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档案与档案管理范文1
文书是档案的前身，档案由文书转化而来。一个单位或部门档案管理的水平高低取决于本单位文书处理工作水平的高低。笔者从事档案管理工作多年，现就文书与档案管理工作谈谈自己的观点。
一、正确认识文书处理与档案管理的关系
文书处理与档案管理是文档工作中紧密联系的两个阶段。正确认识和处理好两者关系，使之有机结合，对于做好文档工作及其重要。
（一）文书与档案管理工作职责与任务不同
文书处理工作的主要职责是文件材料的制作、传递、使用、督办、保存等。而档案管理工作的主要职责是收集、整理、分类、编目、鉴定、保管、统计、利用和销毁等。
（二）文书与档案管理相辅相成
文书处理与档案管理虽属于文档工作中不同的工作和阶段，但两者却相辅相成、互为联系。档案工作是在文书工作的基础上，对有保存价值的各类文件载体进行归档、保管、利用，是文书处理工作的延伸。而通过归档工作可以发现平时文书处理中忽视的一些问题，如：文件材料是否完整、齐全、规范，系统，是否属于归档范围之内的，是否为同一年度的等，这些对各部门做好文书处理工作将会起到一定的促进作用。
（三）做好文书工作，是提高档案工作质量的前提
收集工作是档案工作的起点，一般由部门文秘人员承担。要做好档案工作就必须首先做好文件材料的收集工作，文书工作做好了，就能为档案工作提供良好的条件和基础。因此，做好文书工作，是提高?n案工作质量的前提。
二、文书与档案管理工作容易忽视的问题
（一）文件材料收集归档不完整齐全
归档材料不完整齐全。一是有些归档文件材料只有定稿，没有修改稿。造成定稿缺乏相应的依据，而这个依据就是领导修改的痕迹，是最有保存价值的东西。这样以来发文原始稿件的保存就出现了漏存的现象。有些归档文件只有文头，没有附件，而这些附件往往是文件的核心所在，造成归档文件不完整，没有查考的价值。二是由于文书人员工作的疏忽，造成文件重号、漏号等现象，给文件归档带来了一些麻烦和困扰。三是由于部分人员缺乏档案意识，为了完成任务而归档，仅仅只把手头一些普发性的文件整理上交，而把一些有价值的档案遗漏，如：部门领导的重要讲话、参加会议带回来的一些重要的文件资料，导致有的材料经久遗失，使文件材料无法实现集中统一管理。
（二）文秘与档案工作人员缺乏沟通，使档案收集渠道还不够畅通
文书工作与档案管理分属不同的主管部门管理，由于文秘人员在平时的工作中常常忙于本部门事务性工作，与档案馆（室）工作人员交集较少，很难做到相互沟通、步调一致，造成档案收集渠道不够畅通，以致运行过程中经常出现脱节现象，使档案材料得不到很好的收集。
（三）文秘人员归档意识淡薄
文书工作具有很高的时效性和很强的灵活性，职能部门工作人员往往面临工作头绪繁杂、任务重、压力大，且多数文秘人员常常是身兼数职。一方面是要把主要精力投入到完成本部门的主要工作任务上，没有把文件材料归档工作摆上议事日程中。另一方面是缺乏专业的档案管理知识的指导和培训，没有独立完成立卷归档的能力，甚至认为把文件放在自己手边使用起来更便捷，往往造成档案延误、遗漏或“玉”“石”不分，统统上交的现象。
三、加强文书处理与档案管理工作的措施
（一）把好文书工作的审核关，保证归档文件的质量
把好文书工作的审核关，是办公室工作的一项重要内容，也是保证文件质量的重要一环。2012年4月，中办和国办联合颁发了《党政机关公文处理工作条例》（中办发[2012]14号），许多部门都认真执行，并按文件要求坚持公文的审核制度，即：职能部门拟写的文件，先由部门负责人核稿签字后交办公室审核，再送主管领导审核会签后交主管校领导签发，然后由办公室登记文号，打印。审核人员负责把好文件的政策关、格式关、文字关，杜绝不规范、不符合归档要求的文件流入档案，保证了归档文件的质量。
（二）强化文档人员的档案意识，保证归档文件的完整
文秘人员主要负责部门的文书处理工作，如文件的核发、会议记录的整理、各种信息的处理等文件材料的形成工作，文秘人员起着至关重要的作用。如文件编号不准确，会议记录不标议题，出席人员只记姓等，所有这些不规范，不仅影响今后的文书归档工作、归档文件质量，还大大影响归档工作效率。因此，作为文秘工作者，应该充分认识到档案管理不只是档案馆（室）的事，而是文书工作的一部分，主动把文件归档工作纳入到自己的工作范畴之内，积极支持并做好档案工作。
档案管理人员主要负责档案的日常管理工作，除此之外，还包括档案库房的温湿度、灯光、除尘等各种管理、档案管理系统的安全与维护、档案数据的各种备份等，不仅仅要有较强的档案意识，还需要具备一定的档案专业知识，熟练的档案管理工作的技能，才可能对兼职档案员的归档工作进行正确的指导，只有这样，文件材料的收集才会齐全、完整、系统。所以，档案工作的质量和管理水平的高低与文秘人员和档案人员的档案意识有着直接的关系。
