档案安全管理范例

档案安全管理范文1

建立健全档案调归卷制度，规范档案利用人员在借阅、查看过程中的手续处理，确保档案借阅前后安全无损坏。对于档案室的管理，从业人员要有计划性，每月每年都要有清点计划，了解和掌握所管理的档案完整安全，并做好相关的数据记录。为了提升档案资料实体的安全，档案管理机构要定期抽检一定比例的档案，及时发现问题，解决问题，确保万无一失。对于新的实体档案在保存前要做好消毒除尘工作，对于老化的档案资料要及时保养，抢救，采取或者有效的补救措施。对于涉密级别较高的档案可以特殊问题特殊对待，进一步强化安全管理意识。

二、档案的信息安全管理

档案的类型越来越多，纸质化的、电子化的、数字化的等等，随着计算机技术和网络在档案管理的中的使用，这一定程度上给档案资料的信息安全埋下了隐患，所以新形势下，信息安全已经成为档案安全管理工作的重心。为了确保档案信息的安全，应该依据我国的《档案法》，划分档案的秘密级别，实施档案保密制度，从制度上确保档案信息的安全。对于档案，还要做好价值的评估和鉴定，科学、准确的区分、判定档案开放与控制使用范围。档案从业人员还要有责任意识和法律意识，对于档案的查阅和使用必须遵循一定的审批手续和相关制度。在档案资料的开发利用中，涉密较高的档案要汇编的话，应当经原制发机关、单位批准，未经批准不得汇编入册。档案管理结构和从业人员，还要学习计算机技术，树立安全意识，规范操作行为，规避计算机病毒、黑客等袭击，严禁用处理国家秘密信息的计算机上互联网。应加强网络安全防护，依据分区域、按等级、多层次的防护思想进行了安全规划、安全评估、安全加固与安全维护，并且对过去已有的安全技术实施进行改进与增强。建立操作权限管理制度，明确权限和操作范围；建立操作人员密码管理制度，定期修改管理密码；建立计算机病毒防治制度，定期进行病毒检查等。

三、档案的库房安全管理

档案安全管理范文2

【关键词】大数据；档案管理；信息安全；数据结构化

1引言

随着国家大数据发展战略和系列互联网行动计划的推进，我们正走向我国的档案大数据时代。如今档案的信息数量越来越多，与之有关系的信息结构较过往也有很大的区别，而随着全民生活水平、整体素质的提高，以纸质档案服务为主的传统服务模式已难以满足大部分人的要求，公众对档案信息的需求的数量、质量、服务方式均有了更高的要求。加快档案资源整合与共享、加快档案管理部门服务转型升级、加快构筑档案安全防线已成为档案事业发展的外在动力和内在需求。如何在大数据的时代保证档案信息的安全性隐私性，如何预防被非法分子盗取档案信息等均是档案管理的重中之重。对这样的情况该如何解决，又怎样从本质上杜绝此类事情的发生，则是我们今天所要深入探讨的问题。

2大数据环境对档案管理工作的影响

在以数据发掘技术以及数据解析技术的大数据技术的前提下，能够对大量的档案数据进行分析和了解，在大量的数据中发掘出适合自己并具有珍贵价值的信息内容，使档案数据从原本的单调乏味的数字或是一串串符号转变成适合自己有用的信息并化成自身的知识财富，能够更好的贴近人民生活、为人民群众服务。因此大数据环境对档案信息的发展未来、价值、繁华可以说是起了重要性的作用。

2.1档案管理人性化、智能化的要求

大数据的发掘技术有利于档案管理过程中能够实现更加人性化、智能化的管理，同时也能够通过数据发掘提供更加贴近人民生活的人性化、智能化的信息服务。将对实时搜索起来的档案数据进行分析，如此我们可以更加便捷地得到合适、准确、有效的数据。大数据的发掘技术也可以使各部门、单位的档案信息拥有更紧密的联系，让这些档案信息不再是单独的个体，也不再孤立；而在数据分析过程中，我们也可以更加便利的得到满意的答案。

2.2实现信息主动优质推送的需要

档案管理不应仅只是对档案内容的分类整合，在与大数据技术相互配合的作用下，我们对大数据的处理需比传统方法更加重视，比如档案被使用的地点、时间、数量、时长等等，均可通过大数据分析进行总结归纳。分析大量档案管理相关数据的共同点、差异、规律，都可以提供一定有价值的信息，我们可以通过大数据将平常使用搜索的用户的普遍数据进行积累，然后通过专业的手段进行分析并得到出有用的信息。我们也可以利用大数据技术为用户提供他们想要的文档信息的推送，从而使档案信息的服务更加的亲民化，主动化，个性化，优质化。

3大数据环境下档案信息的安全隐患

随着科技的进步，人民自身的隐私性也受到了十分严重的威胁，可想而知，在此大环境下，大数据这个以开放性为主体的平台，给档案数据的整体性、可用性、隐私性均带来了威胁，传统的安全防范工具、措施就没有那么的适用了。大数据时代对档案信息安全就带来了重大挑战，加大了档案信息数据的安全保护难度。如何保证档案信息安全是我们目前需要考虑的重点问题之一。

3.1档案数据的存储安全

大数据的特点之一就是数据量巨大，就目前的情况来看，在近几年数据的量会给大家呈现一种爆炸式的递增，因此在对大数据的管理中，如何存储数据是重大难题，在当今大环境的条件下，大数据的种类多样化也给档案的存储工作带来了巨大的挑战，就当前来说有80%是没有固定结构的数据，数据的种类与格式不兼容导致后续的提取、应用、分析都不能按照原来的计划进行。其中如何安全的存储它们也是一个特别难以解答的问题，当前没有结构化的数据存储不能按照具有严格的访问权限和隐私管理的有结构的数据存储方法，而没有固定结构的数据的存储方法还不是特别的成熟，也没有更好的安全防护措施，而且在使用过程中安全代码也不是十分好用，同样的没有固定结构的数据也存在了很多目前没有办法解决的漏洞。如果建立一个可以相互联系并相互监督的客户端程序，又会带来很多安全问题，例如输入验证、输出验证、身份验证等问题。

3.2档案数据的有效利用

就目前大数据的服务来看，最为重要的就是大数据的增值服务，而增值服务的核心功能是预测，那么如果实现并使用大数据核心的服务预测功能，那就是通过对档案数据的有限利用来实现。而档案数据有效利用的基石就是数据源，如果没有特别好的基石，档案数据的有效利用也只能是一个不能实现的梦，而预测功能也只能说是天方夜谭，由此可知，数据源的来源以及如何有效的利用成为了一个重要的问题，这时就需要将一些不确定不准确不符合要求的档案数据剔除，进一步的完善我们所需要的数据库，同时也要保证它的可信度，为以后档案数据的有效利用打下基础。

3.3档案数据的保密工作

大数据背景下，数据的来源范围特别广泛，大量从各种地方汇集的数据存在了很大的安全漏洞，也加大了信息泄露的风险。目前，我国对一些比较敏感的数据使用权限并没有明确规定，很多分析得出的数据并没有考虑到安全和隐私等问题，这就要求我们对敏感信息进行分析时，要解决信息保密、信息不被恶意使用等问题。但大数据的开放性使很多有价值或潜在价值的数据容易被攻击者相中，数据种类多且集中，一旦攻击得手，攻击者会得到大于他攻击的成本的利益，如何确保数据的保密工作可以说也是一个重要的点。

