档案一体化管理范文1
关键词：文档一体化；档案管理；运用
文档一体化简单的说就是将档案与文档依照相应的模式结合起来共同管理，这对解决海量电子文件信息资源管理问题具有积极的作用。目前我国的档案管理工作还未完全实现文档一体化，但是某些局部环节已经依照此种方式进行管理，效果非常好。
1 当前文档一体化的发展概述
现如今我国已经开始着手建设文档一体化，但是相比较而言，国外在此方面的发展水平比较高。文档一体化开始于美国，目前已经成为美国等发达国家普遍应用的一种形式，随着信息技术的发展，信息标准化数据格式已经形成，已经在电子档案管理中得到了广泛的使用。国外文档一体化在档案管理中运用不仅研究理论比较成熟，研究方法也比较具有可用性。国外在文档一体化所取得的成就，为我国文档一体化的发展将会提供宝贵经验。
由于我国各种各样的办公业务系统应用越来越普遍，同时越来越多的研究者开始进行管理方面的研究，这使得文档一体化理念逐渐走入人们的心中，很多单位与个人都开始通过文档一体化来来进行档案管理。现阶段，我国很多文档一体化软件被研发出来，这些软件功能不同，有些用于整合档案管理业务，而有些则由于信息收集与开发。目前所使用的软件，无论是在功能上，还是在兼容方面都所有进步，甚至已经达到了国际水平，但也有一些研发出来的软件并不尽如人意，之所以会出现此种问题，主要是由两方面原因造成：第一是某些软件开发人员因为禁受不住诱惑，只希望尽快研发出来赚取利益；第二是软件开发人员在进行开发研究时并未与文档工作者进行良好交流，因此研发出来的软件并没有达到文档工作者的需求。
2 文档一体化在档案管理中的运用
2.1 文档一体化的系统架构
文档一体化在档案管理中的应用作用发挥的关键在于TPIP数据库，在最初设计时，设计人员就将该数据库看作是储存引擎，而后再应用Struts、Spring技术等。整个系统框架既能够进行扩展，也能够进行自我维护，恢复组件、同时还具有可以移植的特点，因此应用前景非常好。整个系统框架如下：
第一，领域对象是由一些层次结构对象构成，它们是对不同业务模型的抽象，如果需要完成这些状态数据的存储，通常每个领域对象对应一个TRIP数据库表。
第二，持久佣TRIPjxpAPI进行了DAO封装，实现了对TRIP系统内置的CCL查询语言的支持，完成了领域对象到TRIP数据库表的对象关系映射，对业务层隐藏了TRIPjxpAPI，降低了业务层的开发难度，缩短了系统的开发时间。
第三，业务层的组成是业务逻辑对象，Sring框架的控制反转容器使得业务逻辑替换时变得简单，使各层间以松耦合的方式进行无缝整合，在SpringAOP声明式事务管理的基础上把业务逻辑的事务实现了。
第四，表现层使用MVC模式中的Struts把解耦的网页和基于组件的业务逻辑进行了实现，使用FlashPaper浏览器插件来显示文件。用户只可执行浏览、查询及缩放功能，同时可限制用户执行保存、复制与打印等功能，从而即做到了对原有文档的高效开放利用，又有效避免了直接的复制抄袭。对论文评语及成绩系统则直接以PDF文件的格式进行存储展示，从而保证了档案的原始性和不可更改性。使用FreeMarker模板生成自定义的网页，使用反向Ajax技术DWRAjax框架实现数据的变化，Web服务器会主动将信息推送到用户浏览器，保证了业务数据实时的显示和处理。
2.2 文档一体化的实现模型
应用是研究的最终目的，在前述研究的基础上，基于实践类文档的应用设计出系统的原型，并在系统中实现了主要功能。在设计的系统中，把用户类型分为几大类，分别是普通用户、其他方面的用户以及管理员。普通用户可以对所有开放信息执行标准检索（包括全文检索）、高级检索、按有关检索要求进行浏览。其他类型的用户可提交信息并且对自己的信息进行管理。更高级的用户可对信息进行批改、和删除管理。管理员用户主要对系统中各类的用户进行管理。各类用户所能执行的功能之间是有时序和前提的。
2.3 文档一体化的储存平台
因为档案文档最显著的特征就是非结构化数据，如若应用关系数据库，系统无法满足于各类档案文档需求，也难以达到各类附件的需求，即便系统可与将所有的文档与附件都存储起来，要对其进行全文检索也具有一定的难度，并且若数据量非常大，并不利于数据维护。应用关系数据库所产生的这些问题，几乎无法解决，因为这些问题与底层设计息息相关。为此文档一体化在档案管理中应用就必须使用其他非结构化数据库。经过大量的实践证明，非结构化的TRIP数据库应用效果比较好，这主要是因为这种数据库具有非常多的优势：
