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高校人事档案服务方式

2019-10-16 10:18 来源:人事管理论文 人参与在线咨询

摘要:在“互联网+”已成为国家经济社会发展战略顶层设计的新时代,高校档案服务工作要运用“互联网+”新业态的思维方式、工作理念来开发服务方式、拓宽服务领域,适应新业态的挑战。文章对“互联网+”在高校人事档案服务领域的运用及其重要意义进行分析,探讨通过创建高校人事档案工作网络平台、档案手机报、手机杂志、手机客户端、网络直播平台等方式,给利用者提供方便、快捷的服务,并提出在“互联网+”新业态下,高校人事档案在提供服务时网络安全是关键,同时注意服务内容的同质化问题,以期为新业态的高校档案服务管理工作提供借鉴。

关键词:互联网+高校;人事档案;服务方式

“互联网+”概念的提出,最早是2012年11月易观国际董事长兼首席执行官于扬在易观第五届移动互联网博览会的发言,其最初代表一种新的经济形态与现代制造业、生产性服务业等的融合创新。2015年3月5日上午十二届全国人大三次会议上,李克强总理在政府工作报告中首次提出“互联网+”行动计划。“互联网+”逐渐成为经济社会发展新业态,并慢慢地与金融业、商业、服务业、工业等领域全面融合。新形势下,高校人事档案工作者、研究者也应积极应对,让互联网与人事档案管理、档案服务有机结合,充分利用互联网的优势,促进高校档案服务向参与、互动、共享、开放模式转变。

一、“互联网+”在高校人事档案服务领域的应用

“互联网+”在高校人事档案服务管理中前景无限。目前网络和信息技术已发展成熟,作为新普及的一种传输介质,极大地提高了档案界的管理服务水平,并有效扩大了高校人事档案服务空间。在传统服务方式下,为档案利用者提供查询、借阅档案等服务时,要花费大量的时间和精力。在“互联网+”新形势下,档案信息跟互联网相互融合、连接,服务功能、效率大大提高。另一方面,智能手机已进入寻常百姓家,其功能强大且小巧便于携带的特点,并不逊于电子计算机,能充分利用大家的碎片时间来处理文档数据,接收传递文件,浏览网页,下载数据,处理音频、视频、图像等。中国网民群体庞大,第42次中国互联网网络发展状况统计报告显示,截至2018年6月30日,中国网民规模超过8亿人,网民中的手机网民规模达到7.88亿人,且呈逐年提高趋势,高校网民数量比重更高。所以,高校人事档案服务利用“互联网+”优势,能有效实现人事档案资源共享,提升人事档案利用率,减少或避免人事档案原件在利用过程中的损伤。

二、“互联网+”对高校人事档案工作的意义

在师生遇到紧急情况需要尽快获取档案信息时,通过互联网与档案馆(室)的连接,档案利用者足不出户就可以查询到所需要的信息。这种快速便捷地传递和处理信息、完全克服时间和空间的差异性的档案服务模式,是“互联网+”对高校人事档案工作意义重要体现之一。人事档案利用者可以随时随地上传各种信息,同时扮演信息上传者和接受者两个角色,共同参与到数字档案馆的信息资源建设中来。通过网络,可以定期向师生推送人事档案服务、提供人事档案信息到计算机和手机上,人事档案在无形之中得到了更好的利用,也使师生意识到人事档案的重要性。互联网可以为受众提供便捷、高效的信息服务,有利于增强档案服务用户的时效性,拓宽档案信息资源建设渠道,促进档案信息资源的开放共享和提高社会档案意识。