4大数据环境下档案信息安全管理策略

面对大数据这个大环境，我们必须要总结出来合适的方法，或利用大数据的IP技术，有效的解决安全防护的问题，并针对特殊的问题要相处合理有效的解决方法，争取从根上解决，杜绝类似错误的产生，也是为以后的后续工作提供保障。就上述所总结出来的问题，下面的这几点是我通过大量的研究和探讨所想出来的解决方法：（1）重视档案数据的有序化、结构化；（2）打好存储档案数据的基础；（3）搭建档案数据的安全堡垒；（4）积极使用新科技打击非法使用数据的外来者；（5）提高档案管理人员的技术水平以及安全意识；（6）加强档案信息安全制度建设；（7）强化档案管理与信息安全技术的融合。

5结语

大数据环境对档案的日常管理、开发利用、安全防范等各方面均提出了更高的要求。改变传统思维与服务理念，构建数据管理体系，充分利用大数据完善与发展档案工作，运用大数据思维提升档案信息服务能力，加强档案信息资源进行分析整合，可及时为档利用者提供综合信息资源，为管理者提供整体运营进度资料。但其中涉及的网络安全、存储安全、非法访问安全、保密安全等，需要多方协力，构建可靠的服务平台，方可更安心地享受档案大数据时代带给人们的便捷。

【参考文献】

[1]冯伟.大数据时代面临的信息安全机遇和执战办中国科技授责，2012，（34）77-79.

[2]郭三强，郭洪伟.大数据环境下的数据安全研究[J]科技广场，2017，13(2).14-17.

档案安全管理范文3

【关键词】电子档案；安全；管理利用

随着近年来网络、多媒体以及软件应用等各种信息技术的快速发展，档案管理的方式以及载体都发生了很大的变化。电子档案的出现改变了传统的纸质档案形式，电子档案具有载体形式多、存贮密度高、检索速度快等优点，能够有效提升现代档案管理水平，丰富档案资料的保存管理形式。但电子档案同样也存在一些不容忽视的缺陷，并且会在一定程度上对档案管理的安全性造成影响。在此背景下，如何对电子档案数据的管理加以改进，从而实现档案管理信息化体系的建设，已成为当前档案部门重点研究项目中的一个主题，对促进电子档案管理更加高效、规范的发展具有非常重要的意义。

一、加强电子档案管理的重要意义

（一）有利于节省人力物力。首先，在传统档案管理中，办公人员和办公费用通常是用增加人数和费用来提高效率，导致管理成本急剧上升。特别是一些较脆弱的档案资料，通常需要大量的人财物力才能维持好，并且不可避免地存在破坏的风险。而以网络为载体的电子档案阅读不仅方便快捷，而且节省了存储成本，节省了空间，避免了重复打印数据造成的纸张和人员的浪费。其次，计算机管理有利于遗漏文件的补漏增缺。利用计算进行文件管理，有效地解决了传统文件归档中文件遗漏时，避免重新进行拆卷的问题，现在只需敲一下，就可以将档案的目录进行修改，可以随时进行补漏增缺，避免出现文档存积问题，省时省力。

（二）有利于提高服务质量。数字化的档案管理使得查询数据非常简单，使办公人员能够真正了解世界大事而足不出户。由于信息在时间和空间上的流动，数字化档案实际上成了“无墙档案”，档案也从实体的存储转变为便利的信息控制中心。

（三）有利于满足多样化需求。随着社会的进步，人们满足纸质这种查看方式，一是不方便，二是太单调。他们更喜好以图像、视频的方式阅读。电子档案满足了信息保存的多样性，逐渐成为多样化需求的主要解决方案。随着社会发展和科学技术的进步，档案工作的服务对象和需求也将发生变化，加强电子档案管理有利于满足这一多样化的需求。

（四）增强档案原件保护。将纸质档案数字化后，不仅丰富了保存形式，还增加了异质备份，它使档案的管理、使用更加安全。特别是对于珍贵档案来说，数字化处理后无疑能对其更好地保护，同时也防止了一些档案篡改行为。

二、电子档案管理现状

（一）电子档案载体安全。一般而言，电子档案的储存介质包括光盘、软盘、硬盘和计算机内存。由于这些载体较为复杂，在性能方面容易被外界环境影响。如温度较高且潮湿的环境中容易滋生有害生物，空气中的有害气体和灰尘，光向外辐射产生的热量等都会影响电子载体的耐久性致使电子档案介质的寿命短。与纸质介质相比，这些介质的使用寿命较短，以普通的光盘为例，其使用寿命通常只有几年。针对储存介质脆弱性这个问题，档案管理人员不仅需要对其进行定期的维护，同时还要将档案信息进行备份处理。

（二）计算机及网络安全问题存在隐患。互联网和大数据的高度普及使得任何个人或机构都能够抓取网络上数据信息。档案信息在信息化之后，其储存载体与互联网相连接，因此会面临网络病毒、黑客等的威胁，进而影响到档案信息的安全性；计算机设备发生故障，电子档案就无法读取；在不更新设备的情况下，不可能解决格式转换问题，也会造成无法读取。因为生成电子档案的计算机系统和软件不同，所以有可能会出现无法兼容的情况，从而造成电子档案不能读取的现象；网络本身也具有多种不安全因素，病毒和黑客的入侵导致电子文件数据泄露或被篡改和破坏，从而严重影响到电子文件的机密性、完整性和真实性。

（三）档案内容保密性方面的问题。现阶段，无纸化办公已经成为必然的发展趋势，但是由于这种办公方式过于依赖计算机，电子操作设备成为数字档案使用的基础，从而使得档案信息的储存形式存在较高的单一性。这也是影响档案信息安全性的一个重要因素。档案是对一个单位成长的记录，包括决策、发展目标及运行方式等机密性内容，关乎一个单位的生死存亡。然而，电子档案管理的保密性存在很大风险，主要包括两个方面：第一，可以通过网络使用任何终端设备获取在某个网络存储的电子文件。第二，在某个终端中的电子文件可以同时发送到多个网络终端。从这两点来看，在规定的时间内需要保密或限制的内容，有着很大的安全保密风险。

（四）缺乏健全的管理制度和经费投入。由于现阶段还有一些部门没有正确认识到档案管理的重要性，从而造成了电子档案管理和利用过程中操作规范不够严格，无法有效应对紧急事件的现状；缺乏专门的组织机构以及专门负责档案信息管理安全的技术人员。由于经费投入不足，因此无法满足必要的人员及岗位配置要求，这些因素都会对电子档案管理的安全性造成直接的威胁。

（五）档案管理人员缺乏足够的安全意识以及能力水平。长期以来，由于传统观念的影响，尤其是在一些网络发展较为落后的地区，大部分档案工作者都不具备必要的网络信息安全知识和技能，因此往往会出现档案丢失、无意侵权和电子文件储存错误的情况。一些档案工作者的知识结构单一，特别是对网络安全、计算机技术等相关知识不了解，无法很好地适应档案管理信息化的要求。

