前言：一篇好的文章需要精心雕琢，小编精选了8篇档案合同管理范例，供您参考，期待您的阅读。
档案合同管理范文1
1.根据公司实际情况，建立合理的组织架构，系统化管理合同。
笔者所在的公司实施总法律顾问制度，由公司一位高管担任总法律顾问，下设法律事务管理部门，配备专业的企业法律顾问。法律事务管理部门在公司逐步实行综合归口与分级、分类相结合的合同管理体制。例如在公司市场营销部、物资采购部、科技部等有合同业务的部门，设立了兼职合同管理人员，分类专项管理其本部门的合同，逐步对公司的合同进行全方位、全过程的系统化网络管理。在管理手段上，公司的合同管理涵盖合同管理制度建设、合同审查、合同文本管理、合同专用章管理、合同档案管理、合同考核、合同兼职管理人员培训等多个方面。
2.深入分析，健全合同管理制度；优化流程，强化合同管理职责分工。
法律顾问首先从合同管理建章立制开始，对原有的合用管理办法在实施中的效果、存在的问题进行了分析和评估。在此基础上，修订公司《合同管理办法》，梳理了合同管理核心流程，对合同的订立、签订权限和职责审查、合同履行与评估等方面进行明确和规范。对公司合同管理制度的修订，即是对公司合同管理内部控制的完善，旨在达成《内部控制指引》的目标要求，即规范和加强合同管理，确保合同谈判、签订、执行、变更、解除等过程合法有效，印章保管、使用合理规范，防止未经授权的经济行为，降低运营风险，保护公司合法权益。
3.充分注重事前防范，做好合同条款法律审核、示范文本推广。
有效的事前防范不仅可以为企业节约大量的管理成本，而且有助于企业全面提高管理水平。笔者所在公司的合同审查，由项目责任部门、归口管理部门、财务部、法律部等各个专业部门各司其职对合同进行把关，有效地将合同订立纳入公司的各项管理之中，有效地实现风险的控制和事前防范。法律顾问一年中审查各类合同逾两千份，都逐字逐句严格审查，重大项目则在项目前期就参与谈判和论证，把好“事前防范”这一关。合同示范文本有利于规范公司某一类合同的签订，在合同签订这一环节进行法律风险的防控。法律顾问坚持开展了相关合同示范文本的推行工作，根据公司合同种类合同业务量特点，相继制定了《采购合同》、《加工承揽合同》、《设备维修合同》及《技术开发合同》等示范文本。法律顾问首先查阅了以往大量的合同，进行归类整理；然后提炼总结完成合同示范文本草案，再与相关部门进行了交流讨论，最终修改定稿。以技术合同为例，示范文本不仅明确合同内容，还从法律专业的角度对签订和履行环节、技术项目进度、履行期限和方式、双方权利义务、验收标准和方式、价款支付以及在知识产权归属等重要内容上做出相应说明，包括合同签订内容表述指引和法律风险说明及提示。从管理的角度上，实现在合同内控管理流程与管理、研发的具体结合，提高合同签订的水平和效率。
4.细化合同专用章管理，严格公司合同档案管理。
法律顾问的严谨与细致等优点，还应发挥在公司合同章及合同档案的管理工作环节之上。应明确合同专用章的用印审批相关要求，以及外带合同专用章的原则、申请程序、携带使用要求。合同文本明确记载着合同双方的权利义务，在一定时期内具有重要的保存价值，生效的合同文本应纳入经营档案管理。建立完善的合同档案管理制度并分类保存并不可少。正由于此，对于审结用印的合同，笔者所在的公司以书面目录和电子文档两种方式建立了合同台帐，及时记录合同编号、承办部门、合同名称及对方当事人等信息，并要求各业务部门妥善保管合同订立及履行过程中的有关资料。形成便于查找的电子信息和纸质合同档案，使合同自始至终都处于受控状态。事实证明，完整合同档案的建立，也便于总结合同履行情况，吸取经验和教训。
5.狠抓合同管理考核，加大公司内部合同管理检查的力度。
为有效防范合同法律风险，公司法律事务部门形成了对各一级建制单位合同管理情况进行年度现场检查的贯例。检查内容主要涉及各单位内部的合同管理职责分工、合同审查、签订及履行情况、合同文本管理、合同台帐管理、合同评估、合同印章管理以及上年度合同检查整改等情况，并与相关负责人和兼职合同管理员进行座谈交流。检查会形成《年度合同管理现场检查情况通报》，逐一分析各单位在执行公司合同管理制度中尚存在的问题，评价相关部门合同管理工作，提出改进意见；重点是促进各业务单位对合同履行和合同评估、部门合同管理方面工作的开展和规范。对于不认真执行公司合同管理制度和审查程序的单位和个人，给予绩效考核负评价。合同考核和现场检查工作，能督促各单位执行公司合同管理制度，在合同履行中诚实守信和全面履行。合同经办部门逐步重视对合同执行中的质量、安全、进度等履约情况的跟踪处理，注意利用后履行抗辩权、同时履行抗辩权和不安抗辩权等合同履行原则，依法保障自身权益。
6.注重法律知识普及，加强合同管理人员培训。
公司合同管理的每个环节涉及到不同部门的人员，人员的素质保证是合同管理的重点。笔者所在的公司在各单位设有兼职合同管理员30多人，法律顾问对合同兼职管理员和经办人员建立了培训机制，每年组织一次集中培训。培训围绕“合同法律风险防范”的主题，结合实务、配合案例宣讲基础法律知识，剖析合同从签订到终结的全过程，针对各环节进行风险防范提示，还制作令人喜闻乐见的PPT、动画片在公司内部宣传媒介上播放，以强化学习效果，增强了法律意识。法律顾问对合同管理人员培训的加强和重视，一方面促使公司合规文化生根开花，另一方面使合同管理工作有了法律武器保驾护航，从深层次地巩固了公司的合同管理内控体系。
二、结语
档案合同管理范文2
关键词：医院;经济合同;内部控制管理
一、经济合同内控管理现状
随着经济管理理念的不断深入，医院越来越重视经济合同管理工作。但由于长期以来的管理缺失，导致在实际工作中，合同管理工作在各环节普遍存在种种问题，严重影响了医院经济业务的有序开展。
（一）合同签订管理
医院经济合同签订过程包括前期调研、合同洽谈、合同审核等流程，其中较为常见的主要问题有以下几个方面。（1）合同签订前期调研不足。合同签订前期，医院需进行充分的前期调研，如与医院签订合同的主体是否符合要求、合同标的价格走势等，以此规避不必要的经济风险。但大部分医院在合同签订前期，缺少必要的相关调研，带来潜在的经济风险，提高医院机会成本。如合同签订后，因对方资质不符合暂停执行，或合同签订价格过高，提高医院运营成本等。（2）合同洽谈不全面。合同的洽谈是双方达成合同内容的重要环节，既包括技术性要求，也包括法律问题。由于医院对于合同的洽谈并不重视，合同的洽谈简单随意，对于一些应该谈细、谈全的问题，以及执行过程中可能存在的风险，均未谈实，导致合同执行过程中，再次协商变更现象较多，增加了潜在的经济风险。（3）经济合同条款审核不到位。经济合同是双方当事人权利义务的表达方式，具有法律约束力。由于大部分医院缺少专业的法务人员，导致经济合同审核不到位，合同执行困难。较常见的问题主要包括：①合同条款不全，如必要的竞业禁止、竞业限制、保密要求、违约责任、纠纷解决等条款的缺失，不利于保护院方利益；②条款不利，尤其是权力义务方面的条款，合同条款未能很好地体现医院利益；③合同文字不严谨，用词模糊，容易造成误解，引起双方争议，不利于合同的执行；④合同签订人不合法，与医院签订合同的当事人非企业法人，且无相关授权书，导致合同签订无效，严重影响项目执行。
（二）合同执行管理
经济合同的履约环节是合同管理的重要环节之一，由于医院在经济合同履约环节管理松散，容易造成履约风险。（1）合同执行进度管理不到位。经济合同的执行过程中，执行进度的管理非常重要，能够有效促进项目的顺利完成，保证项目建设目的的实现。医院在合同执行过程中，往往忽视合同的执行进度管理，未能严格遵循合同要求落实执行进度管理，导致实际进度与要求严重不相符，项目工期延误现象频现，尤其是基建、信息等建设项目，增加了不必要的潜在风险和运营成本。（2）合同变更管理不严谨。合同履约过程中，为保障合同更好地履行，有时需及时对经济合同内容做相应的变更，并根据要求签订相应的补充协议。由于合同执行管理部门在执行过程中，往往忽视合同变更的重要性和谨慎性，或合同变更没有应有的协商谈判，且缺失相应的书面记录材料，或对于应变更的事项未做相应的修改，尤其是不能履行或无履行必要的事项未做及时的变更和解除，导致医院的合法权益无法得到很好的维护。
