【内容摘要】近年来干部人事档案在干部管理中的作用日益提高，为满足干部人事档案发展新形势的要求，干部人事档案管理需要更新观念、改革管理制度、深化信息化水平。本文就干部档案管理中存在的问题进行了深刻的分析，并对提高档案管理工作的效率提出新的想法，对干部人事档案管理工作建章立制、提供有效的管理途径和方法有实际的指导意义。
【关键词】高等学校;干部人事档案;档案管理
一、高校干部人事档案建设现状不容乐观
高校档案管理是一项综合性很强的工作，记录着高校的综合发展，其中干部人事档案管理仅占一部分，但是对于学校干部队伍建设和人才队伍建设起着非常重要的作用。提到高校的档案建设，重点关注的是行政管理活动中形成的文书档案和科技档案，设有专业的档案馆，由专职档案管理人员负责。而干部人事档案一般由组织人事部门负责管理，工作人员以兼职为主，工作的重心并不是管理档案。由此可见，学校从领导层到执行层对干部人事档案工作不够重视，干部人事档案部门的基础设施建设、制度的制定完善、管理人员的配备还比较欠缺。而这些情况直接导致了高校干部人事档案管理的落后。所以现在高校干部人事档案工作的重中之重就是适应好当前干部档案管理工作的快速发展。
二、高校干部人事档案建设的重要性
干部人事档案记录和反映了干部的政治思想、品德作风、工作表现、工作业绩等具体情况，为全面了解使用干部的情况提供了基本凭证和重要依据。档案管理要遵循真实、准确、及时、规范的原则，管好、用好干部档案，是档案管理员义不容辞的责任。要做好干部人事档案管理工作，必须从增强意识、完善管理、强化法治意识着手，全方位系统化从严管理干部档案。
三、高校干部人事档案管理中的常见问题分析
(一)管理手段落后。大部分高校干部人事档案资料的加工、检索、统计采用传统手工方式，费时费力且效率比较低。有的学校虽然建立了干部人事管理信息系统，但也仅限于一些基本信息的录入和资料检索工作，查阅档案和综合利用等仍是手工操作，无纸化阅档基本没有实施，距离中组部关于实现干部档案工作信息化的要求尚远。(二)档案信息更新滞后。高校干部作为知识分子，再深造、访学、培训的机会较多，档案应归档的内容逐年增多，这类档案在干部的考核、考察中发挥着越来越重要的作用。干部人事档案材料收集归档规定在材料形成之日起一个月内按要求送交档案管理部门归档，但实际操作中应归档的材料较分散且易积压，不能及时进行收集归档，致使干部人事档案信息更新滞后，缺失甚至遗失。(三)归档材料把关不严。干部人事档案材料是反映干部情况的基本凭证和重要依据。档案管理员的工作不仅仅是简单的收集和归类，去伪存真才是更重要的责任，因此要求管理员必须对归档材料进行严格审核，确保干部人事档案的真实可靠、完整准确。常见问题有:一是材料不齐全。最初建档学校不重视学生档案管理，归档材料标准不统一，导致一些重要的学籍资料没有入档。一些高校没有将授予学位的材料入档，造成对学位情况判断不准确。一些党支部在党员转正后没有将入党志愿书等材料上交档案管理部门，造成党员材料缺失。一些有工作调动的同志，档案中缺少相关的档案转接手续和工资审批表，造成工作经历时间记载不准确。二是部分材料信息前后记载不一致，存在不真实、不准确的情况，例如干部“三龄一历”存在弄虚作假现象，一方面原因是干部个人填写资料随意，甚至涂改造假，另一方面由于任前档案审核不准确、不严格，多年来一直约定俗成按身份证认定年龄而未按档案认定年龄，造成干部任免审批表中出生日期登记不正确。在最新的全国干部人事档案专项审核中，已明确规定要按档案中最早的材料认定年龄。三是资料填写不规范，比如干部履历表、个人登记表中应填未填的情况。