三、电子档案安全管理措施

（一）进一步加强电子文件收集归档工作。1.确定收集范围。重要文件的修改、办理过程及其定稿的电子版本；正式文件定稿后，经过鉴定与纸质一致并应保存的文件；对在网络中未办理完毕，处于流转状态的电子文件，应采取措施，存储在电子文件存储器中，错过时机就可能散失；在收集文本电子文件时，文件存储格式、文字处理工具及其软件一并保存；当文字、图像、图形、视频、音频或多媒体获得的文件格式无法转换时，应将其软件及相关数据、软硬件环境一齐收集。2.整理归档工作。电子文件的归档是向档案部门移交有保存价值的电子文件的一个必要过程。电子文件具有软硬依赖，因而，电子文件内容显示的基本格式、数据信息及归档文件所支持的软件文档，都应属于归档范围。电子文件的归档要求是把已分好、排列好的电子文件集中制成归档数据集，按照年度和期限在计算机网络上向档案部门移交，归档的著录信息和存储地址自动保存到位数据库中。这样档案部门在准确掌握归档文件信息，经过审查后，对生成的数据进行鉴定、整理、编目并建立各门类档案目录，方便利用者通过网络直接查阅、查询和检索。3.建立“双套制”模式，确保重要信息的完整性。所谓“两套制”，就是指将光、磁介质和纸介质两种文件一同归档，从而形成两套内容完全一致的档案，并将两种载体的档案运用不同的编目方法与贮存手段同时保存，既可以做到安全持久，又可以互补各自的不足，确保档案万无一失。

（二）不断提高电子档案自身安全性。1.尽可能选择优质的电子信息载体并为其创造良好的存储环境。蓝光光盘是最适于进行大量数据长期安全保存的最佳离线载体。由于其在性能方面具有较好的表现，非常适合进行大数据的储存。加之其具有写入后不可更改、使用寿命超过50年以上、抗电磁能力强和操作简单等优点，是现阶段容量最大，成本最低，市场前景最好的存储技术。其高存储量和快速传输等优点为档案管理带来极大的便利。存储环境温度控制在17℃－20℃，相对湿度控制在35%－45%，单片载体的保存环境应注意防有害气体和光、尘、磁场，单片竖立存放于盒中，载体应作防写处理，避免擦、划、触摸记录涂片；应定期进行电子档案抽样机读检验，若有问题及时恢复，如在更新网络系统或扩充设备时，应对新系统或库存载体进行确认，确保其能够兼容，如果无法兼容，则要及时进行迁移操作。2.建立长期安全保存保障体系。为预防自然灾害，应异质异地多点多套保存电子档案。要将备份管理制度、自检制度以及互检制度严格落到实处，管理和监控好备份过程中的各个环节，在管理上保证电子档案备份的各种载体数据上的完整性、一致性和可读性，从而使电子档案能够在安全的储存环境中保证档案内容的有效性。

（三）提高网络信息安全保障，确保信息安全利用。1.采用电子文件加载版权数字水印技术，数字水印是难以篡改或伪装的，它是不可知觉的，信号在经过多次有意或无意的处理之后，依然能够保持一定的完整性，并且可以被准确鉴别出来，从而确保来自电子文件源的信息的真实性。2.利用身份认证实现对数据信息的保护，从而有效避免无关人员登录系统访问和修改电子文件数据。档案管理部门应在登录方式上加入身份认证的环节，采用统一的用户认证体系，每一位用户分配一个唯一的账号，在进入档案管理系统时，必须通过身份验证后才能合法访问档案数据，从而达到有效保障电子档案数据信息安全的作用。3.通过设置用户权限的方式保证数据信息的安全性。不同的用户可以对同一个功能模块进行操作，但是只能看到本单位相关的数据资料，而不能查看其它用户所在单位的相关数据。除此以外，上级领导能够查看下级工作人员操作的数据资料，下级工作人员则没有查看上级领导权限范围以内数据的权限。4.对数据资料进行严格监控，确保信息资料的安全性。现阶段，数字化档案信息通常都是由JPG和TIFF格式转换为PDF格式文件进行利用，这是一种最为理想的数字信息传播文档格式，可以通过简单的操作浏览数据资料，并且能够对原始数据进行有效的保护。5.采用前端控制的方式进行电子档案信息保护，主要采用防火墙技术，并进行加密处理，从而使数据信息利用的安全性得到保障。用户在浏览或下载PDF文件时，服务器可以在线加密这个PDF文件，再将已经加密后的PDF文件传输至浏览器客户端，客户端在收到文件以后，再根据用户的权限做到定点、定人、定时、定次、防复制、防拷贝、防离线、防打印、文件跟踪、设置违规操作报警功能，从而进一步实现对数据信息的安全利用。6.病毒防治技术。经常对储存设备进行病毒查杀，有效预防电脑病毒对档案数据的破坏。

（四）强化安全意识，做好档案管理人才队伍建设。互联网属于新兴行业，中国互联网分发展起步比较晚，因此档案管理人员缺乏信息互联网知识、信息安全意识和操作现代化设备的水平。另外，档案工作人员的思想懈怠致使档案管理人员在档案管理过程中粗心大意、缺乏责任意识。随着近年来我国档案信息化建设的不断推进以及现代档案事业的快速发展，档案工作者迎来了新的挑战。在此背景下，档案工作人员必须要不断提高对信息化的认识，积极转变传统的思想观念，通过参加培训和加强自我学习等方式，系统掌握现代档案管理专业知识，不断优化知识结构，从而达到提升自己计算机使用水平和网络管理技术的目的。事实上，很多病毒的非法进入和运行都是因为管理过程中人为操作不当而造成的，因此，在电子档案的管理过程中，必须要重视以下几点：一是要严格禁止电子档案管理专用电脑进行外网访问。一旦电脑被网络中潜藏的攻击者锁定，就很有可能导致书籍资料被篡改或破坏的情况发生。二是严格禁止随意在电子档案管理专用电脑上安装软件。电子档案管理专用电脑上只能安装与档案管理工作相关的正版软件，其他与档案管理工作无关的软件均不得安装，以避免因此造成的系统冲突等情况。三是禁止随意使用U盘进行电子档案传输。U盘是病毒最理想的传播工具，尽量减少U盘的使用。

四、结语

总而言之，电子档案诞生以来，既推动了档案工作的发展，同时也为档案管理者带来了新的挑战。为了更好地适应时展，保障电子档案信息利用的安全性，档案管理人员必须要积极适应信息化的工作环境，勇于迎接技术革命的挑战，从现在开始研究和创新电子档案管理问题，尽快熟悉并掌握信息化的档案管理知识和技术，加强档案信息交流，准确、快速地向社会提供有用的信息资源，以适应未来档案事业的发展要求和促进经济建设稳步发展。

【参考文献】

[1]魏媛媛.电子档案的利弊及电子档案的管理研究[J].大家健康(学术版),2014(17).

[2]王秋兰.如何确保企业电子文档的凭证作用[J].通信与信息技术,2012(06).