（三）合同档案管理
经济合同档案管理主要是对合同的履行过程及履行过程中发生的各类情况进行书面记载，并整理归档。合同档案具有法律效应，是合同发生纠纷的处理依据，因此科学管理合同档案，可有效的保护医院合法权益。由于医院对于合同档案管理的重要性认识不足，缺少对合同归档的检查及监督管理，在合同档案管理中，通常存在档案的管理风险。（1）合同档案材料缺失。合同的签订及履行过程由一系列复杂的环节组成，且周期较长，在整个过程中涉及的各类书面材料较多，这就要求合同承办部门配备专门的管理人员负责各类材料的收集和整理。由于医院的管理部门缺少这一岗位的设置，在实际操作过程中，存在同一合同不同阶段不同人员管理，导致合同档案的收集呈无序状态，合同档案材料收集不齐现象时有发生，给医院带来了潜在的经济风险。（2）合同归档不及时。由于管理部门对合同归档管理的不重视，合同履行完毕后，各项材料的归纳、整理和归档工作拖拉，加上档案管理部门对于合同档案重要性的认识不足，导致合同的归档工作不及时，档案管理混乱。
二、经济合同内控问题的原因分析及应对措施
（一）经济合同内控问题的原因分析
（1）对经济合同风险控制的重要性认识不足。医院合同执行及管理部门对经济合同内部控制管理较为轻视，对经济合同各风险环节缺少必要的监督管理，不能有效地规避潜在经济风险。（2）经济合同内控管理流程不完善。经济合同的管理，通常涉及多个部门，各部门根据各自的工作职责对合同进行管理。由于管理行为的人为分割，导致合同管理过程中，既管理重复，又存在管理缺失环节；既不利于合同的有效执行，又无法有效规避经济风险，使得合同管理工作流于形式。（3）缺少专业的合同管理人员。医院的经济合同，通常涉及经济、医疗、信息、基建、设备等各个层面，因此更需要具有丰富经验的专业人员对合同进行全程、动态的管理。但实际情况中，医院往往缺少专业合同管理岗位的设置，或者即便设置了这一岗位，也缺少富有经验的专业人士担任这一岗位，导致经济合同的内控管理混乱。（4）经济合同内控信息沟通不通畅。经济合同的内控管理一般周期长，涉及部门多，管理过程中需要沟通交流的信息比较多。由于缺少有效的信息沟通机制，信息在各部门间无法有效传递，导致合同执行过程中出现的问题不能及时得到解决，不仅影响了合同的有序执行，更增加了潜在的经济风险。
（二）经济合同内控问题的应对措施
面对合同管理中存在的种种问题，医院可以根据现有的管理水平，对合同内控管理加以完善。（1）提高对经济合同内控理念的认识。鉴于长期以来经济合同管理理念的缺失，医院一方面可以通过大会培训、多媒体宣传等方式，提高医院全体员工对经济合同内控管理的认识；另一方面可通过专题讲座、外出培训等方式，培养一批具备专业知识的专业人才，服务于经济合同管理工作。（2）完善经济合同内控管理流程。根据经济合同管理中存在的问题，结合合同内控管理要求，梳理合同执行流程，对缺失环节进行增补，对不合理的环节进行修正，不断完善合同管理制度和流程。（3）设置合同管理专职岗位。医院可在内部设置合同管理专职岗位，并设定绩效考核目标，安排富有责任感和工作经验的高年资工作人员，担任这一岗位，对经济合同进行全程、动态管理。（4）健全经济合同内部控制信息化建设。根据经济合同管理流程，结合合同内控风险点，建立经济合同信息管理平台，提高各环节内部信息的流转效率，加强经济合同的全过程监管。
三、实例分析——以FK医院为例
FK医院经济业务繁多，为了确保经济业务的有序推进，规避潜在的经济风险，医院对经济合同的管理尤为重视，从制度完善、人员培训、岗位配置、信息建设等多个层面，完善经济合同的内控管理。
（一）定期召开培训例会，提高经济合同内控意识
FK医院在很长一段时间内，对于经济合同的管理较为粗放，医院职工对于经济合同内部控制管理的重要性认识不足，在合同的签订、执行、跟踪、反馈等管理环节上随意性较大。鉴于此，FK医院通过专家讲座、多媒体宣传、自查自纠等形式，不定期组织召开合同内部控制管理培训例会，根据合同管理要求，以及管理过程中存在的问题及潜在的风险点，从业务环节、风险防控等角度进行分析探讨，不断完善流程管理，强化员工风险意识。
（二）梳理关键环节，完善经济合同内控管理制度
FK医院经济合同管理的内部控制管理建立较晚，且暂无可参照实施的案例或细则。为完善医院经济合同内控管理，由医院财务部门牵头，会同设备管理部门、后勤部门、科研部门等相关职能部门，根据行业规范，借鉴企业内控要求，对医院各类业务中涉及的经济流程和规章制度逐条梳理，并结合医院实际情况及专业人士建议，分析经济合同管理过程中存在的风险点，并根据风险点，不断完善医院经济合同管理制度以及管理流程，明确各职能部门在经济合同管理中的职责定位，使得经济合同内控管理有据可依，有效规避潜在的经济风险。
（三）设置合同管理岗位，加强经济合同全程管理
为了加强经济合同管理，FK医院在财务部设置专职合同管理员，由高年资人员担任，同时在各职能部门设置兼职合同管理员。专职合同管理员对经济合同进行全程风险监管，包括签订过程中的法务审核，合同执行中关键节点的跟踪及指导，以及执行完毕后的合同归档管理；兼职合同管理员负责部门经济合同的各项具体管理工作，包括合同签订过程中，各项会议的书面记录，合同的签订，合同执行的管控，执行过程中涉及的会议纪要归集，以及合同执行完毕后的各类材料收集及归档。通过设置专职及兼职合同管理员，分别从操作层面及监管层面，对经济合同进行全程管理，分工明确，责任到人，有效加强了经济合同的内控管理，规避了潜在的经济风险。
（四）建立经济合同管理系统，规范经济合同内部控制行为
档案合同管理范文3
［关键词］内部控制；事业单位；合同管理
随着我国经济体制改革及法制建设的深入推进，事业单位履行职责、事业发展需要、为社会提供公共服务等过程中签订的经济合同，内容涉及政府采购、资产处置、建设工程等方面，合同数量与金额均逐年剧增。对这些经济合同如何管理，才能确保经济业务活动合法合规、财政资金安全有效使用，为此，财政部颁布了《行政事业单位内部控制规范（试行）》，从单位层面到业务层面作了专门规定。
一、合同管理的概念
合同管理简言之就是“管理合同”，是指事业单位作为合同当事人之一，为实现本单位的合同目的，根据《合同法》、《行政事业单位内部控制规范（试行）》等有关法律、规章规定，对合同实行动态与静态管理的一系列行为的统称。事业单位作为本单位合同管理的主体，从静态的角度看，就是在合同谈判、签订、履行、变更、解除、纠纷等环节，依照有关法律法规规定，平等协商，维护本单位利益。从动态的角度看，合同管理是一个动态的过程，包括合同订立决策、岗位设置、归口管理、跟踪监管、不同部门之间沟通协调、考核评价等一系列行为。
二、合同管理存在的主要问题
《行政事业单位内部控制规范（试行）》（简称《规范（试行）》）自实施以来，至今已有7年，很多事业单位按《规范（试行）》中“第六节合同控制”的要求建章立制、梳理合同业务流程、规范合同管理，取得了一定的成效。但是，笔者在近年审计工作中发现，有的事业单位仍存在合同管理不规范、合同内部控制制度实施不到位等问题。
（一）合同管理制度不完善，操作性不强。合同管理制度既要适合本单位的实际情况，也要方便组织实施。但是，有的基层事业单位照搬上级主管部门的合同管理制度，由于内设机构不同，并不适合本单位的实际情况，故适应性差。有的合同管理制度没有把决策、执行和监督融入流程，不相容岗位与职责没有得到有效的分离和实施。以某单位的公务车定点维修合同为例，从合同草拟、主办部门审核、合同保管、修车申请、送修、结算、报销，多个环节均是同一人，结果出现同一辆车同一天多次维修、维修项目雷同的现象。合同管理制度既不全面，也不制衡，执行过程中遇到“梗阻”的情况难以避免。