三、“互联网+”新业态下高校人事档案的服务途径

1.创建高校人事档案工作网络平台。伴随着智慧校园、教务平台、学生管理平台、人事管理平台、迎新网络平台等平台的出现,高校网络工作平台已初具规模,高校人事档案服务工作也应顺应网络化发展,提高工作效率。人事档案工作具有工作重复度高、研究力量分布过于广泛的缺陷,填补这个缺陷的关键是建立人事档案网络工作平台,通过创建人事档案数据库、人事档案资料库,建立一种完整的人事档案工作机制,创建“互联网+人事档案”综合服务平台,提升人事档案工作发展水平。2.创建人事档案手机报、手机杂志。手机报、手机杂志是借助手机媒介,通过报纸杂志、移动通信商和网络运营商联手搭建的信息传播平台,通过给手机发送文字、图片、音频、视频等数字化信息,让用户了解新闻,它的实质是电信增值业务和传统媒体相结合的产物。传播快速、覆盖面广、反复阅读是手机报、手机杂志的三个重要特点,通过创建高校人事档案手机报和手机杂志,能有效扩宽高校人事档案信息的传播范围。如图1所示,用户收到高校人事档案部门发送的手机报后,可以经手机报内容的提示,通过手机发送想要查询的档案信息到短信平台,短信平台在保证人事档案信息安全的前提下,通过关键词检索到所要查询的人事档案信息并给予回复,提升了用户自主服务功能,体现高校人事档案工作者主动服务的理念。3.创建人事档案微信公众号。微信是实现“互联网+人事档案”有效平台,除了可以提供常规的人事档案信息推送、网约服务等功能外,针对人事档案是涉及个人隐私的不公开的信息,人事档案管理的微信公众号可以提供给档案形成单位(高校人事、教师工作、科技管理、教务管理、组织等部门)、教职工或其委托人、高校纪律检查等部门查找限制在一定范围内使用的人事档案信息。按照高校相关管理规定可以通过手机媒体提供的,借助微信平台的视频、图片传输,位置共享等功能验证利用者真实身份后,人事档案利用者在本地的,按约好的地点和时间领取、查阅相关信息;人事档案利用者在外地的,由档案管理部门与签约的快递公司按收件人付款方式传送。另一方面可以结合微信二维码功能,为重要的人事档案资源编配二维码,档案盒上也可印上这份档案的专属二维码,人事档案管理者和利用者只要“扫一扫”二维码,就可以阅读到相关的档案信息,方便快捷。4.创建人事档案手机客户端。手机客户端是指可以在手机终端运行的软件,通常也被人们称作手机APP。随着智能手机的普及,手机客户端越来越受到人们的欢迎,也给高校人事档案工作者提供了发展的思路。手机客户端可以提供人事信息、政务信息、政策法规、规划计划、单位简介、机构设置等政务公开内容,提供网上办事、预约查档、在线查档、职称查询等服务。人事档案对利用者的身份有严格的要求,手机客户端还可以开发如下的服务:当高校教职工外出深造、访学、在企业挂职锻炼等不便亲自到学校档案馆(室)查阅时,教职工可以就近到国内任何一个县级以上的档案馆,经过指纹、人脸等新型方式进行登记、身份验证等手续,同时两个档案馆经过协商,本着让“档案多跑路、利用者少跑腿”的原则,两个档案馆同时通过手机客户端完成档案服务工作。5.创建人事档案网络直播平台。随着时代的变迁,档案管理工作也发生了变化,之前许多要面对面才可以进行的教育培训,现在通过网络直播平台就可以实现。高校人事档案管理部门可以开发人事档案知识教育的直播平台,可以联合多所高校以直播的方式举行人事档案管理业务专题讲座,提高高校人事档案管理人员的业务能力和综合素质,进一步提升高校人事档案管理水平。还可以在校内举办人事档案知识专题讲座,普及人事档案包含的内容、重要性等,师生可以在直播平台与档案专家互动,了解更多的人事档案知识,提高师生对人事档案的认识,揭开人事档案的神秘面纱。

四、“互联网+”新业态下高校人事档案服务应注意的问题

在互联网形势下,高校人事档案管理部门在提供服务时,网络安全要放在首位。互联网的发展给人事档案的收集、整理、利用提供了便利的条件,同时也带来挑战。利用互联网提供服务要有专业的网络技术作为支持,确保人事档案信息的安全性和保密性。目前,高校人事档案服务内容显现出同质化现象,比如反映近期人事档案工作的推送内容同时出现在手机报、手机杂志、手机客户端、微信公众号等载体,没有根据服务途径的差异性进行整理,创新性不足,这与人事档案部门人力、物力、财力资源不足,管理人员重视不够,档案利用者参与度不高有一定关系。要真正实现“档案多跑路、利用者少跑腿”的服务理念,高校人事档案部门要开辟远程利用服务功能,完善人事档案利用法律法规,使之适应“互联网+”新业态下高校人事档案服务管理。

作者:杨琪 廖爱社

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