[3]张秀艳.浅谈电子档案的管理与应用[J].科学与财富,2012(07).

档案安全管理范文4

关键词：灾后影响；档案重建；安全管理

2017年8月8日，我国四川省阿坝州东北部九寨沟县发生7.0地震，对景区及当地人民的生命财产安全造成了巨大的冲击，与此同时，当地档案管理工作也受到一定的影响。档案及时安全转移保护、重新建造、管理等工作面临着大量问题，时间紧、任务量大，从事档案工作的专业技术人员少，因而导致档案重建工作的效率明显不高。在此种背景下，区域内部的档案事业工作者攻坚克难，实现了由上至下的全方位的工作体系的建设，在重点做好机关档案的同时还积极地参与到了灾后重建的工作中，这为九寨沟的档案事业的发展建设带来了诸多积极影响。

一、九寨沟地震灾后档案的重建与管理

（一）档案资料在九寨沟地震后的损失

在地震发生的过程中，九寨沟景区景点、办公大楼（档案室）受到严重重创，余震不断的情况下档案极有可能面临掩埋、焚烧、水淹、甚至是信息丢失的危险，仅几天时间鼠患严重，严重影响九寨沟景区的档案安全建设。与此同时，景区档案室内部的建筑物的损伤较为严重，天花板脱落、出现骇人的裂缝，整个办公大楼鉴定为危楼。

（二）地震灾后的档案抢救与维护

在地震出现后，九寨沟景区开始迅速投入到人员抢救以及档案抢救的队伍中，九寨沟管理局在此过程中也开始尝试着重新恢复档案馆的工作模式，旨在尽可能地将地震灾后的档案损失降到最小。首先是结合我局有关安排，按照地震灾区的具体档案损失情况，出台有关于档案抢救与维护的相关应急方案，这为地区内部的档案重建工作知名了方向。迅速成立九寨沟“8.8”地震灾后保护与恢复领导小组，全面优化完善档案抢救工作形态将档案安全转移至40公里外的县城进行有效保管。及时认真收集我国党中央以及有关抗震救灾指挥部所的文件资料；党和国家领导人在机关单位、部队、境内外地区所进行的抢险救灾活动的影像资料、文字资料；各个单位在进行抗震救灾过程中的影像资料、文字资料。最后，将维护档案的原件作为重中之重，将档案安全管理工作作为中心要素，对因灾害而受损的档案予以抢救维护处理。

（三）灾后档案的保管和重建

九寨沟地震后的灾后重建工作阶段，地震带来的次生灾害给灾后重建工作和当地居民带来严重的影响。数日的降雨导致九寨沟灾区干线公路多次冲毁，导致旅游业又一次无法正常运作，地区内部的交通情况不容乐观，在九寨沟当地几乎没有水泥厂，因而所有供灾后恢复的建筑材料都需要从外地运输进入，上述种种因素说明重建工作需要消耗的时间较长。这说明在进行重建恢复的过程中，几乎大量档案都需要放置在非专业的保管区域，如果保管过程中并不具备良好的制度支撑，那么很有可能导致档案受到损伤。面对种种问题，九寨沟景区档案工作人员在九寨沟档案管理部门的指导下积极应对，结合档案的具体保管需要来选择合理的保管场所，先行对档案保管场所予以有效评估，尽可能地选择地处较高水平位置、空气流通、干燥的储存地点。主动地和项目单位进行对接，建设更为全面的项目数据库，保障档案修建工作能够有条不紊地执行。景区档案工作人员积极指导、组织各参建单位的资料人员进行项目档案的培训工作，多次培训工作使得档案管理工作更为稳定和谐，为后续档案的系统化建设提供了坚实的支撑作用。

二、灾后档案重建工作下的档案安全管理工作

（一）强化档案安全管理意识档案是我国建设发展的重要资源，是各个单位以及人民群众维护自己所具备的合法权益的核心依据，因而可以说档案安全直接关系到党和人民的根本利益，档案安全管理始终是我国地区发展建设的前提要素，是促进档案部门的稳步发展的核心。保障档案安全是党和人民对档案管理工作的基本要求，同时也是广大从业人员的核心职责，因而需要牢牢树立档案事关人民与国家的思想，全面强化档案安全管理意识，只有这样才能在灾难来临后予以有效解决，避免受到难以挽回的损失。

（二）档案防震安全建设

通过对九寨沟地震后的档案情况的分析，可以明确感受到地震所为档案管理工作带来的危害，因而地区内部的机关单位在建设基层档案室的过程中，有必要将档案的安全防护放置于首要位置。在进行档案室的建设以及选址的时候需要重点关注防震，为了保障档案室的选址以及其建设过程中的安全性问题，需要在正式建设前对地区予以相应的地震安全性评价，结合具体评估结果来选择档案室建设的区域，尽可能地避开各种地震频发区域或者不安全区域。在建设档案室的时候，有关单位需要严格契合《档案馆建筑设计规范》，并且按照上级部门的具体需要来对档案室予以防震处理，科学合理地设计相应的防范工作。普遍来讲，在进行档案室建设的途中，有关人员需要对建筑的排列以及结构情况予以充足的关注，保障其整体严密排列方可，施工建设需要选择具有良好的技术能力的建筑团队，同时还需要注重施工过程中的监理工作，在正式建设前就需要完成相应的防灾害工作，严格地按照有关步骤执行。档案的存放也需要予以充足的注意，采用牢固并且足够经济实惠的用具，这样可以极大程度地保障档案的安全，即便灾害来临，房屋倒塌，相应的档案存放用具也会保障档案资料的完整性。

（三）对珍贵档案予以数字化处理

在九寨沟地震发生后，九寨沟景区的档案室受到了不同程度的损伤，好在大部分档案保管在没有受到影响的九寨沟县城的档案库房内，有效地避免了更大的档案损害问题。但不可忽略的是部分档案室的档案数字化以及有关备份工作却还未得到良好的完善，甚至并未配备良好的管理方法。鉴于此，各个地区在执行档案重建工作的时候，有必要深刻汲取地震带来的教训，提前完善防灾防震工作，用以确保在自然灾害突然发生的时候能够保障档案资源的安全，未雨绸缪。当然，仅仅在档案室内部建设相应的数据备份显然是不够的，为了保证档案资料的完整，最好要在异地设置相应的联动库，用以实现数据资料的跨区域备份，即便在灾害来临后档案资料数据损毁情况严重也能有效挽回，保障档案安全管理工作的正常进行。档案工作可以借助于数据化管理模式予以存储，对重要的档案资料予以多重备份，通过多种方法，诸如磁盘与光盘等，以此来实现多重保险的重要目标。此种存储模式同样方便档案资料的转移，同时还能够进行异地多出存放，此为较为有效的档案管理方法，因而有必要进行深度推广。

三、结束语

总之，档案管理工作对于我国地区发展建设而言，具有不可或缺的影响作用，是促进社会主义建设的重要支撑，因而有关人员一定要强化对档案管理工作的重视。对灾后档案建设管理工作予以充足的重视，将不足之处作为经验教训是极为重要的，通过对九寨沟地震后的档案损失以及抢修情况来看，有关单位在进行档案建设的时候需要从多方面着手，一方面是保障档案资源的储存的安全性，另一方面则是需要保证在灾难来临后，档案资源抢修的有效性，只有这样才能全面推进地区档案建设。

参考文献：

[1]黄杰瑶.档案管理的信息化重构模式及建设研究[J].兰台内外,2019(19):11-12.