（二）合同签订不规范，存在法律风险隐患。1.政府采购合同签订不规范政府采购合同同样适用合同法，其特殊性在于签订政府采购合同之前，必须先履行政府采购程序。可实际情况恰恰相反，有的单位未履行招投标等政府采购程序，直接与企业签订施工合同或直接与供应商签订购买货物合同。有的单位没有编制政府采购预算，却通过政府采购，签订政府采购合同。有的单位签订的补充合同不规范，如某单位需要追加与原合同标的相同的货物，但金额超过原合同采购金额的百分之十,于是采取拆分办法，使单份补充合同金额不超过原合同金额的百分之十。2.合同主体不合法有的单位以临时机构名义对外签订合同，如建设办；有的工程承包合同，对方主体资格不合法。3.合同中留有空白处不需填写的横线上没以“/”或“无”表示，该填写的内容填写不完整，如落款没有签订日期。
（三）合同审核流程流于形式。很多事业单位根据本单位的实际情况，制定合同业务流程图及文字描述的制度文件，但执行情况却差强人意。以某单位制定的《合同管理办法》为例，合同由主办科室完成调研、论证、草拟等前期工作后，即进入正式签署前的审核程序：主办科室首先草拟合同文本，填“合同条款审核表”→相关科室（如工程科或国资科，视合同涉及的业务来定）会签→财务科审核→办公室审核→业务分管领导审核→财务分管领导审核→法定代表人审批→主办科室汇总审核意见形成合同正式文本。2018年我们抽查10份合同，业务涉及资产出租、公务车维修、修缮工程。1份资产出租合同，合同约定租期4年，但在产权交易所网站公告租赁期为5年；合同租期缩水了1年。1份公务车定点维修合同，维修费结算约定支付方式是现金支付，而公务用车维修费是纳入公务卡强制结算目录范围内的。1份公务车定点维修合同，约定的优惠率低于政府采购中心公布的定点供应商承诺的优惠率。1份修缮工程合同，合同虽然是通用、规范的合同文本，但标的与实际不符。但上述合同的“合同条款审核表”上，相关业务科室、分管领导、法定代表人均签“同意”意见，没有人提出异议。
（四）合同履行环节不规范，影响到财政资金使用安全。合同履行一方面涉及实现合同目的，一方面涉及到财政资金或国有资产安全及使用效果。合同管理工作做得好坏，这个环节很关键，也很薄弱。1.价款收付不规范的问题比较突出（1）建设工程合同方面。例如，有的单位在项目建设过程中，不按合同进度付款，提前支付财政资金；有的单位超出招标文件规定范围支付材料预付款；有的单位在施工企业机械及人员未进场的情况下，支付动员预付款；有的合同约定按比例分期支付的，却采用一次性支付。（2）货物与服务合同方面。①未收货物先付款。有的单位与定点采购供应商签订办公家具采购合同，约定收到货物验收合格后7天付款，但该单位尚未收到货物，即全额支付了货款，后来供应商资金链断裂，未能履约。②利人不利己。有的单位与中标供应商签订软件开发技术合同，招标文件要求售后服务免费1年，中标供应商的投标文件对售后服务响应是免费3年，但是该单位第2年即支付售后服务费。③提前支付合同款。有的单位开展节能审查数据统计分析工作，在相关工作尚未开展情况下，支付了合同款。上述情况造成了财政资金损失及跑、冒、滴、漏现象的发生。（3）资产出租合同方面。有的单位不重视涉及收入的合同管理，落实催收责任不到位。合同约定一个季度交一次租金，承租方实际一年才交一次，有的承租方甚至久拖不交；有的合同期满，承租方既不退租，也不交租金；有的单位经办人员收取租户租金不及时交到财会部门等等，造成租金收入未能做到应收尽收。2.工程项目被转包的现象时有发生有的单位部分工程项目被中标单位转包给无相关资质单位实施。
（五）合同档案管理容易被忽视。对合同档案的管理，《规范（试行）》第58条作了详细的规定，可见该项工作不容忽视。2018年我们对某单位进行合同管理专项检查中，1份仪器采购合同的合同审核表、草本及正本丢失；5份合同，涉及3个科室，合同履行完毕两年，合同盖章及移交登记表丢失，全套合同材料未移交归档。有的基层事业单位没有合同归口管理部门，视合同涉及的业务属哪个部门，归哪个部门保管，由于多头管理，档案材料零星分散，发生合同纠纷时，对方当事人诉诸法院，单位拿不出合同原件而陷入被动。
三、加强事业单位合同管理的措施
我国著名法学家江平把合同比喻为市场经济自然人、法人、其他组织之间经济交往的桥梁，合同管理就是保障桥梁畅通的卫士。笔者认为加强合同管理需要采取如下措施：
（一）领导重视，以上率下单位负责人是合同管理重要的主体之一。对外进行合同谈判、签订、解决纠纷，是以单位法定代表人的身份，代表本单位的利益，依法履行职责，表达本单位的意志；对内担任内部控制领导小组组长，承担包括合同管理在内的内部控制建立与实施责任。因此，按照财政部内部控制要求，在单位主要负责人直接领导下，结合本单位合同管理拟实现的目标和采取的措施、各部门及其人员在内部控制实施过程中的责任等内容开展专题培训，提高合同管理水平，确保经济交往桥梁畅通。
（二）从单位实际出发，理顺合同管理机制。合同管理的另一主体就是机构和人员。根据单位的实际情况，有法制部门的，合同管理机构设置和人员配备纳入法制部门，发挥法制部门的专业特长；单位规模小的，依托启动内部控制建设，在开展内部控制工作分工及人员配备等工作时，把合同管理机构和人员融入内部控制工作方案和工作机制中，通过不相容岗位设置、确定职责、明确合同的授权审批和签署权限来规范主办部门、综合管理部门、财会部门在合同审签、执行中的行为，实现合同管理效益与效率兼顾。
（三）坚持问题导向。针对合同管理存在的问题和风险隐患，以规范合同经济业务活动有序运行为主线，提高合同内部控制的针对性和有效性。1.完善合同管理制度尽管事业单位各有不同，但合同管理制度应涵盖合同订立、合同履行、合同归档、合同纠纷处理四个方面，对照本单位已印发并执行的合同管理制度进行确认，查遗补缺。2.加强监督检查工作，加大考评问责力度。合同管理制度制定得再完善，实施是关键，而内部监督检查和自我评价，是合同管理制度得以有效实施的重要保障。根据本单位内部监督制度，通过日常监督和专项监督需检查合同在谈判、签订、履行、变更、解除、纠纷等环节中单位主要负责人、相关部门、相关人员是否存在不作为、乱作为或失职的情况；对于在合同管理过程中存在的突出问题、管理漏洞和薄弱环节，要进一步改进和加强内部控制。通过自我评价，评估合同管理制度的全面性、制衡性、适应性和有效性，进一步改进和完善合同内部控制。同时，将内部监督、自我评价与干部考核、追责问责结合起来，强化自我约束的自觉性，多措并举，提高执行力，以确保合同管理制度有效实施。3.加强合同档案管理合同在整个实施过程中产生大量的资料，这些资料记录着单位履行职责、事业发展的过程，是不可再生的历史资料。而合同档案管理是合同管理活动最后一个重要环节，往往容易被忽视，归口管理部门应积极收集，按期移交档案部门，做到合同档案宁可“备而不用”，不可“用而不备”。
（四）充分发挥财会部门在合同管理中的作用。财会部门在合同管理过程中起到其他业务部门无法取代的作用，不再是照单付款的出纳角色，其重要性日益显现。财会部门如何参与合同管理，《规范（试行）》写得很清楚，一是单位要建立财会部门与合同归口管理部门的沟通协调机制，实现合同管理与预算管理、收支管理相结合；二是对影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，财会部门与业务部门、法律部门等工作人员参与谈判，联合审核。结束语合同管理是一门科学，需要运用法律、经济、技术、专业人才等对合同进行管理，目的是保护合同当事人的合法权益，维护社会经济秩序。为了确保经济交往的桥梁畅通，事业单位应以贯彻执行财政部《行政事业单位内部控制规范（试行）》为抓手，加强合同管理，提高内部管理水平，促进财政资金使用提质增效。
参考文献
[1]财政部.行政事业单位内部控制规范(试行)（财会〔2012〕21号）[S].2012.12.
[2]张春廷.浅议行政事业单位合同管理内部控制[J].交通财会，2014（11）.