（三）加强对文书部门归档工作的监督与指导
档案与档案管理范文2
关键词：电子档案管理；传统档案管理；利与弊；分析；
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-09-00-01
当下正处于信息化时代，档案管理工作突破了传统形式的管理模式，即抛弃纸质管理方式应用信息化管理。虽然采用电子档案管理方式具有一定的优势，能够有效地提高管理的效率，满足现展的需求，但是其也存在着一些弊端，例如在安全上得不到充分的保障。由于现在越来越多的档案数据被建立起来，电子档案管理会被更加广泛的应用于管理工作中，所以对电子档案管理的安全加强重视具有重要的意义。
一、电子档案管理同传统档案管理的比较
电子档案管理充分的体现了现代化元素的应用，例如应用电子信息技术等形式对数据进行存储以及管理。在应用电子档案的过程中，不会再涉及到纸质档案资料的处理环节，可以利用网络系统和一些专门的管理软件进行数字化管理。电子档案管理同传统形式的档案管理相比，具有诸多方面的差异。
（一）归档时间不同。电子档案管理和传统档案管理具有归档时间的差异性。电子档案具有灵活的归档时间，可以随时随地进行归档工作，没有束缚。在此期间，文件的建立部门能够应用网络把文件向档案的管理部门进行传输，再利用电子数码签名认证，为文件的归类等一系列工作都提供了便捷，提高了工作的效率。对于传统形式的纸质档案管理，主要是通过档案管理部门进行统一方式资料收集以及做档案表格等工作提供给相关部门，这些工作都是具有周期性质的，必须要在实施前做好具有标准性的表格等材料，以方便各部门之间的发放工作以及回收。
（二）管理方式不同。电子档案管理应用电子编码的技术，将各个不同的档案文件贴上不同的标签进行专门归档，所以造成在程序上具有较复杂的特点。与电子档案管理方式不同，传统档案管理因为在进行归档中只要具有有效的证明就可以，所以具有便捷的归档程序。
（三）保存方式不同。电子档案的保存主要是以电子文件为主要载体，虽然保存较方便，但是利用电子文件的方式很容易发生老化以及变质的现象，一旦发生这些状况就会造成档案的可读性受到一定的影响。目前防止出现以上问题的主要措施就是应用安全备份等方式，并且联合形成专门的文件管理部门，转换文件的格式，将文件的格式统一转换后进行存储。而传统档案管理存储只需要保持纸质的完整性，令其不受破损即可，但是对于保护环境却提出了较高的要求。所以，传统档案管理对于档案的保存更具有困难性。
（四）查询方式不同。对于电子档案的查询，需要一定的条件，只有满足条件方可进行正常的查询。例如，查询者只有经过申请注册的方式，正式的成为档案馆或者一些电子中心的会员，才能被允许登陆查询自己想获得的各类信息。而传统档案管理要先向有关的档案管理部门提出申请，再由专门的管理人员查找所需的信息，所以工作效率较低。
二、电子档案管理的利与弊
（一）电子档案管理的优势。电子档案管理具有诸多的优势。首先，应用电子档案管理可以有效提高管理档案的效率。因为在归档的时间以及归档的方式都节省了大量的时间，并且提高了档案的保存以及查询的效率。通过应用现代科学技术，例如应用数据传输技术，减少了文件打印、传输以及张贴的大量时间，采用专门的软件对档案的数据做好归类管理，具有一定的便捷性。其次，采用电子档案管理的方式有效减少了对纸张的利用，所以在环保工作中具有突出的贡献。由于减少了对纸张的使用，不仅能够减少资金的投入，还能够减少对树木的砍伐，有效地保护了森林资源，具有更加重要的意义。同时，采用电子档案管理的方式能够降低对订书钉、印刷和笔墨等材料的应用。
（二）电子档案管理的弊端。采用电子档案管理，虽然应用了科学技术增添了现代的元素，提高了档案管理的效率，给档案管理工作带来一定的便捷。但是，不能忽略掉电子档案管理工作中的一些弊端。首先，目前我国虽然对于电子文件管理工作制订了有关的法律法规进行约束其工作行为，但是以现有的法律规定而言，并没有得到健全和完善，还存在较多的漏洞。所以，当下电子档案管理在法律规定上还有待得到全方位的保障，怎样令电子档案真正受到法律的保障，是目前应该深入的研究的内容。其次，电子档案管理具有的最严重的弊端就是文件载体容易老化以及变质。因为如果在长期使用的情况下其很可能会造成无法读取的状况。一旦发生这种现象，就会引发文件丢失等问题，给档案管理工作带来一定的麻烦。所以，当下有关的电子档案管理部门正在寻求各种方式的保护措施，防止或者避免文件载体发生老化或变质，造成无法读取的现象。例如应用安全备份或云技术等方式，获得了良好的保护效果。再次，电子档案数据在进行传输的过程中或在实施共享的时候，对于数据的安全保护问题也是一项要考虑的问题。当下信息技术正在高速发展，给数据信息的传送带来便利的同时，也产生了黑客以及各种病毒等不利的因素。在传输数据过程中很容易对其安全性产生威胁，所以应该引起有关的管理人员的重视，并且加强防范，例如应用加密措施或者防火墙等方式，保证电子档案的安全。最后，应用电子档案管理对于工作人员提出了较高的要求。因为在归档程序中具有较复杂的程序环节，并且工作繁琐，对于技术水平的要求较高，所以需要具备高素质能力的工作人员。