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[4]王勇男.信息时代档案管理工作存在的问题及对策[J].中外企业家,2018(26):114.

档案安全管理范文5

一、石油企业档案安全管理内容

1.建立健全一套科学、合理、务实的档案安全管理制度。石油企业在生产经营管理过程中形成的文件材料是企业档案的前身，档案管理人员要具有前瞻性眼光，做好档案资料的前端控制和后端管理。做好前端控制，加强企业文件材料形成过程的业务指导、监督、规范作业流程和建章立制工作，保证形成档案的文件材料具有真实性、可靠性、系统性、安全性。后端管理涉及企业档案安全管理的各个方面，包括档案实体安全及档案信息安全管理的全过程。需要制定的管理制度至少包括：档案归档制度、档案安全保密制度、档案鉴定销毁制度、档案库房保管制度、档案突发事件应急预案等各类档案管理制度及管理规定。健全的管理制度的制定，能够规范档案管理工作，使档案安全管理更科学化、有序化。2.建立健全一套人防、物防、技防档案安全管理措施。人防，坚持“安全第一，预防为主、防治结合”的方针贯彻始终。筑牢思想防线，落实档案安全的工作措施，坚决防止松懈、侥幸心理。组织应急演练，将应急预案落到实处，把安全隐患阻止在未然状态，将损失降至最低。物防，配备必要的防护设施设备和物料保障。按照档案资料安全管理规定要求，配置消防设备、温湿度控制设备、低楼层防护窗防盗门等安保设备。技防，加强研究和应用技术手段，应用高端技术防范风险，做好档案安全管理工作。例如，档案存放场所安装摄像头、红外线报警等辅助装备。人防、物防、技防“三防”措施落实到位，是全面提高石油企业档案安全管理的基本要求和可靠保障。

二、石油企业档案安全管理指标

石油企业档案安全管理工作中，确保档案的安全包括档案实体安全和档案信息内容安全。实体安全是指实体完好地存放在指定的位置；内容安全是指档案内容没有被泄露。这两者缺一不可。1.档案的实体安全。（1）库房。档案库房的状况决定了档案生存的基本条件，建设时必须符合国家档案局《档案馆建筑设计规范》要求。应选工程地质条件和水文地质条件较好、空气清新的地区，远离易燃易爆场所，不设在污染腐蚀气体源的下风口。库房应减少门窗面积。库房内不得有水龙头，采暖管线不得有接头等。为档案安全管理创造良好的环境。（2）存放档案的载体及装具。存放档案的载体及装具的品质决定档案的寿命。不同载体的档案有一定的寿命，纸张、微缩胶片、光盘磁带等档案载体的有限性，决定了档案寿命的有限性。要科学选择数据存储载体，加强存储载体保护，严防数据丢失。同时抓好档案数据备份，做好重要档案的异地异质备份工作。对电子档案载体加强存放安全和技术检测，确保物理性能稳定和数据安全可靠。形成档案的文件材料用的纸张、保护档案的包装袋、包装盒等选用中性或偏碱性材料。从档案用品采购源头上控制，一定程度上延长档案的寿命。（3）档案日常管理。针对档案自身的特性和可能导致档案损坏的种种因素，加强整体日常维护和针对性地采取专门档案保护措施等，为档案的保存和提供利用创造良好的环境，消除和降低各种因素对档案保管的不利影响。石油企业历史悠久，部分纸质档案年久已经发黄变脆，为了保证纸质档案实体安全，石油企业已实行纸质档案数字化。在提供利用过程中能提供复制件的提供复制件，必须用原件的严格办理手续，并及时催还。2.档案信息安全。（1）立卷。立卷合适与否对档案安全也有一定影响。由于一卷档案是由若干文件装订在一起的，利用者在借阅一份文件时就会看到案卷中的其他文件，容易造成信息的泄露。现在石油企业管理类档案一般不再组卷。（2）档案利用。保存档案的目的是提供利用。石油企业档案是为企业的生产、科研、经营管理服务。在档案提供利用时要注意保守企业秘密。既要积极为企业各项工作提供服务，又要加强档案保密工作。充分合理地发挥档案在企业各项工作中的作用。石油企业采取的管理方式是与归档人员、归档审核人员及使用档案管理系统等相关人员签订保密承诺书。档案利用人员借阅前要阅读保密须知。遵守档案安全保密制度，从各个环节严防档案信息泄露。（3）电子存储。在互联网时代，电子档案信息存储安全尤为重要。在各种网络及计算机病毒层出不穷的情况下，加强抗病毒能力刻不容缓。石油企业在日常工作中对杀毒软件及相关病毒防治设备进行定期升级，对各服务器、客户端的系统及数据定时进行全面扫描检查，确保存储介质安全，发现问题及时进行相应处理；应用加密技术提升存储载体、系统的安全系数，保障数据在传输或者存储过程中档案信息内容安全；为了防止突发事件发生，石油企业已实现电子档案的异地异质备份，保障了灾难性事故发生后数据及时恢复。随着信息技术的飞速发展，石油企业电子文件越来越多，越来越复杂。电子文件带来的知识更新幅度和速度是前所未有的，要求档案管理人员必须以全新的管理理念，不断创新的管理模式和工作方法迎接档案工作的重大变革。不断完善档案各项管理制度，形成与之相适应的档案安全管理体系。

参考文献

[1]王丽霞.石油企业档案工作实践与思考[J].黑龙江档案，2011（5）：83-83.

[2]白扬.浅析加强石油企业档案管理工作的措施[J].办公室业务，2013（3）：22-22.

[3]张佳琦.加强油田企业档案管理的有效路径研究[J].现代企业文化，2016（5）：95-95.

[4]王文煜.石油企业档案现代化管理探索[J].产业与科技论坛，2018，17（7）：231-232.