档案合同管理范文4
一、本企业合同档案主要内容
(一)法律部门归档合同
法律部门归档合同简单的理解为经法律部门审核风险后移交的合同，主要按年度-部门分类，涉及各个部门业务活动所产生的合同，主要包括企业质量、安全、环境证件、换证流程评审合同、审计业务约定合同、产品运输合同、图书出版合同、废物处置合同、房屋租赁合同、企业绿化合同等。
(二)销售合同
销售合同是企业销售部门在合同履约完成后移交的合同资料，是在企业产品销售活动中产生的，主要包括产品销售合同、备件销售、维修及服务类合同等。
(三)技术、科研合同
技术、科研合同是在产品、科研项目的研究、设计、试验、推广应用等阶段产生的合同。这部分合同因其移交顺序不同分为两种：一部分归于法律合同中已进行组卷，另一部分则归于科研项目档案内，但内容大致相同，主要包括产业技术、工艺、零部件、材料等方面，有试制合同，主要零部件加工工艺、测量、控制技术研究合同，产品振动噪声试验、系统改造等合同。(四)设备、基建类合同设备合同是企业在设备购买、清洗、维修过程中产生的，包括办公设备，机床、计量、清洗、管理系统等设备。基建类合同是企业在基本建设、技改技措、办公用房的修建、工程安装等活动中产生的，[1]主要包括公司消防改造合同、物流、围墙修建、试验台位改造、机床安装合同等。
(五)采购合同
采购合同即在采购活动中公司办公、经营业务、产品生产服务所形成的合同，包括办公用品、生产备件买卖合同等。
(六)其他类合同
主要包括战略协议、技术研究合作协议、外协合同及涉及公司权益的其它合同。
二、本企业合同档案管理模式
根据公司经营业务的实际情况，库藏合同档案未设置单独档案门类进行管理。其中，因部门内部利用方便，采购合同归于采购部门进行管理；劳务合同归人力部门保管利用；法律、销售部门移交的合同则按年度-机构分类进行保管。此外，技术、科研合同大多归集在科研档案内；设备、基建技改类合同分别在设备档案、基建档案中组卷保存；战略合作、协议类合同则因其特殊性，由文书档案管理人员单独进行保管和提供利用，故当前笔者所在公司的企业合同档案未形成系统、规范的管理模式。
三、本企业合同档案管理中存在的问题
(一)档案分类模糊、重复件多
根据上述本企业合同管理内容及现状，现存合同档案的管理模式并非企业合同管理中的分类管理模式。由于合同材料的来源广泛，材料多份重复的问题时有发生。合同签订时最少形成三份文件，除为合作方提供一份外，其余法律审查留一份、合同管理员留一份。有时合同承办人为使用方便也会多增加一份，由此造成法律合同包含所有其他类合同，而其他类合同则因业务需求、项目验收归档要求等，又留存一份合同甚至是两份合同并且分散保存在不同类型的档案中，造成合同档案分类模糊、重复归档等问题，影响合同档案的质量，对档案库房的承载力造成压力。[2]
(二)归档合同档案质量不高
在企业合同档案管理过程中，我们发现归档的合同文件材料主要存在三个方面的问题：一是存在无法律效力的合同，如无盖章、无签字、无签署日期等信息，合同的法律约束力缺失；二是合同内容不全，如缺少合同技术协议、补充协议等；三是缺少合同过程资料，如合同盖章审签单、合同评审过程资料、合同执行过程资料、合同完成情况及合同的补充说明等资料。因此，归档的合同文件材料不能准确地反映合同业务的整个过程及内容，严重影响了合同档案的齐全性、完整性、准确性，阻碍了合同档案的科学化、规范化管理。
(三)限制利用效果
档案利用是企业合同档案归档的最终目的，体现了档案工作的服务能力和档案管理工作的水平。合同档案作为企业经营管理活动的原始记录，为企业维护合法权益提供保障，协助降低企业的法律风险，档案分类结构模糊、归档不完整、管理不规范等问题都直接影响企业合同档案资源的开发利用，同时严重降低了档案查询利用结果的准确性，从而限制了合同档案的利用效率，影响合同档案利用效果。
四、改进本企业合同档案管理方式的措施
企业合同档案管理贯彻“事前防范、事中控制、事后补救”的原则，实行统一管理、业务归口、多部门参与、分级负责的管理体制。合同按类别分为销售类合同，购买类合同，技术、科研类合同，基建、技改类合同，对外合作类合同，涉及公司权益的其它合同六大类。按金额大小分为小额合同、大额合同、重大合同、特别重大合同四类。其中，金额大小按照具体合同类别限定额度阶段，以公司大额合同为例，其销售合同金额限定范围为人民币500万元以下；备件销售、产品服务、维修合同金额限定范围为100万元以上200万元以下，其他合同则是10万元以上200万元以下。按照国家档案局颁布的《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》(10号令)及船舶档案分类表的要求，合同材料作为企业所有经营管理活动的反映，可以按企业文件材料中一级类目“经营管理类(C)”、二级目录“其他类(9)”进行归集管理，并参照企业合同管理编码规则，增加单位编码。设备、基建、科研项目等档案中所涉及的合同文件材料则按设备单台套、基建单项工程、科研项目等要求进行“虚拟”组卷，并在卷内目录中添加备注信息。
五、本企业合同档案管理的具体内容
(一)规范管理体系
合同档案管理人员应了解合同管理业务流程，建立健全合同档案管理相关制度体系，包括保密要求、人员职责、[3]移交流程、归档范围、归档质量要求、整理方法、组卷原则、保管期限、查询利用等内容，要充分发挥制度的指导性和约束性作用，规范合同档案管理程序，并不断完善合同档案管理机制。
(二)规范移交手续
合同履约完成一年后需进行文件材料归档工作。要做好合同文件材料的归档移交工作，规范档案移交手续，填写移交清单，合同管理人员应按照规定将合同文件材料整理后移交归档，注明合同编号并保证合同和配套资料(合同章审批单、主件和附件等)的齐全完整、符合形成规律，同时确保移交清单上的签字齐全完整、内容准确。合同文件材料移交清单如表1所示。
(三)明确归档范围
按照合同文件材料产生的阶段过程进行收集。主要包括以下内容：1.合同前期：调研报告、合作方资质及“天眼”调查信息文件、技术规格书、投标申请、报价单、比价单、投标评审、结果审批、中标通知书等。2.合同签订：合同章审批单，合同正副本，有关合同签订、履行过程中的补充协议，质保期满前的相关合同等。3.合同履约验收：设备开箱、中期、终期、调试等合同执行过程标的的验收资料，价格凭证、性能、精度、合格单证，保修服务记录，用户说明书，使用、维修说明书等随机资料。4.其他：合同备忘录及合同承办部门认为具有保存价值的其他资料或凭证。
(四)组卷原则
1.组卷遵循合同文件材料形成规律，合同与其附件合订为一件，即一份合同一件，案卷由年度内多份合同组成。2.合同正本在前，附件在后，在有书写内容的页面编写页号，页号用阿拉伯数字从“1”开始依次标注，附件上有页码的需重新标注。3.归档整理完成后，在首页合同的右上角盖“档号章”，档号由分类号-机构代码-年度-案卷号-件号组成。4.合同案卷内的文件排列顺序依次为合同卷内目录、合同及附件、备考表，案卷内总页数计算时卷内目录及备考表不计算在内。5.卷内目录应与合同文件材料内容相符，能够简明完整准确地反映合同的内容，包括档号、合同编号、合同名称(包含简要的合同内容)、责任者等信息，需特别注意，责任者至少为合同双方。合同档案卷内目录参考格式如表2所示。
(五)质量要求
1.企业应落实合同文件材料收集、整理、归档责任制。设置合同文件材料形成归口部门，设置专(兼)职合同管理员，接受归口部门的业务指导，合同管理员负责收集、保管、整理各个阶段形成的合同文件材料，做好台账记录，并负责合同文件材料的归档移交工作。2.按照档案管理工作的要求，归档合同文件材料不能是复印件，若合同文件材料由于特殊原因无原件时，则需要合同管理员在复印件上签字、说明原因，并标明原件所在位置。3.合同必须有签字、手签日期、盖章等具有法律约束效力的款项，附件完整、图文清晰。合同文件材料不能有圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等字迹，载体及字迹都应符合档案保管的要求。4.已破损的合同文件材料应予以修整，字迹模糊或已褪变的文件材料应予以复制，热敏传真件必须进行复制，复制件与原件作为一件保管。合同文件材料小于A4的纸张必须托裱成A4规格，托裱文件的右边和底边必须与托裱的右边和底边贴齐，大于A4纸张的文件材料要求折叠到A4规格。5.外文合同文件材料若有译文的，应一并归档，外文材料在前、译文材料在后，作为一件保存，无译文的材料要译出标题后进行归档。
