档案管理作为学校管理的一部分，肩负学校档案收集、掌管、传播、开发与利用等职责。加强学校档案管理问题已迫在眉睫。但是学校档案管理建设尚面临一些问题。本文首先论述学校档案管理的意义，然后针对学校档案管理工作中存在的问题，提出相应的措施，以期为相关工作人员提供必要的参考。世界变化日新月异，只有创新才能跟上时代的脚步，学校档案管理工作亦是如此，只有不断创新，在原有管理规范的基础上，不断更新完善，努力创新档案工作，敢于突破那些与当前学校工作不相适应的工作观念和管理模式，积极主动地研究高校学校发展过程中所面临的新情况、新问题，用新的观念、新的视角、新的模式、新的技术和手段来解决档案工作中所遇到的矛盾和问题，才能适应现在信息化的需要。
一、学校档案管理的意义
档案管理是一种信息控制系统，档案的建立需要学校各个部门的材料汇集。材料是在管理工作中形成的，其形成和管理也就是各部门的管理工作之一。搜集和汇总后的档案材料经过加工。输出又为管理工作服务。提供各项数据。同时，通过对档案材料的分析和总结又起到促进管理工作的作用。档案管理是学校管理的一部分，同时又显现和作用于整个学校管理当中。所以说档案管理不能简单的说是学校管理的一部分。
二、加强学校档案管理的措施
（一）严把进入关
现今，从事档案管理的人员大多都是中文系出身，专业并不对口，致使很多非专业人员从事档案管理工作。为了提高服务质量及工作效率，引进专业内的工作者十分重要。首先，在招聘人才时，尽量招聘档案管理相关专业者。第二，在对引进的人才进行的考核时，要分为面试和笔试两部分。笔试多为理论知识和基础知识的考察，但是也要有相应的对实际问题的分析。面试的考察重点即位才和德。一方面，引进的人才要熟悉工作流程，必要时可现场操作。另一方面，从事档案管理人员必须具备较高的素质，这是由档案管理工作的特殊性所决定。档案具有一定的绝密性，从业人员不能利用职权之便，泄露他人信息或者其他信息以谋取个人私利，这就要求从业者必须具备较高的素质。
（二）加强档案管理工作重要性的认识
很多人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，认为档案管理工作可有可无。再加上一些企业的档案管理工作人员自身就对档案管理工作没有给予高度重视，在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，又没有积累扎实的档案管理的理论知识、科技知识，因而不能充分认识到档案事业在社会发展中的战略作用和实际意义。工作中存在失位现象，工作责任心不强，对档案管理工作重要性的宣传力度不够，档案管理无用论在本部门滋生蔓延到整个企业。不利于形成企业管理层关心、重视档案管理工作的氛围，整个企业的档案意识进一步弱化。从而导致档案管理工作在管理方式新旧更替的历史进程遇到新的障碍，在整个企业发展进程中有边缘化危险。
（三）制定详细的档案管理工作流程
现今的学校档案管理工作存在一定的不合理性，缺乏一套完整的系统的流程，有时甚至影响工作的正常进行。因此，制定一套详细的工作流程刻不容缓。将学校档案管理系统分为四部分，分别为系统管理、读者管理、书籍管理、统计分析。在读者管理中，分为读者分组管理和读者资料管理。之前学校档案管理通常会将图书管理作为重点工作，但是建立学生借阅档案也十分重要。将这条加入今后档案管理的系统工作中，是学校创新管理的突破口之一。对于书籍管理，可分为书籍类别管理、书籍资料管理、出借资料、归还资料、损坏资料。细化工作流程，既方便读者，也对今后的学校的档案管理大有益处。
（四）合理的档案分类
日积月累，档案的数量十分庞大，如果没有合理的分类标准，查询起来就像是一件大海捞针的工作。因此，合理的档案分类十分必要。目前，中图分类只是针对大致方向进行的概括分类，还有很多跨属类的存在，给分类工作带来很大的不变，且中途分类因此是大致分类，不细化，也存在一定的弊端。所以，制定详细的、合理的分类十分必要。首先，对每一类下一个准确的定义很重要，这可以为分类提供必要的参考。其次，每一小类的分类标准要准确详细，制定合理的关键词，方面他人的查询。
（五）创新管理手段
1、加强知识管理的核心是以人为本管理。发挥馆员主观能动性，内凝外联，改革创新，整体推进。要强化校内宣传，取得学校各方面的理解和支持，不断把学校档案工作推向新层次、新台阶。2、加强信息资源建设。开展资源整合，优化馆藏，提高档案利用率。强化信息技术利用。及时购买档案管理软件，扩大对于数字信息的发掘、整理、组织以及使用，设计一个多功能并具有吸引力的网站来指导用户直接使用各种有用的网上资源。3.建立档案管理人才竞争机制。鼓励馆员轮岗，带动知识在馆内流动，在工作中学习、成长。对那些通过写作、出版、讲座，或以辅导方式与他人共享自己隐性知识和专业技术知识的组织文化。同时，注重档案管理人员的在职培训及继续教育，以保证专业知识的更新和扩充，防止其老化或停滞不前。
三、结语
本文主要从制定严格的引入考核机制，制定严格、详细的考核制度，制定详细的档案管理工作流程，制定合理的档案分类标准几个方面入手，简单论述了加强学校档案管理工作的措施，以期为相关工作人员提供一定的参考。
作者：张红霞 单位：卫辉市教师进修学校