如果个人能够重视每一份归档资料的填写，对自己负责，如果档案管理人员能够在早期收集资料的时候严审把关，对服务对象负责，那么这些问题就有机会尽早补救，不会成为历史遗留问题难以弥补和解决。(四)管理人员业务不精。档案管理工作是一项默默无闻的工作，较难取得明显成绩，管理人员往往持有没人督促监管的心态，有些问题经年累积，造成管理不到位。高校的干部人事档案一般由组织部门或人事部门的工作人员兼职管理，因部门业务比较繁忙，进行专职档案管理的时间和精力有限，往往出现材料收集归档整理不及时不规范的现象。并且这部分管理人员没有经过专业的档案知识培训，没有丰富的档案审核和管理经验，对人事档案材料的收集、分类、排序、整理等业务中的问题不熟悉，这些问题都对干部人事档案的建设工作造成了阻碍。
四、对提高高校干部人事档案管理工作效率的建议
(一)增强意识，建章立制。学校要加强对干部人事档案归档及使用的宣传，提高教职工对人事档案管理工作的认识，以便能够更好地配合档案管理人员完善个人归档材料，为人事档案管理工作的规范化打下基础。学校要重视档案专职管理人员的配备及业务培训，调动档案管理人员工作和学习的积极性、主动性，使他们的知识结构及业务能力尽快适应高校档案管理信息化的需要。可以引进刚毕业的档案专业学生或聘请已退休的有丰富工作经验的老档案管理员，对于在岗的管理员可以开展在职学习、脱产培训和外出进修等方式。特别要注重档案管理人员责任意识、法律意识、奉献意识和服务意识的教育。只有经过严格的培训教育，档案管理人才能熟悉档案法律和相关制度，才能进行有效合理的管理，实现管理工作制度化、规范化，保证档案管理工作按程序有序开展。当然，提高社会档案最实际、最有效的方法还是搞好档案利用工作，让人们见到或亲身体验到档案发挥的作用，只有这样，才能形成良性互动的档案工作氛围。(二)严把干部人事档案材料质量关。随着干部人事档案管理工作不断改革深化，干部档案材料收集涵盖的范围不断扩大。一是要加大对干部人事档案收集的密度和力度，保证档案材料的完整性和及时性。二是转变档案管理人员的工作作风，变被动为主动索要，缺少的资料要及时进行登记、造册和催讨，做到收集、整理常态化，不拖延不积压，保证干部人事档案材料与实际情况同步。三是要求档案管理人员对归档材料进行认真的检查与核对，保证档案材料的真实性和准确性。(三)加快干部人事档案管理工作的信息化进程。档案的科学管理水平越高，其作用就越容易又快又好地发挥出来。如果需要利用的档案未能保存，或管理混乱、难以查找，档案的作用就不能得到实现，所以加快干部人事档案管理工作信息化进程尤为重要，为档案信息资源的科学保管和有效开发利用创造了非常便利的条件。一是干部人事档案管理员要充分利用计算机、扫描仪等设备，逐步由纸质管理转向信息管理，由传统手工操作转向电子文件管理，电子文档较纸质文档而言，保存性更久，查询更方便，阅览更直观。因此，提高高校人员电子文档保存意识很有必要。二是进行档案编目、检索及日常的传递、借阅、催缴、查询、统计等工作，逐步建立干部人事档案数据库系统，改变干部档案分散管理的状况，提升干部档案的信息利用率，在一定程度也防止了档案的修改、造假情况。综上所述，高校干部人事档案管理工作必须要正视当前存在的不足，只有加大力度进行改革，不断提高档案管理水平和利用率，走信息化科学管理模式，才能更好地解决目前干部人事档案管理中存在的问题，才能充分发挥干部人事档案的应用价值，在干部选拔使用中达到科学挖掘、客观评价、公正使用的目的。
【参考文献】
［1］周莹．高校干部人事档案开发利用研究［J］．教育教学论坛，2016，28
［2］李雪云．高校干部人事档案开发利用浅析［J］．宿州学院学报，2015，4
［3］黄顺利．浅谈高校干部人事档案的基础工作［J］．档案时空，2007，12
作者:梁文博 单位:宝鸡文理学院