档案安全管理范文6

基于玉树地震时档案损失，论述档案管理的重要性及其安全管理，只有加强管理设施建设、提高人员综合素质，才能防患于未然。

关键词:

玉树7.1级地震;档案管理;档案安全

0前言

2010年4月14日7时49分是一个撼动人们心灵深处的恐惧、悲痛的时刻，7.1级的强烈地震似乎要吞噬青海省玉树藏族自治州的一切。据青海省玉树藏族自治州档案馆的数据统计，灾区的档案共计13万卷，在地震过程中，有9家档案室倾覆，将近万卷的档案掩埋在废墟之中，剩余的12万卷档案在地震结束之后均处在危房中［1］，对灾后档案重建工作造成不可估计的困难。而追溯到2008年的汶川8.0级大地震，我们会发现除了重大的人员伤亡和财产损失之外，重灾区的档案受到了严重的损毁，造成不可估量的毁灭性影响。地震带给我们的伤痛是沉重而长久的。因此，在灾难发生之前，我们需要做好各方面的预防性工作，防患于未然，最大限度地降低损失与伤害，同时，这也是全世界档案管理部门共同面临的重大难题。如何在灾难发生前充分意识档案管理的重要性，做好档案的高效管理工作，防患于未然，减少档案的损毁，保证档案的安全，才能有效规避灾难的重演。本文阐述了档案管理的重要性及其安全管理，期望能够为当今档案管理工作提供一定的参考与指导。

1档案管理的重要性

1.1弥补我国档案管理的硬件建设缺口，提升档案管理规范的需要

由2010年4月14日7时49分的青海省玉树藏族自治州7.1级的强烈地震引发的档案损毁，可以看出我国档案管理的硬件建设的缺口比较大，表现为档案馆等建筑的抗震性能比较差，消防等级偏低，而且大部分档案室的安防、供电、给排水、采暖等基础设施普遍存在老化现象，档案室内湿度较大。据相关数据统计，其湿度一般在70%左右，就已经超过国家标准60%的上限，不利于档案的长久保存。除此之外，档案的包装盒也不合格。这些问题，均会造成档案的难以抢救与修复。因此，强化档案硬件建设，查漏补缺，为档案管理提供更加牢靠的基础保障［2］。同时辅助规范化的档案管理模式，即利用信息技术，实现档案信息管理的规范化、标准化，具体做法是将档案信息的收集、整理、著录、鉴定以及保管的任何一个环节都严格依照统一的计算机程序进行科学的管理。要注意以下几点:①对档案信息进行普查筛检、剔重。传统老套的档案管理模式往往没有做全面的清查，而且档案划分保管的期限都存在一定的偏差，许多档案存在失去参考价值或者多份现象。②利用信息技术，对档案进行重新组合分类，使其规范化。将传统老套的管理办法中过于厚重、内容混杂的案卷，根据实际需要重新整理成册，案卷要尽最大可能的将原本就存在一定联系的文件有机地组合在一起。③档案要设置统一的分类号，保证案卷能够被成功检索。利用信息技术对档案进行检索的优势在于满足大众对档案信息检索的需求。另外，为了确保检索的完整性，要因事制宜的设定一些明细规则，约束其规范性操作。④档案提名要规范，保证检出的准确性。

1.2保障档案管理安全性的需要———强化工作人员的安全意识，完善管理体系

目前，我国档案管理工作人员的安全意识较为薄弱，其管理体系也十分落后，不能保障档案安全，虽然部分地方按照国家档案局的相关规定，建立了档案安全制度(符合当地实际发展水平)，但往往流于形式。在具体的执行过程中，由于相关工作人员的安全意识薄弱，且业务综合素质不高，工作效率低等问题，档案管理的安全性常常不能落到实处。除此之外，大部分的档案管理部门缺乏规范、科学的管理体系，往往表现在过于表面化，也就是俗话说的走过场，没有规范性的奖惩制度，即使犯了小错误，往往也能规避，助长了工作人员的惰性，不利于安全意识的提升。长此以往，便会造成严重的档案损失，而且一旦发生灾难性事件，便会造成不可估量的档案损毁，甚至无法修复，对人们的切身利益造成严重的损害。因此，对档案管理工作人员进行专业业务培训，提高他们的专业性是必要的。通过多种方式培育工作人员的安全意识，在管理制度上，要实行安全管理，主要表现为档案的统计管理，要按轻重缓急进行有序操作。在推进档案的利用程度、价值大小以及利用率等方面，需要做到公正公开，对所有的档案进行轻重缓急的排序，增加档案管理循序渐进的可操作性。首先，对于那些紧急需求的档案，要进行先行处理，为需求者提供用档保证，从而提高档案的管理效率，同时扩大档案的备份，做到安全性管理，避免发生灾难时数据的丢失。其次，利用信息技术可以将档案的著录工作开展的更加顺利，在节省时间的同时，降低相关工作人员的工作强度和工作难度。在著录的过程中，将档案的内容按照事实的单一、复杂程度等，进行重新录入。若一些档案的内容存在重复或者类似的情况，要对其进行合并整理，形成系统性、科学性的新的著录案卷，节省内容所占的空间，提高管理效率。第三，对于那些重要文件或者内容所反映的事件比较重大的档案，要做特殊的标识，然后，利用信息技术，给出相应的分类号。这样，既可以使原有的零散、老套的档案更加规范化，又可以全面提升档案的管理水平，多方面的协调管理，能够增强档案的安全性，也方便灾后档案数据的找回。

2档案的安全性管理

做好档案的安全性管理，首先要规范专业性操作，具体做法为:①档案的有效装订。工作人员可以参考《文件归档整理规范》中的装订模式，且要根据实际情况进行装订变通，但要切记文字材料必须装订，不可差错漏掉。另外，对于必须参考的图片，一定是记录清晰正确、耐久性强的图片。装订档案要采用左侧装订法，牢固、整齐、简洁的保管和整理好信息资料。②档案在装订过程中，要注意上孔要和“档案馆号”齐平;中孔取上下两孔的中心，水平方向上要与左边缘在平行线上;下孔要与“保管期限”持平，这样整理好的档案，不仅能够便于资料的保管，更加美化了档案的视觉效果。③档案的秩序排列要以时间及重要程度为中心，不要人为破坏资料文件自身的有机结构，保证资料的完整性，方便资料的快速查找以及资料的有效利用。档案管理工作人员要根据实际情况，将各种文件资料进行机构、保管期限、时间整理，这样才能使档案资料的编排合理，提高利用效率。做好档案管理的基本工作，提高专业素养，实现档案管理质的跨越。其次，档案的安全性管理需要相关法律法规的约束，需要做好以下几个方面的工作:①相关政府部门及相关单位要加强对档案管理的法律法规宣传力度，并建立相应的奖罚机制，约束执行过程中的行为，使其规范化、制度化。相关规章制度的建立和完善，能够促使相关工作人员全面学习法律法规知识，提高档案正确的安全管理意识，增强责任意识，确保档案各项数据、资料的完整性和真实性。②重大建设项目档案管理，如基础建设类，施工单位在施工的各个阶段的招投标文件、设计方案、实际操作情况及相应的图纸、资料、文件、监理的真实记录等要进行及时的收集整理，并且由专业管理人员统一规范归档，保证建设档案的真实性、完整性、连续性和安全性［3］。③档案库房是档案馆建筑中最重要、最特殊的一部分，是为保护档案提供基本物资条件的重要场所。档案库房设计、建筑的合理性和设备的经济实用性，直接关系到档案的安全。还要配备一定的配套设施，最基本的设备主要包括空气调节装置、档案装具、档案保护技术设备、专用信息化设备、档案利用设备、档案维护监控设备、档案抢救与恢复设备等。第三，严格规范每一细节，在强烈的社会责任感的鞭策下，不断地改进档案管理模式，保证其质量，并且加强基础建设，全面改善档案管理现状，预防灾害造成严重的档案损毁，吸取在玉树地震中档案损毁的经验教训。

3结语

环境的恶化，气候的更迭，致使自然灾害的发生率频增，在灾害中，大量的档案损毁，造成不可估量的社会效益损失，尤其是“4•14”玉树7.1级强烈地震引发的档案损毁更是让人扼腕，为防患于未然，不仅要加固档案基础建设、优化管理模式，不断加强工作人员的专业素质，还要不断强化相关法律法规的约束。在此基础上，形成良好的、规范的、科学的档案管理体系，利用当代先进的信息、管理技术，建立异地备份制度，利用强大的数据功能，即使自然灾害对纸质档案造成了严重的损毁，电子版的档案也能发挥其重要作用，不至于造成毁灭性的灾害。因此，档案管理重要性及其安全管理最为关键的在于防患于未然，真正意义上执行好档案管理的每一个细节。

作者：胡爱真 单位：青海省地震局

参考文献:

［1］杨冬权．在全国档案安全体系建设工作会议上的讲话［J］．中国档案，2010(6):12.