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档案与档案管理范文3
城建档案管理工作的优劣情况与城市建设的规划发展有直接联系，为提高城市建设的高质量服务，必须加快城建档案管理工作。城市化进程直接影响了城建档案管理工作的进度，管理者必须认识到这一社会发展形势，抛弃传统的城建档案管理束缚，创新城建档案工作理念，促进城建档案管理水平的发展与进步。
1.创新管理工作理念，提高城建档案管理发展水平。首先，合理，正确的给城建档案管理定位。城建档案馆一直是城市建设的记录者，城市建设技术作为创新信息技术的基础，为城建档案馆提供社会功能的服务。因此，必须对档案管理工作做出准确定位，把城建档案管理的创新置于我国的发展规划中，并为其制定合理的指导方法，并对档案管理工作做出明确的分工，进而完善城建档案管理的机制的相关措施，另外，还要加强城建档案管理创新意识，在管理机构和编制人员方面采取具体的分析方法，并做出适当扶持，进而促进城建档案管理的发展。而且，通过创新的管理理念和服务宗旨，对城建档案管理工作与社会发展情况相结合。然后，创新城建档案的工作机构。想要创新城建档案的工作机构，必须加强档案的收集与整理。当今这个信息时代，传统的城建档案馆已经不足以带来强大的吸引力，有特色的档案馆不但可以提高城建档案管理水平，还能促进城建档案的信息资源扩大发展。而且，还要推进城建档案管理工作的数字化进程，建立健全相关发展机制，促进数字化发展，工作重心转移到数字化上去，比如建立网上服务中心和查询系统，方便档案的查阅管理工作。最后，必须做好分类整理工作，加快档案的数字化管理，及时收集各类信息并进行整理，做好信息检索并合理利用相关信息。适时更新档案信息，对档案信息进行采集、整理与加工，对档案内容的规范有一定保障，给城市建设提供一些高效、优质的服务。
2.改革档案管理服务，推动城建档案的工作效率。首先，就是建立专属于城建档案管理的服务平台。信息技术不断发展，档案馆也成为一种局域网，相关部门通过建设网站对档案网页进行建设，将档案资源管理和实施单位结合起来，以期希望档案资源引起大家的重视，利用档案资源进行查找与阅读，提供人性的服务。当前的城建档案管理现状，大量档案馆在因特网开展了网页服务，服务模式逐渐成为主要形式。档案工作人员必须立足于网站服务，加快信息资源的建设力度，尤其是重要文件的资源建设，更需要用电子阅读的形式进行管理与运用，促进城建档案管理创新，加快城建档案管理的数字化进程，并朝着服务化的方向发展。其次，建立在线阅读城建档案的机构点。在馆内查阅资料显得落后而复杂，馆内档案的数量太多，检索时有一定难度，而且大部分资料都是原件，为了不损坏珍贵史料，应该尽量减少翻阅次数，延长资料的使用寿命。当今社会在获取信息是较为注重时间的，传统的档案馆已经根本不能满足人们的需求。所以，在信息时代，必须创新档案管理工作，将档案馆内的资料上传至网络，通过现代高科技手段的运用，使得城建档案为人们提供多方位，多层次新型服务。尤其是近期我国社会发展随之加速，在档案馆中查阅资料的人也逐渐增多，为了便利查阅工作，必须顺应时展的新形势，进而提高工作效率，并建立有关的服务系统，准确对在线信息进行更新和完善，给城建档案管理工作提供优质服务。
3.对资源进行补充，加强城建档案的管理建设与项目建设。第一，要注重城建档案的管理建设，将城建档案资源的地位进一步提升，为深化城建档案管理工程项目做基础，从根本抓起，积极做好监督工作，全面从城建项目建设和相关会议及科研问题做监督和管理，并分类进行归档，进而对珍贵档案实行数字化管理，还要将高效和不方便翻阅的档案做数字化管理。而且，积极开展城建档案管理工作的活动征集工作，进而推动城建档案的创新管理建设。第二，培养建设出一批高素质的人才队伍。城建档案管理不仅需要先进信息技术的支持，还需要高素质人才的配合。城市发展与人才培养是分不开的，城建档案也需要人才培养和支持。所以，必须具有打破传统观念的信心，改革创新管理方向，给城建档案管理扩展出一条崭新的道路，提高创新团队的管理意识，进而促进管理服务水平的提升。可以为员工提供一系列的实践机会，为员工进行培训，提高人们的创新意识。城建档案的管理工作人员不仅需要具备专业知识，还应该掌握现代的信息技术，强化为人民的观念，将服务程度与现代化建设相适应，进一步实现人才队伍的高素质建设，促进现代社会和谐发展。