(六)合同档案编号规则
按照此管理方式，确定合同档案文件材料合同档案编号规则。具体编号规则如图1所示。
(七)合理划分保管期限
合同文件材料保管期限的划分，应参考企业合同文件材料分类、金额大小或重要程度，自合同履行完毕后一般保管期限不得少于五年。合同档案文件材料保管期限表如表3所示。
六、管理优势
(一)制度规范，收集齐全
通过对合同档案制度的不断完善，进一步梳理、明确合同文件材料的流程，确定合同文件材料归档范围，加强合同档案管理在业务工作流程中的参与度，做好合同档案的预归档工作，确保合同文件材料收集齐全完整。
(二)有效审核，避免重复
基于这种管理方式，无需对合同档案文件材料进行重新的划分，而是在现有的基础上提升归档合同文件材料的质量要求，切实解决合同文件材料重复归档的问题，有效缓解档案库房的压力，力争档案库房容量能够满足档案工作未来10到20年长效发展的需求。
(三)利用准确，提升效率
档案合同管理范文5
一、铁路非运输企业合同管理标准化的重要意义
铁路非运输企业是开展多元化经营的产业活动单位，是铁路系统生产经营的重要组成部分，既与运输主业有着密不可分的关系，又不完全依赖于运输主业，具有独立经营管理的特点。近年来，铁路非运输企业不断改革发展，业务范围已涵盖工程咨询、项目管理、物流、商贸、餐饮、房地产开发、住宿、旅游、制造等行业，涉及的合同类型也日趋复杂。不同类别的合同，权利义务关系、付款方式、违约责任等条款都存在较大差异，需要在实践中区别对待，有针对性地加强管理。通过合同管理标准化建设，可以把合同管理的有益经验固化下来，实现合同管理制度机制、基本程序的规范性和统一性，从而降低企业经营风险，实现合同管理的高效化运作，进而有效保障铁路非运输企业的合法权益和良性发展。
二、铁路非运输企业合同管理标准化的主要形式
1．合同管理组织体系的标准化。主要包括两个方面：一是明确合同归口管理部门，对于企业内部所涉及的所有合同，设立统一的归口管理机构，减少合同管理方面的组织制约，优化管理方式方法，提升合同管理工作质量。二是明确合同项目协作部门，结合企业经营实际设立合同类别和项目，以合同为中介连接项目涉及的相关业务部门，明确一名企业负责人负责日常统筹协调，督导合同业务上游部门及时做好合同签订的准备工作，督促合同业务下游部门及时开展谈判和签约。
2．合同管理运行程序的标准化。主要包括两个方面：一是合同管理流程的科学性，力求层次分明、井然有序，不同环节均可责任到部门、到人员，相互之间职责界限清晰，日常管理无盲区死角。二是合同管理部门的联动性，合同管理相关部门虽然分工不同，但存在着相互联动、相互制约的关系，要通过合同管理职能的统筹规划设置，使各相关部门在立足于本职工作的同时，也能对其他部门的合同管理工作起到监督、纠错的作用。
三、铁路非运输企业合同管理存在的主要问题
1．重视程度不匹配。一些企业对于合同管理的重视程度与市场化经营要求不相适应，有的企业没有设置合同管理专责部门，有的企业没有明确合同管理专职人员，有的企业没有把合同管理纳入年度重点工作，有的企业没有做到定期研究合同管理重要事项，导致合同管理工作总体处于较低水平。
2．制度体系不健全。一些企业没有形成完善的合同管理制度体系，从合同起草到合同履行的各个环节，都缺乏标准化的制度规范，合同管理工作随意性比较强，受管理人员主观意识影响比较大，导致合同管理缺乏统一标准、统一要求，造成合同条款因人而异、因事而异，产生巨大的管理隐患。
3．管理机制不顺畅。一些企业的合同管理缺乏科学化、标准化管理机制，在合同履行方面缺少必要监督，合同谈判、拟定、审查、签约、监督等各环节运行不顺畅、衔接不紧密、信息不对称，导致合同管理的盲目性和无序化，增加了合同签订双方的沟通成本和时间成本，造成合同管理效率比较低下。
4．责任落实不到位。一些企业的合同管理主责部门与其他业务部门在合同管理中的具体职责、权限边界较为模糊，经常出现管理空白地带，造成合同审查工作漏洞；有些合同管理人员责任心不强，出现合同条款表达不准确、法律与合规性审查不严谨、合同履行不到位等问题，为企业经营埋下潜在风险。
四、加强铁路非运输企业合同管理标准化建设的具体措施
1．健全合同管理制度机制。科学合理的制度机制是合同管理标准化的基础，要在对合同管理现状进行全面深入调研的基础上，根据铁路非运输企业合同项目和管理程序的特点，有针对性地制定相关制度规定，完善日常工作机制。同时根据企业发展情况保持动态优化调整，确保企业合同管理工作在有效的制度机制保障下健康运行。
2．完善合同管理组织体系。健全有效的组织体系是合同管理标准化的前提，要按照统一管理、分级负责、精干高效的原则，明确一名企业负责人主管合同管理业务，建立由综合、法律、财务、经营等相关部门共同参与的合同管理组织架构，配备既懂经营管理又具备一定法律知识的人员从事合同管理具体工作，促进企业合同管理业务保持良性运转状态。
3．优化合同审查基本流程。清晰明确的审查流程是合同管理标准化的关键，要按照层次分明、操作性强的原则，将合同审查流程各环节涉及到的部门及个人职责进行明确划分，实现有效监督和相互制衡。同时，按照一般合同、重大合同、特殊合同等分类，明确不同类别合同的审查权限，不断提高合同审查工作的针对性和实效性。
4．规范合同档案管理工作。严谨有序的档案管理是合同管理标准化的保障，要按照“一事一档”原则，对合同管理专门建档立卷，指定专人负责日常维护，完善收集、保存、借阅等方面工作规范，原则上由合同承办部门建立合同档案，由合同管理部门对履行完毕的合同及相关材料进行立卷归档，充分发挥好合同档案管理的基础性作用。
档案合同管理范文6
“财富的一半来自合同”，合同是企业从事各项经济活动获取经济效益的桥梁和纽带。当前，合同管理非常重要，关乎企业生死存亡，合同管理是企业管理的重要内容，做好合同管理工作，是维护企业合法权益的最基本的要求。笔者针对黑龙江垦区国有农场土地等资源合同管理中出现的突出问题，提出了具体解决办法，旨在提高企业经营管理水平和经济效益，规避各种经济风险。
【关键词】
土地资源；合同管理；存在问题；措施及办法
黑龙江垦区拥有土地总面积5.54万平方公里，耕地4338万亩，其中水田2268万亩。黑龙江垦区占全国农垦耕地面积近一半，是我国耕地面积最大的垦区，土地是垦区立足之本，发展之基，土地等资源收入是垦区目前主营收入，占其自身资源收入的80%以上。土地承包合同好与坏，不仅关乎垦区的发展，而且直接关系到垦区的稳定及广大职工的切身利益。
一、合同签订情况
黑龙江省农垦齐齐哈尔管理局土地总面积398.23万亩，其中耕地面积219.83万亩，按照管理局关于对农（牧）场2016年上半年经济活动开展考核调研的通知要求，管理局党委责成相关部门组成调查组，对全局土地资源合同执行情况进行检查，对下一步如何完善合同管理体制、合同签订和履约等情况进行充分的调研，通过检查，共清理各类经济合同24540份，其中：当年签订土地承租合同21837份，长期出租土地承租合同502份，草原合同1684份，林地合同391份，水面合同55份，资产租赁合同8份，建筑施工合同59份，其他资源合同4份。在对土地承包合同进行查阅过程中发现，全局共有外来承包户408户，占全局土地承包总户数的1.8%。这些外来户一部分是当年农场种植业结构调整，职工没有水稻种植经验，从外地引来的水稻种植户；另一部分是2000年初农场土地效益不好，农场职工没有种地积极性，土地发包较困难，在周边农村通过做工作吸引来场的种植户。从合同管理来看，总体情况较好，但个别农场仍然存在一些不可忽视的问题。