档案安全管理范文7

关键词：档案；全过程；安全管理；风险控制

1档案全过程管理及其安全风险隐患

1．1档案全过程管理

档案前端管理、库房保管、后程监管等是档案全过程管理的三个阶段。同传统档案管理工作相比，优势在于：（1）有助于拓展档案工作环境。加大了对档案库房内和库房外的安全管理力度，能够确保档案在任何使用环境下都免受破坏和影响；（2）有助于延伸档案工作业态。通过全过程管理，可以对收集、管理和应用等档案的每一个工作业态进行全面监督和管理，其中包括档案展览陈列、开发利用和编研等环节，降低了安全事故发生的概率；（3）有助于提升档案工作目标。要想从根本上提升档案管理安全性，不仅应采取有效措施避免档案丢失、损坏等我那天，还应对各种潜在的因素和风险进行控制和消除，努力营建一个无害和安全的档案管理环境，这就要从档案管理的每一个环节入手，实施全过程管理。

1．2档案全过程管理中的风险因素

第一，在未严格遵守相关规范和标准的基础上实施接收、征集档案的工作，导致严重的工作失误，破坏档案的完整性；第二，不合理保管档案，加剧了档案的自然老化程度。如受空气污染、强光照射等自然因素的影响，档案很容易发生腐蚀、字迹变色等问题；第三，不合理档案利用，会导致档案发生缺失现象，部分信息失真，档案内容秩序被打乱等；第四，档案管理人员出于个人利益泄漏档案内容；第五，档案备份修复、保密和保护措施不合理，导致档案缺失。

2档案全过程安全管理的措施

2．1档案前端控制安全管理措施

2．1．1档案接收环节的安全保护措施

档案接收过程中，通过加大管理和保护力度，能够为档案后期的保存和利用提供保障。首先，完善质量检查验收制度，针对即将接收的档案进行全面质量检查，只有符合安全要求的档案才能够接收进馆；其次，加大档案验收检查力度。严格遵守先消毒、后入库的档案灭菌消毒处理原则；再次，通过检查的档案在接收入馆时应包含具体的卷内文件目录、案卷目录和检索工具等内容。

2．1．2档案征集环节的安全保护措施

首先，制定并落实完善的档案征集安全管理制度；其次，进馆前应指派专门的工作人员对档案进行护送、运输和包装，确保档案的安全性；再次，征集档案以后应立即展开归档和移交工作。

2．1．3整理档案环节的安全保护措施

首先，在对档案进行准确分类的基础上，确保档案拥有清晰的目录、规范的填写模式和整齐的装订，严格遵守有关规范保证档案拥有完整的内容和目录；其次，整理归档的过程中，应对档案原件进行妥善处理，逐一进行归档；再次，加大该环节档案保护力度，将各种添加物、文件装订物等具有破坏性的因素全面消除；第四，对具有潜在危害性的档案进行单独立卷处理；第五，加大突发事件防范力度。

2．2档案库房保管安全管理措施

2．2．1完善安全设施建设

完善的档案保管设施是提升档案库房保管安全性的基础。新时期，档案库房保管安全管理工作中，应积极引进相应的安全监控系统，并合理采用库房消防设备，提升档案数字信息安全设施完善性。

2．2．2加强库房保管安全建设

针对档案库房保管工作构建完善的管理制度，为工作人员高效展开库房安全管理工作提供依据，这一管理制度中，应重点包含以下内容：（1）档案实体信息安全内容；（2）包含管理规范内容；（3）包含岗位责任制内容。

2．3库外后程监管安全管理措施

第一，档案利用中的安全管理。在利用档案的过程中，可以通过登记、监控等方式，避免档案发生损坏和丢失的现象。在这一过程中可以有效避免档案复制、摘抄、裁剪等问题。第二，档案编研时的安全保护。必须在严格遵守有关规章制度和技术规范的基础上进行档案的编研，同时还应采取有效的管理措施，严禁损毁和档案过度使用现象的发生。第三，为了提升档案利用的便捷性，在实际展开编研工作的过程中，应尽量采取复制件和数字等形式，避免过度重复使用原件而造成不必要的档案损坏现象。第四，档案展览中的安全管理。档案展览过程中，不仅展览的形式多样化，同时档案也需要面对各种各样的接触对象，因此档案发生损坏的概率会明显增加。在这一过程中实施安全管理，首先应设置完善的安全保护设备，同时还应避免展览环境发生过大的变化等。

3档案安全风险控制的实施

3．1风险控制方式

在档案管理工作中，为了保证档案长期处于安全的环境下，突显出档案的重要性，积极采取档案全过程管理风险控制措施势在必行。档案安全风险控制指标为评估指标，能够有效判别档案安全事故的发生和后果。其中量化风险控制指标可以对档案安全风险隐患进行有效区分，更能够对风险发生的危害性做出分析，将这一危害的发展方向以及避免方法预判出来。

3．2风险控制指标的制定

应从国家档案安全管理、单位自身系统建设现状、档案管理工作需求等角度出发制定档案全过程安全管理风险控制指标，努力将档案安全风险发生的概率降到最低，并对档案管理风险考核的内容、依据和标准进行分析。设定三级指标作为全过程档案安全管理的风险控制指标，其中应包含档案的风险控制与安全防护，能够对每一环节的档案信息安全性和管理措施进行明确规定。档案全过程管理中的风险控制、隐患消除以及安全防护等内容应包含于档案安全风险控制指标中。档案在保管以及利用过程中的安全性是这一指标的核心；档案前端和后端管理、档案管理库房设施等是风险控制工作的注意范围。档案整体安全性是风险控制指标设计的基础，应在综合考虑控制风险效果、保护措施以及时间周期等因素的角度出发提升该指标的合理性，努力实现档案的安全管理，在实时监控档案安全状态的基础上，对档案的安全性做出判断，最终对档案风险控制指标实施效果进行评估和调整。档案管理部门在日常运行过程中所开展的档案监督和指导工作都应以风险控制指标为依据，也因此这一指标成为了各部门落实档案安全工作的基础。