二、创新城建档案管理工作的重要内容
城市建设的迅速发展，将城建档案管理工作的标准也随之提高，而且计算机与网络技术的广泛运用，涌现了一批电子文件和数字资料，导致新型的城建档案管理不能在传统的管理模式与创新手段中实现。因此，创新城建档案的管理与服务，应该建设现代化系统，可从以下几个方面入手：
1.促进城建档案管理的信息化基础设施建设。将城建档案馆进行数字化建设，需要从库房、馆藏、检索工具、规章制度、干部队伍建设和服务职能方面加强建设工作。而且，还应该把城建档案的现代化硬件与软件设施互相合理配合，并加强城建档案的信息系统建设。特别是推动网络管理的城建档案信息，提升信息的运用程度，进而提高城建档案的信息化。
2.强化城建档案的数字化资源。城建档案的数字化资源是城建档案建设信息化资源的重要部分，相关部门正在努力建设城建档案信息化。当前，网络的发展促进了电子文件在城建档案管理工作中的作用，及时对各类文件的整理和分类，并加强管理，实现城建档案的信息化储存。
3.强化城建档案的网络建设，努力实现城建档案数据库建设，推进网络信息资源，通过数字城建档案馆来加强数据库建设。按照软件系统将城建档案的资料进行收集与整理，并加以鉴定、检索、利用、编研和统计，实现计算机的多方位管理与控制，促进城建档案的管理工作，将城建档案馆为核心发展，进而覆盖馆内的应用系统。强化文件的数据库建设应该先要制定目录，并开展数字化建设，提高城建档案的创新质量，促进信息数据库的高效、高标准发展，扩大档案馆的信息数字化。因此，稳抓城建档案部门的信息化建设，在新时期的大好机遇下，将城建档案管理工作与当前社会相适应，彻底开发城建档案的信息化，与时俱进，积极探索适合城建档案管理工作的新道路，积极开创城建档案管理工作的新现象。
三、结束语
档案与档案管理范文4
关键词： 电子档案； 传统档案； 管理
中图分类号： G276 文献标识码： A 文章编号： 1009-8631（2012）10-0041-01
电子文件档案与传统档案相同之处，它们都具有档案的基本属性――原始性。对电子的内容进行修改非常容易，而且改后不留痕迹，但势必埋下安全隐患，同时，还可对电子文件进行压缩处理，改变电子文件的清晰度和对比度等等，造成“原件”识别困难。相比之下，相对纸质文件内容进行增删，改而不留痕迹是不可能的。纸质文件一旦形成原件中所含的内容和形式特征就不会发生变化，人们可以从这些信息上确认文件的原始性。电子文件形成后因载体转换和格式转换而不断地改变自身的存在形式，如果没有相关信息证实电子文件的内容没有发生任何变化，人们便难以确认它的原始性。因此，应该为每一份电子文件建立必要的记录制度，从收集，积累开始就要进行记录，记录电子文件的管理和使用情况。电子文件形成、处理、保管过程的真实记录可以证实电子文件的原始性和真实性。
电子文件管理系统本身也应具有实时记录功能，随时将需要保留的信息记录下来。由于这种“跟踪记录”具有原始性，它可以成为证实电子文件真实可靠的有效依据。对于收集、积累阶段就在网络系统上传递的电子文件，可通过网络系统的自动记录功能记录有关信息，对于以存储载体方式进行收集，积累的电子文件，还要辅以必要的人工记录。传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是以拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上修改，一经形成后，马上贮存到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已经总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因次，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值“的文件，还应包括文件的读取软件甚至操作系统。二者间的不同之处具体表现为以下几点：
一、电子文件档案的归档时间与传统档案不同