第一，可以进行跨平台大数据存储，采用的是二进制数据形式，对数据对象大小并没有任何要求，实验证明此种型式的数据库能够存储超过200种格式的电子文件，同时还能够自主完成抽取文本信息工作，之后再将其存放到倒排文件中，用户就能够因此对全文内容快速有效的查询；第二，TRIP数据库不仅检索功能强大，检索速度也异常的快。TRIP既是数据库，也是搜索引擎，用户能够将档案信息储存起其中，如果有需要也会立即检索出来；第三，TRIP数据库具有多层次机制，首先，系统的登录采用了用户身份认证的方法；其次，对数据库的访问权限的方法，在数据库级别，创纪录的水平，领域层三个层次分别授权，访问权限和用户内容的访问控制。非法用户无法进入其中，而且如果是重要的文件还能够进行备份处理，这对档案信息的安全性有着非常大的保证。
2.4 文档一体化的安全
为保证应用的安全有效，系统需要设计整套的安全管理机制。应有系统自身的权限机制使得对于普通用户来讲，其可以检索并浏览系统中所有开放的信息，但是其并不能下载的Word或WPS格式的原文件。而有些用户仅可以提交和下载自己的信息，而无法操作其他的论文文档。
3 结语
综上所述，可知随着技术以及档案管理理论的发展，文档一体化定会在档案管理中发光发采。现如今，我国正应用TRIP数据库来解决文档一体化存在的问题，这对实现档案管理中完全应用文档一体化有着积极的作用。
参考文献
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[3] 高艳霞，张慎武. 电子档案的非结构化存储方案浅议[J]. 兰台世界. 2012（02）
档案一体化管理范文2
【关键词】机关；文件与档案；一体化管理
【中图分类号】G271 【文献标识码】A 【文章编号】1672—5158（2012）08—0307-01
文件与档案一体化管理，就是利用管理系统将公文处理与档案管理相结合，充分利用文书处理过程中形成的数据信息，避免档案部门的重复劳动，使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档、利用、统计形成一个有序的整体，从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化的目的。
一、当前机关文件与档案管理存在的问题
1、传统的文件处理工作与档案管理工作是分属两个职能部门，分别负责文件处理工作和档案管理工作，两者是以立卷归档为工作界线。文件归档前属于文书部门管理，归档后属于档案部门管理。在这种体制下，文件在两个相对封闭的系统中运行，文书处理和档案管理各自为政，致使文件信息资源不能充分发挥作用，容易出现收文不全，归档不全的现象，档案质量也得不到可靠的保证。文件与档案分离既不利于文书部门信息服务功能的发挥，也不利于档案部门作用的发挥。
2、由于机关各职能部门的职能不一样，决定了各自形成的文件、档案类别也不尽相同。在文件处理过程中，文件格式错乱，文件载体不耐久而造成文件的残缺不全，字迹难以持久，制约了档案业务工作质量的提高。缺少统一的标准、制度，使文件部门的成果不能被档案部门直接采用，要重新编目、著录、标引等，重复劳动浪费了人力和财力。由于文书与档案部门职能分置，推行文书处理部门立卷制度举步维艰，影响了档案工作的规范化建设。
3、随着社会信息化的到来，大量的电子文件产生于办公自动化系统中，由此产生了大量的电子档案，使得文件与档案信息管理也快速向数字化方向发展。而目前机关文件与档案管理部门使用的软件不统一，造成信息不能相互对接和同享，严重阻碍了机关信息现代化建设步伐。
二、机关实施文档一体化管理的必要性
文件是档案的前身，档案是文件的归宿。只有把文书工作与档案工作两者有效地结合起来，才能实现机关运转的高效率和档案管理的高质量。文件与档案是同一事物的两个发展阶段，它们有共同特征，一是信息上的连续性，二是公文上的相关性。无论是现行文件还是非现行文件，它们的内部特征具有一致性，都可以用统一标准进行管理。开展文件与档案一体化管理，充分利用文书处理过程中形成的数据信息，避免档案部门的重复劳动，使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档等工作与档案管理和提供利用形成一个有序的整体，为档案工作与办公自动化联网打下良好的基础，避免了档案部门今后重复进行著录，从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化，档案部门也就摆脱了繁琐立卷任务。
目前，各级机关都在加强管理，提高工作效率，而文件与档案在各项管理活动中起着传达信息，决策参考的作用，是指挥控制、组织实施与管理的工具。现在大多数机关都实现了办公自动化，公文处理、档案管理都使用计算机管理，但是，在职能分置的环境下，文书与档案部门只能被动地提供和处理单一、零散、原始的信息。要想改变这一现状，适应形势发展的需要，使文件与档案更好地发挥作用，就必须进行文件与档案一体化建设，让文书处理的有关信息与档案管理信息链接起来，建立相对集中、有序，必要的检索、编目，形成文件档案信息网络“一条龙”的服务系统，才能提高机关管理工作的效率。