二、合同管理现状
黑龙江垦区由于历史机构、管理体制、客观形势和相关管理制度的变更等多方面因素影响，引发合同纠纷呈逐年增长态势，合同管理需加强，主要体现在以下几方面。
（一）合同签订不规范
通过调查发现，一些农（牧）场在合同签订规范上存在大量问题：一是格式化合同笔填出现失误后，经办人直接在合同上修改。二是一些补充条款不注明在相应的位置，而是填写在合同空白处。三是土地承包合同漏填相关项目条款。四是土地承包合同承包人签字有错误。五是合同数字书写潦草难辨。六是合同审查校对不细，存在多、少、错字。七是合同漏填重要内容。八是签约人签字盖章不全。九是合同变更不签补充协议。
（二）合同内容存在问题
1.缺乏必备条款。重点体现在缺少合同的变更、解除、中止等条款以及违约责任条款。这样将直接导致有的合同不能变更解除，有的合同不能中止，如当事人违约不能受到相应的制裁。
2.条款内容存在问题。一是内容简单，约定不细。二是表述存在问题，容易产生疑义。三是约定不合规、不合理。四是权利义务条款有失公允。
3.无用条款过多。主要是一些采用格式化范本的合同。一些范本为了适应大范围使用，规定罗列了很多方面的条款。有的农场签订合同将范本照搬照抄，一些无用的或双方未约定的条款也不删除，造成合同条款过多，很多条款不能执行。
（三）签约技术存在问题
1.不达成合同约定生效条件。达成合同中约定生效的条件是合同生效的基础。因此要使合同真正生效，合同的约定必须达成，但实际上这方面也存在问题。如合同中约定签字盖章后生效，但合同只签字不盖章或只盖章不签字，或签字盖章不全。有的合同约定公证后生效，但签订合同不办理公证。
2.合同生效时间与合同约定生效时间存在矛盾。如某承包合同为2011年7月30日签订，但在合同中约定“承包期限自2011年1月1日起……”，造成2011年1月1日至2011年7月29日承包不发生效力。
3.既又承包，合同签订无效。在各场签订的承包合同中，有的约定了人，由人代表农场在合同上签字，但同时有的人承包了土地，又在承包人一栏上签字，造成了合同的无效。
4.签约时间过长，合同难以履行。有一租赁合同，期限50年，但租赁人已经57岁，如合同履行完，其已百岁以上，但合同中还约定合同履行完，租赁人有优先承租权。其中提前终止合同条款约定如乙方确需提前解约，须提前3个月书面通知甲方。本合同应针对乙方年龄特点，重点考虑合同期限及中止解除等条款。
（四）签约主体存在问题
一是无主体资格者签订合同。各场签订的各类合同，签约主体只能是农（牧）场，不应当为其他的非法人单位。但还有少部分合同由非法人单位作为甲方签订承包合同。二是代表人无主体资格。有的合同人在法定代表人一栏上签字，显然不具备主体资格。有的合同未约定人，合同签字一栏也未载明是法定代表人还是人，却由人签字。三是无主体资格认定材料。双方是单位的无营业执照，是个人的无身份证明，建筑公司等特殊行业无资质证明，法定代表人无法定代表人身份证明，委托人无授权委托书。
（五）长期合同问题较多
一是个别农（牧）场签订土地长期合同，存在问题较多，如承包期限太长。二是承包费过低。每亩几元、十几元、几十元的都有。三是合同条款过于简单。有的合同就是几句话，普遍缺少切实可行的变更和解除条款，造成无法有效地调整承包费用或解除合同。四是发包方五花八门，有的是农场、有的是分场、有的是连队、甚至是莫名其妙的单位。长期合同基本上都是历史遗留下来的，体现了当时机构管理体制和经营管理出现了许多问题。
（六）合同管理制度滞后
一是合同管理档案没有完全建立，底数不清，合同编号不统一。个别农（牧）场合同管理档案还没有建立，单位究竟签订多少份合同底数不清，各类经济合同编号无序、混乱。二是合同管理缺少审批、会签、登记、备案归档等管理制度。农（牧）场基本上没有完善的合同管理制度，合同管理的各环节没有制度约束，管理存在漏洞。三是重大的经济合同签订无会议纪要或相关文件、合同履约中随意变更。四是合同保管分散，无统一保管部门，出现“谁都管，谁都不管”的现象。五是合同管理委员会没有真正发挥作用。在合同起草、订立、签订等过程中没有起到应有的审批和监督作用，存在监管真空状态。六是合同归档不够严肃。将一些未签订完成或有缺欠的合同保存归档。
三、提高合同管理的建议和措施
1.认真贯彻执行《齐齐哈尔管理局合同管理办法》，要将合同管理办法作为各单位签订、履行、管理各类合同的规范性文件，贯穿于合同管理工作的始终。各单位应当依照管理局的管理办法，结合本单位的实际，制定本单位的实施细则，并在今后的合同管理工作中认真贯彻执行。
2.认真清理合同，摸清底数。要认真清理本单位的各类合同，分类建立好管理档案，准确摸清底数，档案中要按照合同类别统一进行编号，做到纸质合同与编号对应，以便查阅。管理档案要载明合同当事人、标的、履行期限、履行状况、是否修改及修改补充内容、是否产生纠纷和产生纠纷的原因及如何解决处理等内容。针对合同存在问题，各单位要及时整改不合规合同。如对签订不规范，缺章少字、填列内容笔误等能够补充完善的合同进行认真整改。
3.对显失公平等不合规合同进行清理。必要时通过政法机构部门付诸法律程序予以修改和完善。
4.成立合同管理组织机构，完善合同管理制度。各单位要按照合同管理办法的要求，成立合同管理委员会和合同管理办公室。建立健全合同管理制度，有效地监督管理各类合同的签订和履行。合同管理办公室要及时搜集、整理合同，要及时将到期的合同向本单位档案管理部门移交，并编制移交清册，重要的合同实行文本电子储存。合同正本、副本、附件，以及双方变更、修改合同的协议或往来传真函件，都要妥善保管。
5.认真清理、保管和使用合同印章。企业要认真清理合同印章，对外签订的各类合同的印章必须唯一，严格控制非法人单位对外签订合同，对外的合同印章必须报管理局备案，合同印章要指定专人保管，印章使用要建立登记和审批制度。
6.加强合同订立人的身份确认和主体资格审查。合同签订对方是自然人的，要审查其身份信息。是单位的，审查企业法人营业执照，签订人的授权委托书和身份信息，并对企业的劳务、供货或生产等资信和能力进行审查。
7.大宗资源承包或租赁合同签订期限不宜过长。要在合同中约定切实可行的变更解除条款，保证合同的顺利履行和合理有效地变更解除。
8.签订合同应使用管理局下发的统一文本。无统一文本的，各单位要在起草合同后，及时由合同管理办公室进行审查修改。
9.严格履行合同签批手续，有效杜绝诉讼风险。根据合同管理办法中的各类合同审批权限，制订更加详细的补充规定，将哪一种合同由谁审批，多大标的合同由谁审批等内容作具体的规定。
10.加大公证力度，规范合同管理。对各类合同，特别是大标的或其他重要的合同，应当办理公证，对合同内容、签订程序等进一步规范化，避免产生不必要的纠纷和损失。
档案合同管理范文7
高校合同关系与一般企业、公司合同关系最大的不同，是其在内容上具有鲜明的特色，即主要是围绕高校人才培养、科学研究、社会服务、文化传承等职能而进行的基本建设、维护维修、物资采购、合作开发、合作研究、合作办学、合作经营、资产处置、融资、服务等活动，使高校与各市场主体之间产生了内容各异的权利、义务关系。充分体现了高校的四大职能，即人才培养、科学研究、社会服务、文化传承职能。此外，与企业合同相比，高校合同一般还具有金额相对较小、种类相对较多、涉及经办部门相对较多等特点。因此，高校的合同管理具有其特殊性和复杂性。
二、高校合同管理的现状分析
（一）合同风险意识不强，管理观念淡薄
在合同管理的过程中，签约责任人的法律观念和风险意识，直接影响着以后合同管理的质量和效率。由于高校不同于一般的企业法人，受传统思维定势的影响，管理者对学校合同管理重要性的认识不足、风险意识不强、法律观念相对淡薄。高校合同种类繁多，存在范围广，涉及周期长，所面临风险的种类也是多样的。合同谈判签约前，部分高校在对合同文本的合法性、合规性进行必要的审核时，由于没有设立专门的部门（机构）和人员，审核往往难以做到严格把关。而在正式签约时，又存在“应付审计、走过场”的现象，草率签订合同，这就使得合同在签订之初就留下了较多的隐患，加大了法律风险。在合同履约过程中，缺乏必要的对履约情况进行跟踪、检查、监督。在合同履约完毕后，缺乏必要的绩效评价机制。当合同履约出现失误时，也没有相应的追踪问责体系，不易追究责任，更难挽回损失。