电子文件可以在文件办理完毕后随时归档，或在某一时间周期内统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，有档案工作人员接受登记，按事由原始给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档和完整率，另一方面也负荷电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。
二、电子文件的归档方式与传统档案不同
电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得发杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性，保证电子文件的法律凭证地位。
三、电子文件在保管方式上和传统档案有差异
电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机的发展文件形成部门的配合，档案部门在接受到电子文件后对文件进行合适转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存贮的档案，保证信息资源方便利用。
四、电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同
因为电子文件的特殊性，可以达到文件相应的分类号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时可以编制多角度、全方位的检索工具方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可找出相应的文件和相关的上下级行文附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。
五、电子文件查询利用方式和传统档案不同
只有符合一定条件，利用者才能注册、登记成为电子文件中心或电子档案馆的会员，会员就可以通过远程登录方式，中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后，才可以查询有关的电子文件档案信息，并要进行借阅登记和缴纳查询费用。把电子文件及其归档后形成的电子档案管理好、开发好和利用好，并得到长期保存，是人类活动的真实历史记录在电子时代得以继续，是所有档案工作者应尽的职责。随着档案信息电子化的发展趋势，提高单位电子档案管理水平势在必行，本人认为还应该从以下几个方面入手：
（1）从电子文件的收集、积累基础工作入手。
（2）严格电子文件的归档管理。
（3）健全电子文件的检查审核制度。
（4）规范公文制作和控制程序。
（5）加强电子文件软、硬件设施管理。
档案与档案管理范文5
关键词：高等学校 档案 管理 服务 创新
中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1673-9795（2013）07（a）-0111-01
高等学校档案管理与服务是以树立高校自我发展的形象和价值为主线，其目的是为高校的发展、建设服务并提供给他人所需的可借鉴的科学依据，其核心价值在于保障服务对象的权利，其宗旨也是与时俱进的。
在新的历史及现时阶段中，高校档案管理与服务却面临着新的机遇与挑战，而如何加强高校档案管理与服务工作，最大限度地发挥职能作用，是档案专业技术人员所面临的课题。高校档案又不同与国家各级档案馆（室），高校档案是记录和反映高校历史及现代活动，保存备查各种文件、材料的综合。当然，高校的发展建设是具有鲜明的时代背景的。因此，高校档案管理也就是高校建设中一个必不可少的十分重要的组成部分，同时，它又是为高校管理者提供决策的一个载体。所以说，档案的管理与服务功能是显而易见的。
1 高校对档案管理重视的程度有待加强
高校档案管理，较长的一个时期处于学校校长办公室隶属管辖范畴，虽然设置了专职档案员（有些高校还不是档案专业人员），但是所设置的档案室与各室（部）、人事处、教务处资料室的档案保存又存在矛盾，有些文件、材料归档、存档又具有重复性，而教师的业务档案及个人信息，又归教务处管理（或各部室）专门人员监管。笔者以我校为例，教师及各专业技术人员晋升职称的个人有价值的信息、材料的归档，又隶属科教处管理；因此，各职能部门又各行其实，这样就给高校档案管理工作者带来了诸多问题，怎样解决，我们应加以探讨。但是档案管理，是依照国家《档案法》和《档案分类法》来管理编目。既要分两类，又要立卷。长期以来，教育行政部门及高校领导者，对高校档案管理与服务工作的重要意义认识不足，因为导致高校档案一些具有历史价值的文件、文献资料流失，尤其是见校历史比较久远的高校，一些重要的档案材料，或者解放前遗留下来的珍贵档案的丢失，包括“”中流失的重要档案，这都给高校的发展建设留下了不可弥补的损失，我们应该引以为戒，并加强管理。