三、机关实施文档一体化管理应注意的问题
随着信息技术的应用，办公自动化的普及，文档一体化管理不再只是一种管理思路，更多的是在实践中实施的一种管理方式和管理手段。文件是档案的基础，文件处理工作的好坏直接影响到档案的质量，从收集、整理、鉴定、保管、统计、编目、利用等环节来看，都有着实际的工作内容。
1、转变观念，提高机关管理人员素质。由于管理体制、思维模式上长期存在着文书工作、档案工作分家的局面，目前机关公文处理和档案管理仍按照传统的管理模式，工作环境的严格分工和管理模式的严重滞后，使文件管理和档案管理的软件开发各自为政，或将档案管理软件进行简单的数据并接，并未真正实现现代办公环境下的文件与档案一体化管理。因此，一方面，要求各级领导必须对文件与档案一体化有着客观、充分的认识，才能打破狭隘的文件、档案互不干涉、各自独立发展的职业观念，树立宏观与微观、整体与局部相结合的一体化思想，从根本上改变文件管理和档案管理相分离的局面。另一方面，文件与档案一体化是一项兼文件与档案学、管理学、计算机科学等多知识、多技术为一体的科学，传统的档案工作很难适应。要开展多部门合作，通过多层次，多渠道地培训来提高文件、档案工作人员的思想认识和业务素质。通过岗位培使他们充分认识文档一体化的必要性，增强推行文档一体化的自觉性，掌握文档工作的基本知识和技能。
2、大力推进机关办公自动化建设。办公自动化是文件与档案一体化管理的基础。办公自动化的发展，导致电子档案的产生，为纸质档案向电子档案发展提供了技术支持。信息真实地记录下来，把文件产生的整个过程分类整理，并准确地将要归档的公文、合同、协议、文件、指示、资料一等，归入相应的档案数据库中，实现了信息的在线查询、借阅。而这些电子文件，经过档案专业人员整理核对后形成最终的电子档案。由此可见，办公自动化应用于机关档案管理中，真正实现了电子文件从形成、传递、查阅到存档的—体化管理。档案部门可以配合信息管理部门，建立和完善档案信息管理平台，做好办公自动化系统的推广应用和数据迁移工作，从而实现网上无纸化力公与档案管理的无缝链接。
3、标准化、规范化是实施文档一体化的前提和关键。实现文件与档案一体化管理的前提就是要制订文件、档案的有关规范标准。只有文件管理标准化、规范化，档案管理现代化才能顺利开展。首先要把好文件形成关，文件标题、编号、主题词等特征要标识规范；其次是要制订机关档案管理分类、著录、标引工作规范。在文件形成与处理时，把档案分类、编号等原则运用其中，使每一个单位的文件、档案类目划分和设置标准、规范，形成一个有机的整体，使各类文件管理系统都能和档案管理系统紧密衔接起来，就能实现数据共享，保证文件档案的质量，为社会提供可靠的档案信息。
4、打造文件与档案运作的“平台”。目前一般的机关文书管理和档案管理还是各自独立管理软件，文书处理使用OA办公自动化系统，档案管理使用单机板管理软件。要实现文件与档案的一体化管理，关键是要强大功能的软件作支撑。如有一套完整的功能强大的软件，从文书处理过程就直接按照档案分类表进行分类、归位，次年初纸制文件和电子文件按档案保管期限稍加整理，即可形成档案，能真正达到“文档一体化”管理。
档案一体化管理范文3
关键词：图书 档案 一体化 管理
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082 （2017） 04-0051-01
一、前言
进行图书档案一体化管理主要是由于信息技术在不断的更新，单纯将图书管理和档案管理分开，不仅给图书管理员的管理工作带来压力，而且也使得读者的查找过程变得更加复杂。文章以山西省宁武县社会救助管理站的图书管理为例，对于推进图书档案管理的一体化进程进行分析，通过对于国内目前的管理情况的总结和归纳，提出更加先进、更加科学的解决措施。
二、图书档案一体化管理的必要性
1.顺应时展
在如今社会中，信息极度膨胀，知识数量急速增加并且知识的更新速度不断加快。图书馆、档案馆不可能将所有的文献资源都进行收集整理，因此需要实现图书档案发展的一体化，也就是利用先进的科学技术管理所有的文献资源，这也是在快速发展的现代技术的发展的总趋势，实现文献资源的数字化。同时，要注意将图书馆、档案馆实现资源共享，构建完整的文献资源布局，形成共同的发展，满足广大读者的阅读需求。
2.实现优势互补
图书馆、档案馆在长期的管理过程中存在许多管理问题，同时也形成了各自的管理特点和管理优势。对图书馆、档案馆进行一体化的整合管理，主要是在社会的不断发展进步过程中，对图书馆与档案馆进行分开的管理不能实现目前对于社会资源的全面需求，同时这种管理模式严重拖慢了管理速度，也无法实现与网络科技之间的对接，进行管理速度的更新。因此，长此以往，如果还将图书馆与档案馆进行分开管理势必会造成资源的更新速度减慢，浪费大量的人力、物力资源。同时也会造成查询的工作不断重复，不仅给资源馆的人力是一种极大的浪费，同时也浪费了查询者的大量时间，给双方都带来极大的不便。