（二）合同多部门签订，无专门机构管理
一些高校对合同管理重要性的认识不足，缺乏统一归口管理部门进行集中管理，合同的责任归属不明确甚至是混乱，致使各部门之间各自为政，造成合同管理十分混乱。如：基建工程的勘察、设计、安装、施工、监理、检测、以及影响房屋结构的维修改造合同由基建部门或新校区建设办公室管理；零星维修改造工程，包括水、电、设备、教室、学生宿舍维修改造等，合同由后勤或总务部门管理；资产的采购、处置，资产的出租出借及对外投资合同由资产管理部门管理；教材、教辅资料的采购合同，以及教育服务合同、联合办学合同由教学部门管理；图书、期刊杂志、电子资源的采购合同由图书馆管理；融资合同由财务部门管理；科研合作、科技开发、科技咨询、科技服务、成果转让合同由科技部门管理；开展国际（境外）合作办学由外事部门管理等。这种由多部门分别进行管理、签订的合同管理体制，当产生履约纠纷、尤其是涉及多方主体时，各部门之间就难免地出现互相推诿扯皮现象，不利于及时、有效地解决问题。此外，合同的多部门管理、签订还会造成在合同归档过程中，合同及相关资料分散在学校的不同管理部门，一些合同文本和证据资料因不能及时归档和保存，或保存不善，甚至发生丢失，给高校带来潜在的经济风险和法律纠纷隐患。
（三）合同内容不够严谨，未经严格审核批准
高校各类对外合同的签订，都必须严格依照《中华人民共和国合同法》等相关法律、法规，在全面、充分表达双方真实意图的基础上，对合同的实质性条款（包括附件）尽可能进行完备地约定。由于高校的合同内控制度建设比较滞后，在合同管理流程中，往往缺少关键的合同审核环节，由于没有设立专门的部门（机构）和人员，或由于合同审核人员专业知识的欠缺，或相关的法律知识不足，从而在审核中无法及时发现不当或不利内容和条款；也有的高校合同审核人员确实提出了恰当的修改意见，往往因为内部部门之间沟通不畅，合同的经办人员没有及时纠正这些不足。另外，业务主办部门在实际签订合同时，有时碍于情面，或存在侥幸心理，自以为违约、纠纷不可能发生，觉得这类条款可有可无，忽视对违约责任、争议解决等条款的约定。实际上，这些认定违约责任、确定争议解决办法的条款正是日后处理合同纠纷的方法和依据，同时这些条款的存在，也可有效敦促双方积极履行合同义务。
三、高校合同管理的对策分析
（一）加强教育，提高对合同管理工作的认识
财政部于2012年11月29日了《行政事业单位内部控制规范（试行）》，要求各行政事业单位自2014年1月1日起施行，以进一步提升高校内部管理水平。高校合同管理是新时期高校依法治校的重要内容，是高校内部控制的重要组成部分，它直接规范着高校的对外经济行为。高校各级领导、各部门工作人员对合同管理工作的认识提升以及他们的法制意识的增强是做好合同管理工作的重要保障。因此，应对学校干部职工开展广泛深入的普法宣传教育，加强对专兼职合同管理人员的培训尤为重要与迫切。通过培训学习，使他们进一步增强法制观念，依法履行管理职责；同时使广大干部、职工认识到，建立和完善合同管理机制，加强高校内部控制，强化合同管理，是高校避免风险、提高经济效益、提升高校竞争力和发展潜力的重要保障，也是市场经济的必然要求，对于在市场经济条件下维护学校的利益具有十分重要的意义。
（二）加强合同的制度化规范化管理
为保障合同在审核、签订、履行时以及出现纠纷后都能够及时有效解决处理，不至于遇到问题束手无策，高校应依据《合同法》等法律法规，结合学校实际，建立健全一整套规章制度体系，制定一系列切实可行的高校合同管理制度，以加强合同的规范化管理，要从体制上、程序上、权限上规范和约束各职能部门履约的行为，以此规范学校的合同运作和经营行为。例如要完善签订合同的授权委托制度，防治受托权力的滥用和权力的过于集中，使学校法人代表———校长的授权委托行为规范化、合法化。同时还要建立和完善合同审核会签制度、合同专用章使用管理制度、合同追踪监督体系、合同档案查询和保管管理制度等。通过一系列制度的精心制定、认真执行、监督检查，保证完整、准确、全面履行合同，维护高校的合法权益。
（三）加强合同签订前的审核工作
合同订立前，应通过严格的审核会签程序。合同审核可实行合同小组会签制。小组成员可由业务主办部门和相关职能部门如：校办公室、招投标办、财务部门、纪检审计等部门负责人以及相关专业人员组成。小组成员应分工负责，密切配合，共同为维护学校经济利益把好关。可重点审核合同内容的合法性、合规性。如当事人的名称、地址，合同标的，质量和数量，价款和酬金，付款的时间与方式，质保金的收取与退还，后续的服务与维保，违约责任，解决争议的方法等，是否都已在合同中具体载明清楚。审核合同时应注意合同文字的规范、准确，合同内容在逻辑上应保证前后一致，合同使用的概念切忌使用含混不清的语言，一个概念有多种解释时要确定一种解释避免纠纷。会审小组成员审核后应在合同会审表上签署意见。由业务主办部门综合以上专业意见拿出较成熟的方案，最后交校领导审查批准。凡对外投资、融资、合作办学以及学校资产联合经营等重大经济合同（50万元或100万元以上）和重要合同（具体金额由各校根据情况确定）应请法律专业人员对合同的内容、条款进行咨询把关并签署意见，经分管校领导审核后，报校长办公会或学校党委会审定后签订。高校在签订合同时不仅要讲正面的合作，更要强调反面的责任。只有这样，一旦发生合同违约时，才能确保高校合法权益不受损失。
（四）加强合同履行的监督跟踪管理
学校合同一旦订立，就要开始履行。在此过程中，最重要也是最根本的是加强管理，提高执行力，确保全面按时履约。相关部门要各司其责，业务主办部门应对合同履行情况进行实时跟踪监督，指定专人跟踪监督合同的履行情况，按合同约定条款组织实施，对工程、物资、设备的质量进行监督检查，严格监督合同履行过程中是否按照合同规定办理验收手续。涉及到合同中的付款条款，需经双方确认后，由业务主办部门办理付款申请手续。学校财务部门应依据合同履行收付款职责，并按审批权限，经申请人、业务主办部门负责人、审计部门负责人、财务部门负责人签字，报主管该项目的校领导审批、签字确认后办理款项结算，杜绝违反合同规定超进度付款现象的发生。监察、审计部门应认真履行督查职责，保障学校合法权益不受损失。如属相关部门履行不当造成损失的，应追究相关部门或相关人员的责任。
（五）加强合同档案的归档管理
高校要建立和完善合同档案管理制度。合同归档可由校办公室作为归口管理部门，具体负责合同的归档、管理、查询工作。校办公室应安排专人对合同档案进行整理、加工，对所有合同统一编号、分类归档、汇总列表备查。合同履行完毕后，业务主办部门应及时按档案管理要求进行整理，移送校办档案管理部门，不得随意处置、销毁或遗失。每一份合同正本、副本以及合同审核、会签过程中提出的修改意见及与之相关的附件（如传真件、文书、图表等），变更、解除合同的协议（包括文书、电传等）等资料，授权委托书、合同分批履行的情况记录等材料均需妥善处理、及时整理归档，建立合同管理登记台账，为以后各方查阅使用提供方便。各部门因工作需要借用合同复印件，应由借用部门负责人签字，分管校领导审批。校办档案管理部门负责及时收回借出的合同。各部门应对合同进行保密，校办合同管理人员不得擅自将合同（原件或复印件）借给外部门（个人），也不得泄漏合同内容。
四、总结
档案合同管理范文8
【关键词】建设工程项目；合同管理；合同风险管控
0引言
建设工程项目的施工就是履行合同的全过程，其合同管理包含了工程质量、进度、成本等多个环节，只有通过加强各个环节的风险管控，才能够在项目落实期间避免合同纠纷的出现，减少因合同管理出现问题而导致经济损失。因此，有必要对建设工程项目合同管理进行分析。
1项目合同管理综述