2 加强高校档案管理及创新理念
2.1 完善高校档案管理综合体系
高校档案管理要变分散管理为综合管理，学校设立的档案室要按照《档案管理制度》设置素质高、保密性强、专业能力突出的档案。专业技术人员来管理（党员更好），避免“学的不用，用的不学”的现象法神。在职能上要隶属于学校的直接领导下工作，参照档案馆的管理体系来管理，维护人权增强档案部门的职能作用，为高校师生服务。
2.2 档案馆员制度要加强并赋予其人性化
首先，档案馆员要更新观念，具备现代管理档案技能，要充分发挥档案馆员的专业优势，树立为高校发展、建设、为决策这当好参谋的服务理念，要把档案管理与服务有机的结合起来，各类材料立卷、归档有序，纸质档案与电子档案有机的结合归档管理，使利用者在危机中一目了然，下载便捷。（当然，具有保密性质的文件、材料除外、特批查询除外）使档案工作有法可依。有据可查；并发挥其主观能动性，为服务对象提供最佳服务、不断提高档案管理与服务的观念、人文及学术地位。其次，档案工作者要端正行业部门作风，档案管理工作就是基本的接收、收集、整理、保存档案并对档案进行分类鉴定和编目，并通过诸多形式开发档案的信息资源。为社会、为高校的发展建设服务。
再者，由于高校档案管理的特殊性，高校档案记录在案的都是一些特定的对象，国家宪法和法律所赋予公民享有的权利，也应在此体现；同时，档案馆员要掌握好档案使用中的政策界限和保密工作的分寸，视服务对象而灵活掌握。归根结底，档案工作，是要用人来管理的，一切工作要“以人为本”并创造性地工作，要尊重他人，理解他人，要注入“人性化”内涵，注重细节，细节决定成败。
高校档案管理与服务，二者相辅相承，不可或缺。档案管理不近需科学地管好，而且还要适应的形式下的对外技术交流工作，最大限度地调动高校档案工作人员的积极性，创造性，把各项制度落在实处，从而建立起高校档案管理与服务的有效机制，为社会服务。
总之，高等学校档案管理与服务工作，虽然有它的局限性，但却是在社会大背景下存在的产物，它的属性是特殊的；它的价值取向是明确的；它的主线是为人服务的。因此，在当今信息资源极其丰富而又公开的时代，我们更要赋予它新的内涵，要把握好时代的脉搏，把现代化的高校档案管理与服务、工作提高到一个新的层面，为社会、为高校的发展建设和《档案法》实施与普及，做出一个档案工作者的应有奉献。
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档案与档案管理范文6
一、档案机构的主要类型
法国档案机构分公共、非公共和档案学术与教育三种类型。公共档案机构是按集中统一的管理原则建立的，有统一行政隶属关系并且符合行政区划结构的国家档案机构体系，包括法国档案局、法国国家档案馆、95个省档案馆及其所辖的30多个省文件中心和3.6万个市镇档案馆以及医院档案馆。非公共档案机构系统是指国家档案系统之外的大量私人档案馆、教会档案馆、大学和科研机构档案馆等。这些非公共档案机构与国家和省档案馆没有上下隶属关系，也不受法国档案局的统一领导，彼此之间互为独立。档案学术与教育机构则主要有法国档案工作者协会和法国国立文献学院。
（一）法国档案局
法国档案局是法国档案事业最高行政管理中心，成立于1884年，最早隶属于教育部，后归内政部，1959年以后归属于文化部。自2010年1月1日起，为适应档案数字化发展的形势需要，法国档案局调整更名，但仍隶属于文化部，继续保留原有的绝大部分职能。
法国档案局作为文化部下属负责掌管全国公共档案和公共档案建设的机构，以指导和监督中央和地方国家档案馆工作为主要任务，主要职责包括审议和研究档案工作的重大问题，协助起草档案工作计划、条例、办法，以及负责互联网条件下档案机构之间的协调与合作等。由于法国非常重视文化遗产保护工作，法国档案局承担着法国重要文化遗产的保护功能，因而不仅在法国档案界享有足够权威，而且在法国社会各界赢得良好声誉。
（二）国家档案馆
法国国家档案馆是中央级综合性档案馆，成立于1790年，其前身是1789年成立的国民议会档案馆。法国国家档案馆的名称先后几次发生变化。1804年更名为“帝国档案馆”，并于1808年移至苏比兹宫。1814年，“帝国档案馆”又改名为“王国档案馆”，1871年又复名为“国家档案馆”。从1959年起，法国国家档案馆属法国文化部领导。