3．3方案实施

第一，在明确档案安全风险控制指标的基础上，应由专业的组织机构落实档案安全监管工作。只有这样才能够在档案全过程安全管理工作中，更加有针对性的实施风险控制工作，更能够高效利用有关评价机制，将风险指标的价值更加充分的发挥出来。第二，在实施风险控制指标的过程中，必须加大管理力度，努力对各个风险控制阶段的操作规程进行规范化控制，如风险分析、风险识别以及风险处理等阶段。第三，评估风险控制指标应用效果。在这一过程中，应由专家、员工等共同展开指标评估工作，确保所应用的风险控制指标能够促使档案管理行业领域获得更多的社会和经济效益。

4结束语

综上所述，档案全过程安全管理工作质量直接关系到档案的真实性、完善性以及保密性，对各个领域的长期发展具有直接影响。全过程安全管理弥补了传统档案管理工作中的不足，但是全过程档案管理工作中的风险也是不容忽视的，因此有关部门应采取有效措施加大档案全过程安全管理风险控制力度，不断提升我国档案管理工作整体水平。

参考文献

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档案安全管理范文8

关键词：高校基建项目；档案信息安全管理；研究

进入21世纪，我国高校的招收规模不断扩大，高校基础设施也在不断增加，同时高校基建部门的工作由原来的现场管理转为以结算、审计和合同管理工作为主。因此，在高校基建工程中，加强对基建项目的档案信息管理成为高校基建工作的重点。但是在高校基建档案工作中，由于制度不完善、信息化程度低，加之档案部门间缺乏交流，进而影响了高校基建档案信息安全管理。故此，应重视高校基建档案管理工作，提高基建档案管理水平，不断改建高校基建档案管理工作。

一、高校基建项目档案信息管理

高校基建项目档案主要是指在高等院校基建工程项目建设和管理过程中形成的文字、图片以及图表等相关的资料。因此，高校基建过程中形成的基建施工资料，使得高校的基建验收具有依据。在高校的基建档案信息管理中，基建档案信息可以反复多次地使用，从而节省消耗，提高经济效益。同时，基建档案材料种类繁多，结构复杂，加之基建档案形成时间长，很难收集齐全，使得高校基建档案的管理难度很大。因此，高校基建项目的档案可以见证高校建设和成长的历程，同时作为高校建设项目以后备查和参考的依据和资料，也能避免高校建筑设计中的不科学、不规范的问题，从而促进高校的发展。

二、高校基建项目档案信息安全管理存在的问题

（一）制度缺乏

在高校基建项目档案信息安全管理中，制度缺乏是其中存在的重要问题。在高校的基建档案信息管理中，基础的档案信息管理的制度框架存在，但是对于制度中的具体要求和内容却少之又少，同时又缺少符合高校的实施细则，缺乏对高校基建项目档案信息安全管理的监督，岗位不明确，档案管理人员缺乏基本的责任感，既不利于明确管理工作的职责，也使得高校基建项目档案管理中出现的问题无法及时解决。

（二）信息化程度低

在高校基建项目档案信息安全管理中，档案管理的信息化程度低，无法快速精准地对基建信息进行分析和处理，也是影响高校基建项目档案信息安全管理的重要因素。在高校基建项目的档案信息安全管理中，一些高校的档案管理人员还使用落后的人工管理方式，这种管理方式浪费人力资源，也降低了基建项目档案信息安全管理的质量和效率。

（三）缺乏交流

在高校基建项目的档案信息管理中，档案管理机构之间缺乏交流也是其中的问题之一。在高校基建项目档案信息管理中，档案管理机构之间缺乏交流，使得档案信息管理无法完善，进而影响高校基建项目档案信息安全管理工作的有效开展。

三、创新和优化高校基建项目档案信息安全管理的策略

（一）完善高校基建项目档案信息安全管理制度

完善高校基建项目档案信息安全管理制度是创新和优化高校基建项目档案信息安全管理的重要途径。在高校的基建项目档案信息安全管理中，一些高校的档案信息管理制度只是一个框架，没有具体的实施细则。因此，要完善其档案信息安全管理制度，首先要建立相关的规章制度，将档案信息安全管理的细则落实到位，提高管理水平和质量。此外，在档案信息安全管理中，要加强内部控制，加强对档案信息安全管理的监督，建立责任追究制度，如果档案信息安全管理出现问题，及时找到相关负责人进行责任追究，进而提高档案信息管理水平和质量。对管理水平出色的档案管理人员进行物质奖励和精神奖励，以提升其工作积极性，进而提高高校基建项目档案信息安全管理的水平和质量。

（二）提高档案管理的信息化水平

借助信息化技术提高档案信息安全管理的水平是保障高校基建项目档案信息安全管理的重要手段。现今，随着互联网和信息技术的发展，在高校的基建项目档案信息安全管理中，可以借助信息化手段和大数据分析将高校基建项目档案中的数据和信息收入到一个数据库中，由计算机系统统一对高校基建项目的档案信息和资料进行管理，进而为以后高校基建项目的开展和高校的发展提供保障。因此，在高校的基建项目档案信息安全管理中，应借助信息化手段和大数据方式对高校基建项目的资料进行分门别类和有效处理，从而提高高校基建项目档案信息安全管理的质量和水平。

（三）加强对业务人员的培训

加强对业务人员的培训，提高档案管理人员的专业化水平是提高高校基建项目档案信息安全管理水平的重要策略。在高校基建项目档案信息安全管理中，档案管理人员的专业化水平直接影响其质量和效率。因此，在档案信息安全管理中，要加强对档案管理人员的专业化培训，提高其专业素质。同时，高校基建项目档案信息安全管理部门要积极引进优秀的人才，建立起一支高素质的档案管理队伍，以提升档案信息安全管理效率和水平。例如，在高校基建项目档案信息安全管理中，管理部门可以举行管理技能交流大会，让档案管理人员之间进行技术交流，进而提高专业化水平。也可以通过加强对档案管理人员的专业培训，提高其专业化水平。

（四）促进档案机构之间的互相交流

促进档案机构之间的相互交流是保障高校基建项目档案信息安全管理的重要策略。在高校基建项目档案信息安全管理中，档案管理机构之间缺乏交流，进而使得档案管理问题百出。因此，档案管理机构与高校各部门以及基建部门之间应该加强交流，以提高高校基建项目档案安全管理的专业化水平。例如，在高校基建项目的档案信息安全管理中，管理部门可以定期举行新知识、新技术交流大会，让不同部门的工作人员进行交流，从而帮助档案管理人员开阔视野、活跃思维进而增强档案管理人员的创新能力。因此，在高校基建项目档案信息安全管理中，促进档案机构之间的相互交流能进一步提高基建项目档案信息安全管理的水平和效率。随着我国高校人数的不断增多，高校规模也随之扩大，而高校基建档案信息管理就成为高校档案管理的重中之重。故此，在高校基建项目档案信息安全管理中，要完善高校基建项目档案信息安全管理制度，借助计算机手段和大数据处理信息的方式，提高档案管理的信息化水平，同时加强对业务人员的培训，促进档案管理机构之间的交流，进而保障高校基建档案信息管理的质量和效率，维护高校的权益并促进其长远发展。

参考文献：

[1]王翀.我国高校基建档案管理存在的问题及改进措施研究[J].科教导刊,2015(10z):23-25.

[2]樊振东.高校基建电子档案信息安全管理研究[J].中国管理信息化,2014(13):106.