建设工程项目中的合同管理其主要作用就是确保工程项目的顺利落实，合同管理开展时，其监理的主要工作目标如下：①提前预估出各个组织单位开展工作的详细时间与所需费用，从而针对性地制定出进度以及费用目标；②明确工程项目所有需要完成的工作内容以及施工质量标准与施工顺序；③对整个工程项目的全流程费用进行统计，并专门制定工程项目各项经济成本的控制规划；④利用网络技术辅助项目合同管理计划的顺利落实。在确定合同管理模式时，工程项目的建设单位能够根据实际情况来决定工程项目的承包方式，如果面对的是电梯、消防等专项工程，则可以通过直接管理以及总包单位管理两种方式来保证管理质量，从而将合同管理风险降至最低。建设工程项目合同的主要特点如下：①连续性、周期性。建设工程本身便是一种长期工程，作为一个需要循序渐进逐渐开展的工作，其合同具有连续性与周期性，只有通过长期开展高质量的合同管理，才能够保证项目合同发挥出应有的作用；②内容复杂、条款多。建设工程需要面对每个项目往往各有不同，而且因为工程项目过于复杂，所以不同的工程项目除了具有共性问题之外，还存在个性问题，所以在签订合同条款时，需要在着重考虑每个工程项目的特殊性。而且因为工程项目在施工期间往往会受到由多方因素带来的影响与制约，所以合同中除了普通条款之外，还需要专门制定部分特殊条款。因此在开展合同管理时，应该提前考虑各种因素能够带来影响，防止出现其他不良后果；③多变性。在工程项目中，由于部分主观、客观因素的存在，建设工程有时需要进行设计变更等情况。面对这种情况，项目管理人员需要着重注意变更管理，并对变更进行记录，确保后续出现索赔、变更终止等情况时能够拿出证据；④经济、法律关系多元性。在项目合同的签订与实施期间，建设单位需要专门委托专业监理开展施工监管，而项目承包方则会涉及分包、设备材料采购等问题，整个项目流程中所有涉及的组织，都需要利用合同进行管理。
2建设工程项目合同纠纷出现的原因
2.1合同主体不合理。在建筑工程中，合格的主体通常指的是具有民事权利以及行为能力的合同当事人。如果合同主体具备足够的能力与权利，但是并不属于建设工程的合同当事人，则会出现当事人错位的情况，此时合同主体不合格，将会影响到工程项目合同的顺利落实，严重时还有可能导致合同纠纷问题的产生。除此之外，如果合同主体属于合同当事人，但并不具备合同主体必备的两种能力，则同样会导致合同主体不合格的情况发生。
2.2合同条款不平等。建设工程项目承包期间的主要约束依据便是项目合同，对于合同而言，公正、平等是保证合同顺利落实的一项重点原则。然而在建设工程承包时，业主与承包商有时便会出现合约不平等的情况。由于两者之间关系的特殊性，部分业主往往会通过拟定不平等条款，来增加自身的权利，如果承包商此时不能坚持自身的合理需求，便会给整个项目工程留下一定隐患。
3项目合同管理与风险控制研究
3.1完善合同管理机构与责任分工管理。工程项目的合同能够涉及企业的多个部门，只有完善企业的合同管理机构并明确责任分工，才能够使合同管理质量得到保证。在企业中，合同管理机构可以由综合办公室、财务等多个部门共同组建。其中综合办公室能够完善合同管理制度，并对合同的执行进行监管。而商务合约部则可以负责合同内容的前期调查、谈判等工作。财务部门可以针对合约内容进行款项结算，避免出现违反约定的财务支出。除此之外，技术部门则能够履行合同，行使合同中的各项权利与义务。在完善企业合同管理机构时，必须专门组建领导工作小组以及责任制度，确保合同管理机构能够明确分工，发挥出应有的作用[1]。
3.2合同承办人以及签章管理。建设工程开展时需要涉及的合同种类非常多，企业需要结合不同种类的合同来明确合同承办人，并由承办人对合同全流程进行落实，在合同签订、履行的过程中，如果发生了各种问题，则要由承办人来完成协调处理。如果在合同履行期间承办人因职位变动等情况无法履约，则要安排能力足够管理人员进行工作交接，防止出现合同管理脱节等问题。合同签章在合同管理中非常重要，属于合同签订、变更、接触时的主要证据，所以企业需要安排专人对合同签章进行管理，并按照正确的程序使用签章，避免出现越权用章等情况。
3.3合同签订管理。3.3.1合同谈判管理。在签订项目合同之前，需要经过多次洽谈才能够使合同内容达成共识，在谈判期间，需要通过前期接触，归纳对方所需的合同条件，然后通过分析、判断合同中的各个环节，确保谈判负责人能够准确掌握合同中的重点内容。在正式谈判前，需要专门针对合同中的各种问题模拟框架合同，并以此作为谈判过程中的主要参照物，防止出现低效谈判、谈判散漫等现象。合同谈判期间的所有内容都需要进行书面记录，并提交至档案部门进行存档，保证合同效力。除此之外，参与合同谈判的所有人都必须遵守保密制度，严禁泄露合同内容，当合约问题基本达成一致时，便可以草拟文本合同，保证合同落实。3.3.2合同会签以及合同主体资格审查管理。当合约起草完成之后，便会根据会签程序进行合同会签。如果会签人发现合同中的内容存在错误或有遗漏，则需要在签字单中注明合同中的问题并提出修改意见。如果合同需要进行修改，就必须指出需要修改的文本内容以及合同问题所在。合同会签人员提出的建议必须保证明确、具体，禁止出现模糊用语。此外，在会签的过程中，还应该适当考察对方是否具备成为合同主体的资质，审查时主要针对营业执照期间以及企业经济范围、履约能力、信用等内容，如果审查期间发现疑问，则需要令对方提供补充证明以及其他资料[2]。3.3.3合同修订以及签章管理在会签审查结束后，合同主办人需要结合会签意见进行合理修改并定稿盖章，如果采用的是多页合同就必须使用骑缝章。如果签订方属于自然人，就需要在签名的同时加按手印，若签订方为企业则需要法人代表或委托人进行签名并盖公章。如果需要利用传真的方式进行合同签订，就需要在事后重新完成书面补签，或在传真件中签字盖章。
3.4合同实施阶段管理。当合同生效以后，合同主办人需要对合同进度进行监督管理，确保合同能够在约定日期中完成合约内容。在履行合同的过程中，如果发现合同中存在遗漏、需要增补的内容，或者对方存在合同履行不到位等问题，则合同主办人需要在期限内进行通知或对异议进行答复，并及时向财务以及其他部门进行汇报。如果在合同履行的过程中发现对方存在违约的问题，则主办人可以利用法律救济避免出现超时的情况。若因为对方违约而导致企业出现实际亏损，则需要及时收集资料并向法务、财务部门汇报，如果履约期间对方失去履约能力，就必须在第一时间终止合同，避免合同风险的进一步扩大。若出现合同纠纷，则相关部门要及时收集材料，并提出具有针对性的纠纷解决方式。当合同纠纷无法通过协商的方式达成一致，就需要聘请专业老师介入进行合约仲裁与诉讼。除此之外，在合同变更、修改时，需要严格按照程序进行补充协议的签订，而合约、财务部门则要对合同有可能出现的风险进行评估并提出书面意见，当合同履行结束后，则要如实填写反馈表并进行备案。
3.5合同档案管理。对于建设企业而言，合同属于极其重要的资料与商业机密，所以必须加强对于合同档案管理的重视程度。档案管理包括装订、保管等一系列工作，能够帮助企业中相关部门完成合同查阅，在使用合同档案时，需要按照规定严格落实审批程序，以此来保证合同档案在使用中的所有环节都能有据可查。3.6合同管理监督与责任落实在合同管理期间，企业必须完善合同管理监督检查与考核制度，确保合同管理部门与发起人都能严格执行合同监管职责，避免风险的发生。在发现合同履约期间存在问题时，则要及时向相关部门与领导层级进行反馈，并通过协商找出处理方式，确保能够在第一时间解决合同问题[3]。如果合同出现问题并未及时纠正，则要对相关负责人进行通报批评，若情节过于严重，则要给予行政处罚并追究赔偿责任。
4结语
总而言之，建设项目合同管理是保证项目顺利完成的先决条件，所以企业必须提前完善合同管理方法，以此来确保合同履行质量，防止合同风险的发生。相信随着越来越多人了解合同管理的重要性，建设工程项目合同管理方法一定会变得更加完善。
参考文献
[1]刘家希.建设工程项目合同管理中存在的问题和对策研究[J].工程建设与设计，2020（14）：209-210.
[2]李辉元.房地产开发项目中管理中的常见问题与改进建议[J].四川水泥，2020（7）：208-209.