作为掌理国家档案事业的中央级档案馆，法国国家档案馆主要从事全国性档案的收集、整理、分类、编排描述、保存维护与传播等工作，以维护公共利益、人民权利并提供研究所需。法国国家档案馆由四个部、六个处以及在巴黎总部外分设的档案中心组成。四个部分别是：保存1790年之前档案的古代档案部，保存1790年至第二次世界大战之前档案的近代档案部，保存二战以来档案的现代档案部，以及科学、文化、技术活动部。六个处分别是：历史研究与资料处、照片与缩微胶卷处、信息处、书刊档案与地名处、培训处及出版处。档案中心包括枫丹白露现代档案中心、埃斯佩朗缩微胶片保管档案中心、海外档案中心和劳工档案中心。
（三）省部级档案馆
从1796年起，法国各省在行政区档案馆的基础上开始建立省档案馆。到目前为止，法国各省都建立了档案馆，共有95个。此外，作为过渡性的档案保护机构，一些地方还建有省文件中心，目前这些隶属于省档案馆的省文件中心已达35个。
与此同时，法国一些重要机关如外交部、国防部、司法部等根据所承担的不同政府职能均设有自己的档案馆，这些档案馆的属性是非公共档案机构，并不隶属于法国档案局。例如，司法部档案馆的工作任务为：第一是与法国国家档案（局）馆共同制订司法系统的档案整理规则；第二是做好司法部档案馆所保管档案的收集、移交、保管和利用工作；第三是对法官、书记官、民事、刑事案件文件的汇集进行协调；第四是对司法部档案的开放、鉴定做出规定；第五是做好内部服务工作，为各个部门制定相关的归档制度；第六是对相关部门的工作人员进行档案业务知识培训。
（四）教会档案馆
教会档案馆大多是从封建社会留存下来的，藏有大量历史档案，内容丰富、数量众多，是研究中世纪宗教史和文化史的宝贵史料。
法国教会档案馆收藏有相当数量的与中国相关的档案资料，包括大量的十七、十八世纪有关中国的文献，这与当时的传教士们在中国的活动密切相关。比如17世纪末路易十四选派第一批来华的耶稣会士，于清康熙二十六年（1687）抵达中国后，留心搜集有关中国的各种资料，将中国文化有系统、大范围、多方面地介绍到欧洲，先后出现白晋撰写的《图说中国现状》、张诚撰写的《鞑靼纪行》、李明撰写的《中国现状新志》等，这些著作推动了欧洲汉学的发展，并在此基础上编纂出18世纪欧洲汉学的“三大巨著”，即《耶稣会士通信集》《全志》和《中国杂纂》。其中，《耶稣会士通信集》是欧洲旅居中国和东印度传教士们的书信和报告集，1702年至1776年共刊出34卷。1843年在巴黎重新出版，记载了康熙、雍正、乾隆年间的白晋、马若瑟等众多法国耶稣会士的通信，现保存在巴黎耶稣会教会档案馆中。
二、法国国家档案馆及四大档案管理中心
作为法国档案局的直属机构，同时也是世界上第一个具有现代意义的综合性国家档案馆，法国国家档案馆主要收藏了1789年法国大革命前的历史档案和法兰西共和国各中央机关的档案。2013年，法国国家档案馆新馆大厦于在塞纳河畔的皮埃尔菲特镇建成使用。大厦占地4.5公顷，建筑面积10万平方米，其东部是库房和阅览大厅。西部则是接待大厅和办公室。新馆内共有280个库房，每个库房200平方米（为法国档案库房最大隔离面积），设计馆藏量为320千米排架长度，建材以钢和水泥为主，其中保温隔热水泥墙体特意设计为30公分厚。阅览大厅拥有310个座位，整个大厅和通道外墙以灰色铝皮包裹并饰以菱形图案，恢弘大气。
（一）法国国家档案馆馆藏概况
在法国国家档案馆的馆藏档案中，1841年以前的档案按事由原则分类保管，共分为24大类，综合概括为立法文件、行政文件、历史文件、地形测量文件、财产文件和司法文件六部分；1841以后的则逐渐改为按全宗原则分类保管即“尊重全宗原则”，该原则明确规定：一是来源于一个特定机构（包括行政机关、公司、家庭、个人等）的所有档案组成一个全宗，二是全宗内的文件按主题类别整理，三是主题类下的文件按照年代、地区或字母顺序排列，四是同一全宗的文件不得与其他全宗的文件混淆。
法国国家档案馆老馆的馆藏档案存放的主要是从7世纪至1790年以前形成的最高当局、法院、监察院、财政机关、寺院等各种机构的档案，仅法院1254～1790年的档案按排架长度就有7千米，馆藏档案约3亿件，在世界上名列前茅。其中最古老的档案是公元627年的莎草纸档案，内容是某商人将财产赠给圣丹尼修道院的遗嘱，以及公元780年的查理曼大帝即位诏（莎草纸）。还有一些比较古老的档案，如7世纪以来记录国王生平和活动的羊皮档案、路易九世的内臣于1256-1257年建立王宫财务机构的蜡版档案、波斯蒙族王阿尔贡1289年致腓力四世的信及商人要求到东方经商致查理六世的信。
法国国家档案馆新馆中的馆藏档案主要是1790年后形成的档案，如：1791年警察总署档案中关于法国驻广州行的文件，1835年法国文学家雨果曾来馆研究过的财产账簿、支付清单等财务文件，1871年巴黎公社档案、路易十六亲自批阅的《人权宣言》原件、巴士底狱的钥匙以及大革命时期各机关的档案、拿破仑帝国及其后历届政权的档案等，1887-1891年教育部档案中的19世纪末法国学者在中国的考察，1900年以前档案中关于传教士在中国的传教活动，1907年关于日俄战争时期的日本军队的档案以及第二次中的法国人员与物资问题的档案等。此外，还有现代技术产生的声像档案和机读档案。