3.实现资源共享
图书馆和档案馆的管理过程存在其自身的特色以及优势之外，还存在一定的问题。由于其二者进行馆藏的图书各有偏重，不利于读者进行综合利用。因此，为了顺应当前信息时代的发展需要，同时实现资源共享，进行图书馆、档案馆的一体化管理，是最好的选择措施。只有利用其在管理上的一体化，加强在网络环境中的信息共享，才能达到如今快速发展的社会对于图书馆、档案馆管理的基本要求，实现不同学科、不同信息之间的整合发展，实现平台的最优化。
4.知识经济发展
进行图书馆、档案馆的一体化管理的重要动力是指在知识经济快速发展同时在资源、知识共享占主要发展趋势的当今社会，知识是创造创富与实现自身增长的重要依靠。进行图书、档案的一体化管理，实际上就是将知识进行更好的管理，在实现资源共享的同时，实现知识自身的整合以及整体化、系统化发展。在此过程中，图书档案一体化管理实际上不仅满足了读者日益发展的需求，同时为了读者用户提高了更加丰富、更加全面、完整的信息资源。
三、实现图书档案一体化管理的实施措施
1.健全管理体制
就目前各大图书馆、档案馆的管理现状而言，各级相关负责人应该加强对于图书档案管理一体化的认识的重要性与迫切程度。随着当今社会的信息呈现爆炸式增长，管理人员需要把握住发展趋势，认识到进行图书档案管理一体化的必要性，以及实现部门整合，更好的进行人力资源的管理与统筹。在战略指导层面上，只有管理层在对于进行图书档案管理一体化有全面、科学的认识的基础上，进行图书档案管理才能在战术、战策上有所偏倚，从而形成完整的管理体系。
2.加强人才培养
实现图书档案管理一体化实际上需要一支高精尖队伍，这主要是因为进行一体化管理的图书档案系统十分庞大并且复杂，一体化管理并不是简单的将二者相结合，而是需要在今的数字化的网络环境中进行资源整合。利用虚拟图书馆和虚拟档案馆技术给人们提供超出时间、空间的知识共享。同时，由于互联网技术自身的特性，利用互联网技术打破技术、知识、行业等之间的壁垒，形成无时间、空间限制的虚拟世界，使得进行信息资源共享从技术上层面来说变成现实。除此之外虚拟图书馆和虚拟档案馆技术可以实现不同馆藏资源的交叉共享，实现实时。因此，进行一体化管理需要加强对于高素质人才的培养，努力培养一支具有互联网思维、新型知识结构并且掌握多学科知识的综合性人才队伍，从而实现图书档案管理的一体化发展。
四、结束语
进行图书档案一体化管理是信息社会发展的必然趋势，随着科学技术的不断进步，未来的管理模式一定朝着更加科学、更加便捷的方向发展。因此，进行一体化管理实现资源、知识的全面共享，不仅打破了不同学科之间的壁垒，而且实现了不同空间、不同时间之间的交流互动。
参考文献
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档案一体化管理范文4
随着办公自动化管理在办公领域的普遍应用，政府机关和社会各行业都在逐步实行“文档一体化管理”，以提高工作效率，加快办公现代化的进程，实现全面、科学的“文件连续体”档案全程管理。
文件、档案及其相互关系
尽管各国基于不同的需要和角度对“文件”定义的表述不尽相同，但还是呈现出明显的共性。文件有狭义和广义两种类型。狭义的文件是专指公共文件，即仅仅由“政府部门”或“公共机构”形成的文件，广义的文件则是指一切公私文件。20世纪70年代中期以来，西方国家对文件的认识开始倾向于广义化文件定义，对文件的界定从专指型转向泛指型。我国在20世纪80年代后期也提出泛指型的文件定义。即文件是组织或个人在社会活动中，为了相互联系、记载事物、处理事物、表达意志和交流情况而制作的又构成该项活动组成部分的记录材料。
而“档案”是人们在长期的社会实践中逐渐形成的概念。尽管西方国家在档案定义表述上千差万别，但是定义的共性也是显而易见的，即：多以文件定义作为基础，通常选择“文件”作为档案定义的属概念。而我国的档案定义一直是档案界的问题之一，争议的焦点主要集中在对档案定义的属概念存在不同选择。80年代后给档案下的定义是“机关”、社会组织和个人在社会活动中形成的，作为原始记录保存起来以备查考的文字、图表、及其它各种方式和载体的文件材料。它的主体是党政机关，因为党政机关处于领导和指导地位，其所形成的档案的价值也相对重要一些，无论过去、现在、还是将来，党政机关的档案都将是档案馆馆藏的主要来源。但人类社会是一个复杂的系统，作为这系统的每一个组成部分，都通过行使自己的职能从而维护整个系统的运转，少了任何一个组织部分，这个系统都是不完善的。