了合同管理核心流程,对合同的订立、签订权限和职责审查、合同履行与评估等方面进行明确和规范。对公司合同管理制度的修订,即是对公司合同管理内部控制的完善,旨在达成《内部控制指引》的目标要求,即规范和加强合同管理,确保合同谈判、签订、执行、变更、解除等过程合法有效,印章保管、使用合理规范,防止未经授权的经济行为,降低运营风险,保护公司合法权益。

3.充分注重事前防范,做好合同条款法律审核、示范文本推广。

有效的事前防范不仅可以为企业节约大量的管理成本,而且有助于企业全面提高管理水平。笔者所在公司的合同审查,由项目责任部门、归口管理部门、财务部、法律部等各个专业部门各司其职对合同进行把关,有效地将合同订立纳入公司的各项管理之中,有效地实现风险的控制和事前防范。法律顾问一年中审查各类合同逾两千份,都逐字逐句严格审查,重大项目则在项目前期就参与谈判和论证,把好“事前防范”这一关。合同示范文本有利于规范公司某一类合同的签订,在合同签订这一环节进行法律风险的防控。法律顾问坚持开展了相关合同示范文本的推行工作,根据公司合同种类合同业务量特点,相继制定了《采购合同》、《加工承揽合同》、《设备维修合同》及《技术开发合同》等示范文本。法律顾问首先查阅了以往大量的合同,进行归类整理;然后提炼总结完成合同示范文本草案,再与相关部门进行了交流讨论,最终修改定稿。以技术合同为例,示范文本不仅明确合同内容,还从法律专业的角度对签订和履行环节、技术项目进度、履行期限和方式、双方权利义务、验收标准和方式、价款支付以及在知识产权归属等重要内容上做出相应说明,包括合同签订内容表述指引和法律风险说明及提示。从管理的角度上,实现在合同内控管理流程与管理、研发的具体结合,提高合同签订的水平和效率。

4.细化合同专用章管理,严格公司合同档案管理。

法律顾问的严谨与细致等优点,还应发挥在公司合同章及合同档案的管理工作环节之上。应明确合同专用章的用印审批相关要求,以及外带合同专用章的原则、申请程序、携带使用要求。合同文本明确记载着合同双方的权利义务,在一定时期内具有重要的保存价值,生效的合同文本应纳入经营档案管理。建立完善的合同档案管理制度并分类保存并不可少。正由于此,对于审结用印的合同,笔者所在的公司以书面目录和电子文档两种方式建立了合同台帐,及时记录合同编号、承办部门、合同名称及对方当事人等信息,并要求各业务部门妥善保管合同订立及履行过程中的有关资料。形成便于查找的电子信息和纸质合同档案,使合同自始至终都处于受控状态。事实证明,完整合同档案的建立,也便于总结合同履行情况,吸取经验和教训。

5.狠抓合同管理考核,加大公司内部合同管理检查的力度。

为有效防范合同法律风险,公司法律事务部门形成了对各一级建制单位合同管理情况进行年度现场检查的贯例。检查内容主要涉及各单位内部的合同管理职责分工、合同审查、签订及履行情况、合同文本管理、合同台帐管理、合同评估、合同印章管理以及上年度合同检查整改等情况,并与相关负责人和兼职合同管理员进行座谈交流。检查会形成《年度合同管理现场检查情况通报》,逐一分析各单位在执行公司合同管理制度中尚存在的问题,评价相关部门合同管理工作,提出改进意见;重点是促进各业务单位对合同履行和合同评估、部门合同管理方面工作的开展和规范。对于不认真执行公司合同管理制度和审查程序的单位和个人,给予绩效考核负评价。合同考核和现场检查工作,能督促各单位执行公司合同管理制度,在合同履行中诚实守信和全面履行。合同经办部门逐步重视对合同执行中的质量、安全、进度等履约情况的跟踪处理,注意利用后履行抗辩权、同时履行抗辩权和不安抗辩权等合同履行原则,依法保障自身权益。

6.注重法律知识普及,加强合同管理人员培训。

公司合同管理的每个环节涉及到不同部门的人员,人员的素质保证是合同管理的重点。笔者所在的公司在各单位设有兼职合同管理员30多人,法律顾问对合同兼职管理员和经办人员建立了培训机制,每年组织一次集中培训。培训围绕“合同法律风险防范”的主题,结合实务、配合案例宣讲基础法律知识,剖析合同从签订到终结的全过程,针对各环节进行风险防范提示,还制作令人喜闻乐见的PPT、动画片在公司内部宣传媒介上播放,以强化学习效果,增强了法律意识。法律顾问对合同管理人员培训的加强和重视,一方面促使公司合规文化生根开花,另一方面使合同管理工作有了法律武器保驾护航,从深层次地巩固了公司的合同管理内控体系。

二、结语