（二）法国国家档案馆的四大档案中心
现今一些私人档案和民间组织机构的档案也相继存入国家档案馆，因此法国国家档案馆的馆藏档案数量极为庞大。由于档案日益增多，国家档案馆在巴黎以外还分设了几个档案中心即枫丹白露现代档案中心、埃斯佩朗缩微胶片保管档案中心、海外档案中心以及劳工档案中心，以满足档案收藏的需要。
1.枫丹白露现代档案中心
现代档案中心位于巴黎近郊的枫丹白露，于1977年建成，建筑面积为8.9万平方米，分地上和地下两部分，地下为该馆的主体部分，包括10个面积相等的库房，每个库房可容纳80千米排架长度档案。馆内还安装了电子计算机系统，用于监测库房的恒温、恒湿以及库房管理。
现代档案中心作为法国国家档案馆的分馆之一，馆藏主要是1958年以后中央政府和公共机构的归档材料，例如农业部、环境部、交通部等档案资料，但外交部和国防部的档案不在此处。另外，该中心每年还要接收大批量档案，内容涉及政府机构各个领域，如政治、经济、文化、社会、科技等部门的行政档案以及相关的公告、地图、照片、微卷、录音数据、视听数据与电子化等各种形式的档案数据。
该中心从20世纪70年代开始使用计算机，对接收的档案，该中心都要通过计算机进行登记，输入立档单位、编号、案卷名称、入库时间、保管期限和存放地址等。此外，该中心还建立了专题数据库，如公证材料数据库、议会材料数据库、受勋人员数据库、19世纪行政机关数据库、古代人名和地名数据库等。
2.埃斯佩朗缩微胶片保管档案中心
缩微胶片档案保管中心位于法国南部加尔省的圣吉尔，是由一座具有悠久历史的城堡公园改建而成。当这座建于14世纪的古堡由埃斯佩朗家族于1964年无偿捐献给国家后，法国从1970年开始对埃斯佩朗城堡进行改建。除主楼和副楼外，该城堡还建造了一个地下洞库，使用面积为610平方米，分为4个地下密闭式库房，有空调、检查和监控自动化设备。1973年9月，作为法国国家档案馆分馆之一的缩微胶片档案保管中心正式成立，主要负责保管国家档案馆和省档案馆的缩微品档案正片（母片），并承担缩微复制任务，还出售、交换、出版发行缩微档案复制品。
截止到1970年，法国的档案馆保存着自1941年以来历年积累的长度为2500千米的缩微胶片。到2007年底，埃斯佩朗档案中心保管的缩微胶片总长度已达5000千米，为了延长缩微胶片寿命，中心还优先采用铝和不锈钢等金属材质的档案盒来保存胶片，并严格按照国际标准保管。
3.海外档案中心
海外档案中心位于法国南部的大学城――普罗旺斯，1966年建成使用，是一个集中保管殖民地档案的机构，收藏了旧帝国时期许多有价值的公开或私人档案，以及17世纪到20世纪殖民事物的相关档案文献。海外档案中心于2007年更名为海外国家档案馆，并先后经过两次扩建，库房可容纳排架长度为43千米的档案，同时又新建了一个摄影实验室、一个修复装订室、一个缩微胶片阅览室，扩大了公共服务区域。目前，该中心拥有馆藏档案的排架总长度38千米，有照片150000张、图片和地图60000张，还设有一个拥有120000册（份）图书、杂志、报纸的图书馆。
4.劳工档案中心
劳工档案中心位于法国北部传统纺织工业城的鲁贝市。为促进当地社会经济的综合发展，鲁贝市在20世纪90年代开始进行大规模旧城改造。如同在其他地方因地制宜将很多闲置的古建筑改建成档案馆一样，法国人将1843年建成的纺织厂改建成为现在的法国劳工档案中心，其主要目的在于收集、处理、维护、存放有关劳工的所有档案。该中心于1993年落成并对公众开放，其馆藏档案内容涵盖范围广泛，包括工业界、商业界、建筑界、银行保险业、职业团体、职工会等各方面的档案。同时值得注意的是，其中大部分档案是来自私人收藏的。
三、结语
法国档案管理机构与国家档案馆建设，既体现出法国政府对档案事业的重视与扶助，也反映出法国社会各界对档案事业的关注与支持，并激发出档案事业特有的社会影响力。目前，我国档案事业的发展日新月异，但在争取社会支持与提升社会影响力方面，与法国这样的国家相比尚有很大差距。我们应该高度重视这种差距，认真总结分析并从实际出发予以借鉴，一方面继续争取政府主管部门的高度重视与大力扶助，另一方面努力让社会各界力量更加关注和支持我们的档案事业，进而为全面促进和整体提升我国档案事业奠定坚实的社会基础。
参考文献：
[1]王增强.法国国家缩微胶片及数字档案中心[N].中国档案报，2015-05-11（3）.