推而言之，少了任何一类组织的档案，这个社会的历史都可能是片面的，因此，档案应从党政机关扩展到事业单位、再扩展到企业、其他社会组织。涉及公民个人档案（也就是人事档案），是档案的主体。“档案界”普遍认为文件是特定形成者在社会活动中逐渐产生的，其形成状态是分散和零乱的，而档案是经过分类、立卷、归档而构成一定系统并集中保存起来的文件，不再是一份份孤立、零散的文件，而是具有内在联系的文件整体。文件经过单位文书的处理后，可转化为档案，其中的精华部分是“领导批示”，具有永久保存的价值。此外，文件纸张的质量好坏也决定了文件的质量，文件纸质最好是“种毛纤维”，其纤维素最纯、最多，一般可达90%以上。文件的质量好坏又直接决定着档案的质量，文件管理的好坏也直接决定着档案管理的优劣，反之，档案管理作为文件管理的延伸和发展形式，在文件管理中继续发挥着重要作用。
文档一体化的概念
所谓文档一体化，就是利用计算机技术的强大功能，遵循文件运动周期理论，对文件从制作、现行使用、暂时保存到永久保存四个阶段实行全过程的管理，达到文书与档案数据资源的最佳管理和利用效果。“文件、档案一体化管理”的理论依据是文件生命周期理论，该理论认为，文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程，这一过程可分为若干阶段，由于各阶段有其不同的价值、作用和特点，各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。
目前国内外学者对文件生命周期理论的阶段划分还没有统一的认识或划分标准。笔者认为比较适合我国国情和比较合理的为四个阶段划分法，即制作阶段、现行使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。
文件生命周期理论强调文件从始至终都是一个完整、动态、连续的生命运动过程。而我国档案工作通过归档口的设置将文件的第一、二阶段作为文件，将第三、四阶段作为档案，并采取非统一的标准和方法进行管理，使文件运动的不同阶段相对独立，因此造成文档分离的不正常现象。要解决这一实际工作的难题必须实现文档一体化，即将文件和档案揉合在一起。从本质上看四个阶段都是文件，只是其价值、特点、存放地址不同，因此文档一体化在现实中主要是对二、三阶段文件的一体化管理。依据文件生命周期理论，文件运动的不同阶段需要不同的管理方式和保管场所，其中暂时保存阶段的文件尤为特殊，这一阶段的文件要经受时间的考验，有的可能没有价值可以销毁，有的一段时间内有价值然后再销毁，有的具有永久保存价值，因此需要一个过渡性的中间机构（档案室）来专门对其进行整理、保管和利用。文档一体化就是把文件的形成、运转、处理和管理与档案的收集、整理、鉴定、检索、编目和利用等环节有机地联系在一起，从而使文件到档案的全过程都得到有效控制，再按照各阶段统一的规范和标准，组织成一个科学的大系统，从整体相互联系的角度对若干系统进行处理和统筹安排，尽量消除或减少重复工作，以取得系统的最优化，求得系统的最高效率。
文档一体化的实现
1、以“OA”为基础
在OA办公系统平台中，文件承办完后，通过一个数据接口，将需归档的文件材料自动转入档案管理系统中，实行文件和档案一体化管理。福建科易档案管理系统是一个功能完善，操作简单，兼容性和安全保密性强的档案管理系统，对硬件设备要求相对较低，具有管理实体文件、档案目录和电子文件、档案原文的双重功能，能根据单位的自身职能特点和专业信息要求制定数据标准和规范，并随着业务处理平台的变化而改变工作方法，提高工作效率。各科室可以通过本单位局域网，对本单位的文件及档案资料进行查询利用，充分借助OA办公系统平台的基础，实现文件数据库和档案数据库的信息资源共享，提供给各级领导及业务人员利用，并从系统的角度出发，对文件工作和档案工作进行统筹规划和科学管理，使之实现系统化和规范化，以期发挥各自及总体最大效能，从而提高各类机构管理效能。该系统还可以统一管理档案原文和档案目录著录项目，著录目录涵盖公文标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期及收发文日期等。这就为档案室在今后管理工作中不再重复著录奠定了基础。同时，还可以省略收文登记手工操作，从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化和查找利用标准化，档案室也就摆脱了繁琐立卷任务。
2、对文书工作的要求
抓文件登记管理，根据多年的工作实践体会，我们在年终就着手拟订下年度文书立卷类目，以不同问题内容，按问题一年度分类法来分类，并随着问题变化对立卷类目作相应的调整或补充并按文件的形成规律，保持文件之间历史联系的原则，首先登记范围要明确，凡是本单位发文和内部使用的文件要登记，上级机关来文，不相隶属单位相互发文和下级保送文件中，凡需贯彻执行、办理答复或有一定查考价值均需登记。因为收文登记是文书档案管理的关口，只有做好登记工作，才能掌握文件的来龙去脉，使文件管理者做好心中有数，为年度立卷工作打下良好基础。
3、设备与软件的投入
目前，全省档案管理软件采用福建省档案局推广的福建科易档案管理系统，但在使用科易单机版软件时期OA办公系统对接存在较多问题，究其原因是在进行数据转入时，数据流量较大，对网络需求较高，同时，如果各部门要利用档案资料也不方便。所以档案管理系统与自动化办公系统相统一是文档一体化管理的前提，也是档案管理自动化、信息化、规范化和科学化的基础。因此，必须加大设备与软件的投入，如建立OA办公系统和福建科易档案管理系统网络版软件的无缝衔接，需购置容量大、速度快的计算机和高速批量扫描仪等。
档案一体化管理范文5
关键词：图书，情报，档案，一体化管理
自20世纪70年代国外档案学家提出图书、情报、档案一体化管理设想以来，国内许多理论和实际工作者也从不同方面对这一问题进行了建设性探讨。时至今日，随着社会、经济、文化特别是网络技术的飞速发展，一体化构想也不断获得专家的亲睐和论证。本文在回顾图书、情报、档案一体化管理观点的基础上，从对象、目的、功能、属性、管理成本和协调发展等六个方面提出了质疑和看法，以助于人们对这一问题具有更加科学、理性的认识。
1.一体化主张的简要回顾
图书、情报、档案一体化管理支持者的理论依据主要有以下几个方面。
1.1属性同源。认为图书、情报、档案同出一源，都属于文献信息的范畴，它们不仅载体相同、相似，而且服务性质、管理方法、管理手段都是高度一致的，共同的渊源和广泛的共性为实现一体化管理提供了良好的基础[1]。一般而言，属性同源说者并不否认图书、情报、档案三者之间也存在一定的差别，不过他们普遍认为，差异不是一体化的主要障碍，相反，一体化有利于它们之间的优势互补。
1.2 资源互补。认为在文献资源建设方面，图书馆、档案馆还存在着一个明显的和相当重要的互补作用。就是，档案作为事件发生的原始记录，是唯一的文献，一旦丢失或发生意外（火灾、水灾）等情况，就无法弥补，就会出现断档现象。在这种情况下，图书资料就尤为重要，可靠性和复本量大，收藏地域宽，各大图书馆都可能查到，就有可能把断档的档案和不足弥补起来，体现了图书和档案的相互依存、遗漏补缺的互补作用。
1.3 资源共享。资源共享可以带来超值利益，其理论根据是奥地利生物学家贝塔郎菲提出的著名定律：整体的属性与功能大于各孤立部分的总和。提出一体化可以实现资源共享的观点认为，当前我国图书、情报、档案存在严重的“信息孤岛”现象，图书、情报、档案一体化系统有利于文献信息由分立到整合，从而产生1＋1＋1>3的效果。
1.4 网络条件。认为目前我国各级网络化建设已逐步完善，为图书、情报、档案一体化管理提供了一个网络化技术平台，只要建立强有力的组织领导机构，制定相关的法律、法规，解决数据库格式、用户接口以及联机采访、联合编目等标准化、规范化问题，就一定能够完成一体化的构想。
2.实现图书、情报、档案一体化管理的六大质疑
在对肯定性观点做简要回顾之后，提出一些否定的看法或许可以使人们对这一问题会有更理性的认识。笔者认为影响图书、情报、档案一体化管理的原因，正是它们之间的差异即质的区别。那么图书、情报、档案它们本质的东西是什么？是文献的内容和范围。因为，它们都是利用文献为人类社会提供服务，离开了文献它们就失去了存在的基础，下面以图书和档案为例，就它们所收集文献的内容、范围、使用目的以及一体化对三学科的管理和服务方面加以分析，以说明实现图书、情报、档案一体化管理是不可行的。
2.1 图书馆、档案馆虽然都是以文献为自己的工作对象，但所收集文献的内容和范围却截然不同。图书馆所收集的文献是以人类知识整体为对象，文献的知识信息数量大，学科门类齐全，内容学术性、理论性强。论文格式，情报。而档案馆所收集的文献是以立档单位为对象，是立档单位各项实践活动的原始记录，是对客观事务的直接反映，突出其本源性、可靠性，具有历史凭证作用。
2.2 从文献利用的目的和对象看，图书馆文献主要是为社会广大读者的不同需求服务，使用者利用图书馆文献是为了更加便利快捷地获取自己所需的信息和知识。而档案机构公共服务性不如图书馆、情报部门强，它以特定对象确定自己的服务内容，主要是对部门、机构内部的管理需要服务，使用者利用文献主要为了解决管理中遇到的问题。
2.3 从图书馆和档案馆属性来分析，图书馆强调的是其服务性，而档案馆则是保存性。图书馆所收集的文献主要是为了读者使用，所有文献都向读者开放，文献在馆内允许有一个自然损耗。论文格式，情报。而档案馆所收集的文献主要是为保存，以备查用，在使用方面受一定的权限限制，许多文献的保存期都是永久，在保存期内任何文献都不能遗失。
2.4 图书馆的文献具有互补性和可代替性，档案馆文献具有唯一性和不可代替性。随着科学技术的不断发展，作为记录人类知识的文献不断增加。图书馆为了满足不同用户的需求，要收集齐所有文献是不可能的（也没有必要），所以必须实行多馆联合采购，共同建立一个文献资源保障体系，以实现文献资源共享。此外，一个图书馆的文献如果一旦全部毁坏，还可以通过其它图书馆的文献来代替，这是由图书出版的多复本量决定的。而档案馆的文献资源建设只能依靠本馆自身力量来完成，文献具有唯一性，一旦损失无法弥补。
2.5 一体化所追求的资源共享难以带来管理和服务成本的。大家知道，美国是市场经济高度发达的国家之一，市场经济的一个显著特征就是注重资源利用效率。为了使文献信息资源利用达到或接近帕累托最优，美国曾于1948年开始实施旨在实现文献信息资源共享的法明顿计划。论文格式，情报。为此，联邦政府与图书馆界投入了大量资金、付出了巨大努力，但十几年后，美国人发现这一计划的实施，并没有在降低成本上显现出他们所期望的优越性，相反，它给美国政府和各成员馆带来了巨大的经济负担，无论是人员配备还是资金消耗都已超出了成员馆的承受能力。论文格式，情报。本着对文献信息资源共享的坚定信念，1966年美国以“全国采购和编目计划”（NPAC）全面替代了法明顿计划，但随后的事实表明，它同样没有给美国人带来预期的利益，该计划于八十年代初由于预算、资金枯竭而宣告结束。论文格式，情报。我国图书馆文献信息资源共享始于1957年，其标志是1957年国务院颁布的《全国图书协调方案》。论文格式，情报。30年后即1987年，由文化部、国家科委、国家教委、中国科学院等15个部委联合成立了全国部际图书情报工作协调委员会，成功地组织了全国文献资源调查与布局的研究工作，但是在文献信息资源共享方面，始终未取得令人满意的进展。上述事例表明，在图书馆或图书情报界自身资源共享问题尚未有效解决之前，图书、情报、档案一体化必将面临很大的经济风险，另外一体化所需要的管理平台、技术平台和法规平台的搭建也需要付出巨大的社会成本，盲目实施一体化极有可能与它所追求的目标产生背离。
2.6 一体化难以促进图、情、档三学科管理和服务的协调发展。从根本上讲，一体化所追求的目标在于最大限度满足用户需求、提高资源利用率，它对三学科在科学管理和服务方面的固有特性以及自身发展模式、要求考虑的并不十分周全。又以档案和图书为例：很多档案其内容要么涉及到国家或企事业单位的机密，要么涉及到个人隐私或不公开信息，根据国家档案法规定，档案的归档、保存、查阅、解密、销毁都有严格的法定程序。相比而言，一般的图书资料其搜集、加工、利用只需遵循具体的业务规程，并没有系统的法律规定或什么特殊要求，即使将来出台图书馆专门法，也与档案法在立法目的、调整范围及法律内容上有很大不同，对档案和图书实施“一体化”管理显然是相当困难的。再以知识产权保护为例：大多数涉及到专利法的知识产权是通过档案的形式予以保护的；涉及到著作权法的知识产权通常又与图书密切相关；而情报――特别是商业情报，又受到了反不正当竞争法的保护，按照该法第三款的规定，这样的情报是指“不为公众所知悉，能为权力人带来经济利益，具有实用性并经权力人采取保密措施的技术信息和经营信息”。显然，将受反不正当竞争法保护的情报、受专利法保护的档案与一般的图书资料实行“一体化”管理会带来利用和知识产权保护上的混乱。
3.结语
对一体化管理的否定性看法并不是对一体化构想的全面否定。无论如何，一体化构想都是对图书、情报、档案未来发展趋势的一种具有积极意义的预测或探索，只不过这种预测需要有更为全面的眼光和更加科学的方法。正如一个项目的风险评估是可行性分析的有机组成部分一样，否定性意见具有防止决策失误、减少风险、避免资源浪费的积极作用。
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档案一体化管理范文6
关键词：一体化管理；图书；情报档案
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2013）07-0-01
随着一体化管理在图书情报档案中的不断应用，通过一体化管理体系建立的集图书、情报、档案信息开发等服务于一体的图书情报服务体系，为用户提供了标准化、系列化、网络化的信息服务。而在这个过程中，不可避免地出现了一些问题，针对这些问题，管理者要立足实际，拓宽一体化管理应用新路，确保一体化管理更好地为图书情报档案服务。
一、一体化管理在图书情报档案管理中存在的问题
1.一体化管理在图书情报档案管理中要解决图书、情报、档案各自为政的问题
在一体化管理中，尽管随着一体化管理的概念的提出逐步被应用到图书情报档案管理中，但是一体化管理难免出现各自为政的现象。此时，大批图书、情报以及档案信息处于封闭的状态，不但不能有效地得到二次利用，而且随着科学技术的不断更新，有的档案资料逐步失去利用价值，形成了巨大的浪费。
2.一体化管理还没能真正进入实践
尽管一体化理论如果切实运用到图书、情报、档案管理中会使这些部门直接受益，但是一体化管理模式在很多地区还处于理论层面，尚无实践应用的先例。另外，档案、图书、情报单位的管理者还没有认识到一体化管理的优势，根本不愿意进行一体化管理，这就使得一体化管理还没有真正进行实践当中。
3.一体化管理技术水平以及硬件设施还需整合优化
受经费的限制，图书、情报、档案信息管理各部门的技术水平和设备远远达不到一体化管理的整体要求，这也加大了将一体化管理应用于图书、情报、档案信息管理的技术壁垒。另外，相关管理人员的业务水平不高，业务素质亟待加强。在图书、情报、档案部门应用一体化管理需要的操作人员的能力和培训善待加强，整体素质也有待提高。
二、一体化管理在图书情报档案中应用的理论基础和实践经验
1.一体化管理在图书、情报、档案管理中应用的可行性
一体化管理融合了图书、情报、档案的管理体系标准，通过综合性管理，提出三者相互遵循的共同的管理标准，并通用同一套管理体系实现图书、情报、档案各项活动的有序进行，避免重复操作给各个部门带来的无序管理以及重复劳作。在这个过程中，相同功能的事物或者活动的类型化繁为简，实现了统一化、简化、协调、优化，确保各个部门能够最佳运行。在一体化管理的设计中，要遵循动态化原则、强制性原则以及人性化原则，促使每一个部门都能充分调动员工的积极性，使员工都能够自觉执行标准，最大程度维护图书、情报、档案各部门的利益。因此，在我国实现图书情报档案一体化管理具有一定的理论基础，是非常可行的。
2.一体化管理应用在图书情报档案管理中的实践经验
1977年，联合国教科文组织将原先的“文件、图书和档案处”、“国际情报系统”和“国际科技情报系统”合并，合并后的部门被称为“综合情报计划处”。“综合情报计划处”的主要职能就是促进图书、情报、档案等信息系统之间的联系和合作。美国所建立的“文件、档案、情报、图书一体化”的管理模式，是美国企业信息管理的重要组成部分。通过上述一体化管理系统，可以实现各个子系统的信息沟通和查询，从而为企业提供快捷准确的信息。其他一些西方发达国家，也都利用先进的一体化信息网络系统使国家文献信息资源的管理达到了很高的水平。随后，以中国社会科学院、农业科学院为代表的相关部门也纷纷成立了各自的“图书情报中心”。
三、建立良好的协作机制，实现图书情报档案的一体化管理
1.一体化管理可以更好地实现资源共享
社会信息的剧增，图书、情报、档案管理共同具备的属性使得三者之间的知识、社会化的信息互相转化、互相交叉。在这种情况下，一体化管理使档案、图书以及情报之间不但得到了纵向、横向的发展，而且更便于统筹管理，形成现代化网络。因此，图书、情报以及档案的管理人员开始关注一体化管理，并通过一体化管理的网状结构随时实现异地查询，实现档案、图书以及情报资源的共享。对于一体化管理在图书情报档案中的应用，应当进行客观的分析和认识，逐步落实。
2.将网络化管理应用于一体化管理
网络化管理是实现一体化管理的有效途径。通过现代电子信息技术进行图书、情报、档案信息的输入以及统计等管理，实现档案、情报、信息资料的电子化，同时采用档案资料的视听化，使档案、情报、信息资料的利用率得到提升，并实现多层次、多方位地获取信息。网络化管理下的一体化管理，方便多个部门随时调用相关信息，促使图书情报以及档案的相关资料被其他部门实时调取，并能够补充利用到本部门当中。此时，三者之间相互协调，整合后的信息可以满足读者对信息资源的不同需要。
3.以信息服务能力作为一体化管理的核心和目标
图书情报档案一体化管理将独立的部门整合管理，首先需要领导高度重视一体化管理的进程，从各个方面给予投入和支持；另外，要加强工作人员的业务培训工作，使工作人员能够熟练掌握图书情报以及档案部门都通过互联网连接下的一体化管理程序，并为此提供技术支持。同时，工作人员要能够随着专业技能的不断更新，不断提高自身的业务知识，具备精湛的检索技术以及相关软件的使用技能，能够使自身的素质符合一体化管理的需要。其次，图书情报档案管理人员要相互沟通，多向交流，使一体化管理真正落到实处，真正做到网络共建、资源合理共享、远程存取。在这个过程中，要采用信息网络搭建信息服务平台，使情报、信息以及档案能够通过这个平台建立统一的服务系统。
总之，只有加强对相关图书、情报、档案部门一体化管理思想的宣传和教育，才能真正整合图书、情报、档案的资源，并通过优化实现资源共享，为用户提供标准化、系列化、网络化的信息服务。
参考文献：
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